Felhasználói kézikönyv
Servantes Hatékony Integrált Szoftver Rendszer
Főkönyv modul
Tartalomjegyzék BEJELENTKEZÉS A FŐKÖNYV MODULBA..............................................................................................................................4
ALAPADATOK..........................................................................................................................5 ÉV VÁLASZTÁS..............................................................................................................................................................5 SZÁMLAREND................................................................................................................................................................6 NAPLÓ.........................................................................................................................................................................9 MÉRLEGCSOPORTOK, MÉRLEGBESOROLÁS.........................................................................................................................10 EGYEDI BESOROLÁS......................................................................................................................................................12 VALUTA.....................................................................................................................................................................13 GAZDASÁGI ESEMÉNYEK................................................................................................................................................15 KÖLTSÉGBONTÁS.........................................................................................................................................................17 PARTNER FELVITELE.....................................................................................................................................................19 PARTNER MÓDOSÍTÁSA..................................................................................................................................................23 PARTNER TÖRZSADATOK................................................................................................................................................25 SAJÁT CÉG ADATAI.......................................................................................................................................................27
FŐKÖNYVI IKTATÁS, KONTÍROZÁS, KÖNYVELÉS.......................................................29 TÚLFIZETÉS ÖSSZEPONTOZÁS..........................................................................................................................................47 VEVŐ – SZÁLLÍTÓ ÖSSZEPONTOZÁS.................................................................................................................................48
KONTÍROZÁS.........................................................................................................................50 IKTATOTT TÉTELEK.......................................................................................................................................................51 Kontírozás ..............................................................................................................................................................51 Módosítás................................................................................................................................................................51 Törlés .....................................................................................................................................................................51 FELADOTT TÉTELEK .....................................................................................................................................................51 Tételek fogadása.....................................................................................................................................................52 Import......................................................................................................................................................................................52 Bér...........................................................................................................................................................................................52 Készlet ....................................................................................................................................................................................52 Menetlevél ..............................................................................................................................................................................52
Módosítás, Betekintés ............................................................................................................................................53 Törlés......................................................................................................................................................................53
KÖNYVELÉS...........................................................................................................................54 KÖZVETLEN KÖNYVELÉS ..............................................................................................................................................54 Új tétel ....................................................................................................................................................................54 Módosítás, törlés.....................................................................................................................................................54 KÖNYVELÉS KONTÍROZOTT TÉTELEKBŐL...........................................................................................................................55 Kontírozott tételek könyvelése.................................................................................................................................55 Módosítás ...............................................................................................................................................................56 Törlés......................................................................................................................................................................56
ZÁRÁS, NYITÁS.....................................................................................................................56 IDŐSZAK VÉGLEGESÍTÉSE...............................................................................................................................................56 ÉV VÉGI ZÁRÁS............................................................................................................................................................57 ÉV ELEJI NYITÁS..........................................................................................................................................................59 ÁRFOLYAM-KÜLÖNBÖZET ELSZÁMOLÁS............................................................................................................................60 ÉV VÉGI VALUTAÉRTÉKELÉS (VEVŐ-SZÁLLÍTÓ)................................................................................................................61 ÉV VÉGI VALUTA PÉNZESZKÖZ ÉRTÉKELÉS ELSZÁMOLÁSA (BANK, PÉNZTÁR)..........................................................................62 ÉV VÉGI VALUTAÉRTÉKELÉS ELSZÁMOLÁSA (ADOTT -KAPOTT ELŐLEG)..................................................................................63 ÁRFOLYAM KÜLÖNBÖZET ELSZÁMOLÁSA (ADOTT-KAPOTT KÖLCSÖN HITEL). ..........................................................................63 ÉV VÉGI VALUTAÉRTÉKELÉST (ADOTT-KAPOTT KÖLCSÖN HITEL) ..........................................................................................64
2
Servantes Hatékony Integrált Szoftver Rendszer
Főkönyv modul
LEJÁRT VEVŐI KÖVETELÉSEK ÁTVEZETÉSE........................................................................................................................65 KÖLTSÉGFELOSZTÁS.....................................................................................................................................................67
NYOMTATÁS..........................................................................................................................69 FŐKÖNYVI NYOMTATVÁNYOK.........................................................................................................................................71 PÉNZÜGYI NYOMTATVÁNYOK.........................................................................................................................................85 Vevő.........................................................................................................................................................................85 .................................................................................................................................................................................................89
Szállító.....................................................................................................................................................................95 Egyéb nyomtatványok.............................................................................................................................................96 VEZETŐI INFORMÁCIÓK...............................................................................................................................................102
3
Bejelentkezés a főkönyv modulba A főkönyv modulba történő bejelentkezéshez egyszer kattintsunk az egér bal gombjával az indítópulton a főkönyvre. Ekkor megjelenik a bejelentkező képernyő, ahol a legördíthető menüből először céget választhatunk. Mivel jellemzően ugyanabban a cégben dolgozunk, ezért alapértelmezett beállításként mindig az utoljára választott cég szerepel. Szintén megjegyzi a program az utolsó felhasználónevet is, így csak a jelszó beírása szükséges, illetve az esetleges dátumválasztás, majd a rendbenre kattintva bejelentkezhetünk. (megjegyzés: munkánk során a frissítések letöltése és telepítése után találkozhatunk majd a szerverfrissítéssel. Ha a Servantes számára szerverfrissítés kell, erről figyelmeztető üzenetet kapunk, ilyen esetekben a következő teendőnk lesz:
Írjuk be az „sa” felhasználónevet /system administrator = rendszergazda/ majd a hozzá tartozó jelszót
Kattintsunk a részletek fülre, majd válasszuk a „csak a kiválasztott cégnél” opciót, mely arra vonatkozik, hogy mely cégeken szeretnénk szervert frissíteni
Kattintsunk a rendbenre, majd a biztonsági figyelmeztető kérdésre /A SERVER frissítést csak a Parallel Kft, és a system administrator végezheti biztonságosan! Biztosan folytatja?/ adjunk igen választ.
Alapadatok Az „Alapadatok”-on belül lehet az adott évet meghatározni, melyben dolgozni szeretnénk. További lehetőségek, hogy ki lehet alakítani a számlarendet, meghatározni a naplótörzset, mérlegcsoportokat, a valutát/devizát, a gazdasági esemény típusokat és az ügyfeleknek meghatározandó paramétereket, tehát mindazon adatokat, amelyek a Servantes Főkönyv működéséhez elengedhetetlenek.
Év választás 1. funkciója: A Servantes Integrált Vállalatirányítási Rendszer rendelkezik az időgép alapú technológiával, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználó dolgozhat, módosíthatja adott időszak adatait, illetve betekintést nyerhet más időszak adataiba. Ez a technológia olyan szabadságot tesz lehetővé a munkavégzésben, amely által akár több időszak adatait is lehet egyidejűleg kezelni. 2. működése: A könyvelés előtt fontos megadni a munkavégzés időpontját. Az időpont megadásával a program adott időpontra vonatkozólag fog könyvelni. A változtatást a rendben kapcsolóval lehet érvényesíteni, illetve a kilépéssel elkerülni. 3. példa: a program alapértelmezett esetben a számítógép órájának megfelelő dátumot kínálja fel a belépéskor, de ez tetszőlegesen megváltoztatható, feltéve, hogy a Servantesben az adott év meg van nyitva. Tehát ha 2007. június elsején lépünk be valamelyik modulba, akkor ezt a dátumot automatikusan felajánlja a program, azonban ha az előző évre szeretnénk tételt felvinni, akkor az év választása menüpontban begépeljük a megfelelő dátumot, mondjuk 2006. december 20át, majd a rendben gomb lenyomásával a program lekérdezi a 2006-os év tábláit, és máris az előző évre rögzíthetjük az adatokat.
Számlarend 1. funkciója: A vállalkozás által a könyvelés során használt főkönyvi számok rögzítésére szolgál, a könyvelés során számos biztonsági automatikát biztosít a besorolások segítségével, az ÁFA főkönyvi számok alábontása esetén elkészíti az ÁFA bevallás tervét, mely közvetlenül exportálható az ABEV-be, illetve lehetőséget biztosít a főkönyvi számok előzetes mérlegbe valamint eredmény-kimutatásba való besorolására, így egy mérleg vagy eredmény-kimutatás elkészítése másodpercek kérdése lesz. 2. működése: A számlarend ablak két fülből áll. A bal oldali fül a főkönyvi számok és megnevezések, továbbá a besorolások rögzítésére szolgál, míg a jobb oldali a mérleg vagy eredménykimutatás besorolások felvitelét biztosítja. A felvitel megnyomásával a legalsó sor aktívvá válását követően írhatjuk be a főkönyvi számot, majd a megnevezést, besorolást adhatunk a főkönyvi számnak, és költség átvezetési számlát állíthatunk be hozzájuk (ez utóbbi az 5-ös számlaosztály számláinak 8-asokba történő átvezetését automatizálja).
Besorolások: 9 kategóriába szétbontva találhatjuk a besorolásokat, melyek a munkavégzés közben a hibázási lehetőségek számát hivatottak csökkenteni.
Áfa: az ÁFA besorolások az ÁFA bevallás elkészítését könnyítik meg, mert a 466, 467, 468 főkönyvi számok szétbontása, majd besorolása után a program ’tudni’ fogja, hogy az adott főkönyvi számra könyvelt tételek az ÁFA bevallás melyik sorába tartoznak, így jelentősen megkönnyíti az ÁFA bevallás elkészítését.
Vevő: a vevő besorolásokat a követeléseket jelentő főkönyvi számokhoz rendeljük hozzá, így a könyvelés során biztosítjuk azt, hogy minden esetben partnert fog kérni a program, mivel a követelések nyilvántartása folyószámlás elv szerint történik, tehát partner nélküli követelés nem létezhet. Másik funkciója a besorolásnak, hogy a vevő nyomtatványok azon főkönyvi számok egyenlegei alapján dolgoznak, melyek vevő besorolást kapnak.
Szállító: működési elve ugyanaz mint a vevő besorolásé, azzal a különbséggel, hogy a kötelezettségek nyilvántartására szolgáló főkönyvi számokat soroljuk be, és a szállítói kötelezettségeket mutató nyomtatványok dolgoznak belőle.
Pénztár: a pénztár besorolás a házipénztár főkönyvi számlákhoz és a pénztár átvezetési számla, számlákhoz tartozó besorolás. Jelentősége elsődlegesen a Pénztár modulban van, csak pénztár besorolású főkönyvi számok alapján hozhatunk létre forintos illetve valutás pénztárat.
Bank: a pénztárhoz hasonlóan, de a bankszámlákat jelentő főkönyvi számok nyilvántartására szolgál. Jelentősége a banki modul esetében van, valamint devizabetét számla besorolás esetén aktívvá válik a könyvelési képernyőn a devizás fül. Ez utóbbira nem csak ez a besorolás, de a külföldi vevő, külföldi szállító, valutapénztár besorolások hozzárendelése is ilyen hatással van, ezek hiányában devizás, valutás tétel könyvelése nem lehetséges.
Bevétel: a kommunális számlázó esetében van jelentősége az árbevétel besorolásnak, a szerződés képernyőn az árbevétel mezőbe csak árbevétel besorolású főkönyvi számot tudunk rögzíteni. Az árfolyamnyereség besorolásnak az automatikus árfolyam-különbözet elszámolás esetén van jelentősége, az ilyen besorolású főkönyvi számra kerül elkönyvelésre az árfolyamnyereség összege.
Költség (ráfordítás): az 5-ös, 6-os, 7-es, 8-as számlaosztályok besorolását biztosítják, költségnek csak az ilyen besorolású főkönyvi számokat lehet használni, jelentősége sok esetben visszaköszön, részletesebben az előfordulásukkor térünk ki rájuk. Az árfolyamveszteség besorolás az árfolyamnyereség besorolás ellentettjeként működik, értelemszerűen az árfolyamveszteség automatikus elszámolására.
Zárás-nyitás: a zárás-nyitás menüpont azon számlákat tekinti adózás előtti eredménynek, mérleg szerinti eredménynek, nyitó- és zárómérlegszámlának, stb… amelyek ezt a besorolást kapják, így ezeken keresztül történik a programban az automatikus zárás, nyitás, eredmény megállapítás, stb…
Egyéb: sok technikai jellegű besorolás található ebben a kategóriában, részletezésükre szintén akkor kerül sor, amikor az adott menüponthoz érünk.
Automatikus ellenszámla főkönyvi szám: ide azon 8-as számlaosztálybeli főkönyvi számok kerülnek, melyekre az 5-ös számlaosztály számláit átvezetjük az év végi zárás során. Alkalmazásuk nem kötelező, de az év végi költségátvezetés során nagy segítséget jelenthet.
Mérleg vagy eredmény besorolás: a kimutatás mezőben állíthatjuk be, hogy melyik típusú mérleg illetve eredmény-kimutatás soraihoz kívánjuk besorolni a megfelelő
főkönyvi számokat illetve gyűjtő főkönyvi számokat is. Amennyiben gyűjtő főkönyvi számot sorolunk be az adott mérleg vagy eredmény sorba, akkor annak hatására az adott főkönyvi
szám
összes
alábontása
is
megkapja
ugyanazt
a
mérleg
vagy
eredménybesorolást. Ez nyilván a vállalkozás által használt kimutatások függvénye, és nem kell az összes típus esetén kitölteni. A számlarend fülön állva jelöljük ki a besorolni kívánt főkönyvi számot, majd kattintsunk át a mérleg vagy eredmény besorolás fülre, nyomjuk meg a felvitel gombot és az alul aktívvá váló sor elején kattintsunk a három kis pöttyel jelölt gombra, ahonnan ki tudjuk választani 1-től 4es számlaosztályok esetén a megfelelő mérleg vagy konszolidált mérleg, míg 5-től 9-ig számlaosztályok
esetén
a
megfelelő
eredmény-kimutatás
vagy
konszolidált
eredménykimutatás sorokat, amelyekben szerepeltetni szeretnénk a kijelölt főkönyvi szám egyenlegét. Ez az elsődleges besorolás. Van egy másodlagos besorolás, mely azoknál a főkönyvi számoknál fordulhat elő, melyeknek az egyenlege mind a tartozik, mind a követel oldalon is lehet, például egyéb követelés – egyéb rövid lejáratú kötelezettség. Itt másodlagos besorolásnak az számít, amely nem az adott főkönyvi szám jellegének megfelelő, tehát az első három számlaosztály esetén a forrás oldal, négyes számlaosztály esetén az eszköz oldal. Kivétel a jegyzett, de be nem fizetett tőke, amelynek elsődleges besorolása lesz a mérleg neki megfelelő sora, de ott negatív összeggel fog szerepelni.
Itt adhatjuk meg, hogy melyik mérleg vagy eredménysoron szerepeljenek a főkönyvi számok
3. példa: rögzítsük fel a 3861 – Devizabetét számlánkat a számlarendben, majd soroljuk be a mérlegbe a bankbetétek sorra. A felvitel gomb megnyomásával kezdjük, majd az alsó sor bal oldali mezőjébe írjuk a 3681et, majd enter-t/tab-ot nyomva, vagy az egérrel átkattintva a következő mezőbe, írjuk be a bankszámla nevét, pl: Magas Hozam Bank – EUR számla. Ezután a be nem sorolt felirat előtti négyzetre kattintva, nyissuk meg a besorolási kategóriákat. A kék háttérszínnel jelölt összes kategóriát a legördíthető menü segítségével nyissuk meg, majd állítsuk át bankra. Ekkor az elszámolási betétszámla és a devizabetét számla besorolások közül válasszuk ki utóbbit duplán kattintva az egérrel. Ha most költség számlát rögzítenénk, akkor az utolsó mezőbe beírhatnánk azt a főkönyvi számot, ahova majd átvezetnénk, de esetünkben erről nincs szó, így nyomjuk meg a mentés gombot. Ezt követően már csak a mérlegbe kell besorolnunk a 3861-et, így a főkönyvi szám során állva kattintsunk át a mérleg vagy eredmény besorolás fülre, majd nyomjuk meg a felvitel gombot. Az alsó sor jobb oldalán álló négyzetre kattintunk, majd a felugró listából kiválasztjuk a bankbetét sort, ami a 47-es sorszámot viseli. Haladóknak ajánlott funkció, hogy a sorszámot begépelve is megtalálhatók a besorolások, tehát esetünkben a 47-et begépelve is a bankbetét sorra ugrik a program. Két kattintás az egér bal gombjával, és máris kijelöltük a megfelelő besorolást, amit a mentés gombbal véglegesíthetünk.
Napló 1.
funkciója:
A vállalkozás a gazdasági események könyvelése során azokat naplókba sorolhatja a tételek jellegének megfelelően, mint például vevő napló, szállító napló, bank napló, pénztár napló, stb… Az így naplókba sorolt tételek a nyomtatványok közül naplónként visszakérdezhetők. 2.
működése:
a felvitel gomb megnyomásával rögzíthetünk újabb naplót. Ekkor egy még nem használt naplókódot kell megadnunk (már létező naplókód beírása esetén a program hibaüzenetet ad), majd a napló nevét (már használt naplónév esetén szintén hibaüzenet jelentkezik). A naplónév mező alatti négyzetet bepipálva az adott naplót önellenőrzési naplóként tudjuk használni, azaz a már lezárt időszakra könyvelt tételek csak ebbe a naplóba kerülhetnek. Megfelelően kitöltött adatok esetén a mentés gombbal rögzíthetjük az adatokat.
Már meglévő napló adatait a módosítás gombra kattintva írhatjuk át, majd a mentés kapcsolóval véglegesíthetjük a változásokat. 3.
példa:
vigyünk fel egy bank naplót. Válasszuk ki az alapadatokból a napló menüpontot, majd kattintsunk a felvitel gombra. Naplókódként írjunk be egy 2-est, majd enterrel, tabulátorral lépjünk tovább a naplónév mezőbe, vagy kattintsunk bele az egérrel. Írjuk be, hogy bank napló, majd nyomjuk meg a mentés gombot. Felrögzítettünk egy bank naplót, amelyet később kiválaszthatunk később a könyvelési képernyőn.
Mérlegcsoportok, mérlegbesorolás 1.
funkciója:
a mérlegcsoportok és a mérlegbesorolás menüpontok segítségével olyan csoportokat hozhatunk létre, melyeknek együttes egyenlegét kell szerepeltetnünk a mérlegben, mivel közös egyenlegük dönti el, hogy a mérleg eszköz vagy forrás oldalára kerüljenek. Ennek tipikus példája az ÁFA (466, 467, 468), illetve a különböző költségvetési befizetési kötelezettségek, illetve kiutalási igények. 2.
működése:
a mérlegcsoportok menüpontban a kialakításra kerülő csoport nevét adhatjuk meg, majd a mérlegbesorolás menüpontban fogjuk hozzárendelni azokat a főkönyvi számokat, melyeknek az egyenlegét együttesen kell figyelnünk. A mérlegcsoport nevének megadásához kattintsunk a felvitel gombra, gépeljük be az aktívvá vált csoportnév mezőbe a megfelelő nevet, majd a mentés megnyomásával tudjuk véglegesíteni. Ezután a mérlegbesorolás menüpont jobb
oldalának legfelső során válasszuk ki a legördíthető menüt, ahol az imént rögzített neve(ke)t fogjuk látni. Válasszuk ki valamelyiket, majd az ablak bal oldalából válogatva jelöljük ki azokat a főkönyvi számokat, melyeket a csoportba akarunk illeszteni. Ehhez kattintsunk rá egérrel (több főkönyvi számot is kijelölhetünk együtt, ha lenyomva tartjuk a ctrl billentyűt és úgy kattintunk a főkönyvi számokra, illetve több egymás alatti főkönyvi szám kijelöléséhez kattintsunk a legfelsőre, tartsuk lenyomva a shift billentyűt, majd kattintsunk a legalsóra), ezután a jobb felé mutató nyílra kattintva tegyük át a főkönyvi számo(ka)t a jobb oldali oszlopba. Mérleg összeállításakor a Servantes nem külön-külön figyeli ezen kiválasztott főkönyvi számok besorolását, melyet a számlarend mérleg vagy eredmény besorolás részében adtunk meg, hanem soronként figyeli az egyenlegeket, majd az itt összecsoportosított egyenlegeknek veszi a közös egyenlegét, és azt szerepelteti a mérlegben, természetesen negatív egyenleg esetén a másodlagos besorolásnak megfelelő oldalon. 3.
példa:
vigyünk
fel egy általános
forgalmi
adó elnevezésű
mérlegcsoportot.
Először a
mérlegcsoportok menüpontban kattintsunk a felvitel gombra, a csoportnév mezőbe írjuk be hogy általános forgalmi adó, majd nyomjuk meg a mentés gombot. Lépjünk ki a menüpontból (kilépés). Válasszuk ki a mérlegbesorolás menüpontot, majd a megjelenő ablak jobb oldalán görgessük le a listát, válasszuk ki az általános forgalmi adó sort. Most a bal oldali oszlopban keressük meg a 466, 467, 468 főkönyvi számokat. Lenyomva a 4-es gombot az első négyessel kezdődő főkönyvi számlához jutunk, így meggyorsítva a keresést. Mielőtt kiválasztjuk a 466ot, nézzük meg, hogy alá van-e bontva, amennyiben igen, akkor a gyűjtő főkönyvi számot hagyjuk ki, csak az alábontásokat válasszuk ki a listából. Nyomjuk le a ctrl billentyűt, tartsuk lenyomva, majd válasszuk ki a megfelelő 467 és 468 alábontásokat, majd immáron a ctrl billentyűt elengedve a jobbra mutató nyílra kattintunk, ezzel átrakva a kiválasztott főkönyvi számokat az általános forgalmi adó csoportba. Mentés gomb híján a jobb felső sarokban lévő x vagy az esc billentyű segítségével lépjünk ki, sikeresen létrehoztuk az áfa mérlegcsoportot.
Egyedi besorolás 1.
funkciója:
az egyedi besorolás a munkaszámrendszer alkalmazásának egyik megoldása a Servantesben. Egy szint mélységig biztosít csak tagolást, viszont használata egyszerű, a költségbontás menüpont ennek az összetettebb kivitelezése, viszont ennek következtében használata némiképp bonyolultabb is.
2.
működése:
a felvitel gombra kattintva aktív lesz a megnevezés mező, ide írjuk be az egyedi besorolás megnevezését, a kódot a program automatikusan generálja hozzá. A könyvelési képernyőn később az itt rögzített egyedi besorolásokból választhatunk, amelyekre lekérdezéseket csinálhatunk, így nyomon követve az egyes besorolásokat terhelő költségeket. 3.
példa:
vigyünk fel egy 1-es üzem és egy 2-es üzem elnevezésű egyedi besorolást, melyekkel később arra leszünk kíváncsiak, hogy a költségek közül mennyi terheli az egyes, és mennyi a kettes üzemet. Szokás szerint a felvitel gombot nyomjuk meg, a megnevezés mezőbe írjuk be az 1-
es üzem nevet, majd a mentéssel véglegesítjük a folyamatot. A 2-es üzem felvitele ugyanilyen módon történik.
Valuta A valuta menüpont két almenüpontból áll, ezt a valuta menüpont sorának végén lévő jobbra mutató fekete nyíl mutatja nekünk (értelemszerűen nem azt, hogy két almenüpontból áll, hanem azt hogy egynél többől, esetünkben most kettőből). 1.
funkciója:
az árfolyamok almenüpontban a különböző valuta, devizaárfolyamok rögzítésére van lehetőség napi bontásban, míg az árfolyamhoz tartozó besorolás almenüpontban a különböző főkönyvi számokon nyilvántartott devizanemekhez adhatjuk meg, hogy melyik főkönyvi számon tartjuk őket nyilván.
2.
működése:
az árfolyamhoz tartozó besorolásoknál tudjuk megadni azokat a devizabetét-számla illetve Valutapénztár nyilvántartásra szolgáló főkönyvi számokat, melyeknek devizabetét-számla, elszámolási betétszámla illetve Valutapénztár besorolást adtunk korábban a számlarendben. Nem kell feltétlenül végigírnunk, illetve fejből tudnunk az összes főkönyvi számot, a példa kedvéért elég egy 3-ast begépelni majd megnyomni az enter billentyűt, ekkor az összes olyan lehetséges főkönyvi számot kilistázza a program, amelyet ide kiválaszthatunk. A mentés gombbal rögzíthetjük a főkönyvi számot a listában. Az árfolyamokon belül pedig először a fenti legördíthető menüből kell választanunk valutanemet, majd az ablak alsó részében található felvitel gombra kattintva felvihetjük az adott deviza MNB, választott hitelintézeti és egyéb árfolyamát (pl vételi, eladási), az
érvényesség dátumát. Ha adott könyvelési napra nincs árfolyam felrögzítve, akkor a Servantes az időben legközelebbi korábban rögzített árfolyammal számol, bár figyelmeztető üzenetet ad arról, hogy ez az árfolyam nem az adott napon, hanem valamilyen korábbi időpontban lett rögzítve. A rögzített adatok tárolásához kattintsunk a mentés gombra. Az árfolyam és MNB árfolyam fixen adott a programban, a maradék hét helyen csak akkor látunk árfolyamot, ha az előbbi árfolyamhoz tartozó besorolások menüpontban adtunk meg főkönyvi számokat. 3.
példa:
válasszuk ki az árfolyamhoz tartozó besorolás menüpontot. Előzőleg a 3861-es főkönyvi számot a számlarendben már besoroltuk devizabetét-számlának, tehát itt most ki tudjuk választani, így írjuk be a 3. árfolyam főkönyvi száma mezőbe. Nyomjuk meg a mentést, majd lépjünk be az árfolyamok menüpontba. A fenti legördíthető menüben válasszuk ki az EUR devizanemet (ezt nem csak az egérrel tehetjük meg, ha a billentyűzeten megnyomjuk az „e” billentyűt, akkor automatikusan az első e betűvel kezdődő valutanemre ’ugrik’ a kiválasztás). Most nyomjuk meg a felvitel gombot, majd elkezdhetjük kitölteni a különböző árfolyamokat. Csak az árfolyam mezőt kitöltve a Servantes az itt megadott árfolyammal fog számolni. Megadhatunk MNB árfolyamot is, illetve a harmadik sorban most megjelent az Árfolyam (3861) szöveg, illetve a mezőtől jobbra a Magas Hozam Bank – EUR számla megnevezés (korábban a számlarendben ezt a megnevezést adtuk a 3861-es főkönyvi számlának, ha ott más nevet írtunk be, akkor itt most azt láthatjuk). Ebbe a mezőbe kerül a választott hitelintézeti árfolyam. A legalsó mezőbe az árfolyam érvényességének dátuma kerül kötelező jelleggel, majd a mentéssel tárolhatjuk a rögzített értékeket.
Gazdasági események 1.
funkciója:
ebben a menüpontban a gyakran használt kontírszámok rögzítésére van lehetőség, illetve bármilyen gazdasági esemény könyvelési tételei tárolhatók itt, aztán később a könyvelési képernyőn visszakereshető így meggyorsítva a munkát. Itt vihetünk fel tartozik, követel, áfa főkönyvi számokat, a gazdasági esemény megnevezését illetve a hozzá tartozó naplót. 2.
működése:
nyomjuk meg a felvitel gombot, majd válasszuk ki a gazdasági esemény típusát. Ha a felsorolt kategóriákból nem tudunk választani, akkor hagyjuk üresen, majd a következő mezőben válasszunk hozzá naplót. Itt azon naplókból tudunk választani, amelyeket korábban már a naplók menüpontban rögzítettünk. A napló kiválasztásának komoly jelentősége van, ugyanis később a könyvelési képernyőn napló kiválasztása után már csak azon gazdasági eseményekből fogunk tudni választani, amelyekhez a kiválasztott naplót rendeltük hozzá. Adjunk a gazdasági eseménynek megnevezést, rendeljünk hozzá főkönyvi számokat tartozik, követel, tartozik áfa, követel áfa sorrendben. Utóbbi kettő kitöltése nyilván nem kötelező. A mentés gombbal rögzítsük a tételt.
3.
példa:
a belföldi értékesítés könyvelésének meggyorsítása érdekében vigyük fel ennek kontírozását. A gazdasági esemény típusánál válasszuk ki a vevői előírás (átutalás) lehetőséget, naplóként válasszuk a vevő naplót (ha a naplók között még nincs vevő napló, akkor a naplók menüpontban a már korábban ismertetett módon vigyünk fel egy vevő naplót), a gazdasági esemény megnevezéséhez írjuk be, hogy belföldi értékesítés. Most megadhatjuk a gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi számokat, ezek legyenek tartozik oldalon a 311, követel oldalon a 911 (ha ekkor a program hibaüzenetet adna, a számlarendben rögzítsük a főkönyvi számokat, illetve adjunk neki megfelelő besorolást, tehát a 311-nek vevő, a 911-nek árbevétel besorolást). Az áfához tartozik oldalon szintén a 311, követel oldalon a 467 fog szerepelni. Ha ezzel készen vagyunk, kattintsunk a mentésre, értékesítés könyvelésekor már csak elő kell hívnunk a most felvitt gazdasági eseményt, nem kell egyesével kitöltenünk a főkönyvi számokat.
Csak vevő naplóra történő könyveléskor tudom majd kiválasztani az eseményt
Költségbontás 1.
funkciója:
a már korábban említett egyedi besorolás ’nagytestvére’, szintén a munkaszámrendszer vezetésére alkalmas, de lényegesen összetettebb, szélesebb lekérdezési lehetőséget biztosító formában, mivel hat szint mélységig tagolhatók az itt kialakított költségbontások mind a költségek, ráfordítások és bevételek tekintetében. A számlarendben a 6/7-es főkönyvi számokhoz alapértelmezettként ezen munkaszámokat hozzá lehet rendelni. 2.
működése:
a felvitel gomb megnyomása után először a költségbontás típusát válasszuk ki. Itt 6-ostól 1-es bontásig választhatunk. Mi a jelentősége annak, hogy milyet választunk? A teljes kód hossza összesen 20 karakter lehet, ez jelképezi az általunk kialakított költségbontást. 6-os bontás esetén 6 darab 3 számjegyű kódot írhatunk be minden egyes mélységi szinthez, ebből jön össze a 18 számjegyű teljes kód (a 20 nem osztható maradék nélkül 3-mal, ezért lesz 18). 5-ös bontás esetén szintenként egy 4 számjegyű kódot kell adnunk, 5x4=20. Ez értelemszerűen így megy tovább, 1-es bontás esetén egy darab 20 számjegyű kód megadására van szükség. A költségbontás rögzítésekor rögzített bontás típus módosítására később nincs lehetőség, tehát érdemes nagyobb bontást választani, és az elején nem kihasználni, de a későbbiek során bármikor szükséges, akkor alábontható. 3.
beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak: globális rendszeradatok között van lehetőség a költségbontás könyvelés ellenőrzése opció segítségével eldönteni azt, hogy ha egyszer már kialakítottuk a költségbontási rendszerünket, és könyveléskor mégis elfelejtettük a költségbontást is rögzíteni, akkor a Servantes figyelmeztető üzenet ad arról, hogy a költségbontás rögzítéséről megfeledkeztünk.
4.
példa:
tegyük fel, hogy építőipari vállalkozásunk több lakópark építését is végzi párhuzamosan, és kíváncsiak vagyunk arra, hogy a beszerzett anyagok költségei milyen mértékben oszlanak meg a különböző beruházások között. Ennek megfelelően legyen egy építkezés Érden, három pedig Budapesten. Hatos költségbontást fogok választani, első szintként megadom hogy beruházás, kódja: BER, majd elkülönítem Érdet és Budapestet, tehát ki kell alakítanom egy második szintet, ami alapján elkülönítem a két várost. Érd kódja legyen: ÉRD, Budapesté
pedig BPT. Emlékeztetőül, 6-os bontást választottam, tehát minden szinten háromjegyű kódot kell megadnom. Megnevezésnek írjuk be, hogy Érdi beruházás, illetve Budapesti beruházás. Az ÉRD és BPT kódot a BER kódon állva, majd az alábontásra kattintva alakítottam ki.
Költségbontásom most így néz ki:
BER Beruházás
BERBPT Beruházás Budapesti beruházás
BERÉRD Beruházás Érdi beruházás
Mivel Budapesten három építkezést végzek, a BERBPT kódot is alá kell bontanom, tehát rákattintok a sorára, majd az alábontásra
kattintok, kódként beírom hogy /04, /09 ami
esetünkben jelölje a kerületeket, ahol az építkezéseket végezzük. Sorrendben a megnevezések: 4. kerület, 9. kerület. Minden alábontás megkezdésekor figyelek arra, hogy a BERBPT kódon állok-e, és valóban azt bontom-e alá. A kód és megnevezés beírása után mindig a mentés gombra kattintok, így rögzítem a bevitteket. Költségbontásom most így néz ki:
BER Beruházás
BERBPT Beruházás Budapesti beruházás
BERBPT/04 Beruházás Budapesti beruházás 4. kerület
BERBPT/09 Beruházás Budapesti beruházás 9. ker.
BERÉRD Beruházás Érdi beruházás
A költségbontásom már háromszintű, ha most még tovább szeretném bontani kerületenként is, akkor a már ismert módon folytathatom az alábontásokat, ha például a negyedik kerületi beruházásom esetén vagyok kíváncsi további részletezésre, akkor arra kattintok, majd az alábontásra, és oda rögzítem fel a további részletezést.
A könyvelési képernyőn majd az itt felvitt költségbontásokból választhatok, és mondjuk a cement beszerzés költségét megoszthatom az érdi, és a három különböző kerületben végzett építkezés között.
A kijelölt soron állva kattintok az alábontásra
Az adott költségbontást mindaddig lehet törölni, amíg nem rendeltük hozzá valamely könyvelési tételhez. Ehhez használjuk a Törlés kapcsolót.
Partner felvitele 1.
funkciója:
a partner felvitele menüpontban a Servantesben még nem szereplő partnerek rögzítésére van lehetőség. Köztük lehet vevő, szállító, hivatali szerv, alkalmazott, vagyis mindenki, aki valamilyen szempontból kapcsolatban áll a vállalkozásunkkal, és emiatt előfordulhat hogy valamilyen rögzítésre kerülő gazdasági esemény szereplője lesz. A partner nevén, telephely címén, levelezési címén kívül felvihetjük az egyéb kiegészítő adatait is, úgy mint az azonosító kártyáinak számai, telefonos elérhetősége, fax száma, e-mail címe, rendelhetünk hozzá hitelkeretet, egyedi fizetési határidőt, személyre szabott késedelmi kamat %-ot, pénzügyi partnert, stb… 2.
működése:
a név mezőbe értelem szerint a partner neve kerül, cím felvitelénél azonban már két lehetőségünk van. Az egyik, hogy közvetlenül a név alá, a cím mezőbe írjuk be egybe, a másik, hogy igénybe vesszük a cím listából funkciót. Ekkor a partner törzsadatok
menüpontban (leírása mindjárt) szereplő, már korábban rögzített adatokból válogathatunk, ez egyrészt gyorsabb, másrészt elkerülhető válik általa az, hogy például az Ady Endre utcában lakó partnerek szerepeljenek a programban több különböző, mégis egyforma címmel, tehát Ady E. utca, Ady Endre utca, Ady utca, Ady E. u.,
Ady Endre u., stb. Ha egyszer
felrögzítünk egy Ady Endre utcát, akkor utána a listából mindig ezt az egyet fogjuk tudni kiválasztani, és minden ebben az utcában lakó partner neve mellé egységesen ez kerül. Az utóbbi módszer alkalmazásához kattintsunk a helység vagy az utca mező utáni négyzetre, ekkor egy keresési ablak jelenik meg, melyben megjelenik az összes eddig már felrögzített helység, illetve utca neve. A megfelelő kiválasztásához kattintsunk rá kétszer, vagy egyszer és utána a kiválaszt gombra. A házszám, jel, emelet, ajtó mezők kitöltése értelemszerű. A vevő és szállító főkönyvi szám mezők kitöltése bizonyos esetekben csak segítséget jelenthet (ilyen a könyvelési képernyő, ahol a partner nevének megadása után a könyvelési képernyőn elég entert ütnünk a tartozik mezőn, és automatikusan kitöltésre kerül a vevő főkönyvi szám), míg például a számlázó modulok esetén kitöltésük mindenképpen kötelező, a számlázó modul ebből a mezőből veszi az információt a vevői előírás elkészítéséhez. 3.
beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak:
egyszerűsített és szerződéses alapú partner felviteli képernyő, részletesen majd a számlázó modulnál a szerződéses alapúról. 4.
példa:
vigyünk fel a Parallel kft-t, mint partnert az adatbázisunkba. Ezt megtehetjük az alapadatok, partner felvitele menüpontból, vagy az ikonok közül kiválasztva a partner felviteli ikont. A névhez írjuk be: Parallel kft. A címet beírhatjuk egyben, ez értelemszerű, vagy választhatjuk a listás címbevitelt. Éljünk az utóbbi lehetőséggel, most bonyolultabb lesz, de a későbbi munkánkat mindenképp megkönnyíti. Az irányítószámhoz írjuk be a 1143-at, majd kattintsunk a helység mező utáni négyzetre. Itt megjelenik minden eddig már rögzített helység, esetünkben azonban a lista üres lesz. A helység kiválasztása ablak alsó részén kattintsunk az új helység gombra, majd az így megjelent helységek felvitele és módosítása ablakban a felvitel gombra. A helység neve mezőbe írjuk a Budapest nevet, majd nyomjuk meg a mentés gombot. Lépjünk ki a mégsem gombbal, majd az immáron a listánkban szereplő Budapestre kattintsunk kétszer, vagy egyszer majd utána a kiválaszt gombra. Ekkor a Budapest bekerül a helység mezőbe. Az utca felvitelénél ugyanezt a menetrendet követjük, azzal a különbséggel, hogy az utca felvitelénél csak a Szobráncot kell beírnunk, míg az utca a
jobb oldali legördíthető menüből választható ki. A partner törzsadatok felviteléről később még részletesebben is szót ejtünk. Ha megvan mind a helység, mind az utca, írjuk be a házszámot: 5. Eltérő levelezési cím esetén a partner felviteli ablak alsó részében az iménti módon rögzíthetnénk a levelezési címet, esetünkben hagyjuk a program által beírt címet, hiszen az megegyezik a levelezési címmel. A későbbi munkánk megkönnyítése érdekében írhatunk be vevő, illetve szállító főkönyvi számot a Parallel kft-hez. Adjuk meg mindkettőt, vevő főkönyvi szám legyen a 311, szállító a 454. Amennyiben a program beírás után törli a főkönyvi számot, akkor az adott főkönyvi szám nem szerepel a számlarendben, tehát rögzítenünk kell. Ehhez nem kell kilépnünk a partner felviteli ablakból, elég ha a számlarend ikonjára kattintunk, amely a nyomtatóbeállítás ikonjától jobbra található. Itt a már ismert módon rögzíthetjük a főkönyvi számokat, ezután a program engedni fogja a Parallel kft-hez is rögzíteni őket. A kiegészítő adatok fülön rögzíthetjük a Parallel fontosabb kiegészítő adatait, úgy mint a kapcsolattartó neve, a kft. telefonszáma (06-1-273-33-10), faxszáma (273-33-11), e-mail címe (
[email protected]), stb. Az egyedi fizetési határidőknek azon moduloknál van jelentősége, melyekből számlát tudunk kiállítani.
A Kiegészítő adatok fülön lehetőség van többek között csoportos adószám, EU adószám, országkód, bankszámlaszám megadására. A partnerhez tartozó konkrét bankszámlaszám megadása előtt előzetesen fel kell vinni az adott fiókot, az azt beazonosító 8 karakterrel, majd ebből választva
adhatjuk
meg
a
teljes
bankszámlaszámot.
Amennyiben
külföldi
bankszámlaszámot szeretnénk rögzíteni, úgy 8 db 0-val vigyük fel a fiókot és így lehetőségünk lesz a magyartól eltérő struktúra megadására is. Lehetőség van egy partnerhez több bankszámlaszámot is rögzíteni. Ezt akár a partnermódosításban akár a partnerfelviteli képernyőn a kiegészítő fülön lehet megtenni, úgy, hogy a képernyő jobb felső sarkán található felvitel ikonra kattintunk. Ekkor aktívvá válik a következő sor ahol lehetőség van egy újabb bankszámlaszám rögzítésére.
Partner módosítása 1.
funkciója:
a már korábban rögzített partnerek adatainak változásait rögzíthetjük ebben a menüpontban, tehát az adott partner nevét, címét, kiegészítő adatait azok változása esetén itt módosíthatjuk. 2.
működése:
partner keresési ablakkal indul a menüpont, azaz először ki kell választanunk azt a partnert, akinek változás történt az adataiban. Itt kereshetünk azonosítóra, névre, címre, illetve az összetett keresés opciót választva bármilyen azonosítóra, amit rögzítettünk a partnerrel kapcsolatban. Ha nem adunk meg semmilyen szűkítő feltételt, tehát üresen hagyjuk valamennyi keresési feltételt, akkor az összes eddig rögzített partnerünket megtalálja a Servantes, ez azonban nagy mennyiségű partner esetén a számítógép teljesítményétől függően hosszabb ideig is eltarthat (néhány másodperc), így érdemes mindenképp valamilyen szűkítési paramétert megadni. Miután a keresés eredménye ablakból kiválasztjuk a keresett partnert, a rendben gomb megnyomásával a partner felviteli ablakot kapjuk, ahol a változást rögzíthetjük. A keresés eredménye ablakban a találatokat – főleg nagy mennyiségű találat esetén – sorba rendezhetjük többféle szempont szerint is, ezek listája az ablak alján látható sorrend nevű legördíthető menü segítségével állítható be. Az elvégzett módosítás mentése után ismét felajánlja a program egy újabb partner módosításának lehetőségét. 3.
beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak: a karbantartás, lokális rendszeradatok menüponton belül eldönthetjük, hogy egy-egy keresés alkalmával milyen feltétel szerint akarjuk megadni a keresési paramétereket. Két opcióból választhatunk, kezdődik vagy tartalmazza. Kezdődik opció választása esetén csak az olyan találatokat fogunk látni, amelyek a beírt karakterekkel kezdődnek. Ezen opció választása kevesebb találatot eredményez, tehát elvileg megkönnyíti a keresést, ugyanakkor használata megfontolást érdemel, hiszen ha nem emlékszünk arra, hogy az adott partnernek pontosan hogy kezdődik a neve, akkor előfordulhat hogy nem fog szerepelni a találatok között, holott pont őt keressük! A példa kedvéért a Vevő 2003 Magyarország Kft. nevű partner keresése esetén, ha nem emlékszünk arra, hogy Vevővel kezdődik, csak arra, hogy egész biztosan benne van a nevében a Magyarország szó, akkor hiába írjuk be utóbbit a keresési ablakba, nem fog a találatok között szerepelni, hiszen keresési beállításként a kezdődik opciót választottuk. Tartalmazza beállítás esetén viszont egészen biztosak lehetünk abban,
hogy a találatok között lesz a Vevő 2003 Magyarország Kft. is, viszont ha a partnereink között van több olyan, melynek nevében benne van a Magyarország, vagy akár csak a magyar szó, mind a találatok között fog szerepelni. Több találat, de garantáltan közöttük lesz az általunk keresett is. 4.
példa:
az imént rögzített Parallel kft. adatain változtassunk, adjuk meg a kapcsolattartó nevét is, amit az imént elfelejtettünk. A partner keresési ablakba a partner rövid nevéhez (második sor) írjuk be a kft nevét. Ehhez nem kell végig írnunk a teljes nevet, beállítástól függően ugyan, de esetünkben most elég beírni a par szótagot, majd a keresésre kattintani, a Parallel ott lesz a találatok között. Kattintsunk a rendben gombra, majd írjuk be a kapcsolattartó nevét, végül a változások rögzítéséhez nyomjuk meg a mentés gombot.
Összetett kereséssel további szempontok alapján kereshetünk
Találati képernyő:
Több találat esetén ide kattintva választhatjuk ki a sorrendet közöttük
Partner törzsadatok 1.
funkciója:
a partner törzsadatokban a partnerek adatainak felvitelét könnyíthetjük meg azáltal, hogy előre rögzítjük a lehetséges települések, utcák, bankok nevét, ezáltal később, a partnerek felvitelénél csak választanunk kell a már korábban rögzített listából. Ez egyfelől megkönnyíti a munkát, másrészt biztosítja azt, hogy ugyanaz a település, utca, stb ne szerepeljen több különböző néven, mivel ez keveredést okozhat a későbbi munkavégzés során. 2.
működése:
több almenüpontból áll, utcák, utcatípusok, települések és bankok. Mivel működésük ugyanolyan, csak az utcák felvitelét mutatjuk be részletesen, a többire csak felületesen térünk ki. Az utcák felvitelénél nyomjuk meg a felvitel gombot, majd az utca mezőbe írjuk be az adott utca nevét, ez most legyen Fő. A mellette jobbra lévő legördíthető menüből válasszuk ki az utcát. Az utca kódját automatikusan generálja a program, 1-től felfelé haladva folyamatosan. Nyomjuk meg a mentést, és máris megvan az adatbázisban a Fő utca. A legördíthető menüben egyelőre az út, utca páros szerepel, ezt további kategóriákkal az utcatípusokban bővíthetjük (tér, köz, sétány, fasor, körút, stb…). A helységek rögzítése
ugyanezzel a módszerrel történik, míg a bankok felvitelénél a bank nevén kívül meg kell adnunk a bankot azonosító első 8 karaktert is, illetve lehetőség van a SWIFT kód megadására is. További lehetőség, hogy be lehet importálni ecxel formátumban a Magyarországon működő bankok listáját. Ennek menete a következő: Alapadatok/Partner törzsadatok/Bankok...menüpontban a képernyő közepén jobb oldalon található „import” kapcsoló megnyomásának segítségével válasszuk ki azt a mappát ahol a banklista található. A program ekkor egy figyelmeztető üzenetet fog adni, hogy „Bank adatok feltöltése a kijelölt fájl alapján Folytatja?” ahol az „igen” kapcsoló megnyomásával az importálás meg fog történni. 3.
példa:
a Fő utcát már rögzítettük az imént az utcák között, most rögzítsük a tér kategóriát az utcatípusok közé. Ehhez kattintsunk az utcatípusok menüpontban a felvitel gombra, majd írjuk be: tér. Ezután kiválaszthatjuk az utcák rögzítésekor a teret is, mint utcatípust. A helységek közé, szintén a felvitel gomb megnyomása után írjuk be, Debrecen, majd nyomjunk mentést. Így a településeink közül most már Debrecent is választhatjuk a listás rögzítés választása esetén. A bankok menüponton belül rögzítsük fel a már korábban devizabetét-számlaként besorolt Magas Hozam Bankot, a számlaszámhoz pedig írjuk be az első 8 karakterét, 12345678. A rögzítéshez nyomjunk mentést.
További almenüpontokra oszlik a partner törzsadatok menü, ezt a sor végén látható jobbra mutató nyíl jelzi
Saját cég adatai 1.
funkciója:
a Servantest használó cég adatainak feltöltésére szolgáló menüpont, az itt feltöltésre kerülő adatok
kerülnek
rá
a
vállalkozás
által
elkészített
nyomtatványokra
(számlák,
pénztárbizonylatok, megrendelések, szállítólevelek, stb). 2.
működése:
három fülből áll, alapadatok, cég adatok, kiegészítő adatok, valamint az alsó felén található bankszámlákból. Az alapadatok között a vállalkozás nevét, címét, a cég adatok között különböző azonosító számait, a kiegészítő adatok között pedig elérhetőségeit lehet rögzíteni. A bankszámlák között értelemszerűen a vállalkozás által vezetett bankszámlákat lehet rögzíteni.
3.
példa:
rögzítsünk egy Minta Rt. nevű partnert. Rövid névként adjuk meg a Minta Zrt. nevet, cégszerű névként a Minta Zártkörűen működő részvénytársaság nevet. Az irányítószám, helység, utca megadása ugyanúgy történik, mint a partner rögzítése során, azzal a különbséggel, hogy itt nincs mód a listás választásra. A cég adatok között töltsük fel vállalkozásunk adószámát, cégjegyzék számát, kiegészítő adati között pedig telefon- és faxszámát, valamint e-mail címét, továbbá ha használ külön postafiókot a levelezéshez, akkor a postafiók számát. Bankszámlák között csak olyan bankok további adatainak rögzítésére van lehetőség, melyet már korábban rögzítettünk a partner törzsadatok menüpont bankok almenüpontjában. Hibás IBAN előtag illetve bankszámla esetén a program figyelmeztető üzenetet ad, ezzel biztosítva, hogy ilyen fontos adatok rögzítése esetén ne hibázzunk.
Főkönyvi iktatás, Kontírozás, Könyvelés 1.
funkciója:
a könyvelési munka elvégzését a Servantesben elvégezhetjük egy menüpontban, nagyobb vállalkozások esetén azonban igény lehet a folyamat szétbontására, ekkor nyer jelentőséget a főkönyvi iktatás és a kontírozás menüpont. Az iktatás menüpontban van lehetőség a különböző számviteli bizonylatok adatainak rögzítésére anélkül, hogy ahhoz konkrét főkönyvi számokat rendelnénk, tehát az iktatás menüpontban dolgozhat olyan felhasználó, aki nem rendelkezik könyvelési ismeretekkel, viszont a könyvelő munkájának megkönnyítése érdekében ő rögzíti a bizonylatok főbb adatait (kötelező a bizonylat azonosító száma, kiállításának, esedékességének, teljesítésének dátuma, a tétel szövege, illetve a bizonylat összege mezők kitöltése). Később, a könyvelést végző felhasználónak már csak az eddig üresen maradt mezőket kell feltöltenie adatokkal, az iktatást végző által rögzített adatok már a rendelkezésére állnak.
2.
működése:
az iktatás illetve a könyvelési képernyő működése megegyezik, azzal az eltéréssel, hogy az iktatás képernyőn nem kötelező valamennyi mezőt kitölteni. Így viszont ehelyett a könyvelési képernyő leírásával kezdjük, több okból is. Egyrészt a könyvelési képernyő működésének megismerése után már nem tudunk meg újat az iktatás képernyőről, másrészt a kontírozás menüpont – elsősorban a többi modullal való kapcsolat biztosítása miatt – megismeréséhez szükséges a könyvelési képernyő ismerete. Tehát ehelyett a könyvelési képernyő részletes leírása következik, majd ezt a kontírozás menüpont ismertetése fogja követni. Kezdjük a középső, tétel, bizonylat füllel. A bizonylat mezőbe a könyvelésre/iktatásra váró bizonylat azonosítója kerül (például számla száma), a belső bizonylat pedig tetszés szerint felhasználható, vagy akár üresen is hagyható, kitöltése nem kötelező.
Tétel, bizonylat fül
A mezők fölé állítva az egeret buborékszöveg jelenik meg
A kiegyenlített bizonylat mezőnek, ahogy a neve is mutatja, vevői vagy szállítói számlák kiegyenlítésekor van jelentősége. Előtte célszerű partnert választani (ezt az ügyfél mezőben tehetjük meg), majd a kiegyenlített bizonylat mezőn entert ütve, a program megkeresi az adott ügyfélhez tartozó valamennyi nyílt, tehát részben vagy teljesen kiegyenlítetlen számlát, az utolsó oszlopban lévő „VE” és „SZ” kódok azt jelölik, hogy az adott számla vevői vagy szállitói számla. Ezen a ponton lehetőség van a plusz szűrőképernyő kikapcsolására a Karbantartás/Lokális rendszeradatok/Kőkönyv/Kiegyenlítés keresése plusz szűrőképernyő kikapcsolása menüpont bepipálásával. Abban az esetben, ha a partnerünknek vevő és szállító számlái is vannak, akkor bizonylatszám szerinti sorrendben először a vevő, majd szintén bizonylatszám szerinti sorrendben a szállító számlákat gyűjti le a program. Természetesen nem feltétlenül szükséges az összes nyitott számla közül kiválogatnunk, hogy melyik kerül kiegyenlítésre, a konkrét számlaszám ismeretében beírhatjuk annak bizonylatszámát is. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a konkrét bizonylatszám begépelése után is nyomjuk le az enter billentyűt, mert csak így biztosítjuk azt, hogy a program valóban „összepontozza” az eredeti számlát az általunk rögzített kiegyenlítéssel. Ha ezt mégsem tesszük meg, akkor számla nélküli kiegyenlítés rögzítésére van lehetőségünk. Lehetőség van csoportos kiegyenlítésre is, ehhez használjuk a Kiegyenlített bizonylat mögötti
kapcsolót, ilyenkor
a megjelenő sorok mögött pipával jelölhetjük, hogy mely sorokat szeretnénk egyszerre kiegyenlíteni.
A sorok kijelölés után nyomjuk meg a Rendben kapcsolót, a csoportos kiegyenlítéshez. A sima kiegyenlítéshez az alábbi képernyőn tudjuk az egyik bizonylatunkat kiválasztani.
Az adott tételre kattintva hívhatjuk azt be kiegyenlítésre
Az enter megnyomása után a program automatikusan felkínálja a számlarend valamennyi bank besorolású főkönyvi számát, hogy kiválasszuk, melyik bankból, vagy melyik bankra ment ki/érkezett a kiegyenlítés. A megfelelő kiválasztása után a program kitölti a szöveg, a főkönyvi számok, illetve az összeg mezőket, utóbbiba mindig a teljes tartozásállományt kínálja fel, így részkiegyenlítés esetén ezt ne felejtsük el felülírni! Napló választása a napló mező melletti legördíthető menü segítségével történik, vagy amennyiben kényelmesebb egér nélkül, csupán a billentyűzet segítségével kezelni a programot, akkor a napló első karakterének lenyomásával is kiválaszthatjuk a nekünk
megfelelőt. Ez csak akkor működik, ha a tab vagy enter billentyűvel a napló mezőhöz tudtuk navigálni a kurzort, tehát a napló melletti be nem sorolt feliratnak kék színű háttere van. Amennyiben két azonos kezdőbetűjű naplónk is van (pl.: vegyes, vevő), akkor a listának megfelelő sorrendben kerülnek kiválasztásra. Tehát ha az alapadatok között a vevő naplót hamarabb rögzítettük a vegyesnél, akkor abc sorrend szerint hiába utóbbinak kellene hamarabb következnie, mégis a vevőre fog ugrani a kijelölés. A párosító bizonylat mező funkciója alapvetően az előlegek összevezetése a számlákkal, és bár hasonló elven működik, mint a kiegyenlített bizonylat, mégis más, csakúgy mint a hatása. A párosító bizonylat sokkal kevesebb automatikát, és ezzel párhuzamosan nyilván több kézi rögzítést igényel. Tulajdonképpen nem szól másról , minthogy a felhasználó a képernyő valamennyi adatát kitöltve megmondja, hogy melyik számlára szeretné „rávezetni” az előleget. Ehhez meg kell adnia a partneren túl valamelyik oldalon a főkönyvi számot is, tehát ha eredetileg egy vevőtől kapott előleget egy T 384 K 453 kontírozással rögzített, akkor jelen esetben a 453-as előleg főkönyvi szám az előleg csökkenése miatt átkerül a tartozik oldalra. Miután ezt beírtuk, szintén vagy entert ütünk az üres párosító bizonylat mezőn, vagy az ismert előleg bizonylatszámmal kereshetjük elő a kivezetni kívánt előleget. Most azonban a program sem automatikus ellenoldali főkönyvi számot, sem összeget nem ajánl fel, ezt nekünk kell kitöltenünk. Amennyiben valutás tételnél az előírást az előlegre adott összeggel szeretnénk kiegyenlíteni, abban az esetben a párosító bizonylatnál a program az előlegnél számolt árfolyamot és összeget hozza be. Lépései a következők: 1, Előlegszámla készítése (adott, kapott), 2, számlakészítés (kimenő, bejövő), 3, ahol történik az előlegszámla és a számla összekapcsolása, itt a kiegyenlített bizonylat mezőbe kerül a számla sorszáma és a párosított bizonylat mezőbe az előlegszámla sorszáma. Amikor a kiegyenlített bizonylat mezőben beírjuk a számla sorszámát akkor feljön egy panel, ahol ki tudjuk választani az előleg (adott, kapott) főkönyvi számát, majd behozza a program az előírás összegét és árfolyamát is, következő lépésben a párosító bizonylat mezőbe belekattintunk , ahol kiválasszuk az adott partner előlegszámláját, ekkor megkérdezi a program, hogy „Kívánja a párosított bizonylat adatait beilleszteni?” . Az „igen” gombra kattintva felülírja a program az előírás adatait az előlegszámla összegével és árfolyamával is. A másik funkciója a párosító bizonylatnak akkor érhető el, ha a globális rendszeradat beállítások között a főkönyv, pénzügy fülön bepipáljuk a Posta- és kamatköltség tárolása
megengedett opciót. Ekkor egy kis négyzet jelenik meg a párosító bizonylat mező mellett, és erre kattintva lehetőségünk van a pénzügy modulból származó és a partnerre terhelt késedelmi kamatok, ezzel kapcsolatos postaköltségek, ügyvédi díjak, egyéb költségek kiegyenlítésére. Ha vannak ilyen költségek, akkor egy kis ablak jelenik meg, ahol információt kapunk arról, hogy az adott vevőnek mennyi ilyen jellegű egyéb tartozása van, és az általa átutalt összegből az ilyen jellegű költségek kiegyenlítése után mekkora összeget tudunk jóváírni a tőketartozásából. Itt lehet a kiegyenlítéseket a párosított posta- és kamatköltségekkel összevezetni
Hat darab dátum mező szerepel a könyvelési képernyőn, ezek különösebb magyarázatot egy kivételtől eltekintve nem igényelnek. A beérkezés a bizonylat könyvelésre kerülésének napja, a bizonylat a kiállítás napját jelenti, a teljesítés magától értetődő, csakúgy mint az áfa, az esedékesség pedig a fizetési határidőt takarja. Mi az a számviteli technikai dátum? Valamennyi nyomtatványunk esetében lehetőséget biztosítunk arra, hogy számviteli technikai dátumra kérjük le az adott nyomtatványt. Tulajdonképpen bármilyen funkciót szolgálhat, alapötlete onnan származik, hogy bizonyos esetekben, mondjuk egy telefonszámla esetén, a januári időszak számláját jó eséllyel csak februárban kapjuk meg. Tehát a költségünk februárban keletkezik, mégis szeretnénk egy egyszerű megoldást arra, hogy ezt a januári költségek között mutassuk ki mondjuk egy 5-ös számlaosztály főkönyvi kivonatán. Ekkor számviteli technikai dátumként adjunk meg egy tetszőleges januári dátumot, majd a főkönyvi kivonat nyomtatásakor a teljesítési dátumot állítsuk át számviteli technikai dátumra. Ezzel a
megoldással a valójában februárban felmerült költséget a januári időszak költségei között tudjuk feltüntetni. A dátum mezők végigírása nem kötelező, az első mezőbe kattintva majd ott entert ütve a program automatikusan a számítógép rendszerbeállításaiban szereplő dátumot kínálja fel, majd a továbbiakban az entert nyomkodva a többi mezőt is az előbbi dátummal tölti fel. Utóbbi megoldás abban az esetben is működik, ha manuálisan, az adott napitól eltérő dátumot vittünk fel, viszont azt szeretnénk szerepeltetni a többi mezőben is.
Az üres mezőbe kattintunk, majd entert nyomunk, ekkor megjelenik a mai dátum
Ügyfél választása az alapadatok között felrögzített listából történik, itt elég az első néhány karakterét begépelni, majd az enter lenyomása után a program egy találati listában felkínálja az összes, az általunk beírt karaktereket tartalmazó nevű partnerünket, ahonnan a megfelelőre kattintva, a rendben gomb megnyomásával vagy enterrel tudunk választani. Ha a begépelt karakterek csak egyetlen partnerünk nevében találhatóak meg, akkor lista megjelenése nélkül a program kitölti a mezőt az adott partner nevével. Abban az esetben pedig, ha egy partnerkeresési képernyő jelenik meg, ez azt jelenti, hogy a begépelt karaktereket tartalmazó nevű ügyfelünk nincs. Ha most csak emiatt új partnert kellene felvinnünk, ahhoz nem kell félbehagynunk az elkezdett munkát, az új partner gombra kattintva rögzíthetjük annak adatait. Ezt egyébként a fenti eszköztár partner felviteli ikonjára kattintva is megtehetjük bármikor, ez balról a negyedik, sárga színű bábut jelképező ikon.
A szöveg mezőbe tetszőleges szöveget írhatunk, általában a gazdasági esemény megnevezése kerül ide. A gazdasági esemény gomb lenyomásával azonban ezt elkerülhetjük, hiszen a korábban már az alapadatok között rögzített gazdasági események közül választhatunk, így automatikusan megadva a gazdasági esemény megnevezését, valamint a hozzá tartozó főkönyvi számokat.
Bármely megnyitott ablak mellett elérhetőek ezek az ikonok: számlarend, partnerfelvitel, valutanem…
Ide kattintva tudunk gazdasági eseményt választani
Amennyiben gazdasági eseményt nem választunk, akkor marad a manuális kitöltése a két (vagy négy) főkönyvi szám mezőnek. Ez szintén történhet egy listás kiválasztással, tehát ha egy szállítói számlát rögzítünk fel, és nem vagyunk biztosak benne, hogy a biztosítási díjat az 533-as főkönyvi számon tartjuk nyilván, akkor elegendő egy 5-öst beírni a mezőbe, majd az enter billentyű lenyomásával a korábban rögzített számlarend valamennyi 5-tel kezdődő főkönyvi számát kiválaszthatjuk a listából. Ez történhet dupla rákattintással vagy az enterrel. Az alsó két mezőbe áfa főkönyvi számok kerülnek, legalábbis a két mező valamelyikébe egész biztosan. Ha ezt mégsem így választanánk ki, akkor a programtól figyelmeztető üzenetet kapunk, hogy egyik általunk beírt főkönyvi szám sem áfa besorolású. (a besorolásokat a számlarendben tudjuk elvégezni, lásd korábban). Lehetőségünk van egy egyszerűsített vevő és szállító főkönyvi szám megadására, anélkül hogy bármit is be kellene gépelnünk.
Ha a partnerfelviteli képernyőn kitöltöttük korábban a vevő és/vagy szállító főkönyvi számot, akkor a könyvelési képernyőn ezeket egy-egy gombnyomással elő tudjuk hívni. Hogyan? Mindkét esetben alapfeltétel, hogy a partner neve ki legyen már töltve, hiszen a program csak ebben az esetben képes megtalálni a hozzá tartozó főkönyvi számokat.
Ha a vevő főkönyvi számot szeretnénk kitöltetni a Servantessel, akkor a tartozik oldalon anélkül, hogy bármit is beírnánk, nyomjuk meg az enter billentyűt. Ekkor a program kitölti a tartozik főkönyvi számot, méghozzá azzal a vevő főkönyvi számmal, amit korábban a partnerhez rendeltünk.
Ha a szállító főkönyvi számot szeretnénk begépelés nélkül megadni, akkor a tartozik oldalra tetszőleges 2-es vagy 5-ös főkönyvi számot írva, majd a követel oldalon entert ütve, a Servantes kitölti a partnerhez rendelt szállító főkönyvi szám alapján a követel mezőt.
Amennyiben véletlenül két azonos főkönyvi számot állítunk egymással szembe (mondjuk T 317 K 317), a kész gomb lenyomásakor szintén figyelmeztető üzenetet kapunk arról, hogy azonos kontírszámok állnak egymással szemben, majd egy biztonsági kérdést kapunk, hogy valóban menteni szeretnénk-e a tételt ebben a formában. Amennyiben könyvelésnél banki és pénztári tételeket rögzítünk, abban az esetben a tételek rögzítése után a program nyomtat egy kontroll nyomtatványt, melyben információt kaphatunk a rögzítés előtti, vagyis a nyitó és a rögzítés utáni, vagyis a záró egyenlegről. Ehhez be kell állítani a Karbantartás/Lokális rendszeradatok/Főkönyv/Könyvelés után kontroll nyomtatvány nyomtatása opciót. Az összeg megadása az alsó „rácsban” történik. Ennek sajátossága, hogy a mi döntésünktől függ az, hogy nettó avagy bruttó értéket szeretnénk rögzíteni. Ezt a választásunkat a kontírozás és a könyvelés menüpontok alatt kékkel írt felvitel nevű legördíthető menüből választhatjuk ki. Nettóra állítva a program nem fogja engedni a bruttó mező kitöltését, és fordítva. Nyilvánvaló, hogy áfás tétel esetén a nettó értékre a program felszámolja az áfát, míg bruttó érték esetén az általunk megadott értéket „nettósítja” le és számolja ki az áfa összegét. A kézi felvitel a kerekítéseket szolgálja.
Itt válhatunk a nettó és a bruttó felvitel között
Sor törlése
Áfa nélküli tételek esetében a bruttó szöveg helyén nettó! szerepel, nem elírás, a felkiáltójel arra figyelmeztet, hogy bár ide nettó érték kerül, mégis alapvetően a bruttó rögzítésben dolgozunk. A % oszlopba az áfa százalékos értéke kerül, ide csak létező áfakulcsokat tudunk felrögzíteni, egyéb esetben a Servantes ilyen áfakulcs nincs figyelmeztető üzenet mellett kitörli a beírt értéket. Az áfatípus oszlop némiképp megtévesztő módon arra alkalmas, hogy kiválasszuk miért nem áfaköteles a felvitt tétel, pl alanyi, tárgyi adómentes, áfa törvény hatályán kívüli, stb… Ahhoz, hogy ebből az oszlopból választani tudjunk, mindenképpen szükséges, hogy áfa főkönyvi számot adjunk meg, de természetesen az áfa % oszlopba 0 kerül. Hibásan felrögzített sor esetén a sor elején található négyzetre kattintva törölhetjük a sort. A nettó, áfa, bruttó, nettó (kh=költséghely) táblázatban az eddig felrögzített tételek értékét láthatjuk. A nettó és áfa fül mellett található valuta fül alapesetben nem aktív. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, a négy főkönyvi kontírszám rögzítésére alkalmas mező valamelyikébe valutás, devizás besorolású főkönyvi számot kell írnunk (pl devizabetétszámla, valutapénztár, külföldi vevő, külföldi szállító). Ha ez megtörténik, akkor a program automatikusan a nettó és áfa fülről a valuta fülre vált, ahol a kívánt valuta vagy deviza értéket rögzíthetjük, majd a mellette
lévő legördíthető menüből a valutanemet választhatjuk ki. Ezt követően a program felkínálja az alapadatok között rögzített árfolyamot az adott valuta, devizanemhez. Amennyiben az árfolyam nem az adott napra lett felrögzítve, figyelmeztető ablak jelenik meg, mely szerint a bizonylat teljesítésének dátumára nem található rögzített árfolyam, majd egy tájékoztató üzenetet kapunk arról, hogy mely napra vittünk fel utoljára az adott valutanemhez tartozó árfolyamot. A program által így felkínált érték kézzel felülírható. Közvetett költség, közvetlen költség: amennyiben vállalkozásunk nem csupán 5-ösbe könyveli a költségeit, hanem akár elsődleges, akár másodlagos 6-os, 7-esbe is (ezt a globális rendszeradatok között tudjuk beállítani), akkor ezen a fülön tudjuk felvinni a másodlagos könyvelést.
Itt rögzíthetjük a másodlagos könyvelést
Az egyedi besorolás és a költségbontás a korábban már alapadatok között említett munkaszámok könyvelési tételekhez való hozzárendelését segítik, a legördíthető listából a megfelelő munkaszámot tudjuk kiválasztani, majd mellé megadhatjuk, hogy milyen összegben terheli a költség az adott munkaszámot. Egyedi besorolás esetén ezt csak konkrét összeg megadásával, míg költségbontás esetében akár százalékos felosztással is megtehetjük. Amennyiben nem osztjuk szét a teljes elkönyvelt összeget, a már megszokott módon figyelmeztető ablak jelenik meg, mely arról tájékoztat, hogy a besorolások összege eltér a nettó összegtől. Költségbontás esetében ez a megállapítás nem igaz, itt a 100 %-tól bármely irányba el lehet térni. Fontos megjegyezni, hogy amennyiben fordított kontírozású tételt
könyvelünk (pl.: stornó), akkor a költségbontás értékéhez, vagy százalékos mértékéhez negatív előjelet kell felvinni, hogy a költségbontás nyomtatványainál megfelelő módon jelenjenek meg az értékek. Kiegészítés: Lehetőség van a könyvelési képernyőn billentyűkombinációval átlépni a Netto és áfa;Valuta; Közvetett, Közvetlen költség; Egyedi besorolás; Költségbontás fülekre. A megfelelő billentyűkombinációt megtekinthetjük, ha az egerrél az adott fül megnevezésére állunk. Ugyancsak lehetőség van billentyűkombinációval a „Kész” gombra átugrani, ehhez az Alt+K gombokat kell lenyomni. A rendben és a kész gombok közötti különbség: alapesetben, tehát egyetlen tranzakció rögzítésekor a felvitt adatokat a kész gomb megnyomásával menthetjük. Ha ezt nem tesszük meg, minden addig felvitt adat elveszik! A kész gomb megnyomása után az alatta található következőre kattintva egy új, üres könyvelési képernyőt kapunk, amelyen rögzíthetjük a következő tranzakciót. A rendben gomb jelentőségéről később, a köteg fül bemutatásakor ejtünk szót. Rendszeradat beállítások függvényében elérhető funkciók
globális rendszeradatok > MNB árfolyam szerinti deviza értékelés: mivel az áfatörvény előírásai szerint áfatartalommal bíró devizás tételek esetében az áfa értékét az
adott napi MNB árfolyam számításával kell meghatározni, így egy egyszerűsítő funkciót biztosítunk azon ügyfeleink számára, akik választott hitelintézetük árfolyamai alapján határozzák meg devizás tételeik értékét. Amennyiben az MNB árfolyam szerinti deviza értékelés be van pipálva, ez azt jelenti, hogy vállalkozásunknak nincs egyéb teendője, hiszen ezesetben az áfa összege megegyezik a devizaértékelésünk szerinti összeggel. A program akkor van segítségünkre, ha ebben a négyzetben nincs pipa, tehát választott hitelintézeti árfolyamot alkalmazunk. A funkció használatához szükség van egy technikai főkönyvi szám létrehozására (pl.: 001) a számlarendben, amelynek a besorolások közül az ÁFA árfolyam-különbözet elszámolás technikai besorolást adjuk, illetve létre kell hoznunk egy egyéb követelések főkönyvi számra is, amely a különféle egyéb követelések besorolást kapja. Ha ezzel megvagyunk, akkor a devizás áfás tételünk könyvelése a következőképpen fog történni: Az áfa sor kontírozásánál a követel oldalra nem az áfa főkönyvi szám kerül, hanem a különféle egyéb követelések. Az összeg megadására szolgáló rácsba az ismert módon megadjuk az összeget, a valutanemet, az áfakulcsot, majd tovább haladva a valuta adó majd a bruttó mezők után következik egy áfa fsz mező, ahova azt a főkönyvi számot írjuk, melynek a helyére beírtuk a különféle egyéb követelések főkönyvi számot. Ezáltal a program az általunk megadott átvezetési főkönyvi szám segítségével elvégzi helyettünk az áfa értékének tényleges kiszámítását, valamint az esetlegesen keletkező különbözetet elszámolja árfolyamdifferenciaként.
Automatikus árfolyam-különbözet elszámolás: a Servantes használatával nem szükséges a továbbiakban a vevő illetve szállító oldalon a számlák kiegyenlítésekor keletkező árfolyam-különbözetet kézzel számolnunk, illetve rögzítenünk, ezt megteszi helyettünk a program, amennyiben ez a négyzet be van pipálva. (zárójelben jegyezzük meg, hogy a Servantesben létezik egy másik árfolyam-különbözet elszámolás is, amely egyszerre csoportosan számolja és könyveli el az árfolyam-különbözeteket, annak működéséről később). A menüpont működéséhez szükséges, hogy a számlarendben kijelöljünk legalább egy-egy árfolyamnyereség, illetve árfolyamveszteség főkönyvi számot, tehát a számlarendben ilyen besorolást adjunk legalább egy 8-as és 9-es számlaosztálybeli főkönyvi számnak.
A továbbiakban nincs is más teendőnk, mint a szokásos módon könyvelni a devizás tételeket, és
a
kiegyenlített
bizonylat
mező
használatakor
a
Servantes
az
eredeti
számlatartozás/követelés, illetve a rész- vagy teljes kiegyenlítés forintos értéke közötti
differenciát a megfelelő oldalra (nyereség vagy veszteség) elszámolja, természetesen részkiegyenlítés esetében csak a részkiegyenlítés forintos értéke, és az annak megfelelő összegű devizás előírás forintos értéke között.
Különböző devizanemű számlatartozások és azokhoz tartozó kiegyenlítések összevezetése: ez a funkció szigorúan véve nem rendszeradat beállítás kérdése, mégis ide került, ugyanis egy külön besorolású technikai főkönyvi szám bevezetésére van hozzá szükség, csakúgy mint az MNB vagy választott hitelintézeti devizaértékelés esetében (pl.: 002). A funkció használatához szintén a kiegyenlített bizonylat mező használatára van szükség. Tegyük fel, hogy egy €-s számlakövetelésünk van, amire egy $-os kiegyenlítés érkezik, akár a partner figyelmetlensége okán, akár mert csak euró van a bankszámláján, az üzleti partnerek sokszor kiszámíthatatlanok…
Tehát első lépésben a számlarendben hozzunk létre egy 002 főkönyvi számot, aminek a „valuta átvezetés technikai számla” besorolást adjuk. A továbbiakban a kiegyenlített bizonylat mező használatával egyenlíthetjük ki a számlatartozást, vagy követelést, egy kicsi módosítással. Miután a kiegyenlített bizonylat mezőből kiválasztottuk az eredeti €-s számlát a már megismert módon, írjuk át a vevő főkönyvi számot az előbbiekben felrögzített technikai főkönyvi számra, tehát esetünkben a 002-re. Ha eredetileg mondjuk 1000 €-t követeltünk, de ehelyett 1400 $-t kaptunk, akkor az összeget és a valutanemet is írjuk át ennek megfelelően. Az összegek rögzítésére szolgáló rácson haladjunk jobbra, míg el nem jutunk az átvezetés valuta mezőhöz, ahova beírjuk az eredeti összeget és valutanemet, tehát most az 1000 €-t. A V.SZ. fsz. mezőbe pedig beírjuk az eredeti vevő vagy szállító főkönyvi számot, legyen ez mondjuk esetünkben a 317. nincs más hátra, mint menteni a tételt, a többit a Servantes elvégzi helyettünk.
Azonos bizonylatszámra könyvelés ellenőrzése: ez egy egyszerű ellenőrzési funkció, amely azt a célt szolgálja, hogy azonos évben, azonos partnernek ne könyveljünk kétszer azonos bizonylatszámmal tételt. Ha ez az opció ki van választva, akkor az imént említett esetben figyelmeztető üzenetet kapunk: Ilyen bizonylatszámmal a partnernek már rögzített bizonylatot! Folytatja? Természetesen ha ez szándékos, minden további nélkül rögzíthetünk több azonos bizonylatszámú tételt is. A nem választása esetén pedig a program felkínálja, hogy kijavítsuk a bizonylat számát.
Költségbontás
könyvelés
ellenőrzése:
amennyiben
vállalkozásunk
használ
valamilyen munkaszámrendszert, és erre a célra a Servantesben a költségbontást
választotta, akkor itt egy ellenőrző funkció beállításával gondoskodhat arról, hogy költségek könyvelésekor még véletlenül se felejtsen el költségbontást rögzíteni mellé. Ha ezt mégis megtenné, akkor a Servantes hibaüzenetet ad: Költséghely hiba a … számú bizonylatban.
Készpénzes szállítói számla automatikus kiegyenlítés generálása (figyelem, ez nem a főkönyv, hanem a lokális rendszeradatok > pénzügy fülön található beállítás): a funkció azt a célt szolgálja, hogy egy beérkező szállítói számla azonnali pénztárból történő kiegyenlítésekor (és pénztár modulunk híján…) ne két tételben, hanem egyben legyen lehetőség a számla és az ahhoz tartozó kiegyenlítés rögzítésére. Működése különösebb leírást nem igényel, a tétel mentésekor a program automatikusan létrehozza annak kiegyenlítését, amit szintén menthetünk egyben az általunk felrögzített tétellel.
A köteg fül jelentősége Ahogy a neve is mutatja, a valamilyen szempont szerint összetartozó tételeket fogja össze egy kötegben. Mit is jelent ez? Nem csupán arról van szó, hogy ezek a tételek mostantól egy egységként lesznek kezelve, hanem egy felviteli segítséget is jelent. Mint látjuk, a köteg fül mezői sok mindenben megegyeznek a középső tétel, bizonylat fül mezőivel. Ez nem véletlen, ugyanis azok az adatok, amiket itt rögzítünk, fixen, megváltoztathatatlanul kerülnek bele a tétel, bizonylat fül mezőibe. Ez egészen pontosan azt jelenti, hogy a tétel, bizonylat fülön a kötegben már korábban kitöltött adatokat nem kell kitöltenünk. Ezen funkció akkor lehet hasznos, ha több tétel esetében is megegyezik valamely adat. Például egy bankkivonat esetében a bizonylatszám, a dátumok… és ekkor nyer jelentőséget a korábban már említett rendben gomb. Ugyanis amikor végzünk az így felvitt adatokkal, ne a kész, hanem a rendben gombot nyomjuk meg. Így átmenetileg tároltuk a felvitt adatokat, de véglegesen még nem rögzítettük. Ha most a tőle jobbra található új tételre kattintunk, azt látjuk hogy a köteg fülön felvitt adatok továbbra is ott vannak, tehát azokat ismételten nem kell kitöltenünk. Ez tetszőleges számú gazdasági esemény felvitelére használhatjuk, azonban ha a köteg valamennyi tételét felvittük ily módon, ne felejtsük el megnyomni a kész gombot, hiszen mint tudjuk, enélkül az eddigi munkánk elveszik.
A köteg fülön rögzített adatok valamennyi bizonylat esetében ugyanazok maradnak
Itt látható a köteg teljes összege, majd az eddig feldogozott és az eltérés
A köteg fül másik hasznos funkciója a kötegösszeg mező (illetve lévén egy forintos és egy devizás, így mezők). Ide a köteg teljes összegét rögzíthetjük, amennyiben ismerjük. Ezáltal egy ellenőrzést biztosítunk saját magunknak, ugyanis a kötegösszegben felvitt összeg egyből megjelenik a könyvelési ablak jobb oldalán a kötegösszeg mezőben, illetve az eltérés mezőben is. A kettő között jelenleg még 0-s értékkel láthatjuk a feldolgozott mezőt, de a köteg egyes tételeinek felvitelekor az ott felvitt összegek megjelennek a feldolgozott mezőben a rendben gomb megnyomása után, illetve csökkentik az eltérés mező értékét. Így kiválóan ellenőrizhetjük, hogy a köteg teljes tartalmának felvitele után az eltérés mezőben valóban nullát látunk-e. Ha nem, akkor valahol hibáztunk! Persze nem szükséges folyamatosan árgus szemekkel az eltérés mezőt figyelnünk, ha ott nem nulla szerepel a kész gomb megnyomásának pillanatában, akkor figyelmeztetést kapunk, mely szerint: a kötegösszeg és a feldolgozott tételek között eltérés mutatkozik! Kívánja így a köteget menteni? A szokásos igen/nem választási lehetőséggel élhetünk. A köteg fülön tudjuk továbbá megtekinteni azt is, hogy egy adott köteget melyik felhasználó rögzítette (a köteg fül használata nélkül felvitt egyetlen tétel is egy kötegnek számít). Ez ellenőrzési lehetőséget teremt olyan esetekben, amikor egy hibás tételnek nincs „gazdája”. A tételek, bizonylatok fülön a kötegben szereplő valamennyi sort meg tudjuk tekinteni. A sorok elején szereplő négyzetekre kattintva tudunk sort törölni. Nem összetévesztendő a
kilépés gomb fölötti törléssel, amely az egész köteg törlésére szolgál. A tételek, bizonylatok fül bal alsó sarkában két nyomtatványt tudunk elérni, ezekkel eddigi munkánkat tudjuk ellenőrizni, az egyik soronként mutatja meg a felvitt tételeket, annak valamennyi adatával amit a mezőkben rögzítettünk (köteg tartalma), míg a másik a kötegben szereplő összes főkönyvi szám tartozik és követel forgalmát, illetve egyenlegét mutatja (köteg fsz egyenleg).
Sor törlése Egész köteg törlése
3.
példa:
az előbbiekben nagyon sok funkciót ismertünk meg, helyenként egy rövid példával is kiegészítve, így most egyetlen, ám komplex példa bemutatásával igyekszünk megmutatni az egyes funkciók működését, a speciális esetekre külön kitértünk az eddigiek során. Kezdjük három vevő és egy szállító számla felrögzítésével, majd ezeket ki is fogjuk egyenlíteni. (ha valahol a rendszerbe még nem rögzített adatokra hivatkozunk, akkor azoknak a Servantesbe történő felvitele kitűnő lehetőséget biztosít az eddig megismertek gyakorlására… Tehát érkezzen be három vevő számla hozzánk. Az első számla száma 050101/2007, ezt írjuk be a bizonylat mezőbe.
Használjunk belső iktatási rendszert a papír alapú bizonylatok
későbbi gyors visszakeresése érdekében, ez legyen bb20070001 (maximálisan 14 karakter hosszúságú bizonylatszámot illetve belső bizonylatszámot adhatunk meg). Az egyes mezők közötti váltáshoz nem muszáj feltétlenül az egérrel kattintanunk, ez fárasztó és jelentősen meghosszabbítaná a munkánkat, a mezők közötti váltáshoz tökéletes a tab vagy az enter
billentyű, talán az előbbi valamivel praktikusabbnak tűnik, hiszen mint tudjuk, az enter billentyűnek bizonyos üres mezők esetében megkülönböztetett funkciója van. A kiegyenlített és a párosító bizonylat mezőket egyelőre kihagyjuk, a naplók közül pedig válasszuk ki a vevő naplót. (amennyiben nem lenne, az alapadatok > naplók menüpontban felvihetjük), majd töltsük ki a dátum mezőket. A mai nap megadásához elegendő lenyomnunk az entert az üres beérkezés mezőn, a Servantes kitölti a rendszeradat szerinti dátummal. Amennyiben történetesen 2007-ben dolgozunk jelen pillanatban a program dátuma szerint, akkor a teljesítés és az áfa dátuma ettől nem térhet el, azaz ennél korábbi vagy későbbi dátumú tétel felviteléhez évet kell váltanunk (alapadatok > évválasztás). A következő lépés az ügyfél választás, ehhez válasszunk egy tetszőleges partnert. Amennyiben a már jól ismert enter billentyűt választjuk, a partner keresési képernyő jelenik meg, ahol bármilyen tetszőleges szempont szerint kereshetünk ügyfelet a gazdasági eseményünk rögzítéséhez. Válasszunk ki egyet. (amennyiben még nincs egyetlen partner sem rögzítve, a partner keresési ablak alján látható új partner gombra kattintva vihetünk fel egyet). Szövegnek vigyük fel a belföldi értékesítés, vagy bármilyen tetszőleges megnevezést. Tartozik főkönyvi számként adjuk meg az általunk választott 3-ast, de ha a partnerünk rögzítése során rendeltünk hozzá vevő főkönyvi számot, akkor egy enterrel ezt gépelés nélkül is megtehetjük. Nálunk a Bemutató Kft. vevő főkönyvi száma a 3112, mi most ezt választjuk. Követel oldalra a 911 kerül, a tartozik áfa mezőbe ismét a 3112, majd a követel áfa mezőbe a 467012 megy. Amennyiben utóbbi után hibaüzenetet kapunk, hogy egyik főkönyvi szám sem áfa besorolású, akkor nyissuk meg a számlarendet (balról a harmadik gyorsindító ikon az eszközsoron), és adjunk valamilyen áfa besorolást a 467012 főkönyvi számnak. Most már csak egy összeget kell felvinnünk, legyen 120.000 forint, mivel a bruttó felvitelt használjuk, így a bruttó mezőbe kerül az összeg, majd a 20%-os áfakulcs begépelése után a program nettósítja az összeget és kiszámolja az áfát. (amennyiben valakinek nem megfelelő az alapvető bruttó felviteli mód, akkor a karbantartás > lokális rendszeradatok között a főkönyv fülön vegyük ki a pipát a bruttó felvitel előtti négyzetből, ha pedig a bruttó felvitel alapesetben megfelel a céljainknak, kivéve ezt az egy esetet, akkor az eszközsor melletti felvitel szöveg utáni legördíthető menüben írjuk át a felvitelt nettóra). A kész gombra kattintva mentsük el a tételünket. Gratulálunk, lekönyveltük az első tételt a Servantesben! Ismételjük meg még egyszer, hasonló adatokkal, egyrészt mert ismétlés a tudás atyja, másrészt így lehetőségünk lesz a köteg fül használatával kiegyenlíteni a két tételt.
Hogy a későbbikben megkönnyítsük a vevő számlák rögzítését, ha még nem tettük, akkor a gazdasági események közé vigyünk fel egy belföldi értékesítést (alapadatok > gazdasági események). A következő számlánk legyen devizás. Töltsük ki a bizonylatszámot, belső bizonylatszámot, a naplón állva nyomjuk le a v betűt, ezzel válasszuk ki a vevő naplót, keressünk partnert, írjuk be az esemény megnevezését, majd a főkönyvi számok következnek. Most kerüljön a tartozik oldalra a 317 (figyelem, ha nem adtunk neki még külföldi vevő besorolást, akkor most tegyük meg a számlarendben!), a követelre írjuk be a 931-et, írjuk be az összeget, ez legyen 1200 $. Ha a program nem kínál fel automatikusan árfolyamot, akkor vagy írjuk be kézzel az összeg melletti rácsba, vagy előrelátóan vigyük fel az alapadatok között (ehhez nem kell kilépnünk a könyvelési képernyőből, a valutaárfolyamok ikonra kattintva is megtehetjük). Mivel az export értékesítésünkről külön kimutatást is készítünk, rendeljünk hozzá munkaszámokat, ezt a költségbontás fülön tehetjük meg, a BERBPT és a BERÉRD beruházásunk között 70-30 %ban oszlik meg a számlánk értéke (a költségbontások felvitelét lásd korábban). A költségbontás fülre kattintva gördítsük le a rácsban található első mezőt, és válasszuk ki a BERBPT költségbontást, majd típusnál a százalékos formát, majd írjuk be a 70 %-ot. A második költségbontás felvitele technikailag ettől nem tér el, nyilván oda másik megnevezés, és 30 % kerül. A kész gombbal menthetjük a tételt. Most jöjjön el az ideje a kiegyenlítéseknek, örömmel konstatáljuk, hogy a bankkivonaton szerepel mindhárom számlánk kiegyenlítése. Mivel azonos a bankkivonat mindhárom tétel esetében, a bankkivonat azonosítóját vigyük fel a köteg fülön. Továbbá azonosak lesznek a dátumok, illetve a tartozik főkönyvi szám, ez legyen 3841. Most kattintsunk át a tétel, bizonylat fülre, ahol válasszuk ki a partnert aki fizetett, majd a kiegyenlített bizonylat mezőn üssünk entert. Ezáltal ki is töltöttünk valamennyi mezőt, ami szükséges volt, nyomjuk meg a rendben gombot, majd az új tételt. Itt ismét adjuk meg a partnert, majd kiegyenlített bizonylat, aztán rendben, új tétel. A harmadik – devizás – számla kiegyenlítéséhez át kell írnunk a tartozik főkönyvi számot, ha például a devizás bankszámlánkra érkezett az összeg. Tehát kattintsunk a köteg fülre, és írjuk át mondjuk 3861re. Mivel a többi nem változik, azokat hagyhatjuk. Ebből egyúttal látszik a köteg fül egyik fontos tulajdonsága, miszerint a köteg fülön átírt adatok visszamenőleg nem, csak az átírást követő tételeket módosítják! A számla kiegyenlítése a továbbiakban ugyanúgy történik, mint a forintos tételek esetében.
A szállító számla felvitele és kiegyenlítése ezek után már nem okozhat gondot, csupán a napló választásakor, illetve a főkönyvi számok felvitelekor lesz eltérés, de ezeket már gyakorlott módon meg tudjuk oldani.
Túlfizetés összepontozás... 1. funkciója: Ebben a menüpontban a vevők vagy szállítók még ki nem egyenlített előírásait és a már túlfizetett számláit lehet összepontozni egymással. 2. Működése: Első lépésként írjuk be a partner nevét, válasszunk valutanemet és adjuk meg az átvezetési főkönyvi számot, majd nyomjuk meg a Keresés kapcsolót.
Ezután meg fog jelenni az alábbi képernyő, ahol az összes összepontozható bizonylata meg fog jelenni az adott partnernek. Itt nincs más dolgunk, mint egy pipával kiválasztani az összevezetni kívánt bizonylatokat és megnyomni a Rendben kapcsolót. A Mégsem kapcsolóval változtatás nélkül léphetünk ki a képernyőből. Az összepontozást egy külön kötegbe fogja a program iktatni.
Vevő – szállító összepontozás 1.
Funkciója:
Amennyiben van olyan partnerünk, aki egyszerre vevő és szállító is, akkor a számláit ebben a menüpontban lehet kompenzálni egymással. 2.
Működése:
Válasszuk ki a partnert, jelölhetjük, hogy csak azok közül keressen a program, akiknél valóban van vevő és szállító előírás is rögzítve. Állítsuk be azt a valutanemet, amelyben keressük a számlákat. Az Átvezetési főkönyvi számhoz írjuk be azt a főkönyvi számot, amelyen keresztül szeretnénk vezetni az összepontozást. A program generálni fog az összepontozáshoz bizonylatszámot, amennyiben mi ettől eltérő bizonylatszámon szeretnénk az összepontozást nyilvántartani, használjuk a Bizonylatszám mezőt. Nyomjuk meg a Keresés kapcsolót.
Az alábbi képernyőn is a sorok mögötti négyzet pipálásával lehet kijelölni és összepontozni egymással a számlákat. A tételeket csak akkor engedi lementeni a program, ha a kijelölt vevő és szállító számlák összege megegyezik. Amennyiben részkompenzációt szeretnénk az adott számlára, akkor átírhatjuk a számla kivezetendő összegét a Kompenzáció oszlopban. Lehetőség van az kompenzációról levelet is nyomtatni, az Aláíró és Ügyintéző megadása után ehhez nyomjuk meg a Nyomtatás kapcsolót. Ezután az összepontozás véglegesítéséhez nyomjuk meg a Rendben kapcsolót.
Itt válasszuk az Igen kapcsolót, amennyiben biztosan szeretnénk összepontozni az előbb kijelölt tételeket, ill. nyomjuk meg a Nem kapcsolót, amennyiben mégsem szeretnénk végrehajtatni a műveletet. Ezután kapunk egy visszajelzést, hogy melyik kötegbe lettek lementve a tételek.
Kontírozás 1.
funkciója: a kontírozás menüpontnak két fő funkciója van. Az első, hogy összekötő szerepet töltsön be az iktatás és a könyvelés menüpont között, a második pedig egy központi gyűjtő funkció, mely során a többi modul által könyvelésre feladott adatokat fogadja, majd innen ellenőrzés, esetleges módosítás után a könyvelésre továbbítja azokat.
2.
működése: a könyvelési képernyőt immáron ismerjük, és mint korábban szó volt róla, az iktatás menüpont működése ezzel megegyezik, csupán a kötelezően kitöltendő mezők számában van eltérés, az iktatás menüpontban példának okáért nem muszáj főkönyvi kontírszámokkal ellátnunk az egyes tételeket. Ezt megtehetjük a kontírozás menüpontban is. Mivel maga a menüpont két részre osztott, így néhány szóban először az iktatott, majd kicsit részletesebben a feladott tételekről.
Iktatott tételek Az iktatás menüpontban rögzített tételeket találhatjuk meg itt, azaz amit már egyszer elvégzett helyettünk más, azt nem kell még egyszer felrögzítenünk, elég csupán megkeresnünk az általa felvitt tételeket.
Kontírozás Kontírozás választásával az iktatott tételeket elláthatjuk főkönyvi számokkal, illetve az egyéb hiányzó adatokkal. A kontírozás menüpontból hiányos adatokkal tételt továbbítani nem tudunk a könyvelés felé! Itt tehát valamennyi hiányzó adatot meg kell adnunk a tételeknek.
Módosítás A módosítás részben pedig betekintési és módosítási lehetőséget nyerünk, amennyiben esetleg ellenőrizni szeretnénk a fogadott tételeket. Mindkét esetben az egyszerűsített keresési képernyő segítségével kereshetjük meg a kontírozni kívánt tételeket, illetve szűrőfeltétel nélküli keresés esetén valamennyi iktatott tétel szerepelni fog a találatok között. A más modulok, illetve külső rendszerek által feladott tételekről ugyan még csak most fogunk szót ejteni, de már most fontos megjegyeznünk, a pénzügy modulból származó tételek egyedüliként szintén iktatott tételeknek tekintendők, így azokat nem a kontírozott, hanem az iktatott tételek között találjuk meg.
Törlés Itt lehet törölni a fenti tételekben.
Feladott tételek A feladott tételek között a Servantes rendszer többi modulja által feladott tételeket tudjuk megtekinteni.
Tételek fogadása Ezen belül a tételek fogadása menüponton belül a bér, a készlet és a menetlevél, illetve a külső számlázóból feladott import tételeket találjuk meg. Elkülönítésük oka, hogy ezekből a modulokból nem folyamatos a könyvelés felé az adatátadás, a felhasználó döntésére van bízva, hogy mikor könyvelteti át egy adott időszak adatait. Az import tétel fogadása során az ellenőrzés kapcsoló segítségével ellenőrizhetjük, hogy van-e már az éppen beolvasni kívánt állományban olyan tétel, amely bizonylatszámával már rögzítettünk korábban tételt a rendszerben.
Import Import tételek fogadásához meghatározott struktúrájú és formátumú fájlra van szükség, ilyen jellegű igénye esetén kérjük forduljon a Parallel Kft-hez az ismert elérhetőségeink bármelyikén.
Bér Az XL Bérből származó tételek esetében lehetőség van a csoportos, illetve a tételes könyvelésre, ennek beállítására a karbantartás > globális rendszeradatok > bér fülön van lehetőség, a bér tételek csoportos átkönyvelése a főkönyvbe négyzet bepipálása esetén értelem szerűen csoportos, míg üresen hagyása esetén tételes átkönyvelés történik.
Készlet A Készlet modulból származó, és az ott már feladásra került tételeket kell itt átvenni. Menetlevél A Menetlevél modulból származó, és az ott már feladásra került tételeket kell itt átvenni.
Módosítás, Betekintés A módosítás, illetve betekintés menüpontok alatt a többi modulból származó adatok találhatók meg, így bármelyik választása esetén egy a keresett tétel származására vonatkozó ablak jelenik meg, amelyben meg kell határoznunk, hogy melyik modul által küldött tételeket szeretnénk megnézni.
Törlés Ehelyett fontos megjegyezni, hogy bár a törlés gomb aktív, a más modulból származó tételek törlésére itt nincs lehetőség, minden fogadott tételt ott kell javítani, stornózni, törölni, ahonnan az eredeti származik.
Könyvelés Ebben a menüpontban történik a főkönyvi iktatásból, ill. más modulokból származó, már kontírozott tételek könyvelése és a közvetlenül kézzel felvitt tételek könyvelés is.
Közvetlen könyvelés Itt történik azoknak a tételeknek a könyvelése, amelyek nem jönnek át semelyik modulból, hanem kézzel kell őket rögzíteni.
Új tétel Ennek menetét a Főkönyvi iktatásnál már leírtuk, annyi a különbség, hogy itt már kötelező a főkönyvi számok kitöltése is, különben nem lehet lementeni az adott tételt.
Módosítás, törlés 1.
funkciója: a közvetlen könyvelés menüpontban felvitt tételek javítására, törlésére van lehetőség ebben a menüpontban. Ezt mindaddig megtehetjük, amíg a zárás, nyitás menüpontban nem véglegesítünk egy időszakot, ennek működéséről később.
2.
működése: a közvetlen könyvelt tétel keresése ablakban a már korábban elkönyvelt tételek különböző azonosító adataira kereshetünk, akár egy kimondott keresési szempont alapján, akár több szempont alapján is, míg ha egyáltalán nem adunk meg szűrő feltételt, akkor a program valamennyi elkönyvelt tételt meg fogja keresni, ez azonban hosszú várakozási idővel is járhat, ezért célszerű legalább egy keresési szempontot megadni.
Amennyiben az ablakban található szempontok nem elegendőek, akkor az ablak bal alsó sarkában található összetett keresésre kattintva bármilyen rögzített adatra kereshetünk. A keresés eredménye ablakban akár több tételünk is lehet (ha például dátumra, vagy több tételt is tartalmazó kötegre kerestünk), így a találatokat bizonyos szempontok alapján sorrendben rakhatjuk, ezt a sorrend legördíthető menüre kattintva tehetjük meg. A megtalált tételre, majd a rendbenre kattintva kiválasztjuk a módosítani/törölni kívánt tételt, majd a szükséges módosítások elvégzése után a kész gomb segítségével újra menthetjük, immáron a módosításokkal együtt a tételt. Természetesen a tétel törléséhez nem kell készt nyomnunk, hiszen ezt a törlés gombbal tehetjük meg, ekkor egy utolsó biztonsági figyelmeztető kérdést kapunk, valóban törölni akarjuk-e a tételt, az igen választásával a tételt töröltük.
Könyvelés kontírozott tételekből Itt történik a más modulból és a főkönyv Kontírozás menüpontjából származó, már kontírozott tételek könyvelése.
Kontírozott tételek könyvelése Itt először egy kereső ablakkal találkozunk, ahol megadhatjuk a már kontírozott és most könyvelni kívánt tételek valamely paramétere alapján, hogy mit szeretnénk könyveltetni. Amennyiben valamennyi kontírozott tételt egyszerre szeretnénk könyveltetni, úgy ne adjunk meg itt semmilyen szűrőfeltételt, csak nyomjuk meg a Keresés kapcsolót. Ezután az alábbi üzenetet fogjuk kapni.
Könyveléshez nyomjuk meg az Igen kapcsolót. A könyvelés rendben megtörtént.
Módosítás A könyvelt tételekben itt lehet módosítani, de csak bizonyos adatait
a tételeknek
(kiegyenlített bizonylat mező, költségbontás), mert a más modulból származó tételeknél az adott modulban kell elvégezni a módosítást, hogy a rendszer zártságát biztosíthassuk.
Törlés A már könyvelt tételek törlésével a tételek könyvelt státuszát lehet visszatörölni, maguk a tételek továbbra is a rendszerben maradnak.
Zárás, nyitás Időszak véglegesítése 1.
funkciója: az időszak véglegesítése nem a könyvelési zárlati munkákkal van szoros összefüggésben, sokkal inkább egy már rögzített, és jól rögzített adatainak védelmét szolgálja. Annak függvényében, hogy az egyes vagy kettes típust választjuk, a főkönyv kivételével a többi modul elől, illetve valamennyi modul elől elvesszük a lehetőségét a módosításnak, így biztosítva, hogy az egyszer már helytálló adatokban később senki se tudjon változtatásokat eszközölni.
2.
működése: a felvitel gombra kattintva adhatjuk meg azt az intervallumot, amelyet zárni szeretnénk. Az intervallum megadása után pedig a legördülő menüből választhatjuk ki a zárás típusát. Mint az előbbiekben már szó volt róla, az egyes zárás használatával a többi modul felől érkező adatok már csak önellenőrzési naplóra könyvelődnek, a főkönyvben közvetlenül dolgozva azonban még tudunk javítani, törölni, új tételeket felvinni. Amennyiben ezt a zárást kettes típusúra módosítjuk, vagy közvetlenül azt választjuk, már a főkönyv modulban közvetlenül is csak önellenőrzési naplóra dolgozhatunk, így ennek használatát elsősorban a végleges beszámoló elkészülte után javasoljuk, hiszen így később is a beszámolóban szereplő adatokat tudjuk prezentálni a Servantesből.
Lehetőség van időszak véglegesítésének módosítására, a Karbantartás/Rendszergazdai menüpont/Időszak véglegesítése módosítás menüpontban. Itt lehetőség van a II. zárástípust I. zárástípusra visszaállítani.
Év végi zárás 1.
funkciója: az év végén esedékes főkönyvi zárlati teendőket hivatott segíteni a Servantes ezen funkciója, tehát az 5-ös számlaosztály számláit vezethetjük át automatikusan a 8-as számlaosztályba, majd a 8-as, 9-eseket a mérlegszámlák közé, végül a mérlegszámlákat a zárómérleg számlára. Lehetőség van számviteli technikai dátum szerint is zárni. Ebben az esetben a Karbantartás/Globális rendszeradatok/FőkönyvPénzügy fülön található „Főkönyvi zárás: Teljesítés dátum-Számviteli techn.dátum alapján külön-külön” opciót be kell pipálni.
2.
működése: működése három részre bontott, az első pont a költségek átvezetése. Ehhez a számlarendben az egyes 5-ös számlaosztálybeli számlák mellé az automatikus ellenszámla főkönyvi szám mezőbe azokat a 8-asokat kell beírnunk, ahova az adott 5-ös év végén kerülni fog. Továbbá szükség van egy költség átvezetési besorolású főkönyvi számra is (ez jellemzően az 59), amelyen keresztül zárja az ötösöket a program. Az intervallum mindig egész évre vonatkozik, nekünk csak a könyvelés dátumát kell meghatároznunk, illetve azt a naplót, amelyen a zárást könyveljük.
Következő lépésben az eredményszámlák rendezése történik.
Napló
kiválasztásánál
válasszuk
a
záró
naplót.
Amennyiben
az
alapadatok/napló...menüpontban a zárónaplóhoz napló típusánál a záró naplót jelöljük meg hozzá, abban az esetben az ezzel a naplóval zárt évet követően is le tudjuk kérni az Eredmény-kimutatást illetve Mérlegkimutatást is.
Az utolsó lépés a mérlegszámlák rendezése, melyhez feltétlenül szükséges a zárómérleg számla besorolású főkönyvi szám, melyre megtörténik a mérlegszámlák egyenlegeinek átvezetése illetve itt a társasági adó és az ezzel kapcsolatos zárási tételek is rendezhetők. Amennyiben lekönyveltük a költségek és az eredményszámlák rendezését, akkor a mérlegszámlák rendezésekor felajánlja a program az alábbi képernyőt.
Ezen a képernyőn az első blokkba az aktív mezőkbe a program a Társasági adó és az Adózás előtti eredmény főkönyvi számokat várja, melyeket ha besoroltunk a számlarendben akkor automatikusan felajánl a program, de a Társasági adó elszámolása főkönyvi számot a felhasználónak kell beírni. A második blokkba a Különadó kiszámolt értékhez kell beírnunk a főkönyvi számokat. A Jóváhagyott osztalék részesedés magánszemélynek ill. kapcsolt vállalkozásnak megfelelő főkönyvi számokat kell beírni az aktív mezőkbe. A harmadik blokkhoz tartozó főkönyvi számokat automatikusan beírja a program, amennyiben azokat a számlarendben besoroltunk. A Rendben kapcsoló megnyomásával tudjuk a mérlegszámlákat
rendezni. Ekkor még egy figyelmeztető üzenetet ad a program, melyben megkérdezi, hogy Folytatja-e a zárás rendező tételek könyvelését. Amennyiben szeretnénk folytatni akkor az igen kapcsolóra kell kattintani, amennyiben nem szeretnénk folytatni, akkor a nem kapcsolóra kattintunk.
Amennyiben az igen kapcsolót választottuk, abban az esetben egy újabb figyelmeztető üzenetet kapunk, melyben megtudhatjuk, hogy a zárás melyik kötegre lett könyvelve.
Év eleji nyitás 1.
funkciója: az előbbi, év végi zárás menüpontban elvégzett zárás fordítottját végzi a menüpont, a zárómérleg számlára zárt főkönyvi számok egyenlegeit nyitja meg a következő évben egy nyitómérleg számla segítségével.
2.
működése: a könyvelés dátumán kívül meg kell adnunk a programnak azt a naplót, melyen keresztül a zárást végeztük, így a zárónapló tételeit egy nyitómérleg besorolású főkönyvi szám segítségével megnyitja. Lehetőség van arra, hogy egy újbóli nyitásnál a már megnyitott tételeket kitörölje a program, a duplázódás elkerülése miatt. Ehhez be kell pipálni az Ez évi nyitó tételek törlése ismételt nyitás esetén mezőt.
Árfolyam-különbözet elszámolás 1.
funkciója: használata abban az esetben javasolt, ha az egyik évről másikra átnyúló számlaelőírások és azok kiegyenlítései miatt a másik árfolyam-különbözet elszámolási módszer használata nem lehetséges, hiszen egy év végi jelentős összegű árfolyamdifferencia miatti átértékelés átírhatja az év elején elkönyvelendő árfolyam-különbségek összegét. Ebben az esetben e menüpont használata javasolt, ennek azonban előfeltétele, hogy az előző évben a lefuttattuk az év végi valutaértékelés menüpontot, melynek működéséről ezt követően esik majd szó.
2.
működése: a teljesítési intervallum megadása után, valamint az elkönyvelendő árfolyam-differenciák naplójának kiválasztása után a mentés gombra kattintva a Servantes megkeresi az összes olyan vevő vagy szállító előírást, melyre akár teljes, akár részösszegű kiegyenlítés történt az adott intervallumon belül. Ezt tételesen lekönyveli, melyről a folyamat
végeztével
mi
magunk
is
meggyőződhetünk,
valamennyi
elkönyvelt
árfolyamnyereség és veszteség összegét, kontírozását, bizonylatszámát megtekinthetjük.
A funkció használatához csakúgy mint a másik árfolyam-különbözet elszámolási módszer esetében, szükség van legalább egy-egy árfolyamnyereség illetve árfolyamveszteség besorolású főkönyvi számra a számlarendben.
Év végi valutaértékelés (Vevő-Szállító) 1.
funkciója: az év végi valutaértékelés a december 31-i nyitott, tehát még teljesen ki nem egyenlített
vevőkövetelések
és
szállítói
tartozások
átértékelésére
szolgál,
természetesen csak abban az esetben, ha az összevont árfolyam-különbözetet jelentősnek ítéljük. 2.
működése: a valutaárfolyamok között mindenképp szükség van az összes olyan valutanem esetében december 31-i árfolyam rögzítésére, melyben függőben lévő, nyitott vevő vagy szállító számlát tartunk nyilván. Az ablak bal felső sarkában található, valutanemeket felsoroló mező ezt a célt szolgálja, itt megtekinthetjük az összes valutanemet, illetve a hozzájuk felrögzített árfolyamot, mielőtt nekiállunk az év végi értékelésnek.
Ha ez megtörtént, a keresés gombra kattintva a program megkeresi az összes nyílt tételt. Miután valamennyi tételt feldolgozta a Servantes, a jobb alsó sarokban tájékoztató információt kapunk arról, hogy jelen pillanatban mennyi lenne a teljes árfolyamnyereség,
illetve árfolyamveszteség összege akkor, ha ezen tételeket átértékelnénk a december 31-re érvényes árfolyamok alapján. Az összegek alapján dönthet a felhasználó, hogy a tételes könyvelés opciót választja, azaz jelentősnek minősíti az összeget, és a program által felkínált módon elkönyveli az egyes átértékeléseket, avagy az összeget nem minősíti jelentősnek, így az időszak rögzítése mellett dönt. A mégsem gomb megnyomásával pedig kiléphetünk a menüpontból.
Év végi valuta pénzeszköz értékelés elszámolása (bank, pénztár) Ebben a menüpontban van lehetőség év végén a valuta pénzeszközök értékelésére. A valuta pénztárak, illetve a devizabetétszámlák év végi értékelését lehet lefuttatni és elszámoltatni az árfolyama nyereségét vagy veszteségét. Fontos, hogy csak egyszer lehet ezt a menüpontot lefuttatni.
Év végi valutaértékelés elszámolása (adott -kapott előleg) Itt van lehetőség a devizás előlegek átértékelésére (adott/kapott) december 31-ével.Fontos, hogy csak egyszer lehet ezt a menüpontot lefuttatni.
Árfolyam különbözet elszámolása (adott-kapott kölcsön hitel). A könyvelés során rögzített devizás kölcsönök, hitelek értékelését lehet lefuttatni illetve elszámoltatni az árfolyamnyereséget vagy veszteséget.
Könyvelés menete a következő: Előírás: T386 – K441 Törlesztés: beírjuk a partner nevét és T441 majd a párosító bizonylat mezőbe kattintva előjönnek az adott partnerhez rögzített kölcsönök. A kiválasztott kölcsönre kattintva a program a bizonylatszámot ellenőrzi, de az adatokat a felhasználónak kell kitöltenie. Az árfolyam különbözet elszámolását év közben a fent jelzett menüpontban lehet lefuttatni.
Év végi valutaértékelést (adott-kapott kölcsön hitel) Itt van lehetőség a devizás előlegek átértékelésére (adott/kapott) december 31-ével. Fontos, hogy ezt a menüpontot csak egyszer lehet lefuttatni!
A Karbantartás/Rendszergazdai menüpont/Automatikus árfolyamkülönbözet tételek törlése menüpontban
a
felhasználónak
lehetősége
van
az
adott
évben
elszámolt
összesárfolyamkülönbözetes tétel törlésére. Az Év végi valuta értékelések törlése menüpontban pedig az adott évben elszámolt összes év végi értékeléses tételt törli a program.
Lejárt vevői követelések átvezetése Lehetőség van kiegyenlítetlen számlák áthelyezésére egy adott partnerre ebben a menüpontban. Ezek a tételek átvezetést követően továbbra is az éven túli tartozásban szerepelnek, de a főkönyvben egy elkülönített főkönyvi számon lesznek láthatók. Menete: A teljesítés dátumához és a kiegyenlítés dátumához beírjuk azt az intervallumot amelyben szereplő kinnlévőségeket át szeretnénk vezetni, utána kiválasztjuk azt a partnert vagy számlázási csoportot akit át szeretnénk vezetni, majd az átvezetési partner mezőbe beírjuk azt a partnert akire fogjuk az átvezetést eszközölni, majd kitöltjük a könyvelődés dátumát, az átvezetési technikai főkönyvi számot és az új vevő főkönyvi számot is. Ezután a keresés gombra kattintva felhozza a program abba az időszakba eső kinnlévőségeket bizonylatonként amit megadtunk teljesítés dátumának.
Átvezetés előtt lehetőségünk van kinyomtatni a megtalált tételeket egy listára.
Költségfelosztás Amennyiben Önök könyvelnek 6/7-es számlaosztályokba, és a közvetett költség főkönyvi számokról közvetlen költségek közé szeretnék átvezetni az értékeket, akkor használhatják ezt a menüpontot. A Karbantartás/Globális rendszeradatok/Főkönyv fülön jelölhető, hogy Költségfelosztás átvezetési számla nélkül, vagy azzal együtt szeretnénk-e a költségfelosztást kezelni. Az átvezetési számlával történő költségfelosztáshoz a számlarendben létre kell hoznunk egy olyan főkönyvi számot, amelynek Költségfelosztás átvezetési számla lesz a besorolása. Ezt a főkönyvi számot a továbbiakban nem kell majd beírnunk sehova, mert a rendszer automatikusan ezen fogja keresztül vezetni a költségeket. A Költségfelosztás képernyőn 3 módszerrel lehet utólag felosztani a költségeket: −
Főkönyvi szám egyenlege alapján: ebben az esetben a felosztandó főkönyvi szám egyenlegét a rácson felvitt főkönyvi számok eddigi egyenlegének megoszlása alapján fogja felosztani a program. A közvetlen költség főkönyvi számok meghatározásához használjuk a Felvitel kapcsolót, majd nyomjuk meg a Számítás kapcsolót az értékek felosztásához. A könyveléshez mindenképpen meg kell adni egy olyan átvezetési főkönyvi számot, amely költségnem besorolású. Erre azért van szükség, hogy valamennyi idevonatkozó nyomtatványon helyesen jelenjenek majd meg az átvezetett adatok. Napló választás és könyvelődési dátum megadása után a Mentés kapcsolóval
rögzíthetjük az átvezetést. Ezután a program visszajelzést ad, hogy mely kötegbe rögzítette az adatokat, ez a köteg egy téves átvezetés esetén törölhető. Fontos: a Csak költségbontás nélkül könyvelt tételek átvezetése mező állítható, de alapértelmezettként jelölve van, mivel ez azt akadályozza meg, hogy átvezessük azokat a tételeket is amelyekhez van költségbontás rendelve, és akkor egy második körben a költségbontás szerinti felosztást választva még egyszer át lehetne őket vezetni, amely az adatok többszöröződését eredményezné. − Költségbontás egyenlege alapján: ez annyiban különbözik az előző módtól, hogy itt költségbontást kell választani és itt a felosztás alapja a kiválasztott főkönyvi számok és a hozzájuk rendelt költségbontás egyenlegeinek aránya. −
Beírt érték alapján: itt a felosztási arányt a felhasználó kézzel adhatja meg a százalék oszlopban, miután felvitte a főkönyvi számokat. Itt is érvényes a Csak költségbontás nélkül könyvelt tételek átvezetése mező beállítására vonatkozó szabály.
Nyomtatás Általánosságban
a
nyomtatványok
szűrőképernyőiről:
valamennyi
nyomtatvány
időintervallumokra szűrve kérhető le. Ezek egy részénél alapértelmezettként szerepel a teljes éves intervallum, tehát január 1-től december 31-ig, de természetesen ezek átírhatók, tetszés szerint módosíthatók, így például kezdő és végpontként ugyanazt a napot megadva akár egyetlen napra is szűrhetők. Illetve kiválasztható a Számviteli Technikai dátum szerinti szűrés is. Ebben az esetben számviteli technikai dátum szerint fog szűrni a program és a nyomtatványon is megjelenik ez a technikai dátum megnevezés. A kezdő dátum előtt helyezkedik el egy legördíthető menü, mely alapértelmezett esetben a teljesítés kelte alapján válogatja a tételeket, azonban ez valamennyi nyomtatvány esetében a korábban a könyvelési képernyő bemutatása során már említett számviteli technikai dátumra is átállítható. Sorrendet választhatunk ki egy legördülő lista segítségével mely lehet: Sorszám, Teljesítés kelte, Bizonylat, Folyamatos naplósorszámozás, Belső bizonylat. A nyomtatás típusa háromféle lehet, forint, forint és valuta, illetve valuta. A forint típusú nyomtatás a kifejezetten forintban felrögzített tételeket jeleníti meg, egy devizás kereskedést nem folytató vállalkozás esetében elegendő folyamatosan a forint típusú nyomtatás. A forint és valuta annyit jelent, hogy valamennyi tétel megjelenik, devizás tételek esetében azonban a devizás érték alatt szerepelni fog a tétel értéke forintban is. Valuta típusú nyomtatás esetén pedig csak a valutában rögzített tételek jelennek meg forintos érték nélkül. Amennyiben valamelyik valutás opciót választjuk, egy kis ablak jelenik meg, amelyben meghatározhatjuk, hogy milyen valutanemben kifejezett tételeket szeretnénk a nyomtatványon megjeleníteni, ha az összes lehetőséget választjuk, akkor egymás után sorrendben megjelennek a forintos, eurós, dolláros, stb… tételek. A bal alsó sarokban található valamennyi nyomtatvány esetében a nyomtatás felirat, ahol négy lehetőség közül választhatunk:
képernyő: a képernyőn jelenik meg a nyomtatvány. A bal felső sarokban található szürke print preview segítségével lapozhatunk (jobbra, balra nyilak segítségével), az utolsó vagy első oldalra ugorhatunk (nyilak és mellettük lévő függőleges vonal gombokra kattintva), egy meghatározott oldalszámra léphetünk (a nyilak között látható három oldalt ábrázoló gomb segítségével), kiléphetünk a nyomtatványból (a százalékos méretbeállítás
mellett jobbra lévő ajtót ábrázoló gomb segítségével), illetve kinyomtathatjuk a teljes nyomtatványt (a jobb szélső nyomtatót szimbolizáló gombbal).
nyomtató: közvetlenül nyomtatóra küldhetjük a nyomtatványt, illetve ha csak a nyomtatvány meghatározott oldalát, oldalait szeretnénk kinyomtatni, akkor az oldaltól oldalig négyzetbe tegyünk egy pipát, és adjuk meg, hogy hányadik oldaltól hányadik oldalig szeretnénk a nyomtatványt.
excel: a nyomtatvány (telepített excel esetén) egy excel fájlba konvertálódik, melynek alapértelmezett helye a Servantes/nyomtatás mappa, de ez természetesen tetszés szerint felülírható a három pontot ábrázoló gombra kattintva, majd a kívánt mappa kijelölése után. A nyomtatványok többsége formázott, ugyanakkor bizonyos nyomtatványok esetében egy ún. ömlesztett fájl készül, erről azonban előtte a program egy rövid üzenet által tájékoztat minket.
html: az excellel megegyező elven, de nem .xls, hanem html formátumban készül a nyomtatvány.
A nyomtatványokon található szintén a bal alsó sarokban a fenti gombok alatt egy szűrés és nyomtatás gomb. Erre kattintva egy összetett szűrőképernyőt kapunk, melynek felső sorában négy mezőt láthatunk, ebből három legördíthető, míg egy mezőbe nekünk kell beírnunk a szükséges adatokat.
Bal oldalról indulva az első mezőben további keresési szempontokat adhatunk meg a programnak. Az eredeti szűrő képernyőhöz képest itt lényegesen több feltételt adhatunk meg, ezeket kombinálhatjuk az eredeti szűrőképernyőn megadott feltételekkel, és itt az összetett szűrőfeltételek között is többet választhatunk ki egyszerre.
A második mezőben azt adhatjuk meg, hogy a kiválasztott kategória milyen relációban legyen a majd általunk megadott adatokkal. Tehát kezdődjön azzal, hogy…, végződjön arra hogy…, tartalmazza azt hogy…, legyen vele egyenlő, ne legyen vele egyenlő, legyen kisebb vagy nagyobb.
A harmadik mezőbe kerül az általunk megadott adat, ez az első mezőben kiválasztott kategória alapján lehet szám, szöveg vagy dátum.
Az utolsó mező kitöltése nem kötelező, használatára akkor van szükség, ha itt nem csak egy, hanem több sort adunk meg, akkor valamilyen módon össze kell kötnünk az egyes sorokat egymással. Erre két választási lehetőségünk van
1.
és: ami egy további szűkítő feltétel, azaz nem csak az imént megadott feltételnek kell megfelelni, hanem a következő sorba írt feltételnek is
2.
vagy: ami egy bővítő feltétel, tehát legyen az eredményben az imént megadott feltétel szerinti összes találat, és még azok is, amiket a következő sorban fogunk megadni.
Az
összetett
keresés
négyzetet
bepipálva
(a
képernyő
jobb
oldalán,
majdnem
középmagasságban) egy zárójelezési lehetőséget kapunk, azaz nagyon sok feltétel megadása esetén egy fontossági sorrendet állíthatunk fel közöttük.
Főkönyvi nyomtatványok Főkönyvi napló
Egy adott naplót kiválasztva, az arra könyvelt valamennyi tétel megjelenik az intervallumon belül. A nyomtatványon többek között bizonylatszámot, bizonylat kiállításának, teljesítésének és esedékességének dátumát, tartozik és követel főkönyvi számokat, valamint összegeket láthatunk. Amennyiben devizában könyvelt tételt szeretnénk lekérdezni, lehetőség van azt egy adott devizanemre vetítve megtenni, így az adatok összehasonlíthatóvá válnak. Ennek megjelenítéséhez válasszuk ki a szűrési képernyőn a nyomtatás típusához a Forint és Valuta értéken, vagy a Valuta értéken opciót és pipáljuk be a Nyomtatás eltérő valutanemre átváltva mezőt, majd válasszuk ki azt a valutanemet, amelyben szeretnénk megjeleníteni az adatokat.
Főkönyvi karton
Konkrét főkönyvi számra könyvelt összegek tekinthetők meg rajta (vagy akár adott főkönyvi számtól adott főkönyvi számig valamennyi). A főkönyvi karton a hagyományos karton digitális formája, azaz egy sor egy adott könyvelési tétel esetében mutatja meg, hogy a kiválasztott főkönyvi számmal mely másik főkönyvi szám áll szemben, illetve milyen összeg került könyvelésre az adott tételben. Bővített nyomtatvány esetében a partnerek is megjelennek a nyomtatványon. A könyvelési érték forintra kerekítve mező jelölésével a fillérek kerekítve lesznek, tehát nem fognak megjelenni.
Főkönyvi kivonat
Egy adott főkönyvi szám tartozik vagy követel egyenlegét mutatja. A gyűjtőszámlákkal lehetőség bepipálása esetén értelemszerűen megjelennek a gyűjtők is (például ha a számlarendünkben van 311, 312, 315, 316 és 317 vevő főkönyvi szám, illetve ezek fölött egy 31-es gyűjtő, akkor ez utóbbi is megjelenik a nyomtatványon), míg a csak gyűjtő kiválasztása esetén csak az összefogó tétel tartozik vagy követel forgalma, illetve egyenlege jelenik meg. További szűrési feltételként költségbontást és származást is megadhatunk. Amennyiben kiválasztottuk a költségbontást vagy származási helyet de mégis úgy döntünk, hogy mégsem szeretnénk arra a szűrést, akkor a kiválasztott költségbontáson vagy származáson állva az egér jobb gombjával tudjuk azt törölni.
Főkönyvi összesített kivonat
Ezen a nyomtatványon az egyes számlaosztályok forgalmát tekinthetjük meg. Főkönyvi részletes költségkivonat
Ez a nyomtatvány az egyedi besorolások és a főkönyvi számok kapcsolatát tételesen mutatja. Főkönyvi összesített költségkivonat
Az alapadatok között rögzített költségbontások tagolásában nézhetjük meg a költség és eredményszámlák (5, 8, 9) egyenlegét.
Áfa analitika
Egy adott időszakra számlánkénti bontásban szerepelnek az ÁFÁ-s tételek. A nyomtatványt kérhetjük egy adott főkönyvi számra illetve egy adott főkönyvi ÁFA besorolásra is, amennyiben az adott besoroláshoz több ÁFA főkönyvi szám is tartozik. A nyomtatványon külön szöveges megkülönböztetéssel látjuk el a még kiegyenlítetlen tételeket. A nyomtatvány típusánál 3 típus van helytakarékosság miatt. Áfa analitika (eddig ki nem egyenlített tételekből)
A visszaigényelhető ÁFA összegekből azon sorok szerepelnek itt,amelyeket még nem egyenlítettünk ki.
Áfa bevallás és áfa bevallás U.1065
Az Áfa bevallás nyomtatvány 2004-ig volt érvényben, majd átvette a helyét az alatta lévő áfa bevallás nyomtatvány, tehát a kettő közül a felső csupán az esetleges visszamenőleges tételek módosítására szolgál, bár jelentősége most már egyre kisebb. Az áfa bevallás U.1065 nyomtatvány esetében figyeljünk arra, hogy a legördíthető menüből valóban a kívánt nyomtatványt választottuk-e ki, illetve helyesen adtuk-e meg a dátumokat. A legördíthető menü mellett jobbra található ABEV átadás négyzetet bepipálva a Servantes az elkészített ÁFA bevallás adatait átadja az ABEV számára, bár ehhez szükséges az is, hogy a képernyő alján megadjuk az ABEV elérési útvonalát. Az áfa kelte: mezőbe írjuk be azt az intervallumot, amelyről a bevallást készítjük. Ebbe az intervallumba összegyűjti a program a vevő tételeket illetve szállítói tételeket. Kiegyenlítés kelte legkésőbb: Ide írjuk a mostani időszak azon dátumát, ameddig figyelni szeretnénk a kiegyenlítéseket.
Kiegyenlítés kelte az előző időszakban: Ide azt a dátumot írjuk amely az előző időszak legkésőbbi dátuma volt. Ezeket a két időpont közé eső szállítói kiegyenlítéseket figyeli a program, ez az előző időszak óta kiegyenlített szállítói számlák adójának összegzése. Előző időszakról elszámolható adó összegzése: Itt azokat a tételeket figyeli a program amelyek az előző időszakban lettek volna esedékesek, de a kiegyenlítésük ebben az időszakban történt meg. Ez egy kimutatás az időszakon belül a szállítói tételekben szereplő olyan tételekről, melyek az előző időszakról kerültek át. A nyomtatvány végén egy összegben szerepel. Eddig ki nem egyenlített tételek összegzése: itt egy kimutatást készít a program a ki nem egyenlített tételekből származó adóról. Nem kerül bele az elszámolandó adóba, ez egy plusz információ. Tárgyidőszakból elszámolandó adó: Ebben a sorban szerepel az elszámolandó adó összege. Ezt az összeget adja át a program az ABEV felé. Pénzügyileg nem rendezett beszerzésekre jutó adó: Ebben a sorban szerepelnek az áfa bevallási időszakot érintő szállítói számlák ki nem egyenlített áfa összegei. Ez korrigálja a visszaigényelhető adó összegét. A nyomtatványunkon ebben a sorban szereplő összeg nem kerül át automatikusan az ABEV. áfabevallás 73. sorába. Korábbi pénzügyileg nem rendezett tételek kiegyenlítésére eső adó: Ebben a sorban szerepel az előző időszakot érintő de a jelenlegi időszakban kiegyenlített szállítói tételek adó összege. Eddig ki nem egyenlített tételekből származó adó: itt egy kimutatást készít a program a ki nem egyenlített tételekből származó adóról. Nem kerül bele az elszámolandó adóba, ez egy plusz információ.
Áfa bevallás..A60 Ez az Összesítő nyilatkozat az Európai Közösség területén belül történő közösségi termékértékesítésekről szóló nyomtatvány.
Számlarend
A vállalkozásunk által használt számlarend kinyomtatására van lehetőségünk.
Főkönyvi iktatás nyomtatás szűréssel
A Servantesben végzett könyvelési, kontírozási, iktatási munka ellenőrzésére szolgáló nyomtatvány, ahol naplóra, a munkavégzés fázisára, illetve további egyéb szempontokra szűrve válogathatjuk ki a számunkra szükséges információt, amely egy naplóban jelenik meg. Mérleg
A számlarend besorolásai alapján a vállalkozás mérlegét, avagy a mérleg vázlatát készíthetjük el a Servantesszel.
Eredmény
A mérleggel egyező elv alapján itt eredmény-kimutatás készítésére van lehetőségünk, mely szűrhető egy meghatározott költségbontásra. A költségbontás szűrésénél nem veszi figyelembe a program annak a százalékos megoszlását, hanem a bizonylat teljes értékét megjeleníti. Mérleghez tartozó főkönyvi számok Szintén a mérleg látható a nyomtatványon, de kirészletezve, tehát ellenőrizhetjük, hogy mely főkönyvi számok egyenlegeiből áll össze egy-egy mérlegsor.
Eredményhez tartozó főkönyvi számok Az előző nyomtatvány mintájára itt az eredmény-kimutatás részletes ellenőrzésére van lehetőségünk. Költségfelosztás kivonat
Amennyiben vállalkozásunk használ 6-os, 7-es könyvelést, akkor itt lehetőségünk van annak megtekintésére, hogy egy adott számlaosztályba tartozó főkönyvi számokra pontosan milyen ellenlábakkal milyen összegeket könyveltünk. Költségfelosztás (Excel)
A nevéből is láthatóan egy Excel formátumú nyomtatvány, melynek oszlopaiban a vállalkozás által használt 5-ös, soraiban pedig a 6-os és 7-es számlaosztály számlái állnak, így egy egészen komplex költségfelosztás megtekintésére van lehetőségünk a nyomtatvány segítségével. A főkönyvi szám megnevezéssel nyomtatás lehetőséget választva a sorokban és az oszlopokban nem az egyes főkönyvi számok, hanem a számlarendben adott megnevezések szerepelnek. Költségfelosztás részletesen
A nyomtatványon megtekinthetjük mind az elsődleges, mind a másodlagos költségkönyvelés kontírozását, illetve a nyomtatvány testre-szabhatóságot biztosít azáltal, hogy nem kell valamennyi költségszámlát végignéznünk, akár egy adott 5-ös, és annak 6-os 7-es kontírpárja lekérdezhető, illetve az összes 5-ös, vagy összes 6-os 7-es négyzetekbe pipát rakva (vagy akár mindkettőbe) nagyszámú, és a számunkra leginkább érdekes információkat tartalmazó kimutatáshoz juthatunk hozzá.
Főkönyvi kumulált kivonat
A főkönyvi kivonat mintájára, de hónapokra lebontva kapjuk az egyes főkönyvi számlák forgalmát, a nyomtatvány nevéből adódóan összegezve, tehát a későbbi hónapok adatai mindig tartalmazzák az azt megelőző időszakok adatait is. Lehetőségünk van egy adott naplóra könyvelt tételekre lekérni a kivonatot, vagy éppen egy adott napló nélkül, illetve egy tetszőleges költségbontásra szűrve is kinyomtathatjuk. Megjegyzés: a számlarend egyes főkönyvi számainak alábontása, megváltoztatása nem vonja magával automatikusan a többi modul esetében a főkönyvi számok változását. Tehát minden olyan esetben, amikor a főkönyvben megváltoztatunk egy főkönyvi számot – amennyiben ezt a főkönyvi számot más modul is használja – ne felejtsük el átírni a másik modul(ok)ban sem! Ennek hiányában a Servantes ugyan működik, és történik is adatátadás a főkönyv felé, de az egyes nyomtatványokon az ilyen főkönyvi számokra rögzített gazdasági események hatásai nem jelennek meg a főkönyvi nyomtatványokon. Komolyabb számlarend változtatás esetén kérjük forduljon a Parallel Kft-hez! A számlarend egyes főkönyvi számainak alábontása esetén minden esetben járjunk el nagy körültekintéssel. Mivel gyűjtő főkönyvi számra nem lehet könyvelni, így egy addig használt főkönyvi számot annak alábontásával automatikusan gyűjtővé minősítünk, és így a későbbiekben már nem is tudunk rá könyvelni, avagy éppen az adott főkönyvi számon lévő egyenleget levezetni róla. Tehát egy esetleges alábontás előtt célszerű az adott főkönyvi szám egyenlegét egy technikai főkönyvi számra átvezetni, majd ezután megvalósítani az alábontást.
A köteg fülön rögzített adatok egészen addig érvényesek a köteg tartalmára, amíg meg nem változtatjuk. A köteget azonban mindenképpen az egyes tételek felrögzítése előtt kell kitöltenünk. Tehát az egyes tételekre csak akkor érvényes a köteg fül tartalma, ha azt már korábban felvittük, visszamenőlegesen nem működik! Azaz nem járható út, hogy több elrontott tétel esetén utólag kitöltöm a köteg fület, hogy így átírjam valamennyi tételnél az adott mező tartalmát!
Pénzügyi nyomtatványok A pénzügyi előírások és kiegyenlítések szempontjából jelenítik meg ezek a listák a felrögzített adatokat.
Vevő Esedékes bevételek
Ez a lista fogja megjeleníteni a megadott időintervallumba eső esedékességű tételeket. Banki jóváírások
Azokat a tételek fognak itt megjelenni, amelyek az elszámolási betétszámla vagy deviza betétszámla besorolású főkönyvi számokra lettek iktatva. Vevőszámlák nyilvántartása napi összesítéssel
A vevő számlákat jeleníti meg, naponta egy összegben.
A kimenő számlákról kapunk itt egy listát az adott időintervallumon belül.
Vevő folyószámla karton
Itt lehet lekérni az adott partner folyószámlás tételeit, időrendi sorrendben is. Itt fontos, hogy a dátum mezőkből csak egy van, ez itt a záró dátumot jelenti, vagyis jelen példánál a kezdetektől nézi egészen 2009.07.01-ig a tételeket. Vevőszámlák kiegyenlítéssel Ez egy olyan nyomtatvány, ahol a kiegyenlítések az előírások mellé vannak rendelve (amennyiben megfelelően vittük fel a kiegyenlítéseket, vagyis használtuk a kiegyenlített bizonylat mezőt). Megjegyzés: amennyiben nem adunk meg kezdő dátumot a Teljesítéshez, akkor a megadott záró dátumig az összes előírást és kiegyenlítést meg fogja jeleníteni a nyomtatvány. Amennyiben megadjuk a kezdő dátumot, úgy a kiegyenlítések közül csak az arra az időszakra eső és összepontozott kiegyenlítések fognak megjelenni itt, tehát ha van olyan tételünk, aminek van előírása és kiegyenlítése, de ezeket nem vezettük össze a kiegyenlített bizonylat mezővel, akkor ezek ki fognak maradni ebből a lekérdezésből. A nyomtatvány szűrőképernyőjén jelölhető, hogy vevőtől kapott előleggel együtt szeretnénk-e megjeleníteni az adatokat. A program azokat a tételeket kezeli vevő előlegként, amelyek olyan főkönyvi számra lettek iktatva, amelynek a besorolása a számlarendben Vevői előleg. Lehetőség van a párosított posta és kamatköltségekkel együtt lekérni a listát. Amennyiben kialakítottunk vevő kategóriákat és ezek alapján szeretnénk a nyomtatványt megszűrni, használjuk a Szűrés vevő kategória szerint opciót.
Vevő számlák részletes kiegyenlítéssel
Ezen a nyomtatványon a több részletben történt számlakiegyenlítésről kapunk információt. A dátumoknál ugyanaz érvényes, mint a Vevő számlák kiegyenlítéssel nyomtatványnál.
Részben vagy teljesen kiegyenlítetlen vevő számlák Ezen a listán szerepelnek azok a tételek, amelyeknek még van egyenlege, tehát kiegyenlítésre várnak.
Vevő folyószámla analitika Itt az egy partnerhez tartozó számlák és a hozzájuk tartozó kiegyenlítések egy összegben jelennek meg.
Egyenlegközlő, visszaigazoló levél
Itt lehet az ügyfélszolgálattal történt egyeztetés után testreszabott egyenlegközlőket nyomtatni.
Fizetési felszólítások
Innen lehet fizetési felszólításokat nyomtatni az érintett ügyfeleknek. A megadott dátumok alapján fogja a program megkeresni a lejárt esedékességű tételeket. Lehetőség van partnerszűrésre, ill. amennyiben a Servantes Kommunális számla modullal számlázunk, szűrhetünk számlázási csoportra is. A cég saját formátumát előzetes egyeztetés alapján elkészítjük a felhasználóknak, ezután a Nyomtatvány mezőben lehet azt kiválasztani.
Vevő tételek részletesen
Itt egy részletes listát kérhetünk le a kimenő számlákról. Fontos, hogy itt a dátum mezőkbe a záró dátumot kell megadni, addig az időpontig fogja összegyűjteni a tételeket a program.
Páratlan vevőtételek Itt jelennek meg azok a tételek, amelyeknek van kiegyenlítése, de nincs hozzájuk előírás rögzítve. Ez a lista téves adatrögzítés helyretételét hivatott segíteni.
Vevők fizetési morálja
Ezen a nyomtatványon látszik, hogy melyik vevő átlagosan mennyi idő alatt fizet.
Vevő számlák részletesen, részletes kiegyenlítéssel
Ez a legrészletesebb nyomtatvány, mert itt az adott számlák tételeit is lehet látni, nem csak a végösszeget, emellett amennyiben több részleteben történt a számla kiegyenlítése
Lejárt vevő követelések értékvesztése A Főkönyv modulban elszámolt értékvesztéseket lehet itt kinyomtatni. Töltsük ki a mezőket, majd nyomjuk meg a Nyomtat kapcsolót.
Vevő egyenleg utcánként, költségbontásonként
Szállító A vevő nyomtatványokhoz hasonlóan, itt is megtalálhatók azok a nyomtatványok, amelyekről pontos információt kaphatunk a szállító állományról.
Ezeknél a nyomtatványoknál is ugyanaz érvényes a szűrési képernyők kitöltésénél, mint a vevőnyomtatványoknál.
Egyéb nyomtatványok Kinnlévőségek összesítése/minden kiegyenlítéssel Itt lehetőségünk van a kintlevőségek lekérdezésére. Kiválaszthatjuk szűrési feltételként a partner nevét, vevő főkönyvi számát, csoportosítást, illetve intervallumot adhatunk meg, hogy határidőn túli vagy határidőn belüli tételeket szeretnénk nyomtatni.
Első lépésként aktualizáljuk a már rögzített előírásokat és kiegyenlítéseket, a fenti képernyő segítségével, ehhez nyomjuk meg az Igen kapcsolót.
A fenti képernyő segítségével adhatjuk meg azokat a paramétereket, amelyek alapján a program
összegyűjti
és
intervallumokba
sorolja
a
fennálló
kinnlévőségeket.
Az
intervallumokat az Intervallum kapcsoló segítségével lehet kialakítani. A Nyomtatás kapcsoló megnyomásával megjelenik a nyomtatvány. A Kilépés kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből. Költségbontás Költségbontásos
nyomtatványokat
nem
csak
a költségbontás
kódjával,
hanem
a
megnevezésével is nyomtathatunk. −
költségbontás-költségnem analitika:
Ezen a nyomtatványon a költségbontáshoz a költségnemek részletes kimutatását kapjuk. Amennyiben nem adjuk meg sem a főkönyvi számot, sem a költségbontást, akkor valamennyi költségnem besorolású főkönyvi számra könyvelt érték meg fog jelenni, a hozzá kapcsolódó munkaszámok alatt.
−
költségnem-költségbontás analitika:
Ezen a nyomtatványon a költségnemhez tartozó költségbontásokat tudjuk lekérdezni. −
költség-költségbontás analitika:
Ezen a nyomtatványon a közvetett/közvetlen költségekhez tartozó költségbontást tudjuk lekérdezni.
−
költségbontás kivonat:
Amennyiben a vállalkozásunk több költségbontást használ, abban az esetben ezen a nyomtatványon kimutatást nyerhetünk az egyes költségbontások egyenlegéről. −
költségbontás kivonat részletes:
A költségbontás kivonat kimutatása a munkaszámok részletezésével. −
költségbontás karton:
Ezen a nyomtatványon kimutatást kapunk, hogy az adott munkaszámra milyen tételt mekkora költséggel osztottuk meg. Lekérdezésekor lehetőség van költségbontásra, főkönyvi számra, főkönyvi számlaosztályra és származásra is szűrni.
−
költség-költségbontás részletes analitika
Ezen a nyomtatványon a közvetett/közvetlen költségekhez, költségnemekhez tartozó költségbontást tudjuk részletesen lekérdezni.
−
költségbontások:
Ezen a nyomtatványon lehetőségünk van a költségbontás nyomtatására.
Pénztár átvezetési számla egyeztetés Ezen a nyomtatványon jelennek meg azok a tételek előírásként, amelyeket követel oldalon pénztár átvezetési besorolású főkönyvi számra könyveltünk. Kiegyenlítésként pedig a tartozik oldalra könyvelt pénztár átvezetési besorolású főkönyvi szám jelenik meg, de csak akkor, ha az előírás bizonylatszámát a belső bizonylat mezőbe beírjuk – ezzel kerülnek összepontozásra!
Főkönyvi feladás Ez a nyomtatvány azon ügyfeleink számára hasznos, akiknél nincs Servantes Főkönyv modul, csak Pénzügy, és ennek segítségével tudnak információt adni egy idegen könyvelési programnak a listán megjelenített adatokról.
Ellenőrző nyomtatvány az ÁFA-hoz Ezen a nyomtatványon ellenőrző listát lehet lekérni az ÁFA-hoz, hogy lássuk, az áfa kelte hány nappal tér el a teljesítés dátumától.
Vezetői információk − Mérleg A számlarendben kialakított beállítások alapján készíthetjük el itt a mérlegbeszámolót. − eredmény A számlarendben kialakított beállítások alapján készíthetjük el itt az eredmény-kimutatást. − Költségfelosztási kivonat A 6/7-es számlaosztályban rögzített adatokból kapunk kimutatást − Költségfelosztás részletesen Költségfelosztásról részletes kimutatást kapunk ebben a menüpontban − Táblázatos analitika Analitikát tudunk lekérni táblázatos formában − Banki kiegyenlítések napi bontásban (excel) Napi bontásban kapunk kimutatást a banki kiegyenlítésekről excel formátumban − Mérleghez tartozó főkönyvi számok A mérleg egyes soraihoz tartozó főkönyvi számokat jeleníthetjük meg. − eredményhez tartozó főkönyvi számok Az eredmény-kimutatás egyes soraihoz tartozó főkönyvi számokat jeleníthetjük meg. − Komplex nyomtatvány egyedi intervallum mellett havi, heti, napi bontásban illetve időszaki és kummulált gyűjtésben is le lehet kérni.
Menete: kiválasztom, hogy milyen időszakra, milyen bontásban, milyen gyűjtésre szeretnék szűrni, majd beírom az intervallumot és a
+
gomb (szűrőfeltétel tárolása)-val mentem el.
Ekkor feljön egy figyelmeztető képernyő, mely megkérdezi, hogy valóban eltárolja a beállított szűrőfeltételt, rákattintunk az igen gombra és a szűrőfeltételeket itt tudjuk megnevezni, ez a megnevezés a nyomtatványon meg fog jelenni. A rendben gombbal rögzítjük. Amennyiben több
szűrőfeltételt szeretnénk rögzíteni, abban az esetben ugyanezen az útvonalon kell
végigmenni. Több szűrőfeltétel közül úgy kell választani, hogy rákattintunk a szűrő ablakban található megnevezésre, majd a jobb oldalon található
(szűrőfeltétel beállítása) gomb
megnyomásával kiválasztjuk. Ezután a nyomtathajuk a kívánt nyomtatványt. Bővebb, részletes leírás a komplex nyomtatvány kézikönyvben! − Utókalkulációs nyomtatvány Az utókalkulációhoz szabadon szerkeszthető nyomtatványon tudunk kimutatást nyerni.
