Felhasználói kézikönyv

 

 

     

 Felhasználói kézikönyv   

(v7.1.0.8 / 2015.07.10.)                   

 

  Kedves Felhasználó!    Örömmel  üdvözöljük  Önt  felhasználóink  népes  táborában  –  meglátja,  nem  fogja  megbánni, hogy  a  RoadRecord mellett döntött!    A felhasználói útmutató felépítése:      A térkép használata – partnerek felvétele manuálisan  ………………………...…4. oldal    Partnerek felvétele excel táblázatból importálva (csv)……………..………6. oldal    Partnertávolságok számítása………………………………………………....9. oldal      Partnerek karbantartása, belföldi / külföldi partnerek……………………....……...10.oldal    Autó­partner összerendelés………………………………………..………....12.oldal    Állandó partner­utak……………………………………………………..…….13.oldal    Térképkorrekció....................................................................................….14. oldal      Gépjárművek adatainak rögzítése………………………………..………………….15. oldal      Programbeállítások: útvonalbeállítás, nyomtatás, frissítések…………………...…18.oldal    Hálózatos használat………………………………………………………...…20. oldal    Adatmentés felhőbe…...……………...…………………………………...…..21. oldal      Okostelefonos támogatás.....................................................................................22. oldal      A program regisztrálása – licencfeltételek…………………………...…………..….23. oldal    Gyakran ismételt kérdések…………………………...………………………..24. oldal                 

1 

 

Jelentés paramétereinek beállítása…………………………...………………………26. oldal    Tankolások rögzítése……………………………………………………….…....27.oldal    Tankolások importja………………………………………………………...…....29.oldal    Hóvégi km óra állás rögzítése.....................................................................33. oldal      Érintett helyek…………………………………..…………….………………….34. oldal    Érintett helyek importja……………………………………………………..…...35. oldal    Speciális napok……………………………………………………..…………....36. oldal    Napokra vonatkozó adatok……………………………………………………....38.oldal    Súlyozás és útfelhasználási profil………………………………………...……..38.oldal 

 

    Útnyilvántartás / kiküldetési rendelvény készítése………………...………………..…39. oldal    Ajánlásos mód……………………………………………………………………...40.oldal    Manuális mód………………………………………………………………….…...43.oldal    Útnyilvántartás / kiküldetési rendelvény nyomtatási minta………………....….44.oldal    Nyomtatás előtt utolsó simítások………………………………………………....46.oldal      Programfrissítés………………………………………..…………………………….…….49. oldal                                     

2 

 

   

Felhasználói útmutató   

      TIPP:  Egyedül  a  RoadRecord  útnyilvántartó­  és  kiküldetési  rendelvényt  készítő  program  tartalmaz  beépített,  teljes  Magyarországra  kiterjedő  utcaszintű  digitális  térképet,  mely  tömegesen  számolja  a  partnertávolságokat háztól­házig.    A  programban  a  legtöbb  helyen  elérhető  a  gombok  funkcióját  még  megnyomásuk előtt  megmutató  szöveges  felirat.  Csak  vigye  rá  az  egérmutatót  az  egyes  gombokra  és  az  ekkor  megjelenő  szöveg  megmutatja  Önnek  a  gomb  működésének  rövid  leírását.  Amennyiben  több  információra  van  szüksége, úgy használja az adott oldal​  Súgó​ ­ját!   

    TIPP​ : Programunk billentyűzetről is kezelhető a szokásos kombinációkkal! (Alt + aláhúzott betű)   

3 

 

         A térkép program használata – partnerek felvétele    A  RoadRecord   használatához  első  lépésként  szükséges  a  partnercégek  (és  az  Ön  székhelyének /  telephelyének /  kiindulási  helyének)  rögzítése  a  digitális térképen​ . Ehhez indítsa el a programban a  Térkép​  menüpontot.       

      A partnerek felvétele kétféleképpen történhet (a kettő nem zárja ki egymást):    ● manuális felvitellel    ● excel táblázatból importálva (csv)                     

4 

 

Partnerek felvétele manuálisan    A  képernyő  jobb  oldalán  a  Keresés  fülre  kattintva felül  válassza  ki /  írja  be  a  helységet,  utca  nevét,  házszámot  és  irányítószámot.  Felülről  lefelé  haladva   az  adott  helységet  kiválasztva  már  csak  az  adott kiválasztáshoz tartozó utcákat jeleníti meg  a program, begépelés közben pedig ajánlással segíti  munkáját.     Ezek megadása  után  nyomja  meg  a  Keresés gombot, ekkor a program a találati listában megjeleníti  a  találatokat.  Amennyiben  egy  találat  van,  úgy  a  térképen  mindjárt  meg  is   mutatja  a  partnert,  amennyiben  több  találat  van,  úgy  Önnek  kell  rákattintani  a  megfelelőre,  hogy  az  a  térképen  megjelenjen. Amennyiben csak utcát  ad  meg, úgy  a  teljes utcát  egy  vastag  kék­piros színezés fogja  jelölni.    TIPP​ :  Amennyiben  –  teljes  képernyő  esetén  is  –   szeretné  a  nézetarányokat  eltolni  (pl.  nagyobb  térképnézet  kedvéért),  akkor  azt  megteheti  függőlegesen  és  vízszintesen   is,   ha  az  egérrel  a  duplacsíknál megjelenő kettősnyílra kattintva és azt tartva elhúzza az oszlopokat.   

      Amennyiben megtalálta a kívánt partner helyét, úgy a térképre kattintva (vagy házszámtalálatkor  eleve ott lévő) zászló jelzi a partnert. Ekkor töltheti ki az egyéb adatokat a képernyő alsó részében:  Partner / Célállomás​  neve,​  Megjegyzés​ ,​  Magán​  (nem céges partner),​  Utazás célja.​  A többi mező  (Helység, Irányítószám, Utca, Házszám)​  automatikusan kitöltődik, de módosíthatja is azokat. Az  adatok ellenőrzése után a​  Partner rögzítése​  gombbal mentheti munkáját.     

5 

 

Amennyiben  módosítani  szeretné a  partner  adatait, úgy  a  Partner lista  fülön  válassza  ki a megfelelő  partnert,  és  ameddig  piros  zászlóval  jeleníti  meg  a  program  a  partnert,  addig  a  szövegmezőben  módosíthat, melyet a​  Módosítás​  gombbal menthet el.    TIPP​ :  Lehetőség  van  a  partner  áthelyezésére  is, ilyenkor a zászlóra  való kattintás  után  kétszer  kell  kattintanunk  az  új  helyre,  majd  egy  megerősítés  után  a  program  képes  az  új  címet  is   felismerni,  szövegmezőben módosítani.  Egy partner törléséhez a partnerre kattintás után nyomja meg a​  Törlés​  gombot.    A Nagyítás és Kicsinyítés gombokkal kezelheti a térképnézetet, vagy lehetősége van az egér görgető  gombjával  is  e  művelet  elvégzésére.  Az Ugrás a helységre gomb pedig az előtte kiválasztott helység  képernyőre  való  középre  igazítását  segíti  elő.  A   térképet  a  bal egérgomb térképen történő nyomva  tartásával tudja irányítani.    TIPP​ :  Amennyiben  egy konkrét  terület nagyítását  szeretné (tehát nem középpontosan), akkor a jobb   egérgombot  nyomva,  tartva  a  térképen  területet  jelölhet  ki,  a  gomb  elengedésekor  ez  fog  felnagyítódni.    TIPP​ :  A  Térképhiba  bejelentő  gombra  kattintva   weblapunkon  bejelentheti  a  térképpel  kapcsolatos  hiányosságokat, hibákat, melyeket a következő kiadott verzióban javítunk.    A​  Partner Lista​  fülre kattintva szűrési lehetőségekkel tekintheti meg a felvett partnereit.    A  szűrés  történhet  adott  rendszámhoz  tartozó   partnerekre  vagy  éppen  az   összes  autó  partnereit  egyben is láthatja.    Adott  rendszámhoz  tartozó  partnerek  listáját  tovább  szűkítheti  az  Aktív  /  Passzív  /  Benzinkút  /  Használaton kívüli​  partnerek listázásával.    Az Összes  rendszámot kiválasztva lelistázhatja azon partnereket is, melyek egyik autóhoz sincsenek  hozzárendelve, ez a partnerek karbantartását (törlését) segítik elő.  Partner(ek)  törléséhez  válassza  ki  az  adott  partner  előtti  jelölő(ke)t  ­  vagy  az  összes  lelistázott   partner törléséhez a lista tetején található fő kiválasztót ­, majd nyomja meg a​  Törlés​  gombot.        Partnerek felvétele excel táblázatból importálva (csv)    Lehetőség van meglévő  címlistából beimportálni a partnereket, ehhez egy előre elkészített sablon áll  segítségül.  Az  asztalon  kattintson  kétszer  a  RoadRecord.hu  Segédanyagok  parancsikonra  (C:\RoadRecord\Tools\)  ahol  megtalálhatja  az  Eredeti  partnerlista  minta excel fájlt, melyet megnyitva  láthatja  a  mintát  ahogy  Önnek  meg  kell  adnia  partnerei  adatait  (felül  is   írhatja  ezt, de az  első  sor,  azaz az azonosító  fejléc  ne  változzon​ ,  mivel ezek  azonosítják  a  mezőket). Ahhoz, hogy ezt a listát  a  program  által  beolvashatóvá  tegye,  munkája  elmentése  után  egy  egyszerűsített  formátumba  kell  elmentenie.    Ehhez  (a nyitott  excel táblából)  nyomja meg a Fájl menüből a Mentés másként opciót, ahol adja meg  a  mentés  helyét,   a  fájl  nevét,  és  válassza  ki  a  CSV  (pontosvesszővel  tagolt)  fájltípust  (MS  Office  verziónként lehet más szövegezés is)! 

6 

 

   Elmentés előtt ha az excel bármit kérdez, nyomjon​  OK​  vagy​  Igen​  választ!   

      Ezután  a  térképfelület  bal  alsó  sarkában  válassza  ki  a  Partner  Import  fület,  ahol  a  Partnerek  importálása  gombra  kattintva  beolvastathatja  címlistáját  (példasablonunk:  C:\RoadRecord\Tools\Partnerlista import.csv)    A fenti képen  is  látható, hogy  –  az  adatok  pontos  beírásától  függően  –  kb.  90­95%­os pontossággal  tudja a program azonosítani partnereit.   

           

7 

 

A sikeresen beolvasott partnerlista a jobb oldalon, a​  Partner Lista​  fülön található.    Az  importálásról  részletes  információkat  is  kapunk  a  Partner  Import  ablakban,  4  különböző  besorolással:    A  hely  nem  azonosítható:  ez  azt  jelenti,  hogy  a  bevitt  cím  nem  felel  meg  a  térképadatbázisban  található  címek  egyikével  sem.  Leggyakrabban  az  utcanév  vagy  az  irányítószám  törlésével,  átírásával ez megoldódik.    Kattintson  kétszer  az adott  sorra,  és  a térkép  automatikusan  beírja  az  adatokat a keresőrészbe,  Ön  pedig  addig  próbálkozzon  az  adatok  javításával,  törlésével,  amíg  értelmezhető  címen  meg  nem  találja  partnerét.  Ekkor  automatikusan  kitöltődik   a  partnermező,  Önnek  csak  a  partnere  nevét  kell  megadnia, és máris rögzítheti partnerét.    A  partner  importálásra  került,  de  pozíciója  lehet,  hogy  nem  pontos:  ilyenkor  a  helység  és  az  utca  pontos,  de  a  házszám  miatt  nem  feltétlenül  oda  kerül  a  partner,  ahol  az  pontosan  van.  A  legtöbb  esetben  ez egyáltalán nem befolyásolja  a  távolságszámítást, mivel  ilyenkor  a  program házszámokat  átlagol  és  úgy  helyezi  el  partnerét  az  utcában,  mely  maximum  pár  tíz­  vagy  százméteres  pontatlanságot  eredményez,  mely  a  –  km  kerekítések  miatt  –  a  célnak  abszolút   megfelel.  Amennyiben  pontosan  szeretné  elhelyezni  partnerét,  úgy  használja  az  előző  fejezetben  leírt  partneráthelyezést.    A partner importálásra került:​  nincs tennivaló, sikeres volt az importálás    Már  szerepel  a  rendszerben:  nincs tennivaló,  ez  azt  jelenti, hogy  az  adott importálandó  partner  már  szerepelt a felvett partnerek közt, de a program nem vette fel ismét.    TIPP​ :  amennyiben  adminisztrálás  során  ebből a  listából szeretne sort törölni, úgy kijelölés után a Sor  törlése​  gombbal megteheti    TIPP​ :  amennyiben  GPS  koordináták  alapján  szeretne  partnert  importálni,  akkor  az  importálási  mintában szereplő  megfelelő oszlopokat  is ki kell tölteni, de ez NEM KÖTELEZŐ! GPS importálás az  alábbi irányelvekkel működik:    ● amennyiben  ki vannak  töltve a  GPS  koordináta  mezők, akkor a felvett címtől függetlenül ez alapján  helyezi el a partnert a térképen, hibás adat esetén jelzés    ● amennyiben kitöltött irányítószám + helység + utca van, akkor a partner adatlapján ezt a címet  jeleníti meg, de ha ezek hiányosak, akkor a térkép adatbázisából veszi fel a címet    ● hibás  GPS  koordináta,  de  jó  cím  megadása  esetén  a  cím  alapján  lesz  felvéve  a  partner,  ekkor a  GPS koordináták figyelmen kívül lesznek hagyva             

8 

 

Több partner azonos címen rögzítve:    Ha a térképen egy konkrét partnerre kattint, akkor alapvetően az kerül kijelölésre.    De  ha  a  kattintás környékén több zászló  is van  (mert pl  olyan  a  nagyítás mértéke,  vagy irodaházról  van  szó,  ahol  több  partnernek  pontosan  egyezik  a  címe,  emiatt  összemosódik),  és  nem  lehet  egyértelműen  eldönteni,  hogy  az  egymáson  lévők  közül  melyik  zászlóra  is  kattint,  feljön  a  kattintás  helyén egy felugró lista, amiben megjelennek a kattintás alatt potenciálisan kiválasztható partnerek.     Ezekből  választhat,  kiválasztást  követően  a  megfelelő  kerül  kijelölésre, azaz  olyan lesz, mintha arra  kattintott volna közvetlenül.      Partnertávolságok számítása    Miután  minden   partnerét  felvette  (és  saját  cégét  is),  az   összes  partnertávolság  számításához  kattintson  a  Távolságok  számítása  gombra,  illetve  a  Bezárás  gombra!  Ekkor  a  program  a  regisztrációs  ablakot  jeleníti  meg,  ahol  ki  kell  választania  cégét,  mint  telephelyet  (ehhez  persze  az  szükséges,  hogy előzőleg  felvegye  azt),  ehhez képest való  távolságokat  fogja a program a számítás  után megmutatni.   

      FIGYELEM!  A  program  minden,  bármely  két  magyarországi  pont  között  tömegesen  kiszámítja  az  útvonalbeli  távolságot  háztól­házig!  Ebben  a  listában  csupán  az  átláthatóság kedvéért  szerepel csak  a kiindulási pontjától az összes partneréig számolt távolság!       

9 

 

Partnerek karbantartása: belföldi / külföldi partnerek    A  Térkép  menüpontban  kattintson  a  Partnerek  karbantartása  gombra!  Ekkor   megnyílik  a  Partnerek/Célállomások karbantartása​  ablak.   

    Ebben  az  ablakban  megjelennek a térképen  rögzített partnerek részletes adatai (áttekintő), a  partner  nevét  itt  tudja  módosítani,  a  cím  módosításához  azonban  vissza  kell  mennie   a  térképhez,  ennek  legegyszerűbb módja az​  Ugrás partnerre​  gomb miután kiválasztotta a megfelelő sort.    Itt  megadhatja,  hogy  az  ablakban  megjelenő partnerek  közül kit látogat magáncélból vagy az utazás  célját.  Ezt  beírhatja  esetenként  és  egyenként  vagy  feltöltheti  a  lehetséges  okokkal  az  Utazás  célja  szótárt​  és később az ott felvett adatokból választhat.    Az Utazás  célja  szótár  feltöltéséhez kattintson  a  hasonló  nevű gombra! A megnyíló ablak kezdetben  üres. Az  Utazás célja sorba írja be a megfelelő szöveget és kattintson az Új gombra! Ekkor a listában  megjelenik  az  amit beírt!  Ha egy  már meglevő  adatot akar  módosítani, akkor kattintson rá  a listában  a módosítandó  szövegre, módosítsa az  Utazás  célja megjelenő szöveget,  majd a Módosítás gombra  kattintva  érvényesítse  a  végrehajtott  módosítást!   Az  előzőekben  leírt kiválasztást  követően  az  adott  bejegyzést  a  Törlés  gombra  kattintva  eltávolíthatja   a  szótárból,  amennyiben  kérdésre  megerősíti  törlési szándékát. Az​  Utazás célja​  szótárt a​  Bezárás​  gombra kattintva zárja be! 

10 

 

  A  listából  válassza  ki  azt  a  partnert  akit  magáncélból  látogat!  Ezután  kattintson  a  Magán  szó  után  található  négyzetbe  és  az  Utazás  célja sorba írja  be az utazás célját  vagy  válasszon  az  ugyanilyen  nevű  szótárból  egy  bejegyzést!  Most  kattintson   a  Módosítás  gombra!  Ekkor  a  partner  sorában  a  megfelelő  cellákban  megjelennek  a  megadott  adatok.  A  bejegyzések  törléséhez  kattintson az adott  partnerre,  ekkor  a  fent  említett  sorban,  illetve  négyzetben  megjelennek  az  aktuális  bejegyzések.  Törölje  ki  azokat  és   kattintson  a  Módosítás  gombra.  A  bejegyzések  ekkor  eltűnnek  a  partner  neve  mellől.    TIPP:  Az  utazás  célja  szótárban  adott  tételnél  az  Ajánlásban  használatos  lehetőség  bejelölése  esetén  a  program  ajánlásos módban az itt bejelöltek közül (a partnereknél külön nem hozzárendelten  kitöltött) utazásokhoz ezen utazási célok közül egyet hozzárendel.    Az ablakban található  Törlés gombbal  lehetőség van bármely partner eltávolítására, amely a listában  szerepel. A partnereket egyenként tudja törölni.    A Nyomtatás  gombra  kattintva  kinyomtathatja  partnerlistáját  az  összes szükséges  adattal  együtt ami  az NAV számára szükséges.    TIPP:  Az  ablakban  levő  oszlopok  szélessége  állítható.  Vigye  az  egér  mutatót  a  fejlécben  a  módosítani  kívánt  oszlop  vonalára ami  ekkor  egy párhuzamos vonallá válik két oldalán nyíllal! Tartsa  lenyomva az egér bal gombját és húzza jobbra az egeret! Az oszlop szélesebb lesz.      Külföldi  partnereit  a  Külföld  fül  választásával  megjelenő  ablakban  manuálisan  rögzítheti.  Itt  cége  telephelye  és a külföldi partner  közti  útvonaltávolságot Önnek kell megadnia​ , tekintettel  arra, hogy a   RoadRecord automatikusan csak a Magyarországon belüli pontok közti távolságot számolja ki.    A  Távolság  gombra  kattintva  azonban  böngészőjében  megnyílik  a  Google  térképe  és  kiszámolja  Önnek a telephelye és az adott külföldi partner távolságát, melyet írjon be a mezőbe.    Első  megnyitásakor  az  ablak  nem  tartalmaz  adatokat.  Az  Partner/Célállomás  sorba  beírhatja  a  partner  cég  nevét,  és  a  többi  értelemszerű  adatot.  A  Távolság  sorba  az  Ön  telephelyétől  mért  távolságát.  A  Magán  út  megjelölés és az Utazás  célja kitöltése azonos a fentebb leírtakkal. Ugyanaz  az Utazás célja szótár áll itt rendelkezésére, amit már létrehozott.    Miután  felvette a  partner adatait kattintson az Partner rögzítése gombra! Ezzel a felvett partner adatai  megjelennek  a  listában.  A  leírtaknak  megfelelően  vehet  fel  további  partnereket.  Egy  partnerek  adatainak  módosításához kattintson  a  listában  a partner nevére. Ekkor annak adatai megjelennek az  azoknak  megfelelő  sorokban  a  lap  alján.  Végezze  el  a  szükséges   módosításokat  és  kattintson  a  Módosítás  gombra!   A  kívánt  változtatások  ekkor  megtörténnek.  A  Törlés  gombbal  eltávolíthatja  a  kiválasztott  partnert  a  listából,  feltéve,  hogy  megerősíti  ezt  a  szándékát  eleget  téve  a  program  kérdésének.      Autó ­  partner  beállítás gomb mögött  megnyíló  ablakban Önnek lehetősége van egymáshoz rendelni  az  autókat  és  a  partnereket,  sőt  még  a  partnereket  is  lehet  kategorizálni!  Ennek  akkor  van  jelentősége,  ha  a  cégben  több  autót  is  használnak,  de  nem  minden  autó  jár  a  cég  összes  partneréhez.  Ideális  felhasználási  terület  hálózatos  felhasználásnál,  ahol  a  cég  közös  adatbázisba 

11 

 

(térkép)  veszi  fel  az  összes  partnerét  (szerver),  a  munkatársak  pedig  a  saját  gépeiken  futtatják  az  útnyilvántartó  programot, itt  leválogatva,  kategorizálva a kizárólag általuk látogatott partnereket.  Egy  adott autó kiválasztva a partnereknél 4 kategória közül választhatunk:    1. Aktív  partner  alapértelmezett,  1  autós  felhasználásnál  csak  ezt  érdemes  használni.  Több  autónál  ezt kell kiválasztani, ha szeretnénk,  hogy ez a partner az ajánlásos módban automatikusan is  kiválasztódhasson. Javasolt a gyakran látogatott partnerekhez.    2. Passzív  partner  csak  manuálisan  kiválasztható,  ez  a  ritkán  vagy  alkalomszerűen  látogatott  partnerekhez ajánlott.  3. Benzinkút  megjelölésű partner is csak manuálisan kiválasztható, ez direkt a benzinkutak külön  megjelölésére szolgál, adott listákban egyszerűen megtalálhatóak.    4. Használaton kívül​  eső partnerek még manuálisan sem választhatóak ki az adott autónál.     

             

12 

 

Az  adott  mező  kiválasztásához  duplán  kattintson  a  megfelelő  helyre,  a  kiválasztást  pipák  igazolják  vissza.    TIPP:​  az oszlop nevére (pl. Benzinkút) duplán kattintva az egész oszlop tartalma kijelölődik.    TIPP:  lehetőség  van  tömegesen  is  átállítani   egy  oszlopértéket. Ehhez  az  egér  bal gombját  nyomva   tartva jelölje ki célterületet, majd a jobb egérgombbal​  Partner típusának beállítása​  kattintson.    Amennyiben  Önnek  könnyebb  a  partnerekhez  kijelölni  az  autókat,  úgy  válassza  a  Partner  –  autó   összerendelést​ , ahol egy fordított listában, de ugyanabban az adatbázisban dolgozhat tovább.    Amennyiben  Csak  a  legutoljára  importált  új  partnerek  látszódjanak  gombot  is  bejelöli  a  jobb  felső  sarokban,  úgy  csak  azok  a  partnerek  jelennek  meg,  amik  az  utolsó  importálás  óta  lettek  felvéve a  térképen. Amennyiben van  ilyen, úgy importálás  után egy  villogó sárga háromszögbe zárt felkiáltójel  jelzi, hogy új partnerek importálódtak.    TIPP:  érdemes  legelőször  az  összes partnert  kategorizálni,  ezután  már elég  csak  az  új partnerekkel  foglalkozni, és az átláthatóság kedvéért ezt a funkciót az első kategorizálás után bekapcsolni.    Amennyiben  egy  autó  az  adott  hónapban  minden  nap  ugyanazon  partnereket  látogatja  meg  ugyanabban  a  sorrendben  (körutakat  fut  vagy  valaki  otthonról  bejár),  akkor  azokat  Ön  az  Állandó  partnerek  fül  mögött  található  ablakban  állíthatja  be.  Lehetősége  van  a  nap  elején  és  a  nap végén  látogatott sorrendet is megadni.   

   

13 

 

Ennek eredményeként a program a beállított  Telephely utáni első állomásnak azt itt megadott állandó  partnereket veszi fel a beállítás sorrendjében, az ajánlott partnerek csak ezek után következnek.     Amennyiben  Ön  kiválaszt  és  megad  nap  végén látogatott partnereket  is,  akkor a program  ezeket  is  beállítja  a  hónap  napjainak  végére  és  a  Telephellyel  zárja  le  a  napi  futást.  Ha  valamelyik  nap  mégsem  ebben  a  sorrendben,  vagy  nem  történne  meg  az  állandó  partnerek  látogatása,  akkor  azt  utólag módosíthatja.    Az állandó  látogatásra  kiválasztott partnerek  listájának fejlécében található  egy  M betű. Amennyiben  itt  megjelenik  egy  x​ ,  akkor  ez  azt  jelenti,  hogy  ezt  a partnert magáncélból látogatja  az  autó. Ezt az  egyes partnerekre vonatkozóan a​  Távolságok​  menüpontban Ön állította be.    A  Térképkorrekció  fülön  Ön  felülírhatja  a  térkép  által  számolt  távolságokat  ha  pl. Ön  nem  a  2 pont  közötti  legrövidebb  úton  szokott  menni  vagy  bármilyen  okból  nem  ért  egyet  a  térkép  által  számoltakkal.    Válassza ki  a  kiindulási  és  érkezési partnert,  ahol  láthatja  a  térkép  által mért távolságokat, melyeket  felülírhat mind az oda­ mind pedig a visszaútra vonatkozóan.    Ettől kezdve a program mindig az Ön által felvett távolságokkal fog számolni a kérdéses 2 partnere  között. 

     

14 

 

Gépjárművek adatainak rögzítése    A  gépjárművek  adatainak  felvételéhez  a  főmenüben  kattintson  az  Autók  gombra!  Ekkor megnyílik  a  gépjárművek  adatait  tartalmazó  ablak  ahol  felveheti,  megtekintheti  vagy  módosíthatja  a  cége  járművei adatait. A program bármennyi autót vagy motort képes kezelni.    Az ablakban található rovatokat értelemszerűen kell kitölteni. Felülírhatja a már meglévő adatokat  vagy az​  Új autó​  gombra kattintva egy üres űrlapon vehet fel új járművet.   

               

15 

 

               

Megválaszthatja, hogy az autó​  Cégautó, Magánautó, Céges motor vagy Magánmotor​  legyen.    Adott  választás  esetén  a  program a  Karbantartási költséget autókra  automatikusan  9,00  Ft­ra  állítja  be  (mivel  cégautók  esetében  céges  használatkor  0 Ft,  de  magánhasználat  esetében  9,00  Ft­al  kell  számolni)  ahogy  az  a  törvényben  jelenleg  meg  van  határozva.  A  karbantartási  költség  beállítása  a  jelentés  elkészítésének  évétől  függően   is  történhet  (2006  előtt  ez  3,00  Ft),  motorok  esetén  pedig  0  Ft­ra állítja.    A  Tulajdonos  cég  menü  csak  azoknak  kell,  akik  több  cégre  szeretnének  könyvelni,  és  ennek  megfelelően  fektettek  be  megoldásunkra,  azaz  több  cégre  regisztrálták   termékünket.  Ebben  az  esetben  ki  kell   választani  az  adott  autó  tulajdonosát.  Akik  csak  egy  cégre  használják a  programot,  azoknak alapértelmezetten az a cég jelenik meg, teendőjük nekik ezzel nincs.    A  Gépjárművezető  sorba  a  cég  és  /  vagy  az  autó  vezetőjének  a  nevét  kell  beírni,  a  Rendszám,  gyártó,  típus  értelemszerűen  kerül  kitöltésre.  Magánautó  esetén  a  Tulajdonos  cég  sorba  az  a  cég  kerül,  aki  felé  történik  az  elszámolás,  a  Gépjárművezető   sorba  kerül  az  autó  konkrét  tulajdonosa.  Amennyiben kiküldetési rendelvényt kíván készíteni, a megfelelő sorba írja be az adószámot is!    A  Napi  indulás/érkezés  sorba  a  program  automatikusan  azt  a  céget  fogja  megadni,  amit  a  Regisztráció ablakban vettek fel. Ennél a paraméternél arra figyeljen, hogyha több telephelye is van a  cégnek,  akkor  ebbe a mezőbe azt a telephelyet vegye fel​ , ahol  a gépjármű ténylegesen állomásozik,  tehát​  ahonnan hivatalosan indul, és ahova hivatalosan visszaérkezik a nap végén.    Önnek  lehetősége  van  az  adott  autó  Forgalmi​ ­  és  zöldkártya  érvényességét  is  figyeltetni  a  programmal,  továbbá  a  következő  szerviz  esedékességére  is  felhívja  a  figyelmet.  Ehhez  Önnek  először be  kell kapcsolni az adott sor előtt a kapcsolót, ekkor a dátum szerkeszthető lesz. Állítsa be a  megfelelő dátumokat vagy a figyelni kívánt kilométeróra állását.    TIPP:  A programban használt dátummezők lenyíló ablakban lapozhatóak, de van „mai nap” funkció is  a  dátummező  alján,  továbbá  az  adott  évre,  hónapra  kattintva  is  léptethet  fel­le.  Amennyiben  billentyűzetről  Önnek  könnyebb  kezelni,  úgy  a  dátumra  (év,  hónap,  nap)  külön  kattintva  is  begépelheti, a következő mezőre a bal – jobb nyilakkal lépkedhet.    Amennyiben  adott  dátum  lejár  (a  számítógépen  beállított  órát  figyeli),  akkor  a  program  indításakor  figyelmeztető  ablakban  jelenik  meg  a  szükséges  információ.  A  következő  szerviz  kilométeróra  állás  figyelése a tankolásokkor vagy a hó végi kilométeróra állás rögzítésekor kerül összehasonlításra.    A Kiküldetés  kezdetének  vagy  végének időpontja alapértelmezetten azt  jelenti magánautóknál, hogy  ami  2  időpont  itt  be  van  állítva,  azokat  fogja  ajánlásos  módban  az  adott  naphoz  beilleszteni,  mely  nyomtatás előtt módosítható naponta.     

 

16 

 

         Ezután adja meg az autó által használt​  üzemanyag típusát​  is.    Az  általános  adatokon  kívül  meg  kell  választania  a  Fogyasztási  norma  típusát​ .  Amennyiben  az  Alapnormát  választja,   akkor  lentebb  a  Hatóság  által  meghatározott  sorba  vagy  a  60/1992.  sz.  Kormányrendeletben  az  Ön  által  használt  autó  típusra  megadott,  vagy  az  autóhoz  adott  gyári  gépkönyvben található átlagfogyasztási adatot kell beírni.     Ezen  választás  esetén  a  program  automatikusan  használni  fogja  a  törvény  által  megengedett  korrekciós tényezők  közül  a  budapesti közlekedés esetén az 1,35 illetve téli időszakban, december 1   – március 1 között, az 1,03 szorzókat.    Ha  Ön  az  Alapnorma­átalányt  választja,  akkor  a  Hatóság  által  meghatározott  sorban  megjelenik  a  törvényben  megadott,  a  motor  űrtartalma  alapján  megállapított,  fogyasztási  érték.  A  sor  végén  található  nyíllal  legördíthet  egy  listát  és  az   így  megjelenő  adatok  közül  kiválaszthatja  az  autója  motorűrtartalma szerinti fogyasztási értéket.    Attól  függően,  hogy  előzőleg  a  használt  üzemanyagnak  benzint,  gázolajat,  vagy  LPG  autógázt  választott,  itt  az  annak  megfelelő  motorokhoz  tartozó  adatok  jelennek  majd  meg,  amik  közül  kiválaszthatja  a  megfelelőt.  Amennyiben  Ön   az  alapnorma­átalányt  választja  az   autó  fogyasztási  normájául, akkor a program automatikusan nem fogja használni a fentebb leírt korrekciós tényezőket.    Az Átlagfogyasztási értékek szekcióban a használat során mért valós sorba az autó használata során  mért  tényleges  fogyasztás  kell  beírni.  Köztudott,   hogy  sok  esetben  az  autó  tényleges  fogyasztása  még a gyárilag megadott értéktől is eltér, mely függhet még a vezetési stílustól is.      FONTOS!  Minél  pontosabban  adja  meg  itt  az  autó  tényleges  üzemanyag  fogyasztását,  a  program  annál  pontosabban  fogja  kiszámítani  tankolások  felvétele  során   megadott  adatokból  a   tankolt  üzemanyag  mennyiséggel  futható  távolságot,  így  elkerülhető,  hogy   Ön  véletlenül  több  kilométert  számoljon el, mint amit 2 tankolás között meg lehet tenni.      A járművek között az​  Előző autó, Következő autó​  gombokkal böngészhet. Az​  Autó törlése​  gomb  használatával távolíthat el autót az adatbázisból. Az eltávolítást a program kérésére meg kell  erősíteni. Ha végzett az adatok felvételével, akkor kattintson az​  OK​  gombra.                             

17 

 

Programbeállítások, hálózatos használat, nyomtatási beállítások    A  főmenüben  a  Beállítások  gombra  kattintva  a  megnyíló  ablakban   van  lehetősége  további  beállításokat paraméterezni.   

        

 

  A Hiányzó  utazás célja esetén figyelmeztetés cégautóra bekapcsolásakor a program nyomtatás előtt  figyelmeztet, ha nem minden útnál van utazás célja beállítva.    A  Minden  napra  legyen  útajánlás  funkció  bekapcsolásakor  útajánláskor  a  program úgy osztja  el az  utakat, hogy lehetőleg minden napra legyen utazás.    Amennyiben  ajánláskor  a  javasolt  utak  2%­nál  kisebb  (km)  részben  térnek  el  a  kívánttól,  akkor  a  Korrekciós  távolság  alsó határa (km) sorban beállított  értéknél  nagyobb távolságú  utakra a  program  (jellemzően vidéki)  km  korrekciót végez  annak  érdekében,  hogy a havi  km  futás pontosan egyezzen  a kívánt értékkel.    Ünnepnapok (hivatalos),  Szombatok,  Vasárnapok kihagyása ajánlás esetén pipákkal kiválaszthatjuk,  hogy mely  napokra  NE készítsen  a  program útnyilvántartást ajánlásos módban. Természetesen ettől  még manuálisan adhatunk meg utakat ezekre a napokra is ajánlás után.    A​  „Helységben lévő partnerek lista elején való megjelenítése”​  opció használatakor a tankolási adatok  rögzítése, illetve az útvonalak részletezése során elsődlegesen a korábban kiválasztott helységben  lévő partnereket fogja listázni a program.    A  Nyomtatás  fülön  megválaszthatja  a  nyomtatási  betűméretet,  a  lap  teteje­,  alja­  és  a  bal  margó  távolságát​  (lefűzéshez) és az​  utazás célja nyomtatását cégautóra.    A Kilométeróra állás nyomtatása​ ­t választva a hó végi  km óra állás is nyomtatásra kerül. Amennyiben  minden  tankolásnál  szeretné  nyomtatni  (a  felvett)  km  óra  állást  is,  úgy  tegyen  pipát  A  tankolásnál  rögzített kilométeróra​  mezőhöz is.   

18 

 

A  ​ Mobilon  utólagosan  rögzített  helyek  nyomtatása  funkció  bekapcsolásával  kinyomtatódnak  adott  bizonylatok  nyomtatásával  azok  a  mobilon  rögzített  utak,  melyek  utólagosan  lettek  rögzítve ­ belső  ellenőrzéshez.    Amennyiben az útnyilvántartás nyomtatásával párhuzamosan generálódó archív pdf fájlok tárolását  nem az előre kijelölt könyvtárba szeretné menteni, úgy itt alternatív célmappát határozhat meg.     

  

 

    Az  Frissítések  fülre  kattintva  a  fenti  képet  látja  a  monitoron.  Az  NAV  üzemanyagárak  beállítása  gombra kattintva az alábbi ablak jön be:   

     

19 

 

Itt  találhatja  meg   az  NAV  által  meghatározott  üzemanyagárakat  2000.  évig   visszamenőleg.  Az  új  árakat  rögzítheti  kézzel is, amennyiben nincs  közvetlen Internet  elérése  (weboldalunkról letölthetőek  az  adatok),  de   egyszerűbb  az  Adatok  frissítése  Internetről  gombbal  letölteni   azokat.  Az  ablakot  az  OK​  gombra kattintva hagyja el!    TIPP:​  a program programindításkor automatikusan frissíti az üzemanyagárakat.    FONTOS!​  Amennyiben az új adatok feltöltése elmarad, akkor erre a program figyelmeztetni fogja Önt  akkor, amikor olyan hónapra akarna elszámolást készíteni, amelyikhez nem tartozik üzemanyagár.    Annak  érdekében,  hogy  mindig  a  legfrissebb  programverzióval  dolgozhasson,  új  verzió  letölthetősége esetén programindításkor figyelmeztető ablakban döntheti el a programfrissítést.    A Hálózat fülre  kattintva állíthatja  be  programját,  hogy a térkép  mely adatbázisból dolgozzon (csak a  partnerekre vonatkozik).    Nincs  központi adatbázis  használva​ : ez  jelenti  a  tipikus egygépes felhasználást (azaz mindenki saját  adatbázist használ), amikor a program a saját gépen lévő térkép adatbázisát olvassa be.    Importálás a központi  adatbázisból  minden  indításkor​ :  ezen  hálózati  felhasználáskor  (azaz  mindenki  egy  központi  adatbázis  adatait  használja),  a  program  indításkor  ellenőrzi,  hogy  van­e  változás,  és  szükség  esetén  szinkronizálja  az  adatokat,   mely  esetén  értesítést  küld,  és  lehetőség  van  az  új  adatok részleges szerkesztésére.    Manuális  importálása a központi  adatbázisból​ :  ebben  az esetben a program indításkor nem ellenőrzi  a  központi  adatokat,  hanem  a  helyi  mentéssel  dolgozik,  ilyenkor  viszont  a  térképen  és  a  partnerek  karbantartása  ablakon  megjelenik  egy  Partnerek  átemelése  a  központi  adatbázisból  gomb,  mellyel  alkalomszerűen tehető meg a szinkronizálás.    Mindkét  hálózatos   beállításnál  a  partnereket  csak  a  központi gépen  lehet felvenni  és módosítani, a  kiszolgáló gépeken nem (csak kategorizálás lehetséges)!    A  hálózatos  beállításhoz  meg  kell  adni  a  központi  adatbázis  elérési  útvonalát,  ahol  a  (​ \RoadRecord\RRData\Places.xml​ ) fájlt kell megadni.    Figyelem!​  Ennél a beállításnál a kliens gépek helyi adatbázisa törlésre kerül!    A  program  kulcsát  (RR.key)  tartalmazó  könyvtár  elérési  útvonalát  is  itt  adhatja  meg,  ha  pl.  Dropbox­os,  több  gép  közötti  szinkronizálással  használja  a  programot,  és  szeretné  minden  gépen  egy  fix  könyvtárban  tárolni  az  adott  számítógépéhez  tartozó  kulcsot,  így  azt  nem  kell  minden  használatkor manuálisan cserélnie.               

20 

 

Adatmentés felhőbe    A  főmenüben  a  Beállítások  gombra  kattintva  a megnyíló ablakban  a  Felhő  fülön  van lehetősége  az  adatmentést paraméterezni.   

    Az felhő adatmentés technikai hátteréről és az adatbiztonsággal kapcsolatos kérdésekről ​ itt olvashat​ .    Megjegyzés:​  Adatai alapvetően saját számítógépén tárolódnak, normál adatmentés esetén a  C:\\RoadRecord\ könyvtárat állítsa be adatmentő programjába.    Amennyiben szeretné adatmentését informatikai szaktudás nélkül biztonságosan a felhőben tárolni  automatikus adatmentéssel, úgy az​  Email cím​  mezőbe írja be email címét, majd nyomja meg a​  Kulcs  igénylése​  gombot!  Ezzel egy felhasználói fiókot nyit szerverünkön, melyhez jelszavát – a kulcsot –  email címére azonnal megküldi rendszerünk.    A​  Kulcs​  mezőbe írja be a 2 x 4 karekteres jelszavát, majd nyomja meg a​  Kulcs ellenőrzése​  gombot!    Amennyiben elveszette jelszavát vagy csak új kulcsot szeretne igényelni, úgy a​  Kulcs igénylése  gombot nyomja meg és ismételje meg a fent leírt eljárást!    Fontos, hogy​  legalább a fent használt email címet jegyezze fel​  (ha lehet a kulcsot is), mert egy  esetleges​  adatvesztés esetén legalább a használt email címére​  (felhasználói fiók azonosítója)  szüksége lesz adatai visszaállításához.    Az​  Adatmentés módja​  legjobb, ha​  Automatikusra​  van állítva, így minden kilépés előtt automatikusan  elmenti az adatokat amennyiben az előző adatmentés óta történt változtatás.   

21 

 

TIPP:​  Adatmentés csak akkor történik, ha legalább 1 autó, 1 partner és 1 telephely fel van véve a  programban.  Amennyiben a​  Manuális adatmentést​  választja, úgy Önnek kézzel, az​  Adatmentés gombra​  kattintva  kell a mentést elvégeznie.    Ha valamilyen okból kifolyólag elmarad vagy sikertelen az adatmentés, akkor a program az​  Elmaradt  mentés figyelmeztetésének gyakorisága​  mezőben beállított érték alapján rendszeresen figyelmezteti  az adatmentésre.    Adatvisszaállítás​  esetén töltse ki az​  Email cím​  és a​  Kulcs​  mezőt, majd nyomja meg a​  Visszaállítás  gombot! Ezután válassza ki az utolsó 10 adatmentés időpontjából azt az állapotot amelyet vissza  szeretne tölteni majd ismét nyomja meg az​  Adatvisszaállítás​  gombot!    TIPP:​  az adatmentés – adatvisszaállítás funkció használható 2 számítógép közti  adatszinkronizációra is, amennyiben mindkét számítógépen ugyanaz az​  Email cím​  és​  Kulcs​  van  beállítva. Ebben az esetben mindig győződjünk meg a munka végén az adatmentésről, és a másik  gépen pedig a munka megkezdését adatvisszaállítással kezdjük! További adatszinkronizációs ​ tipp itt​ .    Megjegyzés:​  az adatmentés nem vonatkozik az RRPdf mappára (mert az magában adatmentés és  reprodukálható).              ​ Okostelefonos támogatás    A RoadRecord mobil alkalmazása egy kiegészítő alkalmazása a program asztali változatának.    Ezzel a mobil alkalmazással menet közben lehet rögzíteni az utakat és tankolásokat, hó végi km óra  állásokat majd az egészet be kell importálni (​ Szinkronizálás​ ) a programba a​  Jelentés​  /​  Okostelefon  gombbal, majd ezeket egy az egyben kinyomtatva ­ esetleg egyeztetve a meglévő utakkal ­,  manuálisan vagy ajánlásos módban könnyedén elkészíthetjük útnyilvántartásunkat vagy kiküldetési  rendelvényünket. 

        Fontos, hogy a mobil alkalmazás használatához szükség van az asztali program alapadatokkal  feltöltött változatára, tehát a programnak rendelkeznie kell a térképen feltöltött partneradatokkal és az  autó adataival. 

22 

 

  A mobil alkalmazás egyszerre csak egy autót kezel, viszont annyi mobileszköz csatlakozhat a  programhoz, ahány autót nyilvántartunk benne.    A mobil felhasználáshoz mindenképpen szükségünk van a Felhőbeállításoknál a​  Felhő​  alapú  adatmentés funkcióra, amihez fiókot, illetve kulcsot a fentebb leírt módon lehet igényelni.    Az adatmentés gombra kattintva elindul a meglévő adatok feltöltése és szinkronizálása, ekkor  kerülnek fel azok az adatok fiókunkba, amivel később dolgozni fog a kiegészítő alkalmazás mobilon.    Részletes, használati utasítás a mobilalkalmazás​  Segítség / Hogyan?​  Menüpontján vagy ​ itt elérhető​ .          A program regisztrálása – licencfeltételek    A  főmenüben  a  Regisztráció  gombra  kattintva   megnyílik  egy  ablak,  amely  révén  a  programot  regisztrálni tudja.     

        Önnek  lehetősége  van  a  teljes  programot  minden funkcióval  együtt regisztráció  nélkül  működés  közben  DEMO  módban  kipróbálni,  korlátozott  nyomtatási  és  távolságszámítási  funkcióval.  Ekkor  korlátozás  nélkül  feltöltheti  a  partnerlistáját,  illetve  az  egyéb  adatokat  is,  nyilvántartást  is készíthet,  csupán  az  eredményt  nem  tudja  kinyomtatni,  és  a  jelentésben  nem  a  végleges  távolságadatok  szerepelnek. 

23 

 

  Javasoljuk,  hogy  éles  adatokkal  és  partnerekkel  próbálja  ki  a  programot,  mivel  regisztráció  után  a  felvett adatai megmaradnak, a partnertávolságok és a bizonylatok elszámolásra alkalmassá válnak!    A regisztráció menetének leírásához és videókhoz klikk ide:  http://www.roadrecord.hu/regisztralasmenete/    A  program  másolásvédelemmel  van  ellátva,  de  a  program  több  példányát  is  díjmentesen  regisztráljuk!    További információk licencfeltételeinkről: ​ http://www.roadrecord.hu/vegfelhasznaloi­licencszerzodes/               Gyakran ismételt kérdések    ­ Mi a teendő autócsere esetén? Fizetni kell egy új licencet?    Licencpolitikánk szerint az eladási ár az autók számától függ, tehát úgy alakítottuk ki árlistánkat, hogy  egyformán  elérhető  és  egyben  ugyanolyan  szintű  befektetés  legyen  akár  az  egy,  akár  a  kétszáz  autós  cégek számára. Fontos,  hogy az egyszerre,  egy időben üzemeltetett autók számáról van szó ­  bár  rendszámokra  adjuk ki  a  regisztrációt  ­ azonban ha valaki lecseréli az autóját, akkor nálunk NEM  KELL  új befektetést eszközölnie, csupán  az eladott autót kell a programból törölnie és az újat felvéve  egy INGYENES  regisztrációt kell eszközölnie. A  visszaélések  elkerülése érdekében munkatársunk a  tranzakciót minden esetben ellenőrzi.      ­  Hogyan  kezeljem  a   regisztrációs  kérelmeket,  amikor  több  autóra,  visszamenőlegesen  kell   elkészítenem az útnyilvántartásokat?    Időrendi  sorrendben.  Tehát  fel  kell  venni  az  összes  olyan  autót  ami  használatban  volt  abban  a  legrégebbi  időszakban,  amikortól  a  programot  használni  szeretné,  elkészíti  az  útnyilvántartásukat,  majd  törli  az  eladott  autókat  és  felveszi  az  újakat.  Ekkor  kell  egy  új  ingyenes  regisztrációt  kérni  a  következő  időszakra,  és  így  tovább.  A  visszaélések  elkerülése  érdekében  munkatársunk  a  tranzakciót minden esetben ellenőrzi.      ­ Mi a teendő, ha bővítem az autóflottát?    Abban  az  esetben, amikor nem autócseréről, hanem flottabővítésről van szó, akkor egyszerűen csak  fel  kell  venni  a  programba  az  új autót  és  küldeni  kell  egy regisztrációs kérelmet  az új  flottára. Ekkor  állítunk  ki  az  új  autó  licencére  vonatkozó  számlát,  ennek  kiegyenlítése  után  használható  erre  az  autóra  is a program. Tehát senkinek nem  kell  előre befektetnie,  gondolkodnia,  hogy mennyi licencet   vegyen, mert az bármikor bővíthető!    ­ Nem tudok nyomtatni!    Útnyilvántartó programunkban,  amennyiben  a nyomtatás gombra kattintást  követően a ‘Not valid true  type  font’   vagy  a   ‘Generation  PDF  file  in  progress’   hibaüzenet  jelenik  meg,  akkor  a  gépen  valószínűleg nincs telepítve az összes szükséges betűtípus!    

24 

 

Az  Asztalon  kattintson  a  RoadRecord  Segédanyag  ikonra  és  ott  a  Fonts  könyvtárban  található  betűtípusokat  adja  hozzá  a  rendszerhez!  Ezt  úgy  teheti  meg,  hogy  a  Start  menü\Vezérlőpult\Betűtípusok  (Vista  felhasználóknál  Betűkészletek)  menüt  megnyitja,  majd  egyszerűen csak bemásolja a fent említett file­okat! Így a nyomtatás zavartalanul működik!   

 

­​  Hogyan lehet másik gépre áthelyezni / átmásolni a programot?    A megoldás rendkívül egyszerű: a programot teljes egészében (C:\RoadRecord könyvtár) át kell  másolni az új gépre bármilyen adathordozón vagy akár hálózaton keresztül az új gép C:\  meghajtójára, ebben az esetben megmarad a teljes feltöltött adatállomány is. Átmásolás után a  beépített másolásvédelmi funkció miatt DEMO módba kerül a program, ezért újra kell küldeni a  regisztrációs kérelmet (ami ingyenes), mivel a számítógép hardverazonosítója is eleme a  kulcsfájlnak.    ­​  Elszállt a gépem, vissza lehet állítani az adatokat?  A bevitt adatok alapesetben csak a felhasználó számítógépén tárolódnak, amennyiben előzőleg  használta a beépített adatmentési funkciót, úgy titkosított formában a szerverünkön is tárolódnak.  Utóbbi esetben telepítsen újra egy új programverziót, majd  az adatvisszaállítási funkciónkkal az  eredeti állapot visszaállítható.    Újratelepítést követően DEMO módban fog futni a program, ezért új regisztrációs kérelem (ingyenes)  elküldésére van szükség.                                                     

25 

 

Jelentés paramétereinek beállítása    A  főmenüben  a  Jelentés  gomb  megnyomása  után  megnyílik  a  Jelentés   paramétereinek  beállítása  ablak. 

      Az  ablak  megnyitásakor  Számítandó  hónapnak  a  program  automatikusan  arra  a  hónapra  áll  át,  amelyet megelőzően már készült jelentés az adott autóhoz.    A  kiválasztott  gépjármű   adatai  pontban  rendszám  szerint  válassza  ki  azt  a  gépjárművet,  amelyik  útnyilvántartását el akarja készíteni!       

26 

 

Korrekciós  tényezők  használata​ :  A  korrekciós  tényezők  használata  a  programban  automatikus,  és  függ  attól, hogy Ön melyik  fogyasztási  normát  választotta az  Autók  menüpontban, amikor felvette az  egyes autók adatait.     Amennyiben  ott  Ön  az  Alapnormát  választotta,  akkor  a  program  automatikusan  számolni  fog  a  korrekciós  tényezőkkel.  Ha  azonban  az  autók  paramétereinek  beállításánál  az  Alapnorma­átalányt  választotta, ez esetben a program nem számol a korrekciós tényezőkkel.    Ez megfelel a törvény előírásainak.    TIPP:​  ezen szorzók segítségével magánautók esetében jelentős költségeket számolhat el legálisan.    Elszámolás alapja​ : Magánautó esetében Ön megválaszthatja, hogy az autó által futott távolság  (futott  km) vagy költség alapján készíti el az útnyilvántartását adott hónapra.      Az Ön  választásától  függően  vagy  az  adott hónapban futott kilométereket vagy az erre az időszakra  eső  bruttó  benzinköltséget  kell  beírnia  a  futott  km  vagy  a  költség  sorokba.  (Jelentés  készítése  manuálisan történhet a paraméterek megadása nélkül is, de az ajánlás csak akkor végezhető el, ha a  szükséges paraméterek a megfelelő módon adottak.)    Figyelem! Magánautóknál az elszámolási költség nem egyenlő a benzinköltségekkel!    Céges  autók  esetében  Önnek  nincs választási lehetősége. Amikor az Autók gomb mögött megjelenő  ablakban  megadja  a  szóban forgó  autó tulajdonviszonyát és az történetesen céges, akkor a program  automatikusan csak a futott km alapján történő elszámolást ajánlja fel.     Ön  tehát  ilyen  esetben  csak  az  egyes  hónapokban  futott  kilométerek  alapján  készítheti  el  útnyilvántartását,  melyet  a program az aktuális és előző hónap végére megadott kilométeróra­állások  különbségéből számol ki.    A  tankolásokat   csak  céges  autók  esetében  kell  rögzíteni  a  programban,  így  elő kell készíteni azon  hónap  üzemanyag  számláit,  amely  hónap   útnyilvántartását  akarja  elkészíteni,  ebben  az  esetben  kattintson  a  Tankolás  /  Hóvégi  km  óra  /  Érintett  helyek  / Okostelefon  gombra  és  ekkor  a  következő  ablak nyílik meg:   

27 

 

      Az ablak tetején Ön megválaszthatja, hogy melyik autó tankolásait melyik év mely hónapjában akarja  rögzíteni.  Ha  kipipálja  az  Egész  évben  négyzetet,  akkor  az  adott  évben  addig  rögzített  összes  tankolást  megjeleníti a program. Természetesen ebben az esetben is felveheti az egyes tankolásokat   hiszen a tankolás dátumát Ön választja meg.    Kattintson  az  Időpont  sorban  található  lefelé  mutató  nyílra  és  megjelenik  a  naptár  amiből  kiválaszthatja  az adott napot, mellette a pontos időt. A szóban forgó hónapban keletkezett számlákról  a megfelelő  rovatokba írja be a  tankolás  összegét  és  a tankolt  üzemanyag mennyiségét. A program  az  Üzemanyag  mennyisége  alapján  fogja  kiszámítani  a  Megtett  út  (km)  értékét,  továbbá  a  km  óra  állását  is  ennek  megfelelően  görgeti  előre,   amit  természetesen  akár  kézzel  módosítani  is  lehet (ha  utólag  talál  köztes  üzemanyagszámlát,  ugyanúgy  felveheti,  a  program  elvégzi  a  szükséges  korrekciókat).    Az  Új  partner  hozzáadása  hatására  a  térkép  nyílik  meg,  hogy  a  listán  nem  szereplő  partnert  vehessünk fel innen közvetlenül.           

28 

 

A  tankolt  üzemanyag  mennyiségéből  és  az  Autók  adatainak  rögzítése  során  megadott  Használat  során  mért  valós  fogyasztási  adatból  a  program  kiszámítja,  hogy  a  betöltött  üzemanyag  mennyiséggel mekkora távolságot képes az autó megtenni.    Ha  ide  0  van   beállítva,  akkor  a  hatósági  fogyasztással  számol  a  program.  Azért  fontos  minél  pontosabban megadni a valós üzemanyag fogyasztást az autó paramétereinek rögzítése során, hogy  az itt  kiszámolt  távolság minél inkább megközelítse az autó km órája által mutatott értéket. A számolt  adat a​  Megtett út (km)​  sorban jelenik meg.    Az autó kilométer órájának  tankolásnál  leolvasott értékét a  Kilométer óra állása sorban adhatja meg.  Amennyiben  az  első  tankolásnál  megadja   a  kilométer  óra  állását,  akkor  a  program a továbbiakban  ehhez az értékhez hozzáadja az általa kiszámolt megtehető út hosszát.    A  Kilométer  óra  állása  és  a  Megtett  út (km) sorok adatait Ön  bármikor  módosíthatja  amennyiben  az  szükséges.  A Tankolás helye sorban adja  meg  a  tankolás helyét. A  legördülő  listában  a  rögzített  és  beimportált  partnerek közül  válassza  ki közülük  azt  a  partnert, amelyik abban a helységben van ahol  Ön tankolt, vagy azt, amelyik a legközelebb van ahhoz a benzinkúthoz ahol Ön üzemanyagot vett.    Az Okostelefon  gombbal  az  okostelefonján  rögzített tankolási adatokat importálhatja be, amennyiben  azokat korábban rögzítette ott, majd szinkronizálta az adatokat onnan.    TIPP:  Amennyiben  Ön  a  partnerek kategorizálásánál Benzinkutakat is megjelölt, úgy a listában külön  csoportban  jelennek  meg  a  benzinkutak.  Amennyiben benzinkutat  választ  ki,  akkor  kötelezően meg  kell  adni  azt  is,  hogy  közvetlenül  a  tankolás  előtt  vagy  után  mely  partnerét  látogatta  meg.  Okostelefonról való importnál utóbbit nem kötelező megadni.    Amikor  adott  hónapban  megnyitja  a  Tankolás ablakot, akkor  az üres.  Válassza  meg a  dátumot, írja  be  az  összeget  és  a  tankolt  mennyiséget, vagyis  töltse  fel  az  adatokat,  majd miután minden  adatot  megadott,  ami  egy  adott  tankoláshoz  tartozik,  akkor  kattintson  a  Rögzítés  gombra.  Ekkor  a  felvett  adatok megjelennek az ablak listájában.    Újabb  tankolásokat  ugyanígy  vehet  fel.  Amennyiben  már  egy  meglevő  tankolást  akar  módosítani  akkor  a  listából  válassza  ki  a  módosítandó  sort,  a  megfelelő  sorokban  végezze  el  a  szükséges  módosításokat  majd  kattintson  a  Módosítás  gombra  azok  érvényesítéséhez. A  Törlés  gombbal  egy  kiválasztott sort távolíthat el a listából.    Amennyiben nem manuálisan, hanem a szerződött töltőállomás által küldött ​ tankolásokat kívánja  beimportálni​ , úgy mintaformátumként nyissa meg a segédeszközök (C:\RoadRecord\Tools)  könyvtárban található​  Eredeti Tankolás fájl.xls​  fájlt!    Így láthatja a mintát, ahogy Önnek meg kell adnia a tankolási adatokat (felül is írhatja ezt, de​  az első  sor, azaz az azonosító fejléc ne változzon​ , mivel ezek azonosítják a mezőket).          Meglévő tankolási kimutatásából az alábbi megfelelő mezőket töltse fel, az alábbi formátumban:    RENDSZAM​ :​  a programban korábban rögzített autó rendszáma, esetleges szóköz vagy 

29 

 

kötőjel­eltérés, kis­ nagybetű különbségek megengedettek    DATUM:​  ÉÉÉÉ.HH.NN formában kell megadni    IDO:​  ÓÓ:PP formában kell megadni    UZEMANYAG MENNYISEGE:​  egész, illetve tört litereket is felismer a program, lehet pl 40,5 vagy  40.5 is az érték    TANKOLAS OSSZEGE:​  csak magát az összeget írja be! Helyes: 10000 Helytelen: 10.000 Ft    MEGTETT ÚT​  (nem kötelező kitölteni!): ide írja be a tankolt mennyiségből megtett utat, pl 350    KILOMETERORA ALLASA​  (nem kötelező kitölteni!): ide írja be az autó tankoláskori óraállását, pl.  11254    TANKOLAS HELYE​  (nem kötelező kitölteni, de később meg kell adni!): adja meg a tankolás  helyszínét! Ha korábban rögzített a programban benzinkutakat, ide írja be    karakterre azonosan​  a felvett pont nevét! (Ha nem kíván konkrét benzinkutat megadni, ide beírhatja  azon, térképen előzőleg rögzített partnerét is, akinek a közelében történt a tankolás. Ezt is csak  akkor ismeri fel a program, ha ebbe a mezőbe pontosan úgy írja be a partner nevét, ahogyan az a  programban is rögzítve van!)      ERINTETT HELY​  (nem kötelező kitölteni, de később meg kell adni!): ha a tankolás helyének az előző  mezőben korábban benzinkútként kategorizált partnert ad meg, itt rögzítheti a tankolás kapcsán  érintett üzleti partnerének nevét. Itt is fontos, hogy a program csak akkor ismeri fel, ha pontosan  ugyanúgy írja be a nevet, ahogyan azt korábban a programban rögzítette!    Ahhoz, hogy ezt a listát a program által beolvashatóvá tegye, munkája elmentése után egy  egyszerűsített formátumba kell elmentenie. Ehhez (a nyitott excel táblából) nyomja meg a​  Fájl  menüből a​  Mentés másként​  opciót, ahol adja meg a mentés helyét, a fájl nevét, és válassza ki a​  CSV  (pontosvesszővel tagolt)​  fájltípust (MS Office verziónként lehet más szövegezés is)! Elmentés előtt,  ha az excel bármit kérdez, nyomjon​  OK​  vagy​  Igen​  választ!    Teendők a programban:    A​  Jelentés​  menüpontban kattintson a​  Tankolás / Hóvégi km óra / Érintett helyek / Okostelefon  gombra!    A​  Tankolás fülön​  bal oldalt alul kattintson a​  Tankolás Import​  gombra!  A korábban elkészített tankolási lista beolvasásához kattintson a​  File beolvasása​  gombra, keresse ki  a táblázatot, majd kattintson a​  Megnyitás​  gombra!    Beolvasást követően megjelennek a táblázat adatai, kezdetben minden sorban piros​  X​  látható, az  Importálás státusza pedig:​  Tankolás adatai beolvasva​ .     Ekkor még ténylegesen nem kerültek rögzítésre az adatok, ezt Önnek kell véglegesítenie! 

30 

 

  A végleges importáláshoz válassza ki a megfelelő sort (célszerű időrendben haladni).    Ekkor a lista alatti mezőkben megjelennek a táblázatból nyert adatok, ha minden adat a program által  értelmezhető formában lett megadva, ki is tölti a megfelelő mezőket (rendszám, dátum, napszak,  stb). Ha nem értelmezhetők / nem lettek kitöltve egyes adatok, a program​  rózsaszínnel​  jelzi ezek  hiányát, az adatokat manuálisan kell megadni.    Kötelező megadni a rendszámot, a dátumot, a napszakot és az üzemanyag mennyiségét, valamint a  tankolás helyét, ha ez történetesen benzinkút, a hozzá kapcsolódó érintett helyet is (majd megadni,  hogy azt tankolás előtt vagy után érintette­e).    A kilométeróra állást és az előző tankolás óta futott távolságot a következőképp számolja a program:    ­ Ha az import adatok között van futott távolság, akkor azt veszi elsősorban figyelembe, és a dátum  alapján az importálandó értéket megelőző utolsó tankoláskor rögzített kilométeróra álláshoz adja  hozzá (tehát itt erősebb a "MEGTETT UT" (a programban Távolság) sorba rögzített adat, ekkor  módosítja a program a beírt km­óra állást is ennek függvényében).    ­ Ha futott távolság nincs, de km­óra állás meg van adva, akkor az előzőekben leírt módon megkeresi  a rendszerben már meglévő tankolások közül az utolsót, és a kettő értékéből számolja az adott  tankoláshoz tartozó futott távolságot.    ­ Ha futott távolság és km­óra állás sem lett rögzítve, a program képes kiszámolni a tankolt  litermennyiség és a megadott fogyasztási érték alapján a futott távolságot, és ezáltal a km­óra állást  is, az importálandó értéket megelőző utolsó tankoláskor rögzített óraállás értékéhez hozzáadva a  kalkulált távolságot. A számításhoz kattintson a Megtett út számítása gombra!    Az óraállás és megtett út számításához a fent említett, utolsó tankolásnál a rendszerben levő, illetve  már módosított és importált értékeken túl a már módosított, de még nem importált státuszban lévő  tankolási adatok értékeit is figyelembe veszi, mindig a dátum szerint az aktuálisnál eggyel korábbit.  Természetesem manuálisan is módosíthatja az adott tankoláshoz kapcsolódó értékeket,  helyszíneket, stb. a véglegesítés előtt. (Ha egy adott sorban a megtett út / km­óra állás irreálisnak  tűnhet a korábbi adatok alapján, a program figyelmeztető üzenetet is küld).    Ha minden adatot megadott és ellenőrzött, az érvényesítéshez kattintson a​  Módosítás​  gombra!               

31 

 

Ekkor az adott tankoláshoz kapcsolódó sor a lista aljára kerül,​  Tankolás adatai módosítva​  státusszal,  sárga háromszögben lévő felkiáltójel megjelöléssel.    Ilyenkor eldöntheti, hogy véglegesíti­e az importálást, vagy előbb módosítja az összes többi,  importálás előtt módosítani/érvényesíteni kívánt sort. Célszerű a piros​  X​ ­szel jelölt státuszú sorokat  időrendi sorrendben előbb módosítani (azaz​  Tankolás adatai módosítva​  státuszba hozni), majd  egyszerre importálni az összes adatot a​  Módosítottak importálása​  gombra kattintva. Persze  egyenként is véglegesítheti az importot, ha az adott sor kiválasztása után az​  Importálás gombra  kattint.    Ezen véglegesített importálást követően az adott sor(ok) státusza​  Tankolás importálva​  elnevezésűre  változik, ezt egy zöld pipa is jelzi, és az adatok bekerülnek az adatbázisba.  TIPP​ : Ha további tankolási adatok is vannak még nem importált státuszban, az átláthatóság  érdekében használja a​  Csak a még nem importált tankolások megjelenítése​  pipát!    Amennyiben  olyan  tankolást  importálna,  amelynek  dátuma  és  a  napszak  megegyezik  egy  a  rendszerben korábban rögzített tankolással, a program figyelmeztető ablakban jelzi ezt Önnek.       

       

32 

 

A KM óra állások gombra kattintva vegye fel az adott  hónap utolsó napjára az azon a napon rögzített  km  óra  állását  (2  hóvégi  km  óra  állásból számítja  ki a program  az  adott hónap  futását, ezért  kezdő  havi  km  óra  állást  nem  kell  felvenni)!  Tájékoztatásul  a  tankolásokkor  mért  km  óra  állások  is  megjelennek.   

    A hónap sorban gördítse le a lefelé  mutató nyíllal a naptárt és válassza ki a hónapot, amikor a km óra  állást  rögzíteni akarja. A  következő  sorba  írja be  az adott hónap végén leolvasott kilométeróra állást!  Kattintson  a  Rögzítés  gombra!  Ezzel  rögzítette  az adatot  a  listában. Amennyiben már  egy meglévő  adatot  akar  módosítani,  akkor  válassza  ki  azt  a  listából,  módosítsa  azt  a  megfelelő  sorban  majd  kattintson a​  Módosítás​  gombra! Ezzel végrehajtotta a szükséges adatmódosítást.    FONTOS!  Ahhoz, hogy a  program  kiszámolhassa  az adott  hónap futásteljesítményét, minden hónap  utolsó  napjának záró km  óra  állását  meg kell adni a programban  (legelőször  az  előző  havi zárót  is).  Ennek a 2 értéknek a különbözete lesz a havi futás.    Amennyiben  nincs  km óra állás rögzítve adott  hónapra vagy a rögzített km óra állás hibás akkor arra  az ablak  alján  egy piros  villogó felirat figyelmezteti Önt.  Ugyanilyen  figyelmeztetést  láthat  a  Jelentés  paramétereinek beállítása​  ablak alján is.      Az utolsó fül az Érintett helyek​ . Ebben az ablakban azokat a fix látogatásokat vehetjük fel, amikről azt  szeretnénk, hogy ajánláskor mindenféleképpen az itt rögzített napon és helyen szerepeljenek.    

33 

 

Ajánljuk  ezt  szervizek,   szerződések,  stb.  esetére.  Ide  kerülnek  az  Okostelefonról  felvett  partnerlátogatások is.   

  A listában megjelennek a tankolás kapcsán érintett helyek is (ha előzőleg rögzítve lettek), a lista  szűkítéséhez használja a Csak önállóan rögzített helyek megjelenítése opciót!    Az​  Okostelefon​  gombbal az okostelefonján rögzített tankolási adatokat importálhatja be, amennyiben  azokat korábban rögzítette ott, majd szinkronizálta az adatokat onnan.  A​  Rögzítés​  gombbal manuálisan vehet fel fixen megjelenítendő partnerlátogatásokat.      TIPP:​  ismétlődő körutak esetén lehetőség van az adott napra vagy akár időszakra rögzített érintett  helyek további napokra vagy időszakra történő másolására. Miután rögzítette az érintett helyeket,  kattintson a​  Másolás​  gombra!               

34 

 

Az alábbi ablak jelenik meg:   

   

     

 

  Itt adja meg értelemszerűen a másolni kívánt nap vagy időszak adatait, majd kattintson a​  Másolás  gombra!    Az​  Érintett helyek importja​  fül lehetővé teszi, hogy külső, a RoadRecord­dal szerződött programokból  (háziorvosi programok, CRM rendszerek, számlázóprogram, stb.) .csv fájl segítségével  beimportálhassunk konkrét látogatásokat partnerrel, hellyel, időponttal rögzítve.    Az ilyen importot követően a program ellenőrzi, hogy az adott partner szerepel­e már a térképen, ha  nem, akkor oda is beimportálja és elvégzi a megfelelő távolságszámításokat is, majd visszatérve a  felületre az adott helyek fix, érintett helyekként lesznek kezelve, melyeket természetesen  kiegészíthetünk okostelefonos, manuális, vagy ajánlásos adatfelvitelekkel is. 

    A kívánt adatok felvitele után​  Bezárás​  gombbal hagyja el az Érintett helyek ablakot!   

35 

 

A program  nem  készít  ajánlást  az  előre ismert ünnepnapokra és hétvégékre (amennyiben ez így van  beállítva).  Természetesen Önnek a későbbiekben  lehetősége van  manuálisan  beírni utakat ezekre a  napokra is.     Amennyiben  a  normál  szabadnapokon  az  aktuális  autóval  nem  jártak  a  hónap  bizonyos  napjain,  akkor  ezeket  napokat  a  Speciális  napok gombbal megnyitható ablakban lehet megadni. Itt megadhat  akár  egy intervallumot és /  vagy egy­egy napot is  amikor  az  autó  nem  volt  használatban.  Csak  adja  meg  a  kezdő­,  majd  a  befejező  dátumot  és  a  program  az  adott  intervallumra  nem  fog  ajánlást  készíteni!  A  szabadnapok  törlését  ugyanígy  végezheti,  csak  a  Törlés  gombra  kell  kattintani  a  Rögzítés​  gomb helyett.    Amennyiben  (csak)   azt  szeretné,  hogy  az  adott  autóhoz  beállított  indulási­  vagy  érkezési  hely  ne  jelenjen meg a nap végén vagy az elején, úgy azt naponként beállíthatja.   

    TIPP:​  törléskor intervallumot az egérrel is kijelölhet a listában!      Most pedig lássuk a​  Jelentés​  nézet további, előzőleg nem taglalt paraméterezési lehetőségeit!   

36 

 

    A  Számlázáshoz  használt  üzemanyag  ár  részben  lehet  megválasztani,  hogy  a  program  milyen  üzemanyag  árral  számolja  ki  a  futott  km  teljesítmény  költségét.  Ez  lehet  az  NAV  norma,  ebben az  esetben  a  program  a  főmenü  Beállítások  pontjában  megadott  NAV  átalány  üzemanyagárakkal  számol, melyeket a program automatikusan frissíti az internetről.    A  másik  lehetőség  az  Egyéni  üzemanyag  ár.  Ha   ez  a  választás,  akkor az  Üzemanyag ár  sorba  be  kell írni az adott hónap benzinszámláin megadott literenkénti üzemanyagár átlagát.    TIPP:  Amennyiben  felvesz  tankolásokat  is,  akkor  az  adott  hónap  összes  tankolásainak  az  összegének  és  a  tankolt  üzemanyag  mennyiségének  a  hányadosaként kiszámolja  és  felajánlja  itt a  program a havi átlagárat!             

37 

 

A​  Napokra vonatkozó adatok​  szekcióban az alábbi paramétereket lehet beállítani:    Min.  / Max.  érintett  helyek  száma:  amikor  a  program ajánlja a napi utakat, akkor legalább / legfeljebb  az itt  beállított számú  partner meglátogatásával  számol (de nem  feltétlenül  annyi partnerrel, csak ha  szükséges). Ezt Ön az útvonalajánlás után manuálisan módosítani tudja, ha szükséges.    Futott  max.  távolság:  ebben  a  sorban  lehet  a  napi  futott  km  határértéket  megadni. (0  esetén  nincs   maximalizálva az érték)    Napi  indulás  /  érkezés  az  utakban:  ha  Ön   kipipálja  ezt  a  négyzetet,  akkor   a  program  a  napi  utak  számításkor az adott autóhoz beállított telephelyet veszi kiindulási­ és érkezési pontnak.    Visszatérve  a  Jelentés  paramétereinek  beállítása  ablakhoz,  egy  autó  kiválasztásakor  a  középen  látható  partnerlistában  csak  azok  a  partnerek  fognak  megjelenni,  akiket  ehhez  az  autóhoz  Ön   előzetesen​  Aktív partnerként​  hozzárendelt, tovább könnyítve az átláthatóságot.    Az  ablak  azon  részében  ahol  a  partnerek  fel  vannak  sorolva  meg  kell  adni  azt  is,  hogy a program  egymáshoz  képest  milyen  súlyozással  válogassa  be  az  egyes  partnereket  a  havi  elszámolásba,  amikor elkészíti annak ajánlását. A súlyozó számot a partnerlista​  NO​  oszlopában lehet megadni.    Ezt  kitöltheti  kézzel  egyenként,  de  kérhet  ajánlást  is  a  programtól  úgy,  hogy  rákattint  a  nevezett  oszlop  felett  található  Súlyozás  gombra.  Amennyiben  Önnek  valamelyik partnernél nem felel meg az  a súlyozó szám amit a program ajánl, akkor azt manuálisan felülírhatja.    Kattintson a megfelelő cellára törölje ki a tartalmát majd írja be az Önnek megfelel adatot!    Mielőtt  belekezdene  az  adott  havi  útnyilvántartása  elkészítésébe  előbb  válasszon  útfelhasználási  profilt​ !  Ezt  a  Jelentés  paramétereinek  beállítása  ablak  tetején  teheti  meg. Válasszon a legördíthető  lehetőségek közül:    1. Általános​ : vegyesen használ közelebbi és távolabbi partnereket  2. Többet járok közelebbi helyekre​ : jellemzően a telephelytől számított 50 Km­es körön belül jár  3. Többet járok távolabbi helyekre​ : jellemzően a telephelytől számított 50 Km­es körön kívül jár  4. 1  partnerhez  max​ .  1­2­3  alkalommal  megyek:  ezekben  a  beállításokban  adott  hónapban  1  partnerét maximum 1­2­3 alkalommal fogja beajánlani.  5. Csillagpontos útvonalak:​  mindig Telephely­Partner­Telephely­Partner­Telephely lesz ajánlva.    Ezen  beállítások  után  cégautó  esetében  az  Elszámolás  alapja  mezőben  megjelenik  az  adott  hónapban futott kilométerek száma, mely elszámolásra kerül.    A Magánutak aránya (%) azt  jelenti,  hogy  Ön  céges  autónál  be  tudja  kérni,  hogy az ajánlásos opció  milyen céges / magánút arányban ajánljon útnyilvántartást.    Ugyanitt magánautó esetében Ön  választhat,  hogy  az  Elszámolás alapja a futott kilométerek alapján  – ebben  az  esetben  itt Ön  adja  meg  az  értéket  –  vagy az elszámolható költség alapján legyen, majd  nyomja meg a​  Havi futás összeállítása​  gombot!       

38 

 

Útnyilvántartás és kiküldetési rendelvény készítése   

      A megnyíló, fent látható ablakban a program automatikusan beírja a​  tankolásokat​  és az​  érintett fix  helyeket​  azok időpontja és helye szerint amennyiben Ön megadta a tankolások paramétereit.      TIPP:​  Az utak adatainak részletes beállítása ablakban az adatokat tartalmazó sorok jelentős  mértékben megszélesíthetők. Vigye az egeret az ablak széléhez, ami ekkor kétirányú nyíllá válik.  Tartsa lenyomva az egér bal billentyűjét és húzza jobbra azt! Az ablak és ezzel az egyes adatsorok  szélesebbekké válnak.                       

39 

 

Önnek két lehetősége van útnyilvántartás készítésére:    Ajánlásos mód:    Az  ajánlásos  opció lényegében  azt jelenti, hogy különböző  súlyozási  és  egyéb paraméterek (hóvégi  km  óra  állása,  tankolások,  partnerek,  fix  pontok,  szabadnapok,  stb.)  megadása  után  ­  kizárva  a  logikai  ütközéseket  ­,   az  útnyilvántartó  program  készít  egy  útnyilvántartás  vagy  kiküldetési  rendelvény ajánlást, melyet a a pontos eredmény érdekében tovább kell szerkeszteni.            ​ Az ajánlásos technológia NEM véletlenszerű generálás!    Az  Ajánlás  gombra  kattintva  a  szoftver  egy  ajánló,  úgynevezett  minta  útnyilvántartást  készít.  Amennyiben  ez  az  ajánlás  nem egyezik teljesen  a valósággal, akkor  Ön  módosítani tudja  az  egyes  utakat  úgy,  hogy  a  kérdéses  nap  sorában  rákattint  valamelyik  állomásra.  Ekkor  az  ablak  Részletek  részében  a  fenti  képen  látható  módon   megjelennek  az  adott  nap  adatai.  Most  kattintson  a   Nap  részletezése​  gombra! Egy ilyen ablak fog megnyílni Ön előtt:   

    Ebben  az  ablakban  Önnek  módjában áll módosítani bármelyik  adatot.  Az egyes állomások sorában  legördülő  menüből  választhatja  ki  bármelyik  partnerét,  módosíthatja  a sorban megjelent  távolságot,  magánútként  jelölhet meg eredetileg üzleti utat és viszont. Továbbá megváltoztathatja az utazás  célja  oszlop adatát vagy éppenséggel beírhat oda valamit. 

40 

 

A  kívánt  változtatások  elvégzése  után  kattintson  a  Módosítás  gombra! Az  ablak ekkor bezáródik  és  az  elvégzett  módosítások  érvényt  szereznek.  Az  ablakban  található  Napi   utak  törlése  gombbal  az  ablakban látható összes adatot törölheti.    A  képernyő  alján  folyamatosan  követheti,  hogy  változtatásai  milyen  hatással  vannak  a  havi  elszámolásra.    TIPP​ :  Amennyiben  olyan  napot választana itt ki, amit előzőleg már szabadnapnak megjelölt, úgy erre  a program figyelmezteti Önt!    TIPP:​  Ha a nap részletezőben (pl. módosításkor) nézi ezeket az utakat, akkor a fix tankolások  világosszürke, az érintett helyek pedig sötétszürke háttérrel kerülnek megjelölésre.    TIPP:  Megkönnyíti  a  partnerek  keresését,  ha  az  adott  cellában  elkezdi  a  partner  kezdőbetűit  begépelni! Ekkor a kis­ és nagybetűket nem kezeli külön a program.    TIPP:​  Partner beszúrásához vagy törléséhez használja a sor elején található​  X​  vagy​  +​  gombot!     TIPP:  A Nyomtatás gombra kattintva teherautós menetlevél készítéséhez szükséges, aktuális km­óra  állásokat tartalmazó dokumentum készíthető.      TIPP:  Lehetőség  van  arra,  hogy  a  programmal  már  elkészített  útnyilvántartást  elmentsen.  Ez lehet  egy  teljes  hónap  útnyilvántartása  vagy   egy  adott  hónap  egy  bizonyos  időszakára  pl.  első  hétre  elkészített  útnyilvántartás.  Amennyiben  van  már  elmentett  útnyilvántartása  a  kiválasztott  autóra  és  hónapra​ ,  akkor  a  Havi  futás  visszatöltése  gomb   aktív  az  ablakban  (nem  szürke).  Rákattintva  a  program  megnyitja  az  elmentett  munkát  amiben  így  lehetősége  van  módosítani,  vagy  ha  egy  félbehagyott hónap elszámolásáról van szó, akkor így befejezheti azt.       

41 

 

Magánautó esetében az ablakban további beviteli mezőket is talál:     

    Amennyiben  kiküldetési rendelvényt kíván nyomtatni, akkor itt ki kell tölteni a „Kiküldetés kezdetének,  végének  időpontja”,  „Szállás  költségtérítése”  és  az  „Élelmezés  költségtérítése” mezőket (adott napra  vonatkozó  adatok),  mely  mezők  csak  akkor  jelennek  meg,  ha  Ön  előzetesen  engedélyezte  a  Kiküldetési rendelvény funkciót​  a​  Beállítás\Egyéb​  menüben.    Amennyiben  szükség van  a  program által  elkészített  ajánlás  más  napjain is  módosításokat  végezni,  akkor  a  jobb  felső  sarokban  lapozhat  Előző  napra  vagy  Következő  napra​ ,  de  akár  a  legördülő  dátumokból közvetlenül is kiválaszthatja a kívánt napot.     A  módosítás  közben  Ön  folyamatosan  figyelemmel  kísérheti  a  Távolságok  alakulását  az  alsó  mezőben.  Amikor  végzett  valamennyi  nap  adatainak  felvételével,  akkor  kattintson  a  Módosítás  gombra.         

42 

 

Manuális mód:    Ha Ön (nem kérte az ajánlásos opciót tőlünk) manuálisan szeretné elkészíteni az útnyilvántartását  vagy kiküldetési rendelvényét akkor kattintson a Havi futás összeállítása gombra! A megnyíló  ablakban megjelennek majd a tankolások helyei, amennyiben felvette azokat az előzőleg leírtak  szerint.    Kattintson  valamelyik állomás  cellájára a  hónap  első  olyan sorában  amikor  használta az autót, majd  kattintson  a  Nap  részletezése  gombra!  A  megnyíló  ablakban  válogassa  le  állomásonként  azokat  a   partnereket akiket meglátogatott azon a napon!     Amikor  a  legördülő   ablakból  kiválaszt  egy  partnert,  akkor  annak  sorában  megjelennek  az  ahhoz  tartozó előzőleg  felvett  adatok: távolság​ , magáncélú  út  jelölése és  az  utazás célja​ . Utóbbi kettő csak  abban  az esetben, ha ezeket az adatokat a megfelelő helyen kitöltötte. Amennyiben szükséges akkor  a  távolságok  értékeit  is  módosíthatja.  Amikor  végzett  valamennyi  nap  adatainak  felvételével,  akkor  kattintson a​  Módosítás​  gombra.    Amennyiben az Ön cége rendelkezik teherautóval és szeretné ellenőrizni, hogy a sofőr által kitöltött  menetlevél megfelel­e a valóságnak, akkor a menetlevél adatait a leírt módon rögzítve megnézheti,  hogy a menetlevélben szereplő km­ek megegyeznek­e a program által kiszámolt km­ekkel!    Ha egy adott hónapban naponta vagy akár időszakonként ugyanazt az utat futja az autó, akkor  lehetőség van arra, hogy ennek a napnak vagy időszaknak az adatait egyszer vegye fel, majd a  Napok másolása​  nyomógombra kattintást követően az almenüben értelemszerűen az adott  napi/időszaki útvonalat bemásolja a hónap kívánt napjaira/időszakára.    Másolás csak akkor hajtható végre, ha semelyik érintett napon vagy időszakban nincs tankolás,  hiszen ez megzavarná a tankolási időszakok számítási metódusát. Csak a munkanapokra lehet  másolni, azaz a hétvégéket és ünnepnapokat kihagyja.    Mindkét esetben használhatók az alább leírt program funkciók és gombok.    A  Táblázat  törlése  gombbal  a  táblázat  teljes  tartalmát  törölni  tudja  egy  gombnyomással.  Ilyen  esetben a tankolások helyei továbbra is a táblázatban maradnak.    Ha az adott havi útnyilvántartásban szereplő utak távolságának összege​  5%​ ­nál nagyobb mértékben  tér el az előírt (vagy a km óra állásokból kiszámolt) havi útvonal távolságától, akkor a program  figyelmeztető üzenetet ír ki, és amíg az eltérés fennáll​ , Az összes havi út​  sorában szereplő távolság  pirossal​  fog jelezni.    Ha  az  eltérés  2%​ ­nál  kisebb,  és  be  van  kapcsolva   a  Korrekció  használata  ajánlás  végén  funkció,  akkor  a  program  megpróbálja  arányosan  kiegészíteni  azoknak  az  utaknak  a  távolságát,  amik  egy  előre  beállított  távolságon  felül vannak  (pl. elkerülő út,  baleset,  stb.  miatt), így  a  végén pontosan  az  előírt  kilométerre  készül  útnyilvántartás.  Természetesen  az  ilyen  korrekciókról  pontos  tájékoztató  ablak  jelenik  meg,  és  lehet  dönteni  ennek  elfogadásáról  vagy  visszautasításáról,  majd  ezután  kinyomtathatja jelentését, mely először egy előnézetet jelenít meg (képek alább).   

43 

 

         

44 

 

     

45 

 

A  nyomtatás  fejlécében  szerepel  a  regisztrált  cég  és  az  autó  adatai,  és  a  dátum,  amikorra  az  útnyilvántartás készült.    Az útvonalak  részletezésében szerepel  a meglátogatott partner neve, címe, az utazás célja, az előző   partnertől számított távolsága, az utazás típusa (magán?) és az aznap megtett összes távolság.    Az összesítés felett (ha beállítottuk) megjelennek a tankolásoknál felvett km óra állások is.    Az  összesítésben  szerepelnek  a  szükséges  adatok,  az  összes  havi  megtett  út  (ebből  mennyi  a  magán út adatai és aránya – ha volt), a karbantartás költsége, elszámolható üzemanyag ár.    A  program  kiszámolja,  hogy  mennyit  mentünk  közúton  (ha használunk korrekciós  tényezőket,  akkor  az  ehhez  szükséges  fogyasztást  megszorozza  1­el),  mennyit  városban  (ezt  megszorozza  1,3­al),  a  két  értéket  összeadja  és  attól  függően,  hogy  nyári  vagy  téli  fogyasztást  lehet  elszámolni  (ezt  a  program  tudja  a  hónapokból)  megszorozza  az  értéket  1­el  vagy  1,03­al.  Így  jön  ki  a  korrekciós  tényezők  figyelembe  vétele  (ha  használjuk).  A  végén  pedig  a  program   összesíti  az  elszámolható  költségeket.    Figyelem!  Céges  autók  esetében  az  elszámolható  összköltség  az  üzemanyag  számlák  alapján  történik.    Ezt  a  dokumentumot  célszerű  átnézni  még  mielőtt  kinyomtatná.  Ha  valamilyen  hibát  vesz  észre,  akkor  ezen  ablak  bezárásával  visszatérhet  a  nyomtatást  megelőző  állapothoz,  ahol  a  hibás  vagy  szükséges adatokat módosíthatja. Ezután ismét kezdeményezheti a nyomtatást.    A  kinyomtatott  útnyilvántartás  részletesebb  adatokat  tartalmaz,  mint  amit  az  NAV  a  vonatkozó  törvényi  előírások  alapján  megkövetel,  és  tartalmaz   mindent  ami  könyvelési  szempontból  kell  (cégautó magáncélra történő költségeinek elszámolását, stb.)!    Minden  alkalommal,  amikor  Ön  az  ​ Útnyilvántartás  /  Kiküldetési  rendelvény  nyomtatása  gombra  kattint, a program elmenti az ekkor generált PDF dokumentumot.    A mentett  fájlokat az Archívum  gombra  kattintva  tudja megnézni  és  innét újra  behívni. Ez akkor tesz  jó szolgálatot, ha az elsőnek kinyomtatott dokumentummal valami baj történt.    A  Havi futás  mentése gombra  kattintva lehetősége van az addig elvégzett munkáját elmenteni.  Erre  valószínűleg  akkor  lesz szüksége  ha Ön hetente elkészíti az arra a hétre vonatkozó útnyilvántartását  és  a  következő  héten  ott  szeretné  folytatni  ahol  előzőleg  abbahagyta.  Az  ilyen  módon  elmentett  útnyilvántartását a​  Havi futás visszatöltése​  gombra kattintva nyithatja meg.    Amennyiben  az  adott  hónapban  bármilyen  változtatás  történt,  kilépéskor  a  program  megkérdezi,  hogy elmenti­e  a változásokat, amit később vissza is tölthet. Ha az elmentett útvonalak olyan partnert  tartalmaznak,  akiket  idő  közben  töröltek,  akkor  a törölt  partnerek a  visszatöltött jelentés  idejére  újra  használhatóak.  Jelentés  visszatöltése  lehetséges,  ha  az  adott  hónapra  volt  mentés,  az  ajánláshoz  szükséges paraméterek megadása nélkül is.    Ha nincs elmentett útnyilvántartása adott hónapra, adott autóra, akkor a​  Havi futás visszatöltése  gomb inaktív állapotban van.   

46 

 

  Magánautónál  megjelenik  a  Kiküldetési  rendelvény  nyomtatása  gomb  is,  az  eljárás  az  útnyilvántartás készítéséhez hasonló.      

      Egy adott hónapra egy sorszámmal ellátott kiküldetési rendelvény készíthető, mivel a kiküldetési  rendelvény a belföldi és a külföldi kiküldetések esetében egyaránt alkalmazható és azt nem  szükséges esetenként kiállítani.    Az egymást követő hivatali, üzleti utazásoknál elfogadható, ha előre meghatározott elszámolási  időszakonként (pl. hetente, havonta) állítja ki a kiküldetési rendelvényt a munkáltató, feltéve, hogy a  hivatali üzleti célú futásteljesítmény igazolása (ellenőrzése) ily módon is biztosítható.         

47 

 

 

             

48 

 

Programfrissítés    Az  üzemanyagárak,  a  program,  a  térkép,  az  internetről  gombnyomásra  frissíthetőek  a  fent  leírt  módon.  A  letöltés  menetét  grafikus  folyamatjelző  segíti,  ugyanis adatmennyiségtől  függően  ez  több  percet is igénybe vehet!    Azzal,  hogy  a  RoadRecord  útnyilvántartó­  és  kiküldetési  rendelvényt  készítő  programunkat  tisztelte  meg  bizalmával,  Ön   jogosultságot  szerzett  arra,  hogy  a  program  frissebb  változatait  (NAV  változások,  javítások,  bővítések,  új  funkciók  stb.)  a  program  aktuális  verziójának  regisztrálásától  számított  előfizetési  idején  belül  1,  2  vagy  3   évig  díjmentesen  frissíthesse  és  telefonos  ügyfélszolgálatunkat​  is​  ingyenesen​  veheti igénybe, hétvégén is.    Amennyiben  e  dokumentum  használata  ellenére  technikai  segítségre   van  szüksége,  akkor  írjon  a   [email protected]  e­mail  címre  ahol  ügyfélszolgálatunk  1  munkanapon  belül  megválaszolja  kérdését vagy hívja a​  06­20­563­3326​ ­os telefonszámot!    A program használatához jó munkát kívánunk!                   

 

49