Pokyn pro výběr dodavatelůpř i nákupu zboží nebo služeb financovaných z prostř edkůCIP EQUAL Verze 2 Platná od 1.7.2006
Pokud př íjemce nebo jeho partner (dále jen „př íjemce“) nedisponuje dostatečným vybavením na realizaci projektu nebo není schopen veškeré činnosti spojené s realizací projektu zajistit pomocí vlastních zaměstnanců, můž e si takové vybavení, služ by, př ípadnědrobné stavební úpravy uhradit z prostř edkůfinanč ní podpory. Jakékoliv výdaje na poř ízení určitého zbož í nebo služ by však musejí být pro projekt nezbytné. V opač ném př ípadě(např . neodůvodněný nákup př ed koncem projektu) bude takový výdaj považován za neuznatelný. Dodávky zboží a služ eb nesmí být zajišť ovány ani př íjemcem, ani ž ádným z jeho partnerů. Př íklad V rámci RP máme partnera, který je odpovědný za dodávku zboží (např . výpočetní technika) nebo služeb (tisk propagačních materiálů). Musíme v tomto př ípaděpostupovat podle pravidel v Př íručce nebo můžeme zboží/službu odebrat př ímo od našeho partnera? Pokud tento partner provádí činnosti pouze podpůrného charakteru a tato činnost by sama o sobě nemohla obdrž et dotaci (jako př íklady lze uvést dodávku papíru, vytištění propagačních tiskovin, provedení stavebních úprav prostor potř ebných pro realizaci projektu apod.), dochází k porušení principu partnerství a tento partner by měl být z RP vyškrtnut. V př ípadědodávky zboží či služby tímto partnerem nebudou vynaložené náklady uznatelnými náklady.
Př i výběru vhodného dodavatele zboží nebo služby je př íjemce povinen dodrž et níže uvedený postup. Výjimkou je nájem existujících nemovitostí č i nebytových prostor nebo s nimi souvisejících práv. To znamená, ž e pokud si př íjemce bude potř ebovat pronajmout kancelář ské nebo školící prostory, můž e př ímo vstoupit do jednání s pronajimatelem nemovitosti, kterou si zvolil, a není povinen provádět výběr z více dodavatelůdle níže uvedených postupů. To ovš em neplatí, jedná-li se o krátkodobý jednorázový pronájem prostor např . pro účely konference, kdy souč ástí takové zakázky budou catering a další doprovodné služ by. V tomto př ípaděje tř eba provést výběr dle níž e uvedených postupů. Základními principy, které je př íjemce povinen dodrž et př i výběru vhodného dodavatele, jsou princip transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. a) Podstata principu transparentnosti spoč ívá v tom, ž e zadavatel zakázky musí zajistit, aby zakázka byla zadána transparentním způsobem. Základním účelem zásady je zajištění co největší průhlednosti ř ízení, která podstatnou měrou př ispívá k př ezkoumatelnosti celého ř ízení a k možnosti kontroly postupu v ř ízení. Naplnění této zásady lze spatř ovat zejména v povinnosti: o vš ech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele poř izovat a uchovávat písemnou dokumentaci v dostateč ném rozsahu, který umožní úkony zadavatele nezávisle př ezkoumat jasněvymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky dodavatelůvž dy v dostateč ném př edstihu př ed samotným vypracováním nabídek opatř it všechna rozhodnutí ř ádným odůvodněním b) Zásada rovného zacházení spočívá v tom, že kaž dý zadavatel je v průběhu zadávání zakázky, resp. jižod okamž iku př ípravy ř ízení, povinen př istupovat stejným způsobem ke vš em dodavatelům, kteř í mohou podat či podávají nabídky. K dodržení této zásady ze strany zadavatele dochází zejména tím, že v souvislosti s př ípravou ř ízení definuje jeho př esné podmínky tak, aby všichni uchazeči př edem věděli, jak bude ř ízení probíhat (tedy např . bude-li omezován poč et zájemců, jaké
2
jsou př esné podmínky pro toto omezování, které musí dodavatel splnit, př ípadně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek, atp.). c) Princip nediskriminace spoč ívá v tom, ž e zadavatel je povinen v průběhu zadávání zakázky postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedoš lo k diskriminaci ž ádného z dodavatelů. To znamená, ž e podmínky pro zadání zakázky musí být zadavatelem vž dy stanoveny tak, aby zároveňumož ňovaly výběr nejvhodnějšího uchazeč e, ale na druhé straněneuzavíraly př ístup jinému dodavateli do ř ízení, např . z důvodů, které nesouvisejí s př edmětem veř ejné zakázky.
Postup př i výběru dodavatele Pro výběr dodavatele jsou stanoveny č tyř i postupy. K určení postupu je tř eba vycházet z př edpokládané hodnoty zakázky: 1. 2. 3. 4.
0 - 100 000 Kč 100 001 - 500 000 Kč 500 001 - 1 999 999 Kč 2 000 000 Kč- výše
Př i stanovení př edpokládané hodnoty je vž dy rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni odeslání č i uveř ejnění výzvy k podání nabídky. Př i urč ování př edpokládané hodnoty zakázky je zadavatel povinen postupovat hospodárněa zboží a služ by poř izovat za cenu obvyklou v místěplnění zakázky. Př i určování př edpokládané hodnoty je př íjemce povinen vycházet z ceny zakázek s obdobným plněním. Pokud př íjemce v minulosti nerealizoval obdobnou zakázku a ani není schopen si zjistit cenu jiným způsobem, musí si př ed zahájením výběru dodavatele provést průzkum cen v místěplnění zakázky. Př íjemce tedy nemůže ve výzvěk podání nabídky automaticky uvést částku, kterou uvedl př i sestavování rozpočtu v ž ádosti, pokud tato cena nebyla vytvoř ena výše uvedeným způsobem. Dále je př íjemce povinen vzít v úvahu všechna obdobná, spolu související plnění, která zamýšlí poř ídit v průběhu projektu, nebo alespoňv průběhu jednoho úč etního období a tato plnění seč íst. Také by měl posoudit, zda je vhodné zadat př edmět zakázky jako jednu zakázku, a to s ohledem na věcné hledisko př edmětu zakázky (tj. věcný obsah služby) a hledisko geografické (tj. dostupnost dodavatelův daném místěplnění zakázky). Plánuji koupit dvacet počítačů, ale deset jich budu potř ebovat ažv červnu 2006. Musím nakoupit všechny kusy na začátku projektu, nebo mohu deset počítačůdokoupit, ažje skutečněbudu potř ebovat? V tomto př ípaděje nejvhodnější varianta vyhlásit jedno výběrové ř ízení pro všechny počítače a v časovém harmonogramu uvést, kdy bude docházet k jednotlivým plněním dodavatelem.
Dále je př íjemce povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení př edmětu zakázky na menš í zakázky s cílem sníž it hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy.
3
Př íklad Pokud partner nakupuje deset počítačůs př edpokládanou cenou 25 000 Kčza kus tj. celkem 250 000 Kč, př i nákupu se bude ř ídit pravidly pro částku 101 tis.- 500 tis. Kč. Pokud partner nakupuje jeden počítačza 25 000 Kčse ř ídí pravidly pro částku nižší než100 tis. Kč. Jednotliví partneř i mohou nakupovat a vyhlašovat výběrová ř ízení na položky z rozpočtu, u kterých jsou jmenovitěuvedeni. Konkrétní př íklady postupůjsou uvedené v tabulce č.1 „Rozhodnutí o postupu př i zadávání zakázky“. Varianta rozpo čtu č.1 Druh výdaje 3.1. Vybavení a za ř ízení partnera č .1 3.1.1. Počítač - Hardware 3.1.2. Počítač - Software 3.1.3. Tiskárna 3.2. Vybavení a za ř ízení partnera č .2 3.2.1. Počítač - Hardware 3.2.2. Počítač - Software 3.2.3. Tiskárna 3.3. Vybavení a za ř ízení partnera č .3 3.3.1. Počítač - Hardware 3.3.2. Počítač - Software 3.3.3. Tiskárna ….. 5.1. Účetnictví 5.2. Př ekladatelské služ by 5.3. Právní služ by
počet cena za jednotek jednotku celkem 1 ks 1 ks 1 ks
39000 25000 5000
3 ks 3 ks 1 ks
39000 117000 25000 75000 5000 5000
1 ks 1 ks 1 ks
39000 25000 5000
1500 hod 480 hod 80 hod
39000 25000 5000
partner můž e zakoupit samostatněbez výbě rového ř ízení** partner musí postupovat podle pravidel dle př íruč ky pro č ástku 100- 500 tis. Kč*
39000 25000 5000
200 300000 250 120000 1000 80000
př íjemce dotace musí postupovat podle pravidel př íruč ky pro č ástku 100- 500 tis.Kč . př íjemce dotace mů ž e poř ídit samostatně bez výběrového ř ízení
* V tomto př ípadědoporuč ujeme do výbě rového ř ízení hardwaru zahrnout i software (zejména operační systém). ** Partner má rovněžmož nost dohodnout se s ostatními subjekty v rámci partnerství, ž e nákup uskuteč ní jedním společ ným výběrovým ř ízením.
Varianta rozpo čtu č.2 Druh výdaje 3.1. Notebook 3.2. SW Notebook 3.3. PC 3.4. SW PC 3.5. Barevná laserová tiskárna
počet cena za jednotek jednotku 14 ks 38000 14 ks 14000 5 ks 35000 5 ks 14000 5 ks 35000
celkem 532000 196000 175000 70000 175000
Př íjemce dotace vyhlaš uje výbě rové ř ízení a stává se vlastníkem daného zbož í. Pokud je v popisné č ásti rozpoč tu uvedeno, ž eč ást vybavení je urč ena pro partnery, doporučujeme v tomto př ípadě vyhlásit společ né výběrové ř ízení.
Tab. 1 Základní kritéria pro rozhodnutí o postupu př i zadávání zakázky
U obsahověa funkč něshodných polož ek ŘO a NPS doporuč ují vyhlásit společ né výběrové ř ízení za celé partnerství dohromady. Společným výběrovým ř ízením dojde k úspoř e nákladů a lze docílit sníž ení administrativní nároč nosti zejména v těch př ípadech, kdy bude muset více partnerůvyhlašovat výběrová ř ízení. Jednou z možností, jak vyhlásit společ né výběrové ř ízení je zadáním zakázky několika partnery společně. Př i zadávání zakázky několika partnery společněje nutné, aby partneř i poptávající př edmět výběrového ř ízení byli vš ichni uvedeni jako zadavatelé. V zadávací dokumentaci se rovněžuvede, ž e bude uzavř eno více smluv samostatných, a co bude obsahem těchto smluv (kdo co nakoupí). V zadávací dokumentaci je vhodné upravit i př ípad, kdy následnějeden nebo více partnerůsamostatnou smlouvu neuzavř ou.
4
Př íklad Př íjemce dotace jižvyhlásil výběrové ř ízení, ve kterém poptává výpočetní techniku pro všechny partnery. Jak máme dále v tomto př ípadědále postupovat? V daném př ípaděpokračujte ve výběrovém ř ízení. Po skončení výběrového ř ízení př íjemce dotace zprostř edkuje podepsání kupních smluv mezi vítězným dodavatelem a partnery pro tu část zakázky, která je určená partnerům. Tj. pokud počítače jsou určeny pro př íjemce dotace a jeho pět partnerů, bude podepsáno šest kupních smluv a dodavatel pro každého odběratele vystaví individuální fakturu na jeho část. V př ípaděpodepsání jedné kupní smlouvy na celou zakázku př íjemcem dotace by mohl nastat problém s vlastnictvím dodaného zboží a jeho následným př evodem do majetku partnerů.
1. Postup př i hodnotězakázky do 100 000 Kčbez DPH U zakázek, kde př edpokládaná hodnota plnění nepř esáhne 100 000 Kčbez DPH, nemusí být prováděno výběrové ř ízení a bude dostač ující zaslat př ímo objednávku jednomu vhodnému dodavateli nebo písemně vyzvat takového dodavatele k podání nabídky. S vybraným dodavatelem tudížnemusí být nutněuzavř ena písemná smlouva s podpisy na jedné listině. Objednávka a výzva k podání nabídky musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. I v tomto př ípadě platí, ž e př íjemce musí př i poř izování zboží a služ eb postupovat hospodárně. V př ípaděnákupu drobných polož ek v obchoděstačí dolož it paragon z obchodu (tj. stvrzenka o nákupu) s doplněnými nálež itostmi úč etního dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo paragon z obchodu a výdajový pokladní doklad př íjemce, které spolu tvoř í jeden účetní doklad.
Př íklad V rozpočtu mám u položky „př eklady” uvedenu př edpokládanou částku plnění př esně 100 000 Kč. Musím vyhlásit výběrové ř ízení? Ne, budete postupovat podle pravidel uvedených v bodě„1“.
2. Postup př i hodnotězakázky od 100 001 Kčdo 500 000 Kčbez DPH U zakázek, kde př edpokládaná hodnota plnění př esáhne 100 000 Kč , tj. u zakázek od 100 001 do 500 000 Kčbez DPH včetně, je př íjemce povinen písemněvyzvat k podání nabídky alespoň3 dodavatele. Tato výzva musí být zaslána d opisem nebo elektronicky. Výběr musí provádět osoba, která je vzhledem k zakázce nestranná, což potvrdí písemným prohláš ení. Doporučující vzor takového prohláš ení je k dispozici ke staž ení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v záložce „Zadávací ř ízení“. O provedení výběru musí př íjemce sepsat zápis. S vybraným dodavatelem musí být uzavř ena písemná smlouva s podpisy na jedné listině nebo musí být na plnění vydána alespoň písemná objednávka písemně potvrzená dodavatelem.
5
O výsledku výběru musí být všichni oslovení dodavatelé písemněinformováni. Informace o výsledku musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. Př íklad Vypisujeme výběrové ř ízení na dodávku výpočetní techniky. Je pravděpodobné, že dodavatel počítačůnebude schopen poskytnout dostatečný servis pro kopírovací stroje, a proto bychom rádi koupili kopírovací stroje od jiné specializované společnosti. Musím koupit veškerou výpočetní techniku od jednoho dodavatele? Pokud se zakázka skládá z několika typůodlišných položek (např . počítače, dataprojektory a kopírovací stroje), lze v rámci jedné výzvy k podání nabídky vyzvat k podání nabídek na každou z těchto položek. V tomto př ípadězadavatel musí vyzvat k podání nabídky minimálnětř i (resp. pět u zakázky nad 500 tis. Kč) dodavatele na každou položku (celkem musí být podáno devět nabídek) a zadavatel následněpo hodnocení nabídek uzavř e tř i smlouvy s vybranými dodavateli.
3. Postup př i hodnotězakázky od 500 001 Kčdo 1 999 999 Kčbez DPH U zakázek, kde př edpokládaná hodnota plnění př esáhne 500 000 Kč, tj. u zakázek od 500 001 do 1 999 999 Kčbez DPH, je př íjemce povinen uveř ejnit výzvu k podání nabídek na webových stránkách www.esfcr.cz a www.equalcr.cz. Výzva musí být uveř ejněna po dobu alespoň15 dnů. Formulářpro uveř ejnění výzvy je k dispozici ke stažení na www.esfcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“. Př íjemce je oprávněn uveř ejnit výzvu také na jiných všeobecnědostupných místech, např . v tisku, na dalš ích webových stránkách apod. S vybraným dodavatelem musí být uzavř ena písemná smlouva s podpisy na jedné listině. Výsledek výběru musí být písemněsdělen vš em zúč astněným dodavatelům. Informace o výsledku musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. Po uzavř ení smlouvy s vybraným dodavatelem musí být informace o výsledku ř ízení uveř ejněna také na webových stránkách www.esfcr.cz a www.equalcr.cz. Pro uveř ejnění výsledku se použ ije formulář , který je k dispozici ke staž ení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“.
4. Postup př i hodnotězakázky od 2 000 000 Kčbez DPH a) Př íjemce není veř ejným zadavatelem U veř ejných zakázek, kde př edpokládaná hodnota plnění dosáhne 2 000 000 Kč bez DPH vč etně, budou př i výběru dodavatele použ ita obdobná pravidla a postupy jako jsou pravidla pro zadávání veř ejných zakázek veř ejným zadavatelem ve zjednodušeném podlimitním ř ízení dle § 38 zákona č. 137/2006 Sb., o veř ejných zakázkách. Výzva k podání nabídek musí být kromě zaslání dodavatelům souč asně uveř ejněna na webových stránkách www.esfcr.cz a www.equalcr.cz, a to po dobu alespoň15 dnů. Formulářpro uveř ejnění výzvy je k dispozici ke staž ení na www.esfcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“. Př íjemce může uveř ejnit výzvu také na jiných vš eobecnědostupných místech, např . v tisku, na dalš ích webových stránkách apod..
6
Výsledek výběru musí být písemně sdělen nejen všem zúč astněným dodavatelům, ale i souč asněuveř ejněn na webových stránkách www.esfcr.cz a www.equalcr.cz. Pro uveř ejnění výsledku se použije formulář , který je k dispozici ke staž ení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“.
b) Př íjemce je veř ejným zadavatelem V př ípadě, že se př íjemce ř adí do některé z kategorií zadavatelůdle § 2 zákona č . 137/2006 Sb., o veř ejných zakázkách, tj. zejména do kategorie tzv. veř ejného zadavatele (např . př íspěvkové organizace, obce, kraje), je povinen postupovat podle zákona č . 137/2006 Sb., o veř ejných zakázkách. Oznámení o zahájení zadávacího ř ízení musí být uveř ejněno na webových stránkách www.esfcr.cz a www.equalcr.cz. Formulářpro uveř ejnění oznámení je k dispozici ke stažení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“. Výsledek zadávacího ř ízení musí být uveř ejněn na webových stránkách www.esfcr.cz a www.equalcr.cz. Pro uveř ejnění výsledku se použije formulář , který je k dispozici ke staž ení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“. Informace k novému zákonu o veř ejných zakázkách č . 137/2006 Sb. je možné získat např . na webových stránkách www.verejna-zakazka.cz nebo www.portalvz.cz.
Výzva k př edložení nabídky u zakázek v hodnotěod 100 001 Kčdo 1 999 999 Kč bez DPH Souč ástí výzvy k podání nabídek musejí být pož adavky na př edmět zakázky a podmínky plnění. Výzva musí obsahovat alespoňtyto údaje:
Název / obchodní firma př íjemce Sídlo př íjemce Osoba oprávněná jednat jménem př íjemce IČ, DIČpř íjemce Kontaktní osoba př íjemce, její telefon a e-mailová adresa Lhůta pro podání nabídky Popis př edmětu zakázky Pož adavky na prokázání kvalifikace dodavatele (výpis z obchodního rejstř íku nebo jiný obdobný doklad o právní subjektivitě, čestné prohlášení o bezdlužnosti vůč i finanč nímu úř adu a př ísluš nému úř adu sociálního zabezpečení) Př edpokládaná cena bez DPH Lhůta dodání / č asový harmonogram plnění / doba trvání zakázky Místo dodání / př evzetí plnění Hodnotící kritéria, z nichžjedním kritériem musí být vždy cena Povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhožje zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu 10 let po skončení plnění zakázky Logo ESF a vlajka EU
7
Př íjemce může dále do výzvy uvést např .: Platební podmínky Povinnost dodavatele př edložit návrh smlouvy vč etněobchodních podmínek Výše smluvní pokuty, která bude uložena v př ípaděnesplnění nebo porušení povinnosti vyplývající ze smlouvy Formální požadavky na formu nabídky (znění v českém jazyce, pož adovaný počet kopií, podání nabídky na elektronickém médiu atd.) Právo př íjemce jakož to zadavatele na zrušení ř ízení bez udání důvodu. Podrobná specifikace údajůuvedených ve výzvěnebo dalš í podmínky pro plnění zakázky mohou být uvedeny také v samostatné zadávací dokumentaci. Mohu poslat NPS zadávací dokumentaci na konzultaci ještěpř ed vyhlášením výběrového ř ízení? Tuto možnost samozř ejměmáte. Zašlete „Zadávací dokumentaci“ na e-mailovou adresu NPS
[email protected] a pracovníci NPS provedou př edběžnou kontrolu splnění pravidel obsahu „Zadávací dokumentace“.
Smlouva s dodavatelem Smlouva nebo potvrzená objednávka musí obsahovat alespo ňtyto náležitosti:
Př edmět plnění (poř izovaného zbož í nebo služ by) Cena Lhůta dodání nebo harmonogram plnění Místo dodání / př evzetí zboží nebo výstupu plnění Povinnost dodavatele umož nit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhožje zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu 10 let po skončení plnění zakázky
Dále je možné ve smlouvě př íp. v objednávce upravit např . smluvní pokutu, platební podmínky, povinnost poskytnout zadavateli podklady pro zpracování monitorovací zprávy, povinnost mlčenlivosti, atd.
Způsob hodnocení Hodnocení se provádí pomocí hodnotících kritérií, kterým jsou př iř azeny váhy vyjádř ené v procentech podle jejich důležitosti, př ičemžsouč et vah musí tvoř it 100. Hodnocení může být prováděno buďpouze pomocí jednoho kritéria, kterým je cena, nebo pomocí více kritérií. Kritériem pro zadání zakázky je: - u zbož í nejnižší nabídková cena - u služ eb ekonomická výhodnost nabídky V př ípadězadání zakázky podle ekonomické výhodnosti nabídky, posuzuje nabídku podle dílč ích kritérií. Jednotlivým dílčím kritériím musí zadavatel stanovit váhu jižv zadávací dokumentaci, kterou vyjádř í v procentech. Doporučeným souborem kriterií pro určení
8
ekonomicky nejvýhodnější nabídky je kvalita nabízených služ eb s váhou pro hodnocení 40 %, kvalita realizač ního týmu s váhou 40 % a cena s váhou 20 %. Zadavatel si může zvolit jiná dílč í kritéria (např . doba provedení zakázky, smluvní záruky za jakost, smluvní úprava zajišť ovacích a sankčních instrumentůatd.), vž dy ale jedním z dílč ích kritérií je nabídková cena a vždy musí být u jednotlivých kritérií uvedené př íslušné váhy. Pokud je použito jedno hodnotící kritérium, tj. cena, je tř eba ve výzvě nebo zadávací dokumentaci př esně vymezit pož adované zbož í s uvedením potř ebných parametrů a pož adavků na charakter a kvalitu pož adovaného zboží. Pokud nabízené zboží nesplní stanovené pož adavky, nabídka nebude př edmětem hodnocení. Př i vymezování pož adavků na dodávané zboží není mož né uvádět odkazy na obchodní firmy, specifické ozna č ení zboží typické pro určitou osobu, ochranné známky apod. tak, aby nedocházelo ke zvýhodňování určitých dodavatelů. Př íklad Pročnemohu uvést do zadávací dokumentace, že požaduji tiskárnu „HP OfficeJet 9130”? Uvedením konkrétní značky např . „HP OfficeJet 9130“ dochází k diskriminaci potenciálních dodavatelůa tímto k porušení principu nediskriminace a transparentnosti (viz. §6 zákona 40/2004 Sb. odstavec 3). Zadání by mělo obsahovat pouze technickou specifikaci např : 17" monitor, TCO 03, 1024x768 85Hz, FLAT a ne př ímo uvedenou konkrétní značku.
Hodnocení nabídek je mož né provádět např . pomocí těchto vzorců: a) Pro hodnocení ceny a dalš ích číselných kritérií, kdy nejvhodnější nabídkou je ta, která nabídne pro dané kritérium nejniž ší hodnotu (např . nejkratš í doba dodání): nejvýhodnější nabídka tzn. nejnižší cena (hodnota) 100 x ----------------------------------------------------- x váha vyjádř ená v procentu cena (hodnota) hodnocené nabídky
b) Pro hodnocení dalš ích číselných kritérií, kdy nejvhodnějš í nabídkou je ta, která nabídne pro dané kritérium nejvyš ší hodnotu (např . nejdelš í záruka): hodnota hodnocené nabídky (např . 2 roky) 100 x ------------------------------------------------------------- x váha vyjádř ená v procentu nejvýhodnější nabídka tzn. nejvyšší hodnota (např . 3 roky)
c) Pro hodnocení nabídek se použije bodová stupnice 1 až100. Nejvhodnějš í nabídce je př iř azena hodnota 100 bodů. počet bodůhodnocené nabídky x váha vyjádř ená v procentu
Hodnotící komise U zakázek, kde př edpokládaná hodnota plnění př esáhne 500 000 Kč , tj. u zakázek od 500 001 do 1 999 999 Kčbez DPH provádí výběr z došlých nabídek hodnotící komise. Hodnotící komisi jmenuje př íjemce. Hodnotící komise musí mít alespoňtř i č leny. Alespoň
9
jeden z č lenůmusí mít odbornou kvalifikaci nebo odborné zkuš enosti odpovídající povaze př edmětu zakázky. K zasedání hodnotící komise je zadavatel povinen př izvat jako pozorovatele i zástupce ŘO a NPS. Pozvání na zasedání hodnotící komise zadavatel odesílá na e -mailovou adresu
[email protected] a
[email protected] nejméněpět pracovních dní př ed jejím uskuteč něním. Členové hodnotící komise musejí být vzhledem k zakázce nestranní. Kaž dý č len proto př ed zahájením výběru musí potvrdit svoji nestrannost formou čestného prohlášení. Doporučující vzor takového prohlášení je k dispozici ke staž ení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“. O průběhu ř ízení a hodnocení musí být sepsán zápis. Zápis je poté př edlož en osobě oprávněné jednat jménem př íjemce, př ípadněosoběoprávněné jednat jménem př íjemce ve věci zakázky. Podpisem oprávněné osoby na zápisu je rozhodnuto o výběru dodavatele. Pokud tato osoba neschválí výběr provedený komisí, zdůvodní své rozhodnutí v zápisu o hodnocení. Zápis z provedeného výběrového ř ízení př íjemce př ilož í k pravidelné finanční zprávě.
Informace o výsledku ř ízení O výsledku ř ízení musejí být písemně informováni všichni oslovení dodavatelé. Tato informace musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. V př ípadě, že výzva k podání nabídky byla uveř ejněna na www.esfcr.cz, informace o výsledku musí být uveř ejněna i na těchto webových stránkách. Pro uveř ejnění výsledku se použ ije formulář , který je k dispozici ke stažení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz v zálož ce „Zadávací ř ízení“.
Další informace k postupům př i výběru dodavatele V př ípadě, ž e poptávané plnění můž e z technických nebo uměleckých důvodů, z důvodu ochrany výhradních práv, práva duš evního vlastnictví k poptávanému plnění nebo z důvodu vyplývajícího ze zvláštního právního př edpisu poskytnout pouze jeden určitý dodavatel, př íjemce můž e oslovit tohoto jediného dodavatele Tuto skuteč nost je vš ak tř eba písemně odůvodnit a doložit, a to např . pomocí analýzy průzkumu trhu nebo jiného dokladu prokazujícího tuto skuteč nost. Také můž e nastat situace, ž e př íjemce sice osloví více dodavatelůnebo ř ádněuveř ejní výzvu k podání nabídek, ale nabídku obdrží pouze od jednoho dodavatele. V tomto př ípadě př íjemce může buď prodlouž it lhůtu k podání nabídky nebo zahájit nové ř ízení, anebo s dodavatelem, který př edložil tuto jednu nabídku, uzavř ít smlouvu. To ovš em pouze za př edpokladu, že nabídka je vyhovující. Pokud př íjemce prodlouží lhůtu k podání nabídek, musí tuto informaci písemněsdělit vš em jižosloveným dodavatelům a souč asněoslovit další dodavatele, př íp. upravenou výzvu uveř ejnit na vš eobecnědostupném místě, tj. v tisku, na webových stránkách apod. V př ípadě, že se během lhůty k podání nabídek změní podmínky výzvy, např . změní se termín dodání, změní se parametr pož adovaného plnění apod., př íjemce musí tuto změnu sdělit všem osloveným dodavatelům. Pokud výzva byla uveř ejněna na webových stránkách, musí být informace uveř ejněna i na těchto stránkách. V př ípaděž e se jedná o tak závaž nou
10
změnu výzvy, která by vyž adovala zásadní př epracování nabídky, je tř eba prodlouž it lhůtu k podání nabídky. V př ípadě, že během lhůty k podání nabídek dojde ke zruš ení ř ízení a jedná se o zakázku v hodnotěplnění př esahující 500 000 Kčbez DPH, i v tomto př ípaděje př íjemce povinen uveř ejnit tuto informaci na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz pomocí formulář e pro uveř ejnění výsledku, př ičemžv poli „Název / obchodní firma dodavatele“ musí být uveden důvod zruš ení.
11
Př ehled postupůpř i výběru dodavatele Př edpokládaná hodnota zakázky od 2 000 000 Kčbez DPH výzva k podání nabídek dodavatelům a uveř ejnění výzvy k podání nabídek na wwww.esfcr.cz a www.equalcr.cz po dobu alespoň15 dnů hodnocení nabídek v rámci hodnotící komise zpráva o hodnocení a posouzení nabídek hodnotící komise rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky oznámení výsledku všem uchazečům, kteř í nebyli vyloučeni ze zadávacího ř ízení uzavř ení smlouvy s vybraným uchazečem uveř ejnění výsledku na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz
Př edpokládaná hodnota zakázky od 500 001 Kčdo 1 999 999 Kčbez DPH uveř ejnění výzvy k podání nabídky na wwww.esfcr.cz a www.equalcr.cz po dobu alespoň15 dnů. hodnocení nabídek v rámci hodnotící komise zápis komise o výběru nejvhodnější nabídky sdělení výsledku všem dodavatelům, kteř í podali nabídku uzavř ení smlouvy s vybraným dodavatelem uveř ejnění výsledku na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz
V př ípadě, že se př íjemce ř adí do některé z kategorií zadavatelůdle § 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veř ejných zakázkách, tj. zejména do kategorie tzv. veř ejného zadavatele (např . př íspěvkové organizace, obce, kraje), je povinen postupovat podle tohoto zákona. Současněje povinen uveř ejnit oznámení o zahájení zadávacího ř ízení a výsledek zadávacího ř ízení na www.esfcr.cz a www.equalcr.cz
12
Př edpokládaná hodnota zakázky od 100 001 Kčdo 500 000 Kčbez DPH písemná výzva alespoň3 dodavatelům k podání nabídky sdělení výsledku všem dodavatelům, kteř í podali nabídku uzavř ení smlouvy s vybraným dodavatelem, př ípadně potvrzení objednávky
Př edpokládaná hodnota zakázky do 100 000 Kčbez DPH písemná výzva k př edložení nabídky nebo př ímá objednávka plnění př i dodržení pravidla hospodárnosti
Př íloha 1: Zadávací dokumentace (nezávazný vzor)
Název zakázky: Zadavatel (zadavatelé): Identifikační údaje o zadavateli: (včetněosobních údajů): - v př ípaděprávnických osob obchodní firmu nebo název, sídlo, právní formu, IČ, DIČ, jméno statutárního orgánu nebo jeho členů, př ípadnějiné fyzické osoby oprávněné jednat jménem této právnické osoby, kontaktní osoba př íjemce, její telefon a e-mailová adresa - v př ípaděfyzických osob jméno, př íjmení, př ípadněobchodní firmu, rodné číslo nebo datum narození, bydliště, př ípadněmísto podnikání, je-li odlišné od bydliště, IČ, DIČ, byla-li př idělena), kontaktní osoba př íjemce, její telefon a e-mailová adresa
Sídlo: IČ, DIČ: Statutární orgán nebo jeho členové: Vymezení druhu a př edmětu zakázky: Zadávací dokumentace vymezuje př edmět zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky, včetněpožadovaného množství. Zadávací dokumentace obsahuje technické specifikace př edmětu zakázky. Za správnost a úplnost zadávací dokumentace odpovídá zadavatel. Např . zadavatel………….vyhlašuje zadávací ř ízení na nákup……………, Upozornění: Popis p ř edmětu zakázky v zadávací dokumentaci musí být plněv souladu s rozpočtem.
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů: Pož adavky na prokázání kvalifikace dodavatele (výpis z obchodního rejstř íku nebo jiný obdobný doklad o právní subjektivitě, čestné prohlášení o bezdlužnosti vůči finančnímu úř adu a př íslušnému úř adu sociálního zabezpečení)
Kritérium hodnocení zakázky:
Kritéria hodnocení formální správnosti Kritéria hodnocení obsahové stránky nabídky: - nejnižší nabídková cena (zboží) nebo - ekonomická výhodnost nabídky včetnědílčích kritérií a jejích váhy (služby), jedním z kritérií musí být cena
Obchodní podmínky: Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny: Př edpokládaná cena bez DPH: Platební podmínky:
13
Časový harmonogram plnění zakázky: Místo dodání / př evzetí plnění: Zadání části zakázky jiným osobám:
Zadavatel může v zadávací dokumentaci požadovat, aby uchazečve své nabídce uvedl, jakou část zakázky má v úmyslu zadat jiným osobám. Možnost zajistit plnění zakázky prostř ednictvím dalších dodavatelůmaximálnědo výše 40% rozpočtu zakázky.
Datum, hodina a místo, kam bude nabídka doručena: Datum, hodinu a místo, kde se bude konat otvírání obálek: Závazná lhůta vázanosti uchazeče: Podmínky zrušení zadávacího ř ízení: lze uvést i poznámku „zadávací ř ízení lze do uzavř ení smlouvy zrušit bez uvedení důvodů“ a nebo zadavatel uvede konkrétní důvody, na základěkterých dojde ke zrušení zadávací ř ízení
Povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhožje zakázka hrazena, provést kontrolu dokladůsouvisejících s plněním zakázky, a to po dobu 10 let po skončení plnění zakázky
V……………………………..dne…………. ……………………………… podpis a razítko
Poznámka : Jestliž e to není odů vodně no př edmě tem zakázky, nesmí zadávací dokumentace obsahovat pož adavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a př íjmení, specifická označ ení výrobků a služ eb, které platí pro urč itého podnikatele nebo jeho organizač ní slož ku za př íznač né, patenty na vynálezy, už itné vzory, prů myslové vzory, ochranné známky nebo označ ení původu. Není-li zadavatel schopen popsat př edmě t zakázky s použ itím specifikací, které jsou dostateč něpř esné a srozumitelné vš em dodavatelů m, musí zadavatel v zadávací dokumentaci umož nit použ ití i jiných, kvalitativněa technicky obdobných ř eš ení.
14
Př íloha 2: Protokol o otevírání obálek (nezávazný vzor)
PROTOKOL O OTEVÍRÁNÍ OBÁLEK vč etnějejich seznamu př ed zahájením otevírání obálek
Zadavatel: Obchodní firma/název/jméno, př íjmení zadavatele Sídlo/místo podnikání/bydliš tězadavatele Jméno (jména) a př íjmení osoby (osob) oprávněné jednat jménem zadavatele
Celkový seznam obdržených nabídek č. obálky Název právnické nebo fyzické osoby Adresa Datum obdrž ení nabídky Nabídka 1 2 3….n
Odeslané nabídky zpět uchazečům z důvodu doručení nabídky po termínu č. obálky Název právnické nebo fyzické osoby Adresa Datum obdrž ení nabídky Datum odeslání zpět Nabídka 1 2… n
Otevírání obálek došlých do termínu č. obálky Název právnické nebo fyzické osoby Adresa Podpis nabídky statut. orgánem Úplnost z hlediska pož adovaného obsahu
Vyř azení nabídky z důvodu nesplnění podmínek č. obálky Název právnické nebo fyzické osoby Adresa IČ DIČ Nabídka:
Nabídky, které budou hodnoceny a posuzovány č. obálky Název právnické nebo fyzické osoby Adresa IČ DIČ Nabídková cena Nabídka… n: Př ipojena prezenční listina úč astníků(zástupci uchazečů, jiné osoby) V …. ……………………….…dne……………………………………. Razítko, podpis
15
Př íloha 3: Rozhodnutí o př idělení zakázky (nezávazný vzor)
Zadavatel: Identifikační údaje o zadavateli: (včetněosobních údajů): - v př ípaděprávnických osob obchodní firmu nebo název, sídlo, právní formu, IČ, DIČ, jméno statutárního orgánu nebo jeho členů, př ípadnějiné fyzické osoby oprávněné jednat jménem této právnické osoby - v př ípaděfyzických osob jméno, př íjmení, př ípadněobchodní firmu, rodné číslo nebo datum narození, bydliště, př ípadněmísto podnikání, je-li odlišné od bydliště, IČ, DIČ, byla-li př idělena)
Sídlo: IČ, DIČ: Statutární orgán nebo jeho členové: Poř adí vyhodnocených nabídek: identifikační údaje včetněosobních o těch uchazečích nebo zájemcích, jejichžnabídky byly hodnoceny nebo s nimižbylo jednáno, spolu s poř adím, v jakém byly jejich nabídky vyhodnoceny včetněuvedení postupu hodnocení a získaných bodů Název firmy Sídlo IČO DIČPoř adí Nabídka č. 1: 1. nejlepší Nabídka č. 2: 2. nejlepší … Nabídka č. n: n. nejhorší
Kritéria hodnocení: buď1. Nejnižší nabídková cena nebo 2. Ekonomická výhodnost nabídky
Zdůvodnění, pročbyla zakázka zadána právěvítěznému uchazeči: Zdůvodnění, pročbyli ostatní uchazeči odmítnuti: V…………… dne……… ………………………………………….. podpis a razítko Potvrzení př evzetí Rozhodnutí o př idělení zakázky, pokud bylo př edáno osobně. Místo, datum, podpis, razítko.
16
Př íloha 4: Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek (nezávazný vzor)
Evidenč ní č íslo zakázky: Číslo části zakázky:
Identifikační údaje o zadavateli Obchodní firma/název/jméno, př íjmení zadavatele1 Sídlo/místo podnikání/bydlištězadavatele Jméno (jména) a př íjmení osoby (osob) oprávněné jednat jménem zadavatele
Seznam posuzovaných nabídek Číslo nabídky Obchodní firma/název/jméno, př íjmení uchazeče2 IČ/RČ/datum narození uchazeče Datum podání nabídky Čas podání nabídky
Pozn.: Zadavatel př idá tolik ř ádků, kolik je tř eba.
Seznam nabídek, které byly hodnotící komisí ze zadávacího ř ízení vyř azeny Číslo nabídky a Důvod pro vyř azení nabídky Pozn.: Zadavatel př idá tolik ř ádků, kolik je tř eba.
Popis hodnocení nabídek včetněodůvodnění a rozpisu získaných bodů Výsledek hodnocení – poř adí nabídek Poř adí nabídky Obchodní firma/název/jméno, př íjmení uchazeče2 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pozn.: Zadavatel př idá tolik ř ádků, kolik je tř eba.
Podpis zadavatele: Složení hodnotící komise a podpisy členůhodnotící komise 2 Jméno a př íjmení člena hodnotící komise Obchodní firma/název/jméno,př íjmení organizace vůči nížje člen hodnotící komise v pracovněprávním či obdobném vztahu RČ/číslo občanského průkazu člena hodnotící komise Datum podpisu zprávy Podpis
Pozn.: Zadavatel př idá tolik ř ádků, kolik je tř eba.
Př edání zprávy o posouzení a hodnocení nabídek zadavateli Zpráva byla př edána zadavateli dne Jméno a př íjmení osoby oprávněné jednat jménem zadavatele Podpis oprávněné osoby zadavatele Razítko zadavatele
17
Př íloha 5: Písemná zpráva zadavatele (nezávazný vzor)
Identifikační údaje o zadavateli: Obchodní firma/název/jméno, př íjmení zadavatele Sídlo/místo podnikání/bydlištězadavatele Jméno (jména) a př íjmení osoby (osob) oprávněné jednat jménem zadavatele
Př edmět zakázky: Počet oslovených firem: Př edpokládaná cena př edmětu zakázky + cena, na kterou byla uzavř ena smlouva: Hodnotící komise + datum a místo hodnocení: Identifikační údaje o uchazečích, jejichžnabídky byly př izvány a hodnoceny: Poř adí v hodnocení Obchodní firma/název/jméno, př íjmení uchazeče IČ/RČ/datum narození uchazeče
123
Identifikační údaje o uchazečích, kteř í byli odmítnuti nebo vyloučeni: Obchodní firma/název/jméno, př íjmení uchazeče IČ/RČ/datum narození uchazeče
Identifikační údaje o uchazeči, s nímžbyla uzavř ena smlouva: Datum uzavř ení smlouvy: Zdůvodnění, pročbyla uzavř ena smlouva s vybraným uchazečem: (např . nejnižší nabídková cena..)
Zdůvodnění oslovení vybraných uchazečů: Zadavatel uvede, na základěčeho se rozhodl vyzvat vybrané uchazeče.
Datum a podpis statutárního zástupce:
18
