SAMENWERKINGSOVEREENKOMST MFC TIENDEVEEN

1 TRIP s ADVOCATEN & NOTARISSEN GM//51102781/cw/concept d.d. 24 februari 2012

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST MFC TIENDEVEEN

De ondergetekenden: 1. [***]; te dezen handelend als het bestuur van de statutair te Tiendeveen gevestigde vereniging: Voetbalvereniging "V.V. Tiendeveen", kantoorhoudende te 7936 PB Tiendeveen, Molenweg 4, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40046649, en als zodanig deze vereniging rechtsgeldig vertegenwoordigende; deze vereniging hierna ook te noemen: "VVT";

2. [***]; te dezen handelend als het bestuur van de statutair te Tiendeveen gevestigde stichting: Stichting Verenigingsgebouw "De Eiken", kantoorhoudende te 7936 PB Tiendeveen, Molenweg 6, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41017600, en als zodanig deze stichting rechtsgeldig vertegenwoordigende; deze stichting hierna ook te noemen: "SV";

VVT en SV hierna ieder voor zich ook te noemen: "partij" en tezamen ook te noemen: "partijen";

3. [***]; te dezen handelend namens de gemeente Hoogeveen; gemeente Hoogeveen hierna ook: "de Gemeente";

in aanmerking nemende:

dat de Gemeente in Tiendeveen een Multifunctioneel Centrum (hierna ook te noemen: "MFC") wenst te realiseren;


dat de gemeente het MFC deels in gebruik zal geven aan de J.C. Rahderschool, O.B.S. te Tiendeveen, (hierna ook te noemen: "de School"), en dat de Gemeente de resterende ruimten tegen vergoeding in gebruik zal geven aan SMFC, een samenwerkingsverband tussen SV en VVT zoals hierna nader genoemd dat een gedeelte van de aan SMFC in gebruik te geven ruimte tevens door de School zal worden gebruikt, te weten de sportzaal en de recreatieve ruimte;

dat SV en VVT een overeenkomst wensen aan te gaan, waarin zij hun onderlinge afspraken (rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden) ten aanzien van de aan SMFC in gebruik te geven ruimten in het MFC wensen vast te leggen; dat zij daartoe een samenwerkingsverband onder de naam "Samenwerkingsverband Beheer MFC Tiendeveen" (hierna: SMFC) zijn aangegaan, ter versterking van hun onderlinge afspraken, rechten, plichten en verantwoordelijkheden, ten aanzien van de exploitatie, het beheer en gebruik van het MFC, één en ander onder de navolgende bepalingen en bedingen:

Artikel 1 Leden van SMFC; benoeming en ontslag. 1.

SMFC zal bestaan uit drie (3) leden: twee (2) gewone leden en één (1) voorzitter. SV en VVT benoemen ieder één gewoon lid uit hun midden. SV en VVT benoemen tezamen een voorzitter. Benoeming van de voorzitter behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Gemeente. De Gemeente zal nadat voornoemd goedkeuringsverzoek door de Gemeente is ontvangen binnen tien werkdagen haar standpunt kenbaar maken. Indien binnen genoemde termijn van tien dagen geen bericht van de Gemeente is ontvangen wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend. De Gemeente kan alleen goedkeuring aan een benoeming onthouden voorzover er van de zijde van de Gemeente zwaarwegende gronden zijn. Opmerking: Met voornoemde toevoeging wordt de verantwoordelijkheid voor de benoeming van de voorzitter geheel bij de SV en de VVT gelaten. Alleen als er


zwaarwegende gronden zijn kan de Gemeente de benoeming blokkeren maar daar zal slechts in uitzonderlijke gevallen sprake van zijn. 2.

Een gewoon lid kan slechts worden ontslagen door de partij die het betreffende lid heeft benoemd. De voorzitter kan worden ontslagen door een besluit van SV en VVT tezamen.

3.

Indien om wat voor reden dan ook een vacature ontstaat binnen SMFC, zal de betreffende partij dan wel - indien het de functie van de voorzitter betreft - zullen partijen, binnen drie maanden na het ontstaan van de vacature daarin voorzien door de benoeming van een opvolger.

Artikel 2 Doel samenwerkingsverband; vertegenwoordigingsbevoegdheid en besluitvorming 1.

Het samenwerkingsverband heeft tot doel de onderlinge verhoudingen (rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden), ten aanzien van de in gebruik gegeven ruimten in het MFC, met name wat betreft het gebruik en beheer van die ruimten, vast te leggen.

2.

De twee (2) gewone leden vervullen de rol van contactpersoon tussen het samenwerkingsverband en de partij van waaruit zij zijn benoemd. De gewone leden zullen regelmatig rapporteren aan de partij van waaruit zij zijn benoemd betreffende de ontwikkelingen binnen SMFC op een nader door de betreffende partij en het betreffende lid te bepalen wijze.

3.

Het aanwijzen van de drie (3) leden houdt uitdrukkelijk geen verlening van externe vertegenwoordigingsbevoegdheid van partijen in.

4.

Het bestuur van partijen zal bij afzonderlijke onderhandse akten volmacht verlenen aan de leden tot het verrichten namens partijen van bepaalde, limitatief in die onderhandse akten genoemde, rechtshandelingen voor zover nodig voor de uitoefening van hun functie binnen SMFC-verband. Een kopie van die onderhandse akten zullen, in verband met het bepaalde in artikel 3 lid 12, onverwijld, docht uiterlijk binnen tien (10) dagen na het opstellen en ondertekenen van de betreffende akte van volmacht, aan de voorzitter worden verstrekt.

5.

Besluitvorming binnen het SMFC vindt plaats met een meerderheid van tenminste twee/derde van de stemmen van de drie leden.


Artikel 3 Overleg/Besluitvorming 1.

Door de leden wordt ieder kalenderkwartaal tenminste één vergadering gehouden. De vergaderingen worden gehouden in het MFC, dan wel in gezamenlijk overleg op een andere locatie. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen opgesteld door een van de aanwezigen, door de voorzitter daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door de ter vergadering aanwezige leden. De gewone leden zullen een kopie van de notulen, als onderdeel van hun taak als contactpersoon, aan het bestuur van de betreffende partij verstrekken.

2.

Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien een van de andere leden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft in die zin, dat de vergadering kan worden gehouden binnen vier weken na het verzoek, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten.

3.

De oproeping tot de vergadering geschiedt schriftelijk - behoudens het in lid 2 bepaalde - door de voorzitter, ten minste 10 dagen van tevoren.

4.

De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen.

5.

De vergaderingen worden geleid door de voorzitter; bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter voor deze vergadering aan.

6.

Zolang in een vergadering alle in functie zijnde leden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen mits met algemene stemmen, ook al zijn de in deze overeenkomst gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 leden 4 en 5.

7.

De leden kunnen ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien minimaal twee leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 leden 4 en 5.

8.

Ieder lid heeft het recht tot het uitbrengen van een stem.

9.

Alle stemmingen in de vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een van de gewone leden dit voor de stemming verlangt.


Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 10. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 11. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij deze overeenkomst voorzien, beslist de voorzitter. 12. Nadat een besluit is genomen, zal de voorzitter controleren of de uitvoering van dit besluit op basis van de in artikel 2 lid 4 bedoelde volmachten door de leden van SMFC kan geschieden, dan wel dat het besluit eerst aan (een van) partijen dient te worden voorgelegd. In het laatste geval zal de voorzitter het betreffende lid/de betreffende leden, verzoeken het besluit aan de betreffende partij(en) voor te leggen. Zolang de betreffende partij niet haar medewerking aan het besluit verleent, zal aan het besluit geen uitvoering worden gegeven.

Artikel 4 Goedkeuring gemeente Voor besluiten van het SMFC tot het aangaan van financiële verplichtingen buiten de door de Gemeente goedgekeurde exploitatiebegroting, is, behoudens het overigens in deze overeenkomst bepaalde, voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente vereist.

Artikel 5 Uitvoering beheer door leden 1.

Het SMFC treedt op als beheerder en exploitant van de aan haar ter beschikking gestelde ruimte. De leden dienen ter uitvoering van die aan het SMFC toegende taak zorg te dragen voor onder andere: -

verhuur van de aan SMFC beschikbaar gestelde ruimten in het MFC;

-

exploitatie van de horeca, waaronder begrepen het aanvullen van de voorraden, de inkoop, het invullen van een "bardienst"-schema;

-

de schoonmaak van de ruimten;

-

onderhoud van de ruimten, inclusief de zich daarin bevindende installaties;

-

instandhouding, onderhoud, en indien nodig, vervanging van de inventaris;

-

het afsluiten van de gebruikelijke verzekeringen;

-

het maken van afspraken over de verdeling van het gebruik van de ruimten door partijen; één en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 lid 4 van onderhavige


overeenkomst (volmachtverlening) en hetgeen is bepaald in de definitieve versie van de "Startnotitie Exploitatiebegroting en – Rekening", inclusief bijlagen, opgesteld door LindHorst huisvestingadviseurs B.V., waarvan een exemplaar als bijlage aan deze overeenkomst zal worden gehecht (hierna ook te noemen: de startnotitie). 2. Ter uitvoering van voormelde beheertaak van SMFC kunnen de leden besluiten een beroep te doen op partijen, dan wel derden daartoe inhuren (een en ander met inachtneming van hetgeen in deze overeenkomst is bepaald over besluitvorming en vertegenwoordiging). 3. De leden zullen bij het uitvoeren van de beheertaak van SMFC als omschreven in lid 1 in overleg treden met de School, voor wat betreft de afstemming van deze beheertaken tussen de School en partijen, één en ander met inachtneming van hetgeen daarover is vastgelegd in de startnotitie.

Artikel 6 Kapitaalrekening 1.

In de financiële administratie van het SMFC zal voor elk van partijen een kapitaalrekening worden aangehouden.

2.

Over het verschil in het saldo van de kapitaalrekening wordt een rente berekend. Deze rente wordt van dag tot dag berekend, na afloop van een boekjaar. Is het saldo van de kapitaalrekening van een partij negatief, dan brengt het SMFC de partij over het tekort aan de partij een zakelijke rente in rekening.

3.

Iedere partij is verplicht om een negatief saldo van zijn kapitaalrekening onmiddellijk aan te zuiveren.

4.

De in lid 2 bedoelde rente zal jaarlijks door het SMFC worden vastgesteld. Bij gebreke van overeenstemming over de te berekenen rente is de wettelijke rente verschuldigd, met dien verstande dat de debetrente twee procent (2%) hoger is dan de creditrente.

Artikel 7 Inbreng kapitaal 1.

De Gemeente verstrekt een exploitatievergoeding aan SV en VVT. SV en VVT dienen deze vergoeding terstond na ontvangst volledig ten titel van huur in te brengen in het SMFC, middels overboeking op een bankrekening ten name van het SMFC. De door SV en VVT ten titel van huur doorgestorte bedragen zoals in de vorige


zin omschreven zijn inclusief omzetbelasting. De in die doorgestorte bedragen opgenomen omzetbelasting dient SMFC aan de Belastingdienst af te dragen. Het gebruik door SV en VVT van het MFC waarvoor de hiervoor bedoelde huur is verschuldigd wordt vastgelegd in een afzonderlijke tussen SV en VVT enerzijds en SMFC anderzijds te sluiten huur/gebruiksovereenkomst. Zoals opgenomen in paragraaf 1.3.4 van de startnotitie zal de Gemeente een subsidie van vijftienduizend euro (excl. BTW) verstrekken ten behoeve van de aanschaf van een barmeubel en koelcel door het SMFC. Ook deze subsidie dient door SV onmiddellijk na ontvangst te worden ingebracht in SMFC. 2.

Partijen worden voor deze inbreng in de financiële administratie van SMFC gecrediteerd op hun kapitaalrekening.

Artikel 8. Financiële administratie 1.

Het boekjaar van het SMFC is gelijk aan het kalenderjaar. Van de vermogenstoestand van het SMFC en al hetgeen verder haar financiën betreft, wordt boekgehouden op zodanige wijze, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van het SMFC kunnen worden gekend.

2.

In de financiële administratie van het SMFC dienen ontvangsten en betalingen duidelijk traceerbaar te zijn naar bron en bestemming. De ontvangsten en betalingen aangaande VVT en SV en derden (bijvoorbeeld verhuuropbrengsten) dienen zodanig afzonderlijk te worden geadministreerd, dat voor de Gemeente inzichtelijk is of de door haar aan VVT en SV ter beschikking gestelde gelden ten behoeve van het MFC, overeenkomstig het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zijn besteed.

3.

Het SMFC maakt jaarlijks voor 1 april een jaarrekening op over het afgelopen boekjaar, die een inzicht geeft in de financiële situatie van het SMFC. De jaarrekening dient te worden opgemaakt conform het model zoals opgenomen in (met name paragraaf 1.5 en verder van) de startnotitie. De jaarrekening wordt vervolgens door het SMFC, na voorafgaande goedkeuring van de besturen van partijen, voor 1 mei vastgesteld.

4.

Het SMFC verstrekt binnen 1 maand na vaststelling een exemplaar van de vastgestelde jaarrekening ter kennisgeving aan de Gemeente.

5.

De jaarrekening wordt voorafgaand aan de vaststelling gecontroleerd door een daartoe


door het SMFC aan te wijzen accountant. Indien en voor zover de Gemeente echter een andere accountant wenst aan te wijzen, dient het SMFC deze keuze van de Gemeente te volgen. De eventuele meerkosten die deze aanwijzing van een andere accountant door de Gemeente met zich meebrengt worden door de Gemeente aan SMFC vergoed. 6.

Gedurende het boekjaar wordt door SMFC middels halfjaarlijkse rapportages aan de Gemeente inzicht gegeven in de actuele stand van zaken van het SMFC op basis van afgesloten contracten en facturen. Deze rapportages dienen door het SMFC te worden gevoegd bij de uitnodiging voor het halfjaarlijkse overleg zoals dat tussen het SMFC en de Gemeente - op basis van de tussen het SMFC en de Gemeente overeengekomen gebruik- en beheerovereenkomst - plaatsvindt.

Artikel 9 Exploitatiebegroting 1.

Het SMFC dient jaarlijks een exploitatiebegroting op te stellen. De exploitatiebegroting dient te zien op het eerstvolgende boekjaar, en dient uiterlijk op 1 november direct voorafgaand aan het betreffende boekjaar te worden vastgesteld.

2.

De exploitatiebegroting dient te worden opgemaakt conform het model zoals opgenomen in (paragraaf 1.5. en verder van) de startnotitie.

3.

Vaststelling van de exploitatiebegroting kan slechts plaatsvinden na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente. Het SMFC dient haar verzoek tot goedkeuring tezamen met het concept van de exploitatiebegroting uiterlijk 1 september direct voorafgaand aan het betreffende boekjaar bij de Gemeente in te dienen.

Artikel 10. Winstbepaling en verdeling. 1.

Onder winst wordt verstaan de bruto-exploitatiewinst, verminderd met alle kosten, de rente over het kapitaal van partijen, alsmede de volgens goed koopmansgebruik gebruikelijke afschrijvingen op onder meer debiteuren en eventuele goederen welke eventueel door een partij in de samenwerking zijn ingebracht.

2.

De winst wordt door partijen jaarlijks in onderling overleg verdeeld. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, zal de laatst in gezamenlijk overleg vastgestelde verdeelsleutel worden toegepast. Is er geen laatst vastgestelde verdeelsleutel dan zal


de winst ingeval geen overeenstemming wordt bereikt tussen VVT en SV worden verdeeld als volgt: ieder 50%. De verdeling van een eventueel verlies wordt op dezelfde wijze als de verdeling van de winst bepaald. Voor wat betreft de resultaten van de barexploitatie geldt dat er tussen betrokkenen afwijkende afspraken kunnen worden gemaakt. 3.

In principe vinden in de loop van enig jaar geen voorschotbetalingen op de vermoedelijke winst plaats. Alleen indien beide partijen en de Gemeente daarmee instemmen, kunnen er voorschotten worden uitbetaald.

4.

Opname van kapitaal dient in en na onderling overleg tussen de partijen plaats te vinden, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.

Artikel 11 Duur/wijziging van de overeenkomst 1.

Deze overeenkomst van samenwerking wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2.

De inhoud van deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd met instemming van beide partijen, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.

3.

Onderhavige samenwerkingsovereenkomst is tussen partijen aangegaan in het kader van de voorgenomen ingebruikgeving tegen vergoeding van gedeelten van het MFC door de Gemeente aan SMFC, een en ander zoals onder andere uitgewerkt in de startnotitie. Indien en zodra de samenwerking tussen SV en VVT zodanig moeizaam verloopt, dat daarmee het doel van de samenwerking naar objectieve maatstaven in gevaar komt, en de besluitvorming en samenwerking binnen het SMFC stagneert en in verband daarmee van de Gemeente redelijkerwijs niet meer kan worden verwacht dat zij de samenwerking met SMFC in de huidige vorm (het samernwerkingsverband) voortzet, zal de samenwerking tussen VVT en SV op eerste verzoek van de Gemeente worden vormgegeven middels een daartoe op te richten stichting (dan wel middels een bestaande stichting) die als beheerstichting van het MFC zal fungeren. In de statuten van die stichting zullen de afspraken zoals vastgelegd in onderhavige overeenkomst, voor zover mogelijk binnen de wettelijke bepalingen, op overeenkomstige wijze worden vastgelegd.


4.

SV en VVT verplichten zich over en weer zich maximaal in te spannen om de samenwerking succesvol te laten verlopen. Zij verplichten zich jegens elkaar niet zonder meer de onderhavige overeenkomst op te zeggen. In geval van onenigheid zullen zij zoveel mogelijk in onderling overleg tot een oplossing proberen te komen, zodanig dat de samenwerking kan worden voortgezet. Komen partijen tot de conclusie dat een dusdanig conflict is gerezen, dat niet tot een voor alle partijen aanvaardbare oplossing kan worden gevonden, ook niet na overleg met de Gemeente, en de voortzetting van de samenwerkingsovereenkomst derhalve niet meer haalbaar is, dan zal tussen partijen een ontbindingsovereenkomst worden gesloten, waarin wordt vastgelegd onder welke voorwaarden en termijnen de beëindiging van de samenwerking op grond van onderhavige samenwerkingsovereenkomst wordt beëindigd. Indien en voor zover partijen geen overeenstemming over de inhoud van de beëindigingovereenkomst kunnen bereiken, zullen partijen onderzoeken of het geschil kan worden beslecht door een door partijen samen te benoemen bemiddelaar. Bedoelde bemiddelaar dient gericht te zijn op herstel van het proces en de dialoog tussen partijen om tot de beëindigingovereenkomst te kunnen komen. In het kader van het hiervoor in dit lid bepaalde heeft de Gemeente de bevoegdheid partijen een redelijke termijn te stellen waarbinnen de verdeeldheid tussen partijen moet worden opgelost. Indien partijen na deze termijn verdeeld blijven, heeft zowel de Gemeente als iedere partij de bevoegdheid de onderhavige overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van een maand eenzijdig op te zeggen.

Artikel 12 Betrokkenheid Gemeente Onderhavige samenwerkingsovereenkomst is tussen partijen aangegaan in het kader van de voorgenomen ingebruikgeving van gedeelten van het MFC door de Gemeente aan partijen, een en ander zoals onder andere uitgewerkt in de startnotitie. De in deze overeenkomst vastgelegde afspraken tussen partijen zijn mede gemaakt in het belang van de Gemeente als eigenaar van het MFC. Ieder van partijen en de Gemeente komen overeen dat zij zich over en weer verplichten de afspraken zoals vastgelegd in deze overeenkomst na te komen. Indien één van partijen zich niet aan de overeenkomst houdt, kan zij derhalve rechtstreeks door de Gemeente wegens niet nakoming worden aangesproken.


Artikel 13 Slotbepalingen 1. Tot 1 jaar na oplevering van het MFC worden tot leden van SMFC benoemd: - alle bestuursleden van het SV; - alle bestuursleden van het VVT; - *** als voorzitter. Voor wat betreft de besluitvorming geldt gedurende deze periode in afwijking van artikel 3 lid 8 van deze overeenkomst dat het bestuur van zowel SV als VVT het bestuur van het SMFC vormen, waarbij beide besturen als geheel recht hebben op het uitbrengen van elk één (1) stem. De formele stem van SV en VVT wordt uitgebracht door de respectievelijke voorzitters. 2. Na 1 jaar na oplevering van het MFC worden tot leden van SMFC benoemd: -

***, als gewoon lid vanuit SV;

-

***, als gewoon lid vanuit VVT;

-

*** als voorzitter.

Aldus in drievoud vastgelegd en getekend te _______________ op __________.

SV:

……………………….

VVT:

……………………….


De Gemeente:

…………………………..

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST MFC TIENDEVEEN

Recommend Documents