ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
A FBGH Pénzügyi csoport célirányos rendszervizsgálata
Az vizsgálatot végezte:
Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály
Az ellenőrzött szervezeti egység:
Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatala
Hivatkozási szám:
2010. El. IV. O. 7.
Az ellenőrzés tárgya:
A FBGH Pénzügyi csoport célirányos rendszervizsgálata
Az ellenőrzés típusa:
rendszerellenőrzés
Ellenőrzési módszerek és eljárások: Ellenőrzött időszak:
interjúk, dokumentációk szúrópróba szerű vizsgálata, elemzés 2009 - 2010. év
A Fővárosi Bíróság elnökének döntése értelmében a Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztálya soron kívüli vizsgálatot folytatott a FBGH Pénzügyi csoportjánál. Célfeladatként az ellenőrzés megkapta a Pénzügyi csoportban márciusban jelzett probléma eredetének és következményeinek feltárását. A Pénzügyi csoportban egy intézeti szakértői díjakkal foglalkozó munkatárs helyettesítése során kiderült, hogy a tisztviselő asztalán visszamenőlegesen nagyobb mennyiségű feldolgozatlan ill. be nem fejezett dokumentum gyülemlett fel. A belső ellenőrzés április 6-án kapta feladatként az ügy kivizsgálását. Az iratok feldolgozása, táblázatba foglalása ekkorra már majdnem befejeződött, és ezzel egy időben a megtalált iratok közül a már utalható anyagok kifizetésre is kerültek. Az április 9-én, a dokumentumok teljes számáról készült leltárt a rendszerezés után elkértük. A leltár pillanatképe nem mutat teljesen pontos képet, mivel a feldolgozás és egyeztetések során folyamatosan derült ki, hogy a halmazban lehetnek duplikált tételek, olyan tételek, melyek már korábban kifizetésre kerültek, de valamiért a számla vagy a végzés újra megküldésre került a bíróságra, illetve tartalmazhat olyan tételeket is, melynek a szakértői intézet részére történő kifizetése még az államot terheli, de tévesen a bírósághoz küldték. Az iratokról felvett lista pedig ezeket is tartalmazza.
1
I. Szabályzatok Mind a hatályos FBGH Ügyrend, valamint a jóváhagyás alatt lévő FBGH Ügyrend a csoporthoz tartozó munkafolyamatokat tartalmazza. Nem tartalmazza azonban a munkakörök átadásának részletes szabályait. A munkakörök átadásának részletes szabályai legyenek meghatározva, különös tekintettel a vezető pozíciót betöltők esetében. (SZMSZ, GH Ügyrend) A Fővárosi Bíróság 34. szabályzata az Ellenőrzési nyomvonalról A FEUVE Pénzügyi csoportra vonatkozó nyomvonalainak részletessége már nem felel meg a nyomvonalakkal kapcsolatos legújabb követelményeknek. Javasoljuk az ellenőrzési nyomvonal minél részletesebb kiegészítését a pénzügyi folyamatok tekintetében, ügyintézési, intézkedési határidők, felelősök meghatározását. Szintén szükséges az elkövetkezendő időszakban a FEUVE mellékleteként dokumentumtérkép, valamint az iratmozgások folyamatábrájának megalkotása. Létszámhelyzet, munkaköri leírások A Pénzügyi csoportban igen nagy a fluktuáció, ez nem szerencsés az amúgy is az egyik legnagyobb kockázattal rendelkező területen. A Pénzügyi csoportban 1997.07.01 óta 4 csoportvezető volt, ebből három az elmúlt négy évben cserélődött ki. Ezalatt az idő alatt a csoport tisztviselői tekintetében is nagy volt a fluktuáció. Ahogy azt a 2008. évi Pénzügyi csoportról szóló jelentésünkben is leírtuk, a csoportba állandóan új emberek érkeztek, és sok esetben szinte a betanítás után már el is kerültek a csoporttól. Jelen vizsgálat előtt is változott a csoport létszáma. A kisgyermekével otthon lévő tisztviselő visszajött, és január 4-étől egy új tisztviselő került a csoportba. A csoport jelenlegi hivatalos létszáma 14 fő. Ebből a csoportvezetőn kívül jelenleg mindenki aktívan jelen is van a csoport munkájában. A tisztviselők munkaköri leírásait és benne a helyettesítések rendjét átnéztük. A csoport valamennyi tagja rendelkezik munkaköri leírással. A munkaköri leírásokban nincsenek meghatározva a mára problémát okozó, intézkedések ismétlésének kikötése, illetve annak határideje, pl. kiküldött felhívások, számlakérések, javítások vissza nem érkezése esetén ismételt felhívás küldése A FEUVE mellett a kapcsolódó feladatokat ellátó tisztviselők munkaköri leírásába rögzítésre kerülhetne egy kialakított rend a fentiekkel kapcsolatban. A helyettesítések megoldásáról, és ennek átszervezéséről is jeleztünk előző jelentésünkben, hogy megfelelő megszervezése fontos feladat lenne, de ezek szerint érdemi változás benne nem történt.
2
Továbbra is szükséges a helyettesítési rend életszerű kidolgozása, mert ez a csoport folyamatos munkáját hivatott elősegíteni. Szintén rögzítésre kerülhetne a munkaköri leírásokban, hogy helyettesítések esetén, a helyettesítés kezdete előtt illetve utána a tisztviselők adják át egymásnak a feladatokat (természetesen az előre nem tervezhető hiányzások/ betegségek esetében az előzetes átadás nem megoldható, az utólagos azonban igen). Jeleztük szintén a korábbi jelentésben (2008. El.IV.O.9. III. rész), hogy felül kell vizsgálni a tisztviselők terheltségét, átgondolni a munkafolyamatok akkori felosztását a hatékonyabb munkavégzés végett. Az akkori csoportvezetővel folytatott megbeszélésünkkor erre szóban javaslatokat is tettünk, megegyezésre is jutottunk a főbb folyamatokat illetően, de a jelenleg ellenőrzés azt mutatja, hogy ez az átdolgozás nem, vagy nem megfelelően történt meg. A megfelelő kontrollkörnyezet kialakításának egyik fontos eleme a feladatok, hatáskörök és jogkörök pontos meghatározása. Továbbra is javasoljuk a munkafolyamatok jelenlegi kiosztásának átgondolását, felelősségi körök egyértelmű megállapítását. Az új munkaerők belépésével, a jelenleg rendelkezésre álló és megfelelő létszám meglétével személyre szabottabb, a munkatársak képességeinek, szakmai tudásának figyelembe vételével hatékonyabb, eredményesebb, ellenőrzöttebb munkavégzést lehetne kialakítani. II. A Pénzügyi csoportban egy intézeti szakértői díjakkal foglalkozó munkatárs helyettesítése során kiderült, hogy a tisztviselő asztalán visszamenőlegesen nagyobb mennyiségű feldolgozatlan ill. be nem fejezett dokumentum gyülemlett fel. A csoport tisztviselője asztalán talált iratokat még aznap szétosztották a csoport egyes tagjai között, hogy kezdjék el rendszerezni, feldolgozni. A rendszerzés során kiderült, hogy a felgyülemlett iratok szinte mindegyike valamilyen hibát tartalmazott. Tipikus hibák pld: − Eredeti aláírás, jogerősítés, bélyegző hiányok a végzésekről; − Másolatban kerültek megküldésre a számlák, végzések; − Áfa-kulcsváltozás okozta problémák – a kirendelés idején még 20%-os áfakulcs volt, a jogerőre emelkedés idején azonban már 25% volt; − Eltérő összegek a végzésben és a számlán; − Tévesen vagy pontatlanul van megjelölve a végzésben a díjra jogosult; − A számlákat kiállításkor nem a Fővárosi Bíróság nevére állították ki; − Csak végzés érkezett, de számla még nem, illetve a végzés a kiutalásról még jogerőre sem emelkedett, már küldték a számlát az elvégzett munkáról; − Olyan esetek is voltak, melyeknél minden összetartozó elem megvolt, de eltérő időben érkeztek, és így nem kerültek összecsatolásra. A rendszerezést végző tisztviselők azt tapasztalták, hogy az anyagok részben már feldolgozottak voltak, másokon viszont még a tértivevények is rajta voltak. A szükséges intézkedések a legtöbb esetben a számlák, végzések visszaküldése lett volna, vagy éppen számlakérés az intézettől stb. Ezek a mozzanatok vagy nem történtek meg, vagy éppen feldolgozásuk lassan haladt (válaszok érkezésére vártak), a tisztviselő igazoló jelentése szerint a helyettesítésekkel történő leterheltsége, és a napi posta feldolgozásának előtérbe helyezése miatt. 3
Az ellenőrzés idején végzett interjúk során kiderült, hogy az érintett tisztviselő helyettesítése a magas fluktuáció, gyed, nyugdíjazás miatti távollétek miatt nem volt mindig megoldott. A tisztviselő az igazoló jelentésben elismerte, hogy hibázott, amikor nem jelezte a lemaradását, illetve elismerte azt is, hogy rossz szisztémával dolgozott, mivel mindig az újonnan érkező, egyszerűbben megoldható anyagot dolgozta fel, így a régebbi, általában problémás anyag elintézetlen maradt. Mivel folyamatosan dolgozott, érvényesítésre, utalványozásra folyamatosan átadta az általa feldolgozott új anyagot, ezért nem tűnt fel senkinek sem, hogy munkájában elmaradás van. A Pénzügyi csoportnál az alábbi intézkedések történtek a feldolgozatlan anyag minél teljesebb körű feltárására illetve elintézésére: − A feldolgozatlan anyag felmérése, rendezése, táblázatba foglalása; − A munka szétosztása a munkatársak között, hogy napi munkájuk mellett elvégezzék a nagy mennyiségű anyag feldolgozását (jelenleg 5 fő végzi a feladatot); − A feldolgozás megkezdődött, az aktuális intézkedés (számlakérések, viszszaküldések) mindegyik ügyben megtörtént; − Az azonnal utalható összegek pénzügyi rendezése folyamatosan történik; − A kialakított táblázatokban minden ügyintéző vezeti az általa megtett intézkedéseket; − A probléma feltárása óta minden ügyintéző táblázatba viszi fel a napi anyagát; − Az ügyintézők első lépésként számlaegyeztetést kezdeményeztek minden problémás tétel esetében, illetve annak elkerülésére, hogy a tételek ne kerüljenek kétszeresen kifizetésre. Ezt igen megnehezítette, hogy egyes szakértői intézetek nyilvántartásában is vannak hiányosságok. Előfordult, hogy még 2005-ben, 2006-ban az illetékes ügyintéző a beérkezett számlát javításra visszaküldte az intézet részére, de nem került korrigálásra a hibás számla, és nem érkezett vissza azóta sem a FB részére. Ezeket a tételeket szintén újfent egyeztetni kellett. Statisztika a hibásan érkező, visszaküldött utalványok, végzések tekintetében Tapasztalataink szerint az ügyintézők éves szinten a kifizetésekre jogosító utalványok, végzések közül igen sokat küldenek vissza az azt kiállítók részére. A visszaküldött végzések növekedése 2009-ben 29%-os 2008-hoz képest. A visszaküldés okai között szerepeltek pld: − kiutaló rész elmaradása − jogerő napjának megjelölése − díjjegyzék hiánya − az ÁFA összege nem a megfelelő kulccsal lett meghatározva − a kiutaló végzés nem eredeti példány
4
A visszaküldött határozatok magas számát és a visszaküldés okait már szintén jeleztük előző ellenőrzési jelentésünkben (2008. El. IV. O. 9. II. 6.). Év
2006.
2007.
2008.
2009.
2010. 04. 21-ig
Visszaküldé s (db)
2670
1770
1761
2288
938
Az állandó visszaküldés lassítja az ügymenetet, rengeteg plusz munkát okoz, levelezés, telefonálás stb. ezáltal a kifizetések is csúsznak. III. A probléma feltárása során azonosított kockázati tényezők: 1. Kommunikációs rendszerek és humán erőforrás kockázata: A munkaköri leírások szerint az intézeti szakértői díjakkal kapcsolatos feladatokat végző tisztviselő legsúlyosabb hibája, hogy a felgyülemlett feladatiról, és azok időben történő ellátásának hiányáról nem tájékoztatta a feletteseit, kollégáit, a problémát megpróbálta eltitkolni, megoldásához pedig nem kért segítséget, az ajánlkozó segítséget pedig elutasította. Megfontolandó a kommunikáció erősítése a csoporton belül és hatékonyabb beszámoltatási rend kialakítása. 2. Irányítási és belső kontrollrendszer kockázata: Nem voltak kiépítve megfelelően a vezetői belső kontrollrendszer elemei, vagy nem jól működtek. A csoport tagjainak munkájáról nem volt megfelelő a beszámoltatás módszere (szóbeli megkérdezés), a munkafolyamatok közé iktatott ellenőrzési pontok hiányoztak. (pl. az érdemi helyettesítésről való gondoskodás, a csoport tagjainak rendszeres beszámoltatása, feladatok csoportvezető általi szétosztása, a szubszidiaritás elvének alkalmazása bizonyos problémák megoldásában, azokról időben történő intézkedések meghozatalában, döntésekben). A FEUVE Pénzügyi csoport tevékenységére vonatkozó ellenőrzési nyomvonala átalakításra szorul. A nyomvonal frissítése állandó, folyamatos feladat. Az egyes nyomvonalak részletes kidolgozása a FEUVE egyre nagyobb hangsúlyossága miatt egyre fontosabb. A fenti szabályozottsági hiányosságok beépítése, és valamennyi pénzügyi folyamat nyomvonalban való részletes megjelenítése szükséges, határidők és felelősségi hatáskörök meghatározásával. 3. Iratkezelés, nyilvántartás kockázata: a Pénzügyi csoportban folytatott eddigi ellenőrzéseink általában már lezárt évek adataira irányultak. Az iratkezeléssel, nyilvántartással kapcsolatos kockázat a vizsgálatok során mintába választott iratok esetében nem volt észlelhető, hiszen mindegyik rendezett, elutalt, befejezett dokumentumokat tartalmazott. A 2008. évben végzett átvizsgálás során a jelenleg problémát okozó munkafolyamatot is átvizsgáltuk, de néhány napnál régebbi lemaradást nem tapasztaltunk, amelyek akkor is a visszaküldések, és az azokra váró válaszok miatt keletkeztek. A jelenlegi átvizsgálás során problémaként merült fel, hogy az érintett tisztviselő nem jelzése ellenére a csoportvezető, vagy más illetékes vezető miért 5
nem vette/vehette észre a lemaradást. Ennek oka, hogy a beérkező iratok és az azokkal történt események között nincs visszacsatolási, ellenőrzési lehetőség, nincs nyilvántartás az iratokkal történt intézkedések figyelemmel kísérésére. A csoportba a beérkező iratok nem kerülnek rögzítésre semmiféle nyilvántartásba sem. Azok az iratok, melyekkel nincs további intézni való azonnal utalásra, előkészítésre kerülnek, és így kerülnek rögzítésre a GIIR pénzügyi moduljába. Azok a számlák, végzések viszont, melyek hiányosak, hibásak, vagy vissza kell küldeni, vagy éppen számlára várnak csak, nyilvántartás nélkül gyűlnek a csoportban, mivel azok rögzítésére a GIIR pénzügyi modulja jelenlegi állapotában nem alkalmas. Mindenképpen szükséges lenne egy nyilvántartó rendszer kialakítása a beérkező végzésekkel, számlákkal kapcsolatos intézkedések figyelemmel kíséréséhez (mint pl. bevételi csoport ügyszámokhoz tartozó kartonjai) A beérkező iratok ilyen rögzítése egyúttal lehetőséget adna arra, hogy a csoportvezető szúrópróba szerűen ellenőrizhesse a tisztviselők munkáját, visszaellenőrizhető lenne, hogy a postakönyvben átadott valamennyi irat rögzítésre került, és egyfajta naprakész statisztikával is szolgálhatna az iratbeérkezésekről, illetve visszaküldésekről. Ez a nyilvántartás megoldható egy személyenként kézzel vezetett és kezelt, közös elektronikus könyvtárban tartott Excel táblázattal vagy ugyanezen táblázat számítógépes programmal támogatott változatával, vagy ha lehetséges, a GIIR ilyen irányú bővítésével. A kézzel vezetett Excel táblázat napi vezetése a napi feladatok mellett valóban időigényes feladat. Már több jelentésünkben is javasoltunk. Pl. 2008. El. IV. O. 9. II.7., a készpénzfizetés megszüntetését az igazságügyben közreműködők részére (kivéve a tanú útiköltség), a készpénzkímélő átutalás használatának kötelezővé tételével. Ezáltal szabad ügyintézői kapacitás is keletkezne, ezzel a munka jobban szervezhetővé válna. Az ügyfelek megjelenése, száma kiszámíthatatlan, nem előre jelezhető. A Pest Megyei Bíróságon ezt a módszert már évek óta sikeresen alkalmazzák, és a FB Letéti csoportjában pedig megvalósításra kerülhetett a készpénzfizetés jelentős korlátozása. IV. Mintavétel: Mintavételként megvizsgáltuk a március 25,26;29;31-i valamint az április 14; és 15-i bankcsomagokat, melyekben a problémás iratok egy része már utalásra is került. Az elutalt iratok között találtunk olyan számlákat, melyek több évvel ezelőtt készültek, de kiutalásukról a végzés meghozatala, vagy annak jogerőre emelkedése csak 2010. évben történt, vagy éppen már korábban jogerőre emelkedtek, de csak 2010. évben érkeztek a FB-ra. Ezek az iratok korábban nem is jártak a FB-on, mivel eredetileg a szakértést végző intézet az eljáró bíróságnak küldte meg a számlát, és később az egyenlegközlőt. A felhalmozott dokumentumok miatt kezdeményezett intézeti egyeztetések során derült ki az is, hogy a találtakon kívül még más számlák is lehetnek a kerületi bíróságokon, amelyek a kiállító intézetnél még kifizetetlen 6
tételekként állnak. Annak oka, hogy az ilyen típusú iratok most kerülnek utalásra nem a csoport hibája, hiszen hozzájuk eddig sem a végzés, sem a számla nem érkezett be, mert azokat az intézet tévesen az eljáró kerületi bíróságnak küldte meg. Az ügyintéző késedelmes munkája, a végzéseknek, határozatoknak a normál ügyintézési menetnél későbbi kifizetése, kiutalása közvetlen anyagi kárt eddig nem jelentett, mivel egyetlen jogosult sem nyújtott be késedelmi kamatra igényt. Külön kiemelendő, hogy a lemaradás ez évben történő feldolgozása, ez év szűkös pénzügyi keretét tovább terheli. A likviditási problémák elkerülése végett a már feldolgozott, és utalásra kész csomagok kifizetését ütemezetten végzik.
Budapest, 2010. július 14.
Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály
7
