Fiche Schoonmaakdiensten

Fiche Schoonmaakdiensten Deze fiche biedt ondersteuning aan een openbaar bestuur dat bij de aankoop van schoonmaakmiddelen gebonden is door de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Ze bevat praktische aanbevelingen en concrete criteria om binnen het wettelijke kader duurzaamheidseisen te stellen aan leveranciers en producenten. Deze fiche was het voorwerp van overleg tussen aankopers van de overheid, het maatschappelijke middenveld en vertegenwoordigers van leveranciers en producenten van schoonmaakmiddelen en verleners van schoonmaakdiensten. De Vlaamse overheid hield bij de opmaak van deze criteriaset rekening met de initiatieven van de Europese Commissie en de federale overheid met betrekking tot duurzame overheidsopdrachten. Op die manier bewerkstelligt de Vlaamse overheid een harmonisatie van de criteriasets die door verschillende overheden gebruikt worden. 1) Toepassingsgebied Deze fiche is van toepassing op een specifieke groep van diensten die hierna omschreven wordt. •

De dienstengroep schoonmaakdiensten omvat schoonmaakwerkzaamheden die door een schoonmaakbedrijf worden uitgevoerd in kantoorgebouwen. Dit omvat het gebruik van schoonmaakmiddelen voor dagelijks gebruik en activiteiten van het schoonmaakbedrijf.

Het gaat hier niet om gespecialiseerde schoonmaak- en of reinigingsdiensten (bv. rioolreiniging, tapijtreiniging, reiniging na calamiteiten, graffiti-verwijdering etc.). Ter oriëntatie vindt u hierna een selectie van CPV-codes die van toepassing kunnen zijn op deze dienstengroep. Deze selectie is indicatief. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPVcodes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. De volgende CPVcodes zijn mogelijkerwijs op deze dienstengroep van toepassing: • • •

90911100-7 90911300-9 90919000-2

• • •

90919100-3 90919200-4 75000000

Reinigen van accommodatie Wassen van ramen Reinigingsdiensten van kantoren, scholen en kantoorapparatuur Reiniging van kantooruitrusting Schoonmaken van kantoren Diensten voor openbaar bestuur, defensie en sociale verzekering

2) Voorwerp van de opdracht Omdat duurzaamheidscriteria rechtstreeks verband moeten houden met het voorwerp van de opdracht, is het van belang om al in het voorwerp of de kenmerken van de opdracht te vermelden dat het om duurzame dienstverlening gaat. Daarenboven is het desgewenst ook al in dit stadium aangewezen om de nodige inspanningen van sociale 1

aard te vermelden. Het kan daarbij gaan om bijkomende eisen inzake tewerkstelling, opleiding of werkervaring. Bijvoorbeeld: Deze opdracht heeft tot doel verstrekken van milieuverantwoorde schoonmaakdiensten waarbij een sociaal geïnspireerd personeelsbeleid gevoerd wordt, volgens de technische specificaties die verder in dit bestek worden gepreciseerd. Eisen inzake opleiding aan kansengroepen zijn alleen realistisch indien het om een voldoende grote opdracht gaat. Mogelijk kan u door verschillende kleine bestekken te groeperen nieuwe opportuniteiten creëren op dit vlak. Zo kan u bv. de schoonmaak van verschillende locaties in één contract onderbrengen. Voorwerp van de opdracht in de context van het beleid van de organisatie Het is ook van belang om aan te duiden dat de duurzaamheidscriteria in het bestek onderdeel uitmaken van een ruimer beleid. Dat maakt het voor de inschrijver duidelijk dat hij op langere termijn rekening moet gaan houden met deze criteria. Het Departement Bestuurszaken, Afdeling Overheidsopdrachten, werkte voor de bestekken van de Vlaamse overheid een standaardparagraaf uit: De Vlaamse overheid engageert zich in het Vlaams Actieplan duurzame overheidsopdrachten 2009-2011 om tegen 2020 100 % duurzame overheidsopdrachten te plaatsen. Ze ziet duurzame overheidsopdrachten als een instrument om te komen tot duurzame ontwikkeling. Daar waar mogelijk neemt zij de nodige criteria betreffende ecologische, sociale en ethische aspecten op in haar bestekken. Indien zulke duurzaamheidscriteria zijn voorzien in het bestek, moet het werk, de levering of de dienst vanzelfsprekend voldoen aan deze aspecten. Indien u niet tot de Vlaamse overheid behoort, kan u een eigen paragraaf uitwerken over uw beleid rond duurzame aankopen: “<…> (naam van de openbare overheid) hecht belang aan de milieuzorg en de sociale aspecten. Dat wordt verklaard in haar <strategisch beleid>, <missie>, , <…>” 3) Voorbehouden opdrachten Door sociale criteria in uw bestek op te nemen, kan u bedrijven stimuleren om meer initiatieven te nemen rond bv. tewerkstelling van kansengroepen, niet-discriminatie, opleiding van werknemers, personeelstevredenheid … Naast de opname van sociale criteria in uw bestek is er nog een mogelijkheid om te komen tot een sociaal verantwoorde overheidsopdracht. U kan beslissen om de overheidsopdracht of een deel ervan voor te behouden aan een onderneming uit de sociale economie, bv. een beschutte werkplaats of een inschakelingsonderneming. Wettelijk kader Het reserveren van de opdracht, of een deel ervan, aan de sociale economie is een uitzondering op het beginsel van niet-discriminatie. Men kan niet voor om het even wie en voor om het even welke opdracht beslissen om de opdracht voor te behouden. 2

Voorbehouden opdrachten vormen een categorie opdrachten die apart worden behandeld in artikel 19 van Richtlijn 2004/18/EG. Dit artikel maakt het de lidstaten mogelijk de deelneming aan een procedure voor de gunning van overheidsopdrachten “voor te behouden”: het betreft opdrachten toevertrouwd aan beschermde werkplaatsen of toegekend in het kader van programma’s voor beschermde arbeid voorbehouden aan personen met een handicap die geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. Paragraaf 2 van artikel 18bis van de wet van 24 december 1993 heeft reeds een stap in die richting gedaan door, ook beneden de Europese drempels, een gelijksoortige aanpak mogelijk te maken. In die zin kunnen overheidsopdrachten voorbehouden worden aan beschutte werkplaatsen of sociale inschakelingsondernemingen. In het kader van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 kan in dit verband verwezen worden naar art. 22 en art. 65. Die nieuwe wet is op dit moment 1 evenwel nog niet in werking getreden Aandachtspunten Naast de wettelijke beperkingen op voorbehouden opdrachten zijn er nog andere aandachtspunten bij de afweging om een opdracht al dan niet voor te behouden: •

•

•

Beschutte werkplaatsen en sociale inschakelingsondernemingen zijn vaak kleinere bedrijven. Ga daarom voor grotere opdrachten zeker eerst na of er wel een beschutte werkplaats of sociale inschakelingsonderneming is die voldoende capaciteit heeft om de opdracht uit te voeren. Op de website van het Departement WSE2 vindt u een zoekmachine voor sociale economiebedrijven. Begin 2012 stonden onder de categorie ‘Onderhoud en schoonmaak’, subcategorie ‘Schoonmaak kantoren’ 16 bedrijven genoteerd. Door een opdracht voor te behouden verzekert u zich ervan dat bepaalde sociale overwegingen meegenomen zijn in uw overheidsopdracht. Het geeft echter geen garantie op een duurzame (milieu, sociaal en economisch verantwoorde) overheidsopdracht. Bij een voorbehouden opdracht zullen daarom nog steeds andere duurzaamheidscriteria gesteld moeten worden. Door opdrachten voor te behouden voor de sociale economie geeft de overheid geen stimulans aan andere bedrijven om ook bepaalde sociale maatregelen te nemen. Door bepalingen over personeelsbeleid in de uitvoeringsvoorwaarden op te nemen, worden die ‘traditionele’ bedrijven gestimuleerd ook maatregelen te nemen. Wanneer u bepalingen opneemt i.v.m. het integreren van kansengroepen, kunnen deze traditionele bedrijven zelf beslissen om kansengroepen in dienst te nemen of om voor dit gedeelte van de opdracht zelf een bedrijf uit de sociale economie als onderaannemer aan te trekken.

Een opdracht voorbehouden vormt geen algemene afwijking op de geldende transparantie-, concurrentie- en niet-discriminatieregels. Wanneer u een opdracht voorbehoudt, moet u de concurrentie nog wel laten spelen tussen de mogelijke kandidaten binnen de sector waarvoor de opdracht is voorbehouden. Het is dus zaak

1 2

Januari 2012 http://www.socialeeconomie.be/producten-diensten/zoeken

3

een opdracht voor te behouden voor sectoren waarin verschillende beschutte, sociale werkplaatsen of initiatieven van de sociale inschakeleconomie actief zijn, zodat ook de concurrentie kan spelen. Hoe in uw overheidsopdracht op te nemen? Indien u een opdracht wenst voor te behouden dan moet u dit aangeven in de aankondiging van uw opdracht. Daarenboven moet u ook een clausule hierover in de selectiecriteria m.b.t. toegang tot de opdracht van uw bestek voorzien: De toegang tot de gunningsprocedure is, in overeenstemming met artikel 18 bis van de wet van 24 december 1993, voorbehouden aan beschutte of sociale werkplaatsen en initiatieven van de sociale inschakeleconomie, zoals gedefinieerd in art. 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgische actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen, of die aan gelijkaardige voorwaarden voldoen in het land van oorsprong van de kandidaat of inschrijver. Alleen de offertes ingediend door beschutte of sociale werkplaatsen of initiatieven van de sociale inschakeleconomie zullen in aanmerking worden genomen. De onderneming die een offerte indient, moet het bewijs leveren van haar erkenning als beschutte of sociale werkplaats of als initiatief van de sociale inschakeleconomie, in de zin van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgische actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen, of dat ze aan gelijkaardige voorwaarden voldoet indien ze afkomstig is uit een andere lidstaat. In de lijst van bij de offerte te voegen stalen, documenten en attesten voegt u ook toe dat de inschrijver moet aantonen dat hij over een erkenning als beschutte of sociale werkplaats of als sociale inschakelingsonderneming beschikt: Bij de offerte te voegen stalen, documenten en attesten: De documenten waaruit de erkenning blijkt als beschutte of sociale werkplaats of als initiatief van de sociale inschakeleconomie in de zin van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgische actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen. Wanneer een onderneming afkomstig uit een andere lidstaat een offerte indient, dan moet deze het bewijs leveren dat ze voldoet aan gelijkaardige voorwaarden in haar land van herkomst. 4) Situatie op de Belgische markt Vooraleer een aankoper besluit om in het bestek duurzaamheidscriteria op te nemen, beantwoordt hij best een aantal essentiële vragen om inzicht te krijgen in de markt. Weten hoeveel mogelijke kandidaten er op de markt zijn en wat de aard van de ondernemingen is, kan een aanbestedende overheid al een eind op weg helpen. In een erg concurrentiële markt, zoals die van de schoonmaakdiensten, zal het wellicht wat makkelijker zijn om in het bestek extra eisen op te leggen zonder dat dit de gunning en uitvoering van de opdracht hypothekeert. Indien er echter eisen gesteld worden inzake bijvoorbeeld sociale economie en opleiding, dan vereist dit voor de traditionele bedrijven mogelijk bijkomende inspanningen omdat ze op het moment van intekening 4

nog weinig initiatieven hierrond neemt. Zo’n eisen worden daarom beter voorbehouden voor opdrachten van voldoende omvang die over een langere tijdsperiode lopen. Zo krijgt de dienstverlener de tijd om de nodige maatregelen door te voeren. 5) Prijsonderzoek Wanneer een schoonmaakdienst tegen een abnormaal lage prijs in vergelijking met andere aanbiedingen wordt aangeboden, kan dit een indicatie zijn dat de dienstverlener inbreuken pleegt tegen de sociale wetgeving. Denk dan bv. aan inbreuken inzake de minimumlonen, zwartwerk … Een overheid heeft het recht om van de inschrijver een verklaring voor de abnormaal lage prijs te vragen 3. Indien de overheid oordeelt dat er geen aanneembare verklaring is voor de abnormaal lage prijs, kan ze de offerte afwijzen. Aanneembare verklaringen zijn er bv. wanneer: • •

de inschrijver erkent is als sociale of beschutte werkplaats, waardoor zijn personeel onder een ander paritair comité met andere loonafspraken valt; de inschrijver minder verplaatsingskosten heeft dan zijn concurrenten omdat hij al een andere opdracht in dezelfde straat heeft.

Door in het bestek al aan te geven dat u abnormaal lage prijzen zal onderzoeken, ontraadt u de inschrijvers al om hun prijs op ongeoorloofde wijze te drukken. Het artikel 88 van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken kan daarvoor geciteerd worden: De aanbestedende overheid] zal, bij het vaststellen van abnormale prijzen, een prijsverantwoording over de desbetreffende offerte opvragen. Daarbij zal er o.a. oog zijn voor het aantal ingezette werknemers, de aangerekende minimumlonen en het aantal voorziene arbeidsuren. Voor werknemers die vallen onder Paritair comité 121 (schoonmaak), zullen de voorziene lonen afgetoetst worden met de sectorale afspraken ter zake. Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. Om snel te ontdekken of de aangerekende loonkost realistisch is, splitst u de inventaris best op in plaats van met een eenheidskost voor de opdracht te werken. Zo kan u bv. vragen om voor loon, materiaal, schoonmaakproducten en werkingskosten een prijs op te geven.

3

Hoe u kan vaststellen of een prijs abnormaal laag is en welke elementen i.v.m. de prijsverantwoording u best zeker onder de loep neemt, leest u in de ‘Handleiding bij de beoordeling van offertes voor schoonmaakdiensten’.

5

6) Uitsluitingscriteria De uitsluitingscriteria geven u een grond om bepaalde inschrijvers uit te sluiten. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat die inschrijvers aan de rand van een faillissement staan, strafrechtelijke veroordelingen hebben opgelopen … De mogelijke uitsluitingscriteria staan opgesomd in art. 69 §1 (verplichte uitsluitingsgronden) en 69 §2 (facultatieve uitsluitingsgronden) van het KB van 8 januari 1996. De uitsluitingscriteria worden niet altijd letterlijk opgenomen in de bestekken. Er wordt dan wel verwezen naar de wettelijke bepalingen ter zake die dan onverkort gelden voor de opdracht in kwestie. Het typebestek van de Afdeling Overheidsopdrachten (Dept. BZ) 4 vermeldt bijvoorbeeld: Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 69. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest via elektronische weg op conform art. 72 §5. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 69bis §2. Ook de onderaannemers mogen niet verkeren in één van de uitsluitingssituaties. Het wettelijk kader laat niet toe dat de aanbestedende overheid op eigen initiatief nieuwe, bijkomende uitsluitingsgronden bepaalt. Dit betekent echter niet dat duurzaamheidsaspecten geen plaats hebben in de uitsluitingsgronden. Zo kan een inschrijver uitgesloten worden voor de niet-naleving van de milieu- en sociale regelgeving, wanneer die niet-naleving het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met gelijkwaardig effect. Hiervoor is de basis in art. 69 §2 aanwezig. 7) Technische bekwaamheid De technische bekwaamheid van een inschrijver kan voornamelijk aan de hand van een aantal specifieke referenties worden aangetoond. De inschrijver kan daarom gevraagd worden bij zijn offerte volgende informatie te geven: •

• •

Een voorstelling van de onderneming met o.a. verwijzing naar de samenstelling, de doelgroep, de werkwijze binnen de onderneming, de wijze van selectie en aanwerving van werknemers, de opleiding en de opvolging van de werknemers. Referenties van in de voorbije jaren verrichte leveringen van diensten die voldoen aan criteria van duurzame ontwikkeling, met opgave van contactgegevens van de opdrachtgever. Technische bekwaamheid kan tevens worden nagegaan door kwalificaties van het ondernemingskader.

4

U kan de typebestekken van de Afdeling Overheidsopdrachten van het Departement Bestuurszaken terugvinden op hun website: http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrachten (onder Instrumenten > Modellen > Modellen van opdrachtdocumenten)

6

Milieuzorgsystemen kunnen verduidelijken of en op welke manier een inschrijver systematische inspanningen levert om zijn milieuprestaties te verbeteren. Een tegenwerping is echter dat milieuzorgsystemen de werking van de hele organisatie aangaan en dat de inspanning dus niet in verhouding staan tot de meerwaarde voor de opdracht. Het beschikken over een milieuzorgsysteem vraagt u daarom bij voorkeur voor grotere opdrachten of opdrachten die zich over een langere termijn uitstrekken. De formulering in het bestek kan er dan als volgt uitzien: De inschrijver werkt volgens een milieuzorgsysteem dat aan bepaalde minimumeisen voldoet. Dat kan hij aantonen door het indienen van een kopie van een ISO 14001-certificaat of een kopie van een EMAS-certificaat. Als een dienstverlener hier niet over beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op continue verbetering en minimaal aan de volgende voorwaarden voldoet: 

Er is een actuele door de directie ondergetekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem);  Er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen;  Er is formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert;  Er is een milieuverslag of andere (management-)rapportage waarin gerapporteerd wordt over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten van de afgelopen 2 jaren;  Er is regelmatig een training van het personeel op gebied van gezondheid, veiligheid en leefmilieu;  Er bestaan duidelijke werkinstructies voor het poetspersoneel m.b.t. gezondheid, veiligheid en leefmilieu. Voor kleinere opdrachten kan u uw eisen over milieuzorg beter beperken tot de opdracht zelf. U somt uw eisen dan op in de uitvoeringsvoorwaarden (zie titel 10). In dat geval heeft de milieuzorg betrekking op de activiteiten in het kader van de opdracht en niet, zoals hier het geval is, op de hele organisatie. 8) Technische specificaties De technische specificaties omvatten alle kenmerken waaraan de dienstverlening van de inschrijver volgens de aanbestedende dienst moet voldoen. Deze technische specificaties bevatten objectieve en meetbare bijzonderheden betreffende het voorwerp van de opdracht en moeten specifiek aan de dienst gekoppeld zijn. Vaste items van de technische specificaties voor schoonmaakdiensten zijn: plaats, periodiciteit en tijdstip van de dienstverlening … De criteria van de EU-milieukeur voor de gebruikte producten Ook de gebruikte schoonmaakmiddelen kunnen onderwerp zijn van een technische specificatie zijn voor de dienstverlening. Zo kan bijvoorbeeld gevraagd worden dat 100 % van de gebruikte schoonmaakmiddelen voldoet aan de EU-milieukeur, ten minste voor die productcategorieën waarvoor er een EU-milieukeur bestaat.

7

100 % van de gebruikte schoonmaakmiddelen waarvoor de EU-milieukeur criteriasets heeft, moeten beantwoorden aan de milieu- en verpakkingsvoorschriften van de EU-milieukeur (zie voor een volledige omschrijving van deze criteria: http://ec.europa.eu/environment/ecolabel/products-groups-andcriteria.html 5):      

Allesreinigers, ruitenreinigers en sanitairreinigers: Handafwasmiddelen: Machineafwasmiddelen voor huishoudelijk gebruik: [Machineafwasmiddelen voor professioneel gebruik: criteria verwacht in 2012] Textielwasmiddelen voor huishoudelijk gebruik: [Textielwasmiddelen voor professioneel gebruik: criteria verwacht in 2012]

Controle De EU-milieukeur en het Österreichisches Umweltzeichen worden aanvaard als bewijs van naleving, evenals andere gepaste vormen van bewijs, zoals een technisch dossier van de fabrikant of een keuringsrapport van een erkende organisatie. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de actualiteit en de geldigheid van de bewijsmiddelen te controleren.

EU-milieukeur

Österreichisches Umweltzeichen

Wanneer een product bovenstaand referentielabel draagt, is dat dus een voldoende bewijsmiddel voor de conformiteit met de criteria van het label. Indien een product voldoet aan de criteria van het referentielabel, zonder dat het evenwel dit label draagt, dan moet het bewijs van conformiteit met deze criteria worden geleverd in de vorm die wordt voorgeschreven door het reglement van dit label of in een gelijkwaardige vorm. 6 Door te vragen naar producten met een milieukeur waarvoor deze beschikbaar zijn, is het mogelijk dat de schoonmaakbedrijven in extreme mate gebruik gaan maken van nicheproducten. Er zullen dan veel meer verschillende producten gebruikt moeten worden. Dat kan u ondervangen door in de gunningscriteria rekening te houden met het aantal gebruikte producten (bv. als onderdeel van het ‘plan van aanpak’). Het is immers beter om een algemener product te kopen, dat een groter schoonmaakbereik 5

Als aankoper vindt u op deze website de criteria van de EU-milieukeur terug. Wanneer u uw bestek uitschrijft neemt u de criteriaset best op als bijlage van het bestek. Zo weet u zeker dat elke inschrijver de juiste criteriaset voor zich heeft. Daarenboven vestigt u nog eens extra de aandacht op de minimumcriteria waaraan het product moet voldoen. 6 Zie ‘Checklist per productgroep’

8

heeft, dan meerdere erg specifieke producten. Door algemene producten moeten er minder producten aangekocht worden, wat beter is voor de opleiding van het schoonmaakpersoneel (minder producten om info over te onthouden) en voor het gebruiksgemak van het schoonmaakpersoneel. 9) Gunning van de overheidsopdracht Nadat de aanbestedende overheid de gegadigden voor de opdracht heeft geselecteerd, beoordeelt ze de inschrijvers en wordt de opdracht gegund. De opdracht wordt ofwel gegund aan de inschrijver met de laagste prijs (openbare of beperkte aanbesteding) ofwel aan de inschrijver die, rekening houdend met de gunningscriteria, de economisch meest voordelige inschrijving heeft ingediend (algemene of beperkte offerteaanvraag / onderhandelingsprocedure). Gunningscriteria zijn een belangrijk instrument voor de overheid om te kiezen voor meer vooruitstrevende leveranciers op het vlak van duurzame ontwikkeling. Ze stimuleren op die manier de productinnovatie. Het is dus belangrijk om in de gunningscriteria kenmerken op te nemen die schoonmaakmiddelen van elkaar differentiëren op vlak van duurzaamheid. Als u er toch voor kiest om de opdracht alleen te gunnen op basis van prijs, kan u enkele gunningscriteria die u (op basis van marktonderzoek) realistisch en ambitieus vindt, opnemen als technische vereiste. Indien de aanbestedende overheid de opdracht wil gunnen aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, moet de aanbestedende overheid vooraf opgeven welke gunningscriteria zij zal toepassen. Alle gekozen criteria moeten in de aankondiging van de opdracht of in het bestek vermeld worden. Voor opdrachten die de Europese drempels overschrijden is het tevens verplicht om in het bestek aan te geven wat de weging van elk van de gunningscriteria is. Het spreekt voor zichzelf dat de prijs een belangrijk gunningscriterium is. Het gewicht van andere criteria, zoals duurzaamheidscriteria, moet echter ook voldoende groot zijn om ze echt mee te laten spelen. Het is aangewezen om bij de opmaak van de gunningscriteria en de bepaling van de weging een aantal simulaties te maken ten einde achteraf niet voor verrassingen komen te staan. De percentages in de onderstaande tabel zijn indicatief.

1

Criterium

Weging

Prijs

40 %

Berekening (bv.):

2

2

𝑙𝑎𝑎𝑔𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑗𝑠 𝑣𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑔𝑒𝑙𝑚𝑎𝑡𝑖𝑔𝑒 𝑜𝑓𝑓𝑒𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑗𝑠 𝑣𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑏𝑒𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒𝑒𝑙𝑑𝑒 𝑜𝑓𝑓𝑒𝑟𝑡𝑒

20 %

𝑎𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑒𝑠𝑐𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑒𝑛 𝑣𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑏𝑒𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒𝑒𝑙𝑑𝑒 𝑜𝑓𝑓𝑒𝑟𝑡𝑒 𝑚𝑎𝑥𝑖𝑚𝑢𝑚 𝑡𝑒 ℎ𝑎𝑙𝑒𝑛 𝑎𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑒𝑛

20 %

Score = 0,40 ∗

Kwaliteit

Score = 0,20 ∗

Milieucriteria

9

3

Score = 0,20 ∗

𝑎𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑒𝑠𝑐𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑒𝑛 𝑣𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑏𝑒𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒𝑒𝑙𝑑𝑒 𝑜𝑓𝑓𝑒𝑟𝑡𝑒 𝑚𝑎𝑥𝑖𝑚𝑢𝑚 𝑡𝑒 ℎ𝑎𝑙𝑒𝑛 𝑎𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑒𝑛

Score = 0,20 ∗

𝑎𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑒𝑠𝑐𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑒𝑛 𝑣𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑏𝑒𝑜𝑜𝑟𝑑𝑒𝑒𝑙𝑑𝑒 𝑜𝑓𝑓𝑒𝑟𝑡𝑒 𝑚𝑎𝑥𝑖𝑚𝑢𝑚 𝑡𝑒 ℎ𝑎𝑙𝑒𝑛 𝑎𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑒𝑛

Sociale criteria

20 %

Om scores te geven voor deze criteria kan gekozen worden voor een systeem waarbij de mate van het voldoen aan een criterium punten oplevert.

10

Criteria

Staving

Waardering (het aantal punten dat het voldoen aan dit criterium oplevert – indicatief)

Het plan van aanpak wordt beschreven in het offertedocument.

Voor dit criterium worden volgende kwalitatieve beoordelingen toegekend:

Plan van aanpak 1 Kwaliteit van het plan van aanpak, overeenkomstig de uitvoeringsvoorwaarden van dit bestek.

“zeer goed uitgewerkt”, “goed uitgewerkt”, “voldoende uitgewerkt” en “onvoldoende uitgewerkt”. 2 Elementen van duurzaamheid die opgenomen zijn in het plan van aanpak. Het plan van aanpak zal beoordeeld worden aan de hand van: • •

•

De schoonmaakmethode die de firma voorstelt, en de milieuvoordelen die deze schoonmaakmethoden opleveren; De producten die de schoonmaakfirma voorstelt, waarbij o.a. wordt beoordeeld hoe milieuverantwoord deze producten zijn en in welke mate het gebruik van nicheproducten wordt vermeden ten voordele van duurzame producten waarvoor de Vlaamse overheid criteria opstelde; Het afvalbeheer dat de firma in de context van deze

Het plan van aanpak wordt beschreven in het offertedocument.

Voor dit criterium worden volgende kwalitatieve beoordelingen toegekend: “zeer goed uitgewerkt”, “goed uitgewerkt”, “voldoende uitgewerkt” en “onvoldoende uitgewerkt”.

11

•

•

opdracht voorstelt; De manier waarop de schoonmaakfirma het vervoer van en naar de schoonmaaklocaties en tussen de schoonmaaklocaties organiseert, met o.a. aandacht voor het beperken van vervoer, ecodriving, de ecoscore van de voertuigen en de inzet van duurzame vervoersmiddelen. Dit geldt voor verplaatsingen door schoonmaakpersoneel, inspecteurs, managers, assistenten, planners en toezichthouders in het kader van de opdracht; De initiatieven die de schoonmaakfirma voorstelt om het eigen personeelsbeleid te verbeteren om zo o.a. de tevredenheid bij het personeel te verhogen en snelle uittreding te vermijden, en om kansengroepen bij de schoonmaakopdracht te betrekken.

3 Er worden punten toegekend in functie van het voorziene verbruik aan chemische producten per gereinigde m² per jaar. Het betreft zowel de gebruikte schoonmaakproducten (incl. water in het product) op de locatie van de schoonmaak als de waspoeders die de dienstverlener gebruikt voor eigen wasmachines.

Berekening van het totale verbruik aan schoonmaakproducten per gereinigde m² per jaar. De gereinigde m² per jaar wordt berekend aan de hand van de schoonmaakfrequentie en de te reinigen oppervlakte die in het bestek / contract voorzien is.

Verbruik van chemische producten per gereinigde m² per jaar: • • • • • •

< 140 µL: 5punten 140-239 µL: 4 punten 240-339 µL: 3 punten 340-439 µL: 2 punten 440-539 µL: 1 punt ≥ 540 µL: 0 punten

Wanneer de hoeveelheid detergenten of schoonmaakmiddelen in kg uitgedrukt wordt, moeten de aantallen omgezet worden naar ml met behulp van informatie over de densiteit die op het 12

veiligheidsinformatieblad (MSDS-fiche) of de verpakking van het product vermeld staat. 4 Er worden punten toegekend in functie van het aandeel geconcentreerde producten in het totale volume (l of m³) van producten. Een geconcentreerd product is een product dat ten minste 30 % actieve bestanddelen bevat.

Specificatie van de geconcentreerde producten die gebruikt worden.

Aandeel geconcentreerde schoonmaakmiddelen:

Het percentage wordt berekend als het • gewichtspercentage van actieve • bestanddelen in het product. De berekening gebeurd op basis van de informatie die op het veiligheidsinformatieblad (MSDS-fiche) vermeld staat. Indien de informatie op het veiligheidsinformatieblad met bereiken i.p.v. exacte aantallen werkt, dan zal de berekening gebeuren met het laagste cijfer in het bereik.

> 50 %: 2 punten > 30 %: 1 punt

13

10) Uitvoeringsvoorwaarden De opdrachtnemer dient de opdracht uit te voeren conform de uitvoeringsvoorwaarden die opgenomen zijn in het bestek. De aanbestedende overheid kan beslissen om in het bestek bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op te leggen. Dat zijn contractuele voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht. Deze voorwaarden moeten verenigbaar zijn met het EG-recht en in de aankondiging van de opdracht of in het bestek worden vermeld. De voorwaarden waaronder de opdracht wordt uitgevoerd, kunnen onder meer verband houden met milieuoverwegingen: • • •

de gebruikte schoonmaakmiddelen en verpakkingen, verzameling, terugname, recycling of hergebruik van het afval bij of na het gebruik of verbruik van een product, vervoer en levering van chemicaliën (zoals schoonmaakmiddelen) in geconcentreerde vorm en verdunning op de plaats van gebruik.

De mogelijkheid om deze clausules toe te passen, is afhankelijk van het type en van de hoeveelheid van het product, van de plaats van uitvoering van de opdracht (op één locatie of verspreid over verschillende locaties) enz. Plan van aanpak Om duurzaamheidscriteria een plaats te geven in de opdracht en in het bestek kan gevraagd worden om gebruik te maken van een plan van aanpak. Daarin kunnen alle punten die voor de opdrachtgever van belang zijn beschreven worden. Aan het plan van aanpak kunnen bovendien ook gunningscriteria gekoppeld worden (cfr. boven). Volgende elementen kunnen worden opgenomen: De inschrijver zal een gedetailleerd plan van aanpak opmaken, dat ook de leidraad zijn bij de dagelijkse operationele opvolging van de uit te voeren taken. De geleverde diensten, kwaliteit, efficiëntie, inspecties, opvolging … zullen in overeenstemming zijn met die beschreven in het plan van aanpak. Volgende aspecten zullen minimaal aan bod komen in het plan van aanpak: •

Organisatie en planning Organisatie en planning per locatie/lokaal/schoonmaakactiviteit bij uitvoering: gedetailleerde informatie (werkuren, werktijden, aantal poetsers) dienen tijdens opstart plaatselijk afgesproken en vastgelegd te worden tussen de contactpersoon en de gebouwverantwoordelijke voor elk lokaal in elke locatie. Elke eventuele wijziging hierop dient vooraf goedgekeurd te worden door de gebouwverantwoordelijke. Deze afgesproken informatie rond organisatie en planning dient vermeld te worden op de taakkaart. Regeling en opvolging van de geplande activiteiten, flexibiliteit, vervangingen bij ziektes, verlof … Geschreven werkinstructies, waarin de taak beschreven wordt, moeten ter beschikking zijn op de werklocatie. Hierin worden de volgende elementen opgenomen [indien niet in het bestek vernoemd door de aanbestedende overheid]:  

Een beschrijving van taak; Specificatie van de overeengekomen kwaliteit van de taak; 14

   •

Frequentie waarmee de taak uitgevoerd moet worden; De objecten die gereinigd moeten worden (bv. Vloeren, ramen, meubels …) De methode, incl. materiaal, doseerhulpmiddelen en producten, die gevolgd moet worden.

Opleiding Al het schoonmaakpersoneel dat de dienst uitvoert moet periodiek worden geschoold in de diverse taken. De scholing moet gaan over de gebruikte schoonmaakmiddelen, -methoden, -apparatuur en -machines; afvalbeheer; en gezondheids-, veiligheids- en milieuaspecten. Voor relevant personeel, zoals inspecteurs, toezichters en kuispersoneel die zich dagelijks verplaatsen naar klanten, wordt een cursus ‘ecodriving’ voorzien. De contractant houdt van deze scholing (introductie/beroepsopleiding) een overzicht bij ten behoeve van de aanbestedende dienst. In overleg met de aanbestedende dienst stelt de contractant nauwkeurige voorschriften op voor werkwijzen die het milieu ontzien en de gezondheid en veiligheid op het werk respecteren. Deze voorschriften dienen zo gecommuniceerd te worden dat het personeel ze te allen tijde kan raadplegen.

•

Controle De contractant belast een beheerder, voorman/voorvrouw of coördinator met de organisatie en controle van het schoonmaakwerk. Deze persoon fungeert tevens als contactpersoon voor de aanbestedende dienst en dient tijdens kantooruren bereikbaar te zijn. De beheerder, voorman/voorvrouw of coördinator moet voldoende zijn geschoold in gezondheid en veiligheid op het werk, werkmethoden en milieuaspecten.

•

Methoden De contractant dient gebruik te maken van herbruikbare microvezeldoeken en, waar van toepassing, linoleum vloerbedekking droog te reinigen.

•

Schoonmaakmiddelen en -materialen De inschrijver geeft de te gebruiken schoonmaakmiddelen en -materialen, met vermelding van de naam en de hoeveelheid. De indiener zal minstens de volgende informatie omtrent de gebruikte chemicaliën aanleveren: gebruiksinstructies van de producent, veiligheidsinformatieblad (MSDS-fiche). Na de eerste zes maanden van het contract, en vervolgens aan het einde van elke termijn van een jaar, moet de contractant een overzicht van de gebruikte schoonmaakmiddelen indienen, onder vermelding van de naam en hoeveelheid. Voor andere schoonmaakmiddelen dan die in de oorspronkelijke offerte moet bewijs van naleving van de specificaties worden ingediend. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om ter plaatse controles uit te oefenen op het gebruik van de producten. Binnen zes maanden na aanvang van het contract moet de contractant een verslag indienen over de praktische toepasbaarheid van microvezeldoeken en droogreiniging van linoleum vloerbedekking. Verder dient de contractant de 15

schoonmaakfrequentie en de gebruikte scala van schoonmaakmiddelen te kunnen verantwoorden. Verder toont de dienstverlener aan dat voor het uitvoeren van de dienst het correcte materiaal gebruikt wordt. Dat betekent dat rekening gehouden wordt met zowel de correcte verwerking / dosering van schoonmaakmiddelen als met de ergonomische eigenschappen van het materiaal. Belgische sociale wetgeving en ILO-basisconventies U kan vragen dat de dienstverlener bewijst dat zijn personeel in orde is met de Belgische sociale arbeidsreglementering. Zo weet u ook meteen of aan de 8 ILObasisconventies wordt voldaan. De Belgische sociale wetgeving integreert deze conventies immers en gaat verder inzake bescherming van de werknemers. De dienstverlener moet op elk moment kunnen bewijzen dat zijn personeel in orde is met de Belgische arbeidsreglementering. Hij zal aan de aanbestedende overheid een volledige lijst bezorgen van het personeel dat is betrokken bij de uitvoering van de opdracht. Deze lijst zal, in geval van wijziging aan de personeelssamenstelling, worden bijgewerkt. Deze lijst moet minstens volgende informatie verschaffen:     

Volledige naam Geboortedatum Functie Kwalificatie Werkelijke of ermee gelijk gestelde prestaties, per dag, uitgevoerd in het kader van huidige overheidsopdracht.

Schoonmaakmiddelen worden niet allemaal in België geproduceerd. Daarom is het m.b.t. deze producten wel nuttig om een verklaring m.b.t. de ILO-basisconventies te vragen: De inschrijver zal in een verklaring op eer de herkomst van de schoonmaakmiddelen bevestigen tot op het niveau van de producent. Daarnaast zal deze verklaring op eer vermelden dat, indien de ILObasisconventies niet nageleefd worden, de leverancier alle nodige maatregelen zal nemen om aan de situatie te verhelpen of om elders goederen aan te kopen. De leverancier zal de aankoper de mogelijkheid bieden om zijn registers met de verschillende filialen, onderaannemers of contracterende partijen die een verband hebben met het betrokken schoonmaakmiddel, te raadplegen. Arbeidsuren De meeste schoonmaakdiensten in België worden voor en na de normale werkuren geleverd. Dagwerk biedt echter zowel op een sociale als een milieuwinst:

16

•

•

Het schoonmaakpersoneel kan werken in één shift van behoorlijke lengte. Dit komt o.a. hun gezinsleven ten goede, maar vergroot ook de kans dat de firma voltijdse werkplaatsen creëert. Dit zijn belangrijke sociale pluspunten voor het schoonmaakpersoneel zelf. Het personeel kan met het openbaar vervoer naar het werk komen, moet zich maar één keer per dag naar de plaats van de schoonmaak verplaatsen en kan bij daglicht werken in plaats van het licht aansteken. Zo wordt er heel wat bespaard op elektriciteit en brandstof.

Overweeg daarom de mogelijkheden om schoonmaak (gedeeltelijk) overdag te laten uitvoeren en vermeldt dit in het bestek. Non-discriminatie Ook andere sociale criteria kunnen opgenomen worden in de uitvoeringsvoorwaarden: •

De opdrachtnemer engageert zich om op de werkplek en in zijn beleid alle bepalingen van de gelijkekansenwet- en regelgeving van de federale en Vlaamse antidiscriminatiewetgeving te respecteren en toe te passen.

De inspanningen kunnen vermeld worden in een actieplan. Indien het contract verscheidene jaren geldig is, zal de onderneming elk jaar verslag uitbrengen over de uitvoering van het actieplan en de gerealiseerde verbeteringen. Dat verslag kan toegankelijk gemaakt worden voor het publiek.

17