Studio Visual Steps. in Outook Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd!

Studio Visual Steps

E-mail in Outook Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd!

Dit cahier is geschreven volgens de Visual Steps™-methode. © 2015 Visual Steps B.V. Opmaak/bureauredactie: Rilana Groot Publicatiedatum: augustus 2015 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, uitgeleend, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van fotokopieën, opnamen, of welke wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 168 Auteurswet 1912 jo het besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882, 1180 AW Amstelveen). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgaven in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de uitgever te wenden. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. In dit cahier komen namen voor van gedeponeerde handelsmerken. Deze namen zijn in de tekst niet voorzien van een handelsmerksymbool, omdat ze slechts fungeren als aanduiding van de besproken producten. Hierbij wordt op geen enkele wijze getracht inbreuk te maken op de rechten van de handelsmerkhouder.

Wilt u meer informatie? www.visualsteps.nl

Heeft u vragen of suggesties over dit cahier? E-mail: [email protected]

Website bij Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd! www.visualsteps.nl/outlookeffectief

Abonneren op de gratis Visual Steps Nieuwsbrief: www.visualsteps.nl/nieuwsbrief

Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................... 4 Nieuwsbrief .................................................................................. 4 Hoe werkt u met dit cahier? ................................................... 5 De schermafbeeldingen ........................................................... 6 E-mail

7

Instellingen voor e-mail controleren .............................................8 Een bericht verzenden ...............................................................10 E-mailberichten ontvangen ........................................................14 De e-mailmappen .......................................................................15 E-mails verwijderen ....................................................................17 Een bijlage meesturen ...............................................................18 Leesbevestiging vragen .............................................................20 Mail beantwoorden of doorsturen ...............................................23

Bijlage Hoe doe ik dat ook alweer? .................................................. 26

4

Voorwoord Een van de meest gebruikte toepassingen van internet is e-mail. In dit cahier leert u over de mogelijkheden van e-mail in het programma Outlook. Om met dit cahier door te werken moet u beschikken over Outlook op uw computer. Het is geschikt voor Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016 of Outlook bij een Office 365-abonnement op een Windows-pc en tablet. Het maakt hierbij niet uit of het om het losse programma Outlook, programmapakket Office of Office 365 gaat. Het boek Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd! (ISBN 978 90 5905 791 3) is speciaal geschreven voor mensen die Microsoft Outlook efficiënter willen gebruiken voor hun werkzaamheden. Bent u op zoek naar informatie over de handige en doeltreffende opties in Outlook? Dan is het boek Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd! een aanrader. U leert uw e-mails ordenen en beheren. Verder bevat Outlook diverse mogelijkheden om taken en agenda-items te maken en laten opvolgen, gegevens van contactpersonen bij te houden en mailings te versturen. Met de beschikbare app Outlook houdt u, indien gewenst, altijd en overal via een tablet uw e-mail bij. De verschillende aspecten van het programma en de app komen stap voor stap en aan de hand van voorbeelden aan bod. U zult zien hoe makkelijk het is om uw e-mail te ordenen en diverse taken op een effectieve wijze uit te voeren. In dit cahier leert u e-mailen met Outlook. Wij wensen u veel plezier! PS Uw opmerkingen en suggesties zijn van harte welkom. Ons e-mailadres is: [email protected]

Nieuwsbrief Alle boeken van Visual Steps zijn volgens dezelfde methode geschreven: stap voor stap-instructies met schermafbeeldingen. Een overzicht van alle boeken vindt u op www.visualsteps.nl Op die website kunt u zich ook met enkele muisklikken aanmelden voor de gratis Visual Steps Nieuwsbrief die per e-mail wordt verspreid. In deze Nieuwsbrief ontvangt u ongeveer twee keer per maand informatie over: - de nieuwste titels en eerder verschenen boeken; - speciale aanbiedingen en kortingsacties. Als abonnee van de Nieuwsbrief heeft u toegang tot de gratis cahiers op de webpagina www.visualsteps.nl/gratis

Dit cahier is een deel van een hoofdstuk uit de Visual Steps-titel: Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd (ISBN: 978 90 5905 791 3). ©Visual Steps - www.visualsteps.nl

5

Hoe werkt u met dit cahier? Dit cahier is geschreven volgens de Visual Steps-methode. De werkwijze is eenvoudig: u legt het cahier naast uw computer of tablet en voert alle opdrachten stap voor stap direct uit. Door de duidelijke instructies en de vele schermafbeeldingen weet u precies wat u moet doen. Door de opdrachten direct uit te voeren, leert u het snelste werken met Outlook. In dit Visual Steps-cahier ziet u verschillende tekens. Die betekenen het volgende: Handelingen Dit zijn de tekens die een handeling aangeven: De wijsvinger geeft aan dat u iets op het scherm van de tablet moet doen, bijvoorbeeld ergens op tikken of een tekst typen. Het toetsenbord betekent dat u iets moet typen op het toetsenbord van de tablet of de pc. De muis geeft aan dat u op de pc iets met de muis moet doen. De hand geeft aan dat u hier iets anders moet doen, bijvoorbeeld de tablet draaien of uitzetten. Ook wordt de hand gebruikt bij een serie handelingen die u al eerder heeft geleerd. Naast deze handelingen wordt op sommige momenten extra hulp gegeven om met succes dit cahier door te werken. Hulp Extra hulp vindt u bij deze tekens: De pijl waarschuwt u voor iets. Bij de pleister vindt u hulp mocht er iets fout zijn gegaan. 1

Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan kunt u dit met behulp van de cijfers achter deze voetstapjes opzoeken achter in het cahier in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer?

In aparte kaders vindt u algemene informatie en tips. Extra informatie De kaders zijn aangeduid met de volgende tekens: Bij het boek vindt u extra achtergrondinformatie die u op uw gemak kunt doorlezen. Deze extra informatie is echter niet noodzakelijk om het cahier door te kunnen werken. Bij een lamp vindt u een extra tip.


6

De schermafbeeldingen De schermafbeeldingen in dit cahier zijn bedoeld om aan te geven op welke knop, map, bestand of hyperlink u precies moet klikken op uw beeldscherm. In de vetgedrukte instructie ziet u het uitgeknipte vensteronderdeel waarop u moet klikken. Met de lijn wordt aangegeven waar dit onderdeel zich bevindt in het venster op uw beeldscherm. U zult begrijpen dat de informatie in de kleine schermafbeeldingen in het cahier niet altijd leesbaar is. Dat is ook niet nodig. U ziet immers het venster dat in het cahier is afgebeeld op groot formaat op uw eigen beeldscherm. Hier ziet u een voorbeeld van zo’n instructie plus het uitgeknipte vensteronderdeel waarop u moet klikken. De lijn geeft aan waar dit vensteronderdeel zich bevindt op uw beeldscherm:

Klik op

In sommige gevallen wordt in de schermafbeelding een deel van het venster getoond. Hier ziet u daarvan een voorbeeld: Linksboven in het venster: Klik op

Het is dus nadrukkelijk niet de bedoeling dat u de informatie in de schermafbeeldingen in het cahier gaat lezen. Gebruik de schermafbeeldingen in het cahier altijd in samenhang met wat u op groot formaat op uw eigen computerbeeldscherm ziet.


7

E-mail Een van de meest gebruikte toepassingen van internet is e-mail. Een bedrijf zonder e-mailadres is tegenwoordig vrijwel ondenkbaar. U kunt e-mailadressen op verschillende manieren verkrijgen. Veel internetaanbieders bieden e-mailadressen bij een internetabonnement. Ook als u een website heeft of wilt maken (bijvoorbeeld voor uw bedrijf) krijgt u bij het webhostingabonnement vaak de mogelijkheid tegelijkertijd een e-mailadres aan te maken. Daarnaast kunt u ook een e-mailadres maken via gratis diensten als Outlook.com (voorheen Hotmail) of Gmail. Al deze typen e-mailadressen kunt u instellen in het programma Outlook. Iedere gebruiker heeft een postbus op de mailserver. Dit kan een computer van uw e-mailaanbieder zijn, maar ook uw bedrijfscomputer (de server). Hierin worden de berichten bewaard tot u ze ophaalt. Er is geen limiet aan het aantal berichten dat u mag versturen of ontvangen. Wel is de grootte van de postbus soms beperkt. Dit kan betekenen dat berichten met zeer grote bijlagen (foto’s of video’s) soms niet kunnen worden bewaard en teruggestuurd worden naar de afzender. Aan het verzenden van e-mail zijn geen andere directe kosten per bericht verbonden dan uw abonnement bij uw internetaanbieder. In dit cahier leest u over een aantal mogelijkheden van e-mail. In dit cahier leert u: • • • • • •

een e-mailbericht maken; e-mail verzenden en ontvangen; een e-mail openen en verwijderen; bijlagen toevoegen en openen; een leesbevestiging vragen; e-mail beantwoorden.


8

Instellingen voor e-mail controleren Een van de belangrijkste functies van Outlook is het verzenden, ontvangen en archiveren van e-mail. Open Outlook

1

Sluit, indien nodig, de mappen die u niet nodig heeft door te klikken op

Voordat u begint met e-mailen, is het handig om de instellingen voor e-mail in Outlook te controleren op uw computer. Zo houdt u controle over wat Outlook precies doet. Klik op tabblad

Klik op

Let op! Het automatisch verzenden en ontvangen kunt u uitzetten zodat de stappen duidelijker zijn. In dit voorbeeld wordt het automatisch verzenden en ontvangen uitgeschakeld. Hierdoor wordt een e-mailbericht niet direct verzonden. Zet deze functie eventueel later weer aan als u de handelingen in dit boek heeft uitgevoerd. Eventueel kunt u voor uzelf ook een kortere of langere tijd instellen. Dit cahier is een deel van een hoofdstuk uit de Visual Steps-titel: Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd (ISBN: 978 90 5905 791 3). ©Visual Steps - www.visualsteps.nl

9

Klik op Sleep het schuifblok omlaag Als er een vinkje

staat bij

en u wilt de e-mails liever handmatig verzenden: Klik, indien nodig, het vinkje weg bij Klik op

In het volgende venster ziet u of er op uw pc is ingesteld dat e-mails automatisch verzonden en ontvangen moeten worden. Het gaat om deze optie die twee keer in het venster aanwezig is: . Als hier een vinkje bij staat, maakt Outlook automatisch iedere dertig minuten contact met internet om e-mail binnen te halen of te verzenden. Voor de handelingen in dit cahier kunt u ervoor kiezen deze instelling uit te zetten. Als er bij u een vinkje staat bij : Klik, indien gewenst, het vinkje weg bij

Onder in het venster: Klik op


10 U kunt ook instellen welke berichtindeling u voor uw e-mails wilt gebruiken. HTML is daarvoor de handigste instelling, aangezien u dan ook bijvoorbeeld afbeeldingen en opmaak in de e-mails kunt gebruiken. Klik op Selecteer, indien nodig, Klik op

De instellingen zijn ingesteld.

Een bericht verzenden Als oefening stuurt u een e-mail naar uzelf. Op deze manier ziet u hoe u e-mail verstuurt. Bovendien krijgt u dit bericht meteen teruggestuurd. Zo kunt u met een soortgelijk e-mailbericht werken als in dit cahier. U maakt als volgt een nieuw e-mailbericht:

Klik op

U ziet het venster van het nieuwe e-mailbericht: Als u meerdere accounts heeft ingesteld, ziet u de account waar vandaan het bericht wordt verzonden: Dit cahier is een deel van een hoofdstuk uit de Visual Steps-titel: Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd (ISBN: 978 90 5905 791 3). ©Visual Steps - www.visualsteps.nl

11

Als u meerdere e-mailaccounts heeft ingesteld, kunt u met de knop selecteren vanuit welk account u het bericht wilt verzenden: Klik, indien nodig, op

Klik op het gewenste account

Als u uw eigen e-mailadres bij de contactpersonen heeft ingevoerd, selecteert u dat als volgt: De cursor knippert in het vak bij

:

Klik op Klik op uw naam Klik op Klik op


12 Bij een e-mailbericht moet altijd minimaal één adres worden ingevuld bij . U kunt ook meerdere contactpersonen kiezen of zelf adressen typen. kunt u adressen opgeven die een kopie van dit bericht moeten Bij krijgen. CC staat voor Carbon Copy. Dit vak is niet verplicht, u hoeft hier niets in te vullen. Voor alle ontvangers is zichtbaar wie een kopie krijgt. Ook de adressen die u bij vermeldt krijgen een kopie van dit bericht. Dat is echter niet voor de andere ontvangers zichtbaar. BCC staat voor Blind Carbon Copy. Behalve dat dit bescherming van de privacy is, voorkomt u ook dat een met een virus geïnfecteerde computer, die dit bericht ontvangt, het virus ook naar deze adressen verspreidt of de adressen opneemt in spambestanden. Uw naam en e-mailadres zijn ingevuld: Ieder e-mailbericht krijgt ook een onderwerp: Klik in het vak bij

Typ: test Klik in het witte vak Typ: Dit is mijn eerste e-mailbericht. Als het e-mailbericht klaar is, kunt u het verzenden. Als u aan het begin van dit hoofdstuk automatisch verzenden heeft uitgezet, gaat het verzenden van een e-mail in twee stappen. Eerst wordt de e-mail in het Postvak UIT geplaatst. Dat is een aparte map waarin al uw geschreven berichten eerst terechtkomen. Daarna kunt u de berichten in het Postvak UIT werkelijk verzenden. Volg in dat geval de stappen op hierna. Als u het automatisch verzenden niet heeft uitgezet, wordt het bericht wel direct verzonden. Lees in dat geval door tot de volgende paragraaf en ga daar pas weer verder met de stappen. U verzendt dit bericht:

Klik op In het Postvak UIT worden alle e-mailberichten verzameld die u wilt verzenden. Dit cahier is een deel van een hoofdstuk uit de Visual Steps-titel: Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd (ISBN: 978 90 5905 791 3). ©Visual Steps - www.visualsteps.nl

13

Tip Automatisch verzenden In plaats van de berichten eerst te verzenden naar het Postvak UIT, kunt u ze ook direct automatisch laten verzenden. Soms is dat niet praktisch. Het gebeurt nog wel eens dat men per ongeluk iets te snel op klikt en in dat geval wordt het bericht ook direct verzonden. Laat u het bericht niet automatisch verzenden, dan kunt u dat bericht nog tegenhouden en, indien nodig, wijzigen. U ziet weer het venster van Outlook. De map bevat nu één bericht. Dat ziet u aan het cijfer achter de naam. U bekijkt de inhoud van die map: Klik op

HELP! Het bericht zit niet in Afhankelijk van de instellingen op uw computer of het door u gekozen account kan het te verzenden bericht ook in het bij of een andere account terechtkomen. Ziet u het bericht niet, klik dan bij of de gebruikte account op . U ziet de inhoud van Postvak UIT met daarin uw testbericht. U verzendt het bericht: Klik op

Er wordt automatisch verbinding gemaakt met uw e-mailaanbieder. Vervolgens wordt uw e-mailbericht verzonden. Ook wordt gecontroleerd of er e-mail voor u is binnengekomen. Als dat het geval is, wordt deze e-mail direct opgehaald.


14 Het antivirusprogramma dat op uw pc is geïnstalleerd, zal de uitgaande en binnenkomende berichten scannen (controleren) op virussen. In de meeste gevallen merkt u daar niets van. Het verloop van het verzenden en ontvangen van e-mailberichten kunt u volgen in dit venster: Let op: soms verschijnt dit venster maar kort of helemaal niet.

Let op! Sommige antivirusprogramma’s of mailservers beschouwen een bericht dat u aan uzelf stuurt als spam. In dat geval kunt u geen bericht aan uzelf sturen.

Let op! Heeft u meerdere e-mailaccounts, dan wordt het bericht verzonden met de account die u heeft gekozen of die als standaardaccount staat ingesteld.

E-mailberichten ontvangen Uw testbericht is, als alles goed is gegaan, in dezelfde sessie binnengehaald. Na het binnenhalen staat het in : Klik op Het Postvak IN is geopend. Hier ziet u de inhoud van dit postvak: Daarin staat uw testmail. Rechts ziet u de inhoud van deze e-mail: Als u die niet ziet: Klik op uw testmail


15

HELP! Geen post Ziet u in Postvak IN geen nieuw bericht? Dan is de e-mail nog niet ontvangen. Probeer het enkele minuten later nog eens: Klik nogmaals op Is het bericht daarna nog niet binnengekomen, dan heeft u misschien een typefout in het e-mailadres gemaakt of wordt het door uw spamfilter of antivirusprogramma tegengehouden. U kunt het bericht openen in een groter venster om het goed te kunnen lezen: Dubbelklik op uw testmail

Het e-mailbericht wordt geopend in een apart venster: Na het lezen sluit u het venster: Klik op

De e-mailmappen Outlook heeft een uitgekiend systeem van mappen om uw e-mailberichten te ordenen. Behalve het Postvak IN en het Postvak UIT is er nog een aantal andere mappen:


16

HELP! De namen van de mappen zijn in het Engels Als u gebruikmaakt van een IMAP-account, ziet u de namen van de mappen zoals ze op de e-mailserver staan, dus van uw internetprovider of op het systeem van uw bedrijf. U kunt die namen niet zelf veranderen. Deze namen moeten dan veranderd worden door uw e-mailaanbieder of uw systeembeheerder. • In de map Concepten kunt u e-mailberichten opslaan waaraan u later nog verder wilt werken of die pas later moeten worden verzonden. • In de map Verzonden items bewaart Outlook alle e-mailberichten die u heeft verstuurd. • In de map Verwijderde items worden alle e-mails geplaatst die u zelf verwijdert uit een andere map. Als u per ongeluk een bericht heeft verwijderd, kunt u dat nog terughalen uit deze map. Pas als u dergelijke berichten ook in de map Verwijderde items heeft gewist, zijn ze werkelijk verdwenen. • In de map Ongewenste e-mail worden alle binnenkomende berichten geplaatst die tegengehouden worden door het ingestelde filter. In een filter wordt aangegeven welke berichten als ongewenst worden beschouwd, bijvoorbeeld e-mail van bepaalde afzenders. Een filter kunt u zelf instellen. • De map Zoekmappen bevat mappen waarin u snel bepaalde soorten e-mailberichten kunt terugvinden, bijvoorbeeld e-mails die groter zijn dan 100 kB. De e-mails staan niet werkelijk in de mappen, maar u kunt ze wel openen vanuit zo’n map. • Mogelijk ziet u ook andere mappen die ingesteld zijn op uw computer. U leert later zelf mappen maken om uw e-mail te ordenen. In de map Verzonden items staat ook het bericht dat u zojuist naar uzelf heeft verstuurd. Dat gaat u even bekijken: Klik op Deze map bevat uw eerste e-mailbericht:


17

E-mails verwijderen De mappen Postvak IN en Verzonden items worden door veel gebruikers als archief gebruikt. U kunt hierin veel berichten bewaren. Overbodige berichten wilt u waarschijnlijk wissen, zodat u overzichtelijke mappen overhoudt. Als oefening wist u het testbericht: Plaats de aanwijzer op het e-mailbericht Klik op

Outlook verplaatst alle e-mailberichten die u verwijdert naar de map Verwijderde items. Kijkt u maar eens in de map Verwijderde items: Klik op U ziet uw verwijderde testmail: Mogelijk ziet u ook de items die u eerder heeft verwijderd, zoals de notitie en de taak. Dit is afhankelijk van het type account dat is ingesteld in Outlook. Wilt u de gewiste e-mail definitief verwijderen, dan kunt u dezelfde handeling uitvoeren in deze map. U kunt echter ook de map Verwijderde items in één keer leegmaken. Dat doet u als volgt: Klik op tabblad

Klik op


18 Outlook vraagt om een bevestiging: Klik op De map Verwijderde items is leeg: U gaat weer terug naar het Postvak IN: Klik op

Een bijlage meesturen Het handige van e-mail is dat u bestanden, zoals een foto of document, met een e-mailbericht kunt meesturen. Zo’n bijlage wordt ook wel een attachment genoemd. U gaat een bijlage meesturen met een e-mail naar uw eigen e-mailadres. Maak een nieuw e-mailbericht aan uzelf Typ bij

2

: uitnodiging

Typ als tekst: Bijgaand een foto van onze Omdat u eerder heeft gekozen voor de berichtindeling HTML, kunt u in dit e-mailbericht op dezelfde manier tekst typen en opmaken (vet, cursief, onderstreept) als in een tekstverwerkingsprogramma: Klik op Typ: gewijzigde


19 U zet de vette opmaak uit: Klik op Typ: vergaderlocatie.

Druk op

U voegt een bijlage toe:

Klik op

U ziet het venster Bestand invoegen. U kunt een willekeurige afbeelding kiezen: Open de gewenste map Klik op de gewenste afbeelding Klik op

De foto is als bijlage toegevoegd:


20

Tip Meer bijlagen meesturen

Wilt u meer bijlagen bij een e-mail meesturen? Door te klikken op verschijnt weer het venster Bestand invoegen, waarin u nog meer bestanden kunt selecteren. U kunt ook meerdere bestanden tegelijk selecteren met de toets

of

. Houd er wel rekening mee dat u maar een beperkt aantal MB aan bestanden kunt versturen per e-mail. Wordt dit overschreven, dan ziet u een melding.

Leesbevestiging vragen Om zeker te weten dat de ontvanger uw e-mail heeft gelezen, kunt u een leesbevestiging instellen.

Let op! De ontvanger kan zelf beslissen of hij een leesbevestiging aan u laat sturen. U krijgt geen leesbevestiging als de ontvanger dat niet wil. Klik op tabblad

Klik een vinkje

bij

Merk op dat u ook een ontvangstbevestiging kunt vragen: U verzendt het bericht:

Klik op

Laat de berichten verzenden/ontvangen

3


21 Na enige tijd wordt het bericht ontvangen in het : U ziet het pictogram bij het bericht. Dit betekent dat er een bijlage is meegezonden: Dubbelklik op het bericht

Als de ontvanger van uw e-mail het bericht opent, wordt in een speciaal venster gevraagd of er een leesbevestiging moet worden teruggestuurd: Er wordt gevraagd of u een leesbevestiging wilt versturen: Klik op

Let op! De leesbevestiging wordt pas verzonden als u opnieuw verzendt en ontvangt. Het is mogelijk dat bij bepaalde e-mailaccounts (bijvoorbeeld Outlook.com) geen leesbevestiging wordt verstuurd. U ziet het bericht: Hier staat de naam en grootte van de bijlage: Om de bijlage te openen: Dubbelklik op de bijlage


22

Tip Bijlagen opslaan Ontvangt u een bijlage die u wilt bewaren of bewerken, dan kunt u deze opslaan: Rechtsklik op de bijlage Klik op

Hierna kunt u de bijlage opslaan in een door u gekozen map.

De foto verschijnt in dit voorbeeld in het programma Paint: Op uw pc kan de foto in een ander programma of een app geopend zijn. Sluit het venster 5 of de app

4

Sluit het venster van het e-mailbericht Laat de berichten verzenden/ontvangen

4 3

Als het goed is, heeft u nu ook de leesbevestiging ontvangen. Dit is afhankelijk van het type account dat u gebruikt. Klik op de leesbevestiging U ziet de leesbevestiging in het leesvenster:


23

Mail beantwoorden of doorsturen Om een e-mail te beantwoorden, heeft Outlook verschillende mogelijkheden. Daarvoor ziet u op het lint de volgende knoppen: Beantwoorden Er wordt een retour-e-mail gemaakt met het juiste e-mailadres al ingevuld. De tekst van de oorspronkelijke e-mail staat in de retour-e-mail. Een eventuele bijlage die met de oorspronkelijke e-mail was meegestuurd, wordt niet toegevoegd aan de e-mail. Allen beantwoorden Als u een e-mail ontvangt die naar meer adressen was gestuurd, maakt u met deze knop een retour-e-mail die naar alle medegeadresseerden wordt verzonden. De tekst van de oorspronkelijke e-mail staat in de retour-e-mail. Een eventuele bijlage die met de oorspronkelijke e-mail was meegestuurd, wordt niet toegevoegd aan de e-mail. Doorsturen Van de originele e-mail wordt een nieuw e-mailbericht gemaakt dat u naar iemand anders kunt sturen. U moet zelf het nieuwe e-mailadres typen. De tekst van de oorspronkelijke e-mail staat in deze e-mail. Een eventuele bijlage die met de oorspronkelijke e-mail was meegestuurd, wordt toegevoegd aan deze nieuwe e-mail. Als voorbeeld beantwoordt u het bericht dat u eerder aan uzelf stuurde: U opent de e-mail met het onderwerp uitnodiging: Dubbelklik op de e-mail

U ziet het bericht:

Klik op


24 Zoals u ziet wordt de tekst van het originele bericht automatisch in het bericht opgenomen. Degene aan wie u dit antwoord stuurt, kan dus meteen zien waar het bericht over gaat. Gebruikelijk typt u boven in het bericht uw antwoord: Het e-mailadres is overgenomen: Het onderwerp is overgenomen en aangevuld met de letters Re. Dat staat voor reply (antwoord): Typ: Ziet er goed uit!

Klik op Sluit het bericht met de uitnodiging

4

Laat de berichten verzenden/ontvangen

3

Mogelijk duurt het even voor de e-mail weer is ontvangen. Als de e-mail is ontvangen: Klik op het e-mailbericht met het antwoord Dit herkent u weer aan de letters Re voor het bericht: U ziet direct het antwoord:

Sluit Outlook

4


25

In dit cahier heeft u leren e-mailen in Outlook. Wilt u meer leren over Outlook doeltreffend en georganiseerd gebruiken op uw pc en tablet, dan is het boek Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd! geschikt voor u. Dit boek is speciaal geschreven voor kleine bedrijven, Zelfstandigen Zonder Personeel en freelancers die Microsoft Outlook efficiënter willen gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Bent u op zoek naar informatie over de handige en doeltreffende opties in Outlook? Dan is dit boek een aanrader! U leert e-mails ordenen en beheren. Verder bevat Outlook diverse mogelijkheden om taken en agenda-items te maken en laten opvolgen, gegevens van contactpersonen bij te houden en mailings te versturen. Met de beschikbare app Outlook houdt u altijd en overal via een tablet uw e-mail bij. De verschillende aspecten van het programma en de app komen stap voor stap en aan de hand van toepasbare voorbeelden aan bod. U zult zien hoe makkelijk het is om uw e-mail te ordenen en diverse taken op een effectieve wijze uit te voeren! Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd! Auteur: Studio Visual Steps Aantal pagina’s: 232 Uitvoering: Paperback, full colour ISBN: 978 90 5905 791 3 Prijs: €22,95 Meer informatie: www.visualsteps.nl/outlookeffectief

Een greep uit de onderwerpen: • beheren en ordenen van uw mailbox • zoeken en sorteren van e-mail • agenda, taken en planningen maken en beheren • contactpersonen beheren • mailings maken • met tips om gestructureerd te werken Geschikt voor: Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016 of Outlook bij een Office 365abonnement op een Windows-pc en tablet. Het maakt hierbij niet uit of het om het losse programma Outlook, programmapakket Office of Office 365 gaat.


26

Bijlage Hoe doe ik dat ook alweer? 1 In dit cahier zijn opdrachten voorzien van voetstapjes: In deze bijlage zoekt u aan de hand van het cijfer op hoe u een handeling uitvoert. 1

 Typ de gewenste tekst voor het bericht

Outlook openen In Windows 10 op de taakbalk:

 Klik op de taakbalk op

3

 Typ: Outlook

Berichten verzenden/ ontvangen  Klik op tabblad

 Klik op het programma In Windows 8, vanaf het startscherm:

 Klik op Of in de werkbalk Snelle toegang:

 Klik op

 Klik op

In Windows 7 en Vista:

4  Klik op

 Klik op

 Klik op

5

 Klik op  Klik op 2

Venster of programma sluiten of

Een app sluiten  Plaats de aanwijzer rechtsboven in het scherm  Klik op

Nieuw e-mailbericht maken  Klik, indien nodig, op tabblad

 Klik op

 Typ bij e-mailadres  Typ bij onderwerp

het

het


Studio Visual Steps. in Outook Gebruik Outlook effectief en bespaar tijd!

Recommend Documents