Elektronikus számlázás Czöndör Szabolcs
Számlázási módszerek
Jogszabály
Menedzsment
E-számla Informatika
NAV
Elektronikus számla fogalma ÁFA tv. 259. § (5) elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be
PKI
EDI
EDI üzenet
E-aláírással ellátott számla vs. EDI számla E-aláírással ellátott számla
EDI számla
Elektronikus aláírás biztosítja az eredetiséget és hitelességet.
A zárt adatkommunikáció biztosítja az eredetiséget és sértetlenséget.
A számlakibocsátó és egy hitelesítés szolgáltató közötti szerződés szükséges.
Az eladó és vevőn kívül nem szükséges harmadik fél bevonása.
Az eladó és a vevő között nem szükséges írásbeli szerződést kötni.
Az eladó és a vevő közötti előzetes írásbeli szerződés elengedhetetlen feltétel.
Könnyen bekapcsolható új ügyfél a rendszerbe.
Egy új szereplő bevonása nehézkes.
Egyszerű és olcsó megoldást jelent.
Mindkét félnek drága hardver és szoftver alkalmazása szükséges.
Vállalatirányítási rendszerbe nehézkes az integrálása.
Az EDI rendszer a vállalatirányítási rendszer része.
Ellenőrzési nyomvonal Megrendelés
Szállítólevél
Számla
Fizetés
Könyvelés
ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA
Megoldások
Megoldások • PDF számla – Elektronikus aláírással – Elektronikus aláírással és időbélyeggel – Elektronikus aláírás nélkül
• PKI számla megküldésének módja – E-mail csatolmány – Szerver feltöltés – Portál
• • • •
EDI számla Elektronikus nyugta Elektronikus másodpéldány Elektronikus másolat
Elektronikus másodpéldány • Egy példány papíron készül el • A kibocsátónak kizárólag elektronikus példány marad • Archiválás – Elektronikus aláírás és időbélyegző – Zárt rendszerű megőrzés
Papíralapú dokumentumok elektronikus megőrzése
• 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet (2013.04.23.) E rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére.
• Szt. 169. § (6): papíralapú bizonylatok elektronikus megőrzése • Art. 47. § (8): adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya nem kérhető
Papíralapú dokumentumok elektronikus megőrzése
Elektronikus dokumentum Papíralapú dokumentum
Képi vagy tartalmi megfelelés Metaadatok elhelyezése Hitelesítési záradék: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” Elektronikus aláírás + időbélyeg (több dokumentumon is lehet)
EDI
EDI
Beszállító
Manuális bevitel: • Számla adattartalom • Számla sorszám EDI számlázási szolgáltató
Számla befogadó
Megvalósítási kérdések • Külföldi szolgáltató – Számlázási szolgáltató – Archiválási szolgáltató – Hitelesítés szolgáltató
• Szükséges-e időbélyeg az elektronikusan aláírt számlánál? • Zárt rendszerű archiválás: – Zárt ügyviteli rendszer megfelelő-e? – Ki akkreditálja?
• Kiküldött e-számlát a partner nem fogadja be
Számla
Számla kibocsátó nyomtatója
Számla kibocsátó
Számla
Internet
Számla befogadó nyomtatója
Számlázó programokkal kapcsolatos elvárások Kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozás Bejelentési kötelezettség teljesítése
Rendelkezzen adatexport funkcióval
Dokumentáció
Megfelelőségi nyilatkozat
Hol van a számlázó szoftver?
Szolgáltató
Kiállításra kötelezett
Befogadó
Várható változások • Tételes áfa adatszolgáltatás változása • Számlázó program bejelentési kötelezettségének megszűntetése • Számlázó programok online adatszolgáltatása – Új adatstruktúra – Új adatszolgáltatási rendszer – Adóhivatali szolgáltatások
Bevezetés dátuma: 2017. július 1.
ELEKTRONIKUS SZÁMLA BEFOGADÁSA
Digitalizálás
Digitalizálás
Nyomtatás
Nyomtatás
Megvalósítási kérdések • Külföldi e-számla befogadása: – EDI rendszer – E-aláírás időbélyeg nélkül – E-aláírás nélkül nem EDI rendszer
• Kontírozás – Csatolt melléklet – Logikai hozzárendelés
• E-számla archiválása – Saját – Kiállító rendszerében – Archiválási szolgáltató
E-számla kontírozása • Csatolt melléklet • Iktatóprogram • Elektronikus könyvelési rendszeren keresztül logikai kapcsolat biztosítása • …. Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást a cégnek magának kell kialakítania!
E-számla kontírozása Könyvelési tétel Tétel leírása
Összeg
Bizonylat sorszám
Kiállító neve Kiállítás dátuma Bizonylat sorszám Archiválási rendszer
…
ELEKTRONIKUS ARCHIVÁLÁS
Archiválással kapcsolatos kötelezettségek • Archiválás helyének bejelentése • 3 alapkövetelmény folyamatos teljesítése • Archiválási rendeletben foglalt követelmények betartása • Adóhivatali adatszolgáltatási kötelezettségek – 3 munkanap (akár online hozzáféréssel is) – Elektronikus számla adatszolgáltatás (PDF, XML)
Ellenőrzés
Kontírozás
PKI ellenőrzés
Adatellenőrzés
Hosszú távú megőrzés
Könyvelés
Számla befogadás
Archiválásra előkészítés
Archiválás
Minősített archiválási szolgáltató • Adóhivatal nem vizsgálja a megőrzés módját
Nem minősített archiválási szolgáltató • Saját megőrzés követelményeinek betartása
Saját megőrzés • Alapkövetelmények betartása • E-dokumentumtól függő speciális szabályok
Megőrzés módjai • legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése • zárt rendszer alkalmazása • elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele
Szankciók • Nem megfelelő archiválás, nincs adatvesztés • Nem megfelelő archiválás, van adatvesztés • Nem megfelelő archiválás, módosult az adattartalom • Nincs archiválás • Kulcsszavak: • kellő körültekintés, • adózótól elvárható magatartás
Példák • Egy nap összes kiállított elektronikus számlája az archiválást megelőzően, de a megküldést követően megsemmisül • Őrzés fizikai helye Japán, ahol az elektronikus számlák megsemmisültek • A számla elektronikus aláírása hibás dátumot mutat, mely archiváláskor derül ki
Ellenőrzés alá vont társaság Gazdasági események Utólagos vizsgálat
Bizonylatok Partnerek
Informatikai rendszer vizsgálat
Ügyviteli rendszer
E-számlázás ellenőrzése • Értsük meg a gazdasági környezetet • Értsük meg az adózó informatikai rendszerét, ügyvitelét • Vizsgáljuk meg az informatikai rendszer egyes részeit • Keressünk kockázatos pontokat az informatikai rendszerében • Vizsgáljuk meg a számlázó programot • Vizsgáljuk meg az archiválást • Vonjuk le a következtetéseket
E-számlázás ellenőrzés eszközei Adatbekérés
Számla bekérés
Próba számla
Dokumentáció
Adatexport
E-számla
Teszt számla
Szerződés
Adatszolgáltatás
Papír számla
Számlázási gyakorlat
Belső szabályzat
Adatbázis
E-másolat
E-másodpéldány
…
Gyakori problémák • Számlázási rendszer • Kihagyás és ismétlés mentes elszámolás • Kiállítás dátuma • Archiválás • Mit? • Mikor? • Milyen formában? • Manipuláció
Köszönöm a figyelmet! www.nav.gov.hu Czöndör Szabolcs E-mail:
[email protected]
