I /D I./D. RENDELETALKOTÁSI ÉS/VAGY EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE, ÁTALAKÍTÁSA -BEVEZETÉSBEVEZETÉS É -
• Rendeletalkotás folyamata: általában egyedül, a szakmailagg hozzáértő személyy készíti elő a rendeletet, és ő is szövegezi meg. • A végeredményt a polgármester is látja, látja és ha elfogadták, a készítő személy hirdeti ki (hirdetőtáblán). • Emellett e ett a honlapon o apo iss megjelenik, egje e , és a helyi ey újságban (Hírmondó) a tartalmáról megjelenik egy cikk is. is
• Javaslatok l k vannakk a rendeletekre d l k vonatkozóan k (például az iparűzési adóval kapcsolatban), ami szintén a szakmai hozzáértést dicséri. • Az önkormányzat y bevételének legnagyobb g gy részét a normatíva adja, nem az iparűzési adó, mivel a y vállalkozók száma körzetben tevékenykedő kevesebb és ők is inkább szerény bevételi keretek között mozognak. • A rendeletekkel kapcsolatos javaslatok az adott terület szakértőjénél összpontosulnak összpontosulnak.
• Hibák b k a rendeletalkotásban: d l lk b • A tervezet mindigg elkészül,, a határidő sosem csúszik, ez fontos. • A képviselőtestület és a szakmai hozzáértés érdekei között előfordult már, hogy érdekellentét lépett fel, fel és a politika „visszadobta visszadobta” az elkészített rendeletet. • Ilyenkor Il k kid kiderül, ül hogy h nem érvényesül é é ül a szakmai k i hozzáértés diktatúrája, azaz a döntésképesség győzedelmeskedik ő d l k dik a döntési dö é i képesség ké é felett f l
• Belső szabályok, szabályok sztenderdek: nincs dokumentált jegyzői utasítás. Szabályzat van (közszolgálati, i á á i) – amii kkötelező. irattárazási) l ő • A ggépkocsi-használattal p kapcsolatos p szabályzat y fölött nem a polgármesteri hivatal, hanem az önkormányzat rendelkezik rendelkezik. Ez szintén politikai túlsúly a szakmai szervezet hatásköre felett. • A szabályozás hiánya tehát erősíti a döntési y hiányosságait. y g folyamatok
• A minőségirányítás a település vezetésének y g küzd,, tekintetében komolyy hiányosságokkal főleg ha az európai trendeket vesszük figyelembe: • Nincs ISO rendszer bevezetve • Nincsenek sztenderdizálási folyamatok, cse e sztenderdek. s te de de . nincsenek
• A rendeletalkotáskor szintén nincsen sztenderd, sztenderd kevés a blankettával előkészített folyamat, ez mind-mind i d i d növelili a munkaterheket. k h k • A megelőzési g kultúra kevéssé jellemző j a munkavégzésben, a rendeletek általában külső hatásra vagy történés nyomán születnek születnek, elenyésző a megelőző, saját rendelkezés. • Ennek az aránynak a megfordítása hosszú távon pozitív hatással több hibát küszöbölne ki és p lenne a településbüdzsére is akár
• Kik vesznek részt az előkészítésben? • Az ügyintézők állítják össze a rendeletet olyan szintre hogy az a döntésre feljogosított testület szintre, elé kerülhessen. • Egy rendeleten d l egy ember b ddolgozik l ik általában, ál láb dde adott esetben egy (hozzáértő) személy csinál több rendeletet is, hiszen a polgármesteri hivatalhoz több település is tartozik. • Vannak területek, melyeken gyakoribb a gy nyilván y rendeletalkotás,, az ide tartozó ügyintéző gyakrabban foglalkozik ilyennel.
• A rendeleteket általában három fő szempont mentén állítja össze az arra hivatott ügyintéző munkatárs: • Megfeleljen a külső körülmény vagy szerv elvárásainak • Megfeleljen a döntéshozók elvárásainak, tehát pozitív legyen az eredmény, ne dobják vissza • Megfeleljen g j a szakmai érdekeknek is (ezeket ( az ügyintéző ismeri, ezeket ő képviseli)
• A döntésképességgel p gg felruházott személyeknek y is érdeke, hogy ezekre a tényezőkre a hozzáértő ügyintéző odafigyeljen, odafigyeljen hiszen: • Ha megfelel a felsőbb szerveknek, helyes lesz a működés • Ha megfelel a döntőknek, döntőknek hamarabb indulhat a végrehajtási folyamat • Ha megfelel a szakmaiságnak, nem lesz tévedés és felelősségre g vonás
• A rendeletalkotás d l lk olyan l pont e h hivatall és önkormányzat életében, melyen sok javítani való található, ezt érzik az ügyintézők is. • Kiemelt fontosságú g lenne a folyamatok y tudatosabb uralása folyamatmodellekkel, sztenderdizálással. • Szerencsére az ügyintézők várhatóan jó partnerek lesznek ezekben a lépésekben, lépésekben hiszen az ő érdekük is a gyorsabb ügyvitel.
I /D I./D. RENDELETALKOTÁSI ÉS/VAGY EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE,, ÁTALAKÍTÁSA
TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása
1.2 Helyzetelemzés 1 3 Következtetések 1.3 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások
1. 1 Elemző rész – 1.1 Célok meghatározása g
1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA ¾ Nem tarthatja tovább az a meglátás, hogy a szabályok f l d feladata az állandósítás, áll dó í á és é kizárnak ki á k mindennemű i d ű fejlődést. ¾ Transzparenssé kell válnia, hogy mik a külső és belső szabályok és azoknak mi az összefüggésük. ¾ A szabályrendszert át kell alakítani aszerint, hogy az a f jlődé t szolgálja fejlődést l álj és é ne az állandóságot. áll dó á t
1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA ¾ Kibillenthetetlen folyamatokra van szüksége egy munkaszervezetnek, a kibillenthetetlenséget pedig sztenderdizálás útján érhetjük el. ¾ Kényelmesebb lehet a vezetőknek, hogy maguknál hiszik a sztenderdizálás intézményének y kizárólagosságát, de azt minden munkatársra ki kell terjeszteni. j ¾ Ha erre mindenki figyel, a megelőzés jellemzőbb lesz, mint az utólagos javítás.
1. 1 Elemző rész – 1.2 Helyzetelemzés y
1.2 HELYZETELEMZÉS A SWOT elemzés egy csökkentett változatát (csonkaSWOT)) használjuk j ahhoz,, hogy gy bemutassuk a munkaszervezettel kapcsolatos erősségeket és gyengeségeket. gy g g Adott elemzéshez inputokat p a munkaszervezet tagjaitól kaptunk, emellett felhasználtuk az ott oktató trénerek észrevételeit, valamint a szervezetfejlesztési szakemberek visszejelzéseit.
1.2 HELYZETELEMZÉS Pozitív észrevételek: egyértelmű vezetői utasítások, a jogszabál ok jó medret adnak az irányításnak jogszabályok irán ításnak Negatív észrevételek: kevés az alulról érkező javaslat, g akran nehézséget okoznak a felügyeleti gyakran felüg eleti eljárások, a jogszabályok egymásnak ellentmondása nem ritka, ritka a határidők csúszása miatt nehéz a rendeletalkotás.
1.2 HELYZETELEMZÉS A szervezet munkatársai jó véleménnyel vannak a h tá határozott tt és é egyértelmű é t l ű vezetői tői utasításokról: t ítá k ól ezek biztosítják szerintük a kellő orientációt, hogy a munka mindig egyértelmű legyen és gy g tartson. Ha minőségrendszer g van a egyezőségbe munkaszervezetben, az hasonló okokból előnyös a benne dolgozók számára. számára
1.2 HELYZETELEMZÉS Az, hogy a közszektort a versenyszektornál sokkalta erősebben kötik meg a jogszabályok, jogszabályok többen hátrányként élik meg, különösen, akik innovatívan szeretnének működni. működni A munkatársak nagy része azonban áldásnak tartja ezt a keretet, mely lecsökkenti a hibák lehetőségét – hiszen sínként vezeti a folyamatokat.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az a helyzet, hogy kevés az új szabály a munkaszervezetben amely a belső működést javítaná, munkaszervezetben, javítaná azért lehetséges, mert akiknek a hatásköre vagy a hozzáértése és tapasztalata megfelelő lenne ilyesmik létrehozására, azok kevéssé aktívak e téren. A külső szabályokban az a problémás helyzet adódhat adódhat, hogy a különféle szinteken egymásnak ellentmondóak lehetnek. lehetnek
1.2 HELYZETELEMZÉS Az, hogy egy törvényességi ernyő van a polgármesteri hivatal fölé húzva,az húzva az a védelem mellett gyakran hátrányokat is okoz, hiszen az országos szintű törvénykezés az utólagos ellenőrzés elvére épül, épül így a legkorszerűbb hivatalt is visszafoghat. Megváltoztatása azonban túl nagy gy falat,, jjogalkotói g feladata,, így gy jjelen tanulmány többet vele nem foglalkozik.
1.2 HELYZETELEMZÉS A rendeletalkotás határidőalapú problémáit úgy lehet leginkább jellemezni, hogy megszületésük oka az: a szakértők nem adják le időben az elemzéseiket, a háttérdokumentáció nem készül el időre – a jogalkotás pedig mindezek beérkezéséig érdemben nem kezdődhet el.
1. 1 Elemző rész – 1.3 Következtetések
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az utasítások és a sztenderdek a munkaszervezetben tapasztalataink szerint elsősorban egy olyan teljesítményszintet adnak meg, melyet l csupán á elérni lé i kell, k ll nem rendezkednek be a meghaladására. Ez a biztos pont állandóságot és biztosságot jelent az gy életében,, de nem vezet fejlődésre, j , ügyintézők jobbításra.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A hivatali ügyintézők nem tesznek különbséget utasítás és sztenderd között – ennek az a hátrányos következménye, hogy egy munkamegosztási k ái k őé kettőség alakul l k l ki munkaszervezeti szinten. A vezetők azok, akik a döntésekért felelősek, melyek nyomán utasításokkal és sztenderdek bevezetésével koordinálják a munkavégzést.
1.3 KÖVETKEZTETÉS
VEZETŐK Utasítást meghozók, szabályalkotók y
Gondolkodás
Cselekvés
Az utasításokat, szabályokat végrehajtó munkatársak
1.3 KÖVETKEZTETÉS A közszolgálati szféra csak akkor javul jelenleg, ha arra f l őbb szervektől felsőbb ktől kkap jobbítási j bbítá i utasítást. t ítá t Ennek E k az oka k egyszerű: ebben a szektorban a vízió nem az állandó f jl té hanem fejlesztés, h a központi kö p ti szabályozásnak bál á k való ló minél i él pontosabb megfelelés. Amíg így van, soha nem tudnak ötl t és ötlet é jobbítás j bbítá alapú l pú víziót íziót maguk m k elé lé állítani. állít i Azt kell, k ll hogy ők is átvegyék a versenyszféra szellemiségét.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Annyira nem szűk az állami szektor szabályozása sem, hogy h tteljesen lj lehetetlenné l h t tl é tegye t a jobbítást, j bbítá t csupán tudatosan keresni kell azokat a pontokat, ahol lehetővé teszi. Mivel a szabályok csak keretet adnak,, érdemes ezen a kereten belül mindent megtenni a jobbításért.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Ha például valaminek az elintézésére a törvény a hivatal számára maximum 30 napot biztosít biztosít, nem köti ki semmi semmi, hogy hamarabb ne lehetne a kérdéses ügyet megoldani – nyilván sokszor az ügyfél is csak elfogadja az adott határidőt és pozitív eltérésként venné, ha hamarabb megoldódnának az ügyei. ügyei Ez egy olyan pont, pont ahol lehetséges a jobbítás.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az önkormányzat alkalmazottainak általában az a véleménye, y , hogy gy ¾a vezetői utasítások ¾ az ISO sztenderdek ¾ a külső kül ő szabályok bál k
az állandóság fenntartását szolgálják. szolgálják
1.3 KÖVETKEZTETÉS Azt mondhatnánk, hogy ellentmondásra utaló jelenség van a SWOT pontjai között: egyszerre érzik úgy az ügyintézők, hogy a mögöttes szabályrendszer jó sorvezető és támasz a munkájukhoz, munkájukhoz másrészt viszont zavarja őket, hogy szabályokat alkotni csak a vezetők hatásköre. Ez a jjelenségg is rámutat,, hogy gy a dinamikus fejlődés alapja a munkatársi kezdeményezés és jobbító szándék.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az adott szabályoknak tehát csak addig szabad hatályban maradniuk, maradniuk amíg a dolgok végzésére nincs náluk jobb módszer: ezzel előzhető meg a munkaszervezet k b becsontosodása. dá E Ezt a munkatársaknak nap mint nap szemmel kell tartaniuk és frissíteniük, ahol kell és lehet. Az y különösen igaz g ez,, hiszen ott a okmányirodára legdirektebb az ügyfélkapcsolat.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A hivatalban nagyrészt jogot alkalmaznak, azaz a f l folyamatokat t k t a lefektetett l f kt t tt jogszabályok j bál k irányítják, i á ítják azokk mentén folyik az ügyintézés. Mivel előfordul a j jogszabályok bál k közti kö ti ütközés, ütkö é fontos f t lenne l f lké ít i az felkészíteni ilyenkor esedékes teendőkre a munkatársakat. Vál zt i nem Választani m egyszerű, z rű még mé jogászoknak j á z k k sem. m A tanulmány későbbi részében azonban kitérünk erre is.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Hiányos megbízáskötési kultúra: ez az oka annak, hogy nem készülnek el gyakran határidőre a szükséges tanulmányok, elemzések – és ezek t ább hátráltatják tovább hátrált tják a rendeletalkotást. r d l t lk tá t A megbízó m bízó jelen esetben a hivatal, a szállító pedig a szakember, aki végzi a felmérést. Olyan g p hogy gy részletesen kell megállapodniuk, minimalizálják a csúszás lehetőségét.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Attól, hogy a közszolgálat nem versenyszféra, még nem szabad figyelmen kívül hagyni az ügyfelet. ügyfelet Az ő kultuszának fordít hátat a munkaszervezet, ha nem törődik a határidőkkel. határidőkkel Ha viszont ez bosszantó rendszerességgel visszatérő probléma, akkor nagy valószínűséggel a megállapodáskötés eredményességével és a folyamatokat szabályozó sztenderdekkel van probléma. probléma
22. Tanácsadói rész – 2.1 Stratégiai g tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Hosszú távú célok: A munkatársak k tá k megismerkedjenek i k dj k olyan l b lő belső szabályalkotási készségekkel, melyek nyomán az áll dó ítá ból állandósításból a j bbítá b jobbításba bill th tik billenthetik a munkaszervezetet. Emellett olyan képességekre van szükségük, melyek által képesek lesznek a közszolgálati jogokat könnyebben gyakorolni.
22. Tanácsadói rész – 2.2 Taktikai tanácsok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Cselekvési terv: A cselekvési terv lényege, hogy konkrét, egymásra épülő p tartalmaz, melyeket y el kell indítani a hosszú lépéseket távú célok érdekében. A lépésekre jellemző, hogy nem csak egy-egy munkatársat érintenek, hanem a munkaszervezet egészét.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK
Stratégiai értelemben vezetnek majd átalakuláshoz azok a mozzanatok mozzanatok, kis lépések lépések, melyek a taktikai cselekvési tervet alkotják.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK COGENS JOGSZABÁLYOK eltérést nem engedő szabályok (pl.: Büntető Törvénykönyv)
KÜLSŐ (jogszabályok)
UTASÍTÁSOK eltérést nem engedő belső szabályok
SZABÁLYOK
DISZPOZITIV JOGSZABÁLYOK eltérést engedő szabályok (pl.: Polgári Törvénykönyv)
BELSŐ (munkahelyi szabályok)
SZTENDERDEK eltérést engedő belső szabályok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Kogens g és diszpozitív p szabályok y – az egyiknél gy van pozitív eltérésre lehetőség, a másiknál nincs. Hasonlóak a központi törvényi szabályok. Hogy épp melyik, azt az adott kérdés természete dönti el Ugyanez érvényes a belső szabályalkotásra. el. szabályalkotásra
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Ilyen logikával kell hozzáállni a belső szabályok megalkotásához. El kell dönteni, hogy az adott szabályozási területen dinamikus fejlődést kívánnak-e elérni, avagy a biztos állandóságot szeretnék megteremteni. Az előbbi esetben sztenderdek megalkotására, míg az utóbbi esetben utasítások meghozatalára van szükség. A sztenderdek azzal indukálják j a fejlődést j a munkaszervezetben, hogy attól csupán egyetlen irányban y lehetséges g az eltérés: p pozitív irányban. y
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK
Gondolkodás S Z T E N D E R D
U T A S Í T Á S
Cselekvés
Ha egy munkaszervezet cselekvési rendszerén javítani akarunk, akkor azt a gondolkodáson keresztül érhetjük el. Az emberek felfogását megváltoztatva lehet jobbítani a cselekvéseiket is. Ezt veszi alapul a best practice szemlélete is.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK
A sztenderd olyan szabály, mely a megállapodáshoz képest engedi a pozitív eltérést. A munkát tehát a megállapodás szerint vagy annál jobban kell végezni.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK ¾Jó esetben a munkatársak mindig élnek a sztenderdizálás adta jobbítási lehetőséggel. A sztenderd olyan szabály tehát, tehát mely ennek szolgál alapul. Dokumentációjának alapja a megbízási kereszt lehet. lehet
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK MIT? Sztenderdizálás
KI? Intézményvezető Az érintett folyamatgazda
KIVEL? Hozzáértő külső, belső szállítók
KINEK? Fenntartó (állandó belső ügyfél), Intézményvezető, érintett folyamatgazdák, Külső ügyfél.
OK? Rendszeresen ismétlődő folyamatok Ritkán ismétlődő,, de nagy gy kockázatú folyamatok; hiba észlelése.
CÉL? Megelőzés, foly.optimal.
FORMA
MENNYISÉG
Írásos forma
Munkafolyamatonként 1
Transzparens
Egyezőség meghat. TARTALOM Eredmény-, foly. sztend Műszerfal IDŐ A sztenderdizálás felismerését követően azonnal
KÖLTSÉG Munkaidő, szállítók díja, infrastruktúra
5. Taktikai tanácsadás: cselekvési terv
Lényeges, hogy a leves ne legyen többe, mint a hús tehát csak akkor sztenderdizáljunk, hús, sztenderdizáljunk ha annak költsége alatta marad annak az eshetőségnek ha nem sztenderdizálunk. eshetőségnek, sztenderdizálunk A megbízási kereszt 10 kérdésében minden lényeges paraméter rögzíthető. rögzíthető Ezáltal sztenderdizálhatunk munkakört, intézményt, szolgáltatásokat. szolgáltatásokat
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK A rendeletalkotás nehézségeire például nagyszerűen alkalmazható a 9 dobozos folyamatmodell, mely a folyamatsztenderdizálás legegyszerűbb, legcélszerűbb módja.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Input
Folyamat megnevezése
Output
Szállító
Folyamatgazda
Ügyfél
Elvárások az inputtal szemben FORMA
MENNYISÉG
TARTALOM
IDŐ
Work flow
Elvárások az outputtal szemben FORMA
MENNYISÉG
TARTALOM
KÖLTSÉG
IDŐ
KÖLTSÉG
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Ha több, egymásba gy kapcsolódó p folyamatunk y van, akkor alkalmazzuk a komplex folyamattérképet. Az első folyamat kimenete lesz a második bemenete.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Alapelvi Al l iránymutatások k a jogalkalmazásnak egymásnak ellentmondó jogszabályok esetén ¾ Lex superiori derogat i f i i a magasabb inferiori: bb rendű jogszabály lerontja az alacsonyabb rendűt (pl.: törvény az önkormányzati rendeletet); d l )
Jogforrási f hierarchia ¾ Alk Alkotmány ¾ Törvények ¾ Törvény T erejű j rendeletek ¾ 1989. 1989 évi XXXI. XXXI tv. tv megszüntette ezek alkotását. ¾ vannak még tvr-ek hatályban, ami 1989 előtt lő kkeletkezett. l k
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK
Alapelvi iránymutatások a jogalkalmazásnak egymásnak ellentmondó ll dó jogszabályok esetén
Jogforrási hierarchia
¾ Kormányrendeletek ¾ Gazdaság és társadalomirányító y szerepe tevékenysége ¾ Lex posteriori körében bocsátja ki a derogat priori: a k kormány. á későbbi jogszabály ¾ Miniszteri rendeletek lerontja a korábbit. ¾ Önkormányzati Ö k á z ti rendeletek: helyi vonatkozású rendeletek.
22. Tanácsadó rész – 2.3 Informatikai megoldások g
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Olyan támogatóprogramra van szükség szükség, mely segít a munkaszervezet transzparenciájának kialakításában és fenntartásában – segít kontrollálni a folyamatokat, folyamatokat tárolja a megállapodásokat, valamint lehetővé teszi, hogy a javaslatok is jó helyre kerülhessenek kerülhessenek. Jogi informatikai képzés, célja: a digitális jogtárak kezelésének rutinná válása. válása Ha tudni akarjuk, hogy egyezőségbe tartanak –e a folyamatok melyeket uralunk, folyamatok, uralunk ismernünk kell a hozzájuk tartozó mérőszámokat. Erre az ezeket bemutató műszerfalak a legjobbak – például .xls xls formátumban. formátumban
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Elérhetővé kell mindenki számára tenni azokat az összegeket, melybe a mindennapi munkavégzéshez használt eszközök kerülnek, egy oldal nyomtatása, a telefonok percköltsége, a fax és a fénymásolás is. Ezek azért lényegesek, mert így a tudatos munkatárs látja, mennyi kárt okoz, ha eltérést produkál és ösztönözve van arra, hogy az egyezőség árát is csökkentse.
