Evaluasi Kinerja Sistem Informasi pada PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Panjang Menggunakan Framework COBIT 5 Domain Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) Yola Victoria Tagatari1), Agustinus Fritz Wijaya2), Yani Rahardja3) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Jalan Diponegoro No 52-60 Salatiga 50711, Telepon: (0298) 321212, Indonesia E-mail:
[email protected]),
[email protected]),
[email protected])
ABSTRAK PT. Pelindo II (Persero) cabang Panjang merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di jasa pelayanan kapal. Dalam pengolahan data PT. Pelindo II (Persero) cabang Panjang telah menggunakan sistem pelayanan kapal yaitu SIMOPEL (Sistem Informasi Manajemen Operasional Pelabuhan) yang dapat membantu memperlancar proses pelayanan. Penggunaan sistem informasi tersebut diperlukan proses pengawasan, evaluasi kesesuaian kinerja proses sistem informasi guna mengetahui apakah sistem berjalan sesuai dengan perencanaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat kapabilitas dan harapan pihak pengelola mengenai proses pengawasan, evaluasi penilaian kinerja proses sistem informasi pada PT. Pelindo II (Persero) cabang Panjang menggunakan framework COBIT 5 domain Monitoring, Evaluate and Asseess (MEA01). Hasil evaluasi ini diharapkan dapat mengetahui tingkat kapabilitas sistem TI yang sedang berjalan sebagai bahan pertimbangan evaluasi untuk meningkatkan pelayanan jasa kapal menjadi lebih baik.
Kata kunci: Evaluasi Kinerja, Sistem Informasi, BUMN, SIMOPEL, Framework COBIT 5
pengguna jasa dan pihak internal Pelindo II sendiri, karena
1. Pendahuluan
aplikasi tersebut dapat diakses kapan saja, dimana saja dan Perkembangan
pelayanan
menggunakan
teknologi
melalui perangkat komunikasi apa saja yang terhubung
informasi (TI) semakin meningkat, hal ini dapat dilihat
dengan internet. Penerapan ini perlu adanya kompleksitas
dengan adanya modernisasi dalam proses pelayanan jasa
pendukung
kapal. Seiring dengan adanya motto “Green Port” maka
kebutuhan pelanggan.
pelayanan
diharapkan
dapat
memenuhi
dari itu PT. Pelindo II (Persero) Cabang Panjang mengubah sistem manual jasa pelayanan kepelabuhan menjadi sistem
Aplikasi SIMOPEL pada PT. Pelindo II (Persero)
online. Saat ini, perusahaan telah menerapkan sistem
Cabang Panjang perlu ditegakkan dan ditingkatkan guna
informasi guna mendukung proses bisnis yang ada yaitu
memberikan
dengan menerapkan aplikasi yang bernama SIMOPEL
bertujuan agar penggunaan serta integrasi layanan internal
(Sistem Informasi Manajemen Operasi Pelabuhan) yang
dapat berjalan dengan semestinya sesuai dengan visi dan
bertujuan untuk dapat memberikan kemudahan bagi para
misi perusahaan. Tujuan yang ingin dicapai dengan adanya
kepuasan
* Corresponding author. Telepon: (0298) 321212 ext. 274. E-mail:
[email protected],
[email protected],
[email protected]
terhadap
pengguna.
Hal
ini
2
SNAPTI 2016
penelitian ini adalah untuk melakukan evaluasi kinerja
Penelitian yang masih ada keterkaitannya dengan
terhadap SIMOPEL pada PT. Pelindo II (Persero) Cabang
penelitian yang akan dilakukan ini yang berjudul “Analisis
Panjang guna meningkatkan kualitas pelayanan dengan
Kinerja Sistem Pelayanan Gangguan Jaringan Listrik PLN
menggunakan framework COBIT 5. COBIT 5 merupakan
Unit Layanan Salatiga DOMAIN MEA01 (Monitor,
salah satu kerangka kerja yang dibuat oleh ISACA
Evaluate, and Assess) dengan Framework COBIT 5”
(Information System Audit and Control Association) yang
dimana peneliti menganalisis kinerja dari sistem pelayanan
merupakan best practice dalam penyusunan tata kelola TI
gangguan pada daerah Unit Layanan Salatiga dan sekitar.
di berbagai organisasi. COBIT 5 telah mengkolaborasikan
Kerangka kerja yang digunakan adalah dengan COBIT 5
berbagai jenis standar dan metodologi yang bertujuan
tepatnya pada Domain MEA01 mengawasi, mengevaluasi,
untuk membantu organisasi dalam menerapkan tata kelola
menilai dan kinerja (Monitor, Evaluate, and Assess
TI yang baik.
performance). Dengan dilakukanya audit TI dengan framework COBIT 5 dapat diketahui tingkat kapabilitas
Hasil analisa diharapkan dapat menjadikan tolak ukur
sistem
TI
yang
sedang
berjalan
sebagai
bahan
kinerja sistem informasi yang sedang berjalan agar sesuai
pertimbangan evaluasi bagi stakeholder untuk lebih
dengan kebutuhan dan stabilitas penggunaan dalam
meningkatkan pelayanan sehingga dapat menjadi lebih
perusahaan dan dapat memberikan rekomendasi dalam
baik.
meningkatkan pengelolaan layanan yang berkelanjutan guna mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu,
Evaluasi atau penilaian kinerja adalah suatu proses yang
penelitian ini hendak menjawab pertanyaan penelitian:
digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang
“Bagaimana tingkat kapabilitas dan kondisi kinerja sistem
pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan
informasi pelayanan jasa kapal PT. Pelindo II (Persero)
tanggung jawabnya. TI adalah teknologi pendukung dari
cabang Panjang berdasarkan kerangka kerja COBIT 5.”
sistem informasi (SI), yaitu sistem berbasis TI yang mengelola komponen-komponennya berupa hardware, software, netware, dataware, dan brainware untuk
2. Landasan Teori
melakukan transformasi data menjadi informasi [3]. Penelitian sebelumnya yang berjudul “Analisis Tingkat
Penilaian kinerja merupakan penentuan secara periodik
Kematangan Sistem Informasi Pada RS Panti Wilasa Dr.
efektivitas
Cipto Semarang Menggunakan Framework COBIT 5”.
sasaran, standar, dan kriteria yang telah ditetapkan
Dalam penelitian tersebut memiliki tujuan utama yaitu
sebelumnya. Sistem informasi merupakan seperangkat
mengetahui
komponen yang saling berhubungan dan berfungsi
tingkat
kapabilitas
dan
harapan
pihak
operasional
suatu
berdasarkan
pengelola mengenai proses pengawasan, evaluasi penilaian
mengumpulkan,
kinerja proses sistem informasi pada RS Panti Wilasa Dr.
mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan
Cipto Semarang menggunakan framework COBIT 5
keputusan
domain Monitoring, Evaluate and Asseess (MEA01).
penilaian kinerja sistem informasi adalah suatu cara untuk
Pengukuran ini diharapkan dapat membantu proses
menentukan efektivitassebuah sistem informasi sebuah
pengawasan, evaluasi dan keseuaian kinerja sistem
organisasi dimana sistem informasi memiliki fungsi untuk
informasi di rumah sakit dan membantu pengambilan
mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan.
keputusan dalam mengembangkan pelayanan informasi
Penilaian kinerja dilakukan untuk mendorong keberhasilan
yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat.
dan
memproses,
organisasi
pengawasan
menyimpan
dalam
organisasi.
dan
Jadi
3
SNAPTI 2016
perusahaan
dalam
menerapkan
strategi
yang
telah
ditetapkan sebelumnya.
menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis TI yang mungkin muncul. COBIT versi 5 disusun oleh The IT Governance Institute (ITGI)
Tata kelola TI yang merupakan konsep pengelolaan
dan Information Systems Audit and Control Association
SI/TI menurut Weill dan Ross adalah “IT Governance
(ISACA). COBIT 5 menggabungkan pemikiran terbaru
sebagai
untuk
dalam tata kelola perusahaan dan manajemen teknik, dan
memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-
memberikan prinsip-prinsip yang diterima secara global,
strategi organisasi yang bersangkutan”. IT Governance
praktek, alat-alat analisis dan model untuk membantu
merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi
meningkatkan kepercayaan, dan nilai dari sistem informasi
dengan fokus kepada kegiatan manajemen dan penggunaan
[5].
keputusan-keputusan
yang
diambil,
TI untuk pencapaian organisasi. Sedangkan definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Definisi lain mengenai sistem informasi yaitu sebagai seperangkat komponen yang saling berhubungan dan berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan
dan
mendistribusikan
informasi
untuk
mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.
Informasi
menjadi
aset
penting
dalam
organisasi, sehingga suatu keamanan terhadap informasi Gambar 1. Prinsip-Prinsip COBIT 5 [5]
juga sangat diperlukan [4].
COBIT (Control Ojective for Information and related Technology) terbaik
adalah
(best
merupakan
practice)
bagi
sekumpulan pengelolaan
praktek teknologi
informasi (IT management). Framework COBIT adalah sebuah model atau kerangka kerja untuk mengkontrol sebuah lingkungan SI/TI atau sering disebut tata kelola SI/TI, dalam hal ini framework COBIT dapat membantu manajemen organisasi untuk mengetahui dan mengkontrol risiko
bisnis
akibat
penggunaan
SI/TI.
Menurut
Gondodiyoto, framework COBIT merupakan a set of best practices
(framework)
bagi
pengelolaan
TI
(IT
Governance). Dengan demikian dapat diartikan bahwa framework
COBIT
menjadi
pedoman
3. Metode Penelitian
yang
dapat
diandalkan untuk mengelola TI dalam rangka menunjang kinerja dan proses bisnis perusahaan, selain itu juga membantu auditor, pengguna dan manajemen untuk
Dalam melaksanakan penelitian pada PT. Pelindo II (Persero) Cabang Panjang, metode yang digunakan adalah metode kualitatif. Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data,
mengolah
dan
menganalisis
data
serta
menyimpulkannya. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik wawancara dan observasi. Tahapan penelitian digambarkan seperti yang terlihat pada Gambar 3.
4
SNAPTI 2016
Setelah
melakukan
mapping
IT
Goals,
tahapan
selanjutnya yaitu mapping RACI Chart untuk menentukan
Penelitian Awal
responden dan aktifitas yang dilakukan berdasarkan tugas
Pengumpulan Data Organisasi
dan
fungsinya
mapping
masing-masing.
RACI
Chart,
tahap
Setelah
melakukan
selanjutnya
adalah
pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan dengan Mapping IT Goals
cara wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan terkait dengan aplikasi SIMOPEL yang digunakan. Tahap selanjutnya setelah
Mapping RACI Chart
pengumpulan data yaitu pembahasan. Tahap pembahasan pertama yaitu analisis Maturity Level, pada tahap ini Pengumpulan Data Penelitian (Wawancara & Observasi)
dilakukan analisis untuk mengukur level kematangan TI berdasarkan hasil dari proses pengumpulan data. Tahap kedua
dari
proses
pembahasan
yaitu
analisis
gap/Kesenjangan pada tahap ini dilakukan analisis apabila
Pembahasan 1. Analisis gap / Kesenjangan 2. Analisis Maturity Model 3. Penyusunan Rekomendasi
masih ada kesenjangan antara Maturity Level saat ini dengan Maturity Level yang diharapkan. Tahap terakhir dari pembahasan adalah rekomendasi, pada tahap ini rekomendasi diberikan guna mengoptimalkan kinerja TI di
Kesimpulan
masa mendatang. Tahap terakhir yang dilakukan dalam peneltian ini adalah membuat kesimpulan dari apa yang
Gambar 3. Tahapan Penelitian
telah diteliti terkait kinerja TI khususnya aplikasi SIMOPEL pada PT. Pelindo II (Persero) Cabang Panjang.
Sebelum melakukan evaluasi kinerja TI pada PT. Pelindo II (Persero)
yang
Langkah awal yang dilakukan untuk Evaluasi Kinerja
dilakukuan setelah pengumpulan data organisasi dan studi
TI khususnya pada aplikasi SIMOPEL pada PT. Pelindo II
literatur COBIT 5 adalah mapping IT Goals. Tahap ini
(Persero) Cabang Panjang adalah dengan melakukan
dilakukan untuk memetakan apakah tujuan TI sudah
pemetaan antara Tujuan Bisnis dan Tujuan TI. Dari segi
sejalan dengan tujuan bisnis dari PT. Pelindo II (Persero)
perspektif internal tujuan bisnis menurut COBIT 5 yaitu,
Cabanag
harus
Peningkatan dan pemeliharaan fungsionalitas proses bisnis
diselaraskan oleh tujuan TI sehingga organisasi mampu
lebih sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan yakni
mencapai tujuan dengan dukungan TI yang dimiliki.
mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses
Adapun tujuan TI harus diimplementasikan oleh proses-
bisnis dibandingkan dengan perspektif internal lainnya.
proses TI yang terjadi pada dinas terkait sehingga tercipta
Karena dengan adanya peningkatan dan pemeliharaan
tata kelola TI yang baik.
fungsionalitas proses bisnis maka proses bisnis yang terjadi
Panjang.
Cabang Panjang, tahap
Tujuan
bisnis
organisasi
dapat dilakukan dengan cepat, efektif, dan efisien sehingga mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses bisnis.
5
SNAPTI 2016
Hasil evaluasi kinerja TI menggunakan COBIT 5 pada PT. Pelindo II (Persero) Cabang Panjang antara lain yaitu
terdapat pada SIMOPEL yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
menyajikan laporan manajemen operasional pelabuhan dibutuhkan dukungan perangkat teknologi pendukung
a.
sistem informasi yang dinamakan SIMOPEL. Aplikasi SIMOPEL
(Sistem
Informasi
and Comformance
Operasi
Objective ini digunakan untuk memastikan kinerja TI
Pelabuhan) ini terpasang pada cabang-cabang operasi
memberikan kontribusi bagi bisnis sesuai dengan arahan
Pelindo II yang mendukung core bisnis inti PT. Pelindo II
dan kebijakan yang sudah ditetapkan apakah telah sesuai
yaitu: Kapal, Barang, dan Rupa-rupa Usaha. Sedangkan
dengan kebutuhan PT. Pelindo II (Persero) Cabang
seluruh kegiatan TI dapat dibagi menjadi dua bagian dasar
Panjang. Hal ini bisa dilakukan dengan melihat kinerja TI
yaitu “Operation and Infrastructure” dan “Aplication
dalam pengelolaan SIMOPEL. Hasil dari maturity level
Development.”
dengan
dari subdomain MEA01 pada aplikasi SIMOPEL berada
penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan
pada nilai 0,66 yaitu kategori Performed Process, yang
keamanan. Sedangkan bagian Aplikasi bertanggung jawab
berarti
dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis.
mengawasi, dan menilai kinerja aplikasi SIMOPEL dan
Bagian
Manajemen
MEA01 – Monitor, Evaluate, and Assess Performance
Operasi
berurusan
telah
perusahaan Tujuan Pengendalian Internal pada PT. Pelindo II
terdapat
telah
kebijakan
memiliki
untuk
memonitor,
prosedur
dalam
mengimplementasikan kebijakan TI.
(Persero) adalah: (1) Menjaga dan mengamankan aset perusahaan, (2) Mengurangi dampak keuangan/kerugian, penyimpanan
termasuk
kecurangan,
(3)
Menjamin
b.
MEA2 – Monitor, Evaluate, and Assess the System Internal Control
pelaksanaan semua kegiatan bisnis PT Pelabuhan Indonesia
Objective ini digunakan untuk menentukan suatu sistem
II sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang
pengendalian internal yang efektif sesuai dengan hukum
berlaku,
informasi keuangan dan
dan regulasi yang ada. Proses ini meliputi pengawasan dan
manajeman yang benar, langkap, dan tepat waktu, (5)
pelaporan kendali, hasil pengujian dan review dari pihak
Meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan
ketiga. Fokusnya adalah mengawasi proses kendali internal
dalam kegiatan operasional PT Pelabuhan Indonesia II.
pada
(4)
Menyediakan
kegiatan
yang
berhubungan
dengan
TI
dan
mengidentifikasi aksi – aksi perbaikannya. Hasil dari Berdasarkan
hasil
tingkat
maturity level TI dari subdomain MEA02 pada aplikasi
kematangan TI pada SIMOPEL maka diperoleh data
SIMOPEL berada pada nilai 1.31 yaitu kategori Performed
bahwa rata – rata Domain Monitor, Evaluate, and Assess
Process, yang berarti terdapat kebijakan untuk melakukan
(MEA) mencapai nilai 1,34 yang berada pada kategori
monitoring, evaluasi, dan penilaian terhadap pengendalian
Performed
internal yang berkaitan dengan proses TI di perusahaan.
Process
analisis
perhitungan
artinya
SIMOPEL
telah
diimplementasikan sesuai dengan kebijakan dari PT. Pelindo II (Persero) Cabang Panjang. Ke depan dalam mengembangkan
SIMOPEL
semua
prosesnya
dapat
diharapkan berjalan dengan baik sehingga mempengaruhi proses bisnis dan pengembangan sistem informasi tersebut. Pada tahap ini, dibahas secara rinci setiap proses TI yang
6
c.
SNAPTI 2016
MEA03 – Monitor, Evaluate, and Assess Compliance
5. Daftar Pustaka
with External Requirements Objective
ini
digunakan
untuk
mengukur
tingkat
A. Rizal (2014). Analisis Tingkat Kematangan Sistem
kesesuaian aplikasi SIMOPEL pada PT. Pelindo II
Informasi pada RS. Panti Wilasa Menggunakan
(Persero) Cabang Panjang dengan peraturan – peraturan
Semarang Menggunakan Framework COBIT 5. RS.
yang berlaku. Fokusnya adalah mengidentifikasi seluruh
Panti Wilasa, Tbk. Semarang.
hukum dan regulasi yang dapat diaplikasikan dan
Budiati, A. “IT Governance Sektor Publik di Indonesia:
hubungan tingkat kesesuaian TI dan keoptimisan prosesnya
Konsep dan Kebijakan,” dalam Prosiding Konferensi
dalam mengurangi resiko ketidaksesuaian. Hasil dari
Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk
maturity level TI dari subdomain MEA03 berada pada nilai
Indonesia, Bandung, 2006.
2 yaitu kategori Managed Process, yang berarti kebijakan, program
yang
dalam
pengembangan
dan
pendokumentasian semua proses bisnis yang terkait dengan aplikasi SIMOPEL telah berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan dan hokum yang berlaku dan tetap
ISACA, “COBIT Mapping Overview of International IT Guidance, 3rd Edition”. ISACA, 2011. ISACA. 2012. COBIT 5: Enabling Processes Governance and Management Practices, USA: ISACA & ITGI. Peraturan mentri BUMN nomor : PER-02-MBU-2013,
mendapatkan pengawasan dan memiliki kualitas jaminan
“Panduan
Penyusunan
Pengelolaan
Teknologi
dari pihak internal maupun eksternal.
Informasi Badan Usaha Milik Negara”.[Online]. Avaiable:http://bumn.go.id/data/uploads/files/1/PER02-MBU-2013 [Diakses 23 September 2014].
4. Kesimpulan
PT.
POS
Indonesia,
“Rencana
Strategis
Teknologi
1. Framework COBIT 5 memungkinkan tujuan perusahaan
Informasi PT POS Indonesia tahun 2013-2016”, 2013,
dapat dicapai dengan mengevaluasi kebutuhan stakeholder,
KD/77/DIRUT/0714. Dokumentasi PT. POS Indonesia
menetapkan arah, dan mengawasi kinerja, aturan serta
Rahmat, M. 2013 “Pemetaan COBIT 5 dengan PER-
proses.
02/MBU/2013
2. Framework COBIT 5 menyediakan kerangka yang
Pengelolaan TI BUMN”.[Online].
komprehensif
Available:http://www.slideshare.net/rahmatmoelyana/ra
untuk
mencapai
tujuan
dan
dapat
tentang
Panduan
Penyusunan
menyampaikan value melalui tata kelola dan manajemen
hmat-mulyana-isaca-tech-session-mappingcobit-5-
yang efektif.
per02mbu2013 [Diakses 23 September 2014].
3. Faktor enabler perusahaan dalam melakukan bisnisnya menjadi unsur yang nyata dalam tata kelola TI.
Rozzi, Fahrul. (2009). Evaluasi Penerapan Tata Kelola Resiko IT menggunakan COBIT Framework 5 Studi Kasus PT. Pelabuhan Indonesia II (PERSERO) Cab. Pangkalbalam. Kepulauan Bangka Belitung. STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG. Supradono,
B.
“Tingkat
Kematangan
Tata
Kelola
Teknologi Informasi (IT Governance) Pada Layanan dan Dukungan Teknologi Informasi (kasus : Perguruan Tinggi Swasta di Kota Semarang),” dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan, Semantik, 2011.
SNAPTI 2016
Surendro, K. 2008 “Rancangan Tata Kelola Teknologi Informasi Pabrik Pupuk”, Jurnal Informatika. Volume
9, NO. 2, pp. 115 – 121, November 2008.
7
