FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV NOBO VIR ÜGYVITELI SZOFTVER KEZELÉSÉHEZ
Felhasználói Kézikönyv készült a NOBONET Kft. részéről, útmutató segédanyagként.
Főbb funkciók: Rendelések felvétele, azok alapján számla készítése Ajánlatok adatai alapján szállítólevél, számla, nyugta kiállítása Fejlett termék és árkatalógus, mely segítségével könnyedén összeállíthatóak az egyedi tulajdonságú árucikkek is, melyeknek az árát a rendszer automatikusan kiszámítja a katalógusadatok alapján Tetszőlegesen kategorizálható árutörzs, mely az árazásra többféle lehetőséget kínál Adat-szinkronizációs lehetőség több telephely között Árajánlat, szállítólevél, számla, nyugta készítése – bármely típusú bizonylatból lehet bármely másikat elkészíteni egyetlen gombnyomással (származtatás) A rendszerhez tartozik egy saját jelentés-szerkesztő, amellyel bármelyik kimutatás, vagy pl.a számlakép egyszerűen átszerkeszthető Egyszerűen kezelhető felhasználói adminisztrációs felület és jogosultság beállítás Gyors és kézre álló bevételezés, leltár és nyitó készlet felvitel, etikett nyomtatás Házipénztár vezetése, pénzmozgások regisztrálása Ügyfélkapcsolat – megadhatjuk az ügyfelek fontosabb adatait, lehetőség van egyedi adatok megadására, dokumentumok csatolására, hírlevél kampányok indítására Kimutatások, döntéstámogató – bevételi diagram, napi zárási, pénz-forgalmi, készlet, eladási teljesítmények és áfa listák különböző bontásokban
Instrukciók: A modulok és az egyes funkciók elérhetőségét az alábbi elv szerint tartalmazza a dokumentáció: [Főmenü kategória] >>> [Menüpont, modul] >>> [Almenüpont, almodul] >>> [Fül, gomb, egyéb]
Az egyes modulok adatai a fő lista felett látható "Új rögzítés" és a "Megtekintés, szerkesztés" gombokra megjelenő modul ablakban szerkeszthetőek. Ha [Fül, gomb, egyéb] adat van megadva az elérési útvonalban, az minden esetben erre a modul ablakra vonatkozik. A főmenükre kattintva érhetjük el az almenüket. A menük egymásra épülnek logikai sorban. Az almenüket ikonok jelzik, így segítve a gyorsabb munkát és a könnyebb átláthatóságot. Első lépésként így a legalsó főmenüvel kezdünk. Itt kell megadni a cég összes adatait, itt kell beállítani illetve az adott cégre szabni a programot.
Bejelentkezés: A NOBO VIR szoftverbe csak felhasználónév és jelszó segítségével lehet belépni. A szoftver elindítása után a belépéshez meg kell adnia a saját felhasználónevét és jelszavát. (lsd. 1.sz.ábra).
1.sz. ábra Helytelen felhasználónév és/vagy jelszó esetén a rendszer hibaüzenettel figyelmeztet a hibás adatokra. Többszöri sikertelen próbálkozás esetén, kérem, vegye fel a kapcsolatot az üzemeltetővel! (lsd. 2.sz.ábra).
2.sz.ábra Miután helyesen töltöttük ki a bejelentkezéshez szükséges szövegmezőket elkezdhetjük a munkát.
Főoldal A belépést követően a főmenü el van rejtve a képernyő bal oldalára. Ha az egeret a képernyő bal szélére visszük, a főmenüben található menük elérhetővé válnak. Itt a következő fő-menüpontok találhatóak: Adminisztráció - ebben a menüpontban lehet elvégezni az adminisztratív feladatokat Kimutatások, döntéstámogató - itt kérdezhetjük le a cég működésével kapcsolatos fontosabb információkat Törzsadatok – rögzíthetjük és módosíthatjuk az adatbázisba a rendszer alap-adatait Beállítások, adatkezelés – a rendszerrel és a felhasználókkal kapcsolatos beállítások Kilépés - bejelentkezhetünk egy másik felhasználóval, vagy kiléphetünk a rendszerből
A fő-menüpontokra klikkelve, az lenyílik és az azokhoz tartozó almenük megjelennek. Az egyes menüpontokat és az azokhoz tartozó listákat az adott menü főablakában érhetjük el.
Középen található a tétel lista a felvitel sorrendjében. A lista felett 6 gomb található. Az elsővel adhatunk új tételeket a listához, a másodikkal módosíthatjuk a már felvitt tételeket, a harmadikkal másolhatunk tételt, a negyedikkel törölhetünk, az ötödikkel nyomtathatunk, a hatodikkal pedig exportálhatjuk az adatokat. Közvetlenül a lista felett található a kereső és szűrő mező, amelynek segítségével kereshetünk az adatok között vagy leszűkíthetjük azokat az általunk megadott feltételek szerint. Az exportálásra és a szűrésre később részletesen is kitérünk.
Napi első belépés Egy adott napon a program első indításakor megkéri, hogy adja meg az aznapi kasszában található nyitó összeget. 4.ábra. Ezt később ki is kapcsolhatjuk, ha nincs rá szükségünk.
4.sz ábra
Az összeg megadása után a mentés gombot megnyomva eltárolódik a kasszának a nyitó egyenlege.
Beállítások: Kattintsunk a Főmenü/Beállítások, adatkezelés főmenüben a „Program beállítások” almenüre.
A megjelenő modulban végezhetjük el a beállításokat. Ez egy több fülből álló ablak, ahol a Beállítások/Cég adatok fülön vannak a cég fő adatai. Név, cím, elérhetőségek, stb… Az ablakban az adott mezőket értelem szerűen töltsük ki.
Ha ez meg van, kattintsunk a következő fülre. Számla, nyugta. Ebben az ablakban lenyitható menük segítségével, listából tudjuk kiválasztani a cégünkre vonatkozó adatokat és beállítási formátumokat. (8.sz ábra/2.) A számla példány száma: itt adjuk, meg, hogy hány oldalas számlára van szükségünk. Fizetési határidő: ezzel megadhatunk egy alapértelmezett fizetési határidőt. Átutalásos számlánál ezt fogja felajánlani a program. Ettől természetesen számlánként és partnerenként eltérhetünk. Példányszámozás: ezzel ki és bekapcsolható a számla példánysorszámozása. Számlaszám formátuma: itt lenyíló listában található minták alapján választhatjuk ki a számla formátumát. (szla/év/sorszám/4 vagy 6 jegyű, stb) Árukészlet figyelés: ha kikapcsoljuk, akkor számla íráskor nem nézi az, hogy van annyi eladható termék készleten amennyit számlázni szeretnénk. Az ablak aljában van külön rész a számla megjegyzések -nek, ami további fülekre van osztva. (8.sz ábra/3.) Itt adhatók meg garancia, átutalás, jogi közlemény, egyeb megjegyzések, amiket a számlán szeretnénk megjeleníteni. (8.sz ábra/4) Jobb oldalon a cégünk logóját tudjuk feltölteni, ha szeretnénk. Ebben az esetben a számla tetején meg fog megjelenni a logó. A tallózás gombra kattintva tudjuk a logót kiválasztani és betölteni a számítógépünkről. (8.sz ábra/5.)
8.ábra Kérdőívek fül Ebben részben 3 féle kérdőívet is tudunk kezelni. Vevő kérdőív, Egészségpénztár kérdőív, Cég kérdőív, melyek mind külön fülön szerepelnek. A kérdőíveken minden felvett kérdés egy új sorba kerül. Az itt előre felvett kérdések a későbbiekben majd megjelennek a programban. Pl. a vevő kérdőívhez felvett kérdések, majd a partnertörzsnél jelenik meg. Ott beírhatjuk az adott partnerünk válaszait. (9.sz ábra)
9. ábra Következő fül: Törzsvásárlói beállítások
Itt állíthatunk be törzsvásárlói kedvezményeket. Két féle lehetőség közül tudunk választani. Engedmények alapján ill. szabályok alapján, a számunkra megfelelő jelzőkarika kiválasztásával. (10.sz ábra/1.) Szabályok alapján: Értékhatár és/vagy vásárlások száma szerint. (10.sz ábra/2.) Engedmény alapján: az ablak jobb oldalában rákattintunk az „Új” gombra, majd megadjuk az értékeket. (11.sz ábra)
10.ábra
11.ábra Következő fül: Egyéb beállítások
Itt további testreszabásokat végezhetünk el a felsorolt kérdések mellett lévő lenyíló, igen-nem válaszok segítségével. Itt állíthatjuk be többek közt, hogy a minimál készlet alá csökkent termékeknél figyelmeztessen-e a program.
Jogosultság profilok A jogosultságrendszer könnyedén konfigurálható. Segítségével könnyen kialakíthatunk különféle felhasználói profilokat. Pl.: a termékek eladására és a raktárak kezeléshez van joga, de az árak megváltoztatásához nincs. A számlán és egyéb bizonylatokon történő ármódosítást a beállítások panelen egységesen is letilthatjuk. A felhasználó törzsadatoknál a személyeknek a profiltól eltérő egyedei jogokat is adhatunk. Tehát egy olyan zárt rendszert tudunk a beállításokkal kialakítani, amely nem ad lehetőséget arra, hogy a készletről áru tűnjön el, vagy az téves árral kerüljön értékesítésre. Kattintsunk a Főmenü/Beállítások, adatkezelés/Jogosultság profilok gombra. 13.sz.ábra
13. ábra A főablakban a felső sor első gombjára kattintva (új rögzítés) megjelenik a beállító panel, ahol adjuk meg a profil nevét, majd a profilnak megfelelően a pipák segítségével alakítsuk ki a kívánt profilt. Az adatok mentése gombbal menthető. 14.sz ábra
14.sz ábra A főablakban a felső sor második gombjával szerkeszteni, módosítani lehet az adott profilt. A gomb neve: „Szerkesztés”. A gomb megnyomása mindig arra vonatkozik, amit éppen kijelöltünk a főablakban lévő listából. A felső sorban levő gombok a program többi részén is hasonlóan működik. A „Törlés” gomb megnyomásával a kijelölt profilt tudjuk törölni.
Webshop adat import/export A webshopunk és az üzleti szoftver közötti adatokat tudjuk egyszerűen naprakészen tartani ezzel a menüvel. Kattintsunk a főmenü/beállítások/ Webshop adat import/export gombra. A megjelent ablakban van lehetőségünk a webshop adatainak exportálására illetve importálására. Aszerint, hogy épp exportálni vagy importálni szeretnénk az adatainkat, a fájlnév melletti gombbal kitallózzuk az elérési útvonalat, majd megnyomjuk az export/import gombot. A művelet után a kilépés gomb megnyomására az ablak bezáródik.
Adattáblák importálása Ebben a menüben tudjuk korábban már exportált adatainkat a programba importálni. Lehetőség van más külső programból kimentett adatok importálására is, ha azt előtte a megfelelő csv formátumba konvertáljuk. A Beállítások főmenüben az „Adattáblák importálása” gombra kattintva megjelenik a munkaablak. A fájlnév mellett levő kis gombra kattintva kitallózzuk az importálni kívánt fájlt. A táblanév egy legördülő menüt tartalmaz. Ebből kell kiválasztani, hogy melyik típusú táblát szeretnénk betölteni. Az importálás gombbal elvégezzük a műveletet.
Törzsadatok főmenü: Következő lépés a törzsadatok. A törzsadatoknál tudjuk felvenni a céggel kapcsolatos különböző adatainkat törzsekbe rendezve. Ahhoz, hogy a rendszer működőképes legyen, léteznie kell bizonyos alapadatoknak. Vannak olyan törzsadatok, amiben már alapból szerepelnek adatok, ezeket szükség esetén csak módosítani illetve bővíteni kell. pl: áfa törzs vagy pénzmozgás-nemek. A többi kategóriát nekünk kell feltöltenünk. pl: partnerek, telephelyek, árukészlet, stb… A törzsadatokat a főmenüben találjuk. Főmenü/Törzsadatok. Minden törzshöz egy külön ikon tartozik. 15.sz ábra
15.sz ábra
Telephelyek Főmenü/törzsadatok/telephelyek gombra kattintva érjük el. Cégünk telephelyeit rögzíthetjük ebben a menüben. 16.sz ábra „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban az kért adatokat töltsük ki, majd a „Mentés” gombra kattintva elmentjük. Minden felvett telephely a főablakban egy külön sorban tárolódik, amiben később keresni és szűrni is tudunk majd. A felvett és kiválasztott adatokat az előző fejezetben tárgyaltak szerint itt is szerkeszthetjük, törölhetjük a megfelelő felső gomb használatával.
Akciók Főmenü/törzsadatok/akciók gombra kattintva érjük el. Dátum szerint előre tervezett akciókat rögzíthetjük ebben a menüben. 17.sz ábra. Az „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban kiválasszuk az akciózni szánt terméket. Dátum szerint megadhatjuk az akció kezdetét és a végét, majd megadjuk az akció mértékét százalékban. A „Következő” gombbal újabb termékeket adhatunk az akcióhoz, majd a „Mentés” gombra kattintva elmentjük. A felvett és kiválasztott adatokat az előző fejezetben tárgyaltak szerint itt is szerkeszthetjük, törölhetjük a megfelelő felső gomb használatával. Minden felvett akció a főablakban egy külön sorban tárolódik, amiben később keresni és szűrni is tudunk majd. Az akciók beállításának a feltétele, hogy termékek nevei már fel legyenek véve az adatbázisba.
17.ábra
Számlatükör Főmenü/Törzsadatok/Számlatükör gombra kattintva érjük el. Ez a menü egy számlaszám gyűjteményként szolgál. Az „Új rögzítés” gombbal felvehetünk számlaszámokat és hozzá a megnevezést és ahhoz megjegyzéseket fűzhetünk. A legördülő menüben a T és a K betűkkel választhatjuk ki, hogy tartozás vagy követelés szerepel a számlán. A „Mentés” gombbal rögzítjük a tételt.
Költséghelyek Főmenü/törzsadatok/Költséghelyek gombra kattintva érjük el. A menü megnyitása után a főképernyőt kapjuk. Az „Új rögzítés” gombot megnyomva megjelenik egy ablak. Itt tudunk új költséghelyeket felvenni.
A megnevezés - hez beírjuk a költséghely nevét, a kód - hoz pedig a kódját. A „Mentés” gombbal elmentjük.
Raktárak Főmenü/törzsadatok/raktárak gombra kattintva érjük el. Korábban felvettük a törzsadatokhoz a cégünk telephelyeit. Ezekhez a telephelyekhez ebben a menüben tudunk különböző raktárakat rögzíteni. 18.sz ábra Az „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban kiválasszuk a telephelyet, majd a raktár megnevezés mezőbe beírjuk a raktár nevét. A „Mentés” gombra kattintva elmentjük. A felvett és kiválasztott adatokat az előző fejezetben tárgyaltak szerint itt is szerkeszthetjük, törölhetjük a megfelelő felső gomb használatával. Minden felvett raktár a főablakban egy külön sorban tárolódik, amiben később keresni és szűrni is tudunk.
18.ábra
Árkatalógus szerkesztő Az árkatalógus két részből áll, az egyik a szerkesztő, amelynek segítségével új katalógus oldalakat hozhatunk létre gyorsan és egyszerűen, a másik pedig az a felület, amelyen a felhasználó válogathat a katalógusban található termékek közül. Új katalógus létrehozásakor meg kell adni annak érvényességi idejét, megnevezését és azt, hogy a benne szereplő árucikkek mely árucsoportba tartoznak. Opcionálisan választhatunk egy jelölő színt is a katalógusoldal számára, mely alapján könnyebben beazonosítható a listában. Ha ezekkel az alapbeállításokkal megvagyunk, rátérhetünk a
katalógus szerkesztésére. Háromféle szerkesztő (rács megjelenítése, cella típusok megjelenítése, felhasználói nézet) és ugyan ennyi ár (Katalógus ár, TB ár, közgyógy ár) nézeti mód közül választhatunk. Ha a cella típusok megjelenítése aktív, az esetben piktogramok jelzik, hogy az adott cella árucikket ( R betű), egy árucikk tulajdonságát, típusát ( T betű ), megjegyzéseket ( i betű ), vagy katalógusárat ( $ jel ) jelöl. A katalógust célszerű olyan formában létrehozni, ahogy azt a gyártótól kaptuk, csak arra kell ügyelni, hogy mindegyik cellát az előbb tárgyalt típusjelzésekkel lássuk el, mivel a rendszer ezek alapján tudja létrehozni az árutörzsben és a készletben a megfelelő bejegyzéseket. A fentebb említett ár nézetek közül a katalógus ál nézetben ( $ ) a gyártó által megadott árakat kell megadni, erre az árra számolja rá később a program az árucsoportban meghatározott haszonkulcsot és a felhasználó számára már a bruttó eladási árak jelennek meg. Ahhoz, hogy meg tudjunk adni TB ( TB jelzés ) és Közgyógy ( + jel ) támogatásokat, a megfelelő nézeti módra váltás után ki kell töltenünk azon termékekhez tartozó ár cellákat, amelyekre jár valamely támogatási forma.
Árkatalógus szerkesztő
Árkatalógus A továbbiakban a katalógus már említett felhasználói felülete kerül bemutatásra. A katalógus ablak megjelenésekor egy lista fogad bennünket, melyből kiválaszthatjuk azt a katalógusoldalt, melyen a keresett árucikk található, enter-re az oldal betöltődik. Ezután szimpla klikkeléssel választhatjuk ki
az adott árut és árutípust, melynek adatai a „Mentés” gombra kattintva bekerülnek az árutörzsbe persze csak ha még ott nem szerepeltek - és a kiválasztott árak alapján a rendszer kitölti a készlet panel, vagy a megrendelés tétel adatait attól függően, hogy hol használjuk az árkatalógust.
Folyamat minták Főmenü/törzsadatok/ Folyamat minták gombra kattintva, belépünk a folyamat minták főablakba.
Az „Új rögzítés” gombra kattintva vehetünk fel új folyamat típust. (mintát) A megnevezéshez beírjuk a folyamat nevét. A folyamattérképhez csatoljuk a dokumentumokat. Ezt sor végén található 3db ponttal jelzet gomb megnyomásával tehetjük meg. A felbukkanó ablakból kitallózzuk a dokumentumot. A nagyító gombbal tudjuk megnézni a már feltöltött dokumentumot. A folyamatperiódusok fülön az „Új tételt” megnyomva megadjuk az időtartamot, sorszámot, a folyamatperiódus nevét és megjegyzést is fűzhetünk hozzá. A folyamat típus ablakban minden folyamat egy új sorba kerül. Ha elkészültünk, akkor alul a mentés gombbal mentjük.
HR Munkatársak: Főmenü/törzsadatok/HR munkatársak gombra kattintva érjük el. 15.sz ábra Az cégünk munkatársainak az adatait ebben a modulban kell rögzíteni. Az „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban egy 6 fülből álló modult találunk.
Első fül: személyes adatok Itt tudjuk felvenni munkatárs nevet, címét, telefonszámát, születés dátumát, TAJ és adó számát. A lenti megjegyzések részbe, szöveges formátumban, hozzáadhatunk bármilyen információt, feljegyzést, adatot, amire szükségünk.
Második fül: karrier/pozíciók 21.sz ábra Az „Új” gomb megnyomás után meg kell adni a munkaviszony kezdetét és a végét, ami lehet határozatlan idejű is. A pozíciónál be kell írni, vagy a legördülő menü listájából ki kell választani, a dolgozó munkakörét. Alatta kell megadni a bruttó munkabérét. A munkaszerződés mezőbe kell feltölteni a dolgozó munkaszerződését. A mező végén látható egy kis ikon, amin pontok vannak. Az ikonra kattintva ki kell tallózni a gépünkre korábban már elmentett munkaszerződést.
Harmadik fül: Cafeteria Az „Új” gombra kattintva adhatunk hozzá béren kívüli juttatásokat az adott munkatárshoz.
A negyedik fül: Jogosultságok Itt adjuk meg a felhasználó azonosítóját és a jelszavat. Az itt megadott névvel és jelszóval fog tudni az illető belépni a programba. Szintén ebben az ablakban állíthatjuk be, hogy az adott illetőnek milyen jogai legyenek a programban. A főmenü Beállítások/Jogosultság profilok menüben már korábban felvett profilokat itt hozzá tudjuk rendelni a „Jogosultság profil hozzárendelése” gombbal vagy a pipák ki-be kapcsolásával egyedi jogokat is megadhatunk.
A „Bankszámlák” fül alatt rögzíthetjük a munkatársunk bankszámla számát, ahova a fizetését utalni fogjuk. Az „Egyéb események” fül alatt további füleket találunk. Feladatok, interjúk, képzések, szabadságok, orvosi vizsgák, előző munkahelyek, iskolai végzetségek. A megfelelő fül kiválasztása után az „Új” gombra kattintva vehetünk fel az adott fülhöz tartozó adatokat. Bármilyen egyéb adatot a korábban már tárgyalt, első fülön a Személyes adatok/Megjegyzések -nél vehetünk fel szöveges formában.
Az adatok mentése gombra kattintva rögzítjük a felvett adatokat. A felhasználói törzset ezzel lezártuk. A többi modulhoz hasonlóan a munkatársak főablakban is tudunk szűrni különböző feltételek alapján.
CRM, Partnerek törzsadati: Ebben a menüben rögzítjük partnereink (vevők és beszállítok) adatait. A Főmenü/törzsadatok/CRM, partnerek gombra kattintva érjük el. 15.sz ábra. A személyes adatain kívül lehetőség van különböző dolgok hozzárendeléséhez is. A felvett és kiválasztott adatokat az előző fejezetekben tárgyaltak szerint itt is szerkeszthetjük, törölhetjük a megfelelő felső gomb használatával. Az „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban egy több fülből álló modult találunk. Első fülön az alapadatokat kell megadni, értelem szerűen. Az alapadatok (név, cím, adószám, stb.) kitöltése után a partnertípus mezőnél a lenyitható gomb segítségével be kell állítani az adott
partnerünk típusát. (vevő, beszállító, stb) A partnerünkhöz külön beállíthatunk előre meghatározott árkategóriákat, alapértelmezett fizetési módot, ill. fizetési határidőt.
A „Törzskártyaszám és kapcsolat” fülnél törzsvásárlói kártyát rendelhetünk a vevőnkhöz. Beállíthatunk ügyféltípust és felvehetjük a partner e-mail címét. Rögzíthetjük, hogy a partnerünk kér-e hírlevelet. Cég esetén meg adhatjuk a kapcsolattartót is. Lehetőség van szöveges megjegyzés hozzáadásához is.
A további füleken még több számos adat rögzíthetünk. Dokumentumokat tölthetünk fel, rögzíthetjük a partner bankszámlaszámát, a törzsadatoknál felvett kérdőívre itt rögzíthetjük a válaszokat. Az „Események” fül alatt további lehetőségeket találunk, ahol feladatokat, reklamációt és egyéb eseményeket rögzíthetünk.
Végül alul az „Adatok mentése” gombbal tudjuk véglegesíteni a felvett adatokat. A fenti fülek használatával gyakorlatilag a partnerünkről számunkra fontos bármilyen adatot vagy fontos kérdést kezelni tudunk. Minden felvett partner a főablakban egy külön sorban tárolódik. A listában később keresni és szűrni is tudunk. A „CRM, partnerek” főablakban az adatszűrő fül használatával a partnerek adatai között szűrhetünk, az általunk kívánt adott paraméterek alapján. A szűrések eredményét elmenthetjük kampányokhoz, rendezvényekhez, direkt marketing vagy egyéb eseményekhez. A szűrések részletes bemutatása a Keresések és Szűrések leírásánál.
Pénzmozgás nemek. A Főmenü/Törzsadatok/Pénzmozgás-nemek gombra kattintva érjük el. A programban az „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban a megnevezéshez beírjuk a pénzmozgás-nemnek a nevét, majd a pénzmozgás irányt kiválasztjuk a lenyitható menüből. Ez lehet kiadás ill. bevétel. A „Mentés” gombra kattintva fejezzük be. A felvett és kiválasztott adatokat az előző fejezetekben tárgyaltak szerint itt is szerkeszthetjük, törölhetjük a megfelelő felső gomb használatával.
Áfa törzs. A Főmenü/Törzsadatok/Áfatörzs gombra kattintva érjük el. A „Új rögzítés” gombra kattintva, a megjelenő ablakban a megnevezés-hez beírjuk a megnevezést, a kulcs mezőbe számmal megadjuk a százalékot.
Áru és szolgáltatás csoport Mielőtt egy árut bevételeznénk, létre kell hozni az árutörzset és az árutörzsnek az áru csoportját. Ezt az áru és szolgáltatás csoportokba tudjuk megtenni. Kattintsunk a Főmenü/törzsadatok/áru és szolgáltatás csoportok gombra.
Az áru és szolgáltatás csoportok fő és alcsoportokból állnak. Árucikk főcsoport és szolgáltatás főcsoport. Minden főcsoporthoz felvehetünk több alcsoportot. Az alcsoportokat jellege szerint is megkülönböztetjük. A programban alapból benne van az árucikk és a szolgáltatás főcsoport. Ez elegendő, ha csak árucikkeket forgalmazunk és szolgáltatunk. Ha mégis szükségünk lenne további
fő vagy alcsoportokra, akkor a programban az „Új rögzítés”gombra kattintva tehetjük meg. „Új tétel” rögzítésekor megjelenő panelen meg kell adni a létrehozandó csoport típusát: főcsoport, vagy alcsoport. Ha alcsoportot adtunk meg, akkor ki kell választani azt a főcsoportot, amely alá az új fog tartozni. Meg kell határozni a jellegét: árucikk vagy szolgáltatás. Meg kell adni a csoport nevét, a VTSZ, vagy SZJ számát amennyiben szükséges, attól függően, hogy árucikkről, vagy szolgáltatásról van-e szó. Ki kell választani azt az áfa kategóriát, amely alá az árucikk tartozik. Végül megadhatjuk, hogy milyen haszonkulccsal szeretnénk számolni. Ha használni akarja az árkatalógust, az esetben mindenképpen ki kell tölteni, ugyanis a katalógusban ezen adatok alapján számítódnak ki az eladási árak.
A különböző csoportok definiálása után, következő lépésként létre kell hoznunk az árucikk típusokat és szolgáltatásokat az adatbázisban. Ezeket nevezzük áru és szolgáltatás törzsadatoknak.
Áru és Szolgáltatások törzsadatok Az általunk forgalmazott árucikkeket és szolgáltatásokat ebben a menüpontban kell rögzíteni. Kattintsunk a Főmenü/törzsadatok/áru és szolgáltatás törzsadatok gombra. A főablakban a már
rögzített cikkek vannak. Minden sor egy külön cikk. Az itt felvett tételeket tudjuk szerkeszteni és törölni is a felső sor megfelelő gombjával. A gombok alatt található egy jelölő négyzet, amit ha kipipálunk, akkor csak a minimum készlet alá csökkent termékeket jeleníti meg. Alap esetben innen mindig vegyük ki a pipát!
Új árucikket, vagy szolgáltatást felvételéhez, nyomjuk meg az „Új rögzítés” gombot.
Az adatlapon felül több fül található. Az első fülön vannak az „Alap adatok”. Itt meg kell adni az árucikk megnevezését, cikkszámát, vonalkódját majd az áru vagy szolgáltatás csoportját. Be kell állítani a jellegét is. Arra ügyelni kell, hogy a csoport jellege határozza meg azt, hogy jelen esetben árucikket, vagy szolgáltatást veszünk fel a törzsadatok közé. A csoportot az előző menüben felvett csoportok közül választhatjuk ki egy lenyitható menüből. Szintén lenyitható menüből tudjuk kiválasztani az termék jellegét, ill. az Áfa értékét is. Ha nem létezik még olyan csoport, amibe felvennénk a terméket, akkor lehetőségünk van itt, a „+Csoportok” gomb megnyomásával, új csoportot létrehozni. Így nem kell félbehagyni a műveletet és visszamenni az előző menühöz. A KSH szám mezőben adjuk meg a VTSZ vagy SZJ számot. Ezután akár az „Áru és szolgáltatás csoportok” esetében, itt is meg kell határozni az árucikk haszonkulcsát – amely árkatalógus használata esetén kötelező -, vagy a szolgáltatás díját. Mindenképpen meg kell adni még a mennyiség egységet. Érdemes meghatározni a minimum készletet, áru esetében a rendszer jelzi, ha ezen mennyiség alá csökken a raktáron lévő termékek száma. Megjegyzés: „A termék megszűnt” beállítás mindenképpen maradjon a „NEM” értéken. Fontos tudnivaló, hogy az árutörzs bejegyzéssel egy árucikk számára még csak egy nevet, egy típust hoztunk létre. A konkrét terméket és egyéb adatait (pl egyedi megnevezés, azonosító, vonalkód, cikkszám, egyedi árak) a továbbiakban tárgyalt „Készlet” panelen vihetjük majd fel. A Készlet fülön raktárak és dátum szerint láthatjuk az aktuális készletmennyiséget.
A Gyártási receptúra fül alatt tudunk gyártási folyamatot beállítani. A receptúra felvételéhez kattintsunk az egérrel a gyártási receptúra fülre és nyomjuk meg az Új tétel gombot. Itt adhatók meg, hogy milyen termékekből gyártjuk le az eredeti terméket.
A összetevőknél a lenyílló listából válasszuk ki a terméket. A szükséges darabszámot írjuk be, majd mentés. További tételeket szintén az Új tétel gombbal adhatunk hozzá. Pl. a termék, amit most rögzítünk egy „iskolai csomag” és ez áll 2db kockás füzetből, 3db vonalas füzetből, 2 db ceruzából. Akkor az Új tétel-re kattintva kiválasszuk az első összetevőt a kockás füzetet. Alá beírjuk, hogy: 2, majd mentés. Új tétel, vonalas füzet, 3, mentés. Új tétel, ceruza, 2, mentés. Így össze is állt az iskolai csomag. A Képek fülön a termékhez képeket tölthetünk fel. Ki kell tallózni a gépünkről vagy korábban már felvett termék képét is ide másolhatjuk. A Leírás fülnél a termékhez egy egyedi leírást készíthetünk. Beszállítói cikkszámok: Ez a fül alatt a beszállítóinkhoz tudunk hozzá rendelni cikkszámokat és vonalkódot. Kattintsunk az adott beszállító nevére, majd a cikkszám mezőbe adjuk meg a cikkszámot ill. a vonalkód mezőbe
adjuk meg a vonalkódot. A mentés gombra kattintva tudjuk elmenteni és befejezni az adott termék felvételét. Minden felvett áru vagy szolgáltatás a főablakban egy külön sorban tárolódik, amiben később keresni és szűrni is tudunk.
Készlet (sarzsok) Mi az a sarzs? Számos iparágban jelentkezik az az igény, hogy a gyártott vagy vásárolt termékeket csoportosan tartsák nyilván. A beérkezett áru minden darabja első ránézésre egyforma. De lehet, hogy van köztük különbség, például máskor jár le a szavatossága vagy máskor lépte át az államhatárt. Emiatt másképp kell kezelni, meg kell különböztetni őket. A készleteknek ez a fajta kezelése lehetővé teszi, hogy a bevételezett áruknál olyan információkat adjunk meg, amely egy adott áru mennyiségre igaz (pl.: lejárati idő, fajta, tárhely, stb.). A készleteinknek ez a fajta "felcímkézése" lehetővé teszi, hogy a készletek teljes életútjában ezen információk alapján választhassunk közülük. Ezzel a lehetőséggel egyszerűen megoldható, hogy a raktárban lévő termékek közül mindig a legkorábban
lejáró készleteinket értékesítsük és ne fordulhasson elő, hogy a legrégebben beérkezett áru, már ki sem szállítható, mert a raktárban eltöltött idő alatt lejárt a szavatossága. Ezt a szabályozottságot teszi lehetővé a sarzsok használata, mellyel a valamely szempontból egy kötegbe (sarzsba) tartozó cikkek mozgása nyomon követhető. A Főmenü/törzsadatok/készlet (sarzsok) gombra kattintva érjük el. A megjelenő főablakban találjuk a már felvett árucikkeket. Minden cikk külön sorban szerepel. A főablakban az adott termékek kiválasztva láthatjuk, hogy hány darab van belőle az adott raktárban, mennyi volt a beszerzési ára, eladási ára, mi a sarzs száma, stb… A lista tetején lehetőségünk van egy pipa segítségével csak a készleten levők listázására. Ilyenkor amiből nulla a darabszám az nem látszik a listában. Szintén itt felül a „Raktárak”-nál kiválaszthatjuk, hogy melyik raktárunkban szereplő termékeket szeretnénk kilistázni. A főablakban az egér jobb gombjának megnyomásával, kapunk egy listát ahol pipák segítségével kiválaszthatjuk, hogy melyik oszlopokat szeretnénk látni a főablakban. Az ablak jobb oldalán és az alján lévő csuszkák segítségével tudunk navigálni a sorok és oszlopok között. Ezek a többi főablakra is igazak.
Új sarzs létrehozásához nyomjuk meg az „Új rögzítés” gombot.
A listából válasszuk ki az Árucikket, vagy az „Új” gombra kattintva vegyünk fel a kívánt terméket. Adjuk meg a Sarzs azonosítót vagy a vonalkódot. Ha nincs ilyen akkor a gomb megnyomásával generálhatunk is egyet. Adjuk meg a sarzs létrehozásának, a garancia vagy gyártás kezedeténke és végének a dátumát. Írjuk be a bekerülési egység árat. Válasszuk ki, hogy melyik raktárban jöjjön létre az új sarzs. Befejezéshez nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Selejtezés: Selejtezni szintén itt tudunk, a sarzsoknál. A főablakban válasszuk ki a selejtezni kívánt terméket. Kiválasztás után kattintsunk a szerkesztésre, vagy a kattintsunk duplán a termékre. Ekkor megjelenik a termék sarzs adatait tartalmazó ablak. Alul nyomjuk meg a „Selejtezés” gombot.
Az „Indoklás”-nál írjuk be az indokot és a „Selejtezendő mennyiség”-hez pedig a darab számot, majd nyomjuk meg a „Selejtezés” gombot. Ekkor a program levonja a készletből.
Kimutatások, döntéstámogató. Elérése: Főmenü/Kimutatások, döntéstámogatás főmenü. Itt többféle kimutatást találunk. A megfelelő ikonra kattintva lekérhetjük a listákat, amit nyomtatni is tudunk. Többek között a következő kimutatások megjelentésére van lehetőség:
Bevételek – árucsoportonként és összesítve láthatjuk az utóbbi 12 hónap bevételi adatait
Napi zárási kimutatások – tételesen láthatjuk a megrendelésekből, eladásokból származó napi bevételeket, az egyéb pénzmozgásokat és összesítve láthatjuk a pénztári egyenleget
Bejelentkezési napló – felhasználónként láthatjuk a be és kijelentkezés idejét
Pénzforgalom – itt tételesen kilistázhatjuk a pénzmozgásokat illetve bevételi listát készíthetünk árucsoportok szerinti bontásban
Készletlista (készletkarton)
Eladási teljesítmények – listát készíthetünk a munkatársak eladási teljesítményéről
Számla listák – tételes és áfa listákat készíthetünk a bejövő és kimenő számlákról és nyugtákról
Szállítólevél listák – tételes listák készíthetőek a kimenő szállítólevelekről
Kintlévőségek – listát készíthetünk a még kiegyenlítetlen számlákról
A listák használata: Főkönyvi naplók: Főmenü/Kimutatások, döntéstámogató/Főkönyvi listák gombra kattintva érjük el a főkönyvi naplók listáját. A gomb megnyomása után kapott modulban lehetőségünk van adott időszak lekérdezéseinek magadására. Tudunk szűrni év/hónap –ra vagy két dátum közti időszakra. Ezt egy lenyitható menüben tudjuk kiválasztani. A kívánt időszak beállítása után a listázás gombra kattintva megkapjuk a kért listát.
Napi bevételezések: Főmenü/kimutatások, döntéstámogató /napi bevételezett gombra kattintva azon a napon bevételezett árucikkek listáját kapjuk meg. A listában darabszám és összeg is szerepel.
Értékesítések: Főmenü/Kimutatások, döntéstámogató /Eladási teljesítmények gombra kattintva érjük el az adott időszak értékesítéseit. A gomb megnyomása után kapott modulban, lehetőségünk van többféle listázásra is. Ezt egy lenyitható menüből választhatjuk ki. Állítsuk be a kívánt dátumot, majd nyomjuk meg a „Listázás” gombot.
Kintlévőségek lekérdezése: Főmenü/Kimutatások, döntéshozatal/Kintlevőségek gombra kattintva listázhatjuk ki a kintlévőségeinket. Lehetőségünk van számla vagy szállítólevél szerinti listázásra, valamint választhatunk, hogy az összes partnerre vagy adott partnerre készüljön a lista. Ha a minden partner megjelenítése mezőből kivesszük a pipát, akkor a partner mezőben lenyíló listából választható a kívánt partner. Listázás gombra kattintva megkapjuk a listát, amit ki is nyomtathatunk. Ha nincs kintlevőségünk egy üres oldalt kapunk.
Szállítólevél listák: Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /szállítólevél listák gombra kattintva listázhatjuk ki a kimenő szállítóleveleinket tételes vagy Áfa lista alapján. A listázandó mezőt lenyitva választhatjuk ki a számunkra megfelelőt. Az időszak megadási módja mezőnél határozhatjuk meg az időszakot. A listázás gombra kattintva megkapjuk a listát, amit ki is nyomtathatunk.
Számla listák: Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /számla listák gombra kattintva listázhatjuk ki a számláinkat. A listázandó mezőt lenyitva választhatjuk ki a számunkra megfelelőt. (kimenő, bejövő, nyugták,
eladott áruscikkek) Az időszak megadási módja mezőnél határozhatjuk meg az időszakot. A listázás gombra kattintva megkapjuk a listát, amit ki is nyomtathatunk.
Készlet lista: Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /készlet lista gombra kattintva listázhatjuk ki a készleten lévő termékeinket, adott raktárra szűrve. A raktárakat a szokásos lenyitható listából választhatjuk ki. A listázás gombra kattintva megkapjuk a listát, amit ki is nyomtathatunk.
Pénzforgalom és bevételi listák: Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /pénzforgalom gombra kattintva a pénzforgalmi és bevételi listákat érhetjük el. A listázandó mezőben választhatunk pénzforgalmi lista vagy a bevételi lista közül. Az időszak megadási módja mezőnél az határozhatjuk meg az időszakot. A listázás gombra kattintva megkapjuk a listát, amit ki is nyomtathatunk.
Bejelentkezési napló: Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /bejelentkezési napló gombra kattintva kislistázhatjuk, hogy az adott felhasználó mikor lépet be, mikor lépett ki és mennyi időt volt belépve a programba. A felhasználó neve mezőben választhatunk a nevek közül. Az időszak megadási módja mezőnél az előző menükben mutatott módon határozhatjuk meg az időszakot. A listázás gombra kattintva megkapjuk a listát, amit ki is nyomtathatunk.
Napi zárás listázása: Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /napi zárási kimutatások gombra kattintva az aznapi zárásról kapunk kimutatást. Ezt a kimutatást szintén ki tudjuk nyomtatni.
Bevételi diagram Főmenü/kimutatások, döntéshozatal /diagrammok gombra kattintva az elmúlt 12 hónap eladásairól készíthetünk egy diagramot. Árucikk és szolgáltatás főcsoport külön-külön is látható valamint összesítve is. Ezek a pipák segítségével ki és be kapcsolhatóak.
Adminisztráció Az adminisztrációk főmenüben végezhetjük el az összes adminisztrációt. Itt tudunk árajánlatot és rendelést írni, megrendelést, szállítólevelet és számlát készíteni. Itt tudunk leltározni, bevételezni és raktár készleteket mozgatni. A Főmenü/ Adminisztráció gombra kattintva érjük el ezt a főmenüt.
Üzenő: Ebben az almenüben üzenni tudunk a kollégáinknak. A listából kiválasszuk a címzettet, beírjuk az üzenetet és „küldés” gombbal továbbítjuk. Lehetőség van fájlokat is csatolni az üzenethez. Ezt a tallóz gombbal tehetjük meg.
Pénzügyi tervező: A Pénzügyi tervező modul a vállalati vezetők számára készült. A modul használatával a menedzsment előre tervezheti a cég pénzügyeit, mutatószámokat definiálhatnak, terveket készíthetnek, tényadatokat állíthatnak össze. Ez a modul egy eléggé összetett modul. Egy excel táblához hasonlító felületet van, ami előre beprogramozott részeket tartalmaz, de van lehetőség további részek felvételére és beprogramozására is. A Főmenü/adminisztráció/pénzügyi tervező gombra kattintva érjük el.
A táblázatba fel kell venni az elmúlt év adatait. Be kell állítani a tervezet vagy várt adatokat. A jelenlegi adatok megadásával hónapokra lebontva megkapjuk, a pénzügyi értékeket, melyből kiderül, hogy a tervezetthez képest növekvő vagy csökkenő tendenciában van-e a cég. A bevitt adatok és a beállított lekérdezések alapján személyre szabhatjuk a tervezőnket.
Raktár mozgások: A Főmenü/Adminisztráció/Raktár mozgások gombra kattintva tudunk raktáraink között árut mozgatni. Ha az egyik telephely raktárból a másikba akarunk mozgatni árucikkeket, azt itt tehetjük meg. Az ablakban állítsuk be a forrás és a cél raktárakat, majd nyomjuk meg az „Új tétel”gombot. Adjuk hozzá a terméket. Ezt többféleképpen is megtehetjük. Vonalkód, cikkszám vagy neve alapján.
Adjuk meg az árát és a mennyiséget. Lehetőség van gyári számok és megjegyzés hozzáadására is. További tételek hozzáadásához nyomjuk meg a „Következő” gombot. Amikor már nem akarunk több tételt hozzá adni, akkor a „Mentés” gombot nyomjuk meg. Végül a lap alján a „Bizonylat lezárása” gombbal zárhatjuk le. A bizonylat lezárása után a kimenő raktárbizonylat adat-
szinkronizáció útján, átkerül a másik telephely rendszerébe, ahol a raktárkezelőnek csak jóvá kell hagynia a listában a megérkezett árukat.
Tárgyi eszközök A tárgyi eszközök a vállalkozások azon anyagi jellegű vagyontárgyai (eszközei), amelyek tartósan (egy évnél tovább) és jellemzően több termelési cikluson keresztül közvetlenül, vagy közvetett módon szolgálják az üzleti tevékenységet. Idővel az értéküket elveszítik. Főmenü/adminisztráció/tárgyi eszközök gombra kattintva vehetjük fel a tárgyi eszközöket. A Tárgyi eszközök adatai ablakban az alapadatok fülön kiválasszuk az eszközt. Ha nincs a listában az „Új” gombbal tudjuk felvenni új eszközt a listára. A kiválasztott eszköz adataival kitöltjük a megfelelő mezőket. Az értékcsökkenés fülre kattintva adjuk meg az értékcsökkenés paramétereit. A „Mentés” gombbal fejezzük be.
Gyártás Ebben a menüben gyárthatunk le a készletünkön lévő árukból egy új terméket. Pl. Akarunk gyártani egy szerszámkészletet, amiben van 2db lapos 5mm-es csavarhúzó, 1db kalapács és 1db lapos 8mmes csavarhúzó. Akkor a recepturát (ha még eddig nem tettük meg) fel kellett vegyük a Főmenü/törzsadatok/áru és szolgáltatás törzsadatok –nál az adott termék adatlapján, a gyártási receptúrák fülön. Jelen esetben a „szerszámkészletet – alap otthoni” terméknél. Főmenü/adminisztráció/gyártás - új rögzítés. Ebben a modulban szintén egy több fülből álló ablakot találunk.
Az Alap adatok fül alatt válasszuk ki a listából a legyártani kívánt terméket. (Alap feltétel, hogy a terméket korábban már felvettük a törzsadatokba.) Megadhatjuk, hogy kinek gyártjuk le a terméket és melyik munkatársunk felelős a gyártásért. Adjuk meg a forrás és a cél raktárt, a legyártandó mennyiséget és a gyártás idejét. Szűkség szerint megjegyzést és gyári számokat is hozzáadhatunk. A gyártást a naptárral ütemezni is lehet. A „Készlet teszt” gombra kattintva ellenőrizhetjük, hogy rendelkezésre áll-e a gyártáshoz szükséges készlet. A „Gyártás” gombra kattintva azonnal le is gyárthatjuk. A „Mentés” gombra kattintva menthetjük. Megjegyzés: Ha nincs elegendő alapanyag, akkor figyelmeztet a szoftver és nem engedi legyártani a terméket. Receptúra készlet lista fül – alatt láthatjuk a gyártáshoz szükséges és készleten lévő mennyiségeket. Gyártási hulladékok fül alatt tudjuk felvenni a gyártásból származó hulladékot. Az „Új tétel” gombra kattintva válasszuk ki hulladék típusát, adjuk meg a mennyiséget és kattintsunk a mentésre.
Gyártáskísérő (műveletek) fül alatt lehetőség van a gyártási műveletek megadására. Az „Új sor” gombra kattintva vehetünk fel egy műveletet. Minden művelet egy külön sorba kerül.
A Minőségi bizonyítvány fül alatt lehetőségünk van minőségi bizonyítványt felvenni az adott termékhez.
A „Napló” fül alatt kerülnek naplózásra a gyártással kapcsolatos adatok. A fülre kattintva megtekinthetjük a gyártás naplózását.
Tudásbázis: Főmenü/adminisztráció/tudásbázis modulban különböző témákat vehetünk fel és oszthatunk meg a többi felhasználóval. A felhasználók minden témához hozzászólhatnak. Lehetőségünk van adott témához tartozó dokumentumok feltöltésére is. A Témák/Új gombra kattintva tudunk felvenni új témát. A listában kijelölt témát szerkeszthetjük vagy törölhetjük az annak megfelelő gomb megnyomásával. Egy kiválasztott témához a Hozzászólások/Új gomb megnyomásával, új megjegyzéseket fűzhetünk vagy válaszolhatunk az előző hozzászóláshoz. Itt is lehetőségünk van a szerkésztésre vagy törlésre is. Mind a témák, mind a hozzászólások közt tudunk keresni a keresés mezőbe begépelt szóra.
Iratkezelés, iktatás Az iratkezelés iktatatás menüben tudjak az aktuális ügyiratainkat a programhoz csatolni. Az iratkezelés menü főablakában jelennek meg a feltöltött iratok adatai. Minden ügyirat egy külön sorban szerepel. A főablakban a megadott adatokra tudunk szűrni és keresni. A Főmenü/Adminisztráció /Iktatás gombokra kattintva belépünk az iratkezelés főmenüjébe.
Az „Új rögzítés” gombbal tudunk egy új iktatást elkezdeni. A megjelenő modulban az adatokat értelemszerűen töltsük ki. (cég név, feladó, dátum, ügyiratszám) A „Dokumentum” mezőben tallózzuk ki az iktatni kívánt dokumentumot. Szükség esetén megjegyzést is füzhetünk hozzá. Az „Adatok mentése” gombra kattintva befejezzük az iktatást.
Folyamatok A „Folyamatok” menü alatt követhetjük az adott feladatunk munkafolyamatait. A folyamatokhoz pénzügyi és humán erőforrásokat csatolhatunk. Főmenü/adminisztráció/Folyamatok gombra kattintva érjük el. A már meglévő folyamatokat a főablakban látjuk. Ezeket szükség esetén szerkeszthetjük is. Jelöljük ki az adott munkafolyamatot, majd kattintsunk a „Szerkesztés” gombra. Ha munkafolyamatot akarunk felvenni, akkor kattintsunk az „Új rögzítés” gombra. A megjelenő ablakban válasszuk ki a kívánt munkafolyamatot. Ebben a listában a „Törzsadatok/Folyamat minta” menü alatt korábban felvett folyamatok jelennek meg. A folyamat kiválasztása után, minden tételhez beállíthatunk dátumot és megjegyzést csatolhatunk.
Főmenü/Adminisztráció/Pénztár bank pénzmozgások A főablakban megtekinthetjük az eddigi bizonylatokat. Az oldal tetején lévő ikonokkal válasszuk ki, hogy a banki vagy a pénztár adatait akarjuk megjeleníteni.
Az „Új rögzítés” gombra kattintva felvehetünk, új pénzmozgást. Adjuk meg a kért adatokat. (dátumot, saját adatokat, ügyfél adatokat) Adjuk meg a pénzmozgás nemét, amit egy lenyíló menüből kényelmesen kiválaszthatunk, a típusát, a fizetés módját és az összeget. A „Mentés” gombbal mentjük.
Probléma nyomkövetés: A felmerülő problémákat ebben a menüben kezelhetjük. Főmenü/Adminisztráció/ Probléma követés menüben a megjelenő ablakban a korábban már felvett problémákat láthatjuk. Az „Új” gombbal további problémákat vehetünk fel. A megjelenő ablakban megadjuk a felvétel dátumát és hogy ki rögzíti. Beírjuk a probléma tárgyát és a leírását. A mentés gombbal elmentjük. Ha megoldottuk a problémát, akkor a főablakban kiválasszuk és a szerkesztés gombbal megnyitjuk. Megadjuk a megoldás dátumát, a megoldó nevét és a megoldás leírását. A mentés gombbal mentjük.
Projektek: Projektek menü alatt kezelhetjük projektekeinket. Főmenü/Adminisztráció/Projektek. A főablakban vannak, egymás alatt a már meglévő projektek. Minden sor egy külön projekt. Az utolsó oszlopban látjuk, hogy folyamatban levő vagy lezárt projekt. Új projekthez az „Új rögzítés” gombra kattintsunk. A modul több fülből áll. Az első a projekt adatok. Itt adjuk meg a projekt kezdetének és a végének a dátumát, a projekt felelős nevét, cég nevet, a projekt tárgyát, leírását. A dokumentumok fülön a már említett módon a gépünkről dokumentumot adhatunk hozzá. (hozzáadás gomb és tallózás) Humán erőforrás fül alatt a projektben résztvevőket adhatjuk hozzá. A Pénzügyi erőforrások fülön a projekthez szánt pénz összegét vehetjük fel. Az „Adatok mentése” gombra kattintva rögzítjük. Ha egy adott projekt lezárult, akkor válasszuk ki a
főablakban, majd a „Szerkesztés” gombbal nyissuk meg. A „Projekt lezárva” kis négyzetet pipáljuk ki, így lezárt státuszba kerül.
Bevételezés, leltározás: A bejövő bizonylatokat ebben a menüpontban rögzíthetjük és a leltározást is itt végezhetjük el. A bevételezés a leltározástól annyiban különbözik, hogy a bizonylat lezárásakor bevételezés esetében a készlethez hozzáadódnak a tételek, míg leltározás esetében pedig a készletbe íródnak a leltározott mennyiségek. Ekkor egy leltár lista készül, amelyen látható a leltározás előtti és utáni állapot és a mennyiségi és árbéli különbségek. Főmenü/Adminisztráció/Bevételezés, leltározás gombra kattintva belépünk a főablakba. Itt a felső sorban találjuk a bevételezés, leltározás, szállítói rendelés gombokat. A bizonylatok származtathatóak egymásba. Ez később nagyban gyorsítja a munkánkat. Ebben a menüben elsőnek ki kell választanunk, hogy mit szeretnénk csinálni a három lehetőség közül. Mindig a legfelső gombsor határozza meg, hogy milyen bizonylat készüljön, valamint a főablakban is ennek megfelelő lista lesz látható. Bevételezés esetén először nyomjuk meg a
bevételezés gombot. Innentől kezdve a szokásos gombok már a bevételezés bizonylatra fognak vonatkozni és a főablakban is az eddig bevételezett tételek listája fog szerepelni. Ugyan így ha a leltárt vagy a szállítói rendelést válasszuk, akkor azokra fog vonatkozni. Ez a számlázásnál is, ugyan így érvényes.
Bevételezéshez, kattintsunk itt a bevételezés főablakban az „Új rögzítés” gombra. A modulban elsőnek meg kell adni, a bejövő bizonylat számát. Ezt a beszállítónktól kapott szállítólevélről vagy számláról olvashatjuk le. Meg kell adni a beszállítót, amit egy lenyíló listából választhatunk ki, ha az adott beszállítót már korábban felvettük a törzslistába.
Ha új partnerről an szó a beszállító mező után lévő „ÚJ…” gombra kattintva, lehetőségünk van felvenni új beszállítót, a Törzsadatok/CRM, partnereknél tárgyaltak szerint. Megadhatjuk itt a szállítás módját is. Pl. teherautó. Ezek után megadjuk a bizonylat keltét, teljesítés időpontját
(bevételezés időpontja) és a fizetési határidőt. Ez után szintén lenyitható listából kiválasszuk, hogy a bevételezendő termékek melyik raktárba kerüljenek. A listában a törzsadatoknál már korábban rögzített raktárak szerepelnek. Az adatok megadása után a „Tételek” fülön kattintsunk az „Új tétel” gombra.
A megjelenő ablakban adhatjuk hozzá a bevételezni kívánt termékeket. Ezt megtehetjük vonalkóddal, cikkszám vagy áru/szolgáltatás neve alapján. Ha elkezdjük begépelni a nevét, akkor lenyílik egy lista, amiből ki is választhatjuk, illetve a begépelt karakterekre automatikusan szűr is a lista. Így nagyon gyorsan megtaláljuk a kívánt terméket. Ha nincs a listában a termék, akkor nem volt még olyan termék. Új terméket felvehetjük az áru/szolgáltatás mező melletti „+” ikonra kattintva. Adjuk meg az árat és a darab számot. Szükség szerint megjegyzést és gyári számokat is hozzáadhatunk. Az Engedmény mezőben, százalékban megadott engedményt adhatunk az adott tételhez. Ha további tételt is szeretnénk a bizonylathoz adni, akkor „Következő” gombra kattintsunk. Ha már nem szeretnénk több tételt hozzáadni, akkor „Mentés” gombra kell kattintani.
Ilyenkor még lehetőség van módosítani a bizonylaton. Adhatunk hozzá, szerkeszthetjük és törölhetünk is tételeket. A „Szállítási feltételek” gombra kattintva megjelenik egy ablak, ahol szöveges formában megjegyzést adhatunk az adott bizonylathoz. Ez a nyomtatott bizonylaton is szerepelni fog. Ha végeztünk a tételek megadásával, a „Bizonylat lezárása” gomb megnyomásával zárjuk le a bizonylatot. Megjegyzés: Ha nem forintos számlát írunk, akkor felül, válasszuk ki a kívánt pénznemet és írjuk be az „Árfolyam” mezőbe az aktuális árfolyamot. Ilyenkor kötelező megadni a „Fuvarparitás”-t és a szállítás módját. Lehetőség van vonalkódolvasó használatára is. Ha a tétel listára kattintunk, megjelenik a „Használja a vonalkódolvasót !” felirat. Ezen funkció használatával a fentebb leírt módszernél gyorsabban bevételezhetünk, vagy leltározhatunk, mivel nem kell kézzel beírni, csak a vonalkódolvasóval a kódot becsipogni. Lehetőség van a bizonylat félbe hagyására és utólagos folytatására is. Ebben az esetben ne a „Bizonylat lezárása” gombot használjuk, hanem kattintsunk a „Mégse” gomra. Ilyenkor a bizonylat nem lesz lezárva és a főablakban sárga színnel meg lesz jelölve. A főablakban a tételre kattintva bármikor folytatható.
A főablakban piros színnel vannak megjelölve azok a bizonylatok, aminek a fizetési határideje lejárt, de még sem lett még kifizetve. Szállítói rendelés: Szintén a Bevételezés főablakban a felső sorában található a „Szállító megrendelések” gomb. Ide kattintva szállítói rendeléseket rögzíthetünk. A használata megegyezi a bevételezés bizonylatéval. Minden felvett bizonylat egy új sorba kerül a főablakban. Ha a rendelés teljesül és beérkezik az áru, akkor be kell vételezni. Mivel a bizonylatok származtathatóak, nem kell nekünk külön elkészíteni a bevételezési bizonylatot, elég származtatni. A főablakban válasszuk ki az adott rendelést és duplán kattintva, vagy a „Szerkesztés” gombbal nyissuk meg.
A felső sor jobb oldalán kattintsunk az „Érkeztetés” gombra. Ekkor a program elkészíti a bevételezési bizonylatot és a kész bevételezési bizonylatot fogjuk látni, megnyitva. Nézzük át és ha rendben van akkor „Bizonylat lezárása” gombbal mentsük el. Ilyenkor kap egy végleges sorszámot és nyomtatásra kerül.
Leltározás. Leltározást szintén a bevételezés főablakban találjuk. Ugyan itt tudjuk felvenni a nyitó készlet is. Főmenü/adminisztráció/bevételezés,leltározás A főablak felső sorából a „Leltár” gombot kell választani. Leltározásnál fel kell venni a raktárunkban levő összes árut tételenként és meg kell adni a darabszámot. A leltár lezárása után, a raktárkészlet, a leltározásnál megtalált és a leltár bizonylatra felvezetett készlet fogja meghatározni. Vagyis a raktárkészleten azok a termékek és olyan darabszámmal fognak ezentúl szerepelni, amit a leltározásnál felvettünk. Az új rögzítésre kattintva kezdhetünk el leltározni.
A modulban a bizonylat típusánál választhatjuk ki, hogy nyitó készletet szeretnénk felvenni vagy leltározni szeretnénk. A cégnél, ha ugyan abban a hálózatban több számítógép is van, akkor lehetőségünk nyílik, egyszerre több gépen is leltározni. Ilyenkor pipáljuk ki a jelölő négyzetet. Adjuk meg a leltározás dátumát és azt, hogy melyik raktárat leltározzuk. Az „Új tétel” gombbal adjuk hozzá a tételeket. Ez pontosan ugyan úgy történik, mint a bevételezésnél volt. A tételeket itt is szerkeszthetjük és törölhetjük is. A „Dokumentumok” fül alatt dokumentumokat csatolhatunk az adott leltárhoz. Ha a raktárban levő összes terméket felvettük a bizonylat lezárása gombbal véglegesíthetjük. A raktárban lévő eltéréseket kinyomtathatjuk. Ezt a program magától fel is ajánlja ilyenkor.
Értékesítés: A Főmenü/Adminisztráció/Értékesítés, számlázás menüpont alatt lévő főablakban a következő bizonylatok közül választhatunk: számlák, szállítólevelek, nyugták, rendelések, árajánlatok. A bizonylatok itt is egymásba származtathatóak. Mindegyik bizonylattípus ugyan úgy működik. Gyakorlatilag csak az elnevezésükben és az általuk kinyomtatott dokumentumokban különböznek. Mindegyik pontosan ugyan olyan modul, kinézetre és működésileg is. Ezért ha az egyiket ismerjük, a többit is tudjuk majd használni.
Számlázáshoz a főablak felső sorból válasszuk a „Számlázás” t. Innentől kezdve teljesen megegyezik a bevételezésnél leírtakkal.
Az elkészült számlát a „Szerkesztéssel” megnyitva lehetőségünk van annak érvénytelenítésére (stornózására) vagy helyesbítésére (módosítására), valamint származtathatunk belőle szállítólevelet. A modul felső sorában, jobb oldalon, a megfelelő gomb megnyomásával elkészíthetjük a kívánt bizonylatot.
Ha egy mentett szállítólevelet megnyitunk, abból egy gombnyomással készíthetünk számlát, vagy nyugtát. Hasonlóképpen árajánlatból is kreálhatunk egy az egyben szállítólevelet, nyugtát, vagy számlát. Új tétel felvitele mellett lehetőség van a vevő szállítóleveleiről is átemelni tételeket a számlára, kiszámlázni a bizományos értékesítéseket, vagy excel fájlból beimportálni tételeket.
A program működése A program főablaka az összes menüben egyformán működik. A főablakban van az adott menü listája. Minden felvett tétel egy külön sorban szerepel. Az ablak felső soraiban gombok találhatók. A megfelelő gomb megnyomásával tudunk új bejegyzést rögzíteni, meglévőt szerkeszteni, másolni, törölni, nyomtatni és exportálni. A gombok hatása minden esetben a listában kijelölt sorra vonatkozik.
A gombok alatti sorban tudunk keresni és szűrni. Használatuk, ennek a sornak a bal oldalán lévő ikonokkal vagy check boxok ki/be pipálásával vagy lenyíló menük listájából választva lehetséges. A működésük minden menüben egyformán működik, de menüpontonként más lehetőségek közül választhatunk. A listákban minden esetben több oszlopot is találunk. Az oszlopokban az adott tétel jellemzőit találjuk meg. Így nem kell minden esetben az adatlapot külön megnyitni, hanem a főablakban megtaláljuk az információkat. A főablakban a jobb egér gombbal előhozhatunk egy ablakot ahol pipák segítségével a kívánt oszlopok ki-be kapcsolhatók.
Keresés és szűrés: A keresés sor bal oldalán 3 ikont találunk. Kereső, adat szűrő, mentés. A „Keresés mód” az első fül, amin egy távcső ikon található. A listák felett van egy üres sor, aminek az elején van egy
egyenlőség jel (=). Kiválasszuk, hogy melyik oszlopban akarunk keresni. Az adott oszlop felső sorába (az = jelzésű sor) elkezdjük begépelni a keresendő szót. Az első betű beírására az adott betűhöz ugrik a kijelölés. Ha ez a „P” betű akkor az első „P” betűs szóhoz. A második beírt betű, már a „P” betűs bejegyzések közt keres abc sorrendben. Minden beírt karakter után ugyan így szűkíti tovább a listát. Ezzel a módszerrel könnyedén megtalálunk a listában mindent, amit keresünk.
A főablakban az „Adatszűrő mód” fül (tölcsér ikon) használatával tudunk szűréseket végezni. A fül megnyomására, az eddigi egy üres sor helyett, három sort kapunk. A felső továbbra is egyenlőség jelet kapott. Ez a sor most egyezést keres. A beírt karakterekkel meggyezőket jeleníti meg. A többi tételt elrejti a főablakban. Számokat és betűket is írhatunk. Itt az adatszűrő fül alatt nem csak a szó elejét nézi, hanem az összes karakter közt keres. pl.: a „táp” szóra rászűrve a megnevezések oszlopban, kiadja az összes olyan terméket, aminek a nevében szerepel a „táp”.
Az adatszűrőnek van további két sora is. Az első (=) sorban, mint láttuk teljes egyezést figyel. A második sor: nagyobb vagy egyenlő (>=). A harmadik sor pedig kisebb vagy egyenlő. (<=) Ezek alapján, ha pl.: Ha a „Készletek” főablakban a „Készlet” oszlopának a harmadik sorába (<=) beírom, hogy 100, akkor kilistázza a 100 vagy annál kevesebb számú készletten lévő terméket. További szűrés is végezhető. Ha a második sorba (>=) beírom, hogy 30, akkor az összes olyan terméket kilistázza, aminek a készlet értéke 30 vagy annál több, de maximum 100 darab.
A szűrőket kombinálhatjuk is. A szűrt adatokban további szűréseket végezhetünk. Egyszerre több oszlopban is megadhatunk szűrési értékeket. Így számos egyéni lekérdezésre van lehetőség. A lekérdezési listákat menthetjük is. Így később nem kell újra összeállítani, csak simán betöltjük a mentett listánkat. Ha a szűrő adatait töröljük, visszakapjuk a teljes listát. A listák mentése: A harmadik ikon a „Mentés/visszatöltés” (floppy ikon). A megjelenő ablakban lehetőségünk van az adott lista mentésére, módosítására, törlésére és a lista betöltésére.
A lista mentéséhez kattintsunk a „Mentés újként” gombra, majd adjunk neki egy nevet. A betöltéshez jelöljük ki a betölteni kívánt listát, majd kattintsunk a „A kijelölt betöltése” gombra. Ilyenkor a korábban elmentett lekérdezési lista alapján az aktuális eredmény fogjuk látni.
Frissítés: Különböző dolgok miatt (javítás, új funkciók, törvénymódosítás, stb ), időnként elérhető a programhoz frissítés. Ha van éppen aktuális frissítés, akkor a program megnyitásakor, még belépés előtt, automatikusan figyelmeztet minket a program.
Ha több géppel dolgozunk egyszerre ugyan azzal az adatbázissal, akkor a frissítés előtt a többi gépen be kell zárni a programot. Az „Igen” gomb megnyomásával a frissítés elindul.
A frissítés letöltése és a telepítés automatikusan végre hajtódik. Ha kész van, akkor megjelenik a bejelentkezési ablak.
Adatbázis javítása: Egyes esetekben előfordulhat, hogy működés közben adatbázis hibát ír ki a program. Ilyenkor kell lefuttatni az adatbázis javítást. Főmenü/Beállítások, adatkezelés/Adatbázis javítása gombra kattintva érjük el. Elindítva automatikusan lefut a javítás. Ha elkészült azt egy figyelmeztető ablakban jelzi a szoftver.
Adatbázis mentése és visszaállítás: Nagyon fontos, hogy az üzleti szoftver adatbázisáról rendszeresen készüljön biztonsági másolat. Ha nincs elvégezve rendszeresen a biztonsági mentés, akkor elveszhetnek az adataink. Pl. ha meghibásodik a gépben lévő merevlemez (HDD). A Főmenü/Beállítások, adatkezelés/Adatbázis archiválás menüpontra kattintva érjük el az adatbázis mentésére alkalmas modult. Lehetőség van kéz és automatikus mentésre is.
Mentés könyvtár: Itt, adjuk meg a mentés helyét. Ide fogja menteni az adatbázist. Automatikus mentéshez pipáljuk ki, hogy mikor mentse az adatokat. Célszerű a program leállítását választani, így a munka befejeztével az adatbázis, mentésre kerül. Kézi (manuális) mentéshez, ha megadtuk a mentés helyét, akkor kattintsunk a „Az adatbázis mentése most” gombra. A sikeres mentés befejezését egy felugró ablak jelzi számunkra, valamint megjelenik a Mentések kezelése ablakban. Minden mentés egy új sorban szerepel, és a neve tartalmazza a mentés dátumát. Az elmentett adatbázist a biztonság érdekében célszerű egy másik számítógépen, DVD-n vagy mobil racken tárolni, hogy meghibásodás esetén, ne vesszen el. Adatbázis visszatöltése: A Mentések kezelése ablakban válasszuk ki a visszatöltendő adatbázist, majd kattintsunk a „A kiválasztott mentés betöltése” gombra. A betöltés a gép teljesítményétől függően 1-5 percig tarthat. FONTOS: A betöltés előtt ki kell lépni a programból a többi számítógépen! Gondoskodni kell arról, hogy a folyamat ne szakadhasson meg, ne kapcsolja ki a számítógépet és a szervert.
Kilépés vagy felhasználó váltás Ha végeztünk a munkával és ki szeretnénk lépni a rendszerből azt a „Kilépés” gombbal tehetjük meg. Amennyiben csak más felhasználóval szeretnénk újra bejelentkezni, az esetben a „Kijelentkezés” gombra kattintsunk. Ekkor a szoftver kiléptet és a bejelentkező panel jelenik meg. Az új felhasználó itt már be is léphet, az adatai megadása után.
