Veelgestelde vragen Jeugdgezondheidszorg In deze lijst met veelgestelde vragen vindt u antwoorden op vragen rondom privacy, inzage van dossiers, etc. Staat uw vraag er niet tussen of zijn de antwoorden niet duidelijk (genoeg)? Neem dan contact met ons op. Wat is het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg ? Het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg (DD JGZ) is een medisch dossier en wordt gebruikt door artsen, verpleegkundigen en assistenten die werkzaam zijn in de jeugdgezondheidszorg. Zij voegen gegevens toe aan het dossier. Het dossier van een kind mag alleen ingezien worden door de zorgverlener die het kind in zorg heeft. Is een Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg verplicht? Ja. Dit is verplicht gesteld in de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). In de jeugdgezondheidszorg is het sinds 2010 op basis van de Wet Publieke Gezondheid (WPG) wettelijk verplicht dit digitaal te doen. Bijna alle huisartsen en ziekenhuizen werken ook met een digitaal dossier. Het dossier wordt bewaard tot 15 jaar na het einde van de behandelrelatie. Ook dit is bepaald in de WGBO. Concreet betekent dit dat de jeugdgezondheidszorg de dossiers bewaart totdat iemand 33 jaar is geworden. Wat zijn de voordelen van een digitaal dossier? Alle jeugdgezondheidszorgorganisaties werken met een digitaal dossier. Dat zorgt voor een uniforme manier van werken en registreren. Gegevens kunnen beter worden overgedragen, bijvoorbeeld doordat digitale dossiers beter leesbaar zijn dan handgeschreven dossiers. Dat is belangrijk, want kinderen verhuizen soms of krijgen binnen de jeugdgezondheidszorgorganisatie een andere arts of verpleegkundige. Bovendien ligt vast wat in een digitaal dossier kan worden geregistreerd. Een ander belangrijk voordeel van een digitaal dossier, is dat het er voor zorgt dat de zorgverlener het afgesproken proces volgt. Doordat het met een digitaal systeem makkelijker is om te onderzoeken of alle afgesproken stappen genomen zijn, wordt de zorg voor het kind verbeterd. Wie voegt informatie toe aan het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg? Artsen, verpleegkundigen en assistenten in de Jeugdgezondheidszorg West Brabant voegen informatie toe aan het DD JGZ. Zij doen dit voor de kinderen die zij in zorg hebben. Het DD JGZ is een medisch dossier en bevindt zich daarom in een ‘gesloten’ systeem. Alleen ‘bevoegde’ jeugdgezondheidszorgmedewerkers (o.a. artsen, verpleegkundigen) hebben toegang tot het DD JGZ. Medewerkers die niet rechtstreeks betrokken zijn bij de jeugdgezondheidszorg en medewerkers van niet-jeugdgezondheidszorg instellingen hebben géén toegang tot dit Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list)
systeem. Via de online applicatie Mijn Kind In Beeld (www.mkib.nl) kunt u –als ouder- ook zelf informatie toevoegen aan het dossier. Wat gebeurt er met de gegevens in het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg? De gegevens worden in eerste instantie in het medische dossier geregistreerd om de zorg en ontwikkeling van uw kind vast te leggen. Daarnaast gebruiken de jeugdgezondheidszorgorganisaties de dossiers ook om algemene rapportages op te stellen. Deze rapportages worden bijvoorbeeld gebruikt om gemeenten en de Inspectie voor de Volksgezondheid te informeren over de jeugd, of om hun jeugdgezondheidszorgwerkzaamheden (financieel) te verantwoorden. Deze rapportages zijn volledig geanonimiseerd; het is onmogelijk –en wettelijk niet toegestaan- de informatie uit een rapport te herleiden naar een individueel kind. Hoe is de privacy van uw kind gegevens geregeld? Privacy is één van de belangrijkste pijlers onder het DD JGZ. Het gaat immers om medische gegevens en hiervoor geldt sowieso arts-patiënt vertrouwelijkheid. Het DD JGZ is een nieuwe werkwijze t.o.v. vastleggen van gegevens in een papieren dossier. Daarom ontwikkelden we een nieuw privacyreglement. Daarin staan de rechten en plichten van cliënten, beschrijven we interne richtlijnen voor betrokken jeugdgezondheidzorgmedewerkers en benadrukken we hoe we omgaan met gegevensuitwisseling. Wie houdt toezicht op de bescherming van uw privacy? Het College Bescherming Persoonsgegevens ziet toe op de bescherming van de privacy. De jeugdgezondheidszorgorganisaties zijn verplicht om een privacy protocol te hebben. De jeugdgezondheidszorgorganisaties in de regio West-Brabant hebben afspraken gemaakt en deze vastgelegd in een privacyreglement. U kunt dit privacyreglement inzien / opvragen bij uw jeugdgezondheidszorgaanbieder (Careyn, TWB Thuiszorg met aandacht en GGD West-Brabant). Hoe worden de gegevens beschermd? Twee wetten zijn van toepassing: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Die laatste wet gaat specifiek in op wanneer zorggegevens met anderen mogen worden gedeeld. De jeugdgezondheidszorgorganisaties zijn juridisch verantwoordelijk voor het naleven van deze wetten. Hoe lang worden de gegevens bewaard? Het DD JGZ wordt bewaard tot 15 jaar na het einde van de behandelrelatie. Dit is wat de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) voorschrijft voor alle medische dossiers. Voor de jeugdgezondheidszorg eindigt de behandelrelatie op 18-jarige leeftijd. De dossiers worden daarna dus nog 15 jaar bewaard door de jeugdgezondheidszorgorganisatie. Pas op 33 jarige leeftijd van de cliënt wordt het dossier vernietigd. Kunnen ouders of cliënten het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg weigeren? Nee, ouders of cliënten kunnen de aanleg van een DD JGZ niet weigeren. De arts of verpleegkundige is wettelijk verplicht om zijn/haar medische handelingen en bevindingen in Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list)
een dossier vast te leggen. Onder de Wet Publieke Gezondheid is het vanaf 2010 verplicht om dit in een digitaal dossier te doen. Wanneer ouders de behandelrelatie weigeren en dus aangeven de aangeboden zorg door de jeugdgezondheidszorg niet te willen, wordt dat door de jeugdgezondheidszorgorganisatie opgenomen in het DD JGZ. Hebben artsen, verpleegkundigen en assistenten geheimhoudingsplicht? Ja. Artsen en verpleegkundigen in de jeugdgezondheidszorg hebben, net als andere hulpverleners in de gezondheidszorg, een geheimhoudingsplicht. Assistenten tekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring. Geheimhouding betekent dat de arts, verpleegkundige of assistente gegevens over een cliënt niet aan anderen mag geven. Ook niet aan de echtgeno(o)t(e) of kinderen. De zorgverlener mag dit alleen doen als de cliënt daar toestemming voor heeft gegeven. De arts of verpleegkundige mag de zwijgplicht doorbreken als volgens haar of zijn inschatting het kind een ernstig risico loopt. Hoe worden ouders geïnformeerd over het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg? De arts of verpleegkundige geeft bij het eerste contact van de ouder met de jeugdgezondheidszorg uitleg over het doel van het medisch dossier, inzagerecht en privacybescherming. Het moet voor de cliënt duidelijk zijn welke jeugdgezondheidszorgorganisatie verantwoordelijk is voor de bescherming van zijn privacy. De arts of verpleegkundige vraagt toestemming voor de overdracht van het dossier binnen de jeugdgezondheidszorg en vermeldt in het DD JGZ met wie en op welke datum dit is besproken. Welke gegevens worden vastgelegd in het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg? Het dossier vermeldt gegevens over de gezondheid en ontwikkeling van kinderen, het gezin en de omgeving waarin zij opgroeien. Bij het registeren van gegevens hanteert de jeugdgezondheidszorg de Landelijke Basisdataset Jeugdgezondheidszorg (https://www.ncj.nl/informatisering/basisdataset). Dit is een lijst waarin items zijn opgenomen waarover de jeugdgezondheidszorg iets kan vermelden in het dossier. De lijst bevat items die voor de hand liggen en die voor elk kind worden ingevuld (bijvoorbeeld lengte en gewicht), maar ook minder voor de hand liggende items, die alleen worden ingevuld als de zorgverlener daar aanleiding toe ziet. Ook de resultaten of uitkomsten van een door het kind of zijn ouders ingevulde vragenlijst kunnen worden opgenomen in het DD JGZ. Hoe het medisch dossier eruit ziet en wat de precieze invulling van het dossier is, is de verantwoordelijkheid van iedere individuele jeugdgezondheidszorgorganisatie. Wie voert de jeugdgezondheidszorg uit in mijn gemeente? Pér gemeente verschilt welke organisatie de jeugdgezondheidszorg 0-18 jaar uitvoert. In de regio West-Brabant zijn dit Careyn, TWB thuiszorg met aandacht en GGD West-Brabant. Samen presenteren zij zich onder de naam Jeugdgezondheidszorg West Brabant. Wie is verantwoordelijk voor het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg? Het DD JGZ kent geen eigenaar, in de zin dat niemand het DD JGZ als zijn persoonlijk bezit kan opeisen. Het DD JGZ kent wel een inhoudelijk verantwoordelijke en juridisch verantwoordelijke: de begeleidende jeugdgezondheidszorgprofessional is inhoudelijk verantwoordelijk en de Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list)
jeugdgezondheidszorgorganisatie is juridisch verantwoordelijk voor het DD JGZ. Ouders en kinderen hebben bepaalde zeggenschapsrechten met betrekking tot het dossier en hen wordt voor verschillende zaken toestemming gevraagd: overdracht naar een andere jeugdgezondheidszorgorganisatie, gegevensverstrekking aan derden, bijvoorbeeld de kinderarts, en het gebruik van de gegevens voor wetenschappelijk onderzoek. Ouders kunnen met vragen of klachten terecht bij de arts of verpleegkundige en bij de jeugdgezondheidszorgorganisatie. Hebben andere zorg- en hulpverleners toegang tot het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg? Nee. Het DD JGZ wordt uitsluitend gebruikt binnen de jeugdgezondheidszorg. Het is dus niet toegankelijk voor andere zorg- of hulpverleners of instanties zoals samenwerkingspartners in het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG-partners), huisartsen, ziekenhuizen, scholen, gemeenten, jeugdzorg, politie, justitie, zorgverzekeraars of andere personen en instanties. Ook niet als zij bij de zorg voor het kind betrokken zijn. Hebben ouders of kinderen inzage in het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg? Mogen ouders of kinderen wijzigingen aanbrengen in het Digitale Dossier Jeugdgezondheidszorg? Bij kinderen tot 12 jaar hebben ouders het volledige inzagerecht om het DD JGZ van hun kind in te zien en zij mogen om een correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens in het DD JGZ vragen. Kinderen vanaf 12 jaar hebben inzagerecht en mogen hun eigen DD JGZ inzien en mogen om een correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens in het DD JGZ vragen. Kinderen tussen 12 en 16 jaar moeten hun ouders toestemming geven wanneer zij het DD JGZ willen inzien. Jongeren vanaf de leeftijd van 16 jaar hebben alleen zelf volledig inzagerecht en zij mogen om een correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens in het DD JGZ vragen. Ouders kunnen bij bezoek aan het consultatiebureau of schoolarts altijd vragen wat de arts of verpleegkundige in het DD JGZ noteert en meekijken – als dat niet standaard gebeurt – in het DD JGZ van hun kind. Als ouders iets niet begrijpen, hebben ze het recht daarover uitleg te krijgen. De arts of verpleegkundige behoudt daarbij zijn/haar verantwoordelijkheid om een DD JGZ bij te houden over het kind dat hij in zorg heeft en verliest nooit het belang van het kind uit het oog. Ouders/verzorgers worden tijdens het consult uitgenodigd mee te kijken wat de arts of verpleegkundige vastlegt. Buiten de consulten om kunnen ouders altijd een verzoek indienen bij de jeugdgezondheidszorgorganisatie waar hun kind in zorg is. De procedures voor inzage verschillen per organisatie. Kan ik het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg ook online inzien? Ja. Als u woont in de regio West-Brabant kunt u gebruik maken van de applicatie Mijn Kind In Beeld: www.mkib.nl. U logt in met uw Digi-D, waarna u een deel van het digitale dossier online kunt raadplegen, afspraken met de jeugdgezondheidszorg kunt inzien of wijzigen, direct advies kunt krijgen.
Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list)
Is er nu één medisch Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg? Uw gemeente is wettelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de jeugdgezondheidszorg. Dit geldt voor alle inwoners van 0 tot 18 jaar. De jeugdgezondheidszorg heeft de meeste aandacht voor de jonge kinderen (tot 4 jaar). Maar ook voor de kinderen van 4 tot 18 jaar geldt dat zij in zorg zijn bij de jeugdgezondheidszorg en dat de jeugdgezondheidszorg zich inzet voor de gezondheid, welzijn en een goede leefstijl van deze kinderen. In de regio West-Brabant werken Careyn, TWB thuiszorg met aandacht en de GGD West-Brabant samen en wordt er nu gezamenlijk in één medisch DD JGZ gewerkt. Anders dan voorheen werken nu alle artsen, verpleegkundigen en doktersassistenten van uw regio in hetzelfde DD JGZ, ook de zorgprofessionals die voorheen alleen kinderen tot 4 jaar onderzochten. Door de samenwerking bundelen de jeugdgezondheidszorgorganisaties hun krachten en kan er voor alle kinderen tot 18 jaar indien nodig, nog beter, sneller en op maat zorg worden aangeboden. Bovendien ontstaat er zicht op de situatie van het hele gezin en is er geen splitsing tussen kinderen die jonger zijn van 4 jaar en kinderen die ouder zijn dan 4 jaar binnen een gezin. Mijn kind gaat buiten de regio naar school, wordt het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg overgedragen naar een andere organisatie? Op het moment dat uw kind naar de middelbare school gaat en buiten het verzorgingsgebied van de Jeugdgezondheidszorg West Brabant schoolgaand is, is het belangrijk dat de zorg wordt overgedragen aan de jeugdgezondheidszorginstelling in de regio waar de school van uw kind is gevestigd. De adresgegevens van mijn kind kloppen niet? De persoonsgegevens die wij gebruiken krijgen wij van uw gemeente. Indien er sprake is van een fout in de tenaamstelling of de adressering, vragen wij u dit te melden aan uw gemeente. Zij zullen vervolgens onderzoeken of de gegevens van uw kind goed zijn geadministreerd en eventuele correcties doorvoeren. De correcte gegevens worden vervolgens ook aan de jeugdgezondheidszorg verstrekt. Op deze manier zal vervolgcorrespondentie op de juiste manier plaatsvinden. Als er iets is met mijn kind, ga ik naar de huisarts, is de jeugdgezondheidszorg ook voor mij van belang? De jeugdgezondheidszorg heeft tot doel het bevorderen, beschermen en beveiligen van de gezondheid en de lichamelijke en geestelijke ontwikkeling van jeugdigen van 0 tot 18 jaar, zowel individueel als op collectief niveau. Uw huisarts houdt zich niet bezig met bovenstaande wettelijke taak en komt pas in actie op uw verzoek. De jeugdgezondheidszorg verleent ook (ongevraagde) preventieve zorg ter bevordering van de gezondheid van alle jeugdigen van 0 tot 18 jaar. Zowel uw huisarts als de jeugdgezondheidszorg zijn wettelijk verplicht een medisch dossier aan te leggen. Er vindt geen uitwisseling van gegevens met uw huisarts plaats, zonder uw expliciete toestemming.
Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list)
