Forintos és devizás számlakészítı és raktárkezelı program
Felhasználói kézikönyv © Cobra Computer Kft. 2008 Ön ezt a termékváltozatot választotta:
Belföldi számlakészítı Belföldi és devizás számlakészítı Belföldi számlakészítı és készletnyilvántartó Belföldi és devizás számlakészítı és készletnyilvántartó
2 Tartalomjegyzék
Általános információk
3
A program változatai
3
Elsı telepítés
4
Regisztráció, programindítás
8
Fıbb beállítások, paraméterezés SZÁLLÍTÓI ADATOK (SAJÁT CÉGÜNK ADATAI) SZÁMLATÖMBÖK BEÁLLÍTÁSAI VEVİTÖRZS ÁRUCIKKEK, SZOLGÁLTATÁSOK FIZETÉSI MÓDOK
9 9 10 12 14 16
Egyéb beállítások BILLENTYŐZET CÉGLOGO
17 17 17
Készletek felvitele KÉSZLETMOZGÁS JAVÍTÁSA, SZTORNÓ
18 20
A számla elkészítése
20
Számlák nyomtatása, javítása, érvénytelenítése A NYOMTATÁS ÉS KÖVETKEZMÉNYEI A SZÁMLA MÓDOSÍTÁSA, JAVÍTÁSA (SZTORNÓ) ELKÉSZÍTÉSE
25 25 26 26
Lekérdezések, listák
27
Finomhangolás: ini-fájlok
28
Karbantartás ADATMENTÉS PROGRAMFRISSÍTÉS ÉVNYITÁS
29 29 30 30
Gyakran Feltett Kérdések
31
Elérhetıségeink
32
3
Általános információk Ha Ön kisvállalkozó, aki kényelmesen és szabályszerően kiállított számlákkal akarja partnereit megörvendeztetni, és aki nyugodt, APEH-revizoroktól mentes álmot kíván magának, akkor helyesen döntött, amikor termékünket választotta. Programunk eleget tesz mindazoknak a követelményeknek, amelyeket a Számviteli Törvény, az Áfatörvény és az ide vonatkozó PM rendeletek a szigorú számadású bizonylatok számítástechnikai eszközökkel történı elıállításával szemben támaszt. Számláinak formai és tartalmi szabályszerőségét mi garantáljuk, Önnek csak a többire legyen gondja! Ha Ön azért választotta a Cobra Conto Light számlakészítı programot, mert kényelmetlennek és esztétikátlannak találja a számlakészítés kézi, számlatömbös módját, akkor egyetértünk Önnel. A Cobra Conto Light-tal gyorsan, könnyen állíthatja elı számláit, és a számlák külalakjának csak az Ön nyomtatójának képességei szabnak határt. A Cobra Conto Light egy több mint tíz éve megszületett és állandóan bıvülı
+. ügyviteli programcsalád legfiatalabb tagja. Közvetlen elıdje a Cobra Conto Win+ Ön e programcsomag számlakészítı moduljának egyszerősített változatát tartja a kezében, melyrıl könnyedén térhet át a Cobra Conto Win+ rendszerre, úgy hogy a
Cobra Conto Light programra költött összeget beszámítjuk.
A program változatai A
Cobra
Conto
Light
program
alap
változata
egy
belföldi
értékesítések
bizonylatolására szolgáló forintos számlázóprogram. Opcionálisan választhatók hozzá az alábbi szolgáltatások: •
Raktárkezelés;
•
Devizás számlázás;
•
Vonalkód azonosítás;
•
Vonalkódnyomtatás a cikkszámok alapján.
Ez a leírás tartalmazza a raktárkezeléssel, illetve a devizás számlázással kapcsolatos fontosabb információkat is. Lehetséges, hogy Ön a fenti opcionális szolgáltatásokat nem vásárolta meg, ez esetben e leírás idevágó részei az Ön programjára nem vonatkoznak
4
Elsı telepítés A programcsomag egy telepítı CD-lemezt tartalmaz, amely a CD-meghajtóba helyezéskor automatikusan elindul. Az alábbi kép jelenik meg:
A „Light Telepítése” feliratra kattintva kezdetét veszi a program telepítése. Az üdvözlı képernyı után az alábbi Licence megállapodás ablak jelenik meg:
A Licence megállapodás átolvasása után a szerzıdés elfogadása jegyében az „Igen” gombra kattintva léphetünk tovább a telepítıben. Amennyiben a „Nem” gombra kattintunk úgy a telepítı program megkérdezi, hogy biztos ki szeretnénk-e lépni a telepítıbıl. Ha az „Igen” gombra kattintunk, akkor a telepítés leáll, és a Cobra
5 Conto Light nem kerül telepítésre, de ha a „Nem” gombra kattintunk, akkor a fenti állapothoz térhetünk vissza. A következı lépésben a telepítı a telepítendı program útvonala (helye) után érdeklıdik:
Ha nincs különösebb okunk az ellenkezıjére, fogadjuk el a program által felkínált útvonalat! Ha mégis másik meghajtóra, könyvtárba szeretnénk telepíteni a programot, tartsuk szem elıtt a következıket: •
16-bites programról lévén szó, ne telepítsük olyan könyvtárba, amelynek
•
Az elérési út ne tartalmazzon szóközt!
•
Az elérési út lehetıleg ne tartalmazzon ékezetes betőt!
elérési útja hosszú fájlneveket (nyolcnál több karaktert) tartalmaz!
Az útvonal megadása után a „Tovább” gombra kattintva a programcsoport-választó ablak jelenik meg. Ha nincs rá jó okunk, akkor a telepítı által felkínált „Cobra Conto Light” nevet ne változtassuk meg.
6
A „Tovább” gombot kiválasztva az alábbi ablak jelenik meg, ahol még egy utolsó pillantást vethetünk arra, hogy milyen lesz a telepítés típusa, hova kerülnek a programfájlok, valamint hogy mi lesz a programcsoport neve.
Ha valamit még módosítani szeretnénk, azt a „Vissza” gombbal megtehetjük. Ha minden beállítást megfelelınek találunk, akkor a „Tovább” gomb megnyomásával elindíthatjuk
a
programfájlok
másolását.
befejezését a következı ablak jelzi:
A
program
telepítésének
sikeres
7
A telepítés végeztével a Start-menüben egy új programcsoport jön létre Cobra
Conto Light néven. A program hálózatosan is telepíthetı, így egyszerre többen is dolgozhatnak benne anélkül, hogy az mőködési vagy számszaki problémát okozna. A hálózatos használat anyagi és technikai részleteirıl érdeklıdjön a Cobra Computer Kft. ügyfélszolgálatánál! A program legújabb verzióját a fentiek szerinti telepítéssel lehet egy alacsonyabb verziószámú programra rátelepíteni. A frissítés elıtt célszerő egy biztonsági másolatot készíteni az eredeti programról, (ennek mikéntjérıl a 29. oldalon olvashat az Adatmentés fejezetben) majd a már ismertetett módon a telepítést elindítani. Frissítéskor a telepítés során az eredetileg telepített program útvonalát kell megadni. Ekkor az adatok változatlanok maradnak, csak a program rendszerállományai frissítıdnek.
8
Regisztráció, programindítás A Cobra Conto Light program az elsı telepítés után ún. demó-üzemmódban indul el. Ahhoz, hogy Ön mint vállalkozó vagy gazdálkodó szervezet jogtisztán használhassa a Cobra Conto Light számlázóprogramot regisztráltatnia kell a Cobra Computer Kft-nél. Ha Ön üzletben vásárolta a programot, akkor a dobozban talál egy regisztrációs lapot. Kérjük, hogy ezt a lapot töltse ki és a vásárlást igazoló számla másolatával együtt faxon küldje el a Cobra Computer Kft-nek (faxszámunk 06-1/577-0198). Munkatársunk elkészíti az Ön névre szóló regisztrációs fájlt (licencfájl), amelyet elektronikus levélben és postán, CD-lemezen eljuttat Önhöz. A regisztrációs fájl egy apró (max 1 KB bájt hosszú) fájl, amely kódolt formában tartalmazza az Ön cégnevét, illetve azt, hogy pontosan mely termékünket jogosult használni. Az e fájlban tárolt cégnév rákerül majd az Ön kinyomtatott számláinak aljára, a számla láblécébe, és igazolja, hogy ön legálisan vásárolt, jogtiszta szoftverrel számláz. A regisztráció elmulasztása esetén a számla aljára a „Nem regisztrált” felirat kerül. Az ilyen számlák készítıi ellen az APEH a tıle megszokott szigorral lép fel (a polgári peres eljárásról nem is beszélve, amelyet a Cobra Computer Kft. ilyen esetekben kezdeményez). A regisztrációs fájl neve: ccw.lic Ha
CD lemezen kapja
meg, adatbiztonsági okokból két példányban található a lemezen, de csak a fenti nevő fájlt kell használni. Indítsuk el a programot (kattintsunk duplán a Start menü – Programok – Cobra Conto Light - Cobra Conto Light ikonra): A programba csak érvényes névvel és jelszóval lehet belépni. Indításkor a program kéri a nevet és a jelszót: Gépeljük be mindkét mezıbe a „cobra” szót idézıjelek nélkül, majd kattintsunk a „Tovább” gombra! A program élesítéséhez helyezzük be a regisztrációs fájlt tartalmazó CD-lemezt a számítógépbe, majd a program menüsorából a Paraméterek menü alatt kattintsunk a Licensz fájl menüpontra, a felugró ablakban tallózzuk be a CD meghajtót és válasszuk ki a ccw.lic file-t.
9 A program ekkor közli, hogy a programot újra kell indítanunk a regisztráció életbe lépéséhez. Ha email-ben kapta meg, a licencet, a mellékelt ccw.lic fájlt mentse a CobraContoLight munkakönyvtárába (C:\CCL útvonalra) felülírva az ott lévı file-t. Az e-mail-ben érkezett licenc file-t ne próbálja meg elindítani kettıs kattintással, mert ez a licenc file sérüléséhez vezethet! A licenc file bemásolása egyenértékő mővelet a fent leírt Paraméterek / Licensz fájl parancs kiadásával. A licenc adatokról a Segít / Névjegy menüpontban gyızıdhetünk meg. Innen nyomtatható az a nyilatkozat, amelyben a Cobra Computer Kft. nyilatkozik a program jogszabályoknak való megfelelésérıl.
Fıbb beállítások, paraméterezés
Szállítói adatok (saját cégünk adatai) A
felsı
menüsorból
válasszuk
ki
a
Paraméterek menü, Mőködés pontját vagy kattintsunk a jobb felsı sarokban levı dátumra: A számlán fel kell tüntetnünk cégünk mint szállító adatait (név, cím, adószám,
bankadatok).
Töltsük
ki
az
adatokat értelemszerően, az adószámnál a magyar formátumú adószámot adjuk meg, majd nyomjuk meg a “Rögzít”gombot! Unión belüli számlázás esetén a program automatikusan
gondoskodik
uniós
adószámunk számlán való feltüntetésérıl, hasonló képpen a bankszámlaszámhoz tartozó program
megfelelı képzi.
IBAN A
számot
módosítható
is
a
ÁFA
kulcsokon kívül a program belsı törzsadatbázisában meg vannak a hatályos ÁFA kulcsok. Ezek számlázásnál és a termék törzsadatoknál kiválaszthatóak: tam – tárgyi adómentes, aam – alanyi adómentes, akk - ÁFA körön kívüli, 0-ás – ÁFA nélküli tételekhez, fa – fordított ÁFA, am – Adómentes.
10
Számlaállományok beállításai Számláinkat ún. számla állományokban készítjük. Egy számlaállományon belül a számlák sorszámozása az elıírásoknak megfelelıen folytonos, ismétlés és kihagyás nélküli. Ha különösebb okunk nincs az ellenkezıjére, egy éven belül devizanemenként egy számlaállományt használjunk!
Adatbázis mőveletek menü, Állományok felügyelete menüpont:
Ebben
a
menüpontban
hozhatunk
létre
új
számla
állományokat,
vagy
módosíthatjuk a régi(ek) beállításait. Kétfajta számlaállomány van: normál és készpénzes. készpénzes Az utóbbi kizárólag akkor használatos, ha Star típusú blokknyomtatón keresztül szeretne egyszerősített számlát kiállítani. Ha Ön Star típusú blokknyomtatóval összekötött számítógéprıl szeretne számlázni, a részletekrıl érdeklıdjön a Cobra Computer Kft. ügyfélszolgálatán! Ha a számlákat bármilyen más eszközre (szabványos A/4-es vagy leporellós nyomtatóra)
nyomtatjuk,
használjunk
normál
számlatípusokat.
A
számlák
átutalásos vagy készpénzes jellege a számla készítésekor választott fizetési módtól függ, a fizetési mód kiválasztására módunk lesz, amikor normál típusú számlatömbben számlázunk. Normál típusú számlatömb esetén külön mezı
11 szolgál az alkalmazni kívánt devizanem megadására (pl. HUF, EUR stb.). Ezt a mezıt csak azok a felhasználóink módosíthatják, akik megvásárolták a program devizás számlázási opcióját. A „Számlaszám elıtag” mezı némi magyarázatra szorul: az ide beírt szöveggel kezdıdnek majd a számlaszámaink, pl. az ábra példájából kiindulva az elsı számla bizonylatszáma ez lesz: N1-000001/08. A számlasorszám utolsó két tagja az aktuális dátum szerinti év utolsó két számából képzıdik. Abban az esetben, amikor egy éven belül több számlaállományt is használunk (pl. „Átutalásos számlák” és „Készpénzes számlák”), azzal kell biztosítsuk, hogy egy éven belül ne adhassunk
ki
két
számlát
azonos
bizonylatszámmal,
hogy
az
egyes
számlatömböknek eltérı elıtagot adunk. Minden év elején célszerő új számlaállományt létrehozni az új évben készített számláknak. Felhasználóink körében elterjedt és bevált gyakorlat az is, hogy egy év lezártával az elızı év „normál” nevő számlatömbjét átnevezik (pl. „2007-es számlák”), és az új év számára létrehoznak egy újat („2008-as számlák”). A program nem engedi az azonos elıtag használatát a különbözı számlaállományok esetében. A „Mennyiség pontossága” mezıvel szabályozhatjuk, hogy a számlázott tételek (áruk, szolgáltatások) mennyiségét hány tizedes pontossággal legyen módunk megadni (egész szám vagy 1-4 tizedes). Az „Egységár pontossága” paramétert minden devizanem esetében érdemes legalább két tizedesre beállítani. A „Devizanem” mezıben állíthatjuk be számlaállományunk devizanemét a három jegyő devizakód megadásával. A magyar forinttól (HUF) eltérı devizanemet csak megvásárolt devizás számlázás programopció esetén lehet használni. Minden számlaállományhoz más bankszámlaszámot adhatunk meg, ha ezt nem töltjük ki, a Paraméterek / Mőködés menüpont alatt megadott bankszámlaszámot jeleníti meg a program a számlán. A „Megjegyzés” mezıbe beírt szöveget a program minden kiállított számla alsó részében megjeleníti. Az ablak jobb alsó részén található üzemmód-kapcsoló használatával dönthetjük el, hogy módosítani szeretnénk a számlatömb adatain, vagy újat szeretnénk létrehozni. Ha egy számlatömbben még egyetlen számla sem készült, a számlatömb minden adatát módosíthatjuk. Az elsı számla elkészülte után többé nem változtathatunk az elıtagon, az induló sorszámon, a számlázáskor alkalmazott pénznemen és az állomány típusán (normál vagy készpénzes). Ha módosítunk valamit vagy új számlatömböt hoztunk létre, a mővelet végén ne felejtsük el megnyomni a Rögzít gombot!
12
Vevıtörzs Ha önnek nincs fix vevıtörzse (pl. egy boltban), akkor valószínőleg nincs is mivel elıre feltöltenie a vevıtörzset, hiszen vevıi alkalmiak, így nem tudhatja elıre, hogy adott vevıt viszontlátja-e valaha. Ebben az esetben számlázás közben is felviheti a vevıt (kóddal — vagy anélkül — névvel és címmel), a számla rögzítésekor is felveheti a vevıt a vevıtörzsbe, vagy akár számlázhat neki anélkül, hogy a program eltárolná az adatait. Ha vevıinek legalább egy része állandó (visszatérı ügyfél), akkor célszerő a számlázás megkezdése elıtt feltölteni a vevıtörzset.
A vevık adatainak felvitelére szolgáló ablak elérhetı a menüsorból (Törzsadatok — Vevı adatok), vagy a képernyı bal alsó részén a Törzsadatok oszlopban, valamint a számlakészítı ablakból is. A vevıtörzs feltöltéséhez fontos tudni a következıket: •
A Cobra Conto Light program a vevıket egy kód alapján azonosítja. A kódot Ön adja, és számlázáskor e kód, vagy a név alapján tudja a szükséges vevıt elıkeresni. Célszerő tehát a kódot úgy megadni, hogy a keresés minél egyszerőbb legyen.
•
A vevıkód maximum hat karakter hosszú lehet (esetleg rövidebb), tartalmazhat betőket, számokat és minden egyéb karaktert, amely billentyőzetrıl bevihetı.
•
Lényeges, hogy a program a kód alapján azonosítja a partnert és nem a név alapján, tehát nem vehetünk fel két azonos kódú partnert. A kódok kialakítására a következı eljárást javasoljuk: a név elsı 3 karaktere, plusz egy háromjegyő szám, pl. a Jamaikai Trombitás Kft. esetében jam001, és
13 a Jam Session Bt. esetében jam002. A kód végén látható szám voltaképpen irreleváns, csak arra szolgál, hogy a hasonló nevő partnerek kódját megkülönböztesse egymástól. Új partner felvitelekor lehetıség szerint törekedjünk a 001-es végő kód alkalmazására! Ha a Jampec RT. felvitelekor
ismét
a
jam001-es
kódot
adnánk
meg,
a
program
figyelmeztet, hogy az adott kód már foglalt. Ekkor megtehetjük, hogy az ablak jobb felsı részén lévı Tallóz gomb megnyomásával ellenırizzük, hogy a "jam" kezdető kódok között melyik az elsı szabad szám, amelyet még nem használtunk, majd a tallózóablakból kilépve beírjuk a „jam” után a 003-at. A vevıkód képzésénél az angol abc betőit használjuk!
•
A 3 bető + 3 számjegy (esetleg 4 bető + 2 számjegy) logikáját alkalmazva számlázáskor nagyban gyorsítható az adatfelvitel olymódon, hogy a keresett partner nevének elsı 3 betőjét beírva a partnerkód rovatba, majd a Tallóz gombot megnyomva egymás alatt látjuk majd a tallózóablakban az azonos kezdető nevőeket — ezután a megfelelı partner pillanatok alatt kiválasztható. A keresést segíti, hogy név szerint is tudunk rendezni.
A partner felvitele tehát a következı lépésekben történik: 1.
Új
üzemmódot
választunk
az
ablak
jobb
üzemmódkapcsolóval, 2.
A fenti logika alapján kódot adunk a vevınek,
felsı
részén
látható
14 3.
A többi mezıt kitöltjük értelemszerően,
4.
A végén megnyomjuk a Rögzít gombot.
A program már egy kód és egy név megadása után hajlandó rögzíteni az új vevıt, a számlákon azonban a nevén kívül fel kell majd tüntetnünk a címét is. Ha megadjuk a vevı adószámát és jövedékiengedély-számát, a számlán ezek is szerepelni fognak
(tehát
ha
nem
szükséges,
ne
adjuk
meg).
Az
adószám
gomb
megnyomásával ellenırizhetjük vevınk adószámát, amelyhez internet csatlakozás szükséges. Ha hiányosan vagy rosszul adtuk meg valamely adatát, késıbb visszatérhetünk a vevı adataihoz és Módosít üzemmódban pótolhatjuk a hiányzó adatait illetve javíthatjuk, amit hibásan vittünk fel.
Árucikkek, szolgáltatások
A termékek és szolgáltatások adatainak felvitelére szolgáló ablak elérhetı a menüsorból (Törzsadatok — Termék/szolgáltatás), vagy a képernyı bal alsó részén a Törzsadatok oszlopban. Új termék vagy szolgáltatás felvitele természetesen itt is Új üzemmódban történik. Az ablak jobb oldalán lévı választógomb segítségével döntsük el, hogy terméket vagy szolgáltatást viszünk-e fel (a termékeket a program mennyiségileg és értékben nyilvántartja majd, a szolgáltatásokat nem). A termék típusú törzsadat felvétel csak megvásárolt raktárkezelés opció esetén mőködik.
15
A kódot itt is mi adjuk, szolgáltatás esetén ez legyen a szolgáltatás nevére utaló egyszerő rövidítés (pl. computeres színkeverés: kev01). kev01 Termékek (árucikkek) esetén ez az áru cikkszáma. Ha nincs meglévı cikkszám-rendszerünk, akkor a cikkszámok kialakításakor törekedjünk arra, hogy a cikkszám lehetıleg beszédes legyen (logikusan utaljon a konkrét árucikkre). A fenti ábrán pl. az 1 literes kiszereléső Xenon zománcfesték cikkszáma: f-0303-05114. 05114 Az f arra utal, hogy festékrıl van szó, a 0303-05114 a márkára (típusra) és a színazonosítóra utal. Kereséskor a kódon kívül a megnevezésre is tudunk rendezni. Töltsük ki a többi adatot értelemszerően! Az egységárat nem muszáj itt megadnunk; különösen változó, alkalmilag módosuló egységárú szolgáltatások esetén elhagyhatjuk, ez esetben a számla készítésekor kell majd megadni. Eldönthetjük azt is, hogy a felvitt egységár nettó vagy bruttó összeg (tartalmazza-e a forgalmi adót vagy sem). Az ablak jobb alsó részén lévı Mennyiségi karton gomb (Fix vagy Módosít üzemmódban) megmutatja, hogy a kiválasztott terméknek az adott évben milyen árumozgásai voltak (bevételezések és kiadások).
16
Fizetési módok A fizetési módok adatainak felvitelére szolgáló ablak elérhetı a menüsorból (Törzsadatok — Fizetési módok), vagy a képernyı bal alsó részén a Törzsadatok oszlopban. Az új fizetési módot Új üzemmódban vihetjük fel. A fizetési mód nevébe is írjuk be, hogy hány napos átutalási idıvel számoljon a program (pl. Átutalás
– 8 nap), ugyanis számlázáskor csak a fizetési módok neveit látjuk majd, ennek alapján kell majd kiválasztani a kívántat. Számlázáskor a program a kiválasztott fizetési mód átutalási idejének megfelelı
naptári napot ad hozzá a számla keltéhez, és az eredmény (dátum) beíródik a számla Fizetési határidı rovatába. Idegen nyelvő számlanyomtatási igény esetére érdemes idegen nyelven is felvenni fizetési módokat.
17
Egyéb beállítások
Billentyőzet
A fıbb egérmőveletek billentyőzet-megfelelıit a Paraméterek menü Kezelés menüpontjában találjuk. A megjelenı ablakban megtekinthetık illetve módosíthatók a funkcióbillentyőkhöz rendelt egyes funkciók.
Céglogo Paraméterek menü, Logo menüpont.
Céglogo használatához elıször is rendelkeznünk kell a logo ábrájának BMP (Windows bitmap) formátumú változatával. Kipipáljuk a Logo használata jelölınégyzetet, majd a képfájlt a Tallóz gombbal elıkeressük. A megjelenítés történhet a számla minden oldalán, vagy csak az elsı oldalon. Az
Elhelyezés legördülı menüben kiválasztható, hogy az ábra a szöveg fölött jelenjen meg (letakarja a vele egy területre kerülı szöveget), vagy alatta (egy kellıképpen halvány ábra fölött a fekete betők jól olvashatóak maradhatnak). Kedvenc mértékegységünk kiválasztása után megadjuk, hogy a kép bal felsı sarka hol
18 helyezkedjen el abban a képzeletbeli koordinátarendszerben, amelynek origója a lap bal felsı sarka, X-tengelye a lap felsı széle, Y-tengelye pedig a lap bal széle. A következıkben a kép méreteit adjuk meg. Ha az Automatikus méretezést választjuk, a kép az eredeti nyomtatási méretében fog megjelenni (ez a méret többnyire nem megfelelı, kicsinyítésre vagy nagyításra szorul). Ha az Arányos méretet választjuk, a szélesség vagy a magasság megadása után a program a kép másik dimenzióját kiszámolja, az eredeti arányokat megırizve. Amennyiben a képet vízszintes vagy függıleges irányban nyújtani akarjuk, válasszuk a Torzított méretezést! Így a szélességet és a magasságot egymástól függetlenül adhatjuk meg.
Készletek felvitele A programban a készleteket növelni (nyitó készletet és az év közben történı árubeszerzéseket) a Termék bevételezés-kiadás menüpontban lehet; a menüsorból vagy a képernyı jobb oldalán lévı téglalapra kattintva indítható a funkció.
19
Az ábrán a nyitó készlet felvitele látható. Új üzemmódban megadjuk a bevételezés dátumát, kiválasztjuk az árumozgás irányát (bevételezés), beírjuk a szöveget, amely utal az árumozgás okára (nyitó bevételezésnél pl. „Nyitó készlet”, évközi beszerzésnél pl. „Árubeszerzés”, „Vásárlás”). A Bizonylatszám mezıbe kerülhet egy beszerzés esetén a szállítói számla száma, esetleg a szállítólevél száma. Ez után visszük fel az egyes árucikkeket a következıképpen: A Cikkszám mezıbe kattintunk, majd megnyomjuk a képernyı jobb szélén látható
Tallóz feliratú gombot (vagy billentyőzetrıl: F9). F9 Ekkor megjelenik az árucikkek felvitelére szolgáló, korábban már bemutatott ablak, ahol kikeressük a kívánt árucikket és kettıs kattintással kiválasztjuk. A tallózó ablak eltőnik, a fenti ablak jön vissza, a kiválasztott árucikk cikkszámával és megnevezésével. Megadjuk a mennyiséget, valamint az áru mozgási árát (ha számla alapján vételezünk be, akkor ez az áru nettó beszerzési ára, cégünk szempontjából nézve az áru önköltségi ára). A sor végén lévı „Sor le” (
) gombbal (vagy billentyőzetrıl: F11) F11 ledobjuk,
nyugtázzuk a felvitt tételt, jöhet a következı árucikk. Felvisszük az összes kívánt árut, majd a Rögzít gombbal (vagy F2) F2 eltároljuk az anyagmozgást. Minden árumozgás ebben az ablakban kerül felvitelre, részint manuálisan (beszerzések
vagy
nem
számlázással
összefüggı
árukiadások),
részint
automatikusan (számlázás hatására beálló készletcsökkenés: a program az elkészített számlák kinyomtatásakor a számlázott árucikkeket a számlázott mennyiségben, nyilvántartási áron kiadja a raktárkészletbıl).
20
Készletmozgás javítása, sztornó Itt csak a Termék bevételezés/kiadás menüpontban kézzel rögzített árumozgások sztornójáról van szó, ugyanis a számlázás hatására bekövetkezı automatikusan létrejövı kiadási mozgásokat rendszerint magának a számlának a sztornózásával kell sztornírozni. A felvitt készletmozgások nem módosíthatók. Javításra csak oly módon van lehetıség, hogy a hibásan felvitt árumozgást sztornírozzuk, majd felvisszük helyesen. A készletmozgás sztornírozása Új üzemmódban történik. Az ablak jobb felsı sarkában lévı Sztornó gombot megnyomjuk, ekkor a megjelenı tallózóablakban ki kell választanunk a sztornírozni kívánt bevételezést vagy kiadást. A kiválasztást követıen a program a sztornózni kívánt tételt új sorszámon ismét elıállítja, de a rajta szereplı mennyiségeket megszorozza mínusz 1-gyel. Ha pl. az eredeti tételen egy áruból 4 db-ot bevételeztünk, akkor a sztornó szintén bevételezés lesz, a mennyiség pedig –4.
A számla elkészítése
21
Az Adatok menü Számlakészítés menüpontjával vagy a képernyı bal oldalán a
Számlakészítés feliratú gombra kattintva indítható a menüpont. A számla elkészítésének lépései: 1.
Vevı megadása. Ha a vevı már járt nálunk (szerepel a vevıtörzsben), akkor a Tallóz gomb (vagy F9) segítségével válasszuk ki! Ha szükséges, módosíthatjuk a címét. Ha még nem járt nálunk de szeretnénk eltárolni a vevıtörzsben, akkor a „Vevı” gomb alatt megtehetjük az elızetesen ismertetett szempontok szerint adjunk neki kódot, töltsük ki a név- és címadatait, majd folytassuk a számla felvitelét! Ha nem adunk meg vevıkódot és a vevı adatok kitöltésre kerülnek, akkor elkészülhet a számla, de a vevı nem kerül bele a vevıtörzsbe.
2.
Fizetési
mód
megadása.
A
törzsadatoknál
felvett
fizetési
módok
választhatók ki. A programban alapértelmezetten szereplı „Készpénzes” fizetési mód kiválasztása esetén a program a számla bruttó végösszegét az elıírásoknak megfelelıen kerekíti 5-tel oszthatóra. Ha a vevıtörzsben a kiválasztott vevı adatainál meg volt adva fizetési mód, a program felkínálja. Ha szükséges, módosítsuk.
22 3.
Dátumok megadása. A teljesítés és a számla kelte mezıkben a program a Paraméterek menü, Mőködés menüpontnál szereplı ún. moduldátumot kínálja fel. Ez a dátum az alapbeállítás szerint követi a számítógép naptári dátumát. A Fizetési határidı mezı a számla keltéhez hozzáadott annyi naptári nap lesz, amennyi a kiválasztott fizetési mód adatainál meg lett adva.
4.
A számla tételeinek felvitele. Elıször a Kód mezıbe kattintunk. Ha tudjuk a kívánt áru vagy szolgáltatás kódját/cikkszámát (vagy annak legalább az elejét), írjuk be, majd nyomjuk meg az ablak alsó sorában a tallóz gombot (vagy F9)! F9 A kívánt tétel a tallózóablakban kettıs kattintással választható ki. Ha szükséges, a tallózóablakban Új üzemmód kiválasztása után új terméket vagy szolgáltatást is felvihetünk és rögzítés után azonnal ki is választhatjuk mint számlázandó tételt. Megadjuk a számlázandó mennyiséget és egységárat. Ha az adott szolgáltatásnak nincs értelmezhetı mennyisége (pl. jogi képviselet díja), a mennyiséghez egy 1-est írjunk! Ha a törzsadatoknál nem volt egységár ill. Szj/Vtsz megadva, úgy azt most kell megadnunk. Az egységár mindig abban
a
pénznemben
értendı,
amelyik
az
aktuális
számlatömb
tulajdonságainál meg lett adva (l. 29. o.) Ha végeztünk egy árucikk vagy szolgáltatás felvitelével, a sor végén lévı „Sor le” (
) gombbal (vagy
billentyőzetrıl: F11) F11 ledobjuk, nyugtázzuk a felvitt tételt, jöhet a következı tételsor. A számlára felvihetünk ún. megjegyzéssorokat is. Ezek a számlázott tételek közt vagy azok végén szereplı szöveges sorok, szerepüket tekintve az elıttük álló tétel(eke)t részletezik, pontosítják. Az ilyen sorok felviteléhez a tételsor Megnevezés mezıjébe írjuk be a kívánt szöveget, és a többi mezıt üresen hagyva dobjuk le a sort. 5.
Megjegyzés.
Ha
a
számlaállományok
felügyeleténél
(l.
12.
oldal)
megadtunk megjegyzésszöveget, a program felkínálja. Ha szükséges, bármely számlán módosítható, részben vagy teljes egészében törölhetı.
Devizás számla készítése A programban lehetıség van devizás számlák kiállítására. Ehhez devizanemenként külön
számlaállományokat
kell
létrehoznunk.
A
számlatömbök
beállításai
fejezetnél már ismertetett módon létrehozunk egy újabb számlatömböt, az állomány nevénél és a számlaszám elıtagnál is érdemes utalnunk a devizanemre
23 pl.: „Eurós számlák 2008”, a számlaszám elıtag pl. „EU”. A devizanemnél feltétlenül a használni kívánt devizanem hárombetős MNB-kódját (pl. EUR) kell megadni.
Devizás számla készítéséhez meg kell adnunk deviza árfolyamot a Törzsadatok /
Árfolyam menüpontban. Új üzemmódban érvényességi dátum megadásával fel kell vennünk a kiválasztott devizához árfolyamokat: eladási, vételi, MNB közép. Ezek közül a program azt alkalmazza amelyiket a Paraméterek / Mőködés ablakban megadtunk. A törzsadatokban nem szereplı devizanemet az Új deviza gomb ablakban vehetünk fel.
A számla elkészítésének módja megegyezik a normál számla készítésének lépéseivel.
24
Az adatok felvitelekor természetesen az árakat mindig euróban kell megadnunk. Devizás számlák készítésekor a vevıadatoknál (uniós vevı esetén) a vevı uniós adószámát kell megadnunk (belföldi értékesítés esetén a vevı adószáma akkor se legyen uniós, ha egyébként van neki olyan). A programban mőködı automatizmus ekkor a saját adószámunkat is uniós formátumban jeleníti meg a számlán.
25
Számlák nyomtatása, javítása, sztornózás
A nyomtatás és következményei
Mivel a számlák csak a kinyomtatás pillanatától kezdve minısülnek pénzügyi bizonylatnak, ezért az elkészült (a Rögzít gombbal eltárolt) de nyomtatóra még nem nyomtatott számlák szabadon módosíthatók. A számla képernyıre történı nyomtatása ilyen értelemben tehát nem minısül nyomtatásnak. A nyomtatóra történı kinyomtatáskor a számla elvégzi a számlázott áruk készletcsökkentését (kiadás mozgásnemő tétel keletkezik a raktári nyilvántartásban) és Nyomtatott státuszt kap (a számlakészítı-ablak bal felsı sarkában kipipálódik a „Nyomtatott” státuszjelzı). Ha ezt követıen a számlát ismét kinyomtatjuk, a számla aljára rákerül a „Másolat” felirat. A számla a Rögzít gomb megnyomásakor azonnal megjeleníti a nyomtatás indítására szolgáló dialógablakot. A Tartomány mezıben egyszerre több egymást követı számla nyomtatását is kezdeményezhetjük. Kiválasztható, hogy a számlára rákerüljenek-e a számlázott árucikkek cikkszámai, megadhatjuk, hogy hány példányban
kérjük
a
nyomtatást.
A
Kezdı üres sorok száma
mezıben
megadhatjuk, hogy a lap felsı széle és a számla fejléce között hány üres sort hagyjon ki a program (amennyiben fejléces papírra nyomtatunk, esetleg a késıbb ismertetett eljárással céglogót helyezünk a számlán a lap tetejére). Kiválasztható a nyomtatás nyelve (csak devizás számláknál érdekes). Ugyanitt választhatjuk ki,
26 hogy rögtön nyomtatóra küldjük a számlát, vagy elıször a képernyın szeretnénk megtekinteni a számla nyomtatási képét.
A számla módosítása, javítás Ha még nem nyomtattuk a számlát, a módosításokat — értelemszerően — Módosít üzemmódban végezhetjük el. Egyszerően kijavítjuk a módosítani kívánt adatot, majd megnyomjuk a Rögzít gombot. Ha egy tételsort (a számlán lévı árucikket vagy szolgáltatást) törölni szeretnénk a számláról, elıször kattintsunk az egérrel a kérdéses sorra, majd a billentyőzeten nyomjuk meg a Delete (vagy Del) billentyőt.
Sztornószámla elkészítése A számla az elsı nyomtatást követıen semmilyen tekintetben nem módosítható. Ilyen esetekben egyetlen lehetıségünk a számla sztornózása, majd ismételt elkészítése, immár helyes adatokkal. 1.
Új üzemmódot választunk.
2.
A számlaablak alsó sorában megnyomjuk a Korábbi feliratú gombot. A program ekkor megkérdezi, hogy az új számla egy korábban elkészült másik számla másolata vagy sztornója lesz-e. A sztornót választjuk.
27 3.
Megjelenik a számlák tallózóablaka, ahol kikeressük és kiválasztjuk a sztornózni kívánt korábbi számlát.
4.
A program ekkor megismétli a korábbi számlát, de a mennyiségeket lecseréli azok mínusz 1-szereseire (a nyomtatáskor keletkezı kiadás mozgásnemő anyagmozgási tételen is negatívak lesznek a mennyiségek, a készlet tehát növekedni fog). A program továbbá hivatkozást helyez el a számla
utolsó
tételsorába:
pl.
„N1-000003/01
számú
számla
érvénytelenítése”. 5.
Ha a számla kelte és a teljesítés dátuma nem megfelelı, módosítjuk.
6.
Lerögzítjük és kinyomtatjuk a sztornószámlát.
7.
A helyesbítı számla felviteléhez nem kell az eredeti számla adatait, tételsorait ismét kézzel bepötyögni, hanem: Új üzemmódban rákattintunk a Korábbi feliratú gombra, de az elıugró ablakban most a korábbi számla
másolatát választjuk. 8.
A számlák tallózóablakában kiválasztjuk az eredetileg (téves vagy hibás adatokkal) felvitt számlát.
9.
A tételsorokban kijavítjuk a mennyiségi egységeket negatív elıjelőre, majd felvisszük a jóváírni kívánt tételsor(oka)t
10. Fel kell venni még egy tételsort hivatkozva a helyesbítendı számla sorszámára. Pl: „N-000001 sorszámú számla módosítása”.
11. Lerögzítjük és kinyomtatjuk a számlát.
Lekérdezések, listák
28 A Cobra Conto Light programban lévı listákat a menüsor Listák menüpontja alatt vagy a képernyı középsı és alsó részén találjuk. Mindegyik lista nyomtatható nyomtatóra, képernyıre vagy TXT formátumú fájlba. •
Számla adatok: az elkészült számlák fıbb adatai sorszámtól sorszámig, tételes vagy összesítı változatban. Választható, hogy csak a nem nyomtatott számlákról kérünk tételes listát.
•
Áfalista: adott idıszakra lekérhetı lista a számlák adóalapjáról és százalékkulcsonkénti
forgalmi
adójáról
tételes
vagy
kivonatos
az
árucikkek
változatban. •
Naplólista:
a
készletmozgásokról
kérhetı
lista
mennyiségével és mozgási értékével, tételesen, sorszámtól sorszámig. •
Kartonlisták: sorszámtól sorszámig lekérhetı lista egy vagy több áru készletkartonjáról
(minden
készletváltozásáról),
tételesen
vagy
kivonatosan. •
Leltárlista: árucikkek érték- és mennyiségi készletérıl lekérhetı lista, választhatóan utolsó áron vagy átlagáron.
Finomhangolás: ini-fájlok Az
INI-fájlok
voltaképpen
szöveges
dokumentumok,
amelyek
a
program
mőködésére vonatkozó beállításokat tartalmaznak. A nevük végén lévı "INI" kiterjesztésükrıl kapták a nevüket, az ikonjuk így néz ki: . Ha a Windows Intézıben találkozunk ilyennel, a „Típus” oszlopban azt látjuk, hogy ez a fájl „konfigurációs beállítás”. Ha duplán rákattintunk egy ilyenre, a Windows Jegyzettömb elindul és elolvashatjuk vagy módosíthatjuk a tartalmukat. A módosítás hatására valamely program (esetünkben a Cobra Conto Light) mőködése valamilyen tekintetben módosul. Egyetlen olyan INI-fájl van, amely a Cobra Conto Light mőködése szempontjából lényeges és publikus beállításokat tartalmaz: a CCLIGHT.INI. A CCLIGHT.INI helyének maghatározásához csak annyit kell tudnunk, hogy a Cobra Conto Light program fizikailag hol található, ugyanitt lesz az INI-fájlunk is. Keressük meg a Windows munkaasztalon a Cobra-ikont, amellyel indítani szoktuk a programot. Kattintsunk rá a jobb egérgombbal, majd a megjelenı menübıl válasszuk ki a Tulajdonságok menüpontot! A megjelenı ablak Parancsikon feliratú regiszterfüle alatt találunk egy Kezdet feliratú sort, mellette a programot munkamappájának elérési útjával. Ebben a mappában találjuk a Cobra Conto Light programot, valamint a CCLIGHT.INI fájlt.
29 A Windows Intézı segítségével keressük meg és indítsuk el! A megnyíló Jegyzettömb-ablakban a következı sort módosíthatjuk: ;DEF_TERMEKTIPUS=1 A fenti sorral azt lehet beállítani, hogy új terméknek vagy szolgáltatásnak a törzsadatok közé való felvitelekor a program a „termék” vagy a „szolgáltatás” típust kínálja-e fel. Ha az egyenlıségjel után 1-es áll, akkor szolgáltatást, ha 2-es, akkor terméket kínál fel a program (a felkínált típus természetesen módosítható, csak azt kell mérlegelnünk, hogy nálunk melyik a gyakoribb tételtípus). A fenti sort csak akkor veszi figyelembe a program, ha a sor elejérıl töröljük a pontosvesszıt, mentjük a változtatásokat (Fájl menü, Mentés), és újraindítjuk a Cobra Conto Light programot.
Karbantartás A program önmagában különösebb karbantartást nem igényel. Természetesen melegen ajánlott rendszeresen menteni adatainkat, és néha frissíteni a programot a legújabb verzióra.
Adatmentés A Cobra Conto Light program önmagában nem tartalmaz adatmentı (archiváló) funkciót. E célra használhatjuk a vásárláskor kapott telepítılemezrıl installálható Conto
Adatmentı
(CAM)
segédprogramot.
Elınye,
hogy
mentés
elıtt
konzisztenciaellenırzést is végez az adatainkon, valamint tömöríti is azokat, hátránya, hogy alapértelmezésben ugyanarra a meghajtóra ment, amelyen az adataink vannak (tehát ha maga a meghajtó omlik össze, akkor nem vagyunk vele kisegítve). Archiváláskor használhatunk tömörítıprogramokat is (ARJ, ZIP, RAR stb.). Bár a CobraContoLight programmal rögzített adatok nagyon ritkán haladják meg a néhány
MB-os
méretet,
ha
szükséges,
tömörítéssel
kb.
80-85%-os
méretcsökkenést is elérhetünk. Javasoljuk, hogy a nagyobb adatbiztonság érdekében külsı eszközre történjék az adatmentés (olyan adattárolóra, amely fizikailag is eltávolítható a számítógépbıl), pl. CD-re írás, USB kulcsra, ZIP- vagy JAZ-drive-ra, szalagos meghajtóra való mentés már megfelelı adatbiztonságot jelenthet. A floppy-lemezre való mentéseket nem javasoljuk. A programkönyvtárat (C:\CCL mappa) teljes egészében mentsük, helyének megállapítása a következı: Az elızı fejezetben (Finomhangolás: INI-fájlok) ismertetett módon megállapítjuk a program munkakönyvtárát. Ebben a mappában
30 található egy CONTO.INI nevő fájl; megnyitjuk, megkeressük a DBPATH bejegyzést. E bejegyzés mellett, egy egyenlıségjel után találjuk az adatbázis elérési útját.
Programfrissítés A Cobra Conto Light programnak két-háromhavonta elkészül egy-egy újabb verziója. Érdemes a programot idınként frissíteni, részint az esetlegesen bekövetkezı jogszabályváltozások követése miatt, részint pedig mert az újabb verziókban fejlesztıink olyan kisebb javításokat, módosításokat is végeznek, amelyektıl a program mőködése stabilabb, gyorsabb lehet. A legfrissebb verziók ingyenesen letölthetık a www.cobra.hu honlapról. Ha Ön szeretné tudni, hogy az Önnél futó Cobra Conto Light programnak mi a verziószáma, akkor a Segít menü Névjegy menüpontja alatt a második sorban megnézheti. Ügyfélszolgálatunkon (06-1/577-0111) tájékoztatást kaphat arról, hogy az ön programjának létezik-e már frissebb verziója.
Évnyitás Az évnyitást értelemszerően év végén vagy az új év legelején célszerő elvégezni, amikor elızı évi keltezéssel már nem készítünk számlát, és anyagmozgás sem várható (pl. elızı évi beszerzés). Az évnyitás megkezdése elıtt célszerő a teljes adatbázist menteni, vagy legalább egy másolatot készíteni róla. Maga az évnyitás két lépésben zajlik: új számlatömböt hozunk létre, és a raktárkészletek évnyitásához elindítjuk az évnyitás funkciót. Az új számlatömb neve lehet mondjuk „2008-as számlák”, vagy valami ehhez hasonló. Az új számlatömb létrehozásáról a Fıbb beállítások, paraméterezés fejezet Számlatömbök beállításai c. alfejezetében olvashat (10. oldal). A raktárkészlet évnyitását három féle módon tudjuk elvégezni a programból, az
Adatok / Évnyitás menüpontban. Az Évnyitás hatására a raktárban a cikkek készletadatai maradnak meg az elızı év során rögzített készletmozgások elvesznek, ugyanezt lehet Újra könyveléssel kérni, ekkor a program újra számolja a mozgásokat. A Teljes törlést csak akkor válasszuk ha nincs szükségünk a könyvelés szerinti készlet adatokra.
31
Gyakran Feltett Kérdések • Egy másik számlázó- és/vagy raktári szoftverrıl állok át a Cobra Conto Light programra.
Partnertörzsem,
programban,
vagy
cikkszámaim
Excel-formátumban
megvannak vagy
egyéb
fájlban,
az
elızı
használható
vagy
használhatatlan formátumban. Át lehet konvertálni a meglévı adatokat, vagy újra be kell gépelnem az egészet? Szinte minden adatot át lehet konvertálni. A partner- és árucikk-adatok konverzióját érdemes egy tétel cobrából történı exportjával kezdeni (az export- és importfunkciók az Adatbázis mőveletek menüpont alatt találhatók), az exportot el lehet végezni úgy is, hogy a program az elsı rekordban a mezıneveket (fejléc) is exportálja. A külsı adatokat az így kapott formátumra kell átalakítani, ezután elvégezhetı az adatimport. Ha kérdése van, a részletekrıl értekezzen konzulens kollégáinkkal. • Tudok-e
vonalkódolvasót
használni
a
számlázáskor
vagy
a
termékek
bevételezésekor? Igen, sıt: a program nemcsak arra képes, hogy a vonalkód-olvasóval beolvasott cikkszámok alapján azonosítsa az árucikkeket, hanem képes a vonalkódokat is kinyomtatni etikettcímkékre, amelyeket az árucikkekre lehet felragasztani. A részletekrıl érdeklıdjön ügyfélszolgálatunkon. • Túl lassan nyomtatódnak a számláim, vevıim idegbajt kapnak, rólam nem is beszélve. Mit tegyek? Ön valószínőleg mátrix- (tős) nyomtatót használ, és mivel a Cobra Conto Light program alapértelmezésben grafikus üzemmódban nyomtat, a nyomtatási idı a mátrixtechnológiából adódóan drámaian megnıhet. A nyomtatás elindítása elıtt a nyomtatást indító dialógablakban a „Nyomtatóra” jelölınégyzet alatt pipálja ki a „Karakteres” jelölınégyzetet, az eredmény magáért fog beszélni. Tintasugaras nyomtatókon
is
csökkenthetı
valamelyest
a
nyomtatási
idı
a
karakteres
nyomtatással, kivéve a Hewlett–Packard (HP) nyomtatókat. HP nyomtatóra soha ne nyomtasson karakteres üzemmódban! Célszerő a nyomtatón lévı gombokkal a nyomtatási minıséget „Draft”-ra állítani, ezzel tovább csökken a nyomtatási idı.
32 Villámgyors számlanyomtatást érhet el (kb. 8-10 mp/számla!), ha Star DP8340-es típusú blokknyomtatót használ. A részletekrıl érdeklıdjön ügyfélszolgálatunkon! • Tudok-e a Cobra Conto Light programmal árajánlatot, pro-forma számlát, szállítólevelet, rendelés-visszaigazolást, megrendelést stb. készíteni? Nem. A fenti bizonylatok, nyomtatványok azonban mind elkészíthetıek egy másik termékünkkel, a Cobra Conto Win+ nevő ügyviteli programcsomaggal. Ez egy moduláris felépítéső programcsomag, amelyre bármikor áttérhet a Cobra Conto Light programról. A programcsomagról részletes információt a www.cobra.hu honlapunkon talál, az áttérés feltételeirıl érdeklıdjön ügyfélszolgálatunknál (061/577-0111). • Lehet-e a Cobra Conto Light programot egyszerre többen is használni? Igen.
A
hálózatos
telepítés
anyagi
és
technikai
feltételeirıl
érdeklıdjön
ügyfélszolgálatunkon. • Képes-e
a
Cobra
Conto
Light
program
nyilvántartani
a
számláim
kiegyenlítéseit? Nem, ilyen célra is a Cobra Conto Win+ programcsomagunkat ajánljuk.
Elérhetıségeink Cobra Computer Kft. 1134 Budapest, Róbert Károly krt. 59. Programlicencel kapcsolatos ügyintézés: Tel: 06-1/577-0100 Fax: 06-1/577-0198 Telefonos segítségnyújtás: 06-90-180-180 percdíj: 120 Ft+ÁFA, az elszámolás másodperc alapú, a telefonszám üzemeltetıje: Cobra Computer Kft. Internet: www.cobraconto.hu E-mail:
[email protected]
