„JÁSZAPÁTI VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT SZERVEZETFEJLESZTÉSE” című, ÁROP-1.A.5-2013-2013-0004 kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása
FELÜLVIZSGÁLT MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK (HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS)
2014. szeptember
HUNGARO SUPPORT KFT. 6087 Dunavecse, Fő út 79. +36-78-437-449
[email protected]
TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés ....................................................................................................................................................... 3 A feladat tartalma ......................................................................................................................................... 3 A tanulmány módszertana........................................................................................................................... 4 Felülvizsgált munkaköri leírások ................................................................................................................ 4 Összefoglaló .................................................................................................................................................. 9 Tanácsadói javaslatok .................................................................................................................................. 9 Mellékletek................................................................................................................................................... 10
2.
BEVEZETÉS Jászapáti Városi Önkormányzat (továbbiakban Önkormányzat) a Hungaro Support Kft-t bízta meg az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0004 azonosítószámú pályázat keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a munkaköri leírások felülvizsgálatával. A „Polgármesteri Hivatalok
és
települések
intézményei,
jelentősebb
foglalkoztatói
humán
erőforrás
kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése” feladat kötelezően teljesítendő azon Önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására. Jászapáti Városi Önkormányzat szakmai koncepciója bemutatja, melyek azok a problémák melyek felvetették a 12. tevékenységi terület felülvizsgálatának indokoltságát. Ezek a következők:
Az önkormányzati feladatváltozások eredményeként a járási hivatalok létrejöttével a Hivatalban átszervezések valósultak meg, azonban a módosult munkakörök nem minden esetben illeszkednek pontosan a megváltozott feladatokhoz.
A munkatársak leterheltsége nem egyenletes, ami nehézségeket okoz a folyamatok végrehajtása során és nem biztosítja az optimális erőforrás-kihasználást.
A FELADAT TARTALMA A feladat tartalma a szervezeti változások által érintett egységek és munkakörök kérdőíves felmérése, az érintett egységek/munkakörök kapacitás-felhasználásának interjú és kérdőív alapján történő elemzése, eredmények kiértékelése és fejlesztési javaslatok megfogalmazása. A kapacitások felmérésével párhuzamosan felülvizsgáljuk a megváltozott munkakörök tartalmát. A feladat elvégzésének fő lépései: 1. Munkaköri leírások tartalmának felülvizsgálata A szervezeti feladatok és munkaköri tartalmak illeszkedésének vizsgálatát elvégeztük az alábbi fő lépések mentén.
A munkakörök felülvizsgálatának fókuszterületeit a vezetői interjúk alapján határoztuk meg. Az Önkormányzat meghatározta a feladatváltozások, belső átszervezések által érintett szervezeti egységek, folyamatok, feladatok és munkakörök listáját.
Meghatároztuk a munkakör-elemzés módszereit, a megváltozott munkakörök kialakításának módszereit, a munkakörök elemzésének, kidolgozásának és felülvizsgálatának folyamatát, résztvevőit és ütemezését.
3.
Elvégeztük a munkakörök elemzését, tanácsadói javaslatokat tettünk az új/megváltozott munkakörök kidolgozására és a munkakörök felülvizsgálatára vonatkozóan.
A TANULMÁNY MÓDSZERTANA A fejezet célja áttekinteni azokat a módszereket, módszertanokat, melyeket a tanulmány elkészítése során alkalmaztunk. Alapvetően a módszertant az adatgyűjtésre építettük fel, mivel a feladatellátás lekövető belső szabályzat elkészítéséhez elengedhetetlen a Polgármesteri Hivatal elvégzendő feladatainak és a hozzájuk párosuló humán erőforrás szükségletnek a megismerése. A projekt kapcsán a következő adatgyűjtési módszerekkel éltünk: 1. Dokumentumelemzés Jászapáti Városi Önkormányzat biztosította számunkra, a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát, a belső ügyrendet, az irodák feladatvégzésére vonatkozó leírásokat és a hivatali dolgozók munkaköri leírását. A dokumentumok a tanulmánykészítés során a helyzetelemzés és a munkakörelemzés résznél kerültek feldolgozásra. 2. Ellenőrzési lista készítése A munkakörök elemzéséhez egy ellenőrzési listát készítettünk, amely alapján megvizsgáltuk a rendelkezésünkre álló munkaköri leírásokat. Az ellenőrzési lista a munkaköri leírások tartalmi megfelelőségére és hiánytalanságára tér ki. A módszertanhoz tartozó mellékletek, a teljes interjú kérdéssor és az ellenőrzési lista a „Feladatellátást lekövető szabályozási javaslat” című tanulmány mellékletében megtalálható.
FELÜLVIZSGÁLT MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK Jászapáti Városi Önkormányzata 21 darab munkaköri leírást bocsátott a rendelkezésünkre, amely a Polgármesteri Hivatal dolgozóinak munkaköri leírásait foglalta magába. A munkaköri leírások tartalmára vonatkozóan jogszabályi előírásokkal nem találkoztunk, azonban mindenképpen kitűzendő célként kezeljük, hogy mind a Hivatal mind az Önkormányzat részéről, egy átlátható, egységes formátumú munkaköri leírás sablont alkalmazzon. Ez nemcsak az összehasonlíthatóságot teszi lehetővé, hanem átláthatóvá, könnyen kezelhetővé teszi az adott munkaköri leírást. Továbbá kiemelendő, hogy a munkaköri leírásokat ne a már meglévő dolgozó végzettségéhez, képességéhez igazítsuk, hanem alakítsunk ki olyan munkakörhöz társítható elvárásokat melyhez az adott pozíciót betöltő embernek kell megfelelni. 4.
Jelentősége a Hivatal számára Ahhoz, hogy a Hivatal és a munkavállalók a céljaikat meg tudják valósítani és a lehető legjobb eredményt érjék el, mindenkinek pontosan ismernie kell a feladatait, hatásköreit. Ehhez szükséges a munkakörök kialakítása, jellemzőinek feltárása és azok munkaköri leírásban történő rögzítése. A szervezeti célok eléréséhez mindenekelőtt tehát munkakörökre van szükség. A munkakörök az emberi erőforrás menedzsment rendszerszemléletét követve más emberi erőforrás funkcióval is szoros kapcsolatban vannak. Egyrészt a teljesítményértékeléssel, az egyén teljesítményének alapja a munkaköri leírásnak való megfelelés. Ilyen szempontból is fontos, hogy az írásban rögzített feladatok a valós napi feladatokkal és a szervezet céljával összhangban legyenek meghatározva. Másrészt a munkaköri leírásban megfogalmazott feladatok alapján lehet a képzésekben való részvételt is tervezni. A munkahelyi képzések célja többek között, hogy a képzés során nyert tudást a munkavégzés során felmerülő feladatok elvégzésekor a munkavállaló munkája során hasznosítani tudja, azokat beépítse a mindennapokba. Harmadrészt a jól kialakított munkakör révén az egyén a szervezetben jól el tudja helyezni magát és érti a szervezetben elfoglalt helyét, szerepét. A módszertanban részletezett ellenőrzési lista szempontjai is ezeket a célokat szolgálja, továbbá a kiválasztási folyamatban is szerepet kap. Fontos, hogy a munkaköri leírásból kiderüljön, hogy mi a munkakör pontos neve, a célja, funkciója és a helye a szervezeten belül.
A munkakör tartalma hatással van a helyettesítés kialakítására, és az egyén teljesítmény-értékelésének, számon-kérhetőségének alapja is.
A munkavégzés körülményei egyéb hozzáadott információval bírnak. Melyek azok a speciális feltételek, munkakörhöz rendelt eszközök, amelyek még befolyásolják a munkavégzést.
A záró információk pedig akár egy munkaügyi ellenőrzés során, külső szakemberek számára hordoz leginkább hasznos adatokat, úgymint a munkaköri leírás kidolgozója illetve kiadója, a hatálybalépés időpontja, és a munkavállaló aláírása, amellyel a munkavállaló magára nézve elfogadottnak tekinti a munkaköri leírásában foglaltakat. Felülvizsgálat: A felülvizsgálat elvégzését a fent említett módszertanra és bevezetőre, illetve a
„Feladatellátást lekövető szabályozási javaslatcsomagban” részletezett munkaköri leírásokkal kapcsolatos elméleti részre alapoztuk. A munkaköri leírások elemzésénél számos tartalmi megfelelőségre hívtuk fel a figyelmet. A munkaköri leírások teljes elemzése az ellenőrzési listával és a felülvizsgált munkaköri leírások teljes dokumentációjával a tanulmány részét képezik. A felülvizsgált munkaköri leírások formátumukra való tekintettel a tanulmány mellékletében kerülnek csatolásra. 5.
Tapasztalatok:
A munkakör megnevezése mindenhol feltüntetésre került.
A FEOR számok nincsenek hozzá rendelve a munkaköri leírásokhoz
A munkaköri leírás érvényességének kezdete nincs feltüntetve a dokumentumokon
A munkaköri leírások sablonjai egységesek, és alaposan kitöltöttek.
A munkaköri leírásban az adott munkakör feladatait részletesen bemutatják, egyes munkaköröknél csak a feladatok felsorolása több mint egy oldalt vett igénybe, míg egyes munkaköröknél a fél oldalt sem haladja meg.
A felelősségi körök megfelelően részletesek, de a munkakörökhöz kapcsolódó jogkörök nem kerültek sem kiemelésre, sem részletezésre.
A jogkörök értelmezését a munkaköri leírásokban kizárólag a kiadmányozási szabályzatban megjelenő jogkörökre korlátozzák, azonban a kiadmányozáson túl számos jogkör lehetséges még, pl.: milyen részfeladatok esetében lehet az ügyintézőnek/vezetőnek döntési jogköre.
A kapcsolattartás minden munkakörnél meghatározott.
Teljesítmény-követelmények meghatározása a munkaköri leírásokban nem található.
A munkavégzés körülményei, a munkakörhöz rendelt eszközök, a speciális munkavégzési feltételek megjelölése a munkaköri leírásokban nem jellemző.
A munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója az összes munkaköri leírásban a jegyző.
A munkaköri leírások többsége az elmúlt években lépett hatályba, azonban előfordulnak 3 évvel ezelőtti keltezésű leírások is, melyek még a járási rendszer kialakítása előtt keletkeztek, így feltételezhető, hogy vannak elavult részei.
A munkavállaló a munkaköri leírás átvételekor aláírásával elfogadja a munkaköri leírás érvényességét.
6.
MUNKAKÖRÖK ELEMZÉSE NÉV
MUNKAKÖR 1
MUNKAKÖR 2
Andrásiné Ádám Dr. Ádám Mónika Krisztina
MUNKAKÖR 3
MUNKAKÖR 4
MUNKAKÖR 5
MUNKAKÖR 6
MUNKAKÖR 7
MUNKAKÖR 8
MUNKAKÖR 9
MUNKAKÖR 10
MUNKAKÖR 11
Nagy-Pál Sándorné
Horváth Zoltán
Vincze Róbert
Tóthné Tajti Ildikó
Gyenes Magdolna
Béres Ferencné
Ballagó Edit
Farkasné Molnár Andrea
Nagy Istvánné
anyakönyvezető
foglalkoztatási menedzser
informatikus
hatósági ügykezelő
hatósági ügykezelő
szervezési ügyintéző
hatósági ügyintéző
hatósági ügyintéző
hatósági ügyintéző
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
aljegyző, megbízott hatósági és szervezési osztályvezető x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x X
x x
x x x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x x x
x x x x
x x x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X x
x x
x x
x x
x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
a hatálybalépés időpontja
X
x x 7
x x 6
x x 7
x x 8
x x 7
x x 7
x x 8
x x 6
x x 6
x x 7
POZÍCIÓ
a munkakör megnevezése kódszám (FEOR) érvényesség a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül
adóügyi ügyintéző
MUNKAKÖR TARTALMA
a munkakör feladatainak felsorolása jogkörök felelősség kapcsolattartás teljesítmény-követelmények MUNKAVÉGZÉS KÖRÜLMÉNYEI
a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek munkaidő MUNKAKÖRI KÖVETELMÉNYEK
végzettség ismeretek speciális követelmények ZÁRÓ INFORMÁCIÓK
munkavállaló aláírása ÖSSZESEN HIÁNYOSSÁGOK (DB)
8
MUNKAKÖRÖK ELEMZÉSE
MUNKAKÖR 12
NÉV
Magyar Andrea
POZÍCIÓ
építéshatósági ügyintéző
MUNKAKÖR 13
MUNKAKÖR 14
MUNKAKÖR 15
MUNKAKÖR 16
MUNKAKÖR 17
Elekes Ferenc Zoltán
Farkas Renáta Judit
Pongó Ágnes Gonda Zoltánné
könyvelő
közterületfenntartó
műszaki osztályvezető
műszaki ügyintéző
x
x
x
x
Koczáné dr. Somogyi Katalin Fehérváry Mária
MUNKAKÖR 18
MUNKAKÖR 19
MUNKAKÖR 20
MUNKAKÖR 21
Fazekas Csilla
Kaszab Marianna
Sisa Dorottya
pénzügyi osztályvezető
pénzügyi ügyintéző
pénzügyi ügyintéző
számviteli ügyintéző
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
hatósági és szervezési osztályvezető x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x x
x x
x x
x x x x
x x
x x
x x
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója
x
x
x
x
x
x
x
x
x
a hatálybalépés időpontja
x
x x 7
x
x x 7
x
x x 7
x
x
x
8
8
8
a munkakör megnevezése kódszám (FEOR) érvényesség a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül MUNKAKÖR TARTALMA
a munkakör feladatainak felsorolása jogkörök felelősség kapcsolattartás teljesítmény-követelmények MUNKAVÉGZÉS KÖRÜLMÉNYEI
a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek munkaidő MUNKAKÖRI KÖVETELMÉNYEK
végzettség ismeretek
x x
speciális követelmények ZÁRÓ INFORMÁCIÓK
munkavállaló aláírása ÖSSZESEN HIÁNYOSSÁGOK (DB)
8
8
15
7
8.
ÖSSZEFOGLALÓ A munkaköri leírások elemzésénél számos tapasztalatra tettünk szert. Ahogy a részletes elemzésből is láthatjuk, Jászapáti Polgármesteri Hivatalában számos kritériumra kitérő és egységes sablonokat használnak a munkaköri leírások megszerkesztésekor. A munkaköri leírások részletesen kitérnek az egyes munkakörökhöz tartozó feladatokra, a munkakör céljára és kapcsolataira. Azonban a jogkörökre, a munkakörhöz rendelt eszközökre és a speciális munkavégzési feltételekre (pl.: monitor előtt végzendő munka, ügyfélkezeléssel járó munka, stb.) nem térnek ki a dokumentumokban. Szintén fontos, hogy az elmúlt két évben történt, az Önkormányzatok feladataiban beállt számos változást sem követik le maradéktalanul a feladatleírások, melyek az ügyintézőknek sem tudnak ezáltal támpontként szolgálni teljesítményüket vagy fejlődési irányukat tekintve. A teljesség érdekében számba vettük a legtöbb információt tartalmazó munkaköri leírásokat az Önkormányzat részéről és kiegészítettük azokkal a fontos adatokkal, amelyeket az ellenőrzési listában is hangsúlyoztunk. Készítettünk egy munkaköri leírás sablont, mely szabadon formálható és alkalmazható az Önkormányzat részéről, az 1. számú mellékletben található.
TANÁCSADÓI JAVASLATOK A fent említett összefoglaló és felülvizsgált munkakörök alapján javasoljuk a Hivatalban lévő munkakörök, ellátandó feladatok felülvizsgálatát és újbóli kiosztását. Esetleges átcsoportosítások eszközölését, osztott munkakörök kialakítását, a feladatok arányosításának és a helyettesítések megoldásának figyelembevételével. A jelenleg is folyamatban lévő munkakörök aktualizálását tanácsoljuk az általunk csatolt munkaköri leírás sablon alapján/figyelembevételével kialakítani.
MELLÉKLETEK 1. számú melléklet Jászapáti Polgármesteri Hivatal MUNKAKÖRI LEÍRÁS Név: Munkakör megnevezése: FEOR kód: Munkakör célja, funkciója: *A munkakör célja a Város társadalmi és gazdasági fejlődésének elősegítése a rendelkezésére álló eszközökkel. Az Önkormányzat által ellátandó feladatok kapcsán az állampolgárok tájékoztatása, valamint a felettes hatóságokkal és társszervekkel – a szolgálati út betartásával – való együttműködés. Munkakör helye a szervezeten belül/szervezeti egység neve: A munkáltatói jogkör gyakorlója: Közvetlen hivatali felettese: Munkavégzés helye: Munkaideje: A munkakör betöltéséhez szükséges követelmények: a) szakirányú végzettség: b) szakképesítés: c) gyakorlati idő: d) egyéb előírások: Feladatkör megnevezése: Helyettesítés rendje: Feladatai: Hatásköre: Felelőssége: Jogköre: Munkakapcsolatai: * Feladatait a polgármester és a jegyző utasításának megfelelően látja el - a mindenkor érvényes és hatályos jogszabályok figyelembevételével, a munkavállalókra vonatkozó szabályok és rendelkezések betartásával. Jelen munkaköri leírás a mai napon lép hatályba. A munkaköri leírás visszavonásig érvényes! Kelt: Jászapáti, 2014. szeptember 30. A munkaköri leírás tartalmát elfogadom, annak egy példányát átvettem: ____________________________ munkavállaló
__________________________ munkáltatató 10.
2. számú melléklet Felülvizsgált munkaköri leírások: 21 darab.
11.
