Enterprise Cursusplanner Gebruikershandleiding

Enterprise Cursusplanner Gebruikershandleiding

http://www.scientia.com/nl E-mail: [email protected] Support Tel : +44 (0) 1223 884912 ISO 9001:2008 / TickIT certificatie Ref.: 3067

© Copyright Scientia Ltd. 2010 Dit document is het exclusieve eigendom van Scientia Ltd. en de inhoud mag niet gekopieerd, gegeven of openbaar gemaakt worden aan ieder willekeurige derde partij zonder voorafgaande toestemming van Scientia Ltd.

Documentoverzicht Geschreven door

Datum

Release

Status

Duncan Corbett

Februari 2010

3.0.0

Bijgewerkt voor ECP 3.0.0

Into Dutch

Februari 2010

3.0.0

Vertaling van Engels naar Nederlands van updates voor ECP 3.0.0.

Ronald Degenaers

Februari 2010

3.0.0

Fase 1: schermafdrukken nog niet aangepast

Achtergrond

Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________

Wereldwijde Support Locaties Kijk voor meer informatie over uw lokale support op www.scientia.com/nl

SYLLABUS PLUS ® is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd. SCIENTIA® is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd. SCIENTIA LTD. is een ISO 9001:2008 en TickIT gecertificeerd bedrijf.

Ref.: 3067

Copyright © Scientia Ltd. 2010


Inhoudsopgave 1 2

Overzicht van de software ......................................................................................................................1 Objecten op het dashboard van ECP .....................................................................................................2 2.1 Studieprogramma (POS) ...................................................................................................................5 2.2 Modules ...............................................................................................................................................5 2.3 Studiepaden ........................................................................................................................................6 2.4 Sjablonen .............................................................................................................................................6 2.5 Activiteiten ..........................................................................................................................................7 2.6 Studentensets ......................................................................................................................................7 2.7 Studenten.............................................................................................................................................7 3 Modules toevoegen ..................................................................................................................................8 3.1 Naam van de module ........................................................................................................................8 3.2 Beschrijving van de module .............................................................................................................8 3.3 Aantal credits per module ................................................................................................................9 3.4 Afdeling van de module ...................................................................................................................9 3.5 Gereserveerde plaatsen binnen de module ....................................................................................9 3.6 Totale grootte van de module ..........................................................................................................9 3.7 Ware grootte van de module ............................................................................................................9 3.8 Sleutelveld van de module ............................................................................................................. 10 3.9 Beschikbaarheid van de module .................................................................................................... 10 3.9.1 Weken die niet beschikbaar zijn ............................................................................................. 11 3.9.2 Dagen en tijden die niet beschikbaar zijn .............................................................................. 11 3.9.3 Een beschikbaarheidspatroon kiezen..................................................................................... 12 3.10 Begintijdpatroon van de module................................................................................................12 3.11 Inzetpatroon van de module....................................................................................................... 13 3.12 Gebruikerstekst van de module ................................................................................................. 14 3.13 Labels van de module .................................................................................................................. 14 3.14 Rooster van de module ................................................................................................................ 14 4 Een studieprogramma opzetten ........................................................................................................... 15 4.1 Naam van het studieprogramma ................................................................................................... 15 4.2 Beschrijving van het studieprogramma ........................................................................................ 15 4.3 Te behalen credits van het studieprogramma.............................................................................. 15 4.4 Verplichte modules .......................................................................................................................... 16 4.5 Optionele modules ........................................................................................................................... 16 4.6 Afdeling van het studieprogramma .............................................................................................. 16 4.7 Gereserveerde plaatsen binnen het studieprogramma............................................................... 17 4.8 Totale grootte van het studieprogramma ..................................................................................... 17 4.9 Sleutelveld van het studieprogramma ..........................................................................................17 4.10 Gebruikerstekst van het studieprogramma .............................................................................. 17 4.11 Labels van het studieprogramma...............................................................................................18 4.12 Rooster van het studieprogramma ............................................................................................ 18 5 Studiepaden plannen ............................................................................................................................. 19 5.1 Automatisch genereren ................................................................................................................... 19 5.2 Handmatig genereren...................................................................................................................... 20 5.3 Ongeldige combinaties .................................................................................................................... 20 5.4 Studiepaden op basis van studentenkeuzes................................................................................. 20 6 Sjablonen beschrijven ............................................................................................................................. 21 6.1 Naam van de sjabloon ..................................................................................................................... 22 6.2 Activiteitstype van de sjabloon ...................................................................................................... 22 6.3 Geschatte grootte van de sjabloon ................................................................................................. 22 Ref.: 3067


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ 6.4 Benodigde middelen van de sjabloon ...........................................................................................22 6.5 Rooster van de sjabloon .................................................................................................................. 24 7 Activiteiten genereren ............................................................................................................................ 25 7.1 Automatisch genereren ................................................................................................................... 25 7.2 Handmatig genereren...................................................................................................................... 25 8 Studentensets genereren en toewijzen................................................................................................. 26 8.1 Evenredig of alfabetisch .................................................................................................................. 27 8.2 Verdeel of groepeer.......................................................................................................................... 28 8.3 Willekeurig mengen of groeperen ................................................................................................. 28 8.4 Mengen of groeperen op basis van geslacht ................................................................................ 28 8.5 Verschillende criteria ....................................................................................................................... 29 8.6 Toewijzing aanpassen...................................................................................................................... 30 8.6.1 Studentensets toewijzen en verwijderen ............................................................................... 30 8.6.2 Grootte van studentensets ....................................................................................................... 30 8.6.3 Grootte van activiteiten ............................................................................................................ 31 8.6.4 Een patroon voor toewijzing kopiëren .................................................................................. 31 8.6.5 Toewijzing aan niet-geroosterde / geroosterde activiteiten ............................................... 31 8.6.6 Ga naar rooster voor sjabloon ................................................................................................. 32 9 Studentensets .......................................................................................................................................... 33 9.1 Naam van de studentenset ............................................................................................................. 33 9.2 Beschrijving van de studentenset .................................................................................................. 33 9.3 Sleutelveld van de studentenset .................................................................................................... 33 9.4 Afdeling van de studentenset ........................................................................................................ 34 9.5 Studieprogramma van de studentenset ........................................................................................ 34 9.6 Modules van de studentenset......................................................................................................... 34 9.7 Grootte van de studentenset........................................................................................................... 34 9.8 Beschikbaarheid van de studentenset ...........................................................................................34 9.9 Begintijdpatroon van de studentenset ..........................................................................................35 9.10 Inzet van de studentenset ............................................................................................................ 35 9.11 Beperkingen van de studentenset .............................................................................................. 35 9.12 Samenvallen vermijden voor de studentenset ......................................................................... 36 9.13 Gebruikerstekst van de studentenset ........................................................................................ 36 9.14 Labels van de studentenset ......................................................................................................... 37 9.15 Rooster van de studentenset ....................................................................................................... 37 10 Studenten .............................................................................................................................................. 38 10.1 Naam van de student ................................................................................................................... 38 10.2 Beschrijving van de student ........................................................................................................ 38 10.3 Geslacht van de student .............................................................................................................. 38 10.4 Afdeling van de student .............................................................................................................. 38 10.5 Sleutelveld van de student .......................................................................................................... 38 10.6 E-mailadres van de student ........................................................................................................ 39 10.7 Studieprogramma’s van de student........................................................................................... 39 10.8 Optionele / facultatieve modules van de student ................................................................... 39 10.9 Studentensets van de student ..................................................................................................... 40 10.9.1 De studentenset wijzigen ..................................................................................................... 40 10.10 Gebruikerstekst van de student.................................................................................................. 40 10.11 Labels van de student .................................................................................................................. 41 10.12 Rooster van de student ................................................................................................................ 41 11 Activiteiten ........................................................................................................................................... 42 11.1 Naam van de activiteit ................................................................................................................. 42 11.2 Beschrijving van de activiteit ...................................................................................................... 42 11.3 Geschatte grootte van de activiteit ............................................................................................. 42 Ref.: 3067


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ 11.4 Sleutelveld van de activiteit ........................................................................................................ 42 11.5 Afdeling van de activiteit ............................................................................................................ 43 11.6 Beschikbaarheid van de activiteit............................................................................................... 43 11.7 Begintijdpatroon van de activiteit .............................................................................................. 43 11.8 Inzet van de activiteit ................................................................................................................... 43 11.9 Geroosterde begintijd van de activiteit ..................................................................................... 43 11.10 Dag(en) van de activiteit.............................................................................................................. 43 12 Discrepanties tussen geplande oplevering en werkelijke vraag ................................................... 45 12.1 Studieprogramma’s zonder modules ........................................................................................ 45 12.2 Studieprogramma’s zonder studiepaden ................................................................................. 46 12.2.1 Studiepaden maken op basis van studentenkeuzes per studieprogramma ................. 46 12.2.2 Studiepadgenerator............................................................................................................... 47 12.3 Studieprogramma’s met te veel gereserveerde plaatsen ........................................................ 47 12.4 Studieprogramma’s met te weinig beschikbare plaatsen ....................................................... 48 12.5 Studieprogramma’s met te veel beschikbare plaatsen ............................................................ 48 12.6 Studiepaden met weinig echte studenten ................................................................................. 49 12.7 Studiepaden met te veel gereserveerde plaatsen ..................................................................... 49 12.8 Studiepaden met weinig beschikbare plaatsen ........................................................................ 49 12.9 Studiepaden met veel beschikbare plaatsen ............................................................................. 50 12.10 Modules met weinig echte studenten ........................................................................................ 51 12.11 Modules met te veel gereserveerde plaatsen ............................................................................ 51 12.12 Modules met weinig beschikbare plaatsen ............................................................................... 51 12.13 Modules met veel beschikbare plaatsen .................................................................................... 52 12.14 Sjablonen zonder activiteiten ...................................................................................................... 53 12.15 Sjablonen met onvoldoende activiteiten ................................................................................... 53 12.16 Sjablonen met te veel activiteiten ............................................................................................... 53 12.17 Sjablonen met onvoldoende capaciteit ...................................................................................... 53 12.18 Sjablonen met overcapaciteit ...................................................................................................... 54 12.19 Sjablonen met niet-toegewezen studentensets ......................................................................... 55 12.20 Studentensets met weinig echte studenten ............................................................................... 55 12.21 Niet-toegewezen studentensets .................................................................................................. 55 12.22 Niet-toegewezen studenten ........................................................................................................ 56 12.23 Activiteiten waaraan te veel studenten zijn toegewezen ........................................................ 56 12.24 Activiteiten die te groot zijn ........................................................................................................ 56 13 De planningsformules gebruiken ...................................................................................................... 58 13.1 Automatisch het aantal gereserveerde plaatsen aanpassen ................................................... 58 13.2 Alle gereserveerde plaatsen beschikbaar maken ..................................................................... 59 13.3 Een aantal gereserveerde plaatsen beschikbaar maken .......................................................... 59 13.4 Een percentage van de gereserveerde plaatsen beschikbaar maken..................................... 59 13.5 Omvang vergroten met een aantal plaatsen ............................................................................. 60 13.6 Omvang vergroten met een percentage .................................................................................... 60 14 Data afdrukken en exporteren ........................................................................................................... 61 14.1 Zoeken ............................................................................................................................................ 61 14.2 Afdrukinstellingen ....................................................................................................................... 61 14.3 Openen en opslaan ....................................................................................................................... 62 14.4 Afdrukken ..................................................................................................................................... 62 14.5 Pagina-instellingen ....................................................................................................................... 62 14.6 Kop- en voetteksten...................................................................................................................... 63 14.7 De schaal aanpassen ..................................................................................................................... 63 14.8 Scrollen ........................................................................................................................................... 63 14.9 In- en uitzoomen en vergroten ................................................................................................... 63 14.10 Weergave-opties ........................................................................................................................... 63 Ref.: 3067


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ 14.11 Achtergrondkleur en watermerk ............................................................................................... 64 14.12 Exporteren en e-mailen ................................................................................................................ 65

Ref.: 3067



1 Overzicht van de software Enterprise Course Planner (ECP) is een geavanceerd hulpmiddel voor de planning van onderwijsprogramma’s en het maken van roosters. De gebruiker kan met ECP het onderwijsprogramma en de manier waarop het onderwijs wordt aangeboden beschrijven, zoals in het volgende voorbeeld. Stel dat een onderwijsinstituut een afstudeerrichting aanbiedt waarvoor studenten een aantal modules moeten volgen. De studenten moeten bij elke module deelnemen aan een aantal specifieke activiteiten (bijvoorbeeld één college en één werkgroep per week gedurende een semester). Door voor elke module de onderwijsmethode te beschrijven en het geschatte aantal studenten aan te geven, kan de gebruiker voldoende activiteiten plannen om aan de vraag te voldoen en te zorgen dat deze activiteiten geen overlap vertonen. Als men bijvoorbeeld verwacht dat twintig studenten module A en B volgen en als de colleges van beide modules slechts één keer gegeven worden, dan mogen deze twee colleges niet tegelijkertijd plaatsvinden. Als er ook nog werkgroepen zijn, moeten ze zodanig gepland worden dat deze twintig studenten aan de werkgroepen van beide modules kunnen deelnemen. ECP bouwt de benodigde beperkingen in die door Enterprise Timetabler worden toegepast als de activiteiten worden geroosterd. Als het systeem gekoppeld wordt aan een databank waarin de werkelijke vraag naar modules vastgelegd wordt (meestal een systeem voor studentgegevens of Student Allocator van Scientia), dan geeft het dashboard van ECP een overzicht waaruit blijkt of er discrepanties zijn tussen de werkelijke vraag en het geplande onderwijsaanbod. De data worden in ECP op dezelfde manier weergegeven als in alle andere applicaties van Enterprise. Hoe u met de editors kunt werken en de weergave van de data kunt personaliseren, wordt uitgelegd in de Enterprise Interface Handleiding.

Ref.: 3067

1



2 Objecten op het dashboard van ECP Het dashboard is het uitgangspunt voor het werken met ECP. Hiermee kunnen gebruikers objecten toevoegen, verwijderen en aanpassen als ze daarvoor permissie hebben. Die permissie wordt ingesteld via Authorisation Manager.

Afbeelding 1 Het dashboard van ECP

Als gebruikers de optie Toon in het menu selecteren, verschijnt er een lijst met alle typen objecten van ECP. Door een keuze te maken uit dit menu komt er een lijst met alle objecten van het geselecteerde type in beeld.

Afbeelding 2 Het ECP-menu Bekijk Ref.: 3067

2


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Gebruikers die voor één of slechts enkele afdelingen verantwoordelijk zijn, kunnen zorgen dat het dashboard alleen de relevante objecten toont. Gebruikers kunnen met het keuzemenu op de werkbalk één of meer afdelingen selecteren.

Afbeelding 3 Filteren van objecten per afdeling

De velden op het dashboard laten dan alleen de objecten zien die relevant zijn voor de geselecteerde afdeling(en). De eerste rij van elk veld toont het totale aantal objecten van een bepaald type voor de geselecteerde afdeling(en). Klikken op de knop Toon die ernaast staat, toont een gefilterde lijst met de objecten die relevant zijn voor de betreffende afdeling(en). De velden op het dashboard bevatten informatie over de verschillende soorten objecten die met deze software bewerkt kunnen worden. Discrepanties tussen de geplande oplevering en de werkelijke vraag worden met rood gemarkeerd (gebruikers die kleurenblind zijn, kunnen deze informatie op andere manieren achterhalen). Via knoppen op het dashboard kan de gebruiker de objecten die discrepanties vertonen gemakkelijk aanpassen. De geselecteerde objecten worden weergegeven als een lijst in de opmaak van een werkblad.

Ref.: 3067

3


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Van sommige objecten kan direct vanaf het dashboard een nieuw object gemaakt worden. Door te klikken op de knop Nieuw (linksonder in het relevante veld) opent de gebruiker een formulier waarin men gegevens van een nieuw object van het geselecteerde type kan invoeren. Dit formulier staat hieronder weergegeven. Het weergegeven voorbeeld is een formulier voor het maken van een nieuwe module.

Afbeelding 4 Formulier voor het maken van een module

De gebruiker kan een of meer van de objecten bekijken of wijzigen in de opmaak van een formulier (hierboven weergegeven) door de gewenste objecten te selecteren en te klikken op de knop Formulierweergave.

Afbeelding 5 Selectie van Formulierweergave

Ref.: 3067

4


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Voor we de overige functies gedetailleerd beschrijven, leggen we de precieze betekenis van de termen die ECP hanteert uit. ECP gebruikt wellicht andere termen dan gebruikers binnen een bepaald instituut gewend zijn of dezelfde termen in een andere betekenis.

2.1 Studieprogramma (POS) In ECP geeft een POS de studieonderdelen weer die een student binnen een academisch jaar volgt. Het is belangrijk om op te merken dat instituten mogelijk een andere definitie van een POS hanteren, waarbij studieprogramma’s een aantal studiejaren beslaan. Een student volgt meestal één, maar soms ook meer dan één POS. Een model waarin studenten meer dan één POS volgen, kan gebruikt worden als studenten naast hun hoofdrichting een POS in deeltijd volgen of als studenten een gecombineerde studierichting volgen, waarbij elke helft als een POS weergegeven wordt.

2.2 Modules Modules zijn de bouwstenen van een POS; de afzonderlijke vakken die een student volgt als onderdeel van het gehele POS. Er kunnen verplichte modules zijn, die alle studenten binnen het POS moeten volgen. Er kunnen ook optionele modules zijn; studenten kiezen welke modules ze willen volgen. Dit keuzeproces is gewoonlijk gebonden aan regels die er voor zorgen dat iedere student een afgerond POS volgt. Neem bijvoorbeeld een eerstejaarsstudent Civiele techniek. Alle studenten binnen deze studierichting moeten de module ‘Functioneel ontwerpen’ volgen, dus deze module is verplicht. De module ‘De esthetica van het ontwerp’ is een optionele module. Studenten moeten een bepaald aantal credits verzamelen door geschikte optionele modules te kiezen. Modules zijn niet exclusief aan bepaalde studieprogramma’s verbonden. Dezelfde module kan aangeboden worden als onderdeel van verschillende studieprogramma’s. Een module kan in sommige studieprogramma’s verplicht zijn en in andere als optionele module gelden. Sommige instituten staan studenten toe om modules te volgen die buiten hun studieprogramma vallen. Zo kunnen studenten aan een technische faculteit bijvoorbeeld een vreemde taal studeren, mits de contacturen voor dat vak niet samenvallen met die van hun hoofdrichting. Een dergelijke module is een facultatieve module voor deze studenten. In ECP zijn facultatieve modules geen aparte categorie en facultatieve modules horen ook niet bij specifieke studieprogramma’s. Modules worden facultatief genoemd als studenten ze volgen, hoewel ze geen deel uitmaken van hun studieprogramma. In de praktijk zijn de regels soms complexer dan in bovenstaand voorbeeld. Sommige modules kunnen alleen in combinatie gekozen worden (als je A kiest, moet je ook B kiezen) of juist niet (je mag A of B kiezen, niet allebei). Modules kunnen ook een groep vormen, waarbij studenten een bepaald aantal credits uit groep 1 en een bepaald aantal credits uit groep 2 moeten behalen. ECP is niet ontworpen om te zorgen dat deze regels worden gehandhaafd en accepteert alle modulekeuzes. Met Student Allocator van Scientia kunnen deze regels zo nodig worden gedefinieerd en gehandhaafd.

Ref.: 3067

5



2.3 Studiepaden Een studiepad is een combinatie van modules die deel uitmaken van een studieprogramma en die niet met elkaar mogen overlappen. Studiepaden zijn meestal zodanig samengesteld dat ze voldoen aan de eisen van het studieprogramma. Uitzonderingen op deze regel worden verderop besproken. Een studieprogramma met vier verplichte modules (A, B, C, D) en vier optionele modules (E, F, G, H) waarvan de student er twee moet kiezen, heeft bijvoorbeeld zes studiepaden: ABCDEF ABCDEG ABCDEH ABCDFG ABCDFH ABCDGH Er zijn drie manieren om studiepaden te creëren: 1. Automatisch studiepaden laten genereren op basis van de credits die voor het studieprogramma vereist zijn. 2. Automatisch studiepaden laten genereren op basis van de keuzes die studenten gemaakt hebben. 3. Handmatig studiepaden genereren. De tweede en derde methode kunnen studiepaden opleveren die niet aan de eisen van het studieprogramma voldoen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat studenten volgens het studieprogramma een x-aantal credits moeten behalen, maar dat enkele studenten toestemming hebben gekregen om modules te kiezen die samen een groter aantal credits opleveren. ECP voorkomt niet dat gebruikers studiepaden creëren op basis van dit soort keuzes, maar signaleert deze discrepanties wel.

2.4 Sjablonen Activiteitsjablonen beschrijven hoe elke module wordt aangeboden vanuit het perspectief van de student die eraan deelneemt. Een module kan bijvoorbeeld bestaan uit een combinatie van colleges, werkgroepen en praktijklessen, waarbij alle deelnemende studenten gezamenlijk de colleges volgen, maar in kleinere groepen worden ingedeeld voor de werkgroepen en praktijklessen. In dat geval wordt er een activiteitsjabloon gemaakt voor elke activiteit waaraan een student moet deelnemen. Als elke student één college, één werkgroep en één praktijkles per week volgt, worden er drie sjablonen gemaakt. De grootte van een sjabloon geeft aan hoeveel studenten er aan één activiteit kunnen deelnemen. Dit kunnen bijvoorbeeld honderd studenten per college, twintig per werkgroep en vijftien per praktijkles zijn. De gebruiker hoeft in dit stadium nog niet te bedenken hoe vaak elke activiteit herhaald moet worden om te zorgen dat alle ingeschreven studenten kunnen deelnemen. Het gaat hier alleen om het plannen van de activiteiten waaraan individuele studenten moeten deelnemen.

Ref.: 3067

6


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ De sjabloon kan het juiste aantal activiteiten desgewenst automatisch genereren. Door het verwachte aantal studenten voor deze module te delen door de grootte van de activiteitsjabloon, berekent ECP hoeveel activiteiten er minimaal benodigd zijn om alle studenten te laten deelnemen. ECP genereert deze activiteiten automatisch. De sjabloon genereert de activiteiten niet alleen, maar heeft ook verder nog invloed op deze activiteiten. Er kunnen beperkingen en vereisten ten aanzien van middelen worden toegevoegd aan een activiteitsjabloon, die worden geërfd door alle activiteiten die de sjabloon genereert. Deze ‘erfenisregel’ geldt niet als bepaalde eigenschappen bewerkt worden op het niveau van de activiteit, zodat ze afwijken van de bijbehorende sjabloon. Die specifieke eigenschappen van de activiteit worden pas weer overgedragen door de sjabloon wanneer ze weer in overeenstemming zijn met de sjabloon.

2.5 Activiteiten Activiteiten zijn de individuele eenheden voor oplevering van onderwijs van elke module. Elke module bestaat gewoonlijk uit een combinatie van verschillende activiteiten. Iedere unieke combinatie van datum, tijd en middelen vormt een activiteit. Een activiteit die wekelijks herhaald wordt, wordt beschouwd als één enkele activiteit met een wekelijks terugkerend patroon. Stel bijvoorbeeld dat het college bij de module ‘Functioneel ontwerpen’ in het eerste semester iedere maandag om 10.00 uur plaatsvindt en wordt gegeven door dezelfde docent, in dezelfde collegezaal en aan dezelfde groep studenten. Dit college is één enkele activiteit.

2.6 Studentensets Een studentenset is een groep studenten met hetzelfde rooster of met dezelfde activiteiten. Studentensets dienen er in de eerste plaats voor om bij de planning te zorgen dat activiteiten niet met elkaar overlappen. Als één studentenset aan twee of meer activiteiten deelneemt, worden deze niet op hetzelfde tijdstip geroosterd. Daarnaast kunnen er tijdsbeperkingen en zachte voorkeuren aan studentensets worden verbonden. Een studentenset kan bijvoorbeeld zo geroosterd worden dat de studenten één dag per week geen contacturen hebben of dat activiteiten gelijkmatig over de week verdeeld zijn, als dit mogelijk is.

2.7 Studenten ECP kan ook gegevens van individuele studenten bevatten. Gebruikers voeren studentgegevens gewoonlijk niet direct in ECP in en het is ook mogelijk om te zorgen dat ze hier geen permissie voor hebben. Meestal is informatie over studenten opgeslagen in een systeem voor studentgegevens en wordt deze via een automatische verbinding aan ECP doorgegeven.

Ref.: 3067

7



3 Modules toevoegen Bij het maken van een rooster ligt het voor de hand om uit te gaan van de modules die het instituut aanbiedt. Een module is een eenheid binnen het onderwijsaanbod die gekenmerkt wordt door een bepaald onderwerp. Een module kan uit een serie colleges bestaan of uit een combinatie van colleges en werkgroepen en kan ook praktijklessen of zelfstudie-uren omvatten. Het onderwerp is de bindende factor binnen de module. De meeste instituten hebben een systeem voor studentgegevens waarin de modules gedefinieerd zijn en vaste procedures voor het toevoegen of verwijderen van modules. Daarom zal ECP zelden gebruikt worden om modules toe te voegen. Gebruikers hebben meestal ook geen permissies om een nieuwe module toe te voegen of een bestaande module te verwijderen en slechts beperkte mogelijkheden om informatie van modules aan te passen. De volgende informatie is alleen voor de volledigheid toegevoegd. De gebruiker komt in de module-editor door te klikken op de knop Toon die naast het totale aantal modules op het dashboard staat of door Bekijk| Modules te kiezen in het menu. De eerste optie toont een gefilterde lijst modules waarop alleen de modules voorkomen van de afdeling die op het dashboard geselecteerd is. De tweede optie toont een complete lijst van alle modules in het systeem. Alle rijen met gegevens waarvoor een gebruiker geen permissie heeft, worden in grijs weergegeven. Dit geldt ook voor kolommen die een eigenschap weergeven die de gebruiker niet mag wijzigen. Als de gebruiker permissie heeft om nieuwe modules te maken in ECP, is de knop onderaan de editor actief. Door op deze knop te klikken, voegt u een nieuwe rij aan de editor toe en kunt u de eigenschappen van de nieuwe module invoeren.

3.1 Naam van de module Om een nieuwe module toe te voegen, moet de gebruiker deze een naam geven. De naam van een module moet een unieke aanduiding zijn en mag hoogstens 255 karakters bevatten. In de praktijk worden namen van modules soms gebruikt als basis voor de naam van de activiteiten en staan ze vaak op afgedrukte roosters, dus ze zijn meestal veel korter dan maximaal is toegestaan. De naam kan een codering van bepaalde gegevens over de module bevatten, zoals de afdeling die eigenaar is van de module, het studiejaar, enzovoort. Bij het maken van een nieuwe module wordt het veld voor naam automatisch geselecteerd, zodat de gebruiker de naam van de module kan intypen. Door naar een ander veld te gaan, wordt de naam geaccepteerd en dan kan de gebruiker op Toepassen of Negeren klikken. Met Toepassen wordt de nieuwe module gemaakt en met Negeren wordt het proces afgebroken.

3.2 Beschrijving van de module De beschrijving van een module is een extra en optionele manier om een module te definiëren. Deze mag wederom niet langer dan 255 karakters zijn. Als beschrijvingen worden toegevoegd, zijn ze meestal langer dan de naam en geven ze de inhoud van de module in ‘normaal Nederlands’ weer.

Ref.: 3067

8



3.3 Aantal credits per module Het is niet verplicht om het aantal credits dat een module oplevert te definiëren, maar zonder deze waarde kan ECP in een later stadium niet automatisch studiepaden genereren. Stel dat een student binnen een bepaald studieprogramma 60 credits moet behalen en dat de verplichte modules van dit studieprogramma in totaal 30 credits opleveren. ECP kan berekenen op welke verschillende manieren een student met de optionele modules die het studieprogramma biedt de resterende 30 credits kan behalen. De waarde die in het veld voor credits wordt ingevuld, moet een geheel getal zijn.

3.4 Afdeling van de module De afdeling van de module kan ingesteld worden via een dropdown. Gebruikers kunnen hier geen nieuwe afdelingen maken (dat kan met Enterprise Desktop Reference Data Manager, ook wel EDRDM), maar ze kunnen wel kiezen uit een lijst bestaande afdelingen. Merk op dat het gegeven of een afdeling eigenaar is van een module mogelijk wordt gebruikt om te bepalen of gebruikers bepaalde objecten mogen wijzigen. Gebruikers die een nieuwe module maken, kunnen deze (bewust of onbewust) toewijzen aan een afdeling waarvoor ze geen permissie hebben. In dat geval kunnen ze de module die ze gemaakt hebben niet meer wijzigen of verwijderen.

3.5 Gereserveerde plaatsen binnen de module De gebruiker kan binnen een module een aantal plaatsen reserveren door het aantal gereserveerde plaatsen aan te passen. Dit heeft tot gevolg dat er plaatsen gereserveerd worden die dan niet beschikbaar zijn voor studenten die zich voor de module inschrijven. Door het verhogen van het aantal gereserveerde plaatsen neemt de grootte van de module niet toe, maar neemt het aantal beschikbare plaatsen binnen de module af. Het is zelfs mogelijk om op een negatief aantal plaatsen uit te komen. Een dergelijke discrepantie tussen vraag en aanbod wordt gesignaleerd op het dashboard.

3.6 Totale grootte van de module De totale grootte van de module moet een geheel getal zijn en kan door de gebruikers worden ingesteld, mits zij daar permissie voor hebben. De totale grootte is het getal dat gebruikt wordt om te bepalen hoeveel activiteiten er gegenereerd moeten worden per sjabloon van de module. Als de gebruiker de totale grootte van de module bijvoorbeeld op honderd instelde en een activiteitsjabloon voor praktijklessen met twintig plaatsen heeft gemaakt, berekent ECP dat er vijf van deze activiteiten nodig zijn om aan de vraag te voldoen. Als de totale grootte toeneemt, signaleert ECP dat er nu te weinig activiteiten zijn. Als de grootte afneemt (tot onder de tachtig in dit voorbeeld) geeft ECP aan dat men met minder activiteiten aan de vraag kan voldoen. Beide mogelijkheden worden aangegeven op het dashboard.

3.7 Ware grootte van de module De gebruiker kan de ware grootte van een module niet direct bepalen. Het veld in de moduleeditor dat het aantal studenten dat voor de module staat ingeschreven aangeeft, is ingesteld als ‘alleen-lezen’. Ref.: 3067

9


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Het aantal beschikbare plaatsen binnen een module wordt berekend door het aantal gereserveerde plaatsen en de ware grootte van de module af te trekken van de totale grootte van de module.

3.8 Sleutelveld van de module Het sleutelveld is bedoeld voor situaties waarin een object wordt aangeboden door een systeem van derden. Dergelijke objecten hebben mogelijk een andere naam in ECP. Het sleutelveld is de unieke aanduiding voor de module in het systeem dat eigenaar is van de gegevens van de module. Als dit een systeem van een derde partij is, geeft het ECP toestemming om verbinding te maken met dat systeem en om de module waarnaar ECP verwijst in overeenstemming te brengen met de module in dat systeem. Als een gebruiker een nieuwe module maakt zonder een sleutelveld te definiëren, wordt aangenomen dat ECP eigenaar is van de modulegegevens. ECP genereert dan een uniek sleutelveld (van het type #SPLUS) waarmee de module wordt aangeduid. Als een gebruiker een sleutelveld handmatig definieert, dan wordt dat sleutelveld gebruikt, tenzij het niet uniek is. In dat geval wordt er een automatisch gegenereerd sleutelveld gebruikt.

3.9 Beschikbaarheid van de module Elke module kan een beschikbaarheidspatroon hebben. Dit kan een patroon zijn dat specifiek voor een bepaalde module is gemaakt of een bestaand beschikbaarheidspatroon. De functie in het rooster ziet er in eerste instantie uit als een dropdown. Als er een beschikbaarheidspatroon bij de module hoort, wordt de naam van dit patroon getoond. Anders staat er ‘Aangepast’. Als de gebruiker op het pijltje klikt om de functie te activeren, verschijnt het volgende venster:

Afbeelding 6 Beschikbaarheid instellen

Een module die net gemaakt is, wordt geacht op elk moment beschikbaar te zijn: de bijbehorende activiteiten kunnen iedere week van het jaar en op elke gewenste dag en tijd plaatsvinden. Ref.: 3067

10



3.9.1

Weken die niet beschikbaar zijn

Door op een willekeurige week te klikken op de balk waar ‘Onderwijsweekpatroon’ boven staat, verandert de status van die week van geselecteerd (beschikbaar) in niet-geselecteerd (niet beschikbaar). Door op een week te klikken en de muis over een aantal weken te slepen, verandert de status van al deze weken. Of de weken veranderen van geselecteerd in niet-geselecteerd of andersom, wordt bepaald door de status van de eerste week waarop geklikt wordt voor men gaat slepen. Door met de rechtermuisknop te klikken op een willekeurige week wordt die week geselecteerd (beschikbaar gemaakt) en wordt de selectie van alle andere weken opgeheven. Door op het niveau van een module te zorgen dat bepaalde weken niet beschikbaar zijn, beperkt de gebruiker de periode waarin onderwijsactiviteiten voor die module kunnen worden aangeboden. De activiteiten binnen de module hoeven niet allemaal te worden aangeboden in alle beschikbare weken, maar ze kunnen niet worden aangeboden in de weken waarin de module niet beschikbaar is.

3.9.2

Dagen en tijden die niet beschikbaar zijn

De gebruiker kan de beschikbaarheid van dagen of tijden instellen door op het grijze vakje te klikken (links in het schema met dagen en tijden) en vervolgens de dagen of tijden die niet beschikbaar zijn grijs te maken. Door te klikken en de muis over een bepaalde periode te slepen, wordt die hele periode als niet-beschikbaar ingesteld. Door met de muis te klikken en te slepen op de tijdsaanduidingen boven het schema, stelt de gebruiker de geselecteerde perioden voor alle dagen van de week in als niet-beschikbaar.

Afbeelding 7 Perioden als niet-beschikbaar instellen voor alle dagen van de week

Door met de muis links buiten het schema te slepen (waar de dagen aangegeven zijn) worden de geselecteerde dagen volledig als niet-beschikbaar ingesteld.

Afbeelding 8 Hele dagen als niet-beschikbaar instellen

Ref.: 3067

11



3.9.3

Een beschikbaarheidspatroon kiezen

Voor beschikbaarheidspatronen die geregeld worden gebruikt, kan de gebruiker een beschikbaarheidspatroon maken dat steeds opnieuw gebruikt kan worden. Activiteiten van verschillende modules in het eerste semester kunnen bijvoorbeeld plaatsvinden van maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 en 18.00 uur, behalve op woensdag na 13.00 uur. Gebruikers hoeven dan niet voor elke module opnieuw een beschikbaarheidspatroon te maken. Ze maken slechts één beschikbaarheidspatroon en geven dat een naam, bijvoorbeeld ‘Semester 1’. Om een module die volgens dit patroon wordt aangeboden aan dit beschikbaarheidspatroon te koppelen, moet de gebruiker zorgen dat het vinkje bij Beschikbaarheid aanpassen weggehaald wordt en vervolgens een van de beschikbaarheidspatronen uit de lijst daaronder selecteren.

Afbeelding 9 Een beschikbaarheidspatroon kiezen

3.10 Begintijdpatroon van de module Gebruikers kunnen voor elke module een gewenst begintijdpatroon definiëren. Net als bij de beschikbaarheidspatronen kan dit per module of met een patroon dat voor verschillende modules gebruikt wordt. Stel dat de lesuren binnen een instituut 30 minuten duren en op de hele en halve uren beginnen. Als de gebruiker alle activiteiten van een bepaalde module op het hele uur en niet op de halve uren wil laten beginnen, dan moet het begintijdpatroon van de module er zo uitzien:

Ref.: 3067

12



Afbeelding 10 Een voorkeur voor een begintijdpatroon definiëren

Door de hele uren in te kleuren met de diepste kleur groen en de halve uren met de diepste kleur rood geeft de gebruiker een sterke voorkeur aan om op de hele uren te beginnen en niet op de halve uren. Merk op dat dit gewenste begintijdpatroon slechts een van de zachte beperkingen is die in aanmerking genomen worden bij het bepalen wanneer een activiteit het beste geroosterd kan worden. Voor het instituut als geheel of voor individuele activiteiten binnen de module kan ook een gewenst begintijdpatroon gedefinieerd zijn. Als het algemene beleid van het instituut is om op het hele uur te beginnen, moet het gewenste begintijdpatroon op het niveau van het instituut ingesteld worden. Het is dan niet nodig om dit patroon voor elke module apart in te stellen. Als het gewenste begintijdpatroon voor de module of activiteit daarentegen conflicteert met het begintijdpatroon van het instituut, bepaalt de sterkte van de verschillende roostervoorkeuren (het relatieve gewicht van elk van de zachte beperkingen) welke beperking het zwaarst moet wegen. Hierbij geldt dat de voorkeur voor een bepaalde begintijd een zachte beperking bij het roosteren is. Een gebruiker kan een sterke voorkeur opgeven om een bepaalde begintijd te vermijden, maar als er door harde beperkingen geen andere begintijd mogelijk is, wordt dit tijdstip toch de begintijd van een activiteit.

3.11 Inzetpatroon van de module Het inzetpatroon van een module wordt op dezelfde manier ingesteld als het gewenste begintijdpatroon (zie boven). De gebruiker kan met verschillende tinten groen een voorkeur voor bepaalde perioden aangeven of met verschillende tinten rood de perioden aangeven die men het liefst vermijdt. Het gewenste begintijdpatroon beïnvloedt alleen de begintijd van een activiteit, maar het inzetpatroon betreft de gehele duur van de activiteit. Ref.: 3067

13


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Het inzetpatroon is evenals het gewenste begintijdpatroon een zachte beperking die verbroken kan worden indien harde beperkingen dat vereisen.

3.12 Gebruikerstekst van de module Elke module heeft 5 velden voor gebruikerstekst. Gebruikerstekst 1 mag maximaal 2000 karakters bevatten. De gebruikersteksten 2 tot en met 5 mogen maximaal 255 karakters per veld bevatten. Gebruikers kunnen in deze velden informatie over een module noteren die niet thuishoort in een ander type veld. Instituten doen er goed aan om aan te geven waar deze velden met gebruikerstekst voor dienen. Als gebruikers deze velden naar eigen inzicht kunnen gebruiken, kan dit verwarrend zijn op het niveau van het instituut als geheel. Verschillende gebruikers zullen mogelijk hetzelfde veld voor andere doeleinden en verschillende velden voor hetzelfde doel gebruiken.

3.13 Labels van de module Labels worden door de gebruiker gedefinieerd om het filteren te vergemakkelijken. Labels worden in EDRDM gemaakt, maar er kan een willekeurig aantal labels aan een module gekoppeld worden in ECP. Om labels aan een module te koppelen, moet de gebruiker eerst zorgen dat de kolom met labels is opgenomen in de lay-out van de module-editor. De labels die al bij de module horen, worden getoond als een afgebakende lijst. Om labels toe te voegen of te verwijderen, gebruikt men de standaardfunctie van Enterprise om verschillende objecten uit een lange lijst te selecteren. In de Enterprise Interface Handleiding staat meer informatie.

3.14 Rooster van de module Als Enterprise Timetabler geopend is en voor dezelfde set gegevens gebruikt wordt als ECP, kunnen gebruikers het rooster van een module bekijken door met de rechtermuisknop op de naam van de module te klikken en de optie ‘Toon rooster’ te kiezen. Hiermee komen gebruikers in Enterprise Timetabler, kunnen ze met gebruik van het overzicht van modules een nieuw rooster openen en de juiste module selecteren.

Ref.: 3067

14



4 Een studieprogramma opzetten In veel instituten zijn de modules zodanig georganiseerd dat studenten zich inschrijven voor een studieprogramma en niet naar eigen inzicht losse modules kiezen. Ieder studieprogramma bevat verplichte modules (die alle studenten binnen het studieprogramma moeten volgen) en kan ook optionele modules bevatten (waarbij studenten zelf kiezen welke ze volgen). Bij sommige instituten kunnen studenten ook extra modules volgen die ze interessant vinden, maar die geen deel uitmaken van hun studieprogramma. Deze modules gelden voor die studenten als facultatieve modules. In de meeste gevallen wordt informatie over studieprogramma’s opgeslagen in een systeem voor studentgegevens en van daaruit overgedragen naar ECP. ECP heeft echter een editor voor studieprogramma’s, waarmee gebruikers die de juiste permissies hebben studieprogramma’s kunnen toevoegen en aanpassen. Indien de gebruiker permissie heeft om nieuwe studieprogramma’s te maken in ECP is de knop onderaan in de editor actief. Door op deze knop te klikken, voegt u een nieuwe rij toe aan de editor en kunt u de eigenschappen van het nieuwe studieprogramma invoeren.

4.1 Naam van het studieprogramma Om een nieuw studieprogramma toe te voegen, moet de gebruiker het een naam geven. De naam van een studieprogramma moet een unieke aanduiding zijn en mag hoogstens 255 karakters bevatten. In de praktijk worden namen van studieprogramma’s soms gebruikt als basis voor de naam van kleine groepen studenten, dus ze zijn meestal veel korter dan maximaal is toegestaan. De naam kan een codering van bepaalde gegevens over het studieprogramma bevatten, zoals de afdeling die eigenaar is van het studieprogramma en het studiejaar. Bij het maken van een nieuw studieprogramma wordt het veld voor naam automatisch geselecteerd, zodat de gebruiker de naam van het studieprogramma kan intypen. Door naar een ander veld te gaan, wordt de naam geaccepteerd en dan kan de gebruiker op Toepassen of Negeren klikken. Met Toepassen wordt het nieuwe studieprogramma gemaakt en met Negeren wordt het proces afgebroken.

4.2 Beschrijving van het studieprogramma De beschrijving van een studieprogramma is een extra en optionele manier om een studieprogramma te definiëren. De beschrijving mag ook niet langer zijn dan 255 karakters. Als beschrijvingen worden toegevoegd, zijn ze meestal langer dan de naam en geven ze de inhoud van het studieprogramma in ‘normaal Nederlands’ weer.

4.3 Te behalen credits van het studieprogramma Het is niet verplicht om het aantal te behalen credits voor een studieprogramma te definiëren, maar zonder deze waarde kan ECP in een later stadium niet automatisch studiepaden genereren. De waarde die in het veld voor credits wordt ingevuld, moet een geheel getal zijn.

Ref.: 3067

15



4.4 Verplichte modules Gebruikers kunnen modules binnen het studieprogramma als verplicht aanmerken met een functie in de studieprogramma-editor. Bedenk daarbij dat verplichte modules door alle studenten binnen het studieprogramma gevolgd moeten worden. Als de gebruiker het veld van de verplichte modules selecteert en op het pijltje klikt om de functie te activeren, verschijnt het volgende scherm:

Afbeelding 11 Verplichte modules definiëren

Modules worden als verplicht aangemerkt binnen het studieprogramma door ze van de lijst waar ‘Niet geselecteerd’ boven staat naar de lijst waar ‘Geselecteerd’ boven staat te verplaatsen.

4.5 Optionele modules Voor het koppelen van optionele modules aan een studieprogramma gebruikt men dezelfde werkwijze als bij verplichte modules. Studenten kunnen de credits van verplichte modules aanvullen met credits van optionele modules om het voor hun studieprogramma benodigde aantal credits te behalen.

4.6 Afdeling van het studieprogramma De afdeling van het studieprogramma kan ingesteld worden via een dropdown. Gebruikers kunnen hier geen nieuwe afdelingen maken (dat kan met Enterprise Desktop Reference Data Manager), maar ze kunnen kiezen uit een lijst met bestaande afdelingen. Merk op dat het gegeven of een afdeling eigenaar is van een studieprogramma mogelijk wordt gebruikt om te bepalen of gebruikers bepaalde objecten mogen wijzigen. Gebruikers die een nieuw studieprogramma maken, kunnen dit (bewust of onbewust) toewijzen aan een afdeling waarvoor ze geen permissie hebben. In dat geval kunnen ze het studieprogramma dat ze gemaakt hebben niet meer wijzigen of verwijderen.

Ref.: 3067

16



4.7 Gereserveerde plaatsen binnen het studieprogramma De gebruiker kan binnen een studieprogramma een aantal plaatsen reserveren door het aantal gereserveerde plaatsen aan te passen. Dit heeft tot gevolg dat er plaatsen gereserveerd worden die dan niet beschikbaar zijn voor studenten die zich voor het studieprogramma inschrijven. Door het verhogen van het aantal gereserveerde plaatsen neemt de grootte van het studieprogramma niet toe, maar neemt het aantal beschikbare plaatsen binnen het studieprogramma af. Het is zelfs mogelijk om op een negatief aantal plaatsen uit te komen. Een dergelijke discrepantie tussen vraag en aanbod wordt gesignaleerd op het dashboard.

4.8 Totale grootte van het studieprogramma De totale grootte van het studieprogramma moet een geheel getal zijn en kan door de gebruikers worden ingesteld, mits zij daar permissie voor hebben. De totale grootte is het getal dat in een later stadium gebruikt wordt bij het genereren van studentensets. Als de gebruiker de totale grootte van het studieprogramma bijvoorbeeld op honderd instelde, wordt bij het toewijzen van individuele studenten aan activiteiten het werkelijke aantal studenten dat aan het studieprogramma deelneemt door middel van ‘fictieve studenten’ aangevuld tot honderd. Als het werkelijke aantal studenten groter is dan de geplande grootte van het studieprogramma, wordt dit aangegeven op het gedeelte van het dashboard dat studieprogramma’s met te weinig plaatsen toont. Als het werkelijke aantal studenten kleiner is dan verwacht, verschijnt het studieprogramma op het gedeelte van het dashboard dat studieprogramma’s met te veel plaatsen toont.

4.9 Sleutelveld van het studieprogramma Het sleutelveld is bedoeld voor situaties waarin een object wordt aangeboden door een systeem van derden. Dergelijke objecten hebben mogelijk een andere naam in ECP. Het sleutelveld is de unieke aanduiding voor het studieprogramma in het systeem dat eigenaar is van de gegevens van het studieprogramma. Als dit een systeem van een derde partij is, geeft het ECP toestemming om verbinding te maken met dat systeem en om het studieprogramma waarnaar ECP verwijst in overeenstemming te brengen met het studieprogramma in dat systeem. Als een gebruiker een nieuw studieprogramma maakt zonder een sleutelveld te definiëren, wordt aangenomen dat ECP eigenaar is van de gegevens van het studieprogramma. ECP genereert dan een uniek sleutelveld (van het type #SPLUS) waarmee het studieprogramma wordt aangeduid. Als een gebruiker een sleutelveld handmatig definieert, dan wordt dat sleutelveld gebruikt, tenzij het niet uniek is. In dat geval wordt er een automatisch gegenereerd sleutelveld gebruikt.

4.10 Gebruikerstekst van het studieprogramma Elk studieprogramma heeft 5 velden voor gebruikerstekst. Gebruikerstekst 1 mag maximaal 2000 karakters bevatten. De gebruikersteksten 2 tot en met 5 mogen maximaal 255 karakters per veld bevatten. Gebruikers kunnen in deze velden informatie over een studieprogramma noteren die niet thuishoort in een ander type veld. Ref.: 3067

17


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Instituten doen er goed aan om aan te geven waar deze velden met gebruikerstekst voor dienen. Als gebruikers deze velden naar eigen inzicht kunnen gebruiken, kan dit verwarrend zijn op het niveau van het instituut als geheel. Verschillende gebruikers zullen mogelijk hetzelfde veld voor andere doeleinden en verschillende velden voor hetzelfde doel gebruiken.

4.11 Labels van het studieprogramma Labels worden door de gebruiker gedefinieerd om het filteren te vergemakkelijken. Labels worden in EDRDM gemaakt, maar er kan een willekeurig aantal labels aan een studieprogramma gekoppeld worden in ECP. Om labels aan een studieprogramma te koppelen, moet de gebruiker eerst zorgen dat de kolom met labels is opgenomen in de lay-out van de studieprogramma-editor. De labels die al bij het studieprogramma horen, worden getoond als een afgebakende lijst. Om labels toe te voegen of te verwijderen, gebruikt men de standaardfunctie van Enterprise om verschillende objecten uit een lange lijst te selecteren. In de Enterprise Interface Handleiding staat meer informatie.

4.12 Rooster van het studieprogramma Als Enterprise Timetabler geopend is en voor dezelfde set gegevens gebruikt wordt als ECP, kunnen gebruikers het rooster van een studieprogramma bekijken door met de rechtermuisknop op de naam van het studieprogramma te klikken en de optie ‘Toon rooster’ te kiezen. Hiermee komen gebruikers in Enterprise Timetabler, kunnen ze met gebruik van het overzicht van studieprogramma’s een nieuw rooster openen en het juiste studieprogramma selecteren.

Ref.: 3067

18



5 Studiepaden plannen In paragraaf 2.3 werd een studiepad beschreven als een unieke combinatie van modules binnen een studieprogramma, die niet met elkaar mogen overlappen. Om studiepaden voor een studieprogramma vast te stellen, moeten gebruikers het betreffende studieprogramma selecteren in de studieprogramma-editor en vervolgens op klikken. De studiepadgenerator verschijnt op het scherm, zoals hieronder afgebeeld is. De naam van het geselecteerde studieprogramma staat linksboven en het aantal credits dat studenten voor dit studieprogramma moeten behalen, staat rechtsboven in het venster.

Afbeelding 12 Studiepadgenerator

In de linkerkolom staan de modules die al in het studiepad zitten en in de rechterkolom staan beschikbare modules. Dit zijn modules die deel uit kunnen maken van het studiepad. Als de generator voor het eerst geopend wordt, staan alle verplichte modules van het studieprogramma in de linkerkolom met een hangslot-icoon ervoor, omdat elk studiepad van een studieprogramma alle verplichte modules moet bevatten. Indien de functie ‘Enkel geldige combinaties’ boven de lijst is aangevinkt, kan de gebruiker deze modules niet uit de lijst verwijderen. De gebruiker kan studiepaden automatisch of handmatig genereren met de studiepadgenerator.

5.1 Automatisch genereren De studiepadgenerator vergelijkt de voor het studieprogramma benodigde credits met de som van de credits die de verplichte modules opleveren om te bepalen hoeveel aanvullende credits een student moet vergaren met de optionele modules van het studieprogramma. Vervolgens wordt berekend hoeveel verschillende combinaties van modules het vereiste aantal credits opleveren. Als een van deze combinaties al in een studiepad is vastgelegd, wordt dat aangegeven bij het aantal bestaande studiepaden (linksonder in het venster). Het aantal nog te genereren studiepaden staat rechts daarvan aangegeven.

Ref.: 3067

19


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Als de gebruiker op Gen. Autom. (genereer automatisch) klikt (rechtsonder in het venster) wordt er een studiepad gegenereerd voor elke unieke combinatie van modules die het juiste aantal credits oplevert.

5.2 Handmatig genereren De gebruiker kan studiepaden ook handmatig samenstellen door beschikbare modules (uit de lijst aan de rechterkant) naar de lijst met modules van het studiepad (aan de linkerkant) te verplaatsen. Als modules op deze manier verplaatst zijn, wordt opnieuw berekend welke combinaties van modules het benodigde aantal credits opleveren. Door op Genereer Automatisch te klikken, wordt er altijd een studiepad gegenereerd voor elke geldige combinatie van modules, waarin alle modules van de lijst aan de linkerkant opgenomen zijn. Hoe meer modules de gebruiker toevoegt, hoe minder combinaties er mogelijk zijn. Als het aantal credits van de modules op de lijst aan de linkerkant precies gelijk is aan het benodigde aantal credits in het studieprogramma, dan is er slechts één combinatie mogelijk. Als men in dit geval op Genereer Automatisch klikt, wordt er één studiepad gegenereerd dat bestaat uit de modules van de lijst aan de linkerkant.

5.3 Ongeldige combinaties Door de functie ‘Enkel geldige combinaties’ niet aan te vinken, kan de gebruiker handmatig studiepaden maken die niet overeenkomen met het benodigde aantal credits in het studieprogramma. Men kan bijvoorbeeld besluiten om een student het ene jaar extra credits te laten behalen en het andere jaar minder credits, of andersom. Als de functie niet aangevinkt is, kunnen gebruikers klikken op de knop Genereer (die anders in grijs is weergegeven). Dan kan men studiepaden maken door combinatie van de modules in de lijst aan de linkerkant, ook al levert deze combinatie meer of minder credits op dan het studieprogramma vereist.

5.4 Studiepaden op basis van studentenkeuzes Als het instituut ervoor zorgt dat studenten een combinatie van modules kiezen die geldig is binnen hun studieprogramma, bijvoorbeeld door de studentenkeuzes te verwerken met Student Allocator van Scientia, kunnen de studentenkeuzes dienen als basis voor het genereren van studiepaden. Hierbij is het uitgangspunt dat het systeem studenten uitsluitend toestaat om een bepaalde combinatie modules te kiezen als deze aan de voorwaarden van het studieprogramma voldoet of als studenten hiervoor speciaal toestemming hebben gekregen. De gebruiker kan in de studieprogramma-editor een of meer studieprogramma’s selecteren en klikken op de knop ‘Maak studiepaden van de studentenkeuzes’. Dan worden de modules die studenten binnen de geselecteerde studieprogramma’s kiezen geanalyseerd en wordt er voor elke unieke combinatie modules binnen elk studieprogramma een studiepad gemaakt. Dit betekent dat er aparte studiepaden worden gemaakt voor studenten uit verschillende studieprogramma’s, ook al hebben ze dezelfde modules gekozen. De gebruiker kan ook de studiepad-editor gebruiken en klikken op ‘Maak studiepaden van de studentenkeuzes’. Dan worden de keuzes van alle studenten in het systeem geanalyseerd, dus niet alleen de keuzes van de studenten binnen één studieprogramma. Er wordt dan voor elke unieke combinatie van modules binnen ieder studieprogramma een studiepad gegenereerd.

Ref.: 3067

20



6 Sjablonen beschrijven Activiteitsjablonen beschrijven hoe een module wordt gegeven, vanuit het perspectief van de student die eraan deelneemt. Om een sjabloon te maken, moet de gebruiker zich afvragen: ‘Als ik een student was die deze module volgde, hoeveel activiteiten zou ik dan moeten bijwonen?’ Het feit dat sommige activiteiten herhaald worden, zodat alle studenten eraan kunnen deelnemen, is niet relevant bij het maken van sjablonen. Het gaat alleen om het onderwijs dat een individuele student moet volgen. Met de module-editor kan een nieuwe activiteitsjabloon gemaakt worden. De gebruiker selecteert de module en klikt vervolgens op . Hierdoor wordt er een nieuwe sjabloon gemaakt die automatisch aan de geselecteerde module gekoppeld wordt. De nieuwe sjabloon heeft aanvankelijk dezelfde naam als de module; het is gebruikelijk dat de naam van de module de stam van de naam van de activiteitsjabloon is. Vervolgens worden de sjablonen getoond die bij de geselecteerde module horen, inclusief de zojuist gemaakte sjabloon. De gebruiker kan de naam wijzigen, bijvoorbeeld door een achtervoegsel toe te voegen dat het activiteitstype aangeeft. Het scherm ziet er ongeveer zo uit:

Afbeelding 13 Sjablonen genereren vanuit een module

Stel bijvoorbeeld dat iedere student voor module X een college moet volgen in een zaal voor 150 studenten en aan een werkgroep van maximaal 15 studenten moet deelnemen. In dat geval maakt de gebruiker twee sjablonen: een college met een grootte van 150 en een werkgroep met een grootte van 15. Bij het maken van een nieuwe sjabloon is de gebruiker nog steeds in de module-editor, maar de informatie over de activiteitsjablonen wordt getoond in een tabblad. De eigenschappen van een sjabloon kunnen aangepast worden in dit tabblad, maar gebruikers kunnen ze ook later aanpassen in de activiteitsjabloon-editor. Om naar het niveau van de module terug te keren, klikt de gebruiker op het kruisje linksboven in het rooster. Als op de knop geklikt wordt wanneer er meerdere modules geselecteerd zijn in de module-editor, dan wordt er een activiteitsjabloon gemaakt voor elk van de geselecteerde modules.

Ref.: 3067

21



6.1 Naam van de sjabloon De naam van een activiteitsjabloon moet een unieke aanduiding zijn en mag hoogstens 255 karakters bevatten. In de praktijk is de naam vaak gebaseerd op de naam van de module waartoe de sjabloon behoort. Een nieuwe sjabloon die met de module-editor wordt gemaakt, krijgt automatisch de naam van de bijbehorende module. De gebruiker kan een achtervoegsel aan deze naam toevoegen, dat meestal het activiteitstype aangeeft. Een gebruiker die bijvoorbeeld een sjabloon toevoegt om aan te geven dat elke student voor module X een college moet volgen, kan deze sjabloon Module X/Col noemen.

6.2 Activiteitstype van de sjabloon Door het activiteitstype van een activiteitsjabloon in te stellen, wordt automatisch hetzelfde activiteitstype ingesteld voor alle activiteiten die met die sjabloon gegenereerd worden. Dit beïnvloedt ook de kleurcodes die gebruikt worden om verschillende typen activiteiten te onderscheiden (gebruikers kunnen bijvoorbeeld colleges met rood omranden en werkgroepen met groen). Het activiteitstype van een sjabloon kan geselecteerd worden uit een dropdown. Gebruikers kunnen in ECP geen nieuwe typen activiteiten maken; dat kan met Enterprise Desktop Reference Data Manager.

6.3 Geschatte grootte van de sjabloon De geschatte grootte van een sjabloon moet een positief geheel getal zijn. De geschatte grootte wordt gebruikt om te berekenen hoeveel activiteiten er gegenereerd moeten worden voor een activiteitsjabloon. Als er bijvoorbeeld 150 studenten verwacht worden bij module X en deze module heeft een sjabloon voor een werkgroep met een geplande grootte van 15, dan bepaalt ECP dat er 10 activiteiten nodig zijn om alle studenten te laten deelnemen.

6.4 Benodigde middelen van de sjabloon Als voor alle activiteiten die met een sjabloon gegenereerd worden dezelfde middelen nodig zijn, kan dit vereiste op het niveau van de sjabloon ingesteld worden zodat het geldt voor alle activiteiten die gegenereerd worden. Het aanpassen van de verschillende soorten benodigde middelen (zaal, docenten en uitrusting) gaat op dezelfde manier. Het volgende voorbeeld betreft het instellen van de zaalvereisten. Als gebruikers het veld voor de zaalvereisten selecteren en op het pijltje van de dropdown klikken, verschijnt het volgende venster:

Ref.: 3067

22



Afbeelding 14 Zaalvereisten instellen op het niveau van de sjabloon

Rechtsboven in het venster kunnen gebruikers het benodigde aantal zalen specificeren voor iedere activiteit die met deze sjabloon gegenereerd wordt. Om er voor te zorgen dat de planner een geschikte zaal selecteert, kan de gebruiker geschiktheidseisen toevoegen door de gewenste geschiktheden van de lijst linksboven (die alle beschikbare geschiktheden toont) naar de lijst rechtsboven te verplaatsen (die de geschiktheden toont die nodig zijn voor activiteiten van deze sjabloon). Een lijst met zalen die aan de geschiktheidseisen voldoen, verschijnt linksonder in het venster. Als de gebruiker verder niets doet, wijst de planner aan elke activiteit van de sjabloon het vereiste aantal zalen toe tijdens het roosteren. Daarbij selecteert de planner alleen zalen uit deze lijst. Om te zorgen dat activiteiten in een specifieke zaal plaatsvinden, kan de gebruiker een of meer zalen uit de lijst selecteren en verplaatsen naar de lijst rechtsonder in het venster. In dat geval moet het vereiste aantal zalen overeenkomen met het aantal geselecteerde en grijs gemaakte zalen.

Ref.: 3067

23



6.5 Rooster van de sjabloon Als Enterprise Timetabler geopend is en voor dezelfde set gegevens gebruikt wordt als ECP, kunnen gebruikers het rooster van een activiteitsjabloon bekijken door met de rechtermuisknop op de naam van de sjabloon te klikken en de optie ‘Toon rooster’ te kiezen. Hiermee komen gebruikers in Enterprise Timetabler, kunnen ze met gebruik van het overzicht van sjablonen een nieuw rooster openen en de juiste sjabloon selecteren.

Ref.: 3067

24



7 Activiteiten genereren Gebruikers kunnen met ECP activiteiten genereren vanuit activiteitsjablonen. Dit kan automatisch (dan bepaalt ECP hoeveel activiteiten er gegenereerd moeten worden) of handmatig (dan geeft de gebruiker aan hoeveel activiteiten ECP moet genereren). Om activiteiten te genereren, moeten gebruikers de sjabloon-editor openen en de sjabloon of sjablonen selecteren waarvoor ze activiteiten willen genereren. De editor toont voor elk sjabloon in kolommen de grootte van de module (hoeveel studenten een dergelijke activiteit moeten volgen), de geschatte grootte van de sjabloon (hoeveel studenten er aan één college of werkgroep kunnen deelnemen), hoeveel activiteiten er nodig zijn om alle studenten te laten deelnemen (het eerste getal gedeeld door het tweede en afgerond op het volgende gehele getal), het aantal bestaande activiteiten dat al met deze sjabloon gegenereerd is en het aantal dat nog nodig is om aan de vraag te voldoen.

Afbeelding 15 Setting Activiteiten genereren op het niveau van de sjabloon

7.1 Automatisch genereren Als één sjabloon geselecteerd is, wordt het benodigde aantal activiteiten aangegeven bij de optie ‘Activiteiten te genereren’ linksboven in het venster van de editor. Als meer sjablonen geselecteerd zijn, verschilt het benodigde aantal activiteiten mogelijk per sjabloon, dus dan wordt er geen getal getoond. In beide gevallen verschijnt het aantal activiteiten dat nog nodig is per geselecteerd sjabloon door op de knop

ernaast te klikken.

7.2 Handmatig genereren De gebruiker kan het aangegeven aantal te genereren activiteiten veranderen met de pijltjes ernaast. In dat geval verschijnt door op de knop te klikken het door de gebruiker gespecificeerde aantal activiteiten voor elke geselecteerde sjabloon.

Ref.: 3067

25



8 Studentensets genereren en toewijzen Om te zorgen dat de modules die studenten hebben gekozen niet overlappen in het rooster moet men niet alleen rekening houden met de combinaties van modules die niet mogen overlappen (in studiepaden), maar ook met het verwachte aantal studenten in elk studiepad en de wijze waarop deze studenten aan individuele activiteiten toegewezen worden. In veel gevallen wordt er een systeem voor studentgegevens gebruikt om de gegevens van individuele studenten in te voeren in ECP, maar een dergelijk systeem kent het begrip studentensets waarschijnlijk niet, omdat dit in wezen een roosterbeperking is. Een studentenset is een groep studenten die precies dezelfde activiteiten volgen (die daarom niet tegelijkertijd moeten plaatsvinden) en de toewijzing van de studentenset aan activiteiten legt een beperking op aan het rooster. Stel bijvoorbeeld dat aan zowel module A als module B 100 studenten deelnemen en dat beide modules bestaan uit een combinatie van een college (dat wordt bijgewoond door 100 studenten) en werkgroepen van 10 studenten. Elke module heeft dan 10 werkgroepen. Als één student zowel module A als module B kiest, mogen de twee colleges niet overlappen omdat deze student ze allebei moet bijwonen. De student woont echter maar één van de tien werkgroepen van elke module bij, dus er zijn slechts twee werkgroepen die niet met elkaar en ook niet met de colleges mogen overlappen. Indien meer dan één student beide modules bijwoont, wordt de situatie ingewikkelder. Als de studenten die beide modules bijwonen samen dezelfde activiteiten volgen, kunnen er maximaal tien studenten geplaatst worden zonder dat er extra beperkingen nodig zijn. Het is daarentegen ook mogelijk dat tien studenten die beide modules volgen, verspreid worden over de activiteiten, zodat er tien verschillende activiteitenparen niet mogen overlappen. In ECP kunnen gebruikers specificeren welke methode gebruikt moet worden om studenten aan activiteiten toe te wijzen. ECP genereert op basis daarvan de vereiste studentensets. In dit proces worden de sets toegewezen aan een geschikte set activiteiten en worden de studenten toegewezen aan een geschikte set. Om studentensets te genereren, klikt de gebruiker op de knop op het dashboard. Dan verschijnt er een venster waarin de gebruiker de studenten kan selecteren die bij het toewijzingsproces betrokken moeten worden. Dit venster ziet er zo uit:

Ref.: 3067

26



Afbeelding 16 Het venster voor selectie voor toewijzing

De gebruiker kan studenten uit geselecteerde studieprogramma’s, studiepaden of modules toewijzen. Als de gebruiker op ‘Selecteer object klikt, verschijnt er een lijst met objecten van het geselecteerde type. Door het selecteren van een of meer objecten wordt een groep studenten (de studenten van de geselecteerde studieprogramma’s, studiepaden of modules) geselecteerd die toegewezen moet worden aan de activiteiten die deze studenten moeten volgen. Voor gebruikers studenten kunnen toewijzen en studentensets kunnen genereren, moeten ze de methode voor toewijzing definiëren door op de knop verschijnt het volgende venster:

te klikken. Dan

Afbeelding 17 Toewijsvoorkeuren instellen

De instellingen die de gebruiker in dit venster aangeeft, worden opgeslagen en elke keer dat de gebruiker een toewijzing doet om studentensets te maken, worden ze weer toegepast. Boven in het scherm is een optie om evenredig of alfabetisch toe te wijzen. Hiermee bepaalt de gebruiker hoe de studenten geordend worden in de groep die toegewezen moet worden.

8.1 Evenredig of alfabetisch Als gebruikers de optie ‘Evenredig toewijzen’ kiezen, worden studenten binnen de grootste studiepaden (de populairste combinaties van modules) het eerst toegewezen. Dit betekent dat studenten met de minst populaire combinaties van modules niet toegewezen worden als het Ref.: 3067

27


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ geplande aantal en de geplande grootte van de activiteiten niet toereikend zijn om alle studenten te plaatsen. Als gebruikers de optie ‘Alfabetisch toewijzen’ kiezen, worden de studenten in alfabetische volgorde gezet voor ze toegewezen worden. Dit betekent dat studenten met de minst populaire studiepaden evenveel kans hebben om toegewezen te worden als studenten met de populairste studiepaden. Als bepaalde voorkeuren geselecteerd zijn, heeft dit ook tot gevolg dat studenten bij dezelfde activiteiten op naam ingedeeld worden.

8.2 Verdeel of groepeer Als er meer dan genoeg plaatsen zijn voor alle studenten die toegewezen worden (er worden bijvoorbeeld 90 studenten toegewezen aan 10 werkgroepen die elk plaats bieden aan 10 studenten), kunnen gebruikers de toewijzing verdelen of groeperen. Dit geven ze aan door de indicator naar links of naar rechts te bewegen op de balk. Naarmate de indicator dichter bij het uiteinde van de balk staat, is de voorkeur voor die toewijzing sterker. Bij ‘verdelen/Mengen’ worden studenten zo gelijk mogelijk verdeeld over alle beschikbare activiteiten. In het hierboven genoemde voorbeeld zou dat negen studenten en één vrije plaats per werkgroep betekenen. Bij ‘groeperen’ worden studenten aan dezelfde activiteit toegewezen tot deze vol zit en daarna pas aan andere activiteiten. In het hierboven genoemde voorbeeld zou dat negen werkgroepen van tien studenten en een werkgroep zonder studenten opleveren.

8.3 Willekeurig mengen of groeperen Bij willekeurig groeperen is het streven om studenten die eerder aan dezelfde activiteiten toegewezen zijn, bij elkaar te houden bij nieuwe toewijzingen. Dit is geen garantie dat studenten altijd samen toegewezen worden, omdat de activiteiten van de ene module kleiner kunnen zijn dan die van de andere. Zo kunnen de 20 studenten die zijn toegewezen aan een werkcollege van module A niet allemaal toegewezen worden aan de praktijkles van module B, die slechts plaats biedt aan 15 studenten. Willekeurig mengen heeft het omgekeerde effect, omdat men daarmee beoogt te vermijden dat studenten steeds opnieuw gezamenlijk aan activiteiten worden toegewezen. Soms wordt gezegd dat studenten een bredere vriendenkring krijgen door ze op deze manier te mengen, omdat ze dan meer medestudenten ontmoeten. Daar staat echter tegenover dat studenten die geregeld samen worden toegewezen aan activiteiten een kleine groep medestudenten goed leren kennen, waardoor ze mogelijk meer steun aan elkaar hebben. Puur praktisch gezien vergemakkelijkt het groeperen van studenten het roosteren, omdat dit minder beperkingen oplevert in verband met activiteiten die niet mogen overlappen.

8.4 Mengen of groeperen op basis van geslacht Als het geslacht van studenten gespecificeerd is, kan dit gebruikt worden als criterium bij de toewijzing. Door te mengen op basis van geslacht zorgt de gebruiker er voor dat de verhouding tussen de seksen bij de activiteiten overeenkomt met de verhouding tussen de seksen van het studieprogramma als geheel. Als bijvoorbeeld 70% van de studenten binnen het studieprogramma

Ref.: 3067

28


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ van het mannelijk geslacht is, bestaat de groep studenten bij elke activiteit ook voor 70% uit mannen. Door te groeperen op basis van geslacht zorgt de gebruiker er voor dat de seksen gescheiden blijven als studenten aan verschillende activiteiten worden toegewezen.

8.5 Verschillende criteria Het is mogelijk om een combinatie van alle bovengenoemde criteria toe te passen. In de Toewijsvoorkeur-editor kan de gebruiker met de verschuifbare indicator precies aangeven hoe zwaar elk criterium moet wegen in het toewijzingsproces. Als een student bijvoorbeeld aan een van de tien beschikbare werkgroepen moet worden toegewezen, krijgt elke werkgroep drie verschillende scores. De eerste score geeft aan in welke mate het toewijzen van de student aan een activiteit leidt tot verdelen of groeperen. Als de gebruiker de toewijzing wil groeperen, krijgen activiteiten waaraan al relatief veel studenten zijn toegewezen (maar die nog niet vol zitten) een hoge score. Als de gebruiker de toewijzing echter wil verdelen, krijgen activiteiten waaraan nog weinig of geen studenten zijn toegewezen een hoge score. De tweede score geeft aan in welke mate een allocatie leidt tot willekeurig mengen of groeperen. Een activiteit waaraan studenten zijn toegewezen met wie de student die toegewezen gaat worden al andere activiteiten samendoet, scoort hoog op groeperen, maar laag op mengen. De derde score geeft aan in welke mate een allocatie leidt tot mengen of groeperen op basis van geslacht. Een activiteit met studenten van hetzelfde geslacht als de student die toegewezen gaat worden, scoort hoog op groeperen, maar laag op mengen. De scores van elk van deze factoren worden gewogen op grond van de voorkeur die de gebruiker op de schaalverdeling heeft aangegeven, voor ze opgeteld worden. Daarna wordt de student toegewezen aan de activiteit met de hoogste score.

Ref.: 3067

29



8.6 Toewijzing aanpassen Gebruikers kunnen de toewijzing van studentensets aan activiteiten handmatig aanpassen met de activiteitsjabloon-editor. Wanneer ze de sjabloon die aangepast moet worden selecteren en op de knop

klikken, verschijnt het volgende venster:

Afbeelding 18 Activiteitsjabloon allocator

In het venster staan de activiteiten die met de sjabloon gegenereerd zijn op de x-as en op de y-as staan de studentensets van de module waarop de sjabloon betrekking heeft. Het feit dat er een sjabloon is, betekent dat elke student (en daarmee elke studentenset) die aan de module deelneemt één enkele activiteit moet volgen die met de sjabloon gegenereerd is.

8.6.1

Studentensets toewijzen en verwijderen

Een studentenset kan aan een activiteit worden toegewezen door het hokje op het snijpunt van de naam van de studentenset en het nummer van de activiteit aan te vinken in de toewijzingtabel. Als er één hokje aangevinkt wordt, worden de vinkjes in de andere hokjes op dezelfde rij automatisch weggehaald, omdat een studentenset slechts een van de activiteiten moet volgen. Een studentenset kan uit alle activiteiten verwijderd worden door het vinkje weg te halen, maar gebruikers zullen een studentenset meestal niet blijvend uit alle activiteiten willen verwijderen. De kolom aan het einde van de rij waar ‘Toegewezen’ boven staat, geeft aan of de studentenset is toegewezen aan een activiteit van de sjabloon. Als geen enkel hokje in de rij aangevinkt is, is het hokje onder Toegewezen ook niet aangevinkt. Niet-toegewezen studentensets worden vetgedrukt weergegeven in de lijst aan de linkerkant om gebruikers er op te wijzen dat er iets aan gedaan moet worden. Gebruikers kunnen een lange lijst studentensets eventueel sorteren op basis van de kolom Toegewezen, zodat alle niet-toegewezen studentensets boven aan de lijst komen te staan.

8.6.2

Grootte van studentensets

De twee kolommen uiterst rechts in het venster van de Activiteitsjabloontoewijzer geven de geschatte en ware grootte van elke studentenset weer. De geschatte grootte wordt gebruikt om te bepalen hoeveel plaatsen de studentenset inneemt wanneer die aan een activiteit toegewezen is. De Ref.: 3067

30


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ ware grootte geeft aan hoeveel plaatsen in de studentenset op dit moment toegewezen zijn aan echte studenten. Het verschil tussen deze twee waarden is het aantal beschikbare plaatsen in de studentenset.

8.6.3

Grootte van activiteiten

In de onderste rij van het rooster staan de geschatte en ware grootte van elke activiteit. De geschatte grootte wordt door de gebruiker ingesteld en is gelijk aan de grootte van de sjabloon, tenzij de geschatte grootte achteraf aangepast is. De ware grootte is de som van de grootte van de studentensets die aan de activiteit toegewezen zijn. Als de ware grootte van de activiteit de geschatte grootte overtreft, wordt de indicator van de grootte rood om aan te geven dat er een probleem is.

8.6.4

Een patroon voor toewijzing kopiëren

Stel dat er twee of meer modules zijn met dezelfde onderwijsvorm (studenten volgen voor elke module een college en een werkgroep) en dat deze modules door dezelfde studenten gevolgd worden (het kunnen verplichte modules zijn binnen een studieprogramma). In dat geval kan het gunstig zijn om studentensets bij beide/alle modules op dezelfde manier toe te wijzen, zodat studenten die zijn toegewezen aan de eerste werkgroep van module A ook toegewezen worden aan de eerste werkgroep van module B. In het venster van de Activiteitsjabloontoewijzer van de sjabloon met het gewenste patroon voor toewijzing kan de gebruiker linksboven op de knop klikken. Een indicator rechtsboven in het venster geeft het sjabloon aan waarvan het patroon gekopieerd is. De gebruiker kan vervolgens een andere sjabloon selecteren (mits die hetzelfde aantal activiteiten heeft op de xas en dezelfde studentensets op de y-as) uit de dropdown direct onder de werkbalk en dan wordt de knop actief. Door op deze knop te klikken, wordt hetzelfde patroon voor toewijzing op de op dat moment geselecteerde sjabloon toegepast. Hetzelfde patroon kan vanaf het klembord op een willekeurig aantal compatibele sjablonen worden geplakt (één voor één). Als de geselecteerde sjabloon niet compatibel is, omdat deze niet hetzelfde aantal activiteiten of dezelfde lijst studentensets heeft als de oorspronkelijke sjabloon, wordt de knop ‘Plak patroon’ niet actief.

8.6.5

Toewijzing aan niet-geroosterde / geroosterde activiteiten

Als studentensets aan activiteiten toegewezen worden wanneer die activiteiten niet geroosterd zijn, vormen de studentensets een roosterbeperking: twee activiteiten waaraan dezelfde studentenset toegewezen is, mogen niet op dezelfde tijd geroosterd worden. De toewijzing legt daarnaast ook zachte beperkingen op aan het roosterproces. Als de gebruiker een rooster wil maken waarin de activiteiten van een studentenset gelijkmatig over de week verspreid zijn, of waarin ze juist dicht op elkaar zitten, blijkt uit de toewijzing van studentensets aan activiteiten welke activiteiten wel of niet samengenomen moeten worden.

Ref.: 3067

31


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Als de activiteiten al geroosterd zijn, kan het venster van de Activiteitsjabloontoewijzer er iets anders uitzien, zoals hieronder:

Afbeelding 19 Activiteitsjabloontoewijzer met geroosterde activiteiten

Als activiteiten met andere activiteiten in het rooster van de studentenset zouden overlappen, verschijnt er een grijs veld in plaats van een hokje dat aangevinkt kan worden. Dit voorkomt dat een studentenset wordt toegewezen aan activiteiten die met elkaar overlappen.

8.6.6

Ga naar rooster voor sjabloon

Als Enterprise Timetabler ook geopend is, en de gebruiker heeft de juiste permissies, dan is het mogelijk om vanuit dit venster een rooster voor de activiteitsjabloon te bekijken (klik met de rechtermuisknop op de naam van de sjabloon die verschijnt in de dropdown) of een rooster voor ieder willekeurige studentenset (klik met de rechtermuisknop in de lijst aan de linkerkant van het venster op de naam van de studentenset).

Ref.: 3067

32



9 Studentensets Het maken van studentensets is een wezenlijk onderdeel van het proces van toewijzing. Nadat de gebruiker het venster heeft gekozen van waaruit de toewijzingen gedaan moeten worden, vergelijkt ECP het aantal echte studenten binnen dat studieprogramma, dat studiepad of die module met de aangegeven grootte van het studieprogramma, het studiepad of de module. Er worden tijdelijk fictieve studenten gemaakt om het aantal studenten in overeenstemming te brengen met de aangegeven grootte. Dit betekent dat studentensets gepland kunnen worden voordat alle informatie over studenten beschikbaar is of zelfs zonder enige informatie over studenten. Elke student (echt of fictief) wordt vervolgens toegewezen aan de juiste activiteiten op basis van de criteria die hierboven besproken zijn. Dan bekijkt ECP welke studenten er zijn toegewezen aan een identieke set activiteiten. Voor elk van deze groepen studenten wordt een studentenset gemaakt. Deze studentenset wordt toegewezen aan de activiteiten en de studenten worden toegewezen aan de studentenset. De totale grootte van iedere studentenset is de som van echte en fictieve studenten. Ten slotte worden de fictieve studenten verwijderd, waardoor er plaatsen vrijkomen in de studentensets. Deze beschikbare plaatsen kunnen bezet worden door echte studenten die later aan de studentenset worden toegewezen. Het aantal beschikbare plaatsen is gelijk aan de totale grootte van de studentenset minus het aantal echte studenten die zijn toegewezen. Studentensets kunnen ook handmatig gemaakt en bewerkt worden vanuit de studentenset-editor door op de knop Toon op het dashboard te klikken.

9.1 Naam van de studentenset De naam van automatisch gegenereerde studentensets is gebaseerd op de naam van het studieprogramma dat de studenten in de set volgen met een achtervoegsel van drie cijfers. Gebruikers die de juiste permissies hebben, kunnen de naam van de studentenset wijzigen. De naam moet een unieke aanduiding zijn en mag uit maximaal 255 karakters bestaan. In de praktijk zijn de namen meestal veel korter. Gebruikers moeten er rekening mee houden dat de namen van studentensets op afgedrukte roosters kunnen komen te staan om de docenten te laten weten welke studenten ze kunnen verwachten bij een bepaalde activiteit.

9.2 Beschrijving van de studentenset De beschrijving van een studentenset kan worden ingevoerd door elke gebruiker die de juiste permissies heeft. De naam mag, net zoals de beschrijving, uit maximaal 255 karakters bestaan, maar hij hoeft niet uniek te zijn.

9.3 Sleutelveld van de studentenset Het sleutelveld is de unieke aanduiding voor de studentenset en wordt automatisch gegenereerd indien studentensets door ECP aangemaakt worden. Gebruikers met de juiste permissies mogen het sleutelveld aanpassen.

Ref.: 3067

33



9.4 Afdeling van de studentenset Iedere gebruiker die de juiste permissies heeft, kan de afdeling van een studentenset wijzigen door een afdeling te kiezen uit een lijst in een dropdown. In ECP kunnen gebruikers geen afdelingen toevoegen aan deze lijst; dat kan met Enterprise Desktop Reference Data Manager. De afdeling waar een studentenset bij hoort, bepaalt niet aan welke activiteiten gebruikers deze studentenset kunnen toewijzen. De modules waaraan een studentenset is gekoppeld, bepalen welke activiteiten de studentenset mag volgen. Als de rechten van gebruikers echter gebaseerd zijn op de afdeling die eigenaar is van de studentenset, kan een gebruiker het recht om een studentenset aan te passen verliezen door de afdeling van de studentenset te veranderen.

9.5 Studieprogramma van de studentenset Iedere studentenset kan slechts bij één studieprogramma horen. Automatisch gegenereerde studentensets worden gekoppeld aan het studieprogramma van waaruit ze gegenereerd zijn. Gebruikers met de juiste permissies kunnen nieuwe studentensets aanmaken en deze koppelen aan een studieprogramma naar keuze, dat men uit een lijst selecteert.

9.6 Modules van de studentenset Automatisch gegenereerde studentensets worden automatisch gekoppeld aan alle modules van het studiepad waar ze bij horen. Als een gebruiker studentensets handmatig aanmaakt, moeten ze gekoppeld worden aan de modules die de studenten binnen die studentenset volgen. Een studentenset mag alleen worden toegewezen aan activiteiten van modules waaraan de studentenset gekoppeld is en studenten mogen alleen aan een studentenset worden toegewezen als deze gekoppeld is aan een of meer modules waaraan de student ook gekoppeld is.

9.7 Grootte van de studentenset Elke studentenset kan een totale, ware en gereserveerde grootte hebben. Gebruikers die de juiste permissies hebben, kunnen de totale en de gereserveerde grootte veranderen. Beide waarden moeten een positief geheel getal zijn. Gebruikers kunnen de ware grootte niet direct veranderen. De ware grootte geeft het aantal studenten aan dat aan de studentenset is toegewezen en is als ‘alleen-lezen’ ingesteld. Totale grootte – ware grootte – gereserveerde grootte = Aantal beschikbare plaatsen

9.8 Beschikbaarheid van de studentenset Een studentenset kan net als een module een beschikbaarheidspatroon hebben dat aangeeft wanneer de activiteiten geroosterd kunnen worden. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat de activiteiten van een studentenset van voltijdstudenten op weekdagen tussen 9.00 en 18.00 uur moeten plaatsvinden of dat de activiteiten van een studentenset van deeltijdstudenten op weekdagen na 18.00 uur of in het weekend moeten plaatsvinden. Paragraaf 3.9 beschrijft hoe een beschikbaarheidspatroon voor een module wordt ingesteld. Dezelfde procedure geldt voor een studentenset.

Ref.: 3067

34



9.9 Begintijdpatroon van de studentenset Een studentenset kan net als een module een patroon hebben dat aangeeft op welk tijdstip de activiteiten bij voorkeur moeten beginnen (men wil een nieuwe activiteit bijvoorbeeld het liefst altijd op het hele uur laten beginnen). Dit is een zachte beperking. Het is ongebruikelijk om een begintijdpatroon voor een studentenset in te stellen dat in strijd is met het begintijdpatroon dat op het niveau van het instituut of de module is ingesteld. Paragraaf 3.10 beschrijft hoe een begintijdpatroon van een module moet worden ingesteld. Dezelfde procedure geldt voor een studentenset.

9.10 Inzet van de studentenset Een studentenset kan net als een module een patroon hebben dat aangeeft binnen welk tijdsblok de activiteiten bij voorkeur moeten plaatsvinden. Dit is een zachte beperking. Als een studentenset bijvoorbeeld bestaat uit studenten met jonge kinderen, dan kan er een voorkeur zijn om ’s ochtends zo laat mogelijk te beginnen en ’s middags zo vroeg mogelijk te eindigen. Paragraaf 3.11 beschrijft hoe een inzetpatroon van een module moet worden ingesteld. Deze procedure geldt ook voor een studentenset.

9.11 Beperkingen van de studentenset Behalve het aangeven op welke tijden een studentenset al dan niet geroosterd mag worden, is het ook mogelijk om tijdsbeperkingen aan een studentenset te verbinden. Gebruikers kunnen een willekeurig aantal beperkingen opnemen in een beperkingsprofiel en ze kunnen een willekeurig aantal beperkingsprofielen aan een studentenset koppelen. Beperkingen en beperkingsprofielen worden gemaakt met Enterprise Desktop Reference Data Manager. ECP biedt de mogelijkheid om deze profielen aan studentensets te koppelen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om beperkingen in verband met reistijd, pauzes van een bepaalde lengte tussen bepaalde uren, het vermijden van onderwijsactiviteiten in aansluitende tijdsblokken (bijvoorbeeld dat studenten die de ene dag tot laat bezig zijn, de volgende dag niet vroeg hoeven te beginnen), het vermijden van onderwijsactiviteiten die te ver uit elkaar liggen (er moet bijvoorbeeld minder dan acht uur tussen het begin van de eerste en het einde van de laatste activiteit op een dag zitten), enzovoort.

Ref.: 3067

35


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ De namen van beperkingsprofielen die al aan een studentenset gekoppeld zijn, worden getoond in een afgebakende lijst. Om deze lijst aan te passen, klikt de gebruiker op het pijltje van de dropdown en dan verschijnt de volgende functie:

Afbeelding 20 Beperkingsprofielen voor een studentenset aanpassen

Beperkingsprofielen kunnen aan de studentenset worden toegevoegd door het gewenste profiel van de lijst aan de linkerkant naar de lijst aan de rechterkant te verplaatsen. Om ze te verwijderen, moeten ze van de rechter- naar de linkerkant verplaatst worden.

9.12 Samenvallen vermijden voor de studentenset Elke studentenset is toegewezen aan een aantal activiteiten en deze activiteiten mogen, per definitie, in het rooster niet samenvallen, omdat er anders overlap ontstaat voor de studentenset. In sommige gevallen kunnen studentensets zo ingesteld staan dat verschillende studentensets in een verschillende context dezelfde studenten representeren. In die gevallen is het nodig dat de gebruiker een beperking Samenvallen vermijden instelt voor de studentensets die dezelfde leden kunnen bevatten.

9.13 Gebruikerstekst van de studentenset Elke studentenset heeft 5 velden voor gebruikerstekst. Gebruikerstekst 1 mag maximaal 2000 karakters bevatten. De gebruikersteksten 2 tot en met 5 mogen maximaal 255 karakters per veld bevatten. Gebruikers kunnen in deze velden informatie over een studentenset noteren die niet thuishoort in een ander type veld.

Ref.: 3067

36



Instituten doen er goed aan om aan te geven waar deze velden met gebruikerstekst voor dienen. Als gebruikers deze velden naar eigen inzicht kunnen gebruiken, kan dit verwarrend zijn op het niveau van het instituut als geheel. Verschillende gebruikers zullen mogelijk hetzelfde veld voor andere doeleinden en verschillende velden voor hetzelfde doel gebruiken.

9.14 Labels van de studentenset Labels worden door de gebruiker gedefinieerd om het filteren te vergemakkelijken. Labels worden in EDRDM aangemaakt, maar er kan een willekeurig aantal labels aan een studentenset gekoppeld worden in ECP. Om labels aan een studentenset te koppelen, moet de gebruiker eerst zorgen dat de kolom met labels is opgenomen in de lay-out van de studentenset-editor. De labels die al bij de studentenset horen, worden getoond als een afgebakende lijst. Om labels toe te voegen of te verwijderen, gebruikt men de standaardfunctie van Enterprise om verschillende objecten uit een lange lijst te selecteren. In de Enterprise Interface Handleiding staat meer informatie.

9.15 Rooster van de studentenset Als Enterprise Timetabler geopend is en voor dezelfde set gegevens gebruikt wordt als ECP, kunnen gebruikers het rooster van een studentenset bekijken door met de rechtermuisknop op de naam van de studentenset te klikken en de optie ‘Toon rooster’ te kiezen. Hiermee komen gebruikers in Enterprise Timetabler, kunnen ze met gebruik van het overzicht van studentensets een nieuw rooster openen en de juiste studentenset selecteren.

Ref.: 3067

37



10 Studenten De gegevens van individuele studenten kunnen handmatig ingevoerd worden in ECP, hoewel ze meestal automatisch worden overgedragen door een systeem voor studentgegevens. Gegevens van studenten kunnen aangepast worden met de student-editor.

10.1 Naam van de student De naam van een student is een unieke aanduiding van maximaal 255 karakters. Als gegevens van studenten opgeslagen worden in een systeem voor studentgegevens, worden ze waarschijnlijk automatisch overgedragen aan ECP. Gebruikers kunnen tot op zekere hoogte bepalen hoe de naam eruit komt te zien in het naamveld van ECP. Als voor- en achternamen in het systeem voor studentgegevens in aparte velden staan, is het van belang om te bedenken hoe de naam er in ECP uit moet zien, omdat die maar één veld voor naam heeft. Namen van studenten kunnen gebruikt worden in rapporten en Enterprise Timetabler bevat een lijst van studenten (standaard op naam gesorteerd), zodat gebruikers het rooster van individuele studenten kunnen bekijken.

10.2 Beschrijving van de student De beschrijving is ook een aanduiding van maximaal 255 karakters. Als de naam in het naamveld opgeslagen is als , kan het veld voor beschrijving gebruikt worden voor een minder formele aanduiding zoals .

10.3 Geslacht van de student Het aangeven van het geslacht van studenten is optioneel in ECP. Als de gebruiker het geslacht echter als een van de criteria voor toewijzing wil gebruiken, is het noodzakelijk om een waarde voor het geslacht in te voeren. Als er nieuwe studenten worden ingevoerd, staat er standaard ‘onbekend’ bij het geslacht.

10.4 Afdeling van de student Iedere gebruiker die de juiste permissies heeft, kan de afdeling van een student wijzigen door een afdeling te kiezen uit een lijst in een dropdown. In ECP kunnen gebruikers geen afdelingen toevoegen aan deze lijst; dat kan in Enterprise Desktop Reference Data Manager.

10.5 Sleutelveld van de student Het sleutelveld is de unieke aanduiding voor de student. Dit is meestal het studentnummer uit het systeem voor studentgegevens. Gewoonlijk heeft hoogstens een enkele gebruiker permissie om het sleutelveld te wijzigen, omdat het sleutelveld er voor zorgt dat bijgewerkte gegevens uit het systeem voor studentgegevens bij de juiste studenten worden ingevoerd.

Ref.: 3067

38



10.6 E-mailadres van de student Gebruikers kunnen in ECP de e-mailadressen van alle studenten opslaan. Dit heeft geen functie binnen ECP, maar deze adressen kunnen gebruikt worden in rapportages of om studenten via aangepaste applicaties op de hoogte te stellen van roosterveranderingen.

10.7 Studieprogramma’s van de student Informatie over welk(e) studieprogramma(’s) een student volgt, komt meestal uit het systeem voor studentgegevens, maar deze informatie kan gewijzigd worden door een gebruiker van ECP die de juiste permissies heeft. Studenten kunnen verschillende studieprogramma’s volgen. De kolom in de student-editor toont een afgebakende lijst met de studieprogramma’s die de student al volgt. Door op de knop voor de dropdown te klikken, verschijnt de volgende functie:

Afbeelding 21 Een student aan een studieprogramma toevoegen

De gebruiker kan de student aan een studieprogramma toevoegen door dat in de lijst aan de linkerkant te selecteren en het naar de lijst aan de rechterkant te verplaatsen. Door een studieprogramma van de rechter- naar de linkerkant te verplaatsen, wordt een student uit een studieprogramma verwijderd.

10.8 Optionele / facultatieve modules van de student Alle studenten worden automatisch gekoppeld aan de verplichte modules van hun studieprogramma. De gebruiker kan met ECP studenten aan optionele en facultatieve modules koppelen, hoewel dat in de praktijk meestal in het systeem voor studentgegevens of met Student Allocator gedaan wordt. De gebruiker kan de modules die aan de student gekoppeld moeten worden, selecteren met een keuzefunctie die veel lijkt op de hierboven afgebeelde functie om studieprogramma’s te selecteren. Elke module die aan de student gekoppeld is en optioneel is in het studieprogramma van die student, wordt als optionele module voor die student beschouwd. Modules die noch verplicht noch optioneel zijn in het studieprogramma van de student, worden als facultatieve modules beschouwd.

Ref.: 3067

39



10.9 Studentensets van de student In de editor toont de kolom met studentensets een afgebakende lijst met de studentensets waartoe de student behoort. Dit is een alleen-lezen kolom.

10.9.1 De studentenset wijzigen De studentenset van de student kan veranderd worden door op de knop klikken.

te

Dan verschijnt er een lijst met studentensets waaraan de student toegewezen kan worden (omdat ze bijvoorbeeld de juiste modules hebben), waaronder de studentenset waaraan de student op dat moment is toegewezen. Als een enkele student wordt geselecteerd, dan wordt de rij gehighlight die de studentenset representeert waaraan de student momenteel is toegewezen. Als er meer dan één student was geselecteerd, dan wordt er geen rij gehighlight, tenzij alle geselecteerde studenten momenteel zijn toegewezen aan dezelfde studentenset.

Afbeelding 22 Een student naar een andere studentenset verplaatsen

De student kan naar een andere studentenset verplaatst worden door de rij te selecteren die de betreffende studentenset representeert en op de knop Verplaats te klikken. Studenten die nog niet aan een studentenset toegewezen zijn, kunnen op dezelfde manier aan een geselecteerde studentenset toegewezen worden.

10.10

Gebruikerstekst van de student

Elke student heeft 5 velden voor gebruikerstekst. Gebruikerstekst 1 mag maximaal 2000 karakters bevatten. De gebruikersteksten 2 tot en met 5 mogen maximaal 255 karakters per veld bevatten. Gebruikers kunnen in deze velden informatie over een student noteren die niet thuishoort in een ander type veld. Instituten doen er goed aan om aan te geven waar deze velden met gebruikerstekst voor dienen. Als gebruikers deze velden naar eigen inzicht kunnen gebruiken, kan dit verwarrend zijn op het niveau van het instituut als geheel. Verschillende gebruikers zullen hetzelfde veld mogelijk voor andere doeleinden en verschillende velden voor hetzelfde doel gebruiken. Ref.: 3067

40



10.11

Labels van de student

Labels worden door de gebruiker gedefinieerd om het filteren te vergemakkelijken. Labels worden in EDRDM aangemaakt, maar er kan een willekeurig aantal labels aan een student gekoppeld worden in ECP. Om labels aan een student te koppelen, moet de gebruiker eerst zorgen dat de kolom met labels is opgenomen in de lay-out van de student-editor. De labels die al bij de student horen, worden getoond als een afgebakende lijst. Om labels toe te voegen of te verwijderen, gebruikt men de standaardfunctie van Enterprise om verschillende objecten uit een lange lijst te selecteren. In de Enterprise Interface Handleiding staat meer informatie.

10.12

Rooster van de student

Als Enterprise Timetabler geopend is en voor dezelfde set gegevens gebruikt wordt als ECP, kunnen gebruikers het rooster van een student bekijken door met de rechtermuisknop op de naam van de student te klikken en de optie ‘Toon rooster’ te kiezen. Hiermee komen gebruikers in Enterprise Timetabler, kunnen ze met gebruik van het overzicht van studenten een nieuw rooster openen en de juiste student selecteren.

Ref.: 3067

41



11 Activiteiten Het is niet mogelijk om activiteiten te maken met de activiteitseditor in ECP. Activiteiten kunnen in ECP uitsluitend gegenereerd worden vanuit een sjabloon. Met Enterprise Timetabler kunnen activiteiten gemaakt worden die niet bij een sjabloon horen. In principe worden wijzigingen in een activiteitsjabloon geërfd door alle activiteiten die met die sjabloon gegenereerd worden. Als men een van de eigenschappen van de activiteit echter apart wijzigt, worden wijzigingen in die eigenschap niet meer geërfd. Wijzigingen in andere eigenschappen die op het niveau van de sjabloon worden aangebracht, worden nog wel geërfd door de activiteit. Als de gewijzigde eigenschap in een later stadium opnieuw gewijzigd wordt, zodat de waarde ervan weer overeenkomt met de waarde van deze eigenschap in de sjabloon, worden de wijzigingen in die eigenschap wel weer geërfd.

11.1 Naam van de activiteit De naam van een activiteit die met een sjabloon gegenereerd is, krijgt de naam van de sjabloon met een achtervoegsel van twee cijfers. Gebruikers die de juiste permissies hebben, kunnen de naam van activiteiten wijzigen. Het naamveld mag maximaal 255 karakters bevatten, maar de naam hoeft niet uniek te zijn. De naam wordt vaak gebruikt in afgedrukte roosters, roosters op websites en in andere rapporten, dus een unieke en redelijk korte naam werkt vaak het beste.

11.2 Beschrijving van de activiteit De beschrijving is een tweede aanduiding voor de activiteit met eveneens een limiet van 255 karakters. De naam bevat vaak codes met informatie over de activiteit (wat de bijbehorende module is, welk soort activiteit het is, enzovoort), maar de beschrijving is vaak langer en begrijpelijker voor buitenstaanders.

11.3 Geschatte grootte van de activiteit De geschatte grootte van een activiteit wordt geërfd van de activiteitsjabloon op het moment dat de activiteit gegenereerd wordt. Daarna kan deze grootte apart worden aangepast, maar dit heeft gevolgen voor de overdracht van deze eigenschap van sjablonen op activiteiten.

11.4 Sleutelveld van de activiteit Het sleutelveld van de activiteit is een unieke aanduiding voor de activiteit die meestal automatisch gegenereerd wordt door ECP op het moment dat de activiteit gegenereerd wordt. Gebruikers met de juiste permissies mogen het sleutelveld wijzigen, mits het uniek blijft. In speciale omstandigheden kan het wenselijk zijn om toe te staan dat er twee dezelfde sleutelvelden bestaan binnen de dataset. Als een object dat wordt toegevoegd (mogelijk via een automatische overdracht) het sleutelveld van een pas verwijderd object gebruikt, kan men tijdelijk twee dezelfde sleutelvelden toestaan, zodat het nieuwe object gemaakt kan worden voordat het object dat het vervangt verwijderd wordt. Ref.: 3067

42



11.5 Afdeling van de activiteit Iedere gebruiker die de juiste permissies heeft, kan de afdeling van een activiteit wijzigen door een afdeling te kiezen uit een lijst in een dropdown. In ECP kunnen gebruikers geen afdelingen toevoegen aan deze lijst; dat kan in Enterprise Desktop Reference Data Manager.

11.6 Beschikbaarheid van de activiteit Een activiteit kan net als een module een beschikbaarheidspatroon hebben. Paragraaf 3.9 beschrijft hoe het beschikbaarheidspatroon van een module gedefinieerd wordt. Dezelfde procedure geldt voor een activiteit. Merk op dat het niet verstandig is om de beschikbaarheid van een activiteit te beperken als de beperking elders toegepast zou moeten worden. Ter illustratie: stel Activiteit X moet gegeven worden door Docent Y, die niet beschikbaar is op maandag en donderdag. Als de activiteit wordt ingesteld als niet beschikbaar op maandag en donderdag, dan blijft de beperking zelfs gelden als een andere docent de activiteit krijgt toegewezen. Als Docent Y een vooraf ingesteld vereiste is voor de activiteit en het niet-beschikbaar zijn wordt toegewezen aan de docent, dan blijft de beperking alleen gelden zolang de docent een vereiste blijft voor de activiteit.

11.7 Begintijdpatroon van de activiteit Een activiteit kan net als een module een patroon hebben dat aangeeft op welk tijdstip de activiteit bij voorkeur moet beginnen. Paragraaf 3.10 beschrijft hoe een begintijdpatroon voor een module moet worden ingesteld. Dezelfde procedure geldt voor een activiteit. Een activiteit kan een begintijdpatroon hebben dat afwijkt van het begintijdpatroon dat op het niveau van het instituut is ingesteld. Een drie uur durende praktijkles in het laboratorium kan bijvoorbeeld bij voorkeur om 9.00 of 14.00 uur beginnen en een sterke voorkeur hebben om niet op andere tijden te beginnen.

11.8 Inzet van de activiteit Een activiteit kan net als een module een inzetpatroon hebben dat aangeeft op welke dagen/tijden de activiteit bij voorkeur geroosterd moet worden. Paragraaf 3.11 beschrijft hoe een inzetpatroon voor een module moet worden ingesteld. Deze procedure geldt ook voor activiteiten.

11.9 Geroosterde begintijd van de activiteit De kolom met de geroosterde begintijd van de activiteit toont het tijdstip waarop de activiteit volgens het rooster begint als de activiteit geroosterd is; anders is deze kolom leeg. Activiteiten worden geroosterd in Enterprise Timetabler (ET) en niet in ECP. De gebruiker kan de activiteit in ET bekijken door met de rechtermuisknop te klikken op de activiteit en de optie ‘Toon Rooster’ te kiezen.

11.10

Dag(en) van de activiteit

In de kolom met de geroosterde dag(en) van de activiteit staat op welke dag(en) de activiteit geroosterd is. Als de activiteit niet geroosterd is, is deze kolom leeg. Activiteiten worden geroosterd

Ref.: 3067

43


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ in Enterprise Timetabler en niet in ECP. De gebruiker kan de activiteit in ET bekijken door met de rechtermuisknop te klikken op de activiteit en de optie ‘Toon Rooster’ te kiezen.

Ref.: 3067

44



12 Discrepanties

tussen

geplande

oplevering en werkelijke vraag Het dashboard stelt gebruikers niet alleen in staat om de objecten waarvoor ze permissie hebben toe te voegen, te verwijderen en aan te passen, maar het toont ook de discrepanties tussen geplande oplevering en werkelijke vraag. Elke sectie van het dashboard is gereserveerd voor één soort object (bijvoorbeeld studieprogramma’s, modules, enzovoort). In elke rij binnen een sectie staat, van links naar rechts, een beschrijving van de discrepantie, het percentage objecten met een discrepantie, het aantal objecten met een discrepantie en een knop Toon die toegang biedt tot een gefilterde lijst van deze objecten. Het percentage objecten met/zonder discrepanties wordt ook aangegeven met een balk die rood of groen gekleurd is. Welke discrepanties kunnen voorkomen en wat er aan te doen is, wordt hieronder beschreven.

12.1 Studieprogramma’s zonder modules Wanneer een studieprogramma wordt gemaakt, heeft het nog geen bijbehorende modules (verplichte of optionele). In die toestand heeft het geen functie in het planningsproces, omdat activiteiten niet direct aan een studieprogramma gekoppeld zijn; ze zijn gekoppeld aan modules die weer gekoppeld zijn aan studieprogramma’s. Het feit dat een studieprogramma geen modules heeft, betekent dat de vereisten voor oplevering nog niet volledig gedefinieerd zijn. Dit veld op het dashboard toont hoeveel studieprogramma’s van de huidig geselecteerde afdeling(en) geen modules hebben en hoeveel procent van alle studieprogramma’s dit is. Door op Toon te klikken verschijnt er een gefilterde lijst met de studieprogramma’s zonder modules. De gebruiker kan modules uit de kolom ‘Verplichte modules’ en de kolom ‘Optionele modules’ aan het studieprogramma toevoegen, zoals hieronder staat aangegeven.

Afbeelding 23 Modules aan een studieprogramma toevoegen Ref.: 3067

45



12.2 Studieprogramma’s zonder studiepaden Als de gebruiker de studiepaden (geldige combinaties van modules die niet mogen overlappen) niet gedefinieerd heeft, kan ECP de roosterbeperkingen niet vaststellen die zorgen dat er geen overlap is in het rooster van studenten. Als een studieprogramma bijvoorbeeld vier verplichte en vier optionele modules bevat, weet ECP niet welke modules mogen overlappen. Als iedere student slechts één optionele module hoeft te kiezen, kunnen alle optionele modules op dezelfde tijd geroosterd worden. Als studenten twee optionele modules mogen kiezen, mogen de optionele modules geen van alle met elkaar overlappen. ECP haalt deze vereisten uit de definitie van studiepaden. Dit veld op het dashboard toont hoeveel studieprogramma’s er geen studiepaden hebben. Als studiepaden ontbreken, zijn de vereisten voor het studieprogramma niet volledig gedefinieerd en bestaat de mogelijkheid dat modules die niet mogen overlappen toch tegelijkertijd geroosterd worden. Het percentage studieprogramma’s zonder studiepaden is ook aangegeven en de knop Toon toont een gefilterde lijst met alleen deze studieprogramma’s. In dit venster kan de gebruiker studiepaden maken door ze automatisch te laten genereren op basis van studentenkeuzes of door de studiepadgenerator te gebruiken.

Afbeelding 24 Functies van de studieprogramma-editor

12.2.1 Studiepaden maken op basis van studentenkeuzes per studieprogramma Met deze functie kunnen gebruikers een studiepad maken voor elke combinatie van modules die studenten in het geselecteerde studieprogramma / de geselecteerde studieprogramma ’s hebben gekozen. Hierbij moet opgemerkt worden dat de studiepaden gemaakt worden zonder rekening te houden met mogelijke vereisten van de studieprogramma’s. Deze werkwijze is gebaseerd op de aanname dat studentenkeuzes verwerkt worden met Student Allocator van Scientia of een ander systeem dat er voor zorgt dat studenten modules kiezen volgens de regels van het studieprogramma. Student Allocator zorgt er bijvoorbeeld voor dat studenten alleen als ze daar toestemming voor hebben keuzes kunnen maken die niet in overeenstemming zijn met de vereisten van het studieprogramma. Daarom zijn de gegevens een betrouwbare bron voor het maken van studiepaden; als een student deze modules mag kiezen, mogen ze niet samenvallen in het rooster. Door op de knop te klikken, gaat het programma alle studenten in het geselecteerde studieprogramma / de geselecteerde studieprogramma’s af en maakt het een nieuw studiepad voor iedere unieke combinatie van bepaalde modules binnen een studieprogramma.

Ref.: 3067

46



12.2.2 Studiepadgenerator Met de studiepadgenerator kunnen gebruikers het vereiste aantal credits in het studieprogramma specificeren en op grond hiervan de studiepaden genereren die aan dit vereiste voldoen.

Afbeelding 25 Studiepaden genereren op basis van de benodigde credits

Wanneer de generator vanuit de studieprogramma-editor geactiveerd wordt, verschijnt het geselecteerde studieprogramma in de dropdown boven in het venster. Rechts van de naam van het studieprogramma kan de gebruiker het aantal credits specificeren dat een student binnen dit studieprogramma moet behalen. In de linkerkolom staan de modules die in het studiepad moeten zitten en in de rechterkolom staan de optionele modules (andere modules die deel uitmaken van het studieprogramma). De kolom waar ‘Credit beschikbaar’ boven staat, toont hoeveel credits elke module voor de student oplevert. De gebruiker kan deze waarde veranderen in het venster van de studiepadgenerator.

12.3 Studieprogramma’s met te veel gereserveerde plaatsen Het kan voorkomen dat bij het roosteren aanvankelijk nog niet alle informatie over studenten beschikbaar is en dat gebruikers plaatsen binnen een studieprogramma opzij willen zetten of willen ‘reserveren’ voor studenten die nog verwacht worden. Door plaatsen te reserveren binnen een studieprogramma, studiepad of module kan de gebruiker er voor zorgen dat het geplande rooster voldoende activiteiten bevat om deze studenten toe te kunnen laten en dat deze plaatsen niet ingenomen worden door andere studenten. Wanneer sommige of alle verwachte studenten zich melden, kunnen de gereserveerde plaatsen vrijgegeven worden. Het dashboard geeft aan of er studieprogramma’s zijn die nog te veel gereserveerde plaatsen hebben. De gebruiker kan definiëren welk percentage gereserveerde plaatsen aanvaardbaar is. Als er een maximum van 20% is vastgesteld, toont het dashboard het aantal studieprogramma’s waarbij minstens 20% van het totaal aantal plaatsen gereserveerd is.

Ref.: 3067

47


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst waarop alleen de studieprogramma’s staan die aan het gespecificeerde criterium voldoen. Via de knop ‘Planningsformules’ kunnen gebruikers maatregelen nemen om de discrepantie te verhelpen. Als het studieprogramma te veel gereserveerde plaatsen heeft, willen gebruikers enkele of alle gereserveerde plaatsen wellicht beschikbaar maken. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.4 Studieprogramma’s met te weinig beschikbare plaatsen Het aantal beschikbare plaatsen binnen een studieprogramma wordt berekend door het aantal studenten binnen een studieprogramma en het aantal gereserveerde plaatsen af te trekken van de totale grootte (het aantal plaatsen waar tijdens de planning van uitgegaan wordt). Als de totale grootte aan het begin van het planningsproces vastgesteld is en het studieprogramma populairder blijkt te zijn dan verwacht, geeft het dashboard aan dat het studieprogramma te weinig beschikbare plaatsen heeft. De gebruiker kan aangeven wat een aanvaardbaar percentage beschikbare plaatsen is. Dit is vanzelfsprekend afhankelijk van het stadium waarin de planning verkeert. Als er nog veel inschrijvingen van studenten verwacht worden en er nog maar weinig beschikbare plaatsen zijn, kan dat betekenen dat men bij de planning rekening moet houden met een groter aantal studenten. Als de meeste studenten zich echter al ingeschreven hebben, is een gering aantal beschikbare plaatsen normaal en geen reden voor bezorgdheid. Als de gebruiker een minimum van 5% instelt, toont het dashboard de studieprogramma’s waarbij het aantal beschikbare plaatsen 5% of minder van de totale grootte van het studieprogramma is. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen deze studieprogramma’s. Gebruikers kunnen dan de ‘Planningsformules’ gebruiken en desgewenst de totale grootte van het studieprogramma aanpassen of een aantal gereserveerde plaatsen beschikbaar maken om de discrepantie te verhelpen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.5 Studieprogramma’s met te veel beschikbare plaatsen Als het studieprogramma minder populair blijkt te zijn dan verwacht, geeft het dashboard aan dat het studieprogramma te veel beschikbare plaatsen heeft. De gebruiker kan aangeven wat een aanvaardbare hoeveelheid beschikbare plaatsen is. Dit is opnieuw afhankelijk van het stadium waarin de planning verkeert. Als er nog weinig inschrijvingen zijn, is het te verwachten dat er veel beschikbare plaatsen zijn. In een later stadium, als de meeste studenten zich hebben ingeschreven, vormt een groot aantal beschikbare plaatsen echter reden voor bezorgdheid. Als de gebruiker een maximum van 20% instelt, toont het dashboard de studieprogramma’s waarbij 20% of meer van de totale grootte van het studieprogramma bestaat uit beschikbare plaatsen. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen deze studieprogramma’s. Gebruikers kunnen dan de ‘Planningsformules’ gebruiken en desgewenst de totale grootte van het studieprogramma verminderen om de discrepantie te verhelpen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover. Ref.: 3067

48



12.6 Studiepaden met weinig echte studenten Het is bij de planning niet alleen belangrijk om te weten hoeveel studenten er per studieprogramma verwacht worden, maar ook hoeveel studenten er per studiepad verwacht worden. Dan kunnen gebruikers er bij het genereren van studentensets voor zorgen dat het juiste aantal activiteiten zo gepland wordt dat ze niet met elkaar overlappen. Nadat de modules die studenten hebben gekozen, zijn ingevoerd in ECP (handmatig of overgenomen uit een systeem voor studentgegevens) bepaalt ECP het aantal studenten in elk studiepad (d.w.z. studenten binnen een bepaald studieprogramma die een specifieke combinatie modules hebben gekozen) en vergelijkt dit met het aantal geplande plaatsen voor studenten in dat studiepad. Voor de planning is het vooral van belang om te weten of er studiepaden met weinig echte studenten zijn en vooral of er studiepaden zonder echte studenten zijn. Dat betekent dat activiteiten onnodig apart zijn gehouden in het rooster. De gebruiker kan instellen hoeveel echte studenten er minimaal per studiepad moeten zijn. Als de gebruiker de ondergrens op nul zet, geeft het dashboard aan welke studiepaden geen echte studenten hebben. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen de studiepaden zonder studenten. Gebruikers kunnen dan de ‘Planningsformules’ gebruiken en desgewenst de grootte van deze studiepaden aanpassen, de studiepaden deactiveren of zelfs verwijderen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.7 Studiepaden met te veel gereserveerde plaatsen Om rekening te houden met studenten die zich pas laat inschrijven, kan de gebruiker plaatsen in een studiepad reserveren. Wanneer deze studenten zich ingeschreven hebben, is deze reservering niet meer van toepassing. Gebruikers kunnen aangeven hoeveel procent van het totaal aantal plaatsen in het studiepad gereserveerd mag worden. Het dashboard geeft aan welke studiepaden te veel gereserveerde plaatsen hebben en door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen deze studiepaden. Vanuit deze lijst kunnen gebruikers de ‘Planningsformules’ gebruiken en desgewenst enkele of alle gereserveerde plaatsen vrijgeven om de discrepantie te verhelpen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.8 Studiepaden met weinig beschikbare plaatsen Wanneer studenten opgeven welke modules ze kiezen, bepaalt ECP het aantal studenten in elk studiepad. Het aantal beschikbare plaatsen wordt berekend door het aantal echte studenten en het aantal gereserveerde plaatsen af te trekken van de totale grootte van het studiepad.

Ref.: 3067

49


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Als bijna alle studenten hun modules gekozen hebben, zouden er weinig of geen beschikbare plaatsen meer moeten zijn in elk studiepad. Als dat punt bereikt wordt terwijl nog lang niet alle modulekeuzes van studenten bekend zijn, dan is het studiepad blijkbaar populairder dan verwacht. In ECP is het aantal studenten dat een bepaalde combinatie modules mag kiezen niet gelimiteerd. Beperkingen van studentenaantallen moet men instellen in het systeem waarin studenten hun keuzes maken, bijvoorbeeld in Student Allocator. ECP neemt de informatie uit een dergelijk systeem gewoon over. Dit betekent dat het aantal beschikbare plaatsen in een studiepad negatief kan worden als het aantal studenten dat dit studiepad heeft gekozen groter is dan gepland.

De gebruiker kan de aanvaardbare hoeveelheid beschikbare plaatsen aangeven als percentage van de totale grootte van het studiepad. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst waar alleen de studiepaden met te weinig beschikbare plaatsen op staan. Vanuit deze lijst kunnen gebruikers de ‘Planningsformules’ gebruiken en het probleem oplossen door het studiepad groter te maken of enkele gereserveerde plaatsen vrij te geven. Beide opties vergroten het aantal beschikbare plaatsen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.9 Studiepaden met veel beschikbare plaatsen Wanneer een bepaalde combinatie modules door minder studenten dan verwacht gekozen wordt, geeft het dashboard aan dat het studiepad te veel beschikbare plaatsen heeft. Dit is aanvaardbaar als nog lang niet alle studenten hun modules hebben gekozen. Als er echter nog een groot aantal beschikbare plaatsen is als bijna alle keuzes van studenten al bekend zijn, betekent dit dat het geplande rooster te veel plaatsen bevat. De gebruiker kan de aanvaardbare hoeveelheid beschikbare plaatsen aangeven als percentage van de totale grootte van het studiepad. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst waar alleen de studiepaden met te veel beschikbare plaatsen op staan. Vanuit deze lijst krijgt de gebruiker toegang tot de ‘Planningsformules’. De gebruiker kan het probleem oplossen door de totale grootte van het studiepad te verkleinen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

Ref.: 3067

50



12.10

Modules met weinig echte studenten

Nadat de modules die studenten hebben gekozen, zijn ingevoerd in ECP (handmatig of overgenomen uit een systeem voor studentgegevens) bepaalt ECP het aantal studenten in elke module en vergelijkt dit met het aantal geplande plaatsen voor studenten in die module. Voor de planning is het vooral van belang om te weten of er modules met weinig echte studenten zijn en vooral of er modules zonder echte studenten zijn. Deze modules kunnen mogelijk uit het geplande rooster verwijderd worden. De gebruiker kan instellen hoeveel echte studenten er moeten zijn en bij welke aantallen actie ondernomen moet worden. Als de gebruiker de ondergrens op nul zet, geeft het dashboard aan welke modules geen echte studenten hebben. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen de modules zonder echte studenten en de gebruiker krijgt toegang tot de ‘Planningsformules’. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.11

Modules met te veel gereserveerde plaatsen

De gebruiker kan plaatsen in een module reserveren om rekening te houden met studenten die zich pas laat inschrijven of om te zorgen dat er nog plaats is binnen de facultatieve modules die studenten kiezen (facultatieve modules worden meestal pas gekozen nadat het rooster bekendgemaakt is). Gebruikers kunnen aangeven hoeveel procent van het totaal aantal plaatsen in de module gereserveerd mag worden. Het dashboard geeft aan welke modules te veel gereserveerde plaatsen hebben en door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen deze modules. Vanuit deze lijst kunnen gebruikers de ‘Planningsformules’ gebruiken en desgewenst enkele of alle gereserveerde plaatsen vrijgeven om de discrepantie te verhelpen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.12

Modules met weinig beschikbare plaatsen

Wanneer studenten opgeven welke modules ze kiezen, bepaalt ECP het aantal studenten in elke module. Het aantal beschikbare plaatsen wordt berekend door het aantal echte studenten en het aantal gereserveerde plaatsen af te trekken van de totale grootte van de module. Als bijna alle studenten hun modules gekozen hebben, zouden er weinig of geen beschikbare plaatsen meer moeten zijn in elke module. Als er echter bijna geen beschikbare plaatsen meer zijn terwijl nog lang niet alle modulekeuzes van studenten bekend zijn, dan is de module blijkbaar populairder dan verwacht.

Ref.: 3067

51


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ In ECP is het aantal studenten dat een bepaalde module mag kiezen niet gelimiteerd. Beperkingen van studentenaantallen moet men instellen in het systeem waarin studenten hun keuzes maken, bijvoorbeeld in Student Allocator. ECP neemt de informatie uit een dergelijk systeem gewoon over. Dit betekent dat het aantal beschikbare plaatsen in een module negatief kan worden als het aantal studenten dat die module heeft gekozen groter is dan gepland.

De gebruiker kan de aanvaardbare hoeveelheid beschikbare plaatsen aangeven als percentage van de totale grootte van de module. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst waar alleen de modules met te weinig beschikbare plaatsen op staan. Vanuit deze lijst kunnen gebruikers de ‘Planningsformules’ gebruiken en het probleem oplossen door de module groter te maken of enkele gereserveerde plaatsen vrij te geven. Beide opties vergroten het aantal beschikbare plaatsen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

12.13

Modules met veel beschikbare plaatsen

Wanneer een bepaalde module door minder studenten dan verwacht gekozen wordt, geeft het dashboard aan dat de module te veel beschikbare plaatsen heeft. Dit is aanvaardbaar als nog lang niet alle studenten hun modules hebben gekozen. Als er echter nog een groot aantal beschikbare plaatsen is als bijna alle keuzes van studenten al bekend zijn, betekent dit dat het geplande rooster te veel plaatsen bevat. De gebruiker kan de aanvaardbare hoeveelheid beschikbare plaatsen aangeven als percentage van de totale grootte van de module. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst waar alleen de modules met te veel beschikbare plaatsen op staan. Vanuit deze lijst krijgen gebruikers toegang tot de ‘Planningsformules’. De gebruiker kan het probleem oplossen door de totale grootte van de module te verkleinen. In hoofdstuk 13 staat meer informatie hierover.

Ref.: 3067

52



12.14

Sjablonen zonder activiteiten

Sjablonen beschrijven de vraag naar activiteiten. Met een sjabloon geeft de gebruiker aan dat elke student die de module volgt die bij deze sjabloon hoort één activiteit moet volgen die met deze sjabloon gegenereerd is. Wanneer gebruikers activiteiten genereren om aan de vraag te voldoen, detecteert het dashboard de sjablonen waarmee nog geen activiteiten gegenereerd zijn. Het veld ‘Zonder activiteiten’ toont het aantal sjablonen zonder activiteiten en door op Toon te klikken verschijnt er een gefilterde lijst met deze sjablonen. Vanuit deze lijst kunnen gebruikers activiteiten genereren.

12.15

Sjablonen met onvoldoende activiteiten

Elke sjabloon heeft een geplande grootte. Dit is de grootte van de groepen die deelnemen aan de gespecificeerde soort onderwijsactiviteiten. Door de grootte van de module te delen door de grootte van de sjabloon (en af te ronden op een geheel getal) berekent de sjabloon hoeveel activiteiten er nodig zijn om het aantal studenten dat bij deze module verwacht wordt, te kunnen plaatsen.

Het dashboard detecteert de sjablonen die te weinig activiteiten hebben en door op Toon te klikken verschijnt er een gefilterde lijst met deze sjablonen. Vanuit deze lijst kunnen gebruikers activiteiten genereren om het tekort aan te vullen.

12.16

Sjablonen met te veel activiteiten Het dashboard detecteert ook de sjablonen die meer dan het vereiste aantal activiteiten hebben. Door op de bijbehorende knop Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met alleen deze sjablonen.

Gebruikers kunnen sjablonen met te veel activiteiten accepteren indien de extra activiteiten niet gegenereerd zijn om voldoende studenten te kunnen plaatsen, maar om combinaties van optionele modules mogelijk te maken.

12.17

Sjablonen met onvoldoende capaciteit

Nadat er activiteiten gegenereerd zijn vanuit een sjabloon, kan men de grootte van deze activiteiten apart aanpassen. Het kan voorkomen dat de gebruiker de activiteiten wil verkleinen, bijvoorbeeld omdat ze in een bepaalde ruimte moeten plaatsvinden. Hierdoor wordt de totale capaciteit van Ref.: 3067

53


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ deze activiteiten mogelijk kleiner dan de grootte van de module, ook al komt het aantal activiteiten overeen met het benodigde aantal dat eerder berekend is. Stel bijvoorbeeld dat een module met een grootte van honderd een sjabloon heeft met een grootte van tien. Aanvankelijk worden er tien activiteiten met een grootte van tien gegenereerd om aan de vraag te voldoen. Stel nu dat de gebruiker een of enkele van die gegenereerde activiteiten verkleint, omdat deze in een ruimte voor acht personen moeten plaatsvinden. Dan klopt het aantal activiteiten (tien), maar er is onvoldoende capaciteit. Het dashboard detecteert sjablonen met onvoldoende capaciteit en door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met deze sjablonen. Gebruikers kunnen de activiteiten vervolgens vergroten of extra activiteiten genereren om het tekort aan te vullen.

12.18

Sjablonen met overcapaciteit

Men kan de activiteiten die met een sjabloon gegenereerd worden ook zodanig vergroten dat er nog voldoende capaciteit overblijft voor alle studenten in de module als men de kleinste activiteit zou verwijderen. Stel bijvoorbeeld dat een module met een grootte van honderd een sjabloon heeft met een grootte van tien. Aanvankelijk worden er tien activiteiten met een grootte van tien gegenereerd om aan de vraag te voldoen. Stel nu dat de gebruiker de grootte van twee van de activiteiten verhoogt tot vijftien, zonder de grootte van de sjabloon aan te passen. Dan klopt het aantal activiteiten (tien), maar er is overcapaciteit. Als een van de activiteiten met een grootte van tien verwijderd wordt, is er nog steeds voldoende capaciteit om alle studenten te kunnen plaatsen. Het dashboard detecteert sjablonen met overcapaciteit en door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met deze sjablonen. Om het probleem op te lossen, kunnen gebruikers activiteiten verkleinen of de sjabloon vergroten en het aantal activiteiten verminderen.

Ref.: 3067

54



12.19

Sjablonen met niet-toegewezen studentensets

De aanwezigheid van een sjabloon impliceert dat elke studentenset die aan de module gekoppeld is die bij de sjabloon hoort, toegewezen moet worden aan één enkele activiteit die met deze sjabloon gegenereerd is. Het dashboard detecteert sjablonen met studentensets die aan de module van de sjabloon gekoppeld zijn, maar niet toegewezen zijn aan een activiteit van de sjabloon. Door op Toon te klikken, verschijnt er een gefilterde lijst met deze sjablonen. De gebruiker kan vervolgens een sjabloon selecteren en op ‘Sjabloon toewijzer’ klikken om het probleem op te lossen.

12.20

Studentensets met weinig echte studenten

Als de gebruiker bij het roosteren uitsluitend fictieve getallen gebruikt en geen informatie over echte studenten invoert in ECP bestaan alle studentensets uit fictieve studenten en kan deze categorie studentensets genegeerd worden. Als er echter informatie over echte studenten ingevoerd wordt, detecteert het dashboard studentensets met minder dan een bepaald aantal echte studenten. Studentensets met weinig echte studenten kunnen een aanwijzing zijn dat minder studenten dan verwacht een bepaalde combinatie van activiteiten hebben gekozen. Als er studentensets zonder echte studenten zijn, dan is een aantal activiteiten zo geroosterd dat ze niet samenvallen, maar deze beperking is onnodig. Er zijn namelijk geen echte studenten die deze activiteiten bijwonen. De gebruiker kan dit probleem oplossen door een aantal studentensets met weinig studenten samen te voegen of door studentensets zonder echte studenten te verwijderen.

12.21

Niet-toegewezen studentensets

De aanwezigheid van een sjabloon impliceert dat elke studentenset die gekoppeld is aan de module die bij de sjabloon hoort, toegewezen moet worden aan een van de activiteiten die met deze sjabloon gegenereerd is. Het dashboard detecteert de studentensets die niet volledig toegewezen zijn (die niet toegewezen zijn aan één activiteit van elke sjabloon van elke module waaraan de studentenset gekoppeld is). In dit veld van het dashboard wordt het aantal niet-toegewezen studentensets aangegeven. Elke niet-toegewezen studentenset heeft een bijbehorende sjabloon met niet-toegewezen studentensets. De gebruiker kan het probleem oplossen door met de ‘Sjabloon toewijzer’ de studentenset(s) aan de juiste activiteit toe te wijzen.

Ref.: 3067

55



12.22

Niet-toegewezen studenten

Studenten worden in ECP niet direct aan activiteiten gekoppeld. Studentensets worden aan activiteiten toegewezen (hiermee wordt er voor gezorgd dat deze activiteiten niet overlappen) en studenten worden toegewezen aan een studentenset. Iedere student die gekoppeld is aan een module, maar niet is toegewezen aan een studentenset voor de activiteiten van die module, wordt beschouwd als ‘niet toegewezen’. Deze situatie kan ontstaan wanneer studenten een onvoorziene combinatie van modules mochten kiezen of hun keuze van modules veranderd hebben nadat ze toegewezen waren. Gebruikers kunnen dit probleem oplossen door een bestaande studentenset te zoeken waaraan de student toegewezen kan worden. Als er geen geschikte studentenset is, moeten gebruikers eventueel een nieuwe studentenset maken voor de student.

12.23

Activiteiten waaraan te veel studenten zijn toegewezen

Elke activiteit heeft een geplande en een ware grootte. Wanneer studentensets handmatig aan activiteiten worden toegewezen, kunnen gebruikers de geplande grootte van een activiteit negeren, zodat alle toegewezen studentensets bij elkaar groter zijn dan de activiteit. In een dergelijk geval overtreft de ware grootte van de activiteit de geplande grootte. Gebruikers kunnen een bepaalde mate van overallocatie toestaan. Stel dat er 152 studenten moeten deelnemen aan een activiteit met een geplande grootte van 150 (deze vindt misschien plaats in een collegezaal met 150 plaatsen). Gebruikers hebben dan de keuze om 152 studenten aan dit college toe te wijzen (overallocatie) of om dit college twee keer te laten geven voor groepen van 76 studenten. Overallocatie is een optie als men ervan uitgaat dat het onwaarschijnlijk is dat 100% van de studenten aanwezig is. Gebruikers kunnen aangeven welk percentage overallocatie aanvaardbaar is en het dashboard detecteert alleen die activiteiten waarvan de ware grootte de geplande grootte zo ver overtreft dat dit percentage overschreden wordt. Gebruikers kunnen dit probleem verhelpen door studentensets aan een andere activiteit toe te wijzen (met de Sjabloon toewijzer) of door de geplande grootte van de activiteit aan te passen. Dit kan tot problemen in het rooster leiden (die gesignaleerd worden in ET en daar opgelost moeten worden) als de activiteit al geroosterd is in een zaal die niet geschikt is voor een grotere groep.

12.24

Activiteiten die te groot zijn

Het is ook mogelijk dat de geplande grootte van activiteiten de ware grootte ver overtreft. Dergelijke activiteiten zouden mogelijk in een kleinere zaal kunnen plaatsvinden dan de zaal die is toegewezen. Gebruikers kunnen een percentage van de totale grootte specificeren, waarboven de activiteit als te groot wordt aangemerkt. Het dashboard geeft aan bij welke activiteiten de geplande grootte de ware grootte met meer dan het aanvaardbare percentage overtreft. Ref.: 3067

56


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Gebruikers kunnen dit probleem verhelpen door de geplande grootte van de activiteit te verkleinen. Als deze activiteit al geroosterd is, kan dit betekenen dat er een te grote zaal gekozen is. Dit veroorzaakt geen roosterproblemen in ET, maar de gebruiker wil misschien alsnog een zaal kiezen die beter past bij de grootte van deze activiteit.

Ref.: 3067

57



13 De planningsformules gebruiken Ieder type object, d.w.z. ieder studieprogramma, ieder studiepad en iedere module, heeft een totale grootte, een aantal gereserveerde plaatsen, een aantal echte studenten en een aantal beschikbare plaatsen. Gebruikers kunnen het aantal echte studenten niet direct veranderen; ECP berekent dit aantal op basis van de studenten in de database en de koppeling van deze studenten aan studieprogramma’s en modules. Gebruikers kunnen de totale grootte wijzigen. Dit getal wordt gebruikt bij de planning, waarbij ook rekening wordt gehouden met het aantal gereserveerde plaatsen; deze kunnen niet ingenomen worden door echte studenten die in het systeem worden ingevoerd. De verhouding tussen deze grootheden is bij de drie typen objecten steeds hetzelfde, namelijk: Totale grootte – gereserveerde plaatsen – echte studenten = beschikbare plaatsen. Zoals eerder werd aangegeven, kan in ECP een onbeperkt aantal studenten gekoppeld worden aan een studieprogramma, studiepad of module. Dit betekent dat het aantal beschikbare plaatsen negatief kan worden. Het negatieve getal geeft aan hoeveel plaatsen er in de planning toegevoegd moeten worden voor de studenten die al gekoppeld zijn aan het studieprogramma, studiepad of de module. Het aantal echte studenten is gebaseerd op informatie die wordt overgenomen uit een ander systeem en het aantal beschikbare plaatsen wordt op de hierboven beschreven wijze berekend. Daarom kunnen gebruikers het aantal beschikbare plaatsen alleen vergroten door de totale grootte van het object aan te passen of door het aantal gereserveerde plaatsen te verminderen. De knop ‘Planningsformules’ biedt de gebruiker toegang tot een aantal functies waarmee deze waarden voor een of meer objecten eenvoudig aangepast kunnen worden. De aanpassingen worden doorgevoerd voor alle geselecteerde objecten, ongeacht welke editor men gebruikt (de studieprogramma-, studiepad- of module-editor).

13.1 Automatisch het aantal gereserveerde plaatsen aanpassen Als gebruikers al hebben bedacht welk percentage gereserveerde plaatsen aanvaardbaar is voor een studieprogramma, studiepad of module, hoeven ze het aantal gereserveerde plaatsen niet voor elk object handmatig te veranderen. Met de eerste optie in het menu van de planningsformules kunnen alle geselecteerde objecten in één keer aangepast worden.

Afbeelding 26 Automatisch het aantal gereserveerde plaatsen aanpassen

Als de gebruiker het percentage op 10% instelt, komt het aantal gereserveerde plaatsen bij elk geselecteerd object overeen met 10% van de totale grootte (afgerond op het volgende gehele getal), ongeacht het huidige aantal gereserveerde plaatsen.

Ref.: 3067

58



13.2 Alle gereserveerde plaatsen beschikbaar maken Stel dat de gebruiker plaatsen gereserveerd heeft voor studenten die pas in het systeem worden ingevoerd als het planningsproces al vrij ver gevorderd is. Wanneer de verwachte studenten eenmaal toekomen, wil de gebruiker de gereserveerde plaatsen vrijgeven om ze beschikbaar te maken voor deze nieuwe studenten.

Afbeelding 27 Alle gereserveerde plaatsen beschikbaar maken

Met de tweede functie in het menu van de planningsformules is dit zo gebeurd. De gebruiker kan alle objecten met gereserveerde plaatsen die nu vrijgegeven moeten worden selecteren en al deze plaatsen beschikbaar maken. Hierdoor wordt het aantal gereserveerde plaatsen in elk geselecteerd object tot nul gereduceerd, ongeacht het oorspronkelijke aantal.

13.3 Een aantal gereserveerde plaatsen beschikbaar maken Stel dat de gebruiker plaatsen gereserveerd heeft voor studenten die pas in het systeem worden ingevoerd als het planningsproces al vrij ver gevorderd is. Wanneer een deel van de verwachte studenten arriveert, wil de gebruiker slechts een deel van de gereserveerde plaatsen vrijgeven om ze beschikbaar te maken voor deze nieuwe studenten.

Afbeelding 28 Een aantal gereserveerde plaatsen beschikbaar maken

Met de derde functie in het menu van de planningsformules is dit zo gebeurd. De gebruiker kan een bepaald aantal gereserveerde plaatsen beschikbaar maken voor elk geselecteerd object. Als dit aantal groter is dan het aantal plaatsen dat op dat moment gereserveerd is in een van de geselecteerde objecten, wordt het aantal gereserveerde plaatsen binnen dat object tot nul gereduceerd.

13.4 Een percentage van de gereserveerde plaatsen beschikbaar maken Met de vierde functie in het menu van de planningsformules kan de gebruiker een bepaald gedeelte van de gereserveerde plaatsen beschikbaar maken (uitgedrukt in een percentage).

Afbeelding 29 Een percentage van de gereserveerde plaatsen beschikbaar maken

Door deze optie te selecteren, kan men een bepaald percentage van de plaatsen die op dat moment gereserveerd zijn (afgerond op het volgende gehele getal) beschikbaar maken.

Ref.: 3067

59



13.5 Omvang vergroten met een aantal plaatsen Indien gebruikers het aantal gereserveerde plaatsen willen behouden omdat er nog studenten verwacht worden, terwijl er onvoldoende beschikbare plaatsen zijn, kunnen ze het studieprogramma, het studiepad of de module vergroten.

Afbeelding 30 Omvang vergroten met een aantal plaatsen

Met de vijfde optie in het menu van de planningsformules kunnen gebruikers de geselecteerde objecten vergroten door een bepaald aantal plaatsen toe te voegen.

13.6 Omvang vergroten met een percentage Stel dat de planning gebaseerd is op studentenaantallen uit een vorig studiejaar, maar dat er een toename van het aantal studenten verwacht wordt. Dan wil de gebruiker de objecten mogelijk vergroten met een percentage van de huidige grootte.

Afbeelding 31 Omvang vergroten met een percentage

Met de zesde optie in het menu van de planningsformules kunnen gebruikers de geselecteerde objecten vergroten met een percentage van de huidige grootte (afgerond op het volgende gehele getal).

Ref.: 3067

60



14 Data afdrukken en exporteren Gebruikers kunnen data uit ieder venster van alle editors van Enterprise Course Planner exporteren of afdrukken. Als de data in het venster van de editor gefilterd, gesorteerd of gegroepeerd zijn, worden ze ook op die manier afgedrukt of geëxporteerd. Gebruikers kunnen afdrukken en exporteren door op de knop Afdrukken te klikken. Dan verschijnt het venster Afdrukvoorbeeld met de data die afgedrukt of geëxporteerd moeten worden.

Afbeelding 32 Afdrukvoorbeeld

De volgende paragrafen beschrijven de opties die gebruikers kunnen kiezen in dit venster.

14.1 Zoeken Als gebruikers op de knop klikken, kunnen ze bepaalde tekstgedeelten opzoeken in het document dat afgedrukt of geëxporteerd moet worden.

14.2 Afdrukinstellingen Door op de knop te klikken, kunnen gebruikers de instellingen van het document wijzigen. Gebruikers kunnen kiezen welke elementen ze willen opnemen in het document (bijvoorbeeld kopen voetteksten) en ze kunnen andere instellingen van het document bepalen (of de grootte van kolommen automatisch aangepast wordt, of menu’s van groepen uitgeklapt worden, enzovoort).

Ref.: 3067

61



14.3 Openen en opslaan Gebruikers kunnen het document opslaan (in de oorspronkelijke bestandsopmaak) en ze kunnen documenten openen die eerder op deze manier opgeslagen zijn. Dit kan met de knoppen Openen en Opslaan (

) op de werkbalk.

14.4 Afdrukken Op de werkbalk staan twee knoppen voor afdrukken: . Met de eerste kunnen gebruikers een printer selecteren en de afdrukinstellingen bepalen, zoals papierformaat, papierlade, kleur/zwart-wit, enzovoort. Met de tweede knop kunnen gebruikers direct afdrukken. Door hierop te klikken, wordt het document naar de huidige standaardprinter gestuurd.

14.5 Pagina-instellingen Met de knop kunnen gebruikers de pagina-instellingen wijzigen in een dialoogvenster, zoals hieronder afgebeeld is.

Afbeelding 33 Pagina-instellingen

Ref.: 3067

62



14.6 Kop- en voetteksten Met de knop kunnen gebruikers tekst of informatie over het document invoegen in de kop- of voettekst van het document. Door op deze knop te klikken, verschijnt het volgende venster:

Afbeelding 34 Kop- en voettekst

Gebruikers kunnen tekst toevoegen door deze in de velden te typen. Ze kunnen ook paginanummers, de datum en tijd waarop het document afgedrukt wordt of een gebruikersnaam invoegen door op de knoppen onder in het venster te klikken.

14.7 De schaal aanpassen Met de knop Schaal aanpassen ( ) kunnen gebruikers het document verkleinen of vergroten ten opzichte van het origineel door een percentage aan te geven of door aan te geven dat een bepaald aantal pagina’s naast elkaar op één pagina moet passen.

14.8 Scrollen Gebruikers kunnen door het document scrollen met de scrollbar of met het scrollwiel op de muis (indien aanwezig). Gebruikers kunnen ook de ‘handfunctie’ activeren door op de knop te klikken. Gebruikers kunnen dan de pagina ‘vastpakken’ en deze, door de linkermuisknop ingedrukt te houden, naar boven of naar beneden slepen in het venster Afdrukvoorbeeld.

14.9 In- en uitzoomen en vergroten Met deze knoppen op de werkbalk kunnen gebruikers in- of uitzoomen bij het bekijken van het afdrukvoorbeeld. Gebruikers kunnen uit- of inzoomen met de knoppen aan respectievelijk de linker- en rechterkant of de sterkte waarmee men wil inzoomen als percentage aangeven. Met de knop (links van de andere knoppen) kunnen gebruikers switchen tussen een vergrote en normale weergave.

14.10

Weergave-opties

Met deze knoppen kunnen gebruikers de eerste of laatste pagina van een document selecteren (met de knop uiterst links en uiterst rechts) of door het document bladeren (met de binnenste twee knoppen). Ref.: 3067

63


Enterprise Course Planner Handleiding ________________________________________________________________________________________ Met de knop kunnen gebruikers verschillende pagina’s tegelijkertijd bekijken in het Afdrukvoorbeeld. Men kan aangeven hoeveel pagina’s men wil bekijken en hoe deze gerangschikt moeten worden.

14.11

Achtergrondkleur en watermerk

Met deze knoppen kunnen gebruikers een achtergrondkleur instellen en het document een watermerk geven (bijvoorbeeld om aan te geven dat het een concept is). Het effect hiervan is te zien in onderstaand voorbeeld.

Afbeelding 35 Achtergrondkleur en watermerk

Ref.: 3067

64



14.12

Exporteren en e-mailen

Met deze knoppen kunnen gebruikers het document exporteren naar een andere bestandsopmaak (niet de oorspronkelijke) of het document per e-mail verzenden. Door op de knop Exporteer te klikken, verschijnt er een lijst met bestandsopmaken waaruit men kan kiezen, zoals hieronder afgebeeld is. Gebruikers kunnen kiezen in welke bestandsopmaak uit de lijst ze het document willen exporteren en moeten vervolgens een bestandsnaam opgeven. Bij sommige bestandsopmaken moeten gebruikers nog andere parameters specificeren. Als men het document bijvoorbeeld als afbeelding opslaat, kan men kiezen uit een aantal populaire bestandsopmaken voor afbeeldingen (.bmp, .jpg, .gif enzovoort).

Afbeelding 36 Opties voor exporteren

Gebruikers kunnen alle bestandsopmaken e-mailen, behalve html-bestanden. Als gebruikers de optie E-mail kiezen, wordt ze gevraagd om het bestand op te slaan en vervolgens het standaard emailprogramma te openen. Dan wordt een nieuw bericht gemaakt met het bestand als bijlage.

Ref.: 3067

65


Enterprise Cursusplanner Gebruikershandleiding

Recommend Documents