SISTEM INFORMASI INVENTARIS PADA KAMPUS AMIK-STMIK JAYANUSA PADANG

SISTEM INFORMASI INVENTARIS PADA KAMPUS AMIK-STMIK JAYANUSA PADANG 1

Alhamidi1) Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Damar No. 69 E Padang email: [email protected]

Abstract. Based on the existing problems the author try to overcome these problems by doing the design of the existing system denngan using MySQL as the databse in the design of the new system the author also uses VB. Net as a developer in the draft system will reduce error ranging error often done the operator at the time of the operation data input as well as the process of making a report or information. This information system is expected to able to lighten the load within the inventory of goods with the AIM – AMIK – STMIK Jayanusa Padang and can be used for a long period until the system can no longer meet the needs of a very complex. Keywords: VB.Net, MYSQL, AMIK-STMIK Jayanusa, Inventory Abstrak. Kampus AMIK – STMIK Jayanusa Padang masih belum memanfaatkan sistem komputerisasi dalam pengecekkan barang – barang inventaris penunjanng kegiatannya, sehingga data yang diperoleh tidak akurat dan sering terjadi kesalahan. Penelitian ini bertujuan untuk mencarikan solusi yang lebih baik agar kebutuhan akan Sistem Informasi inventaris barang dapat dipenuhi dan membantu para penanggung jawab inventaris barang dalam mendapatkan laporan atau informasi yang relevan, akurat, an tepat waktu. Berdasarkan permasalahan yang ada maka penulis mencoba mengatasi permasalahan tersebut dengan melakukan rancangan terhadap sistem yang ada denngan menggunakan MySQL sebagai database dalam rancangan sistem baru penulis juga menggunakan VB.Net sebagai developer dalam rancangan sistem akan mengurangi kesalahan – kesalahan yanng sering dilakukan operator pada saat melakukan operasi input data maupun proses pembuatan laporan atau informasi. Diharapkan sistem informasi ini mampu meringankan beban dalam pengecekkan inventaris barang pada AMIK – STMIK Jayanusa dan dapat dipakai untuk jangka panjang sampai sistem tersebut tidak dapat lagi memenuhi kebutuhan yang sangat kompleks. Kata Kunci : VB.Nett, MySQL, AMIK-STMIK Jayanusa, Inventaris

kemajuan informasi dewasa ini dengan munculnya komputer akan mempunyai peranan yang sangat penting dalam memecahkan masalah. Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardware agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai

PENDAHULUAN Pada saat ini, kemajuan teknologi informasi komputer sudah banyak digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan maupun swasta dalam pelayanan aktifitas dan pengolahan serta penyimpanan data. Teknologi yang semakin canggih sudah merupakan suatu hal yang sangat diperlukan keberadaannya. Semakin majunya zaman semakin bertambah pula kebutuhan manusia akan teknologi yang dapat membantu memecahkan masalah yang dihadapi, begitupula dalam 114

Alhamidi, Sistem Invormasi Inventaris Pada AMIK-STMIK Jaya Nusa, hlm 114-122

keunggulan dalam mendeteksi kesalahan data yang diolah dan dapat melakukan pekerjaan diluar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari. Sebagai salah satu perguruan tinggi computer di kota padang AMIKSTMIK Jayanusa tentu memiliki sarana dan prasarana penunjang dalam aktifitas perkuliahan maupun aktifitas lainnya. Seperti pada aktifitas perkuliahan perguruan tinggi ini memiliki ruang kelas dan laboratorium, Dimana masing-masing ruangan itu diisi oleh barang-barang inventaris seperti meja, kursi, computer dan lain sebagainya. Dan begitu juga pada bagian front office, akademis yang juga memiliki sarana-sarana pendukung kegiatan. METODE PENELITIAN Kerangka kerja ini merupakan langkah-langkah yang akan di lakukan dalam penyelesaian masalah yang akan di bahas. Adapun kerangka kerja penelitian dapat di gambarkan pada gambar 1 berikut ini: Pengumpulan Data

Analisa Data

Analisa Sistem

Perancangan Sistem

Pembangunan Sistem

Pengujian Sistem

Implementasi Sistem

Evaluasi Sistem

Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian Gambar ini akan menguraikan kerangka kerja penelitian yaitu : 1. Pengumpulan data

115

Kerangka kerja ini di mulai dari pengumpulan data, yang terdiri dari penelitian perpustakaan (library research) dan penelitian laboratorium (laboratory research) a. Penelitian perpustakaan (library research) Penelitian ini di lakukan untuk melengkapi perbendaharaan kaidah, konsep, teori dan lain-lain, sehingga menjadi suatu yang mempunyai landasan dan keilmuan yang mantap, selain itu penelitian ini juga melakukan penelitian pada beberapa material yang sudah ada, baik itu buku-buku, jurnal-jurnal, majalah-majalah yang ada hubungannya dengan penelitian ini maupun catatan yang di lakukan selama perkuliahan. Penelitian ini ditujukan untuk mengumpulkan semua data yang sangat di butuhkan dalam penelitian ini. b. Penelitian laboratorium (laboratory research) Penelitian laboratorium ini dimaksudkan untuk melakukan pengujian terhadap penerapan sistem, khususnya untuk proses penyeleksian penerimaan siswa baru, di mana perangkat ini dapat digunakan untuk membantu penulis untuk melakukan pengujian. 2. Analisis data Setelah pengumpulan data diatas makan dilakukan analisis terhadap data. Hal ini bertujuan untuk melakukan pengelompokan terhadap data tersebut sehingga akan memudahkan penulis di dalam melakukan analisis berikutnya. 3. Analisa sistem Setelah analisis data dilakukan, maka kerangka penelitian berikutnya yaitu analisis sistem. Pada analisa ini diharapkan dapat menghasilkan analisa permasalahan, diantaranya adalah:

116

Jurnal PI-Cache, Volume 5, Nomor 2, Juni 2016

a. Penemuan masalah Dalam penemuan masalah diharapkan dapat ditemukan kendala-kendala dan permasalahanpermasalahan yang terjadi dalam merancang sistem, sehingga dari penemuan permasalahan ini penulis akan mencoba untuk mencari solusi atau jalan keluar dari permasalahan tersebut. b. Menetapkan variabel-variabel Dengan adanya analisis ini diharapkan akan ditemukan variabel-variabel yang akan dibutuhkan. Variabel tersebut akan di gunakan untuk membuat permodelan sistem. 4. Perancangan sistem Tahap ini membahas tentang perancangan dari model sistem dengan menentukan rancangan input, output Dalam perancangan sistem ini hal-hal yang akan dilakukan adalah : a. Perancangan Model Model merupakan gambaran dari solusi yang akan dihasilkan, sehingga dari model yang ada, kita dapat mengetahui dan menggambarkan apa yang akan dihasilkan dari proses yang dilakukan nantinya. Dengan demikian kita mempunyai pedoman didalam merancang sistem. b. Perancangan Input. Berdasarkan teknik-teknik yang di gunakan di atas, maka dapat dilakukan perancangan input dari sistem ini sehingga proses berikutnya dapat dilakukan berdasarkan perancangan input tersebut. 5. Pembangunan Sistem Tahap ini membahas tentang pembangunan sistem Inventaris pada kampus AMIK-STMIK Jayanusa.

6. Pengujian Sistem Pada Tahap pengujian sistem ini untuk melakukan pengujian terhadap sistem tersebut, mencari adakah kesalahan atau error yang masih ada di sistem, selanjutnya untuk bisa di perbaiki sehingga bisa membantu dalam proses inventaris pada AMIKSTMIK Jayanusa. 7. Implementasi sistem Tahapan berikutnya yang akan dilakukan di dalam penelitian adalah melakukan implementasi dari sistem yang telah dirancang. 8. Evaluasi sistem Evaluasi sistem merupakan tahap untuk melihat keandalan sebuah sistem, Hasil yang didapatkan akan dievaluasi apakah masalah yang dihadapi selama ini dapat teratasi dengan baik. PEMBAHASAN DAN HASIL HASIL Dari hasil penelitian yang menghasilkan form-form yang digunakan untuk memasukan semua data yang telah diperoleh, berikut adalah tampilan form yang dihasilkan : 1. Tampilan Form Login

Gambar 2. Tampilan Login Pada gambar 2 diatas menjelaskan bahwa hanya orang tertentu yang diberi


akses untuk menjalankan aplikasi ini sehingga keamanan data terjamin

disebabkan digunakan.

2. Tampilan Form Barang

4. Tampilan Form Peminjam

Gambar 3. Tampilan Form Barang Form barang pada gambar 3 merupakan form untuk menginputkan data-data barang inventaris

banyak

ruangan

117

yang

Gambar 5. Tampilan Form Peminjam Form peminjaman yang terlihat pada gambar 5 menjelaskan siapa-siapa saja yang bisa meminjam alat-alat inventaris. 5. Tampilan Form PenanggungJawab

3. Tampilan Form Ruang

Gambar 6. Tampilan Form Penanggung Jawab Gambar 4. Tampilan From Ruang Gambar 4 merupakan form untuk menginputkan data master ruangan

Form penanggngjawab merupakan form untuk menginput data master tentang penanggung jawab dari alat-alat inventaris yang dipinjamkan

118


6. Tampilan Form Peminjaman

Dalam form ini berikan data-data barang yang akan dikembalikan, siapa yang meminjam serta berapa banyak barang yang dikembalikan. 8. Tampilan Form Pengecekan Barang

Gambar 7. Tampilan Form Peminjaman Form peminjaman merupakan form transaksi yang digunakan untuk melakukan peminjaman barang inventaris yang meliputi siapa yang meminjam, jenis barang yang dipinjam serta berapa banyak barang yang dipinjam

Gambar 9. Tampilan Form Pengecekan Barang

7. Tampilan Form Pengembalian Form pengecekan barang merupakan form yang digunakan untuk mengecek kelengkapan barang inventaris serta mengecek jumlah barang

Gambar 8. Tampilan Form Pengembalian Gambar 8 memperlihatkan form pengembalian barang yang dipinjam.

PEMBAHASAN Menurut Sutanta (2004:4), informasimerupakan hasil pengolahan data sehinggamenjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalampengambilan keputusan yang dapat dirasakanakibatnya secara langsung saat itu juga atausecara tidak langsung pada saat mendatang.Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanyadata yang akan diolah dan unit pengolah.(Astuti, 2013) Untuk dapat menggambarkan siklus informasi ini, dapat dilihat dari gambar 10:


Gambar 10. Siklus Informasi Pada gambar 10 dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan sebagai input, kemudian diproses sehingga dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level manajemen) sebagai dasar dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta siklus yang berkesinambungan. Robert A. Leitchdan K. Roscoe Davis mendefenisikan sistem informasi sebagai suatu sistem didalam organisasi yang melakukan kebutuhan pengolahan berupa transaksi harian, dukungan operasi, mempunya sifat manajerial dan kegiatan yang strategis dari sebuah organisasi dan menyediakan pihak lain untuk laporan-laporan yang diperlukan.(Widianti, 2012) Inventarum merupakan bahasa latin dari inventaris yang mengandung arti daftar barang, bahan dan lainnya. Inventaris adalah pencatatan atau pendataan barang hak milik kedalam suatu daftar barang yang dilakukan

119

secara tertib dan teratur berdasarkan ketentuan dan tata cara yang berlaku.(Damayanti & Sudaryatno, 2013) Inventaris dilakukan untuk tujuantujuan sebagai berikut :(Damayanti & Sudaryatno, 2013) 1. Menjaga dan menciptakan administrasi barang yang tertib. 2. Untuk penghematan keuangan dalam melakukan pengadaan barang serta pemeliharaan. 3. Sebagai pediman untuk menghitung kekayaan dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang. 4. Memudahkan pengawasan dan pengendalian. SDLC (System Development Life Cycle) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu metode untuk merancang, membangun dan memelihara informasi dan proses sebuah sistem (Nurasiah, 2014). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah didalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Ide dari System life cycle adalah sederhana dan masuk akal. Di System life cycle, tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi bebrapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan ini mempunyai karakteristik tersendiri. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (systems planning), analis sistem (systems analysis), desain sistem (systemdesign), seleksi sistem (systems selection), implementasi sistem (systems Implementation), dan perawatan sistem (systems maintenance). Tahapantahapan seperti ini sebenarnya merupakan tahapan didalam

120


pengembangan sistem teknik (engineering systems). Adapun bentuk bagan dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) beserta tahapan-tahapan yang dilalui dapat dilihat pada gambar 11 :

Kampus AIM-AMIK-STMIK Jayanusa Padang dapat dilihat pada gambar 12 berikut :

Bendahara Data barang

Inventaris ok

D1

Kebijakan dan perancangan sistem

Laporan barang baru

1.0

Daftar pembelian barang

Entry data barang baru dan rekap jumlah barang keseluruhan

BARANG

Awal Proyek Sistem

Laporan data barang inventaris peruangan

Data barang D3 Penanggung Jawab

Analisis Sistem

2.0

Data penanggung jawab

D2

Ruangan

Pengembalian Data ruangan barang inventaris per ruangan

Data barang D1

Disain Sistem Secara Umum

Laporan data barang inventaris perruangan

Alp perpindahan posisi barng

BARANG

Penanggung Jawab

3.0

Disain Sistem Secara Terinci

D5

transisi

D4

Disposisi

D2

Ruangan

Perpindahan Barang

Alp perpindahan posisi barng

Pengembangan Sistem Laporan barang inventaris hilang, rusak dan layak pakai

Rekapitulasi kelayakan barang Inventaris

Implementasi Sistem

*Pimpinan

4.0

Laporan barang inventaris baru

Seleksi Sistem

Data chek

D9

Chek

Data barang D1

BARANG

Data peminjaman

Perawatan Sistem

Pimpinan

Manajemen Sistem

D7 D6

Gambar 11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat bantu dalam pembuatan model yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses yang menghubungkan alur data satu dengan yang lainnya, baik secara manual maupun komputerisasi.(Gunawan Susanto, 2012) Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yanng digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Data Flow Diagram merupakan alat yang populer saat ini, karena dapat menggambarkan arus data dan data didalam sistem yang terstruktur dan jelas. Data Flow Diagram Sistem Informasi Inventaris

Kartu tanda peminjaman 5.0

User

Peminjaman Data peminjam

Peminjam

D7

Peminjaman

Peminjaman

6.0

Data peminjaman

Kartu tanda peminjaman

Pengembalian D8 Pengembalian Data Pengembalian

Gambar 12. Data Flow Diagram (DFD) ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan suatu model untuk menjelaskanhubungan antar data dalam basis datayangdataberdasarkan objekobjek dasarmempunyai hubungan antar relasi.(Erinawati, 2013) Entity Relationship Diagram merupakan sebuah gambaran yang berbentuk sebuah bagan yang menjelaskan hubungan antar entity. Entity relationship yang penulis rancang untuk sistem informasi inventaris baran kampus AIM-AMIK-STMIK Jayanusa


Padang adalah berikut :

seperti

gambar 13 NMPEMINJAM

TGLCHECK

KDRUANGAN*

NMRUANGAN

KDCHECK*

JAB

KDPEMINJAM*

KD_BARANG*

STATUS

RUANGAN

CHECK

MEMILIKI

MEMILIKI SATUAN

PEMINJAM

TGLBELLI

MEMILIKI

KDPOSISI* NAMABARANG

KDPENANGGUNG JAWAB*

NMPENANGGUNGJAWAB

JABATAN

KD_BARANG**

PENANGGUNG JAWAB

MEMILIKI

JENIS

KD_BARANNG*

DISPOSISI

MEMILIKI

KDPEMINJAMA N*

JUMLAH

BARANG

MEMILIKI

KD_BARANG*

PEMINJAMAN

TGLPINJAM

JUMLAHBARA NG KDRUANGAN** JUMLAHBARA NG KDPEMINJAMAN* *

121

lebih mudah memonitor barang inventaris. 3. Dengan hasil penelitian ini diharapkan bisa mnejadi acuan untuk peneliti lainnya dalam melalukan penelitian dengan topik yang sama UCAPAN TERIMAKASIH Terima kasih saya ucapakan untuk semua pihak yang membantu penelitian ini terutama kepada AMIK-STMIK Jayanusa yang telah memberikan kesempatan saya untuk melakukan penelitian dilingkungan AMIK-STMIK Jayanusa.

KDPENANGGUN GJAWAB**

MEMILIKI

MEMILIKI

TRANSISI

PENGEMBALIAN

JUMLAHBARA NG

KDTRANSISI

KD_POSISI**

MEMILIKI

KD_BARANNG* *

KDPEMINJAMAN* *

TGLKEMBALI

KONDISI

TUJUAN

Gambar 13. Entity Relationship Diagram (ERD) SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan : 1. Dengan adanya rancangan sistem baru ini, membantu karyawan sebagai pihak yang menangani masalah inventaris, karena rancangan sistem informasi inventaris barang telah mempunyai file tersendiri yang tentunya tersimpan di database, sehingga dapa meningkatkan efisiensi dan efektifitas. 2. Dengan aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian memudahkan bagi karyawan melakukan pengecekan barang invetaris yang dipinjam atau yang telah dikembalikan sehingga

DAFTAR RUJUKAN Astuti, P. D. (2013). Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Jati Farma Arjosari. Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 16 FTI UNSA Vol 10 No 1 – Mei 2013 - Ijcss.unsa.ac.id, 10(1), 142–147. https://doi.org/http://dx.doi.org/10. 3112/speed.v3i4.1217 Damayanti, N. F., & Sudaryatno, B. (2013). ANALISIS DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA INVENTARIS DI SMK MUHAMMADIYAH I IMOGIRI. Jurnal Ilmiah DASI, 14(4), 31–36. Erinawati, H. D. H. D. (2013). Pembangunan Sistem Informasi Pembayaran Sekolah Pada Sekolah Menegah Atas (SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Web. SpeedSentra Penelitian Engineering Dan Edukasi, 10(1), 40–46. https://doi.org/10.3112/speed.v4i4. 1090 Gunawan Susanto, S. (2012). Sistem Informasi Rekam Medis Pada Rumah Sakit Umum Daerah ( Rsud ) Pacitan Berbasis Web Base.

122


Speed – Sentra Penelitian Engineering Dan Edukasi, 9(3), 40–46. Nurasiah. (2014). Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi Pembayaran Uang Kuliah Dengan Metode SDLC Waterfall. Jurnal Teknologi Dan Rekayasa, 19(3), 72–81.

Widianti, U. D. (2012). PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI ASET DI PT . INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA ( PERSERO ) BERBASIS WEB Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika ( KOMPUTA ). Technology, I(2), 57–62.

SISTEM INFORMASI INVENTARIS PADA KAMPUS AMIK-STMIK JAYANUSA PADANG

Recommend Documents