FELNİTTKÉPZÉSI MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola - Felnıttképzési Minıségirányítási Kézikönyv

EÖTVÖS JÓZSEF KÖZGAZDASÁGI SZAKKÖZÉPISKOLA Feln. nyilv.szám: 00325-2009 Akkred. lajstromszám:

FELNİTTKÉPZÉSI MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola

Jóváhagyta:

Hajdú Éva igazgató Elsı hatályba lépés kezdete: 2011. november 07. Módosításokkal egybeszerkesztett változat érvényességének kezdete: 2011. november 07.

1/36. oldal


Változásjegyzék

Sorszám

Dátum

Változás tartalma

Érintett fejezet

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

2/36. oldal


1.

FELNİTTKÉPZÉSI MINİSÉGPOLITIKA ............................................................... 5

2. AZ EÖTVÖS JÓZSEF KÖZGAZDASÁGI SZAKKÖZÉPISKOLA BEMUTATÁSA........................................................................................................................ 6 2.1. Leírás .................................................................................................................................. 6 2.2. Adatok................................................................................................................................. 6 2.3. Akkreditált képzések ........................................................................................................... 7 3.

FOGALOM-MEGHATÁROZÁS .................................................................................. 8

4.

MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER .......................................................................... 9

4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Általános Követelmények ................................................................................................. 9 A minıségirányítási rendszer folyamatai ....................................................................... 10 Belsı és külsı dokumentumok, formanyomtatványok, iratok kezelése........................... 10 A Minıségirányítási Rendszer számára szükséges dokumentumok kezelése ................. 11 4.4.1. Minıségirányítási Kézikönyv .......................................................................... 11 4.4.2. Szabályozó és tervdokumentumok ................................................................... 11 4.4.3. A felnıttképzési tevékenyég dokumentumai..................................................... 11

5.

A VEZETİSÉG FELELİSSÉGE ............................................................................... 12

5.1. A vezetıség elkötelezettsége ........................................................................................... 12 5.2. Tervezés .......................................................................................................................... 12 5.2.1. Szakmai tevékenység tervezése ........................................................................ 12 5.2.2. Erıforrások tervezése ...................................................................................... 13 5.3. Felelısségi körök, hatáskörök ........................................................................................ 13 5.4. Vezetıségi átvizsgálás .................................................................................................... 13 6.

ERİFORRÁSOK BIZTOSÍTÁSA .............................................................................. 15

6.1. Emberi erıforrások (Humánerıforrás terv) .................................................................. 15 6.1.1. Általános szabály............................................................................................. 15 6.1.2. Munkatársak kiválasztása, felvétele ................................................................ 15 6.1.3. Új oktatók felvétele .......................................................................................... 15 6.1.4. Az oktatók rendelkezésre állásának biztosítása .............................................. 16 6.1.5. Oktatók továbbképzése .................................................................................... 16 6.1.6. Az emberi erıforrások megfelelıségének, rendelkezésre állásának dokumentálása ................................................................................................................. 17 6.2. Infrastruktúra ................................................................................................................. 17 6.2.1. Képzési infrastruktúra ..................................................................................... 17 6.2.2. Állandó képzési helyszín .................................................................................. 18 Kihelyezett képzésekre vonatkozó szabályok ................................................................... 19 6.2.3. Képzési eszközök ............................................................................................. 19 6.2.4. Tananyagok biztosítása ................................................................................... 19 6.2.5. Munkakörnyezet .............................................................................................. 19 7.

FELNİTTKÉPZÉSI TEVÉKENYSÉGHEZ KAPCSOLÓDÓ FOLYAMATOK . 20

7.1. A felnıttképzési és értékelési folyamat ........................................................................... 20 7.1.1. Általános adatok.............................................................................................. 20 7.1.2. A folyamat lépései és szabályai ....................................................................... 20 7.1.3. A képzési folyamat során kezelt dokumentumok ............................................. 22 7.1.4. Tanköteles tanulóval kötendı szerzıdésre vonatkozó szabályok .................... 22 3/36. oldal


7.1.5. A képzés lebonyolításában részt vevık számára a feladataik ismertetése ...... 23 7.1.6. Az értékelési folyamat leírása ......................................................................... 23 7.2. Felnıttképzési szolgáltatások folyamatleírása ............................................................... 26 7.2.1. Elızetes tudásszint felmérése és beszámítása ................................................. 26 7.2.2. Álláskeresési technikák ................................................................................... 27 7.3. A felnıttképzési tevékenység dokumentációs rendje ...................................................... 28 8.

TÁMOGATÓ FOLYAMATOK ................................................................................... 30

8.1. Ügyfélszolgálat mőködtetése .......................................................................................... 30 8.2. Információs rendszer, panaszkezelés ............................................................................. 31 8.2.1. Információs rendszer ....................................................................................... 31 8.2.2. Panaszkezelés .................................................................................................. 32 9.

MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS ............................................................................ 33

9.1. A képzésben részt vevı felnıttek igényei feltárásának és elégedettségük mérésének, valamint a mérési eredmények fejlesztésekbe történı visszacsatolásának folyamatleírása ... 33 9.2. Önértékelési rendszer ..................................................................................................... 34 10. FEJLESZTÉS ................................................................................................................. 36 10.1. Folyamatos fejlesztés...................................................................................................... 36 10.2. Fejlesztési terv ................................................................................................................ 36 10.3. Helyesbítı és megelızı tevékenységek ........................................................................... 36

4/36. oldal


1. FELNİTTKÉPZÉSI MINİSÉGPOLITIKA Az Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola 1987 óta sikeresen mőködı szakközépiskola. az iskolarendszerő szakközépiskolai, szakiskolai, szakképzési, valamint levelezıs felnıttoktatási feladatokon kívül, a felnıttek, azaz tanköteles koron túli tanulók szakképzésével is foglalkozik. Elsısorban nagyvállalatok felnıttképzési szükségleteire kívánunk megoldást biztosítani, amely mellett nyitottak vagyunk a kis- és középvállalati szektor részére történı képzési szolgáltatás nyújtására is. Legfıbb feladatunk ezen a területen a belépı tanulók tudásához igazodó, az egyén élethelyzetének megfelelı, a szakmatanulást/szakmaváltást elısegítı, átjárható, differenciált oktatási rendszer kialakítása, mőködtetése. Potenciális megrendelıink fejlesztési igényeit, ezen belül a képzési beavatkozások lehetıségét makro szinten a gazdaság állapotának megfigyelésével, elemzésével, mikro szinten személyes kapcsolatfelvételeken keresztüli egyeztetéssel tárjuk fel. Az Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola a feltárt igényekre válaszként elsısorban szakképesítést nyújtó szakmai képzéseket valósít meg, a logisztika és a gazdálkodás szakmai területén. Felnıttképzési szolgáltató tevékenységünket és szervezeti mőködésünket az alábbi értékek határozzák meg: -

minıség az ügyfelek gondozásában, amely kifejezıdik a kapcsolatépítésben, kapcsolattartásban és az utókövetésben egyaránt,

-

szakmai megalapozottság, amely által a megfelelı kérésre a megfelelı választ kívánjuk adni,

-

komplex szolgáltatás, amely figyelembe veszi a megvalósítás kísérı feltételeit, elsısorban a pénzügyi hatékonyságot,

A rugalmasság és a szakmai naprakészség biztosítása érdekében az Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola saját humánerıforrásán kívül, megbízási jogviszonyban foglalkoztatott oktatókkal oldja meg képzési szolgáltatásait. Annak érdekében, hogy az oktatók képviseljék az Iskolát, a szervezeti értékeket, és hogy elkötelezettek legyenek a magas minıségi szintő szolgáltatás nyújtásában, folyamatosan fejlesztjük ıket, valamint éves szinten tervezı/értékelı találkozókat szervezünk. Az Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola elkötelezett a jogszabályi követelmények teljesítésében. Az általunk mőködtetett minıségirányítási rendszer figyelembe veszi a mindenkori jogszabályi elıírásokat, követi a változásokat és ezeket alkalmazza folyamatainak mőködtetése, illetve tervdokumentumainak elkészítése során. Az évenkénti felülvizsgálat eredményei, tapasztalatai alapján felülvizsgáljuk minıségpolitikánkat, aktualizáljuk minıségirányítási rendszerünket, meghatározzuk minıségcéljainkat, fejlesztjük a szolgáltatások biztosításához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, a megvalósításra szánt képzési programokat és tananyagokat.

5/36. oldal


2. AZ EÖTVÖS JÓZSEF KÖZGAZDASÁGI SZAKKÖZÉPISKOLA BEMUTATÁSA

2.1. Leírás Az Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola (továbbiakban Eötvös J. KSZKI) azzal a céllal alakult, hogy Gyál Város közigazgatási területe és közoktatási vonzáskörzetében közoktatási közfeladatot lásson el. Az iskola alapításának éve: 1987. Az intézmény alapító szerve: Gyál Nagyközségi Tanács VB. Irányító és fenntartó szerve: Gyál Város Önkormányzatának Képviselı-testülete, 2360 Gyál, Körösi út, 112-114. Az intézmény jogállása: önálló jogi személy. Az intézmény típusa: közoktatási költségvetési szerv. Vezetıje az igazgató, akit az alapító önkormányzat Képviselı testülete nyilvános pályázat útján határozott idıre nevez ki. Az intézmény – jogi személyiségét és szakmai önállóságát nem érintve – az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. r. 10 §-a szerint nyert felhatalmazás alapján, a feladatellátáshoz gyakorolt funkciók szerint önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv. Az iskola fı tevékenységi köre az iskolarendszerő szakközépiskolai, szakiskolai képzés, illetve szakképzés (Közoktatási tv. 20-22.§-a alapján). A szakmai munka kiterjesztése érdekében az iskola a nem iskolarendszerő képzés terén is mőködik.

2.2. Adatok Cégnév: Cím: Adószám: Bankszámlaszám: Számlavezetı bank: KSH száma: Felnıttképzési nyilvántartási száma: Intézményi akkreditáció száma: Igazgató Teljeskörő aláírási joggal rendelkezik Fı tevékenységi köre: Egyéb tevékenységi körök: Telefon: 29/340-112; Fax: 340-952

Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola 2360 Gyál, Erdısor u. 65. 15441317-1-13 11600006-00000000-21723218 Erste Bank Zrt. 2360 Gyál Vak Bottyán u. 66. 15441317-8531-322-13 00325-2009 Hajdú Éva Önálló jogi személy Szakmai középfokú oktatás Szakiskolai képzés, közép és felsıfokú szakképzés E-mail: [email protected] Honlap: www.eotvos-gyal.sulinet.hu

6/36. oldal


2.3. Akkreditált képzések

Képzés megnevezése

Minısítı szervezet

Logisztikai ügyintézı (OKJ:54 345 02 0000 00 00)

Az 1993. évi LXXIX. tv. 38.§ (3) bekezdése alapján a felnıttképzésben akkreditáltnak minısülı program

Minısítés azonosítója (programakkreditációs lajstromszám, engedélyszám stb.)

Érvényesség / hatályosság dátuma

-

-

7/36. oldal


3. FOGALOM-MEGHATÁROZÁS A Minıségirányítási Kézikönyvben használt minıségirányítási és felnıttképzési fogalmakat a felnıttképzésrıl szóló 2001. évi CI. Tv. és a végrehajtási rendeletei alapján használjuk. E jogszabályok hatályos változata a szervezet minıségirányítási vezetıjénél elektronikus formában elérhetık. A fájlok helyét a Minıségirányítási vezetı határozza meg, s ugyanı gondoskodik folyamatos frissítésükrıl, biztonságos tárolásukról. A minıségirányítási vezetı által kezelt és tárolt jogszabályok: -

2001. évi CI. tv. a felnıttképzésrıl

-

2/2010 (II.16.) SZMM rendelet a felnıttképzési tevékenység megkezdésének és folytatásának részletes szabályairól

-

22/2004 (II.16.) Korm. rendelet a felnıttképzést folytató intézmények és a felnıttképzési programok akkreditációjának szabályairól

-

24/2004 (VI.22.) FMM rendelet az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól

-

1993. évi LXXVI. törvény tv. a szakképzésrıl

-

2003. évi LXXXVI. törvény a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról

-

15/2009. (VII. 24.) SZMM rendelet a saját munkavállalók részére szervezett képzés költségeinek a szakképzési hozzájárulás terhére történı elszámolásáról

A minıségirányítási vezetı távolléte esetén a hatályos jogszabályok elérésének elsıdleges helyettesítıje a www.magyarorszag.hu honlapon mőködtetett jogszabálykeresı. A jogszabályok tekintetében gondoskodni kell a hatályon kívül helyezett változatok archiválásáról. Az archiválást úgy kell elvégezni, hogy az adatok védelme, rendelkezésre állása legalább 5 év idıtartamra biztosított legyen. Az archivált állományok tekintetében azonosíthatónak kell lennie a hatályosságnak. Az azonosítás elsıdleges megoldása a hatályosság keretdátumainak fájlnévben való szerepeltetése.

8/36. oldal


4. MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1.

Általános Követelmények

Az Eötvös J. KSZKI a 24/2004 (VI.22.) az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól szóló FMM rendelet alapján alakította ki minıségirányítási rendszerét. A rendszer kidolgozásának kiinduló pontja az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványban meghatározott folyamatszemlélető minıségirányítási modell:

A minıségirányítási rendszer folyamatos fejlesztése

A vezetıség felelısségi köre

Vevıi

Gazdálkodás az erıforrásokkal

Követelmények

Bemenet

Vevıi

Mérés, elemzés és fejlesztés

A termék elıállítása

Megelégedettség Kimenet

Termék

A Eötvös J. KSZKI minıségirányítási rendszerében kijelöli azokat a folyamatokat, melyek a képzésben részt vevı felnıttek elvárásainak megfelelnek és az intézmény minıségpolitikájával összhangban álló eredmények eléréséhez szükségesek, ideértve a képzéssel kapcsolatos dokumentumok, szerzıdések, tananyagok és taneszközök kezelésére vonatkozó eljárásokat, valamint a képzéshez szükséges egészséges és biztonságos, a mindenki számára egyenlı hozzáférést biztosító környezet megteremtését is. A minıségirányítási rendszer felépítése, dokumentációja és mőködı elemei biztosítják és támogatják a rendszeres és folyamatos ellenırzést, mely lehetıvé teszi a lehetséges hibaforrások észlelését, a hibák okainak feltárását, helyesbítését, valamint megelızését. A minıségirányítási rendszert az Eötvös J. KSZKI az alábbi tevékenységeire alkalmazza: -

Felnıttképzés és a felnıttképzési tevékenységhez kapcsolódó szolgáltatás

Minıségirányítási rendszerünk kialakítása, bevezetése és mőködtetése során meghatározzuk a felnıttképzési tevékenység fı folyamatait, azok sorrendjét és kölcsönhatásait, valamint a folyamatok eredményes mőködtetéséhez és szabályozásához szükséges kritériumokat, módszereket. Minıségirányítási rendszerünkben figyelemmel kísérjük, elemezzük, értékeljük, és folyamatosan fejlesztjük képzési és felnıttképzési szolgáltatási folyamatainkat annak érdekében, hogy elérjük a tervezett eredményeket, és gondoskodunk arról, hogy az ehhez szükséges információk rendelkezésünkre álljanak. 9/36. oldal


A szervezet mőködését meghatározó szabályozások változásáról a minıségirányítási vezetı értesíti a szervezet érintett tagjait, munkavállalóit, partnereit.

4.2.

A minıségirányítási rendszer folyamatai

Kiszolgáló folyamatok

Felnıttképzés

Dokumentumok és feljegyzések kezelése

Felnıttképzési szolgáltatások

Erıforrások biztosítása

Elızetesen megszerzett tudás felmérése

Információs, ügyfélszolgálati és panaszkezelési rendszer mőködtetése

Álláskeresési technikák

A képzésben részt vevı felnıttek képzésének és tudásuk értékelésének folyamata Képzési tevékenység szakmai elıkészítése

Önértékelési rendszer mőködtetése

Képzés indítása

Folyamatos fejlesztés

Képzés lebonyolítása

Képzés zárása

4.3.

Belsı és külsı dokumentumok, formanyomtatványok, iratok kezelése

A dokumentációs rendszer kialakításánál figyelembe vettük szervezetünk méretét, folyamataink bonyolultságát és kölcsönhatásait, valamint az intézmény felkészültségét annak érdekében, hogy biztosítsa az eredményes mőködést, és megfeleljen a minıségpolitikában és a 24/2004 (VI.22.) az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól szóló FMM rendelet meghatározott követelményeknek.

10/36. oldal


4.4.

A Minıségirányítási Rendszer számára szükséges dokumentumok kezelése 4.4.1. Minıségirányítási Kézikönyv

A Minıségirányítási Kézikönyv az Eötvös J. KSZKI minıségirányítási rendszerének alapdokumentuma, amelyben megfogalmaztuk a minıségirányítási rendszerünk alkalmazási területeit, bemutatjuk a jogszabályok által az akkreditált intézményektıl megkövetelt dokumentált eljárásainkat, valamint a minıségirányítási rendszerhez tartozó folyamatokat és azok általános, valamennyi képzési és felnıttképzési szolgáltatási folyamatra érvényes alapkövetelményeit, hivatkozva intézményünk mőködését szabályozó további dokumentumokra. Rögzíti az intézmény feladatait a 2001. évi CI. tv. és végrehajtási rendeletei, valamint az iskola vezetésének, illetve a megrendelıi követelményeknek a teljesítése érdekében. A Minıségirányítási Kézikönyv alapul szolgál a megrendelıink felé vállalt kötelezettségeink teljesítésének igazolására. A Minıségirányítási Kézikönyv eredeti példánya papír alapú dokumentum. A Minıségirányítási Kézikönyv eredeti példányát az iskola igazgatója vagy az általa írásban meghatalmazott személy aláírása hitelesíti, a bevezetés dátumának megjelölésével. A Minıségirányítási Kézikönyv eredeti példányának tárolása és gondozása a minıségirányítási vezetı felelıssége. A Minıségirányítási Kézikönyv eredeti példányáról a minıségirányítási vezetı vagy az általa megbízott személy elektronikus, szerkesztésre nem alkalmas másolatot készít. A Minıségirányítási Kézikönyv elektronikus másolatát a szervezet tagjai számára elérhetıvé kell tenni a Társaság számítógépes hálózatán. Ez egyúttal azonos a Minıségirányítási Kézikönyv elosztásával. A Minıségirányítási Kézikönyv eredeti példányáról további, szükség szerinti darabszámú másolat készíthetı. A másolat készítésekor gondoskodni kell arról, hogy a másolat az eredeti példánnyal ne legyen összekeverhetı. A Minıségirányítási Kézikönyvet, mint ahogy a minıségirányítási rendszer fenntartásához szükséges dokumentumokat elsıdlegesen a neve azonosítja.

4.4.2. Szabályozó és tervdokumentumok Szabályozó és tervdokumentumaink (folyamatleírások, humánerıforrás terv, tárgyévi fejlesztési terv és minıségcélok) átvizsgálása és kiadás elıtti jóváhagyása az iskola igazgatójának felelıssége. A szabályozó és tervdokumentumokra vonatkozó részletes szabályokat a Minıségirányítási Kézikönyv 5-9. fejezetei tartalmazzák:

4.4.3. A felnıttképzési tevékenyég dokumentumai A felnıttképzési tevékenység és a felnıttképzési szolgáltatások biztosítása során keletkezı dokumentumokra vonatkozó részletes szabályokat a 7. fejezetben rögzítettük.

11/36. oldal


5. A VEZETİSÉG FELELİSSÉGE 5.1.

A vezetıség elkötelezettsége

Az intézmény vezetése a minıségirányítási rendszer létrehozásával a felnıttképzési tevékenységének folyamatos fejlesztését, a képzésben résztvevık képzési igényeinek megismerését, elvárásainak teljesülését kívánja biztosítani. Az intézmény vezetése meghatározta az intézmény stratégiájával, céljaival összhangban álló Minıségpolitikát. Ebben kinyilvánította elkötelezettségét a képzések résztvevıi, képzési szolgáltatások igénybevevıi és vevıi által igényelt minıség megvalósítása, és a minıségirányítási rendszer folyamatos fejlesztése iránt. Minıségpolitikánkat eszköznek tekintjük a minıségirányítási rendszer mőködésének fejlesztéséhez, ezért gondoskodunk annak évente történı felülvizsgálatáról. A vezetıségi átvizsgáláson minden évben értékeljük a folyamatos alkalmasság és megvalósulás szempontjából, szükség esetén módosítjuk a változó igényeknek megfelelıen. A minıségpolitika érvényes változata a Minıségirányítási Kézikönyv 1. fejezete szerinti szöveg. A Minıségpolitikáról a Minıségirányítási Kézikönyvben szereplı szöveg szerint tetszıleges mennyiségő, önálló elektronikus és papír alapú dokumentum készíthetı. A minıségpolitika közzététele a minıségirányítási vezetı felelıssége. A közzététel formái különösen a Minıségirányítási Kézikönyvrıl készült másolatok, illetve az iskola titkárságán/ ügyfélszolgálati helységében kifüggesztett dokumentum. A minıségpolitika kijelöli azokat a fejlesztési irányokat, amelyek alapján éves minıségcéljainkat meghatározzuk. A minıségcélok esetében meghatározzuk a teljesülésük mérésére alkalmas kritériumokat, a célok teljesüléséért felelıs személyt, a megvalósításhoz szükséges határidıt és a megvalósításhoz felhasználható erıforrásokat. A minıségcélok kiterjednek a képzéssel kapcsolatos minden lényeges funkcióra és a képzésszervezésben érintett valamennyi szervezeti egységre, illetve személyre. A minıségpolitika teljesülését és a minıségcélok elérését évente vizsgáljuk vezetıségi átvizsgálások keretében. A vezetıségi átvizsgálás során áttekintjük a minıségirányítási rendszer mőködését, annak folyamatos továbbfejlesztése érdekében. A vezetıségi átvizsgálásokat megelızi az éves teljeskörő önértékelés, melyet az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól szóló 24/2004 (VI.22.) FMM rendeletben meghatározott értékelési területekre kiterjesztve hajtunk végre, az intézmény munkatársainak, alvállalkozóinak/partnereinek bevonásával.

5.2.

Tervezés 5.2.1. Szakmai tevékenység tervezése

Szakmai tevékenységünk tervezését minden esetben a korábbi idıszak teljesítményének értékelése, illetve a potenciális részvevık elıre jelzett vagy már feltárt igényei alapján végezzük el. A tevékenységértékelés kiemelt eszközei az éves önértékelés, a vezetıségi átvizsgálás, illetve a külsı partnerekkel esetenként megvalósuló értékelı fórumok. Az ügyfél igények feltárásának elsıdleges eszközei a piaci helyzetelemzések, illetve a személyes egyeztetések. 12/36. oldal


5.2.2. Erıforrások tervezése Az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól szóló 24/2004 (VI.22.) FMM rendelet rendelkezései alapján az intézménynek rendelkeznie kell olyan humánerıforrás-tervvel, amely tartalmazza az oktatók kiválasztására, rendelkezésre állására, valamint továbbképzésére vonatkozó szabályokat. A humánerıforrás tervet a Minıségirányítási Kézikönyv 6.1 fejezete írja le részletesen. A tárgyi erıforrások kezelése a 6.2. fejezetben, illetve a képzési folyamatban leírtak szerint történik. A tárgyi erıforrások tekintetében önálló tervezési lépéseket nem végzünk. Ez alól kivételt képez, amennyiben a tárgy eszközrendszer, illetve a tárgyi feltételek vonatkozásában az iskola vezetése önálló minıségcélt tőz ki a vezetıségi átvizsgálás során. A felnıttképzési tevékenység pénzügyi teljesítményét, illetve elvárt mutatóit évente elemezzük a vezetıségi átvizsgálás keretében.

5.3.

Felelısségi körök, hatáskörök

Az intézmény méretébıl fakadóan valamennyi részterületet külön megbízott vezetı irányít, önálló felelısséggel, a konkrét tevékenységekbe bevont alvállalkozókkal/partnerekkel együttmőködve. Az önértékelések és vezetıségi átvizsgálások során, illetve az évközi tevékenységek jelentıs módosulása esetén vizsgáljuk a szervezeti hatékonyságot, a várható feladatokat, az esetleges szervezeti átalakítások szükségességét. Az iskola valamennyi munkatársára nézve igaz, hogy feladatrendszerét a személyre szabott munkaköri leírás tartalmazza. A minıségirányítási rendszer felügyelete szempontjából a minıségirányítási vezetı részletes feladatait Minıségirányítási Kézikönyvünkben rögzítjük, az alábbiak szerint: Az intézmény minıségirányítási vezetıje (felnıttképzés) Feladatai: -

az intézmény minıségirányítási rendszerének mőködtetése,

-

az intézmény folyamatainak felügyelete, fejlesztése,

-

a minıségirányítással kapcsolatos képzések szervezése és lebonyolítása,

-

a minıségirányítási dokumentumok, jogszabályok és a szabványok kezelése,

-

a helyesbítı és megelızı tevékenységek felügyelete,

-

a minıségüggyel összefüggı információk összegyőjtése, elemzések készítése,

-

a reklamációk, panaszok kivizsgálása.

5.4.

Vezetıségi átvizsgálás

Az intézmény évente legalább egy alkalommal a vezetıség átvizsgálása keretében tekinti át az önértékelési rendszer eredményeit, a minıségirányítási rendszer mőködését leíró információkat. A rendelkezésre álló információk elemzésével, áttekintésével külön erre a célra szervezett értekezlet keretében értékelik az elızı idıszak minıségcéljainak teljesülését, határozzák meg a fejlesztési célokat, döntenek – szükség esetén – a minıségpolitika megváltoztatásról és meghatározzák a következı idıszak minıségcéljait. 13/36. oldal


Az értekezletet az iskola igazgatója hívja össze. A vezetıségi átvizsgálás napirendje: 1. Az egyes szakmai, munkaközösségi vezetık tevékenységekrıl és eredményekrıl, ezen belül

beszámolója

az

elvégzett

a. a tárgyévre meghatározott minıségcélok, akciótervek teljesülésének értékelése b. megrendelıi észrevételek, követelmények illetve az ezekbıl eredı fejlesztési igények elemzése c. reklamációk, panaszok kezelése d. erıforrások helyzete, erıforrás-szükségletek 2. Folyamatok elemzése, értékelése 3. Az éves mőködés pénzügyi elemzése 4. Beszállítók értékelése 5. Minıségpolitika felülvizsgálata 6. Éves önértékelés eredményeinek áttekintése, önértékelési jelentés elkészítése, illetve jóváhagyása 7. Következı idıszak tervezése, a társterületek szempontjainak kölcsönös figyelembe vételével a következı évre szóló, az éves önértékelésen alapuló fejlesztési terv, ezen belül, illetve ehhez kapcsolódóan az akciótervek, tárgyévi minıségcélok meghatározása 8. A szervezeti mőködést meghatározó aktualitások

14/36. oldal


6. ERİFORRÁSOK BIZTOSÍTÁSA 6.1.

Emberi erıforrások (Humánerıforrás terv) 6.1.1. Általános szabály

Az Eötvös J. KSZKI munkatársi állományának kialakításakor, tervezésekor elsıdleges szempont a produktivitás és a folyamatos munkavégzés biztosításának lehetısége. Ezért csak azokban a munka-, illetve feladatkörökben történik munkaviszony keretében foglalkoztatás, ahol ezek a feltételek legalább egy adott, konkrét projekt teljes idıtartamában teljesíthetık. Minden más munkatevékenység, feladatellátás alvállalkozók bevonásával történik. Az alvállalkozók bevonása, kiválasztása minden esetben a feladat jellegétıl, méretétıl, szervezeti életre gyakorolt hatásától függıen valósul meg, az ügyvezetı jóváhagyása mellett.

6.1.2. Munkatársak kiválasztása, felvétele Az Eötvös J. KSZKI tevékenységében közremőködı személyek kiválasztásánál, megbízásánál biztosítani kell, hogy rendelkezzenek a munkájuk ellátásához szükséges képesítéssel, megfelelı készséggel és gyakorlattal. A munkatársak kiválasztási folyamatát, a munkatársakkal szemben támasztott kiválasztási kritériumokat az igazgató határozza meg, a betölteni kívánt célállásban érintett szervezeti vezetı véleménye alapján. Amennyiben önálló javaslat nem történik, illetve a betölteni kívánt munkakör nem tekinthetı a szervezeti mőködés szempontjából speciálisnak, úgy a jellemzı kiválasztási eljárás lépései a következık: 1. álláshely, munkakör, feladat meghirdetése 2. önéletrajzok fogadása 3. önéletrajzok elemzése, szelektálása 4. kiválasztott személyekkel interjú 5. döntés a felvételrıl, illetve az elutasításról Amennyiben a kiválasztási eljárás eredménye új munkatárs felvétele, úgy a munkavégzésre irányuló jogviszonnyal kapcsolatos ügyintézés, a megfelelés igazolására és a munkaviszony létesítésére vonatkozó, szükséges dokumentumok beszerzését és tárolását is bele értve a gazdasági vezetı feladata és felelıssége.

6.1.3. Új oktatók felvétele Az Eötvös J. KSZKI képzéseit, oktatásait magasan kvalifikált, felsıfokú iskolai végzettségő és a felsıfokú iskolai végzettség mellett egy vagy két szakirányú végzettségő/képesítéső vagy több éves szakirányú szakmai és gazdag képzési tapasztalattal rendelkezı oktatók végezhetik, felkérésre. A Képzésekért felelıs határozza meg az oktatókkal szemben támasztott szakmai kiválasztási kritériumokat.

15/36. oldal


Az oktatókkal szemben támasztott általános kritériumok a következık: •

Felsıfokú iskolai végzettség és a szakterület szempontjából releváns szakképesítés,

•

Lehetıség szerint pedagógiai vagy andragógiai végzettség

•

Kiemelkedı kommunikációs készség

•

Oktatói, felnıttképzési gyakorlat

Az általános kritériumok mellett minden esetben figyelembe kell venni a felnıttképzési tevékenységre vonatkozó külsı elıírásokat, különös tekintettel a 24/2004 (VI.22.) FMM rendelet 1. sz. mellékletében foglaltakat. Az új oktatók felkutatásával és kiválasztásával kapcsolatos tevékenységet a Képzésért felelıs vezetı végzi. Amennyiben szükséges az oktató foglalkoztatására megbízási szerzıdéssel foglalkoztatottként kerül sor. A kiválasztott munkavállalóval való szerzıdéskötést a Képzésekért felelıs vezetı kezdeményezésére a gazdasági vezetı végzi. A minıségirányítási vezetı személyes konzultáció formájában végzi el az oktató felkészítését, amely kiterjed a minıségirányítási rendszer bemutatására.

6.1.4. Az oktatók rendelkezésre állásának biztosítása Az oktatókkal, a kiválasztás illetve a képzésszervezés során egyeztetjük a rendelkezésre állás feltételeit. Az oktatókkal kötött szerzıdés rendelkezik arról, hogy Eötvös J. KSZKI az oktatók részére az aktuális programhoz kapcsolódó pontos adatokat (dátum, hely, idıtartam) átadja, továbbá meghatározza a rendelkezésre állás elvárását és az akadályoztatás jelzésének kötelezettségét. Minden képzési program problémamentes megvalósításához elıre nem tervezhetı esetekre helyettes oktató vagy alvállalkozó áll rendelkezésre. A helyettes oktató kijelölése, illetve feladatának pontos meghatározása a képzésért felelıs vezetı, távollétében az ügyvezetı feladata.

6.1.5. Oktatók továbbképzése Az Eötvös J. KSZKI képzési tevékenységében közremőködı oktatók továbbképzése formális és nem-formális módon egyaránt történhet. Szervezetünk, a képzésekben közremőködı oktatók számára biztosít továbbképzési lehetıséget, az alábbiak szerint: o évnyitó találkozás (szervezése rendszeres, minden év elsı hónapjában): csoportos konzultáció, amelynek során elemezzük az ügyfélértékeléseket és meghatározzuk az oktatók fejlesztésével kapcsolatos elvárásokat, o oktatók akkreditált továbbképzéseken való részvétele (szervezése eseti): kifejezetten a résztvevıi kérésekre koncentráló fejlesztı tevékenység, amely a képzések tartalmára, megvalósítására egyaránt kitér, o oktatók szakmai orientációját elısegítı képzések (minden képzés elıtt): az adott képzési program kapcsán a képzési specifikumok, a képzési célrendszer, illetve megrendelıi/résztvevıi adottságok elemzése, egyeztetése a vevıi elvárásoknak megfelelı képzési szolgáltató tevékenység érdekében.

16/36. oldal


Az oktatók szakmai naprakészségét, fejlıdését szolgáló szakmai továbbképzésekrıl az oktatóknak saját maguknak kell gondoskodniuk. Ez alól kivételt képezhetnek az Eötvös J. KSZKI által szervezett, a felsoroltakon kívüli belsı képzések. Munkaviszony keretében foglalkoztatott munkatárs/oktató kérheti a formális képzésen való részvételének támogatását, amely munkaidı kedvezmény, illetve képzési díj támogatásának formájában egyaránt megvalósulhat. A támogatás jellegérıl és mértékérıl a képzésért felelıs vezetı javaslata alapján az iskola igazgatója dönt. Amennyiben az oktatók továbbképzése a felnıttképzési törvény hatálya alá tartozó képzés keretében, az Eötvös J. KSZKI által valósul meg, úgy annak dokumentálását a 7. fejezetben meghatározott képzési folyamat alapján kell elvégezni. Az Fktv. hatálya alá nem tartozó továbbképzésekrıl a minıségirányítási vezetı által megbízott személy által feljegyzés készül.

6.1.6. Az emberi erıforrások megfelelıségének, rendelkezésre állásának dokumentálása A Képzésért felelıs vezetı felelıssége az iskola partner intézményei által biztosított oktatók megfelelıségét és rendelkezésre állását igazoló dokumentumok begyőjtése és kezelése. Ezek a dokumentumok különösen: o képzésben közremőködı oktató aláírt szakmai önéletrajza o legmagasabb iskolai végzettséget tanúsító okiratának az Eötvös J. KSZKI. által hitelesített másolata o oktatói tevékenységgel releváns végzettségeket, képesítéseket, tanulmányokat igazoló dokumentumoknak az Eötvös J. KSZKI által hitelesített másolata o nyilatkozat a releváns szakmai, oktató, felnıttképzési gyakorlat idejérıl (amennyiben a szakmai önéletrajz nem tartalmazza) o adatkezelési nyilatkozat

6.2.

Infrastruktúra 6.2.1. Képzési infrastruktúra

Az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól szóló 24/2004 (VI.22.) FMM rendeletben és annak 1. sz. mellékletében meghatározott követelményeknek megfelelı felnıttképzési tevékenység (beleértve a felnıttképzési szolgáltatások biztosítását) eredményes folytatása érdekében a vezetıségi átvizsgáláson meghatározzuk a mőködéshez szükséges feltételrendszert, gondoskodunk ezek biztosításáról és fenntartásáról. Az Eötvös J. KSZKI az együttmőködı partnereivel kötött együttmőködési megállapodás keretében biztosítja a képzéseihez szükséges tárgyi feltételeket. A felkészítésben együttmőködı szervezet a tárgyi eszközparkján felül, a képzések megszervezéséhez, lebonyolításához szükséges mobil eszközök rendelkezésre állását az iskola igazgatója által kijelölt Képzésekért felelıs határozza meg. A tárgyi eszközökrıl a gazdasági vezetı leltárnyilvántartást vezet.

17/36. oldal


6.2.2. Állandó képzési helyszín Állandó képzési helyszínünk azonos az intézmény által folytatott iskolarendszerő képzés képzési helyszínével, amelyen az Eötvös J. KSZKI felnıttképzési tevékenységéhez szükséges infrastrukturális feltételek és az általános oktatástechnikai felszereltség adottak. Az állandó képzési helyszínre vonatkozó adatok: Cím: 2360 Gyál, Erdısor u. 65. Igénybe vétel jogcíme: Alapító Okirat szerint Oktatótermek és felszereltségük: A felnıttképzési tevékenység számára az iskola valamennyi oktatóhelysége rendelkezésre áll, ütemezés szerint egyeztetve az iskolarendszerő képzéssel. Az iskolarendszeren kívüli képzéshez kiemelten biztosított infrastruktúra: Sorszám 5.1.

Oktatóterem megnevezése Nyelvi laboratórium (26.sz.)

Igénybevétel célja

Szakmai elméleti és gyakorlati képzés

Alapterület 2

(m )

56

Férıhelyek száma

18

Számítógépek, audiovizuális eszközök, internet kapcsolat, projektor

20

Számítógépek, internetkapcsolat, projektor, digitális tábla, nyomtató, szkenner

5.2. Szakképzési szaktanterem (27.sz.)


56

Felszereltség bemutatása

5.3. Gépírás taniroda (37.sz.)


72

32

Számítógépek, internetkapcsolat, projektor, ügyviteli feladatok ellátásához szükséges eszközök (nyomtató, fénymásoló, szkenner)

Számítógépterem


56

18

Számítógépek, internetkapcsolat, projektor

5.4.

6.2.3. A gyakorlati képzési helyszín biztosítása A gyakorlati oktatás egy része iskolánkban, szaktantermekben, másrészt a Gyál térségében található logisztikai központokban, az M 5-GYÁL Ipari park területén mőködı cégeknél, vagy a város vonzáskörzetében található szállítmányozó vállalatoknál, ezek gazdasági, raktározási, tárolási funkciókat betöltı egységeinél történik a szakképzés jellegének, követelményeinek megfelelıen. A szakképzés tartamát és kereteit együttmőködési megállapodás rögzíti.

18/36. oldal


Kihelyezett képzésekre vonatkozó szabályok A megrendelıi elvárásoknak megfelelıen a képzések megvalósítását kihelyezett, az állandó képzési helyszíntıl eltérı helyszínen is vállaljuk. Ebben az esetben az adott képzési helyszín megfelelıségének ellenırzése – függetlenül attól, hogy a helyszín biztosítása Eötvös J. KSZKI vagy a Megrendelı partner által történik – a képzésért felelıs vezetı felelıssége. Kihelyezett képzési helyszín esetén a helyszín biztosítását igazoló dokumentumnak (pl. bérleti szerzıdés) egyértelmően azonosítania kell a megfelelés tényét, a rendelkezésre álló feltételek meghatározásával.

6.2.3. Képzési eszközök A képzési termek elvárt felszereltsége, illetve a képzés során alkalmazott eszközök a képzési programban kerülnek meghatározásra. A képzéshez szükséges tárgyi eszközök folyamatos rendelkezésre állását az intézmény Képzésért felelıs vezetıje ellenırzi. Az Eötvös J. KSZKI tárgyi eszköznyilvántartással rendelkezik, amelybıl azonosítható, hogy az intézmény által szervezett képzésekhez milyen eszközöket tud a szervezet saját erıforrásából biztosítani.

6.2.4. Tananyagok biztosítása Az Eötvös J. KSZKI által lebonyolított képzéseken felhasznált tananyagok a Képzésért felelıs vezetı irányítása mellett kerülnek beszerzésre, vagy kifejlesztésre. A tananyagok specifikus továbbfejlesztése az adott képzésben közremőködı oktató feladata. A tananyagcsomag tartama tipikusan: •

elıadás prezentációk elektronikus formában

•

elıadás prezentációk nyomtatott formában jegyzetelési lehetıséggel

•

feladatlapok, feladatutasítások a képzés jellegétıl, módszertanától függıen

Az egyes képzésekhez fejlesztett tananyagcsomagok archivált változata elérhetı a szervezet dokumentumtárából. A tananyagok minimális megırzési ideje azonos a képzési folyamat dokumentumainak megırzési idejével. A nyomtatott tananyagokat valamennyi résztvevı számára biztosítjuk, továbbá elérhetık az iskola dokumentumtárából. A tananyagok a résztvevık számára a képzés megkezdésekor vagy legkésıbb a releváns ismeretek átadásának elsı napján kerülnek átadásra.

6.2.5. Munkakörnyezet Tevékenységünk során – az egészségügyi és munkavédelmi elıírásokat is figyelembe véve – olyan munkakörnyezetet biztosítunk, amely alkalmas a felnıttképzési tevékenység magas szintő megvalósítására. A megfelelı munkakörnyezet biztosításáért és kialakításáért az Eötvös J. KSZKI igazgatója a felelıs.

19/36. oldal


7. FELNİTTKÉPZÉSI TEVÉKENYSÉGHEZ KAPCSOLÓDÓ FOLYAMATOK Felnıttképzési tevékenységünk alapdokumentumai az Fktv. elıírásainak megfelelı képzési programok. Abban az esetben, ha a vevıi elvárások, követelmények teljesítése érdekében el kell térnünk képzési programjainktól, külön dokumentumban rögzítjük az általános programtól való eltéréseket.

7.1.

A felnıttképzési és értékelési folyamat 7.1.1. Általános adatok

Folyamat célja

A megrendelıi és résztvevıi elvárásoknak megfelelı, a résztvevık megelégedését szolgáló, a szervezet számára pénzügyi eredményt biztosító képzési szolgáltató tevékenység.

Folyamatgazda

Képzésért felelıs vezetı

Input

Megrendelıi impulzus, képzési szükséglet

Output

Képzési eredmény, képzettség, kompetencia

A folyamat kimenetével szemben elvárt eredmények

•

A képzési tartalmak, fejlesztı elemek alkalmazása a mindennapokban

•

Vevıi elégedettségben megnyilvánuló sikerélmény

•

Pozitív pénzügyi eredmény, költséghatékonyság

•

Általános résztvevıi, megbízói elégedettség

A folyamat eredményességének mérıeszközei

o Résztvevıi elégedettségmérés o A képzés lezárását 3-4 héttel követı találkozó a megrendelıvel o Projekt pénzügyi zárása

7.1.2. A folyamat lépései és szabályai 7.1.2.1. A képzés elıkészítése (lépések és szabályok) - A képzési igények felmérése - A képzési igények meghatározása - Döntés a képzések indításáról - A képzési programok elkészítése - A személyi feltételek meghatározása és biztosítása - A tárgyi feltételek meghatározása és biztosítása - Képzési ajánlat, tájékoztató elkészítése - A képzési kínálat közzététele, meghirdetése 20/36. oldal


-

A partnerek képzési igényeinek és az igények alapján indítandó képzési kínálat meghatározásáról az iskola fenntartója dönt. Az egyes folyamatok operatív végrehajtásában az adott területen dolgozó munkatársak is részt vesznek (pl. iskolatitkár, rendszergazda) a vezetık utasítása alapján.

A felnıttképzési tevékenység elıkészítésében az iskolai vezetés szerepe rendkívül fontos. A képzési piacon való megfelelı tájékozottság és a céges partnerek döntéshozóival való kapcsolattartás alapvetıen meghatározó a képzési lehetıségek kialakítása szempontjából. Az elıkészítés során a felnıttképzési vezetı a képzéssel kapcsolatos folyamatokban mindenkor figyelembe veszi a vonatkozó felnıttképzési elıírásokat: o a képzési programok kialakításánál a 2001. CI. tv. 16 .§-át o a személyi tárgyi feltételek kialakításakor a 24/20004. (VI.22.) FMM rendelet 1. sz. mellékletében foglalt szabályokat o az OKJ-s képzéseknél a vonatkozó érvényes SZVK-kat és központi programokat. 7.1.2.2. A képzés megszervezése és beindítása (lépések és szabályok) - Érdeklıdık tájékoztatása - A képzésbe való bekapcsolódás feltételeinek (dokumentumok) vizsgálata - Jelentkezési lap kitöltése - Elızetes tudásszint-felmérés - A jelentkezık nyilvántartása - Csoportbeosztás kialakítása - A résztvevık értesítése a képzés indításáról - Felnıttképzési szerzıdés elıkészítése, aláírása, nyilvántartása - A képzési díjak számlázása, befizetése, befizetések nyilvántartása - Végleges tantárgyfelosztás, az ütemterv szerint - Oktatók kiválasztása és értesítése - Oktatók szerzıdtetése - Képzési dokumentáció elıkészítése - A résztvevıi igény- és elégedettségmérı kérdıívek elkészítése - Tárgyi feltételek ellenırzése - Tananyagok biztosítása. A képzési folyamatban a szervezés és beindítás a legösszetettebb feladat, amelynek végrehajtásában - a képzésért felelıs vezetı irányításával - a felnıttképzési tevékenységben érintett minden munkatárs részt vesz. Éppen ezért a képzésért felelıs vezetı – különös tekintettel arra, hogy az intézmény a felnıttképzési tevékenységet a közoktatási feladatai mellett látja el – a képzések megkezdése elıtt minden részfeladat ellenırzését személyesen tekinti át, ügyelve arra, hogy a dokumentumok összeállítása (pl. haladási napló, felnıttképzési szerzıdés) a vonatkozó felnıttképzési jogszabályok szerint történjék. A képzési tanácsadás a képzésért felelıs vezetı segítségével az ügyfélszolgálaton – iskolatitkárságon – történik, általában személyesen vagy pedig telefonon ill. e-mail-en. A szolgáltatás igénybevételérıl az iskolatitkárság nyilvántartást vezet. A képzésre való jelentkezés után a résztvevık a jelentkezési lapon aláírásukkal igazolják a szolgáltatás nyújtásának tényét, hogy megkapták a szükséges tájékoztatót. 7.1.2.3. A képzés lebonyolítása (lépések és szabályok) Az oktatásnak a képzési ütemtervben meghatározottak szerint kell történnie. Az oktatás/képzés során vezetett dokumentumok, illetve elvárt feladatok: -

A haladási napló vezetése 21/36. oldal


-

Jelenléti ívek, nyilvántartás kezelése Az oktatás ellenırzése A jelenlét és a haladás és ezek dokumentálásának ellenırzése Változások, problémák kezelése A modul lezárása: teszt megoldása vagy vizsga Záró értékelés, teszt vagy vizsga értékelése A képzésben részt vevık igény- és elégedettség mérése.

7.1.2.4. A képzés lezárása - A résztvevık értesítése az értékelés eredményérıl - A bizonyítványok (oklevél, tanúsítvány, igazolás) kiállítása - A bizonyítványok eljuttatása a résztvevık számára - Dokumentumok archiválása - A képzés egészének értékelése, lezárása A folyamatokat a felnıttképzési vezetı irányítja, ellenırzi, az egyes képzések végrehajtását az ütemtervben kijelölt oktatók végzik. Az adminisztratív feladatok, és az esetleges felmerülı problémák kezelésében az ügyfélszolgálati munkatársak – iskolatitkárság - is részt vesznek. A képzésben részt vevık igény- és elégedettség mérésének, valamint a mérési eredmények fejlesztésekbe történı visszacsatolásának módja az adott folyamatleírás alapján történik.

7.1.3. A képzési folyamat során kezelt dokumentumok Alkalmazott őrlapok a következık: •

Jelentkezési lap

•

Felnıttképzési/képzési szerzıdés

•

Haladási napló és nyilvántartás a képzésen való részvételrıl

•

Jelenléti ív

•

Résztvevıi elégedettségmérı kérdıív a kurzus végén

•

Elismervény a bizonyítvány átvételérıl

A képzéshez kapcsolódó egyéb dokumentumok, amelyeket az adott képzési dokumentációval együtt kell tárolni: •

az Fktv. 2001, CI. 16§ (2) szerint összeállított képzési program

•

a modulok tematikája/ütemterve

•

a jogszabályokban által elıírt, a képzési tevékenység tervezéséhez és a képzés megvalósításának tanúsítására szolgáló, kapcsolódó dokumentumok a 7.3. fejezetben szereplı felsorolásnak megfelelıen.

7.1.4. Tanköteles tanulóval kötendı szerzıdésre vonatkozó szabályok Az Fktv. CI. 20 § (4) értelmében azokkal a tanulókkal is szerzıdést kell kötni, akik tankötelezettségük mellett, vagy iskolarendszerő képzésben való részvételük mellett felnıttképzésben is részt vesznek. Tanköteles tanulóval államilag elismert szakképesítés megszerzésére irányuló képzésre felnıttképzési szerzıdés nem köthetı.

22/36. oldal


7.1.5. A képzés lebonyolításában részt vevık számára a feladataik ismertetése A képzés megkezdése elıtt feladatlista vagy forgatókönyv, vagy eljárásrend formájában email-en vagy kinyomtatva juttatjuk el a résztvevıknek, vagy kurzusindító megbeszélésen ismertetjük velük a képzés teljesítésével összefüggésben szükséges/elvárt feladatokat. Minden esetben ellenırizzük, hogy mindenki megkapta és tudomásul vette a felelısségébe tartozó feladatot.

7.1.6. Az értékelési folyamat leírása Az értékelés a képzési folyamatok minden részében szerepel. Az értékelés eredményétıl függnek a különbözı irányú fejlesztések, amely alapján a képzés színvonala javítható ill. fenntartható. Az értékelés fıbb területei a következık: -

A résztvevık teljesítményének értékelése Az oktatók, munkatársak munkájának értékelése Külsı partnerek értékelése Az infrastrukturális feltételek értékelése A felnıttképzési tevékenység értékelése Minıségirányítási rendszer értékelése Önértékelési rendszer mőködtetése az adottságok és eredmények tekintetében.

A résztvevık teljesítményének értékelése A kurzusaink mindegyike modulokra épülı képzés. A képzés során az egyes modulok tematikájában, illetve akkreditált képzés esetén a képzési programban rögzítésre kerül az ellenırzések, értékelések gyakorisága, és módja. A képzés típusától függ továbbá (pl. OKJ-s képzések, akkreditált ECDL tanfolyam), hogy az adott képzés záróvizsgával zárul-e. Ebben az esetben az értékelés módja – szóbeli, elméleti, gyakorlati vizsga – mindig az adott képzéshez tartozó vizsga vizsgaszabályzata alapján történik: ugyanígy a minısítések is az adott képzést lezáró vizsgaszabályzatban foglaltak szerint kerülnek megállapításra. Amennyiben a képzéshez nem tartoznak külön, az iskolától független szervezet által elıírt, jogszabályban rögzített vizsgakövetelmények és vizsgaszabályzat, úgy az értékelés általános módszerei és elvei a következık: -

Minden foglalkozáson az otthon elvégezett feladatok szóbeli értékelése Az egyes tematikai egységek elvégzése után – de legalább minden 5 tanórai foglalkozás után önálló feladatmegoldás/teszt/szóbeli beszámoló Modulzáró teszt A minısítés kategóriái: o 91 -100 % - kiválóan megfelelt o 81 - 90 % - jól megfelelt o 71 - 80 % - megfelelt o 60 - 70 % - részt vett o 60 % alatt - nem felelt meg, ismétlésre kötelezett

A résztvevık képzésen nyújtott teljesítésének módját és teljesítményének értékelését a haladási naplóban kell rögzíteni, a záróvizsgák eredményét pedig az erre a célra használatos bizonyítványban, illetve mindig az adott vizsgaszabályzatban rögzítettek alapján.

23/36. oldal


Az oktatók, munkatársak értékelése Az értékelési rendszer a felnıttképzésben közremőködı munkatársi állomány minden részére kiterjed, a következı fı csoportokban: -

Iskolavezetés Oktatók Egyéb munkatársak

Az iskolavezetés értékelése a külsı és belsı partnerek (pl. önkormányzat, mint iskolafenntartó, a kollégák véleménye a vezetésrıl), visszajelzése alapján az évente elkészítendı önértékelésben történik. Oktatók értékelésének formái: -

önértékelés tanulók elégedettségmérése óralátogatási minısítések szakmai – vezetıi értékelés alapján történik.

Az oktatók értékelése a következı, a kérdıívek alapján felmért szempontok szerint történik: -

szakmai felkészültség és fejlıdésképesség az oktatási módszerek hatékonysága, a megbízhatóság, az adminisztráció pontossága, az együttmőködési készség és a megfelelı kommunikációs készségek megléte.

Az egyéb, nem oktatói státuszú munkatársak értékelése a képzési folyamatokban meghatározott feladatok teljesítése szerint -

vezetıi értékelés önértékelés a tanulói kérdıívekben az infrastrukturális és ügyfélszolgálati tevékenységre vonatkozó rész szerinti értékelés.

A nem oktatói munkakörben dolgozó, de egy önálló területért felelıs vezetı (pl. gazdasági vezetı) a saját felelısségi körébe tartozó terület helyzetérıl évente beszámolót készít, amely az iskola teljes egészének éves vezetıi beszámolója részét képezi. A felnıttképzési tevékenységhez tartozó, az iskola mőködésébe szervesen beilleszkedı önálló területrıl a vezetık az éves önértékelés keretében számolnak be. Külsı partnerek értékelése Óraadó tanárok – az oktatókra vonatkozó szempontok szerint kerülnek értékelésre. Más jellegő (pl. tananyag beszállítók) külsı partnerek értékelése jellemzıen információk összegyőjtésével történik. A külsı partnerekkel kapcsolatban álló munkatársak részére az együttmőködéshez szükséges információk átadására a képzés megkezdése elıtt, a feladatok kiosztásakor kerül sor. A külsıs partnerekkel a feladatok megbízása minden esetben a konkrét feladat elvégzésére vonatkozó szerzıdés megkötése alapján történik. A külsı partnerek értékelése ennél fogva aszerint is történik, hogy a partner mennyiben teljesítette a szerzıdésben vállalt kötelezettségeit. A szerzıdések a nem megfelelı teljesítés esetére is kitérnek. A külsı partnerekkel mindenkor az adott terület felelıse tartja a kapcsolatot, és értékeli a külsı partner teljesítményét, megfelelıségét.

24/36. oldal


Az infrastrukturális feltételek értékelése Az infrastrukturális feltételek – vagyis az épület, a berendezések, gépek, különös tekintettel a számítástechnikai eszközökre – állapotának elemzése és értékelése a teljes intézményi struktúrára vonatkozóan az iskola fenntartójának a feladata. A fenntartó a közoktatási intézmények fenntartásával kapcsolatos elıírások alapján az iskola infrastrukturális állapotáról „önkormányzati bejárási jegyzıkönyvet” készít. Az adott terület felelıse, vezetıje (pl. informatikai vezetı) évente beszámolót készít az adott terület állagáról, állapotáról. A felnıttképzési kurzusok lebonyolításához szükséges infrastruktúra megfelelıség szempontjából történı értékelése a képzés folyamatának részeként minden esetben megtörténik, az adott kurzus megkezdése elıtt. A kurzusok lezárásaként a tanulókkal kitöltendı elégedettségmérı kérdıívek kötelezı jelleggel tartalmaznak kérdéseket a technikai, infrastrukturális feltételekre vonatkozóan is. A felnıttképzési tevékenység értékelése, a minıségirányítási rendszer értékelése A mőködésrıl, a felnıttképzési tevékenységrıl évente önértékelési jelentés formájában átfogó értékelés készül, figyelembe véve az egyes értékelési területek eredményeit. Az éves beszámolóban értékelni kell az éves minıségcélok teljesülését is. A beszámolót a teljes munkatársi kör számára ismertetni kell. A minıségirányítási rendszer éves, egyszeri átfogó elemzése kapcsán értékelni kell a rendszer fenntarthatóságát, illetve gondoskodni kell az esetleges változtatások megvalósításáról, és a változások nyomon követésérıl a minıségirányítási rendszer dokumentációjában. A felnıttképzési tevékenység és a minıségirányítási rendszer értékelése a képzésért felelıs vezetı feladata.

25/36. oldal


7.2.

Felnıttképzési szolgáltatások folyamatleírása 7.2.1. Elızetes tudásszint felmérése és beszámítása

Az elızetesen megszerzett tudás felmérése a képzéseink iránt érdeklıdı, képzéseinkre jelentkezı potenciális résztvevık számára biztosított díjmentes szolgáltatás. A szolgáltatás célja: •

Annak felmérése, hogy a képzési kínálatunkban szereplı képzési program iránt érdeklıdı a program megvalósítása során elsajátítható kompetenciák közül melyekkel rendelkezik elızetes tanulmányai, munkavégzése során megszerzett tapasztalatai alapján.

•

A képzési programnak a képzésben résztvevı felnıttek eltérı elıképzettségéhez és képességeihez való igazítása az elızetesen megszerzett tudás (kompetenciák) figyelembe vételével.

A szolgáltatatás megvalósításának fı tevékenységei/folyamata: 1. Képzési programjaink esetében a képzési programban megfogalmazott követelményekbıl kiindulva végezzük el az elızetesen megszerzett tudás felmérését. Ehhez az egyes képzési programok esetében az elsajátított kompetenciák értékeléséhez használt mérıeszközöket, módszereket alkalmazzuk. 2. A szolgáltatás megvalósítása során vizsgáljuk, hogy milyen hasonló képzésekben vett részt a szolgáltatást igénybevevı, amelyek a vizsgált képzési program szempontjából relevánsak lehetnek, illetve milyen munkakörökben szerezhetett szakmai elıélete során olyan ismereteket, munkatapasztalatokat, amelyek a képzési program során elsajátítható ismeretek körébe tartoznak. 3. Képzési programjaink egy részének megvalósítása a kiscsoportos képzés dinamikai feltételeire alapoz, ezeknél a képzéseknél a képzési idı csökkentésére nincs mód. Azonban a kiscsoportos és önálló feladatok meghatározásánál, differenciált képzési módszerek alkalmazásával figyelembe vesszük az elızetesen megszerzett tudás mérésének eredményeit. 4. Elsıdlegesen nagyobb óraszámú képzési programjaink esetében megvizsgáljuk a képzési idı csökkentésének lehetıségét. Ilyen irányú döntést csak a képzési tevékenységért felelıs vezetı hozhat. 5. A szolgáltatás megvalósulását rögzíteni kell a felnıttképzési szolgáltatások igénybe vételét azonosító nyilvántartásban. A dokumentálás felelıse a képzésért felelıs vezetı. A szolgáltatás megvalósításával kapcsolatos fıbb elvárások: Legyen: •

Nyomon követhetı

•

Az eredmény igazolható

•

A képzés jellegétıl függıen a módszer differenciált

•

Lehetıleg térjen ki a személyiség jegyekre

•

Szükség szerint kapcsolódjon egyéb szolgáltatásokhoz. 26/36. oldal


7.2.2. Álláskeresési technikák Az álláskeresési technikák a képzéseink résztvevık számára biztosított, OKJ-s képzések esetében díjmentes szolgáltatás, egyéb esetekben a szolgáltatási díj a résztvevıvel egyeztetett módon, az igénybe vett képzés jellegének és óraszámának figyelembe vételével történik. Alapelvek: Ha valaki állást keres, akkor van a legnagyobb esélye, ha egyszerre minél több módszerrel dolgozik. Az sem árt persze, ha pontosan tudja, mit akar, és reálisan mire számíthat. A képzéseinkre jelentkezık részére, olyan szolgáltatást biztosítunk, amelynek keretében elsajátíthatják az álláskeresés különbözı módszereit. Célszerő az álláskeresést - miként a pályaválasztást is - azzal kezdeni, hogy tisztázzuk elképzeléseinket és lehetıségeinket; azt tehát, hogy milyen tapasztalattal és képességekkel rendelkezünk, mit várunk jövıbeni munkahelyünktıl és munkakörünktıl. Ha ezekre, a kérdésekre megtaláltuk a választ, könnyebben indul az álláskeresés, mert már tudjuk, hogy milyen cégekhez és milyen pozíciókra érdemes jelentkezni. A szolgáltatás célja: Célunk olyan, a résztvevık szükségleteihez igazodó, valós élethelyzetekre, szituációkra épülı, a munkaerıpiacon jól hasznosítható gyakorlati ismeretek átadása, amelyek segítenek az álláskeresés folyamatában. Az álláskeresık segítése pályaismeretük, önismeretük bıvítése, valamint álláskeresési ismeretek és technikák átadása révén történik. Álláskeresést, elhelyezkedést elısegítı ismeretek: o o o o o o o o

Álláslehetıségek feltárásának technikái. Munkáltatóval való kapcsolatfelvétel személyesen, telefonon Munkajogi ismeretek Önéletrajzírás, kísérı és motivációs levél Kommunikációs ismeretek Állásinterjú Állás megtartása, beilleszkedés Egyéni terv készítése a résztvevık számára

A szolgáltatásnyújtás fı blokkjai: o

Mit kínálhatunk fel a munkaerıpiacon? - Önismeret én-építés. Hol és hogyan keressük, vagy találjuk meg a megfelelı állást? Cégtípusok, cégjellemzık, cégelvárások, és az álláskeresık elvárásai – avagy másképp mőködünk? Hirdetéselemzés (ami a sorok mögül kiolvasható)

o

Sikeres kapcsolatfelvétel, üzenetek, kommunikáció, helyzetgyakorlatokkal, lehetıség szerint videós elemzésekkel)

o

A jó önéletrajz (célja, típusai, tartalmi elemek, formai elemek, milyet hová érdemes, amit a kézzel írott önéletrajznál vizsgálnak, fényképes önéletrajz,) és a kísérı dokumentumok (e-mail-es jelentkezés, jelentkezı levél, motivációs levél, formai jellemzıik, mikor mit hova)

o

Felkészülés az interjúra. Kiválasztások (különbözı kiválasztási típusok, hol mire számíthatunk, szubjektív interjú, egylépcsıs, többlépcsıs, tesztek, értékelı központok,

(sima

és

éles

27/36. oldal


stresszinterjú, értékelési szempontok a különbözı helyeken, várható kérdések, kérdéscsoportok, Mi mit kérdezzünk? Béralku. Megállapodások, az interjú zárása. Az álláskeresési technikák felnıttképzési szolgáltatásának nyújtása a résztvevık igényeihez igazodva a képzés ütemezéséhez szervesen kapcsolódik. Ennek megfelelıen megvalósulási folyamata a képzési folyamattal azonos elvek szerint szervezıdik, szabályozási elvei a 7.1. pontban meghatározott elvekkel azonosak. A szolgáltatás megvalósulását rögzíteni kell a felnıttképzési szolgáltatások igénybe vételét azonosító nyilvántartásban. A dokumentálás felelıse a képzésért felelıs vezetı.

7.3.

A felnıttképzési tevékenység dokumentációs rendje

A felnıttképzési tevékenység során felhasznált dokumentumok kezeléséért a képzésért felelıs vezetı a felelıs, ı gondoskodik a dokumentációs rend betartásáról. A felnıttképzési tevékenyég dokumentumaira általános szabály, hogy azokon minden esetben szerepeltetni kell az intézmény felnıttképzési nyilvántartási számát. A képzésekhez kapcsolódó dokumentumokkal szemben alapvetı követelmény az azonosíthatóság, ezért minden dokumentumnak egyértelmően besorolhatónak kell lennie, mely képzési tevékenységhez kapcsolódik. Ennek elsıdleges eszköze a képzési dokumentumokon a képzés megnevezésének és/vagy azonosítójának szerepeltetése. A dokumentumokat azonosító jogszabályok: Fktv.: 2001. évi CI. tv. a felnıttképzésrıl Ny.R.: 2/2010 (II.16.) SZMM rendelet a felnıttképzési tevékenység megkezdésének és folytatásának részletes szabályairól Köv.R.: 24/2004 (VI.22.) FMM rendelet az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól A képzési folyamat során kötelezıen kezelt dokumentumok köre – intézményi szinten •

Bejelentési kötelezettség teljesítését igazoló dokumentum(ok) (Fktv. 8.§ és Ny.R. 4.§)

•

Képzési program (Fktv. 16. §)

•

A képzési helyszínekrıl és a programok megvalósításáról szóló naprakész kimutatás, amely tartalmazza a képzési helyszínek pontos címét, a képzések megnevezését, a képzések indításának idıpontját, óraszámát és a befejezés idejét. (Köv.R. 5. § (4))

•

Kimutatás az igénybe vett felnıttképzési szolgáltatásokról (Köv.R. 4.§ (4))

•

Képzésért felelıs vezetı és az oktató(k) foglalkoztatásra irányuló jogviszonya fennállását igazoló dokumentum másolata. (Köv.R. 5.§ (2))

•

Képzésért felelıs vezetı és az oktató(k) vonatkozásában a Köv.R. l. számú mellékletben meghatározott végzettséget igazoló dokumentumainak másolata. (Köv.R. 5.§ (2))

•

Képzésért felelıs vezetı és az oktató(k) gyakorlati idejére vonatkozó nyilatkozat. (Köv.R. 5.§ (2))

28/36. oldal


A képzési folyamat során kötelezıen kezelt dokumentumok köre – képzésenként •

Képzésrıl és a felnıttképzési szolgáltatásról szóló tájékoztató (Köv.R. 6. § a))

•

Képzés lebonyolításának az oktatók beosztását is tartalmazó ütemterve (Köv.R. 6. § b)

•

A képzésben részt vevı felnıtt Fktv. 28. §-a alapján kezelt személyi adatainak nyilvántartása (Fktv. 10/A. § b))

•

A képzés megkezdéséhez és folytatásához - a résztvevı oldaláról - szükséges feltételek meglétét igazoló eredeti dokumentumok vagy azoknak a felnıttképzési intézmény által hitelesített másolata (Fktv. 10/A. § b))

•

Felnıttképzési szerzıdés (Fktv. 20.§)

•

Az elméleti tanórán, gyakorlati foglalkozáson, illetve konzultáción vezetett, a képzésben részt vevı felnıtt által aláírt jelenléti ív / a képzésen való részvétel követésére alkalmas nyilvántartás (Fktv. 10/A.§ a))

•

Esetlegesen elektronikus úton folytatott szakmai felkészítést, ellenırzést igazoló dokumentumok (Fktv. 10/A. § a))

•

A képzésnek a képzési program szerinti megvalósítását, valamint a résztvevık hiányzásait dokumentáló haladási napló (Fktv. 10/A. § c))

•

A képzésben részt vevı felnıttnek a sikeres vizsga letételét, illetve a képzés elvégzését igazoló bizonyítványának (oklevél, tanúsítvány, igazolás stb.) annak kiállítója által hitelesített másolata (Fktv. 10/A. § d))

•

A képzés elvégzését igazoló bizonyítvány (oklevél, tanúsítvány, igazolás stb.) átvételérıl szóló elismervény eredeti példánya (Fktv. 10/A. § d))

•

A képzés megvalósításához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítását szolgáló (alvállalkozói, megbízási, bérleti stb.) szerzıdések egy eredeti példánya (Fktv. 10/A. § e))

•

Személyi feltételek megfelelését igazoló dokumentumok (Fktv. 10.§ (1) b) bb) és Fktv. 10/A. § e))

•

Tárgyi feltételek megfelelését igazoló dokumentumok (Fktv. 10.§ (1) b) bb) és Fktv. 10/A. § e))

•

Az Fktv. 28. § (2) bekezdésében elıírt statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését igazoló adatlap eredeti példánya (Fktv. 10/A. § f))

A képzési folyamat dokumentumait a képzés lezárásának naptári évét követı 5 évig kell megırizni.

29/36. oldal


8. TÁMOGATÓ FOLYAMATOK 8.1.

Ügyfélszolgálat mőködtetése

Az ügyfélszolgálat mőködtetésével célunk a partnerközpontú mőködés fenntartása, fejlesztése, a partnerek igényeinek, elégedettségének folyamatos figyelemmel kisérése. Iskolánk tevékenységének és célcsoportjának jellemzıje, hogy elsısorban a gazdasági élet szereplıi számára ajánl képzéseket, mely képzések a megrendelı társaság által behatárolt körre irányulnak, így ezek a képzések ilyen értelemben zárt csoportos képzéseknek tekinthetık. Ez a sajátosság alapvetıen meghatározza a képzések résztvevıivel, illetve a megrendelı partnerekkel folytatott kommunikáció módját. A – potenciális és valós – megrendelıinkkel folytatott kommunikáció tartalomegyeztetési kérdésekben elsısorban személyes tárgyalások keretében valósul meg, jellemzıen partnereink infrastruktúráján. Mindemellett ügyfélszolgálatunk szintén alkalmas a személyes találkozók, egyeztetések megszervezésére. A személyes kommunikációt egészíti ki a különbözı közvetett kommunikációs csatornákon megvalósuló egyeztetések, amelyek eszközei elsısorban a telefonos és e-mailben folytatott kommunikáció. Szervezeti kommunikációnkat információs adatbázis támogatja. A felnıttképzési tevékenységgel kapcsolatos Felnıttképzési és értékelési folyamata tartalmazza.

kommunikáció

rendjét

szervezetünk

A szervezettel való közvetett kommunikáció, illetve információközlés céljára honlapot mőködtetünk. Iskolánk ügyfélfogadási rendje a következı: Kedd és Csütörtökön:

15:00 – 20:00

Pénteken:

10:00-14:00

Cím

2360 Gyál, Erdısor u. 65.

Telefon

29/346-451; Fax: 29/340-112

E-mail

[email protected]

Honlapunk:

www.eotvos-gyal.sulinet.hu

Célunk, hogy segítsük a felnıttképzésben résztvevıket problémájuk megoldásában. Ezért a „vevıi” kapcsolatot, ügyfélszolgálati tevékenységet úgy alakítottuk ki, hogy: •

az érdeklıdések, igények és megrendelések kezelése teljes értékő egyértelmő szolgáltatás információkat tartalmazzon, beleértve a módosításokat is;

•

A teljesítés után felmérjük a vevıi megelégedettséget a szolgáltatással kapcsolatban;

•

A vevıi panaszok kezelését gyorsan és hatékonyan végezzük.

30/36. oldal


8.2.

Információs rendszer, panaszkezelés 8.2.1. Információs rendszer

Információs rendszerünk mőködése a minıségirányítási rendszerünkben dokumentált elvek szerint történik. A tevékenység az alábbi célokat szolgálja: a) A szolgáltatásokat igénybe vevık követelményeinek megállapítása A képzési tevékenység megkezdése elıtt felmérjük és egyértelmően meghatározzuk a szolgáltatást igénylık követelményeit az adott tanfolyamra. Ennek során feltárjuk a szolgáltatással kapcsolatos valamennyi elvárást, kitérve azokra is, amelyeket a vevı elsı pillanatban nem határozott meg vagy nem támasztott követelményként, de a késıbbiek során jelentısége lehet a célnak való megfeleléshez. A szolgáltatással kapcsolatos kötelezettségek közé tartoznak a gazdasági élet külsı szereplıi és a szolgáltatást igénylı felnıttek által megfogalmazott követelmények feltérképezése. A „vevıi” követelmények pontos meghatározása, azok árajánlatban, vagy szerzıdéstervezetben történı megfogalmazása a felnıttképzés szervezéséért felelıs személy feladata. b) A konkrét tanfolyamra vonatkozó követelmények átvizsgálása A szolgáltatást igénylık elvárásainak felmérése, kikérdezése, írásban történı rögzítése biztosítja, hogy egyértelmő legyen a résztvevı elvárása mielıtt létrejön a megállapodás, és hogy „vevık” is pontosan megértsék milyen szolgáltatást kínálunk számukra. A kiadott ajánlatokat, a kapott megrendeléseket és a szerzıdéseket aláírás elıtt a tanfolyam szervezéséért felelıs személy átvizsgálja, annak érdekében, hogy biztosítsa a következıket: •

A szolgáltatást igénylık által támasztott követelmények pontos meghatározását és dokumentálását;

•

Az esetleges eltérések tisztázását;

•

Annak vizsgálatát, hogy rendelkezünk-e az igény által támasztott követelmények teljesítéséhez szükséges képességgel az erıforrások (személyi és tárgyi) és a határidık tekintetében is.

A megrendelıvel egyeztetett szerzıdés aláírása az iskola igazgatójának hatásköre. Amennyiben egy aláírt szerzıdésen módosítani kell, a módosítás menete és a felelısök megegyeznek az eredeti szerzıdés átvizsgálásánál és aláírásánál meghatározottakkal. c) Tájékoztatás A tanfolyamszervezı a tanfolyam megkezdése elıtt szóban tájékoztatja a hallgatókat a tanfolyammal és a vizsgával kapcsolatos tudnivalókról. Ellenırzi, hogy mindenki beadta-e a szükséges anyagokat (jelentkezési lap, amely egyben adatlap is; képzési szerzıdés; bizonyítvány másolatok; stb.). Ismerteti a résztvevıkkel:

a tanfolyamon való részvétellel kapcsolatos követelményeket (az oktatás kezdése, befejezése),

a vizsgára bocsáthatóság feltételeit és

31/36. oldal

Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola - Felnıttképzési Minıségirányítási Kézikönyv •

azt, hogy a tanfolyam során felmerülı bármilyen kérdésük, észrevételük vagy problémájuk, esetleg reklamációjuk esetén kihez és hol fordulhatnak. Az erre vonatkozó szabályzatot az ügyfélszolgálati irodában megtalálják.

8.2.2. Panaszkezelés Az Eötvös József Közgazdasági Szakközépiskola tevékenységét érintı panasz kezelésénél a hatályos panaszkezelési eljárásrend szerint járunk el. Panasz felvétele, panaszkezelés indítása Az ügyfél panaszát a következı módokon teheti meg: -

Írásban a képzés oktatójának vagy bármely munkatársnak, panaszőrlapon átadva panaszát/észrevételét.

-

Írásban postai úton vagy elektronikus levélként az Iskolának vagy bármely munkatársának címezve. Ebben az esetben a panasz fogadójának fel kell vennie a panaszt panaszőrlapra, amelyhez mellékelni kell az írásos bejelentést.

Amennyiben lehetséges a panaszt felvevı személy az azonnali orvoslás érdekében saját hatáskörében tesz kísérletet a panasz okának kivizsgálására és elhárítására. Ha a panasz okát nem sikerül elhárítani, a panasz tényérıl, és körülményeirıl tájékoztatni kell a minıségirányítási vezetıt. Amennyiben a minıségirányítási vezetı bármilyen okból nem érhetı el, úgy a képzésért felelıs vezetı felé kell jelezni a panasz tényét. Az átadott panaszt az információ fogadója köteles regisztrálni, majd ezt követıen meghatározza a kivizsgálás módját, határidejét és felelısét. A panasz okának feltárására, a szükséges intézkedések megtételére, valamint a panaszos tájékoztatására vonatkozó információkat a panaszőrlapon kell rögzíteni. Panaszok kivizsgálása, rendezése Az Iskola alapvetı célja, hogy a panasz kivizsgálásának idıtartama lehetıség szerint az ügyfél bejelentésének / panasz beérkezésének idıpontjától számított 3 munkanapot ne haladja meg. Panasz elutasítása esetén az ügyfél tájékoztatásának legfeljebb 15 napon belül kell megtörténnie. Jogos panasz rendezését és az ügyfél tájékoztatását legfeljebb 30 napon belül le kell zárni. Amennyiben a fenti idıtartamnál várhatóan hosszabb idıt vesz igénybe a panasz kivizsgálása, az ügyfelet a bejelentéstıl/beérkezéstıl számított 10 napon belül írásban kell értesíteni az érdemi válasz várható idıpontjáról. A válaszlevélben az ügyfél által felvetett valamennyi kérdésre teljes körő választ kell adni, amennyiben az ügyfél kérelme elutasításra kerül, akkor a válasznak az indoklást is tartalmaznia kell. Dokumentálás A panaszt és annak kivizsgálását minden esetben panaszőrlapon kell felvenni és vezetni. A felvett panaszőrlapokat a minıségirányítási vezetı kezeli, sorfolytonos számozással. A felvett panaszokról a minıségirányítási vezetı nyilvántartást vezet. Ha az ügyfél bizonylattal vagy egyéb irattal is kiegészíti bejelentését, akkor annak tényét is dokumentálni kell, és másolatát csatolni kell a jelentéshez.

32/36. oldal


9. MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS 9.1.

A képzésben részt vevı felnıttek igényei feltárásának és elégedettségük mérésének, valamint a mérési eredmények fejlesztésekbe történı visszacsatolásának folyamatleírása

Általános adatok Folyamat célja

A megrendelıi igényeknek megfelelı, illetve az igények figyelembe vételével megvalósított képzési szolgáltató tevékenység

Folyamatgazda

Képzésért felelıs vezetı

Input

Képzési igényjelzés a megrendelık, részvételi szándékot kifejezı természetes személyek részérıl

Output

Vevıi visszajelzések alapján szabályozott képzési szolgáltatói tevékenység

A folyamat kimenetével szemben elvárt eredmények

Vevıi megelégedettség

A folyamat eredményességének mérıeszközei

Folyamatosan fejlesztett képzési szolgáltatói tevékenység A képzésben résztvevık megelégedettségének mérése elégedettségi kérdıív alkalmazásával Megrendelıi visszajelzések kezelése A szervezet munkatársainak bevonásával megvalósuló értékelı/tervezı találkozó

A folyamat szabályozása A képzési igények feltárása elsıdlegesen az iskolarendszerő mőködés alapján történik. Képzési szükségletre vonatkozó adatok forrásai: o Iskolarendszerő képzésben érintett tanulók és szüleik o Az iskolarendszerő képzés megvalósításában közremőködı, gyakorlati képzési helyszínt biztosító gazdálkodó szervezetek. A képzési igények feltárását szolgálják továbbá közvetlenül az elégedettségmérések adatai, amelyek ugyan nem egy adott résztvevı közvetlen szükségleteit fejezik ki, de információt adnak a trendek meghatározásához, elemzéséhez. A képzésben résztvevık megelégedettségének mérését az értékelési folyamat keretében meghatározottak szerint végezzük, a különbözı vizsgálati területekre kiterjedı elégedettségméréssel (7.1.6. fejezet). Az adatok feldolgozása eseti jelleggel a képzéseket követı oktatói egyeztetéseken, illetve tervezett módon az éves szinten megvalósuló vezetıségi átvizsgálás és az értékelı/tervezı találkozások alkalmával kerül sor.

33/36. oldal


A folyamat dokumentálására a 7.1. fejezetben és a 4. fejezetben meghatározott szabályok vonatkoznak.

9.2.

Önértékelési rendszer

A minıségirányítási rendszerünk eredményességének ellenırzésére, tevékenységünk megfelelıségének igazolására adatgyőjtést és elemzést, és teljes körő önértékelést végzünk. A mutatószámok alkalmazásával elérhetı a tények alapján történı tájékozódás és döntés, a trendek felismerése, a folyamatokra vonatkozó intézkedések hatásának lemérhetısége, valamint a gyors reagálás lehetısége. Az adatgyőjtés és önértékelési tevékenység szempontjából fontos feltétel, hogy egyszerre ne túl sok adatot győjtsünk; az adatok alkalmasak legyenek a kívánt információ megjelenítésére, követésére; valamint, hogy a mutatószámrendszer áttekinthetı legyen. Az adatgyőjtés mellett egyéb önértékelı és értékelı módszereket is alkalmazunk. A győjtendı adatokat, és az értékelés súlypontjait – a 24/2004 (VI.22.) FMM rendeletben foglaltak figyelembe vételével – a következı területekhez rendeltük: Adottságok Az eljárás módszere

Önértékelési kérdıív, a kitöltött kérdıívek alapján a képzésért felelıs vezetı által készített önértékelés, majd vezetıi jóváhagyás. Az önértékelési adatgyőjtés és adatfeldolgozás önálló, strukturált adatbázisban, évente külön elektronikus dokumentummal történik.

Eljárásban érintettek

Felnıttképzésben közremőködı oktatók és oktatásszervezık, valamint a képzésért felelıs vezetı, igazgató.

Önértékelési területek: a) a vezetés szerepe a minıségi kultúra fejlesztésében, b) az emberi erıforrások menedzselése, c) az intézmény stratégiájának meghatározása és megvalósítása, d) a partnerkapcsolatok és a partneri igények figyelembevételének módja, e) a teljes folyamatszabályozás Eredmények Az eljárás módszere

Éves nyomon követéssel és adatfrissítéssel adatgyőjtés, a képzésért felelıs vezetı által készített önértékelés, majd vezetıi jóváhagyás. Az önértékelési adatgyőjtés és adatfeldolgozás önálló, strukturált adatbázisban, évente külön elektronikus dokumentummal történik.

Eljárásban érintettek

Képzésért felelıs vezetı, igazgató.

Önértékelési területek: 34/36. oldal


a) az intézmény szakmai és civil közéletben kifejtett tevékenysége b) a képzésben résztvevık képzést értékelı véleményének bemutatása a tanfolyam szervezésérıl, a tananyag minısítésérıl, az elıadók, az oktatók értékelésérıl, a felnıttképzési szolgáltatásokról, az elızetes tudásszint mérésérıl, illetve az ennek lehetıségérıl való intézményi tájékoztatásról, a tárgyi feltételek megfelelıségérıl c) az intézmény alkalmazottainak és az oktatóknak az intézményrıl és a képzésben nyújtott teljesítményérıl alkotott véleménye, d) az intézmény képzési tevékenységének kulcsfontosságú eredményei, illetve mutatói. Az önértékelés eredményét vezetıi értékelés keretében értékeljük. A teljes körő önértékelést a vezetıségi értékelést megelızıen, évente egy alkalommal végezzük el. A teljes körő önértékelés végrehajtásának felelıse a képzésért felelıs vezetı. Az önértékelésrıl önértékelési jelentés készül, amelynek a feltárt problémákat, fejlesztési területeket tartalmazó összefoglalója a vezetıségi értékelésre készített elıterjesztés részét képezi. Az önértékelésben a szervezet valamennyi munkatársa részt vesz.

35/36. oldal


10. FEJLESZTÉS 10.1. Folyamatos fejlesztés A minıségirányítási rendszerünk folyamatos fejlesztése a terv szerint megvalósult folyamatok tökéletesítésérıl, a minıségirányítási rendszer eredményességének fejlesztésérıl szól. Fenti célkitőzések elérésének fontosabb eszközei: o minıségpolitika o minıségcélok o adatelemzés o vezetıségi átvizsgálás o helyesbítı tevékenységek o megelızı tevékenységek

10.2. Fejlesztési terv A fejlesztési terv a 24/2004 (VI.22.) FMM rendelet elıírásának megfelelıen az éves önértékelésen alapuló dokumentum, amely az önértékelés idıpontját követı tárgyéves idıszakra kijelöli a minıségfejlesztési területeket.

10.3. Helyesbítı és megelızı tevékenységek Amennyiben eltérést találunk az általunk nyújtott szolgáltatásban, illetve a minıségirányítási rendszerünkben, elemezzük az okokat. Az analízis eredménye alapján intézkedéseket hozunk úgy, hogy azok a teljes problémakör megoldására alkalmasak legyenek. Mindig törekszünk az eltérések okainak részletes, teljes felderítésére. Javító tevékenységet indítunk az eltérés, nem megfelelıség kijavítására, illetve az újbóli elıfordulást megakadályozandó helyesbítı tevékenységet végzünk. Megelızı tevékenység indítását indokolhatja az eltérés bekövetkezésének feltételezhetısége. Társaságunk jellemzıen az alábbi információk alapján dönthet úgy, hogy szükséges-e helyesbítı tevékenységet indítani: o vevıi reklamációk, észrevételek, javaslatok, o teljesítés közben elıforduló hibajelentések, jegyzıkönyvek, o önértékelés eredményei o vezetıségi átvizsgálás feljegyzései, o belsı javaslattétel, adatelemzések eredményei (pl.: negatív trendek)

36/36. oldal

FELNİTTKÉPZÉSI MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Recommend Documents