ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET. ProAnt

ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET ProAnt

A kevésbé tapasztalt pályázók körében gyakran nehézséget jelent, hogy a kifizetési igénylések összeállításakor egyes költségeket milyen típusú összesítőn kell elszámolni, valamint a Pályázati E-ügyintézés felületén történő adatrögzítés. E célból állítottuk össze rövid kis segédletünket, azokból a gyakori hibákból, tapasztalatokból merítve, amelyek gyakran felmerülnek a kifizetési igények elkészítésekor.

[email protected]

1 Tartalomjegyzék 2

3

Kifizetési kérelem ............................................................................................................................ 3 2.1

Időközi kifizetési igénylés általános szabályok ........................................................................ 3

2.2

Időközi kifizetési igénylés feltételei......................................................................................... 3

2.3

Időszakos beszámoló ............................................................................................................... 4

2.4

Hiánypótlás, tisztázó kérdés .................................................................................................... 4

Kifizetési kérelem összeállításának lépései ..................................................................................... 5 3.1

Záradékolás ............................................................................................................................. 6

3.2

Számlák besorolása költségösszesítőkre ................................................................................. 6

3.2.1

Specifikus összesítők ....................................................................................................... 6

3.2.2

200E Ft-ot nem meghaladó támogatástartalmú számlák összesítője ............................. 8

3.3

Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen ............................................................. 9

3.3.1

EMIR rögzítés – Költségösszesítő .................................................................................... 9

3.3.2

Felmerült kérdések .......................................................................................................... 9

3.4

Papír alapú összeállítás.......................................................................................................... 10

3.4.1

Felmerült kérdés............................................................................................................ 10

Készítette: Sebestyén Anita (Info-LL Kft.)

2

Jegyzetek 2 Kifizetési kérelem 2.1 Időközi kifizetési igénylés általános szabályok

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

A támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül időközi kifizetési igénylés benyújtásával igazolni kell a megítélt támogatás legalább 10 %-ának felhasználását, illetve a projektmegvalósítás elkezdését.

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

1. A tevékenység fizikailag teljesült

………………………………………………………………………………………

2. Pénzügyi teljesítés igazolható

………………………………………………………………………………………

3. Szállítói finanszírozás esetén az önrész megfizetése igazolható 4. Költségvetéssel összhangban kell elszámolni a költségeket 5. Legalább egy kifizetési igényt be kell nyújtani (ha egyet nyújt be, az a záró kifizetési igénylésnek felel meg)

2.2 Időközi kifizetési igénylés feltételei

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

-

Rendelkezésre áll a számla

-

Pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló

………………………………………………………………………………………

dokumentumok

………………………………………………………………………………………

Csak időszakos beszámolóval együtt

………………………………………………………………………………………

-

nyújtható be -

………………………………………………………………………………………

1 milliárd Ft megítélt támogatás felett a Támogatási Szerződésben meghatározott

………………………………………………………………………………………

összeget eléri a benyújtani kívánt kifizetési

………………………………………………………………………………………

igény

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………


3

2.3 Időszakos beszámoló

Jegyzetek

-

Minden esetben PROJEKTSZINTŰ

-

A megvalósított tevékenységek

………………………………………………………………………………………

bemutatására szolgál

………………………………………………………………………………………

-

Ha a projekt tartalmaz előkészítési tevékenységet, akkor az első időszakos beszámolóban a kedvezményezett köteles az

-

………………………………………………………………………………………

előrehaladásról, eredményekről is

………………………………………………………………………………………

elszámolni

………………………………………………………………………………………

Az időszakos beszámolók által lefedett

………………………………………………………………………………………

azaz az első beszámoló által lefedett

………………………………………………………………………………………

jelentéstételi időszak kezdő dátuma a

………………………………………………………………………………………

támogatási szerződés hatálybalépése, illetve

………………………………………………………………………………………

a projekt fizikai megkezdése közül a korábbi időpont, míg a következő (2.) beszámoló által lefedett jelentéstételi időszakkezdő

……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

dátuma az előző beszámoló záró dátumát

………………………………………………………………………………………

követő nap

………………………………………………………………………………………

A beszámolót konzorcium esetén a konzorcium vezetője nyújtja be

-

………………………………………………………………………………………

előkészítési tevékenység során elért

jelentéstételi időszakok egymást követik:

-

………………………………………………………………………………………

Nincs melléklete

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

2.4 Hiánypótlás, tisztázó kérdés -

Hiánypótlás 1 alkalommal lehetséges

………………………………………………………………………………………

-

Legfeljebb 15 nap (de a Közreműködő

………………………………………………………………………………………

Szervezet szabhat rövidebb határidőt (5-7

………………………………………………………………………………………

nap))

………………………………………………………………………………………

-

Felfüggeszti a jogszabályban előírt határidőt

-

Tisztázó kérdés esetén 3 napos határidő

-

Nem függeszti fel a jogszabályban előírt

………………………………………………………………………………………

határidőt

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………


4

-

Ennek keretében új dokumentum benyújtására nincs lehetőség

Jegyzetek ………………………………………………………………………………………

ELUTASÍTÁS

………………………………………………………………………………………

A kifizetési igénylésben elutasított számlák támogatástartalmát a kedvezményezett egy következő időközi kifizetési igénylés összeállítása során újból igényelheti, ha a korábban nem teljesített hiánypótlási, illetve elutasítási indok ezt lehetővé teszi.

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

3 Kifizetési kérelem összeállításának lépései

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

1. Záradékolás 2. Dokumentummátrix szerint alátámasztó

……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

dokumentumok összeállítása, rendezése 3. Számlák besorolása költségösszesítőkre 4. Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen 5. Időszakos beszámoló rögzítése és összerendelése 6. Papír alapú összeállítás

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

Nézzük meg az egyes lépéseket részletesen is:

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………


5

3.1 Záradékolás -

Költségvetési oszlop és sor megjelölése a számlán projektazonosító feltüntetése a számlán "Támogatás elszámolására benyújtásra került" felirat Részösszeg feltüntetése

3.2 Számlák besorolása költségösszesítőkre 3.2.1

Először a specifikus összesítők (Úti-kiküldetési, bér…) 200 000 Ft-ot nem meghaladó támogatástartalmú számlák összesítője Egyedi számlák

Specifikus összesítők

1. Személyi jellegű költségek összesítő -

Munkabér és járulékai Számfejtett megbízási díj és járulékai Munkába járás költségei Cafeteria költségek Célcsoportnak nyújtott képzési támogatás, bártámogatás és járulékai, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem

2. Általános költség összesítő -

-

Azokat a költségeket, melyek az „Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költség” költségoszlopban kerültek betervezésre, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem konkrét példák: bélyegző, toner, levélfeladás költsége, telefonköltség,internet előfizetési díja, elkülönített bankszámla vezetésének díja

3. Összesítő az utazási és kiküldetés (napidíj) költségtérítés elszámolásához


Jegyzetek ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

6

-

-

Azokat a költségeket, amelyek a projekt megvalósításhoz kapcsolódó utazási költségként kerültek kifizetésre, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem pl. kiküldetés költsége, napidíj célcsoport utazási költsége szállás, ellátás költsége konkrét példák: vonat-, busz-, repülőjegy, vízum, utasbiztosítás

A napidíj járulékát a személyi jellegű költségek összesítőjén kell elszámolni! 4. Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője -

Azokat a költségeket, amelyek saját teljesítésként kerültek elszámolásra (csak akkor, ha a saját teljesítés tervezését és elszámolását a pályázati útmutató lehetővé tette), függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem

5. ÁFA összesítő fordított adózás esetén -

Azon költségeket, amelyek fordított adózású számla után befizetett áfaként kerültek beváltásra a NAV felé, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem

6. Anyagköltség összesítő -

Azon költségeket, amelyek az 511. Vásárolt anyagok költségei vagy az 513. Egyéb anyagköltség költségsoron kerültek betervezésre bármely költségoszlopban, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem


Jegyzetek ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

7

-

konkrét példák: munkaruha, védőruha, idegen nyelvű szakkönyv beszerzése

Az „Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költségek” 511. vagy 513. költségsoron elszámolni kívánt költségeket nem ezen az összesítőn kell elszámolni, hanem az Általános költségek összesítőjén!

Jegyzetek ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

7. Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek összesítője -

A projekt megvalósításához kapcsolódó hatósági költségeket kell ezen összesítőn elszámolni, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem

8. Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője -

-

3.2.2

-

-

-

A kötelező tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához kapcsolódó költségeket kell ezen összesítőn elszámolni, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 200 000 Ft-ot vagy sem konkrét példák: C típusú emlékeztető tábla beszerzése, névjegykártya, roll-up készítése, PR cikk megjelentetése 200E Ft-ot nem meghaladó támogatástartalmú számlák összesítője

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

A projekt terhére elszámolni kívánt támogatás összege nem haladja meg a 200 000 Ft-ot

………………………………………………………………………………………

Építés/Beruházás, Eszköz/Immateriális jószág beszerzésének elszámolása nem megengedett

………………………………………………………………………………………

konkrét példák: szórólap készítés költsége, konferencia reprezentációs adója


………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

8

3.3 Számlák rögzítése a Pályázati Eügyintézés felületen

Jegyzetek ………………………………………………………………………………………

3.3.1 EMIR rögzítés – Költségösszesítő

………………………………………………………………………………………

Egy bizonylatként kell rögzíteni az egyes számlaösszesítőket, a tételeket tekintve pedig: a ’Részösszeg’ munkalap ahány soron összesített elszámolni kívánt költséget.

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

Az egyes számlaösszesítőkhöz tartozó ’Részösszeg’ tábla megmutatja, hogy milyen összegek kerültek az egyes költséghelyekre (adott költségvetési oszlop adott sora), így a Pályázó tájékoztató felületen történő rögzítéskor egyből láthatjuk, hány számlatételt kell létrehoznunk az adott összesítőhöz.

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

Devizaszámlákat mindig egyedi számlaként kell

………………………………………………………………………………………

felrögzíteni a Pályázati e-ügyintézés felületen.

………………………………………………………………………………………

(Bármilyen kisértékű számláról is van szó!) 3.3.2

Felmerült kérdések

……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

1./ Ki a szállító? – Kedvezményezett ………………………………………………………………………………………

2./ Mi lesz a számla sorszáma? Pl.: 1. bérösszesítő 3./ Mi lesz a kifizetést igazoló bizonylat sorszáma? "Összesítő szerint" 4./ Milyen dátumok szerepelnek az egyes mezőknél?

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………


9

Jegyzetek ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

 Teljesítés dátuma: Az összesítőn szereplő utolsó fizikai teljesítés dátuma  Számla kelte: A számlaösszesítő kitöltésének időpontja  Kiegyenlítés dátuma: Az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma  Elszámolási időszak kezdete: Az összesítőn szereplő számlák közül a legelső teljesítési dátum  Elszámolási időszak vége: Az összesítőn szereplő számlák közül a legutolsó fizikai teljesítés dátuma

3.4 Papír alapú összeállítás   –   3.4.1



Kifizetési igénylést ki kell nyomtatni konzorciumi tagonként. Időszakos beszámolót ki kell nyomtatni projektszintű. Alátámasztáshoz benyújtani kívánt dokumentumok összeszedése (Dokumentum-mátrix!) Felmerült kérdés

A részösszeg munkalapokat is ki kell nyomtatni az egyes számlaösszesítőkhöz? Igen, minden esetben a kitöltött összesítőket és az összesítőhöz tartozó ’Részösszeg’ táblákat is ki kell nyomtatni.

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………


10

ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET. ProAnt

Recommend Documents