easyjob FAKTA kompletní softwarové řešení pro agentury Uživatelský manuál ÚVOD

easyJOB – FAKTA kompletní softwarové řešení pro agentury

Uživatelský manuál

Ú VO D easyJOB 4 je kompletní řešení k řízení všech ekonomických procesů u poskytovatelů služeb s projektovým byznysem, zaměřené zejména na požadavky reklamního odvětví. Od uvedení na trh v roce 2004 se easyJOB etabloval jako "favorit nezávislých agentur". Žádné jiné řešení nedosahuje tak vysokou akceptaci v tomto segmentu. Spokojenost klientů a jejich důvěra v easyJOB jsou pozoruhodné. Naše reference mluví jasnou řečí. easyJOB

stav leden 2016

1 / 42

Úvod easyJOB vidí svoje těžiště ve specifických úkolech v prostředí agentur. Plánování Jobů, řešení nabídek/zakázek/dokladů, vyřízení Jobů a projektů, evidence hodin, zobrazení workflow a další pole controllingu. Mimo toho jsou integrované následující funkce: práce s formuláři s individuální možností layoutu, groupware s funkcí kalenáře včetně e-mailu, CRM nástroj, a management dokumentů. Skupina dalších modulů pokrývá specifické potřeby jednotlivých oddělení, jako např. finančnictví a (přípravné) účetnictví, produkci a média. S easyJOB máte možnost zobrazit všechny procesy v jediném systému a tak se docela obejít bez dalších externích řešení, resp. používat jen jejich části, když se nechcete vzdát etablovaného systémového rozhraní. Obě strategie jsme již vícekrát úspěšně realizovali. Naši poradci jsou zkušení a kompetentní průvodci našich klientů.

easyJOB

stav leden 2016

2 / 42

OBSAH ÚVOD ........................................................................................................................................................................................ 2 TECHNICKÝ POPIS ............................................................................................................................................................. 6 FAKTA ................................................................................................................................................................................... 6 VŠEOBECNĚ ............................................................................................................................................................................. 7 PRACOVNÍ ROZHRANÍ - UVÍTACÍ STRÁNKA/DASHBOARD ...................................................................................... 7 MOBILNÍ PRACOVNÍ ROZHRANÍ (SMARTPHONE, TABLET) ..................................................................................... 8 PRACOVNÍ ROZHRANÍ - ZOBRAZENÍ ............................................................................................................................ 8 PRACOVNÍ ROZHRANÍ – NAVIGACE ............................................................................................................................. 8 PRACOVNÍ ROZHRANÍ – „easyDataVisualizer“ ......................................................................................................... 9 ZADÁVÁNÍ, PŘEDLOHY ................................................................................................................................................... 10 VŠEOBECNÉ VLASTNOSTI - OBSLUHA ........................................................................................................................ 10 POMOC V PROGRAMU................................................................................................................................................... 10 OBCHODNÍ ADMINISTRACE PROJEKTŮ.......................................................................................................................... 11 ZPRACOVÁNÍ JOBŮ, JOBOVÝ LIST ................................................................................................................................ 11 JOBCENTRUM .................................................................................................................................................................. 13 DOŠLÉ FAKTURY (FAD) ................................................................................................................................................... 14 VYSTAVENÉ FAKTURY (FAV) .......................................................................................................................................... 14 CRM & GROUPWARE .......................................................................................................................................................... 15 ADRESY .............................................................................................................................................................................. 15 POZNÁMKY....................................................................................................................................................................... 16 E-MAILOVÝ KLIENT, POŠTOVNÍ SCHRÁNKA .............................................................................................................. 17 FUNKCE KALENDÁŘE .......................................................................................................................................................... 18 KALENDÁŘ, ÚKOLY A TERMÍNY .................................................................................................................................... 18 OBJEDNÁNÍ ICAL KALENDÁŘE...................................................................................................................................... 20 PŘEHLED ZDROJŮ ............................................................................................................................................................ 20 JOBTIMING ....................................................................................................................................................................... 21 PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ ...................................................................................................................................................... 23

easyJOB

stav leden 2016

3 / 42

SPRÁVA DOKUMENTŮ ........................................................................................................................................................ 25 DOKUMENTY PRO KLIENTA/JOB A ADRESU/OSOBU ............................................................................................. 25 CONTROLLING ...................................................................................................................................................................... 26 REPORTING ....................................................................................................................................................................... 26 EVIDENCE ČASU A MATERIÁLU......................................................................................................................................... 27 VŠEOBECNÉ FUNKCE: .................................................................................................................................................... 27 AUTOMATICKÁ EVIDENCE HODIN .............................................................................................................................. 27 PŘÍMÁ EVIDENCE V JOBU NEBO V TERMÍNU .......................................................................................................... 27 EVIDENCE HODIN (QUICK) ........................................................................................................................................... 28 TÝDENNÍ EVIDENCE ....................................................................................................................................................... 28 APP PRO EVIDENCI HODIN ........................................................................................................................................... 28 HODINOVÝ WIDGET ...................................................................................................................................................... 29 KMENOVÁ DATA (PŘEHLED) .............................................................................................................................................. 30 VŠEOBECNĚ ...................................................................................................................................................................... 30 NASTAVENÍ ....................................................................................................................................................................... 30 ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ ................................................................................................................................................... 30 INDIVIDUÁLNÍ NASTAVENÍ ................................................................................................................................................ 31 PŘEHLED LICENČNÍCH A PŘÍDAVNÝCH MODULŮ ........................................................................................................ 32 LICENČNÍ MODEL ............................................................................................................................................................ 32 PRO KOHO JSOU URČENÉ RŮZNÉ TYPY LICENCÍ?.................................................................................................... 32 LICENCE PRO EVIDENCI HODIN A MATERIÁLU ........................................................................................................ 33 LICENCE PRO KOMUNIKACI A WORKFLOW .............................................................................................................. 33 LICENCE PRO ADMINISTRACI JOBŮ A CONTROLLING ............................................................................................ 33 ROZŠÍŘENÍ LICENCÍ / PŘÍDAVNÉ MODULY ..................................................................................................................... 34 MOŽNOST VEDENÍ VÍCE MANDANTŮ ........................................................................................................................ 34 PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ ...................................................................................................................................................... 34 MANAGEMENT DOTAZŮ ............................................................................................................................................... 34 SPRÁVA DOKUMENTŮ FAD / ........................................................................................................................................ 34 ELEKTRONICKÝ WORKFLOW FAD ................................................................................................................................ 34

easyJOB

stav leden 2016

4 / 42

PDF PRO SPOLEČNÉ DOŠLÉ FAKTURY/ ....................................................................................................................... 34 PŘÍLOHA PRO VYSTAVENÉ FAKTURY ........................................................................................................................... 34 POKLADNÍ KNIHA ........................................................................................................................................................... 35 EVIDENCE VÝDAJŮ .......................................................................................................................................................... 35 KONTROLA PLATEB ......................................................................................................................................................... 35 IMPORT PLATEB FAV ....................................................................................................................................................... 35 SEPA ROZHRANÍ .............................................................................................................................................................. 35 ROZHRANÍ "STANDARD" K FIN.ÚČ. ............................................................................................................................. 35 KALKULACE ....................................................................................................................................................................... 36 HODINOVÝ CENÍK .......................................................................................................................................................... 36 SYNCHRONIZACE S EXCHANGE - SERVEREM ........................................................................................................... 36 VYHLEDÁVÁNÍ FULLTEXTEM ......................................................................................................................................... 36 DESIGNOVÉ NÁSTROJE .................................................................................................................................................. 36 JOBASSISTENT.................................................................................................................................................................. 37 APP K EVIDENCI HODIN ................................................................................................................................................ 38 MOBILNÍ ÚVODNÍ STRÁNKY PRO TABLETY/IPADY .................................................................................................. 38 PROCES SCHVALOVÁNÍ UZAVŘENÍ JOBU .................................................................................................................. 39 PROCES SCHVALOVÁNÍ DOVOLENÉ............................................................................................................................ 39 PROCES SCHVALOVÁNÍ FAD ......................................................................................................................................... 40 PŘÍDAVNÉ MODULY PRO eDV ...................................................................................................................................... 40 INTEGROVANÉ MODULY V CLOUDOVÉM ŘEŠENÍ easyJOB[compact] .................................................................... 40 KONTROLA FAKTUR ........................................................................................................................................................ 40 NÁSTROJE PRO DESIGN ................................................................................................................................................. 40 INDIVIDUÁLNÍ ŘEŠENÍ ........................................................................................................................................................ 41 PŘÍPRAVA PIVOT TABULEK Z EXCELU .......................................................................................................................... 41 WEBSERVICES .................................................................................................................................................................. 41 DOTAZ NA DATABÁZI POMOCÍ ODBC......................................................................................................................... 41 JAZYKOVÉ MUTACE......................................................................................................................................................... 41

easyJOB

stav leden 2016

5 / 42

TECHNICKÝ POPIS 

Kompletní řešení přes webový prohlížeč: přístup na systém nezávisle od času a používaného rozhraní přes internet, resp. Intranet (Firefox, Safari)



Použití přes aktuální prohlížeče: žádné instalování externích klientů, jako např. terminal servisy, Citrix a jiné, tím odpadává update a servis



Server inhouse nebo hosting u vašeho poskytovatele



SQL databáze: běží pod Windows Server (aktuálně MS Server 2012R2)



Pracovní místa: od 1 až nekonečně (obvykle: 3-500)



Fungování bez ohledu na umístění: online přístup (závislý od práv a jiných nastavení)



Fungování bez ohledu na rozhraní a připojení: z jakéhokoliv počítače na bázi Intel Mac od verze OS X nebo z každého PC od WIN XP pomocí login a hesla



Read přístup na SQL databázi přes ODBC rozhraní



Write přístup na easyJOB přes naše webservices k integraci dostupných řešení



Login / přihlášení do systému: integrace do vašeho konceptu přihlášení (autentizace LDAP / poštovní schránka)



Nastavitelná uživatelská práva: přes role oprávnění a typ uživatelské licence

FA K TA 

Pro více mandantů: administrace libovolného množství mandantů (nastavitelné)



Jazykové mutace: česky (plán), německy (původ), anglicky, španělsky, francouzsky, holandsky, polsky (plán)… Tiskové výstupy bez jazykové limitace



Integrovaný mailový klient: podporuje IMAP, přístup na všechny standardní poštovní schránky na firemním mailovém serveru, synchronická spolupráce s jinými mailovými programy, odesílání e-mailů přes firemní SMTP server



Integrovaný textový editor: Silverlight, HTML textový editor pro e-maily formátování textu s přednastavenými CI-fonty resp. styly, úprava tabulek, textové předlohy a hodnotové seznamy



Integrované formuláře: tvorba dokumentů a formulářů podle CI/CD agentury, generování přímo ze systému v PDF formátu



Možnost zahrnutí cizích měn: neomezený počet měn



Formáty čísel a datumů: evropské, americké, švýcarské (9'999.99)



Výměna dat: pomocí exportních a importních šablon (.csv-soubory) a pomocí copy&paste, např. do Excelu, -read přístup do SQL databáze

easyJOB

stav leden 2016

6 / 42

V Š EO B EC N Ě P R A C O V N Í R O Z H R A N Í - U V Í TA C Í S T R Á N K A / D A S H B O A R D 

Lišta menu: hlavní funkce z podmenu, otevírání podmenu pomocí "mouse over", spuštění jednotlivých bodů kliknutím myši, zobrazení se dá vypnout



Individuální uvítací stránka/dashboard: dá se nastavit podle obsahu a optických požadavků vaší firmy resp. volně každým uživatelem, možná jsou volná nastavení, zobrazení a umístění funkcí a widgetů, až k individuálním výběrům pozadí



Možnosti spuštění: často použité funkce, naposledy zobrazená data, osobní favorité předloh selekcí, předloh reportů, odkazů na intranet, použitých portálů atd., možnost zobrazení jako ikonky



Widgety: zajímavá vyhodnocení a data se zobrazí buďto jako seznamy (např. naposledy použité Joby) nebo i graficky formou sloupcových, resp. koláčových grafů, např. "supersearch" k simultánnímu zobrazení informací ale i widget pro zadávání dovolené (informace o využité a nevyužité dovolené zaměstnanců), zadání různých časových období k porovnání, ale i individuálně přizpůsobené widgety dle přání



Widget o přítomnosti: zobrazitelný na uvítací stránce, dává informaci, zda jsou kolegové přihlášení a dostupní (status, termíny a úkoly). Zadání vlastního statusu (např. přestávka, s automatickým přiřazením do evidence hodin)



Další funkce: zobrazení vlastního loga a zprávového tikeru, kontextového menu pomocí pravé klávesy myši, přímé odkazy na adresy Google Maps, podpora přímé telefonní volby, připomínka narozenin, apod.

easyJOB

stav leden 2016

7 / 42

M O B I L N Í P R A C O V N Í R O Z H R A N Í ( S M A R T P H O N E , TA B L E T ) 

Mobilně na cestách: pro různé dotazy nastavitelná mobilní uvítací stránka, je součástí balíčku a zdarma k dispozici



Single Sign on: při prvním příhlášení se uloží zašifrované informace, tzv. cookie, které si pamatuje přihlasovací údaje. Další přihlášení dále není nutné.

PRACOVNÍ ROZHRANÍ - ZOBRAZENÍ 

Zobrazení na obrazovce: všechny informace databáze se zobrazují v dynamických tabulkách (layout zobrazení), jsou individuálně nastavitelná, poskytují rozdílné pohledy na obsahy (podle nastavených funkcí), pro optimální zobrazení i víceřádkový layout



Výběr layoutu pro jakoukoliv formu výtisku (např. návrh kalkulace, nabídky, faktury, dopisy, zprávy atd.) Administrace layoutů: aktivace/deaktivace, používání individuálně nastavitelné, přiřazení ke klientům



P R A COVN Í ROZ H R A N Í – N AV IG A CE 

Info záhlaví: nastavení výběru se zobrazí v nadpise oken



Přístup k informacím a funkcím různými cestami - podle volby se pracuje cestami přes menu, odkazy nebo zkratky. Zkratky umožňují rychlý přístup.



Multi Windowing: otevření více oken, i toho samého typu, např. pro porovnání dvou Jobů nebo pro rychlý přesun mezi dvěma obory (např. moje ToDo's, vyhledávání adresy a kalkulace Jobu)

easyJOB

stav leden 2016

8 / 42



Okenní lišta: zobrazení všech otevřených oken, srovnaných podle kategorie, přímé zavření a přesun mezi okny možný



Nastavení velikosti a pozice oken: velikost se dá libovolně nastavit, okna se dají posouvat, velikost a pozice individuálně uložit



Drag & Drop: pohodlné posouvání řádků např. v Jobu nebo v kalendáři ...



Jednoduché třídění datových pohledů (layout pohledu): kliknutím na hlavičky tabulek



Komplexní třídění: až do deseti vrstev, s možností uložení nastavení

PRACOVN Í ROZHRAN Í – „ e asy Data Vis ua l i zer “ easyDataVisualiser je integrovaná technologie, která uživateli umožňuje si samostatně  vyřešit komplexní dotazy 

řídit informační stav a jeho zobrazení



používat matematické vzorce k upřesnění výsledků



spojit vlastní dotazy s MS – Excel tabulkami



definovat data pro export

Momentálně implementována v evidenci hodin a v média kalendáři se tato technologie stane součástí mnoha funkcí v easyJOB. Tím tyto funkce nabírají status Business – Intelligence (BI).

easyJOB

stav leden 2016

9 / 42

Vlastnosti: 

data/pole/řádky: hledat, třídit, sečíst, seskupit a tvoření pivot tabulek



sloupce: nadpisy, volně volitelná šířka a rozmístění



symboly/barvy: volně volitelné barvy políček, symboly k zobrazení % hodnot



tooltip



export: data se dají exportovat ve formátech xls, csv, tab a xml



práva: změny layoutů jen s přiděleným právem



přídavné moduly na rozšíření funkcionality easyJOBu (viz kapitola)

Z A D ÁVÁ N Í , P Ř E D L O H Y 

CI-fonty zvolitelné jako true type



Textové moduly: osobní a všeobecné uložení - i ve vlastních složkách



Možnosti kopírování Jobů (předlohy Jobů) a jednotlivých nebo vícero řádků z jiných Jobů



Data ze zobrazených layoutů se dají přímo kopírovat do Excelu pomocí Copy & Paste



Pomůcky při zadávání: předdefinované hodnotové seznamy a popisových schémat na nabídky, dotazy a produkční úkoly



Ukládání předloh: jako favority pro často používané selekce, individuálně nebo všeobecně, integrovatelné na individuálních uvítacích stránkách/dashboardech

VŠ EOB ECN É VLASTN OST I - OBS LU HA 

Pohodlné funkce hledání a selekce pomocí asistenta



Ohraničení hodnotových seznamů: cestou tzv. "lookup-výběru" (např. vyhledávání ve všech Jobech, při kterých tvoří slabika "fold" část jména)



Globální změny: více označených záznamů, jako Joby nebo výkonné řádky, může být změněno v jednom pracovním kroku.



Dobře strukturovaný návrhový systém na základě kmenových údajů a volně volitelná default nastavení

POMOC V PROGRAMU 

Online pomoc (easyJOB Wiki) s detailním popisem funkcí, přímo volitelných v easyJOB v závislosti od dialogu, možnost integrace a doplnění do vlastního agenturního prostředí

easyJOB

stav leden 2016

10 / 42

O B C H O D N Í A D M I N I S T R A C E P R OJ E K T Ů Z P R A C O VÁ N Í J O B Ů , J O B O V Ý L I S T 

Zpracování Jobů: přípravné kalkulace, nabídky, dotazy, objednávky, tvorba faktur, správa cizích faktur, plánování a kontrola termínů, komunikace vč. e-mailu, archiv dokumentů, evidence hodin a materiálu



Členění do základních funkcí obchodní (všechna relevantní data týkajících se nákladů) časovač Jobů – viz. funkce kalendáře komunikace – viz. poznámky/e-mail archiv dokumentů - viz. správa dokumentů



Číslování Jobů: automaticky dle zvoleného nastavení, popř. manuálně



Jobový list: detailní celkový náhled jednotlivých úkonů Jobu s informacemi k nákupu a prodeji, volně definovatelné skupinové vrstvy



Zákaznický ceník: uložení individuálně stanovených obchodních rabatů, jeden ceník pro více klientů, specifické klientské služby, přehledná časová období platností, historické ceníky



Volně definovatelná přídavná pole pro Joby a výkonné řádky pro služby umožňují co největší možnou flexibilitu při individuálních postupech. Pole jsou nastavitelná jako povinná a přes hodnotové seznamy definovatelná s oprávněním pro senzitivní data.

easyJOB

stav leden 2016

11 / 42

. . . Z P R A C O VÁ N Í J O B Ů , J O B O V Ý L I S T 

Kalkulace Jobů: kalkulace služeb v nákupu a prodeji s předem možným vyhodnocením profitability Jobu, zobrazení variant, porovnání stavu "plán"/"skutečnost" na základě vystavených (FAV) a došlých (FAD) faktur a plánovaných a skutečných hodin (rekalkulace)



Kalkulace "bottom up": nákladová kalkulace přes výsledky všech absolvovaných hodin jednotlivých úkolů



Integrované plánování termínů a úkolů (Job-Timing)



Výkonné řádky: dají se v libovolném množství převzít z jiných Jobů s automatickou adaptací z klientského ceníku



Import výkonů z paměti počítače: např. automatické převzetí nabídek dodavatelů z Excelových tabulek



Volně definovatelné jednotky



SubJoby: jednotlivé a společné vyhodnocení spolu s hlavním Jobem



Joby: dají se uložit jako kalkulační rozpočty NA(bídka), hodnocené s procentuální pravděpodobností úspěchu zakázky. Při potvrzení nabídky a udělení objednávky se tyto Joby stávají rozpočtovými, tj. "skutečnými".



Dotazy dodavatelů, nabídky a objednávky: pro agentury zaměřené na produkci je k dispozici přídavný modul "management dotazů"



Job list: přímo z Job listu se vytvoří dotazy, kalkulace a faktury, žádné kopírování kalkulací do faktur už není nutné



Náhled na stav Jobu individuálně nastavitelný podle úrovně pokročilosti



Integrovaný tisk formulářů: poptávka, nabídka, potvrzení objednávky, dodací list, faktura, upomínka a dopisy (v různých variantách a layoutech) se vytvoří na základě vašeho CI/CD



Tisk komentářů nebo hodnot z výkoného řádku se dá vypnout



Osoba samostatně výdělečně činná: automatická podpora OSVČ



Přezkoumání neuzavřených výsledků při uzávěrce Jobu



Dokumenty: pomocí Drag & Drop je možné jednoduché uložení souborů v Jobu



Kopírování/Duplikování více Jobů v jednom kroku (pro kampaně s dílčími funkcemi, nebo hosting Joby pro celý rok atd.)

easyJOB

stav leden 2016

12 / 42

JOBCENTRUM Jobcentrum je jeden z nejdůležitějších kontrolních instrumentů, jak s ohledem na aktuální stav, tak i na průběh vývoje Jobu. Zobrazuje konsolidované informace z nejrůznějších pohledů: schválené Joby jednotlivých klientů, aktivní projekty jednotlivých vedoucích projektu, nebo Joby, které nebyly řádně vyúčtovány. Ke všem Jobům se zobrazují aktuální čísla, aby vám byly k dispozici všechny důležité podklady pro rozhodování. Všechny zvolené selekce se dají uložit, aby často použité náhledy byly ihned k dispozici, i přes uvítací stránku.



Jobcenter se dá vyvolat přímo z databáze klientů.



Selekce Jobů podle kritérií "zákazník", "produkt/rozpočet", "vedoucí projektu", "zaměstnanec" a podle všech polí v databázi (i libovolně volitelných) a atributů, které se dají k Jobu přiřadit. Vyhledávání podle dílčích údajů, logických operací a pseudoznaků. Asistent se dá libovolně zobrazit a vypnout.



Zobrazení libovolné selekce hodnot v Jobu při individuálních nastaveních obrazovky, např. porovnání stavu "skutečnost"/"plán", návrhy vyúčtování, krycích částek atd., barevné rozlišení možné (semaforový princip)



Z Jobcentra se dá přímo vstoupit do jednotlivých Jobů dvojitým kliknutím.



Třídění přes hlavičky tabulek jednoduchým kliknutím

easyJOB

stav leden 2016

13 / 42

D O Š L É FA K T U R Y ( FA D ) 

Rozdělitelné příslušnosti: evidence předem, zpracování, kontrola (schválení), Zobrazení prozkoumatelných a/nebo zpracovatelných došlých faktur přímo na uvítací stránce



Automatické vyrovnání rozdílů: nastavitelné při řádkách došlých faktur



Seznam došlých faktur: výběr podle kategorie dodavatelů



Správa dokumentů FAD: příloha originálního dokladu v PDF (přídavný modul)



Urychlená evidence: zkrácený dialog k evidenci došlých faktur



Storno/Přeúčtování: aktivace uzavřené faktury kvůli změnám, automatický přeúčtovací doklad, storno s podporovaným znovuzaložením



Evidence dokladů z pokladny/pokladní knihy (rozšířená funkčnost jako přídavný modul)



Evidence výdajů (přídavný modul)

V Y S TA V E N É FA K T U R Y ( FA V ) 

Návrh faktur: easyJOB vytvoří na základě kmenových údajů a informací z Jobu návrh faktury, který se může před konečném účetním uzavření libovolně zpracovat, interně schválit, se zobrazením reálných hodnot v Joblistu



Dílčí vyúčtování, spojené s přezkoumáním reálných hodnot: k zúčtování cizích a hodinových úkonů a výloh se zohlední došlé faktury, doklady a evidované hodiny



Placení po částech, resp. splátkové platby se automaticky zohlední v konečném vyúčtování



Sběrná faktura: shrnutí více Jobů do jedné faktury, i návrhy sběrných faktur, s možností označení v kmenových datech klienta.



Rozdělení faktur: více adresátů faktur za výkon nebo Job podle zvolitelných distribučních klíčů



Dotisk období výkonu a DIČ: (dle zákonných předpisů)



Bonusový dobropis: pro zúčtované období se dají vytvořit bonusové dobropisy



Kontrola platby / Upomínkové řízení (volitelné): otevřené vystavené faktury volitelné a tříděné na zaplacené, nezaplacené, splatné - tisk až pětistupňové upomínky, splátkový plánovač



Rozeslat FAV E-Mailem: vícenásobné rozeslání faktur a příslušných dokumentů

easyJOB

stav leden 2016

14 / 42

C R M & G R O U P WA R E ADRESY 

Péče o adresová data a jejich správa: pohodlná administrace a péče o adresové údaje zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců a zájemců, libovolný počet adresových variant (možnost administrace práv)



Několikanásobné přiřazení adres, např. zákazník a dodavatel



Vyhledávací funkce: rozsáhlé vyhledávací funkce, pojmy, kombinace, fonetika a pseudoznaky



Libovolný počet kontaktů ke každé adrese s osobním oslovením



Sériové dopisy a e-maily, tisk štítků přímo z adresové databáze



Výběr: zadání libovolného počtu zvolitelných kritérií, např. pro klasifikaci adres, akcí apod.



Archivování (automaticky, manuálně) e-mailů, poznámek, dokumentů osobám, adres, Jobů a dalších referencí



Přiřazení osob k více adresám, případně i s poznámkami a kritérii



Import/Export adres a tisk adresových seznamů, pomocí copy & paste i do Excelu nebo Wordu, zaslání adres ve formátu .vcf na mobilní zařízení



Možnost jednoduché evidence přes clipboard



Možnost omezení práv



Volitelná dodatečná pole k adresám i osobám, i jako povinná a pomocí seznamů práv možnost omezení náhledu do senzitvních osobních dat

easyJOB

stav leden 2016

15 / 42

POZNÁMKY Pod "poznámkou" rozumíme každou informaci, která je uložena jako text, včetně metadat v systému. Zahrnuté jsou e-maily, telefonní poznámky, memoranda, veškerá korespondence atd. Každý text je přiřazen buďto k jednomu Jobu, zákazníkovi, osobě nebo k jiné referenci. To dovoluje rychlé znovunalezení a umožňuje celkový pohled na jednotlivý Job nebo na jednoho klienta z pohledu komunikační historie. Poznámky je možno vyhledat podle předmětu, termínu, autora, časového období nebo přes full text. Praktické použití: Všechny poznámky patřící k jednomu Jobu obsahuje provozní deník neboli žurnál všech účastníků. 

Poznámky v příloze: ze všech funkcí programu s automatickým přidělením k oblasti (Job, osoby, doklady atd.)



Standardní vyhledávání pro uvítací stránku: např. všechny dnešní poznámky, moje poznámky za posledních 7 dnů, obnovená předloha



Zaslat poznámky: resp. uložit e-mail jako poznámku bez změny pracovní masky



Práva k poznámkám: např. změny, oprávnění, důvěrnost, omezení na poznámky přidělených klientů atd.



Textový editor: přidělení CI fontů a tabulek



Rozsáhlé vyhledávací funkce



Funkce obnovené předlohy



Systém vystopování: propojení poznámek a úkolů v kalendáři s tikety

easyJOB

stav leden 2016

16 / 42

E - M A I L O V Ý K L I E N T, P O Š T O V N Í S C H R Á N K A 

Integrovaný e-mailový klient na báze IMAP/mail-in: synchronizovaný přístup na poštovní schránky vašeho mailového serveru



Zasílání e-mailů přes váš SMTP server/mail-out: uložení ve vašem osobním adresáři vašeho programu (např. Outlook nebo MacMail)



Optimální kooperace s existujícími programy



Možnost zaslání mailů z celého systému



Vyhledávání adresátů: přímo v polích "Komu", "CC" a "BCC" , se adresáti zobrazují už při zadávání



Management e-mailů: přímé archivování e-mailů jako poznámky k Jobu, osobě, zákazníkovi, z toho vyplývá např. orientovaný pohled z Jobu na e-maily s odpovídajícím oprávněním



Sériové maily: zasílání e-mailů na vybrané skupiny zájemců nebo klientů, jednoduchá administrace adresových seznamů



Administrace poštovní schránky: založení a adresování libovolného počtu poštovních schránek



Formát e-mailu: text a HTML



Signatura: individuální automatická signatura (volně zvolitelná), s možností rozšíření na více signatur



Přílohy: jednoduché přiložení pomocí Drag & Drop, kontrola a varování při nekompletním pokusu o zaslání, přílohy se dají jednotlivě vybrat při ukládání



Automatický návrh věci analogově k typu dokumentu



Formát ics: z příloh s označením .ics se automaticky generují termíny, i v e-mailech



Uložení návrhu termínu z e-mailu do kalendáře: dialog k detailům v kalendáři



Rozšířené napojení na IMAP (vymazání do "vymazaných", uložení v "návrzích", tříděné adresáře,...)



Vyhledávací funkce: vyhledávání textu v různých mailových políčkách

easyJOB

stav leden 2016

17 / 42

F U N KC E K A L E N DÁ Ř E K dispozici jsou rozsáhlé funkce kalendáře. V závislosti od úkolů resp. od pole nasazení existují tři rozdílné typy kalendářů s vlastní funkčností a vzhledem: 

Kalendář: zobrazení všech termínů a úkolů v jednom přehledu, libovolné možnosti výběru



Job-Timing: třídění podle klienta/produktu/Jobu, Gantt diagram (sloupce), zobrazení závislostí



Plánování zdrojů: paralelní pohled na více kalendářů zaměstnanců s grafickým zobrazením dostupností

K A L E N D Á Ř , Ú KO LY A T E R M Í N Y 

Zobrazení: všechny zanesené termíny a úkoly v jednom přehledu



Náhledy kalendářů: volné selektování podle zaměstnanců, skupin, Jobu, zákazníka, dovolených, předmětů, zasedacích místností,...



Selekce zaměstnanců: podle jména, příjmení nebo zkratky, možnost i více najednou



Soukromé údaje o termínu a úkolech nedovolují nahlédnout neoprávněným osobám



Členění: rozdělení do tří částí "otevřené úkoly", "celodenní termíny a úkoly" a "denní náhled"



Znázornění na obrazovce: 1 až 4 dny, 1 až 4 týdny, 1 až 3 měsíce s možností vyjmutí víkendů



Přes tiskové náhledy: volný výběr časového okna



Drah & Drop: jednoduché přesouvání termínů/úkolů i celých "pracovních aktů" (= na sebe závislých termínů), generování a kopírování termínů pomocí myši možné



Druhy termínů a úkolů: volně definovatelné včetně deadline, ke každému přiřazení druhu termínu/úkolu možnost volby barvy



Plánované časy zpracovatelné ke každému zaměstnanci zvlášť



Priorita: označení přiřazenou barvou

easyJOB

stav leden 2016

18 / 42

. . . K A L E N D Á Ř E , Ú KO LY A T E R M Í N Y 

Status: plánovaný, započatý, vyřízený, zafixovaný, atd.



Kontrola kolizí: kontroluje možné termínové konflikty při založení nového termínu



Série termínů: denně, určité dny, týdenně nebo měsíčně



Aktivní systém sdělování: úkoly a termíny s oznamovací funkcí e-mailem nebo přes favority na úvodní stránce



Přímé zasílání termínů a pozvánek e-mailem s přílohou nově založeného termínu z přijatého .ics-souboru



Evidence času: evidence hodin přímo přes termín nebo úkol v kalendáři



Briefing předlohy: Popisy při termínech a úkolech se automaticky doplní údaji příslušného Jobu nebo výkonu.



Tisk úkolů, termínových seznamů a náhledů kalendáře



Současné otevření více kalendářů: rozmístění vedle sebe možné, k příp. administraci vlastního i externího kalendáře, nebo k nahlédnutí obsazenosti konferenčních místností (alternativně možné i v jednom kalendáři)

easyJOB

stav leden 2016

19 / 42

OBJEDNÁNÍ ICAL KALENDÁŘE 

Pomocí bezplatného modulu iCal se dají zobrazit osobní kalendáře z easyJOBu, import termínů a úkolů ze všech moderních kalendářních programů, jako např. Outlook, Vista, Mac iCal Thunderbird (přes standardní formát iCal)



Vyžádání easyJOBem vytvořených kalendářů i přes iPhone a jiné smartphony



S přídavným modulem Jobassistent se dají zobrazit i další kalendáře z easyJOBu (dovolené, narozeniny, termíny médií atd.)

PŘEHLED ZDROJŮ 

Přehled časových zdrojů zaměstnanců podle kalendářních týdnů



Součet plánovaných hodin z úkolů a termínů

Pro ještě dokonalejší plánování zdrojů nabízíme přídavný modul "plánování zdrojů"

easyJOB

stav leden 2016

20 / 42

JOBTIMING 

Zobrazení: Gantt-Diagram (sloupce)



Zobrazení: všechny zadané úkoly a termíny s hlavním odkazem na Joby, zákazníky nebo produkty



Vyhledávající asistent: selekce pracovních úkolů od zákazníků/produktů/Jobů, i poslední používané Joby nebo i všechny Joby kontaktérů, přes libovolné časové období



Druhy a barvy termínů: volně definovatelné



Závislosti: znázornění odsazením



Zaměstnanci: zaměstnanci se zobrazí podle místa, přes tooltip zobrazení všech přiřazených zaměstnanců



Označení: dny mimo projektové období a po deadlinech jsou značeny světlejším pozadím



Drag & Drop: jednoduché přesunutí termínů/úkolů



Click & Drag: jednoduché založení jedno - i vícedenních termínů a úkolů



Trvání pracovních úkolů: změna délky sloupců pomocí myši



Rychlý editor: rychlé změny termínů/úkolů a nové založení



Tooltip: zobrazení detailních informací při mouseover

easyJOB

stav leden 2016

21 / 42

... JOBTIMING 

Zobrazení statusu Jobu: porovnání plánovaných a skutečných stavů a varování (semaforový systém) při překročení plánovaných hodin



Redukce úrovní: dvojitým kliknutím na + nebo - se dají zúžit nebo rozšířit úrovně. Všechny pracovní úkoly referenční úrovně se zobrazí komprimovaně v jednom řádku. Semaforový sloupec a zobrazení procent dávají dodatečné informace ohledně statusu Jobu.

easyJOB

stav leden 2016

22 / 42

P L Á N O VÁ N Í Z D R O J Ů S přídavným modulem "plánování zdrojů" máte k dispozici rozsáhlý nástroj k plánování vytížeností, resp. kapacit. Základem jsou modely pracovní doby, které zobrazí plánované doby přítomnosti zaměstnanců a přiřazených úkolů a termínů, se zohledněním dovolené, stavy PN a jiných stavů nepřítomnosti. V řádku "vytíženost" se barevně vizualizuje dispozice. Výhoda: plánování zdrojů, které vychází z plánování Jobtimingu a osobních úkolů, se tak stává zcela jednoduchým a plynulým



Zobrazení: všech zadaných úkolů a termínů v jednom přehledu



Znázornění na obrazovce: 1 až 4 dny, 1 až 4 týdny, 1 až 3 měsíce - standardní zobrazení je jeden týden od selektovaného období, víkendy se dají zapnout nebo vyjmout



Dynamická okna: jak horizontální tak i vertikální přizpůsobení kalendáře na velikost obrazovky, při potřebě využití celé obrazovky možné



Paralelní kalendáře: při výběru více zaměstnanců se dá zobrazit individuální kalendář plánování zdrojů jednotlivého zaměstnancev jednom sloupci. Tímto způsobem se dá organizovat rozdělení úkolů pro více zaměstnanců.

easyJOB

stav leden 2016

23 / 42

. . . P L Á N O VÁ N Í Z D R O J Ů 

Sloupce vytíženosti a plánované doby: lišta "vytíženost" porovnává plánovanou dobu dle určení modelu pracovní doby s přiřazenými úkoly jednotlivých zaměstnanců



Zobrazení dispozičních hodin, plánovaných hodin, přiřazených hodin a ještě nevyužitých hodin pomocí barevných označení (semaforový systém) a tooltip



Drag & Drop: jednoduché přesunutí termínů/úkolů



Multi Windowing: seřazení více oken vedle sebe, při kliknutí na odkaz "přidělit úkoly" se otevře v dalším okně seznam úkolů s informacemi všech, ještě nepřiřazených úkolů



Drag & Drop přes dvě okna: jednoduché přiřazení pomocí vtáhnutí úkolu do kalendáře plánovaných zdrojů zvoleného zaměstnance



Zobrazení při přítomnosti: při celodenním zadání v kalendáři se přítomnost účastníků zbarví (barva volitelná)

easyJOB

stav leden 2016

24 / 42

S P R ÁVA D O KU M E N T Ů D O K U M E N T Y P R O K L I E N TA / J O B A A D R E S U / O S O B U Správa dokumentů souvisejících s projektem je v easyJOBu integrovaná. easyJOB sám vytvoří strukturu adresářů, do kterých se automaticky nebo i ručně ukládají příslušné dokumenty.  Archív dokumentů: na vašem serveru (u všech operačních systémů), proto je také možné vyhledávat i pomocí lokálních vyhledávačů 

Automatické založení struktury adresářů vč. podadresářů a volitelná konvence pojmenování



Historie up/downloadů: přehled k datovým archivům zaměstnanců a časového období



Důvěrné adresáře dokumentů: označením adresářů a odpovídajících práv



Oprávnění k jednotlivým typům dokumentů: dotazy, vytvoření, změna a vymazání nabídek, faktur atd. se dají oprávnit nezávisle



Přímé zaslání dokumentů e-mailem



Standardní adresář dokumentů: dokumenty v tomto adresáři, např. VOP, se dají přiložit k e-mailům pouhým kliknutím



Full textové vyhledávání v PDF dokumentech - přídavný modul

easyJOB

stav leden 2016

25 / 42

CONTROLLING REPORTING easyJOB vám pro controlling nabízí velmi obsáhlé možnosti reportů a vyhodnocení, se kterými se dají zobrazit všechny známé ekonomické formulace. Které z nich se v jednotlivých případech dají použít ve vaší agentuře, závisí od specifických agenturních podmínek a potřeb. 

Plánování Jobů a rozpočtů, prognózy: plánování výdajů a výnosů v oblastech výkon, Job, produkt/rozpočet, zákazník, mandant, agentura



Kalkulace: kalkulace dílčích nákladů s obvyklými krycími příspěvky pro agentury kalkulace nositelů nákladu (Job až po zákazníka) Kalkulace nákladových středisek (např. přes druhy nákladů) Profitcentra (rozpočtové skupiny, dodatečné pole v Jobu nebo v podJobu) Kalkulace plných nákladů (přes přídavný modul kalkulace nebo interní projekty)



Kalkulace nákladových složek: prostřednictvím rozhraní k finančnímu účetnictví se v easyJOBu generovaná data položek převedou dle účetního plánu na programy finančního účetnictví pracující mimo easyJOB



Běžný controlling: pro denně aktuální controlling se porovnávají relevantní plánované a skutečné hodnoty a zobrazují se na obrazovce oproti sobě, nebo se dají vytisknout do reportů Všechna období jsou volně zvolitelná podle Jobu/projektu resp. z pohledu informací z dokladů.



Statistika Jobu orientovaná na doklady: podporuje controlling Jobu a finanční controlling stejným způsobem, klíčová slova jsou: porovnání plánovaných a skutečných hodnot, kontrola krycího příspěvku, náklady a obraty podle výkonných druhů ve volně volitelném časovém období



Rozsáhlé možnosti selekce: mandant, zákazník, kontaktér, kritéria, dodatečné pole, výkony, období dokladů a Jobů



Dotaz na výkony: dotaz na výkony přes více Jobů a přes volně volitelné selekce, praktické příklady "přetažení hodin" „Došlá faktura, ale nezapočítaná dále, "všechny otevřené zakázky dodavatele X", atd.



Reporty hodin: seznamy podle zaměstnanců, projektů, oddělení, zákazníka, efektivnosti zaměstnance a jeho vytíženosti



Kontrola došlých faktur (FAD): seznam otevřených položek, seznam nevyúčtovatelných došlých faktur



Další reporty: kontrola rozpočtu, naplánování likvidity předem, vývoj obratu zákazníka a dodavatele, nedokončené výkony



Individuální reporty: vytvoření samo-definovatelných výkazů a seznamů na základě výběrů kritérií při selekci dotazovaných datových polí



Tisk: všechny reporty se dají vytisknout v individuálně přizpůsobených layoutech, obsáhlé předlohy jsou k dispozici

easyJOB

stav leden 2016

26 / 42

E V I D E N C E Č A S U A M AT E R I Á LU VŠ EOB ECN É F UNKCE: 



Evidence času: evidence pracovního času a materiálu vztahující se na osoby, Job, nebo výkon z více programových menu, např. ze startovní stránky, Jobcentra, Jobu, kalendáře nebo z modulu "evidence hodin" Povinná evidence hodin: nastavitelná k jednotlivým zaměstnancům



Druhy hodin: libovolný počet druhů hodin k přesnému vyhodnocení rezervovaných hodin



Evidence přestávek s přihlédnutím na pracovní dobu



Opravné položky: Opravy již zaúčtovaných položek, závislé od práv



Rychlý start pomocí "Single Sign on" a "Deep Link": spustit evidenci opakovaným kliknutím



Rozdílné způsoby: podle pracovního postupu a požadavků controllingu

A U T O M AT I C K Á E V I D E N C E H O D I N 

Pro různé druhy (např. dovolené atd.)

PŘÍMÁ EVIDENCE V JOBU NEBO V TERMÍNU Díky referencování termínu nebo Jobu je možná přímá evidence.

easyJOB

stav leden 2016

27 / 42

EVIDENCE HODIN (QUICK) 

Výhoda evidence hodin Quick systémem: umožňuje zobrazit akce různých Jobů vedle sebe a kliknutím myši zastavovat a přepínat mezi sebou (současná evidence hodin)



Odkazy z hodin: na zákazníky, Joby, výkony nebo úkoly



Evidence hodin start/stop se dá v globálních nastaveních zapnout nebo vypnout

TÝDENNÍ EVIDENCE Když se dlouhodobě pracuje se stejnými projekty a výkony, je tento způsob evidence velmi praktický.



Osobní nastavení: ke zpracování vícero dní pro Job, je možné vytvořit návrhy k údajům z předchozích období



Plánované/skutečné hodiny: zobrazení podle nastavení výkonu

APP PRO EVIDENCI HODIN Pohodlná a rychlá evidence hodin (přídavný modul) pro všechny moderní smartphony, včetně Iphone.

easyJOB

stav leden 2016

28 / 42

HODINOVÝ WIDGET Intuitivní a obzvlášť efektivní evidence hodin přímo z dashboardu s inovativní technologií

   

Spuštení widgetu přímo z dashboardu nebo z jakéhokoliv dialogu Fulltext a multiword vyhledávání pro výběr reference Současná evidence hodin a materiálu Zobrazení hodinových záznamů od stupně Jobu až po stupeň výkonných řádků



Plánované/skutečné hodiny: zobrazení podle nastavení Job/výkon



Statistika času a plán času v podnadpise



Drag & Drop: z mnohých widgetů na dashboardu se přetáhnutím Jobu nebo termínu na symbol na levé straně automaticky otevře dialog. Tento postup je možný ale i z jiných částí programu např. z Jobcenter, z připomínek, z e-mailu a z kalendáře a pokud to váš prohlížeč podporuje, tak i z Apple kalendáře nebo z Apple mailu.

easyJOB

stav leden 2016

29 / 42

K M E N OVÁ DATA ( P Ř E H L E D ) VŠEOBECNĚ 

Administrace kmenových dat: centrální evidence všech základních informací a nastavení k zákazníkům, vytvoření Jobových čísel dodavatelům, druhům výkonu, zaměstnancům, platebním podmínkám, výškám DPH, přirovnání k účtům (fin. úč. při použití rozhraní), adresám atd.



Možnost importu: kmenová data klientů, dodavatelů a zaměstnanců



Typy layoutů: standardní nastavení pro nabídky, faktury, zakázky, dodací listy, dopisy…



Typy dat o

adresy

o

zákazníci

o

dodavatelé

o

druhy výkonů

o

ceníky

o

zaměstnanci

o

bankovní účty

N A S TA V E N Í 

Job (dodatečné pole, kritéria, kategorie)



Hodiny (druhy hodin)



Komunikace (typy sdělení, témata, schvalovací modely)



Archiv (jména dokumentů - adresářů)



Kalendář (druhy termínů, priority, svátky, objekty)



Adresy (druhy adres, dodatečná pole)



Tabulkové předlohy (výběrové seznamy)



Měny (aktualizované převodové kurzy)



Platební podmínky (včetně upomínkového řízení)

Z Á K L A D N Í N A S TA V E N Í 

Mandanti



Oprávnění



Konstanty



Tabulka DPH sazeb



Oblasti



Bankovní účty



Písma



Funkce a vlastnosti (aktivace/deaktivace programových funkcí)

easyJOB

stav leden 2016

30 / 42

I N D I V I D UÁ L N Í N A S TAV E N Í 

Selekce a zobrazení se dá uložit jako "osobně" nebo "všeobecně"



Přednastavení: pro individuální pracovní styl se spoustou možností (e-mail, notes, uvítací stránka, pohledy, kalendáře atd.)



Login a heslo: přístup k systému jen "registrovaným osobám", závislý od uživatele



Přiřazení práv přes detailně nastavitelné parametry



Omezení přístupu k jistým zobrazením a tiskovým layoutům přes přístupové úrovně

Poznámka: Při dodání jsou mnohá nastavení už připravená (uvítací stránka, výběry selekcí, typy zobrazení, role oprávnění atd.)

easyJOB

stav leden 2016

31 / 42

P Ř E H L E D L I C E N Č N Í C H A P Ř Í DAV N ÝC H M O D U LŮ LICENČNÍ MODEL Existují tři licenční typy z pohledu uživatele, které se licencují "named" (tj. pro každého zaměstnance). Každá licence obsahuje stanovené funkční oblasti. Pro každého uživatele se musí pořídit jen ty licence, které funkčně využívá.

Licence pro evidenci hodin a materiálu evidence hodin a materiálu, reporty hodin

Licence pro komunikaci a workflow management dokumentů, adresy/CRM, poznámky, termíny a úkoly, získat informace o JOBu, e-mail

Licence pro administraci JOBů a controlling zpracování Jobu, controlling, správa dokladů, kmenová data

Zobrazení: Rozdělení funkčních skupin na uživatelské licence

P R O KO H O J S O U U R Č E N É R Ů Z N É T Y P Y L I C E N C Í ? Vedení společnosti, skupinoví manažeři, zaměstnanci v kontaktu s klientem, poradenství s odpovědností rozpočtu, účetní a supervizoři obvykle potřebují všechny tři druhy licence. Každý jiný, kdo chce zobrazit svůj workflow a sdílet firemní komunikaci v easyJOB, potřebuje licenci pro komunikaci a workflow. Všem zaměstnancům, jak i externistům a freelancerům, kteří evidují jen hodiny, stačí licence pro evidenci hodin a materiálu.

easyJOB

stav leden 2016

32 / 42

L I C E N C E P R O E V I D E N C I H O D I N A M AT E R I Á L U S touto licencí vám jsou k dispozici všechny funkce pro evidenci hodin a materiálu a stanovené vyhodnocení. 

Evidence hodin a materiálu



Vyhodnocení

L I C E N C E P R O KO M U N I K A C I A W O R K F L O W K použití jako Groupware ke kompletnímu pohledu na Joby, ale bez obchodních funkcí 

Přístup (pouze pro čtení) na detaily Jobu, ale žádná čísla z obch./ekonomického hlediska



Archiv mailů a jejich zaslání z Jobu, z kalendáře nebo To-Do seznamů



Evidence hodin: přes Jobseznam a termíny/úkoly (ve spojení s licencí hodin)



Kalendářní funkce: úkoly, termíny, skupiny, Joby, osobní kalendář a úkoly



Kontaktní management: poznámky, obnovené předlohy atd.



Akvizice (CRM): sériové e-maily a dopisy, správa adres, obsáhlé vyhledávací a selektující funkce



Management dokumentů: správa systémem generovaných dokumentů, upload/download externích dokumentů, přímé zaslání dokumentů e-mailem

LICENCE PRO ADMINISTRACI JOBŮ A CONTROLLING Tato licence je rozšíření licence pro komunikaci a workflow. 

Správa Jobů: kalkulace, správa zakázek/nabídek, vystavování faktur, evidence externích faktur, status Jobu



Controlling: controlling Jobu (náhledy a vyhodnocení k projektům), finanční controlling z pohledu účetnictví, Pohledy na exekutivní úroveň (např. "chybí faktura", "překročení hodin"), celkové pohledy na úrovně klienta, rozpočtu nebo agentury, kontrola plateb, forecasty



Administrace kmenových dat: klienti, dodavatelé, zaměstnanci, výkony, základní a systémové nastavení

easyJOB

stav leden 2016

33 / 42

R OZ Š Í Ř E N Í L I C E N C Í / P Ř Í DAV N É M O D U LY MOŽNOST VEDENÍ VÍCE MANDANT Ů 

Administrace libovolného množství mandantů



Parametry oprávnění: umožňují dosah na další mandanty, netřeba specifického loginu pro změnu.

P L Á N O VÁ N Í Z D R O J Ů 

Výkonný, interaktivní nástroj k aktivnímu plánování vytížeností, resp. kapacit



Modely pracovního času: zobrazují plánované doby přítomnosti zaměstnanců



Přesné denní plánování přidělených úkolů/termínů zaměstnancům, při zohlednění jednotlivých pracovních časů, plánovaných hodin a vytíženosti

M A N A G E M E N T D O TA Z Ů 

Opakované dotazy dodavatelům, porovnání nabídek, automatické přiřazení k zakázce, vytvoření tabulek hodnot k vypracování seznamu dotazů, kontrola termínů při dotazech



Individuální dotazové maily různým dodavatelům v jednom pracovním postupu, obsluha přes vlastní službu na vašem mail serveru



Přehled všech otevřených dotazů, kontrol termínů a statusů

S P R Á VA D O K U M E N T Ů FA D / E L E K T R O N I C K Ý W O R K F L O W FA D 

Uložení PDF-dokumentů za každým dokladem FAD, zobrazení při zkoumání, automatické pojmenování dokladů (např. FAD<číslo>.pdf), archivace na serveru (ve smyslu úč. předpisů) předpoklad ze strany klienta: vícestránkový skener (1 dokument za každou FAD)

P D F P R O S P O L E Č N É D O Š L É FA K T U R Y/ P Ř Í L O H A P R O V Y S TAV E N É FA K T U R Y 

Naskenované FAD dokumenty se mohou využít i k doložení ke klientské faktuře všech společných již započítaných FAD, resp. k vytištění dokladů FAD společně.



Předpoklad: přídavný modul správa FAD dokumentů

easyJOB

stav leden 2016

34 / 42

POKLADNÍ KNIHA 

Rozšířená pokladní kniha

EVIDENCE VÝDAJŮ 

Workflow pro výdajové doklady, které leží časově a funkčně před evidencí došlých faktur. Doklady výdajů se evidují po předložení zaměstnancem, přitom se automaticky změní na FAD. Schválení a uzavření probíhá po odsouhlasení odpovědnou osobou. Funkce tisku výdajových dokladů jako součet nebo pseudo faktura.

KO N T R O L A P L AT E B 

Došlé faktury: vytvoření platebních návrhů pro dodavatelské faktury, zohlednění případných skont, automatické uložení platebních informací, přehled zaplacených/nezaplacených dodavatelských faktur



Vystavené faktury: přehled zaplacených/nezaplacených faktur zákazníků, splátkový kalendář, uložení platebních informací jako základ pohledávek, návrhy pohledávek se dají zpracovat a upomínající dopisy se generují automaticky, dle potřeby je možná i administrace upomínkových poplatků

I M P O R T P L AT E B FA V 

Automatický import plateb FAV do easyJOB



Předpoklad: přídavný modul kontrola plateb

S E PA R O Z H R A N Í 

Automatické platební příkazy ve standardizovaném formátu pro výměnu dat. Toto rozhraní je nutné, pokud se mají platby provádět přímo z easyJOBu



Předpoklad: přídavný modul kontrola plateb

R O Z H R A N Í " S TA N D A R D " K F I N . Ú Č . 

Standardní rozhraní pro systém „POHODA“ obsahuje účtovací logiku, která je použitelná pro mnohé agentury. Formát pro systém POHODA se dá použít i pro jiné programy pro finanční účetnictví. Alternativně je k dispozici rozhraní ve formátu .csv, který je vhodný pro programy, u kterých se dají definovat importní pole. Pro další aktuální programy fin.úč. a úč. logiky se dají vytvořit rozhraní na míru.

easyJOB

stav leden 2016

35 / 42

KALKULACE 

Rozsáhlá funkčnost: pro přesné zhodnocení nákladů evidovaných hodin zaměstnanců při zapojení přímých i nepřímýchnákladů na zaměstnance. Kalkulace efektivnosti se dá tímto korigovat na základě změn v evidenci hodin.

R O Z PA D N A H O S P O D Á Ř S K É S T Ř E D I S K A 

Rozsáhlá funkčnost: k podílovému rozdělení došlých a vystavených faktur na různé hospodářské střediska

HODINOVÝ CENÍK 

Ve vyúčtování při orientaci na consulting se nevyúčtovávají výkony, ale osoby, které výkon podají - nezávisle od jednotlivé činnosti. Sazby zaměstnanců (např. senior, junior, skupina) se takto dají definovat rozdílně při různých klientech

SYNCHRONIZACE S EXCHANGE - SERVEREM 

Synchronizace s Exchange-Serverem umožňuje automatické převzetí vašich termínů a úkolů do vašeho easyJOB kalendáře

V Y H L E D ÁVÁ N Í F U L LT E X T E M 

Vyhledávání fulltextem v dokumentech (Office, PDF)

DESIGNOVÉ NÁSTROJE 

S designerem layoutů se dají formuláře individuálně tvořit podle vašeho CI/CD. Např. nabídky, zakázky, faktury a dopisy. Rovněž se dají přizpůsobit všechny layouty reportů podle vašich specifických představ (zobrazení, hodnoty, sumarizace, výpočty atd.)



Designer datových exportů: umožňuje exportovat obsahy databáze ve formátu .csv do jiných programů pro další zpracování

Tyto moduly jsou bezplatně k dispozici všem klientům a tvoří součást instalace easyJOB.

easyJOB

stav leden 2016

36 / 42

JOBASSISTENT easyJOB nabízí rozsáhlé funkce controllingu a reportingu standardně "on demand". To znamená, že uživatel se aktivně ptá v systému na věci, které chce vědět. Modul "Jobassistent" nabízí dodatečně možnost automaticky zobrazit vyvoleným uživatelům důležité informace, včasně je upozornit před určitými eskalacemi, nebo spustit automatický export dat. Lehce nastavitelný Jobassistent dodá bez vyžádání a ve správný čas přesně ty informace k individuálnímu sledování důležitých procesů, které jsou potřeba. K dispozici již je řada přednastavených „úkolů“, které jsou v ceně a stačí je jen upravit a aktivovat (viz. následovný seznam témat). Individuální úkoly vytvoříme na míru.

Seznam témat  Management-informativní-systém  Asistent pro došlé faktury  Asistent pro evidenci hodin  Asistent pro dovolené a dny narozenin  Asistent pro správu Jobů  RSS Feed  Export adres  Intranet / Whitepaper

easyJOB

stav leden 2016

37 / 42

APP K EVIDENCI HODIN 

Nasazení v Iphonech, Androidech a v ostatních smartphonech, současně a synchronizovaně k evidenci v easyJOB



Předpoklad: licencovaná mobilní evidence, licence hodin pro každého zaměstnance



Evidence hodin: pro sebe, v souladu s oprávněními v easyJOB, týdenně až čtyři týdny dozadu, podle reference, datumu nebo se stopkami



Evidence hodin offline: evidence hodin i bez datového připojení W-LAN/UMTS - synchonizace dat se provede při dalším přihlášní k síti



HMTL-App: s každým smartphone-prohlížečem

M O B I L N Í Ú V O D N Í S T R Á N K Y P R O TA B L E T Y/ I PA D Y 

Mobilně na cestách: pro práci pomocí tabletů nebo Ipadů se dá vytvořit vlastní úvodní stránka



Se Single Sign On: při prvním přihlášení se uloží silně zakódovaný "cookie" a při dalších přihlášeních opakovaný login už není nutný

easyJOB

stav leden 2016

38 / 42

P R O C E S S C H VA L O VÁ N Í U Z A V Ř E N Í J O B U 

Workflow pro schválování uzavření Jobu

P R O C E S S C H VA L O VÁ N Í D O V O L E N É 

Workflow pro schvalování dotazů na dovolenou s dokumentací úkolů pro zástupce.

easyJOB

stav leden 2016

39 / 42

P R O C E S S C H VA L O VÁ N Í FA D 



Workflow pro schvalování došlých faktur, „odsouhlasení“ skenovaných dokumentů jednou nebo vícero kontrolními instancemi. Předpoklad: Přídavný modul „Administrace FAD dokumentů“

P Ř Í D A V N É M O D U LY P R O e D V 

eDV design: S přídavným modulem „eDV design“ si sami můžete nastavit design exportů, např. do Excelu, tj. přidat loga, definovat barvy a písma, utvářet hlavičky a podnadpisy.



eDV vzorec: S přídavným modulem „eDV vzorec“ si sami tvoříte vzorce ve vašich eDV layoutech a máte možnost přidávat externí dokumenty k vašim výpočtům

I N T EG R OVA N É M O D U LY V C LO U D OV É M Ř E Š E N Í e a sy J O B [ c o m p a c t ] KO N T R O L A FA K T U R 

Došlé faktury: generování fakturačních návrhů pro dodavatele, zohlednění slevových lhůt, automatické ukládání informací k platbám, přehled zaplacených a otevřených dodavatelských faktur



Vystavené faktury: přehled zaplacených a otevřených faktur vzhledem ke klientům, splátkový kalendář, ukládání informací k platbám jako základ pro upomínkové řízení, návrhy upomínek a jejich nastavitelné automatické rozesílání. V případě potřeby je možné nastavit i upomínkové poplatky.

NÁSTROJE PRO DESIGN 

Pomocí layout designeru se dají editovat a vytvářet formuláře jako jsou nabídky, faktury, zakázky a dokumenty pro komunikaci na základě firemního CI/CD. K tomu se dají nastavit layouty reportů podle specifických přání a požadavků (zobrazení, hodnoty, součty, matematické vzorce atd.). Data – Export designer: umožňuje exportovat obsah databáze do jiných programů ve formátu .CSV k dalšímu zpracování

V easyJOB[compact] nejsou žádné další přídavné moduly k dispozici.

easyJOB

stav leden 2016

40 / 42

I N D I V I D UÁ L N Í Ř EŠ E N Í P Ř Í P R AVA P I V O T TA B U L E K Z E X C E L U 

Pokud máte individuální přání ohledně zpracování, která přesahují standardní objem, nabízíme vám tzv. "pivoty". Vytvoříme vám speciální zpracování podle vašich individuálních představ, i se zapojením externích datových zdrojů.



Tato zpracování se dají ideálně použít pro specifické dotazy, např. měsíční výkazy pro vedení atd.

WEBSERVICES Připojení externích programů k easyJOB pomocí webservices 

Webservice pro evidenci hodin, pokud se mají integrovat např. v intranetu nebo v dalších programech.



Webservice pro adresy a osoby, pokud se má easyJOB importovat z vlastních CRMprogramů.



Webservice pro založení Jobu, pokud se např. evidují data a úkoly z jiného rozhraní a mají se převézt do easyJOB.

D O TA Z N A D ATA B Á Z I P O M O C Í O D B C Informace se dají vyčíst z normovaných tabulek easyJOB-SQL-databáze pomocí ODBC povelů. Tento přístup se dá na vyžádání bezplatně aktivovat. Pro váš technický personál dáme k dispozici rozsáhlý SQL-Codebook.

ROZHRANÍ K FIN.ÚČETNIC TVÍ Dají se zobrazit libovolné formáty účtování a individuální účtovací logiky. Ve výsledku jsou doklady vždy automaticky správně zaúčtovány.

J A Z Y KO V É M U TA C E Uživatelské rozhraní easyJOBu je v němčině a dodatečně je k dispozici (D), resp. je v plánu (P) v těchto následujících jazycích:      

Anglicky Francouzky Španělsky Holandsky Česky Polsky

easyJOB

D D D D P P

stav leden 2016

41 / 42

BECAUSE SOFTWARE GmbH Gierstergasse 8/5 1120 Wien - Österreich Tel. +43 1 813 50 35

BECAUSE SOFTWARE AG Untere Bahnhofstraße 38a 82110 Germering – Deutschland Tel. +49 89 89 46 09 – 0

www.because-software.com www.facebook.com/easyJOB.Agentursoftware Další zastoupení a partneři ve Španělsku, Holandsku, Švýcarsku, v České Republice a na Slovensku. Zastoupení pro Českou a Slovenskou Republiku: Filip Šimek BECAUSE SOFTWARE GmbH Gierstergasse 8/5 1120 Wien - Österreich Tel. +43 1 813 50 35 - 21

easyJOB

stav leden 2016

42 / 42