FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV KULCS-BÉR

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV KULCS-BÉR Bér-Excelimporter

Nyolcadik kiadás 2016

1. oldal

TARTALOMJEGYZÉK I. BÉR-EXCELIMPORTER ALKALMAZÁSI TERÜLET ............................................................................. 3 II. IMPORTÁLANDÓ ADATOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS AZ EXCEL ÁLLOMÁNYOK SZERKEZETE .. 3 III. IMPORTÁLÁS INDÍTÁSA .......................................................................................................................... 9 MELLÉKLET ..................................................................................................................................................... 12

2. oldal

I. BÉR-EXCELIMPORTER ALKALMAZÁSI TERÜLET A Bér-Excelimporter egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi a foglalkoztatottak és jogviszonyaik alapadatainak Excel állományból történő importálását, a Kulcs-Soft Bérprogramjába. Az importálandó adatok összeállítása és maga az importálás is megfelelő körültekintést igényel, annak ellenére, hogy az alkalmazás végigvezeti Önt a folyamaton és tájékoztatást nyújt annak fázisairól is. Az adatállomány összeállításában és az importálás lebonyolításában is bizalommal ajánljuk szakértő Ügyfélszolgálatos kollégáink segítségét!

II. IMPORTÁLANDÓ ADATOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS AZ EXCEL ÁLLOMÁNYOK SZERKEZETE A segédprogram az egyeztetett oszlopok meglétét feltételezi az Excel állományban. A Program Files\Common Files\Kulcs-Soft mappában található egy minta-táblázat: Kulcs-Ber2016 import sablon.xls néven. Az importálandó adatokat ennek a minta-táblázatnak egy másolati példányába kell feltölteni, mivel ez az állomány minden programfrissítéskor lecserélődik, így biztosítva, hogy szerkezete mindig megfeleljen a program által használt adatbázis követelményeinek. Ebben az állományban található, hogy melyik cellához melyik adatmező tartozik.

A következő összefoglaló táblázat a minta-állomány szerkezetéről ad áttekintő magyarázatot.

Személyi adatok

Excel oszlop

Mező megnevezés

Kötelező mező (I/N)

Egyéb megkötések

Megjegyzés egységesen vagy kitöltött vagy nem

A

Sorszám

N

numerikus

B C D E

Vezetéknév Keresztnév Születési vezetéknév Születési keresztnév

I I I I

F

Adóazonosító

I

G

TAJ-szám

N

H I

Anyja születési neve Születési dátum

I I

alfanumerikus max. 50 kar. alfanumerikus max. 50 kar. alfanumerikus max. 50 kar. alfanumerikus max. 50 kar. alfanumerikus pontosan 10 kar. alfanumerikus pontosan 9 kar. alfanumerikus max. 100 kar. dátum (ÉÉÉÉ.HH.NN)

J

Születési ország

I

alfanumerikus max. 100 kar.

K

Születési hely

I


Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre

alapértelmezett: Magyarország

3. oldal

Nem Állampolgárság Előnév Családi állapot Irányítószám Város Közterület

I I N N N N N

numerikus (1: ffi, 2: nő) alfanumerikus max. 100 kar. alfanumerikus max. 50 kar. numerikus (1,2,3,4,5) alfanumerikus max. 10 kar. alfanumerikus max. 50 kar. alfanumerikus max. 100 kar.

S

közterület jellege

N


T U V W X Y

Házszám Épület Lépcsőház Emelet Ajtó Terület

N N N N N N

alfanumerikus max. 10 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 50 kar.

Z

Ország

N


AA AB AC

Irányítószám Város Közterület

N N N

alfanumerikus max. 10 kar. alfanumerikus max. 50 kar. alfanumerikus max. 100 kar.

AD

közterület jellege

N


AE AF AG AH AI AJ

Házszám Épület Lépcsőház Emelet Ajtó Terület

N N N N N N

alfanumerikus max. 10 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 5 kar. alfanumerikus max. 50 kar.

AK

Ország

N


AL

Ország előhívó

N


AM

Körzet

N


AN

Telefonszám

N


AO

Mellék

N


AP

Dolgozó E-mail címe

N


AQ

Elektronikus bérjegyzék E-mail cím

AR

Pénztárkód (MNYP pénztárkód)

N

AS

Belépés dátuma

N

N

Együtt kötelező

Elérhetőség Levelezési cím Telefon/Fax E-mail Magánnyugdíjpénztár

4. oldal

L M N O P Q R

alapértelmezett: magyar lásd: Melléklet

megnevezéssel, pl. út, utca, tér, stb…


megnevezéssel, pl. út, utca, tér, stb…



Ha nincs kitöltve, akkor a dolgozó E-mail címével lesz kitöltve


Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre

dátum (ÉÉÉÉ.HH.NN)

AU

Nyugdíj típusa

N

AV

Bank (kód)

N

AW

Bankszámlaszám

N

AX AZ

Jogviszony kezdete Kilépés dátuma

N N

AZ

BA

Jogviszony alapadatok

BB

Kilépési mód Határozott idejű munkaviszony Határozott idő várható vége

Együtt köt.

N

Együtt kötelező

Nyugdíj kezdete

dátum (ÉÉÉÉ.HH.NN) numerikus

lásd: Melléklet (apeh kóddal megegyezik)

numerikus

közös törzsek Bank adatok „Kod” mezőjével megegyezik


Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre

dátum (ÉÉÉÉ.HH.NN) dátum (ÉÉÉÉ.HH.NN)

N

numerikus

közös törzsek Kilépési mód „Kod” mezőjével megegyezik

N

alfanumerikus max. 1 kar. (I/N)

alapértelmezett: N

Együtt kötelező

Nyugdíj Banki adatok

AT

N


BC

Foglalkozási viszony(kód)

N

BD

Munkarend (kód)

N

numerikus

N


BE BF BG

Jogviszony megnevezése FEOR (szám) Részletes jelenlétadat nyilvántartás használata

numerikus

N

numerikus

N


közös törzsek Foglalkozási viszonyok „Kod” mezőjével megegyezik közös törzsek Munkerend „Kod” mezőjével megegyezik

Csak a plusz és kompakt verzióban vesszük át. Alapértelmezett: N Cégfüggő törzsek Telephely „Kod” mezőjével megegyezik Cégfüggő törzsek Költséghely „Kod” mezőjével megegyezik Cégfüggő törzsek Szervezeti egység „Kod” mezőjével megegyezik

BH

Telephely (kód)

N

numerikus

BI

Költséghely (Kód)

N

numerikus

BJ

Szervezeti egység (kód)

N

numerikus

BK

Munkakör (Kód)

N

numerikus

Cégfüggő törzsek Munkakör „Kod” mezőjével megegyezik

numerikus

Cégfüggő törzsek Munkaszám „Kod” mezőjével megegyezik

BL

Munkaszám (Kód)

N

5. oldal

N

Együtt köt.

BN

Másodlagos főkönyvi szám

numerikus

numerikus

Cégfüggő törzsek Számlatükör „Főkönyvi szám” mezőjével megegyezik

alfanumerikus max. 50 kar. (HB: Havi, HEB: Heti, NB: Napi, OB: Óra)

Bér típusa

N

BP

Bér összege

N

BQ

Fizetési osztály

N

BR

Fizetési fokozat

N

BS

Garantált illetmény növekmény(%)

N

numerikus

BT

Kifizetés módja

N

alfanumerikus max. 1 kar. (KP = Készpénzes, B = Banki átutalás, P = Postai utalás)

Szabadság adatok Adó- és adóalapkedvezmények 6. oldal

Együtt köt.

BO

Kifizetés

Törzsbér

Részlegszám (Kód)

Cégfüggő törzsek Részlegszám „Kod” mezőjével megegyezik

Személyi alapbér

BM

N

numerikus alfanumerikus max. 10 kar.

lásd: Melléklet

numerikus

lásd: Melléklet

Ha nincs kitöltve, akkor a dolgozó\jogviszonyos adatok beállításánál megadott értéket veszi a program.

BU

Szabadság nyilvántartás órában

N


BV

Súlyos fogyatékos kedvezmény mértéke

N

numerikus

N

numerikus

N


alapértelmezett: N

BY

Családi járulékkedvezmény igénybevétele

N


alapértelmezett: I

BZ

Első házasok kedvezmény összege

N

numerikus

CA

Házasságkötés időpontja

N


BW

BX

Családi adóalapkedvezmény összege Családi adóalapkedvezmény megosztása

CB

CC

CD

CF

CG

Munkaidő keret

adatok

Egyéb

CH

N

Első házasok kedvezmény megosztás Munkáltatói kedvezmény kódja GYES/GYET/GYED melletti foglalkoztatás Anyasági ellátás megszünésének időpontja Jogosultság, vagy GYES/GYET/GYED melletti foglalkoztatás kezdő időpontja Legfeljebb 180 nap munkaviszony előzmény

N


alapértelmezett: N

N

numerikus

lásd: Melléklet

N


alapértelmezett: N

N


N


N


N


CI

Import azonosító

CJ

Kezdő dátum

N


CK

Záró dátum

N


CL

Munkaidőkeret típusa

N

CM

Óraszám

N

numerikus

CN

Órabéres havi elszámolt óraszáma

N

numerikus (1,2,3)

CO

Teljesített óraszám

CP CQ CR

Ebből ledolgozott óraszám Nem fizetett magáncélú távollét óraszáma Év végi óraszám egyenleg

Együtt köt.

Munkáltatói kedvezmények

CE

Érvényesség utolsó hónapja

numerikus (1,2,3)

N

numerikus

N

numerikus

N

numerikus

N

numerikus

alapértelmezett: N

lásd: Melléklet

lásd: Melléklet

Annál az oszlopnál, ahol a Megjegyzésben szerepel a „Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre” kifejezés, ott a következőképpen járjunk el: - jobb egérgombbal kattintsunk az oszlop fejlécre - a felugró menüből válasszuk ki a „Cellaformázás…” menüpontot 7. oldal

- a megjelenő dialógusablak „Szám” fülén válasszuk a Kategória listából a „Szöveg” elemet - OK gombbal zárjuk be a dialógusablakot A Program Files\Common Files\Kulcs-Soft\Kulcs-Ber2016 import sablon.xls állomány már ezekkel a beállításokkal lett elmentve. A jogviszonyok rögzítésénél a legelsőnek rögzített jogviszony lesz az alapértelmezett. Fontos tudnivalók! 1. Ha egy dolgozó több jogviszonyának adatait is importálni szeretné, akkor minden sorban rögzíteni kell a dolgozóhoz tartozó adatokat is! 2. Az alkalmazás használata előtt feltétlenül készítsenek adatmentést! 3. A személyi alapbér mezők kitöltése, csak közalkalmazotti jogviszony rögzítése esetén értelmezettek.

8. oldal

III. IMPORTÁLÁS INDÍTÁSA Az alkalmazás a Kulcs-Bér 2016 program Karbantartás/Bér-Excelimporter futtatása pontból is elérhető. Az állomány importálása 5 lépésből áll. Az egyes lépések közt a „Tovább”, „Vissza” gombokkal lehet lépkedni. A Bezárás gombra kattintva vagy „ESC” billentyűt lenyomva kiléphetünk a programból: 1. Üdvözlő lépernyő. Az üdvözlő képernyőn fontos információkat talál a program használatával kapcsolatban. Kérjük olvassa át figyelmesen!

2. Adatbázis kapcsolódás beállítása. Ha rendszeradminisztrátorként (sa) akar bejelentkezni, akkor adja meg a rendszeradminisztrátori jelszót. Egyéb esetben a program a Kulcs-Bér program által használt felhasználót és jelszót használja. Ha az adatbázis helyénél a „Távoli számítógép”-et választja, akkor a megjelenő szövegdobozban megadhatja az SQL szerver nevét.

9. oldal

2. Cég választása. A lenyíló listából kiválaszthatja azt a céget, ahova be akarja szúrni a dolgozó adatokat.

3. Állomány (xls) kiválasztása, beolvasása. Egy dialógus ablak segítségével ki lehet választani az importálandó file-t. Megadhatjuk, hogy az excel állomány hanyadik sorától kedjük a beolvasást. A Tovább gombra kattintva az Excel fájlból az adatok egy TEMP táblába kerülnek és lefut mindegyik cellára egy hibaellenőrzés. Ha a „Csak a hiányzó adatok pótlása” jelölő négyzet bejelölt, akkor az excel állományban található adatokkal kiegészítésre kerülnek az egyes hiányzó mezők. Ebben az estben nem kerül rögzítésre új dolgozó illetve új jogviszony.

4. Excel állományból beolvasott adatok megtekintése. Egy listában megtekinthetjük a beolvasott adatokat. Az első oszlop jelzi, hogy hány hibát tartalmaz az adott sor. Ha nem tartalmaz egy hibát sem az adott sor, akkor az érték 0 és az adott sor bejegyzései zöld színnel jelennek meg. Ha a beolvasás

10. oldal

során hibák merültek fel, azokat a „Hibalista megtekint” gombra kattintva megnézhetjük. A „Frissítés” gombra kattintva újraolvassa a program az Excel állományt. A „Program használat kezdőhónap” lenyíló listában válasszuk a megfelelő hónapot. A jelenlét adatatok feltöltésénél figyeljük a kezdőhónapot. A „Tovább” gombra kattintva megtörténik az hibátlan adatokat tartalmazó sorok beolvasása. Ha bejelöljük a „Meglévő adatok törlése jelölő négyzetet”, akkor a meglévő dolgozó adatok törlődnek.

5. Napló megtekintése. Az importálás végén megtekinthetjük, hogy hány dolgozót, illetve jogviszonyt rögzítettünk az adatbázisban.

11. oldal

MELLÉKLET Kódlisták Családi állapot: 1: Nőtlen, hajadon 2: Házas 3: Özvegy 4: Elvált 5: Élettárs Nyugdíj típusa (apeh kódok): 0 - Nem részesül nyugellátásban, korhatár előtti ellátásban, rokkantsági ellátásban, rehabilitációs ellátásban. 1 - Korhatár előtti ellátásban részesül. 2 - Szolgálati járandóságban részesül (volt szolgálati nyugdíjas: a Hjt., Hszt. alapján megállapított nyugellátásban részesülő személy.). 3 - Rehabilitációs járadékban részesül a 2011. dec. 31-én hatályos jogszabályok alapján. [Rjtv. 4. § (2) bekezdés, 13. § (1) bekezdés e) pontja] 4 - Rehabilitációs ellátásban részesül 5 - Rokkantsági ellátásban részesül 6 - Bányászok egészségkárosodási járadékában részesülő személy 7 - A nők kedvezményes öregségi nyugdíjában részesülő személy 8 – Öregségi nyugdíjkorhatár fölötti öregségi nyugdíjas: öregségi nyugellátásban részesülő személyek, ideértve a korhatár fölötti korábbi szolgálati nyugdíjasokat is és azt a korábban rokkantsági (baleseti rokkantsági) nyugdíjban részesülő személyt is, aki a Tny. 18. §-a szerinti öregségi nyugdíjkorhatárát már betöltötte. 9 – Átmeneti bányászjáradékban részesül. 10 – Balettművészeti életjáradékban részesül.

Fizetési osztály: A: A osztály B: B osztály C: C osztály D: D osztály E: E osztály F: F osztály G: G osztály H: H osztály I: I osztály J: J osztály

12. oldal

Fizetési fokozat: 1: 1. fokozat 2: 2. fokozat 3: 3. fokozat 4: 4. fokozat 5: 5. fokozat 6: 6. fokozat 7: 7. fokozat 8: 8. fokozat 9: 9. fokozat 10: 10. fokozat 11: 11. fokozat 12: 12. fokozat 13: 13. fokozat 14: 14. fokozat

Munkáltatói kedvezmény: 1 - Szakképzettséget nem igénylő foglalk. kedv. 2 - 25 év alatti mv. kedvezménye 3 - 55 év feletti mv. kedvezménye 4 - Tartósan álláskereső kedvezménye 5 - Anyasági ellátást követően fogl. kedvezménye 6 - Kutatók foglalkoztatási kedvezménye 7 - Szabad váll. zónákban műk. kedvezménye 8 - Doktori képzésben részt vevő/doktor jelölt kedv. 9 - Anyasági ellát. köv. fogl. kedv. 3, több eltartott 10 - Mezőgazdasági munkakörben foglalkoztatott kedvezménye 11 - A részmunkaidőben alkalmazott személy után érvényesíthető adókedvezmény

Munkaidőkeret típusa:

1 - Napi 2 - Havi 13. oldal

3 – Többhavi Órabéres havi elszámolt óraszáma:

1 - Havi ledolgozható (munkarend) óraszám 2 - Havi munkaidőkeret óraszám 3 - Általános óraszámból (174 óra) arányosított óraszám

A „Csak a hiányzó adatok pótlása” jelölő négyzet bejelöltsége esetén feltöltött hiányzó adatok: Dolgozó adatok o Elérhetőség o Levelezési cím o Telefon/fax o E-mail o Banki adatok? Jogviszony alapadatok o Kilépés dátuma o Kilépési mód o Határozott idő várható vége o Foglalkozási viszony o Munkarend o FEOR (szám) o Részletes jelenlétadat nyilvántartás használata o Telephely o Költséghely o Szervezeti egység o Munkakör o Munkaszám o Részlegszám o Másodlagos főkönyvi szám o Törzsbér o Személyi alapbér o Kifizetés o Szabadság adatok o Adó- és adóalap kedvezmények o Munkáltatói kedvezmények o Import azonosító o Munkaidőkeret

14. oldal

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV KULCS-BÉR

Recommend Documents