ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A Fővárosi Bíróság 2010. évi költségvetési beszámolójának ellenőrzése Az vizsgálatot végezte:
Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály
Az ellenőrzött szervezeti egység:
Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatala
Hivatkozási szám:
2011. El. IV. O. 1.
Az ellenőrzés tárgya:
A Fővárosi Bíróság 2010. évi költségvetési beszámolója
Az ellenőrzés típusa:
szabályszerűségi ellenőrzés
Ellenőrzési módszerek és eljárások: Ellenőrzött időszak:
dokumentációk szúrópróbaszerű vizsgálata beszámoló elemzése 2010. év
Feladatunk a beszámolási és könyvvezetési kötelezettség teljesítésének, valamint az abban foglalt adatok megalapozottságának az ellenőrzése volt a jogszabályban foglalt előírásoknak megfelelően. A Belső Ellenőrzési Osztály 2011. január 03. és február 24. között vizsgálta a helyszínen a beszámoló készítés folyamatát, a beszámoló leltárakkal történő megalapozottságát, alátámasztottságát. A beszámoló helyszíni ellenőrzésünk végén elkészült.
I. Szabályozottság vizsgálata A FB rendelkezik a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. Korm. rendeletben kötelezően előírt számviteli politikával( FB 21. sz. szabályzata a számviteli politikáról), valamint a számviteli politika keretében elkészítendő szabályzatokkal. A FB rendelkezik ezeken kívül a szükséges, működést segítő szabályzatokkal. A szabályzatok áttekintése, aktualizálása a jogszabályváltozásoknak és a belső változásoknak megfelelően ellenőrzésünk idején is zajlott. A szabályzatok frissítését javaslatainkkal támogattuk.
1
II. Éves beszámoló vizsgálata Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet 37. § (1) bekezdése szerint a költségvetési évről december 31-i fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat minden évben leltározni kell. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon a Fővárosi Bíróság eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. A mérleget alátámasztó leltárak vizsgálata Immateriális javak és tárgyi eszközök leltára A FB 2010. évre vonatkozó éves leltározási ütemterve a vonatkozó szabályzatnak megfelelően, határidőben, március 31-ig elkészült. A szabályzatnak megfelelően kiküldésre kerültek a leltározási körzetekbe a leltározási utasítások. Az év végi mérleg-alátámasztó leltár december 31-i fordulónappal elkészült, a dokumentációban csatolva voltak a leltározási körzetek leltárjegyzőkönyvei, és a leltározásban részt vevő leltározók, leltárfelelősök, leltár ellenőrök megbízólevelei is. A kis-és nagyértékű eszközök nyilvántartása 2011. évtől kezdve a GIIR-ben történik. Ennek előkészítéseként a 2010.évi nagyértékű eszközök leltára már ebben a programban történt. Az eszközök GIIR programba történő átforgatása során probléma merült fel. A nagyértékű eszközök leltározására készülve a program magától átírta a személyekhez rendelt idegen eszközök megkülönböztetéséül szolgáló „IDEG” kódot, így azok is bekerültek a nagyértékű eszközök leltárába. Az így árfordított idegen eszközök kódjának visszaállítása jelenleg folyamatban van, a problémát jelezték. Az idegen eszközök értékét kivonva az összleltárból, a nagyértékű tárgyi eszközök leltár szerinti értéke megegyezik a főkönyvi adatokkal. Befejezetlen beruházás A befejezetlen beruházás állományának számbavétele elszámolási egységenként és főkönyvi számonként is megtörtént. A főkönyvet egyeztették a megfelelő analitikus kimutatásokkal. Az analitika alátámasztása számlákkal, tárolási nyilatkozatokkal megtörtént. A befejezetlen beruházásokat bekerülési értéken értékelték. Saját pénzeszközök leltára A Fővárosi Bíróság pénzeszközeinek fordulónapi leltárát – a szabályoknak megfelelően egyeztetéssel - a Pénzügyi csoport elkészítette. A FB a gazdálkodási tevékenységéhez a jogszabályi előírásoknak megfelelően számláit a Magyar Államkincstárnál (a továbbiakban MÁK) vezeti. A 2010. 12. 31-i számlakivonatok
2
egyenlegei egyezőséget mutatnak a Belföldi elszámolási számlák főkönyvi kivonatának egyenlegeivel. VIP és intézményi kártyák leltára A MÁK-nál vezetett számlákhoz kapcsolódóan Pénzügyi csoport elkészítette a bankkártyák leltárát is. Az intézményi és VIP kártya 2010. év első féléves adatai ellenőrzésre kerültek már korábban a 2010.EL.IV.O.10 a FBGH Pénzügyi csoport vizsgálata c. ellenőrzésen belül. A beszámoló vizsgálatánál 2010. második félévének forgalmát ellenőriztük. A kártyahasználatokhoz a FB nevére kiállított számlák és igazoló aláírások rendben megtalálhatók voltak. Utalványok Év végén, az utalványok mozgását (kiadását, visszavételét stb.) követő kartonok adatai és a tényleges utalvány készlet állomány megegyezett. Költségvetési függő, átfutó, kiegyenlítő tételek vizsgálata A függő, átfutó, kiegyenlítő bevételi és kiadási tételek leltárát elkészítették, és megfelelően alátámasztották A 48282 A hatósági jogkörhöz köthető átfutó bevételek (melyen az elővezetéssel, előállítással kapcsolatos megtérült költségek 60%-a kerül továbbításra az illetékes rendőr-főkapitányságnak) számla egyenlege is rendezett. Adósok leltára Az adósok nyilvántartását a FBGH Bevételi csoportja végzi.A bevételi adatok feladása és az értékvesztés elszámolása, visszaírása megtörtént. A feladást rendben találtuk, a nyitó és záró egyenlegek, a bevételi csoport által készített összesített leltár kimutatás, a bevételek mind egyezőséget mutatnak a főkönyvi kivonatok adataival. Vevők leltára A vevőkről, a még ki nem egyenlített tételekről a Pénzügyi csoport kimutatást készített. A kimutatás szerinti nyitott tételek összege megegyezett a főkönyvben, a vevői állományt kimutató 282, 283. 284, 286 főkönyvi számok záró egyenlegeinek összegével. Év végén a csoport a vevők felé egyenlegközlő leveleket küldött a még fennálló tartozásukról. Munkavállalókkal szembeni (telefondíj követelés)
munkáltatói
követelés
és
egyéb
követelés
A 286 főkönyvi szám egyenlege 146.031,-Ft, mely két dolgozói térítés valamint két telefondíj tartozásból áll, és egyezőséget mutat a pénzügyi csoport kimutatásával. Letéti leltárak A FBGH Letéti csoportja külön-külön analitikus nyilvántartásban kezeli a pénzletétfajtákat (bírói letét, elnöki letét, óvadék). E letétek vezetésére egy letéti 3
számlát használnak. Mindhárom letétnél megtörtént a fordulónapi leltár. A letéthez kapcsolódó rovancsok összegei egyeztek a bankszámla és a pénztárak záróegyenlegeivel Tárgyletét A FBGH Letéti csoportja által kezelt tárgyletétek fordulónapi leltározása megtörtént. A nyilvántartás szerint kimutatott csomagok a szabályszerű leltározási jegyzőkönyv szerint hiánytalanul megtalálhatók voltak. A felszámolási eljáráshoz kapcsolódó letéti számlák A számláról vezetett analitikus kimutatás fordulónapi záró-összege megegyezik a MÁK által a tárgyév utolsó banki napjáról kiadott számlakivonat összegével. Az analitika a főkönyvvel is egyezőséget mutat. A végrehajtási eljáráshoz kapcsolódó letéti számla A végrehajtói letéti számla analitikájának fordulónapi záró-összege megegyezik a MÁK által a tárgyév utolsó banki napjáról kiadott számlakivonat összegével. Az analitika a főkönyvvel is egyezőséget mutat. Bűnjel leltár A bűnjelek leltározása a 2010. évi mérleg alátámasztására elkészült. A leltározásban minden részt vevő rendelkezett megbízólevéllel, és a folyamat ellenőrzését megbízólevéllel rendelkező leltárellenőr kísérte figyelemmel, valamint a bűnjel csoport tevékenységének felügyeletét ellátó igazgatóhelyettes asszony is szúrópróbaszerű ellenőrzést tartott a leltározás folyamán. A jegyzőkönyv szerint 7069 db ügyben szereplő bűnjelet leltároztak, mely ügyek 5%ában tételes leltározást végeztek. Kötelezettségvállalások, pénzügyi kötelezettségek (szállítói leltár) vizsgálata A Fővárosi Bíróságra beérkezett, 2010. december 31.-ig teljesített, de pénzügyileg nem rendezett szállítói számlákról kimutatás készült, mely tartalmazta az igazságügyben közreműködők szállító állományát is. A kapcsolódó számlák másolatai alátámasztásként csatolva voltak. A főkönyvből lekérdezett nyitott szállítói folyószámlán valamennyi tétel megtalálható volt. A főkönyv és a leltár alátámasztás egyezőséget mutatott. Az előirányzat maradvány alátámasztásához kapcsolódó kötelezettségvállalás analitikát ellenőriztük. A maradvány összege a főkönyvi adatokkal egyezőséget mutatott, az ellenőrzött tételek alátámasztása visszaigazolt megrendelésekkel, szerződésekkel, vagy egyes esetekben számlával megtörtént. Üzemanyagleltár A Szállítási csoport elkészítette a 2010. évre vonatkozó üzemanyagleltárt valamint a gépjárművenkénti üzemanyag felhasználás, teljesített kilométerek összesítését. A hó végi teletankolás minden gépjárműnél megtörtént a gépjárművezetők utolsó munkanapján.
4
Tárgyi eszközök vizsgálata
selejtezésének
szabályszerűségének
és
folyamatának
A leltározás folyamatát megelőzi a selejtezési eljárás lefolytatása. A selejtezés rendjéről a FB 11. sz. a FB felesleges vagyontárgyai hasznosításának és selejtezésének szabályzata rendelkezik. A jelenlegi szabályzat 2010. április 1-én lépett hatályba. A selejtezést a legalább háromfős un. selejtezési bizottság kell végezze. A bizottság tagjainak megbízása megbízólevélben történik, mellyel a selejtezési bizottság tagjai rendelkeztek. A selejtezési bizottsági tagok névsorának frissítése 2010. március 24-én megtörtént. A névsor áttekintése és frissítése 2011. év folyamán is szükséges. A selejtezési jegyzékek, a selejtezési jegyzőkönyvek, a megsemmisítési jegyzőkönyvek az előírt alaki és tartalmi követelményeknek megfelelnek. A selejtezési jegyzőkönyvek alapján az eszközök selejtezésének átvezetése az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokban megtörtént. Reprezentációs költségek elszámolása A 2010. évre kiszabott reprezentációs keretet egy esetben sem lépték túl. A felhasznált reprezentációs kiadások számlákkal, igazoló aláírásokkal megfelelően alátámasztottak voltak. Mérleg-fordulónapi pénzkészlet-állomány főkönyvi egyezőségének vizsgálata A FBGH-ban a házipénztár tételes felvétellel készített fordulónapi leltára alapján a pénzkészlet napi záró állománya alatta maradt a Pénz – és értékkezelési szabályzatban meghatározott limitnek. A címletjegyzék, a pénztárjelentés és a főkönyvi kivonatban (311 Pénztár) megjelenő záró pénzkészlet összege megegyezett Magyar Államkincstárral való egyezőség vizsgálata A kiadások és bevételek alakulásának vizsgálata a Magyar Államkincstár által kibocsátott PJ02/B nyomtatvány és a főkönyv előirányzati adatainak összehasonlításával történt. Az előirányzati és teljesítési adatok egyeztetése során eltérést nem találtunk. Kiemelt előirányzatok átcsoportosításának vizsgálata A kiemelt előirányzatok év közbeni alakulásának vezetése a későbbi egyeztetés egyszerűsítése végett excell táblázatokban történik. A sorokon a nyitó egyenlegek megegyeznek a jóváhagyott elemi költségvetésben szereplő összegekkel. Az előirányzatok módosításai rendben átvezetésre kerültek a megfelelő hatáskörök szerint. Az ezekre vonatkozó levelezések, engedélyek, utasítások stb. a táblázatokhoz csatolva vannak. Az eredeti és módosított előirányzatok adatai a MÁK bizonylata és a főkönyv előirányzatok százalékos teljesítése kimutatás összevetésekor egyezőséget mutattak.
5
Főbb megállapítások A FB rendelkezik az előírt szabályzatokkal, a gazdálkodás szabályozott. A szabályzatok közül néhányat (FB 10.sz.szabályzata a leltározásról és a leltárkészítésről, FB 37.sz.eszközgazdálkodási szabályzata, FB 34.sz.szabályzata az ellenőrzési nyomvonalról, FB 11.sz.szabályzata a felsleges vagyontárgyai hasznosításáról, selejtezéséről) szükséges megújítani a különböző változások miatt; A mérlegalátámasztó leltárakat rendben elvégezték; A vonalkódos eszköznyilvántartást támogató modullal végzett első leltározást informatikai problémák nehezítették; A FB főbb előirányzatokat évközben a kormányzati, fejezeti vagy saját intézményi intézkedéseknek megfelelően az előírt sorokon átvezette; A FB éves pénzforgalma egyezőséget mutatott a MÁK általi kimutatással. Budapest, 2011. március 22. Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály
6
