Nota van toelichting Nummer.: 14Tl002
Kerkrade, 29 februari 2014
Behorend bij ontwerpbesluit nummer 14Rb002
Onderwerp Toetreding tot gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake Parkstad IT (PIT) Beslispunten Aan uw raad wordt gevraagd het college van burgemeester en wethouders toestemming te geven tot het aangaan van een Gemeenschappelijke Regeling zoals bedoeld in artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, en conform artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet. Dit met het doel een gemeenschappelijke ICT dienst op te richten. Dit voorstel is het sluitstuk in het proces om te komen tot een gemeenschappelijke ICT voorziening voor de gemeenten en andere publiekrechtelijke partijen in de regio. Inleiding Op 30-10-2012 heeft het College besloten om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling in oprichting Parkstad IT (PIT), onder voorwaarde van het bereiken van overeenstemming over de dienstverlening van PIT en de leveringsvoorwaarden ((12n00691)). Alle colleges in de Stadsregio Parkstad Limburg hebben in het najaar van 2012 hetzelfde besluit genomen met uitzondering van Simpelveld. Inmiddels is het inrichtingsplan PIT en de concept dienstverleningsovereenkomst gereed en is er duidelijkheid ontstaan over de scope van de dienstverlening, het standaardpakket en de optionele diensten alsmede over de kostprijs en leveringsvoorwaarden. Dat betekent dat nu besluiten kunnen worden genomen. Doelstelling Doel van de samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijke ICT dienst PIT, is om continuïteit en kwaliteit voor de toekomst te kunnen waarborgen en te versterken en de regio “gereed” te maken om in randvoorwaardelijke zin te kunnen voldoen aan de wens om de dienstverlening in Parkstad Limburg naar één gezamenlijk en hoger niveau te tillen. De ICT samenwerking is immers ook een belangrijke randvoorwaarde voor het realiseren van de in de regio afgesproken ambities op het terrein van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en andere belanghebbenden. Argumenten Welke diensten worden geleverd en hoe is de dienstverlening ingericht? De gemeenschappelijke dienst PIT verzorgt het technisch beheer van ICT middelen. Het gaat dus om de instandhouding, het beheer en het onderhoud van de technische infrastructuur. In het inrichtingsplan is de scope van de dienstverlening nauwkeurig omschreven. De diensten worden geleverd op contractbasis (DVO). Door bundeling van het technisch beheer van de deelnemers ontstaat een robuust en bedrijfszeker technisch platform. De gemeente Heerlen onderhoudt een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie met front- en backoffice taken.
Kanttekeningen Waarom een gemeenschappelijke voorziening en niet out-sourcen? De gemeenten hebben veel geïnvesteerd in materieel en personeel; outsourcen zou een ingrijpende reorganisatie betekenen met grote consequenties voor materieel en medewerkers. Zowel Heerlen als Landgraaf hebben contractuele verplichtingen naar derden; deze gemeenten kunnen niet zo maar deze dienstverlening staken. De belangen van de betrokken medewerkers zijn beter gediend bij een publiekrechtelijke oplossing. Het uiteindelijke perspectief van een doelmatiger beheer van de informatietechnologie strekt zich natuurlijk ook (of wellicht juist) uit over de bedrijfsapplicaties. Het doel is uiteindelijk een geïntegreerde volledig dekkende ICT dienstverlening die gericht is op een effectieve ondersteuning van de gemeentelijke bedrijfsprocessen en de noodzakelijke innovatie in dienstverlening. Een gemeenschappelijke ICT voorziening staat dichter bij de business dan een marktpartij. Waarom een lichte GR als bestuurlijke structuur? In deze samenwerkingsvorm mandateren bestuursorganen van verschillende gemeenten een of meer van hun bevoegdheden aan een van de deelnemers. Het bestuursorgaan van de centrumgemeente oefent de gemandateerde bevoegdheid uit namens de deelnemende bestuursorganen. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling is deze strekking opgenomen. De keuze voor deze uitwerking in de vorm van een lichte GR is als volgt gemotiveerd: De omvang van de gezamenlijke dienst (ca 40 fte) rechtvaardigt geen GR met een openbaar lichaam; De taken liggen op het terrein van de bedrijfsvoering en zijn bestuurlijk inhoudelijk minder gevoelig; De uitvoeringsorganisatie moet flexibel op nieuwe (ICT) ontwikkelingen kunnen inspelen; in verband met toekomstige opschaling of toetreding van nieuwe deelnemers moet de regeling gemakkelijk kunnen worden aangepast of worden ontbonden. Waarom valt de keus op Heerlen als uitvoerende partij? Bij een samenwerkingsvorm centrum gemeente constructie is het niet automatisch zo dat Heerlen in alle gevallen de uitvoerende partij moet zijn. Ook andere gemeenten kunnen op grond van objectieve criteria in staat zijn om taken voor anderen uit te voeren. Gelet op de omvang van het huidige platform, het aantal medewerkers en de overige faciliteiten ligt Heerlen wel voor de hand maar is niet per definitie de enige keuze. In dit geval echter heeft geen enkele andere gemeente zich opgegeven als kandidaat uitvoerder. Zijn er vergelijkbare voor beelden in het land? Ja Equalit, eveneens een shared service voor ICT diensten op basis van een lichte GR constructie, waarbij de gemeente Oosterhout optreedt als centrumgemeente en diensten verricht voor inmiddels 8 gemeenten in de regio West Brabant. Equalit is inmiddels aantoonbaar succesvol. Hoe wordt er gestuurd op de samenwerking in de lichte GR constructie? Deelnemers nemen deel aan de GR en sluiten een dienstverleningscontract af met de gemeente Heerlen als uitvoerder. In dit dienstverleningscontract (DVO) worden aard en omvang van de dienstverlening en de leveringsvoorwaarden vastgelegd. Het DVO is dus het belangrijkste document waarin de afspraken tussen partijen worden vastgelegd. Maar de zorg voor de kwaliteit en doelmatigheid ligt niet enkel bij de uitvoerder. Sturing op aspecten als kwaliteit, innovatie en ontwikkelingen gebeurt op strategisch niveau door een Deelnemersraad. In de Deelnemersraad hebben de verantwoordelijk directeur, (respectievelijk het hoofd van de bedrijfsvoering dan wel de algemeen directeur) van de deelnemers zitting, alsmede het hoofd van Parkstad IT. Op tactisch niveau is er een Dienstverleningsoverleg. Hierin hebben de contractmanagers van de deelnemers zitting, respectievelijk de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de deelnemers, alsmede het verantwoordelijke bureauhoofd voor dienstverlening van Parkstad IT.
Hoe verhouden de plannen voor een Shared Service Center Zuid Limburg zich tot de vorming van PIT? Het SSC-ZL is een initiatief van de drie centrumgemeenten en de provincie in Zuid Limburg. Recent is het haalbaarheidsonderzoek SSC-ZL verschenen1. In dit document worden de plannen voor een Shared Service Center voor bedrijfsvoeringstaken voor gemeenten en provincie nader uitgewerkt. Het SSC-ZL heeft een veel bredere taak dan alleen de ICT ondersteuning. Naast ICT gaat het ook om inkooptaken en HRM dienstverlening en mogelijk in de toekomst om meer taken. Ook de voorgestelde scope van de ICT ondersteuning is breder dan PIT, er wordt gesproken over standaardisatie van bedrijfsapplicaties. Deze discussie is ook in het PIT traject gevoerd. De meeste beoogde deelnemers van PIT hebben opschaling naar het niveau van applicatiebeheer vooralsnog als een stap te ver beoordeeld. Dit overigens onder de erkenning van het gegeven dat standaardisatie vanuit meerdere perspectieven een wenselijke zaak is; zeker omdat uiteindelijk hier de meeste winst te behalen is. Bestuurlijke structuur van het SSC en de positie medewerkers De beoogde bestuurlijke structuur van het Shared Service Center Zuid Limburg is een GR met openbaar lichaam; een zogenaamde zware GR. In deze samenwerkingsvorm richten bestuursorganen van de vier initiatiefnemende organisaties een nieuw openbaar lichaam op. De deelnemende vier bestuursorganen dragen aan het nieuwe openbaar lichaam taken en bevoegdheden over op de bedoelde bedrijfsvoeringterreinen. Dit gemeenschappelijk openbaar lichaam oefent de overgedragen bevoegdheden op eigen naam en verantwoordelijkheid uit en heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en neemt dus medewerkers in dienst. Het bestuur van deze GR bestaat uit de betrokken portefeuillehouders van de initiatiefnemende organisaties. De medewerkers van de vier initiatief nemende organisaties die nu voor de uitvoering van de dienstverlening op de terreinen inkoop ICT en HRM verantwoordelijke zijn, gaan over naar de nieuwe GR2. De voorwaarden waaronder dit zal gebeuren moeten nog worden vastgesteld. Wel staat vast dat zij de ambtelijke status blijven houden. Een GR is immers een publiekrechtelijk orgaan. Ontwikkeling en fasering van de dienstverlening Besluiten over de oprichting van een GR met openbaar lichaam zouden in de het 1 e kwartaal van 2014 genomen kunnen worden. In deze fase beperkt de deelname zich tot de vier initiatief nemers. Het huidig voornemen behelst een bestuurlijk besluit over samenwerking op het terrein van inkoop, ICT en een gemeenschappelijk HRM systeem en de oprichting van een GR met openbaar lichaam. De inrichting van het SSC-ZL en de feitelijke dienstverlening aan de deelnemers verloopt vervolgens gefaseerd. De samenwerking op inkoop wordt als eerste gerealiseerd. Het is te verwachten dat besluiten hierover mogelijk nog dit jaar worden genomen. Effecten op de bestaande samenwerkingsplatforms inkoop worden zeker al in 2014 merkbaar. Voor ICT wordt nu een voorbereidingstermijn van één jaar voorzien. Dat zou betekenen dat men koerst op het operationeel zijn van de ICT samenwerking op 1 januari 2015. Dat is echter zeer ambitieus omdat als randvoorwaarde is gesteld: uniformering en standaardisatie van processen. Dit is niet in één jaar te realiseren. Het daadwerkelijk operationeel zijn van de beoogde full service ICT dienstverlening is daarom o.i. niet te verwachten voor 2016. Tot slot is in de opstartfase van het SSC eveneens de aanbesteding van een gemeenschappelijk HRM systeem voorzien.
1
Einddocument Haalbaarheidsonderzoek SSC-ZL, sept 2013
2
Dat betekent dat de medewerkers van andere gemeenten die in het PIT traject inmiddels medewerker van de
gemeente Heerlen zijn geworden meedoen in deze transitie.
Verbreding van de dienstverlening van het SCC-ZL Zodra de beoogde GR bestuurlijk een feit is (de planning is maart 2014) wordt het onderzoek naar verbreding van de dienstverlening naar de overige gemeenten (en eventueel andere publiekrechtelijke organen) opgestart. Indien deze verbreding een feit is, wordt een eventuele aanpassing van de GR voorzien, waarbij de door BZK aangekondigde “bedrijfsvoerings GR” ook wordt betrokken. Er worden geen uitspraken gedaan op welke wijze eventuele nieuwe deelnemers bestuurlijk participeren. Het oorspronkelijke uitgangspunt dat “regiogemeenten” alleen diensten kunnen afnemen is echter niet meer terug te vinden. Volstaan wordt met de constatering dat een aanpassing van de GR aan de orde kan zijn. Het is de bedoeling dat de centrum gemeenten met de regio gemeenten binnenkort het gesprek aangaan. In onze regio is afgesproken is dat de portefeuillehouders dienstverlening en ICT door wethouder Aarts van de gemeente Heerlen nu worden betrokken bij de ontwikkeling van het SCC. Wethouder Aarts wordt daartoe (voorlopig) voor elk regulier overleg van het portefeuillehouders dienstverlening en ICT uitgenodigd. Mogelijke consequenties voor de besluitvorming over PIT De ontwikkeling naar een gemeenschappelijke Shared Service Center is een bestuurlijk feit. Deelname aan PIT voorkomt dat niet. Maar deelname aan PIT vergroot wel de invloed van de deelnemers op deze ontwikkelingen. Voor de vorming van PIT is immers een lichte GR nodig. Zodra dit bestuurlijk rond is zijn de deelnemers daarmee gesprekspartners in het kader van het SCC. Met andere woorden de invloed van de regiogemeenten is binnen de GR PIT feitelijk groter dan daarbuiten. Voor de betrokken medewerkers is de rechtszekerheid ook groter; immers de uitvoerende gemeente Heerlen garandeert werkgelegenheid voor de duur van de contractperiode (5 jaar). Weliswaar kan niet worden voorkomen dat medewerkers mogelijk twee keer achter elkaar een reorganisatie mee maken. Maar het niet deelnemen aan PIT of uitstel van de beslissing voorkomt dat niet. Wachten we op het moment dat het SSC-ZL de ICT dienstverlening volledig operationeel heeft (dat zal niet voor 2016 zijn) kunnen we wel diensten afnemen maar moeten we over de overgang van medewerkers onderhandelen. Daarmee staan we, als het gaat om rechtszekerheid op achterstand. Samenwerking op ICT terrein is een onafwendbare ontwikkeling. Het alternatief is uitbesteden. Specifiek voor de medewerkers van Brunssum en Landgraaf zijn de plannen voor een gemeenschappelijke bestuursdienst relevant. Bij het voornemen om een gemeenschappelijke bestuursdienst te vormen is niet vooraf afgesproken dat aan iedere medewerkers een werkgelegenheidsgarantie wordt gegeven zoals dat bij PIT wel het geval is. Ook hier geldt dat men bij de overgang naar PIT zeker niet slechter af is. Samenvattend: De plannen voor de ontwikkeling van een SSC-ZL zijn geen reden om de toetreding tot PIT uit te stellen; de vorming van PIT plaatst alle deelnemers in een betere uitgangspositie. De rechtszekerheid van de betrokken medewerkers is beter gewaarborgd dan in een afwachtend scenario. Tenslotte maakt de vorming van PIT de kans groter dat we de ICT dienstverlening ook bij verdere opschaling naar het SSC ZL voor de regio kunnen behouden.
Financiën Parkstad IT wordt in bestuurlijk juridische zin onderdeel van de gemeente Heerlen, maar voert financieel een zelfstandige administratie, waardoor voor alle deelnemers een transparante begroting en jaarrekening kan worden gepresenteerd. De deelnemers zijn het eens geworden over een eenvoudige kostprijsberekening die recht doet aan de feitelijke afname van diensten en die bovendien de doelmatigheid bevordert. De kostprijs voor het standaardpakket dienstverlening is samengesteld uit de daadwerkelijk kosten veroorzakende componenten; werkplekbeheer en servercapaciteit. Daarnaast kunnen tegen kostprijs additionele diensten worden afgenomen.
De jaarlijkse bijdrage (prognose) door de gemeente Kerkrade aan PIT ziet er als volgt uit:
Jaar 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Bijdrage
780.500 817.000 869.000 914.500 962.000 964.000
De jaarlijkse kostenstijging wordt veroorzaakt door jaarlijkse indexering van de budgetten als ook cumulerende kapitaallasten van jaarlijkse vervangingsinvesteringen. De bijdragen 2014 en 2015 passen binnen de Kerkraadse budgetten. Wij merken op dat de begroting van PIT diverse onzekerheden en aannames bevatten. Dit betreft het uiteindelijke aantal deelnemers, de feitelijke kostenontwikkelingen (loonsom, kapitaallasten en prijsindex) en techniek ( type werkplek, storage, servercapaciteit). Gelet op bovenstaande stellen wij voor om de bijdrage 2014 en 2015 goed te keuren zodat PIT van start kan gaan, in 2015 de feitelijke ontwikkelingen te evalueren en een voorbehoud te maken voor een hogere bijdrage na 2015. Dit voorbehoud vanuit Kerkrade om de begroting van PIT na 2015 (nog) niet goed te keuren refereert naar de noodzaak om de gemeenschappelijke regeling financieel strak(ker) te monitoren gelet op de financiële positie van gemeenten en op grond hiervan de begroting 2016 e.v. op basis van die ervaringen bij te stellen. Communicatie Nvt Uitvoering De gemeenschappelijke regeling wordt, na verkregen instemming van uw raad, aangegaan door het college van burgemeester en wethouders. Vooraf wordt met PIT een concept Dienstverleningsovereenkomst afgesloten waarin aard, omvang en kwaliteitsniveau van de dienstverlening alsmede de leveringsvoorwaarden worden vastgelegd. Zodra de formele besluitvorming is afgerond wordt een migratieplan overeengekomen waarin het tijdstip en de fasering van de overdracht van de dienstverlening wordt geregeld.
