FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

Utolsó módosítás: 2016.02.02.

Felhasználói kézikönyv

Tartalomjegyzék 1

A RENDSZERRŐL ÁLTALÁNOSSÁGBAN ........................................................................ 7

2

Általános, minden oldalról elérhető funkciók ............................................................. 7 2.1

Keresőmező .................................................................................................................. 7

2.2

Segítség ........................................................................................................................ 7

2.3

Felhasználói beállítások ............................................................................................... 8

2.3.1

Saját profil ............................................................................................................ 8

2.3.2

Fiók beállítások ..................................................................................................... 8

2.4

3

4

5

„Lábjegyzet” elemek .................................................................................................... 9

2.4.1

Felhasználói kézikönyv ......................................................................................... 9

2.4.2

CO3 üdvözlő képernyő ......................................................................................... 9

2.4.3

Ügyfélszolgálati oldal.......................................................................................... 10

INFOPULT ................................................................................................................ 11 3.1

Figyelmeztetések ........................................................................................................ 11

3.2

Árfolyamok ................................................................................................................. 11

3.3

Gépház üzenetek ........................................................................................................ 11

3.4

Diagramok .................................................................................................................. 12

3.5

„Mi újság” szekció ...................................................................................................... 13

3.6

Teendők ...................................................................................................................... 13

NAPTÁR ................................................................................................................... 14 4.1

Új naptári bejegyzés létrehozása ............................................................................... 15

4.2

Részletes napirend ..................................................................................................... 16

4.3

Bejegyzések részletei, bejegyzés módosítása ............................................................ 17

4.4

Naptárak .................................................................................................................... 17

PARTNEREK - CRM ................................................................................................... 18 5.1

Emberek vagy cégek listázása .................................................................................... 19

5.2

Áttekintő nézet ........................................................................................................... 20

5.2.1

Jegyzetek ............................................................................................................ 21

5.2.2

Ajánlatok és számlák .......................................................................................... 22

5.2.3

Teendők .............................................................................................................. 22

5.2.4

Dokumentumok.................................................................................................. 23

Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

2


5.2.5

6

7

Emberek (csak cégek esetén!) ............................................................................ 23

5.3

Új partner rögzítése.................................................................................................... 24

5.4

A Partner modul működésének testre szabása .......................................................... 25

5.5

Partner keresése ......................................................................................................... 26

5.6

Akciósávról elérhető funkciók .................................................................................... 27

5.6.1

Email küldés (tömeges) ...................................................................................... 27

5.6.2

Jogosultság beállítása ......................................................................................... 28

5.6.3

Partnerek delegálása .......................................................................................... 29

5.6.4

Kijelöltek törlése ................................................................................................. 29

5.6.5

XLS export ........................................................................................................... 29

5.7

Ismerősök áttöltése és Tömeges partner betöltés ..................................................... 29

5.8

Értékesítési tölcsér ..................................................................................................... 30

TEENDŐK ................................................................................................................. 31 6.1

Új teendő lista létrehozása......................................................................................... 31

6.2

Tennivalók rögzítése................................................................................................... 31

6.3

Feladat leosztása........................................................................................................ 32

6.4

Lejárt feladat .............................................................................................................. 32

6.5

Teendő lezárása ......................................................................................................... 32

6.6

Szűrés ......................................................................................................................... 33

6.7

Rendezés..................................................................................................................... 33

6.8

Törlés .......................................................................................................................... 33

6.9

Partnerekhez kötött teendők ..................................................................................... 33

PROJEKTEK............................................................................................................... 34 7.1

Projekt Nézetek .......................................................................................................... 35

7.2

Piktogramok ............................................................................................................... 35

7.3

Új projekt létrehozása ................................................................................................ 36

7.4

Alprojekt létrehozása ................................................................................................. 38

7.5

Vissza a Projekthez ..................................................................................................... 38

7.6

Áttekintés ................................................................................................................... 38

7.7

Projekt adatlap ........................................................................................................... 39

7.8

Dokumentumok .......................................................................................................... 39

7.9

Beszélgetés ................................................................................................................. 40


3


7.10 Adatlap ....................................................................................................................... 41 7.11 Pénzügyi lap ............................................................................................................... 41 7.12 Kapcsolódó teendő lista ............................................................................................. 43 7.13 Projekt modul beállításai ........................................................................................... 43 8

9

DOKUMENTUMOK ................................................................................................... 45 8.1

Dokumentum feltöltés lépései ................................................................................... 46

8.2

Iktatás......................................................................................................................... 46

8.3

Dokumentumok rendezése ......................................................................................... 46

8.4

Kategóriák szerinti szűrés........................................................................................... 47

8.5

Tárhely ........................................................................................................................ 47

PÉNZÜGYEK ............................................................................................................. 48 9.1

Beállítások .................................................................................................................. 48

9.2

Számlák nyilvántartása .............................................................................................. 51

9.3

Lekérdezések .............................................................................................................. 51

9.4

Számlalista elemei ...................................................................................................... 52

9.5

Számlalista információs ikonok .................................................................................. 52

9.6

Számlalista rendezése ................................................................................................ 53

9.7

Költség számla rögzítése ............................................................................................ 53

9.8

Költség számla státusza ............................................................................................. 54

9.9

Kimenő számla készítése ............................................................................................ 54

9.9.1

Számla adatainak rögzítése ................................................................................ 55

9.9.2

Tételsorok rögzítése, korábbi tételek kikeresése............................................... 57

9.9.3

Számla mentése ................................................................................................. 57

9.9.4

Számla előnézet megtekintése........................................................................... 58

9.9.5

Proforma számla készítése ................................................................................. 58

9.9.6

Számla véglegesítése, nyomtatása ..................................................................... 58

9.9.7

Példányszámozással kapcsolatosan felmerülő kérdések ................................... 58

9.10 Hiteles elektronikus számla készítése ........................................................................ 59 9.11 Elektronikus számlázás, hitelesítés nélkül .................................................................. 60 9.12 Érvénytelenítő számla készítése (sztornó) ................................................................. 61 9.13 Egyenlegkezelés ......................................................................................................... 61 9.14 Kintlévőség kezelés ..................................................................................................... 62 Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

4


9.15 Költséghelyek és profit centrumok ............................................................................. 62 9.16 ÁFA jelentés ................................................................................................................ 63 9.17 Jutalékszámítás .......................................................................................................... 63 9.18 Automatikus számlázás .............................................................................................. 64 9.19 Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás ................................................................. 65 9.20 Házipénztár ................................................................................................................ 66 9.20.1 10

A Házipénztár képernyő elemei ......................................................................... 67

E-MAIL.................................................................................................................. 72

10.1 Beállítások .................................................................................................................. 72 10.1.1

Általános beállítások .......................................................................................... 72

10.1.2

Szerver beállítások.............................................................................................. 73

10.1.3

Képernyő beállítások .......................................................................................... 74

10.2 „Okos” e-mail kezelés ................................................................................................. 75 10.3 Levelek kezelése ......................................................................................................... 75 10.4 Levél írása................................................................................................................... 76 10.5 Levél megválaszolása ................................................................................................. 76 10.6 Mappák kezelése ........................................................................................................ 77 11

RAKTÁR ................................................................................................................ 78

11.1 Raktár létrehozása, kiválasztása................................................................................ 78 11.2 Termékek .................................................................................................................... 79 11.3 Raktár megtekintése .................................................................................................. 80 11.4 Új termék felvitele ...................................................................................................... 80 11.5 Vonalkód nyomtatás .................................................................................................. 82 11.6 Tömeges termék betöltés ........................................................................................... 82 11.7 Szállítólevél rögzítése ................................................................................................. 84 11.7.1

Tételsorok rögzítése, korábbi tételek kikeresése............................................... 84

11.7.2

Szállítólevél mentése .......................................................................................... 84

11.7.3

Szállítólevél véglegesítése, nyomtatása ............................................................. 85

11.7.4

Számla generálása szállítólevélről ...................................................................... 85

11.8 Bevételezés rögzítése ................................................................................................. 86 11.8.1

Visszavételezés rögzítése ................................................................................... 86

11.8.2

Termékek mozgatása raktárak között ................................................................ 87


5


11.9 Vevői megrendelések ................................................................................................. 87 11.10 Szállítólevelek ............................................................................................................. 88 11.11 Bizonylatok ................................................................................................................. 89 11.12 Gyártás és szétszerelés ............................................................................................... 89 11.12.1

Gyártás ............................................................................................................ 90

11.12.2

Szétszerelés .................................................................................................... 91

11.13 Jelentések ................................................................................................................... 92 11.14 Raktárak ..................................................................................................................... 93 11.15 Leltár .......................................................................................................................... 94 11.16 Beállítások .................................................................................................................. 95

12

11.16.1

Általános beállítások ....................................................................................... 95

11.16.2

Raktárosok jogainak beállítása ....................................................................... 95

11.16.3

Automata raktárfigyelés ................................................................................. 96

11.16.4

Automatikus készlet szinkron ......................................................................... 96

Felhasználók és beállítások ................................................................................... 97

12.1 Új felhasználó létrehozása ......................................................................................... 97 12.2 Jogosultságok ............................................................................................................. 98 12.3 Felhasználói csoportok ............................................................................................... 99 12.4 Elfelejtett jelszó .......................................................................................................... 99 12.5 Felhasználó törlése ................................................................................................... 100 12.6 Felhasználó inkativálás ............................................................................................ 100 12.7 Fiók beállítások......................................................................................................... 100 12.8 Biztonsági mentés .................................................................................................... 101 12.9 Díjcsomag kezelés .................................................................................................... 102 12.10 Díjcsomag fizetése.................................................................................................... 102 12.11 Bővítmények kezelése .............................................................................................. 103


6


1 A RENDSZERRŐL ÁLTALÁNOSSÁGBAN A CO3 rendszerében minden regisztrációt felhasználói fióknak nevezünk. Minden felhasználó fiók saját egyedi azonosítóval rendelkezik, melyet a regisztráció során szükséges megadni. Később a http://co3app.com/”sajatazonosító” URL címen érheti el fiókját egy internet böngésző szoftver segítségével. Ilyen például a Google Chrome, a Firefox, vagy éppen a Safari. Készülékének operációs rendszere bármi lehet: Windows, Linux vagy éppen MacOS. A lényeg, hogy internet kapcsolattal és megfelelő böngésző szoftverrel rendelkezzen. A böngésző szoftverek esetében mindig javasoljuk a legfrissebb verziók használatát a maximális felhasználói élmény érdekében. A CO3 webes alkalmazás, így nem csak asztali számítógépről, notebookról, hanem internet kapcsolattal rendelkező tabletről, vagy éppen okostelefonról is elérhető. A CO3 különböző modulokból áll, mely modulok különböző feladatok végrehajtására használhatók. Egy-egy modul elérhetősége függ a választott előfizetési csomagtól. Jelen kézikönyv fejezeteiben az egyes modulokról adunk áttekintést és alapvető felhasználói ismeretekkel látjuk el. Használja a rendszert bátran, próbálgassa kedvére, hiszen semmit sem ronthat el!

2 Általános, minden oldalról elérhető funkciók 2.1 Keresőmező A képernyő felső részén elhelyezkedő keresőmező segítségével szabadon kereshet a CO3ban rögzített összes adat között. Az ide beírt szövegre az összes projekt, jegyzet, számla, teendő, dokumentum, esemény, stb. nevében, leírásában, egyéb adataiban keres a rendszer, majd megjeleníti a találati listát.

FIGYELEM! A találati listában alapértelmezés szerint csak az elmúlt egy hónapban rögzített találatok jelennek meg, de az időtartomány tetszés szerint módosítható, illetve egyéb szűrési feltételek is beállíthatóak.

2.2 Segítség Ugyancsak a képernyő felső részének jobb sarkában, a bejelentkezett felhasználó neve mellett található meg a „Segítség” menüpont, amely kiválasztásával a CO3 ügyfélszolgálati Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

7


oldalára juthat, ahonnan elérheti a Felhasználói kézikönyvet és az oktató videókat, illetve üzenetküldéssel felveheti a kapcsolatot ügyfélszolgálati feladatokat ellátó kollégáinkkal.

2.3 Felhasználói beállítások A képernyő jobb felső sarkában, a felhasználó neve alatt lenyitható menüben lehetőség van a bejelentkezett felhasználó profil-, és fiókbeállításainak megtekintésére és módosítására, nyelvváltásra, illetve a felhasználói jelszó megváltoztatására.

2.3.1 Saját profil A ”Saját profilom” alatt a bejelentkezett felhasználó adatlapja nyílik meg, ahol a felhasználó adatai és nyelvi beállításai tekinthetők meg, módosíthatók, vagy adott esetben, megfelelő jogosultság birtokában a felhasználó törölhető. Ugyanitt áttekinthető a felhasználó elmúlt 5 napon végzett tevékenységei, időrendben.

2.3.2 Fiók beállítások Super Admin jogosultsággal megnyitható a Fiók beállítások panel, amely az előfizetői fiók adatlapját nyitja meg, és kínálja fel módosításra. A fiók egészére vonatkozó alapbeállításokat teheti, mint például a fiókban használt devizanem kód, vagy éppen a minden felhasználóra érvényes alapértelmezett nyelv is. Lehetősége van cége logójának feltöltésére, a fejléc háttérszínének megváltoztatására, illetve biztonsági mentést készíthet a rendszerbe rögzített adatairól a saját gépére.


8


Itt található meg a Díjcsomag kezelés is, ahol az érvényben lévő díjcsomaggal kapcsolatos információk kaptak helyet, és itt van lehetőség azok módosítására. Erről bővebben a 10. fejezetben ejtünk szót.

2.4 „Lábjegyzet” elemek A képernyő alsó részén található lábjegyzetből az alábbi funkciók érhetőek el:

2.4.1 Felhasználói kézikönyv Jelen dokumentum elektronikusan letölthető PDF formátumban.

2.4.2 CO3 üdvözlő képernyő A CO3 indító képernyője, ami a felhasználót a regisztráció után fogadja. Ez a képernyő nyújt segítséget az első használatkor, útmutatásai alapján elvégezhetőek azok a kezdeti lépések, amelyek a CO3 használatához szükségesek.


9


2.4.3 Ügyfélszolgálati oldal A felhasználó az ügyfélszolgálati oldalról elérheti a Felhasználói kézikönyvet és az oktató videókat, illetve üzenetküldéssel felveheti a kapcsolatot ügyfélszolgálati feladatokat ellátó kollégáinkkal.


10


3 INFOPULT Az Infopult a CO3 áttekintő képernyője, ahonnan a legfőbb funkciók indíthatók, és e mellett könnyedén áttekinthetők a legfontosabb, aktuális események.

3.1 Figyelmeztetések Ha már aktívan használja a rendszert, akkor előfordulhat, hogy nemcsak futó teendői és soron következő eseményei vannak, hanem lejárt teendői és akár lejárt számlái is. Az Infopult bal oldalán látható a sárga háttérszínnel rendelkező Figyelmeztetések ablak. Amennyiben fiókjában van lejárt teendő vagy számla, akkor ebben az ablakban találja időrendben az összes, már lejárt számláját és teendőit. A legrégebben lejárt tételei kerülnek a lista tetejére. A számláknál az is megjelenik, hogy az adott számlát Önnek nem fizették ki időben vagy Ön esett fizetési késedelembe. A számlák kiés befelé irányát a „KI-zöld” és „BE-piros” jelölések mutatják. A számla sorok kattinthatóak, így azonnal megjelenik a kívánt számla. Szintén ebben az ablakban kerülnek megjelenítésre a közeljövőben esedékes projekt mérföldkövek valamint a felhasználó fiókjának lejáratára vonatkozó figyelmeztetések is. Annak a felhasználónak, akinek jogosultsága van a díjfizetésre (Super Admin), megjelenik a fizetésre vonatkozó „Kifizetem azonnal” gomb is, így azonnal lehetősége nyílik arra, hogy a következő időszakot kiegyenlítse. Ha Önnek nincs olyan feladata, amely határideje indokolttá tenné, hogy figyelmeztetésként megjelenítse a rendszer, akkor ezen a helyen egy információs ablak jelenik meg, amely tartalmazza a rendszerben az utóbbi időben történt változásokkal kapcsolatosan közzétett közleményeket.

3.2 Árfolyamok A Magyar Nemzeti Bank által jegyzett főbb devizák középárfolyamai találhatók meg az Árfolyamok szekcióban. A rendszerben mindig a legutoljára kiadott, aktuális középárfolyamokat mutatja meg. A megjelenített keresztárfolyamok: EUR/HUF, CHF/HUF, USD/HUF.

3.3 Gépház üzenetek A képernyő középső részén jelenítjük meg a Gépház üzeneteket, melyek a rendszer működésére kiható, technikai információkat tartalmazzák. Ezek a figyelemfelhívó üzenetek 7 Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

11


napig láthatóak, azt követően automatikusan besorolásra kerülnek a korábbi közlemények közé.

3.4 Diagramok A könnyebb áttekinthetőség érdekében az egyes modulokban rögzített adatok alapján, az áttekintést segítő, ún. KPI (Key Performance Indicator) adatokon alapuló diagramokat helyeztünk el az Infopult képernyőn. Segítségükkel egy pillantás alatt átfogó képet kapunk a vállalkozás aktuális állapotáról. Az egérmutatót a diagramrészek fölé húzva megjelenik a megjelenített érték, a diagramrészre kattintva pedig megnyílik az a leválogatás, amely eredménye a diagramszámítás adott részének alapjául szolgál. Diagramtípusok: 

Pénzügyi helyzet az elmúlt 30 napra Az elmúlt 30 napra összesíti a bevételek, kintlévőségeket, kiadásokat és a lejárt követeléseket, tartozásokat:



Aktív projekt portfólió A diagram a projektek eloszlását mutatja, státusz szerinti csoportosításban:



Partnerek A Partnerek diagram a partnerek státusz besorolásuk alapján való eloszlását jeleníti meg:


12


3.5 „Mi újság” szekció Az utolsó 5 nap történetét mutatja, alapértelmezetten időrendben, de lehetőséget ad a projektre tördelt nézetre is.

A jobb oldalon lévő „Mutasd:” feliratú legördülő-lista használatával lehetőség van a megjelenített elemek egyszerű szűrésére (dokumentumok, számlák, események, jegyzetek).

3.6 Teendők A Teendők alatt található meg a határidő alapján a következő néhány napban elkövetkező, lejáró feladatok.


13


4 NAPTÁR A Naptár heti bontásban, mindig 5 hetet kijelezve mutatja a naptári bejegyzéseket. A különböző típusú bejegyzések (találkozó, rendezvény, szabadság, betegség, privát esemény, stb.), különböző színkódokkal ellátva kerülnek megjelenítésre. Ez könnyen áttekinthetővé teszi a megjelenített időszakot, segítve ezzel az egyes feladatok tervezését, ütemezését.

Az alapértelmezett Havi áttekintő nézet átváltható Heti nézetbe. Ekkor egy hét bejegyzései jelennek meg, szellősebb, áttekinthetőbb módon. A napok, hónapok vagy éven belüli gyors navigálás érdekében az alábbi ábrán pirossal jelölt gomb használatát javasoljuk. A megjelenő naptárban válassza ki az adott napot és a felület az adott napra ugrik.


14


Rögzítéskor a szabadságok és betegségek alapértelmezetten függő státuszban kerülnek be a naptárba. Ezeket a függő bejegyzéseket Projekt Admin, Controller vagy Super Admin joggal rendelkező felhasználó hagyhatja jóvá, vagy utasíthatja el. A jóváhagyásról, vagy elutasításról a bejegyzést rögzítő felhasználó automatikus email értesítést kap. A függő státuszú bejegyzés kitöltési színe halványabb, keretének színe megegyezik a jóváhagyott állapotúéval, ezzel is jelezve a függő státuszt. Jóváhagyáskor a kitöltési szín is megkapja az erősebb árnyalatot, míg elutasításkor a bejegyzés törlésre kerül. FIGYELEM! A naptárban szereplő bejegyzésekről a rendszer minden nap reggel 7:30-kor automatikus email értesítőt küld. Így a nap indulásakor áttekintheti az aznapi programját, feladatait.

4.1 Új naptári bejegyzés létrehozása Nyomja meg az „Új bejegyzés” gombot, ekkor megjelenik az eseményt rögzítő űrlap. Megadhatja az esemény típusát, témáját és helyszínét. Beállíthatja az esemény pontos idejét. A Privát esemény és az Egész napos esemény külön jelölhető. Az Egész napos esemény választásakor nem kell a napon belüli kezdő és befejező időpontokat kiválasztani, a rendszer a teljes napra foglaltságot állít be.

Privát esemény választásakor az esemény részleteit csak az eseményt rögzítő felhasználó láthatja. A fiók többi felhasználója csak a foglaltságot látja, de a konkrét eseményt nem. A Privát események színkódja más felhasználók számára a szürke. A bejegyzett eseményt akár projekthez is kapcsolhatja – feltéve, ha jogosult a Projektek használatára. Így például könnyedén hozhat létre projekt mérföldköveket, projekt naptárat. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

15


Az eseményhez meghívottak is hozzáadhatók. A Partnertörzsben rögzített ügyfeleit, partnereit vagy a fiókhoz hozzáféréssel rendelkező kollégáit a rendszer segít kiválasztani akár csoportok kijelölésével, akár egyesével néhány karakter begépelése után. Partnereinek így automatikusan szabványos, iCal formátumú email meghívót tud küldeni, találkozóit könnyedén tudja megszervezni.

4.2 Részletes napirend A naptárban bármely nap legfelső sorára húzva az egérmutatót, megjelenik az adott napra rögzített eseményeket tartalmazó ablak

Ezen belül a Részletes napirendre kattintva egy olyan ablak nyílik meg, amiben részletesen szerepelnek az adott napra bejegyzett események:


16


4.3 Bejegyzések részletei, bejegyzés módosítása Az egyes bejegyzések részleteit megtekintheti, ha az adott bejegyzésre húzza az egér kurzorát. Ekkor egy sárga színű ballon jelenik meg a bejegyzés összes adatával.

Ha egy bejegyzést szeretne módosítani, egyszerűen kattintson a bejegyzésre. FIGYELEM! Minden felhasználó csak a saját bejegyzéseit módosíthatja.

4.4 Naptárak A CO3 alapértelmezetten a fiókhoz tartozó összes felhasználó naptári bejegyzését megmutatja a képernyőn, ezzel is elősegítve a csoportmunkát. Amennyiben Ön csak a saját eseményeit, bejegyzéseit szeretné megtekinteni, erre is lehetősége van. A Mutasd feliratot követő legördülő menüből válassza ki saját magát. Ezt követően már csak a saját eseményeit látja. Ha egy cégnél többen dolgoznak és az alkalmazottakat különböző csoportokba sorolják, akkor az adott csoportok bejegyzéseit külön-külön is meg lehet tekinteni. Az egyes személyek és csoportok bejegyzéseinek szűrése a legördülő menüből kiválasztott személy vagy csoport megnevezés kiválasztásával lehetséges.


17


Naptárát bármikor szinkronizálhatja iCal formátum fogadására képes mobiltelefonnal, Google Calendar-ral, Mac OSX Cal alkalmazással, vagy bármilyen egyéb eszközzel, mely web alapú naptárat képes fogadni. A szinkron egyirányú a CO3 rendszerből a mobiltelefon vagy távoli eszköz felé. A szinkronizációt mobiltelefonján egyszer szükséges beállítania. Ezt követően a Naptárban történő újabb és újabb naptári bejegyzések a mobiltelefonján is azonnal megjelenítésre kerülnek, amennyiben a készülékén a frissítési frekvenciát megfelelően állította be.

5 PARTNEREK - CRM A modul segítségével ügyfeleit és az azokkal történt összes ügyfélkapcsolatot, interakciót tudja nyilvántartani és kezelni. A CO3 rendszerben partnerként megkülönböztetünk cégeket és személyeket. Mind a két partnertípus létrehozható önállóan, de a személyeket céghez is lehet rendelni, így könnyen nyomon követhető, hogy egy személlyel kapcsolatos bármilyen esemény mely céghez kötődik. Az egyes partnerekhez - legyen az akár cég vagy személy - teendők, események, ajánlatok, számlák, dokumentumok és még megannyi hasznos információ kapcsolható. Ha kollégái az ügyfelekkel folytatott interakciókat folyamatosan rögzítik, akkor mindig képben lesznek, hogy kivel mit beszéltek meg, miről állapodtak meg. Így egy következő találkozó alkalmával felkészülten beszélgethet partnerével. A Partnerek modul kezdőképernyőjén gyors áttekintést kaphat a partnertörzs aktuális állapotáról. A kezdőoldalon elhelyezett diagramokhoz hasonlóan az itt található kimutatáselemek is megnyithatóak, illetve az egérmutatót föléjük húzva további információkat jelenítenek meg.


18


5.1 Emberek vagy cégek listázása A fiókban rögzített összes személy vagy cég könnyedén listázható az „Emberek” vagy „Cégek” linkre kattintva.

A megjelenő listában a lista típusától függően összes személy vagy cég ABC sorrendben jelenik meg.


19


A listában szereplő egy vagy több partner kiválasztásakor a legelső listaelem fölött megjelenik egy akció-sor, amelyre kattintva a kiválasztott partnereken különböző műveletek hajthatóak végre, pl.: email küldése, jelentés készítése, jogosultság beállítása, stb.

5.2 Áttekintő nézet Az Emberek vagy Cégek listában a partner nevére kattintva annak adatlapja nyílik meg. Ennek felső részén a partner elérhetőségei jelennek meg, ez alatt pedig a partnerrel kapcsolatos információk csoportosítva, külön dossziékban megjelenítve találhatók. Az ablak jobb szélén felül a lakhelyként vagy telephelyként megadott cím térképes megjelenítése található, ez alatt pedig a partnerhez rögzített főbb információk (ügyfélszám, számlázási cím, státusz, stb.) láthatók.


20


5.2.1 Jegyzetek Itt kerülnek megjelenítésre a személyhez, vagy cég esetén a céghez rendelt beszélgetések és itt van lehetőség új jegyzet rögzítésére is: a kívánt jegyzetet az Új jegyzet rögzítése ablakban gépelheti be. Pl. bejegyezheti, hogy az imént egyeztettek telefonon és abban maradtak, hogy 1 hét múlva ismét egyeztetik a teendőket. Esetleg: befizeti a szolgáltatás díját, de 2 nap haladékot kérne. A jegyzet rögzítését követően az azt készítő még 30 percig módosíthatja bejegyzését. Ezt követően a rendszerben rögzül, módosítani, törölni nem lehet. Amennyiben már készített adott partnerhez bejegyzést, úgy azok a bejegyzések bekerülnek a partner adatlapjára. Az így rögzített bejegyzések időrendben csökkenő sorrendben olvashatók a partner adatlapján és az összes felhasználó által megtekinthetők, amennyiben az adott felhasználónak van jogosultsága a partner adatlapjának megtekintésére. Ezen bejegyzésekből egy ügyfélkapcsolati történet épül fel. Bárki, aki hozzáféréssel rendelkezik a fiókhoz, azon belül az ügyfélhez, nyomon követheti, hogy az adott ügyféllel mikor mi történt, ki-mikor-miben állapodott meg. Így egy (akár az Ön számára ismeretlen) ügyféllel történő telefonbeszélgetésre, találkozóra egy pillanat alatt felkészülhet! Amennyiben egy felhasználó már nem dolgozik a cégnél, az általa rögzített adatok ugyanúgy megtalálhatók a rendszerben, ezen bejegyzések nem törlődnek a felhasználó távozásával, törlésével.


21


5.2.2 Ajánlatok és számlák

Ebben a dossziéban kezelhetők a partnerhez rögzített ajánlatok és számlák, illetve itt van lehetőség van új ajánlat rögzítésére. Az ajánlat rögzítésekor megadható annak elnevezése, határideje, felelőse, összege és a fizetés várható gyakorisága. Az ajánlat 3 kategóriába sorolható: függő, nyert vagy bukott. Ajánlat rögzítésekor minden ajánlat függő státuszba kerül. Ezt követően állítható be a nyert vagy bukott státusz. Az ajánlatok kezelésével gyorsan és átláthatóan tudja az adott partnerhez kapcsolódó, várható vagy realizált üzleti eseményeket kezelni.

Az „Új számla” hivatkozásra kattintva közvetlenül számlát állíthat ki. A rendszer automatikusan átnavigálja a Pénzügy modulba, ahol egy rögzítésre váró számla nyílik meg, az adott partner adataival kitöltve. A számla kiállításának lépéseiről részletesen a Pénzügy modul leírásában olvashat.

5.2.3 Teendők A partnerhez rögzített teendőket jeleníti meg itt a rendszer, illetve itt van lehetőség új teendő rögzítésére is. Amennyiben adott időpontban több teendőt szeretne egyszerre rögzíteni, a rendszer figyelmezteti Önt, hogy arra az időpontra már van bejegyzett teendője. A teendőket más felelősre is kioszthatja, illetve - amennyiben szükséges – további közreműködőket választhat annak elvégzéséhez. A másra osztott feladatok a kiválasztott felelős naptárába kerülnek bejegyzésként. A felelős és a közreműködők automatikus e-mail értesítőt kapnak a rájuk osztott elvégzendő feladatról. A feladatok végrehajtása nyomon követhető ugyanitt, vagy a Teendők modulban a Partnerek teendőire szűréssel. Egyértelműen láthatók az el nem végzett feladatok. A felelősök a számukra kiosztott feladatokról minden nap reggel 7:30-kor egy összesítő emailt kapnak, Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

22


melyben az aznapi feladataikat láthatják. Ezen kívül a lejárt határidejű teendők, mint figyelmeztetések megjelennek a CO3 felületének jobb felső srakában található „csengő” ikonra kattintva.

5.2.4 Dokumentumok A partnerhez csatolt dokumentumokat tekintheti meg, illetve újakat tölthet fel. A rögzített partnerekhez közvetlenül hozzárendelhetünk dokumentumokat, kép- és hangfájlokat a partner adatlapján található „Dokumentum csatolása” funkció használatával. Külön rendelkezhetünk arról is, hogy ki láthatja a feltöltött dokumentumot. (A fájl mérete maximum 20MB lehet). A dokumentumtár minden ismert irodai fájlformátumot kezel.

5.2.5 Emberek (csak cégek esetén!) Cég típusú partner esetén a céghez rendelt emberek listája jelenik meg. A személy nevére kattintva annak adatlapja nyílik meg.


23


5.3 Új partner rögzítése Ügyfelet, partnert, céget, ismerőst vagy akár családtagot is az „Új partner rögzítése” gomb megnyomásával lehet rögzíteni a rendszerben. Az új partner összes adatát célszerű rögzíteni a jövőbeni, egyszerűbb kapcsolattartás érdekében. Ezen felül néhány egyéb adatot, pl. a számlázási címét, adószámát mindenképpen érdemes rögzíteni, hiszen az itt megadott adatok alapján tud a későbbiekben partnerének számlát kiállítani. Amennyiben csupán céget szeretne rögzíteni, kattintson az „új cég rögzítése” hivatkozásra. Ekkor a kitöltendő adatlap csak a cégekre jellemző mezőket tartalmazza. Új céget egy új partner rögzítésével is felvihet a rendszerbe. Ilyenkor kitöltött „Cég” mezőnek megfelelően egy céges kontakt is létrejön. Később a rögzített cégnevet a rendszer automatikusan felajánlja, amikor a „Cég” mezőbe elkezdi gépelni a cég nevének első betűit. Így könnyen tud újabb kollégákat az adott céghez kötni. A partner rögzítése során lehetősége nyílik a partner fotójának áttöltésére Facebookról. Ennek a funkciónak a segítségével a partner adatlapja sokkal személyesebbé válik a felhasználó számára. Az ügyfeleket kategóriákba sorolhatja, illetve a Státusz legördülő beállításával megadhatja, hogy a partner az értékesítési folyamat mely szakaszában áll. Az itt megadott státusz a partner értékesítési tölcsérben elfoglalt állapotát is mutatja.


24


A Háttérinformációk mezőben tud minden további olyan fontosnak ítélt információt rögzíteni, amelynek rögzítésére nincs külön mezőben lehetőség. Pl.: „jól fizető ügyfél” vagy „tegeződünk” esetleg „a pénteki csoportban jár hozzánk oktatásra”, „állatorvos”, stb. Amennyiben a marketing levél fogadására opciót bejelöli a partner adatlapján, úgy az összes, kifelé irányuló marketing levélből, legyen az akár tömeges, akár egyedi e-mail, a partner kapni fog. Ellenkező esetben (pl. ha az ügyfél jelzi, hogy nem kíván email üzeneteket fogadni) a körlevél küldésénél az ügyfél neve mellett egy piros felirat figyelmeztet arra, hogy számára az üzenet nem küldhető el. Természetesen ez felülbírálható a levelek kiküldésekor, de nem célszerű. Alapértelmezés szerint, az ügyfél referense minden esetben az a felhasználó lesz, aki a partnert rögzítette. A partnert rögzítő felhasználó láthatja a partnert és ő állíthatja be a kapcsolódó hozzáférési jogokat. A Super Admin természetesen minden partnert lát és minden beállítást felülbírálhat. Ezen túl neki lehetősége van a láthatóság tömeges beállítására is pl. akár egy keresés találati listáján keresztül. Az ügyfél referens személye természetesen bármikor megváltoztatható. Adott referens alá tartozó ügyfelek akár tömegesen is delegálhatók másik referensre. A partner adatlapjának jobb alsó sarkában a „Ki láthatja ezt a partnert” pont alatt korlátozható, hogy ki láthatja az adott partner adatait. A Pénzügyi beállítások alatt lehetőség van a partner ár kategóriájának, az esetleges kedvezmény mértékének, a partnerhez kapcsolódó fizetési határidő, illetve annak beállítására, hogy a partner számára az általa vásárolt termék kiadható-e a számla megfizetésétől függetlenül.

Egy partner adatlapja bármikor módosítható, a partner törölhető. FIGYELEM! Partner törlését a rendszer nem engedi, ha már számla vagy raktári bizonylat kapcsolódik hozzá!

5.4 A Partner modul működésének testre szabása A Partner modul a Beállítások linkre kattintva a cég igényeire alakíthatók. A Partner státuszok megváltoztatásával, szabadon megadhatók az értékesítési tölcsér egyes lépcsői. A Partner adatlapokra lehetőség van tetszőleges, Egyedi mezők létrehozására. Az új mezők azonnal megjelennek a partner felviteli űrlapon az Egyedi mezők link alatt és kitöltésük után


25


rögtön kereshetők a kereső funkciókkal, illetve megjelennek a Partner adatlapján is. Ezzel lehetőség nyílik a nagyfokú testre szabásra a nyilvántartott adatok kapcsán.

A partnerek adatlapja kinyomtatható. A nyomtatási kép tartalmazza az ügyfélsorszámot, és az ügyfél standard és egyedi adatait. A nyomtatás saját Beállítási lehetőséggel rendelkezik. Beállíthatja a nyomtatásra kerülő oldal címét, illetve lábjegyzetbe, a partner adatok alá, fix szöveget helyezhet el. Ezzel lehetővé válik például szerződés mellékletének nyomtatása is, ahol a partner adatok megjelennek, a cím pl. "Szerződés 1. sz. melléklet", a lábléc szövege pedig az ügyvéd által fogalmazott sablon. A lábjegyzet (szöveges tartalom) feltöltése a Partnerek képernyő bal sávjában található Beállítások menüpontban lehetséges.

5.5 Partner keresése Partnerek keresésére a képernyő felső részén található keresőmező szolgál.


26


Amennyiben a partnerrel kapcsolatban csak töredék információval, adattal rendelkezik, a kereső segítségével így is rátalálhat a rögzített partnerre, ugyanis a kereső az összes rögzített adat között keres, akár szótöredékre is. A kereső motor komplett kifejezésekre is keres, így ha egy több szóból álló kifejezést ad meg, akkor a találati lista relevancia alapján jelenik meg. A lista elején a teljes kifejezésre illeszkedő találatok jelennek meg, míg a lista alján a kifejezésben szereplő szavak egyezőségei találhatók.

A keresések elmenthetők. A mentés során a beállított szűrők és a megadott kereső kifejezés is tárolásra kerül. A mentett keresések a találati oldalon érhetők el „Mentett keresések” linkre kattintva. A keresések mentésével hozhat létre különböző ügyfélszegmenseket, melyekben a partnerek a különböző keresési ismérvek szerint kerülnek leválogatásra.

5.6 Akciósávról elérhető funkciók Az alábbi funkciók egy vagy több partner kijelölése estén érhetőek el a megjelenő akciósávról. Ezek a funkciók természetesen a kijelölt ügyfélszegmenseken is végrehajthatók.

5.6.1 Email küldés (tömeges) A funkció segítségével email küldhető a kijelölt partnernek, vagy partnereknek. FIGYELEM! A CO3 nem egy hírlevél küldő rendszer! Normál céges ügymenethez kapcsolódó körlevél kiküldést támogat. A rendszerben lehetőség van arra, hogy különböző témában, különböző tartalmú e-mail üzeneteket, marketing leveleket sablonként tároljon, majd az adott levél kiválasztását követően a kiválasztott partnerek e-mail címére elküldje. A csoportos e-mail küldés elindítása, valamint az elmentett e-mail sablonok törlése csak Super Admin jogosultság mellett történhet! Amennyiben több partnernek egyszerre szeretné kiküldeni ugyanazt a levelet, akkor csupán annyit kell tennie, hogy a kereső segítségével leválogatja a kívánt partnereket és a megjelenő akciósávon az „E-mail küldése” hivatkozásra kattintva máris küldheti a kiválasztott formavagy marketinglevelet, vagy írhat egy teljesen új, egyedi témájú e-mailt. A kereső segítéségével akár rákerestethet azon partnereire, akiket a „Háttérinformáció” ablakban ugyanazon szakmai megnevezés alatt mentett el, mint pl. állatorvos. A keresés eredményét elmentheti, és azokat bármikor előhívhatja. Így időről-időre tud ugyanazon célcsoportnak egyszerűen email üzenetet küldeni. Az email üzeneteket a Microsoft Word szövegszerkesztőhöz hasonló funkciókkal rendelkező felületen tudja szerkeszteni. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

27


A rendszer egy időpillanatban, egyszerre maximum 100 partner email címére tudja kiküldeni az üzenetet. Mivel a hírlevelek sablonként elmenthetők és betölthetők, így a 100-as kiküldési limit kényelmesen kezelhető. A kiküldendő levelek megszemélyesíthetők. Ha Ön szeretné az ügyfele nevét is megjeleníteni az üzenetben, (például a megszólításnál), akkor használja a [lastname] kódot a vezetéknévhez és a [firstname] kódot a keresztnévhez. Ügyfele cégnevét a [company] kóddal tudja megjeleníteni. Kiküldés előtt mindig tesztelje a megszerkesztett email-t különböző email kliens programokban, illetve saját email címre történő kiküldéssel!

5.6.2 Jogosultság beállítása Itt állíthatja be a kijelölt partnerekhez kötődő jogosultságokat a felnyíló ablak segítségével. A beállítást követően csak a kijelölt felhasználók láthatják az adott partnert vagy partnereket.


28


5.6.3 Partnerek delegálása A funkcióval új ügyfélreferenst rendelhet a kiválasztott partnerhez vagy partnerekhez.

5.6.4 Kijelöltek törlése A kijelölt partnerek törlésre kerülnek.

5.6.5 XLS export Választhatóan elkészíthető a kijelölt vagy teljes partnerlista, excel formátumban.

5.7 Ismerősök áttöltése és Tömeges partner betöltés Amennyiben nem kézzel szeretné rögzíteni partnereit és már nagy kapcsolati bázissal rendelkezik a LinkedIn vagy Facebook közösségi oldalakon, úgy egy egyszerű szinkronizálással összes ismerősének adatait a CO3 fiókjába töltheti. Természetesen csak az ott megadott és publikusra jelölt adatok kerülnek át a rendszerbe. FIGYELEM! A LinkedIn és Facebook szolgáltatások hozzáférési politikája és adatkezelési elvei időről-időre változnak, így ezek a szinkron funkciók sérülhetnek, vagy működésképtelenné válhatnak. A fentiekhez hasonlóan lehetősége van a Google címtárának a Partner törzsbe való áttöltésére is, amivel lehetőség nyílik arra, hogy a felhasználó a mobil-telefonjáról a Google fiókjába szinkronizált névjegyeket (a legtöbb mobiltelefonon ez támogatott funkció) a CO3 fiókjába szinkronizálja. Ha más rendszerből szeretné partnereit áttölteni, ezt egy előre formázott Microsoft Excel 972003 formátumú XLS állomány segítségével teheti meg. Ehhez az általunk megadott XLS sablont kell használnia a megfelelő import állomány előállításához és betöltéséhez. (A táblázat 1.000-es betöltési limittel könnyedén használható.) Kérjük, az import sablon táblázat adataiban kerülje a különleges karaktereket: pl. ’, „”, illetve ne töröljön ki vagy adjon hozzá oszlopokat a sablonhoz. Az XLS betöltés időigényes, így nagy adatmennyiség elindításakor kérjük türelemmel várakozzon!


29


5.8 Értékesítési tölcsér Az Értékesítési tölcsér a partner képernyőn, a „Partner státusz megoszlás” diagram mellett lévő hivatkozásra kattintva érhető el. Az Értékesítési tölcsér megmutatja, hogy üzleti partnerei pillanatnyilag hol tartanak cégük értékesítési folyamatában. A kapcsolati- vagy értékesítési tölcsér különböző fázisain keresztül jutnak el az érdeklődők, a kapcsolatfelvételen, a megfontoláson, a vásárlási szándék megszületésén keresztül a valós vásárlásig. Statisztikával szolgál az elvesztett ügyfelekről, a lemorzsolódás okáról is. Támogatva a vezetői döntéseket egy azonnal átlátható, kiválóan értelmezhető formában. A szinteken külön jelenítjük meg az adott szinten lévő cégek és személyek számát.

A szinteken lévő számadatokra kattintva az ott tartózkodókat listába gyűjti, akik részére egy újabb kattintással akár tömeges email, hírlevél is küldhető. Igény esetén a tölcsér szintjei testre szabhatók a vállalkozás egyedi folyamatainak megfelelően Beállítások menüpont alatt.


30


6 TEENDŐK A CO3 segítséget nyújt önnek napi feladatainak rendszerezésében, végrehajtásának ellenőrzésében is. A teendők, egyszerű, gyors lefutású – jellemzően 1-2 nap alatt elvégezhető – feladatok. A teendőket ún. teendő listákba szervezetten hozhatja létre. Napi teendőit így könnyedén rögzítheti, áttekintheti, és rendszerezheti.

6.1 Új teendő lista létrehozása Teendő lista létrehozásához nem kell egyebet tennie, mint a képernyő bal felső részén elhelyezkedő „Új teendő lista” feliratú gombra kattintania.

A megnyíló ablakban adhatja meg a teendő listájának nevét, jelölheti meg, hogy pl. kollégái számára hozzáférhetővé teszi-e a teendőlistáját illetve itt adhatja meg röviden a teendő listához tartozó leírást is. Listája a fent említett módon lehet privát, vagy publikus. A privát lista létrehozásakor a lista neve előtt megjelenik egy kis lakat jelezve, hogy ezt a listát csak Ön látja, senki más. Teendő listáját kapcsolhatja projekthez vagy rögzítheti önálló listaként is.

6.2 Tennivalók rögzítése A lista létrehozását követően a teendők lista végén automatikusan megnyíló ablakban azonnal rögzítheti a listához tartozó feladatait.


31


A tennivalókhoz határidő is rendelhető. Amennyiben határidőt rendel a teendőkhöz, a teendő automatikusan rögzítésre kerül a naptár modulban is a kiválasztott Felelős felhasználó neve alá. A teendők megjelenítésekor a feladatot kiosztó (delegáló) felhasználó neve is feltüntetésre kerül.

6.3 Feladat leosztása A Teendő listában rögzített feladatokat leoszthatja/delegálhatja kollégáira is. Ha a teendő határidős, akkor az a kijelölt kolléga neve alatt a naptárban is rögzítésre kerül. A teendő rögzítését követően az adott kolléga e-mailben automatikus értesítést kap az új feladatról. Az egyes teendőket nem csak egy személyre, hanem csoportra is ki lehet osztani (csoportot akkor jelölhet ki, ha a fiókjába felvett felhasználókat csoportokba szervezi). Ekkor a csoport összes tagja email értesítőt kap a feladatról. Határidős feladat esetén még egy további meghívót is kapnak, mivel automatikusan készül egy naptári bejegyzés a megadott határidőre, amin a csoport összes tagja meghívottként szerepel.

6.4 Lejárt feladat A lejárt feladatokra a rendszer felhívja a figyelmet. A CO3-ban a lejárt teendők, feladatok, bejegyzések, minden esetben pirossal, színkóddal hívják fel a felhasználó figyelmét az elmaradásra.

6.5 Teendő lezárása Amennyiben egy teendő elvégzésre került, lezárhatóvá válik. A teendő mellett elhelyezett jelölőnégyzetben „pipálható ki”, hogy a feladat kész. A készre jelentés idejét a rendszer automatikusan a teendőhöz rendeli. A már lezárt teendők bármikor újra nyithatók. Az elvégzett teendőket a szürke körben található X ikonnal bármikor törölheti. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

32


6.6 Szűrés A képernyő jobb felső sarkában található szűrés funkció segítségével a teendők felelős személyre vagy projektre szűrve is listázhatók. A teendők szűrésekor, csoport kiválasztása esetén nem csak a komplett csoportra kiosztott feladatok jelennek meg, hanem a csoport egyes tagjainak teendői is.

6.7 Rendezés Teendőlistáit rendezheti teendőlista neve vagy határideje szerint is.

6.8 Törlés Feladat törlésére csak annak a felhasználónak van jogosultsága, aki rögzítette azt.

6.9 Partnerekhez kötött teendők Amennyiben a Partnerek modulban különböző partnerekhez rendelt teendőket, úgy azok áttekintése egyszerűvé válik a „Partnerek teendői” nézet kiválasztásával.


33


7 PROJEKTEK A Projektek képernyőn megjelenik az összes, tárgyévben létrehozott vagy előző évről átnyúló, még futó projekt neve, státusza, időtartama, és teljesítettsége is. Az áttekintő képernyőnek köszönhetően lehetőség nyílik egyszerre több projekt főbb adatainak megtekintésére, illetve azok egymáshoz való alá- és fölérendeltségi viszonyának, függőségeinek áttekintésére.

Amennyiben egy kiválasztott projektről további információkra lenne szüksége, úgy a Projekt nevére húzva az egerét, egy sárga színű tájékoztató buborék nyújt segítséget. Erőforrások A főbb nézetek között található az Erőforrások lekérdezésére lehetőséget adó link. Itt tud a rendszerben az Ön fiókjához már rögzített felhasználókon túl, csupán erőforrásként definiált személyeket vagy eszközöket rögzíteni. Ugyanitt adhatja meg az egyes erőforrások havi összköltségét is. FIGYELEM! Ezen költség és az erőforrás %-os ráfordítása alapján kalkulálja ki a rendszer a projekt várható költség ráfordítását. Ez egy fontos adat lehet a projekt tervezéskor vagy éppen ajánlat adáskor, de a használata természetesen opcionális. Fontos tudnivaló továbbá, hogy nem csak személyeket, hanem adott esetben tárgyakat is tud erőforrásként hozzárendelni az adott projekthez. Pl. egy építkezés projekt esetében erőforrásként kezelhető egy targonca vagy éppen teherautó is.


34


Az erőforrások kihasználtságáról akár grafikont is készíthet a CO3 segítségével.

7.1 Projekt Nézetek A Főbb nézetek felirat alatti legördülő menü segítségével a projekt nézetek között válthat. Projektjeit megtekintheti heti, vagy napi nézet szerint. Ezen kívül innen érhetők el az aktuális héten átívelő összes, illetve heti futó projektek jelentés nézetei is. Heti nézet: fél év látható előre, heti bontásban

Napi nézet: az adott hónap napjaira bontva látható a feladatok teljesítettsége.

7.2 Piktogramok A létrehozott projektek neve a táblázatos forma bal oldalán láthatóak. Amelyik név előtt egy + jel szerepel, azt jelöli, hogy az adott projektnek egy vagy több alprojektje van. A + jelre kattintva a projekt fa kinyitható. A projektek és alprojektek állapotáról különböző piktogramok adnak információt. Piktogram

Projekt státusza Rendben futó projektet jelöl. Ekkor a projekt átfutási idejét jelző csík színe kék. Alprojekt tartozik az adott projekthez. A piktogram használatával a projekt „kinyitható” és a hozzá tartozó alprojektek láthatóvá válnak. A projektek végtelen mélységig ágyazhatók egymásba.


35


Figyelmeztetést jelöl. Az adott projekt valamely alprojektjének határidős csúszása van. Lejárt határidejű feladatot jelez. Ekkor a projekt átfutási idejét jelző csík színe pirosra vált. A projekt befejeződött. Egy projektet akkor tekintünk befejezettnek, amikor annak pénzügyi része is rendezésre került. Ekkor a projekt átfutási idejét jelző csík színe zöld színű lesz.

7.3 Új projekt létrehozása Új projektet a képernyő felső részén található „Új projekt létrehozása” gomb segítségével lehet felvenni. Az új projekt létrehozása során szükséges megadni az új projekt nevét, időtartamát. Azt, hogy az új projekt önálló vagy másik projekthez kötött feladatként legyen nyilvántartva, szintén itt szükséges megadni. Itt megadható az is, hogy ha a projekt egy másik projekt alprojektjeként kerül rögzítésre, akkor örökölje-e annak a résztvevőit. Ezzel a funkcióval megoldható, hogy az újonnan felvett alprojekthez ugyanazok a kollégák rendelkezzenek hozzáféréssel, akik a szülő projekthez is.


36


A projekt létrehozását követően megjelenik egy adatlap, amelyen az eddigieken kívül a projekt egyéb adatait is megadhatja vagy módosíthatja:

Teljesítettség: A projekt jelenlegi teljesítettségét mutatja. A teljesítettség beállítása, a feladatok elvégésének arányában, a projekt erőforrásainak vagy a projektvezető feladata.

Pénzügyi információ: A projekthez tervezett összköltséget és összbevételt is itt lehet megadni. Ezen az információkat csak a projektvezető, vagy a Projekt Admin, vagy a Super Admin jogosultsággal rendelkező felhasználó láthatja.

Felelős: minden esetben létrehozója. Megfelelő birtokában később megváltoztatható.

a projekt jogosultság bármikor

Egyéb beállítások: Projekt státusz, a projekt rövid leírása.

Új projekt létrehozásakor van lehetőség egy már meglévő projektet másolni.Azaz egy régi projektet sablonként használni. Így könnyedén hozhatók létre projekt másolatok. A másoláskor csak az új projekt nevét és kezdő dátumát szükséges megadni. A rendszer automatikusan lemásolja a projekt beállításait és kiszámítja a másolandó projekt alprojektjeiből a kezdő és véghatáridőket.

Ha Ön összetett ismétlődő projektek hajt végre időről-időre, így könnyedén hozhat létre újabbakat. Ha rendszeresen másol egy meglévő projektet javasoljuk, hogy a nevében szerepeltesse a „sablon” szót. Így könnyebben kikeresheti a másolandó projektek listájából. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

37


Résztvevők hozzáadása: A projektben résztvevőket az adatlaptól balra található „Résztvevő hozzáadása” gombbal tudja hozzárendelni a projekthez. A projektben résztvevők minden kapcsolódó bejegyzésről, dokumentum feltöltésről emailben értesülnek. Ezzel a lehetőséggel a résztvevőknek nem kell külön figyelemmel kísérniük a projekt állapotát illetve külön kezelni azt, hogy mindenki megkapta-e a projekttel kapcsolatos, szükséges információkat. Új résztvevő hozzárendelését követően a résztvevő automatikus email üzenetben értesül arról, hogy a projekt résztvevője lett. A beviteli mezőbe gépelve a program automatikusan felajánlja a már begépelt szöveget tartalmazó neveket, segítve így a résztvevő kiválasztását. Hozzáadáskor megadhatja azt is, hogy az adott résztvevő erőforrásainak hány százalékában dolgozik az adott projekten.

7.4 Alprojekt létrehozása Alprojektet a projekhez hasonlóan lehet létrehozni. Az alprojektet létrehozását követően teljesen hasonlóan lehet kezelni, mint egy önálló projektet. Alprojekt rögzítésénél, amennyiben a „Szülő projekt résztvevőinek örökítése, áthozatala” jelölőnégyzet ki van választva, a szülő Projekt eredeti résztvevőit az alprojekthez rendeli a rendszer. Az automatikusan hozzárendelt résztvevők bármelyike törölhető az alprojekt alól.

7.5 Vissza a Projekthez Az alprojekt adatlapján belül, a „Vissza a szülő projekthez”feliratú kék nyíl segítségével lehet visszatérni a szülő Projekthez, mindig 1-1 szintet feljebb haladva.

7.6 Áttekintés Egy projekt megnyitásakor az Áttekintés képernyő nyílik meg először. Itt nyomon követheti a projekttel kapcsolatos összes eseményt, megtekintheti a jegyzeteket, csatolt fájlokat, valamint a kapcsolt számlákat.


38


7.7 Projekt adatlap A projekt beállításainak megtekintésére és módosítására a projekt adatlapjának jobb felső sarkában lévő „Projekt beállítások…” feliratra kattintva van lehetőség. A megjelenő képernyő megegyezik a 7.3 Új projekt létrehozása fejezetben leírtakkal.

7.8 Dokumentumok Dokumentumok, prezentációk, képek, video- és hanganyagok vagy bármilyen állomány feltölthető az adott projekthez. A feltöltés történhet egyszerűen az állományok bármilyen böngészőből való „áthúzásával” a kijelölt területre, vagy a „Dokumentum csatolása extra opciókkal” feliratra kattintva.


39


Áthúzáskor a feltöltött állomány a projekt minden résztvevőjének elérhető lesz. „Dokumentum csatolása extra opciókkal” esetén lehetőség van a feltöltött állományhoz tartozó hozzáférések korlátozására vagy kibővítésére: ebben az esetben a rendszer a projekt minden résztvevőjét felkínálja, de a jelölőnégyzetek használatával ez felülbírálható.

A feltöltendő állományához rövid megjegyzés fűzhető. A feltöltött állományokból a Dokumentumok fül alatt automatikusan épül a vállalati dokumentumtár is! Ha a projekthez valaki dokumentumot csatol, akkor a projekt összes résztvevője automatikus email értesítést kap a feltöltésről. A projekthez csatolt dokumentumok rendezhetők időrendben vagy ABC sorrendben. Amennyiben egy projekthez új résztvevőt adnak hozzá, az automatikusan jogosultságot kap az addig, a projekthez feltöltött összes dokumentumhoz. Ugyanez visszafelé is igaz – azaz, ha egy résztvevőt törölnek a projektről, akkor a projekthez rendelt dokumentumokra vonatkozó jogosultságai törlődnek. Természetesen a dokumentumok jogosultságait külön is lehet hozzárendelni vagy éppen megvonni az egyes felhasználóktól.

7.9 Beszélgetés A Beszélgetés pontban rögzíthető bármilyen, a projekthez kapcsolódó gondolat, feljegyzés, illetve lehetőség van a hozzászólással együtt dokumentum csatolására is. Megosztható interneten elérhető video, kép vagy link a projekt résztvevőivel. Így könnyen áttekinthetők a projekttel kapcsolatos gondolatok, beszélgetések, információk. Ez a projekt aktív csoportmunka felülete. A beszélgetések fórum jellegűek. Az adott jegyzetre a projektben résztvevő kolléga könnyedén válaszolhat, a „Válasz” link segítségével. Egy-egy új hozzászólás mentésekor a projekt résztvevői automatikus email értesítőt kapnak arról, így távollétük esetén, egy email kliensből is követhetik a történéseket. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

40


7.10Adatlap A projekt adatlapja nyitható meg, ez megegyezik a 7.3 Új projekt létrehozása fejezetben leírtakkal.

7.11Pénzügyi lap Ezen az oldalon a projekthez kapcsolódóan költségeket – azaz az alvállalkozóinkat, a projekthez kapcsolódó bevételeket és felhasznált termékeket vehetünk fel. Ha a Projekt -> Beállítások oldalon a “Mindig hozzon létre bejövő számlát projekt költségek hozzáadásakor” opciót bekapcsolták, akkor a felvitt költség számlákból azonnal egy tervezett státuszú költség számla jön létre a Pénzügy modulban. Ez a költség azután módosítható a Projekt modulban, vagy akár a Pénzügy modulban is. Ha a Pénzügy modulban egy számlát a projekthez csatolnak, akkor az automatikusan megjelenik a projekt pénzügyi lapján is. A lényeg, hogy mindkét helyen, mindig ugyanazok az adatok láthatók. Ha egy költség elem státusza megváltozik, akkor a Projekt modulban már nem módosítható, csak a Pénzügy modulban lehet vele tovább dolgozni. Így kettéválasztható a projektek tervezési, alap költség kezelési folyamata a tényleges pénzügyi folyamatoktól. A szimpla költség elemek között, ha a fiókhoz Raktár modul is tartozik, a raktár termék törzsében lévő termékek is felvihetők. A felvitel raktári készlet csökkenést nem eredményez. A jelentősége a költségek és felhasznált termékek felvitelének, hogy a projekt pénzügyi lapján elérhető “Árajánlat készítése” gomb segítségével egyszerűen lehet árajánlatokat készíteni az egyes megtervezett munkálatokról.


41


Új bevétel felvitele esetében azonnal egy kimenő számla jön létre rögzített státuszban. Ez szintén fontos és a fenti megfontolást, a projekt és pénzügy kezelési folyamatait választja ketté. Ez a számla, mint proforma kinyomtatható, kiküldhető; belőle végső, sorszámozott számla állítható ki; vagy éppen törölhető. Bevételek és kiadások felvitele esetén, ha a kiválasztott devizanem eltér a fiók alapértelmezett devizanemétől, akkor automatikusan megjelenik egy árfolyam mező ahol az átváltási árfolyamot lehet megadni. A rendszer ez alapján automatikusan az alapértelmezett devizanembe átszámolva veszi figyelembe a profit számításoknál ez egyes bevételi és/vagy kiadási sorokat. A pénzügyi lapon a bevételekből és költségekből automatikusan nettó profit és pofit ráta számolódik az adott projekt tekintetében. Ez jó képet ad arról, hogy adott projekten milyen pénzügyi bevételre teszünk szert. Mind a bevételek, mind pedig a költségek felvitele esetén a kapcsolódó partner kiválasztása ún. autocomplete mezővel segített. Ugyanakkor a Partnertörzsben még nem szereplő cég esetén, azt közvetlenül a projektből is felvihetjük. A bevételek és kiadások lap az oszlopain látható elnevezésekre kattintva rendezhető csökkenő, vagy növekvő sorrendben.


42


7.12Kapcsolódó teendő lista Lehetőség van kapcsolódó teendő lista létrehozására és projekthez kapcsolására. A teendők kezeléséről a 6. Teendők fejezetben olvashat részletesen

7.13Projekt modul beállításai A projekt modul beállításaival finom hangolhatjuk a modul működését. Az alábbi screenshot szemlélteti a beállításokat.


43



44


8 DOKUMENTUMOK A Dokumentumok modulban lehetőség van a rendszerbe feltöltött minden dokumentum egységes tárolására, megtekintésére, kezelésére. A feltöltött dokumentumok tetszés szerint     

projektekhez vagy partnerhez kapcsolhatók, előre meghatározott vagy saját kategóriába helyezhetők, önállóan is feltölthetők, iktathatók, hozzáférési jogosultságaik egyedileg beállíthatók.

A feltöltött dokumentumok elnevezése alatti „Új verzió feltöltése” szövegre kattintva a dokumentum újabb verziója tölthető fel úgy, hogy közben a régi verziók is megmaradnak. A régi verziók bármikor elérhetők, vagy éppen törölhetők. Dokumentumok feltöltésekor lehetőség van az adott dokumentumhoz hozzárendelni azokat a felhasználókat, akik a dokumentumhoz hozzáférhetnek. A többi felhasználó részére az adott dokumentum nem látható, nem érhető el. Új dokumentum feltöltésekor lehetőség van iktatni is a dokumentumot. Az iktatott dokumentumok az általános iktatási szabályoknak megfelelően kerülnek tárolásra, extra adatokkal feltöltésre. Az iktatott dokumentumok természetesen rendelkezhetnek lejárati határidővel és kapcsolhatók projekthez, partnerhez vagy tetszőleges dokumentum kategóriához. A CO3 keresőjével az iktatásban nyilvántartott ügyek könnyedén visszakereshetők.


45


8.1 Dokumentum feltöltés lépései Dokumentumot feltölteni minden esetben az „Új fájl” gombbal lehetséges. A dokumentum feltöltése során megadható egy rövid leírás, illetve beállítható a kategória, ahová a feltöltés irányul. Itt kezdeményezhető a bejövő vagy kimenő dokumentum iktatása – ügyhöz, felelőshöz kapcsolással egyidejűleg. Amennyiben a dokumentumot projekthez vagy partnerhez kívánja kötni, úgy azt legördülő menüből van lehetősége kiválasztania. A feltöltendő dokumentumokhoz lejárati időt is megadhatunk. Ennek kiemelt jelentősége lehet pl. okmányok, határozott idejű szerződések esetén. A beállított lejárati dátum előtt a rendszer határidős naptárbejegyzés formájában figyelmeztetést küld. Lehetőség van a dokumentum lejárati értesítést más felhasználóra kérni. Alapértelmezetten a dokumentumot feltöltő felhasználó kap értesítést. Egy feltöltendő fájl maximális mérete 20 MB lehet.

8.2 Iktatás A CO3 egy automatikusan generálódó iktató könyvvel rendelkezik. Az egyes dokumentumok feltöltésekor megadható, hogy iktatásra kerüljön vagy sem. Iktatás esetén az alábbi képen látható információk adhatók meg. Iktatószámot a rendszer automatikusan oszt. Új ügy nyitása esetén az iktatószám év/ügyszám/dokumentumszám formátumban generálódik. Adott év első ügyénél az ügyszám az 1 sorszámot kapja. Meglévő ügyhöz történő iktatás esetén az iktatószám utolsó tagja – a dokumentumszám – növekszik automatikusan egyel. Az ügyszám egy éven belül, míg a dokumentumszám egy ügyön belül, megszakítás nélkül folyamatosan növekszik. Iktatott dokumentumot a rendszerből törölni nem lehet.

8.3 Dokumentumok rendezése A Dokumentumait időrendben, ABC sorrendben vagy iktatott ügyek szerint rendezheti.


46


8.4 Kategóriák szerinti szűrés Alapértelmezett kategóriák segítségével könnyedén szűrhetőek a feltöltött dokumentumok. Alapértelmezett kategóriák: projektek, partnerek. Az alapértelmezett kategóriákon kívül korlátlan számú saját kategóriát hozhat létre. A saját kategória elnevezését a kategóriára való szűrés eredményablakában, az „Átnevezés” szövegre kattintva tudja megtenni.

8.5 Tárhely A szabad kapacitás méretét mutatja, mely előfizetési csomagonként különböző mértékű. Igény esetén a tárhely bővítésére 500MB-os egységekben van lehetőség.


47


9 PÉNZÜGYEK A pénzügyi modul a hatóságilag elfogadott számlák kiállítására és költség számlák nyilvántartására szolgáló felület. A CO3 pénzügyi moduljában elérhető számlázó funkciók teljes mértékben megfelelnek a mindenkor hatályos törvényi előírásoknak!

9.1 Beállítások A Beállítások menüpontban történik a számlázó rendszer testre szabása.

Az „Általános beállítások” alatt megadható vagy módosítható adatok:  Adószám, EU adószám,  Vállalkozás jellemzők: Egyéni vállalkozás és Kisadózó. Ezeket a számlán a későbbiekben megjelenítjük.  a számla kiállításkor használt számlasorszám prefix,  a cég összes számlaszáma,  a számlavezető bank SWIFT kódja,  a számlákon általánosan megjegyzésként használt szöveg,  és az alapértelmezett fizetési mód. A fentieken kívül lehetőség van az alábbiak beállítására:  Kiállítás dátum beállításának tiltása - a kiállítás dátuma mindig az aktuális nap lesz, és nem lehet megváltoztatni Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

48


 







Számlázó jogosultsággal rendelkező felhasználók csak a raktárban szereplő termékeket számlázhatják ki. Ne csökkenjen a készlet automatikusan termék számlázása esetén – hasznos, ha Raktár modulban termékeket csak a számla kiállítás segítése miatt vesznek fel, valós raktározást nem végeznek. Vonalkód olvasó használatának támogatása. Az opció jelölése esetén számla kiállításakor a tételsor mezőben állva, a lecsipogott vonalkód alapján a rendszer a Raktár terméktörzséből kikeresi a vonalkódnak megfelelő terméket, majd automatikusan a tételsorba emeli, 1 db egység beállításával. Az MNB hivatalos napi középárfolyamának használata devizás számlák esetén. FIGYELEM! Az MNB hivatalos napi középárfolyamának alkalmazása előtt a NAV felé be kell jelenteni a könyvelője segítéségével! Bejelentés nélkül a forint összeg meghatározásához alkalmazott árfolyam olyan árfolyam lehet, amelyet belföldön pénzváltási engedéllyel rendelkező hitelintézet devizában eladási árként jegyez. Új projekt automatikus létrehozása kimenő számla esetén.


49


A „Nyomtatási beállítások” alatt a nyomtatással kapcsolatos jellemzők állíthatóak.

A „Megjelenítési beállítások” a számla lista képernyőn való megjelenítése szabható személyre.


50


A „Lábléc kép” alatt töltheti fel azt a képet, céges logót, amit szeretne számláinak láblécében megjeleníteni:

9.2 Számlák nyilvántartása A kiállított kimenő számlák automatikusan sorszámot kapnak és nyilvántartásba kerülnek. A költség számlákat azonban külön rögzíteni szükséges. A költségszámlák nyilvántartása további műveletek alapját képezi:      

havi, vagy időszaki nettó és bruttó pozíciószámítás, kintlévőség kezelés, profit ráta számítás, áfa érték számítás, projekt tényköltségeinek és bevételeinek számítása – projekt nyereségesség számítás, egy partnerre eső forgalom kijelzése (kimenő, bejövő egyaránt).

9.3 Lekérdezések A számlák különböző szűrési szempontok szerint lekérdezhetők: aktuális havi, múlt havi vagy akár egy tetszés szerinti időintervallum szerinti listában, státusz, projekt, partner, fizetési mód, devizanem vagy értékesítő kolléga szerint. Költséghelyek és/vagy profit centrumok használata esetén ezekre is külön lehet szűrni.

A lekérdezést követően az összesítő rovatban az adott lekérdezésben szereplő számlák összesítése látható. A forgalom mindig a fiók beállított, alapértelmezett devizanemében Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

51


jelenik meg. A devizás számlákat a rendszer automatikusan átszámolja a számlákon szereplő árfolyam adatok alapján. Ha kifejezetten egy-egy devizanemben szeretné látni az összesítést, úgy a devizanem választó legördülő menüből válassza ki a kívánt devizanemet.

A lekérdezések eredményei XLS és RLB formátumban exportálhatók, vagy kinyomtathatók. Az RLB formátum segítségével a Magyarországon népszerű RLB könyvelő szoftvernek készíthet főkönyvi feladást.

9.4 Számlalista elemei A számlalistában a számlák főbb adatait jelenítjük meg: a számla sorszáma, kiállítási és esedékességi dátuma, a számlához kapcsolódó partner, a számla értékét (nettó, bruttó), részfizetett számla esetén a hátralékot, és a számla státuszát.

9.5 Számlalista információs ikonok A könnyebb áttekinthetőség érdekébe a számlalistában az egyes sorokhoz az alábbi információs ikonokat jelenítjük meg: Fizetett számla

Kimenő számla.

Költség számla

Költség számla csatolt dokumentummal. Az ikonra kattintva a dokumentum megnyílik.

Fizetési késésben lévő számla, a késedelmes napok számával (korosítás). Áru személyesen kiadva az átvevőnek. Áru kiadva futárszolgálatnak.


52


9.6 Számlalista rendezése A számla lista fejlécén a kívánt oszlopra kattintva a lista növekvő, vagy csökkenő sorrendbe rendezhető.

9.7 Költség számla rögzítése A költség számla rögzítése kétféle módon történhet. 1.

A projekt modulban az adott projekt pénzügyi lapján új költség hozzáadásával, a „Bejövő számla létrehozása mentéskor” kiválasztásával. Ezzel, a mentést követően a számla automatikusan bekerül a költség számlák közé. További teendő: a számla hiányzó paramétereinek (számla sorszáma, fizetési módja, kiállításának dátuma, fizetési határideje, teljesítés dátuma, számlakép feltöltése) kitöltése a Pénzügyek ablakban, a számlalistában megjelenő új tételben a „Szerkeszt” gomb segítségével.

Ha a Projekt -> Beállítások oldalon a “Mindig hozzon létre bejövő számlát projekt költségek hozzáadásakor” opciót bekapcsolták, akkor a felvitt költség számlákból azonnal egy tervezett státuszú költség számla jön létre a Pénzügy modulban. Ez a költség azután módosítható a Projekt modulban, vagy akár a Pénzügy modulban is. Ha a Pénzügy modulban egy számlát a projekthez csatolnak, akkor az automatikusan megjelenik a projekt pénzügyi lapján is. A lényeg, hogy mindkét helyen, mindig ugyanazok az adatok láthatók.


53


2.

A másik lehetőség közvetlenül a Pénzügy modulban található „Új költség számla rögzítése” link segítségével. A számla minden adatát itt kell rögzíteni, majd azt a legördülő menü segítségével projekthez is lehet rendelni.

A számla adatainak rögzítését és mentését követően a számla, ill. a számlához tartozó dokumentumok szkennelt változata is csatolható. A költség számlákhoz feltöltött számlaképek alapértelmezetten letöltődtek a felhasználó gépre még akkor is, ha a böngészője képes lett volna közvetlenül megnyitni az állományt. A PDF formátumú csatolmányok automatikusan megnyitásra kerülnek. A számla listában külön piktogram jelzi, ha a költség számlához feltöltött dokumentum is tartozik.

9.8 Költség számla státusza Alapértelmezett esetben a számlák rögzített státuszba kerülnek. Ha a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó a számlát jóváhagyott állapotra állítja, akkor a pénzügyes- illetve a megfelelő jogosultsággal rendelkező kolléga, e-mail értesítést kap a számla kifizethetőségéről. A visszautasított számla azt jelenti, hogy a számlának alaki, vagy tartalmi hibája van, ezért azt nem lehet befogadni. Amennyiben a számla kiegyenlítése megtörtént, a státuszt fizetettre lehet állítani – így ha a számla kiállítója érdeklődik, akkor pontosan egyeztethető a tényleges fizetés időpontja. A költség számlákon lehetőség van fizetettség vonatkozásában az egyenleg kezelésére. Dátum szerint beállítható, hogy mikor mennyit fizettek meg az adott számlából, a rendszer nyilvántartja a maradvány értéket.

9.9 Kimenő számla készítése A rendszerben lehetőség van számla kiállítására, mely megfelel a Pénzügyminisztérium és az Adóhatóság ide vonatkozó törvényi előírásainak. A kimenő számlák készítése előtt, a NAV Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

54


felé 2014. október 1-től, a 23/2014 (VI.30) NGM rendelet alapján bejelentési kötelezettsége van. Az online szolgáltatás igénybevételének kezdetét követő 30 napon belül kell a bejelentést megtenni a NAV által rendszeresített nyomtatványon. A CO3 egy online számlázó rendszer, így Önnek be kell jelenteni:  az online számlázó rendszer nevét és elérhetőségét; (Név: CO3 Online Ügyviteli Rendszer, Elérhetőség: http://co3app.com)  az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét, adószámát; (CO3 Kft., Adószám: 23695566-2-13)  az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő időpontját (Az igénybevétel kezdő időpontja a felhasználói fiók havi díjának első befizetési időpontja.) A bejelentést megkönnyíti a Hasznos fülön található „Számlázó NAV bejelentése” link. Ennek hatására a rendszer megjeleníti a bejelentéshez szükséges, személyre szabott információkat.

Számlát létrehozni a Pénzügyek modulban az „Új számla létrehozása” gomb segítségével lehet.

9.9.1 Számla adatainak rögzítése Az „Új számla létrehozása ablakban” lehet rögzíteni az elkészíteni kívánt számla adatait:


55


Az alábbi adatok megadására van lehetőség:             

Vevő, Kiállítás dátuma, Fizetés dátuma, Teljesítés dátuma, Fizetési mód (átutalás, készpénz, bankkártya, csekk, egyéb, utánvét, beszedési megbízás, átutalás 15 nap, átutalás 30 nap), Devizanem, Árfolyam – amennyiben a számla devizaneme eltér a fiók alapértelmezett devizanemétől, Bankszámlaszám, Profit centrum, Értékesítő, Számlatétel megnevezése, Mennyiség, Mennyiségi egység,


56


         

Áfa kulcs, Egységár, Engedmény, Tételsor megjegyzés, Számla megjegyzés Kapcsolódó projekt, Számla nyomtatása PDF-be, Számla küldése elektronikusan, E-aláírás és időbélyegzés, Kapott készpénz (csak készpénzes fizetés esetén).

A számla többi adatát a rendszer a fentiek alapján automatikusan kitölti.

9.9.2 Tételsorok rögzítése, korábbi tételek kikeresése Az „Új tételsor” segítségével több számlasor hozható létre. Az egyes tételekhez külön-külön Áfa kulcs, mennyiség, mennyiségi egység, egységár és engedmény adható. A nem kívánt tételsort külön-külön is törölhető, a sor végén lévő „X” ikon segítségével.

A tételsorokban található adatokat a számla mentésekor a rendszer automatikusan tárolja, így azok egy későbbi számla készítésekor automatikusan előhívhatók. A korábbi tételek a „Tétel megnevezése” mezőbe történő gépeléssel hívhatók elő. Kezdje el gépelni a keresett tétel megnevezését, majd válassza ki a kívánt értéket a megjelenő listából. A tételek esetén a rendszer automatikusan megjegyzi a tétel megnevezését, ÁFA kulcsát, mennyiségi egységét és egységárát. Ha ugyanazon tétel megnevezéshez különböző egységárak kapcsolódnak, akkor ezeket a rendszer, mint tétel variációkat őrzi.

9.9.3 Számla mentése Mindaddig, amíg a számla csak a „Mentés” gombbal kerül rögzítésre, a számla bármikor módosítható. Ha pl. egy számla túl sok tételből áll, vagy egyes tételnél nincs pontos információnk, a számla írása felfüggeszthető, a már rögzített adat nem vész el. Ennek oka, hogy a mentést követően a számla sorszámot még nem kap, ezért nem minősül számlának, így az bármikor módosítható, szerkesztése folytatható.


57


9.9.4 Számla előnézet megtekintése Az „Előnézet”-et választva megtekinthető a számla nyomtatási képe, illetve innen ki is nyomtatható maga az előnézeti, minta kép.

9.9.5 Proforma számla készítése A „Proforma” gomb megnyomásával a számla mentésre kerül, és egy „PF” prefixű sorszámot kap. A Proforma számla automatikusan nyomtatódik. Az előállított Proforma számla betölti egyben a Díjbekérő szerepét is. A későbbiekben a „Számla nyomtatása” gomb segítségével a Proforma számla rendes számla sorszámot kap, tényleges kimenő számlává alakítható.

9.9.6 Számla véglegesítése, nyomtatása A tételsorok felvitelét követően a „Számla nyomtatása” gombbal, a számla sorszámot kap és bekerül a kimenő számlák közé. A számla sorszámozása megfelel 23/2014 (VI.30) NGM rendeletben foglaltaknak, mely szerint: „a számlázó program – a (2)–(4) bekezdésben meghatározott eltérésekkel – kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítson”. Alapbeállítás szerint, minden számla 2 példányban kerül azonnal nyomtatásra. Az alapértelmezett példányszám, valamint a kívánt nyomtatási irány (nyomtatóra vagy PDF állományba) nyomtatás előtt módosítható. FIGYELEM! A nyomtatást követően a számla véglegesítésre kerül. Automatikusan számla sorszámot kap. Ettől kezdődően, a számla nem módosítható, csak megtekinthető, valamint másolati példányok nyomtathatók. A számlát törölni nem lehet, csak Érvénytelenítő számlát lehet kiállítani.

9.9.7 Példányszámozással kapcsolatosan felmerülő kérdések Sajnos mind a mai napig felmerülnek kérdések a példányszámozással, példányok jelölésével kapcsolatosan. Ezért a törvények változását alább összegyűjtöttük: Eredetileg a számlázó programokra vonatkozó jogszabályokat a többször módosított 24/1995. (XI.22.) PM rendelet tartalmazta. Ennek a rendeletnek az 1/F. § pontjának (1) bekezdése érintette (szabályozta) a példányokra vonatkozó előírásokat:  2010.04.01-ig volt hatályos a számlapéldányok sorszámozása (régen minden számlapéldányt sorszámozni kellett): "1/F. § (1) A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra való nyomtatása során biztosítania kell a) az összes számlapéldány sorszámozását, ha az előállítás az egyes számlapéldányok egymás utáni nyomtatásával történik, illetőleg b) annak feltüntetését, hogy a számla összesen hány példányban készül, ha az előállítás több példányos, összeszerelt és előnyomás nélküli papírra történik."  2010.04.01-től 2010.09.27-ig volt hatályos (ELTÖRÖLTÉK a példányszámozást , de meg kellett különböztetni a számla eredeti és másolati példányát): "1/F. § (1) A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra nyomtatása során biztosítania kell, hogy a számla eredeti és másolati példánya egymástól Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

58




megkülönböztethető és eredeti példányként csak 1 példányban legyen nyomtatható." 2010.09.27-én az 1/F.§ pont (1) bekezdés hatályon kívül helyezésével ELTÖRÖLTÉK a számla eredeti és másolati példányainak megkülönböztetését is.

2014.07.01-én megjelenő 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet a teljes 24/1995. (XI.22.) PM rendeletet hatályon kívül helyezte!

9.10Hiteles elektronikus számla készítése A CO3 rendszerben lehetőség van a hatályos jogszabályoknak mindenben megfelelő elektronikus számla kiállítására. Az ilyen számlák nyomtatást nem igényelnek, elektronikus úton továbbíthatók és elektronikusan tárolandók. Az elektronikus számlák a CO3 Kft. saját fokozott biztonságú tanúsítványával kerülnek aláírásra, majd minősített szolgáltatótól származó időbélyegzőt kapnak. A tanúsítvány elektronikus aláíráshoz és titkosításhoz használható elektronikus igazolás. Az időbélyeg bármilyen elektronikusan tárolt információ egy adott időpillanatban való létezését bizonyítja. A számlák elektronikus aláírással és időbélyeggel való ellátása külön egységáras díjazás keretében vehető igénybe. Az időbélyegzés egységára előfizetési csomagonként változó. A Pénzügyek lap felső részén láthatja aktuális időbélyeg egyenlegét:

A „Feltöltés”-re kattintva rendelkezhet az egyenleg feltöltéséről:

Itt beállíthatja, hogy milyen összeggel kívánja feltölteni az egyenleget. A rendszer kártyás és átutalással történő fizetésre ad lehetőséget. Elektronikus aláírással és időbélyeggel úgy tudja ellátni számláját, hogy rögzítéskor a számla alsó részén valamely elektronikus módot választja: 

Számla nyomtatása PDF-be, vagy


59




Számla küldése elektronikusan.

Ha a fentiek közül valamelyik opció kiválasztásra kerül, aktívvá válik az „E-aláírás és időbélyegzés?” lehetőség.

Ezt is kiválasztva a számla úgy fog elkészülni, hogy tartalmazza a CO3 Kft. saját fokozott biztonságú tanúsítványát és a minősített szolgáltatótól származó időbélyeget. A számla kiállítását követően időbélyeg egyenlegét csökkentjük a díjcsomagjához tarozó időbélyeg egységárral. Jogszabályi háttér: Törvények: 



2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa törvény) o a számla fogalma (168. §) o a számla kötelező adattartalma (169. §) o a számlák megjelenési formái (174. §) o az elektronikus számlákra vonatkozó szabályok (175. §) 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (Eat.) o a hiteles elektronikus nyilatkozattétel, illetőleg adattovábbítás jogszabályi feltételei

Rendeletek: 



24/1995 (XI.22.) PM (Számla rendelet) o az eSzámla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai (1/G-H §) 46/2007. (XII. 29.) PM (eSzámla rendelet) o az EDI rendszer alkalmazásának részletszabályai (1-2. §) o a bemutatási kötelezettség mikéntje (3. §) o adóhatósági ellenőrzéshez elfogadott formátumok (2. melléklet)

9.11Elektronikus számlázás, hitelesítés nélkül A CO3 rendszer képes a számlát közvetlenül elektronikus úton megküldeni a számlán szereplő Vevő partnernek. Az opciót az Új számla készítése felületen lehet elérni. Az Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

60


elektronikus számla küldése opciót választva, az „E-számla küldése” gomb hatására a számla elkészül és a kiválasztott email címre automatikusan kiküldésre kerül. A számla képe egy csatolt PDF állományban érkezik meg a címzetthez. A kiküldött levélről másolatot kap a számla készítője is.

FIGYELEM! Az így kiállított és a vevőhöz eljuttatott számlát mind Önnek, mind pedig a vevőnek ki kell nyomtatnia. A könyvelésbe csak papír alapon lehet betenni. Az adóhatóságnál is csak így érvényesíthető adólevonásra.

9.12Érvénytelenítő számla készítése (sztornó) Kiállított számláit a jogszabályoknak megfelelően, érvénytelenítő számla készítésével tudja sztornózni. Érvénytelenítő számlát a számla listából, vagy magáról számla lapjáról tudja elkészíteni. A számla listában a kívánt számla sorának végén látható szürke X ikonra kattintva indíthatja el az érvénytelenítő számla készítését. A számla lapjáról az „Érvénytelenítő számla” gomb megnyomásával készítheti el.

9.13Egyenlegkezelés A kimenő számlák esetében lehetőség van azok fizetettségi státuszának, egyenlegének kezelésére. Egy számla vagy kifizetett – ebben az esetben a teljes összeget kifizették, vagy részfizetett státuszt vehet fel. A részfizetés esetén a rendszer eltárolja, hogy mekkora összeget fizetett ki a partner, melyből kiszámítja a még fennálló tartozást. Több részlet fizetése esetén a rendszer a befizetett egyenleget göngyölíti. Az ezzel kapcsolatos információk a számlaképernyő alsó részén találhatók. Ugyanitt állítható a számlához tartozó árukiadás állapota is, illetve további olyan számlához kapcsolódó információk, melyek utólag is megváltoztathatók.


61


9.14Kintlévőség kezelés Hamarosan lejáró és lejárt számlák áttekintésére nyújt lehetőséget. A számlák 5 nappal a fizetési határidő esedékessége előtt kerülnek a menüpont által lekérdezhető státuszba. Lehetőség van a tartozással rendelkező partnerek számára egyenlegközlő levél küldésére is.

Az egyenlegközlő levél PDF formátumban készül el és automatikusan töltődik le a számítógépére. Ezt követően tetszés szerint küldheti el az érintett partnernek kinyomtatva postán, vagy akár elektronikus úton email csatolmányként. A lekért egyenlegközlő betölti egyben a fizetési felszólítás funkciót is. A hatékony kintlévőség kezelés megakadályozza a követelések felhalmozódását, növekedését, csökkenti a cég járulékos költségeit.

9.15Költséghelyek és profit centrumok A költséghelyekkel és profit centrumokkal a költség és kimenő számláit rendezheti csoportokba. Költség számla rögzítésekor megadhatja, hogy a számlát mely költséghelyre szeretné tenni. Teljesen új költséghely esetén gépelje be a költséghely teljes nevét. Amennyiben meglévő költséghelyet szeretne választani, kezdje el begépelni a költséghely nevét, a rendszer automatikusan megjeleníti a kezdőbetűknek megfelelő költséghelyeket – vagy ha „legördülő” módba vált, akkor a szöveges mező egy legördülő mezővé válik, amiből könnyedén választhat. A profit centrumok a költséghelyek bevételi oldali párjai. Ezeket a kimenő számlák készítésekor tudja megadni, hasonló módon, mint a költséghelyeket.


62


A számla listában a „További opciók” gombra kattintva a meglévő költséghelyekre és profit centrumokra is tud szűrni.

9.16ÁFA jelentés Segítségével az adott havi ÁFA devizanem és ÁFA kulcs bontásban lekérdezhető. A funkció az aktuális futó hónapra és az elmúlt időszakra működik.

9.17Jutalékszámítás Ebben a menüpontban automatikus elszámolás készíthető az értékesítő kollégák jutalékáról. Csak be kell állítania a kívánt időszakot, kiválasztani az értékesítő kollégát, majd megadni a jutalék mértékét. Az így elkészült elszámolás azonnal nyomtatható. FIGYELEM! A kalkuláció csak azokat a számlákat veszi figyelembe, melyekhez a számla kiállításakor az adott értékesítőt a legördülő listából hozzárendelték.


63


9.18Automatikus számlázás Az automatikus számlák készítésének első lépése, hogy a Partnerek modulban, adott partnerekhez egy már elkészített számlát, ismétlődéssel beállítsanak. Az automatikus számlázást a Pénzügy modulban lehet indítani. A rendszer a legutolsó futástól számított periódusba eső összes automata számlát kiállítja. Az elektronikus számlákat e-mailben azonnal kiküldi a címzetteknek. A számla PDF formátumban, egy email csatolmányaként kerül kiküldésre.

A nyomtatásra jelölt számlákat a rendszer partnerenként egy darab, több oldalas PDF-ben generálja le. A nyomtatandó számlákról a rendszer 50 darabonként készít PDF állományt, így sok (akár több ezer) nyomtatandó számla esetén több nyomtatandó PDF készül. Az automatikus számlák természetesen megjelennek a számla listában is, mint bármely normál kimenő számla. A számla listában lehetőség van az Automata számlák külön szűrésére, így az adott időszakban kiállított automatikus számlák könnyen leválogathatók, egyeztethetők.


64


9.19Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 2016. január 1-jétől hatályos 11/A. §-a értelmében a számlázó programnak olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető a) a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve b) a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra. A rendelet 3. melléklete szerinti XSD séma határozza meg azt az egységes adatszerkezetet, amelyben a számlázó program az adatexport során előállítja a számlák adatait XML formátumban. A CO3 rendszerében a Pénzügy modul – Hasznos szekciójában található „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” menüpont segítségével érhető el a funkció. A megjelenő képernyőn a rendeletben meghatározott módon lehet kezdő és záró dátum, vagy kezdő és záró számlasorszám szerint elvégezni az adat lekérdezést.


65


A lekérdezés eredménye XML formátumban áll elő, mely a lekérdezést követően megjelenő linkről azonnal letölthető. A letöltött állományt szükséges az Adóhivatal számára átadni az általa megjelölt módon. FIGYELEM! Az Adóhivatalt hivatalosan is megkerestük 2015. október elején, hogy a lehető legmagasabb minőségű és az Adóhivatal által mindenképpen elfogadott adattartalmú állományt készíthessünk a CO3 segítségével. Egy egyszerű teszt felületet kértünk, mellyel a törvényben elvárt, de ott minden részletében pontosan nem meghatározott XML állományt lehet tesztelni. Az Adóhivatal az alábbi válasszal szolgált megkeresésünkre 2015 október 21én: „…Az adóhivatal jelenleg nem tervez az XML állományok tesztelésére, validálására publikálni tesztelő programot, tekintettel arra, hogy a számlázó programok tesztelése, jóváhagyása vagy érvényesítése nem az adóhatóság feladata és jogszabály sem tartalmaz konkrét rendelkezést arra vonatkozóan, hogy a tesztelést hogyan kell elvégezni….” Fentiekre tekintettel kérjük, hogy amennyiben az Adóhatóság a fenti adatszolgáltatás keretében Önnek hibát jelez, vegye fel velünk a kapcsolatot és adja meg az Adóhatóság által jelzett konkrét hibát.

9.20Házipénztár A Pénzügyek képernyőről –külön előfizetéssel- érhető el a Házipénztár bővítmény, amely lehetőséget kínál több házipénztár létrehozására és kezelésére, a pénztárakon belül pénztári műveletek (be- és kifizetés) végrehajtására, illetve pénztári nyitások és zárások lebonyolítására.


66


Az egyes pénztári műveletek a kiállított vagy költség számlákkal automatikusan összekapcsolhatók, erre a pénztári műveletek részletes ismertetésénél olvashat bővebben. A Házipénztárban tetszőleges számú pénztárat hozhat létre és kezelhet, akár különféle valutanemekben is.

9.20.1A Házipénztár képernyő elemei

A képernyő felső részében különböző szűrőfeltételek állíthatók be, amik az alsó részen megjelenő találati listára vannak kihatással. Szűrhetünk pénztárra, pénztárosra, bizonylat típusára, devizanemre, stb.

9.20.1.1

Pénztár nyitás

Már létező lezárt pénztár megnyitására, vagy új pénztár létrehozására és megnyitására szolgál.  Ha már meglévő, lezárt állapotban lévő pénztárat szeretne megnyitni, a „Válasszon pénztárat” legördülő listából válassza ki a megnyitandó pénztárat. Már meglévő pénztár megnyitásakor a program a devizánkénti induló pénzkészletet az utolsó záráskor mentett adatokkal tölti ki. Ezeket a felhasználó módosíthatja.  Ha új pénztárat kíván létrehozni és megnyitni, akkor ugyanebből a Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

67


menüből válassza az „Új pénztár hozzáadása értéket”. Ebben az esetben egy új beviteli mező nyílik meg, ahol megadhatja az új pénztár nevét, illetve a pénztárban kezelni kívánt devizanemeket kijelölve meg kell adni azok induló pénzkészletét.

9.20.1.2

Befizetés

Pénztári befizetés rögzítésére szolgál.

Kötelezően kitöltendő mezők:  Vevő: a vevőt nevének begépelésével a partnerlista alapján megjelenő listából választhatunk ki, vagy közvetlenül új vevőt vehetünk fel.  A befizetést rögzítő pénztár (amennyiben a pénztáros több pénztárhoz is hozzáfér).  Összeg: a befizetés összege Opcionálisan megadható mezők:  Könyvelési számlaszám: a befizetés alapjául szolgáló kimenő számla számának megadásával a rendszer a befizetést automatikusan a számlához kapcsolja és ez alapján részben vagy egészben teljesíti is a számlát.  Eredeti bizonylatszám: a rendszer két karakter begépelése után automatikusan felkínálja a rendszerben lévő kiállított számlák számait. Ha létező számlaszámot választ ki, akkor a rendszer a bizonylat zárását követően automatikusan kiegyenlítésként – részösszeg esetén részfizetésként – könyveli le a befizetést az adott kimenő számlához.  Munkaszám  Költséghely  Megjegyzés


68




Kapott készpénz: a beírt összeg alapján a rendszer automatikusan kiszámolja és megjeleníti a visszajáró összegét.

Automatikus befizetési bizonylat készítése készpénzes számla rögzítésekor: A rendszer képes arra, hogy egy készpénzes kimenő számla rögzítése és teljesítése esetén automatikusan elkészítse az ehhez kapcsolódó befizetési bizonylatot. Ehhez a Beállításokon belül kell kiválasztani az alábbi mezőt:

A változtatás életbe lépéséhez ki- és bejelentkezés szükséges. A beállítás hatására készpénzes kimenő számla rögzítésekor a számla űrlapon megjelenik az alábbi mező a „Pénztárbizonylat készítés” mező, ahol kiválasztható a befizetési bizonylat pénztára. Ezek után, a számla véglegesítésekor a számla összegének, vagy részteljesítés esetén a befizetett összegnek megfelelő befizetési bizonylat készül, természetesen a befizetett összeggel növelve a pénztár állományát.

9.20.1.3

Kifizetés

Pénztári kifizetés rögzítésére szolgál.

Kötelezően kitöltendő mezők:  Vevő: a vevő nevének begépelésével a partnerlista alapján megjelenő listából választhatunk ki, vagy közvetlenül új vevőt vehetünk fel.  A kifizetést teljesítő pénztár (amennyiben a pénztáros több pénztárhoz is hozzáfér).  Összeg: a kifizetés összege


69


Opcionálisan megadható mezők:  Könyvelési számlaszám: a kifizetés alapjául szolgáló bejövő (költség) számla számának megadásával a rendszer a kifizetést automatikusan a számlához kapcsolja és ez alapján részben vagy egészben teljesíti magát a számlát.  Eredeti bizonylatszám  Munkaszám  Költséghely  Megjegyzés  Kifizetett készpénz. Automatikus kifizetési bizonylat készpénzes számla rögzítésekor: A kimenő számlák rögzítéséhez hasonlóan a rendszer képes arra, hogy egy készpénzes bejövő (költség) számla rögzítése és teljesítése esetén automatikusan elkészítse az ehhez kapcsolódó kifizetési bizonylatot. Ez a funkció a fent ismertetett módon, a „Beállítások” alatt kapcsolható ki vagy be. A beállítás hatására készpénzes bejövő számla rögzítésekor a számla űrlapon megjelenik a „Pénztárbizonylat készítés” mező, ahol kiválasztható a kifizetési bizonylat pénztára. Ezek után, a számla véglegesítésekor a számla összegének megfelelő kifizetési bizonylat készül, természetesen a kifizetett összeggel csökkentve a pénztár állományát.

9.20.1.4

Pénztár zárása

A pénztár zárása funkcióval zárható a pénztár, a zárásról bizonylat készül. A megjelenő űrlapon devizanemenként és címletenként kell megadni a pénztári készletet. Ez alapján a rendszer kiszámolja a pénzforgalmat, a záró egyenleget és az esetleges eltérést (többlet vagy hiány). Zárás alatt lévő pénztárban nem lehet műveletet végezni. A pénztári zárásról automatikusan, kinyomtatható zárási bizonylat készül.


70


9.20.1.5

Beállítások

A beállítások képernyőn van mód kiválasztani, hogy készüljenek-e automatikusan pénztári bizonylatok készpénzes számlák esetén. Ugyanitt rendelhetünk hozzá felhasználókat egy vagy több pénztárhoz. A felhasználók csak azokat a pénztárakat látják, amelyekhez hozzá vannak rendelve.

9.20.1.6

Jogosultságok

A Házipénztár bővítményt csak azok a felhasználók érhetik el, akik a Pénzügy modult is elérhetik - ezek a Super Admin, a Controller és a Számlázó. A Super Admin minden korlátozás nélkül minden pénztárat, minden bizonylatot lát és kezelhet, bármilyen műveletet végezhet. Eléri a Pénzügy modul Beállításait is. A Controller a Pénzügy modulon belül minden korlátozás nélkül minden pénztárat, minden bizonylatot lát és kezelhet, bármilyen műveletet végezhet. A Pénzügy modul Beállításait nem éri el. A Számlázó jogosultsággal rendelkező felhasználók csak és kizárólag azokat a pénztárakat látják, melyhez hozzárendelték. A pénztári műveleteket korlátozások nélkül érik el, azonban csak és kizárólag a saját maguk által létrehozott bizonylatokat látják.


71


10 E-MAIL Az Email modul jelenleg nem része a CO3 csomagjainak, azt külön előfizetés után lehet használatba venni. A modulra a Fiók beállítások oldalon található Bővítmények részen tud feliratkozni. Az E-mail modul használatával lehetősége van a CO3-on belül kezelni e-mail postafiókját, így nem kell külön ablakban megnyitni levelező kliensét. A CO3-ban rögzített partnereitől kapott levelek egy gombnyomással „átküldhetők” a partner adatlapján nincs szükség másolgatásra, és biztos lehet benne, hogy minden, a partnertől kapott információ rögzítésre kerül. Ehhez nem kell mást tennie, mint megrendelni az Email modult és beállítani a levelező klienst!

10.1Beállítások 10.1.1Általános beállítások Az általános beállítások alatt adható meg, hogy a levelek milyen küldő címről és milyen néven kerüljenek továbbításra. Itt adható meg a levelek végére kerülő aláírás is. Egy felhasználóhoz egy postafiókot rögzíthet.


72


10.1.2Szerver beállítások A szerver beállítások alatt adhatóak meg annak az e-mail szolgáltatónak az adatai, ahol a postafiók található és ahonnan a leveleket szinkronizáljuk.


73


A három leggyakoribb ingyenes levelező szerver szolgáltató (Gmail, Yahoo, Freemail) beállításait rögzítettük, így ha azok közül választ, akkor a szükséges beállítások automatikusan kitöltődnek. Már csak a felhasználó nevét és jelszavát kell megadnia.

Amennyiben Ön más levelező szervert használ, kérjük annak pontos beállításáról érdeklődjön szolgáltatójánál!

10.1.3Képernyő beállítások A Képernyő beállítások alatt a postafiók megjelenítésével kapcsolatos tulajdonságokat lehet testre szabni.


74


10.2„Okos” e-mail kezelés Az Okos email opció bekapcsolásával postafiókja megszokott Bejövő mappája (Inbox) automatikusan három fő részre bomlik: -

VIP ügyfelektől érkezett levelek – azon email címekről érkezett levelek, melyek a Partner törzsben megtalálhatók és az adott partner VIP kategóriába tartozik. Partnertől érkezett levelek – azon email címekről érkezett levelek, melyek a Partner törzsben megtalálhatók és adott partnerek nem tartoznak a VIP kategóriába Egyéb levelek – az összes többi, nem ismert címről érkezett levél

Így lehetősége nyílik arra, hogy csak az Önnek fontos és releváns levelekkel foglalkozzon, mivel azokat a rendszer automatikusan kiválogatja. Az Okos email kezelés bekapcsolása esetén beállíthatja, hogy a megoldott leveleket mely mappába helyezze át a rendszer. Ez azt jelenti, hogy Ön létrehozhat egy új mappát, vagy kijelölhet egy meglévőt, melybe az elolvasott, megválaszolt és egyben megoldott levelek egy kattintással átkerüljenek.

10.3Levelek kezelése A levelek kezelése teljes mértékben megegyezik az email kliensekben elérhető levélkezelési funkciókkal. Így lehetősége nyílik: -

leveleket megnyitni megválaszolni továbbítani törölni megjelölni olvasatlanként átmozgatni más mappába véletlenül törölt levelet visszaállítani.

Mivel az Email modul egy már meglévő postafiókra csatlakozik, így az Email modulban végrehajtott levélkezelési műveletek rögtön láthatóak más, ugyanarra a postafiókra csatlakoztatott eszközön (pl. okostelefon) vagy szoftverben (pl. Outlook, Thunderbird, stb.).


75


10.4Levél írása Levelet írni az „Új üzenet” gombra kattintva tud. Hatására megnyílik a levél szerkesztő felület, melyen minden szükséges mezőt megtalál a levél írásához. Leveléhez tetszőleges számú csatolmányt adhat, a levél szövegét pedig egy mini szövegszerkesztő felület segítségével írhatja meg. A Bezár gombbal mentés nélkül léphet ki a levél szerkesztéséből, míg a Mentés gomb segítségével ún. Draft üzenetet hozhat létre a megszokott Draft mappába. Az ablak jobb felső sarkában található Küldés gombbal a levelét elküldheti.

10.5Levél megválaszolása A levél megnyitása után, annak jobb felső sarkában található ceruza ikonra kattintva érheti el a válaszadási típusokat. Válassza ki az Önnek megfelelőt, majd elkezdheti írni válasz levelét.


76


10.6Mappák kezelése Az egyes mappák tartalmát, a mappák nevére kattintással tekintheti meg. A mappák szerkesztéséhez, törléséhez válassza a „Mappa létrehozása vagy szerkesztése” lehetőséget.

Ennek hatására a mappa lista szerkeszthető formában jelenik meg. A mappák nevét a nevüket tartalmazó mezőbe történő írással, majd a Mentés gomb megnyomásával változtathatja meg. Új mappát is felvehet, ha az új mappa mezőbe beírja a mappa nevét, majd megnyomja a Mentés gombot. Mappa törléséhez a sorok végén található X ikont kattintsa. Arra azonban figyeljen, hogy a törlés azonnal végrehajtódik, a mappával együtt, az abban tárolt összes üzenet törlésre kerül.


77


11 RAKTÁR A Raktár modul a cég által kezelt készletek, tárgyi eszközök nyilvántartására, mozgatására, leltározására szolgáló felület. A rendszerben korlátlan számú raktárt lehet létrehozni és kezelni. A raktárkezelés FIFO elven működik. (Az angol First In - First Out kifejezés rövidítése: olyan törvényi szabályozás által elfogadott készletértékelési módszer, mely szerint a legkorábbi beszerzésű készlet kerül elsőként kiadásra / értékesítésre.)

FIGYELEM! A „Felhasználók és beállítások” modulban osztható ki a Raktáros jogosultság. Több raktár nyilvántartása esetén a Raktár modulon belül, a Raktáros jogosultságok pontban a raktáros jogosultsággal rendelkező felhasználóknak külön-külön be lehet állítani, hogy mely raktárakat kezelhetik és melyeket nem. A rendszer alapértelmezése természetesen, hogy a raktáros joggal a felhasználó minden raktárat kezelhet, így akinek nem szükséges ez a korlátozás, nem kell a beállításokkal szűkítenie a hozzáférést.

11.1Raktár létrehozása, kiválasztása Amíg a felhasználó nem hoz létre saját raktárt, addig a felvitt termékek az Alapértelmezett raktárba kerülnek. Innen később átmozgathatóak a Saját raktárak valamelyikébe.


78


Saját raktárt úgy lehet létrehozni, hogy Bevételezéskor a bevételezési raktár kiválasztásakor az „Új raktárat hozok létre” sorra kattintunk. Ekkor ugyanabban a sorban megjelenik egy szöveges mező, ahová az új raktár nevét beírhatjuk.

11.2Termékek A raktár modul kezdőképernyőjén tekinthető meg a teljes terméklista a hozzá tartozó legfontosabb adatokkal. A listában termékenként összesítve látható valamennyi kezelt raktár együttes készlete.

A lista megjelenő oszlopai testre szabhatók. Bármely oszlop fejléc jobb sarkában megjelenő nyíl ikonra kattintva lenyílik a megjeleníthető oszlopok listája. Itt kijelölheti, hogy mely oszlopokat szeretné látni és melyeket nem. Az oszlopok sorrendje is megváltoztatható. Szintén az oszlop fejlécére kattintva, majd az egér gombjának nyomva tartása mellett a kiválasztott oszlopot a kívánt helyre húzva lehet a sorrendet megváltoztatni. Ezen kívül pedig az egyes oszlopok szélessége is beállítható. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

79


A beállításokat a rendszer automatikusan elmenti az aktuálisan használt számítógép böngészőjébe ún. cookie –k segítségével. Így legközelebb ugyanazon megjelenítési beállítások fogják fogadni. A Raktár modulban a termékekről rögzíthető információk száma kibővített, így tárgyi eszköz nyilvántartására és kedvezmény kategóriák kezelésére is alkalmas. Az egyes tárgyi eszközökhöz specifikusan rögzíthetők az alábbi adatok: gyártó neve, gyártási év, gyártási szám, üzembe helyezés ideje, értékcsökkenési leírás %-ban megadva. A raktár modulban lehetőség van utalványok kezelésére is. A rendszer bevételezéskor azokat a termékeket tekinti utalványnak, melyek az Utalványok nevű csoportba kerülnek. Az utalványok esetében a bevételezéskor egyszerűen csak meg kell adni az utalványköteg kezdő sorszámát, majd ezt követően a bevételezni kívánt mennyiséget. A rendszer az utalványsorszámokat automatikusan kiosztja és a darabonkénti bevételezéseket automatikusan megteszi. Az utalványokat természetesen lehet mozgatni, szállítólevélre tenni, visszavételezni, történetüket lekérdezni. A CO3 keresőjével az utalvány sorszámok könnyedén kereshetők.

11.3Raktár megtekintése A képernyő bal felső sarkában található legördülő listából valamelyik raktárt kiválasztva a raktár aktuális készletét tartalmazó lista jelenik meg.

A megjelenő lista fejlécéből indíthatóak a különböző raktárműveletek.

11.4Új termék felvitele Egy termék felvétele az új termék adatlapjának létrehozásával kezdődik. Az gombra kattintással megjelenő ablakban kell megadni az adott termékhez rendelt paramétereket.


80


Amennyiben a termék EAN kódját kitölti és a Beállítások között a vonalkód olvasó támogatást bekapcsolja, úgy egy vonalkód olvasó segítségével is kiválaszthatja a kívánt termékeket a kódjaik csipogtatásával. Így gyorsan készíthet bevételezéseket, vagy éppen szállítólevelet. De még a leltározást is elvégezheti a vonalkód olvasóval. A felvitelre kerülő termék lehet alkatrészekből álló. Ilyen esetben a raktárba felvitt termékeket meg tudja adni, mint a termék alkotóelemeit, alkatrészeit. Az alkatrészek és az „összeszerelt” termék készlet mennyisége nem kötött, egymástól független.

Termék rögzítésekor megadhat különböző, termékhez kapcsolódó árakat:   

Lista ár: a termék általánosan használt eladási ára Nagyker ár: a termék nagykereskedési értékesítéskor használt ára Alapértelmezett beszerzési ár: ez az ár fog bevételezéskor automatikusan megjelenni a beszerzési árként, gyakran vásárolt termékek esetében lehet hasznos. A Bevételezési lapon természetesen módosítható.


81




Utolsó beszerzési ár: nem módosítható, a termék legutolsó bevételezésekor megadott ár.

11.5Vonalkód nyomtatás A termékek EAN kódja alapján vonalkódokat generálhat és nyomtathat. A nyomtatási kép Zebra vonalkód nyomtatókra optimalizáltak. Vonalkód nyomtatásakor az alábbi vonalkód típusok közül választhat: EAN13, C128C és UPCA. Nyomtatás előtt megadhatja a nyomtatáshoz használt öntapadós címke méretét és a címkék közötti eltartás mértékét is milliméter pontosan.

11.6Tömeges termék betöltés A rendszer lehetőséget kínál termékek tömeges, kézi rögzítést nem igénylő betöltésére, excel állomány importálásával. A funkció a Teljes terméklista felső részéről érhető el.

A Tömeges termék betöltés lapról letölthető az az import sablon, amelynek kitöltésével feltöltheti a kívánt termékeket. A sablon formája kötött, tehát bármilyen szerkezeti változtatás (oszlopok törlése, hozzáadása, áthelyezése) hibás adatbetöltést eredményezhet!

A sablon kitöltésének általános szabályai:      

Azokat a mezőket, amelyeknek nem kíván értéket adni, hagyja üresen. Célszerű azokat a mezőket kitölteni, amelyek alapján beazonosítható a termék (név, cikkszám) A kitöltésnél ne használjon speciális karaktereket (pl: |, <, @, ^), mert ezek veszélyeztethetik a betöltés eredményét. Számokat, összegeket tartalmazó mezőben semmiképpen ne használjon ezres elválasztó karaktert. Tizedes elválasztó karakternek a . (pont) karaktert használja. A Beszerzési ár minden esetben Alapértelmezett beszerzési árként fog eltárolásra kerülni. Ha a Bevételezés raktára mezőt üresen hagyja, a termék az Alapértelmezett raktárba kerül bevételezésre. Ha a mezőbe nem létező raktárt ír, a betöltéskor a raktár létrehozásra kerül.


82


 







Ha új terméket kíván felvinni, akkor a „Termék ID” mezőt hagyja üresen, így a rendszer automatikusan új termékként fogja rögzíteni a felvitt adatokat. Ha már meglévő terméket kíván módosítani, akkor töltse ki a „Termék ID” mezőt (ezt megtalálhatja a termék listában, alapértelmezésként ugyan nem jelenik meg, de kiválaszthatja, mint megjelenítendő oszlopot). FIGYELEM! Ha a Termék ID-t kitölti, az adott termék minden jellemzője felülírásra kerül az import állományban lévő adatokkal (Név, Cikkszám, Beszerzési ár, stb.), ezért javasoljuk, hogy ezt a funkciót kellő odafigyeléssel használja, kérdés esetén vegye fel a kapcsolatot velünk. Ha terméket kíván bevételezni, akkor töltse ki „Bevételezési partner ID” és a „Bevételezés mennyiség” és „Bevételezési ár” mezőket. Ha már meglévő terméket kíván bevételezni, akkor töltse ki a „Termék ID” mezőt, ebben az esetben az adott termék raktárkészlete „Bevételezés mennyisége” oszlopban kitöltött adattal növekszik. Ha a „Termék ID” mezőt nem tölti ki, a termék újként fog szerepelni a terméklistában. FIGYELEM! Ha a Termék ID-t kitölti, az adott termék minden jellemzője felülírásra kerül az import állományban lévő adatokkal (Név, Cikkszám, Beszerzési ár, stb.), ezért javasoljuk, hogy ezt a funkciót kellő odafigyeléssel használja, kérdés esetén vegye fel a kapcsolatot velünk. Bevételezés devizában: lehetőség van más devizában is bevételezni, ez esetben ki kell tölteni a „Bevételezési ár”, „Bevételezés devizaneme” és „Bevételezési árfolyam” mezőket. A rendszer a megadott adatok alapján forintra számítja át a bevételezés értékét. A rendszer csak és kizárólag XLS formátumú dokumentum feltöltését támogatja. Amennyiben újabb Excel szoftverrel rendelkezik az állomány mentésénél válassza a Excel 97-2003 munkafüzet (.xls) formátumot


83


11.7Szállítólevél rögzítése Szállítólevél rögzítésekor annak fejlécében - több raktár használata esetén - kiválasztható, hogy melyik raktár készletéből kerüljön kiadásra a termék. Több raktár kezelésekor választható a „bármely raktár” opció is. Ilyenkor a rendszer valamennyi raktár készlet mennyiségét figyelembe véve válogatja össze a kiadásra kiválasztott termékeket.

11.7.1Tételsorok rögzítése, korábbi tételek kikeresése Az „Új tételsor” segítségével több tételsor hozható létre. A nem kívánt tételsor törölhető a sor végén lévő piros X segítségével. A tételsorokba a raktáron lévő termékek közül lehet választani. A termékek a „Tétel megnevezése” mezőbe történő gépeléssel hívhatók elő, vagy vonalkód olvasó használatával. Kezdje el gépelni a keresett tétel megnevezését vagy cikkszámát, majd válassza ki a kívánt terméket a megjelenő listából. Vagy csipogja le a kívánt vonalkódot és termék azonnal kiválasztásra kerül.

11.7.2Szállítólevél mentése Mindaddig, amíg a szállítólevél csak a „Mentés” gombbal kerül rögzítésre, a szállítólevél tartalma bármikor módosítható. Ha pl. egy szállítólevél túl sok tételből áll, a szállítólevél írása felfüggeszthető, de a már rögzített adatok nem vesznek el. Ezzel a szállítólevél „Rögzített” státuszba kerül. Ekkor a szállítólevél még szabadon módosítható, akár egészében törölhető. FIGYELEM! Szimpla Mentés esetén a raktári készlet mennyisége nem csökken. A szállítólevél bármikor újra megnyitható és tovább szerkeszthető.


84


A Szállítólevélen azok rögzítését követően (Mentés gomb megnyomása után) a rendszer automatikusan kijelzi, hogy az adott terméket mely raktárból (vagy éppen polcról) kell levenni, begyűjteni. Így a nagyobb raktárral dolgozók könnyen nyomtathatnak “sétáló papírt”, amivel az egyes megrendelések tételei gyűjthetők össze. Ez a funkcionalitás a Beállítások között a “Raktár információk megjelenítése a szállítólevélen tételenként. Az információk csak a Rögzített szállítóleveleken jelennek meg.” opció segítségével kapcsolható be.

11.7.3Szállítólevél véglegesítése, nyomtatása A tételsorok felvitelét követően a „Foglalás és nyomtatás” gomb segítségével végzi el a rendszer a kért készletmozgatást. A kívánt nyomtatási irány (nyomtatóra vagy PDF állományba) a nyomtatás előtt kiválasztható. Ekkor lehet utasítást adni a szállítólevél árinformációk nélkül történő kinyomtatására is! Mivel a szállítólevél a szigorú számadási bizonylatok hatálya alá tartozik, ezért automatikusan egy folyamatosan növekvő sorszámot kap. FIGYELEM! A nyomtatást követően a szállítólevél véglegesítésre kerül. Ettől kezdődően a szállítólevél tartalma már nem módosítható, csak megtekinthető. A már nyomtatott szállítólevél készletmozgása a „Visszavételezés” gombbal fordítható vissza, és kerül újra vissza raktárkészletre. E művelet során arra is van mód, hogy a termék vagy termékek egy másik raktár kiválasztásával a korábbi raktártól eltérő raktárba kerüljenek visszavételezésre.

11.7.4Számla generálása szállítólevélről A tételsorok felvitelét követően, miután a „Foglalás és nyomtatás” gomb segítségével elvégezte a rendszer a kért készletmozgatást, a szállítólevél „Könyvelt” státuszba kerül. Ekkor a szállítólevél újbóli megnyitásával elérhetővé válik a „Számla kiállítása” nyomógomb. A gomb megnyomásával azonnal megnyílik a szállítólevél alapján elkészült új számla, és a folyamat automatikusan átkerül a Pénzügyek modulba. Itt már a számlázás leírt szabályai szerint kell eljárni, hogy a számla kiállítása megtörténjék. A szállítólevélből generált számlán csak a számla specifikus adatok változtathatók meg, a tételsorok nem. Ezen kívül az így készült számlára további tételsorok sem rögzíthetők, mivel a szükséges raktári mozgásokat a szállítólevél véglegesítésekor a rendszer már elvégezte. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

85


11.8Bevételezés rögzítése Bevételezés rögzítésére a „Bevételezés” gombra kattintással van lehetőség. A megnyíló űrlapon választható, hogy terméket, tárgyi eszközt vagy utalványt szeretnénk bevételezni. Az űrlap kitöltendő mezői a bevételezés típusától függnek. A bevételezés paramétereinek megadása után a „Mentés” gombra kattintva rögzíthetjük a bevételezést. A Mentést követően a művelet rögtön végrehajtódik, a készlet mennyisége növekedni fog.

Az egyes Bevételezési űrlapokon a beszerzési egységár addig utólag beírható, amíg az adott tétel sorban az egységár 0 (nulla) értékű. Így ha a szállítmány beérkezik, akkor a bevételezés a mennyiségek alapján rögtön megtörténhet. Míg az esetenként 1-2 héttel később érkező számláról a tényleges árakat is fel lehet vezetni később. Ez a funkció csak abban az esetben működik, ha a bevételezési űrlapon van 0 egységárral rendelkező tétel. Természetesen csak azon tételek beszerzési egységárait lehet szerkeszteni, melyek nulla értékűek.

11.8.1Visszavételezés rögzítése A már bevételezett termékeket visszavételezheti, a „Visszavételezés” gombra kattintva. A megnyíló űrlapon lehetősége van tárgyi eszközök, és utalványok visszavételezésére is. Az űrlap kitöltendő mezői a termékek típusától függnek.


86


11.8.2Termékek mozgatása raktárak között Lehetőség van a bevételezett termékek raktárak közti mozgatására is. Ezt a „Mozgatás” gomb kiválasztása után megjelenő űrlapon tudja megtenni.

11.9Vevői megrendelések A Vevői megrendelések lapon a további feldolgozásra váró, rögzített státuszú szállítóleveleket láthatja. Ezeket a szállítóleveleket, mint függő vevői megrendeléseket tartjuk nyilván. Ha a megrendeléseken szereplő valamely termékből nincs készleten, akkor a Rendelendő mennyiségek alatt tételesen megtekintheti, hogy melyikből mennyit kell ahhoz rendelnie, hogy minden függő vevői megrendelést kielégíthessen.


87


A vevői megrendelések kijelölést követően összevonhatók egy szállítólevélre, a „Gyűjtő szállító létrehozása” nyomógomb segítségével. Így például webáruházi integráció esetén, ugyanazon vevőtől beérkező több megrendelés egy szállítóra, végül egy számlára összesíthető.

11.10

Szállítólevelek A „Szállítólevelek” gombra kattintva tekinthető meg a kiállított szállítólevek listája időrendi sorrendben. Az „XLS export” linkkel lehetőség nyílik a lekérdezett adatok excel táblázatban történő exportálása, további szűrésre.

A szállítólevelek listájában sárga színnel vannak megjelölve azok a sorok, amelyek „Rögzített” státuszban vannak, tehát még nem lettek mentve, így a készletcsökkentés sem történt meg ezek alapján. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

88


A különböző, Könyvelt státuszú szállítólevelekből összevont számla készíthető az „Összevont számla készítése” link segítségével. Itt megadhatja a vevő nevét, mely alapján a rendszer listázza az összes már Könyvelt státuszú szállítólevelét. Azok közül többet választva lehet összevont számlát készíteni.

11.11

Bizonylatok A „Bizonylatok” menüpontban az összes eddig létrehozott bizonylat listázható. Itt találhatók és szűrhetők a raktárkezeléssel kapcsolatos összes bizonylatok:

     

bevételezési visszavételezési mozgatási selejtezés stornó és leltár bizonylatok

A bizonylatok szűrhetők partnerre, bizonylatszámra, típusra, időszakra és ezek bármely kobinációjára. A szűrés eredménye XLS formátumban exportálható.

11.12

Gyártás és szétszerelés A rendszer lehetőséget kínál olyan termékek rögzítésére is, amelyek más termékekből, alkatrészekből állnak. Alkatrészekből álló terméket két módon hozhat létre:

1. A termékfelviteli űrlapon kiválasztja, hogy a termék alkatrészekből áll, és meg is adja az alkatrészeket. 2. A Gyártás/Szétszerelés alatt kiválasztja, az opciót. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

89


Ez utóbbi esetben egy egyszerűsített termékfelviteli űrlap nyílik meg, ahol kötelezően ki van választva, hogy a termék alkatrészekből áll. Pl.: 1 asztal alkatrészei: 1 db. asztallap és 4 db. asztalláb:

FIGYELEM! Alkatrészekből álló termék összeállítása nem módosítható addig, amíg abból van készleten mennyiség! Már rögzített, alkatrészekből álló termék össze- vagy szétszerelését a „Gyártás/Szétszerelés” funkcióval lehet elvégezni

11.12.1

Gyártás

A Raktár modul, “Gyártás / Szétszerelés” menüjében “Gyártás” kiválasztása esetén, a képernyőn megjelenő listából kiválaszthatóak azok a termékek, amelyek alkatrészekből állnak és azok is melyek egyelőre nem. A legyártandó termék kiválasztása után meg kell adni, hogy hány terméket kíván gyártani. A program a gyártáshoz szükséges alkatrészeket a megadott raktárból veszi, ugyanakkor az is beállítható, hogy az alkatrészeket “bármely raktárból” vegye, azaz a rendszer automatikusan összeválogatja a szükséges alkatrészeket FiFo elven. A legyártott késztermék a kiválasztott raktárba kerül. Gyártáskor lehetőség van új terméket létrehozni, ehhez ki kell választani az „Új termék létrehozás és legyártása” opciót. Ekkor egy egyszerűsített termékrögzítő űrlap jelenik meg, amelynek kitöltésével létrehozható a legyártandó új termék. Szintén lehetőség van nem alkatrészből álló termékbe alkatrészt beszerelni. Ekkor egy nem alkatrészből álló terméket szükséges kiválasztani, majd azokat az alkatrészeket, melyeket beleszereljük. Az űrlap kitöltése után a “Gyártás” gombra kattintva a rendszer ellenőrzi, hogy a kívánt mennyiségű termék legyártásához, a kiválasztott raktárban (“bármely raktár” esetén az összes raktár ellenőrzése megtörténik) rendelkezésre állnak-e a szükséges számban az alkatrészek. Ha nem, akkor arról a rendszer értesítést ad, illetve azt is jelzi, hogy adott paraméterek mellet maximum hány darab késztermék legyártása lehetséges.


90


Ha a megfelelő mennyiségű alkatrész rendelkezésre áll, a gyártás megtörténik, az alkatrészek felhasználása, más raktári műveletekhez hasonlóan FIFO elv alapján történik. A következő változások történnek a raktárkészletben:  

A legyártott termékek bemozgatásra kerülnek a kiválasztott raktárba. A késztermékek beszerzési ára az alkatrészek beszerzési árának összege lesz. A felhasznált alkatrészek kimozgatásra kerülnek a kiválasztott raktár(ak)ból.

A készletváltozásokról mozgatási bizonylat készül.

11.12.2

Szétszerelés

A “Gyártás / Szétszerelés” menüben a “Szétszerelés”-t választva azok az alkatrészekből álló termékek szerelhetőek szét, vagyis bonthatók alkatrészekre, amelyekből legalább egy van raktáron. A rendszer a termék elnevezése mellett megjeleníti azt is, hogy éppen mennyi van belőle készleten. A szétszerelt termékekből keletkező alkatrészek a kiválasztott raktárba kerülnek. A szétszereléskor keletkező alkatrészek beszerzési árának meghatározásához két lehetőséget kínál a felület: 



Fix áras készletre vétel: Ebben az esetben fixen megadható az egyes alkatrészek ára. Ezt az opciót választva egyszerre csak egy termék szerelhető szét. A rendszer ellenőrzi, hogy a szétszereléskor keletkező alkatrészek összértéke nem haladhatja meg a szétszerelt termék beszerzési árát. A “Számold ki a beszerzési árat százalékos értékek alapján” jelölőnégyzetet kiválasztva, a szétszerelendő termék beszerzési árához viszonyított százalékos


91


arányban adható meg az alkatrészek beszerzési ára. Ilyenkor egyszerre több termék is szétszerelhető, az alkatrészek beszerzési átlagárát a rendszer kiszámítja. Akárcsak a gyártásnál, itt is megadhatóak a forrás- és célraktárak. A szétszerelés FIFO elv alapján történik, és a következő készletmozgásokat jelenti:  

A szétszereléskor keletkező alkatrészek bemozgatásra kerülnek a kiválasztott raktárban. A szétszerelt késztermék kimozgatásra kerül a kiválasztott raktárból.

Szétszerelésnél lehetőség van a új termék létrehozására a maradék alkatrészekből, ehhez ki kell választani az „Új termék létrehozása a maradék alkatrészekre” jelölőnégyzetet. Ekkor egy egyszerűsített termékrögzítő űrlap jelenik meg, amelynek kitöltésével létrehozható a szétszereléskor keletkező új termék. A készletváltozásokról mozgatás bizonylat készül.

11.13

Jelentések

A „Jelentések” menüpont alatt a következő adatok lekérdezése lehetséges:  Raktárkészlet: Tételes lista (termék, termékcsoport, raktár) választási opcióval. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

92


 

 

Termék átlagár: A kiválasztott termék megadott időszakra számított átlagára. Ügyfél / Szállító történet: A kiválasztott partnerrel kapcsolatosan történt termékmozgások egy megadott időszak alatt, raktárankénti és mozgásonkénti szűkítési lehetőséggel. Az Ügyfél/Szállító történet esetében megjelenő bizonylatok listájában az adott bizonylat tételsorai is látszódnak. Tehát egy-egy bizonylatnál nem csak az összesítő sort lehet látni és arra kattintva megnézni az eredeti bizonylatot, hanem kattintás nélkül azonnal áttekinthető, hogy egy ügyfél mit vásárolt, vagy éppen egy szállítótól általában milyen áruk szoktak érkezni. Napi és havi értékesítés: Az adott időszakra vonatkozó értékesítési adatok. Termékmozgások: A kiválasztott termék megadott időszakban történő mozgásainak lekérdezése, mozgásfajták szerinti szűrés opcióval.

Amennyiben az adott jelentésről azonnali nyomtatásra lenne szükség, a modul jobb felső sarkában található „Nyomtatás” gombbal lehetséges a nyomtatás elindítása. Az „XLS export” linkkel lehetőség nyílik a lekérdezett adatok excel táblázatban történő exportálása.

11.14

Raktárak

A képernyő jobb felső részén elhelyezkedő legördülő listából választható ki a raktár. A kiválasztott raktár teljes készlete áttekinthető a következő bontásban: cikkszám, terméknév, termékcsoport, beszerzési ár, listaár, ÁFA kulcs, készleten lévő mennyiség, mennyiségi egység. Az adatok az oszlopok fejlécére kattintva sorrendbe állíthatók. A terméklista fejlécében található kis ikonok segítségével innen is elindíthatók a különböző termékmozgatások: bevételezés, új szállítólevél kiállítása, visszavételezés, selejtezés, raktárak közötti mozgatás, leltár.


93


11.15

Leltár

Leltár indításához válassza ki a leltározni kívánt raktárt, majd nyomja meg a gombot.

A leltár megkezdése után a leltár alatti raktárban semmiféle árumozgás nem történhet, így a raktáron készlet mennyiség változással járó műveletek nem hajthatók végre. A leltári mennyiségek bevitelére a rendszer két módszert is támogat:  

klasszikus leltári ívek nyomtatása, mennyiségek felírása, majd a mennyiségek bevitele a „Leltári mennyiségek” űrlapra, vonalkód olvasó használatával az összes raktáron lévő termék végig csipogtatásával. Így a mennyiségek azonnal a „Leltári mennyiségek” űrlapra kerülnek.

A „Leltári mennyiségek” űrlapra folyamatosan rögzíthetők a mennyiségek. Az űrlap állapota a Mentés gomb segítségével rögzíthető. Így a leltározás megszakítható, később vissza lehet térni a mennyiségek további felviteléhez. A leltározás befejezéséhez a „Leltári mennyiségek” űrlapon a „Leltári bizonylat zárása” gombot szükséges megnyomni.


94


A leltár bizonylat zárását követően a rendszer automatikusan elkészíti a Leltár különbözeti listát, melyet PDF formátumban lehet letölteni és kinyomtatni. Ezen kívül a rendszer felajánlja, hogy a különbözetet milyen módon kívánja kezelni: -

Termékek selejtezésével, Szállítólevél készítésével, Bevételezéssel, vagy Visszavételezéssel.

Ezt követően a leltár befejeződik, az adott raktárban ismét az összes funkció elérhetővé válik.

11.16

Beállítások

A raktárkezelésre vonatkozóan speciális beállításokat végezhet el. A beállításokat megfelelő jogosultság birtokában a Raktár modul bal oldali menüjében találja a „Beállítások” pont alatt.

11.16.1

Általános beállítások

Az általános beállítások alatt van lehetőség a raktár modulra vonatkozó főbb paraméterek beállítására, pl. vonalkód olvasó használata vagy a kapcsolattartó nevének kijelzése a szállítólevélen. Itt adhatóak meg azok a raktárosok, akik a raktári mennyiségeket nem láthatják.

11.16.2

Raktárosok jogainak beállítása

A raktárosok neve mellett felsorolva látható, hogy mely raktárakhoz rendelkeznek hozzáféréssel. Ezen a sor végén lévő Szerkeszt gombbal lehet változtatni. Alapértelmezetten a Raktáros jogosultsággal rendelkező felhasználók, korlátozás nélkül az összes raktárt látják. Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

95


Tilthatók az aktív műveletek – azaz a raktárban csak a készlet információkat kérdezhetik le, de készlet mennyiség változást okozó műveletet nem végezhetnek.

11.16.3

Automata raktárfigyelés

Beállítható, hogy ha egy termék készlet mennyisége a megadott érték alá csökken, akkor a kiválasztott felhasználó erről automatikus email értesítést kapjon. A minimum érték adott raktár egészére vonatkozik.

11.16.4

Automatikus készlet szinkron

Beállítható, hogy az egyes termékek készlet információja automatikusan elküldésre kerüljön az itt meghatározott URL címre, ha a raktári mennyisége csökken vagy növekszik. Mindig az érintett termék éppen aktuális teljes készlet mennyisége kerül megküldésre. Az URL címben előre meghatározott fix tageket használhat. Ezt a beállítás arra használhatja, hogy a raktári mennyiségeket pl. webáruházába átküldje.


96


12 Felhasználók és beállítások A felület segítségével lehet a fiókhoz tartozó felhasználókat karbantartani, általános rendszer beállításokat végezni, a fiók megjelenését testre szabni, illetve a fiók előfizetési díját rendezni.

FIGYELEM! A „Felhasználók és beállítások” modult csak és kizárólag a Super Admin jogosultsággal rendelkező felhasználók érhetik el.

12.1Új felhasználó létrehozása A felhasználók rögzítése során a következő adatokat kötelező megadni:  Felhasználó név  Email cím A többi mező opcionális, később is megadható. Mentést követően a megadott e-mail címre, a rendszer automatikus üzenetet küld, melyben tájékoztatást kap a felhasználó arról, hogy hol kell belépni a rendszerbe, mi a felhasználó neve, és jelszava. A jelszót a rendszer automatikusan generálja, amely az első sikeres belépést követően megváltoztatható.


97


12.2Jogosultságok Ha egy felhasználóhoz semmilyen jogosultságot nem rendel a Super Admin, akkor mint egy egyszerű felhasználó, „User” lesz nyilvántartva. Közreműködő joggal rendelkezők csak azokat a projekteket látják, amiknek résztvevői, illetve a saját naptári bejegyzéseiket érhetik el. Ezen kívül semmi máshoz nem férnek hozzá. Nem láthatják sem a partner-, sem pedig pénzügyi adatokat. User jogosultság limitált jog. Látja az Infopult, Naptár, Partnerek, Teendők, Dokumentumok modult. A Partnerek modulban adatot rögzíthet, de partner adatlapot törölni, partneradatokat exportálni, tömeges e-mailt küldeni nem tud. Projekt modulban csak azt látja, amihez hozzárendelték. Pl. ha egy adott projekthez résztvevőként hozzárendelik, akkor az azzal kapcsolatos bejegyzéseket, információkat láthatja. A Pénzügy, Raktár modulokhoz nincs hozzáférése. A User létrehozhat projektet, vagy beállíthatják, hogy adott projekt felelőse legyen. Ez esetben arra az egy projektre Project Admin jogosultsággal rendelkezik, egészen addig, amíg a projekt felelősi státuszát nem változtatják meg és felelősnek nem jelölnek ki mást.


98


Amennyiben egy felhasználó Project Admin jogosultsággal rendelkezik, úgy projektet létrehozhat, bármely projekttel, bármit csinálhat, de nem láthatja az erőforrásokat, és a pénzügyi információkat. A Számlázó jogosultságú felhasználó kiállíthat kimenő számlákat és rögzíthet költség számlákat. Azonban – eltérően a felette álló Controller jogosultságtól - kizárólag csak a saját maga által kiállított és rögzített számlákat láthatja, egyéb pénzügyi funkcióhoz, beállításokhoz nem fér hozzá. A Controller –pénzügyes- jogosultsággal a felhasználó a pénzügyi modulban mindent láthat, listázhat, adatokat exportálhat, illetve a projektekhez, azok erőforrásaihoz és pénzügyi információkhoz is hozzáférhet. A Raktáros jogosultsággal rendelkező felhasználó teljeskörűen kezelheti a termékeket, bizonylatokat. Új raktárt nem hozhat létre, régebbit nem törölhet, és nem nevezhet át. A Raktár modulon belül, a Raktáros jogosultságok pontban a raktáros jogosultsággal rendelkező felhasználóknak külön-külön be lehet állítani, hogy mely raktárakat kezelhetik és melyeket nem. A rendszer alapértelmezése természetesen, hogy a raktáros joggal valamennyi raktárt lehet kezelni, így alapesetben nem kell további korlátozásokat beállítani. A Raktáros a Pénzügyi modult csak akkor láthatja, ha a Raktáros joga mellé kap pl. Számlázó vagy Controller jogot is. A Super Admin a legmagasabb jogosultsági szint, mely jog birtokában a fiókon belül bármit meg lehet tenni. Ha a Super Admin jogot állítja be valakinek, akkor egyéb jog beállítására nincs szükség. FIGYELEM! Bánjon óvatosan a Super Admin joggal és gondolja végig kinek osztja ki, mivel a Super Admin korlátozások nélkül, bármit megtehet a fiókban.

12.3Felhasználói csoportok A felhasználók csoportokba rendezhetők. Új csoportot felhasználó felvitele, vagy módosítása közben hozhat létre. Ha egy csoportban már nincs tag – azaz az utolsó felhasználót is másik csoportba teszi, akkor a csoport automatikusan megszűnik, nincs szükség a csoport törlésére. A felhasználói csoportok a Naptár modulban, és a Teendők modulban nyújthatnak segítséget, ahol a csoportok bejegyzései külön szűrhetők, nyomon követhetők, valamint részükre csoportos meghívók küldhetők. Illetve a Teendők modulban, ahol a teendők csoportokra is kioszthatók.

12.4Elfelejtett jelszó Amennyiben a felhasználók közül valaki elfelejtette a jelszavát, úgy az adott felhasználó kiválasztását követően, az „Új jelszó generálása” segítségével egy új jelszót lehet küldeni a Minden jog fenntartva ©2011-2016 CO3 Kft.

99


felhasználónak. A rendszer automatikusan megküldi a felhasználó e-mail címére az újonnan generált jelszavát.

12.5Felhasználó törlése Amennyiben egy felhasználót törölni szükséges, a kiválasztását követően a Felhasználó törlése link segítségével törölhető. Ekkor a felhasználó törlődik, a fiókba már nem tud belépni. A nevéhez tartozó bejegyzések megmaradnak, azonban a neve eltűnik a rendszerből. Amennyiben ez utóbbit nem szeretné, úgy javasoljuk, hogy:   

törlés előtt a felhasználón lévő partnereket delegálja aktív felhasználó minden egyéb helyen a felhasználót előbb vezesse ki az adott projektből, funkcióból illetve javasolt a felhasználó inaktívvá tétele

FIGYELEM! A fiókban egy Super Admin jogosultságú felhasználónak mindig maradnia kell, azt nem engedi a rendszer törölni.

12.6Felhasználó inkativálás A felhasználót az Adatlapján inaktiválhat. Ekkor a felhasználó neve a rendszerben megmarad. Nyomon követhető marad, hogy mikor mit csinált, kivel mit beszélt. Ugyanakkor a fiókba belépni már nem tud. Ha később úgy dönt, hogy ismét engedi a felhasználónak a belépését, akkor egyszerűen vegye le az inaktivitás jelzést az Adatlapjáról.

12.7Fiók beállítások Az „Felhasználók és beállítások” képernyő bal felső részén található „Fiók beállítások” szövegre kattintva van lehetőség a fiókhoz kapcsolódó általános beállítások megtekintésére és módosítására.


100


A megnyíló képernyő bal oldalán lehetőség van a felhasználói fiók adatainak és a cégadatok módosítására, illetve az egyes modulok megjelenítésének testre szabására. A jobb oldalon a díjcsomag beállítások és az egyéb beállítások kaptak helyet.

Felhasználói fiók adatai A regisztrált felhasználói fiók adatai tekinthetők meg és módosíthatóak a képernyőn. Beállítható a rendszer nyelvezete és alapértelmezett, 3 karakteres szabvány devizanem kódja is. Ez a kód Magyarország esetében a HUF. Cégadatok Ezeket az információkat használja fel a rendszer ajánlatkérés vagy megrendelő email küldése esetén, jelentések készítésekor, valamint számla kiállításakor. Itt állíthatja be azt is, hogy a CO3 szolgáltatásról a számlát esetleg más cégnévre vagy címre küldjük. Modul beállítások A CO3 egyes moduljainak beállítási oldalaira lehet közvetlenül navigálni: Partnerek, Projektek, Pénzügyek, Raktár. Egyéb beállítások A rendszer testre szabásával, a fiók Super Adminja saját elképzelése szerint formázhatja meg a CO3 felületét. Feltöltheti cége logóját, beállíthatja márkaszínét, mely a fejlécben jelenik meg.

12.8Biztonsági mentés Az egyéb beállítások között érheti el a „Biztonsági mentés” funkciót. A segítségével fiókjához tartozó adatbázisában tárolt összes adatot tudja speciálisan tömörített és titkosított formában a saját számítógépére lementeni.


101


FIGYELEM! A mentés során a fiókba feltöltött állományok nem kerülnek a mentési csomagba. Azok letöltéséről külön kell gondoskodnia. Javasoljuk, hogy biztonsági mentéseket időről-időre készítsen számítógépére is.

12.9Díjcsomag kezelés A CO3 rendszerében a díjcsomagok bármikor szabadon válthatók, így cégének növekedésével egyre magasabb csomagokba válthat, hogy igényeinek maximálisan megfeleljen. Természetesen lehetőség van kisebb csomagot is választani, de az csak akkor lehetséges, ha a kisebb csomag korlátait még nem lépte túl. Regisztrációt követően a CO3 az első 30 napig, díjmentesen használható. Ezt követően a beállított díjcsomag díja fizetendő. A díjcsomag akár több hónapra is kifizethető. FIGYELEM! Ha díjcsomagját nem fizeti ki a következő időszakra, akkor a fizetés lejáratát követő 30. napon a regisztrációja minden adatával együtt automatikusan és visszavonhatatlanul törlődik a rendszerből. A fióklejáratról és a törlés időpontjáról a rendszer előzetesen automatikus figyelmeztetéseket küld.

12.10

Díjcsomag fizetése

A fiók Super Admin felhasználója 5 nappal a fizetési határidőt megelőzően, e-mailben kap értesítést a díjfizetés esedékességéről. Ezt követően 2 nap múlva, majd a díjcsomag lejáratának napján is, emlékeztető felszólítást küld a rendszer. Amennyiben a díjfizetés nem történik meg időben, a fizetési határidőt követő napon újabb e-mail üzenetben kap értesítést a fiók Super Admin-ja, melyben a lejárt díjcsomagról kap tájékoztatást. A fiók a hozzáférés korlátozásától számított 30. napon törlődik, minden korábban rögzített, feltöltött adattal együtt. A díjcsomag átutalással vagy bankkártyával fizethető. A bankkártya fizetés előnye, hogy bármikor fizethető (hétvégén vagy akár éjjel is) és a sikeres fizetést követően a fiók azonnal aktiválódik. Banki átutalással történő fizetés esetén a rendszer díjbekérőt készít Önnek, mely alapján lehet a díjcsomag összegét átutalni. A díjbekérőn pontos tájékoztatást nyújtunk a fizetés módjáról. Fontos, hogy az átutalás közleményében szerepeljen a felhasználó fiók megnevezése. Mind a bankkártyás, mind pedig a banki átutalásos fizetési mód esetében a fizetendő összeg bankszámlánkra történő beérkezését követően állítunk ki számlát, melyet elektronikus formában kap meg a felhasználói fiók tulajdonosa a regisztrációkor megadott email címére.


102


12.11

Bővítmények kezelése

Ha „kinőtte” a választott díjcsomag korlátait, de még magasabb csomagra nem kíván váltani, úgy lehetősége van bővítmények vásárlására. A bővítmények segítségével megnövelheti a tárhelyét vagy éppen a tárolt partnerek darabszám limitét is. A limit akkora mértékben nő, amennyi bővítmény egységet vásárol. A bővítmények bankkártyás kifizetésekor a bővítmény azonnal aktiválódik, a limitek megnőnek. Átutalásos fizetés esetén díjcsomagjának következő fizetési fordulónapján szükséges magasabb összeget fizetnie. A befizetést követően aktiválódik a bővítmény.


103

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

Recommend Documents