ELŐTERJESZTÉS. Jánoshalma Város Képviselő-testülete június 23-i ülésére

ELŐTERJESZTÉS Jánoshalma Város Képviselő-testülete 2009. június 23-i ülésére

Az előterjesztés címe: BESZÁMOLÓ a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

Az előterjesztést készítették: Jegyző, aljegyző. osztályvezetők, irodavezetők Előadó: Berta Erzsébet bizottság elnöke

Bizottsági véleményezésre megkapta: Pénzügyi, Gazdasági és Ellenőrző Bizottság

Elfogadáshoz egyszerű többség szükséges. Törvényi felülvizsgálatra megkapta:

Jánoshalma, 2009. június 16.

Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző

_________________________________________________________________________ 1 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

Jánoshalma Város Képviselő-testülete Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság

Előterjesztés a Képviselő-testület 2009. június 23-i ülésére

Beszámoló a Polgármesteri Hivatal munkájáról

A Polgármesteri Hivatal vezetői elkészítették a Hivatal 2008. évi munkájáról szóló beszámolót, amely a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság számára kiküldésre került. A beszámolót a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság a Képviselő-testület ülését megelőzően tárgyalja.

Határozati javaslat: Jánoshalma Város Képviselő-testülete elfogadja a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról szóló beszámolót. Jánoshalma, 2009.-06-19.

Berta Erzsébet sk. Bizottság elnöke


BESZÁMOLÓ Képviselő-testület 2009. június 23-i ülésére

a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

„ A közigazgatás az emberekért van” ( Magyar Közszolgálati Karta )

A beszámolót készítették: Dr. Benda Dénes jegyző Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző Tóth Erika osztályvezető Fejes Mihály osztályvezető Farkas Margit irodavezető Juhász Anikó irodavezető Dr. Farkas Anita irodavezető


Tartalomjegyzék:

I II. III. IV.

V. VI.

A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és ügyfélfogadása Jegyző és hozzá rendelt egységek Aljegyző és Titkárság Igazgatási Osztály és irodái 1.) Humán Iroda 2.) Okmányiroda 3.) Közvetlenül osztályvezetőhöz rendelt feladatok Pénzügyi Osztály Polgármesteri Hivatal előtt álló feladatok

I. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és ügyfélfogadása

A helyi önkormányzatokról szóló többszörösen módosított 1990. évi LXV. törvény (Ötv. )38. §-a értelmében a Képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre - Polgármesteri Hivatal elnevezéssel. A Polgármesteri Hivatal feladata: az önkormányzat működésével, valamint a közigazgatási eljárási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. _________________________________________________________________________ 4 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

A Polgármesteri Hivatal működési, illetékességi területe: Jánoshalma város közigazgatási területe, továbbá törvényben meghatározott feladatok vonatkozásában ( okmányiroda, gyámhivatal, kiemelt építési hatóság, szociális és gyermekvédelmi működési engedélyek kiadása ): Borota, Kéleshalom községek és Mélykút nagyközség. A Polgármesteri Hivatalt az Ötv. rendelkezései alapján a jegyző vezeti, szervezi a hivatal munkáját.

A Polgármesteri Hivatal címe:

6440 Jánoshalma, Béke tér 1., Postafiók: 49.

Telefonszámai:

77/501-001; 501-002, 501-003,

Okmányiroda gépjármű ügyintézés:

77/ 501 012,

Okmányiroda általános tájékoztató:

77/ 501 011,

Polgármesteri Hivatal telefax-száma:

77/ 401 788

E-mail címe:

[email protected]

Weblap:

www.janoshalma.hu

A Polgármesteri Hivatal 2008. évben a Képviselő-testület által elfogadott SzMSz valamint a 8/2002(I.23.) Kt. Sz. határozat (Alapíró Okirat) alapján végezte munkáját. ( A 2009. május 28-án tartott testületi ülésen a Hivatal Alapító Okiratát jogszabályi változások miatt ismét módosítani volt szükséges, ezért a 173/2009.(V.28.) Kt. sz. határozottal a módosítás elfogadásra került. A Képviselő-testület 58 /2007. (III.29.) Kt. sz. határozatával határozta meg a Hivatal szervezeti felépítését.

Szervezeti felépítés a változás előtt: a.) Humán Szolgáltatási osztály

Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna

Az osztályon belül: 1.) Városi Gyámhivatal Vezetője: Farkas Margit 2.) Okmányiroda Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna 3.)Szociális és egészségügyi ügyin- Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna tézés Vezetője: Tóth Erika b.) Pénzügyi Osztály c.) Városgazdálkodási Osztály

Vezetője: Fejes Mihály

d.) Titkárság

Vezetője: Dr. Benda Dénes jegyző


Szervezeti felépítés a változás után: A hivatal belső szervezeti egységei és elnevezésük, osztály illetve iroda vezetők: Igazgatási Osztály Ezen belül:  Okmányiroda  Humán iroda

Vezetője: Fejes Mihály

Pénzügyi Osztály

Vezetője: Tóth Erika

Városi Gyámhivatal

Vezetője: Farkas Margit

Titkársági iroda

Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna

Belső ellenőr

A jogszabályi előírások miatt közvetlenül jegyzőhöz rendelten működik.

Vezetője: Dr. Farkas Anita Vezetője: Juhász Anikó

2007. június 1-től kezdődően az ügyfelek jobb kiszolgálása érdekében növeltük az ügyfélfogadás időtartamát. Az Ügyfélfogadási idő nélküli időpontokban az ügyintézőknek lehetősége van helyszíni szemléket végezni, határozatokat szerkeszteni és az egyéb adminisztratív teendőket végezni. Ügyfélfogadás rendje 2007. évben:

Ügyfélfogadás rendje 2007. év második felében, illetve 2008. évben:

Hétfő:

9-12

Hétfő de. 8,30 – 12-ig du. 13-16 óráig

Kedd:

13-16

Szerda:

9-12

Csütörtök: Péntek:

9-12

Kedd nincs ügyfélfogadás Szerda de. 8,30 – 12-ig du. 13-16 óráig Csütörtök

nincs ügyfélfogadás

Péntek

de. 8,30 – 12 óráig

Vezetők ügyfélfogadása fentiektől eltérő: A jegyző és az aljegyző minden szerdán délután tart ügyfélfogadást. Polgármester ügyfélfogadása: előzetes telefonos bejelentkezés alapján 77/ 501-032 telefonszámon. Kiss György alpolgármester ügyfélfogadása szociális ügyekben: minden szerdán 9-11-ig.


Ügyfélszolgálati iroda kialakítása a Polgármesteri Hivatalban Megkezdődött a Polgármesteri Hivatalban az ügyfélszolgálati iroda kialakítása, bár ehhez az építészeti feltételek még nem adottak, azokat pályázat benyújtásával és megvalósításával próbáltuk megteremteni. A DAOP pályázat megvalósításával megoldódik az ügyfélszolgálati iroda kialakítása, törekedni fogunk arra, hogy ez az iroda még több időtartamban legyen nyitva az ügyfelek számára. Jelenleg csak egy fő részmunkaidőben látja el a tevékenységet, az iroda kialakítása után szetetnénk ha legalább két fő állhatna a lakosság szolgálatára és minden lehetséges ügyben segíthetne az ügyfélszolgálati iroda.

Jelenleg az ügyfélszolgálati irodában átvehető nyomtatványok: ( jelenlegi adós irodával szembeni iroda )

KÉRELEM közlekedési kedvezmények iránt KÉRELEM ápolási díj megállapítására KÉRELEM időskorúak járadékának megállapítására KÉRELEM hatósági bizonyítvány kiállításához ( lakásépítési kedvezmény ) KÉRELEM közgyógyellátás megállapítására KÉRELEM átmeneti segély megállapítására KÉRELEM rendszeres szociális segély megállapítására egészségkárosodott személy részére KÉRELEM rendszeres szociális segély megállapítására aktív korú nem foglalkoztatott vagy támogatott álláskereső személy részére KÉRELEM közköltségen történő temetés engedélyezéséhez KÉRELEM temetési segély megállapítására KÉRELEM lakásfenntartási támogatás megállapításához KÉRELEM igazolás kiállításához KÉRELEM rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény igényléséhez KÉRELEM rendkívüli gyermekvédelmi támogatás igényléséhez KÉREKEM óvodáztatási támogatás igénybevételéhez

A 2007. évi átszervezés következtében a korábbi Humán Szolgáltatási Osztály összekapcsolódott az Igazgatás Osztállyal és irodákra tagozódott. 2008. évben az új szervezeti felépítés szerint folyt a munka A Humán Irodához került: a szociális igazgatás, a jegyzői gyámügyi igazgatás, művelődés, oktatás és a sportügyek, _________________________________________________________________________ 7 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

Az Okmányirodához került: anyakönyvi igazgatás, a személyi adat- és lakcímnyilvántartás, okmányügyintézés A szabálysértési ügyintézés maradt közvetlen osztályvezetőhöz rendelten. Az építési ügyintézés területén nem sikerült irodavezetőt kinevezni, mivel egyik szakképzett kolléga sem vállalta a feladatot. Emiatt közvetlenül osztályvezetői irányítással történik a munkavégzés. Az Igazgatási Osztály és az irodái az átszervezés után az alábbi szervezeti felépítés szerint végezték munkájukat. Igazgatási Osztály - 1 fő Igazgatási osztályvezető, Humán Iroda 1 fő irodavezető aki egyben oktatási ügyintéző is 2 fő szociális ügyintéző 1 fő gyámügyi (jegyzői hatáskört ellátó) és egészségügyi ügyintéző 1 fő részmunkaidőben művelődési, sport ügyintéző ( munkáját a részmunkaidő másik felében a gyámhivatalban végzi ) Okmányiroda: 1 fő anyakönyvi ügyintéző 1 fő személyi adat- és lakcímnyilvántartással foglalkozó ügyintéző 4 fő okmányirodai ügyintéző Irodához nem tartoznak, közvetlen osztályvezetői irányítás alatt dolgoznak: 1 fő szabálysértési és birtokvédelmi ügyintéző 3 fő építési ügyintéző 1 fő közbeszerzési ügyintéző 1 fő ipar-kereskedelmi ügyintéző

II.

Jegyző és hozzá rendelt egységek 2007. év elején a Humán Szolgáltatási Osztály keretén belül működött a Városi Gyámhivatal az SZMSZ módosításával - jogszabályi előírások és a Megyei Gyámhivatal kérésére közvetlenül jegyzőhöz rendelten működik.

VÁROSI GYÁMHIVATAL I.

A Városi Gyámhivatal hatáskörébe tartozó gyámhatósági munka

A városi gyámhivatal 2008. május 20-a óta 3,6 fővel működik, melyből 1 fő vezető – egyben ügyintéző feladatokat is ellát – és 2,6 fő ügyintéző.


1 fő vezető végzettsége: JPTE TK: művelődésszervező, JPTE-ÁJK: jogi szakokleveles szociális és családvédelmi tanácsadó, köztisztviselői szakvizsga. 2,6 fő ügyintézők végzettségei: - SZOTE FK: védőnő, BCE-KKÁTI: szociális szakigazgatás szervező, köztisztviselői szakvizsga, - EKTF: szociálpedagógia, köztisztviselői szakvizsga, - JPTE TK: művelődésszervező, JPTE-ÁJK jogi szakokleveles szociális és családvédelmi tanácsadó, EKTF: szociálpedagógia. Az ellátandó feladatok – ügykörönként – kerültek felosztásra a gyámhivatal vezető és az ügyintézők között. A gyámhivatal Jánoshalma városán kívül Borota, Mélykút és Kéleshalom településekre kiterjedően látja el a feladatait. A gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről szóló 331/2006. (XII.23.) Korm. rendelet által a Városi Gyámhivatal hatáskörébe utalt feladatok: 1. A szülői felügyelet körében: -

-

ha a szülői felügyeletet együttesen gyakorló szülők a szülői felügyelet körébe tartozó kérdésekben nem tudnak megegyezésre jutni, a gyámhivatal dönt Jegyzőkönyvben rögzíti a szülői felügyeletet együttesen gyakorolni jogosult szülők megállapodását arról, hogy a jövőben a szülői felügyeletet egyikőjük gyakorolja ha a gyermek szülei nem élnek együtt és a gyermeket gondozó szülő felügyeleti joga megszűnik, a gyámhivatal megállapítja a másik szülő felügyeleti jogának feléledését és felhívja őt joga gyakorlására, ha az eljárás során nem állapítható meg kizáró körülmény a gyermek családi és utónevének megállapítása, ha a szülők azt nem határozzák meg, illetve nem tudnak egyetértésre jutni szülői ház elhagyása a gyermek végleges külföldre távozása életpálya kijelölése szülők vagyonkezelése, jognyilatkozataik érvényességéhez szükséges jóváhagyás képviselet gyámnevezés és a gyámságból való kizárás tanköteles gyermek művészeti, sport, modell vagy hirdetési tevékenység keretében történő foglalkoztatás engedélyezése per indítás gyermek elhelyezése illetve kiadása iránt per indítás a gyermeket megillető tartási követelés érvényesítésére per indítás szülői felügyelet megszüntetése, visszaállítása iránt 2. Kapcsolattartási ügyek

-

a gyámhivatal hatáskörébe tartozó esetekben a kapcsolattartás szabályozása a kapcsolattartási jog korlátozása, szüneteltetése, megvonása a kapcsolattartásra vonatkozó gyámhivatali vagy bírósági határozatok végrehajtása


3. A kiskorú házasságkötésének engedélyezésével kapcsolatos ügyek 4. Az örökbefogadással kapcsolatos ügyek: -

az örökbe fogadni szándékozók alkalmassá nyilvánítása, örökbefogadásra alkalmas személyek nyilvántartásába való felvételének elrendelése az örökbe-fogadhatóvá nyilvánítás örökbefogadás engedélyezésével kapcsolatos eljárás szülő hozzájáruló nyilatkozatának jóváhagyása az örökbefogadás felbontása tájékoztatás a vér szerinti szülő adatairól 5. A gyermek családi jogállásával kapcsolatos ügyek:

-

teljes hatályú apai elismerés feltételeinek vizsgálata, a nyilatkozat felvétele hozzájárulások pótlása intézkedések a gyermek születése előtt képzelt apa adatainak megállapítása ismeretlen szülőktől származó gyermek törvényes képviseletével és anyakönyvezésével kapcsolatos eljárás családi jogállás rendezésére irányuló perek (apaság vélelmének megdöntése, apaság megállapítása) 6. Pénzbeli ellátások: (központi költségvetésből történik a finanszírozás)

-

gyermektartásdíj megelőlegezése otthonteremtési támogatás 7. Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó gyámhivatali intézkedések:

-

-

családba fogadással kapcsolatos ügyek ideiglenes hatályú elhelyezés más szervek által elrendelt ideiglenes hatályú elhelyezés felülvizsgálata nevelésbe vétellel kapcsolatos ügyek  átmeneti nevelésbe vétel  tartós nevelésbe vétel  gondozási díj megállapítása  ezek felülvizsgálata utógondozás elrendelésével kapcsolatos ügyek  utógondozás elrendelése  utógondozói ellátás elrendelése 8. Gyámság és gondnokság:

-

gyám kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése hivatásos-, többes-, helyettes gondnok kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése gondnok kinevezés ideiglenes gondnok kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése eseti gondnok kirendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása


-

ügygondnok kirendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása méhmagzat részére gondnok rendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása zárgondnok kirendelése, felügyelete, felmentése, munkadíjának megállapítása gondnokság alá helyezés és megszüntetése iránti perek számadási ügyek (eseti, rendszeres éves, végszámadás) korlátozó gondnokság alá helyezettek felülvizsgálata perindítás számadási kötelezettség, számadás helyességének megállapítása iránt 9. A gyermekek és gondnokság alatt álló személyek vagyoni érdekvédelme:

a törvényes képviselő vagyonkezelésével kapcsolatos ügyek (pénz, értéktárgyak) ingatlan vagyonnal kapcsolatos ügyek, jognyilatkozatok érvényességéhez szükséges jóváhagyás - ingó vagyonra vonatkozó jognyilatkozatok - öröklési ügyek  intézkedések a hagyatéki eljárás megindítása előtt  intézkedések a hagyatékátadó végzés alapján  10. A gyermekek és gondnokság alatt álló személyek vagyoni érdekvédelme: -

-

a törvényes képviselő vagyonkezelésével kapcsolatos ügyek (pénz, értéktárgyak) ingatlan vagyonnal kapcsolatos ügyek, jognyilatkozatok érvényességéhez szükséges jóváhagyás ingó vagyonra vonatkozó jognyilatkozatok öröklési ügyek  intézkedések a hagyatéki eljárás megindítása előtt  intézkedések a hagyatékátadó végzés alapján 11. A Városi Gyámhivatal feljelentést tesz:

-

a gyermek veszélyeztetése vagy a tartás elmulasztása miatt a gyermek sérelmére elkövetett bűncselekmény miatt

Statisztikai adatok: 2007 év

2008 év

Ügyiratok száma

3416

3283

Határozatok száma

402

365


4000 3000 Ügyiratok száma

2000

Határozatok száma 1000 0 2007

2008

Jövőre vonatkozó észrevételek: A gyámhivatali iroda helyisége zsúfolt a négy létszám számára, ezért szükség lenne még egy iroda helyiségre. Többször előfordult, hogy a tárgyaló foglalt volt, ezért egy időben több tárgyalás volt egy helyen. Ez nagyon zavaró, illetve az ügyek jellege is megkívánja, hogy egy időben, egy helyiségen egy meghallgatásra kerüljön sor. A jogszabály tervezetek szerint a gyámhivatalok feladat- és hatásköre újabb feladattal bővülhet. Ezenkívül az új Polgári Törvénykönyv hatályba lépése jelentős változást hoz a jelenlegi gyámhatósági eljárásokban, mely újabb megmérettetés lesz az ezen a területen dolgozók számára.

b.) Belső ellenőr A belső ellenőr szervezeti elhelyezkedését tekintve közvetlenül a Jegyzőnek alárendelten működik. Feladatai: A Képviselő-testület által elfogadott éves ellenőrzési munkaterv, valamint az ellenőrzési Szabályzat alapján végzi az intézmények belső és külső és a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzését, pénzügyi, gazdasági ellenőrzéseket, cél- és témavizsgálatokat, valamint utóellenőrzéseket tart, javaslatot tesz az éves ellenőrzési tervre, évenként egy alkalommal a zárszámadáshoz kapcsolódóan beszámolót készít a képviselő-testület részére, amelyből éves munkáját a képviselő-testület megismerheti.

c.) Fejlesztési Iroda A Polgármesteri Hivatal új szervezeti felépítése hozta létre. A fejlesztési iroda feladatai:


Fejlesztési stratégiák és programok kidolgozása, folyamatos felülvizsgálata és aktualizálása; fejlesztésekkel kapcsolatos előterjesztések készítése a képviselőtestület és a bizottságok részére; A város (és térsége) humán, infrastrukturális, környezetgazdálkodás, természeti, ipari és egyéb adottságok és értékek számbavétele, karbantartása; Fejlesztési feladatokhoz pályázatok kidolgozása, kidolgoztatása; Pályázati anyagok előkészítése (adatszolgáltatás pályázatíróknak), Pályázati adatbázis létrehozása, karbantartása (demográfiai, gazdasági, és más adatok); Információszolgáltatás a jánoshalmi gazdálkodók (vállalkozók és társaságok) számára pályázati lehetőségekről, pályázati eljárási rendről; Kapcsolatok kialakítása központi és dekoncentrált közigazgatási szervekkel, regionális, megyei és kistérségi önkormányzati, illetve területfejlesztési szervezetekkel; Kapcsolatépítés és kapcsolattartás külföldi önkormányzatokkal, szervezetekkel, gazdasági társaságokkal határon átnyúló együttműködések céljából, és határon átnyúló pályázati lehetőségek kihasználása céljából; Településmarketing feladatok; Kapcsolat kialakítás a lakossággal, a lakosság szervezése és tájékoztatása önkormányzati fejlesztési ügyekben; Egyes fejlesztések koordinálása egész projektcikluson keresztül, azaz projektmenedzsment (probléma felismerés – stratégiaalkotás, tervezés – programkidolgozás – végrehajtás – monitoring – értékelés, korrekciók).

A Fejlesztési Iroda létrehozása után folyamatosan végezte a fejlesztésekkel kapcsolatos feladatokat, sok pályázatot készített és nyújtott be, munkájáról minden testületi ülésen tájékoztatta a képviselő-testületet. A Képviselő-testület Fejlesztési, Stratégiai Bizottságának megalakulásával a feladatokat részben a bizottság átvette, valamint a Városgazda Kft.-nél Fejlesztési részleg kerül kialakításra, amely bizonyos feladatokat átvehet a Polgármesteri Hivataltól, ezért indokolt a Hivatal SzMSz módosításával a változást átvezetni.

III. Aljegyző és Titkárság Az aljegyző Jogi Egyetemi végzettséggel, közigazgatási jogi szakvizsgával, anyakönyvi szakvizsgával és okmányügyintéző szakképesítéssel rendelkezik, valamint számítástechnikai szoftverüzemeltetői középfokú szakképesítéssel. Az előző beszámoló idején ellátta a Humán Szolgáltatási osztályvezetői feladatokat is, de a Képviselő-testület bizottságai közül csak azoknak a munkáját kísérte figyelemmel, amelyek az általa vezetett osztály feladatköréhez kapcsolódtak. Feladata az SZMSZ módosításával változott. Minden bizottság munkáját figyelemmel kíséri. Szervezi a Képviselő-testület és a bizottságok munkaterv szerinti munkáját, összeállítja a bizottságok és a képviselő-testület meghívóját, folyamatosan egyeztet a bizottsági elnökökkel, az előterjesztést készítőkkel, bekéri a képviselő-testület, a bizottságok számára készített


előterjesztéseket, szükség esetén az előterjesztések kiegészítését kéri, folyamatosan az előterjesztések színvonalának javítására törekszik. Új feladatai még a következők: szervezi a testület, a bizottságok szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatokat, Gondoskodik a testületi és bizottsági ülések jegyzőkönyvének elkészítéséről, Szakmailag irányítja az Igazgatási és Pénzügyi Osztály működését, biztosítja az osztályok közötti információáramlást, kapcsolattartást és tájékoztatást, Irányítja a Polgármesteri Hivatalnak a kisebbségi önkormányzatok működéséből fakadó feladatainak elvégzését. Részt vesz és jegyzőkönyvet készít a kisebbségi önkormányzatok ülésén, Közreműködik a helyi önkormányzati rendeletek és szabályzatok megszerkesztésében, Gondoskodik a megalkotott rendeletek kihirdetéséről és az alkalmazás érdekében való közzétételéről, a megalkotott rendeletnek a Közigazgatási Hivatal részére való megküldéséről, Közreműködik az egyedi hatósági ügyek, testületi ügyek és az önkormányzati intézményeknél tartandó törvényességi vizsgálatokon, Felhívja a köztisztviselők figyelmét azokra a jogszabályi változásokra, amelyek a hivatali ügyintézéshez és a Képviselő-testület munkájához szükségesek. A képviselők ilyen irányú kérése estén biztosítja a kért hatályos jogszabályokat, Ellátja a jegyző által átruházott egyes jegyzői hatáskörbe tartozó feladatokat. Részt vesz minden bizottság feladatkörébe tartozó előterjesztések elkészítésében a hatáskörrel rendelkező bizottságok, illetve a Képviselő-testület elé. Közvetlenül irányítja a Titkárságot és a Titkársághoz tartozó feladatokat. Távolléte esetén helyettesíti a jegyzőt, részt vesz meghívottként a Képviselő-testületi és bizottsági üléseken, felkérés esetén felvilágosítást ad.

Titkárság A titkárság feladatkörébe tartoznak: -

-

a testületi munka kiszolgálása: a képviselő-testület és a bizottságok anyagainak technikai előkészítése, jegyzőkönyvek vezetése és készítése, adminisztrációs segítségnyújtás képviselők részére iktatás, irattár kezelése informatikai, számítástechnikai feladatok gépkocsivezetői és gondnoksági feladatok takarítási feladatok

A testületi üléseken és bizottsági üléseken jegyzőkönyv, és hangfelvétel készül. Segíti a munkát, hogy a 2006. évben kapott laptop használatával a jegyzőkönyv részben már az ülésen elkészülhet. A feladatokat 1 fő látja el. Szükség esetén ( egyidejűleg több bizottsági ülés, szabadság, betegség ) a jegyzőkönyv vezetési feladatok terén a helyettesítés megoldott. 2008. év során az előterjesztések készítése elektronikus formában történt, amely a következő előnyökkel jár:


a sokszor több száz oldalas anyagokat csak három példányban nyomtatjuk ki a jegyzőkönyvhöz ( egy pl. jkv. marad a hivatalban, egy kerül a Közigazgatási Hivatalhoz, -sajnos a hivatal nem fogadja el CD-n, - egyet küldünk a Városi Könyvtár számára ) ami jelentős papír és festék felhasználási megtakarítást eredményez mivel nem kell a papírt sajnálnunk, sokkal több kapcsolódó anyagot, fényképeket tudunk másolni az előterjesztésekhez ami a képviselők döntését segíti a képviselők és a hivatali ügyintézők is kisebb hely igénnyel tudják otthonukban tárolni az anyagokat 2008. évtől megvalósítottuk a képviselő-testület és bizottságok határozatainak betűrendes elektronikus nyilvántartását, amely a Polgármesteri Hivatal hálózaton az ügyintézők számára elérhető. Mivel az előterjesztések általában sok szkennelt anyagot tartalmaznak, időnként lehetetlen őket e-mailben elküldeni, ezért ilyenkor CD-re írva kapják meg a képviselők Az FTP címre is feltesszük az előterjesztéseket, de sajnos a kevés tárhely miatt előfordul, hogy egy adott pénteken küldött többféle anyag közül nem mindegyik fér el. Úgy értékeljük, hogy az előterjesztések színvonala sokat javult, próbáljuk fényképekkel, helyszínrajzokkal, hatályos jogszabályi kivonatokkal, értékbecslésekkel, stb. segíteni a képviselők döntését. Az iktatást 1 ügyintéző végzi, számítógépes program segítségével. Az iratszám emelkedése mutatja, a feladat egy fő számára már nem elvégezhető, ez 2008. évben is gondot okozott, az iktatás, irattár kezelés helyettesítése érdekében nem köztisztviselői jogviszonyban tudtunk alkalmazni még egy kollégát a feladatra. Statisztikai adatok: Iktatott iratok Főszámon iktatott Alszámon iktatott Gyűjtőn Összesen

2003 10.333 6.929 2.504 19.766

2004 10.769 7.645 2.323 20.737

2005 13.191 7.222 2.829 23.241

2006 11.012 9.609 3.598 24.219

2007 11143 10506 5686 27335

2008 11143 10506 5686 27335

14000 12000 10000 8000

főszám

6000

alszám

4000

gyűjtő

2000 0 2005

2006

2007

2008

A postázás 2008. év júniusától számítógépes program segítségével történt, ami az időigényes munkát kicsit könnyítette. Sajnos főleg a kiemelt feladatok miatt ( építési hatóság, gyámhivatal, okmányiroda ) sok a vidéki levél, határozat amit tértivevénnyel kell kézbesíteni, ez nagyon megnöveli a Polgármesteri Hivatal postaköltségét.


A számítógépes programmal történő postázás statisztikája 2008. június 1. és 2008. 12. 31. között: Levelek száma és postaköltség fél éves statisztika: Normál levél db száma

10254

Ajánlott levél db száma

11396

Normál levél postaköltsége

747007

Ajánlott levél postaköltsége

3143325

Összes száma

levél

21650

Összes levél postaköltsége

3890332

3500000 3000000 2500000

normál levél

2000000

ajánlott levél

1500000

normál levél postai költsége

1000000

ajánlott levél postak költsége

500000 0

2008. június- december

A helyben postázandó levelek kézbesítésére egy helyi közcélú postást veszünk igénybe, illetve az adó határozatok, értesítések kézbesítési időszakaiban több személyt is alkalmaztunk, ami abban az időszakban jelentős megtakarítással járt. A statisztikai adatokból kitűnik az ügyszám emelkedése, amelynek oka a Polgármesteri Hivatal által végzett feladatok folyamatos bővülése, az új közigazgatási eljárási törvény (KET) által megkövetelt több levelezés, és a kistérségi településekre történő kiterjedése. Az informatikai – számítástechnikai feladatokat korábban főállásban köztisztviselő végezte, aki gondoskodott a számítógépes hálózaton üzemeltetési, karbantartási feladatok ellátásáról, a programok jogtisztaságáról, kapcsolatot tartott fenn azok alkotóival és fejlesztőivel, tesztelte és betanította az új programok használatát, biztosította a számítógépes adatvédelem szabályozását. A számítástechnikai feladatok mellett, feladata volt a köztisztviselők jogállásáról szóló jogszabályokkal szabályozott közszolgálati nyilvántartások vezetése és adatszolgáltatása. Takarékossági okok miatt a köztisztviselőként történő alkalmazása 2007. évtől megszűnt, feladatát szerződéssel látja el, emiatt a Polgármesteri Hivatalban csak két napot tartózkodik hetente, sajnos ez az időtartam csak „tűzoltásra” elegendő. A számítógépes rendszer elavultsága miatt gyakoriak a meghibásodások, ezért az informatikusra napi 8 órában lenne szüksége a hivatalnak. A minisztériumok, felsőbb szervek, szerződéses partnerek, cégek stb. évről-évre nagyobb számban keresik a hivatal e-mailben. Felsőbb szerveink a megkeresésekre a választ ugyanezen formában várják. Az elektronikus levelezéshez a szükséges alapvető feltételeket megteremtettük, az ügyintézők többségének van e-mail címe. Sajnos az internet kapcsolat és a levelezés vagy a helyi hálózat vagy a szolgáltató hibájából időnként akadozik, leáll. Ez _________________________________________________________________________ 16 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

különösen a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések begyűjtésénél, határidős jelentések elküldésénél komoly problémát okoz. Az ügyintézéshez már nélkülözhetetlen az internet elérés, mert a felsőbb szervek postán már alig küldenek valamit, szinte minden megkeresés, adatkérés e-mailben érkezik vagy a honlapjukról letölthető. Pl. a mindig postán megküldött kötelező statisztikai adatgyűjtések adatlapjait is a Statisztikai Hivatal honlapjáról kellett letölteni. Külön programok szolgálnak a válaszok elkészítésére, ezért szinte naponta új számítógépes programokkal kell ismerkednünk, elengedhetetlen a folyamatos tanulás, önképzés. Sajnos továbbképzésekre elmenni kevés a lehetőség, egyrészt mivel a legtöbb képzés nagyon drága, másrészt sokszor a szűk határidők miatt az ügyintéző távolléte sem megoldható. A hivatal által végzett több ügytípusnál megjelent az a követelmény is, hogy központi adatbázisokba jelszó megadásával ügyintézőinknek kell adatokat feltölteni. ( pl. biztosítási jogviszonyok rögzítése a rendszeres szociális segélyezettek esetében az APEH honlapján ) Hasznos segítség, hogy a hatályos jogszabályok, ügyintézési tájékoztatók, jogszabály tervezetek is elérhetők az interneten. Jánoshalma város web lapjának korszerűsített formája elkészült, az új honlapra mind több információt szeretnénk feltenni az ügyfeleink számára. Hivatal és ügyintézők elérhetősége, ellátott ügytípusok leírása, ezekhez csatolandó mellékletek stb. A számítástechnikai eszközök terén a szükséges fejlesztések részben történtek meg, azonban további fejlesztések elengedhetetlenek. Szükséges lenne megvalósítani a teljes géppark fejlesztését, felújítását, annak érdekében, hogy az előttünk álló feladatoknak meg tudjunk felelni. A szükséges beszerzendő eszközökről részletes kimutatás készült indoklással, sajnos az eszközök beszerzésére csak részben volt lehetőség. Az előző évben benyújtott pályázatot a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésére vonatkozóan elnyertük, a megvalósítás nemsokára kezdetét veszi. A pályázatban a köztisztviselők számára képzések és a munkát segítő szoftver beszerzések szerepelnek.

IV.

Igazgatási Osztály és Irodái

1.) Humán Iroda

a.) Művelődési, Oktatási és Sport feladatok Oktatási feladatok Tanítói, magyar szakos tanári végzettséggel, Pénzügyi-, Vám-, Adó-, Illetékszakértői végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával rendelkező köztisztviselő látja el a feladatot. _________________________________________________________________________ 17 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

Feladatai: -

Humán iroda vezetése - Jegyzői hatáskörű gyámügyek - Szociálpolitikai ügyek - Egészségügy - Művelődés-, sport-, civil szervezetek ügyeinek szakmai felügyelete.

-

Biztosítja a tervezéshez (fejlesztéshez) szükséges információt; Szakmai véleményt ad a Művelődési, Oktatási és Sport Bizottsággal egyeztetve az Önkormányzat által fenntartott nevelési-, oktatási intézmények szervezeti összevonásáról; Irányítja, segíti és ellenőrzi a városi nevelési - oktatási intézményeknek az oktató-nevelő munka tervezésével, szervezésével, irányításával kapcsolatos tevékenységet; Ellenőrzi az intézmények statisztikai adatszolgáltatását. Dönt arról, hogy a tanuló milyen módon teljesítse tankötelezettségét;

-

-

-

-

-

Kötelezi a szülőt, hogy gyermekével jelenjen meg szakértői vizsgálaton, illetve a szakértői vélemény alapján gyermekét a megfelelő nevelési-oktatási intézménybe írassa be; Kötelezi a szülőt, hogy gyermeke részére a szakértői véleményben meghatározottak szerint biztosítsa a fejlesztő felkészítésben való részvételt; Nyilvántartásba veszi a nem állami fenntartású közoktatási alapításról szóló bejelentést óvoda és általános iskola esetén, megszűnés esetén az intézményt törli a nyilvántartásból; Ellátja a nem állami fenntartású közoktatási intézmények működési engedélyeztetési eljárással kapcsolatos feladatokat; Ellátja a nem helyi önkormányzat által fenntartott nevelési-oktatási intézmény fenntartói törvényességi ellenőrzését; Vizsgálja a hatósági ellenőrzés keretében, hogy a fenntartó a nevelési-oktatási intézményt az alapító okiratban és a működéshez szükséges engedélyben meghatározottak szerint működteti-e; Felhívja a fenntartót a törvényességi ellenőrzés körében - megfelelő határidő biztosításával - a törvénysértés megszüntetésére; Felfüggesztheti a nevelési-oktatási intézmény működését, ha az ott folyó nevelő és oktató munka a közbiztonságot, a közrendet, a közegészségügyet, a közerkölcsöt sérti; Ellátja a helyi önkormányzat fenntartásában lévő művelődési, közoktatási intézmény vezetőjének kiválasztásával kapcsolatos nyilvános pályázati eljárás lefolytatásával összefüggő előkészítői feladatokat; Az óvodai nevelés keretében folyó iskolai életmódra felkészítő foglalkozáson való részvételre köteles, a tanköteles és a képzési kötelezettség alá eső gyermekekről, tanulókról nyilvántartást vezet, és figyelemmel kíséri az e törvény 14. § (2) bekezdésének a.) pontjában meghatározott kötelezettségek teljesítését, bejelentésre vagy hivatalból elrendeli az óvodai nevelés keretében folyó iskolai életmódra felkészítő foglalkozáson való részvételt, a tankötelezettség vagy a képzési kötelezettség teljesítését, ha a szülő nem tesz eleget kötelességének; - óvodai, iskolai kötelező felvételi körzetek koordinációja KIR-felé jelentése


az Oktatási, Művelődési, Sport Bizottság oktatás, művelődés, sporttal kapcsolatos munkájának segítése, részt vesz az üléseken, szakmai segítséget ad a működéshez - a Humán Iroda ügykört érintő testületi előterjesztéseket elkészíti - Érettségi tételek átvétele, továbbítása az oktatási intézmények felé, adminisztratív tevékenységek ellátása - Szociális működési engedélyeztetési eljárás ügyintézése -

Művelődési és Sport feladatok 1 fő művelődésszevezői végzettségű ügyintéző heti 10 órában látja el a feladatot -

-

kitüntetésre, elismerésre javaslatokat a bizottság elé terjeszti testvértelepülésekkel kapcsolat kiépítésében, fenntartásában közreműködik városi ünnepek, rendezvények koordinálása ellátja a helyi önkormányzat fenntartásában lévő művelődési, közoktatási intézmények vezetőjének kiválasztásával kapcsolatos nyilvános pályázati eljárás feladatait. Polgármesterhez, Képviselő-testülethez, a Oktatási, Művelődési, Sport Bizottsághoz érkezett művelődés, turizmus, oktatás, sport területét érintő kérelmeket, megkereséseket szükség esetén a bizottság elé terjeszti, megválaszolja. művelődéssel kapcsolatos pályázatok elkészítése

b.) Szociális igazgatás Ezen feladatokat 2008. évben 1 fő főiskolai végzettségű, ügyintéző valamint 1 fő egyetemi végzettséget szerzett ügyintéző látta el. Anyakönyvezetői szakvizsgával is rendelkeznek. (Az osztály ügyfélforgalmának jelentős része e területen mutatkozik meg.) Főbb tevékenységük, döntés előkészítés a következő ügyekben: -

nem foglalkoztatottak rendelkezésre állási támogatása, az egészségkárosodottak rendszeres szociális segélyének megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata átmeneti segély megállapítása lakásfenntartási támogatás megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata ápolási díj megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata közgyógyellátás megállapítása köztemetés megállapítása hadigondozottakkal kapcsolatos ügyek mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásának megállapítása mozgáskorlátozottak gépjármű szerzési támogatása, időskorúak járadéka megállapítása Egészségügyi igazolvány kiadása Szociálpolitikai hatósági bizonyítvány kiadása, felfüggesztés, átjegyeztetés szociális otthoni beutalás személyes gondoskodásban részesülők jövedelemvizsgálata hatósági bizonyítvány kiadása lakásépítési, bővítési ügyek esetén más szervek megkereséseire ( rendőrség, más Polgármesteri Hivatal, APEH, Illetékhivatal stb. ) környezettanulmányok készítése


Néhány adat a fenti területekről: - átmeneti segély - rendszeres szociális segély - ápolási díj - időskorúak járadéka - közgyógy ellátás mozgáskorlátozottak közlekedési támogatása mozgáskorlátozottak gépkocsi szerzési támogatása - köztemetés - 50%-os munkaképességűek rehabilitációja - lakásfenntartási támogatás - Gázár támogatás

2004 év 424 fő 718 alkalom 134 fő

2005 év 385 fő 962 eset 225 fő

2006 év 157 fő 429 eset 323

2008 év 155 fő 309 eset 465 fő

82 19 422 105

2007 év 246 360 eset 492 851 eset 45 fő 4 fő 412 fő 133 fő

49 fő 23 fő 327 fő 125 fő

27 fő 19 fő 455 fő 127 fő

34 fő

31 fő

39

1 fő

27 fő

16 fő 32 fő

28 fő 38 fő

14 41

12 fő 31 fő

5fő -

47 fő -

94 fő -

211 124

230 fő -

312 fő -

55 fő 17 fő 325 fő 19 fő

A szociális területen végzett munkát nemcsak az előforduló ügyek nagy száma, hanem az emberi élet nehéz szociális tényezői és az általuk kiváltott feszültségek, érzelmek is nehezítik. A kollégáktól ez nagyfokú toleranciát és empátiát igényel. Az ügyintézés során gondot okozott, hogy a szerver gép elavult emiatt a program nagyon lassú, így az adatrögzítés és a határozatok meghozatala sok időbe telt.

c.) Egészségügyi és jegyzői gyámhatósági feladatok A feladatot 1 fő személyügyi szervező főiskolai végzettségű, közigazgatási szakvizsgával rendelkező ügyintéző látja el. Feladatai az egészségügy területén:  Figyelemmel kíséri az egészségügy területén a jogszabályi előírások változásait, különösen azokat a változásokat, amelyek érintik az egészségüggyel kapcsolatos önkormányzati és államigazgatási feladatokat.  Minden hónap 2-ig a Pénzügyi Osztály felé jelenti: a helyettesítéseket, változó béreket (ügyeleten nővérek, sofőrök, védőnők, takarítók helyettesítése)  Közreműködik az egészségüggyel kapcsolatos finanszírozási szerződések megkötésében  Elkészíti az egészségüggyel kapcsolatos statisztikákat  Figyelemmel kíséri az egészségügy területén benyújtható pályázati lehetőségeket, részt vesz a pályázatok elkészítésében  Az egészségügyben intézi a szükséges ÁNTSZ engedélyek beszerzését, feladata az engedélyekhez szükséges személyi, tárgyi feltételek biztosítása  Részt vesz a Képviselő-testület Városgazdálkodási Bizottsága elé terjesztett, az egészségügyi feladatokkal kapcsolatos ügyek előkészítésében, a bizottság ülésein, az előterjesztésekhez kapcsolódó testületi előterjesztések elkészítésében _________________________________________________________________________ 20 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

      

Minden hónap 20-ig elkészíti a következő hónapra vonatkozó háziorvosi ügyeleti beosztást Vezeti az egészségügyi dolgozók szabadság nyilvántartását, elkészíti munkaköri leírásuk tervezetét Költségvetés készítésekor előkészíti az egészségügy várható kiadásait. Figyelemmel kíséri az egészségügyi intézmények bevételeinek és kiadásainak alakulását. A beérkező igények alapján megrendeli - költségvetés által biztosított kereteken belül az egészségügy terén szükséges nyomtatványokat, eszközöket Segíti a véradás lebonyolítását városunkban. Véradás a Sportcsarnokban évente 4 alkalommal kerül megrendezésre. Szervezi a véradók számára a véradó ünnepséget. Minden hónap 5-ig a MEP felé jelenti a központi háziorvosi ügyelet havi forgalmát Közreműködik a Városi Egészségvédelmi Csoport munkájában, a Városi Egészséghét rendezvény megszervezésében

Feladatai a gyermekvédelem területén:     

    

Megállapítja a gyermek rendszeres gyermekvédelmi kedvezményre való jogosultságát. Megállapítja a rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben részesülő gyermek gyámjául rendelt, tartásra köteles hozzátartozó kiegészítő gyermekvédelmi támogatásra való jogosultságát. A rendkívüli gyermekvédelmi támogatásra beadott kérelmekre meghozza a határozatot. Külső szervek jelzésére a veszélyeztetett kiskorú gyermekeket védelembe veszi, évente felülvizsgálja, veszélyeztetettség megszűnése esetén a védelembe vételt megszűnteti. Azonnali intézkedést igénylő esetben, vagy a védelembe vétel eredménytelensége esetén elrendeli a gyermek ideiglenes hatályú elhelyezését a gyermeket a különélő másik szülőnél, más hozzátartozónál vagy más alkalmas személynél, illetve nevelőszülőnél, gyermekotthonban. Anyakönyvi hivatalok által apa adatai nélkül anyakönyvezett gyermekről szóló értesítés esetén intézi a gyermek családi jogállását, teljes hatályú apai elismerő nyilatkozatot vesz fel. Bírósági megkeresésére részletes környezettanulmányt készít peres felek lakásán. A városi gyámhivatal felkérésére átmeneti nevelt ill. tartós nevelt kiskorúak gondozási díjának felülvizsgálatának ügyében környezettanulmány készítése és a szükséges jövedelem igazolások beszerzése. Kiskorú eljárásban való képviseletének biztosítása miatt - tekintettel a kiskorú és törvényes képviselői közötti érdekellentétre – eseti gondnok kijelölése, felmentése. Eljáró hatóság kezdeményezésére, meghatalmazott, vagy törvényes képviselő nélküli ismeretlen helyen tartózkodó ügyfél részére ügygondnokot kirendelése.

2. Okmányiroda Városunkban 2000. november 1-jével történt meg a személyazonosító igazolvánnyal, a személyazonosító és lakcímet igazoló hatósági igazolvánnyal összefüggő feladatok körzetközpontokhoz történő telepítése illetve az okmányiroda létrehozása, mely indulásakor központilag biztosított korszerű felszerelést kapott. A létrehozás óta az Okmányiroda feladatköre fokozatosan bővült. 2001. január 1-jétől a gépjármű ügyintézés, vezetői engedély ügyintézés, vállalkozói igazolványokkal kapcsolatos ügyintézés, később útlevél ügyintézés _________________________________________________________________________ 21 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

indult, majd 2004. július 1-jétől feladatkörébe került a mozgáskorlátozottak számára a parkolási igazolvány kiadása, illetve 2005. április 1-jétől az ügyfélkapuval kapcsolatos ügyintézés. Továbbá a 2005-ös évben lehetővé kellett tennünk az ügyfelek számára az interneten keresztül történő ügyintézést, időpontfoglalást (XR ügyintézés). A folyamatos feladatkör bővülés mellett, mivel a cél az volt, hogy a kistérségi székhelyek szerint szerveződjenek az államigazgatási feladatok is, 2005. április 15-étől Mélykút nagyközség lakossága szintén az ügyfélkörünkbe került, így a körzetközponti feladat ellátása a 38/2005.(III.10.) Korm. rendelet alapján Jánoshalma, Borota, Kéleshalom és Mélykút településekre terjed ki. 2007-ben a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének változásával az Okmányirodához került a személyi adat- és lakcímnyilvántartás valamint az anyakönyvi ügyintézés és a hagyatéki leltározás. Az okmányiroda jelenleg 5 fő ügyintézővel működik, közülük: - 4 köztisztviselő főiskolai végzettséggel, okmányügyintéző szakvizsgával rendelkezik, illetve közülük egy főnek anyakönyvvezetői szakvizsgája is van, - 1 köztisztviselő egyetemi végzettséggel és okmányügyintézői szakvizsgával rendelkezik, az Okmányirodában ő gyakorolja a kiadmányozási jogot. Az illetékességi területünk a kistérség teljes területére kiterjed, melynek lakosságszáma 17.291 fő. Elmondható, hogy az okmányirodában néhány évente több ügytípusban a teljes lakosságszám megjelenik, továbbá az országos illetékesség miatt a ténylegesen ellátott terület szélesebb a jogszabály által meghatározott illetékességi területünknél. A 2008-es év statisztikai adatai alapján a havi ügyfélforgalmunk kb. 6-700 főt tesz ki, akiknek a színvonalas kiszolgálása nagyfokú szakmai felkészültséget, odafigyelést és empátiát igényel. Az okmányiroda hatáskörébe tartoznak a következő ügyek: -

Személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés Személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés A személyi adat és lakcím nyilvántartással kapcsolatos feladatok ellátása Társközségek népmozgalmi bizonylatainak (házasság, halál, születés) rögzítése és továbbítása Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés A vezetői engedéllyel kapcsolatos ügyintézés Járműigazgatási rendszerekkel kapcsolatos ügyintézés Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának kiadása Útlevél ügyintézés Ügyfélkapu regisztrációval kapcsolatos ügyintézés Az általános és időszaki választások lebonyolításában való közreműködés

Az okmányiroda által készített fényképet tartalmazó okmányokhoz a fényképek felvételezése is helyben történik a Photoshop alkalmazás használatával.


Az okmányiroda által ellátott egyes feladatok 2006, 2007 és 2008 évi statisztikai adatai: Személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés:

1. 2. 3.

állandó személyazonosító igazolvány kiadása ideiglenes személyazonosító igazolvány kiadása jegyzőkönyv személyi igazolvány vesztéséről, lopásáról, okmánykörözés

2006 1017

2007 1238

2008 1339

206

228

283

160

159

211

1400 1200 1000 800

állandó személyazonosító igazolvány kiadása

600

ideiglenes személyazonosító igazolvány kiadása

400

jegyzőkönyv személyi igazolvány vesztéséről

200 0 2006

2007

2008

Útlevéllel kapcsolatos ügyintézés: Útlevél kiadás

2006 445

2007 529

2008 591


600 500 400 300

útlevél kiadás

200 100 0 2006

2007

2008

Népesség-nyilvántartással összefüggő feladatok:

1.

2.

3

Személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadása népmozgalmi bizonylat rögzítése:

2006 2081

2007 2141

2008 2152

1776

1794

1515

629

728

910

Adatszolgáltatás

2500 2000

személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadása

1500

népmozgalmi bizonylat rögzítése

1000 adatszolgáltatás

500 0 2006

2007

2008

Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés:

1.

Vállalkozói igazolvány

2006 49

2007 57

2008 62


2. 3. 3. 4.

engedélyezés: Vállalkozói igazolvány adatváltozás Vállalkozói igazolvány csere, pótlás Megszűnés Hatósági bizonyítvány

72

83

392

2

3

28

93 26

69 6

69 20

A 2008-as évi magas ügyszám a TEÁOR számok 2008. január 1-jével történő megváltozásából adódó adatváltozási illetve csere iráni kérelemből tevődik össze.

400 350 vállalkozói igazolvány engedélyezése

300 250

vállalkozói igazolvány adatváltozás

200 vállalkozói igazolvány csere, pótlás

150 100

megszűnés

50 0 2006

2007

2008

Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványával kapcsolatos ügyintézés: Parkolási igazolvány kiadás

2006 39

2007 20

2008 33

40 35 30 25 20

parkolási igazolvány kiadása

15 10 5 0 2006

2007

2008

Ügyfélkapu regisztrációval kapcsolatos ügyintézés


2006 406

Ügyfélkapu regisztráció

2007 261

450 400 350 300 250 200 150 100 50 0

2008 132

ügyfélkapu regisztráció

2006

2007

2008

Vezetői engedélyekkel kapcsolatos ügyintézés: 2006 Vezetői engedély kiadás 1081 1. Vezetői engedély visszavonás, 224 2. vezetéstől való eltiltás Jegyzőkönyv vezetői engedély 85 3. vesztéséről, lopásáról, okmánykörözés Nemzetközi vezetői engedély 6 4. kiadása

2007 1302 133

2008 1121 203

67

82

10

6

1400 1200 vezetői engedély kiadás

1000 800

vezetői engedély visszavonás, vezetéstől való eltiltás

600

jegyzőkönyv vezetői engedély vesztéséről, lopásáról

400

nemzetközi vezetői engedély kiadása

200 0 2006

2007

2008

Gépjármű ügyintézés:

1. 2. 3.

Ügyfélfogadás során keletkező ügyek: Forgalmi engedély kiadás Törzskönyv Karbantartások száma (pl.:

2006

2007

2008

946 659 4040

1267 932 5662

1475 1084 6297


4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

átírás, forgalomba helyezés, műszaki érvényességi idő, opció törlés stb.) Rendszám kiadás Útvonal engedély: „E” rendszám kiadás Műszaki érvényesítő címke: Regisztrációs matrica pótlás Rendszám utángyártás Származásellenőrzés M rendszám kiadás

103 26 7 416 7 19 38 25

192 28 6 686 14 12 157 5

7000

forgalmi engedély kiadás

6000

törzskönyv kiadás karbantartások száma

5000

rendszám kiadás

4000

útvonal engedély

3000

E rendszám kiadás

2000

regisztrációs matrica pótlás

1000

rendszám utángyártás

műszaki érvényesítő címke

származás ellenőrzés

0 2006

1. 2.

262 32 9 911 22 18 69 5

2007

Gépjármű ügyintézéssel kapcsolatos ügyiratok száma: Főszám Alszám Összesen

M rendszám kiadás

2008

2006

2007

2008

1130 1002 2132

1100 1191 2291

994 1341 2335

Kötelező gépjármű felelősségbiztosítással kapcsolatos ügyintézés: Ügyiratok száma

2006 167

2007 207

2008 174


250 200 150 kötelező gépjármű felelősségbiztosítás

100 50 0 2006

2007

2008

Futárszolgálati küldemények: 2006 182

Futárküldemények száma

2007 193

2008 320

350 300 250 200 futárküldemények száma

150 100 50 0 2006

2007

2008

Az elmúlt több mint két év tapasztalatai szerint a 2007-ben bevezetett korszerű ügyfélhívó rendszer az ügyfelek színvonalasabb kiszolgálását nagymértékben elősegíti, hiszen lehetőség van előzetes időpontfoglalásra, melyet egyre többen igénybe is vesznek (kb. heti 40-50 ügyfél), illetve kiszámíthatóbbá vált az okmányirodában eltöltött idő. Talán ez az oka annak, hogy a 2008-as év tekintetében is elmondható, hogy a más okmányirodák illetékességi területén lakó ügyfelek is szívesen és elég nagy számban keresik fel irodánkat, és elég sok közülük a visszatérő ügyfél, hiszen két terület kivételével (a vállalkozói igazolvány ügyintézés és a lakcímváltozás) az illetékességünk országos. A kívülállók számára talán nem ismert, hogy az okmányirodára háruló feljelentések kezelése (vezetői engedély visszavonása, gépjárművek forgalomból történő kivonása), a különböző


adatszolgáltatások és a háttéranyag Központi Hivatalba történő megküldése sok időráfordítást igényel, amely kitölti az ügyintézők ügyfélfogadási időn kívüli idejét. Mivel a napi ügyintézés végzéséhez és gyorsabbá tételéhez elengedhetetlen a megfelelő eszközpark megléte, ezért szükséges lenne két nyomtató (mivel az öt ügyintézőre jut három) és egy új fénymásoló megvásárlására.

Anyakönyvi igazgatás, hagyatéki ügyintézés Egy fő főiskolai végzettségű köztisztviselő végzi a feladatot. Legfontosabb teendők: születési, házassági és halotti anyakönyvek vezetése és az ehhez kapcsolódó egyéb teendők ellátása - lefolytatja a házasságkötést megelőző eljárást - közreműködik a házasságkötésnél, a névadó ünnepségnél - anyakönyvi kivonatot, - másolatot, - értesítést, - hatósági bizonyítványt ad ki - kezdeményezi a családjogi helyzet rendezését - apai elismerések intézése - közreműködik az állampolgársági ügyek intézésében - kezdeményezi a magyar állampolgárok külföldön történt anyakönyvi eseményeinek a hazai anyakönyvezését - a születési névváltoztatási kérelmekkel kapcsolatos ügyintézés - a házassági névviselési forma módosítására irányuló kérelmek intézése - elvégzi az anyakönyvi események, adatváltozások, adatjavítások ASZA rendszerben történő rögzítését, - a hivatal nyilvántartásában nem szereplő adatok igazolására, a jegyzői hatáskörbe tartozó hatósági bizonyítványok kiadása - gyámhivatal megkeresésére a kiskorúak és gondnokoltak ügyeiben a helyszínen vagyonleltár készítése - hagyatéki leltár készítése és a hozzá kapcsolódó egyéb teendők ellátása (belföldi jogsegély teljesítése és igénybevétele, szükség esetén az elhunyt ingóságának helyszínen történő leltározása, intézkedés a hagyatékhoz tartozó vagyontárgyak biztosításáról, hagyatéki eltár és az ügyben keletkezett iratok továbbítása a közjegyzőnek, stb.) - tájékoztatás adása, adatszolgáltatás - talált dolgok beszolgáltatása, kezelése, értékesítése Statisztikai adatok: -

Ügytípus Születés anyakönyvezése Házasságkötés Haláleset anyakönyvezése Anyakönyvbe tett UB Születési anyakönyvi kivonat kiadása Halotti anyakönyvi kivonat kiadása Házassági anyakönyvi kivonat kiadása Névadó Anyakönyvi változásról értesítés

2005 0 30 93 253 185 175 128 0 22

2006 0 35 76 279 102 148 127 2 56

2007 0 24 90 382 98 138 119 2 51

2008 1 24 102 323 74 139 106 1 56


Születési anyakönyvi másolat kiállítása Házassági anyakönyvi másolat kiállítása Halotti anyakönyvi másolat kiállítása Felmentés a 30 napos várakozási idő alól Házasságkötés engedélyezése külső helyszínen Állampolgársági ügy Honosítással kapcsolatos ügyintézés Hazai anyakönyvezéssel kapcsolatos ügyintézés Külföldi állampolgár házasságkötésével kapcs. ügyintézés Tanúsítvány iránti kérelem Házassági névviseléssel kapcsolatos ügyintézés Születési névváltoztatással kapcsolatos ügyintézés UB jegyzék javítása, küldése, egyéb Apai elismerő nyilatkozatok intézése Hagyatéki ügyek összesen Vagyonleltár készítése Hatósági bizonyítvány (jegyzői hatáskörben) Egyéb anyakönyvi ügyek

16 15 2 6 0

23 9 5 7 0

22 1 4 2 0

10 1 5 0 1

2 8 5

2 6 6

0 19 3

2 32 9

2

8

0

1

2 8

2 12

0 9

2 10

2

0

1

0

2 36 371 23 95 -

5 31 366 5 98 -

5 24 365 17 94 -

3 41 562 19 48 41

3.) Igazgatási Osztály irodákhoz nem tartozó közvetlenül osztályvezetőhöz rendelt része Az Igazgatási Osztálynak ez a működési területét a kettősség jellemzi. Az államigazgatási és gazdálkodási feladatok többféle módon összekapcsolódnak. Az osztályon dolgozók munkájukkal. Az osztály tagozódása is e tevékenységek szerint valósult meg: A feladatok szerinti tagozódás: -

Hatósági feladatok:      

-

Építéshatósági feladatok Ipar-, kereskedelmi és vállalkozásokkal kapcsolatos feladatok Mezőgazdasági hatósági feladatok Állattartási, növényvédelmi hatósági intézkedések Birtokháborítási – birtokvédelmi feladatok Közterületeken hatósági intézkedések.

Gazdasági és gazdálkodási feladatok: 

Önkormányzati beruházások, épület felújítások


   

-

Építési-beruházási feladatok:    

-

Önkormányzati lakásbérleményekkel, értékesítésekkel kapcsolatos feladatok Földterületek bérbeadása, parlag területek műveltetése, erdőtelepítések szervezése értékesítése Közterületek állapotának ellenőrzése, a közterületeken folyó munkák irányítása A kóbor ebek befogásának szervezése és a befogásban való közreműködés

Építési hatósági feladatok Önkormányzati beruházások, épület felújítások Közterületi, önkormányzat tulajdonú nyomvonalas létesítmények karbantartása, felújítása. Vagyon gazdálkodási feladatok.

A tevékenységi körbe hatósági és gazdasági ügyek egyaránt tartoznak.

I.

Hatósági építési ügyek:

Ebbe a tevékenységi körbe tartoznak: -

építési és bontási engedélyek kiadása építési engedélyekkel kapcsolatos hatósági bejárások, ellenőrzések, szemlék elvégzése

-

közüzemi hálózatok kiépítésével kapcsolatos hatósági bejárások elvégzése, engedélyek kiadása kapcsolattartás más szakhatóságokkal, szakhatósági állásfoglalások megkérése

-

Az építési hatósági feladatot 1 fő felsőfokú építész képzettségű dolgozó látja el, állandó munkakörben. A 2008. évtől kezdődően a kistérség települései is ide tartoznak Sajnos a jogszabályokban is előírt második személyt nem sikerült beállítani. A feladatok számának növekedése szükségessé tenné a második építés hatósági ügyintéző alkalmazását. A postázási, gépelési munkák elvégzésébe besegít a titkárság is. A munkák jelentős részét az építési engedélyek kiadása, az előzetes helyszíni szemlék és az utóellenőrzési szemlék elvégzése jelenti. A kistérségi települések közül Jánoshalmához tartozik Kéleshalom és Borota község. Az építési hatósági feladatok ellátása során a jogszabályváltozással jelentősen meghosszabbítja az ügyintézés időtartamát a szakhatósági állásfoglalások megkérése. Megoldandó feladatot jelent továbbá, hogy sok területen a lakosság igénye az építésekkel kapcsolatosan megváltozott. Igényli a lakosság az egyedi építési formákat, amelyek eltérnek a korábbi rendezési terv előírásaitól. Ezért jelentős az egyeztetésekre fordított idő azért, hogy a helyi szabályozásnak megfelelően kerüljenek az ingatlanok megépítésre. A városépítési feladatok ellátásához szükséges Rendezési Terv rendelkezésre áll. Az építési hatósági feladatok között a korábbi vitás vagy a vitára lehetőséget adó igények, amelyek eltértek a hatályban levő Rendezési Tervtől, jelentős többletmunkát jelentettek az ügyintézők számára. _________________________________________________________________________ 31 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

A Rendezési Terv módosítása folyamatban van, azonban a megfelelő módosítások még ebben az évben nem valósultak még meg. A további hatósági feladatok között első helyen kell megemlíteni az engedély nélküli, vagy az engedélytől eltérő építkezéseket, illetve az ezekből származó panaszok kivizsgálását, az engedély nélkül épült épületek lebontatását, vagy a fennmaradásának jogszabály szerinti lerendezését, ami sok esetben komoly igazgatási eljárást von maga után. A birtokháborítási ügyeknél az építési szakhatósági feladatok ellátása, a szomszédokat zavaró, szabálytalan építkezések is jelentős feladatot jelentenek. Az elmúlt évben megszaporodtak a bontási kötelezések, ahol az építési hatóságnak kellett a tulajdonosokat kötelezni a rendszerint életveszélyessé vált épületek bontására. A bontási kötelezések végrehajtatása több alkalommal a tulajdonos váltás miatt is elhúzódik. A kényszer intézkedések csak a legvégső esetben kerülnek alkalmazásra, mivel a költségeket ebben az esetben az önkormányzatnak kell megelőlegezni. Az ügyek intézése során jogszabálysértés nem történt. A város területén (közterületeken) folytatott építési, átalakítási munkák megfelelő szabályozására van szükség, amelyet a Helyi Építési Szabályzat módosításával lehetne megoldani. Hatósági építési ügyek: Bontási engedély iránti kérelem Életveszélyes épületekkel kapcsolatos intézkedések Építési engedély kérelem Építési tilalom feloldása Egyéb építési ügy Fennmaradási engedély kérelem Használatbavételi engedély módosítása Használatbavételi engedély kérelem Rendeltetés megváltoztatása iránti kérelem Összesen

4 44 548 2 26 16 2 178 82 902


Bontási engedély iránti kérelem

82

4

44

Életveszélyes épületekkel kapcsolatos intézkedések Építési engedély kérelem Építési tilalom feloldása

178

Egyéb építési ügy

16 2

Fennmaradási engedély kérelem

26 7

Használatba vételi engedély módosítása

548 Használatba vételiengedély kérelem Rendeltetés megváltoztatása iránti kérelem

II.

Gazdálkodás jellegű építési ügyek:

Az önkormányzat építési jellegű beruházási tevékenységei, valamint a közterületi felújítási és karbantartási tevékenységek tartoznak ide. E feladathoz párosul az idevonatkozó pályázatok figyelése és a pályázatok elkészítése is. A város területén az építési, felújítási, beruházási feladatok ellátása során szükséges a lakossággal való szoros együttműködés, amely a közterületi munkák lakossági megítélését nagymértékben befolyásolja. E tevékenységi körhöz kell illeszteni a közterület-felügyeletet, amely jelentős mértékben segíti a közterületek ellenőrzését, a várost szennyező, a lakosság egészségét károsító tevékenységek visszaszorítását. A gazdálkodási jellegű építési tevékenységet két fő felsőfokú végzettségű építési szakember látja el. A munkakörben történt korábbi személyi változás és az ezzel együtt kialakított fejlesztési iroda tevékenysége nagymértékben átrendezte a beruházások, fejlesztések ügyintézését. Az önkormányzati beruházásokkal, pályázatok készítésével foglalkozó személy munkaidejét szinte teljes mértékben lekötik ezek a feladatok, így az építéshatósági ügyek intézésében nem tud tevékenyen részt venni. Az építéshatósági ügyek intézésében a szúfoltság szinte egyáltalán nem szűnt meg. Változatlanul szükség van, a jogszabály által is előírt, egy fő alkalmazására. Az építési ügyekhez tartozik, szervezeti szempontból a vagyongazdálkodási feladatok ellátása. Ezt a feladatot egy felsőfokú építési szakember látja el. Az ő feladata az önkormányzat vagyonának nyilvántartása, a vagyonkataszter naprakész vezetése. Továbbá a rendezetlen jogállású ingatlanok tulajdonjogának intézése, az adás-vételek felügyelete, a szerződések előkészítése, előkészíttetése, továbbá mindazon hatósági ügyek intézése, amelyek nem tartoznak szorosan az építési-bontási körbe. Ide tartoznak a közterületi munkák végzésével kapcsolatos engedélyek, hozzájárulások-, közútkezelői hozzájárulások-, nyilatkozatok kiadása, valamint a közterületen folyó munkák ellenőrzése. _________________________________________________________________________ 33 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

Kapcsolatot tart fenn az ügyvédi irodával, a földhivatallal, előkészíti az állami tulajdonú ingatlanok ingyenes tulajdonba kérését, részt vesz a telekalakítások, földmérések munkafolyamataiban. Gazdasági jellegű építési ügyek: Általános Rendezési Terv Ásványvagyon jelentőlap Építésfelügyelet bírsága Felújítás Garanciális felülvizsgálat Homokbánya I. Hulladékkezelési engedély Hulladéklerakó ügye Illegális hulladéklerakó felszámolása Inert hulladéklerakó kialakítása Kezelői hozzájárulási kérelem Közterület használat kérelem Közvilágítással kapcsolatos kérelem Regionális hulladéklerakó Részletes szabályozási terv készítés Szabályozási terv Szakhatósági állásfoglalás Szemétszállítási ügy Szolgáltatási díjtételek közl. Telekhatár kiigazítási kérelem Telekhatár rendezés jóváhagyása Telekmegosztás Telekrendezés iránti kérelem Telekrendezése Tényfeltárási munkák végzése Összesen:

1 1 1 20 4 5 1 3 2 6 1 8 2 1 25 10 48 4 1 1 1 1 44 12 1 204

Kommunális jellegű ügyek Autóbusz menetrend ügye Belvízkárral kapcsolatos támogatás Csapadékvíz csatorna tisztítása Csapadékvíz elvezető árok helyreállítása Csapadékvíz elvezetés ügye Démász vezetékek utólagos beszerelése Gázmérővel kapcsolatos ügy Hulladékszállítási díjkedvezmény Járdaépítési kérelem Jelzőtábla elhelyezési kérelem Jelzőtábla megrendelés Kötbér megfizetése

4 1 1 1 2 1 15 34 11 1 1 2


Közműnyilatkozat Közterületen balesetveszély elhárítás Közúthasználattal kapcsolatos ügy Közútkezelői hozzájárulás Munka megrendelés Parkoló kialakítási kérelem Útépítés Útjavítási kérelem Vasúti átjáró felülvizsgálata Vízjogi engedély módosítása Vízjogi üzemeltetési engedély módosítása Összesen

2 1 1 37 16 2 4 12 4 5 1 158

Ipar – kereskedelem – vállalkozások - lakásügyek A tevékenységi kör fő területei: a vállalkozói engedélyekkel kapcsolatos információk nyilvántartása a kereskedelmi, vállalkozói telephelyek eseti ellenőrzése telephelyengedélyek kiadása önkormányzati lakásügyek intézése, lakásértékesítések előkészítése a közterületeken folyó munkák eseti szervezése, irányítása, ellenőrzése a közterület felügyelő közvetlen irányítása A telephelyek engedélyezési eljárásait az osztály végzi – melyek megújítása jogszabályi előírás. A telepengedélyek kiadása során az osztálynak kell a szakhatósági hozzájárulásokat megkérni, a helyszíni szemléket lefolytatni, a szemlék jegyzőkönyvei alapján a szükséges intézkedéseket megtenni. Az osztályon történik az önkormányzati bérlakások ügyeinek intézése is. A lakások felújítása, a szükséges karbantartások elvégeztetése az önkormányzat feladata, amely párosul a lakások átadásával-átvételével, valamint az eseti ellenőrzéssel. Ezt a feladatot egy fő felsőfokú végzettségű személy végzi. -

Az osztálynak ehhez a részéhez tartozik még a közterület-felügyelet (1 fő ) és az év egy részében ide tartozott a mezőőrség (4 fő) (2007. február 28-ig). A feladatokhoz társul a közterület felügyeletének ellátása, az ott dolgozó munkájának szervezése, a közvetlen irányítás is. A közterület-felügyelet működésével a város közterületeinek rendje, a város tisztasága megfelelő. Természetesen még nagyon sok tennivaló van. A közterület-felügyelő esetenként részt vesz a közterületi munkák közvetlen irányításában is, valamint egyéb feladatokat is ellát. Az új ügyfélfogadó rendszer első lépéseinek kialakítása során az e területen dolgozó személy feladata az ügyfelek közvetlen fogadása, ezen belül a szükséges nyomtatványok kiadása, befogadása, továbbítása az iktatóba.


Kimutatás az ipari, kereskedelmi és lakásügyek intézése során keletkezett ügyiratokról: Ipari, kereskedelmi ügyek: Bejelentések Játékautomata üzemeltetésének ellenőrzése Mozgóbolt működésének engedélyezése Működési engedély kérelem Működési engedély másolat kiadása Működési engedély megszüntetése Működési engedély módosítása Nyitvatartási idő bejelentése Piac ellenőrzése Telephely engedéllyel kapcsolatos kérelem Vásár időpontjainak jelzése Összesen:

1 4 21 103 1 10 8 5 3 15 1 172

Lakásigény nyilvántartás szerint Lakás kérelem Lakásügy Lakbértartozás Önkormányzati lakásügy Telekvásárlás iránti kérelem Összesen:

2 11 9 1 2 2 27

Lakás ügyek:

Mezőgazdasági ügyek intézése A mezőgazdasági ügyek intézése is megoszlik hatósági és egyéb mezőgazdasági jellegű feladatok ellátására. Hatósági feladatok: -

növény- és állategészségügyi hatósági feladatok vadkárügyek intézése telepítési- és egyéb hatósági szemlék végzése, telepítési engedélyek kiadása fakivágások engedélyezése eb-nyilvántartások vezetése, eb-oltások szervezése és az abban való közreműködés

A mezőgazdasági hatósági feladatokat a társhatóságokkal (Bács-Kiskun Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal Növényvédelmi- és Talajvédelmi Igazgatóság, BácsKiskun Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság, stb.) végzi az osztály. A hatósági feladatok körében felmerülő ügyek általában szerteágazóak, megfelelő előkészítő és utómunkákat igényelnek, úgymint az engedélyek kiadása, az engedélyezett tevékenységek, kötelezések visszaellenőrzése. Ezek _________________________________________________________________________ 36 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

mind helyszíni szemlék elvégzését vonják maguk után, valamint határozatok kibocsátásával zárulnak. Ugyan ebbe a feladatkörbe tartozik az allergén gyomnövények elleni védekezés (parlagfű) ellenőrzése az ellenőrzések és intézkedések heti jelentése. Egyéb feladatok: -

szükséges tájékoztatások megadása az állampolgárok részére földügyi- és egyéb mezőgazdasági ügyekben az önkormányzat kül- és belterületi földjeinek hasznosítása (bérbeadás), szerződések megkötése, lejelentése, stb. önkormányzati fakivágási, faültetési feladatok megszervezése, elvégeztetése.

A mezőgazdasági jellegű feladatok ügyintézését az osztály dolgozói közül több személy végzi aszerint, hogy az intézkedés illetve a feladat melyik munkaterülethez kapcsolódik. A mezőgazdasági ügyiratok száma a ténylegesen végzett munkát nem tükrözi, mivel a legtöbb esetben „csak” tájékoztatásra van szüksége az állampolgárnak, amit azonnal meg is kap és így ügyirat nem keletkezik. A mezőgazdasági jellegű ügyiratok: Állattartási ügyek ATEV ügyei Belterületi határvonal megállapítása Ebek veszettség elleni védőoltása Ebzárlat és legeltetési tilalom Erdőtelepítési határozat megküldése Erdőtelepítési iránti kérelem Erdőtelepítés lehetőségéről tájékoztatás Fakivágási engedély kérelem Fakivágásra árajánlat Fatelepítési kérelem Földcsere felajánlás Földügy Földvásárlási kérelem Haszonbérleti ajánlat hirdetmény Határszemlével kapcsolatos felhívás Ingatlan ügy Méhek elszállításának bejelentése Méhészeti bejelentő lap Művelési ág változás bejelentése Rókák veszettség elleni védelme Permetezés bejelentése Szárazfa kivágási eng. Termőföld más célú hasznosítása Termőföld vételének ajánlat hirdetése Tulajdoni lap másolat kérése Útszél rendezés iránti kérelem Összesen:

15 1 1 9 1 4 1 2 8 1 9 2 4 4 54 1 48 1 49 5 1 5 1 4 73 2 3 310


Közbeszerzési ügyek A közbeszerzési ügyeket egy fő intézi. A beruházások, árajánlatok kérése során vizsgálja a közbeszerzési törvénynek való megfelelőséget. Elkészíti a szükséges szabályzatok tervezetét. Ezen túlmenően besegít a postázási feladatok ellátásába, a mezőgazdasági jellegű feladatok ügyintézésébe. Vezeti és nyilvántartja a Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat által kötött szerződéseket, ellenőrzi a szerződések határidejének lejártát. A megadott szempontok alapján esetenként gondoskodik a szerződések elkészíttetéséről az ügyvédi iroda által. A feladatot egy felsőfokú képzettségű személy végzi.

Szabálysértési és birtokvédelmi ügyintézés ( irodához nem kapcsolódik, közvetlenül osztályvezetőhöz rendelve működik ) 1 fő államigazgatási főiskolai végzettséggel rendelkező köztisztviselő végzi a szabálysértési és birtokvédelmi feladatokat. Szabálysértési ügyek: A helyi önkormányzat jegyzője, mint önkormányzati szabálysértési hatóság, általános hatáskörrel rendelkezik, tehát a szabálysértési ügyintéző a jegyző megbízásából jár el minden olyan szabálysértési ügyben, amelyet jogszabály nem utal más szabálysértési hatóság hatáskörébe. A szabálysértési ügyek számukat tekintve egyre nagyobb ügyiratforgalmat jelentenek éves szinten, szakmai hozzáértést igényelnek, mivel minden ügy más és más, számos háttérjogszabály ismerete szükséges. Nagy körültekintéssel kell megvizsgálni a feljelentést, az elkövetés bizonyítottságát, az esetleges társtettességet, az elkövető személyi és vagyoni körülményeit. Sok esetben tárgyalás tartásával volt tisztázható megnyugtatóan, történt-e szabálysértés. A hatályos szabályok szerint a Kiskunhalasi Városi Bíróság jogorvoslati szerepkört gyakorol a szabálysértési hatóság határozata ellen benyújtott kifogások elbírálásában. Az eljárás alá vont személy kifogás útján a bírósághoz fordulhat. (A szabálysértési eljárásban, ezáltal megszűnt a felettes közigazgatási szerv másodfokú, illetve felügyeleti intézkedés hatósági jogköre.) A szabálysértési ügyintéző munkája többes kontroll alatt áll. A legtöbb esetben az eljárást megszüntető határozat 1 példányát meg kell küldeni a Bajai Városi Ügyészség részére. Az Ügyészség az iratok egy részét a megküldött határozat alapján ellenőrzésre bekéri. A szabálysértési eljárás feljelentésre, illetőleg a szabálysértési hatóság észlelése alapján indul. Amennyiben a feljelentés adatai nem elegendőek az érdemi döntés meghozatalára, a szabálysértési hatóság felhívja a feljelentőt további adatok közlésére, meghallgatja az eljárás alá vont személyt, a sértettet, illetve más személyeket, akik a szabálysértés elkövetéséről konkrét tudomással bírnak.


Ha a tényállás még nem tisztázott, szükség lehet egyéb bizonyítási eszközök igénybevételére is. (Szakértői vélemény, tárgyi bizonyíték, szemle stb.) A szabálysértési eljárás határozathozatallal zárul, amely lehet pénzbírság kiszabása, figyelmeztetés vagy eljárás megszüntetése. A kiszabott pénzbírságot be nem fizetőkkel szemben alkalmazható intézkedések: - Közvetlen letiltás (ha van munkabér, illetve nyugdíjszerű ellátás) - Adók módjára történő behajtás (ha van megfelelő vagyon) - Amennyiben fentiekre nincs lehetőség, pénzbírság átváltoztatása következik közérdekű munkára. Ezt követően ki kell jelölni a közérdekű munkavégzés helyét és idejét, ami minden esetben a Városgazda Kft. - Amennyiben az elkövető a közérdekű munkát sem hajlandó elvégezni, elzárásra kell a pénzbírságot átváltoztatni. Az elzárásra történő átváltoztatásról a Kiskunhalasi Városi Bíróság annak megkezdési idejéről ismét a jegyző dönt határozattal. Amennyiben az elkövető az elzárásra sem jelentkezik, jegyzői határozattal elővezetéséről kell dönteni. Az elővezetést elrendelő határozatot a Kiskunhalasi Városi Ügyészséggel jóvá kell hagyatni. A szabálysértési ügyintéző munkáját időigényessé teszi a külön szabálysértési iktatás, az elkövetők és büntetések nyilvántartásának vezetése, a pénzbírságok, hátralékok külön nyilvántartása. Sajnos gyakran nem elegendő a rendőrségi elővezetés határozattal való elrendelése, ha az elkövetőt a rendőr nem találja az adott időpontban, az elővezetés meghiúsul, a munka kezdődik elölről az elévülés bekövetkezéséig. -

Szabálysértési feljelentések száma: Szabálysértési feljelentések: Feljelentett személyek száma: Pénzbírságot kiszabó határozatok száma: Eljárás megszüntetése határozattal (pl. felelősségek kizáró ok, figyelmeztetés alkalmazása miatt): Adók módjára behajtás: Bíróság által elzárásra átváltoztatott bírságolás: Közérdekű munkára átváltoztatást kezdeményezett: A rendőrség által kiszabott bírságok esetén Közérdekű munkavégzés helyét kijelölő határozat: Rendőrség által kiszabott helyszíni bírságok meg nem fizetése esetén adók módjára történő behajtásra átadva: - ebből bíróság által elzárásra átváltoztatott bírságolások száma ebből közérdekű munkára átváltoztatott

2003 2004 év év 98 261 98 253 33 16 56 13

2005 2006 2007 2008 év év év év 77 114 81 114 72 86 82 126 35 35 33 34 40 43 57 64

13 1

-

7 -

8 1

12 4

17 0

11

9

2

4

6

7

84

79

110

73

76

108

135

129

138

302

367

774

18

1

-

-

-

-

19

15

-

-

-

-


Az ügyintézést nehezíti, hogy ahol az elkövető a pénzbírságot nem fizeti meg, az ügy nem zárható le a végrehajtásig, vagy az elévülésig, amely két év. Ilyenkor a végrehajtás iránti intézkedéseket folyamatosan folytatni kell, ami határozattal történik. A más hatóságok, rendszerint Rendőrkapitányságok által közérdekű munkára átváltoztatott szabálysértési pénzbüntetéseknél a munkavégzés helyének és idejének kijelölése a szabálysértési ügyintéző feladata. Ha a rendőrség által kiszabott helyszíni bírságot az elkövető 2007. évben a törvényes határidőn belül nem fizette meg, a nyomtatvány eredeti példányának megküldésével a szabálysértési hatóság folytatta le a végrehajtási eljárást. Új szabályozás, hogy a rendőrség vagy más hatóság által kiszabott helyszíni bírság 2008. január 1-től kizárólag adók módjára hajtható be.

Birtokvédelmi ügyek. A birtokvitás ügyeket ugyanaz a személy végzi mint aki a szabálysértési ügyintézési feladatokat is ellátja. A birtokvédelmi feladatok, birtokvédelmi ügyek rendkívül szerteágazóak. Több szakirányt ölel fel, felöleli mindazt, ami az emberi együttéléssel kapcsolatban megjelenik. Az esetek jelentős részében sikerrel jár az egyezség létrehozásának megkísérlése, ami a birtokháborítási cselekmény legegyszerűbb és legjobb megoldása. A határozatok kiadmányozását az osztályvezető végzi. Birtokháborítási ügyek statisztikai adatai: Ügy típusa Bejelentések Birtokháborítási ügy Összesen:

Iratok száma 2007 13 11 24

Iratok száma 2008 12 10 22

Az osztályon dolgozók munkáját a számítógép-hálózat nagymértékben segíti, bár bizonyos feladatok elvégzéséhez programokkal még fejlesztésre szorul, mivel más közigazgatási szervekkel sok esetben a kapcsolatot a számítógép-rendszeren keresztül lehet tartani. Több hatósági és egyéb ügy intézése során már kizárólag csak az elektronikus út a járható. Az adatok tárolása, továbbítása e nélkül már szinte lehetetlenné válik. A 2007. év első negyedében az osztály az új SZMSZ -nek megfelelően átszervezésre került, amely során a Városgazdálkodási Osztály és a Humán Szolgáltatási Osztály összeolvadt egy osztállyá. A mezőőrség megszűnt. Ezzel az osztályon dolgozók létszáma négy fővel kevesebb lett. Az építési területen személycsere történt. Egy fő nyugdíjba ment, helyébe egy fő felsőfokú végzettségű személy került, a fiatal szakképzett köztisztviselő alkalmazásával a munka színvonala javult és a helyettesítés is megoldódik a kollégák között. Az átszervezés során az egyes munkakörök között is átcsoportosítás történt. Az osztály két irodával működik, melyeket közvetlenül az irodavezetők irányítanak. Az osztály irányítását az osztályvezető végzi.


Pénzügyi Osztály Az osztály tevékenysége két nagy terület fog át: a számviteli - gazdálkodási, valamint a helyi adóhatósági feladatokat. A feladatok ellátása során jelentősebb ügyfélforgalom az adóügyek intézésénél és a házipénztár vonatkozásában jelentkezik. A költségvetési gazdálkodás és számvitel területén dolgozók munkájuk során elsősorban a Polgármesteri Hivatal ügyintézőivel, az intézmények gazdasági vezetőivel, a Magyar Államkincstár Dél-alföldi Regionális Igazgatóságával kerülnek munkakapcsolatba.

Rendszeresen jelentkező, folyamatosan ellátott feladataink: pénzügyi kihatású előterjesztések készítése (pl. költségvetés és annak évközi módosítása, egyedi kérelmek döntésre való előkészítése) az éves költségvetés végrehajtásához kapcsolódó pénzügyi ügyintézés (bevételek beszedése, kiadások finanszírozása), a gazdasági események könyvelése, az előírt analitikus nyilvántartások vezetése kapcsolattartás az önálló és részben önálló intézményekkel a Polgármesteri Hivatalhoz rendelt részben önálló intézmények számviteligazdálkodási feladatainak ellátása munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok (a munkajogi szempontból a Polgármesteri Hivatalhoz tartozó köztisztviselők, közalkalmazottak, közmunkások vonatkozásában egyaránt) helyi adók kivetése, nyilvántartása, beszedése időszaki tájékoztatók, ill. beszámolók készítése a gazdálkodásról, a pénzügyi helyzetről (Képviselő-testületnek, bizottságoknak, MÁK Dél-alföldi Regionális Igazgatóságának) állami támogatások igénylése, elszámolások elkészítése A fentieken túl voltak/vannak egyedi és időszakos feladatok, mint például: az éves beszámoló könyvvizsgálatához kapcsolódó adatszolgáltatás (a könyvvizsgálatot évente mindaddig köteles elvégeztetni az önkormányzat, amíg hitelállománnyal rendelkezik). adatszolgáltatás külső-, és belső ellenőrzésekhez, monitoringhoz pályázatok pénzügyi részének elkészítése, pályázaton nyert támogatások lehívása, elszámolása vizitdíj visszatérítés, kifizetett összegek megigénylése az állami költségvetésből országos ill. helyi választás, népszavazás (lásd: 2008. márc. 09.) pénzügyei hitelkérelmek összeállítása, benyújtása a pénzintézethez önkormányzati vagyonbiztosítás évenkénti felülvizsgálata


A 2008. évben a Pénzügyi Osztály által készített pályázatok, igénylések alapján az önkormányzat az alábbi jogcímeken jutott működési célú támogatáshoz: közoktatási intézményeink szakmai-informatikai feladataira 2.795.600,- Ft támogatást vehettünk igénybe a Prémium évek programban résztvevő közalkalmazottak bérköltségének fedezetére 6.211 eFt támogatást igényelhettünk. a jogszabály adta pályázati lehetőséget kihasználva 1.592 eFt támogatáshoz jutottunk a 2008. évben nyugdíjba vonult 2 fő köztisztviselő felmentési illetményének kifizetéséhez a 4/2007.(II.20.) ÖTM rendelet alapján a 2007. évközi létszámleépítések miatti, 2008. évre áthúzódó kiadások fedezetére 19.381 eFt támogatást hívhattunk le. A 2008. évi létszámleépítések támogatása 528 eFt volt. 2008. évben a működésképtelen helyi önkormányzatok egyéb támogatási keretéből az Önkormányzati Miniszter 5 millió Ft vissza nem térítendő támogatást biztosított a település számára. A hitelek terén a 2008. évben a Pénzügyi Osztályra az alábbi feladatok hárultak: A korábbi évek hitelfelvételeiből adódó törlesztések határidőre való teljesítése Likviditási gondok esetén az illetmények kifizetéséhez havonta munkabérhitel igénylése Egyedi feladat volt 2008. januárjában az önkormányzati kötvénykibocsátás ügyintézése, majd pedig a kötvénykibocsátásból származó pénzeszköz hosszabb – rövidebb időre szóló befektetése. Az osztály dolgozói létszámának alakulása: Váraljai Istvánné kolléganőnk, aki az iparűzési adóval kapcsolatos terület szakértő ügyintézője volt 2008. március 17-től felmentési idejét töltötte, mert nyugdíjba vonult. Munkakörét 2008. június 2-től új kolléganő, Rajcsicsné Mészáros Hajnalka tölti be. A Pénzügyi Osztályt érintő szervezeti átalakítás a 2008. évben nem volt, így az osztály létszáma 2008-ban is 12 fő volt, melyből 1 fő osztályvezető, négyen adóügyekkel és behajtásra kimutatott tartozások kezelésével foglalkoztak, heten pedig számviteli gazdálkodási feladatokat láttak el. Fentiek alapján a már említett 12 fő között a munkakörök és feladatok megosztása 2008-ban azonos volt a már korábban kialakított munkamegosztással, azaz: -

-

-

1 fő látta el a pénztárosi teendőket (Polgármesteri Hivatal, Cigány Kisebbségi Önkormányzat, a Kulturális Központ és a Városi Könyvtár részére egyaránt) és emellett ő készíti a kimenő számlákat. 1 fő bér- és munkaügyi ügyintéző (feladatai: köztisztviselők, közalkalmazottak, közhasznú és közcélú munkások szerződéskötése, hóközi kifizetések, változóbérek, tiszteletdíjak, megbízási díjak stb. számfejtése és könyvelése, munkáltatói gazolások készítése, adóigazolások kiadása, folyósított ápolási díjak havi lejelentése, köztisztviselők vagyonbevallásának összegyűjtése, kezelése). 1 fő kezelte a beérkező számlákat, intézte a banki átutalásokat, kifizetéseket, valamint analitikus nyilvántartásokat vezetett (pl. lakbér, belvízkölcsön, szoc. lakás támogatás,


-

-

-

-

-

-

-

civil- és sportszervezeteknek, gazdasági társaságoknak nyújtott támogatások), a kisebb projektek esetén összeállította a támogatások felhasználásáról szóló pénzügyi beszámolókat. l fő foglalkozott a segélyezési ügyek pénzügyi vonatkozásaival (havi kifizetések előkészítése, a kapcsolódó állami támogatás igénylése, évvégi elszámolása), emellett vezette a tárgyi eszközök és készletek nyilvántartását, negyedévente elszámolta az értékcsökkenést. Ketten végezték a főkönyvi könyvelést, a MÁK-nak küldendő számviteli beszámolók készítését, Áfa-bevallást. Közülük egyik kolléganőnk ellátta a „Jánoshalmáért” és a „Jánoshalma Tűzvédelméért” Alapítvány könyvvezetési teendőit is. 1 fő az osztályvezetőt segítette a pénzügyi természetű Bizottsági és Képviselő-testületi anyagok, beszámolók, rendeletmódosítások előkészítésében. Részt vett pályázatok készítésében, elnyert támogatások (címzett támogatás, TEKI, LEKI, CEDE, vis maior támogatások) MÁK-hoz küldendő elszámolásának elkészítésében. 1 fő látta el a vállalkozók kommunális adójával és az iparűzési adóval kapcsolatos adóügyi ügyintézői feladatokat. Emellett feladata, hogy figyelemmel kísérje az adójogszabályok változását, a helyi adóztatást érintő Képviselő-testületi döntéseket és ennek függvényében előterjesztést készítsen a helyi rendeletek szükséges módosítására, új adónem bevezetésére. 1 fő látta el a magánszemélyek kommunális adójáról szóló önkormányzati rendeletből fakadó adóügyi feladatokat, emellett végezte a helyi adóztatással kapcsolatos számítógépes adatfeldolgozást, az adatállomány karbantartását (név-, lakásváltoztatás, elhalálozás) 1 fő az ÖTM nyilvántartása alapján elsőfokon intézte a gépjárműadó kivetését, nyilvántartását, könyvelését, valamint a termőföld bérbeadásából származó jövedelem adóztatásával kapcsolatos adminisztratív feladatokat. 1 fő kezelte a behajtásra kimutatott tartozásokat és egyedi kérelemre adóigazolást állított ki.

Pénztárosunk 2008-ben 4 önkormányzati intézmény készpénzforgalmát kezelte (Polgármesteri Hivatal, Cigány Kisebbségi Önkormányzat, Városi Könyvtár, Kulturális központ). (A Kulturális Központ vezetője kezdetben ragaszkodott ahhoz, hogy a házipénztári tevékenységet az intézmény önmaga lássa el. Ezt belsőleg, saját alkalmazottal meg is oldotta, így a Pénzügyi Osztályra „csak” a készpénzkezelésen kívüli feladatok hárulnak. Az intézményi készpénzkezelésben azonban egyre több pontatlanság, bizonylatolási hiányosság merült fel, ezért a házipénztár kezelése 2008. február 29-én visszakerült a Pénzügyi Osztályhoz.) Könyvelőink a fentiekben jelzett összesen 4 pénztár mellett 10 költségvetési bankszámla forgalmát könyvelték (1 db főszámla + 6 db alszámla + 2 db intézményi bankszámla + 1 db kisebbségi bankszámla). Az adók, pótlékok, bírságok pénzforgalma további 10 db elkülönített bankszámlán zajlik. Az adóbefizetések - kiutalások könyvelését az adóügyekkel foglalkozó munkatársak végzik.


A 2008. évben mintegy 8.000 db adóív és 10.000 db egyéb értesítés került megküldésre ügyfeleink részére. Pl. évente 4 alkalommal küldünk értesítést a hátralékosoknak, vagyis azon ügyfeleinknek, akik a törvényes határidőig nem fizették be adójukat. Az adóívek, határozatok nyomtatása, befizetési csekkek kitöltése helyben, gépi úton történik, a postázásra való előkészítés (szortírozás, bélyegzés, borítékozás) manuális munka, melyet szintén az adóügyi ügyintézők végeznek. Az osztályon belül a legnagyobb ügyfél- és ügyiratforgalma az adóhatóságnak van. Néhány adat ennek érzékeltetésére: Megnevezés Adóalanyok száma Adóügyi ügyiratok összesen - ebből: határozat

2007. év 10.155 adóalany 6.913 db 5.406 db

2008. év 10.189 adóalany 6.637 db 3. 803 db

Az ügyiratforgalom megoszlása: 2007. év

2008. év

Adónem Összes ügyirat Gépjárműadó

3.148

Összes ügyiratból határozat 3.093

Magánszem. kommunális adója

1.022

Vállalkozók kommunális adója Iparűzési adó

Összes ügyirat 1.460

Összes ügyiratból határozat 1.397

919

980

962

681

666

697

692

726

715

751

720

(pl. tartozás behajtása, adó- és értékbizonyítvány, igazolások kiadása, adatkérés - adatszolg., méltányossági kérelem, túlfiz. rendezése stb)

1.336

13

2.749

32

Összesen:

6.913

5.406

6.637

3.803

Egyéb, adózással kapcsolatos iratok


7000 Gépjárműadó 6000 Magánszem. komm. adója

5000

Vállalkozók komm. adója

4000 3000

Iparűzési adó

2000 Egyéb adózással kapcsolatos iratok 1000 Összesen

0 2007

2008

Eredmények, további feladatok Munkánk, mint a felsorolásból is kitűnik, igen szerteágazó. A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői együttesen egyidejűleg több ezer jogszabályt kell, hogy ismerjenek a széleskörű feladat és hatáskörök miatt. A folyamatos jogszabály változások követése nagyon nehéz feladat, a megjelenő új törvények, rendeletek tanulmányozására a napi munkaidőn túl, van csak lehetőség. Az Polgármesteri Hivatal köztisztviselői törekednek szakmai ismereteik folyamatos fejlesztésére, amelyet a képviselő-testület munkájának segítése és a város lakossága érdekében is tesznek. A többségük rendelkezik főiskolai végzettséggel, többen saját költségükön jelenleg is tanulnak felsőfokú intézményben. A szervezetfejlesztési pályázat elnyerésével lehetőség nyílik továbbképzéseken történő részvételre is. 2008. évben a Dél-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal Bács-Kiskun Megyei Kirendeltsége, a Kiskunhalasi Városi Ügyészség és más szervek által végzett ellenőrzések a hivatal dolgozóinak munkáját jó színvonalúnak értékelték. A jelenlegi Képviselő-testület határozatainak végrehajtása során a következő változások történtek, amelyek 2008. teljes évben érvényben voltak: 1.) SzMSz módosítás A három korábbi osztályból két osztály lett, amelyek irodákra tagozódtak. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása értelmében végrehajtásra került a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének változása, átvizsgálásra és módosításra kerültek a munkaköri leírások, a helyettesítés rendje az egyes irodák dolgozói között. Elkészültek a Hivatal új belső szabályzatai és a régiek felülvizsgálatra kerültek. Elkészítettük a köztisztviselők igazolványait, amelyekkel pl. helyszíni szemle esetén igazolni tudják magukat, hivatalos eljárásukat. A Polgármesteri Hivatal átszervezése elérte célját, mert lehetővé tette, hogy a Jegyző a fejlesztési Iroda munkáját tudja koordinálni és az irodák megalakulásával az aljegyző többet tudott foglalkozni a Képviselő-testületek, bizottságok elé kerülő előterjesztések színvonalának javításával. Az irodavezetők aláírási jogot és felelősséget kaptak, jobban tudták ellenőrizni a hozzájuk tartozó kollégák munkáját. _________________________________________________________________________ 45 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

2.) ügyfélfogadási idő növelése Az ügyfelek számára több lehetőséget szerettünk volna biztosítani ügyeik intézésére, ezért módosult a Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendje is. Az új automatikus működtetésű kapu beüzemelésével szigorúbban betartásra kerül a munkaidő és az ügyfélfogadási idő, ami a minőségi munkavégzést segíti. 3.) Ügyfelek kiszolgálásának javítása: Szeretnénk az ügyfelek számára több és jobb tájékoztatást nyújtani a Polgármesteri Hivatal munkájáról, ezért a folyosóra számos új hirdetőtáblát helyeztünk el, többször jelentettünk meg tájékoztatást a Hunyadi Népében, a kistérséghez tartozó települések Polgármesteri Hivatalainak a kistérségi illetékességgel végzett feladatokról tájékoztatást küldtünk a lakosság számára hirdetmény formájában. 4.) Új ügyfélhívó rendszer használata Az új ügyfélhívó rendszer az Okmányirodában bevált, jól működik, lehetőség van időpont foglalásra az ügyfél kérése szerint, amióta működik, nem érkezett az ügyfelek részéről reklamáció az Okmányiroda működésével kapcsolatban, beszerzése egyértelműen pozitív volt mind az ügyintézők mind az ügyfelek számára. Ezúton is köszönjük a Képviselő-testület támogatását. Az ügyfélhívó rendszer bővítésével lehetőség lenne az ügyfélszolgálati iroda ügyfélforgalmát is hívni, irányítani. 5.) Polgármesteri Hivatal épületének fejlesztése Megvalósult pályázatok útján a Polgármesteri Hivatal teljes akadály mentesítése, az udvari bejárat is akadálymentes lett, megtörtént a kommunikációs akadálymentesítés, megszépültek a folyosók. Szintén pályázatból megtörtént a lapostető szigetelése, megújult a nagyterem, új székek is kerültek vásárlásra. Szükség lenne az ajtók, ablakok, irodák festésére, későbbiekben lehetőség szerint fűtés és világítás korszerűsítésre az energia takarékosság figyelembe vételével. A bővülő és több településre kiterjedő feladatok miatt szükség lenne legalább két további irodahelyiségre, amelyből egyik a Kistérségi Iroda máshová helyezésével megoldódna. 6.) Folyamatosan próbáljuk a Hivatal munkáját pontosítani, korszerűsíteni, színvonalát emelni úgy, hogy az költségek megtakarításával is együtt járjon. (Pl. postázó szoftver beszerzése, céges borítékok megrendelése, testületi, bizottsági anyagok, meghívók e-mailben történő küldése, ) Fentiek megvalósításához elengedhetetlen a Képviselő-testület anyagi és erkölcsi támogatása, amelyet ezúton is köszönünk. Feltétlenül szükséges lenne az informatikai fejlesztés céljaink megvalósításához, ezért köszönjük, hogy a Képviselő-testület ha részben is, de támogatta a beszerzési lehetőséget. A rendelkezésre álló keretből próbáljuk a beszerzéseket megvalósítani a legjobb elérhető áron. Sajnos a 2008. évi költségvetésben tervezett keret részben volt elegendő. A Polgármesteri Hivatal ügyszáma folyamatos növekedést mutat, az intézendő ügyek száma is nő és újabb ügytípusok intézésére is fel kellett készülnünk, ezért rendszeresen túlórázásra kényszerülnek a kollégák. Ismerve az önkormányzat kedvezőtlen anyagi helyzetét, igyekszünk a nehézségek ellenére is megfelelni az ügyfelek és a Képviselő-testület elvárásainak.


A Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek jelentős része rendelkezik számítástechnikai végzettséggel, így a ránk váró feladatokat folyamatos tanulással el tudjuk látni. A közigazgatási eljárási törvény (KET), jelentős többlet munkát jelentett a Polgármesteri Hivatal dolgozói számára. A szabályozás miatt a postaköltség is növekedett. A köztisztviselők a Bács-Kiskun Megyei Közigazgatási Hivatal által szervezett ingyenes továbbképzésen a tárgykörben részt vettek valamint önálló tanulással felkészültek az új európai színvonalú eljárási törvény alkalmazására. A KET módosítása ősztől lép életbe, amelyre várhatóan szintén ingyenes továbbképzéssel készülhetünk fel. Sajnos az elmúlt évben is problémát okozott az önkormányzatnál jelentkező működési hiány, ami miatt néha akadozott az ügyintézők ellátása a szükséges munkaeszközökkel. Az utóbbi időben a köztisztviselőket az ügyfelek részéről munkájuk közben ért támadások miatt kénytelenek voltunk biztonsági őrt alkalmazni a Polgármesteri Hivatalnál. A biztonsági őr alkalmazásával megoldódott a hivatal ebédidő alatti felügyelete, az ügyfélfogadási idő betartása is javult. Mivel a biztonsági őr költsége a 2009. évi költségvetésből elvonásra került, közcélú személyt alkalmaztunk a feladatra. Az állandó jogszabályi változások miatt fontos a köztisztviselők továbbképzése, de sajnos csak azokra tudunk elmenni, amelyeket a Közigazgatási Hivatal szervez, és viszonylag olcsóbb áron elérhetők. Szakkönyvek és közlönyök vásárlásával is takarékoskodni szükséges. Az előző évben benyújtott pályázunk az Államreform operatív program ( ÁROP ) keretében nyert. A pályázat szándéka, hogy az igazgatási rendszer teljesítményét és a nyújtott szolgáltatások színvonalát a szűkös erőforrások optimális felhasználása mellett növelje. A pályázat megvalósítása nemsokára kezdetét veszi. Az elektronikus információ szabadságról szóló törvény 2008. július elsejétől mintegy százféle adat és információ elektronikus közzétételét írja elő az önkormányzatok számára a gazdálkodási adatoktól kezdve a pályázati eredményeken és emlékeztetőkön át, az önkormányzati intézmények, újságok, közalapítványok adatain, és az önkormányzati (ÁSZ és egyéb) ellenőrzések nyilvános megállapításain keresztül az ügyintézési információkig. Konkrétan a következő adatok közzétételét írja elő a törvény? Az általános közzétételi lista elsőként a szervezeti és személyzeti adatok feltüntetését kívánja meg az egyes igazgatási szervektől. Ez felöleli a szervvel és annak dolgozóival való kapcsolatfelvételhez szükséges adatkört, saját felépítését, működését, feladat- és hatáskörét, másrészt bemutatja a közfeladatot ellátó szervnek alárendelt más, illetve a szerv által alapított vagy éppen azt felügyelő, ellenőrző szervekkel való kapcsolatát. A jogszabály nemcsak a cím, telefonszám, hanem az email címek közlését is előírja. Meg kell jeleníteni a honlapon minden szervezeti egység feladatkörét, valamint hogy hogyan lehet elintézni a különböző ügyeket. A letölthető nyomtatványoknak a törvény szerint ezentúl minden önkormányzati honlapon megtalálhatónak kell lenniük. A gazdálkodási adatok közül már nemcsak az üvegzseb törvény által előírt 5 millió forintot meghaladó szerződéseket, valamint a nem normatív, céljellegű támogatásokat kell megjeleníteni, hanem pl. az összesített személyi juttatásokról szóló adatokat is. Az elektronikus információszabadság törvény számos olyan adat közzétételét is előírja, amelyek nyilvánosságra hozatala eddig egyáltalán nem volt gyakorlat.


Helyet kell biztosítani az önkormányzatról készült ÁSZ-jelentéseknek és egyéb ellenőrzések nyilvános megállapításainak is. Fel kell tüntetni az önkormányzat által működtetett lap főszerkesztőjének a nevét, az önkormányzat közalapítványait, gazdasági társaságait, ez utóbbinál még az önkormányzati részesedés mértékét is. Fenti adatokat 2008. év július elején összegyűjtöttük és e-mailben átküldtük a honlap szerkesztőjének. Várhatóan a hivatalunkra váró feladatok fokozatosan tovább bővülnek majd mivel a kistérségi központok folyamatosan új hatásköröket kapnak. Évek óta napirenden van, hogy az Okmányirodák egységes kormányzati ügyfélszolgálati központokként működnének, ahol az eddigi szolgáltatásokon túl adóhatósági és földhivatali ügyek intézése is lehetővé válna. Ennek konkrét megvalósítása most leállt, de várhatóan folytatódik majd. További terveink a Polgármesteri Hivatal munkájának fejlesztése terén: 1) Hunyadi Népében az ügyfelek rendszeres tájékoztatása 2) A város új, jól működő honlapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését, tevékenységét, elérhetőségét, rendszeresen frissítve szeretnénk a honlapon megjelentetni, letölthető dokumentumként a helyi önkormányzati rendeleteket, ügyfél tájékoztatókat, kérelem és egyéb nyomtatványokat felhelyezni. 3) Az elnyert pályázat megvalósításával megnyitni az új ügyfélszolgálati irodát, ahol az ügyfelek hosszabb sorban állás nélkül megkaphatják a kérelmük benyújtásához szükséges nyomtatványokat, amelyeket kitöltve postán visszaküldhetnek vagy személyesen visszahozhatnak. ( Ez a feladat már részben működik. ) Az ügyfélszolgálati irodát a Polgármesteri Hivatal meglévő létszámából két fő bevonásával a munka hatékonyabb megszervezésével szeretnénk üzemeltetni. Az irodát helyileg a jelenlegi adó iroda felhasználásával képzeltük el, amennyiben sor kerülhetne ajtó nyitásra a főbejárati ajtó irányába az üveg ajtón kívül, az iroda ügyfél fogadás mentes napokon is nyitva lehetne és kiadhatná, átvehetné a kérelmeket. Jelenleg ügyfélfogadási időben működik az iroda a szemben lévő helyiségben. Ügyfélszolgálati Iroda tervezett tevékenysége ( a pirossal jelzett pontok már megvalósultak ) Szóbeli felvilágosítás nyújtás az ügyfelek részére, 17 féle szociális ellátás iránti kérelem nyomtatványok átadása, szükség esetén segítség nyújtás azok kitöltésében Helyben kitöltési lehetőség biztosítása az ügyfelek számára ( nyomtatványok, asztal, szék, toll ) Minden további ügy esetén amelynél ez megoldható nyomtatványok biztosítása Telefonközpont kezelése Amint a beszámolóból látható a Hivatal feladatait mutató ügyszámok folyamatosan emelkednek, újabb ügytípusok keletkeznek központi intézkedések miatt. Az ügyintézés egyre bonyolultabbá válik a legtöbb ügytípusban a központi szabályozás követelményei miatt. A _________________________________________________________________________ 48 Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról

kollégák a feladatokat rendszeres túlórázással tudják ellátni, gyakran a szabadságok kiadása is gondot okoz. Ismerve az önkormányzat kedvezőtlen anyagi helyzetét, igyekszünk a nehézségek ellenére is megfelelni az ügyfelek és a Képviselő-testület elvárásainak. Összességében megállapítható, hogy a Polgármesteri Hivatalban a munkavégzés személyi feltételei biztosítottak, a tárgyi feltételek azonban a számítástechnikai eszközök egy részének elavultsága miatt nem. Ebben továbbra is kérjük a Tisztelt Képviselő-testület segítségét. A beszámolót a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság megtárgyalta, elfogadásra javasolta. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a beszámolót szíveskedjenek megtárgyalni és elfogadni. Jánoshalma, 2009. június 18.

Tisztelettel: Dr. Benda Dénes jegyző


ELŐTERJESZTÉS. Jánoshalma Város Képviselő-testülete június 23-i ülésére

Recommend Documents