Forum Standaardisatie. Expertadvies XForms. Datum 3 april 2014

Forum Standaardisatie

Expertadvies XForms

Datum

3 april 2014

Expertadvies XForms | Forum Standaardisatie | 3 april 2014

Colofon

Projectnaam Versienummer Locatie Organisatie

Expertadvies XForms 1.0

Auteurs

Ir. L.M. Punter

Forum Standaardisatie Postbus 96810 2509 JE Den Haag [email protected]

Pagina 2 van 23


Inhoud

Colofon .......................................................................................... 2 Inhoud ........................................................................................... 3 Managementsamenvatting ............................................................. 4 1

2

3

Doelstelling expertadvies ......................................................... 5 1.1

Achtergrond ........................................................................... 5

1.2

Vraagstelling .......................................................................... 5

1.3

Gevolgde proces ..................................................................... 5

1.4

Leeswijzer ............................................................................. 6

De standaard XForms ............................................................... 7 2.1

Inleiding ................................................................................ 7

2.2

Overzicht XForms ................................................................... 7

2.3

Architectuur voor e-formulieren................................................ 7

2.4

De potentiële business case voor XForms .................................. 9

2.5

Gerelateerde standaarden ..................................................... 10

2.6

Samenvatting ...................................................................... 11

Rondgang langs een aantal betrokkenen ................................ 12 3.1

Inleiding .............................................................................. 12

3.2

Lost Lemon .......................................................................... 12

3.3 Kennis- en exploitatiecentrum Officiële OverheidsPublicaties (KOOP) ....................................................................................... 13

4

5

3.4

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen ................ 13

3.5

Enigmatry............................................................................ 14

3.6

SIMgroep ............................................................................ 15

3.7

BKWI .................................................................................. 16

3.8

KING .................................................................................. 17

3.9

ICTU / elo-VOG .................................................................... 19

Advies aan Forum en College .................................................. 21 4.1

Business case voor XForms .................................................... 21

4.2

Koppeling met verwerkende systemen .................................... 21

4.3

Opname op de lijsten van het Forum en College Standaardisatie 22

4.4

Advies aan het Forum Standaardisatie .................................... 22

Referenties ............................................................................. 23

Pagina 3 van 23


Managementsamenvatting

In dit verkennende expertonderzoek is onderzocht welke strategie het Forum Standaardisatie zou kunnen volgen ten aanzien van de standaard XForms. Wat houdt de standaard XForms in? De standaard XForms beschrijft de structuur en gegevens van een eformulier. Het koppelt de structuur en gegevens los van de opmaak, waardoor het formulier gemakkelijker gedeeld kan worden tussen verschillende systemen en verschillende organisaties. De standaard is opgesteld door W3C. Welk proces is gevolgd? De standaard XForms is aangemeld door Steve Pemberton van CWI (Centrum voor Wiskunde en Informatica). Hij is ook betrokken bij de ontwikkeling van de standaard. Naar aanleiding van deze aanmelding is vervolgens dit verkennende expertonderzoek uitgevoerd. Welke mogelijke business cases zijn er voor de standaard? In theorie zijn er drie mogelijke business cases voor XForms: 1. Verbeterde e-formulieren 2. Hergebruik van e-formulieren 3. Leveranciersonafhankelijkheid; gemakkelijke migratie tussen verschillende formulierenservers en formulierengeneratoren Uit het onderzoek blijkt met name de tweede business case het meest relevant in relatie tot XForms. In het meest geëigende domein – gemeenten – wordt hiervoor echter nog niet structureel gewerkt met XForms. KING biedt via GEMMA eformulieren een eigen set aan standaarden. De behoefte is bij KING nog niet ge-uit om XForms op te nemen in deze set aan standaarden. Wat is het draagvlak? Het draagvlak is relatief beperkt. Zaken die genoemd worden zijn ondermeer de beperkte hoeveelheid tools die beschikbaar zijn en de beperkte kennis over de standaard bij implementatiepartijen. Ook is XForms niet geschikt voor alle soorten e-formulieren, met name wanneer complexe validaties nodig zijn. Daarnaast wordt gewezen op het feit dat veel zaken waarvoor XForms ooit is opgezet inmiddels ook mogelijk zijn met meer gangbare webstandaarden (HTML en aanverwante standaarden). Wat is het advies aan het Forum Standaardisatie? Het advies is om XForms niet op te nemen op één van de lijsten met standaarden. Geadviseerd wordt om het meest geëigende domein – gemeenten - het initiatief om wel of niet XForms op te nemen in de set standaarden voor gemeentelijke e-formulieren te laten aan KING.

Pagina 4 van 23


1

Doelstelling expertadvies

1.1

Achtergrond In 2007 is door het kabinet besloten tot een actieplan Nederland Open in Verbinding [1]. Het doel van dit actieplan is om de informatievoorziening toegankelijker te maken, onafhankelijkheid van ICT-leveranciers te creëren en de weg vrij te maken voor innovatie. Eén van de maatregelen van het actieplan is het gebruik van een lijst met standaarden, die vallen onder het principe "pas toe of leg uit" (comply-orexplain) [2]. Het College Standaardisatie, dat in 2006 door het kabinet is ingesteld, spreekt zich uit over de standaarden die op de lijst zullen worden opgenomen, o.a. op basis van een expertbeoordeling van de standaard [3]. Het College Standaardisatie wordt geadviseerd door het Forum Standaardisatie. Bureau Forum Standaardisatie ondersteunt beide instellingen.

1.2

Vraagstelling Op basis van de intake is door het Forum Standaardisatie gevraagd om een verkennend expertadvies. Concreet zijn de volgende vragen gesteld:  Wat is het mogelijke toepassingsgebied van XForms binnen de Nederlandse overheid?  Wat is de relatie en samenhang met andere standaarden in dit toepassingsgebied?  Wat is het draagvlak voor de standaard binnen de Nederlandse overheid? Wordt de standaard al gebruikt?  Voor welke lijst is de standaard het meest van toepassing? Aan de hand van dit verkennende expertadvies wil het Forum Standaardisatie komen tot nadere besluitvorming rondom XForms.

1.3

Gevolgde proces Dit verkennende expertadvies is opgesteld door Ir. Matthijs Punter, researcher en consultant connected business en open standaarden bij TNO. Hij heeft veel ervaringen op het gebied van e-overheidstoepassingen. Het advies is tot stand gekomen op basis van:  Gesprekken met de indiener.  Desk research en navraag/toetsing bij andere inhoudelijke experts.  Gesprekken met een aantal betrokkenen vanuit de overheid.

Pagina 5 van 23


1.4

Leeswijzer Dit document is als volgt opgebouwd:  Hoofdstuk 2 bevat een introductie van XForms en beschrijft de relatie met andere standaarden.  Hoofdstuk 3 bevat een weergave van een aantal gesprekken die met betrokkenen binnen de overheid zijn gevoerd.  Hoofdstuk 4 bevat de conclusies en het advies aan het Forum Standaardisatie.

Pagina 6 van 23


2

De standaard XForms

2.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens beschreven:  De standaard XForms  De typische architectuur voor e-formulieren  De mogelijke business case voor XForms  Gerelateerde standaarden

2.2

Overzicht XForms De standaard XForms is een op XML-gebaseerde standaard voor het beschrijven van elektronische formulieren. De standaard is ontwikkeld door W3C. De huidige versie (1.1) is vastgesteld in 2009. XForms koppelt de gegevens en logica van een e-formulier los van de opmaak. Bij een traditioneel webformulier zijn deze zaken met elkaar verweven. Door de loskoppeling wordt het e-formulier overdraagbaar tussen verschillende systemen. De standaard XForms kan op twee manieren toegepast worden: 1. Het XForms-bestand wordt aangeleverd aan de gebruiker, waarbij het systeem van de gebruiker dit omzet naar een toonbaar formaat. 2. Het XForms-bestand wordt ingelezen in een servertoepassing, waarbij de gebruiker een normaal webformulier krijgt te zien. De eerste toepassing is op dit moment niet meer gangbaar en geldt als ‘deprecated’ (letterlijk: afbevolen – het kan nog gebruikt worden, maar het gebruik wordt afgeraden). Deze functie wordt ook niet meer ondersteund door gangbare webbrowsers. De tweede toepassing komt nog wel voor. Dit is dan ook de toepassing waar in dit expertadvies vanuit wordt gegaan.

2.3

Architectuur voor e-formulieren Er zijn veel overheidsorganisaties die op de een of andere manier gebruik maken van e-formulieren. De architectuur hiervoor verschilt van organisatie tot organisatie. In de figuur op de volgende pagina wordt een typische functionele architectuur weergegeven voor elektronische formulieren.

Pagina 7 van 23


Externe gebruiker

HTML formulier

Formulierenserver

Formulierengenerator

XForms formulier

Ingevulde gegevens

Gegevensopslag

Functioneel beheerder

Workflow

Medewerker backoffice

Figuur: typische functionele architectuur voor e-formulieren

In deze architectuur kunnen een aantal componenten worden onderscheiden:  Er is een formulierenserver die formulieren beschikbaar stelt in een internet of intranet omgeving. Soms is dit een specifieke formulierenserver, maar dit kan bijvoorbeeld ook een content management systeem zijn. Meestal worden formulieren beschikbaar gesteld in HTML-formaat (webpagina)1.  Formulieren worden aangemaakt in een formulierengenerator. Dit kan een algemene web-editor zijn, maar kan ook een specifieke tool zijn voor het aanmaken van formulieren. De formulieren worden beschikbaar gesteld op de formulierenserver.  Zodra een (externe) gebruiker een formulier heeft ingevuld vindt er interactie plaats met achterliggende systemen voor gegevensopslag. o Soms gebeurt dit ook vooraf, bijvoorbeeld bij het vooraf invullen van gegevens in combinatie met een persoonlijke (DigiD-) inlog. o In ieder geval zal, nadat het formulier is ingevuld, de ingevulde dataset moeten worden weggeschreven.

1 Het is ook mogelijk te werken met een PDF-formulier. Dit wordt beschreven in een volgende paragraaf. Pagina 8 van 23




Het systeem voor gegevensopslag kan wederom de webserver zijn, maar is vaak een apart zaaksysteem, database of backoffice pakket. Vervolgens wordt een workflow opgestart in een zaaksysteem, workflow management systeem of backofficesysteem voor het afhandelen/verwerken van de aanvraag.

In deze architectuur speelt XForms een rol tussen de formulierengenerator en de formulierenserver. De formulierengenerator kan een XForms-bestand genereren, wat ingelezen wordt door de formulierenserver. Deze formulierenserver zet dit vervolgens om naar een (traditioneel) webformulier voor de gebruiker. Een toepassingsgebied voor XForms zou dan ook kunnen zijn: “Systemen voor het aanmaken en verwerken van e-formulieren, te weten: formulierengeneratoren en formulierenservers.”

2.4

De potentiële business case voor XForms XForms zou in theorie een rol kunnen spelen in drie business cases: 1. Verbeterde e-formulieren Het zou beargumenteerd kunnen worden dat het gebruik van XForms leidt tot intrinsiek betere e-formulieren. Het feit dat er een specifiek formaat gebruikt wordt, dat duidelijk een scheiding legt tussen vorm en inhoud dwingt de ontwerper om duidelijker keuzes te maken. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat de formulierenserver hierdoor meer mogelijkheden heeft om – al naar gelang het clientsysteem van de gebruiker (mobiel, tablet, vaste computer, etc.) – de beste opmaak van het formulier te presenteren. 2. Hergebruik van e-formulieren Wanneer een e-formulier is vastgelegd in XForms, dan is het in potentie gemakkelijker om een formulier over te dragen aan een andere partij. Zo zouden overheidsorganisaties e-formulieren kunnen delen. Dit scheelt in de kosten voor ontwerp en ontwikkeling. Met name in de gemeentelijke sector ligt hier wellicht een potentieel: er is bij gemeenten sprake van veel dienstverleningsproducten en het aantal gemeenten is groot. 3. Leveranciersonafhankelijkheid; gemakkelijke migratie tussen verschillende formulierenservers en formulierengeneratoren Het kan wenselijk zijn om na verloop van tijd een formulierengenerator of formulierenserver van een andere leverancier aan te schaffen. In dat geval zouden e-formulieren overgezet moeten worden van het ene naar het andere systeem. XForms zou kunnen bijdragen aan de interoperabiliteit tussen deze systemen en daarmee kunnen zorgen voor meer leveranciersonafhankelijkheid.

Pagina 9 van 23


2.5

Gerelateerde standaarden In een architectuur voor e-dienstverlening worden diverse algemene standaarden gebruikt voor de uitwisseling van gegevens. Denk bijvoorbeeld aan:  de standaard StUF-BG voor de uitwisseling van gegevens met basisregistraties  de standaard Digikoppeing voor berichtuitwisseling. Als het gaat om e-formulieren dan zijn er drie standaarden die specifiek aandacht behoeven: HTML formulieren, PDF formulieren en StUF-EF.

2.5.1

HTML formulieren Het gebruik van HTML-formulieren is op dit moment het meest gebruikelijk. HTML is de opmaaktaal voor webpagina’s; de standaard is opgenomen op de lijst met gangbare standaarden. In combinatie met andere webstandaarden, zoals Javascript en AJAX, is het mogelijk om zeer geavanceerde interactieve webformulieren te maken. In tegenstelling tot XForms zijn opmaak en structuur hierbij in veel gevallen wel met elkaar verweven. Via nieuwe raamwerken voor webontwikkeling en modelgedreven ontwikkelomgevingen worden deze zaken echter wel steeds meer uit elkaar gehaald, waardoor er ook voor websites (inclusief HTML formulieren) sprake is van een scheiding tussen structuur/data en opmaak.

2.5.2

PDF formulieren Een aantal overheidsorganisaties maakt gebruik van PDF formulieren. Hierbij zijn er twee vormen: 1. Een PDF/A-1 formulier dat uitgeprint kan worden en handmatig ingevuld kan worden. 2. Een PDF-formulier dat op een computer ingevuld wordt, waarbij de ingevulde gegevens digitaal worden doorgestuurd. In de tweede vorm zijn er twee technologiën die gebruikt kunnen worden:  AcroForms, geïntroduceerd in PDF 1.2 en ook opgenomen in latere versies.  Adobe XML Forms Architecture met meer mogelijkheden. Dit maakt echter geen deel uit van de PDF-specificatie, maar is een proprietary uitbreiding van Adobe op de PDF-standaard. Hoewel het soms wenselijk kan zijn om PDF formulieren te gebruiken, is de praktijk toch dat gebruikers vaak de voorkeur geven aan een HTMLformulier, omdat hier geen aparte reader of software voor nodig is (anders dan een webbrowser) en het meer interactieve mogelijkheden bevat.

2.5.3

StUF-EF De StUF-standaard (Standaard Uitwissel Formaat) wordt voor diverse toepassingen gebruikt. Op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’ zijn twee vormen opgenomen:  StUF-BG: voor het uitwisselen van basisgegevens (personen, adressen, etc.) Pagina 10 van 23




StUF-Zaken: voor het uitwisselen van zaakinformatie (aanvragen van producten en diensten) Als werkingsgebied is opgenomen: gemeenten en ketens waarbinnen gemeenten participeren. Naast deze twee vormen is er ook een vorm die specifiek voor eformulieren bedoeld is: StUF-EF (e-formulieren). Via deze standaard wordt de data gespecificeerd die vanuit een eformulier wordt verzonden naar een achterliggend systeem (de ingevulde gegevens). Deze kunnen daar dan worden gebruikt voor het opstarten van een zaak of het toevoegen aan een bestaande zaak. De standaard wordt op dit moment gebruikt in het gemeentelijke domein en wordt beheerd door KING. Met KING is ook gesproken over het gebruik van e-formulieren (zie het volgende hoofdstuk). 2.6

Samenvatting  



XForms is een standaard voor het vastleggen van e-formulieren. Het scheidt de structuur van een e-formulier van de opmaak. De potentiële business case kan liggen op één van de volgende aspecten: o Verbeterde e-formulieren o Hergebruik van e-formulieren o Gemakkelijke migratie tussen formulierenservers en formulierengeneratoren; daardoor meer leveranciersonafhankelijkheid. Er zijn een aantal gerelateerde standaarden: o Via HTML (en daaraan gerelateerde standaarden) is het ook mogelijk e-formulieren ten ontwikkelen. o Sommige overheidsorganisaties gebruiken PDF als standaard voor e-formulieren. Deels steunt dit op proprietary technieken van Adobe. o KING biedt met de StUF-EF standaard een mechanisme om de gegevensstructuur van de ingevulde gegevens te standaardiseren.

Pagina 11 van 23


3

Rondgang langs een aantal betrokkenen

3.1

Inleiding In het kader van de verkenning is een rondgang gemaakt langs een aantal betrokkenen bij de standaard. Dit hoofdstuk bevat een weergave van de gevoerde gesprekken en de daarin door de betrokkenen geuite ervaringen en meningen rondom XForms.

3.2

Lost Lemon Dit bedrijf richt zich op oplossingen voor elektronische dienstverlening en samenwerking. Een belangrijk onderdeel van het productportfolio is een toolkit voor e-formulieren. Deze toolkit maakt gebruik van XForms. In het kader van dit onderzoek is gesproken met Arjen Brienen, senior consultant en projectleider bij het bedrijf. Het e-formulieren product van Lost Lemon is enkele jaren geleden ontstaan, toen steeds meer partijen behoefte begonnen te krijgen aan elektronische formulieren. Lost Lemon heeft hier toen op ingespeeld door de ontwikkeling van een e-formulierengenerator op basis van open source componenten. De keuze om gebruik te maken voor XForms lag voor Lost Lemon voor de hand, omdat dit toen de enige open standaard was (specifiek) voor elektronische formulieren. Gekozen is voor een opzet die gebruik maakt van de Orbeon formulierenserver (voor het beschikbaar stellen van formulieren), in combinatie met een eigen formulierengenerator (voor het genereren van formulieren). Voor een goede werking zijn er enkele extensies gebouwd bovenop Orbeon. Lost Lemon constateert dat formulierenserver en formulierengenerator in de praktijk nauw met elkaar verweven zijn. Hoewel dit technisch wel losgekoppeld kan worden, zijn er vaak nog instellingen/configuraties die enige verwevenheid noodzakelijk maken. Het gebruik van standaard e-formulieren biedt (mede hierdoor) slechts een beperkt voordeel. Ook dan zijn er nog altijd veel zaken die de gebruiker zelf moet inregelen. Het gaat dan ondermeer om:  Het toepassen van stylesheets/layouts (opmaak)  Het inregelen van koppelingen met verwerkende systemen. Voor dit laatste is naar mening van Lost Lemon een afsprakenstelsel nodig over het omgaan met elektronische formulieren dat verder gaat dan XForms alleen. Dat afsprakenstelsel moet (vooral) ook gaan over de techniek, berichtformaten (syntax) en semantiek van koppelingen met achterliggende systemen. Volgens Lost Lemon verdient het aanbeveling voor overheidspartijen om te kiezen voor een softwareoplossing met een modulaire opbouw, bij voorkeur gebaseerd op open source componenten. Men geeft hierbij de keuze van een aantal gemeenten voor Typo3 als content management Pagina 12 van 23


systeem als voorbeeld. De formulierenomgeving van Lost Lemon past naadloos in een dergelijke omgeving, zodat web content en formulieren elkaar aanvullen.

Samengevat:  XForms is eigenlijk de enige open standaard, specifiek voor eformulieren.  Formulierengenerator en formulierenserver zijn vaak met elkaar verweven. Dit vereist extensies/configuraties bovenop XForms als formulierenstandaard.  Er zou een breder afsprakenstelsel moeten komen voor elektronische formulieren, met name gericht op de techniek/syntax/semantiek van koppelingen met achterliggende systemen. Hier zit meer winst in dan de enkele verplichting van XForms als formulierenstandaard alleen.

3.3

Kennis- en exploitatiecentrum Officiële OverheidsPublicaties (KOOP) Gesproken is met Hans Overbeek (adviseur open standaarden bij KOOP) over het eventuele gebruik van XForms. XForms raakt slechts indirect aan de set van webstandaarden zoals deze bij KOOP wordt toegepast c.q. wordt voorgeschreven. KOOP gebruikt de standaard niet. Wel waarschuwt Hans Overbeek voor het feit dat bepaalde delen van de standaard momenteel als ‘depecrated’ gelden. Navraag levert op dat dit het gebruik van de standaard voor client-side generatie van formulieren betreft (zie ook het vorige hoofdstuk). Hierbij biedt de formulierenserver niet een webpagina met invulvelden, maar een op XForms-gebaseerd XML-bestand aan. De client (b.v. een webbrowser) moet dit XML-bestand dan omzetten naar een voor de gebruiker leesbaar formulier.. Aanbevolen wordt om in plaats daarvan op de formulierenserver aan de hand van beschikbare gegevens van de client (b.v.: betreft het een mobiele browser of een desktop browser?) een geschikte stylesheet toe te passen. Conclusie uit dit gesprek: Als XForms opgenomen wordt op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’ dan zou, aldus Hans Overbeek, een toepassingsgebied gekozen moeten worden dat enkel betrekking heeft op de aanbieder van een formulier en niet op de gebruiker van een formulier, aangezien dit gebruikt geldt als ‘deprecated’.

3.4

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Binnen de Directie Erfgoed en Kunsten van het Ministerie van OC&W wordt XForms gebruikt. De toepassing betreft een subsidie management systeem. Culturele instellingen gebruiken dit systeem om iedere vier jaar een aanvraag te doen voor een cultuursubsidie. Vervolgens kan men jaarlijks met het systeem gebruiken hun verantwoording opgeven. OC&W krijgt deze gegevens binnen en verwerkt deze. Wellicht ten overvloede: het betreft een systeem dat slechts binnen een deel van OC&W wordt gebruikt. Het gebruik van dit systeem is geen onderdeel van een Pagina 13 van 23


organisatiebrede architectuurkeuze. In het kader van dit onderzoek is gesproken met Jeu Coumans, functioneel beheerder van deze omgeving. Voorheen werd gebruik gemaakt van maatwerksoftware met vergelijkbare functionaliteit. Dit leverde problemen op bij wijzigingen, bijvoorbeeld door veranderde regelgeving. Per wijziging moest dan de leverancier ingeschakeld worden om het systeem aan te passen. Om op dat punt kosten te besparen is gekozen voor een meer flexibel systeem, gebaseerd op formulieren. Gekozen is voor een oplossing van Enigmatry op basis van Smartsite XForms server. In de toekomst wordt hier een workflow omgeving aan gekoppeld voor het afhandelen van ingevulde formulieren. De keuze is gevallen op deze oplossing vanwege de flexibiliteit en de mogelijkheid om zelf aanpassingen door te voeren. Het gebruik van XForms was geen vereiste vooraf. De ervaring met het systeem zijn tot nu toe goed. Vermoedelijk zal er nog gekeken worden naar een mogelijkheid voor het ad-hoc kunnen bevragen van de opslag van gegevens. Het systeem kent weliswaar een eenvoudige faciliteit om rapporten mee te bouwen, soms is er de behoefte om selecties te maken die functionaliteit van deze faciliteit te boven gaan. Er is vooralsnog geen faciliteit om met een ‘SQL-achtige’ tool de gegevens te raadplegen/wijzigen. De ingevulde gegevens worden nu op een ‘per formulier’-XML-basis opgeslagen, en niet in tabellen (zoals in een relationele database). Het is Jeu Coumans opgevallen dat bij het zoeken naar informatie over het ad-hoc kunnen raadplegen van data opgeslagen in XForms, veel informatie 10 jaar gedateerd is. Hij geeft aan weinig recente informative op dit vlak te kunnen vinden. Op dit moment wordt ook gekeken naar het gebruik van de oplossing door gemeenten, die ook cultuursubsidies verstrekken. Het systeem wordt daarbij opengesteld voor de gemeenten, niet aan het hergebruik van enkel de XForms-formulieren. Samengevat  OC&W heeft voor de afhandeling van cultuursubsidies primair gekozen voor een op formulieren gebaseerd systeem vanwege de mogelijkheid om zelf aanpassingen te kunnen doen in webformulieren. Het feit dat nu gebruik gemaakt kan worden van XForms wordt als niet specifiek relevant ervaren.  Een aandachtspunt blijft de omgang met de in de formulieren ingevulde gegevens: het ad-hoc kunnen opvragen daarvan.

3.5

Enigmatry Enigmatry is leverancier van een formulierenoplossing op basis van Smartsite XForms Server van Seneca. Gesproken is met Jelle de Haan, CEO van Enigmatry. Het bedrijf heeft gekozen voor een op XForms gebaseerde oplossing om het makkelijk te maken om formulieren aan te passen. Bovendien zorgt Pagina 14 van 23


XForms niet alleen voor de structuur van het formulier, maar heeft het ook een structurerende werking op de data die ingevuld moet worden. Immers: per veld in het formulier moet aangegeven worden welk datatype wordt gebruikt. Initieel werd gewerkt met de formulierengenerator van Seneca. Nu wordt de XForms Server ingezet in combinatie met een eigen formulierengenerator en beheeromgeving. Ingevulde formuliergegevens worden in XML-formaat opgeslagen in een database en kunnen geëxporteerd worden naar een datawarehouse. Vanwege de koppeling met de formulierenomgeving kan ook gemakkelijk een historie van webformulieren worden bijgehouden. De Haan wijst op het verschil tussen eenvoudige e-formulieren en zeer complexe formulieren die meer het karakter hebben van een webapplicatie. Bijvoorbeeld vanwege het gebruik van kaartmateriaal of veel interactieve elementen. XForms is minder geschikt voor dergelijke zeer complexe formulieren/webtoepassingen. In de praktijk wordt in dergelijke situaties teruggevallen op traditionele webontwikkelomgevingen. Het is daarnaast de vraag in hoeverre het zinvol is XForms te gebruiken voor zeer eenvoudige formulieren, zoals b.v. een e-mail contactformulier. Vaak kan dan immers volstaan worden met een regulier HTML-formulier. Het verplichten van XForms via de lijst voor ‘pas toe of leg uit’ zou een stimulans kunnen betekenen voor het gebruik van formulierengeneratoren. De winst ligt dan met name bij complexe webformulieren, niet bij de zeer eenvoudige en ook niet bij webapplicaties/zeer complexe formulieren. Samengevat  Er zou onderscheid gemaakt moeten worden tussen zeer eenvoudige webformulieren, complexere webformulieren en webapplicaties. XForms is met name geschikt voor complexere webformulieren, maar het is niet mogelijk om een harde grens aan te geven.  Het opnemen van XForms kan een stimulans betekenen voor het gebruik van formulierengeneratoren. Dit kan bijdragen aan het gebruik van elektronische formulieren.

3.6

SIMgroep Gesproken is met Pieter Weeber, architect bij SIMgroep. Het bedrijf SIMgroep is een grote leveranciers van e-overheidsoplossingen voor (met name) gemeenten. Het bedrijf richt zich op de frontoffice. Digitale formulieren maken een belangrijk onderdeel daar van uit. Het bedrijf levert standaard een groot aantal elektronische formulieren mee met haar oplossingen. Hierbij wordt samengewerkt met o.a. KING voor het standaardiseren van formulieren. SIMgroep is ondertekenaar van het Leveranciersmanifest Open Standaarden. Voor SIMgroep is vooral de standaardisatie van de informatieuitwisseling met achterliggende systemen van groot belang. Het gaat dan met name om koppelingen met workflowmanagement, zaakmanagement en Pagina 15 van 23


backoffice systemen. Deels betreft dit koppelingen voor het vooraf invullen van formulieren (DigiD, GBA-V, gegevensmagazijnen), deels om koppelingen voor het doorgeven van ingevulde gegevens. SIMgroep ondersteunt de StUF-EF koppelingen, zoals ontwikkeld door KING binnen de GEMMA community. Voor een aantal veel gebruikte formulieren wordt hiermee de formuliergegevens gestandaardiseerd die tussen de formulierenomgeving en achterliggende systemen wordt uitgewisseld. Het betreft dan gegevens over door de gebruiker ingevulde velden. Naast de StUF-EF koppelingen ondersteunt SIMgroep ook de standaard e-formulieren die door KING worden ontwikkeld. De ervaring leert echter dat klanten van SIMgroep er toch voor kiezen om deze (en andere, door SIMgroep geleverde) standaardformulieren aan te passen naar eigen inzicht. Hiervoor biedt SIMgroep een formulierengenerator. Op dit moment is het nog niet mogelijk om XForms-formulieren hiermee te importeren of te exporteren. Er zijn nog geen klanten geweest die het gebruik van XForms hiervoor als behoefte hebben aangegeven. Ook heeft SIMgroep op dit moment geen klanten die een losse formulierengenerator willen gebruiken (los van de formulierenserver). Het komt geregeld voor dat SIMgroep een (verouderde) formulierenomgeving/digitaal loket moet vervangen. De ervaring leert dat een volledig geautomatiseerde migratie van formulieren vanuit het ene naar het andere systeem lastig is. Ook al is het mogelijk gegevens te exporteren (vanuit de database of via een exportformaat), dan nog is het vaak nodig om aanvullende instellingen en configuraties handmatig aan te passen. Deze instellingen/configuraties zijn vaak producten klantspecifiek. De door SIMgroep geleverde formulierengenerator is (naar eigen zeggen) zeer gebruiksvriendelijk. Hierdoor is het mogelijk voor een functioneel beheerder om een nieuw formulier heel snel te ontwikkelen. De inschatting van Weeber is dat dit gemiddeld minder dan een uur per formulier kost. De behoefte om geautomatiseerd formulieren uit te wisselen is daardoor erg klein: er zal immers altijd nog handmatig werk nodig zijn voor het inrichten van formulieren, waardoor de tijdsbesparing ten opzichte van het handmatig overnemen van formulieren gering is. Samengevat  De focus moet volgens SIMgroep vooral liggen op koppelingen met achterliggende systemen, bijvoorbeeld via StUF-EF.  Formulierengeneratoren zijn volgens Weeber zo gebruiksvriendelijk dat het aanmaken van een nieuw formulier nauwelijks meer tijd kost dan het importeren en configureren van een formulier uit een ander systeem.

3.7

BKWI Gesproken is met Willem Kossen, ICT architect bij BKWI. BKWI maakt zelf weinig gebruik van elektronische formulieren. De organisastie is primair verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens aan andere organisaties die het gebruiken in hun dienstverleningsPagina 16 van 23


processen. Gegevens van BKWI worden op die manier wel gebruikt voor het vooraf invullen van e-formulieren. Willem Kossen kent de standaard XForms vanuit het eFormulieren project van ICTU en het gebruik binnen elo-VOG (het elektronisch aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag). Zie ook paragraaf 3.9. Hij staat positief ten opzichte van de standaard XForms. De standaard maakt volgens hem herbruikbaarheid van elektronsiche formulieren mogelijk en helpt bij het specificeren van bepaalde logica, controles en gegevens voor voorinvulling. Ook complexere vraagbomen worden ondersteund door XForms. Een verplichting via ‘pas toe of leg uit’ zou kunnen gelden voor formulierengeneratoren en webservers waarop formulieren staan. Een alternatief voor XForms wordt gevormd door een ‘regulier’ HTML-formulier. Dit kan waarschijnlijk volstaan voor zeer eenvoudige formulieren. Samengevat  XForms is volgens Kossen een goede standaard die kansen biedt om op een meer gestructureerde manier om te gaan met elektronische formulieren.  ‘Pas toe of leg uit’ kan volgens hem een middel zijn om het gebruik van XForms te stimuleren, hoewel voor zeer eenvoudige webformulieren ook traditionele HTML-formulieren een alternatief kunnen zijn.

3.8

KING Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten heeft verschillende standaardisatie-initiatieven. Binnen de deelcommunity GEMMA eFormulieren worden ook elektronische formulieren voor verschillende gemeentelijke producten gestandaardiseerd. Op dit moment betreft het 31 digitale formulieren. Voor ieder formulier is vastgelegd:  Een functioneel ontwerp dat het formulier beschrijft.  Een XML-bestand waarin alle velden zijn opgenomen. Hiervoor wordt een specifieke XML-indeling gebruikt.  Een StUF-EF specificatie (StUF e-formulieren) voor het doorgeven van ingevulde gegevens naar een backoffice systeem. Onderstaande afbeeldingen geven een indruk:

Functioneel ontwerp van het formulier Pagina 17 van 23


XML-beschrijving van het functioneel ontwerp

StUF-EF beschrijving van de ingevulde gegevens In de context van dit expertonderzoek is contact gezocht met KING om te toetsen in hoeverre men het wenselijk vindt om ook XForms te gebruiken voor het beschrijven van elektronische formulieren. Dit zou mogelijk ter vervanging of in aanvulling op het bestaande XML-formaat kunnen zijn. Op dit moment heeft KING hier nog geen positie in gekozen. KING/GEMMA werkt vraaggestuurd. De specifieke behoefte om formulieren te specificeren in XForms is binnen de community nog niet geuit. Men overweegt om samen met leveranciers en gebruikers dit onderwerp nader

Pagina 18 van 23


te verkennen. Binnen de doorlooptijd van dit expertonderzoek heeft dit nog niet tot een uitkomst geleid. Samenvatting  KING/GEMMA gebruiken een eigen XML-formaat voor het beschrijven van elektronische formulieren.  In aanvulling op de functionele specificaties van het formulier biedt KING/GEMMA door middel van de StUF-EF standaard ook een specificatie voor de gegevensuitwisseling met achterliggende systeem (backoffice/zakensystemen/workflow).  De behoefte om XForms te gebruiken is bij KING/GEMMA nog niet geuit door gebruikers of leveranciers. Men overweegt dit nader te verkennen.

3.9

ICTU / elo-VOG Gesproken is met Bart Kerver, projectmanager Antwoord voor Bedrijven bij ICTU en eerder betrokken bij de ontwikkeling van elo-VOG. elo-VOG is een digitale omgeving voor het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG). Enkele jaren geleden (ca. 2010) is deze opgezet in opdracht van de dienst Justis. Er is bij de opzet destijds gekeken naar de beschikbare standaarden. Men wilde een toekomstvaste architectuur opzetten. In relatie met het programma e-Overheid voor Bedrijven zocht men naar een architectuur waarbij veel zaken ontkoppeld waren en er zodoende weinig translaties tussen de verschillende systemen nodig waren (‘één keer vastleggen’). In dat kader is ook gekozen voor XForms als standaard voor e-formulieren. De omgeving werkt naar behoren. In 2012 is er een tweede project mee gedaan voor een andere overheidspartij. Kerver noemt, net als anderen, het wegvallen van het XForms-gebruik aan de client-kant. Hierdoor is het altijd nodig een speciale formulierenserver te gebruiken die het formulier omzet van XForms naar HTML. Onderliggend is in deze projecten gebruik gemaakt van Orbeon XForms Server. Vanuit deze projecten zijn er een aantal leerervaringen opgedaan door ICTU:  De beschikbare kennis in de markt over XForms is minimaal. Een behoorlijke leercurve is nodig om de standaard in te zetten. Dit vormt een groot risico voor IT-projecten waarin de keuze wordt gemaakt voor XForms.  Er zijn weinig goede WYSIWYG editors beschikbaar voor het aanmaken en bewerken van formulieren. Beschikbare tools, zoals Orbeon Form Builder, kennen beperkingen. ICTU heeft veel gebruik moeten maken van standaard XML-tools voor het handmatig coderen van XForms-formulieren.  Het is soms lastig om bepaalde complexe logica onder te brengen in een XForms formulier. Hierbij is dan vaak toch nog aanvullende code of backend functionaliteit nodig. In algemene zin onderkent Kerver het belang van e-formulieren. Zijn inschatting is dat, bijvoorbeeld door de huidige decentralisaties naar Pagina 19 van 23


gemeenten, het wenselijk kan zijn om bepaalde formulieren te standaardiseren en te delen tussen (gemeentelijke) overheden. Ook in andere domeinen, zoals de zorg, spelen (e-) formulieren mogelijk een belangrijke rol, maar daar heeft hij minder zicht op. Wel vraagt hij zich af of het zinvol is om daarbij te houden aan XForms als standaard. Hij geeft aan dat veel van de oorspronkelijke voordelen m.b.t. het scheiden van structuur en opmaak inmiddels ook mogelijk zijn met moderne web-ontwikkelomgevingen.

Pagina 20 van 23


4

Advies aan Forum en College

4.1

Business case voor XForms In dit onderzoek zijn drie mogelijke business cases voor XForms gedefinieerd: 1. Verbeterde e-formulieren 2. Hergebruik van e-formulieren 3. Leveranciersonafhankelijkheid; gemakkelijke migratie tussen verschillende formulierenservers en formulierengeneratoren Voor het verbeterde gebruik van e-formulieren (betere structuur, scheiding van structuur en opmaak, etc.) kan in de praktijk ook worden volstaan met het toepassen van HTML en moderne webontwikkelomgevingen. De oorspronkelijke opzet van XForms, waarbij de client/gebruiker het van de server/aanbieder ontvangen XForms-formulier omzet naar een leesbaar formulier geldt nu als ‘deprecated’ (letterlijk: afbevolen). In de gesprekken is bovendien gebleken dat XForms minder geschikt is voor sommige formulieren met zeer complexe interacties of validaties. De migratie tussen formulierenservers en formulierengeneratoren zou in theorie verbeterd kunnen worden met het gebruik van XForms. In de praktijk zijn echter zoveel additionele instellingen en configuraties nodig dat dit voordeel naar verwachting beperkt is. Het is als zodanig niet aangegeven in de gesprekken. Het aanbod aan formulierenservers en formulierengeneratoren op basis van XForms is bovendien beperkt. Meerdere partijen geven aan dat het delen en hergebruik van eformulieren mogelijk wél een relevante business case is. Met name voor gemeenten lijkt dit een relevant punt te zijn. KING heeft hiervoor het programma GEMMA e-formulieren, maar gebruikt hiervoor eigen standaarden.

4.2

Koppeling met verwerkende systemen De koppeling van e-formulieren met verwerkende systemen, zoals backoffices of workflow management systemen, blijkt in de praktijk een groter probleem te zijn. Meerdere partijen geven aan hier problemen te ondervinden doordat verschillende leveranciers en standaarden worden gebruikt. Hoewel XForms structurerend werkt, is het geen oplossing voor de koppeling met verwerkende systemen. Vanuit GEMMA e-formulieren biedt KING voor een aantal veelgebruikte formulieren een z.g.n. StUF-EF specificatie (EF – e-formulieren; zie paragraaf 2.5.3) voor deze informatie-uitwisseling.

Pagina 21 van 23


4.3

Opname op de lijsten van het Forum en College Standaardisatie Lijst met gangbare standaarden De standaard is nog onvoldoende gangbaar om opgenomen te worden op de lijst met gangbare standaarden. Pas toe of leg uit Om een standaard op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’ op te nemen moet er een business case zijn met bijbehorend interoperabiliteitsvraagstuk, die het zinvol maakt om een standaard via dit relatief zware middel te promoten. Voor twee potentiële business cases geldt ze ofwel niet sterk zijn, ofwel dat Xforms waarschijnlijk niet de meest geëigende standaard is voor het bijbehorende interoperabiliteitsprobleem. Voor één business case (hergebruik van e-formulieren) biedt XForms wel goede mogelijkheden. De business case lijkt met name sterk in het gemeentelijke domein. Maar ook dan zijn er nog steeds kanttekeningen te maken m.b.t. het draagvlak voor XForms:  De gemeentelijke sector heeft in KING-verband gekozen voor een eigen standaardenset bij GEMMA e-formulieren. De behoefte om daar gebruik te maken van XForms is nog niet ge-uit.  Het interoperabiliteitsprobleem ligt – zo blijkt uit de gesprekken – met name bij de backoffice-koppelingen (het verwerken van formulierdata). Hier wordt in voorzien d.m.v. StUF-EF, onderdeel van GEMMA e-formulieren. XForms biedt op dit punt slechts beperkte mogelijkheden.  Er zijn een aantal aspecten (beperkte kennis in de markt, beperkte tool-ondersteuning, beschikbaarheid van alternatieven, niet geschikt voor alle e-formulieren) die opname risicovol maken.

4.4

Advies aan het Forum Standaardisatie Gelet op bovenstaande wordt geadviseerd XForms niet op te nemen op één van de lijsten van het Forum Standaardisatie. Dit neemt echter niet weg dat:  Dit het gebruik van XForms niet in de weg hoeft te staan.  XForms in de toekomst mogelijk een rol kan spelen binnen KING GEMMA e-formulieren, als onderdeel van een bredere set aan standaarden. KING inventariseert momenteel deze behoefte. Geadviseerd wordt deze sectorale aanpak te volgen en het eventuele initiatief voor verdere stappen m.b.t. ‘pas toe of leg uit’ voor XForms, StUF-EF of andere gerelateerde standaarden bij KING te laten.

Pagina 22 van 23


5

Referenties

[1]

Actieplan Nederland Open in Verbinding, 's-Gravenhage: Ministerie van Economische Zaken, 2007.

[2]

"Pas toe of leg uit" is vastgelegd in de "Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT- producten" van 8 november 2008, en daarnaast in convenanten en afspraken met decentrale overheden. http://www.forumstandaardisatie.nl/openstandaarden/voor-overheden/pas-toe-of-leg-uit-regime/

[3]

"Instellingsbesluit College en Forum Standaardisatie 2010", https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2010-4499.html

[4]

“Toetsingprocedure en criteria voor indieners en experts”, http://www.forumstandaardisatie.nl/openstandaarden/aanmelden-en-toetsing/toetsingscriteria/

Pagina 23 van 23

Forum Standaardisatie. Expertadvies XForms. Datum 3 april 2014

Recommend Documents