FINprojekt 2016 - Přihláška Projekt roku 2016 v podnikových financích 1.
INFORMACE O SPOLEČNOSTI
Název společnosti:
Red Media s.r.o. (redmedia.cz, kindredgroup.cz)
Adresa společnosti:
Drtinova 557/10, 150 00 Praha 5
Odvětví:
Media marketing
Počet zaměstnanců:
23
2.
INFORMACE O FINANČNÍM ODDĚLENÍ
Počet pracovníků:
1
Organizační členění:
Hlavní účetní
3.
ZÁKLADNÍ INFORMACE K PROJEKTU
Název projektu:
Vytvoření a zavedení v metodice JASPER
manažersko-ekonomického
reportingu
Hlavní cíl projektu:
Pravidelné poskytování manažersko-ekonomických informací pro vedení společnosti, společníky, key account managery a hlavní účetní
Vedoucí projektu:
Ing. Lukáš Kružberský, managing director Red Media s.r.o., společník
Realizační tým:
Ing. Tomáš Kryštůfek, controller (metodika, tvorba a zpracování manažersko-ekonomického reportingu) Jiřina Hercjuková, hlavní účetní
Trvání projektu:
1.2015 – 12.2015
1
Výsledky projektu:
Manažersko-ekonomický reporting v metodice JASPER byl vytvořen, zaveden a laděn. Počet konsolidovaných firem v 12.2015 vs 1.2015 : 3 / 1 => přidání a konsolidace finančních dat dalších 2. spojených firem BLAZE s.r.o a Go.Direct s.r.o. v průběhu roku 2015 Pravidelnost zpracování reportingu – 2x měsíčně (nebo dle aktuální potřeby).
4.
POPIS PROJEKTU
Výchozí situace / důvody projektu:
Firma Red Media s.r.o. (člen mediální skupiny KINDRED GROUP), která vyrostla ze start-upu, podnikající v oblasti reklamy na internetu a media marketingu, za rok 2014 dosáhne obratu 190 milionů Kč a pro rok 2015 plánuje dosáhnout obrat 300 milionů Kč (nárůst 60%). Finanční oddělení tvoří hlavní účetní, účtující v účetním systému Pohoda (Stormware s.r.o.) a controller. Těžkosti: Účetní je přetížená zpracováváním rostoucí účetní agendy a to pro ni znamená nedostatečnou časovou kapacitu na zpracováních manažersko – ekonomických výsledků firmy do požadované formy. o Nevyhovující možnosti reportingu v rámci standardu IS Pohoda. o
Situace je nekomfortní zejména pro společníka firmy, který je zároveň managing director, protože mu chybí pravidelné informace zejména o tom: o
o
o
o
o
komu a kolik firma dluží (aktuální závazky), kdo a kolik dluží firmě (aktuální pohledávky), aktuální stav pohledávek po splatnosti zda firma disponuje dostatkem hotovosti (cashflow) a jaký je výhled na následující 3 měsíce jaká je aktuální výše dosahovaného výsledku, jaký je výsledek na jednotlivé zakázky, klienty, key account managery a zda dosahuje výše výsledku stanoveného plánu zda jsou v daném měsíci vyfakturovány všechny realizované zakázky jaký je důvod překročení režijních nákladů stanoveného plánu
2
Cíle projektu:
• Zavedení pravidelného manažersko-ekonomického reportingu JASPER – nástroje, podle kterého management bude firmu řídit k: - Dosažení plánované ziskovosti prostřednictvím sledování ziskovosti na úrovni jednotlivých zakázek, zákazníků, key account managerů, klíčových činností atd. - Rozdělení dosaženého zisku společníkům firmy - Řízení bezpečného růstu firmy v návaznosti na potřeby řízení cashflow - Řízení a kontrola administrativních nákladů (režie) - Transparentnosti účetní agendy a její následné samokontrole Metodika JASPER: Jednoduchý, Aktualizovatelný, Srozumitelný, Pochopitelný, Ekonomický Reporting
Rizika projektu:
• Rizikem projektu může být to, pokud by se společníci nebo managing director odklonili od agresivního zacílení na realizaci zisku (tzn. jak dosahování požadované míry ziskovosti, tak jeho příjem formou včasných úhrad pohledávek). Mezi potřebou realizace zisku a potřebou mít aktuální manažerko-ekonomické informace existuje přímá úměra. • Cíle a zavedení projektu nepředstavují pro firmu ve smyslu ohrožení de facto žádné riziko. Naopak, splněním cílů projektu firma eliminuje rizika – viz část Výchozí situace / Důvody projektu. • Rizikem se dá označit stav, kdyby se nepodařilo splnit cíle projektu.
Opatření pro snížení rizik projektu:
• Neustálý tlak společníků na růst firmy při dodržení požadované ziskovost firmy a zdrojů finančních prostředků. • Zavedení a rozvoj oblasti manažersko-ekonomického řízení firmy a v této oblasti vzdělávání klíčových pracovníků (společníky, key account managery) tím, že reporting pravidelně dostávají a jsou podle informací v něm hodnoceni.
3
Způsob řešení/realizace
• Po několika diskusích s managing directorem, účetní, s analýzou charakteru businessu a jeho požadavků na manažerskoekonomický reporting a analýzou možností reportů z IS Pohoda jsem vytvořil požadavek na 2. nové individuální sestavy (Příloha obrázek č. 1): - Výsledovka po zakázkách dokladově JASPER - Rozvaha po zakázkách dokladově JASPER Programátor dodavatele IS Pohoda (Stormware) neprogramoval zcela novou sestavu, ale pouze upravil standardní sestavu do požadované formy a o další požadované informace. Náklady na tuto úpravu byly 1.000 Kč. Rozdíl od standardních sestav byl ten, že export do MS excel je v databázové struktuře => co řádek (datová věta), to účetní doklad (Příloha obrázek č. 2). Databázová struktura v MS excel umožňuje vytvářet a pracovat s kontingenčními tabulkami a vyhledávacími funkcemi. Stačí do reportingového souboru doplnit potřebné číselníky (zakázky, zákazníci, obchodní zástupci, plánovaná profitabilita zakázky, plánovaný obrat atd.) a vše propojit (Příloha obrázek č. 3). Technicky je možné v excelu zpracovávat až 1.000.000 řádků (dokladů). Doba zpracování reportu se nyní měří v jednotkách hodin, zpracovává se jednou za dva týdny, podle potřeby na vyžádání.
Dopady do výsledků společnosti
Manažersko-ekonomický reporting v metodice JASPER podpořil firmu dosáhnout těchto výsledků: Nárůst obratu (mil. Kč) v roce 2015 vs 2014: 316 / 190 (+66%) Nárůst zisku po zdanění (mil. Kč) 2015 vs 2014 : 13,6 / 2,8 (+385%) Nárůst zaměstnanců 2015 vs 2014: 23 / 17 (+35%)
4
Popis dalšího možného rozšíření / předpokládaného vývoje do budoucna a uplatnění
5.
• Od roku 2016 budou do reportu přidány účetní data dalších 3. spojených firem – účetních jednotek Mediablock s.r.o., Brainstation s.r.o., SPOKO s.r.o. (na celkový počet 6 konsolidovaných subjektů). • Reporting bude dále rozšiřován o aktuálně potřebné informace, náhledy, analýzy.
STANOVISKO DVOU INTERNÍCH UŽIVATELŮ / ZÁKAZNÍKŮ ŘEŠENÍ
„Prosím, vyjádřete se ke kvalitě výsledků a průběhu implementace projektu a popište, jaké konkrétní změny přinesl nový projekt Vám jako „interním zákazníkům“. Byl jste s procesem implementace a výsledky spokojen?“ Jméno a příjmení:
Ing. Lukáš Kružberský
Pozice:
Managing director, společník firmy Red Media s.r.o.
Komentář:
S JASPERem mě baví svoji firmu řídit. Na čtrnáctidenní bázi vidím, jaká je profitabilita zakázek, průběžný zisk celé firmy nebo jestli je vše včas vyfakturováno, komu a kdo nám dluží a kolik máme peněz v bance. To, že mám finance pod kontrolou, mi dává klid a prostor věnovat se businessu. I díky aktivnímu využívání JASPERa se nám podařilo ufinancovat dramatický organický rozvoj firmy v roce 2015 a současně více než ztrojnásobit zisk. Reporting, který dostávají pravidelně také key account manažeři, znamenal revoluci v jejich práci. Mohou si totiž pravidelně sledovat plnění svých cílů, na informace si velmi rychle zvykli a sami pak tlačí na jejich zasílání. Pravidelným sledováním neuhrazených pohledávek se zlepšila i platební morálka našich zákazníků. Pokud chcete tlačit firmu k zisku, sledovat a řídit tok peněz, reporting JASPER je rychlé, levné a efektivní řešení.
Jméno a příjmení:
Jiřina Hercjuková
Pozice:
Hlavní účetní skupiny firem Red Media s.r.o., Blaze s.r.o., Go.Direct s.r.o., Brainstation s.r.o., Mediablock s.ro., SPOKO s.r.o.
5
Komentář:
Manažerský reporting JASPER, který jsme v první polovině roku 2015 zavedli a který čerpá data přímo z Pohody, je bezva! Zpracování reportů nyní trvá v jednotkách hodin, zkontroluji si přitom účetnictví a šéf tam vidí vše, co potřebuje. Accounti za mnou sami chodí, když jsou chybně alokovány náklady nebo výnosy na zakázky, nebo když jim tam něco chybí. Reporting nám také ukazuje, jak zlepšovat naše účetní postupy, jak lépe alokovat náklady a výnosy na zakázky, činnosti atd. Od té doby, co reporting používáme, mám o hodně víc klidu. Klidu na to, aby byly všechny doklady včas a správně zaúčtované, daně zpracované a přiznání podána. Hřeje mě vědomí, že má účetní data pravidelně slouží manažerům a kolegům pro správná rozhodování a to, že se firmě daří a rosteme.
Přihlášku předkládá: ing. Lukáš Kružberský
ing. Tomáš Kryštůfek
Datum, místo, podpis:
11. 4. 2016, Praha
Příloha: Obrázek č. 1. – individuální uživatelské sestavy nahrané do účetního systému Pohoda Obrázek č. 2. – ukázky vizualizace reportingu v xls v Red Media Obrázek č. 3. – metodika reportingu JASPER
6
Obrázek č. 2 – ukázky vizualizace reportingu v xls
7
8
Obrázek č. 3. – metodika reportingu JASPER J A S P E R
Účetní systém
ednoduchý ktualizovatelný rozumitelný ochopitelný konomický eporting
Číselníky (kmenová data)
Export databáze
- zakázky, plánované obraty, profitabilita, zákazníci, KAMs... - nákladová střediska, rozpočty%
(dynamická data)
Tab.č.5. - Jiné Tab.č.4 - Závazky časově a po splatn. Tab.č.3 - Pohledávky časově a po splatn. Tab.č.2 - Cashflow a stavy bank.účtů Tab.č.1 - Manažerská výsledovka
Manažersko-ekonomický reporting soubor MS Excel 2013
9
