Szövegszerkesztés Tartalomjegyzék

Elméleti kérdések

Szövegszerkesztés

Szövegszerkesztés Tartalomjegyzék 1

A SZÁMÍTÓGÉPES SZÖVEGSZERKESZTÉS ................................................................................. 3 1.A 1.B

2

SZÖVEGSZERKESZTÕ MUNKAKÖRNYEZET.............................................................................. 4 2.A 2.B 2.C

3

A TÁBLÁZATOK KÉSZÍTÉSÉNEK MÓDSZEREI, ESZKÖZEI ......................................................................... 16 TÁBLÁZAT RENDEZÉSE, KÉPLETEK ALKALMAZÁSA ............................................................................... 17

A KIADVÁNYSZERKESZTÉS ESZKÖZEI..................................................................................... 18 9.A 9.B 9.C

10

A SZAKASZ FOGALMA, A SZAKASZ FORMÁZÁSI LEHETÕSÉGEI ................................................................ 14 A SZÖVEG HASÁBRA TÖRDELÉSE ......................................................................................................... 15 FEJLÉC, LÁBLÉC, LAPSZÁMOZÁS, LÁBJEGYZET KÉSZÍTÉSE ..................................................................... 15

TÁBLÁZATKÉSZÍTÉS...................................................................................................................... 16 8.A 8.B

9

A KARAKTEREK FORMÁZÁSI LEHETÕSÉGEI ........................................................................................... 12 A BEKEZDÉS FOGALMA, BEKEZDÉSEK FORMÁZÁSI LEHETÕSÉGEI ........................................................... 12 FELSOROLÁS, SZÁMOZÁS, SZEGÉLYEZÉS, ÁRNYÉKOLÁS ........................................................................ 14

SZAKASZ FORMÁZÁSA .................................................................................................................. 14 7.A 7.B 7.C

8

A SZÁMÍTÓGÉPES SZÖVEG EGYSÉGEI ................................................................................................... 11 A SZÖVEGEGYSÉGEKHEZ KAPCSOLÓDÓ FORMÁZÁSI LEHETÕSÉGEK........................................................ 11

BEKEZDÉS ÉS KARAKTER-FORMÁZÁS ..................................................................................... 12 6.A 6.B 6.C

7

SZÖVEGRÉSZEK KIJELÖLÉSE KIVÁGÁS, MÁSOLÁS, BEILLESZTÉS, .............................................................. 8 SZÖVEGRÉSZEK KERESÉSE, CSERE, GYORSSZÖVEG ALKALMAZÁSA........................................................... 9 A MEZÕ FOGALMA, MEZÕKÓDOK ALKALMAZÁSA .................................................................................. 10

A SZÁMÍTÓGÉPES SZÖVEG SZERKEZETE, A FORMÁZÁS. ................................................... 11 5.A 5.B

6

ÍRÁSSZABÁLYOK, AZ ÍRÁSJELEK HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI ................................................................ 6 A SORVÉGI ELVÁLASZTÁS, A HELYESÍRÁS ELLENÕRZÉSE, AUTOMATIKUS JAVÍTÁS..................................... 7 A SZÖVEG TAGOLÁSA, KIEMELÉSEK, FORMAALAKÍTÁS ............................................................................ 8

SZÖVEGSZERKESZTÉST MEGKÖNNYÍTÕ GYORSTECHNIKÁK............................................ 8 4.A 4.B 4.C

5

A MUNKAKÖRNYEZET RÉSZEI (MENÜ, ESZKÖZTÁRAK, ÁLLAPOTSOR, KIJELÖLÕ ÉS GÖRDÍTÕSÁV, VONALZÓ)4 A MUNKAKÖRNYEZET TESTRESZABÁSA ................................................................................................. 5 A DOKUMENTUM MEGJELENÍTÉSÉNEK LEHETÕSÉGEI .............................................................................. 6

AZ ESZTÉTIKUS DOKUMENTUMOK KIALAKÍTÁSÁNAK SZEMPONTJAI............................ 6 3.A 3.B 3.C

4

A SZÁMÍTÓGÉPES SZÖVEGSZERKESZTÉS LEGFONTOSABB SZOLGÁLTATÁSAI. ............................................ 3 SZÖVEGSZERKESZTÕK ÖSSZEHASONLÍTÁSA (DOS EDIT, WRITE, WINWORD 6.0, WORD 97)..................... 3

ADATSZÍNTÛ KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL (CSATOLÁS, BEÁGYAZÁS)....................................... 18 TÁRGYMUTATÓ ÉS TARTALOMJEGYZÉK ELKÉSZÍTÉSE ........................................................................... 19 A RAJZOLÁS ESZKÖZEI, EGYENLET SZERKESZTÉS: ................................................................................ 19

DOKUMENTUMOK MENTÉSE, NYOMTATÁSA ......................................................................... 20 10.A 10.B 10.C

A MENTÉS PARAMÉTEREI. BIZTONSÁGI MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE. AUTOMATIKUS MENTÉS. ...................... 20 A DOKUMENTUM VÉDELME ............................................................................................................ 21 A NYOMTATÁS PARAMÉTEREI......................................................................................................... 21

2


Szövegszerkesztés

1 A számítógépes szövegszerkesztés 1.a

A számítógépes szövegszerkesztés legfontosabb szolgáltatásai. A számítógéppel való szövegszerkesztés rengeteg elõnyt hordoz magában a hagyományos írógépes dokumentáció-, kiadvány- vagy nyomtatvány-szerkesztéshez képest. Ma az üzleti-gazdasági életben, s egyre inkább a magánszférában is szinte elképzelhetetlenek a levelezések, irattárazások a számítógépes szövegszerkesztés nélkül. Legfõbb elõnyei: • A dokumentumokat mágneses lemezekre menthetjük, amelyek kapacitásuknál fogva igen nagy mennyiségû dokumentum tárolására képesek, méretüknél fogva pedig kis helyen elférnek (szemben a hagyományos irodai irattárolással). • A számítógépen az adatokat fájlokban (szg.-es aktákban) tároljuk, amelyek, un. alkönyvtárakban, könyvtárakban helyezkednek el. (Ez szigorú rendet biztosít.) Hálózatok esetén a dokumentációkhoz bárki könnyedén hozzáférhet (ismerve annak pontos helyét), s anélkül, hogy fel kellene állnia a szg.-tõl beletekinthet abba, másolatot készíthet róla vagy akár átrendezheti egész irattárát. • A szöveg könnyen módosítható, szerkeszthetõ − a több helyen elõforduló hibás szövegrészek a csere funkcióval javíthatóak. − a szöveg könnyedén átszabható (copy, cut, paste) (nincs szükség ollóra, ragasztóra), a meglévõ anyagokból új dokumentumot készíthetünk. automatikus helyesírás ellenõrzés, sorvégi elválasztás − automatikus sortördelés a margónak megfelelõen − automatikus laptördelés a lapméretnek megfelelõen − hosszabb, gyakran ismétlõdõ szövegek tárolási lehetõsége (AutoText) • Esztétikus kiadványok elõállítására alkalmas formázási szolgáltatásokat nyújt.

Léteznek kezdetlegesebb, egyszerûbb és ma már igen komoly képességekkel bíró szövegszerkesztõk. Ezek felhasználási területeirõl, lényegesebb jellemzõirõl a következõkben. 1.b Szövegszerkesztõk összehasonlítása (DOS Edit, Write, Winword 6.0, Word 97). Kategóriák: editorok (DOS Edit), szövegszerkesztõk (Write), szövegformázók (Winword), kiadványszerkesztõk (QXRPESS, CorelDraw) A DOS Editor egy egészen kezdetleges szövegszerkesztõ, amelyet legfõképp .TXT és .BAT kiterjesztésû állományok írására használunk. Itt nincs lehetõség formázásra, ASCII kódú állományok készítésére szolgál. (De ebben az esetben nem is a forma, hanem a tartalom a lényeg.) A Write szövegszerkesztõt már Windowsos környezetbõl indíthatjuk. Menüsora széleskörûbb felhasználást biztosít. A nyersen begépelt szöveg már elég jól formázható: • • • •

bekezdések, karakterek formázása, fejléc/lábléc készítése, tabulálási lehetõségek (bár kissé nehézkesebben, mint a Word-ben), kép, objektum szerkeszthetõ a szövegbe.

A Winword 6.0-ás verzió merõben többet nyújt az elõbbiekhez képest. Kreatív, alkotó fantáziánknak is nagyobb teret ad, de a megszokott hivatalos formájú dokumentumok is nagyon könnyedén és esztétikusan elkészíthetõk vele. 3


Szövegszerkesztés

• A szöveget teljesen formázatlanul, sorvégi enter-ek leütése nélkül gépelhetjük be, ezt követheti a dokumentum jellegének ill. saját ízlésünknek megfelelõ formázás. • Stílusok alkalmazásával könnyedén átformázhatunk nagy terjedelmû dokumentumokat, dokumentumrészleteket egy lépésben. • Szerkesztés közben bármelyik lépéstõl visszavonhatóak a parancsok. • Rendkívül mutatós, esztétikus kiadványok készíthetõk a szövegbe csatolható képek, objektumok (saját rajz, ClipArt kép, táblázat, grafikon) segítségével. • A levelezéshez nélkülözhetetlen körlevél- és etikett címkekészítés, borítékcímzés is jellemzõ sajátossága e szövegszerkesztõnek. • További lehetõségek a (teljesség igénye nélkül): vágólap használata, táblázatkészítés, szekcióformázás, sorszámozás, rajzolás, szövegdoboz használata, formátumfestés, helyesírás-ellenõrzés, nyelvezet átállítása, szimbólumok, mezõkódok beszúrása, betûtípus váltása, stb… A Word 97, ha lehet, még ennél is többet nyújt: • Felismeri a Word 95 vagy a 6.0-ás programmal készített fájlokat, ezeket beolvasáskor Word 97 formátumúvá konvertálhatjuk. Ez a formátum arról híres, hogy megoldja a word nagy problémáját: a túl nagyméretû dokumentumok tárolását. Méretüket lecsökkenti azzal, hogy a beillesztett képeket tömörítve tárolja. Az Internettel is szorosan összefonódik. A szerkesztett dokumentumot weblap (HTML) formátumban is el lehet menteni, vagy postázhatunk egy levelet elektronikusan (Fájl / Küldés menü) is.

2 Szövegszerkesztõ munkakörnyezet 2.a

A munkakörnyezet részei (menü, eszköztárak, állapotsor, kijelölõ és gördítõsáv, vonalzó) MENÜSOR: a címsor alatti sor a menüsor. Ha az egérrel rákattintunk, az almenük (menüpontok) listája nyílik meg. A menüpontok típusai funkciójuk szerint: Kapcsolók: bekapcsolt állapotban egy “pipa” látható a menüpont mellet. Pl.:Nézet/Vonalzó (View/Ruler), a vonalzó megjelenítését kapcsolhatjuk vele ki-be. Választóvonal: az ilyen menüpontok egymás alatt találhatók, vonallal elválasztva a többi menüpontból. Amelyik érvényes azt egy "pont" jelzi. Pl.: View menü elsõ négy parancsa (megjelenítési módok) Párbeszédpanel: azok a menüpontok, amelyek további beállítást igényelnek, ezért rákattintva egy párbeszédpanel jelenik meg. Ilyen parancsok mögött mindig találunk három pontot.(…) Azonnal végrehajtandó parancsok: Azok a menüpontok, amelyek nem igényelnek pontosító információkat. Pl.: a Szerkesztés/Törlés –Edit/Delete. A menüpontok egy része szürke. Ez azt jelenti, hogy az adott parancs abban a pillanatban nem hajtható végre pl. azért mert nincs kijelölve. Egyes menüpontok mellet egy-egy billentyûkombináció is található, s ennek leütése egyenértékû a menüpont kiválasztásával.(pl.: Edit/undo = Ctrl+z) Egér nélkül a billentyûzettel „közlekedhetünk” a menükben és a menük között is az ALT billentyû segítségével.

4


Szövegszerkesztés

Rövid menü(Shortcut): „Környezet érzékeny” menük, azaz attól függ a tartalmuk, hogy éppen hol állunk az egérrel, aztán jobb gombbal kattintunk. Több mint tízféle ilyen menü van. Használatuk a gyorsabb programkezelést segíti elõ. ESZKÖZTÁRAK (TOOLBAR): a képernyõ 3. sorában találjuk az eszköztárakat. Az eszközök jelentése bármikor megjeleníthetõ, ha rámutatunk egérrel. Rákattintással végrehajtjuk a megfelelõ parancsot. Az eszközök egy-egy parancs, beállítás stb. gyorsabb végrehajtását teszi lehetõvé, a menük nélkül. Az eszköztárakat a képernyõ egyéb területére is pakolhatjuk, módosíthatjuk a meglévõk sorrendjét, tartalmát. Egyes parancsok hatására kiegészítõ eszközsorok jelennek meg. (pl. fej és lábléc) Új eszközsor be ill. Kikapcsolására két eszköz alkalmas: rajz és vonalazást elõsegítõ eszköztár. ÁLLAPOTSOR: a képernyõ alján találjuk az állapotsort, több funkciója van, amely sok hasznos dolgot közöl a munkánk során: − hányadik oldalon áll a kurzor? − aktuális szekció sorszáma. − oldalszám/Lapszám. − kurzor helyzete a laptetejéhez képest. − a kurzor helyzete az aktuális oldalon − pontos idõ GÖRDÍTÕSÁV, KIJELÖLÕSÁV A gördítõsáv a képernyõ jobboldalán vagy a képernyõ alsó részén található. Többféleképpen használhatjuk: nyilakra kattintunk, akkor 1-1 sort le-fel néhány karaktert jobbra, balra mozgathatunk. Csúszkát mozgatjuk akkor a képernyõ tetszõleges részére ugorhatunk. Csúszka és a nyilak közötti területre kattintunk 1-1 képernyõoldalt le-fel és 1-1 képernyõoldalt jobbra-balra ugorhatunk. A kijelölõsáv megkönnyíti a szöveg vagy szövegrész kijelölését. Ez a sáv a szövegtõl balra található és láthatatlan. A kurzor ezen állva egy jobbra felfelé mutató nyilat jelöl, aminek segítségével megtörténhet a szöveg megfelelõ részének kijelölése. VONALZÓ: a vonalzó a vízszintes és függõleges beállításokat segíti elõ. A vonalzók a megfelelõ jelek mozgatásával margókat, tabulátor pozíciókat tudunk állítani. Ezeket a vonalzókat nem mindig lehet látni. Normál nézetben nem mindig lehet látni. (csak a vízszintes vonalzó látható ha be van kapcsolva) Nyomtatott forma nézetben mindkettõ látható, míg Szerkezet nézetben egyik sem. A vonalzót a Nézet (View) menü Vonalzó (ruler) paranccsal hozhatjuk elõ. 2.b A munkakörnyezet testreszabása A felhasználó eldöntheti, hogy menükkel, ikonokkal, vagy billentyû kombinációkkal szeretne dolgozni. A beállításokat a Tools/options (Eszközök/Egyebek) állítjuk be, ill. View/Toolbars (Nézet/Eszköztárak). Itt a párbeszédpanelen rákattintunk arra a választókapcsolóra, amit látni szeretnénk. Pl.: Standard, Formázó eszköztárak. Az eszköztárakat elhelyezhetjük valahol pl. képernyõ szélén, lehet „lebegõ” is a munkaterületen. Ha egérrel ráállunk az eszköztár kapcsolót nem tartalmazó részére, akkor mozgatható. Célszerû elhelyezés, hogy amelyre szükségünk van azok legyenek fenn. Az Egyebeknél (Options) párbeszédablak találhatók: • Megjelenítés: ábrák, objektumhorgony, állapotsor, gördítõsáv stb. beállításai. • Mentés: az automatikus mentés hány percenként történjen; További párbeszédablak: helyesírás-ellenõrzés, gyorsformázás, szerkesztés. 5


Szövegszerkesztés

A testreszabás a Customize paranccsal történik. View/Toolbars „Új gomb”. Itt beírjuk, hol akarjuk használni az új eszköztárat, (pl. Normál.dot sablonfájl része legyen) választás ha mindenhol látni szeretnénk. Megjelenik az új, még üres eszköztár. Testreszabás ablakhoz: • Eszköztárak • Menük • Billentyûzet kiválasztása Eszköztáraknál a kategóriák váltogatása közben megjelennek az ikonok. Amelyikre szükségem van egérrel ráállok és a kívánt helyre húzom. Menüknél átmenthetjük, törölhetjük a meglévõket, ill. Újakat készíthetünk. Meg kell adni melyik mezõvel dolgozunk és melyik pozíciójára szeretnénk helyezni az új menüpontot. • Billentyûkombináció készítése Itt is kategória megadása és leütjük a billentyûzet kombinációt, amit kitaláltunk. Ez megjelenik az új Gyorsbillentyû keretben. A betûk, számok mellett használhatjuk az ALT, CTRL, SHIFT billentyûket is. 2.c A dokumentum megjelenítésének lehetõségei Normál nézet: A nevébõl is kiderül, hogy ezt ajánlják a normál munkához, mert a képernyõn látható kép hasonlít a kinyomtatott dokumentumhoz, ebben a nézetben a program mûködése elég gyors. A szöveg jól olvasható de nem minden formázási beállítás látszik. (Pl.: fejléc, lábléc, laphatárok, stb.). Normál nézetben a View-Nézet/Normál parancsával vagy a vízszintes gördítõsáv szélén lévõ elsõ ikonnal juthatunk el. Munka közben segítenek a szerkesztési segédjelek, nem nyomtatandó karakterek (sorvége vége jel; laptörés jele, szóköz jele, stb.). Nyomtatott forma nézet (Page Layout): Ezt a módot akkor használjuk, amikor az irat már csaknem készen van. Itt már azt láthatjuk, amit ki akarunk nyomtatni. Megjelenítése a vízszintes gördítõsáv bal oldalán lévõ 2. Ikonnal történik. (View/Page Layout). A képernyõn ekkor a laphatárok is látszódnak, s együtt tûnik fel az elõzõ lap vége és a következõ eleje. (Tárigényes és lassú.) Szerkezet nézet (outline): nagyméretû dokumentumok áttekinthetõségét megkönnyíti. A szöveg helyett csak fejezetek, alfejezetek címeit jelenítik meg. Feltétele, hogy a címek formázására „stílusokat” használjunk. A vízszintes gördítõsáv baloldalán lévõ 3. Ikonnal hozhatjuk elõ ezt a nézetet vagy a View/Outline paranccsal. Nyomtatási elõkép (Print Prieview): távoli valósághû kép az anyagról. Itt nem lehet szerkeszteni.

3 Az esztétikus dokumentumok kialakításának szempontjai 3.a

Írásszabályok, az írásjelek használatának szabályai Az automatikus sorkizárás elõnye az, hogy nem kell a sorok végére figyelnünk, és ha utólag beszúrunk valamit a szövegbe, a sorvégek automatikusan átrendezõdnek, minden magától helyreáll. Sorkizáráskor a szövegszerkesztõ széthúzza a margóhoz (relatív margóhoz, ha van behúzás) a szöveget úgy, hogy a szóközök méretét megnöveli. A sorvégén csak egymástól szóközzel elválasztott szavakat visz át a következõ sorba. Csak szóköznél „meri” eltörni a szöveget, önkényesen nem választ el a szavak közepén. Ezért fontos, hogy a szavak közé mindig pontosan egy szóközt tegyünk, és az írásjeleket a megelõzõ szavakhoz zárjuk. Ha

6


Szövegszerkesztés

az írásjel mögé nem teszünk szóközt, hiába van ott vesszõ, nem a szavakat összefüggõ egységnek (egy szónak tekinti.). Ilyen lesz: Két fiunk születik.Az egyiknek Vanyka lesz a neve,a másiknak Vanyka.Nônek a fiaim,cseperednek,szántanak-vetnek,én meg csak üldögélek,pipázgatok,biztatgatom ôket.Odakiáltok:„Héj te,Vanyka,fürgébben!Hallod Vanyka,lassabban!” Tovább szövögette,hogy lesz,mint lesz. − Az írásjelek (pont, vesszõ, kérdõjel, felkiáltójel, stb) elõtt nem szabad, mögöttük kötelezõ szóközt hagyni. − A zárójelet a bezárt szöveghez kell „zárni”: a nyitó zárójel elõtt van, mögötte nincs szóköz, a bezáró zárójelnél pedig fordítva. − A gondolatjel mögé (elé) egy szóközt kell írni. A gondolatjel helyett nem szabad „mínusz” jelet írni. (A gondolatjelet menübõl: Insert/Symbol/Special/En Dash vagy CTRL + numerikus Billentyûzeten szürke mínusz). Speciális karakterek a Beszúrás/Szimbólum (Insert/Symbol) alkalmazásával lehetséges. − Ha a szöveget sorkizárttá tesszük, elõfordul, hogy a gondolatjel eltávolodik a szövegtõl. Pl.: csúnya: − Mondta XY hjblfgkj kfghjlfgk kghjlfg klg phkhikjk jjlkjlklk uouhjkhjjkhjnkjuuuutykyttyjl Helyesen: − Mondta… Ilyenkor szóköz helyett nem széthúzható szóközt (non-breaking space) kell írni: CTRL+SHIFT+szóköz!! Ugyanígy kell megoldani azt is, hogy egy kötõjel ne szakadhasson el attól a szótól, amihez tartozik. (CTRL+SHIFT+ -). Pl.: csúnya: c = a – b xxxxxx xxxx xxxx xxxxxx xxxxxxx xx xxxx xxxxx xxxx xxx xxxxxxxxxxxx. Helyesen: c = a – b. − A szövegnek nem szabad túldíszítettnek lenni. Pl. egy oldalon nem célszerû kettõnél több betûtípust, betûstílust alkalmazni, mert zavaros lesz a kép. − Nem szabad „kalapos” ékezetes betûket nyomtatni: ô. Azaz igazi magyar ékezetes fontkészlettel kell dolgozni. − A kettõspont mögött a szöveget mindig kis betûvel kell kezdeni. − Cím után nem szabad pontot tenni. 3.b A sorvégi elválasztás, a helyesírás ellenõrzése, automatikus javítás Elválasztás A szöveget elválaszthatjuk a szövegszerkesztõ Eszközök/Elválasztás (Tools /Hyphenation) menüparancsával. Itt két lehetõség közül választhatunk: automatikus elválasztás (Automatically Hyphenate Document), kézi (Manual) elválasztás. Az elsõ esetben kérdezés nélkül, a beépített, a kiválasztott nyelvnek megfelelõ elválasztási szabályok alapján végighalad a teljes dokumentumon. A második esetben lépésenként javaslatot tesz, és megerõsítést kér. Végül, ha csak egy-egy helyen szeretnénk a szöveghézagokat megszüntetni, kézzel beírhatunk egy feltételes kötõjelet (Optional Hyphen) így látszik a képernyõn: ¬ (CTRL+ -, vagy Insert/Symbol). − A szövegben nem lehet „folyosó”: pl.: Helyesen (elválasztva!!!) A helyesírás ellenõrzése Ahhoz, hogy helyesírást tudjunk ellenõrizni, tudatni kell a szövegszerkesztõvel, hogy milyen nyelven írunk. (A nyelvet az Egyebek/Nyelv Tools/Language) paranccsal tudjuk beállítani.). A nyelv bekezdéshez kapcsolódik: ha nem jelölünk ki szövegrészt, akkor a kiválasztott nyelv csak arra a bekezdésre vonatkozik, amelyikben a kurzor áll. A legújabb Word-ben folyamatos hibajelzést kérhetünk: ha ezt bekapcsoljuk, pirossal aláhúzza a hibás 7


Szövegszerkesztés

szavakat, zölddel pedig a nyelvhelyességi hibákat jelzi. Ha ez nincs bekapcsolva, az Eszközök/Helyesírás (Tools/Spelling) menüpontban kérhetünk ellenõrzést. A program az ellenõrzés során megáll azoknál a szavaknál, amelyek nincsenek az alapszótárban. Gyakran használt szó felvehetõ a szótárba a Felvesz (Add) gombbal. Eszközök/Beállítások Automatikus helyesírás ellenõrzés beállítható. Automatikus javítás: ha észrevesszük, hogy ugyanazt a hibát többször is elkövettük, elõször javítsuk ki a Javítás (Change To) mezõben, majd kattintsunk az Automatikus javítás (Auto Correct) gombra. 3.c A szöveg tagolása, kiemelések, formaalakítás Tagolás, kiemelések 1. Az azonos szinten lévõ címeket, alcímeket azonos stílussal kell megformázni. 2. Tilos szóközökkel igazítani! Az eltérõ betûtípusokhoz, betûmérethez eltérõ méretû szóköz tartozik, ezért soha nem fognak pontosan egymás alatt kezdõdni a szavak. Szóközök helyett alkalmazzuk a tabulátort, bekezdések behúzását, igazítsuk szükség szerint jobbra, balra, középre a bekezdést. 3. Tilos a sorok végén ENTER-t ütni. Lehetetlenné válik a sorkizárás, a szöveget nem tudjuk a margókhoz kihúzni. 4. Ugyanígy, lehetõleg ne szúrjunk be túl sok laptörést, mert elveszítjük az automatikus laptördelésbõl adódó elõnyöket. Ha késõbb beszúrunk egy-egy szövegrészt, a laptörések elcsúsznak, rossz helyre kerülnek. Gyakran elõfordul, hogy egy alcím az elõzõ oldalon marad, a hozzátartozó szöveg pedig a következõ lap tetejére. Gyors megoldás ilyenkor a laptörés, de nem célszerû! Helyette állítsuk be, hogy a cím mindig legyen együtt a következõ bekezdéssel (Keep With Next). 5. Tilos a függõleges tagolást üres ENTER-ekkel megoldani! 6. A formázáshoz használjunk stílusokat! Így gyorsabb lesz a formázás, és biztos, hogy azonos formátumot kapnak a szövegrészek, és ha módosítani szeretnénk, csak a stílust kell módosítani, nem pedig az összes azonos formátumú szövegrészt. 7. Ne engedjük, hogy a bekezdés utolsó sora a lap aljára (fattyúsor) vagy elsõ sora a lap tetejére (árvasor) kerüljön. Jelöljük be a Formátum/Bekezdés (Format/Paragraph) Szövegbeosztás Tördelés Fattyú és árvasorok jelölõnégyzetet. 8. A kiemeléseknek gazdag tárháza van: a betû stílusa, típusa, árnyékolás, szegélyezés, stb. Legyenek a kiemelések következetesek: legjobb, ha elõre átgondolt stílusokkal dolgozunk. Strukturált szöveg tagolására nagyon alkalmas a többszintû sorszámozás, bajuszozás. Óvakodjunk azonban az agyoncsicsázástól. A végeredmény könnyen giccsparádévá válhat.

4 Szövegszerkesztést megkönnyítõ gyorstechnikák 4.a

Szövegrészek kijelölése kivágás, másolás, beillesztés,

A dokumentum készítés alapja a beírás mellett a mozgás és a kijelölés. Kijelölni egér és billentyûk segítségével egyaránt lehet. Meghatározott szövegegység kijelölése: • Szó kijelölés esetén kattintsunk kettõt a kijelölendõ szóra. 8


Szövegszerkesztés

• Mondat kijelöléséhez a CTRL gombot lenyomva tartva kattintsunk egyet a mondaton belül. A kijelölést megkönnyíti az úgynevezett kijelölõ sáv, amely a szövegtõl balra van és láthatatlan. Ha ezen áll a kurzor, jobbra felfelé mutató nyíl alakot vesz fel. • Sor kijelöléséhez a sor elõtt kattintsunk egyet a kijelölõ sávon. • Bekezdés kijelöléséhez kattintsunk kettõt a bekezdés elõtt a kijelölõ sávon, vagy hármat a bekezdésen belül. • Teljes dokumentum kijelöléséhez a kijelölõ sávon hármat, vagy a CTRL gombot lenyomva egyet kell kattintanunk Szövegkijelölés billentyû-kombináció segítségével Billentyû-kombináció SHIFT+←,↑,→,↓,

A kijelölt terület egy-egy karaktert jobbra-balra, egy-egy sornyit fel-le SHIFT+CTRL+→vagy← kurzortól a szó végéig vagy elejéig SHIFT+HOME kurzortól a sor elejéig SHIFT+End kurzortól a sor végéig kurzortól a bekezdés végéig illetve a SHIFT+CTRL+↓,↓ bekezdés elejéig Shift+PageUp egy ablaknyit felfelé Shift+PageDown egy ablaknyit lefelé (elõre) Shift+Ctrl+Home kurzortól a dokumentum elejéig illetve a Shift+Ctrl+End dokumentum végéig Shift+Ctrl+PageUp kurzortól az aktuális képernyõoldal Shift+Ctrl+PageDown tetejéig, illetve az aljáig Ctrl+5 (NumLock bekapcsolva)

teljes dokumentum

Vágólap (Clipboard) A vágólapra mindig a kijelölt rész kerül, vagy úgy, hogy az eredeti helyén megmarad, akkor másolásról beszélünk, vagy úgy, hogy eredeti helyérõl törlõdik, akkor kivágásról van szó. A vágólapon a tartalom mindaddig megmarad, amíg a Windowsban vagyunk, és nem írjuk felül valami más tartalommal. A vágólapon mindig csak egy “dolog” lehet, függetlenül a méretétõl. (lehet: szöveg, kép, táblázat stb.,) A vágólap tartalma megtekinthetõ a Windows Programkezelõjében, ha a Rendszer (Main) csoportablakban az Clipboard ikonra kettõt rákattintunk. A vágólap tartalma bármikor beilleszthetõ a kurzor pozíciójába. 4.b Szövegrészek keresése, csere, gyorsszöveg alkalmazása A keresés (Find) és a csere (Replace) módot nyújt arra, hogy egy dokumentumon belül bizonyos szavakat, kifejezéseket a program segítségével keressünk meg és, ha szükséges, kicseréljük más szavakra és kifejezésekre, esetleg más formai jellemzõket változtassunk meg. A keresés történhet egy kijelölt szövegrészben, a kurzor pozíciójától a dokumentum eleje vagy vége felé, vagy teljes dokumentumban. A keresés párbeszédpanelt a Szerkesztés/Keresés 9


Szövegszerkesztés

(Edit/Find) parancs kiadásával, vagy a CTRL+I (CTRL+F) billentyû-kombinációval jeleníthetjük meg. Keresett szöveg (Find What) mezõjébe kell begépelni azt a karaktersorozatot, amelyet keresünk, majd rá kell kattintani a Következõ (Find Next) gombra. A program megkeresi a beírt szöveg következõ elõfordulását a kijelölt szövegben, illetve a kurzortól a megadott irányba. A Keresés (Search) mezõben választhatunk, hogy a teljes dokumentumban keressen Mindenütt(All), a kurzortól Lefelé(Down), vagy Felfelé(Up). E két utóbbi esetben csak a dokumentum törzsrészében keres, míg a MINDENÜTT választása esetén a fej-és láblécben, láb-, vég-és széljegyzetekben is. A csere (replace) párbeszédpaneljéhez a Szerkesztés/Csere (Edit/Replace) paranccsal, a CTRL+H billentyûkombinációval, vagy a Keresés(Find) párbeszédpanel Csere nyomógombjának segítségével juthatunk el. A keresett szöveg mezõben megadott szöveget és/vagy formátumot fogja kicserélni az Új szövegben megadottal. Ha a csere szöveg nagyon hosszú, feltehetõ a vágólapra, és itt csak azt kell mondani, hogy arra cseréljen, ami a vágólapon van. Gyorsszöveg (AutoText) Szerkesztés menü Gyorsszöveg parancsa (Edit/AutoText), rövidítések feloldására szolgál, de nem automatikusan, a rövidítés feloldását nekünk kell kezdeményezni. A teljes szöveget egyszer be kell gépelni a dokumentumba, kijelölni, és utána behívni a Szerkesztés/Gyorsszöveg (Edit/Auto Text) párbeszédpanelt. A rövidítést a Név mezõbe kell beírni. Olyan rövidítést válasszunk, amely egyedi, emlékeztet a teljes szöveg tartalmára és tényleg rövid. A Felvesz (Add) gombbal fejezzük be a rögzítést. A kiválasztott rövidítéshez tartozó teljes tartalom a Kép (preview) mezõben látható. A Gyorsszöveg szókészlete kinyomtatható. 4.c

a mezõ fogalma, mezõkódok alkalmazása

Mezõk (Insert/Field) használatának segítségével a szövegbe utasításokat tudunk beágyazni, megjeleníthetünk oldalszámot, dátumot, ábrát, képet, vagy összeállíthatunk tárgymutatót, tartalomjegyzéket stb. A mezõk alapvetõen a következõ részekbõl állnak: {MEZÕNÉV paraméterek \ kapcsolók} Ez a kapcsos zárójel nem gépelhetõ be a billentyûzetrõl. Ez a speciális karakterpár csak a CTRL+F9 billentyûkombinációval állítható elõ. Menük segítségével beszúrt mezõ esetén a kapcsos zárójel automatikusan megjelenik. A paraméter használata nem minden mezõben kötelezõ és a mezõ típusától függ a tartalmuk és a külalakjuk. Ha a paraméter szöveg, és egynél több szót tartalmaz, idézõjelek ( “ “) közé kell tenni. Fontos tudni , hogy a mezõn belül mindent szóközzel kell elválasztani egymástól. A paramétereket, kapcsolókat, de még a számoktól a mûveleti jeleket is egy-egy szóköz választja el. Az összes mezõkód együtt kapcsolható, ha az Eszközök/egyebek párbeszédpanel Megjelenítés lapján mezõkódok kapcsolót bekapcsoljuk, illetve kikapcsoljuk. A mezõneveket kategóriákba (Categories) sorolták, így sokkal könnyebbé válik az egyes mezõk megtalálása a Mezõnevek (Field Names) listájában.

10


Szövegszerkesztés

5 A számítógépes szöveg szerkezete, a formázás. 5.a A számítógépes szöveg egységei Karakter (character): betûk, számok, írásjelek, szimbólumok Bekezdés (paragraph): két ENTER közötti tetszõleges hosszóságú szövegrész Szakasz (section): a dokumentum tetszõleges hosszúságú, általunk kijelölt része Dokumentum (document): a teljes írásmû, melyet különálló fájlba, saját névvel mentünk el Fõdokumentum (master document): dokumentumok összessége 5.b A szövegegységekhez kapcsolódó formázási lehetõségek Karakterformázás: a formázás mindig a kijelölt részre vonatkozik. Célszerû a formázásnál bekapcsolni a nem nyomtatható karakterek ikonját. Formázási lehetõségek: betû típusa, betû mérete, betû stílusai Formázás a Formátum (Format/Font) menüparanccsal Font: betûkészlet kiválasztása (TrueType fontok fogalma!!!) Style: bold, italic, regular Size: méret 1 pont mekkora??? Megadható tulajdonságok: underline, color, strikethrough, hidden, subscript, superscript, all caps, small caps. Azaz a betû színe, aláhúzás (szimpla, dupla), legyen áthúzott (szavanként, dupla, szimpla, pontozott, stb. vonallal), rejtett, kiskapitális, emelt (felsõ index a2), süllyesztett (alsó index a2), kapitális (pl. HUNGARY), kiskapitális (pl. HUNGARY) Térköz és pozíció (character spacing) Betûköz (spacing), megadhatjuk, hogy Ritkított (expanded) vagy Sûrített (condensed) írásmódot szeretnénk, mellette megadhatjuk ennek méretét is. Pozíció (position): Tetszés szerint tudjuk az alapvonalhoz képest süllyeszteni (lowered) vagy felfelé emelni (raised) a kijelölt karaktereket. Bekezdésformázás: a bekezdést formázáshoz nem kell kijelölni csak akkor, ha egyszerre több bekezdést formázunk. 1. Behúzás és térköz: Igazítás, sortávolság, bekezdésektõl való távolság, relatív margók beállítása (behúzás: jobbról, balról, elsõ sor), tabulátor pozíciók, sorszám vagy felsorolás, iniciálé, szegélyezés és árnyékolás, nyelv (!!!) 2. Szövegbeosztás Ne legyen fattyúsora, árvasora, új lapon kezdõdõ, sorai nem eltörhetõek. Ezeket a formázási lehetõségeket egyaránt lehet ikonokkal, párbeszédablakokkal vagy a lap tetején lévõ vonalzóval végezni. Szakaszformázás: a szakasz formázásánál nem kell kijelölni a szöveget, elég, ha a kurzorral benne állunk a szakaszban. Formázási lehetõségek: hasábokra tördelés, fejléc/lábléc készítés, oldalszámozás, margók beállítása, lapfekvés. Stílus: nem más mint a bekezdés formázások összessége, stílus névvel ellátva. Sablon (template): Kifejezetten egy-egy dokumentum számára mintaként szolgál egységes környezet kialakítása érdekében. A sablon fájlban tároljuk a dokumentumokhoz használt stílusok készletét. Kiterjesztése DOT. Alaphelyzetben az új dokumentumhoz NORMAL.DOT sablont nyit. Elõre gyártott stílusai: normal, heading, footer, footnote. A Word rengeteg elõre gyártott sablont tartalmaz. Pl. fax, publikáció, életrajz, levél, stb. A sablonokat. Ezeket csoportosítva az MSOFFICE\TEMPLATE könyvtárban tárolja.

11


Szövegszerkesztés

Stílus hozzárendelése: Beállunk a formázni kívánt bekezdésbe, az eszköztár elején található a stílusdoboz, itt kiválasztjuk a megfelelõ stílust és rákattintunk.(Párbeszédpanelen: Format\Style) Egyedi stílus létrehozása: Megformázunk egy bekezdést a kívánt módon, kijelöljük, és a stílusdobozban nevet adunk neki. Saját sablon készítése: egy dokumentumban elkészítjük a saját stílusainkat, és lementjük a dokumentumot sablonként (Dokument Template). A stílusok átvihetõk egyik sablonból a másikba. Formátum másolása: A másoláshoz a forrás területérõl ki kell jelölni néhány karaktert és rákattintani a formátumfestõ ikonra. Utána a célhelyhez vinni az ecsetet és végighúzni az összes formázandó karakteren. A másolási mód megszüntetéséhez kikapcsoljuk a formátumfestõt vagy ESC billentyût nyomunk.

6 Bekezdés és karakter-formázás 6.a A karakterek formázási lehetõségei A formázás mindig a kijelölt részre vonatkozik. Célszerû bekapcsolni a nem nyomtatható karaktereket (Mindent mutat kapcsoló). Lehetõségek: - Betû típusa: pl. Times New Roman CE stb. - Betû mérete: számokkal adható meg (mértékegysége a nyomdai pont. 1 pont = 0, 35 mm). - Betû stílusa: B /Bold/ F félkövér I /Italic/ D dõlt U /Underline/ - A aláhúzott Formázás a Formátum /Format/ menübõl: Betû /Font/ Font párbeszédablakon be lehet állítani: - a betûtípust /font/, - a betûtípus stílusát /font style/, - méretet /size/, - aláhúzást /underline/, - színt /colour/, - hatásnál /effect/: - áthúzott /strikethrough/ - felsõ index /superscript/ - alsó index /subscript/ - rejtett /hidden/ - alacsony méretû nagybetûk /small caps/ - csupa nagybetû /all caps/ Betû /Font/ Betûköz /Character spacing/ párbeszédablakon megadható - normál írásmód - ritkított /expanded/ írásmód - sûrített /condensed/ írásmód - felfelé emelés /raised/ - süllyesztés /lowered/ - méretét 6.b A bekezdés fogalma, bekezdések formázási lehetõségei A bekezdés 12


Szövegszerkesztés

A bekezdés /paragraph/ két ENTER közötti /entertõl enterig tartó/ tetszõleges hosszúságú részt jelenti. Minden bekezdésnek saját margója van, ez lehet a dokumentum margójával eltérõ vagy megegyezõ. Ezeket a formázásokat a vonalzó segítségével is elvégezhetjük. A bekezdések formázási lehetõségei - Igazítás: - balra zárt /align left/ - középre /center/ - jobbra zárt /align left/ - sorkizárt /justify/ - - Sortávolság:1-es: CTRL + 1 1,5-es: CTRL + 5 2-es: CTRL + 2 Format /Paragraph/: Indents and Spacing /Behúzás és térköz/ párbeszédablakon beállítható: Behúzás /Indentation/:- jobbról - balról - mérték Térköz /Spacing/: Megadható, hogy a bekezdések elõtt és mögött mekkora térközt hagyjon. Bekezdés sorainak távolsága: Térköz/Sorköz /Line Spacing/: - Legalább /At Least/ lehetõséget akkor válasszuk, ha a sortávolságot minimálisra szeretnénk állítani. - Pontosan /Exactly/: A program nem vált a mérték mezõben megadott sortávolságon akkor sem, ha nem fér el a szöveg. - Többszörös /Multiple/: Itt megadhatjuk, hogy a normál sortávolság hányszorosát szeretnénk minimális sortávolságnak. Text Flow /Szövegbeosztás/ párbeszédablakon beállítható: - Widow/Orphan Control /Fattyú és árvasorok/ - Keep Lines Together /Tartsd együtt a sorokat egy oldalon/: Az egész bekezdést átviszi a következõ oldalra. - Keep with next /Tartsd együtt a következõvel/: Az aktuális bekezdés egy oldalra kerül a következõ bekezdéssel. - Page Break Before /Laptörés elõtte/: Függetlenül attól, hogy van-e hely, az aktuális bekezdés átkerül a következõ oldal tetejére. - Suppress Line Numbers /Ne engedélyezd a sorok számozását/ - Don’t Hyphenate /Nem engedélyezi az elválasztást/. Tabulátor pozíciók: Format/Tabs: Itt lehet használni a vonalzót. A tabulátor beállítás bekezdés tulajdonság. Ha a beállítás után leütjük az ENTERt, a következõ bekezdés is örökli az elõzõ beállítást. A bekezdés formátumának az alapértelmezésre való visszaállítása a CTRL+Q-val lehetséges. - Tabulátor típusok: - balra /left/ - közép /center/ - jobbra /right/ - tizedesjegy /decimal/. A párbeszédpanelen megadhatjuk a pozíciót, az alapértéket és a jelölést.

13


Szövegszerkesztés

6.c Felsorolás, számozás, szegélyezés, árnyékolás Felsorolások, számozások: Format/Bullets and Numbering - Felsorolás /Bulleted/ - Számozott /Numbered/ - Többszintû /Multilevel/ Formázó eszköztár: View/Toolbars/Borders Szegély és árnyékolás - Szegély párbeszédablak: - szegély típusa - vonal stílusa Árnyékolás párbeszédablak: Az árnyékolásnál megadhatjuk az árnyékolás mértékét százalékban.

7 Szakasz formázása 7.a

A szakasz fogalma, a szakasz formázási lehetõségei

Szakasz (Section) :a dokumentum tetszõleges hosszúságú, általunk kijelölt része, amely egy könyv fejezetének analógja a számítógépes szövegszerkesztésben. A szakaszhoz kapcsolódó formázási lehetõségek: hasábra tördelés, margók, lapfekvés, az eltérõ fej ill. lábléc, a folyamatos oldal vagy egyéb számozás. Ha ezek bármelyikén változtatunk és nem iktattunk be elõzõleg szakasztörést, a változtatás a teljes dokumentumra vonatkozik, hiszen a dokumentum egyetlen szakaszból áll. Egyébként (ha már van a dokumentumban szakasztörés), a változtatások az aktuális szakaszra vonatkoznak. Ha tehát azt szeretnénk, hogy egy dokumentum elsõ és második tíz oldalán eltérõ fejléc legyen, vagy az eleje fekvõ, a vége álló lapra nyomtatódjon, a tizedik oldal mögé szakasztörést kell beszúrni. Új szakasz létrehozása: A kurzort arra a pontra állítva, ahonnan új szakaszt szeretnénk kezdeni, Beszúrás/Töréspontok (Insert/Break) paranccsal történik. Választási lehetõség, hogy az új szakasz hova kerüljön: -

új oldalra (Next Page) - függetlenül attól, hogy még mennyi hely van az oldalon, a szakasz a következõ oldal tetejére kerül - páros oldalra (Even Page) - páros oldal tetejére kerül - páratlan oldalra (Odd Page) - páratlan oldal tetejére kerül - folytonosan (Continuous) - az új szekció a kurzor pozíciójában kezdõdik (Ha egy szövegrészt kijelölünk, és a fentiek közül valamit megváltoztatunk, a Word automatikusan szakasztörések közé zárja a kijelölt szöveget, tehát automatikusan kialakítja az eltérõ formátumú szakaszokat!) Szakaszok törlése, másolása, mozgatása: Törlésnél- a szakaszra beállított egyedi tulajdonságokat a szakasz végjel bekezdés végjelhez hasonlóan) tárolja, ha ezt töröljük, a szakasz végjelet következõ szakasz tulajdonságait veszi fel. (DEL, BACKSPACE). tulajdonságok is átmásolódnak (vágólap vagy ikon). Áthelyezésnél - a mozognak (egér). Szakaszok számozása:

14

(egy karakter, a megelõzõ rész a Másolásnál- a tulajdonságok is


Szövegszerkesztés

Amikor létrehozunk egy új dokumentumot, az egyetlen szakaszból áll. Minden további szakasz egy újabb sorszámot kap. A sorszám a képernyõ alján lévõ állapotsorban, az oldalszám mellett leolvasható. Ugrás adott szakaszra: Segít a szakaszok közötti mozgásban, a szakaszhatárok megkeresésében. A Szerkesztés/Ugrás ( Edit/Go To ) parancs, ill. az F5-ös billentyû bármelyikével elõhívhatjuk a párbeszédpanelt. Megadjuk az ugrás helyét, vagyis azt, hogy szakasz ill. hogy hányas számú szakaszra ugorjon. Ha nem adunk meg egy konkrét számot, akkor a nyomógombok segítségével az elõzõre (previons) ill. a következõre (next) ugrik. 7.b A szöveg hasábra tördelése Ki kell jelölni az érintett szövegrészt és az eszközsorban lévõ Hasábok (Columns) ikonra kattintunk. Az egérrel kijelöljük a kívánt hasábok számát. A program a kijelölt rész elé és után beszúr egy-egy szakasz végjelet és a kettõ között beállítja a hasábok számát. Ha nem ikonnal végezzük, akkor Formátum/Hasábok (Format/Columns) parancsot használjuk. Itt a hasábok számát be kell írnunk a megfelelõ helyre. A hasábok távolságát állíthatjuk, közéjük elválasztó vonalat tehetünk. 7.c Fejléc, lábléc, lapszámozás, lábjegyzet készítése A fejléc (Header) egy dokumentumon belül az oldal tetején, a lábléc (Footer) pedig az oldal alján jelenik meg. Szövegek mellett ábrákat, emblémákat is írhatunk ide. A fejléc, lábléc több soros is lehet. Meghatározhatjuk, hogy más legyen az elsõ, a páros, ill. a páratlan oldalon. Szerkesztése: Nézet/Fejléc és lábléc (View/Header and Footer) paranccsal történik. Egy új eszközsor jelenik meg a képernyõn, mellyel kezelhetjük ill. megszerkeszthetjük õket. Balról indulva az ikonok: 1.váltás a fej- és lábléc között 2.ugrik az elõzõre 3.ugrik a következõre 4.ki/be kapcsolja az összekapcsolást az elõzõ szekció között 5,6,7.oldalszámot,dátumot,idõt szúr be 8.Fájl/oldalbeállítás (File/Page Setup) parancs, ha különbözõ fej- láblécet szeretnénk egy dokumentumon belül 9.ki/be kapcsolja a szöveg elrejtését 10.bezárás Lábjegyzetek: A lábjegyzetek magyarázatok, kiegészítõ információk a szöveg alján, vagy az oldal alján. Két részbõl áll, a hivatkozásból és a tényleges szövegbõl. A hivatkozáshoz a program egy karakter-stílust rendel, a szöveghez egy bekezdés-stílust. A hivatkozások növekvõ sorrendben jelennek meg. Létrehozás: A kurzort elõször arra a helyre kell tenni, ahova a hivatkozást szeretnénk létrehozni, majd ki kell választani a Beszúrás/Lábjegyzet (Insert/Footnote) parancsot. Megadhatjuk a jegyzetek helyét az Egyebek (Options) gombra kattintva. Az oldal alján (Bottom of Page), ill. a szöveg alján (Beneath Text). 15


Szövegszerkesztés

Ha a hivatkozást töröljük, az egész lábjegyzet is eltûnik. Ha a dokumentumban lévõ, már beírt lábjegyzetre szeretnénk hivatkozni, használjuk a Beszúrás/Kereszthivatkozás (Insert/Cross Reference) parancsot. Oldalszámozás: Beszúrás/Oldalszámok (Insert/Page Numbers) parancsal. Vagy mezõkódként: Insert/Field

8 Táblázatkészítés 8.a A táblázatok készítésének módszerei, eszközei A kurzort oda kell állítani, ahol a táblázatot létre akarjuk hozni, kiválasztjuk a Táblázat / Új Tábla (Table/Insert Table ) parancsot. A megjelenõ párbeszéd ablakban megadhatjuk a táblázat oszlopainak, sorainak a számát, valamint az oszlopszélességet (ha itt meghagyjuk az auto alapértelmezést, akkor a program elosztja a rendelkezésre állóhelyet a létrehozandó oszlopok számával. A Standard eszköztárban találjuk a táblázat létrehozására alkalmas ikont. Ezen kell beállítani az oszlopok és sorok számát - lenyomott jobb egér gombbal. Automatikus formázás: amikor párbeszédpanel segítségével létrehozunk egy új táblázatot, azonnal formázhatjuk, ha rákattintunk a Gyorsformátum (AutoFormat) gombra, de korábban már tetszõleges módszerrel létrehozott táblázat formázását utólag is kezdeményezhetjük, ha kiadjuk a Táblázat/Tábla Gyorsformázás (Table/Table Autoformat).parancsot. A formátumok közül választhatunk külalakot. Az elõállítandó formát a Minta keretben láthatjuk. FONTOS: a táblázatban a TAB billentyûvel nem lehet tabulálni, mert itt az a TAB funkciója, hogy átugrik a következõ cellára, vagy bõvíti a táblázatot. A megoldás ha tabulálni akarsz a CTRL+TAB. Sorok, oszlopok, cellák beszúrása: Amikor a táblázat alján újabb sort szeretnénk beszúrni, elegendõ az utolsó cellába állítani a kurzort, és lenyomni a TAB billentyût. Új sorok, oszlopok: beszúrásához célszerû elõször kijelölni azokat a sorokat illetve oszlopokat, amelyeknek a helyére újakat szeretnénk beszúrni, majd rákattinthatunk a Táblázat ikonra, kiválaszthatjuk a Táblázat/Új sorok (Table/Insert Rows), ill. Új oszlopok (Table/Insert Columns) parancsát, vagy ugyanezt a rövid menükbõl. Sorok, oszlopok, cellák törlése: Az elõbb leírtakhoz hasonlóan teljes sorokat, oszlopokat, cellákat tudunk a táblázatból kitörölni a Táblázat vagy rövid menü cellák törlése (Delete Cells), vagy értelemszerûen sorok törlése (Delete Rows), oszlopok törlése (Delete Columns) paranccsal, ha elõtte sorokat, oszlopokat jelöltünk ki. Oszlopszélesség állítása egérrel: Az egérrel a táblázaton belül is dolgozhatunk, ha ráállunk két oszlop határára. Mindkét esetben az oszlopok szélessége változtatható. A hatás attól függ, hogy magában mozgatjuk-e az egeret vagy vele együtt lenyomunk egy-egy váltó billentyût is. Oszlopszélesség állítása párbeszédpanelen:

16


Szövegszerkesztés

Válasszuk ki a Táblázat / Cellamagasság és-szélesség(Table/Cell Height and Width) parancsot. A rövid menükben ez a parancs csak akkor jelenik meg, ha elõtte sort vagy oszlopot jelöltünk ki. A párbeszédpanel két lapból áll. Az oszlopok szélessége (Width of Columns) elõtti szám mutatja, hogy melyik oszlop szélességét állítjuk. Ha több oszlop van kijelölve, intervallumot mutat. Ha a kijelölt oszlopok nem azonos szélességûek, a mellettük lévõ mezõ üres. Az Elõzõ oszlop (Previous Column), ill. Következõ oszlop (Next Column) gombokkal tudunk másik oszlopot kiválasztani, és szélességét beállítani, anélkül, hogy össze kéne csukni az ablakot. A Legjobb kitöltés (AutoFit) gombra kattintva az aktuális oszlop pont olyan szélességû lesz, hogy a beleírt leghosszabb cellatartalom éppen elférjen benne. Sormagasság álítása a párbeszédpanelen: Válasszuk ki a Táblázat/Cellamagasság és -szélesség (Table/Cell Height and Width) parancsot. FONTOS: ugyanitt lehet a táblázatot vízszintesen a lap közepére tenni! Itt nem mûködik a középre igazítóikon, az ugyanis csak a cellákon belüli bekezdéseket rakja középre. Cellák egyesítése (Merge), felosztása ( Split ): Egy táblázaton belül a kijelölt cellák vízszintesen újabb cellákra oszthatók ill. egyesíthetõk. Az egyesítéshez válasszuk ki a Táblázat/Egyesítése (Table/Merge Cells) parancsot. A felosztáshoz pedig a Tábla/Cellák felosztása (Table/Split Cells) utasítást kell kiadnunk. A program megkérdezi hány részre, ossza a cellát. 8.b Táblázat rendezése, képletek alkalmazása Rendezés: Szöveg rendezése: Jelöljük ki a rendezendõ szövegrészt és válasszuk ki a Táblázat/Szövegrendezés (Table/Sort Text) parancsot. Itt megadhatjuk, hogy a számokat, szövegeket, vagy a dátumokat figyelje, és hogy csökkenõ (ascending) vagy növekvõ (descending) sorrendben rendezzen. Táblázatok rendezése: A táblázatok rendezésénél, ha a Táblázat/Rendezés (Table/Sort) parancs elõtt semmit sem jelölünk ki csak benne állunk a táblázatban, a rendezés az egész táblázatra fog vonatkozni. Itt is megadhatunk több rendezési kulcsot, és meghatározhatjuk a rendezés irányát is. Számolás: Ha matematikai mûveletet szeretnénk végezni a dokumentum tetszõleges helyén, válasszuk ki a Táblázat/Kifejezés (Table/Formula)parancsot. Az egyenlõség jel után gépeljük be a mûveletet az OK megnyomása után a kurzor pozíciójába, bekerül az eredmény. Mûvelet megadásánál használhatjuk az alapmûveletek jeleit, relációs jeleket és függvényeket, zárójelekkel a mûveletek végrehajtási sorrendjén, precedenciáján változtathatunk. Fontos: nincs automatikus újraszámolás, mint Excelben. A képletet a Word mezõkódként rakja le, nem lehet egyszerû karakterként törölni, törléshez ki kell jelölni. Ha kijelöljük, F9-re frissíti (újraszámolja) az értéket, ha közben változtattunk egy adatot. (CTRL+SHIFT+F9-re a mezõkódot értékre cseréli). A számolások eredményét meg lehet formázni majdnem úgy, mint Excelben. Számolás a táblázaton belül: Egy táblázatban minden cellának van címe, és többek között ennek segítségével lehet megadni, hogy melyik cella adataival akarunk mûveleteket végezni. 17


Szövegszerkesztés

9 A kiadványszerkesztés eszközei A Word nem kiadványszerkesztõ. Az igazi kiadványszerkesztõk, pl. (a QXpress, Corel Draw) az újságszerkesztéshez (pl. a Computer Panoráma szerkesztéséhez) jóval több grafikai eszközt tartalmaznak. A Word a szövegformázók kategóriájába tartozik. Egyegyszerûbb kiadvány, könyv szerkesztéséhez azonban minden alkalmas eszköz benne van (tartalomjegyzék, tárgymutató, élõfej, helyesírás-ellenõrzés, képek, grafikonok beillesztési lehetõsége, rajzoló eszközök, egyenlet-szerkesztõ, stb. 9.a Adatszíntû kapcsolat más alkalmazásokkal (csatolás, beágyazás) A Windows környezet legnagyobb elõnye, hogy az egyes alkalmazások között adatszinten kapcsolatot lehet teremteni. Ennek egyik eszköze a betöltés: pl. Excel képes betölteni szövegfájlt, adatbázis-táblázatot, stb., tehát az egyik alkalmazás állományát a másik alkalmazás formátumára konvertálhatjuk. A kapcsolatteremtés másik eszköze a vágólap. Pl. a vágólapra felteszünk egy képet (Ctrl+C) Paintbrush-ban, és levesszük (Ctr+V) Word-ben, Excelben, stb. Excel táblázat sima beillesztése Wordbe: A vágólap segítségével (sima beillesztés: Copy, Paste), Ha egy táblázatot hozok át Wordös környezetbe, akkor átalakul az excel táblázatom word táblázattá. Edit Paste Special (irányított beillesztés) Paste: beágyazás (embedding): itt kiválaszthatjuk, hogy milyen objektumként akarjuk beilleszteni a vágólap tartalmát: pl. Excel objektumként, képként (Picture, Bitmap). A beágyazott objektum nem önálló állomány, csak a dokumentumban létezik. Fontos: ha egy ilyen objektumra kétszer rákattintunk, a Word betölti azt a programot (ha Excel objektumként van beillesztve, akkor az Excelt-t, ha képként, akkor a Paintbrush-t, stb.) ami az objektumhoz tartozik, és itt módosíthatjuk az objektumot. Így elõfordulhat az is, hogy ha egy Excel táblázatot képként (Picture) ágyaztunk be, akkor két kattintásra a táblázat a Paintbrush-ban jelenik meg és természetesen a számokat nem lehet javítani, de rajzolni lehet rá. Mégis elõfordul, hogy képként kell beágyazni a táblázatot, ugyanis csak így lehet rátenni, pl. a fejléceket:

A 1 2 3 4 5 6

p a p ir iró sze r a lka tré sz kö n yv szá m it ó g é p

B 1990 12 7 18 6 34

C 1991 14 8 24 5 36

D 1992 18 6 23 4 37

E 1993 60 9 25 7 54

A beágyazott objektum lényege: ha változtatni akarunk rajta, nem kell visszamenni az Excel-be, Paintbrush-ba, stb. két kattintással megjelenik az objektumhoz tartozó alkalmazás (Excel, Paintbrush környezet). Paste link (csatolás): ekkor nem kerül be a dokumentumba az objektum, csak egy hivatkozás (mezõkód), amely tartalmazza azt az útvonalat és állománynevet, ahonnan az objektum származik. Ekkor az objektumot (logikus, hogy ekkor beillesztés elõtt a Paintbrush képet, 18


Szövegszerkesztés

Excel táblázatot egy állományban tárolni kell). Az áthozott objektum a dokumentumban követi az eredeti változásait, vagyis tartja a kapcsolatot az eredeti dokumentummal. Elõnye: nem növeli a dokumentum méretét. Hátránya: nem minden esetben célszerû. Pl.: 96-os kimutatás 97-ben változik. 9.b Tárgymutató és tartalomjegyzék elkészítése Tárgymutató=index: Szelektál téma szerint, rámutat a kiválasztott témára. - kijelölöm a szavakat, amelyeket az indexben meg akarok jeleníteni. - Insert/Index and Tables Mark entry: Elõször kijelöljük, Mark All: Ad egy mezõkódot a tömb után, és keres még ilyen szót. Main entry: Tömb Subentry: Utána a dokumentum legvégére ugrunk. Beírjuk: Tárgymutató, enter. Ha új szavakat szeretnénk a tárgymutatóba bevinni: újra ki kell jelölni a szavakat. Insert/Index and table: Mark entry és Close és F9 nyomógombbal frissítjük, mert mezõkód. Tartalomjegyzék készítés: Stílussal kell jellemezni, amit fel akarok tüntetni a tartalomjegyzékben. A címeket a hierarchiájuknak (fõcím, alcím, stb) megfelelõen az automatikus tartalomjegyzék készítéshez Heading 1, Heading 2, stb stílusra kell formázni, Ki kell jelölni, hogy hol legyen, és beszúrni. A stílus a formátum beállítások összessége. Sokat segít, ha több sort vagy oldalt szeretnék módosítani. Insert/Index and tables: Table of contens, Options Options: Beállítjuk, hogy milyen stílust vegyen fel a tartlomjegyzékhez. Saját stílussal is készíthetjük. 9.c A rajzolás eszközei, egyenlet szerkesztés: A rajzolás eszközei: Elõhívhatjuk a Paint Brush-t, aminek egy festõ paletta az ikonja, ez a Windows saját rajzolóprogramja, vagy felhasználhatjuk a Word-ön belüli rajzolóprogramot. Ezt úgy érhetjük el, hogy jobb egér gombbal rákattintunk az eszköztárra, megjelenik a gyorsmenü és ott kiválasztjuk a Drawing eszköztárat. Az ikonja háromszög, kör és egy négyzetbõl áll. Ha ez az ikon már ott van az eszköztárban, akkor elég egyet rákattintani és be van kapcsolva. Így megjelenik az új eszköztár. Az eszköztár segítségével rajzolhatunk szabályos mértani elemeket. Pl.: kör vagy négyzet. Szabályos körnél nyomva kell tartanunk a Shift gombot, koncentrikus körnél pedig a CTRL gombot. Ha kétszer kattintunk a tárgyra, akkor többet is lehet. Sok variációt nyújt a gyorsmenü /jobb egér gomb/. Ezenkívül egyik objektumot a másik mögé küldhetjük és fordítva. Szöveg mögé is lehet küldeni.

19


Szövegszerkesztés

Két objektumot össze is lehet kapcsolni és együtt mozgatni. Kijelöljük, bekeretezzük, összeforrasztó ikon. Szövegdoboz is alkalmazható. A Paint Brush-ban pedig a megalkotott mû vágólap segítségével áthozható a Word-be, vagy a Write-ba. Képletszerkesztés: Insert/Object/Microsoft equation 2.0. r v 97-es Windows-ban: Beszúrás/Objektum/Microsoft Egyenlet 3.0 Objektumként be lehet szúrni, és az egyenlethez megfelelõ eszközt kiválasztani. Extrák: WordArt, különleges hatású, elforgatott, stilizált szöveg beillesztése. Package: ikonokhoz tartozó képek beillesztése Háttér: a teljes szöveg alá háttérmintázatot tehetünk. ab

10 Dokumentumok mentése, nyomtatása 10.a A mentés paraméterei. Biztonsági másolat készítése. Automatikus mentés. A dokumentum mentése azt jelenti, hogy szöveg a gép kikapcsolása után is megmarad, tárolásra kerül, és bármikor újból elhívható a képernyõre a szg. háttértárolójáról. Egy dokumentumnak (fájl) az azonosítója egyértelmûen meghatározza, hogy melyik háttértárra, annak melyik könyvtárába, és milyen néven mentettük: meghajtó:\könyvtár\...\filenév.kiterjesztés Az azonosító megadásához nevet kell beírni és a mentés párbeszédpanelen a megfelelõ paramétereket kiválasztani. Ez a névadási kötelezettség csak a dokumentum elsõ mentésekor szükséges, késõbb a mentés automatikusan ugyanoda, ugyanazzal a névvel történik, felülírva a dokumentumok elõzõ elmentett változatát. Ez történhet a Fájl/Mentés parancsával, vagy ha az eszközsor < ikonjára kattintunk. A Dokumentum mentése párbeszédpanelben a Fájltípus keretbõl ki lehet választani, hogy a Word milyen formátumban mentse el a dokumentumunkat Word Document formátumban a program automatikusan rendel DOC kiterjesztést a fájlnév mellé. A többi formátum más programok számára állít elõ dokumentumot, ill. a Word egyéb verziói számára konvertálja a fájlt. Ha a korábban elnevezett dokumentumot nem akarjuk átírni, vagyis az új mellett a régi változatra is szükségünk van a mentést a Fájl/Mentés másként paranccsal végezzük. A párbeszéd-panelben megváltoztathatjuk az állomány nevét, a mentés helyét, vagy mindkettõt. Biztonsági másolat készítése Egy dokumentum mentésekor a Word biztonsági másolatként menteni tudja a dokumentum elõzõ változatát is. Minden új biztonsági másolat felülírja az elõzõt. Mentés közbeni biztonsági másolat készítéséhez az Eszközök menü Egyebek /Mentés fül, ahol be kell jelölni a Biztonsági másolat négyzetet. Automatikus mentés

20


Szövegszerkesztés

Akkor használjuk az Automatikus mentést, ha biztosítani akarjuk, hogy ne vesszen el a munkánk, pl. áramkimaradás esetén. Ebben az esetben a Word megadott idõnként (pl. 10 percenként menti a dokumentumot, amit aztán speciális formátumban tárol egy külön helyen egészen addig, amíg a szokásos módon nem mentjük el. Ha egy esetleges áramszünet után újraindítjuk a Word-öt, vagy valami más probléma merül fel, mielõtt a munkánkat mentettük volna, a Word megjeleníti az automatikusan mentett dokumentumok listáját, így lehetõség van visszaállítani azokat. Automatikus mentés: Eszközök/Egyebek/Mentés fül, ahol az Automatikus mentés négyzetet választjuk. (Percenként mezõben beállítjuk a kívánt mentési idõtartamot.) Ennek ellenére a munka befejeztével menteni kell a dokumentumokat. 10.b A dokumentum védelme Jelszó megadásával megakadályozhatjuk, hogy a dokumentumot más felhasználók is megnyissák, vagy megváltoztassák. Ha jelszóval védünk egy dokumentumot, akkor annak minden megnyitásakor be kell írni a jelszót. Jelszó megadása: Fájl/Mentés másként/Egyebek, ahol választhatjuk a Jelszó, vagy a Fenntartásos mezõt. Ugyanitt még csak olvashatóvá is tehetjük a dokumentumot, ha kijelöljük a Csak olvashatónak ajánlott négyzetet. Ha azt akarjuk, hogy más felhasználók csak megjegyzéseket tudjanak a dokumentumhoz fûzni, akkor az Eszlözök/Dokumentumok védelme parancs használatával tudjuk ezt megtenni. Ebben az esetben meg tudják nyitni, de csak megjegyzést készíthetnek hozzá. Ûrlap céljára készített dokumentumunkat is itt tudjuk zárolni. Itt szintén jelszóval lehet a felhasználók körét szûkíteni. 10.c A nyomtatás paraméterei A Word szövegszerkesztõ a nyomtatással kapcsolatban számtalan szolgáltatás beállítását teszi lehetõvé. Mielõtt a nyomtatás parancsot végrehajtatnánk: 1. A nyomtatót ki kell választanunk és telepítenünk kell, amennyiben ez még nem történt meg. a) Választhatunk a Windowsban installált nyomtatók közül, vagy installáló lemez-zel telepíthetjük a saját nyomtatónkat a Program manager/Vezérõpult/ Nyomtatók-ban. b) A nyomtatók közül választhatunk a Fájl/Nyomtatás menü-jében. A megjelenõ párbeszédablak elõ sora tartalmazza az alapértelmezett nyomtatót Ha változtatni szeretnénk rajta, a Nyomtató nyomógombra kell kattintani. Ki kell választani a megfelelõ nyomtatót és az Alapnyomtatónak kijelöl nyomógombra kattintani. 2. Kiválasztható, hogy mit szeretnénk nyomtatni ugyancsak a Fájl/Nyomtatás menüben, a Nyomtatandó melletti legördülõ listapanelben. Alapértelmezésben a dokumentumot, de választhatunk egyéb dolgot is (pl. széljegyzetet, stílusokat stb.). 3. Beállítható a példányszám, hogy hány példányt kívánunk kinyomtatni. 4. Az oldaltartomány keretben határozhatjuk meg, hogy a dokumentumnak mely részét szeretnénk nyomtatni (Mindent, Aktuális oldal, Kijelölt szöveg, Oldalak) 5. Nyomtatandó rész további pontosítása az alsó Nyomtatandó listából (A tartomány minden oldala, Páratlan oldalak, Páros oldalak.) 6. A Fájlba nyomtat kapcsoló segítségével elõkészíthetjük a nyomtatást nyomtató nélkül is, de akkor is installálni kell és ki kell választani a nyomtatót. Ilyenkor lemezre kerül a nyomtatáshoz tartozó valamennyi vezérlõ információ is.(Meghajtó\Könyvtár Fájlnév.PRN kiterjesztéssel)

21


Szövegszerkesztés

7. A nyomtatás további beállításai: Egyebek gomb a Nyomtatás párbeszédpanelben, vagy az Eszközök menü/Egyebek parancs/Nyomtatás fül (pl. Formázás nélkül, Nyomtatás háttérben stb.) Tényleges nyomtatás elõtt célszerû a Nyomtatási képet a képernyõn megtekinteni, mert ez általában jobban mutatja a végleges külalakot, mint a Nyomtatott forma nézet. A nyomtatási képet vagy a Fájl/Nyomtatási kép menübõl, vagy a Standard eszközsor-ban levõ nagyítós ikon segítségével.

22

Szövegszerkesztés Tartalomjegyzék

Recommend Documents