Folyóiratok, időszaki kiadványok A fejlesztés kezdeti fázisában nagy dilemmát jelentett, hogy a különféle könyvtárak (elsősorban a közművelődési könyvtárak és szakkönyvtárak) sok esetben igencsak eltérő igényei hogyan valósíthatók egy egységes és szabványos kezelőfelület kialakításával. Végül az a döntés született, hogy a Szikla Folyóirat Modul adatfelviteli űrlapja a jól ismert MSZ 3424/2-82 számú (időszaki kiadványok bibliográfiai leírása) szabványra épül. Logikailag egy konkrét folyóirat teljes leírásának adatai 3 csoportba sorolhatók: 1. törzs adatok A törzsadatok azok, amelyek az egyes folyóiratok esetében – akár éveken át – azonosak és változatlanok. Pl. a folyóirat címe, periodicitása, ISSN száma, kiadója, stb. 2. füzet adatok Az egyes füzetek adati elsősorban a számozási adatcsoportot jelentik: pl. évfolyam, szám és megjelenés ideje. Ezek tehát számonként változnak, de egy adott szám minden példánya esetében azonosak. 3. példány adatok Végül a példány adatok azok, amelyek minden egyes folyóirat-példány esetében eltérőek lehetnek: pl. leltári szám, vonalkód, beszerzési adatcsoport és raktározási adatcsoport. Ez a tagolás mind az adatfelvitelben, mind pedig az adattárolásban praktikus lenne, hiszen így biztosítható, hogy az egyes folyóirat-példányokban meglévő azonos adatokat ne kelljen többszörösen rögzíteni. Az MSZ űrlapja azonban ezt a tagolást nem támogatja – hiszen nem is egy informatikai megvalósítást specifikál. Az adattárolás tehát példányonként történik, ugyanakkor az űrlap kitöltésének támogatása (főként a kardex funkcióban) a fent vázolt 3 lépcsős szerkezetet valósítja meg. Az űrlap tehát egységes, a funkciók és a támogatás módjai azonban nagyon különböznek az egyes leírási típusok esetében. Egészen más űrlapkitöltési módszer és mélység választható az eltérő folyóirat-feldolgozási módszerek között. Két dolgot is mérlegelnünk kell a logika és a módszer helyes megválasztása előtt: 1.) Csoportosítás Először is el kell döntenünk, hogy a folyóiratokat példányonként, számonként, címenként (törzsadatonként), tékázva vagy bekötve kívánjuk-e rögzíteni. (Itt még egyszer szeretném megemlíteni, hogy az MSZ fölépítése példányonként teljes leírást ír elő.)
1
2.) Mélység A másik szempont, az ún. adatmélység: megkülönböztetünk adminisztratív adatrögzítést és bibliográfiai adatrögzítést. Erről nehéz általánosságban beszélni, hiszen a döntés kimenetele függ a könyvtár típusától, feladatkörétől, az egyes folyóiratok korától, periodicitásától, szaktudományos kompetenciájától, stb. Csak példaként tudom megemlíteni, hogy egészen más mélységben szükséges a leírásokat elkészíteni, ha pl. ritka, régi, irodalmi folyóiratokat rögzítünk. Ilyenkor a visszakereshetőség a címleírás minden egyes adatmezőjére feltételezhető. Más a helyzet pl. az aktuális napilapok kardexelésre egyszerűsített adminisztrációjával, ill. a „részdokumentumok” szerinti leírásnál, amikor pl. a folyóiratokat lényegében cikkenként rögzítjük, a folyóiratok adataira pedig csak mint forrás információkra hivatkozunk. Különösen nehéz a dolgunk, ha egy könyvtáron belül mind a csoportosítás, mind pedig az adatmélység tekintetében többféle leírási módszert szükséges alkalmaznunk. (Ezért alkalmazzák sokan pl. azt a módszert, hogy a bekötött folyóiratokat évfolyamonként – a kötésnek megfelelően összefoglalva – egy leírásban a könyv űrlapon rögzítik.)
Adatfelviteli űrlap Itt elsősorban azokról a mezőkről teszünk említést, amelyek a szabványban nem szerepelnek, vagy alkalmanként eltérő jelentéssel (is) használatosak, ill. amelyek megfelelő kitöltése a modul egészén működés szempontjából kritikus. Cím és szerzőségi közlés Szabvány szerint. (A továbbiakban: szsz.) Kiegészítő megjegyzések: A különszámok jelölésének leggyakoribb helye az alcím vagy egyéb cím. Pl. Nők lapja : ádventi különszám : nagy ünnepi készülődés Egyszerűsített üzemmódban EBA adatok táblázata F8 funkcióbillentyűvel nyitható, azonban a könyvek leírásával ellentétben megengedhető, hogy a szerzőségi adatok csak a szerzőségi közlésben szerepeljenek (ritka keresendő adatok), vagy akár teljesen elhagyhatók. A folyóiratok esetében a szerzőségi adatok (pl. lapkiadó, szerkesztők, stb.) viszonylag gyakran változnak, kardexnél csak ritkán indokolt kitölteni! Törzsszám Ugyan az MSZ a korábban említett 3-as logikai tagolást nem alkalmazza, az egyes mezőket mi mégis ezen csoportosítás szerint fogjuk tárgyalni, hiszen a program bizonyos funkcióiban erre az értelmezésre épül. A törzsszám tehát egy folyóirat törzsadatainak az azonosító száma. A törzsszám mindig betűjelzet nélküli pozitív egész (arab) szám. Ebben a mezőben a számjegyeken kívül nem használható semmilyen más karakter (sem betű, sem pont, sem szóköz, sem kötőjel, stb.) Fontos, hogy az egyedi megoldások gyakorisága és az adatkonverziókból származó eltérő szabályalkalmazások miatt a törzsszám mezőnek az előírástól eltérő kitöltését is 2
megengedi a program. Ez a gyakorlat azonban működésképtelenséget vagy legalábbis a dokumentációban részletezettől jelentősen eltérő működésmódot eredményezhet! Enter vagy F8 funkcióbillentyűvel az űrlapra kérhető az adott törzsszámhoz tartozó folyóirat következő füzetének adatai. Nagyon fontos tudni, hogy a program a törzsszám szerinti keresésénél az évfolyam mezőt is figyelembe veszi. Ha az évfolyam mezőt üresen hagyjuk, akkor mindig a legutolsó évfolyamot keresi a program. Leginkább évváltáskor lehet arra szükség, hogy a korábbi évfolyamból érkeztessünk, ilyenkor az évfolyam mezőt is ki kell tölteni. Gyakori hiba, hogy kitöltött űrlapon írjuk át a törzsszámot, ilyenkor az évfolyam mező kitöltve marad és így előfordulhat, hogy a törzsszám szerint keresett folyóiratnak nem a legújabb évfolyamát vesszük elő. Javasoljuk tehát, hogy a törzsszám szerinti űrlapkitöltést mindig üres űrlapon végezzük el, tehát mindig előzze meg a menüből elérhető „Mezők törlése”! Az űrlapkitöltéskor alapvetően az utolsó rögzített füzet adati használatosak. Az adatmezőket (főként a példány adatcsoport mezőit) a rögzítés előtt aktualizálni szükséges. Egyedül a számozás adatcsoport mezőit változtatja a program automatikusan. Ennek módja beállítható a „Konfiguráció kezelőben”, a „Folyóirat” fülön, a „Számozási adatok kitöltése a periódus alapján” pipával. Amennyiben ezt a beállítást nem használjuk, úgy a program az évfolyam mezőt változatlanul hagyja, a szám mezőt lépteti, a dátum mezőket pedig a napi dátum alapján tölti ki. Ilyenkor az évváltásokat (az évfolyamok év végi léptetését és a számok újraindítását) manuálisan kell elvégezni. A „Számozási adatok kitöltése a periódus alapján” pipa beállítása esetén a számozási adatcsoport kitöltése pontosan a periodicitás mező tartalma szerint történik, függetlenül például az érkeztetés dátumától. Ebben az esetben az évváltások is automatikusan történnek. Azokban (az egyébként megengedett) egyedi esetekben, amikor a periodicitás mező csak a periódust tartalmazza, a számozási adatok kitöltése az előző szám adataival, a szám mező léptetésével és a rendszeridő alkalmazásával történik.
3
Megrendelt darabszám A több példányban rendelt folyóiratok esetében a hiány a kardex táblázatban és a hiánylistában ennek a mezőnek és a példány adatok blokkjában szereplő beérkezett darabszám mezőnek a különbségéből számítódik. A lap jellege Ennek a mezőnek elsősorban az a szerepe, hogy a folyóirat adatbázist olyan alegységekre tagolja, amelyeket a leírás szerkezetében, mélységében, csoportosításában, a keresésben, a megjelenítésben, ill. a hozzáférésben eltérő módon kívánunk kezelni. A 3 legáltalánosabb tagolás 1.) műfaj: pl. szakfolyóirat, tudományos ismeretterjesztő, hobbi, politikai, stb. 2.) csoportosítás: pl.: kardex, évkönyvek, tékázott, bekötött, stb. 3.) hozzáférés vagy technológia: pl. muzeális, elektronikus, bibliográfia, saját, jogvédett, stb. A lap jellegére vonatkozóan egyedi beállítások tehetők. pl. külön kereshetők, néhány, a megjelenítésre vonatkozó szabály is beállítható hozzájuk, pl. csoportos megjelenítés, megjelenítendő adatok szabályozása, elektronikus csatolmányokhoz történő hozzáférés, stb. Ezen beállítások egy része – az eddig felmerült kérések speciális volta miatt – nagyrészt 4
nincsenek kivezetve a kezelőfelületekre, ezért javasoljuk, hogy a „Lap jellegére” vonatkozó beállítások elvégzéséhez kérjék az ügyfélszolgálat segítségét. Nyelv A többnyelvű folyóiratok esetében a nyelvek vesszővel tagolva felsorolhatók. Periodicitás A periódus mező használata függ attól, hogy a hiánykezelésre milyen módszert alkalmazunk. Kisebb könyvtárakban, ahol kevesebb folyóirat előfizetésére van lehetőség, ott a program kardex funkciójával a beérkezések könnyen és jól áttekinthető módon nyomon követhetők. Ebben az esetben a periódusnak kizárólag tájékoztató funkciója van: F5 – napi F6 – heti F7 – kéthetente F8 – havi F9 – kéthavi (F10 – menüsorra ugrás) F11 – negyedéves F12 – rendszertelen Azokban a könyvtárakban azonban, ahol a folyóiratok kezelése leginkább kardexeléssel történik, a folyóiratok száma pedig kellően nagy ahhoz, hogy a beérkezéseket pusztán a kardexlapokon követni lehessen, alkalmazható az un. hiánykezelés funkció. Ez beállítható a „Konfiguráció kezelőben”, a „Folyóirat” fülön a „Hiánykezelés funkció használata (beérkezések figyelése a periodicitás alapján)” pipával.
Ennek lényege, hogy a beállított periódus alapján a program minden egyes szám (füzet) beérkezését napra pontosan kiszámolja és tárolja. A hiánykezelés funkció használata során az űrlapon a periodicitás mezőben a peridus mögött a következő szám adatai, a törzsszám, az évfolyam, a szám és a beérkezés várható dátuma is látható az alábbi szintaktika szerin: periódus <pontosvessző> <szóköz> következő szám várható beérkezésének dátuma (össz. 11 karakteren, hónap és nap 2-2 karakteren, balról ’0’-kal feltöltve)
törzsszám évfolyam (pont nélkül) következő szám (pont nélkül) 5
A periódus mező az aktuális dátum és a periódus alapján automatikusan kitöltődik, de a megfelelő szintaktika betartásával(!) szabadon módosítható. A program a „Hiány” menüpontban elérhető funkcióval bármikor képes az elmaradt beérkezéseket egyetlen táblázatba kigyűjteni:
Mint már említettük, a hiánykezelés csak akkor működik, ha az a Konfiguráció kezelőben be van kapcsolva. Fontos tudni azonban, hogy a bekapcsolt hiánykezelés esetében sem kötelező minden folyóiratnál alkalmazni ezt a megoldást. Amennyiben vegyesen használjuk a kardex és a retrospektív folyóirat feldolgozást, ez utóbbiaknál megtehetjük, hogy a periodicitás mezőben nem tüntetjük fel a következő számok adatait, kizárólag a periódust. Ha a program automatikusan kitölti, akkor az a rögzítés előtt manuálisan kitörölhetjük. Évfolyam Az évfolyamot mindig arab számmal kell beírni, és utána pontot kell tenni. (Tájékoztatási szempontok miatt illik az „évf.” rövidítést is mögé írni.) Pl.: 69. évf. Az évfolyam mező kitöltése mindig kötelező! Néha előfordul, hogy a folyóiraton nincs kifejezetten évfolyam, csak évszám, ilyenkor az évszámot kell feltüntetni évfolyamként. Pl.: 2014. évf. Folyóiratok esetében az elsődleges „főforrás” a borító. A megfelelő számozási adatok azonban sok esetben csak a belső oldalakon vannak feltüntetve. (Pl.: National geographic Magyarország, a számozás a borítón nem, csak a tartalomjegyzék fejlécében található meg.) Szám A számot mindig arab számmal kell beírni, és utána pontot kell tenni. (Tájékoztatási szempontok miatt illik az „szám”szöveget is mögé írni.) Pl.: 23. szám 6
Az szám mező kitöltése mindig kötelező! Néha előfordul, hogy a folyóiraton a számozásra csak a dátum és a periódus alapján lehet következtetni. (Pl. egy havilap esetében, ha a folyóiratban a számozásról csak annyi adat látható, hogy „2013. október”, akkor a szám mezőbe azt kell írni, hogy „10. szám”.) Összevont számok Az összevont számok esetében a számokat kötőjellel szóközök nélkül kell beírni. Pl.: „5-6. szám”. Ha több számot is összevontak, akkor az összevont számban szereplő első és utolsó számot kell kötőjellel beírni. Pl.: „5-7. szám”.
Fontos, hogy az év végi és az év eleji számok nem vonhatók össze a szám mezőben! Az ilyen eseteket úgy kell rögzíteni, mintha a számok önállóan jelentek volna meg, de a megjegyzés mezőkben fel kell tüntetni az összevonás tényét.
Évszám, Hónap, Nap Ezek az adatok a számozási adatcsoport részei, kitöltésük abban az esetben kötelező, ha folyóiraton a számozás naptári adatokkal történik. Pl. 2013. októberi szám Fontos, hogy a számozási dátum nem feltétlenül azonos megjelenési dátummal és végképp nem feltétlenül azonos a beérkezés dátumával. Ezen adatok számára külön adatmezők állnak rendelkezésre. Terjesztő adatai Ennek a mezőnek kettős funkciója van. Használható arra, hogy a megrendelés vagy reklamáció esetén a könyvtárost segítse az eligazodásban. Ilyenkor valóban a terjesztő elérhetőségit tüntetjük fel, címet, webcímet, email címet vagy telefonszámot. Meggondolandó, hogy a tájékoztatás szempontjából inkább releváns információ az olvasói reflexiókhoz használható a lapkiadó vagy a szerkesztőség ügyfélszolgálatának elérhetőségei, esetleg az elektronikus változat webcíme.
7
Megjegyzés Megjegyzés mezőből kétféle van az űrlapon. A „fölső” megjegyzés mező egyaránt használható a „törzsadatokhoz” kapcsolódó, ill. az egyes „füzetekhez” kapcsolódó megjegyzések feltüntetésére. Azt kell tudni róla, hogy kardexelésnél automatikusan kitöltődik az előző számhoz írt megjegyzés adatival, így amennyiben az szám-specifikus megjegyzés volt, úgy azt szükség esetén törölni kell, pl. számösszevonásra vonatkozó megjegyzésnél. A példányok adatcsoportjában található (alsó) megjegyzés mezőbe a példány(ok)ra vonatkozó megjegyzéseket kell írni. Pl. rongált, elveszett. A folyóiratoknál nincs selejtezés, tehát az elveszett számokat itt szokták jelezni. (A folyóiratok törléséről, a tékázásról és a bekötésről a későbbiekben fogunk szólni.)
Tárgyszó A tartalmi feltárásról egy egészen önálló fejezetben értekezünk. Itt most csak egy általános elvet szeretnénk megismételni, amely a folyóiratokra – mint gyakran hierarchizált leírású bibliográfiai egységre – különösen is igaz lehet: A tárgyszavakat mindig a hierarchia alján elhelyezkedő bibliográfiai egységhez kapcsolódóan kell kitalálni és ahhoz kapcsoltan kell leírni. Az általánosító, ill. összefoglaló tartalmú tárgyszavakat csak akkor írjuk az összefoglaló bibliográfiai egységekbe, ha nem használunk (és a későbbiekben sem kívánunk bevezetni) hierarchikus tezauruszt. Ez a folyóiratok esetében röviden annyit jelent, hogy amennyiben a folyóiratainkban megtalálható cikkekről is készítünk bibliográfiai leírásokat és azon belül tartalmi leírást, akkor a tárgyszavakat az egyes cikkekhez kell megválasztanunk és illesztenünk, nem pedig a cikkeket összefoglaló folyóiratokhoz. Leltári szám A leltári számnak a folyóiratok esetében alapvetően más szerepe van, mint pl. a könyvek esetében. A leltári szám itt elsősorban a kölcsönzést segíti. Fontos, hogy amennyiben mégis használunk leltári számot úgy azt megkülönböztető, bevezető betűjellel tegyük. Pl. F100. A bekötött folyóiratokkal más a helyzet, ezek a legtöbb könyvtárban még akkor is leltári számot kapnak, ha egyébként a folyóirat számok nem. Fontos, hogy itt is használjunk megkülönböztető betűjelzetet! (Az a gyakorlat is megfontolandó, hogy a bekötött folyóirat 8
sok könyvtárban könyvként szerepel, leginkább amiatt, hogy ezek mind adminisztrációs, mind pedig informatikai szempontból a kardexelés platformjától megkülönböztetett „helyen” tárolódjanak.) Amennyiben van olyan folyóiratunk, amelyet több példányban is rendelünk, leltári számot akkor is csak egyet adhatunk számonként. Azonban a folyóiratokon az egyes leltári számokat (a többkötetes könyvekhez hasonló) pontozásos kiegészítő számozással megkülönböztethetjük. Pl. 100.1, 100.2, stb. Fontos azonban, hogy ebben az esetben is a leltári szám mezőben csak a leltári szám egész része szerepelhet. Pl.: 100 A Konfiguráció kezelőben beállítható, hogy a kölcsönző program a pontozott leltári számok esetében a pont nélküli változat alapján töltse ki a bibliográfiai adatokat.
Vonalkód A vonalkód a leltári számokhoz hasonlóan példányazonosító eszköz, így elvileg minden egyes folyóirat példány esetében külön vonalkód kellene, hogy tartozzon. A folyóirat űrlap – mint már említettük – pl. a könyvekétől eltérően nem hierarchikus szerkezetű, így tehát egy szám minden példányhoz egyetlen vonalkód rendelhető. Egy folyóirat két azonos példányára tehát két azonos vonalkódot kell ragasztani. Fontos tehát, hogy ezen folyóiratokhoz dupla (ill. tripla) vonalkódos tekercseket kell gyártani vagy rendelni.
Menüsor Rögzítés Új folyóirat rögzítésére vagy régebben rögzített folyóirat módosított adatinak rögzítésére szolgál. Mindkét esetben az űrlap pillanatnyi adattartalmának rögzítése történik. Módosításkor az ablak címsorában a „Folyóirat M Ó D O S Í T Á S A” felirat olvasható.
9
Módosítás A módosítás menüponthoz tartozó funkció arra szolgál, hogy kikeressük és az űrlapra készítsük a módosítani kívánt folyóiratot. Fontos, hogy a módosítás eredményességéhez az űrlap mezőinek módosítása után a Rögzítést is el kell végezni! A módosítás kereső ablakában főcím vagy a számozási adatok alapján tudunk keresni, tehát törzsszám, évfolyam és szám szerint. Ezen lehetőségek közül a keresést megelőzően egy rádiógombbal tudunk választani. Amennyiben a számozási adatok alapján keresünk akkor a törzsszámot, az évfolyamot és a számot kell megadnunk vesszővel elválasztva, szóközök nélkül. A törzsszámot a program mindig pontosan keresi (tehát a találati halmazban csak a pontosan egyezők szerepelnek majd), pontot tehát nem szabad tenni a végére. Az évfolyamot és a számot azonban a program mindig csonkoltan keresi, tehát a beírt számokkal kezdődőeket mind. Ez azért van így, hogy ne kelljen a teljes mezőtartalmakat a kereső mezőbe írni (pl. „10. évf.” vagy „20. szám”). A csonkolás tehát lehetővé teszi, hogy csak számot és a mögötte lévő pontot írjuk be. A pont itt azért kritikusan fontos, mert az biztosítja, hogy a számok csonkolása ne adjon felesleges találatokat. Ha tehát pont nélkül csak „1”-et írnánk az évfolyam helyére, akkor a találati listában lenne pl. az 1. évfolyamon kívül 10., a 11., stb. évfolyamok is. Ha tehát a 17-es törzsszámú Nők lapja 65. évfolyamának 13. számát szeretnénk módosítani, akkor azt az alábbi módon kereshetjük meg:
A keresőadatok egyes tagjai el is hagyhatók, a szeparátor (a vessző) azonban nem! Ha tehát a Nők lapja 65. évfolyamának 9 db eddig megjelent számát szeretnénk kikeresni, akkor azt az alábbi módon tehetjük meg:
10
Ha pedig arra vagyunk kíváncsiak, hogy a Nők lapjából hány első számunk van, tehát hány teljes évfolyamunk, akkor évfolyam értékét hagyom ki a felsorolásból:
Mezők törlése Ez a funkció az űrlap mezőit üríti, rekordokat az adatbázisokból soha nem töröl. Az űrlap adatai azonban az adatbázisokba csak a Rögzítés funkció használatával tárolódnak. Törlés Egyenkénti törlésre alkalmazható funkció. Törölni csak a módosításra kiválasztott tételt tudjuk. Fontos, hogy ez a funkció nem selejtezés, hanem törlés, tehát ez a művelet végérvényesen és visszafordíthatatlanul törli a kiválasztott folyóirat rekordját az adatbázisunkból. Évfolyam törlés Amennyiben év végén egy folyóirat teljes évfolyama bekötésre kerül és így bekötve is nyilvántartásba kívánjuk venni, akkor az érkeztetési adminisztrációt érdemes kitörölni, hogy rendszerünkben duplán ne szerepeljenek. Hangsúlyozom, hogy a teljes évfolyamok törlését csak akkor szabad megtenni, ha a folyóiratok leírása kizárólag adminisztratív jellegű volt, és ha a kardex adataira a későbbiekben biztosan nem lesz szükségünk!
11
Következő szám Az űrlap törzsszám és évfolyam mezőinek figyelembe vételével a soron következő szám (számított) adataival tölti ki a képernyőt, hasonlóan a törzsszám mező F8 és Enter funkciójához. Törzsszámlista Kilistázhatjuk az összes ill. csak az aktuális évi folyóirat-címeinket. A táblázatot az oszlopfőkre történő kattintással tetszőlegesen sorba rendezhetjük. Az ismételt kattintás fordított sorrendet eredményez.
A napi érkeztetés gyakori módja: Ha a táblázat egy során dupla egérkattintást végzünk, akkor az abban látható folyóirat következő számának adataival tölti ki a program az adatfelviteli űrlapot. Kardex A kardex menüpontra történő kattintás az űrlapon található törzsszám és évfolyam adataival a konkrét folyóirat aktuális számainak kardex táblázatát jeleníti meg. Fontos tudni, hogy a kardex táblázat egy virtuális eszköz, mint ilyen az adatbázisainkban a megjelenített formában sehol sem szerepel. A folyóiratok tárolása a kardexelt rögzítéseknél is a szabványos rekordszerkezetben történik. A kardex táblázat a megnyitás pillanatában a rögzített rekordok adatiból áll össze. A táblázatnak lehetnek piros és fekete sorai. A piros sorok mindig valamilyen hiányra utalnak. A hiány kétféle lehet: Amennyiben a beérkezett darabszám 0, az azt jelenti, hogy ehhez a számhoz még egyáltalán nem tartozik rekord. Ha egy ilyen soron duplán kattintunk, akkor ennek a számnak az adataival töltődik ki az űrlap egy új rekord rögzítéséhez. Ha a sor piros és a beérkezett darabszám nagyobb, mint 0, akkor az azt jelenti, hogy ez egy több példányban rendelt folyóirat, amelynek ebből a számából érkezett is már valamennyi csak éppen nem annyi, mint a megrendelt mennyiség. Tehát 12
létezik már ezt a számot leíró rekord is ahol a megrendelt és beérkezett mennyiségeket leíró mezők tartalma nem egyenlő. Ha tehát egy ilyen soron végzünk dupla kattintást, akkor a program módosításra (és nem új rögzítésre!) előveszi és az űrlapra készíti a rekordot. Ugyanez – tehát módosítás előkészítése történik, ha fekete sorra kattintunk. A fekete szín egyébként azt jelenti, hogy a beérkezés rendben megtörtént.
Cikkek Ez a menüpont az űrlapon aktuálisan látható folyóiratszámhoz tartozó azon cikkeket jeleníti meg, amelyeket korábban a cikk adatbázisunkba rögzítettünk. Hiány A program a Hiány menüpontban elérhető funkcióval bármikor képes az elmaradt beérkezéseket egyetlen táblázatba kigyűjteni:
Jól látszik, hogy a hiány táblázat szinkronban van a két folyóirat kardex lapjával:
13
A hiány táblázat funkciói: A táblázat valamely során történő dupla kattintással az űrlapra kérhetők a beérkezett folyóirat adatai. Ennek rögzítése a tételt automatikusan törli a hiánylistából. A hiánylistából a tételek jobb egérgombbal közvetlenül is törölhetők.
Ha egy hiányt megreklamáltunk, akkor az – szintén a jobb egérgombbal elérhető funkcióval – jelezhető:
14
