Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék .................................................................................................................... 1 1. Bevezető ............................................................................................................................ 3 1.1. A szabályzat hatálya ................................................................................................... 4 2. Költségvetési előirányzatok felhasználása ........................................................................ 4 2.1. Az előirányzatok felhasználására vonatkozó szabályok ............................................. 4 2.2. A kiadási előirányzatok felhasználása ........................................................................ 5 2.3. Nyilvántartás ............................................................................................................... 5 2.4. Finanszírozási tervekkel kapcsolatos eljárási szabályok és adatszolgáltatások ......... 5 3. Pénzkezelés........................................................................................................................ 6 3.1. Pénzforgalom lebonyolítása ....................................................................................... 6 4. Költségvetési elszámolási számla...................................................................................... 6 4.1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése ................................................... 6 4.2. Számlák feletti rendelkezési jogosultság .................................................................... 7 5. Számlázás rendje ............................................................................................................... 8 5.1. Általános szabályok .................................................................................................... 8 5.1.1. Számlával egy tekintet alá eső okirat .................................................................. 9 5.2. Számlahelyesbítés, sztornírozás, jóváírás ................................................................. 10 5.3. Számla sztornírozása ................................................................................................ 11 5.4. Számla jóváírása ....................................................................................................... 11 6. A pénzkezelés lebonyolításának rendje ........................................................................... 11 6.1. Banki átutalások ....................................................................................................... 11 6.1.1. Bevételek könyvvezetése, egyeztetése .............................................................. 11 6.1.2. Kiadások könyvelése, egyeztetése ..................................................................... 12 6.1.3. Számlák felszerelésének követelményei ........................................................... 13 6.1.4. A szerződések nyilvántartási kötelezettsége...................................................... 13 6.2. Készpénzforgalom lebonyolítása .............................................................................. 14 6.3. Házipénztár és pénzkezelő helyek pénzkezelési szabályai....................................... 14 6.3.1. Házipénztár ........................................................................................................ 14 6.3.2. A készpénz és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei ....................... 15 6.3.3. A házipénztár keret ............................................................................................ 15 6.3.4. A pénztárban, pénzkezelő helyen elhelyezendő tájékoztató táblák ................... 15 6.3.5. Kulcsnyilvántartás ............................................................................................. 16 6.4. A pénztár pénzellátása .............................................................................................. 16 6.4.1. A szükséges pénzkészlet biztosítása .................................................................. 16 6.4.2. A készpénz és egyéb értékpapírok szállításának szabályai ............................... 17 6.5. Pénzkezelő helyek .................................................................................................... 17 6.6. A pénztár és a pénzkezelő helyek személyi feltételei............................................... 19 6.6.1. Pénzkezelési munkakörök és feladatok ............................................................. 19 6.6.2. Pénztáros helyettes ............................................................................................ 19 6.6.3. Átadás-átvétel .................................................................................................... 19 6.6.4. Pénztárellenőr .................................................................................................... 20 6.6.5. Vezetői ellenőrzés.............................................................................................. 20 6.7. Pénztári bizonylatok, nyomtatványok ...................................................................... 21 6.7.1. Pénzkezelés bizonylatai ..................................................................................... 21
1
6.7.2. Pénztári bevételek bizonylatolása ...................................................................... 21 6.7.3. Pénztári kifizetések bizonylatolása .................................................................... 22 6.7.4. Pénztárjelentés ................................................................................................... 22 6.7.5. Készpénzfelvételi utalvány ................................................................................ 23 7. Nyomtatványok nyilvántartásának kezelése .................................................................... 23 7.1. Pénzügyi műveletekkel kapcsolatos nyomtatványok és bizonylatok ....................... 23 7.1.1. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok ....................................................... 23 8. Elszámolási előleg ........................................................................................................... 24 8.1. Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése .................................... 24 8.2. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása .......................................................... 24 9. Kerekítési szabályai ......................................................................................................... 25 10. Egyéb kiadások .............................................................................................................. 25 10.1. Reprezentációs kiadások teljesítésének, elszámolásának szabályai ....................... 25 10.2. A teljesítés, elszámolás szabályai ........................................................................... 26 11. Kiküldetésekre és költségtérítésre vonatkozó előírások ................................................ 26 11.1. Belföldi kiküldetés .................................................................................................. 26 12. Gépjárművek igénybevételének és használatának rendje .............................................. 28 13. Munkába járás és a munkavégzéshez szükséges utazás költségtérítése ........................ 28 13.1. Vidékről történő munkába járás költségtérítése ..................................................... 28 13.2. Taxi igénybevétel szabályai.................................................................................... 30 14. Záró rendelkezések ........................................................................................................ 32 15. Megismerési nyilatkozat ................................................................................................ 33 16. Mellékletek .................................................................................................................... 34 1. számú melléklet (Felelősségvállalási nyilatkozat) ...................................................... 34 2. számú melléklet (Megbízás) ........................................................................................ 35 3. számú melléklet (Átadás-átvétel) ................................................................................ 36 4. számú melléklet (Leltár) .............................................................................................. 38 5. számú melléklet (Hamisnak ítélt pénz befizetése) ...................................................... 40 6. számú melléklet (Jegyzőkönyv pénztári eltérés esetére) ............................................. 41 7. számú melléklet (Visszavonásig érvényes meghatalmazás készpénzfelvételre) ......... 42
2
1. Bevezető A 2000. évi C. törvény szerinti a pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább: a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól, a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról. A Pénzkezelési Szabályzat (továbbiakban szabályzat) a benne foglalt eljárási rendet a költségvetési szervekre vonatkozó jogszabályok figyelembevételével rögzíti. Betartása alapvető feltétele annak, hogy a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ (továbbiakban JIK) eleget tudjon tenni a jogszabályokban előírt tervezési, nyilvántartási, beszámolási kötelezettségének, a vagyon védelmének, a hatékony és szabályos gazdálkodás követelményének. Hatályos jogszabályok, rendelkezések:
A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény A személyi jövedelemadóról szóló 1995 évi CXVII. törvény A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet A 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről. A 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről.
3
1.1. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a JIK valamennyi működtetési körébe tartozó oktatási intézményre, közalkalmazottaira, kiterjed azon önállóan működő költségvetési szervekre, amelyek pénzügyi-gazdasági tevékenységét külön megállapodás alapján a JIK látja el. Tárgyi hatálya kiterjed valamennyi pénzkezelési folyamatra. A JIK a nevelési és oktatási intézmények működésével kapcsolatos mindennemű gazdasági műveletet, mely pénzmozgást is igényel, a jogszabályok, szabályzatok betartása mellett jogosult végezni. Ezen pénzforgalmi műveleteket a pénzkezelés rendjét e szabályzat rögzít.
2. Költségvetési előirányzatok felhasználása 2.1. Az előirányzatok felhasználására vonatkozó szabályok A költségvetési szerv költségvetési támogatási előirányzata, és a támogatás értékű bevétele csak alaptevékenységre használható fel. A JIK alaptevékenységeinek körét az Alapító Okirat tartalmazza. A JIK egyéb intézményi bevételei (saját bevételek) a következők: a szolgáltatások ellenértéke, bérleti díjak, az intézményi ellátási díjak, az alkalmazottak térítése, az alkalmazott, hallgató, tanuló stb. kártérítése és egyéb térítése, a felhalmozási és tőke jellegű bevételek. Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv saját előirányzat-módosítási hatáskörében a felügyeleti szerv és a JIK egyidejű tájékoztatása mellett bevételi és kiadási előirányzatának fő összegét, a kiemelt előirányzatokat és a megfelelő részelőirányzatokat felemelheti, az Áh. Tv.-ben foglaltak betartásával. A kiemelt, illetve a felügyeleti szerv által meghatározott előirányzatokat az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv csak jogszabály, illetve a felügyeleti szerv előírásai szerint módosíthatja.
4
2.2. A kiadási előirányzatok felhasználása Kiadások a jóváhagyott költségvetési előirányzatok erejéig teljesíthetők. A kiadási előirányzatok felhasználása során a mindenkori Beszerzési szabályzatot, a Kötelezettségvállalás, Utalványozás, Ellenjegyzés és Érvényesítés Rendje Szabályzatot valamint az Ügyrendi Szabályzatot kell figyelembe venni. Felhasználáskor figyelemmel kell lenni a költségvetési rendeletben megfogalmazottakkal miszerint csökkenteni kell a készpénzmozgást, ezért a banki átutalással történő teljesítést kell előnyben részesíteni. Elszámolási előleg olyan beszerzésekre adható ki melyek rendkívüli sürgősség miatt merültek fel, vagy beszerzése nem teljesíthető banki átutalással.
2.3. Nyilvántartás A kötelezettségvállalást, a követelések nyilvántartását, valamint a tényleges bevételek és kiadások adatait az előirányzat felhasználás betartása érdekében folyamatosan figyelemmel kell kísérni. Az előirányzatok, kötelezettségvállalások, pénzügyi nyilvántartások, a bevételek, az átutalással, készpénz kifizetéssel kiegyenlített kiadások különböző szintű lekérdezési lehetőséget biztosító feldolgozása az egységes gazdasági informatikai rendszerben az Ecostadt rendszerében történik
2.4. Finanszírozási tervekkel kapcsolatos eljárási szabályok és adatszolgáltatások Az előirányzat felhasználási terv a várható bevételek és az időszak elején rendelkezésre álló források (készpénz és bankszámlaállomány együttes összege) figyelembe vételével havi ütemezéssel kerül összeállításra, és olyan részletességgel tartalmazza a teljesíthető kiadásokat (a korábbi időszakról árhúzódó fizetési kötelezettségekkel együtt), hogy az megbízható alapja legyen a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának. A kiadott intézményi előirányzatok megismerését követően az intézmény a felügyeleti szerv részére megtervezi az adatszolgáltatást, a várható bevételeket és kiadásokat havi bontásban, az előző időszak tényadatai, az ismert, vagy feltételezett változások és a hosszú távú kötelezettségvállalások alapján, folyamatosan korrigálva azt a havonta ténylegesen beérkező bevételek, illetve érvényesített kiadások figyelembevételével. A JIK a beérkezett finanszírozási terveket, továbbítja az irányító szervhez, és e tervek alapján leigényli a havi támogatás összegét.
5
3. Pénzkezelés A JIK önállóan működő és gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv. Pénzügyi feladatainak ellátása központi gazdálkodás keretében történik, amelyek többsége pénzmozgással jár.
3.1. Pénzforgalom lebonyolítása A JIK-ben végbemenő pénzforgalom: bankszámlaforgalom készpénzforgalom Az JIK pénzforgalmának lebonyolítása az Ecostadt integrált rendszer és a Volksbank által biztosított Multicash rendszerén keresztül történik. A pénzforgalom során a JIK látja el a költségvetés végrehajtásával, a bevételek fogadásával, a kiadások teljesítésével, a pénzforgalmi műveletek és az átvezetések előkészítésével, lebonyolításával, kapcsolatos ügyviteli, nyilvántartási, információszolgáltatási, valamint előirányzat felhasználást, alaki és formai ellenőrzési folyamatokat, érvényesítést, pénzügyi ellenjegyzést.
4. Költségvetési elszámolási számla 4.1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése Az Önkormányzat Képviselő-testületének 55/2008. (II. 06.) határozata alapján 2008. április 1-től az Önkormányzat intézményeinek számlavezető pénzintézete a Magyarországi Volksbank Zrt. Orczy téri fiók (1089. Budapest, Baross u. 135.) A JIK pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlája: SBERBANK 14100000-21209549-01000005 Ezen a számlán bonyolítja a JIK saját, az önállóan működő nevelési intézmények és az oktatási intézmények pénzforgalmát. Oktatási intézmények:
Deák Diák Általános Iskola Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola Németh László Általános Iskola
6
Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Az önállóan működő nevelési intézmények és számlái: Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20008449-01000004 Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20008249-01000008 Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20002849-01000000 Napsugár Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20006849-01000004 Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20006649-01000008 Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20007849-01000005 Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20007549-01000006 Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20007749-01000002 Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20006749-01000001 Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20002949-01000003 Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20008049-01000002 Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100000-20008349-01000001 TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda Bankszámla szám: 14100309-92110949-01000000
4.2. Számlák feletti rendelkezési jogosultság Az JIK és az intézmények számlái felett az intézmény által a bankhoz bejelentett közalkalmazottak rendelkeznek. A rendelkezéshez, a bejelentettek közül két személy együttes aláírása szükséges. A kartonokon fel kell tüntetni a számlák feletti rendelkezési jog gyakorlására felhatalmazott közalkalmazottak nevét, aláírását, a használni kívánt cégbélyegzőt. Az aláírásra jogosult személyekre vonatkozó javaslatot a Polgármester hagyja jóvá. 7
Az érvényesített eredeti példányokat a számlavezető pénzintézet őrzi, a másolatok őrzéséről a JIK gondoskodik. A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig, vagy új aláírások bejelentéséig érvényesek. A számla nyitására, vezetésére vonatkozó bankszámlaszerződés szerint aláírásra, a bejelentett módon az intézmény vezetője a Gazdasági Igazgatóhelyettessel együttesen jogosult.
5. Számlázás rendje Általános előírás, hogy minden pénzmozgásnál bizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok mellékletét azok az iratok kell, hogy képezzék, melyek indokolttá tették a pénzmozgást. Ezek a bizonylatok egyben könyvelési alapbizonylatok is, így a használatos nyomtatványoknak és egyéb bizonylatoknak a pénzügyi szabályokon túlmenően a számviteli előírásoknak is meg kell felelnie. Betartásukért az intézmény vezetője felel.
5.1. Általános szabályok A számlát, a Számviteli törvény előírásai szerint kell kiállítani. A számlázást, a JIK végzi, az Ecostadt rendszerben. A JIK által az Ecostadt rendszerben kiállított számlák 2 példányban készülnek, melynek első példánya a vevőé, második példánya a könyvelésbe kerül. A nyugtában és számlában feltüntetett adatok valódiságáért a kibocsátó a felelős. A Számviteli törvény a számviteli bizonylatokról kimondja, hogy a bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie, és legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján, visszakereshető módon megőrizni. Ez a megőrzési kötelezettség természetesen a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik. A téves bejegyzéseket áthúzással és a helyes beírásával lehet kiigazítani, helyesbíteni, annak egyidejű ellenjegyzése (hitelesítése) mellett. Gépi számlát kézzel javítani nem lehet. Azokban az esetekben, amikor a bizonylat nem javítható, vagy a javítás már olyan nagymértékű, hogy a bizonylatokkal szemben támasztott hitelesség, megbízhatóság, helytállóság és világosság már nem biztosítható, akkor azt rontott példányként kell
8
kezelni, s helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot áthúzással érvényteleníteni kell. A JIK az intézmények által kiállított vagy a Multiscool rendszeréből nyomtatott nyugtákkal megegyező iktatott számlát állít ki. A nyugta első példánya a befizetőé, a másod példány a könyvelésé. A bevétel beszedésekor figyelembe kell venni a normatív és jogszabályi alapon adott kedvezményt. Ingyenesség esetén a nyugta összege nulla. Ez biztosítja a térítés nélküli gyermekétkezésben való részvételt, az étkezés megrendelését.
5.1.1. Számlával egy tekintet alá eső okirat Kötelező adattartalma a következő: az okirat kibocsátásának kelte; az okirat sorszáma, amely az okiratot, kétséget kizáróan azonosítja; hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja; a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van. A számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben e törvénynek a számlára vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni azzal, hogy az ésszerű időt a módosításra a jogalapot teremtő tény, egyéb körülmény bekövetkeztétől kell számítani. Számlával egy tekintet alá eső okirat nem egy fajta bizonylattípus, hanem azon bizonylatok összefoglaló neve, amelyek egy adott számlára hivatkozva, annak bármely adatát módosítják. Ennek megfelelően tehát a helyesbítő számla, sztornó számla, módosító számla, illetve érvénytelenítő számla is számlával egy tekintet alá tartozó bizonylatnak minősül, nevezze is a számlakibocsátó bármilyen néven az ilyen korrekciós bizonylatot. Ugyancsak ebbe a kategóriába tartozik bármely más, megnevezés nélkül kibocsátott, de valamely számla adatait módosító bizonylat is. Számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásával korrigálható pl. a számítástechnikai úton kibocsátott számlán feltüntetett hibás teljesítési időpont is. Nem feltétlenül szükséges azonban a korrekcióhoz számlával egy tekintet alá eső okiratot kibocsátani, abban az esetben, ha a hibás teljesítési időpontot nyomdai úton elő állított, kézzel kitöltött számla tartalmazza, ilyen esetben a hibás adat az eredeti
9
számlán javítható annak olyan áthúzásával, ami nem eredményezi az eredeti olvashatatlanságát, és a helyes adat beírásával, a javítás időpontjának, okának és a javító személyének feltüntetésével. Nem kell számlával egy tekintet lá esőokiratot átadni a vevőnek, a szolgáltatás igénybevevőjének akkor sem, ha a számla hibáját, a számlának a jogosult részére történő rendelkezésre bocsátását megelőzően észleli, ilyenkor a hibás számlát elégséges a számlaadásra kötelezett a saját rendszerében, és a jogosult részére egy új, hibátlan számlát kiállítani. Nem korrigálható a számlával egy tekintet alá esőokirattal az olyan hiba, amikor például két hasonló nevű adóalany közül nem a tényleges vevő részére történt számla kibocsátás. Ilyen esetben a tévesen kibocsátott számlát számlával egy tekintet alá esőokirattal érvényteleníteni kell, és a termék tényleges vevője, illetve a szolgáltatás tényleges igénybevevője részére számlát kell kibocsátani. A számlával egy tekintet alá eső okiratot legkésőbb a módosításra, korrekcióra jogalapot teremtő tény, egyéb körülmény bekövetkezésétől számított15 napon (ésszerűidőn) belül kell kibocsátani. A számlával egy tekintet alá esőokiratra egyebekben a számlára vonatkozó előírásokat kell alkalmazni. A számlával egy tekintet alá esőokirat minimális adattartalmát határozza meg (ugyanúgy, mint a számlának, vagy az egyszerűsített adattartalmú számlának az adattartalmát), mely adattartalmon felül a bizonylaton az adóalanyok bármely, általuk fontosnak tartott adatot szerepeltethetnek.
5.2. Számlahelyesbítés, sztornírozás, jóváírás A számlahelyesbítésre akkor kerülhet sor, ha a módosítása az adó alapját, vagy az áthárított adó összegét érinti. A számlahelyesbítésnél az eredeti bizonylatot változatlanul kell hagyni, mivel csak ezen eredeti számla és a helyesbítő számla együtt fogja tükrözni a tényleges adókötelezettséget. A helyesbítő számlán fel kell tüntetni a helyesbítés tényére utaló jelzést, az eredeti számla szerinti adóalapot és adóösszeget, majd a módosításnak megfelelő helyes adóalapot, adókulcsot és adó összeget, végül a különbözetet. Negatív összegű bizonylat kiállítására (amely nem lehet helyesbítő számla) alapvetően akkor kerülhet sor, ha a számlázási rendszerben a számlanyilvántartásból való sztornírozásra csak így lehetséges, amely azonban nem járhat együtt számlahelyesbítéssel. A helyesbítő számlán minden esetben a teljesítés időpontjaként az eredeti teljesítés időpontját kell feltüntetni.
10
Lehetőség van a csoportos helyesbítésre is. Ekkor a csökkenés helyesbítő számlában jelenik meg. A csoportos helyesbítő számlán azonban minden korábbi érintett számlaszámra hivatkozni kell, valamint minden korábbi teljesítési időpontot szerepeltetni kell, illetve adott esetben mellékletként kell csatolni a korábbi számlákat.
5.3. Számla sztornírozása Sztornírozásra csak akkor kerülhet sor, ha a teljesítés nem történt meg. A sztornírozás a teljesítést meg nem történtté teszi.
5.4. Számla jóváírása A számlát jóváírni abban az esetben kell, ha a teljesítés valós, tehát sztornírozásra nincs szükség, de a számlát elírták, vagy valamely elemet tévesen tüntettek fel. A kijavított bizonylatoknak ugyanúgy meg kell felelniük az ÁFA törvény előírásainak, azaz alakilag és tartalmilag hitelesnek és megbízhatónak kell lenniük. A javított bizonylaton fel kell tüntetni a javító aláírását, a javítás időpontját. Jóváíró számlát a JIK állít ki, abban az esetben, ha a befizető az étkezés díját lemondással nem tudja érvényesíteni. Ennek feltétele, hogy az intézmény igazolja a befizetés megtörténtét és mellékelje a határozatot a kedvezményről.
6. A pénzkezelés lebonyolításának rendje 6.1. Banki átutalások A szabályosan kezelt, felszerelt, számlák alapján a JIK összeállítja a banki átutalást a fizetési határidők és a likviditási lehetőségek figyelembevételével. Az összeállított állománylista tételesen egyeztetésre kerül az egyedi számlák adataival. A számlák, egyéb feladások, bér-és bérjellegű kifizetések átutalásai csoportosan, kivételes esetben papír alapú átutalási megbízással történnek. Az átutalást követően a bank megterheli az Intézmény számláját. A teljesített utalásokról a bank bankszámla kivonatot küld, amely alapján a JIK könyvel. Az JIK bankszámlájára érkező befizetések jóváírása történhet átutalással és készpénz befizetéssel.
6.1.1. Bevételek könyvvezetése, egyeztetése
11
Az intézmények saját bevétele jellemzően az intézményi ellátási díjak, és az alkalmazottak térítéséből keletkezik, melyet az intézmény pénzkezelő helyén készpénzben szed be. A beszedett bevételről a Multiscool étkezőprogram segítségével nyugtát állít ki melynek első példánya a vevőé másod példánya a pénzforgalmi összesítővel a JIK-be küld meg, melyről a JIK iktatott számlát készít. Egyéb bevételek beszedésére a JIK jogosult, így a számlázás is a JIK tevékenységi körébe tartozik, mely bizonylaton feltünteti az érintett intézményt. A támogatásokra, átvett pénzeszközökre vonatkozó szerződések, egyedi értesítések alapján átutalt bevételek beérkezésének bizonylatai a banki kivonatok. A támogatás jellegű bevételek, átvett pénzeszközök átutalással, számla nélkül, az intézményi további bevételek átutalással, vagy készpénz átutalási megbízással, számla bizonylat alapján érkeznek a JIK számlájára. A támogatás jellegű bevételekhez, átvett pénzeszközökhöz a banki kivonat alapján a JIK könyvelési bizonylatot állít ki, vagy megállapodást, szerződést csatol. Az integrált informatikai rendszeren keresztül a kiállított számla az egyeztetést követően a banki kivonathoz kerül becsatolásra. Banki átutalás esetén a banki értesítő adatai, alapján dátum szerint tételesen azonosítani kell a befizetéseket. Az intézményi számlákra utalja a felügyeleti szerv az átutalt havi finanszírozást mind az önállóan működő intézmények mind a JIK esetében, melyet havonta egyeztetni kell a felügyeleti szervvel.
6.1.2. Kiadások könyvelése, egyeztetése Az Intézménybe beérkező számlák iktatása a JIK feladata. Kizárólag az Intézmény nevére szóló, eredeti számla fogadható és iktatható be az JIK pénzügyi informatikai rendszerébe. Elkülönítetten külön adatbázisban kell kezelni az önállóan működő intézmények és a JIK kiadásait, az elfogadott költségvetési előirányzatoknak megfelelően. Az iktatást megelőzően, a JIK ellenőrzi a számla adatait, ellátja a szükséges szakmai teljesítésigazolási és pénzügyi érvényesítési aláírásokkal, csatolja a kapcsolódó bizonylatokat, és a pénzügyi rendszerben ellátja a számla igazolásához kapcsolódó feladatokat. A rendszerben lévő állomány adataiból egyidejűleg automatikusan hozzárendelésre kerülnek a főkönyvi számok. A bankszámlákról történő kifizetések módjai készpénz felvételére jogosító utalvány (csekk).
12
6.1.3. Számlák felszerelésének követelményei A szervezeti egységeknél lévő, a rendszerben iktatott státuszú számlákat haladéktalanul igazolni kell a rendszerben a szükséges mellékletekkel felszerelve. A számlákhoz csatolni kell a kiállított megrendelést, szerződést, engedélyt a teljesítést igazoló okmányt, amely lehet munkalap, vagy egyéb módon kiállított irat, mely az esetek nagy részében az áruszállítás, vagy szolgáltatás teljesítésével egyidejűleg keletkezik, az áru beérkezését, átvételét igazolja (szállítólevél), és a számlázás alapját képezi. A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző által történő aláírása minden esetben kötelező. A számlára minden esetben szükséges felvezetni az intézmény kódszámát, ezzel igazolva, hogy a számla az adott szervezeti egységé. A számlakísérő utalványt, amelyet a rendszer automatikusan előállít, a kötelezettségvállalónak, a szakmai teljesítésigazolónak, az érvényesítőnek és pénzügyi ellenjegyzőnek minden esetben alá kell írnia. Nagy értékű tárgyi eszközök (bruttó 100 e Ft beszerzési érték feletti) beszerzése esetén az üzembe helyezést dokumentálni szükséges. A számlához csatolni kell az üzembe helyezési okmányt, valamint az állományba vételi bizonylatot. Kis értékű tárgyi eszközök (bruttó 100 e Ft beszerzési érték alatti) beszerzése esetében az üzembe helyezést nem kell dokumentálni, nem kell üzembe helyezési bizonylatot kiállítani, de a számla mellé csatolni kell a bevételezési bizonylatot.
6.1.4. A szerződések nyilvántartási kötelezettsége A szállítókkal és a vevőkkel megkötött szerződések nyilvántartását szolgáló egységes elektronikus szerződés nyilvántartási rendszer, minden gazdálkodó szervezet számára kötelezettséget jelent, mert jogszabályi kötelezettség teljesítését szolgálja, áthúzódó és hosszú távú kötelezettségek kimutathatóságát biztosítja és hozzájárul a 100 e Ft bruttó értékhatár feletti szerződések nyilvántartása a közzétételi kötelezettség teljesítéséhez. A nyilvántartási kötelezettség nem terjed ki: szállítók esetén a 100 e Ft bruttó egyedi értékhatár alatti szerződésekre szállítók esetén egyedi, eseti megrendelésekre,
13
a közalkalmazotti munkaszerződésekre, vezetői megbízásokra. Egyedi kötelezettségvállalás esetén bruttó 100 e Ft felett és közbeszerzési értékhatár alatt a szerződés rögzítése és irattárazása a kötelezettségvállaló feladata, az érvényben lévő ügyviteli utasítások, és irattárazási szabályzatnak megfelelően. A szerződések nyilvántartására szolgáló rendszerek alkalmazására vonatkozó részletes szabályokat az rendszer segédletek között megjelenő felhasználói segédletek és ügyviteli utasítások tartalmazzák
6.2. Készpénzforgalom lebonyolítása A pénztár az intézmények működéséhez szükséges készpénz valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatvány, étkezési jegyek stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. A JIK székhelyén működő házipénztáron kívül a szervezeti egységeknél pénzkezelő helyek működnek. Valamennyi pénzkezelő helyen (házipénztár, pénzkezelő helyek) kötelező a Mellékletben felsorolt nyomtatványok használata.
6.3. Házipénztár és pénzkezelő helyek pénzkezelési szabályai 6.3.1. Házipénztár A házipénztár az intézmények működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (utalványok stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. A házipénztárban kell kezelni az számláról készpénzfizetés céljára felvett, valamint a készpénzben befizetett összegeket, egyéb értékeket. A számláról a készpénzfelvételt előzetes írásbeli bejelentésnek és visszaigazolásnak kell megelőznie, amelyet elszámolási előleg kérelem bizonylaton kell teljesíteni. A szervezeti egységeknél a készpénzfizetéssel járó, intézkedésekről az ügyben érintettnek a kifizetést megelőzően 3 munkanappal korábban tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénz kifizetésének összegéről. Különös tekintettel az elszámolási előleg és étkezéstérítési díj visszafizetésre.
14
A pénztárban nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt veszített a súlyából vagy sérült meg. A pénztáros csak valódi és forgalomban levő pénzt fogadhat el. A hamisnak látszó érmét, vagy bankjegyet vissza kell tartani és az eredetéről jegyzőkönyvet kell készíteni. A hamis vagy hamisnak tűnő pénz befizetéséről elismervényt kell adni a befizetőnek, amelyen fel kell tüntetni a bankjegy sorozatát és sorszámát. Erről a tényről a Gazdasági Igazgatóhelyettest haladéktalanul tájékoztatni kell.
6.3.2. A készpénz és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei A JIK házipénztár céljára külön helységet biztosít. A házipénztárban, pénzkezelő helyen lévő készpénz valamint ott tartott érték megőrzése lemezszekrényben illetve pénzkazettában történik. A pénztár biztonsága érdekében a pénztáros távollétében, munkaidő után, a rácsokat és a bejárati ajtót zárva kell tartani Az elkülönített pénztárhelyiségben a pénztároson és a pénztárellenőrön kívül állandó jelleggel másoknak ott tartózkodni tilos.
6.3.3. A házipénztár keret A 2000. évi C. törvény szerinti a pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell többek között a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről. A házipénztár, záró pénzkészlete maximum 500 e Ft, pénzkezelő hely záró pénzkészlete 300 e Ft lehet, amit napközben is lemezszekrényben, pénzkazettában kell tárolni. A lemezszekrényt, pénzkazettát napközben is zárva kell tartani. A pénztárkeretet meghaladó összeget még a pénztárzárlat előtt vissza kell fizetni a bankszámlára. A térítési díjakat és az elszámolási előleget elkülönítve kell kezelni és a térítési díjakat 300 e Ft felett a bankszámlára be kell fizetni, a befizetéssel megegyező összegben. A pénzkezelő helyen a záró pénzkészlet megállapítása pénztár program hiányában is kötelező. A térítési díjak beszedett összegének nyilvántartása az Multiscool étkező programmal történik. Elszámolási előleg esetén olyan nyilvántartás használata szükséges melyből bármikor megállapítható a pénztárban található készpénz állomány.
6.3.4. A pénztárban, pénzkezelő helyen elhelyezendő tájékoztató táblák
15
A pénztár helyiségben, pénzkezelő helyen az ügyfeleket feliratok, hirdetmények útján tájékoztatni kell. A pénztárhelyiség ablakában jól látható helyen ki kell függeszteni, a hivatalos órákat feltüntető táblát: A JIK pénztári órái: Hétfő - Péntek
10 órától -12 óráig
A pénzkezelő helyen az intézmény vezetője saját hatáskörben rendelkezik a befizetések rendjéről.
6.3.5. Kulcsnyilvántartás A pénz tárolása kétzáras páncélszekrényben történik. A kétzáras páncélszekrények egyik kulcsát a pénztáros, a másik kulcsát az Intézményvezető lezárt, a leragasztáson átírt aláírásával hitelesített borítékban, elzárva őrzi. Amennyiben a házipénztárt bármilyen ok miatt a pénztáros távollétében fel kell nyitni, az ott talált készpénzről, értékekről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek formája azonos a szabadság, betegség esetén elkészítendő átadás-átvételi jegyzőkönyvvel. A pénztárkulcsok második példányának borítékja csak akkor nyitható fel, ha az első példány kulcsaihoz nem lehet hozzáférni. Igénybevétel után a második példány kulcsait az előbbiekben foglaltaknak megfelelően újra el kell zárni. A pénztáros, távolmaradása esetén a náluk lévő kulcsokat közvetlen feletteséhez kötelesek eljuttatni, aki gondoskodik a helyettesítésről. A kulcsnyilvántartást az oktatási intézmények esetén a JIK vezeti, önállóan működő intézmény esetén az intézmény, amelybe a bejegyzett adatokat az átvevő-átadó aláírásával igazolja. A kulcsnyilvántartó, az intézmény vezetője által hitelesített nyilvántartás ennek hiányában azonos adattartalommal vezetett nyilvántartás lehet. Ha a pénztárakban elveszett, eltört a kulcs, vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell a felettes vezetőnek, aki a szükséges intézkedést megteszi
6.4. A pénztár pénzellátása 6.4.1. A szükséges pénzkészlet biztosítása A pénztár pénzszükséglete bankszámláról felvett készpénz útján biztosítható. A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható 16
összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros: felméri a pénztár pénzszükségletét összeállítja a címletjegyzéket az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, és a készpénzigénylés nyomtatványt gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány arra jogosultak által történő aláíratásáról, szükség szerint gondoskodik az intézmény váltópénzéről.
6.4.2. A készpénz és egyéb értékpapírok szállításának szabályai A pénzszállítás szabályai: 300 000 Ft-ig 300 001 Ft-tól 500 000 Ft-ig 500 001 Ft-tól
1 fő 2 fő 2 fő + gépkocsi.
A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk kezelt készpénzért. Felelősségük addig tart, amíg a pénzt a bankba vagy a pénztárba megszámlálással át nem adták, ott el nem helyezték, és amíg a vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot a pénztáros el nem készítette és át nem adta. A szállítással megbízott személy, mérlegelés után köteles a legrövidebb és legbiztonságosabb utat választani, melyhez a JIK szükség esetén vonaljegyet, kísérőt, gépkocsit, biztosít.
6.5. Pénzkezelő helyek Pénzkezelő helyek azon szervezeti egységek, amelyek utólagos elszámolásra működésükhöz szükséges készpénzt (ellátmányt) vesznek fel, vagy térítési díjat szednek be. A pénzkezelő helyek biztonsági előírásai megegyeznek a pénztár előírásaival, azzal az eltéréssel, hogy amennyiben nem biztosított az elkülönített pénztárhelység a pénztáros biztonságát akkor is biztosítani kell. A készpénzt minden esetben, pénzkazettában kell tartani és távollétében a pénzszekrényben elhelyezni. A pénzkezelő hely ajtaját a pénztáros távollétében zárva kell tartani.
17
A munkáltatónak kell megbíznia a munkáltatói jogkörébe tartozó közalkalmazottat a pénzkezelés ellátásával, az ellátmány kezelésével. A szervezeti egységeknél az ellátmány kezelésével és a pénzkezelési teendők ellátásával a szervezeti egységgel közalkalmazotti munkaviszonyban lévő olyan közalkalmazottat kell megbízni, aki szakmailag alkalmas, büntetlen előéletű, és aki önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi feladatát. Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel (pénztárellenőr, utalványozási, ellenjegyzési feladatok ellátók, főkönyvi könyvelő). Helyettesítés esetén a helyettes azonos feltételekkel és kötelezettségekkel rendelkezik, mint az ellátmány kezelője. A pénzkezeléssel megbízott személy és helyettesének jogállását, feladatait, felelősségét a személy munkaköri leírásába kell foglalni, amelynek tudomásul vételét közalkalmazott aláírásával kell igazoltatni. A teljes anyagi felelősség tényét pénzkezeléssel megbízott személy és helyettese nyilatkozattal köteles tudomásul venni. A nyilatkozatot a közalkalmazott munkaköri leírásához kell csatolni. Az ellátmány kezelője a felvett előleget a szervezeti egységnél lévő pénzszekrényben őrzi. A kulcs nyilvántartása és kezelése megegyezik a házipénztár kulcsnyilvántartására és kezelésére vonatkozó előírásokkal. A pénz kezelőjének, vagy helyettesének személyében beállt változás esetén az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell kiállítani. A szervezeti egység vezetőjének, bekövetkező változás esetén a kiadott ellátmánnyal teljes körűen el kell számolni a JIK felé, és az ellátmányt újra kell igényelni. A készpénzellátmány igénylésének engedélyezése a JIK hatáskörébe tartozik. Az ellátmányból kizárólag olyan kiadások fedezhetőek, melyet a jóváhagyott kiadási előirányzat tartalmaz. Figyelembe kell venni, hogy csak olyan kiadás teljesíthető készpénzben melynek beszerzése nem teljesíthető átutalással. Az ellátmányból magáncélra semmilyen kiadás vagy kölcsönzés engedélyezhető, az ilyen eljárás pénzügyi fegyelemsértésnek minősül.
nem
A JIK-be beérkezett számlákat a pénztáros 5 napon belül tartozik felülvizsgálni, az érvényesített, és utalványozott összeg kifizetése iránt intézkedni. Helytelenül elszámolt, nem a pénzügyi és számviteli előírásoknak megfelelően bizonylatolt számlákat, és egyéb bizonylatokat a JIK a szervezeti egységeknek
18
javítás céljából visszaküldi (pl. nem az előírásoknak megfelelő a számla, ha kitöltése a szállító részéről hiányos, nem tartalmazza a szállító megnevezését, adószámát, nem az intézmény a megjelölt vevő, nincs feltüntetve az ÁFA tartalma, nem az engedélyezett vagy a hatáskörébe utalt előirányzat felhasználást tartalmazza, stb.)
6.6. A pénztár és a pénzkezelő helyek személyi feltételei 6.6.1. Pénzkezelési munkakörök és feladatok A pénztáros feladatai: a készpénzszükséglet felmérése, a készpénz igénylése, felvétele a készpénz bevételezése, a pénztárban tartott készpénz és értékek szabályszerű kezelése, megőrzése és nyilvántartása, az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki, tartalmi és számszaki felülvizsgálata (csak az utalványozott, szakmai teljesítésigazolással ellátott, érvényesített és ellenjegyzett bizonylatokat lehet elszámolni) a bizonylati fegyelem betartása, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a nyilvántartások, elszámolások vezetése, a pénztárzárás elkészítése, szabadság, betegállomány esetén az átadás szabályos lebonyolítása. A pénztáros a pénzmozgások befizetések és kifizetések pénzösszegeit a pénztári, dokumentumokat, naprakészen köteles vezetni az Ecostadt rendszerben.
6.6.2. Pénztáros helyettes A pénztáros helyettes a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros a munkakörét valamilyen oknál fogva nem tudja ellátni. A pénztáros helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárást kell készíteni. A készénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről.
6.6.3. Átadás-átvétel A pénztárosi munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az átadásnál jelenlevő átadó pénztárellenőr és átvevő köteles aláírni. 19
Így kell eljárni abban az estben is, ha a pénztáros valamilyen ok miatt nem jelenik meg a munkahelyén. A pénztáros helyett, ekkor a hivatalból jelenlevő felettese írja alá a jegyzőkönyvet 2 tanú aláírásával együtt.
6.6.4. Pénztárellenőr Feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálnia, hogy: az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, a pénztárkifizetéseknél megvannak-e a megfelelő aláírások, a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen, szigorú számadású nyomtatványok ellenőrzése. A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok a tényleges pénztárkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adataival. A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést kézjegyével ellátni. A pénztárellenőri feladatokat a JIK-nél félévente, a pénzkezelő helyen szúrópróba szerűen, évente kell elvégezni. A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelenteni kell a Gazdasági Igazgatóhelyettesnek.
6.6.5. Vezetői ellenőrzés A pénztárra vonatkozóan a Gazdasági Igazgatóhelyettes, a JIK-nél félévente köteles a házipénztár rendjét szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az önállóan működő intézményeknél a vezetői ellenőrzésért az intézmény vezetője felelős. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie: a pénz és értékkezelésre, a bizonylatok szabályszerűségére,
20
a pénz és egyéb értékek őrzésének biztonságára, a pénztárállománynak és egyéb értékeknek a nyilvántartással való egyezőségére. Az érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés Kötelezettségvállalás, Utalványozás, Ellenjegyzés Szabályzat tartalmazza.
szabályait részletesen a és Érvényesítés Rendje
6.7. Pénztári bizonylatok, nyomtatványok 6.7.1. Pénzkezelés bizonylatai A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést felmerülésük sorrendjében pénztárbizonylaton kell rögzítenie. A pénztári forgalom bizonylatolására szabvány nyomtatványt kell alkalmazni, mely nyomtatvány az Ecostadt számviteli rendszerében készül. A bevételi és kiadási bizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatokat. Ilyenek a kiadási számla, a készpénzjegyzék stb. A szabályszerűen kiállított bizonylat követelményeire vonatkozó előírásokat a számvitelről szóló törvény szabályozza.
6.7.2. Pénztári bevételek bizonylatolása Az ellátmánykezelő helyeken a beszedett bevételekről a vevőnek nyugtát kell kiállítani, amelyre a JIK által hitelesített nyugtatömbök használhatóak, vagy a Multiscool rendszeréből előállítható. A nyugtatömbökben szereplő három azonos számú bizonylat közül az egyiket a vevő kapja, a másik az Ecostadt rendszerben kiállítandó iktatott számla alapbizonylata. A kiadott nyugtatömbökről a pénztáros nyilvántartást vezet, melyet visszavételez annak betelte után. Az JIK-be érkezett összeg bevételezésére az Ecostadt informatikai rendszer által készített bevételi pénztárbizonylatot kell alkalmazni. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg egyezőségének igazolására a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztáros aláírásával igazolja, majd a pénz átvételéről szóló nyugtát a befizetőnek átadja. Ugyanez vonatkozik a visszafizetésre kerülő összegek kezelésére is. A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítő szelvényt.
21
Az intézmények működési bevételeinek befizetése kizárólag bankszámlára teljesíthető, azok kiadások fedezésére nem használható fel.
6.7.3. Pénztári kifizetések bizonylatolása Minden pénztári kifizetésről a vonatkozó okmányokkal egyezően kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A kiadási pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani. A kiadásból az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat, majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A tőpéldányt igazolásul a pénztáros őrzi meg a pénztárjelentés másolatával együtt. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, a szükséges aláírásokkal ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére (eseti vagy állandó meghatalmazott). Ezekről, a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni. Ha a pénz felvételére jogosult, nem személyesen jelenik meg a pénztárban, hanem megbízottja részére veszi fel az összeget, csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében teljesíthető a fizetés. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt. A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolni. A pénz átvételét az átvevőnek a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával kell elismernie. Ha az átvevő nem a szervezet dolgozója, a kiadási bizonylaton (pénztári alapokmányon) az átvevő személyi igazolvány számát is fel kell tüntetni. Pénztárból személyi juttatást, költségtérítést kifizetni a Gazdasági Igazgatóhelyettes engedélyével lehet.
6.7.4. Pénztárjelentés A pénztáros az Ecostadt integrált informatikai rendszer által kifejlesztett formátumú „Időszaki pénztárjelentés” vezetésére kötelezettek. A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést, a teljesítést követően azonnal felmerülésük sorrendjében a pénztárjelentésbe be kell vezetni. Bevételek esetében csatolni kell az vevőszámla vagy nyugta egy példányát. A pénztáros a pénztári órák befejeztével naponta pénztárzárást köteles készíteni. A pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a pénztárban lévő valóságos pénzállománnyal, címletenkénti részletezésben.
22
Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérés okait még a megállapítás napján fel kell deríteni. Ha ez nem vezet eredményre, az eltérést rendezni kell. A könyvszerinti, és a megszámolt pénzösszegek, értékek eltérése esetén az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni. A többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt a pénztárosnak be kell fizetni. Amennyiben ezt nem tudja teljesíteni, az összeget, mint hiányt, kiadásba kell helyezni és az eltérést záros határidőn belül rendezni. A pénztárjelentésbe csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján lehet adatot bevezetni.
6.7.5. Készpénzfelvételi utalvány A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető pénzintézettől történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a bank bocsátja rendelkezésre. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a pénzintézetnél bejelentett módon, kell aláírni. A felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni, vagy nyilvántartásba kell venni. A pénztárbizonylat második példányát a banki terhelési értesítő mellé kell csatolni.
7. Nyomtatványok nyilvántartásának kezelése A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását az arra rendszeresített nyomtatványon kell vezetni. A használatból kivont nyomtatványokat (betelt, lezárt elavult) a pénztárban meg kell őrizni. A pénztárbizonylatokat elévülési időig olvasható formában meg kell őrizni.
7.1. Pénzügyi műveletekkel kapcsolatos nyomtatványok és bizonylatok Nyomtatványok és bizonylatok: kiadási, és bevételi pénztárbizonylat, pénztárjelentés, kimenő számla, készpénzfizetési számla, nyugta, befizetési jegyzék, csekktömb, előleg felvétel.
7.1.1. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok A számviteli törvényben foglalt előírások szerint szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni:
23
a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat: nyugta, átvételi elismervény, minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni (pl. étkezési jegy), olyan nyomtatvány, melynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A felhasználó köteles a szigorú számadású nyomtatványokat az utolsó példány felhasználása után a JIK-nek visszaküldeni. Az évközben betelt nyomtatvány tömböket, összerendezés után, irattárba kell helyezni.
8. Elszámolási előleg Az elszámolási előlegek összegének felvételére önállóan működő intézmény esetén az intézményvezetők vagy általuk írásban meghatalmazott személy jogosult. A JIK és a működtetett intézmények esetén az Igazgató által meghatalmazott személy. A meghatalmazásokról a JIK nyilvántartást vezet. Év végén a pénzkezelő helyen készpénz nem maradhat, az maradéktalanul a váltópénzzel együtt a számlavezető pénzintézetbe vissza kell fizetni. Elszámolásra, 30 napra adható ki elszámolási előleg. A 30 napon túl elszámolt előleg az előleget felvenni jogosult személy kamatkedvezményből származó bevéttelének minősül.
8.1. Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése Készpénzt elszámolásra csak készpénzigénylés nyomtatványra lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. Ilyen módon történik a számlára való ellátmány utalása is. Mindkét esetben a Gazdasági Igazgatóhelyettes engedélyével. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az összeg rendeltetésének megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Elszámolásra kiadott előleggel 30 napon belül el kell számolni. Negyedév végén a számlának egyenlege nem lehet. Ha ugyanaz a személy újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolni, ha annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt le.
8.2. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
24
Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztáros az Ecostadt rendszerében nyilvántartást köteles vezetni.
9. Kerekítési szabályai A Magyar Nemzeti Bank 2008. március 1-jétől bevonta az 1 és 2 forintos érméket. Márciustól készpénzes vásárláskor az egyes tételek árát nem, de a számla végösszegét kerekíteni kell. Az egyre és kettőre végződő összegeket lefelé nullára, a háromra és négyre végződő összegeket felfelé ötre, míg a hatra és hétre végződő összegeket lefelé ötre kerekítik. A nyolcra és kilencre végződő összegeket felfelé tízre kerekítik. A rögzítés a számla végösszegével megegyező módon történik, a kerekítést az Ecostadt pénztár modul elvégzi. Nem kell a kerekítés nélküli összeget felvezetni azon számlák esetében melyet a szállító már a számlában kerekített.
10. Egyéb kiadások 10.1. Reprezentációs kiadások teljesítésének, elszámolásának szabályai Reprezentáció a JIK tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai rendezvény, esemény keretében nyújtott vendéglátás (étel, ital) és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) Nem minősülnek reprezentációnak ünnephez, és egyéb, személyhez kötött megemlékezések, mert ezek nem függenek össze az intézmény tevékenységével. A reprezentáció esetei a belső hivatali értekezletekhez, szakmai megbeszélésekhez kapcsolódó vendéglátás keretében ital biztosítása, nem csak a dolgozók részvételével tartott tárgyaláshoz, egyeztetéshez kapcsolódó vendéglátás, vezető beosztással kapcsolatos vendéglátás, kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása. Vendéglátás az étel, ital biztosítása, és az esetleg kapcsolódó szolgáltatás. A vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazás, szállás, és szabadidő programokat kell érteni. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak. Az érintett fogyasztási cikkek: élelmiszerek: kávé, tej, tea, citromlé, cukor, édesítőszer, üdítőitalok, ásványvíz, aprósütemény, gyümölcs, kínálnivalók, egyéb termékek: virág, papírtálca, szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag.
25
Üzleti ajándék olyan tárgy vagy szolgáltatás, amelyet a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai stb. kapcsolatok keretében ingyenesen, vagy kedvezményesen ad. Az ajándékozás jellemző esetei a vendégek számára történő ajándékozás. Üzleti ajándékként értékpapír nem adható. Saját dolgozó részére üzleti ajándék nem adható. Ajándék lehet: térítés nélkül vagy kedvezményesen adott termék, térítés nélkül vagy kedvezményesen nyújtott szolgáltatás, vagy kizárólag ingyenesen vagy kedvezményesen adott termékre, nyújtott szolgáltatásra igénybe vehető ajándékutalvány. Adózási kötelezettség: az előzőekben felsorolt termékekhez, szolgáltatásokhoz kapcsolódó kifizetések után a juttató szervezetet szociális hozzájárulási adófizetési kötelezettség terheli.
10.2. A teljesítés, elszámolás szabályai Az elszámolás módja, számla alapján átutalás, vagy készpénzfizetés. Az elszámolásnál a számlakezelés, illetve készpénz elszámolás szabályainak alkalmazása mellett, fel kell tüntetni a felhasználás célját, indokoltságát, a programon résztvevők számát, amelyet a szakmai teljesítésigazolásra és az utalványozásra felhatalmazott személyek aláírásukkal igazolnak. A reprezentációra meghatározott összegek szabályos felhasználásáért, a mérték betartásáért az Igazgató felelős.
11. Kiküldetésekre és költségtérítésre vonatkozó előírások 11.1. Belföldi kiküldetés Belföldi kiküldetést a munkáltatói jogkör gyakorlója rendeli el, abban az esetben, ha a munkavállalónak a munkaszerződésben rögzített munkahely székhelyétől eltérő székhelyen kell munkát végeznie. A kiküldetés során utazási, élelmezési, szállásköltség és autópálya díj is felmerülhet. A kiküldetés igénybevevőjét csak a ténylegesen kiküldetésben eltöltött időtartamra illeti meg költségtérítés. Az utazási és szállásköltség nem része a bevételnek akkor, ha azzal a magánszemélynek bizonylattal kell elszámolnia. Kiküldetés esetén a munkáltatót jogszabály kötelezi arra, hogy a dolgozójának élelmezési költségtérítést fizessen. A jogszabályok a kötelezően fizetendő minimum 26
összeget határozzák meg. A személyi jövedelemadóról szóló törvény a kötelezően fizetendő minimum összeget olyan bevételnek tekinti, amellyel szemben a kiadás, igazolás nélkül elszámolható. Amennyiben a dolgozó kiküldetés alatti étkeztetését a munkáltató biztosítja (amennyiben a részvételi díj az étkezést tartalmazza) a dolgozó részére napi díj nem számolható el. Az JIK a napidíjat és utazási költséget az e célra rendszeresített Kiküldetési rendelvény nyomtatvány felhasználásával téríti meg. A kiküldetési rendelvényen a felmerült, saját gépjármű használattal összefüggő kiadásokat is fel kell tüntetni. Az elszámoláshoz csatolni kell az eredeti, az Intézmény nevére szóló számlát a következőkről: részvételi díj, szállásköltség, autópályadíj, utazási költség, helyi közlekedési költség esetén tételesen indokolni kell az igénybevétel jogcímét (csak a kiküldetéssel összefüggő igénybevétel költségei számolhatók el. Belföldi utazási költségtérítése a jogviszonyban álló személyek munkavégzésük során, költségtérítésben részesülhetnek akkor, ha a tevékenységével összefüggésben kiadásai merülnek fel. 60/1992. Korm. szerint a benzinüzemű gépkocsi alapnormaátalány mértéke a beépített motor hengerűrtartalma szerint. Az alapnorma szerinti elszámolás érvényesítésének feltétele a dolgozó állandó lakhelyére, illetve gépkocsi típusára és a távolságra vonatkozó nyilatkozat megtétele. Az elszámoláshoz csatolni kell a személygépkocsira adott időszakra érvényes kötelező felelősségbiztosítás meglétét igazoló dokumentum, és a forgalmi engedély fénymásolatát. A Szja. tv. szerint igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül: az élelmezési költségtérítés (a napidíj) a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítéséről szóló 278 /2005. (XII. 20.) Korm. rendeletben meghatározott mértékig, a munkáltató által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km távolság szerinti üzemanyag (fogyasztási norma és legfeljebb
27
a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános gépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg).
12. Gépjárművek igénybevételének és használatának rendje Az intézmények munkába járáshoz saját gépkocsit csak a kormányrendelet szabályai szerint vehetnek igénybe. Az intézmények saját gépjárművel nem rendelkeznek ezért ennek szabályozása nem indokolt. Kiküldetés esetén az arra vonatkozó szabályok érvényesek.
13. Munkába járás és a munkavégzéshez szükséges utazás költségtérítése 13.1. Vidékről történő munkába járás költségtérítése A 39/2010. Korm. rend. szerint a munkába járás a közigazgatási határon kívülről a lakóhely vagy tartózkodási hely, valamint a munkavégzés helye között munkavégzési célból történő helyközi (távolsági) utazással, illetve átutazás céljából közösségi közlekedéssel megvalósuló napi munkába járás és hazautazás. Napi munkába járás a lakóhely vagy tartózkodási hely és munkavégzés helye közötti napi, valamint a munkarendtől függő gyakoriságú rendszeres vagy esetenkénti oda és visszautazása. Hazautazás a tartózkodási helyről a munkavégzés rendjétől függően legfeljebb hetente egyszer a lakóhelyre történő oda-és visszautazás. Munkavállaló a magyar állampolgár és az Európai Gazdasági Térség állam polgára. Hosszú várakozás az az időtartam, amely a munkavállaló személyi, családi vagy egyéb körülményeire tekintettel aránytalanul hosszú, és amely az út megtételéhez szükséges időt meghaladja. A munkáltató köteles a munkavállalónak megtéríteni a napi munkába járást szolgáló teljes árú, valamint a kedvezménnyel megváltott bérlettel vagy menetjeggyel és számlával való elszámolás ellenében azok díjának 86%-át, ha a munkavállaló: belföldi vagy határon átmenő országos közforgalmú vasút 2. kocsi osztályán, helyközi (távolsági) autóbuszjáraton, elővárosi buszon, HÉV-en, menetrend szerint közlekedő hajón, kompon, vagy réven utazik a munkavégzés helyére.
28
A munkavállalóknak a költségtérítés igénybevételével egyidejűleg nyilatkozniuk kell a lakóhelyükről és a tartózkodási helyükről, valamint arról, hogy ezek közül melyik címről járnak be a munkahelyükre. A nyilatkozat eredeti példányát csatolni kell az eredeti, munkáltató nevére szóló számlához. Az adózásra vonatkozó rendelkezések betartásának utólagos megállapíthatóságának és ellenőrzésének biztosítására, a szervezeti egységnek az adóévet követő 5 naptári évig meg kell őriznie. A hazautazással kapcsolatos költségtérítés mértéke a bérlettel vagy menetjeggyel való elszámolás ellenében azok árának 86%-a, de legfeljebb havonta a rendelet mértéke szerint. A költségtérítés elszámolása vidékről történő napi munkába járás és hazautazás esetén a menetjegy és eredeti, munkáltató nevére szóló számla leadása ellenében, nyilatkozattal történik. A hiánytalanul, hibátlanul kitöltött, felszerelt bizonylatokat az elszámolandó hónapot követő hónap 10. napjáig kell a JIK-be beküldeni. Ellenkező esetben a számfejtésre csak a következő hónapban kerül sor. A bérletszelvényeket utólag, a felhasználás hónapját követően a szervezeti egységnél maradó beküldési listához kell csatolni és az adózásra vonatkozó rendelkezések betartásának utólagos megállapíthatósága és ellenőrzése végett a szervezeti egységnek a juttatás évét követő 5 naptári évig meg kell őriznie. Gépjárművel történő vidékről munkába járás esetén költségtérítés kizárólag csak akkor adható, ha: a munkavállaló lakóhelye vagy tartózkodási helye, valamint a munkavégzés helye között nincsen közösségi közlekedés; a munkavállaló munkarendje miatt nem vagy csak hosszú várakozással tudja igénybe venni a közösségi közlekedést; ha a munkavállaló mozgáskorlátozottsága, illetve a 141/2000. (VIII. 9.) Korm. szerinti súlyos fogyatékossága miatt nem képes közösségi közlekedési járművet igénybe venni, ideértve azt az esetet is, ha munkavállaló munkába járását az Mt.-ben felsorolt hozzátartozója biztosítja. A mozgáskorlátozottsága, illetve súlyos fogyatékossága miatt közösségi közlekedési járművet igénybe venni nem tudó munkavállaló esetében a közigazgatási határon belül történő munkába járást is vidékről munkába járásnak lehet minősíteni. A szervezeti egység vezetője bírálja el, és határozza meg, hogy kik azok a közalkalmazottak, akik a költségtérítésre jogosultak.
29
A térítés az Szja. Tv. szerinti összege 9 Ft/km alapulvételével a munkában töltött napokra számolva, legfeljebb a munkahely és a lakóhely között közforgalmi úton mért oda-vissza távolság figyelembevételével meghatározott összeggel azonos.
13.2. Helyi utazási bérlet (BKK bérlet), menetjegy költségtérítése A munkavégzéshez szükséges BKK bérlet biztosítása dologi kiadásnak minősül. Arckép nélküli bérlet használatra azok a közalkalmazottak jogosultak, akiknek a közlekedési eszközök igénybevétele munkaköri feladataik ellátásához rendszeresen szükségesek és indokoltak, és ez az indoklás szerepel a közalkalmazott munkaköri leírásában. A JIK a BKK bérlet juttatására jogosító munkakörnek minősülhetnek a ténylegesen ellátott feladatoktól függően a kézbesítő, ellenőr (belső, leltár-, műszaki). Az arckép nélküli bérletet a munkavállaló munkakezdéskor felveszi, munkaidő végén leadja, melyet aláírásával hitelesít. A jogosultság elbírálása az Igazgató hatáskörébe tartozik. A jogosultak és a munkaköri feladat ellátásához szükséges mértéknek megfelelő térítési összeg meghatározása, továbbá annak eldöntése, ha a munkaköri leírásban nem szerepel a jogosultság indoklása, a munkáltatói jogkör gyakorlója BKK jegyet biztosíthat a közalkalmazott számára, elszámolási kötelezettség mellett. A BKK bérlet és menetjegy juttatásának költsége a szervezeti egység keretét terheli. A juttatásra jogosultak körén és a jogosultság mértékén túl BKK bérlet választható béren kívüli juttatásként adható. A menetjegy térítésére vonatkozó szabályok szerint, a térítés mértéke adó és járulékmentesen, a BKK menetjegy árának 100 %-a, amely eseti jelleggel, a munkavégzéshez szükséges gyakorisággal téríthető. Ugyan ez a szabály vonatkozik a parkolási díjra, a taxi költség elszámolásánál leírt esetekben. A költségtérítés elszámolása a JIK nevére szóló számla leadása ellenében és nyilvántartás vezetése mellett történhet. Munkavégzéshez szükséges nyugdíjas bérlettérítése esetén a nyugdíjas nevére szóló számlát kell csatolni.
13.2. Taxi igénybevétel szabályai A munkavégzéssel összefüggésben szükséges lehet taxi szolgáltatás igénybevétele. A szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy az igénybevétel kizárólag indokolt esetben, a gazdaságossági szempontok figyelembe vételével történjen. A teljesített szolgáltatás fedezete a szervezeti egységek dologi kerete.
30
Esetei lehetnek: riasztás, pénzszállítás, szállítás megrendelésével nem megoldott szállítás, ezzel együtt felmerülő parkolási díj.
31
15. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy a Pénzkezelési szabályzat rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. A Pénzkezelési Szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név
Beosztás
Kelt
33
Aláírás
16. Mellékletek 1. számú melléklet (Felelősségvállalási nyilatkozat)
Felelősségvállalási nyilatkozat (pénztáros, pénztáros helyettes, pénzkezelő részére)
Alulírott, ...........................................................az ……………………………………………………………………………………… …… közalkalmazottja, tudomásul veszem, hogy a kezelésemre bízott pénz és értéktárgyak tekintetében teljes anyagi felelősség terhel.
…………………………………. Aláírás
Budapest, .......................201......év .....................hó ...........nap
34
2. számú melléklet (Megbízás)
MEGBÍZÁS (Pénzkezelésre, helyettesítésre, ellenőrzésre)
A készpénz kezelésével, a kezelő személy távollétében a helyettesítéssel, valamint a pénzkezelés ellenőrzésével és a „napi pénztárjelentésen” az aláírási jogosultsággal a következő közalkalmazottakat bízom meg.
Megbízott személyek
Aláírás minta Beosztása
Neve
Teljes név
Szignó
Pénztáros/pénzkezelő Helyettes Ellenőr
Budapest, 21
hó
nap.
………………………….. intézményvezető
35
3. számú melléklet (Átadás-átvétel)
Jegyzőkönyv Készült a JIK házipénztárában /……………………..Intézmény pénzkezelő helyén 20 -n. Tárgy: Pénztár átadás-átvétel Jelen vannak: …………………………………. pénztárellenőr/intézményvezető …………………………………..átadó …………………………………..átvevő. A pénztárban a pénztári teendőket……………………………………………látja el, 20 -tól, 20 -ig. Jelen pénztárátadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra, illetve átvételre: Nyomtatványok: - kiadási pénztárbizonylat………………………sorszámig - bevételi pénztárbizonylat……………………...sorszámig - készpénz felvételi utalvány……………………sorszámig - szigorú számadású nyomtatványok ………………………………….. …………………………………….. Analitikus nyilvántartások: ……………………..… ……………………….. ……………………….. Utalvány: neve:………………………………………sorszámtól………………sorszámig. Kulcsok: - Ajtó:………………………………………….. - Lemezszekrény:……………………………… - Pénzkazetta:………………………………….
36
Készpénz a következő címletekben került átadásra: 20 000………………. db…………………. 10 000………………. db…………………. 5 000………………. db…………………. 2 000………………. db…………………. 1 000………………. db…………………. 500……………… db…………………. 200……………… db…………………. 100……………… db…………………. 50……………… db…………………. 20……………… db…………………. 10……………… db…………………. 5……………… db…………………. Összesen:…………………….
Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft
Átvevő igazolja, hogy a kezelésre átvett szigorú számadású nyomtatványok a szintén átvett analitikus nyilvántartással megegyeznek. Jelenlévők tényleges számlálás alapján megállapítják, hogy a házipénztárban található készpénz mennyiség .......................... Ft, azaz ............................................... forint (címletenkénti felsorolást lásd a pénztárjelentésben is), a pénztárjelentésben rögzített egyenleggel megegyezik. Átvevő ............................................. pénztáros a jegyzőkönyv alapján ideiglenes /végleges jelleggel a mai naptól a pénztári tevékenységet teljes anyagi felelősséggel átveszi.
K.m.f.
…………………. átadó
………………….. átvevő
37
………………… pénztárellenőr intézményvezető
4. számú melléklet (Leltár)
Jegyzőkönyv Pénzeszközök és egyéb értékek leltározásáról Készült a JIK házipénztárában 20…………………év………………………hónap………………..napon tartott leltározás során. Tárgy: fordulónapi leltározás Fordulónap: 201 . 12. 31. Jelen vannak: pénztáros……………………………….…………………………………………. leltározó…………………………………………………………….……………… leltárellenőr…………………………………………………………………….. pénztárellenőr………………………………………………………………… Jelen lévők megállapítják, hogy a pénztárzárást követően a pénztárban a következő címletű és összegű készpénz és értékcikkek voltak. Értékpapírok: megnevezés:………………………………………… ………………………….sorszámtól……………sorszámig………………………… ……………………….db…………………..Ft Készpénz: 20 000 db………………….Ft 10 000 db………………….Ft 5 000 db………………….Ft 2 000 db………………….Ft 1 000 db………………….Ft 500 db………………….Ft 200 db………………….Ft 100 db………………….Ft 50 db………………….Ft 20 db………………….Ft 10 db………………….Ft 5 db………………….Ft Összesen:……………………………….Ft A pénztárjelentés szerinti készpénzkészlet…………………………………..
38
Ft
A leltározás során talált készpénzkészlet…………………………………… Eltérés(hiány-többlet)……………………………………………………
Ft
Értékpapírok nyilvántartás szerinti értéke……………………….
Ft
Ft
A leltározás során talált értékpapírok értéke……..………………………... Ft Eltérés (hiány-többlet)… ……….………………………………………… Ft
Egyéb megállapítások:………………………….……………………….…………… ………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………….……… …………………………………………………………………………….………… ……………………………………………………………………………………… Pénztáros kijelenti, hogy a leltározás során talált eltérésekről írásbeli magyarázattal tartozik és azt a jegyzőkönyv felvételétől számított 3 napon belül a leltárellenőrnek köteles megküldeni.
……………………………….. leltározó
……………………………… pénztáros
………………………………. leltárellenőr
……………………………… pénztárellenőr
K.m.f.
39
5. számú melléklet (Hamisnak ítélt pénz befizetése) Jegyzőkönyv (hamis pénz befizetésének esetére) Felvéve: 201...év ...........................hó ........................napján a ……………………… ................................................................................... pénztár helyiségében. Jelen vannak: ....................................................................... .............................................................. ...............................................................
befizető pénztáros tanú
Tárgy: hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy / érme visszatartása. Mai napon megjelent név:………………………….lakcíme:............................, száma:........................., hogy pénzbefizetést teljesítsen.
pénztárunknál személyi igazolvány
A pénztárosnak feltűnt, hogy a ..................................Ft címletű ............................. sorozat és .................................sorszámú bankjegy/érme hamis, illetve hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet/érmét 201......... év ............................... hó ...........-n ....................................................nevű egyéntől kapta ............................................helységben. A fenti bankjegyet/érmét visszatartottuk, amelynek átvételét elismerjük és jegyzőkönyv egy példányának a befizető részére történő átadásával igazoljuk.
…………………….
………………………
befizető
pénztáros
40
………………………….. tanú
6. számú melléklet (Jegyzőkönyv pénztári eltérés esetére) Jegyzőkönyv (pénztári eltérés esetére) Felvéve: 201...év ...................................hó ........................napján a ..........................................................................................pénztár helyiségében. Jelen vannak: ............................................................ ........................................................... ...........................................................
pénztáros pénztár ellenőr tanú
Tárgy: A pénztári jelentésben megállapított készpénzállomány közti eltérés kivizsgálása.
egyenleg
és
a
valóságos
A mai napi pénztárzárlat/ellenőrzés után.......................................Ft, .........................................forint többlet, illetve ...................................Ft, .....................................forint hiány keletkezett.
azaz azaz
Oka:………………………………………………………………………………….. Okát a kivizsgálás során nem sikerült megállapítani. Fentiek miatt a pénztáros a többletet a ...........................számú bizonylaton bevételezte, a hiányt e jegyzőkönyv alapján befizette a házipénztárba.
kmf.
.......................................... pénztáros
........................... pénztárellenőr
41
............... tanú
7. számú melléklet (Visszavonásig érvényes meghatalmazás készpénzfelvételre)
Meghatalmazás készpénzfelvételre (visszavonásig érvényes)
Meghatalmazom (név, beosztás)................................................................................. .......................................t, közalkalmazottat, hogy a ……………………………………………………………..szervezeti egység részére szóló pénzkifizetéseket a JIK pénztárából felvegye.
A meghatalmazás visszavonásig érvényes.
Budapest, 201... ................................
..................................................... meghatalmazó Tanú 1. Név: ......................................................... Lakcím: ..................................................... Szem. ig. szám: ............................................
Tanú 2. Név.......................................................... Lakcím...................................................... Szem. ig. szám:............................................
42
43
