A VÁLLALATVEZETÉS, A MENEDZSMENT ÁLTALÁNOS KÉRDÉSEI Folyamatmodellek alkalmazási lehetőségei A magas színvonalú vállalatvezetési tevékenység ma már nem nélkülözheti a számítástechnikai modellek alkalmazását. A modellek fontos szerepet játszanak, amikor a vizsgált folyamatok bonyolultak, dinamikus jellegűek és nehezen áttekinthetők. A folyamatmodellezés aktív tervezés, leképezi a ténylegesen érvényesülő folyamatokat (ténymodelleket), segíti a vállalat szervezetének és IT rendszerének kialakítását, figyelembe véve a jövőben végbemenő folyamatokat (tervmodelleket) is. Tárgyszavak: folyamatmodell; folyamatábra; ténymodell; tervmodell; metaterv.
A folyamatmodellezés területei A modellek a folyamatokat különböző formákban és módokon írják le. Más és más a részletezés mértéke és a kiegészítő információk menynyisége. A modellben rendelkezésre álló információk a folyamati modell konkrét felhasználási követelményeinek kell, hogy megfeleljenek. Tehát egy és ugyanazon folyamat modellje eltérő, attól függően, hogy pl. egy informatikai rendszer bevezetéséről, minőségirányítási programról vagy átszervezési kezdeményezésről van-e szó. A folyamatmodellezést szoftverek támogatják. A folyamatmodell gazdaságos felhasználásának feltétele az alkalmazási körülmények, módszerek és a szoftver alapos ismerete. A folyamatmodell négy felhasználási területe: – az áttekinthetőség biztosítása, – a kommunikáció megkönnyítése, – a szabványosítás előkészítése, – megoldások ábrázolása és értékelése. A modellek áttekinthetőséget biztosítanak, a tényleges folyamatokat szemléltetik. A strukturálatlan folyamatok bemutatására csak a modellezés kínál lehetőséget.
A folyamatmodell a megvalósítás és a bevezetés során megkönnyíti a kommunikációt. Valamennyi területen egységes fogalomrendszer érvényesül. A jobb áttekinthetőség és a folyamat egységes értelmezése révén a modell lehetővé teszi a gyenge pontok kimutatását és a tökéletesítési javaslatok megvitatását. A folyamatmodell a munkatársak betanítására és továbbképzésére is felhasználható. A gyenge pontok megvitatása és a tökéletesítési javaslatok kidolgozása különböző műszaki és szervezési megoldásokat eredményez. A folyamatmodell ezek ábrázolására és értékelésére is alkalmas. További felhasználási terület a szabványosítás. Csak egy leképzett és pontosan körülírt folyamat szolgálhat a munkatársak számára intézkedési irányelvként, amelyet adott esetben mintaként más területeken is igénybe lehet venni (1. ábra). kialakítása
a szervezet dokumentálása
folyamatok költségszámítása
folyamatorientált átszervezés
folyamatirányítás ügymenetkezelés (workflow management) belső ügyfél/beszállító kapcsolatok bevezetése
bizonylatkészítés
elektronikus forrástervező rendszer (ERP-System) kialakítása
szimuláció
ismeretkezelés (knowledge management)
1. ábra Folyamatmodellek felhasználási területei
A vállalati termelés által közvetve érintett területek költségterheinek részaránya egyre nagyobb. Mindez a közterhek növekedését vonja maga után, amelyek azonban az egyes termékekre lebontott költségelszámolás esetében nem rendelhetők hozzá a költségtényezőkhöz. Ezt a problémát oldja meg a folyamati költségelszámolás módszere (ABCCosting), amennyiben erre a célra rendelkezésre áll egy folyamatmodell. Az ügymenetkezelés (workflow management) során a definiált folyamatok végrehajtására elektronikus formában kerül sor. A folyamatmodell részben vagy teljesen feleslegessé teheti a folyamat végrehajtása során a kísérő dokumentumok (okmányok) továbbítását. A minőség- és környezetkezelő rendszerek bizonylatainak elkészítésekor alapvető feladat a gondos dokumentálás. A szervezeti felépítés dokumentálásának célja a folyamatok áttekinthetőségének biztosítása. A folyamatmodellek alapján munkaköri leírások előállítására is lehetőség nyílik. Egy-egy átszervezés általában hosszabb ideig tart. Menete egy stabilizált folyamatkezelési rendszerrel követhető, mellyel ellenőrzik a folyamat fontosabb mutatóinak alakulását. Az értékelési eredmények figyelembevétele lehetővé teszi, hogy a folyamat mindig alkalmazkodjon a változó körülményekhez. A folyamatkezelés segédeszköze a folyamatmodell. A folyamatorientáltság alapgondolatával függenek össze az ügyfél/beszállítói kapcsolatok. A folyamaton belül végbemenő tevékenységek és a folyamatmodell egyes helyei összetartoznak. Minden egyes ilyen helyhez adott beszállító és ügyfél rendelhető hozzá, vagyis a folyamatmodell révén kialakítható az ügyfél/beszállítói kapcsolatok hálóstruktúrája. A tudásmenedzsment feladata a szervezet rendelkezésére álló tudás (az ismeretek) rendszerének alakítása, irányítása és fejlesztése, figyelembe véve a vállalati célokat. Ebben az esetben a folyamatmodell az információigény elemzésére és a kommunikációs rendszer kialakítására szolgál. Igénybe vehető az ún. legjobb gyakorlati megoldás (best practice) kimutatására és bevezetésére. Az elektronikus forrástervező megoldások (pl. SAP R/3) a vállalat rendelkezésére álló valamennyi forrás kezelésére és tervezésére szolgáló, átfogó információs rendszert valósítanak meg, amely támogatja az ügyviteli munkát, a megrendelések nyomon követését, teljesítését, a pénzügyi/számviteli tevékenységet és a vállalati könyvelést. Az elektronikus forrástervező rendszereket paraméterillesztés révén kell a helyi viszonyok közötti felhasználásra alkalmassá tenni. Ebben fontos szerepet játszik a leképezendő vállalati folyamatok részletes elemzése és leírása. A folyamatok áttekinthetőségét világos és egységes szempontok alapján folyamatmodellek segítik.
A szimuláció a valóság leképzése. Egy folyamat szimulációja annak modellje alapján történik. A modell alapján végzett szimuláció segítségével válik lehetővé különböző folyamati alternatívák összehasonlítása.
Folyamatmodellezési módszerek A módszerek különböznek egymástól felépítésük, bonyolultságuk, valamint a felhasználóval szemben támasztott követelmények szempontjából. Néhány eljárás a tevékenységek logikai sorrendjét próbálja leképezni. Más szoftverek az adat- és információáramlás modellezésére alkalmasak. Ismert modellezési módszerek a következők: – a folyamatábra (Flowchart), – az esemény által irányított folyamati láncok (EPK) módszere, – a Petri-hálók, – a strukturált elemzés (Structured Analysis = SA), – az univerzális modellező nyelv (UML) és – a lényegi kapcsolatok modellje (Entity-Relationship-Modell = ERM). Miben tér el egymástól az EPK és a Flowchart módszere? A modellek között a felhasznált szimbólumok megválasztása szempontjából van különbség (2. ábra). Az EPK esetében a funkciókat mindig események követik, a Flowchart a funkciók ábrázolására szorítkozik és csupán a folyamatok lezárását tünteti fel eseményként. Az EPK a folyamati döntéseket szabályozókkal (és, vagy stb.) fejezi ki, a folyamatábránál igen/nem választási lehetőség áll rendelkezésre. Az események szoros integrálása és a szabályozók felhasználása révén az EPK könnyebben programozható. A Flowchart módszert a gyakorlatlan megfigyelő gyorsabban képes elsajátítani, közérthető és felhasználóbarát. A funkciókon, eseményeken és döntéseken kívül a folyamati modellekben további szempontok figyelembevételére is lehetőség van. A modellezést számos folyamatmodellezési eszköz támogatja: tervezőtáblák, elektronikus megjelenítő (prezentációs vagy vizualizáló) programok, modellező és szimulációs szoftverek (3. ábra). A meta-tervezőtáblát és a vizualizáló szoftvereket rajzeszközöknek (drawing tools) nevezik. A modellkészítés kiindulópontja egy grafikus ábra, amit vagy a meta-tervezőtáblán, vagy szoftverrel (Power Point, Visio, ABC-Flowcharter stb.) állítanak elő. Használatuk egyszerű és gyors. A vizualizáló eszközök olcsón beszerezhetők és széles körben kedveltek, felhasználási spektrumuk azonban korlátozott, üzemgazdasági értékelésre nem alkalmasak. A logikai kapcsolatok a grafikus ábrán nem jeleníthetők meg, a folyamati mutatók kezelése vizualizáló eszközökkel nem oldható meg.
2. ábra A fizetőképesség (bonitás) ellenőrzési folyamata EPK és Flowchart megoldás szerint
III. III.szoftver szimulációs szimulációs szoftver
a betanulás és a modellkidolgozás munkaigényessége
szimuláció
II. modellező szoftver modellezés
I. prezentációs programok „vizualizálás”
I. pl. • PowePoint • Visio • ABC-Flowcharter
metaterv
II. pl. • ARIS Toolset • Sycat • Bonapart
III. pl. • Simple++ • ProSim • Ithink
3. ábra Különböző modellezési eszközök célja és munkaigényessége A modellező szoftverek teljesítőképessége lényegesen nagyobb. Más programokkal kombinálhatók, melyek egymást kölcsönösen erősíthetik. Alkalmasak üzemgazdálkodási értékelésre, az átfutási idők, a folyamatköltségek számítására és a minőségi mutatók meghatározására. Használatuk hosszabb begyakorlási időt igényel, a programok betöltése is munkaigényesebb és a licencköltségek is magasabbak. Mindent egybevetve a modellező szoftver drágább, mint a vizualizáló szoftver. A meta-tervezőtáblák használatával a folyamatok jobban áttekinthetővé válnak. A bemutatókészítő programok, így pl. a PowerPoint is a szemléltetést, az áttekinthetőséget segíti. A meta-tervezőtáblát az alakítási fázisban, adatfelvételekor és a folyamatterv kidolgozása során használják. Az elektronikus vizualizálás a projekt pillanatnyi (közbenső) álla-
potának dokumentálására, a meta-tervezőtáblán végzett leképezés eredményének digitalizálására szolgál. A folyamatelemzés és -optimálás eredményeit rendszerint ezzel a módszerrel dokumentálják. A modellező szoftver egy folyamat statikus leképzésére szolgál. A piacon számos olyan program áll rendelkezésre, amelyeket mind folyamatformálási projektek számára, mind pedig folyamatkezelés céljaira fejlesztettek ki. Ezek a programok nem mindig támogatják az üzemgazdasági feladatokat. A szimulációs programok összetettebb feladatok végrehajtására alkalmasak. A szimuláció egy modell dinamikus folyamatainak leképzése. A matematikailag pontosan leírt modellen végzett kísérletek célja az optimális megoldás keresése. A szimuláció több alternatíva összehasonlítására, a gyenge pontok és a szűk keresztmetszetek kimutatására alkalmas. Irányítási stratégiákra, sorozatnagyságra és rendelésteljesítési sorrendre vonatkozó kísérletek is végezhetők. Egy szimulációs modell kidolgozása rendszerint több hónapot vesz igénybe. Munkaigényessége miatt csak stabil és gyakran ismétlődő folyamatok esetében célszerű alkalmazni. A legtöbb szimulációs program nem folyamatmodellezés során, hanem más szimulációs feladatok eredményeként jön létre. Ha egy modellezési feladathoz a vállalat megfelelő modellezési módszert választ és ezt a választást a munkatársak is támogatják, lehetővé válik a folyamatmodell sokoldalú és eredményes felhasználása. (Dr. Barna Györgyné) Dombrowski, U.; Horatzek, S.; Bothe, T.: Prozessmodelle sinnvoll einsetzen. = Zeitschrift für Unternehmensentwicklung und Industrial Engineering, 51. k. 5. sz.. 2002. nov. p. 201–206. Yaping Gong: Toward a dynamic process model of staffing composition and subsidiary outcomes in multinational enterprises. = Journal of Management, 29. k. 2. sz. 2003. ápr. p. 259–280.
