TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KELAS VII
PERTEMUAN I Konsep Basis Data Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut: - memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan - menentukan kelompok/jenis arsip - memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map - menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut sudah cukup banyak. Definisi: Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya. Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang: 1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk). Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk
penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel. Operasi Dasar Basis Data Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ditempatkan. Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya. Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi: - Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru. - Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip. - Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), identik dengan penambahan map arsip baru. - Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel). - Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data. - Pengambilan data dari sebuah file/tabel. - Pengubahan data dari sebuah file/tabel. - Penghapusan data dari sebuah file/tabel. Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data. Tujuan Basis Data Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti: 1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis). 2.
Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.
3.
Keakuratan (Accuracy) Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data. 4.
Ketersediaan (Availability) Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain. 5.
Kelengkapan (Completeness) Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel. 6.
Keamanan (Security) Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan. 7.
Kebersamaan Pemakaian (Sharebility) Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data) Penerapan Basis Data Hampir disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis data. Secara lebih teknis bidang-bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain: Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai. Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir (reseller), apotek dll. Akuntansi untuk berbagai perusahaan. Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll)
Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa: Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah. Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll. Rumah Sakit, dalam melakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen, menangani pembayaran perawatan. Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar-masuk, barang (inventory). Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan. Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan. Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll. Tugas: Buatlah suatu tabel yang terdiri dari beberapa field, kemudian tentukan jenis tipe datanya (number, text, date) dan keterangan ! Isilah minimal 20 data/record.
Daftar buku acuan untuk pelajaran TIK semesterVII: 1. Alexander Mangkulo, H. 2004. Buku Latihan Pemrograman Database Visual Basic 6 untuk SMA. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 2. Alexander Mangkulo, H. 2005. Bank Soal Acsess. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 3. Alexander Mangkulo, H. 2005. Bank Soal Visual Basic. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 4. Kadir, Abdul. 1998. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi 5. Kurniawan, Chandra. 2004. Tip dan Trik untuk Visual Basic. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 6. Kurniawan, Chandra. 2004. Tip dan Trik untuk Visual Basic(Buku Kedua). Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 7. Kurniawan, Chandra. 2004. Tip dan Trik untuk Visual Basic(Buku Ketiga). Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 8. Pandia, Henry. 2002. Visual Basic Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Penerbit Andi 9. Putra, Indra. 2004. Membuat Program Aplikasi Nyata Dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Penerbit Andi 10. Ramadhan, Arief. 2004. 36 Belajar Komputer Visual Basic 6.0. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 11. Suryo Kusumo, Ario. 2004. Buku Latihan Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0. Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo 12. Modul Pelatihan untuk Guru-guru SLTA Se-DIY dan Jateng (Akademi Kompter Aster Yogyakarta) Sampai bertemu pada pertemuan berikutnya ....... ☺☺☺ (Basis Data Dengan MicrosoftAccess)
PERTEMUAN II TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KELAS VII
Database dengan Microsoft Access Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.
Komponen Database: 1. Tables: merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database. 2. Queries: berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang dikehendaki. 3. Forms: berfungsi memasukkan data, menampilkan data serta mengedit data dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang sendiri. 4. Reports: berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan. 5. Pages: berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages. 6. Macros: berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam mengolah data. 7. Modules: berfungsi untuk merancang bermacam-macam modul aplikasi dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.
Tipe Data pada Access
Text Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 255 karakter yang merupakan type default.
Memo Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 65.535 karakter.
Number Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.
Date/time Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.
Currency Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.
Auto Number Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis)
Yes/No Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
OLE Object Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atas Harddisk)
Hyperlink Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.
Lookup Wizard Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.
TABLES DAN FORMS
TUGAS: 1. Buatlah tabel yang telah Anda buat pada pertemuan sebelumnya ! Aturlah field sesuai dengan propertiesnya ! 2. Buatlah tabel dengan nama tabel Karyawan_Nama_Anda_Kelas_Anda dengan struktur sebagai berikut:
Field Name
Data Type
Description
Field Size
NIP
Text
Nomor Induk Pegawai
4
NAMA_KARYAWAN Text
Nama Lengkap Karyawan
20
TGL_LAHIR
Date/Time
Tanggal Lahir Karyawan
Medium Date
JK
Text
Jenis Kelamin Karyawan
1
TPK
Text
Tingkat
Pendidikan 3
Karyawan GOL
Number
Golongan, sesuai pendidikan Single
dan masa kerja JABATAN
Text
Jenis Jabatan Karyawan
11
ALAMAT
Text
Alamat Lengkap Karyawan
20
KOTA
Text
Kota tempat tinggal aryawan
10
KP
Text
Kode Pos
5
TLP
Text
Telepon
7
FOTO
OLE Object
Foto diri
-
KET
Memo
Keterangan yang diperlukan
-
- Setelah Anda membuat field-field tersebut beserta propertiesnya, maka langkah Anda selanjutnya adalah membuat FORMS. -Modifikasilah form yang Anda buat tersebut, sedemikian rupa sehingga menjadi menarik. - Setelah Forms yang Anda buat selesai, kemudian masukkan data berikut ini, melalui FORM (Ingat jangan langsung memasukkan data melalui tabel !!!!).
DATA KARYAWAN
NIP 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
NAMA_KAR YAWAN GINA TEGUH MILA NANA IKHSAN ARIF ABDUL NURUL NIA YUNI MIA TONY RUDI SANTO JASON WIWIN DIAN ANANTA BUDI CAHYO
TGL_ LAHIR 02-Mar-76 25-Jan-75 08-Mar-56 11-Nop-65 31-Agust-72 21-Nop-70 27-Feb-65 17-Jan-76 25-Jun-75 12-Feb-73 04-Apr-71 10-Jul-72 05-Mei-77 27-Jan-74 08-Feb-75 16-Jan-77 23-Sep-71 22-Des-69 12-Mar-70 11-Sep-65
JK TPK
JABATAN
P L P P L L L P P P P L L L L P P L L L
SEKRETARIS SALESMAN DIREKTUR MANAGER SATPAM SEKRETARIS MANAGER RESEPSIONIS SALESMAN SEKRETARIS ACCOUNTING RESEPSIONIS MANAGER ACCOUNTING EDP KASIR SATPAM EDP KASIR MANAGER
D1 SMA S3 S2 SMA D3 S1 D1 SMA D1 D3 D1 S1 D3 D1 D1 SMA D1 D1 S2
GOL 1 2 4 2 1 3 3 1 1 2 3 2 3 2 3 2 1 1 1 4
ALAMAT Jl Tampomas 23 Jl Kelud 48 Jl Ariodinoto 10 Jl Pengampon 10 Jl Pekalipan 62 Jl Titimplik 32 Jl Klitiran 27 Jl Dr Cipto 59 Jl Siliwangi 125 Jl Nanas 90 Jl Flamboyan 30 Jl Pegambiran 9 Jl Anyer 25 Jl Samadikun 78 Jl Kesambi 12 Jl Merdeka 25 Jl Pekalipan 57 Jl Kusnan 55 Jl Kelud 48 Jl Pagongan 78
KOTA Cirebon Kuningan Cirebon Sukabumi Garut Bandung Bandung Jakarta Kuningan Jakarta Jakarta Cirebon Bandung Cirebon Jakarta Cirebon Cirebon Cirebon Kuningan Sukabumi
KP 45142 32524 45111 52132 26678 40135 40133 16114 16752 34567 54123 15678 32964 42187 12648 12378 96452 56481 54682 56387
TLP 205981 324015 207847 542015 230339 357984 365214 654354 642517 326984 482421 503274 325412 203262 365489 231456 589756 451236 200451 784123
FOTO
KET
PERTEMUAN III TABEL, FORM DAN PENGOLAHANNYA Pada pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari secara sekilas pembuatan tabel dan form, serta desainnnya. Pembahasan secara lebih mendetail tentang tabel akan kita bahas pada pertemuan ini. Dalam pertemuan ini kita juga masih akan berlatih membuat dan mendesain form, dengan harapan menambah ketrampilan Anda untuk mengolah form.
TABEL Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (mensort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.
LATIHAN 1: Buatlah tabel-tabel dibawah ini: 1. Simpan tabel dengan nama: TabelBarang_NamaAnda_KelasAnda NO
FIELD NAME
DATA TYPE
DESCRIPTION
1.
*Kode_Barang
Text (4)
Kode
2.
Nama_Barang
Text (30)
Nama Barang
3.
Satuan
Text (10)
Satuan Jumlah Barang
4.
Harga
Number
Harga Barang
* Primary Key 2. Simpan tabel dengan nama: TblKaryawan_NamaAnda_KelasAnda NO
FIELD NAME
DATA TYPE
DESCRIPTION
1.
*NIK
Text (5)
Nomor Induk Karyawan
2.
Nama_Karyawan
Text (30)
Nama Karyawan
3.
Bagian
Text (10)
Bagian Kerja Karyawan
3. Tabel Penjualan1, simpan dengan nama TblPenjualan1_NamaAnda_KelasAnda NO
FIELD NAME
DATA TYPE
DESCRIPTION
1.
*No_Fak
Text (4)
Nomor Faktur
2.
Tgl_Fak
Date
Tanggal Faktur
3.
NIK
Text (10)
Nomor Induk Karyawan
4. Tabel Penjualan2, simpan dengan nama TblPenjualan2_NamaAnda_KelasAnda NO
FIELD NAME
DATA TYPE
DESCRIPTION
1.
No_Fak
Text (5)
Nomor Faktur
2.
Kode_Barang
Text (4)
Kode Barang
3.
Nama_Barang
Text (30)
Nama Barang
4.
Satuan
Text (10)
Satuan Jumlah Barang
5.
Harga
Number
Harga Barang
6.
Jumlah
Number
Jumlah Barang
Kemudian Isikan data-datanya: Isi Tabel Pertama:
Isi Tabel Kedua:
Isi tabel ketiga:
Isi Tabel Keempat:
INGAT: SIMPAN BAIK-BAIK TABEL INI, KARENA TABEL INI MASIH AKAN DIGUNAKAN UNTUK PERTEMUAN SELANJUTNYA ...... !!!!
Menghubungkan Beberapa Tabel Jika diperhatikan antara tabel pertama dengan tabel keempat memiliki jenis field yang sama. Akibatnya, kita dapat menghubungkan antara kedua tabel itu. Demikian untuk tabel kedua dan ketiga.
Langkah-langkah menghubungkan kedua tabel itu: 1. Klik menu Tools, klik Relationship ...., atau klik icon Relationship yang ada pada toolbar. 2. Muncul Kotak Dialog Show Table. 3. Klik tab Tables, klik tabel pertama dan keempat (dua tabel) 4. Hubungkan antara tabel pertama dan keempat dengan cara mendrag field yang berjenis sama. 5. Untuk melihat hasilnya klik tabel pertama.
Dengan cara yang sama, coba lakukan untuk tabel kedua dan ketiga di atas.
FORM Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.
LATIHAN 2: Buatlah forms dari tabel pertama diatas: Contoh tampilan tabel pertama:
Buatlah forms untuk ketiga tabel lainnya !
SELAMAT MENCOBA ...... SEMOGA BERHASIL !!!!!
PERTEMUAN 4 QUERY DAN REPORT Komponen-komponen database yang telah dipelajari pada pertemuan sebelumnya adalah table dan form. Pada pertemuan kali ini kita akan berlatih membuat komponen database yang selanjutnya, yaitu query dan report.
A. QUERY Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan, atau
menampilkan karyawan
yang
tingkat pendidikannya
S1,
menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form. .
Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan: 1. Create query by using wizard 2. Create query in design view
Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min, Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria. Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini: Field
: nama field yang ingin ditampilkan
Table
: nama tabel dari field tersebut
Sort
: mengurutkan data hasil query
Show
: mengatur field ditampilkan atau tidak
Criteria
: syarat dari data yang ingin ditampilkan.
LATIHAN 1: a. Buatlah tabel baru dengan struktur sebagai berikut: Field Name
Data Type
Description
Field Size
*NIP
Text
Nomor Induk Pegawai
4
NAMA_KARYAWAN Text
Nama Lengkap Karyawan
20
TGL_LAHIR
Date/Time
Tanggal Lahir Karyawan
Medium Date
JK
Text
Jenis Kelamin Karyawan
1
TPK
Text
Tingkat Pendidikan Karyawan
3
JABATAN
Text
Jenis Jabatan Karyawan
11
GOL
Number
Golongan, sesuai pendidikan dan
Single
masa kerja ALAMAT
Text
Alamat Lengkap Karyawan
20
KOTA
Text
Kota tempat tinggal aryawan
10
KP
Text
Kode Pos
5
TLP
Text
Telepon
7
FOTO
OLE Object
Foto diri
-
KET
Memo
Keterangan yang diperlukan
-
(*) Primary Key
Simpan tabel dengan nama tbldaftarkaryawanNamaAndaKelasAnda. Tulislah data karyawan selengkapnya (lihat Tabel Data Karyawan).
b. Buatlah tabel baru dengan struktur sebagai berikut: Field Name
Data Type
Field Size
*GOL
Number
Single
GAJI_PERBULAN
Number
Long Integer
UANGMAKAN
Number
Long Integer
LEMBUR_PERJAM
Number
Long Integer
Simpan tabel dengan nama tblupahkaryawanNamaAndaKelasAnda. Masukkan data-datanya (lihat Tabel Daftar Upah Karyawan).
c. Buatlah tabel baru dengan struktur sebagai berikut: Field Name
Data Type
Field Size
*NO
Text
1
NIP
Text
4
GOL
Number
Single
BULAN
Text
10
HARI_KERJA
Number
Long Integer
JAM_LEMBUR
Number
Long Integer
Simpan tabel Anda, dengan nama: tbldatakerjaNamaAndaKelasAnda.
d.
Buatlah relasi dari ketiga tabel di atas.
Langkah-langkah: 1. Klik Tool-Relationship. 2. Klik dua kali/add dari ketiga tabel yang ada. 3. Hubungkan tabel 1 ke tabel 2 dengan cara men-drag field GOL-Create. 4. Hubungkan tabel 2 ke tabel 3 dengan men-drag field NIK-Create. 5. Buka kembali tabel 1 atau tabel 2 atau tabel 3. 6. Cek, klik tanda ( + ) untuk menampilkan hubungan antar tabel.
e. Buatlah query dengan Create query by using wizard, ikuti langkah-langkah selanjutnya. f. Buatlah query dengan Create query in Design View, ikuti langkah-langkah selanjutnya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan: -
Tambahkan field-field, dengan rumus:
TOTAL_UANGLEMBUR:[LEMBUR_PERJAM]*[JAM_LEMBUR] TOTAL_UANGMAKAN:[
UANGMAKAN]*[
HARI_KERJA]
TOTAL_PENERIMAAN:[GAJI_PERBULAN]+[TOTAL_UANGLEMBUR] +[TOTAL_UANGMAKAN] -
Beri tanda cek pada baris show.
-
Pada tabel tbldatakerjaNamaAndaKelasAnda, dengan field bulan isikan Criteria dengan Maret 2003
-
Klik Run untuk melihat hasilnya.
JANGAN LUPA SIMPAN DATA ANDA .... !!!!!!!
B. REPORT Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data dalam bentuk laporan. Dengan report, kita menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan. Data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query. Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create report by using wizard.
LATIHAN2: -
Buatlah query dari ketiga tabel di atas untuk menampilkan:
GOL, GAJI_PERBULAN, UANGMAKAN, LEMBUR_PERJAM, NAMA_KARYAWAN JABATAN, BULAN, HARI_KERJA, JAM_LEMBUR, TOTAL_UANGLEMBUR, TOTAL_UANGMAKAN, TOTAL_PENERIMAAN, NIP. SIMPAN QUERY ANDA DENGAN NAMA GAJI. -
Buatlah report dari query GAJI tersebut.
SELAMAT MENCOBA ......
TABEL DATA KARYAWAN NIP
NAMA_KARYAWAN
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
GINA TEGUH ERDANA NANA IKHSAN AIRIN FERRY ANANTA ADE WIWIN
TGL_ LAHIR 02-Mar-76 25-Jan-75 08-Mar-56 11-Nov-65 31-August-72 21-Nop-70 27-Feb-65 17-Jan-76 25-Jun-75 12-Feb-73
JK
TPK
JABATAN
P L L P L P L P L P
D1 SMA S3 S2 SMA D3 S1 D1 SMA D1
SEKRETARIS SALESMAN DIREKTUR MANAGER SATPAM SEKRETARIS MANAGER RESEPSIONIS SALESMAN SEKRETARIS
GOL
ALAMAT
KOTA
KP
TLP
1 2 4 2 1 3 3 1 1 2
Jl Tampomas 23 Jl Kelud 48 Jl Ariodinoto 10 Jl Pengampon 10 Jl Pekalipan 62 Jl Titimplik 32 Jl Klitiran 27 Jl Dr Cipto 59 Jl Siliwangi 125 Jl Nanas 90
Cirebon Kuningan Cirebon Sukabumi Garut Bandung Bandung Jakarta Kuningan Jakarta
45142 32524 45111 52132 26678 40135 40133 16114 16752 34567
205981 324015 207847 542015 230339 357984 365214 654354 642517 326984
FOTO
KET
TABEL DAFTAR UPAH KARYAWAN GOL 1 2 3 4
GAJI_PERBULAN 300000 600000 900000 6000000
UANGMAKAN 5000 6000 7000 9000
LEMBUR_PERJAM 5000 7500 10000 12500
TABEL DATA KERJA KARYAWAN NO 1 2 3 4 5 6
NIP 2001 2002 2003 2004 2005 2006
GOL 1 2 4 2 1 3
BULAN Mar 2000 Mar 2000 Mar 2000 Mar 2000 Mar 2000 Mar 2000
HARI_KERJA 26 27 23 25 21 28
JAM_LEMBUR 3 0 4 4 7 0 4
7 8 9 10
2007 2008 2009 2010
3 1 1 2
Mar 2000 Mar 2000 Mar 2000 Mar 2000
19 28 22 27
11 1 5 1
DAFTAR BUKU ACUAN: -
Alexander M, Hengky. 2005. Bank Soal Access. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
-
Erhans. 2005. Microsoft Access 2007. Jakarta: PT. Ercorata Rajawali
5
PERTEMUAN 5 MENGGUNAKAN FASILITAS MACRO Macro merupakan sarana untuk membuat serangkaian perintah otomatis, yang berisi sejumlah aksi berbentuk perintah yang dapat mengotomatisasikan operasi setiap kali bekerja dengan cara yang sama. Macro dapat dijalankan melalui Command Button, On Click pada kontrol property, tombol pada toolbar, kombinasi kunci atau dari macro yang lain. Macro dapat berupa macro tunggal yang terdiri dari beberapa aksi atau bisa berupa macro yang merupakan kumpulan beberapa macro yang saling berkaitan yang disimpan secara bersama-sama dengan satu buah nama macro. Untuk memahami pembuatan macro, terlebih dahulu ikuti langkah-langkah berikut ini: LANGKAH 1: Buatlah database baru dengan nama STOKBARANGNAMAKELAS. LANGKAH 2: Buatlah tabel dengan struktur sebagai berikut: Struktur Tabel Barang: Field Name *Kode_Barang Nama_Barang Satuan Stok_Awal
Data Type Text Text Text Number
Description Kode Barang Nama Barang Satuan Unit Barang Stok Awal Barang
Field Size 3 15 6 Long Integer
Simpan dengan nama: BarangNamaKelas Struktur Tabel Beli: Field Name *No _Beli Kode_Barang Harga_Beli Jumlah_Beli Tgl_Beli
Data Type Auto_Number Text Number Number Date/Time
Description Nomor Pembelian Barang Kode Barang Harga Beli Jumlah Beli Tanggal Beli
Field Size Long Integer 3 Long Integer Long Integer Medium Date
Simpan dengan nama: BeliNamaKelas Struktur Tabel Jual: Field Name Data Type Description *No _Jual Auto_Number Nomor Penjualan Barang Kode_Barang Text Kode Barang Harga_Jual Number Harga Jual Jumlah_Jual Number Jumlah Jual Tgl_Jual Date/Time Tanggal Jual Simpan dengan nama: JualNamaKelas
Field Size Long Integer 3 Long Integer Long Integer Medium Date
LANGKAH 3: Membuat 3 form dari tabel di atas, lengkap dengan operasi dasar databasenya. Contoh tampilan:
Gambar 5. 1 Contoh tampilan form Registrasi Data Barang Untuk form lainnya, buatlah minimal seperti Gambar 5.1. LANGKAH 4: Masukkanlah data-data berikut ke dalam masing-masing form: Data Barang: KODE_BARANG B01 D02 M03 P04 T05
NAMA_BARANG BUKU DISKET MOUSE PENSIL SEPATU
SATUAN Lusin Box Pcs Lusin Pcs
STOK_AWAL 2 1 2 3 1
Data Pembelian: NO_BELI 1 2 3 4 5 6 7
KODE_BARANG B01 D02 P04 M03 T05 B01 T05
HARGA_BELI 25000 15000 12500 25000 100000 25000 100000
JUMLAH_BELI 2 5 3 3 3 2 3
TGL_BELI 01-Jul-03 01-Jul-03 03-Jul-03 04-Jul-03 04-Jul-03 06-Jul-03 07-Jul-03
Data Penjualan: NO_JUAL 1 2 3 4
KODE_BARANG T05 M03 P04 B01
HARGA_JUAL JUMLAH_JUAL TGL_JUAL 150000 1 10-Jul-03 30000 3 10-Jul-03 15000 1 12-Jul-03 30000 2 12-Jul-03
5 6
D02 T05
25000 150000
3 2
13-Jul-03 15-Jul-03
Jangan lupa untuk selalu menyimpan data Anda, di folder yang aman !!! Data dimasukkan melalui form bukan tabel !!! Setelah data Anda dimasukkan, lanjutkan langkah-langkah berikut: MEMBUAT MACRO: LANGKAH 5: Membuat Macro Barang: 1. Pada jendela database Stok Barang klik Macro, kemudian klik New.
Gambar 5.2. Langkah Awal Membuat Macro 2. Klik cell pertama pada kolom Action, kemudian klik segitiga kecil berwarna hitam untuk menampilkan daftar perintah yang digunakan. Buatlah seperti di bawah ini:
Gambar 5.3 Mengisikan properties dari Macro Simpan macro Anda dengan nama: BARANGNAMAKELAS. 3. Dengan langkah yang sama buatlah macro BELI dan macro JUAL.
4. Simpan macro BELI dengan nama: BELINAMAKELAS dan macro JUAL dengan nama: JUALNAMAKELAS. 5. Buatlah juga macro KELUAR, seperti berikut ini:
Gambar 5.4 Mengatur Property Macro KELUAR LANGKAH 6: MENJALANKAN MACRO MELALUI FORM UTAMA Untuk menjalankan macro melaui form, terlebih dahulu dibuat rancangan form untuk mengakses macro tersebut. Form yang dibuat disebut Form Utama. Melalui form ini dapat dijalankan semua tindakan yang diperlukan seperti membuka form, menampilkan laporan, mencetak laporan, menutup program serta tindakan lain yang dibutuhkan. MERANCANG FORM UTAMA: Buatlah form, menggunakan Create Form in Design View. Aturlah semenarik mungkin, sehingga tampilan form minimal seperti berikut ini:
Gambar 5.5 Tampilan Form Utama Untuk membuat Command Registrasi Barang, Pembelian, Penjualan dan Keluar, gunakan Command Button. INGAT: PASTIKAN CONTROL WIZARD dalam keadaan tidak aktif, karena kita akan menggunakan fasilitas wizard, melainkan fasilitas macro.
Gambar 5.6 Control Wizard non-aktif LANGKAH 7: MENGHUBUNGKAN FORM DENGAN MACRO Agar tombol-tombol pada form utama tersebut dapat dijalankan, maka terlebih dahulu hubungkanlah tombol-tombol tersebut dengan macro yang telah dibuat sebelumnya. Cara untuk menghubungkannya adalah dengan mengatur property On Click dari masing-masing tombol itu. Agar lebih memahaminya ikuti langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan Form Utama dalam mode design. 2. Klik kanan tombol Regristrasi Barang, klik View, lalu pilih Properties, maka tampil property dari Command Button dan aturlah seperti berikut:
Gambar 5.7 Tab Event disesuaikan dengan masing-masing macro 3. Untuk menghubungkan tombol-tombol lainnya (Pembelian, Penjualan dan Keluar) caranya sama seperti langkah 1 dan 2. Setelah semua tombol dihubungkan dengan macro yang sesuai cukup melakukan klik pada tombol Regristrasi Barang, Pembelian, Penjualan atau tombol Keluar yang ada pada form utama.
SELAMAT MENCOBA ... KALAU ADA LANGKAH YANG TIDAK JELAS KOSULTASILAH PADA TEMAN/GURU ANDA !!!!!
TUGAS PENDAHULUAN Soal : 1. Jelaskan apa fungsi / kegunaan dari aplikasi Microsoft Access 2007 ! Fungsi / kegunaannya : Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain. Soal : 2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan : Database DBMS RDBMS Primary Key Query DDL dan DML SQL Record / Tuple Field Pengertian : Database Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi, perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu. DBMS Kumpulan
perangkat
pengaksesan
ke
memanipulasi,
lunak
database.
yang
digunakan
Mempunyai
dan memelihara database.
untuk
fasilitas
menangani
membuat,
Bertujuan
untuk
semua
mengakses, efisien
kenyamanan dalam memperoleh dan menyimpan informasi dalam database. Fungsi-fungsi DBMS : 1. Data Definition 2. Data Manipulation 3. Data Security dan Integrity 4. Data Recovery dan Concurrency 5. Data Dictionary 6. Performance
dan
RDBMS Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database. Ada tiga prinsip dalam RDBMS : -
Data Definition Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka / huruf ), cara relasi data, validasi dat dan lainnya.
-
Data Manipulation Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan prose Query, dan seterusnya.
-
Data Control Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan seterusnya.
Primary Key Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian ( searching ), pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat. Query Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ). Query dibedakan menjadi 2, yaitu : a. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language ( DDL ) b. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation Language ( DML ). Manipulasi data bisa berupa : a. Menambah, mengubah atau menghapus data b. Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, datanya diambil dari tabel maupun Query sebelumnya.
yang mana
DDL dan DML a. DDL Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory. b. DML Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu : -
Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data
-
Penyisipan Informasi baru ke Bata Data
-
Penghapusan Informasi dari Basis Data
-
Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data
SQL Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86. Record / Tuple Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masingmasing tipe data dari item data ini berbeda-beda. Field Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data Base.
Soal : 3. Sebutkan dan Jelaskan jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel ! Relasi Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang biasa disebut relasi atau tabel ) dengan masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Pada model data relasional, kaitan atau asosiasi antara dua buah tabel disebut hubungan ( Relationship ). Hubungan dapat berupa : 1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu data pada tabel lain.
1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data pada tabel lain. Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel :
Penjelasan : Relasi yang tersusun menjadi beberapa
baris
dan
kolom,
sebagaimana
diperlihatkan pada gambar di atas yang membentuk suatu hubungan yang diperlihatkan pada tabel. Secara konsep, setiap tabel harus memiliki kunci primer. Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom. Kunci berperan sebagai identitas yang unik ( tidak kembar ) untuk masing– masing baris data. Sebagai contoh Driver's Name adalah kunci primer bagi label Owner's Name. Sedangkan Driver's License Number adalah kunci primer bagi Driver's License Number of Driver Cited.
Soal : 4. Jelaskan Fungsi / Kegunaan masing-masing menu seperti yang ditunjukkan gambar dibawah !
Tables Berfungsi sebagaipenyimpan data dalam sebuah obyek. Urutan langkah-langkah :
1. Klik ikon Blank DataBase
2. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai berikut :
3. Kemudian setelah itu tekan Create 4. Klik Design View
5. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini
6. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :
Queries Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan cara lain.
Query Wizard Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantu oleh Microsoft Access 2007. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :
1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian klik Query Wizard.
2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.
3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada perlukan pada pilihan Tabel / Query.
4. Keterangan : Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query. Klik < untuk membatalkan. Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada. Pilih Field NIM, Nama dan IPK
5. Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada Query
yang
telah
dibuat
Information, Klik Finish.
dan
pilih
Open
The
Query
to
View
6. Berikut Hasilnya :
Form Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan memperbarui data.
Langkah-langkah membuat Form :
1. Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel yang ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan dalam keadaan Datasheet View, bukan Design View, caranya dengan DoubleClick pada nama Tabel.
2. Maka
secara
otomatis
dapat
mendapat
suatu
Form
berdasarkan pada Tabel KTP yang telah dibuat sebelumnya.
yang
langsung
Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga tampilan Layout dan Design View dimana dapat mengatur tampilan Form. Terdapat pada bagian kiri atas menu Home.
Tampilan dari Design View digunakan untuk mengubah susunan dari Form sesuai dengan keinginan user. Di bawah adalah tampilan Design View.
3. Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel KTP, maka harus masuk ke bagian Form View.
Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam Tabel KTP. Apabila ingin menambahkan data baru maka cukup dengan meng-click bagian Record yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya membuat tombol untuk navigasi. Berikut ini adalah langkahlangkah yang harus dilakukan :
1. Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View dan pilih Design View.
2. Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini
3. Kemudian pilih tanda Button
4. Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara otomatis Button Wizard sebagai berikut :
5. Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul sebagai berikut :
6. Dengan cara yang sam seperti no 5 di atas buat Button untuk Navigasi, Go to Next Record, Go to Previous Record, dan Go to Last Record. Dan juga untuk Record Operation berupa Add New Record, Delete Record dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu untuk Button Close Form. Report Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report ) dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan. Cara membuat Report Wizard :
1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report
2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :
DAFTAR PUSTAKA www.google.com www.wikepedia.co.id/Microsoft Access2007
www.geocities.com/d0sh3ndr0/ifokom.swf
