Functie-eisen coördinatoren Positionering De beide coördinatoren hebben de leiding van de organisatie. De vrijwilligers zijn de spil in de organisatie.
Functieniveau De stichting Hospice Zwolle heeft gekozen voor 2 coördinatoren, ieder in parttime functie. Het bestuur vraagt bij voorkeur voor beide coördinatoren een relevante afgeronde HBO of daaraan gelijkwaardige opleiding. Van beide coördinatoren wordt tevens ervaring gevraagd als leidinggevende. Persoonlijkheid en aanleg van beide coördinatoren zijn zodanig verschillend dat ze complementair zijn aan elkaar.
Aanstelling en inschaling De coördinatoren zijn ingeschaald in FWG 50. De functie geldt voorlopig voor 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging. Een vast dienstverband is gekoppeld aan de Subsidieregeling Palliatieve Terminale Zorg.
Korte Functie-inhoud De coördinatoren zorgen voor een goedlopende organisatie en zijn er voor verantwoordelijk dat alle hulp tot het einde toe op elkaar wordt afgestemd. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor: o werving, training en begeleiding van de vrijwilligers o regelmatig organiseren van thema- en evaluatiebijeenkomsten o nazorg voor nabestaanden o interne communicatie: organisatie en bedrijfsvoering o externe communicatie: onderhouden van externe contacten o administratieve afhandelingen: financiële en cliëntenadministratie o afstemming met het bestuur van de stichting Hospice Zwolle
Persoonlijkheidskwalificaties o o o o o o o o o
inlevingsvermogen met voldoende afstand zorgvuldig en integer communicatief (in woord en schrift) leiderskwaliteiten ondernemend/initiatiefrijk goed kunnen samenwerken representatief flexibel zakelijkheid en financieel inzicht
1
Volledige Functieomschrijving Functiedoel o o o o o
bevorderen en handhaven van de kwaliteit van de vrijwillige palliatieve terminale zorg zorgen voor afstemming van vraag en aanbod coördineren van de werkzaamheden en activiteiten begeleiden en ondersteunen van de vrijwilligers ontwikkelen van beleid
Plaats in de organisatie De coördinatoren hebben samen de algehele dagelijkse leiding over de hospicevoorziening en coördineren het verblijf van en de zorg voor de gasten. Tevens geven zij leiding aan de vrijwilligers. De coördinatoren leggen verantwoording af aan het bestuur.
Hoofdbestanddelen van de functie 1. organiseren en coördineren van zorg en verblijf aan gasten en hun naasten 2. organiseren en coördineren van het vrijwilligerswerk terminale zorg 3. onderhouden van contacten met het bestuur 4. organiseren van het huishouden 5. onderhouden van externe contacten 6. administratieve taken ad 1 o zorgt voor 24-uurs zorgaanbod o draagt zorg voor de uitvoering van de aanmeldings- en opnameprocedure o organiseert en bewaakt de inhoud van de zorgverlening door vrijwilligers o onderhoudt hiertoe nauwe contacten met beroepsmatige zorgverleners o onderhoudt contacten met gasten en hun naasten o is, indien nodig en gewenst, na overlijden aanwezig, begeleidt de vrijwilliger bij de laatste zorg en overlegt met begrafenisonderneming, familie/mantelzorg o organiseert zelf of in overleg met vrijwillige medewerkers de uitgeleide o coördineert de zorg met eventuele andere zorgdisciplines o draagt zorg voor het afsluiten van de rouw zorg en de nazorg aan de naasten o zorgt voor de naleving, evaluatie en eventuele bijstelling van gemaakte afspraken o bewaakt en bevordert de kwaliteit en doelmatigheid van het ondersteuningsaanbod van de VPTZ met inachtneming van landelijke ontwikkelingen en inzichten o houdt zich actief bezig met het ontwikkelen van kwaliteitsbeleid binnen de organisatie o organiseert werk- en teamoverleg o draagt zorg voor de uitvoering van een klachtenprocedure (aansluitend bij het landelijk model) ad 2 o draagt zorg voor de werving en selectie van de vrijwilligers o draagt zorg voor de scholing, training en vorming van de vrijwilligers o begeleidt en ondersteunt de vrijwilligers 2
o o o o o o
bevordert dat vrijwilligers zoveel mogelijk doen waar ze goed in zijn coördineert het inroosteren van de vrijwilligers zorgt voor een goede afstemming tussen vrijwilliger en gast en tussen vrijwilliger en beroepsmatige zorgverlener informeert de vrijwilligers over landelijke en regionale ontwikkelingen draagt zorg voor het Arbobeleid voor vrijwilligers draagt zorg voor een zorgvuldige registratie van vrijwilligers met in achtneming van privacyregels
ad 3 o adviseert het bestuur over alle aspecten van beleid en besluitvorming die te maken hebben met de taken en verantwoordelijkheden van de coördinatoren op dusdanige wijze dat door het bestuur beslissingen kunnen worden genomen o voert regelmatig overleg met het bestuur o verantwoordt de werkzaamheden aan het bestuur o levert informatie over het verblijf van gasten, bijv. ten behoeve van de website en het jaarverslag o volgt relevante landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van gezondheidszorg, kwaliteitsbeleid, vrijwilligerswerk, palliatieve en terminale zorg en adviseert het bestuur over het gewenste beleid ten aanzien hiervan ad 4 o coördineert alle werkzaamheden die nodig zijn voor schone en goed bewoonbare kamers, schoon bedden- en linnengoed, zorg voor de overige noodzakelijke bewassing (volgens de noodzakelijke hygiënische voorschriften) o draagt zorg voor een goede afstemming m.b.t. noodzakelijke en gewenste voeding en hulpmiddelen (volgens de noodzakelijke hygiënische voorschriften) o houdt toezicht op huishouden en voorraadbeheer o draagt in nauw overleg met het bestuur verantwoordelijkheid voor het onderhoud van huis en apparatuur en het doen verrichten van kleine reparaties (volgens de wettelijke voorschriften zoals verwoord in de Arbo-wet) o coördineert en stuurt werkgroepen aan van vrijwilligers, bijv. kookvrijwilligers, tuinlieden e.d. o is verantwoordelijk voor het beheer van de sleutels, zodanig dat ook bij afwezigheid van de coördinator, hulpverleners en anderen in huis kunnen o draagt zorg voor de (inwerkingstelling van) de brandalarminstallatie en alle andere noodzakelijke veiligheidsvoorschriften (zoals verwoord in de Arbo-wet) o draagt zorg voor de inrichting en voor tijdige vervanging bij uitval of schade ad 5 o onderhoudt contacten met relevante (beroepsmatige en vrijwillige) organisaties, Centrum Indicatiestelling Zorg, apotheek, thuiszorgorganisaties , andere VPTZ-organisaties o bewaakt de identiteit en de doelstelling van de hospicevoorziening in contacten en samenwerking met andere zorgdisciplines en organisaties o participeert in netwerk(en) palliatieve zorg, levert een bijdrage aan het versterken van de vrijwilligerszorg binnen het geheel van de palliatieve terminale zorg o geeft in nauw overleg met het bestuur voorlichting en verzorgt publiciteit, bijvoorbeeld door het samenstellen van voorlichtingsmateriaal, het geven van voordrachten, het schrijven van artikelen en het onderhouden van contacten met buurtbewoners en regionale/lokale media o participeert in regionale en landelijke bijeenkomsten voor coördinatoren van hospicevoorzieningen o onderhoudt contacten met de VPTZ over nieuwe ontwikkelingen op het gebied van het vrijwilligerswerk terminale zorg, zowel lokaal, regionaal als landelijk
3
ad 6 o verricht administratieve werkzaamheden o registreert de zorg en maakt rapportages o registreert de met de zorg samenhangende kosten o berekent de kosten door aan de hulpvrager o bewaakt mede het budget van de hospicevoorziening
Bevoegdheden De bevoegdheden van de coördinatoren vloeien voort uit de taken en verantwoordelijkheden.
Functie-eisen Kennis HBO werk- en denkniveau is vereist, evenals kennis van en ervaring met leidinggeven, palliatieve terminale zorg en vrijwilligerswerk. Ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg, vrijwilligerswerk, palliatieve en terminale zorg worden gevolgd en beoordeeld op bruikbaarheid binnen de hospicevoorziening. Kennis en ervaring in het werken met geautomatiseerde systemen voor de verwerking van cijfers en teksten en het registreren van gegevens. Zelfstandigheid De coördinatoren werken zelfstandig binnen de gegeven richtlijnen en beleidskaders. Voorkomende problemen worden zoveel mogelijk zelfstandig opgelost waarbij een beroep wordt gedaan op de eigen creativiteit ,vindingrijkheid, daadkracht en besluitvaardigheid. Sociale vaardigheden Sociale vaardigheden als inlevingsvermogen, luisteren, respect en geduld zijn van belang in het intermenselijk contact met de gasten en hun naasten. Het coördineren en het afstemmen van de activiteiten van vrijwilligers en beroepsmatige hulpverleners stelt eisen aan vaardigheden als tactvol te werk gaan, motiveren en corrigeren. Verantwoordelijkheden en invloed Er is kans op het veroorzaken van immateriële schade in zorgcontacten en contacten met vrijwilligers en hulpverleners. Er is sprake van verantwoordelijkheid voor de dagelijkse organisatie van de hospicevoorziening en de kwaliteit van de zorgverlening. Invloed op het beleid is mogelijk door middel van het doen van beleidsvoorstellen aan het bestuur. Uitdrukkingsvaardigheid Voor uiteenlopende gespreks- en overlegsituaties en bij het opstellen van notities en rapportages is een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid nodig, zowel naar gasten en hun naasten als naar vrijwilligers en hulpverleners. Helder en duidelijk onder woorden kunnen brengen wat zich voordoet is van groot belang in een organisatie met een grote diversiteit aan medewerkers, gasten en naasten die zich in een uitzonderlijke situatie bevinden. 4
Oplettendheid Oplettendheid ten aanzien van de behoeften en verwachtingen is belangrijk in het contact met de gasten, naasten en vrijwilligers, ook in verband met hygiëne en veiligheid. Oplettendheid is eveneens vereist bij het bewaken van het budget.
Overige functie-eisen Geduld, een onbevooroordeelde en respectvolle houding in de begeleiding van gasten, naasten en vrijwilligers en doorzettingsvermogen bij het streven naar verbetering in kwaliteit en coördinatie van zorgverlening zijn van belang. Integriteit is vereist bij het omgaan met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie. Representativiteit is nodig voor het vervullen van de externe verplichtingen. Stressbestendigheid. Psychische belasting kan optreden in het begeleiden van de gasten en hun naasten, waarin regelmatig sprake is van een diepgaande confrontatie met geestelijk en/of lichamelijk leed. Het vermogen om bij hoge werkdruk en onverwachte tegenslagen goed te kunnen blijven functioneren is een vereiste voor het goed kunnen vervullen van de functie.
5
