Přehled úprav aplikace e-spis LITE verze

Přehled úprav e-spis LITE 2.6.1 - 2.6.13

Přehled úprav aplikace e-spis LITE – verze 2.6.1 - 2.6.13 Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis LITE, je níže uveden přehled změn pro verze 2.6.1 - 2.6.13.

Patch 2.6.01 Opravy: o Zadání pole „ulice“ v adrese subjektu se neuložilo do databáze (volba SprávaAdresář) o Rozhraní BP (best practises):

-

-

Do pole „vlastniKdo“ v profilu dokumentu se nyní zapisuje zpracovatel dokumentu, pokud je určen. Pokud není určen, uvádí se uživatel, který dokument vytvořil.

-

Zaveden logický parametr, zda při postoupení dokumentu s přílohami posílat tyto přílohy v události „SouborZalozeni“. Pokud je hodnota parametru „false“, přílohy se neposílají.

Technická úprava při vytváření přenosových XML dávek, která se týká zpřehlednění namespaces.

-

Patch 2.6.02 Zdokonalení: o Rozšíření API e-spis LITE o externí synchronizaci uživatelů o Možnost kombinace různých způsobů autentizace v rámci jedné instalace espis LITE o Integrace s IDM v rámci řešení AGW (Access Gateway) o Code Signing certifikát pro prostředí Java -

Využití Code Signing certifikátu pro zabezpečení kódu a tím zvýšení důvěryhodnosti aplikace e-spis LITE vůči uživatelům i třetím stranám

Opravy: o Postoupení dokumentu doručeného datovou zprávou do externí agendy -

Lze postoupit dokument, který nemá vybraný subjekt z adresáře

-

Lze postoupit dokument se způsobem zacházení „do vlastních rukou“

o Oprava dat SIP balíčku předávaného do správy spisovny -

Doručenka datové zprávy označena jako Input 1


Patch 2.6.3 - 2.6.4 Patch obsahuje zákaznicky vázané funkce

Patch 2.6.5 Hlavní novinky: Automatické generování transakčního protokolu -

Do verze 2.6.5 byla vytvořena nová funkce automatického generování Transakčního protokolu, do kterého se automaticky generuje historie zpracování v denních intervalech.

-

-

Protokol je automaticky generován: 

v denních intervalech



dle konkrétního nastavení



uložen ve formě samostatného vyřízeného VD s předdefinovaným názvem



pod určeným konkrétním FM



sestava ve formátu PDF obsahuje vybrané transakce



v závislosti na konfiguraci může být vygenerovaný dokument opatřen elektronickou značkou a časovým razítkem

Automatické generování – Transakční protokol – nastavení: 

správa aplikace / složka Nastavení nově zobrazuje záložku Transakční protokol



možnost zadat FM pracovníka, u kterého bude následně docházet k automatickému generování vyřízeného VD obsahujícího transakční protokol



možnost nastavení atributu Věcné skupiny, který bude generovanému VD přiřazen

LDAP – autentizace podle organizací, úpravy -

Potlačení možnosti změny hesla při využití LDAP pro uživatele i správce aplikace zůstává

-

Autentizace přes LDAP lze aktivovat na jednotlivé organizace Je umožněno přejmenování loginu uživatelů, kteří zatím neměli aktivitu v aplikaci (netýká se jen LDAP, ale lze využít obecně) Je umožněna poznámka (např. metodika) k vytváření loginu (netýká se jen LDAP, ale lze využít obecně)

-

Možnost ručního postoupení více dokumentů pro předání do externí aplikace 2


-

Rozšíření možnosti postoupení dokumentů

-

V menu složky Nevyřízené (Moje dokumenty, Všechny dokumenty) tlačítko Postoupit umožňuje vybrat více dokumentů najednou

-

Tlačítko Postoupit rovněž dostupné z Výsledků vyhledávání a Dynamických složek

Odesílání emailových notifikací při předání dokumentu na skupinu -

Jedná se o emailové notifikace, které jsou odeslány na vedoucího skupiny v případě, že je dokument/spis zaevidován nebo předán na skupinu, tedy nikoli na konkrétního zpracovatele.

-

Podmínkou zasílání notifikace je správně vyplněný kontaktní email v profilu uživatele spisové služby.

Správa spisovny – přepracovaní složek do nové grafické podoby -

-

Složky Přijaté do spisovny, Obsah spisovny, Zapůjčeno, Vydáno, K nahlížení, Vyřazení – seznam konfliktů a Transakční záznamy přepracovány do nové grafické podoby s rozšířenými možnostmi polí v uživatelských filtrech. Rozšíření položek filtrace ve složkách Přijaté do spisovny a Obsah spisovny.

Patch 2.6.6 Hlavní novinky: Možnost nastavení povinného zadání e-mailu ve správě uživatelů -

Tato funkce je vázaná na zapnutí parametru v main-config.properties

Změna přenosu kontaktních údajů subjektu v rámci emailového podání -

Změna se týká fukce „Načíst emaily“ při stahování podání prostřednictvím epodatelny, kdy u každého emailu příjemce dochází k prověření adresáře na již existující kontakt. Pokud je tento subjekt v adresáři nalezen, dojde k přenosu evidenčních údajů do samotného podání (tj. název nebo příjmení, adresa).

Patch 2.6.7 Patch obsahující pouze opravy uvedené níže Opravy patch 2.6.3 - 2.6.9 o Oprava při vkládání dokumentů do spisu, kdy byla doplněna kontrola na maximální možný počet vložených dokumentů tj. 1000. Při překročení tohoto počtu je uživatel upozorněn a další dokumenty aplikace neumožní do spisu zařadit. o Oprava generování tiskového výstupu z uživatelských složek. o Přejmenování šablony spisové obálky, obsahující přehled vložených dokumentů na „Soupis vložených dokumentů“.

3


o Oprava ukládání subjektu s typem PFO, v případě přijaté DZ, kdy docházelo v aplikaci k chybě při vytváření dokumentu z originálu datové zprávy. o Oprava mapování způsobu zacházení se zásilkou, pokud docházá k odeslání zásilky v agendě integrované se spisovou službou pomocí rozhraní „best practices“

Patch 2.6.8 Hlavní novinky: Možnost úpravy pole rok uzavření u ukládací jednotky -

Rok uzavření je i nadále povinným údajem ukládací jednotky, lze jej však upravit. V případě potřeby si tedy uživatelé mohou "posouvat" tento údaj, dokud není UJ předána do spisovny. Aplikace kontroluje, zda není zadaný rok nižší než datum uzavření vloženého dokumentu/spisu.

Změna v podporovaném internetovém prohlížeči -

Od verze 2.6.8 končí podpora internetového prohlížeče Internet Explorer verze 8 a nově je podporována verze 11.

Úprava poštovního podacího archu dle nového tiskopisu -

Úprava tiskového výstupu dle aktuálního tiskopisu České pošty platného od 1.3.2014.

4


Patch 2.6.9 Hlavní novinky: Možnost integrace spisové služby e-spis LITE se spisovnou KDS Gordic -

E-spis LITE je možné integrovat s Krajskou digitální spisovnou společnosti Gordic. Komunikace probíhá dle Národního standardu pro ESSS v2. Jsou implementovány služby export spisového plánu, tvorba SIP balíčku a zjišťování stavů SIP balíčku. Služby obsah spisovny, zápůjčky apod. ve vazbě na KDS Gordic implementovány nejsou. Spisovou službu e-spis LITE lze nastavit tak, aby využívala služeb KDS Gordic, nebo ICZ DESA.

-

Je možné odeslat do spisovny i neaktuální spisový plán.

Při vyřízení digitálního nebo hybridního dokumentu se automaticky provádí konverze přílohy do výstupního formátu -

Pokud digitální nebo hybridní dokument obsahuje pouze textové přílohy, které nejsou ve výstupním formátu, je jedna z příloh při vyřízení dokumentu převedena do 5


výstupního formátu a opatřena konverzní doložkou. Pokud by dokument neměl žádnou konverovatelnou přílohu, je uživatel požádán o její doplnění. Do spisovny jsou s dokumentem odeslány všechny přílohy – původní i převedená do výstupního formátu. Při změně stavu dokumentu na „nevyřízen“ systém přílohu dokumentu obsahující konverzi automaticky odstraní.

Verze 2.6.10 Hlavní novinky: Import dříve platných spisových plánů Před odesíláním UJ do KDS je nutné nejprve zaslat do Spisovny všechny dříve platné Spisové plány, které platily v době vzniku dokumentů. Je to nezbytný krok k tomu, aby nad obsahem odeslaných UJ proběhla u přijímaných balíčků ve fázi příjmu kontrola na platné číselníky s kladným výsledkem. Postup: Správa > Spisové plány > označit všechny spisové plány mimo aktuálního > kliknout na tlačítko Odeslat do spisovny.

Označení dříve platných spis. plánů

Ve Spisovně v sekci ADMINSTRACE > Číselníky jsou potom uloženy Spisové plány a Skartační režimy s vyznačenou dobou platnosti.

Uložení dříve platných spisových plánů ve Spisovně

6


Teprve nyní je možné zasílat i ty UJ do Spisovny, jejichž objekty byly vyřízené v době, kdy ještě aktuální spisový plán neplatil.

Oprava řazení dokumentů ve spisu Při vkládání dokumentů do spisu s různým datumem se uvnitř spisu řadí podle datumu vložení.

Oprávnění vedoucího skupiny vkládat vyřízené dokumenty do UJ za členy skupiny Vkládání uzavřených spisů vedoucím skupiny za členy své skupiny bylo rozšířeno o oprávnění vedoucího skupiny vkládat i vyřízené dokumenty do UJ za členy své skupiny.

Rok uzavření UJ Při založení UJ je umožněno zadat rok uzavření i do minulosti. Rok uzavření již není nijak omezený, kontroly pro vkládané objekty zůstaly, tzn. nelze vkládat objekty s pozdějším datumem vyřízení, než je rok uzavření UJ. Upozornění! Pokud do UJ vkládáte objekty vyřízené v minulosti, tak ve Spisovně (DESA) musí existovat číselníky - spisové plány a skartační režimy - které obsahují spisové znaky a položky skartačních režimů, které byly platné v době vyřízení nebo uzavření vložených objektů do UJ.

Verze 2.6.11 Hlavní novinky: Odeslání DZ bez přílohy ve formátu PDF/A 

Vypravení odesílané datovou schránkou lze nyní odeslat/vyřídit i bez připojení přílohy ve výstupním formátu PDF/A.

7


 

Vyřízení dokumentu je možné, i pokud dokument obsahuje elektronickou přílohu v dalších výstupních formátech: XML, PNG, TIF/TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-1, MPEG-2, GIF, MPEG-1, MPEG2, WAV, PCM. Pokud je ve vypravení příloha v jiném formátu, musí být možné ji konvertovat do jednoho z výstupních formátů.

Optimalizace synchronizace uživatelů přes webové služby 

Zajištění provedení změn v loginu či heslu již založeného uživatele při synchronizaci e-spis LITE přes webovou službu.

Verze 2.6.12 Hlavní novinky: Změna formy dokumentu bez el. přílohy ve výstupím formátu při vyřízení 

Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní, který neobsahuje soubor v trvalém výstupím formátu proběhne změna formy na analogovou. O této změně je uživatel informován hláškou v aplikaci. V případně znovuotevření takové písemnosti se opět forma dokumentu změní na původní tj. digitální nebo hybridní.

Oprava uzavření spisu s datem v minulosti 

V minulosti se při ruční úpravě datumu vyřízení či uzavření změna u objektu neuložila a byl použit datum v aktuální den.

Úprava struktury metadat balíčku při předání do spisovny 

Do vytvářeného mets.xml SIP balíčku byla doplněna hodnota atributu „dmdid“.

Změna webové služby pro synchronizaci uživatelů Změna se týká funkce synchronizace uživatelů přes webovou službu. Byl změněn xsd soubor authExt.xsd – do hlavičky přibyl atribut: elementFormDefault="qualified". Uživatelé musí změnit v tomto smyslu generování svých xml požadavků pro LITE z tohoto xsd – původní již nejsou validní. Příklad: Původní validní xml: string string <jmeno>token <prijmeni>token string

8


string string string <email>string string false <prihlaseniPovoleno>true

Současné validní xml: string string token token string string string string string string false true

Patch 2.6.13 Hlavní novinky: Oprava - Aktualizace tiskového appletu 

Aktualizovaná verze tiskového appletu (verze 1.0.4), řešící problém se spouštěním na Internet Explorer 11, Java 1.8 update 66.

Oprava - Elektronický obraz dokumentu 

Při vytváření SIP balíčku ve větvi exportu do digitální spisovny Gordic bude v případě el. dokumentu označována první komponenta (el. příloha) typem „Elektronický obraz“.

Oprava - Aktualizace metadat SIP balíčků 

Oprava – aktualizace metadat podle NSESSS u historických balíčků v obsahu spisovny. Tato oprava se řeší dodavatelsky – spuštěním nástroje technikem ICZ: o vytvoření a naplnění dočasných db tabulek skriptem z DESA a následné spuštění nového jobu e-spis Lite, který dle seznamu potenciálně nevalidních balíčků z dočasných db tabulek provede aktualizaci metadat SIP balíčku (odeslání aktualizace z e-spis LITE do DESA).

9

Přehled úprav aplikace e-spis LITE verze

Recommend Documents