RANCANG BANGUN APLIKASI PPIC DENGAN METODE ABC DALAM MENENTUKAN PENGHITUNGAN BIAYA PROYEK SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS STIKOM SURABAYA) Ardi Slamet Suhamto 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya email :
[email protected]
The development of time making the development of technology is increasingly, and the need for information system becomes important. Similar to other software house, SSI prosecuted to be able to produce a quality information system at competitive rates. ABC is one of the methods used by project management information system to calculate the cost of the project. This system was built to help the project costing information system. The estimated cost is used as the control over project execution. This system is also built to help control and project management information system. From the implementation and evaluation has been done, the system has been created, can able to calculate the estimated cost of the project, using the ABC method. The system is also able to manage the project Keywords: Information System, ABC, Project Management
Berkembangnya
jaman
membuat
berkembanglah teori-teori mengenai manajemen
perkembangan teknologi semakin lama semakin
biaya proyek sistem informasi.
maju, dan sistem informasi mulai mengambil
Activity-based
Costing
(ABC)
peran dalam kehidupan manusia. Bila dulu hanya
merupakan salah satu teori mengenai biaya
bisa mencatat di kertas, saat ini manusia dapat
proyek sistem informasi, yang berpatokan
menyimpan data ke dalam komputer kemudian
kepada aktivitas demi mendapatkan biaya proyek
mengolahnya menjadi informasi yang dapat
secara efektif. (Ooi, 2003:55)
berguna dalam pengambilan keputusan. Saat ini
Seperti halnya dengan software house
hampir semua sendi kehidupan manusia telah
lainnya, Solusi Sistem Informasi (SSI) STIKOM
dilingkupi oleh sistem informasi. Mulai dari
Surabaya
bandara,
sekolah,
menghasilkan suatu sistem informasi yang
pemerintahan dan perbankan telah menggunakan
berkualitas, dengan harga yang bersaing dengan
sistem informasi.
software house lainnya.
rumah
sakit,
hotel,
Software house adalah perusahaan yang
SSI
juga
dituntut
membutuhkan
agar
suatu
mampu
sistem
produk utamanya adalah sistem informasi.
informasi yang dapat membantu manajemen
Sistem informasi yang dibangun dan dihasilkan
proyek sistem informasi, dengan penentuan
haruslah efektif dan efisien dalam hal biaya agar
biaya proyek di dalamnya. Biaya proyek yang
dapat
dimaksud adalah biaya estimasi proyek. Dengan
dipasarkan
dengan
baik.
Maka,
biaya estimasi yang benar, maka pihak SSI dan
tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan
klien tidak akan dirugikan.
komponen, sistem merupakan kumpulan dari
Diharapkan
dengan
adanya
sistem
komponen-komponen yang saling berkaitan
informasi ini, proyek sistem informasi dapat
untuk mencapai tujuan tertentu. (Herlambang,
dimanajemen dengan baik, beserta perhitungan
2005).
estimasi biaya proyek dapat ditentukan dengan tepat.
Database
Database adalah suatu susunan/kumpulan data METODE
operasional
System Life Cycle
organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola
Konsep
pengembangan
sistem
informasi
dan
lengkap
disimpan
secara
dari
terintegrasi
suatu
dengan
digunakan untuk melakukan pengembangan
menggunakan metode tertentu menggunakan
terhadap sistem informasi yang ada. Konsep
komputer
siklus hidup atau System Life Cycle (SLC)
informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
merupakan konsep pengembangan yang paling
(Marlinda, 2004)
sehingga
mampu
menyediakan
banyak digunakan para pengembang sistem informasi. Konsep ini mengambil analogi siklus
Testing
kehidupan manusia yaitu, proses kelahiran,
Testing software adalah proses mengoperasikan
tumbuh berkembang dan akhirnya wafat. Siklus
software
memberikan gambaran bahwa siklus demikian
kendalikan, untuk (1) verifikasi apakah telah
dapat juga diterapkan pada sistem informasi.
berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut
(Herlambang, 2005).
spesifikasi), (2) mendeteksi error, dan (3)
dalam
suatu
kondisi
yang
di
validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Manajemen
Proyek
adalah
aplikasi
dari
pengguna yang sebenarnya. (Romeo, 2003)
pengetahuan, skill, alat, dan teknik dari aktivitas proyek untuk memenuhi kriteria proyek. Lima proses yang dilakukan dalam Manajement
Metode ABC
Proyek adalah: Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi,
Model ABC dalam Software Develompment and
Pengawasan dan pengontrolan, dan Penutupan.
Implementation dibagi dalam 3 hal utama:
(PMI, 2008).
resource (sumber daya), activity (aktivitas), dan driver count. Dalam proyek sistem informasi,
Sistem
setiap resource bekerja pada satu atau lebih
Definisi sistem dapat dibagi menjadi dua
activity. Setiap activity memiliki satu atau lebih
pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur,
parameter sebagai penghitungan biaya, yaitu
sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari
driver count. (Ooi, 2003)
beberapa prosedur yang mempunyai tujuan
Biaya Annual
Hasil dari biaya annual adalah biaya man-day
Dimana,
per-aktivitas per proyek. Perhitungan biaya
Yi = Estimasi man-days per-aktivitas
aktivitas menggunakan rumus:
xi = Input dari masing-masing driver count.
𝑓=
𝑒 𝑑
.............. (1)
ANALISA PERANCANGAN SISTEM
Dimana,
Sistem Flow
f = Biaya man-day per-aktivitas
Sistem Flow Membuat Proyek
e = nilai alokasi biaya per-resource
Sistem flow membuat proyek merupakan proses
d = nilai man-day yang digunakan
pertama dalam sistem informasi ini. Customer akan
memberikan data proyek (dan data
Biaya Estimasi
customer bila dia belum terdaftar dalam sistem).
Biaya estimasi merupakan patokan biaya yang
Marketing akan memasukkannya, ke dalam tabel
dapat digunakan sebagai alat ukur penentu
project dan tabel customer. Setelah proyek baru
efektivitas proyek. Biaya estimasi dapat dihitung
terbentuk, maka manajer akan menganalisanya
dengan rumus:
sebelum memutuskan apakah proyek itu akan diterima
𝑒𝑐 =
(𝑚𝑑 ∗ 𝑐)
............ (2)
Dimana, ec = biaya estimasi md = estimasi total man-day per-aktivitas c = biaya man-day per-aktivitas Biaya man-day per-aktivitas didapatkan dari perhitungan biaya annual, sedangkan untuk mendapatkan
estimasi
total
man-day
per-
aktivitas, bisa menggunakan rumus: 𝑌𝑖 (𝜆) − 1 = 𝛽0 + 𝛽1 𝑥1𝑖 + ⋯ + 𝛽𝑘 𝑥𝑘𝑖 + 𝜀𝑖 .... (3) 𝜆 Untuk non-linear regresi. Dimana, Yi = Estimasi man-days per-aktivitas xi = Input dari masing-masing driver count. Sedangkan untuk menghitung estimasi man-day untuk linear regresi, bisa menggunakan rumus: 𝑌𝑖 = 𝛽0 + 𝛽1 𝑥1𝑖 + ⋯ + 𝛽𝑘 𝑥𝑘𝑖 + 𝜀𝑖 ............ (4)
atau
ditolak.
PPIC-Sistem Flow: Menentukan Biaya
PPIC-Sistem Flow: Membuat Project
Customer
Customer
Marketing
Marketing
Manager
Manager Start
Start
Data Biaya
Data Customer
Data Customer Input BIaya Project_Driver Mengisi Biaya
Project
Menghitung Biaya dan Mengisi Project Activity
Activity_Driver
Annual_Cost
Input Customer
Daftar Biaya
Membuat Customer
Project_Activity
City
Activity_Level
Activity_Annual Activity Buat Surat Kontrak
Customer
Surat Kontrak
Data Project
Driver_Count
Surat Kontrak
Approve Surat Kontrak
Data Project
Surat Kontrak Approve
Surat Kontrak Approve
Input Project Input Surat Kontrak
Membuat Project
Project
Daftar Project
Menentukan Biaya
Memasukkan Surat Kontrak
Finish
Gambar 2 System Flow Menentukan Biaya Approve Project
Membuat Project
System Flow Menentukan Sumber Daya dan Finish
Aktivitas System flow menentukan sumber daya dan aktivitas dimulai dengan proses dimana manajer,
Gambar 1 System Flow Membuat Proyek
System Flow Menentukan Biaya
estimasi biaya akan memasukkan nama resource
Sistem flow menentukan biaya dimulai dengan proses dimana manajer akan memasukkan data biaya, yaitu biaya annual dan driver count perproyek. Nilai itu akan diolah oleh sistem menjadi nilai estimasi biaya. Nilai estimasi biaya itu akan digunakan
oleh
marketing
untuk meminta
persetujuan kepada customer dalam bentuk surat kontrak. Setelah customer setuju, maka data surat kontrak akan dimasukkan ke dalam sistem oleh marketing.
dengan data estimasi man-days yang didapat dari
yang akan menjadi project team. Project team bisa menjadi anggota yang mengerjakan aktivitas dari proyek yang dibuat. Setelah itu, manajer akan menentukan jadwal kerja masing-masing project team yang mengacu pada estimasi mandays.
PPIC-Sistem Flow: Menentukan Resource dan Activity Manager
PPIC-Sistem Flow: Memasukkan Hasil Kerja Project Team
Manager
Project Team
Start
Start
Data Project Team
Tanggal Kerja
Input Project Team
Menentukan Project Team
Project
Input Tanggal Kerja
UserPPIC
Level
Resource_Level
Masukkan Tanggal Kerja
Competency
Daftar Aktivitas User
Menyetujui Tanggal Kerja Memasukkan Hasil Kerja
Data Schedule
Input Schedule
Menentukan Schedule
Activity_Per_User
Finish
Project_Activity
Menentukan Resource dan Activity
Gambar 4 System Flow Memasukkan Hasil Kerja Daftar Activity
Activity_Per_User
DFD (Data Flow Diagram) Context Diagram
Finish
Context diagram dari sistem informasi ini seperti digambarkan pada gambar
di bawah ini.
Laporan Resource Proyek
Gambar 3 System Flow Menentukan Sumber Daya dan
Marketing
Laporan Proyek Hasil Kerja Proyek Baru
Estimasi Biaya
Aktivitas
Estimasi Biaya Laporan Aktivitas Proyek
System Flow Memasukkan Hasil Kerja System flow memasukkan hasil kerja dimulai dengan proses dimana project team memasukkan
Manajer
Laporan Aktivitas dan Resource Proyek
0 Approve Proyek Data Biaya Proyek Data Biaya Annual Data Project Team Data Schedule
Data Project Data Customer
Sistem Informasi PPIC
Surat Kontrak Approve
Approve Kerja
tanggal kerja mereka. Tanggal kerja itu akan
+
Tang g al Kerja
masuk pada tabel activity_per_user. Manajer akan melihat hasil kerja project team, untuk kemudian menyetujui hasil kerja project team.
Project Team
Jadwal Kerja
Gambar 5 Context Diagram
Dari context diagram diatas maka di break down ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi seperti gambar dibawah ini :
Data Customer
City
Data Project
Id_City
Marketing Marketing
Nama_City Competency
Kode_Area_City
Id_Competency
D Customer
1
1
Proyek Baru Approve Proyek
Customer
Dipunyai
D Proyek
+ 2
City
Customer Memiliki
Id_Customer
D Kota
Nama_Customer
3
Status
Project
Alamat_Customer
UserPPIC
Kode_Pos_Customer
Driver 15
Keterangan_Competency
Approve
Merencanakan Proyek
Customer
Nama_Competency
Driver_Count
Nama_User
Fax_Customer
4
Estimasi Biaya
Status_User
Contact_Person
Menentukan Biaya
Annual_Cost
Jenis_Kelamin_Contact
+ Project_Driver
Job_User
Website_Customer
Proyek
Telepon_Contact
Id_Annual_Cost
Keterangan_Customer
Total_Annual_Cost Total_Man_Days
Data Biaya Proyek Driver
5
Password_User
Email_Customer
2
Estimasi Biaya Surat Kontrak Approve D Biaya Annual D Driver
Memiliki
Id_User
Telepon_Customer
Annual_Cost
Activity_Driver
7
Activity_Level
Dipakai
Biaya
Biaya Annual 6
Cost_Per_M an_Days
Manajer Manajer
Data Biaya Annual
Tahun_Annual
Mempunyai
Dipakai
P Driver
14
Project
Pct Level P Act
9
Id_Level Id_Resource_Level
Nama_Project
Activity_Annual
Tgl_M ulai_Project
8
Project Activity
Waktu
Jumlah Hari 16
10
UserPPIC
11
Level
Tgl_Approve_Project
Activity_Per_User
Project Activity
Tgl_Approve_SK
Mempunyai
No_SK
Digunakan
Tgl_Cancel
Id_Project_Activity
Id_Activity_Per_User
Est_M an_Days
Est_Tg l_M ulai Dipakai
Est_Tg l_M ulai_Activity
Alasan_Cancel
Proyek
Keterangan_Activity
Data Project Team
Menentukan Sumber Daya dan Aktivitas
Act_Tg l_Selesai
Data Schedule
Resource Level
Est_Tg l_Selesai Est_Total
Est_Tg l_Selesai_Activity
Tgl_Selesai_Project
+ 12
Dipunyai
Status_Project
Level
3
Jadwal Kerja
Nama_Level
Keterangan_Project
Competency
Kompetensi
Dipakai
Est_Tg l_Selesai_Project
User
Project Team
Level Resource_Level
Id_Project
Activity
Act_Total
Dipakai
Mempunyai
Status_Approve
Activity_Per_User Activity_Level
Tang g al Kerja
13
Resource_Level
Activity
D Resource Level
Project_Driver
Dipakai
Approve Kerja Memasukkan Hasil Kerja
Beta0 Lambda
Driver_Count
Increment
Id_Driver_Count
5
Activity_Annual
Nama_Driver_Count
Resource Level
Laporan Aktivitas Proyek
Id_Activity_Annual
Keterangan_Driver_Count
Tahun_Cost
Proyek Laporan Proyek Laporan Aktivitas dan Resource Proyek
Mencetak Laporan
Nilai_Activity_Level Digunakan
Activity_Index Constanta
Hasil Kerja
+
Tang g al Kerja
Aktivitas User
Nama_Activity Dimiliki
Nilai_Driver_Count
Approve D Kerja
Id_Activity
Id_Project_Driver
4
Id_Activity_Level
Memiliki
Cost_Activity Activity_Driver
Laporan Resource Proyek
Id_Activity_Driver Beta Dimiliki
Gambar 7 CDM
Gambar 6 DFD Level 0
Physical
CDM-PDM
Sebuah
Conceptual
Data
Model
menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi.
Data
Model
merupakan
penjabaran dari Conceptual Data Model:
hasil
CITY
COMPETENCY
ID_CITY
varchar(12)
ID_COMPETENCY
varchar(12)
NAMA_CITY
varchar(20)
NAMA_COMPETENCY
varchar(50)
KODE_AREA_CITY
varchar(4)
KETERANGAN_COMPETENCY
varchar(100)
ID_COMPETENCY = ID_COMPETENCY
RESOURCE ID_CITY = ID_CITY
ID_RESOURCE
varchar(12)
varchar(12)
ID_COMPETENCY
varchar(12)
NAMA_USER
varchar(50)
ID_USER
varchar(12)
PASSWORD_USER
varchar(50)
JOB_USER
varchar(10)
STATUS_USER
char(5)
USERPPIC ID_USER = ID_USER
ID_USER
CUSTOMER ID_CUSTOMER
varchar(12)
ID_CITY
varchar(12)
NAMA_CUSTOMER
varchar(50)
ALAMAT_CUSTOMER
varchar(100)
KODE_POS_CUSTOMER
varchar(5)
TELEPON_CUSTOMER
varchar(12)
FAX_CUSTOMER
varchar(12)
EMAIL_CUSTOMER
varchar(50)
WEBSITE_CUSTOMER
varchar(50)
CONTACT_PERSON
varchar(50)
JENIS_KELAMIN_CONTACT
varchar(12)
TELEPON_CONTACT
varchar(12)
KETERANGAN_CUSTOMER
varchar(100)
ID_USER = ID_USER
ANNUAL_COST
ID_USER = ID_USER
ID_ANNUAL_COST
varchar(12)
ID_LEVEL
varchar(12)
TOTAL_ANNUAL_COST
numeric(12)
TOTAL_MAN_DAYS
numeric(7)
COST_PER_MAN_DAYS
numeric(7)
TOTAL_ANNUAL
varchar(4) ID_LEVEL = ID_LEVEL
ID_CUSTOMER = ID_CUSTOMER ID_PROJECT = ID_PROJECT
RESOURCE_LEVEL
PROJECT
ID_PROJECT
varchar(12)
ID_USER
varchar(12)
LEVEL ID_LEVEL = ID_LEVEL
ID_PROJECT
varchar(12)
ID_LEVEL
varchar(12)
ID_CUSTOMER
varchar(12)
ID_RESOURCE_LEVEL
varchar(12)
NAMA_PROJECT
varchar(50)
TGL_MULAI_PROJECT
timestamp
EST_TGL_SELESAI_PROJECT
timestamp
KETERANGAN_PROJECT
varchar(100)
STATUS_PROJECT
varchar(15)
TGL_APPROVE_PROJECT
timestamp
TGL_APPROVE_SK
timestamp
NO_SK
varchar(50)
TGL_CANCEL
varchar(100)
ALASAN_CANCEL
varchar(100)
TGL_SELESAI_PROJECT
timestamp
ID_LEVEL = ID_LEVEL
ID_LEVEL
varchar(12)
NAMA_LEVEL
varchar(50)
ID_PROJECT_ACTIVITY = ID_PROJECT_ACTIVITY
PROJECT_ACTIVIT Y
ID_PROJECT = ID_PROJECT
ID_PROJECT_ACTIVITY
varchar(12)
ID_ACTIVITY
varchar(12)
ID_PROJECT
varchar(12)
EST_MAN_DAYS
numeric(7,2)
EST_TGL_MULAI_ACTIVITY
timestamp
EST_TGL_SELESAI_ACTIVITY
timestamp
ACTIVITY_PER_USER ID_ACTIVITY_PER_USER
varchar(12)
ID_USER
varchar(12)
ID_PROJECT_ACTIVITY
varchar(12)
EST_TGL_MULAI
timestamp
ID_ACTIVITY = ID_ACTIVITY ID_PROJECT = ID_PROJECT
PROJECT_DRIVER ACTIVITY ID_PROJECT_DRIVER
EST_TGL_SELESAI
timestamp
ID_ACTIVITY
varchar(12)
EST_TOTAL
numeric(5)
NAMA_ACTIVITY
varchar(50)
KETERANGAN_ACTIVITY
varchar(100)
ACTIVITY_INDEX
integer
ACT_TGL_SELESAI
timestamp
CONSTANTA
numeric(3)
ACT_TOTAL
numeric(5)
BETA0
numeric(8,4)
STATUS_APPROVE
varchar(5)
LAMBDA
numeric(5,2)
INCREMENT
numeric(1)
ID_ACTIVITY_DRIVER
varchar(12)
varchar(12)
ID_PROJECT
varchar(12)
ID_DRIVER_COUNT
varchar(12)
NILAI_DRIVER_COUNT
numeric(8)
ID_DRIVER_COUNT = ID_DRIVER_COUNT
ID_ACTIVITY = ID_ACTIVITY
Gambar 9 Form Input Biaya Annual ACTIVITY_LEVEL
DRIVER_COUNT ID_DRIVER_COUNT
varchar(12)
NAMA_DRIVER_COUNT
varchar(50)
KETERANGAN_DRIVER_COUNT
varchar(50)
ID_ACTIVITY = ID_ACTIVITY
ACTIVITY_ANNUAL ID_ACTIVITY_ANNUAL
varchar(12)
ID_ACTIVITY
varchar(12)
TAHUN_COST
varchar(4)
COST_ACTIVITY
numeric(8,2)
ID_ACTIVITY_DRIVER = ID_ACTIVITY_DRIVER ID_DRIVER_COUNT = ID_DRIVER_COUNT
ID_ACTIVITY_LEVEL
varchar(12)
ID_ACTIVITY
varchar(12)
ID_LEVEL
varchar(12)
NILAI_ACTIVIT Y_LEVEL
numeric(5,2)
2. Form Menentukan Biaya Proyek
Menu penentuan harga jual berfungsi ACTIVITY_DRIVER ID_ACTIVITY_DRIVER
varchar(12)
ID_DRIVER_COUNT
varchar(12)
BETA
numeric(8,4)
Gambar 8 PDM
untuk menghitung harga jual suatu produk, data yang diperlukan berasal dari data Harga Pokok Produksi yang timbul. seperti tampak pada
HASIL DAN PEMBAHASAN
gambar di bawah ini.
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk membantu manajemen proyek sistem informasi yang ada di SSI beserta membantu perhitungan biaya yang baik. 1. Form Input Biaya Annual
Form input biaya annual digunakan oleh manajer untuk memasukkan nilai biaya seluruh proyek selama satu tahun. Biaya annual terdiri dari 3 unsur, yaitu level yang mengerjakan proyek, biaya yang dikeluarkan untuk level bersangkutan dalam satu tahun, dan total manGambar 10 Form Menentukan Biaya Proyek
days yang digunakan oleh level bersangkutan dalam satu tahun. Level dapat dibagi menjadi 5:
3. Form Biaya Proyek
Form biaya proyek adalah hasil dari
project manager, system analyst, programmer, business analyst, dan terakhir development
perhitungan annual cost dan driver count. Hasil
support.
biaya proyek bisa dilihat pada gambar di bawah ini.
a. Tampilan yang dihasilkan sistem masih sederhana,
sehingga
perlu
untuk
ditingkatkan lagi kualitasnya. b. Aplikasi menangani
mendatang manajemen
sebaiknya
bisa
sumber
daya,
sehingga masing-masing resource tidak bisa terlibat secara paralel. c. Aplikasi ke depannya bisa menangani
Gambar 11 Form Biaya Proyek
bagian aktivitas lebih baik lagi sehingga, KESIMPULAN
daftar aktivitas yang ada bisa dilakukan
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil
pengelompokan
implementasi dan Evaluasi pada bab sebelumnya
lebih kecil lagi.
menjadi aktivitas yang
adalah sebagai berikut: a. Sistem ini mampu untuk menghitung biaya estimasi
proyek
dengan
menggunakan
metode ABC. Biaya estimasi dihasilkan dari
DAFTAR PUSTAKA Herlambang, S. dan Tanuwijaya, H., 2005, Sistem Informasi: Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
menghitung biaya aktivitas dan jumlah manday per aktivitas. b. Sistem ini dapat membantu pengawasan biaya
dan
resource
sebuah
proses.
Pengawasan
dilakukan
dengan
melihat
aktivitas yang dikerjakan oleh masingmasing
resource.
merupakan
biaya
Biaya
yang
proyek
diawasi
yang
sudah
berjalan.
Kendal dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta. Marlinda, L., 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. Ooi, G. and Soh, C., 2003, Developing an Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation, Database for Advances in Information Systems, 34(3), 54-71.
c. Sistem ini mampu menghasilkan laporan proyek dengan berbagai sudut pandang, antara lain sudut pandang resource, sudut pandang
aktivitas,
dan
sudut
pandang
gabungan aktivitas dan resource.
SARAN
Saran untuk pengembangan aplikasi ini ke depannya adalah sebagai berikut:
PMI, 2008, A Guide To The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Pennsylvania. Rizky, S., 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.
