Excel 2013 podrobný průvodce Josef Pecinovský
Seznámení s programem a novinky Excelu 2013 Ovládání programu pomocí dotykové obrazovky Operativní rozbor dat pomocí nástroje Rychlá analýza Operace se sešity a listy, ovládání programu pomocí pásu karet Okamžité vyplnění celého sloupce daty pomocí funkce Dynamické doplňování
Excel 2013 podrobný průvodce Josef Pecinovský
Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.
Excel 2013
podrobný průvodce Josef Pecinovský Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou 5228. publikaci Odpovědný redaktor Pavel Němeček Sazba Tomáš Brejcha Počet stran 256 První vydání, Praha 2013 © Grada Publishing, a.s., 2013 V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. Vytiskla Tiskárna v Ráji, s.r.o., Pardubice ISBN 978-80-247-4729-3 (tištěná verze) ISBN 978-80-247-8521-9 (elektronická verze ve formátu PDF) ISBN 978-80-247-8523-3 (elektronická verze ve formátu EPUB)
Obsah
1.
Úvod ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11
Úvod do Excelu 1.1 Popis programu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 13 1.1.1 Jak spustit Excel ����������������������������������������������������������������������������������������������� 1.1.2 Okno aplikace ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 1.1.3 Jak ukončit Excel ����������������������������������������������������������������������������������������������� Přihlaste se ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
13 15 16 17
1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4
19 21 24 24 26
1.2 1.3 Základní nastavení Excelu ����������������������������������������������������������������������������������������� 18 1.4 Jak pracovat s pásem karet ��������������������������������������������������������������������������������������� 19 Pás karet jako nástroj ovládání programu ��������������������������������������������� Jak vytvořit vlastní kartu ������������������������������������������������������������������������������� Panel nástrojů Rychlý přístup ��������������������������������������������������������������������� Jak doplnit tlačítka na panel nástrojů Rychlý přístup ����������������������� Dotykové ovládání ��������������������������������������������������������������������������������������������������������
2. 3.
1.5 1.6 Základní operace ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 27 1.7 Odvolejte akci! ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 32 1.8 Rychlá analýza ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 33
Dokumentem Excelu je sešit 2.1 Nový sešit ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 35 2.2 Uložení sešitu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 37
2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
2.2.1 První uložení sešitu ����������������������������������������������������������������������������������������� 2.2.2 Jak uložit sešit tak, aby byl dostupný i ve starších verzích ��������������� 2.2.3 Jak exportovat sešit ����������������������������������������������������������������������������������������� Otevření sešitu ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������
37 39 40 40
Uložení dokumentu jako šablona ��������������������������������������������������������������������������� 43 Vlastnosti sešitu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44 Ochrana sešitu ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 45 Odeslání sešitu ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 46
Pracujeme v oknech 3.1 Přepínání mezi otevřenými sešity ������������������������������������������������������������������������� 47 3.2 Uspořádání oken ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 48 3.3 Zobrazení stejného sešitu v několika oknech ����������������������������������������������������� 49 3.4 Práce se dvěma monitory ������������������������������������������������������������������������������������������� 50 3.5 Příčky ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51 3.6 Jak skrýt a zase zobrazit okna ��������������������������������������������������������������������������������� 52 3.7 Podokna ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 53
Obsah 5
4.
Sešit se skládá z listů 4.1 Operace s listy ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 55 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9
4.2
5.
Vložení nového listu ��������������������������������������������������������������������������������������� Jak vybrat několik listů ����������������������������������������������������������������������������������� Jak odstranit list ������������������������������������������������������������������������������������������������ Přejmenování listu ������������������������������������������������������������������������������������������� Procházení mezi listy ��������������������������������������������������������������������������������������� Procházení mezi listy s využitím názvů buněk ������������������������������������� Přesun a kopie listu ����������������������������������������������������������������������������������������� Pohyb listů mezi sešity ����������������������������������������������������������������������������������� Skrytí a zobrazení listů ����������������������������������������������������������������������������������� Vzhled listu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 4.2.1 Změna vzhledu mřížky ����������������������������������������������������������������������������������� 4.2.2 Změna barvy ouška ����������������������������������������������������������������������������������������� 4.2.3 Nastavení barev ������������������������������������������������������������������������������������������������
55 56 57 58 59 60 61 63 64 65 65 65 66
Data se skladují v buňkách 5.1 Vkládání dat ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 69 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6
Vložení dat zápisem ��������������������������������������������������������������������������������������� 69 Pracovní režimy buňky ��������������������������������������������������������������������������������� 70 Automatické dokončování ��������������������������������������������������������������������������� 71 Dynamické doplňování ��������������������������������������������������������������������������������� 72 Vložení dat z předem připraveného seznamu ������������������������������������� 73 Jak zachránit přepsaná data ������������������������������������������������������������������������� 75 5.2 Označení oblasti buněk jako výběr ������������������������������������������������������������������������� 76 5.2.1 Několik šikovných metod k označení výběru ��������������������������������������� 76 5.2.2 Co udělat, aby si Excel zapamatoval složitý nesouvislý výběr ������� 79 5.3 Import dat ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 80 5.3.1 Vložení dat z jiného listu nebo sešitu ������������������������������������������������������� 80 5.3.2 Vložení dat z dokumentu jiné aplikace ��������������������������������������������������� 82 5.3.3 Vložení dat z internetu ����������������������������������������������������������������������������������� 85 5.4 Jak nevložit do buňky chybná data ����������������������������������������������������������������������� 86 5.4.1 Ověření dat ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86 5.4.2 Transponování tabulky ����������������������������������������������������������������������������������� 89 5.5. Řady ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 90 5.5.1 Lineární řady ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 90 5.5.2 Kalendářní řady ������������������������������������������������������������������������������������������������� 92 5.5.3 Vlastní řady ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93 5.6 Operace s buňkami ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 95 5.6.1 Odstranění dat z buňky ��������������������������������������������������������������������������������� 95 5.6.2 Vložení a odstranění buňky ������������������������������������������������������������������������� 95 5.6.3 Operace s řádky a sloupci ����������������������������������������������������������������������������� 98 5.6.4 Velikost buněk ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 99 5.6.5 Skrytí řádků a sloupců �������������������������������������������������������������������������������� 100
6 Excel 2013 – podrobný průvodce
5.7 Kopírování a přesun dat ������������������������������������������������������������������������������������������ 101 5.8
6. 7.
5.7.1 Přesun a kopírování dat pomocí myši �������������������������������������������������� 5.7.2 Schránka Office ���������������������������������������������������������������������������������������������� Prohledávání listu ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 5.8.1 Vyhledávání dat ��������������������������������������������������������������������������������������������� 5.8.2 Vyhledávání podle formátu ���������������������������������������������������������������������� 5.8.3 Nahrazení obsahu buňky �������������������������������������������������������������������������� 5.8.4 Nahrazování formátů ����������������������������������������������������������������������������������
101 102 105 105 106 106 107
Formát tabulky 6.1 Formát buňky �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 109 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7
Minipanel nástrojů ���������������������������������������������������������������������������������������� Formát čísla ������������������������������������������������������������������������������������������������������ Ohraničení buněk ������������������������������������������������������������������������������������������ Výplň buněk ���������������������������������������������������������������������������������������������������� Styly buňky ������������������������������������������������������������������������������������������������������ Styly tabulky ���������������������������������������������������������������������������������������������������� Formát textu ���������������������������������������������������������������������������������������������������� Kopírování formátu ��������������������������������������������������������������������������������������������������
110 110 114 116 118 120 122 124
6.2 6.3 Podmíněný formát ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 126
Jednoduché vzorce a výpočty 7.1 7.2 7.3 7.4
7.5
7.6
7.7
Úprava hodnot v tabulce ���������������������������������������������������������������������������������������� Výpočty na stavovém řádku ���������������������������������������������������������������������������������� Rychlá analýza ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ Výpočty v buňce ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 7.4.1 Zásady pro sestavení vzorců �������������������������������������������������������������������� 7.4.2 Chyby při zadávání vzorce ������������������������������������������������������������������������ 7.4.3 Nahrazení vzorce hodnotou �������������������������������������������������������������������� Vzorce využívající odkazy na buňky �������������������������������������������������������������������� 7.5.1 Odkazování na buňky za pomoci myši ������������������������������������������������ 7.5.2 Odkazování na buňky pomocí klávesnice ������������������������������������������ 7.5.3 Součty ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 7.5.4 Kopírování vzorců ������������������������������������������������������������������������������������������ 7.5.5 Absolutní a relativní odkaz ������������������������������������������������������������������������ 7.5.6 Procenta ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ Odkaz na jiný list �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 7.6.1 Odkaz na jiný list ve stejném sešitu ������������������������������������������������������ 7.6.2 Odkaz na jiný sešit ���������������������������������������������������������������������������������������� 7.6.3 Propojení mezi sešity ���������������������������������������������������������������������������������� Názvy buněk ve vzorcích ������������������������������������������������������������������������������������������ 7.7.1 Jak pojmenovat buňku nebo oblast ������������������������������������������������������ 7.7.2 Správa názvů �������������������������������������������������������������������������������������������������� 7.7.3 Použití názvů ve vzorcích ��������������������������������������������������������������������������
Obsah 7
131 133 134 135 135 136 137 138 138 139 140 144 146 147 149 150 152 153 155 155 156 157
7.7.4 Využití názvu oblasti ������������������������������������������������������������������������������������ 159
7.8 Chyby ve vzorcích �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 159 7.8.1 7.8.2 7.8.3 7.8.4 7.8.5
Chybová hlášení �������������������������������������������������������������������������������������������� Hledání chyb �������������������������������������������������������������������������������������������������� Cyklický odkaz ������������������������������������������������������������������������������������������������ Nekonzistentní vzorec �������������������������������������������������������������������������������� Předchůdci a následníci ������������������������������������������������������������������������������ Sčítání textu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
8.
160 161 162 164 165 166
7.9 7.10 Ochrana vzorců = zamčení listu �������������������������������������������������������������������������� 167
Funkce 8.1 Vložení funkce �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 169 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5
Vložení funkce zápisem ������������������������������������������������������������������������������ Rychlá analýza ������������������������������������������������������������������������������������������������ Vložení funkce z pásu karet ���������������������������������������������������������������������� Vložení funkce dialogovým oknem ������������������������������������������������������ Argumenty funkce �������������������������������������������������������������������������������������� Funkce ve výpočtech ������������������������������������������������������������������������������������������������
170 171 172 173 175 177
8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4 8.4.5 8.4.6
181 184 185 188 190 194
8.2 8.3 Vnořená funkce ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 179 8.4 Příklady funkcí ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 181
9.
Datum a čas ���������������������������������������������������������������������������������������������������� Statistické funkce ������������������������������������������������������������������������������������������ Matematické funkce ������������������������������������������������������������������������������������ Funkce s podmínkou ���������������������������������������������������������������������������������� Logické funkce ���������������������������������������������������������������������������������������������� Další užitečné funkce ����������������������������������������������������������������������������������
Co neřekneš tabulkou, řekneš grafem 9.1 Rychlé vytvoření grafu �������������������������������������������������������������������������������������������� 197 9.1.1 Rychlá analýza ������������������������������������������������������������������������������������������������ 197 9.1.2 Kouzelný hmat ���������������������������������������������������������������������������������������������� 198 Vytvoření grafu pomocí dialogového okna ���������������������������������������������������� 199
9.2 9.3 Rychlé úpravy grafu �������������������������������������������������������������������������������������������������� 200 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4
Pozice a velikost grafu �������������������������������������������������������������������������������� Úprava grafu z pásu karet �������������������������������������������������������������������������� Úprava grafu pomocí trojice tlačítek ���������������������������������������������������� Zásadní proměna grafu ������������������������������������������������������������������������������ 9.4 Formát a další úpravy grafů ���������������������������������������������������������������������������������� 9.4.1 Popisky �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 9.4.2 Ohraničení �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 9.4.3 Výplň ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 9.4.4 Svislá osa ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 9.4.5 Mřížka ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 9.5 Minigrafy ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
8 Excel 2013 – podrobný průvodce
200 201 203 205 207 208 209 210 211 211 213
10. 11.
Seznamy a kontingenční tabulky 10.1 Tabulka v tabulce �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10.2 Řazení seznamu ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10.3 Filtrování seznamu ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 10.4 Řazení seznamu podle podmíněného formátu �������������������������������������������� 10.5 Analýza tabulky pomocí funkcí Excelu �������������������������������������������������������������� 10.6 Analýza dat pomocí kontingenční tabulky ������������������������������������������������������ 10.6.1 Kontingenční tabulka vytvořená ze seznamu Excelu �������������������� 10.6.2 Úprava kontingenční tabulky ������������������������������������������������������������������ 10.6.3 Filtry kontingenční tabulky ������������������������������������������������������������������������ 10.7 Kontingenční grafy ����������������������������������������������������������������������������������������������������
217 219 221 223 223 226 226 229 232 234
Úprava dokumentu a tisk 11.1 Náhled před tiskem �������������������������������������������������������������������������������������������������� 239 11.2 Rozdělení dokumentu do stránek ������������������������������������������������������������������������ 242 11.3 Nastavení dalších parametrů dokumentu před tiskem ������������������������������ 243 11.3.1 Nastavení parametrů stránky �������������������������������������������������������������������� 11.3.2 Nastavení okrajů ������������������������������������������������������������������������������������������ 11.3.3 Nastavení záhlaví a zápatí �������������������������������������������������������������������������� 11.3.4 Nastavení listu ������������������������������������������������������������������������������������������������ 11.4 Tisk dokumentu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������
243 244 244 246 246
Rejstřík �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 249
Obsah 9
Úvod Tato kniha je věnována seznámení s tabulkovým kalkulátorem Excel 2013. Oproti předchozím verzím je plný novinek; za tu nejpodstatnější lze považovat možnost ovládání pomocí dotykové obrazovky, což přímo souvisí s uvedením systému Windows 8, ale i ti, kteří ještě konzervativně používají pro ovládání programu klávesnici a myš, tu jistě nějaké novinky najdou.
Komu je kniha určena Kniha je určena pro pokročilé začátečníky. Čtenář této knihy by měl mít alespoň základní ponětí o práci s počítačem – měl by umět počítač spustit a vypnout, spouštět programy, pracovat s klávesnicí a myší. Měl by mít určité znalosti o základních operacích při práci s dokumenty a soubory. Jak už to tak bývá, rozsah knihy je omezený. Proto nebylo ani zdaleka možné věnovat se jednotlivým funkcím Excelu do větších podrobností, i když by si to zasloužily. Proto berte text této knihy vlastně jen jako úvod do problematiky Excelu.
Struktura knihy Kniha je rozdělena do jedenácti kapitol. Pokud budete text číst chronologicky, zjistíte, že se postupně přechází od jednodušších operací ke složitějším. Pokud to je možné nebo účelné, jsou jednotlivé operace vysvětlovány pomocí příkladů z praxe. Text knihy je zaměřen na používání Excelu ve školství, v malých kancelářích i domácnostech. Úvodní kapitola je seznamovací. Je určena především naprostým začátečníkům, kteří se ještě v prostředí Office neorientují. Kromě jiného se zde ale dočtete, jak vytvořit vlastní kartu a upravit panel nástrojů Rychlý přístup. Druhá kapitola je věnována dokumentu Excelu, tedy sešitu. Kromě základních operací se soubory se popisuje, jak pracovat se šablonami a jak chránit dokument před nepovolanými zraky. Ve třetí kapitole budeme pracovat s okny. Seznámíte se s postupy, které usnadňují zobrazení dokumentu a umožní vám dobře se orientovat i v rozlehlých tabulkách. Kromě toho je zde zmíněna i práce s tzv. podokny. Čtvrtá kapitola je věnována listům, tedy už vlastním tabulkám. Postupně se seznámíte s tím, jak listy vložit, přejmenovat, odstranit, jak s nimi manipulovat. V páté kapitole se konečně dostáváme k práci s vlastními daty, tedy k buňkám. Podrobně se zde popisují různé metody pro vkládání dat, a to nejen prostým zápisem, ale i automatickým vytvářením řad a importem z dokumentů jiných aplikací. Operace s buňkami patří k základním dovednostem, a tak se dočtete, jak buňky vkládat, přesunovat, kopírovat a také upravovat. Kromě jiného se také dočtete, jak vyhledávat a nahrazovat data na listu i v celém sešitu. Šestá kapitola je plně věnována vzhledu tabulek, tedy formátu buněk. Ukážeme si různé postupy nastavení formátu, a to jak po jednotlivých částech, tak i pomocí stylů tabulek. Část kapitoly je věnována podmíněnému formátování, které závisí na hodnotách obsažených v buňkách. V sedmé kapitole se dostáváme ke složitějším operacím. Je celá věnována výpočtům v buňkách, tedy vzorcům. Od nejjednodušších matematických operací se postupně dostaneme k funkcím, ukážeme si, jak vkládat vzorce pomocí odkazů na jiné buňky, jak odstraňovat chyby ve vzorcích a jak jim předcházet. Osmá kapitola je rovněž věnována výpočtům, ale tentokrát pomocí funkcí. Dočtete se, jak správně určit argumenty funkcí, a na několika praktických příkladech si ověříte, jak s funkcemi pracovat. Postupy budou tentokrát složitější, a postupně se propracujete i k nejsložitějším operacím popsaných v této knize, k funkcím logickým. Protože jsou grafy nedílným průvodcem tabulek, nemůže je vynechat ani tato kniha a věnuje jim devátou kapitolu. Excel 2013 velice zjednodušil postupy při vytváření grafů, to ale neznamená, že by nenabízel široké možnosti úprav pomocí četných nástrojů.
Úvod 11
Práce se seznamy a kontingenčními tabulkami už patří mezi pokročilé možnosti Excelu, a tak berte desátou kapitolu jen jako pouhý úvod. Na jednoduchém seznamu si ukážeme, jak tabulky řadit, filtrovat a analyzovat, a to jak za pomoci funkcí Excelu, tak i pomocí kontingenčních tabulek a grafů. Závěrečná, jedenáctá kapitola, je věnována konečným úpravám tabulky a zejména tisku.
Zavedené pojmy Abychom si v textu knihy vzájemně porozuměli, je třeba na tomto místě sjednotit názvosloví, a to většinou proto, že v běžné praxi se používá pro stejné věci různých pojmů. ❚ Ukazatel myši – grafický symbol ovládaný pohybem myši po podložce, též kurzor myši nebo myší kurzor. ❚ Najetí – umístění ukazatele myši na objekt, kterým se bude uživatel dále zabývat. ❚ Klepnutí – stisknutí a následné uvolnění levého tlačítka myši; dříve kliknutí. Tady je třeba podotknout, že v nápovědě se objevuje právě výraz kliknutí, my se však budeme důsledně držet správné české terminologie. ❚ Poklepání – dvojí rychlé stisknutí levého tlačítka myši, nutné například ke spuštění programu pomocí ikony; dříve dvojklik nebo dablklik. ❚ Stisk tlačítka – tlačítkem se zde rozumí grafický orámovaný objekt na obrazovce, ve kterém je umístěn text nebo piktogram. Tlačítko se stiskne najetím na objekt a následným klepnutím. Zpravidla se tak vyvolá akce. ❚ Zadání příkazu z nabídky – nabídka je lišta umístěná pod horním okrajem okna, příkaz se zadává klepnutím na název skupiny příkazů a dále na položku příkazu z rozbalené rolety. ❚ Místní nabídka – nabídka otevřená stiskem pravého tlačítka myši na objektu, jehož se má příkaz týkat. Příkaz se ale zadává stiskem levého tlačítka myši. ❚ Výběr – označená část textu, obrázku, dokumentu. Všechny další operace se budou týkat celého tohoto výběru, ale nikoli dalších objektů. ❚ Klávesová zkratka – současný stisk dvou nebo více kláves, jedna z nich je přeřaďovač Ctrl, Alt nebo Shift. Zapisuje se například Ctrl+S, což znamená, že je třeba nejdříve stisknout klávesu Ctrl, podržet, přidat stisk klávesy S a vše uvolnit. ❚ Ikona vers. Tlačítko. Ikonou se rozumí objekt na pracovní ploše Windows nebo v otevřeném okně, skládá se z piktogramu a popisku a je třeba ji aktivovat poklepáním; většinou se jejím prostřednictvím spouštějí aplikace. Tlačítko je zpravidla ohraničený objekt v aplikačním nebo dialogovém okně, k jeho aktivaci stačí jediné klepnutí a jeho prostřednictvím se vykoná určitý příkaz (naznačený popiskem nebo piktogramem) nebo otevře dialogové okno. ❚ Názvy tlačítek, které uvádíme v této knize, jsou shodné s popiskem, který se zobrazí po najetí ukazatelem myši na tlačítko. Pokud některá tlačítka nedávají popisek (stává se to), uvádíme název tlačítka shodný s následující akcí, následně otevřeným dialogovým oknem nebo výrazem vyplývajícím z kontextu; v každém případě se pokoušíme umístění tohoto tlačítka lokalizovat pomocí obrázku.
Kniha je psána v prostředí Windows 8, a proto se při práci s jiným operačním systémem může stát, že se vzhled dialogových oken nebo průběh některých operací bude lišit od toho, co uvidíte na vlastním monitoru. Rozdíly by však neměly být nijak propastné. Pokud jsou v obrázcích pro názornost použita data, jejich zdrojem je ve většině případů Otevřená encyklopedie Wikipedia.org.
12 Excel 2013 – podrobný průvodce
1.
Úvod do Excelu V této úvodní kapitole se seznámíte s Excelem. Řekneme si něco o tom, co tento program dokáže, jak jej nastavit, aby pracoval optimálně, a jak jej ovládat.
V této knize se nedočtete nic o instalaci programu. Tabulkový kalkulátor Excel je součástí kancelářského balíku Microsoft Office 2013, a současně s ním se také instaluje. Na tomto místě budeme předpokládat, že už prostě máte Excel ve svém počítači nainstalován. Ostatně instalace je tak jednoduchá, že ji musí zvládnout i zcela naprostý začátečník.
1.1 Popis programu Kancelářský balík MS Office 2013 se sice dodává v několika verzích, ale ať si pořídíte kteroukoli z nich, vždy mezi jednotlivými složkami najdete také Excel, což se o všech součástech tohoto balíku říci nedá. Jak už vyplývá z uvedeného, hodí se Excel především pro práci v kanceláři. To ale neznamená, že byste jej nemohli použít doma při revizi svých účtů, například pro splácení hypotéky nebo provoz automobilu, využijí jej i živnostníci, protože jeho pomocí lze skvělým způsobem vést účetní evidenci, studenti jeho pomocí mohou zpracovat tabulky pro seminární nebo diplomové práce. Tady bychom mohli popsat deset stran – platí, že Excel se hodí všude tam, kde potřebujete pracovat s čísly, která mají mezi sebou nějaký vztah. Ale Excel se vám může hodit i tehdy, když potřebujete imperativně sečíst jen pár čísel. Nezapomínejte na to. Sedíte-li u počítače, máte před sebou nejdokonalejší myslitelnou kalkulačku! Mnohdy budete při započetí práce na rozpacích. Zpracováváte složitý textový dokument, který má být proložen několika tabulkami. Pro práci s textem se hodí samozřejmě textový editor Word, ale jak naložit s těmi tabulkami? Word má přece také šikovné nástroje na práci s tabulkami… Rozhodování by mělo být jednoduché. Word sice umí nakreslit a vyzdobit tabulku, ale s matematickými operacemi je na štíru. Proto – pokud má tabulka zahrnovat jakékoli výpočty – je pro ni úrodnou půdu jen a jen Excel.
1.1.1 Jak spustit Excel Začněte tím, že si Excel spustíte. Ve Windows 8 se Excel spouští z úvodní obrazovky; není-li dostupná, stiskněte klávesu Windows. Tady sice můžete hledat ikonu Excelu, ale to je postup zbytečně složitý. Zkuste prostě napsat z klávesnice prvních pár znaků slova Excel, a řešení se nabídne samo, tak jako na obrázku 1.1. Na ikonu aplikace pak stačí klepnout. Kdyby vás tento způsob spuštění měl obtěžovat (přece jen je třeba udělat několik kroků), můžete spouštět Excel z hlavního panelu. Ten je dostupný na pracovní ploše (ta je pro změnu z úvodní obrazovky). Podstatné je, že k pracovní ploše a k hlavnímu panelu se dostanete velmi snadno, i když už pracujete s jinou aplikací. Hlavní panel se zobrazuje trvale; pokud by se měl skrývat, vylovíte jej od okraje obrazovky tak, že sem najedete ukazatelem myši.
Úvod do Excelu 13
Obrázek 1.1: Spuštění Excelu z úvodní obrazovky
Je-li Excel spuštěn, zobrazí se na hlavním panelu jeho tlačítko. Toto tlačítko zde může být trvale, když jej sem připnete. Otevřete na tlačítku Excelu místní nabídku (pravým tlačítkem myši) a z ní zadejte příkaz Připnout tento program na hlavní panel – viz obrázek 1.2.
Povšimněte si, že místní nabídka dává k dispozici několik dokumentů Excelu, s nimiž se pracovalo naposledy. Znamená to, že z hlavního panelu můžete rovnou otevřít ten sešit, se kterým chcete pracovat.
Obrázek 1.2: Připnutí tlačítka Excelu na hlavní panel
Máte-li starší systém (Windows 7, Windows Vista, Windows XP), je filozofie zcela jiná. Ke spouštění aplikací tam slouží nabídka Start, postupujete pak cestou Start → Všechny programy → Microsoft Office → Microsoft Excel 2013. Jakmile spustíte Excel, spatříte úvodní okno jako na obrázku 1.3. V levém panelu, zvýrazněném zelenou barvou, se nabízí opět několik posledních dokumentů k otevření. Klepnutím na odkaz Otevřít další sešity získáte přístup k diskům svého počítače, a tedy i k dalším dokumentům. Na ploše okna se nabízejí šablony sešitů; mezi nimi je také Prohlídka. Neuškodí, když si ji projdete. Excel otevře příslušný sešit a ukáže vám několik jednoduchých triků, což jsou vlastně novinky této verze. O tom, jak otevřít dokument podle šablony, se v této knize dočtete později. Z nabízených šablon si zvolíme tu první – Prázdný sešit.
14 Excel 2013 – podrobný průvodce
Prázdný sešit otevřete kdykoli, když stisknete klávesovou zkratku Ctrl+N.
Obrázek 1.3: Excel po spuštění nabízí šablony
1.1.2 Okno aplikace Máme teď otevřený prázdný sešit; abychom si dále rozuměli, musíme se dohodnout na názvosloví. Co tedy na displeji vidíte? Vezmeme to postupně shora. ❚ Excel se otvírá v aplikačním okně, a to je uvedeno záhlavím. Toto záhlaví především obsahuje název aplikace (zde Excel) a název dokumentu; pokud jste dokumentu nedali ještě název, představuje se pod pracovním názvem Sešit (plus pořadové číslo). ❚ Po pravé straně záhlaví jsou k dispozici tři tlačítka pro manipulaci s oknem (Minimalizovat, Obnovení nebo Maximalizovat a Zavřít). Na tomto místě musíme předpokládat, že vám jejich funkce je zřejmá. ❚ Vlevo od této trojice najdete tlačítko pro práci s pásem karet a tlačítko nápovědy, ale pro tu platí, že šikovnější je stisk klávesy F1. ❚ Zcela vlevo v záhlaví je umístěn panel nástrojů Rychlý přístup. Zatím je maličký, nabízí jen čtveřici tlačítek, ale ta se brzy mohou rozmnožit. ❚ Naopak vpravo se zobrazuje vaše přihlašovací ikona z Windows 8 a jméno uživatele. Odsud také můžete změnit svůj účet u Windows 8. ❚ Následuje Pás karet, hlavní prostředek k ovládání programu. Zvláštní postavení mezi kartami má Soubor; jeho ouško je zeleně zvýrazněné a jeho služby využijete především ke komunikaci s operačním systémem a operacím s dokumenty a soubory. ❚ Pod pásem karet se zobrazuje jedna z nejdůležitějších součástí Excelu, řádek vzorců. Jeho prostřednictvím lze vkládat do buněk data, a jen a jen zde spatříte skutečný obsah buňky.
Úvod do Excelu 15
❚ Vlevo od řádku vzorců najdete pole názvů. Zde se zobrazuje adresa aktivní buňky (na obrázku 1.4 je to A3) a jeho prostřednictvím lze pracovat s názvy buněk. ❚ Největší část okna zabírá pracovní plocha listu. Je rozdělena do sloupců označených písmeny a řádků označených čísly. ❚ Pozici aktuální buňky ukazuje buňkový kurzor. Má zelené zbarvení a na obrázku 1.4 se nachází v prvním sloupci a třetím řádku, tedy na adrese A3. ❚ Na spodním okraji okna hledejte zeleně zbarvený stavový řádek. Nezapomínejte na něj, zobrazují se zde důležité informace. ❚ Ukazatel myši mění svůj vzhled podle toho, kde se nachází. Pohybuje-li se nad plochou listu, vypadá jako švýcarský kříž, což dokazuje i obrázek 1.4.
Obrázek 1.4: Takto se otevře Excel po prvním spuštění
Jistě, tento popis je velmi hrubý, ale nemějte obavy, brzy v této knize najdete popisy skutečně detailní.
1.1.3 Jak ukončit Excel Než se dostaneme dál, ještě si řekneme, jak Excel ukončit. Tuto operaci nepodceňujte, chyby se tady platí draze. Přitom nesmíte zapomínat na to, že každý otevřený dokument (sešit) se otvírá v samostatném okně, zavřete-li tedy jedno okno, ještě mohou být otevřená další. Přehled o otevřených oknech získáte z hlavního panelu, když najedete na tlačítko Excelu podobně jako na obrázku 1.5.
Obrázek 1.5: Hlavní panel podává přehled o otevřených sešitech
16 Excel 2013 – podrobný průvodce
Jedno okno Excelu zavřete nejlépe stiskem klávesové zkratky Alt+F4 nebo stiskem tlačítka Zavřít v záhlaví okna, další okna zůstanou ale otevřená. Můžete je postupně zavírat jedno po druhém. Je to i výhodnější, udržíte si přehled o tom, která data jste uložili, a která ne. Neuložený sešit totiž před zavřením tuto záležitost prodiskutuje. Všechna okna najednou zavřete, když na tlačítku Excelu na hlavním panelu otevřete pravým tlačítkem myši místní nabídku a z ní zadáte příkaz Zavřít všechna okna.
1.2 Přihlaste se Ne, nebojte se, nejsme ve škole, hlásit se nemusíte, ale přihlásit byste se měli. Abyste totiž měli k dispozici všechny služby Microsoft Office, musíte být zaregistrováni na internetových stránkách společnosti Microsoft. Jestliže používáte Windows 8, je pravděpodobné, že jste se zaregistrovali už při instalaci systému, a tato registrace platí i pro MS Office. Není-li tomu tak, můžete se zaregistrovat teď. Přístup k přihlašovacímu oknu získáte nejlépe, když se pokusíte o přístup ke sdíleným položkám, například ke službě SkyDrive. 1. Proto stiskněte zelené tlačítko Soubor na pásu karet a z nabídky zadejte příkaz Uložit jako. 2. Teď klepněte na položku SkyDrive. 3. Kdybyste byli přihlášeni, okamžitě se vám nabídne vaše úložiště služby SkyDrive. Vzhledem k tomu, že přihlášeni nejste, dostanete šanci se přihlásit. Stiskněte tlačítko Přihlášení. 4. Jestliže však nejste ani registrováni, klepněte na položku Registrace. 5. Otevře se dialogové okno Účet Microsoft. Do pole Název účtu Microsoft zadejte adresu elektronické pošty, kterou používáte, ale lepší je klepnout na odkaz Případně můžete získat novou e-mailovou adresu. 6. Nabídne se vám prázdné pole a za ním si můžete zvolit některou z domén (hodí se hotmail.cz). 7. Zadejte základ e-mailové adresy, například podle obrázku 1.6. 8. Vyplňte všechna povinná pole; někdy je Microsoft zbytečně zvědavý. 9. Stiskněte tlačítko Souhlasím. K tomu, aby vše proběhlo úspěšně, musíte zadat alternativní elektronickou adresu, na které si Microsoft bude ověřovat, zda jste skutečně zažádali o vytvoření účtu. Měla by to být adresa, kterou běžně používáte. Brzy dostanete na tuto adresu zprávu, a je třeba, abyste odsud ještě potvrdili, že to s registrací myslíte vážně. Podobně pak budete potvrzovat každou další změnu účtu. Od tohoto okamžiku už se nebudete muset o přihlašování starat. Pracujete-li s Windows 8, je přihlašování automatické. Pokud stále ještě váháte, pak byste měli vědět, jaké služby se tím vlastně zpřístupní. MS Office a tedy i Excel nainstaluje do vašeho počítače jen to, co je nezbytně nutné. Vše další, co okamžitě nepotřebujete, najdete na internetových stránkách Microsoftu. Jsou to například kliparty, slovníky, získáte přístup k úložišti SkyDrive, což vám umožní data nejen zálohovat, ale i sdílet s dalšími uživateli. A co víc, můžete se ke svému účtu přihlásit z kteréhokoli počítače na světě, a vaše data vám budou stále k dispozici.
Obrázek 1.6: Vytvoření účtu Microsoft
Úvod do Excelu 17
*
1.3 Základní nastavení Excelu Excel jako každý program je po instalaci nastaven optimálně tak, aby vyhověl co největšímu počtu uživatelů. Jenže nikdy se nezavděčíte všem, a proto máte možnost si nastavené Excelu upravit. Pro nastavení složí dialogové okno Možnosti aplikace Excel. Otevřete jej z karty Soubor → Možnosti.
Uvedená cesta je poněkud zdlouhavá. K dialogovému oknu Možnosti aplikace Excel se dostanete mnohem rychleji, když stisknete klávesu Alt a přidáte N, a potom ještě klávesu M. Od tohoto okamžiku budeme podobné operace zapisovat jako Alt+N, M. Protože se všechny nastavovací prvky do okna nevejdou, jsou rozděleny do 10 kategorií. Mezi nimi lze přecházet klepnutím na název kategorie v levém panelu okna. Každá kategorie je rozdělena ještě do několika skupin, ty jsou nadepsány zvýrazněným písmem a zvýrazněny světle šedě. Na obrázku 1.7 je vybranou kategorií položka Upřesnit a skupinou je zde položka Možnosti úprav.
Obrázek 1.7: Dialogové okno Možnosti aplikace Excel
Na tomto místě vás nebudeme podrobně seznamovat s každým přepínačem nebo zaškrtávacím políčkem, není to technicky možné ani účelné. Bude-li třeba u probíraného tématu navštívit toto dialogové okno, odkážeme vás na ně asi tímto způsobem. V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel → Upřesnit → Možnosti úprav → zaškrtnout políčko Automaticky vkládat desetinnou čárku.
18 Excel 2013 – podrobný průvodce
Přesto si ale některá nastavení zaslouží pozornost už teď; zvažte sami, zda je užitečné výchozí nastavení změnit: ❚ V kategorii Obecné → Při vytváření nových sešitů můžete změnit výchozí nastavení typu písma a jeho velikost. ❚ V kategorii Obecné → Při vytváření nových sešitů můžete určit, kolik listů má obsahovat nový sešit, a to v číselném poli Zahrnovat počet listů. Výchozí počet je jeden list; nový list ale do sešitu přidáte kdykoli a neobyčejně snadno. ❚ V kategorii Obecné → Vlastní nastavení Microsoft Office můžete změnit Uživatelské jméno. Excel si je zde vypůjčil z nastavení Windows, ale chcete-li, můžete použít jiné. ❚ V kategorii Obecné → Vlastní nastavení Microsoft Office můžete změnit Pozadí Office a Motiv Office. Pro vlastní práci s daty je to záležitost naprosto nepodstatná, jde vlastně jen o kosmetické úpravy. Okna v této knize nepoužívají pozadí a motiv je nastaven světle šedý. ❚ V kategorii Obecné → Možnosti při spuštění můžete zrušit zaškrtnutí políčka Při spuštění této aplikace zobrazovat Úvodní obrazovku. V tom případě vám Excel ihned po spuštění nabídne prázdný list. ❚ V kategorii Upřesnit → Zobrazit možnosti pro tento list můžete změnit barvu mřížky, což je opět jen kosmetická úprava.
1.4 Jak pracovat s pásem karet Pás karet je univerzální nástroj, který se poprvé objevil v MS Office 2007. Obsahuje všechny příkazy, které šly kdysi zadat pomocí nabídek a panelů nástrojů.
Jen na doplnění – mnohé příkazy zde ale nenajdete. Pokud jste na ně byli zvyklí ze starších verzí Excelu, můžete si je na pás karet ale doinstalovat.
1.4.1 Pás karet jako nástroj ovládání programu V Excelu se pás karet skládá v základním nastavení ze sedmi karet plus karty Soubor – viz obrázek 1.8. Na jinou kartu přejdete, když klepnete na její ouško.
Mezi kartami lze rovněž přecházet tak, že na ně najedete ukazatelem myši a otáčíte kolečkem.
Máte-li dotykový monitor, pak můžete přejít k jiné kartě i zadávat příkazy pouhým dotykem prstu.
Obrázek 1.8: Pás karet
S pásem karet lze ale pracovat bez použití myši, jen s klávesnicí. Stiskem klávesy Alt aktivujete maličká tlačítka s názvy kláves, které je třeba pro spuštění dané funkce stisknout. Na obrázku 1.9 mů-
Úvod do Excelu 19
žete vidět, že jednotlivé karty jsou přístupné například po stisku klávesy V, K nebo C, kartu Soubor aktivujete stiskem klávesy S a panel nástrojů Rychlý přístup vyžaduje stisk kláves s číslicemi (na numerické části klávesnice). Pokud některou z těchto kláves stisknete, možnosti ještě nekončí. Dál se nabízí černá tlačítka s klávesami, a tak dojdete až k okamžiku, kdy konečně zadáte příkaz.
Obrázek 1.9: Aktivace pásu karet klávesou Alt
Některé karty jsou skryté, a zobrazí se až tehdy, když nastane jejich akutní potřeba. Jedná se například o Nástroje obrázku, Nástroje grafu, Nástroje kontingenční tabulky apod. Každá karta je svislými příčkami rozdělena do několika skupin; ty mají rovněž své názvy. Například karta Domů nabízí skupiny Schránka, Písmo, Zarovnání atd. – viz obrázek 1.8. Někdy vedle názvu skupiny najdete maličké tlačítko se šipkou směřující dolů doprava. Jedná se o tlačítko Více, jehož stiskem lze otevřít buď dialogové okno, nebo podokno, související s tématem skupiny – viz obrázek 1.10.
Obrázek 1.10: Použití tlačítka Více
Karty se zobrazují v plném rozsahu jen tehdy, používáte-li rozlišení obrazovky alespoň 1600×1200. Je-li okno menší, pás karet se přizpůsobí tak, aby všechny příkazy byly stále dostupné. Znamená to ale nutnou kompresy, tedy zmenšování tlačítek nebo jejich seskupení pod jediné tlačítko s názvem skupiny. Jako nástroje k ovládání programu jsou na pásu karet instalována především tlačítka, zřídka pak rozevírací seznamy nebo číselná pole. Mnohá tlačítka jsou dvojitá, jako například tlačítka Vložit, Barva písma nebo Podmíněné formátování na kartě Domů. Stiskem jeho části opatřené šipkou se rozevře nabídka, z níž lze volit další podrobnosti, jako na obrázku 1.11. Obrázek 1.11: V nabídce tlačítka najdete upřesňující příkazy
20 Excel 2013 – podrobný průvodce
Pás karet zabírá značnou část okna, a proto máte možnost jej minimalizovat. Z místní nabídky otevřené na pásu karet zadejte příkaz Sbalit pás karet. Stejným příkazem opět pás karet necháte zobrazit. Je-li pás karet sbalený, vidíte z něj pouze názvy karet. Potřebujete-li s některou z karet pracovat, klepněte na její název a celý pás se zobrazí. Po zadání příkazu opět zmizí.
Pás karet včetně panelu nástrojů Rychlý přístup skryjete stiskem klávesové zkratky Ctrl+Shift+F1.
Pro nastavení zobrazování pásu karet slouží tlačítko Možnosti zobrazení pásu karet, najdete je v záhlaví okna po pravé straně. Když je stisknete, rozevře se nabídka jako na obrázku 1.12. Volit můžete mezi automatickým skrýváním, zobrazením názvů pásu karet nebo standardním zobrazením.
Obrázek 1.12: Funkce tlačítka Možnosti zobrazení pásu karet
Zvláštní postavení má karta Soubor, její aktivací se vždy otevře po levé straně panel, v němž si vyberete další pokračování. Základní možností jsou Informace; takto se vždy karta Soubor otevře – viz obrázek 1.13. Přestože název napovídá, že je význam karty pouze informativní, najdete tady několik důležitých nastavení. Dalších pět položek je určeno pro konkrétní operace se souborem (uložení, otevření a také tisk) a reagují otevřením dialogových oken. Následující dvě položky (Sdílet a Exportovat) umožní kontakt dokumentu s vnějším světem (SkyDrive, elektronická pošta atd.) Zvolíte-li položku Zavřít, zavřete aktuální okno. Zbývají ale ještě dvě položky, můžete odsud upravit svůj účet, a konečně otevřít dialogové okno Možnosti aplikace Excel, o čemž už víte.
Na kartě Soubor můžete procházet mezi jednotlivými položkami stiskem kurzorových kláves Nahoru a Dolů nebo stiskem klávesové zkratky Ctrl+Tab. Klávesou Tab (nebo Shift+Tab) lze procházet mezi jednotlivými prvky karty.
1.4.2 Jak vytvořit vlastní kartu Základní nastavení pásu karet vám vůbec nemusí vyhovovat. Pokud jste navyklí na starší verze Office, nic vám už nevrátí zpět ani nabídku, ani panely nástrojů, ale máte možnost si vytvořit zcela jiné karty a rozmístit na ně ovládání zcela volně, dle vlastního uvážení.
Úvod do Excelu 21
Obrázek 1.13: Karta Soubor – Informace
Excel vám dokonce dovolí upravovat i vestavěné, tzv. hlavní karty, ale k tomu byste měli přistupovat přece jen opatrněji.
Ukážeme si stručný postup, jak přivést na svět novou kartu. Předem byste si ale měli rozvrhnout, co od této karty budete požadovat, a alespoň v hlavě si načrtnout jednoduché schéma: 1. Zadejte z místní nabídky příkaz Přizpůsobit pás karet. Otevře se dialogové okno Možnosti aplikace Excel v kategorii Přizpůsobit pás karet. 2. V seznamu Přizpůsobit pás karet klepněte na kartu, před níž chcete umístit novou kartu (není to ale podstatné). 3. Stiskněte tlačítko Nová karta. Do seznamu se vloží na aktuální pozici nová položka i s jednou prázdnou skupinou. 4. Klepněte na položku Nová karta (Vlastní) a stiskněte tlačítko Přejmenovat. 5. V otevřeném dialogovém okně zadejte jednoduchý název pro novou kartu; závorka Vlastní zůstane na místě. 6. Stiskem tlačítka Nová skupina vložte na kartu tolik skupin, kolik budete potřebovat. 7. I tyto skupiny přejmenujte v dialogovém okně otevřeném stiskem tlačítka Přejmenovat. 8. Postupně doplňujte do jednotlivých skupin ovládací prvky, a to ze seznamu Zvolit příkazy. Nejdříve vyberte kartu, na níž se příkaz nachází (můžete volit i všechny příkazy). Vyberte příkaz a stiskněte tlačítko Přidat. V sezamu Přizpůsobit pás karet se příkaz zařadí do aktuální skupiny – viz obrázek 1.14. 9. Upravte pozici karet, pozici skupin i pozici příkazů. K tomu využijte tlačítka Nahoru a Dolů, umístěného po pravé straně dialogového okna, ale jednodušší je uchopit přímo položku a přesunout ji tahem myši.
22 Excel 2013 – podrobný průvodce
Příkaz v seznamu Zvolit příkazy z lze uchopit myší a přesunout do seznamu Přizpůsobit pás karet; zde si lze vybrat i pozici, na kterou se příkaz zařadí.
Obrázek 1.14: Vložení příkazu na vlastní kartu
10. Jste-li hotovi, můžete stisknout tlačítko OK. Jednu takovou vlastní kartu můžete vidět na obrázku 1.15.
Obrázek 1.15: Malá ukázka vlastní karty
První pokus asi nebude zcela úspěšný, ale kartu můžete kdykoli upravit, když opět otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Excel v kategorii Přizpůsobit pás karet.
Kdybyste chtěli zasahovat do některé z výchozích karet, Excel vám nedovolí změnit existující skupiny. Pro vložení příkazů je zde třeba vytvořit vlastní skupinu.
O tom, která karta se bude zobrazovat, rozhodnete zaškrtnutím políčka před názvem karty. Sami jste si jistě všimli, že všechny výchozí karty se zobrazují s výjimkou karty Vývojář. Tu nechte zatím spát, ale ke konci této knihy se k ní dostaneme.
Úvod do Excelu 23
Pokud by se vám podařilo pás karet „rozvrtat“, můžete jej snadno vrátit k výchozímu stavu, a to zadáním jednoho ze dvou příkazů z nabídky tlačítka Obnovit. Můžete obnovit buď aktuální kartu, nebo celý pás karet. Je logické, že pokud si navyknete na vlastní pás karet, po příchodu k jinému počítači začnete mít velké problémy. Jestliže pracujete třeba doma na stolním počítači, na cestách na notebooku a v zaměstnání na jiném počítači, můžete si své vlastní nastavení vzít s sebou. Zadáte-li příkaz Importovat nebo exportovat → Exportovat veškeré vlastní nastavení, můžete vlastní nastavení uložit (soubor s příponou EXPORTEDUI) a v jiném počítači pomocí stejného tlačítka toto nastavení importovat.
1.4.3 Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup ve výchozím zobrazení představuje na pohled nepatrný nástroj, a mnohými uživateli bývá opomíjen. Je umístěn vlevo nahoře v záhlaví okna. Přímo z něj lze zadat zprvu jen tři příkazy, ale ihned jistě rozpoznáte, že k tomuto panelu se dostanete mnohem snadněji než k některým příkazům pásu karet. Operativně a s minimálním úsilím lze přidat na panel nástrojů Rychlý přístup další příkazy, když stisknete tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup a vyberete některý z příkazů nabídky, jako na obrázku 1.16.
Obrázek 1.16: Panel nástrojů Rychlý přístup
Panel nástrojů Rychlý přístup můžete nechat zobrazovat pod pásem karet, když z nabídky tlačítka Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup zadáte příkaz Zobrazit pod pásem karet.
1.4.4 Jak doplnit tlačítka na panel nástrojů Rychlý přístup I panel nástrojů Rychlý přístup, podobně jako pás karet, můžete doplnit dalšími příkazy. Tady jste ale postaveni před složitější situaci. Panel nástrojů Rychlý přístup je malý a nedává příliš prostoru pro nějaký rozmach. Proto je třeba pečlivě zvážit, které příkazy na něj umístit, a které ne. Rozhodně by zde měli být takové příkazy, které používáte velice často a pro něž není k dispozici vhodná klávesová zkratka. Hned na začátku zvažte, zda tady ponechat tlačítko pro uložení dokumentu, když totéž lze běžně zařídit stiskem klávesové zkratky Ctrl+S.
24 Excel 2013 – podrobný průvodce
1. Z nabídky tlačítka Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup zadejte příkaz Další příkazy. 2. Příkazy vybírejte ze seznamu Zvolit příkazy z. Nejdříve vyberte z rozevíracího seznamu kartu, která obsahuje žádaný příkaz. 3. V seznamu vyberte již konkrétní příkaz. 4. Stiskněte tlačítko Přidat. Příkaz se zařadí do seznamu Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. 5. Pokračujte obdobně s dalšími příkazy, stav se může podobat obrázku 1.17. 6. Zavřete dialogové okno stiskem OK. Nová tlačítka můžete hned vyzkoušet.
Obrázek 1.17: Doplnění příkazů na panel nástrojů Rychlý přístup
Zkušenosti nám zde říkají, že se velice hodí na panel nástrojů Rychlý přístup umístit příkaz Ukotvit příčky, který se na pásu karet velice špatně hledá.
Obrázek 1.18: Nové příkazy na panelu nástrojů Rychlý přístup
Úvod do Excelu 25
Pro panel nástrojů Rychlý přístup platí totéž co pro pás karet. Můžete jej v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel v kategorii Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup obnovit a současně s nastavením pásu karet exportovat nebo importovat.
1.5 Dotykové ovládání Jestliže pracujete pod Windows 8 a máte dotykovou obrazovku, nic vám nebrání, abyste pomocí dotyků prstů ovládali i Excel. Ovládání dotykem je intuitivní a patrně vám nebude činit žádné potíže. Přesto si dovolíme vám dát několik drobných rad: ❚ Buňkový kurzor přesunete na jinou pozici tak, že se cílového místa dotknete. ❚ Měřítko zobrazení zvětšíte tahem prstů od sebe, naopak je zmenšíte tahem prstů k sobě, tak jak naznačuje obrázek 1.19. ❚ Pás karet i panel nástrojů Rychlý přístup jsou přizpůsobeny dotykovému ovládání.
Obrázek 1.19: Dotykové ovládání Excelu
V normálním režimu jsou ovládací prvky pásu karet natěsnány k sobě a někdy může být problematické je prstem od sebe rozlišit. V tom případě můžete nastavit režim dotykového ovládání, a to z panelu nástrojů Rychlý přístup. Nejdříve si na něj doplňte tlačítko Režim dotykového ovládání / ovládání myši; postupujte podle obrázku 1.16. Potom z nabídky tohoto tlačítka zadejte příkaz Dotykové ovládání – viz obrázek 1.20. Ovládací prvky pásu karet i panelu nástrojů Rychlý přístup se od sebe dostatečně vzdálí, takže i neobratné prsty se přestanou mýlit.
Obrázek 1.20: Přepnutí dotykového ovládání
Pracujete-li na zařízení bez vlastní klávesnice (to skutečně v případě Excelu nelze doporučit, ale možné to je), bude se vám hodit dotyková klávesnice, kterou disponují Windows 8.
26 Excel 2013 – podrobný průvodce
Dotyková klávesnice se otvírá z hlavního panelu, kde si ji můžete nechat zobrazit z místní nabídky příkazem Panely nástrojů → Dotyková klávesnice. Můžete si ji prohlédnout na obrázku 1.21. Musíte si na ni zvyknout, což asi bude chvíli trvat. Především je třeba zapojit do akce klávesu &123 v levém dolním rohu. Pokud ji stisknete, vzhled klávesnice se dramaticky změní, a můžete z ní napsat ty znaky, které v základní podobě nejsou dostupné. Když stisknete klávesu Klávesnice úplně vpravo dole, dostanete nabídku tří klávesnic, které již dají více znaků, ale ty jsou zmenšeny v příslušném měřítku, což není tak dobrá zpráva, zvláště u malých displejů.
Obrázek 1.21: Dotyková klávesnice
1.6 Základní operace Jistě jste už netrpěliví. Rádi byste si vyzkoušeli práci s daty. Ostatně, proč ne? Je to jednoduché a nepotřebujete k tomu žádný zvláštní návod. Možná, že neznáte ještě všechny detaily, ale to přece vůbec nevadí. Seznámíte se s nimi později v kapitole Vkládání dat. I naprostý začátečník pochopí, že stačí klepnout na buňku, a zápisem z klávesnice otevřete buňku pro vkládání dat. Vložení ukončíte stiskem klávesy Enter nebo některou z kurzorových kláves. Pokud byste chtěli vložení data v buňce opravit, klepněte na ni a stiskněte klávesu F2, můžete také na buňce poklepat.
WEB: Tabulka 1.xlsx Pokud si chcete skutečnosti dále popisované vyzkoušet, můžete si otevřít (nebo vytvořit) libovolnou tabulku; pokud ji nemáte, hodí se i uvedený soubor z webových stránek Grady – viz obrázek 1.22. Už víte, že buňky jsou uspořádány do řádků a sloupců. Sloupce jsou označeny písmeny, řádky čísly. Tabulka je směrem dolů prakticky nekonečná, může obsahovat až 1 048 576 řádků. Na šířku už tak rozlehlá není, ale počet sloupců 16 384 jistě uspokojí i toho nejnáročnějšího uživatele. Chcete vědět, kolik buněk obsahuje celý list? Napište do libovolné buňky výraz =1048576*16384 a stiskněte Enter. Výsledek dostanete vzápětí. S číslováním řádků nejsou potíže, jistě se ale zeptáte, jak tedy jsou označeny sloupce, když dojdou písmena abecedy. Ano, anglická abeceda má pouze 26 písmen (české znaky se nepovolují). Ale je to jednoduché, po sloupci Z následuje sloupec AA, potom AB atd., až skončíme u XFD. Jedna z buněk je zvýrazněná a liší se tedy od ostatních. K zvýraznění stačí na danou buňku klepnout; tomuto zvýraznění budeme říkat buňkový kurzor. Na obrázku 1.22 se maskuje v buňce B4.
Často se vám stane, že buňkový kurzor „zmizí“, ale on se jen ztratí v nepřehledném ohraničení. Někde prostě být musí. Jeho pozici vám ozřejmí údaj v poli názvů.
Úvod do Excelu 27
Obrázek 1.22: Cvičná tabulka
Buňkový kurzor označuje aktivní buňku, tedy takovou, které se budou týkat další operace (například vkládání a úprava dat, formátování). Aktivní buňka je vymezena jediným sloupcem a jediným řádkem, názvy řádku a sloupce dávají adresu buňky. Aktivní buňka z obrázku 1.23 má adresu B24, jak je zřejmé z toho, že záhlaví sloupce i řádku je šedě zvýrazněné. Kromě toho lze adresu aktivní buňky vidět i v Poli názvů, které můžete vidět na obrázku 1.23 vlevo nahoře.
Na jednom listu nemohou existovat dvě buňky, které by měly stejnou adresu.
Obrázek 1.23: Buňkový kurzor se nachází na adrese B24
28 Excel 2013 – podrobný průvodce
Buňkovým kurzorem lze libovolně pohybovat. ❚ Na jiné místo jej snadno přenesete klepnutím. ❚ Pro pohyb na sousední buňku všemi směry dobře poslouží kurzorové klávesy Doleva, Doprava, Nahoru a Dolů. ❚ Na začátek řádku přesunete buňkový kurzor stiskem klávesy Home. ❚ Na úplný konec tabulky (nikoli listu!), přesunete buňkový kurzor stiskem klávesové zkratky Ctrl+End. ❚ Na začátek listu, tedy na buňku A1, přesunete buňkový kurzor stiskem klávesové zkratky Ctrl+Home. Obsah buňky lze spatřit přímo v buňce, ale také v Řádku vzorců. Pravdou je, že přímo v buňce se může zobrazovat něco úplně jiného, než co buňka obsahuje, příkladem jsou vzorce a formáty. Podívejte se ještě jednou na obrázek 1.23. V buňce vidíte číslo 2, ale ve skutečnosti je zde však vložen vzorec pro součet čísel 1+1. Skutečný obsah buňky spatříte v řádku vzorců. Chcete-li jej spatřit také v buňce, otevřete ji pro úpravy poklepáním nebo stiskem klávesy F2. Velmi často bývá tabulka mnohem větší, než se vejde do okna. Pokud takovou tabulku potřebujete vidět celou, můžete především změnit měřítko zobrazení. Pro změnu měřítka zobrazení lze výhodně použít lupu, její jezdec se zobrazuje dole vpravo na stavovém řádku. Měřítko zobrazení lze měnit jak tahem za jezdce, tak i stiskem tlačítek se symboly Plus a Minus (Přiblížit, Oddálit). Takto můžete dosáhnout maximálního zvětšení na 400 % a minimálního 10 %.
Pro změnu měřítka zobrazení otáčejte kolečkem myši za současného stisku klávesy Ctrl.
Obrázek 1.24: Jak využít lupu
Další nástroj pro změnu měřítka zobrazení máte k dispozici Zobrazení ve skupině Lupa. ❚ Stiskem tlačítka Lupa otevřete dialogové okno, kde můžete určit měřítko zobrazení pomocí přepínače; je poměrně nepraktické, výhodnější je lupa na stavovém řádku. ❚ Stisknete-li tlačítko 100 %, upraví se měřítko zobrazení hned do základní velikosti, tedy 100 %. ❚ Pokud stisknete tlačítko Přejít na výběr, Excel udělá všechno proto, aby se vybraná číst tabulky zobrazila přesně do okna.
Zkuste si, jak funguje tlačítko Přejít na výběr, s naší cvičnou tabulkou. Klepněte na ni, stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+* (hvězdička na numerické klávesnici) a pak stiskněte tlačítko Přejít na výběr. Excel rovněž umožňuje zobrazovat list třemi základními způsoby; tato změna zobrazení je dostupná na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů, nebo vpravo dole na stavovém řádku.
Úvod do Excelu 29
Jsou k dispozici tato zobrazení dokumentu: ❚ Normálně – to je výchozí zobrazení dokumentu, ve kterém najdete celý list jako jednolitou tabulku. ❚ Rozložení stránky – dokument je na listu rozdělen do stránek, takže máte k dispozici přehled, jak bude vypadat po vytištění – viz obrázek 1.25. ❚ Konce stránek – dokument je rovněž rozdělen do stránek, ale konce stránek jsou zvýrazněny modrými linkami a lze je přesunovat; více si o tomto zobrazení povíme v kapitole Úprava dokumentu a tisk.
Tlačítka pro rychlou změnu zobrazení jsou umístěna na stavovém řádku vlevo od jezdce Lupa. Nejlépe je můžete vidět na obrázku 1.24.
Obrázek 1.25: Změna zobrazení listu
Pokud je možné v okně Excelu něco skrýt, pak to určitě skrýt jde. Spíš vás bude trápit opačná skutečnost. Některá součást okna zmizí a vy budete marně pátrat, kam sáhnout, aby se opět zobrazila. Nepátrejte a podívejte se na následující řádky, kde se dočtete, co a jak lze opět zobrazit. ❚ Mřížka – dialogové okno Možnosti aplikace Excel → Upřesnit → Zobrazit možnosti pro tento list → políčko Zobrazit mřížku. ❚ Ouška listů – dialogové okno Možnosti aplikace Excel → Upřesnit → Zobrazit možnosti pro tento sešit → políčko Karty listů.
Přestože Excel 2013 zavádí pojem „karty listů“, zůstaneme v této knize u zavedeného označení „ouška listů“. Mohlo by totiž dojít k záměně, kartou se v MS Office označuje přece jen něco jiného (pás karet).
30 Excel 2013 – podrobný průvodce
❚ Posuvníky – dialogové okno Možnosti aplikace Excel → Upřesnit → Zobrazit možnosti pro tento sešit → políčka Zobrazit svislý posuvník, Zobrazit vodorovný posuvník. ❚ Pravítko – karta Zobrazení → Zobrazit → políčko Pravítko. ❚ Řádek vzorců – karta Zobrazení → Zobrazit → políčko Řádek vzorců. (Současně se zobrazí nebo skryje i pole názvů.) ❚ Záhlaví řádků a sloupců – karta Zobrazení → Zobrazit → políčko Záhlaví. A ještě se podívejme na stavový řádek. Je plný informací, ale jsou tu opravdu všechny? Nepotřebujete vědět něco jiného? Sami můžete ovlivnit, co se na stavovém řádku má nebo nemá zobrazit. K tomu využijte místní nabídku (otevřenou pravým tlačítkem myši). Dostanete bohatý seznam všeho, co se má zobrazovat nebo skrývat. To, co se aktuálně zobrazuje, či spíše může zobrazovat, pokud by byla k dispozici data, má po levé straně zaškrtnutí. Toto zaškrtnutí přidáte nebo uberete klepnutím právě na aktuální řádek. Ale ruku na srdce – opravdu si tady přejete něco změnit? Jediné, do čeho byste jako začátečníci mohli zasáhnout, jsou položky Počet buněk s číselnými hodnotami, Minimum, Maximum. Prostřednictvím těchto informací vám totiž podává stavový řádek informace o matematických operacích s vybranou oblastí; více se o tom ale dočtete v kapitole o vzorcích.
Stavový řádek podává pouze informace, nic odsud nelze změnit. Pokud tedy například změníte zaškrtnutí u položky Caps Lock, neznamená to ještě, že jste tento režim klávesnice vypnuli nebo zapnuli, k tomu jsou jiné nástroje.
Nikdy nerušte zobrazení režimu buňky!
Obrázek 1.26: Jak změnit zobrazení informací na stavovém řádku
Úvod do Excelu 31
1.7 Odvolejte akci! Pokud si myslíte, že jsme vás stále ještě nepřivedli k nějaké smysluplné práci, máte možná pravdu, ale nechtějte všechno najednou. Ostatně, v experimentování vám nikdo nebrání, klidně Excel zkoumejte po libosti. Nebojte se, prakticky nic nemůžete pokazit, to jen v případě, že byste v uloženém sešitu s důležitými daty udělali nějaké podstatné změny a ty pak uložili… O tomto riziku se dočtete více v příští kapitole. Teď si řekneme, co udělat, když už něco doopravdy pokazíme. A to se stává až nebezpečně často. Budete se divit, kolikrát se vám povede sáhnout na pásu karet někam jinam, nebo si přepsat buňku, která byla důležitá, případně napsat něco někam, kam jste vůbec nechtěli. Prakticky každou chybnou akci lze odvolat a vrátit stav, ve kterém se data na listu nacházela předtím. Chcete-li odvolat poslední akci, prostě stiskněte tlačítko Zpět na panelu nástrojů Rychlý přístup. Tutéž akci spustí stisk klávesové zkratky Ctrl+Z. Protože někdy přijdete na to, že vaše kroky jsou chybné, přece jen o něco později, je možné odvolat několik akcí najednou. Tlačítko Zpět dává k dispozici nabídku s přehledem akcí, které lze odvolat, z nichž můžete vybírat podobně jako Obrázek 1.27: Odovlání pěti posledních akcí na obrázku 1.27. Skutečností je, že v této situaci s odvoláním páté akce odvoláte všechny čtyři předchozí. Pokud byste to s odvoláváním akcí přehnali, můžete odvolání akce opět odvolat, a to stiskem tlačítka Znovu na panelu nástrojů Rychlý přístup, nebo stiskem klávesové zkratky Ctrl+Y.
Některé akce nelze odvolat, mezi ně patří například vložení nebo odstranění listu. V takovém případě vás však bude Excel před případnou havárií varovat.
Odstraníte-li ze sešitu list, vymaže se celý seznam odvolatelných akcí pro aktuální sešit.
Otázka zní – co když v seznamu akcí je taková, kterou odolat nechci, ale odvoláním akcí následujících ji musím zrušit. V takovém případě nezbude než udělat poněkud drsné kroky k nápravě. Závisí opravdu na tom, o jak velkou změnu se jedná, kdyby třeba šlo o vložení velkého bloku dat, tak se taková akce asi vyplatí. Především byste si měli udělat kopii listu, na kterém jsou změny, které chcete před odvoláním akcí zachovat (podrobný postup hledejte dále, nyní jen řekneme, že stačí přesunout ouško listu za trvalého stisku klávesy Ctrl). Toto Excel nepovažuje za akci, akce k odvolání jsou nadále plně k dispozici. Další možností je uložit celý sešit pod jiným názvem, tedy i se všemi úpravami. Potom se můžete vrátit k původnímu sešitu a tam změny odvolávat. Data z obou sešitů pak budete ovšem muset sestavit nějak dohromady.
32 Excel 2013 – podrobný průvodce
1.8 Rychlá analýza Pokud vyberete na listu libovolnou oblast s daty, dostane se vám možnost tato data rychle analyzovat. Zatím jste se nikde nedočetli, jak vytvořit výběr, ale to nevadí. Je to úžasně jednoduché. Buď přejeďte po vybírané oblasti při stisknutém levém tlačítku myši, nebo pro výběr celé tabulky stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+* (hvězdička na numerické klávesnici). Jakmile to uděláte, v pravém dolním rohu výběru se zobrazí tlačítko Rychlá analýza. Stiskněte je, zobrazí se bublina jako na obrázku 1.28, z níž si můžete zvolit, zda chcete tabulku podmíněně formátovat nebo třeba vytvořit graf.
Obrázek 1.28: Rychlá analýza dat
V této knize najdete ještě podrobnější zmínku o grafech, formátování, tabulkách a minigrafech, ale celkové součty si můžete vyzkoušet hned. Když najedete na některou z nabízených položek, nemusíte ji ani potvrzovat. Dynamický náhled ukáže předem v listu, jak by akce dopadla při dokončení – viz obrázek 1.29.
Pokud byste chtěli tlačítko Rychlá analýza znovu zobrazit, stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+Q.
Obrázek 1.29: Dynamický náhled součtu
Úvod do Excelu 33
2.
Dokumentem Excelu je sešit Dokumentem Excelu je sešit. Ten se skládá z několika listů; ve výchozím stavu je vložen do nového sešitu právě jeden list.
Nejčastější chybou začátečníků, ale mnohdy i pokročilých uživatelů, je důležité opomenutí. Každý sešit je třeba uložit, a to nejpozději tehdy, když je vyplněno prvních pár buněk. Pak vás v každém okamžiku může potkat nehoda v podobě ztráty dat, a to i přesto, že MS Office má proti tomu několik ochranných opatření. Celá tato kapitola je tedy věnována způsobu, jak minimalizovat ztráty dat. Proto zde najdete informace o otevření nového sešitů, uložení a ukládání aktuálního sešitu, a také jeho zálohování.
2.1 Nový sešit Jakmile spustíte Excel, otevře se úvodní obrazovka, na níž se rozhodnete o dalším postupu – viz obrázek 1.3. Vyberete-li některou z šablon (nebo také položku prázdný dokument, což je rovněž šablona), otevřete nový sešit, který dostane pracovní název Sešit1. Tento název se zobrazí v záhlaví okna. Chcete-li otevřít nový sešit později (třeba proto, že jste se po spuštění rozhodli jinak), potom: ❚ Stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+N, tím obejdete vše a vytvoří se nový prázdný sešit. ❚ Přejděte na kartu Soubor → Nový. Opět se vám zde nabízejí šablony; zvolte si jednu z nich. Dostupných šablon je velký počet. Jsou rozděleny do několika kategorií, šest z nich (Rozpočet, Faktura, Kalendáře, Výdaje, Seznam, Plán) se nabízí přímo na ploše karty Soubor. Vyberte jednu z nich klepnutím na odkaz pod polem Hledat šablony na Internetu. Po výběru kategorie můžete volit přímo na ploše karty Soubor, nebo vybírat další kategorie z rozsáhlého seznamu po pravé straně.
Někdy budete muset chvíli počkat, Excel načítá šablony z internetových stránek firmy Microsoft.
Vyšetřete si chvíli času a prohlédněte si, co vlastně máte k dispozici. Později si možná ušetříte práci, rozhodně nedělejte to, co už je hotovo, i kdyby to měl třeba jen rozpočet domácnosti.
Dokumentem Excelu je sešit 35
Pokud se vám nějaká šablona zamlouvá, můžete ji přišpendlit na úvodní plochu karty Soubor → Nový; v pravém dolním rohu miniatury šablony najdete špendlík, tedy tlačítko Připnout do seznamu. Nevyhoví-li vám nabízené kategorie, můžete zkusit zapsat heslo do pole Hledat šablony na internetu. Zkuste napsat třeba auto, škola nebo podnikatel. Excel se bude snažit vám maximálně vyhovět, ne vždy však bude výsledek kladný.
Kromě toho se vám zde mohou nabízet i šablony pro jiné aplikace MS Office, které danému heslu odpovídají. Například pro heslo „děti“ existuje víc než 10 šablon pro PowerPoint. Vyberete-li takovouto šablonu, spustíte tím nejdříve příslušnou aplikaci. Zpět k původnímu zobrazení karty Soubor → Nový se dostanete stiskem tlačítka Domů.
Obrázek 2.1: Otevření nového sešitu podle šablony
Zvolíte-li některou ze šablon, Word vám nejdříve nabídne její náhled, podobně jako na obrázku 2.2. Ještě stále můžete vybírat, přejděte k jiné šabloně stiskem kulatých tlačítek se šipkami po stranách náhledu, nebo kurzorové klávesy. Nevyberete-li si nic, zrušte prohlížení náhledů stiskem Esc, naopak výběr šablony potvrďte stiskem tlačítka Vytvořit.
36 Excel 2013 – podrobný průvodce
Obrázek 2.2: Výběr šablony
Kromě šablon, které pro vás vytvořili autoři MS Office, můžete z karty Soubor → Nový otevřít i vlastní šablony. Pokud existují, nabídne vám Excel na ploše této karty kategorii OSOBNÍ. Více o vlastních šablonách se dočtete o několik stránek dále v kapitole Uložení dokumentu jako šablona.
2.2 Uložení sešitu Ať už vytvoříte prázdný dokument, nebo otevřete nový dokument podle šablony, s pracovním názvem Sešit se daleko nedostanete. Tento název by vás měl v záhlaví okna dráždit stejně jako rudá barva býka.
2.2.1 První uložení sešitu Neváhejte a sešit uložte. 1. Pro první uložení sešitu je třeba přejít na kartu Soubor → Uložit jako (v tomto případě stačí i příkaz Uložit, ale tutéž akci vyvolá i stisk klávesové zkratky Ctrl+S). Učiníte-li tak poprvé, Excel vám nabídne k uložení složku Knihovny (ve Windows 7) nebo Dokumenty (ve starších verzích). V obou případech se jedná o totéž, pokud se vydáte touto cestou, stanou se uložená data součástí vašeho osobního profilu a vždy je na tomto místě najdeme. 2. Karta Soubor vám nabízí tři výchozí místa pro uložení dokumentu; v tuto chvíli se soustředíme na uložení do počítače, proto tuto položku vyberte – viz obrázek 2.3. 3. Dále se vám nabídne několik posledních složek, se kterými jste pracovali. Vyberte tu z nich, která se hodí, a pokud ji zde nenajdete, stiskněte tlačítko Procházet. 4. V dialogovém okně Uložit jako se nabízí výchozí složka pro ukládání dokumentů Excelu. Můžete ji ponechat, nebo zvolit jinou. Potom postupujte cestou Počítač → Disk → Složka atd. 5. Překontrolujte, zda je v seznamu Uložit jako typ nastavena položka Sešit Excelu (*.xlsx). Je-li tomu jinak, tuto položku zde vyberte. 6. Zadejte název dokumentu do pole Název souboru; příponu nemusíte psát, o tu se postará Excel – viz obrázek 2.4.
Dokumentem Excelu je sešit 37
Obrázek 2.3: Výběr místa pro uložení dokumentu
Obrázek 2.4 Uložení sešitu Excelu
7. Stiskněte tlačítko Uložit. Dialogové okno Uložit jako se zavře a sešit je nyní uložen na disku ve vybrané složce.
Omlouváme se tímto naprostým začátečníkům, ale podrobněji se tomuto postupu věnovat nemůžeme. Pochopení principu operací se soubory patří k základním znalostem při práci u počítače a musí se každému uživateli stát rutinou.
38 Excel 2013 – podrobný průvodce
Výchozí místo pro uložení dokumentů Excelu je nastaveno do složky C:\Users\(uživatel)\Documents. Je pravděpodobné, že se vám to nebude zamlouvat, vyhradili jste si určitě pro dokumenty Excelu jinou složku. Navíc tato složka je nevýhodná už proto, že se nachází na systémovém disku, a ten podléhá destrukci při každé nové instalaci systému. Chcete-li výchozí místo pro ukládání sešitů Excelu změnit, otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Excel a v kategorii Uložit zadejte jinou cestu do pole Výchozí umístění souborů.
Abyste neudělali chybu při zápisu, zkopírujte sem tuto adresu z adresného řádku okna aplikace Průzkumník, v němž je tato složka otevřena.
Při další práci však nikdy nesmíte zapomenout na to, že vše, co se sešitem uděláte, je obsaženo jen a jen v operační paměti počítače, a ta je, jak známo, velmi nespolehlivá. Všechny změny se octnou na pevném disku až během průběžného ukládání. Dokument je třeba v pravidelných intervalech ukládat, a to nejlépe stiskem klávesové zkratky Ctrl+S, nebo stiskem tlačítka Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup.
2.2.2 Jak uložit sešit tak, aby byl dostupný i ve starších verzích Staršími verzemi se zde rozumí Excel 97–2003; je nepravděpodobné, že by někdo pracoval s něčím ještě starším. Počínaje Excelem 2007 se dokumenty ukládají v novém komprimovaném formátu XLSX, který není se staršími verzemi kompatibilní. Jestliže tedy svůj sešit posíláte někomu, o kom bezpečně víte, že používá starší verzi, buďte k němu laskaví a uložte dokument tak, aby tomu jeho Excel rozuměl. Přitom můžete postupovat takto: 1. Pokud sešit ještě není uložen, uložte jej nejdříve do formátu XLSX. 2. Přejděte na kartu Soubor → Exportovat. 3. Na ploše okna vyberte položku Změnit typ souboru. 4. V seznamu Změnit typ souboru vyberte položku Sešit Excelu 97 – 2003 (*.xls) – viz obrázek 2.5. 5. Stiskněte tlačítko Uložit jako. Otevře se dialogové okno Uložit jako. 6. Zadejte název do pole Název souboru. 7. Stiskněte tlačítko Uložit.
Obrázek 2.5: Výběr formátu souboru při exportu
Dokumentem Excelu je sešit 39
8. Teď nastávají komplikace. Otevře se dialogové okno Microsoft Excel – kontrola kompatibility – viz obrázek 2.6. Novější verze Excelu mohou totiž vložit do dokumentu formátování nebo další vlastnosti, které do staršího formátu uložit nelze. Prostudujte si, na co vás Excel upozorňuje, a s tím, že dojde k určitým ztrátám, se musíte smířit. 9. Jestliže chcete tuto informaci uložit i se sešitem, stiskněte tlačítko Kopírovat do nového listu. 10. V opačném případě stiskněte tlačítko Pokračovat. Sešit se uloží, ale je třeba si jej zkontrolovat, zda je skutečně ještě použitelný.
Obrázek 2.6: Ne všechno se dá do staršího formátu uložit
2.2.3 Jak exportovat sešit Kromě toho, že lze sešit uložit do formátu pro starší verze Excelu, máte možnost sešit uložit (Exportovat) do několika dalších formátů. ❚ Formát PDF – na kartě Soubor → Exportovat zvolte položku Vytvořit dokument PDF/XPS a dále stiskněte tlačítko Vytvořit soubor PDF/XPS. Pro prohlížení v tomto formátu je určen především program Adobe Reader. ❚ Formát ODS – na kartě Soubor → Exportovat zvolte položku Změnit typ souboru a pokračujte výběrem položky Formát ODS a stiskem tlačítka Uložit jako. S tímto formát se pracuje v balíku programů OpenOffice.org. ❚ Formát TXT – na kartě Soubor → Exportovat zvolte položku Změnit typ souboru a pokračujte výběrem položky Text (oddělený tabulátory (*.txt). Takový dokument jde pak otevřít v každém programu určeném pro práci s textem, ztratí se však všechny formátovací charakteristiky, vzorce atd. Podobně lze uložit dokument do formátu TXT (s mezerami) nebo CSV (s čárkami). ❚ Jiný typ souboru – jakýmkoli způsobem otevřete dialogové okno Uložit jako a pak vybírejte z rozsáhlého rozevíracího seznamu Uložit jako typ. Kromě jiného lze takto sešit uložit i jako webovou stránku.
2.3 Otevření sešitu K uloženému dokumentu se často budete vracet, mnohdy i denně. V tom případě je třeba vždy sešit otevřít. Existuje několik postupů, jak to udělat, s nejdůležitějšími se teď seznámíte. Máte-li otevřené okno aplikace Průzkumník, můžete sešit Excelu otevřít poklepáním na jeho ikoně. Pokud nemá soubor příponu XLSX (XLS, XLSM), lze jej otevřít pomocí Excelu (je-li to ovšem možné) z místní nabídky – Otevřít v programu → Excel (aplikace klasické pracovní plochy). Takto lze otevřít například soubory formátu CSV, TXT, ODS apod.
40 Excel 2013 – podrobný průvodce
Pokud se sešit nachází mezi deseti dokumenty, se kterými jste naposledy pracovali, můžete na hlavním panelu otevřít místní nabídku tlačítka Excelu (pravým tlačítkem myši) a zde sešit vybrat a klepnutím otevřít jako na obrázku 2.7. Naposledy otevřené sešity se nabízejí i na kartě Soubor → Otevřít → Poslední sešity, ale tam mají přednost soubory připnutí – viz obrázek 2.8.
Chcete-li sešit Excelu na toto místo připnout, stiskněte tlačítko Připne tuto položku do seznamu. Nachází se po pravé straně a svým vzhledem připomíná špendlík. Podobně opět položku odepnete, tlačítko má nyní ovšem název Odepne tuto položku ze seznamu.
Obrázek 2.7: Naposledy otevřené soubory najdete na hlavním panelu
Obrázek 2.8: Karta Soubor → Otevřít
Sešit lze otevřít z dialogového okna Otevřít, k němuž získáte přístup z karty Soubor → Otevřít → Počítač → Naposledy použité složky nebo Procházet.
I naposledy použité složky lze připnout do seznamu.
Dialogové okno Otevřít je nastaveno tak, aby se v něm nabízely všechny soubory, s nimiž Excel dokáže pracovat, ale žádné jiné. Pokud si přejete změnu (většinou asi ne), zvolte v rozevíracím seznamu spřaženém s polem Název souboru jinou položku. Vyberte disk a složku, kde se sešit nachází, sešit na ploše okna vyberte a stiskněte tlačítko Otevřít – viz obrázek 2.9.
Nikdy nesmíte zaměnit dialogová okna Otevřít a Uložit jako. Pokud byste omylem otvírali dokument pomocí dialogového okna Uložit jako (je úplně stejné), mohlo by se stát, že byste si přepsali důležitý dokument prázdným sešitem.
Dokumentem Excelu je sešit 41
Obrázek 2.9: Dialogové okno Otevřít
Povšimněte si tlačítka Otevřít v dialogovém okně Otevřít. Není totiž úplně jednoduché a dává vám vybrat z několika způsobů, jak dokument otevřít. ❚ Otevřít – sešit se otevře běžným způsobem. ❚ Otevřít jen pro čtení –dokument se otevře, ale v záhlaví je doplněn poznámkou „jen pro čtení“. Můžete jej běžným způsobem editovat, ale změny nelze uložit do původního souboru. Je třeba jej uložit pod jiným názvem nebo do jiné složky. ❚ Otevřít kopii – Excel nejdříve vytvoří ve složce kopii dokumentu, která se nazývá stejně jako originál, jen je doplněna slovem „kopie“, a tu pak otevře. ❚ Otevřít v chráněném zobrazení – otevře dokument tak, aby v něm nebylo možné udělat jakékoli úpravy. Chcete-li přesto do dokumentu zasáhnout, je třeba stisknout tlačítko Povolit úpravy, které se nabízí spolu s informací pod pásem karet – viz obrázek 2.11. V tomto režimu otevře Excel bez nějakého vyptávání všechny „podezřelé“ sešity, především ty, které dorazily elektronickou poštou, ale třeba i vaše vlastní, které jste vytvořili před určitým časem v jiném počítači. ❚ Otevřít a opravit – lze doporučit, pokud se dokument brání otevření nebo se v něm vyskytují jiné chyby. Excel se vynasnaží převést sešit do použitelného stavu.
Obrázek 2.10: Jak otevřít sešit jen pro čtení
Obrázek 2.11: Sešit je otevřen v chráněném zobrazení
42 Excel 2013 – podrobný průvodce
2.4 Uložení dokumentu jako šablona V kancelářské nebo technické praxi se stává, že několikrát po sobě pracujete s dokumentem stejného typu. Tímto dokumentem může být seminární práce, přehled o výrobě za určité období, měsíční platba DPH apod. Jednotlivé dokumenty se podobají jeden druhému jako vejce vejci, jen s tím malým rozdílem, že obsahují řece jen poněkud odlišná data. Ale vše ostatní – počet listů a jejich názvy, vzhled a formát tabulek, ohraničení buněk, vzorce – je naprosto shodné. Jistě se sami sebe zeptáte, proč mám dělat něco, co už je hotové, a začnete hledat cesty, jak si práci usnadnit. Některé možnosti už jsme zmínili: ❚ Otevřený sešit můžete uložit pod jiným názvem, pak ale musíte všechna data smazat tak, abyste mohli vkládat data nová. ❚ Uložený sešit lze otevřít jako kopie (dialogové okno Otevřít → nabídka tlačítka Otevřít → Otevřít kopii. I v tomto případě je třeba stará data odstranit. Uložte si dokument jako šablonu, to je to správné řešení! 1. Otevřete sešit, který bude sloužit jako základ pro šablonu. 2. Vymažte data, která nebudete používat, vše ostatní ponechte (vzorce, formáty, legenda tabulek apod.). 3. Na kartě Soubor → Exportovat vyberte položku Změnit typ souboru. 4. V seznamu Změnit typ souboru vyberte položku Šablona (*.xltx). 5. Stiskněte tlačítko Uložit jako. Otevře se dialogové okno Uložit jako. 6. Zkontrolujte, zda je aktuálně otevřená složka Users\(jméno uživatele)\Dokumenty\Vlastní šablony Office, což je výchozí složka pro šablony. 7. Zadejte název šablony do pole Název souboru. 8. Stiskněte tlačítko Uložit. 9. Aktuální sešit se uloží jako šablona. Od tohoto okamžiku platí, že každá změna, kterou uděláte a uložíte, se promítne do šablony! Šablonu zavřete. 10. Zkuste otevřít dokument podle této šablony. Otevřete kartu Soubor → Nový, a stisknete tlačítko OSOBNÍ, zde se nabízejí vaše vlastní šablony, jako na obrázku 2.12.
Obrázek 2.12: Otevření sešitu podle vlastní šablony
Dokumentem Excelu je sešit 43
Pokud byste chtěli šablonu upravit, je třeba ji otevřít prostřednictvím dialogového okna Otevřít.
Jestliže šablonu uložíte dialogovým oknem Uložit jako, které ovšem otevřete z karty Soubor → Uložit, můžete současně uložit miniaturu, která vám pak pomůže v orientaci mezi šablonami. Takto jsou uloženy první a třetí šablona na obrázku 2.12. Poklepete-li v aplikaci Průzkumník na ikonu šablony, neotevře se šablona k editaci, ale nový dokument otevřený podle této šablony.
Výchozí místo pro ukládání šablon se nachází na systémovém disku. Při nové instalaci systému můžete tedy o tohoto místo a tedy i o tyto šablony přijít. Proto si můžete ručit vlastní úložiště šablon. V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel v kategorii Uložit zadejte jinou cestu do pole Výchozí umístění osobních šablon.
2.5 Vlastnosti sešitu Každý dokument MS Office si s sebou nese přehled důležitých vlastností. Některé se přiřazují automaticky (velikost souboru, čas posledního uložení), jiné můžete ovlivnit sami. Vlastnosti souborů vám mohou velice pomoci při jejich organizaci, hledání, anebo také při editaci záhlaví a zápatí. Vlastnosti sešitu jsou dostupné na kartě Soubor → Informace. Tato karta se otvírá automaticky, jakmile přejdete na kartu Soubor. Vše je přehledně uspořádáno po pravé straně karty; některé parametry lze doplnit přímo odsud, ale je to nepraktické. Jestliže využijete nabídky tlačítka Vlastnosti, můžete si vlastObrázek 2.13: Vlastnosti sešitu jsou dostupné nosti aktuálního sešitu nechat zobrazit buď jako Panel dona kartě Soubor → Informace kumentu, nebo jako dialogové okno (příkaz Upřesnit vlastnosti). Panel Vlastnosti dokumentu si můžete prohlédnout na obrázku 2.14. Je ukotven v horní části okna pod pásem karet. Sami sem můžete do volných polí doplnit to nejdůležitější, co charakterizuje tento sešit.
Obrázek 2.14: Vlastnosti – Panel dokumentu
44 Excel 2013 – podrobný průvodce
Pro detailní přehled vlastností je ale určeno dialogové okno, které otevřete i z panelu vlastností stiskem tlačítka Vlastnosti dokumentu → Upřesnit vlastnosti. Toto dialogové okno (viz obrázek 2.15) má pět karet, sami můžete zasáhnout do karty Souhrnné informace a Vlastní.
Obrázek 2.15: Dialogové okno vlastností sešitu
2.6 Ochrana sešitu Svá data byste měli chránit před nepovolanými osobami, a to tím pečlivěji, čím důležitější tato data jsou. Jistě nebude váš nadřízený nadšen, když zjistí, že se s detailními daty o vaší práci seznámila konkurence. A co teprve, kdybyste pracovali na tajném projektu… Sešit můžete již během ukládání uzamknout heslem. V dialogovém okně Uložit jako rozevřete nabídku tlačítka Nástroje a z ní zadejte příkaz Obecné možnosti. V otevřeném okně Obecné možnosti můžete zadat: ❚ Heslo pro otevření. Sešit neotevře nikdo, kdo heslo nezná, každá další snaha bude marná. ❚ Heslo pro úpravy. Sešit sice bude možné otevřít, ale jen pro čtení, aby bylo možné jej upravovat, je třeba zadat heslo. ❚ Doporučeno jen pro čtení. Sešit se při otevření dotáže, zda má být otevřen jen pro čtení či nikoli. Zde nejde ani tak o ochranu dat jako o ochranu před nežádoucí editací. Obrázek 2.16: Ochrana sešitu heslem Když se pokusíte otevřít chráněný sešit, otevře se dialogové okno jako například na obrázku 2.16. Nezbude vám než vložit heslo, jinak máte smůlu…
Pokud je sešit zamčený pro úpravy, nabídne se vám ještě možnosti otevřít sešit jen pro čtení.
Obrázek 2.17: Otevření zamčeného souboru
Dokumentem Excelu je sešit 45
2.7 Odeslání sešitu Je pravděpodobné, že budete často odesílat sešity Excelu jako přílohy elektronické pošty, zejména pokud spolupracuje s dalšími lidmi na společném úkolu. Při standardním postupu se nejdříve píše zpráva a potom se k ní přikládá soubor, ale Excel umožňuje i opačný postup. Začínat budete s otevřeným (a uloženým) sešitem Excelu, který chcete odeslat. 1. Přejděte na kartu Soubor → Sdílet. 2. Vyberte položku E-mail. 3. V seznamu E-mail stiskněte tlačítko Odeslat jako přílohu – viz obrázek 2.18. Otevře se okno nového zprávy elektronické pošty.
Obrázek 2.18: Odeslání souboru elektronickou poštou
4. Doplňte adresu příjemce. 5. Vložte předmět zprávy. 6. Napište text zprávy – porovnejte s obrázkem 2.19. 7. Protože je aktuální soubor již přiložen, stiskněte tlačítko Odeslat.
Obrázek 2.19 Zpráva elektronické pošty
46 Excel 2013 – podrobný průvodce
3.
Pracujeme v oknech Základním pracovním prostředím je okno, to vědí všichni, kteří si nějakým způsobem přičichli k Windows. Pokud máte zkušenosti se staršími verzemi Office, tak budete asi překvapeni. Excel 2013 zcela zrušil dokumentová okna, namísto toho otevře každý sešit zvlášť v okně aplikačním. Neznamená to ovšem několikanásobné spuštění Excelu, ten je spuštěn jenom jeden, ale každému otevřenému dokumentu dá dokonalé prostředí aplikačního okna, s vlastním pásem karet, s vlastním panelem nástrojů Rychlý přístup, s vlastním nastavením.
Abyste si mohli vyzkoušet, jak se okny sešitů Excelu vlastně pracuje, otevřete si přinejmenším tři nebo čtyři sešity. Nevadí, když v nich nebudou popřípadě žádná data, mohou být i prázdné, jen byste je mohli rozlišit zápisem nějakého textu do buňky A1 nebo změnou barvy buněk.
3.1 Přepínání mezi otevřenými sešity Každému sešitu přísluší na hlavním panelu jedno tlačítko; protože by ale takto Excel mohl hlavní panel zahltit, řeší se to tak, že po najetí na tlačítko Excelu se zobrazí náhledy všech otevřených dokumentů jako na obrázku 3.1. Klepnutím na některý z těchto náhledů se stane tento sešit aktivním a od tohoto okamžiku je jeho okno umístěno zcela navrchu a můžete s ním pracovat.
Obrázek 3.1: Sešity Excelu na hlavním panelu
K otevřenému sešitu Excelu se dostanete také s využitím klávesové zkratky Alt+Tab. Když ji stisknete, zobrazí se uprostřed displeje panel s náhledy všech otevřených oken jako na obrázku 3.2. Mezi nimi lze vybrat náhled toho okna, s kterým chcete pracovat, a klepnout na něj. Můžete však také držet nadále stisknutou klávesu Alt a několikrát ještě stisknout klávesu Tab; aktivní výběr se vždy přesune na následující náhled.
Pracujeme v oknech 47
Obrázek 3.2: Přepínání mezi otevřenými okny stiskem klávesové zkratky Alt+Tab
Výše popsané metody mají jednu nevýhodu – pletou se vám před očima i pod rukama všechna otevřená okna všech spuštěných aplikací, a je-li jich víc, stává se situace nepřehlednou. Mnohé se uklidní, když budete vycházet z otevřeného okna Excelu. Na kartě Zobrazení → Okno stiskněte tlačítko Přepnout okna a z jeho nabídky vyberte to okno, s nímž chcete nadále pracovat – viz obrázek 3.3.
Obrázek 3.3: Přepnutí mezi otevřenými okny z pásu karet Zobrazení
Nejrychlejší přechod mezi otevřenými sešity Excelu způsobí stisk klávesové zkratky Ctrl+F6, nebo Ctrl+Shift+F6.
Pokud často pracujete se dvěma podobnými sešity (jsou na nich například uložena stejná data v jiném časovém období), udělejte vše, abyste je na první pohled poznali, třeba výrazně odlišným zbarvením buněk.
3.2 Uspořádání oken Otevřená okna Excelu lze (podle možností) uspořádat rovnoměrně na displeji. K tomu je třeba na kartě Zobrazení → Okno stisknout tlačítko Uspořádat vše. Otevře se dialogové okno Uspořádat okna – viz obrázek 3.4. Výběrem polohy v přepínači Uspořádat určete způsob rozmístění oken. Skutečností je, že na malém monitoru už čtyři otevřená a uspořádaná okna vytvoří nepřehlednou změť. Pak si můžete pomoci tím, že dočasně skryjete pás karet (Ctrl+Shift+F1).
Pokud je některé okno minimalizované (sbalené do tlačítka na hlavním panelu), toto uspořádání se ho netýká.
48 Excel 2013 – podrobný průvodce
Obrázek 3.4: Uspořádání otevřených oken Excelu
3.3 Zobrazení stejného sešitu v několika oknech Může nastat situace, kdy bude potřebovat mít otevřené dva různé listy stejného sešitu. Nekonečné přepínání mezi listy je sice docela rychlé, ale časem otráví. Proto nám Excel dává možnost zobrazit stejný sešit v několika oknech. Potom stačí stisknout tlačítko Nové okno na kartě Zobrazení ve skupině Okno. Otevře se další okno a v něm spatříte totéž co v aktivním okně před započetím akce. Toto nové okno je samostatným oknem, Excel se nestará o to, co je v něm obsaženo, a uspořádá je stejně jako všechna ostatní, třeba tak jako na obrázku 3.5. Pouze v dialogovém okně můžete zaškrtnout políčko Okna aktivního sešitu. Pak Excel uspořádá pouze okna jediného otevřeného sešitu a ostatní sešity bude ignorovat. Obě okna mají v záhlaví stejný název souboru, liší se jen pořadovým číslem. Protože se jedná o tentýž dokument, změny, které uděláte v jednom z oken, se okamžitě promítnou i v okně druhém. Často potřebujete obsahem okna rolovat, tabulky totiž bývají mnohem větší, než je vymezený prostor v okně. Rolovat oknem můžete buď pomocí kolečka myši, nebo s využitím svislého posuvníku. Potřebujete-li ale posunovat oběma okny, pak si můžete zapnout synchronní posuv. Nejdříve je ale třeba stisknout tlačítko Zobrazit vedle sebe na kartě Zobrazení ve skupině Okno. Otevře se dialogové okno Porovnat vedle sebe, které se vás otáže, jaké okno si přejete zobrazit vedle právě aktivního okna tak, jak je vidět na obrázku 3.6 Pokud jsou otevřená jen dvě okna, žádný dotaz samozřejmě nedostanete.
Pracujeme v oknech 49
Obrázek 3.5: Uspořádání oken stejného sešitu
Obrázek 3.6: Dialogové okno Porovnat vedle sebe
Jakmile si vyberete a stisknete tlačítko OK, uspořádají se tato dvě okna podle posledního nastavení v dialogovém okně Uspořádat okna. Stisknete-li nyní tlačítko Synchronní posuv na kartě Zobrazení ve skupině Okno, budou obě okna reagovat na otáčení tlačítka myši nebo na změny posuvníku současně.
3.4 Práce se dvěma monitory Máte-li dva monitory, můžete schopnost Excelu zobrazit každý dokument v samostatném okně plně využít. Máte dvojnásobný pracovní prostor, a potřebujete-li tedy pracovat se dvěma sešity Excelu, lze snadno jeden z nich přetáhnout na sousední okno. Pro méně znalé – uchopte okno za záhlaví a za trvalého stisku levého tlačítka myši je přesuňte tam, kam potřebujete. Zadáte-li příkaz pro maximalizaci okna, okno se maximalizuje do toho displeje, na kterém se nachází jeho převážná část. Zadáte-li příkaz pro uspořádání oken (karta Zobrazení → Okno → Uspořádat vše) a před uspořádáním bude každé okno na jiném monitoru, uspořádají se všechna okna podle nastavení, ale zůstanou současně na svých monitorech. Není však vůbec nutné, abyste na obou monitorech měli současně dvě okna Excelu, právě naopak. Velmi často budete pracovat s dvěma různými aplikacemi. Například do dokumentu Wordu budete vkládat tabulku Excelu. Pak se jistě vyplatí obsadit jeden displej tabulkou Excelu a kopírovat mezi oběma okny pak můžete s neuvěřitelným pohodlím.
50 Excel 2013 – podrobný průvodce
Toto je pouze náhled elektronické knihy. Zakoupení její plné verze je možné v elektronickém obchodě společnosti eReading.