KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Sátoraljaújhely Város Önkormányzata valamint Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala - mint ajánlatkérı - közbeszerzési eljárásai elıkészítésének, lefolytatásának belsı felelısségi rendjét, a nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevont személyek felelısségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét A közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. paragrafusában meghatározott kötelezettségének eleget téve az alábbi szabályzatban határozza meg: I. A Szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya Sátoraljaújhely Város Önkormányzata valamint Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: ajánlatkérı) Kbt. hatálya alá tartozó árubeszerzéseire, szolgáltatás megrendeléseire, építési beruházásaira, valamint építési és szolgáltatási koncesszióira (a továbbiakban együtt: közbeszerzéseire) terjed ki. 2. Az ajánlatkérı a közbeszerzések során-ha azok értéke a Kbt. szerinti értékhatárt eléri vagy meghaladja- köteles a Kbt. és végrehajtási jogszabályai, valamint e Szabályzat rendelkezései szerint eljárni. 3. A közbeszerzési értékhatárokat jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. II. Az ajánlatkérı nevében eljáró, döntést hozó személyek illetıleg szervek 1. Az ajánlatkérı nevében az Európai Uniós közösségi (a továbbiakban: közösségi) értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzésekre vonatkozó eljárások során valamennyi döntés meghozatalára a Képviselı-testület jogosult. Ebben az esetben a Közbeszerzési Bizottság tesz elıterjesztést a Képviselı-testület felé. A döntés alapján készült dokumentumokat a polgármester, a döntés alapján készült szerzıdést a polgármester és a jegyzı írja alá. 2. Az ajánlatkérı nevében a nemzeti értékhatárokat elérı vagy meghaladó közbeszerzésekre vonatkozó eljárások során valamennyi döntés meghozatalára a Közbeszerzési Bizottság jogosult. A Közbeszerzési Bizottság 5 fıbıl áll, elnökét és tagjait a Képviselı Testület saját tagjai sorából választja meg. A döntés alapján készült dokumentumokat a polgármester, a döntés alapján készült szerzıdést a polgármester és a jegyzı írja alá. 3. Az ajánlatkérı nevében a nemzeti értékhatárok alatti közbeszerzések, egyszerő közbeszerzési eljárások során: • a 15 millió Ft-ot elérı vagy meghaladó árubeszerzés,
• a 12,5 millió Ft-ot elérı vagy meghaladó értékő szolgáltatás megrendelése, • a 45 millió Ft-ot elérı vagy meghaladó értékő építési beruházás esetén valamennyi döntés meghozatalára a Közbeszerzési Bizottság jogosult. A döntés alapján készült dokumentumokat a polgármester, a döntés alapján készült szerzıdést a polgármester és a jegyzı írja alá. 4. Az egyszerő közbeszerzési eljárás során az ajánlatkérı nevében a nemzeti értékhatárt el nem érı árubeszerzés esetén: • a 8 millió Ft-ot elérı vagy meghaladó, de a 15 millió Ft-ot el nem érı árubeszerzések esetén, • a 8 millió Ft-ot elérı vagy meghaladó, de 12.5 millió Ft-ot el nem érı értékő szolgáltatás megrendelése esetén, • a 15 millió Ft-ot elérı vagy meghaladó, de 45 millió Ft-ot el nem érı értékő építési beruházás megrendelése esetén, valamennyi döntés meghozatalára a polgármester jogosult. A polgármester hatáskörébe tartozó közbeszerzési eljárás során az ajánlatok elbírálására legalább 3 tagú bírálóbizottságot hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó polgármester részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzıkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A bírálóbizottság tagjai felkérésérıl a polgármester dönt úgy, hogy a bírálóbizottság legalább egy tagjának Sátoraljaújhely Város Polgármesteri Hivatalának a közbeszerzés tárgya szerinti gazdasági-pénzügyi, illetve mőszaki alkalmasságának a megítélésére vonatkozóan megfelelı szakértelemmel rendelkezı köztisztviselıjének kell lennie. A bírálóbizottság tagjainak teljesítenie kell a Kbt. 10.§-ában meghatározott összeférhetetlenségi feltételeket. 5. A közbeszerzési eljárás elıkészítése, a felhívás és dokumentáció elkészítése és az eljárás más szakaszában résztvevı személyeknek és szerveknek - a közbeszerzés tárgya szerinti – szakértelemmel kell rendelkezniük. III. Az ajánlatkérı nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetıleg az eljárásba bevont személyek, illetve szervek feladatai 1.
A Képviselı-testület feladatai • a Közbeszerzési Szabályzat jóváhagyása, módosítása • a tárgyévben megvalósítandó közbeszerzések pénzügyi fedezetének a költségvetési rendeletben való meghatározása • a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv által elıkészített tárgyévi közbeszerzési terv jóváhagyása, módosítása • az éves statisztikai összegzés jóváhagyása • az elızetes összesített tájékoztató jóváhagyása • a közösségi értékhatárokat elérı vagy meghaladó közbeszerzések esetén: az eljárás során az összes döntés meghozatala a lefolytatandó eljárás fajtáinak jóváhagyása a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevétele,
A közbeszerzési referens által elıkészített tárgyévi közbeszerzési terv jóváhagyása, módosítása.
2.
A Közbeszerzési Bizottság feladatai a nemzeti értékhatárokat elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzési eljárások esetén, valamint az értékhatár szerint a döntési jogkörébe tartozó nemzeti értékhatárok alatti értékő közbeszerzések, az egyszerő közbeszerzési eljárások esetén • a lefolytatandó eljárás fajtájának jóváhagyása
• hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételérıl való döntési javaslat
• • • • • • • • 3.
az ajánlati felhívás, valamint a részvételi felhívás jóváhagyása a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása az eljárás során az összes döntés meghozatala a részvételi jelentkezések és ajánlatok felbontása az értékelési eljárás lefolytatása a hiánypótlással kapcsolatos döntések meghozatala az ajánlat érvénytelenségének megállapítása a kizáró okok vizsgálata.
A Polgármester feladatai az értékhatár szerint a döntési jogkörébe tartozó nemzeti értékhatárok alatti értékő közbeszerzések, az egyszerő közbeszerzési eljárások esetén: • a lefolytatandó eljárás fajtájának jóváhagyása • hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevétele
• az ajánlattételi felhívás jóváhagyása
• a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása • a döntések alapján elkészült dokumentumok aláírása. 4.
5.
Sátoraljaújhely Város Polgármesteri Hivatala Belsı Ellenırzési Csoportja feladatai • a közbeszerzési eljárások lefolytatása törvényességének és szakszerőségének ellenırzése, • évente tételes ellenırzést végez a lefolytatott eljárásokkal kapcsolatban, amely kiterjed az eljárások szabályszerőségének vizsgálata mellett az elbírálás szempontjainak kiválasztására és azok érvényesítésére, valamint a szerzıdések megkötésére, módosítására és teljesítésére. • Az ellenırzésekrıl készült jelentést megküldi a jegyzınek. A közbeszerzési referens feladatai:
• A közbeszerzési eljárás elıkészítése, az ajánlati/ajánlattételi felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció elkészítése, rendelkezésre bocsátása, •
•
A közbeszerzés tárgyát képezı eljárással összefüggésben elkészíti a beszerzés mőszaki specifikációját, majd szakértıkkel konzultálva elkészíti az ajánlati dokumentációt, ideértve a közbeszerzés tárgyát képezı mellékleteket, A döntéshozó részére meghatározza a közbeszerzés értékét,
• Koordinálja a közbeszerzési eljárást az ajánlati felhívás elkészítésétıl az eljárás eredményének a Közbeszerzési Értesítıben történı közzétételéig,
•
• • •
Az ajánlatkérıvel egyeztetett módon közremőködik az eljárás során érkezett kérdések és észrevételek megválaszolásában, illetıleg a válaszadás elıkészítésében. A hozzá érkezett anyagokat haladéktalanul továbbítja az ajánlatkérı felé, A Kbt.-ben meghatározott határidıre elkészíti és módosítja közbeszerzési tervet az adott évben tervezett közbeszerzésekrıl, majd a Képviselı-testület jóváhagyását követıen a Közbeszerzések Tanácsa részére megküldi, Az éves statisztikai összegzés elkészítése és a Képviselı-testület jóváhagyását követı megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére, Az elızetes összesített tájékoztató elkészítése és a Képviselı-testület jóváhagyását követı megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére.
IV. A közbeszerzési eljárás lefolytatásának általános szabályai 1.
2.
3.
Az eljárás lefolytatása a közbeszerzés tárgya szerint érintett közbeszerzési referens és a Közbeszerzési Bizottság feladata; felelnek azért, hogy az eljárás megfeleljen a Kbt. elıírásainak. A közbeszerzési eljárás elıkészítése, az ajánlati felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció elıkészítése és az eljárás megindítása elıtt szükséges döntések meghozatalát segítı elıterjesztések elıkészítése a közbeszerzési referens feladatkörébe tartozik. A jegyzı a tárgyév április 30-áig –a közbeszerzési tervben foglaltak alapjánmeghatározza a közbeszerzési referens feladatát segítı egyes ügyekben adatot szolgáltató köztisztviselık feladatait.
2005. január 1-jétıl a közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzések után hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonása kötelezı.
V. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1.
2. 3.
Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési referens, minden évben, legkésıbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készít az önkormányzat költségvetése alapján a tárgyévben tervezett közbeszerzésekrıl. A közbeszerzési terv nyilvános. A jegyzı köteles a közbeszerzési tervet a helyben szokásos módon közzétenni. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell ırizni. A közbeszerzési terv alkalmazandó mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülı valamennyi adminisztrációs kötelezettség –ide nem értve a Közbeszerzési Bizottság összehívását és az ülésérıl készülı jegyzıkönyv elkészítését-a közbeszerzési referenst terheli. A közbeszerzési referens köteles a közbeszerzési eljárás
4.
5.
6.
7.
8. 9.
befejezését követı 15 napon belül az eljárásról készült dokumentáció eredeti példányait a jegyzı részére átadni. Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelıen írásban kell rögzíteni. A közbeszerzési terv módosítását indokolni kell. Az eljárás elıkészítésével, lefolytatásával és a szerzıdés teljesítésével kapcsolatosan keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetıleg a szerzıdés teljesítésétıl számított 5 évig az irattárban meg kell ırizni. Elızetes összesített tájékoztatót (illetve különös közbeszerzési eljárást alkalmazók esetében idıszakos elızetes tájékoztatót) kell készíteni, amennyiben az adott évre (illetve a következı legfeljebb 12 hónapra) tervezett közbeszerzések tárgyankénti összértéke a jogszabályban meghatározott összeghatárokat eléri, vagy meghaladja. A tájékoztató a közbeszerzés tárgyaiként külön-külön, vagy egyben is elkészítendı. Az elızetes összesített tájékoztató elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 2/2006.(I.13.) IM rendelet 3. számú melléklete tartalmazza, míg a 4.számú melléklettel megküldeni a Közbeszerzési Értesítı részére. Az elızetes összesített tájékoztató elkészítéséért és az értékhatárok, illetve az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kíséréséért a közbeszerzési referens a felelıs. Az elızetes összesített tájékoztatót a tárgyév március 31. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra a Képviselı-testületnek megküldeni. Jóváhagyás után az elfogadott összegzést a tárgyév április 15. napjáig meg kell küldeni közzétételre a Közbeszerzések Tanácsán keresztül az Európai Unió Hivatalos Lapjának. A megküldés az összegzést készítı feladata. A tájékoztató esetlegesen szükséges módosításáért és megküldéséért szintén a közbeszerzési referens a felelıs. Építési beruházás esetén a tájékoztatót a tervezett beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követı 3 munkanapon belül kell elkészíteni, és a döntést követı 5 munkanapon belül kell jóváhagyni, valamint a jóváhagyott tájékoztatót megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának. Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekrıl éves statisztikai összegzést kell készíteni. Az éves statisztikai összegzés elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 2/2006.(I.13.) IM rendelet 21.számú melléklete tartalmazza. Az éves összegzés elkészítéséért és az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kíséréséért a közbeszerzési referens a felelıs.. Az éves statisztikai összegzést a tárgyévet követı év április 30. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra a Képviselı-testületnek beterjeszteni.
VI. Az ajánlatkérı nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetıleg az eljárásba bevont szervezetek és személyek felelısségi köre 1.
2.
3.
Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés a Kbt.-ben foglalt határidıre történı elkészítéséért és továbbításáért a közbeszerzési referens a felelıs. Az eljárások szabályszerőségéért, illetve jogszerőségéért a közbeszerzési referens, a közbeszerzésben résztvevı szakértelemmel rendelkezı köztisztviselı, valamint az eljárásban résztvevı egyéb személy a felelıs. Az eljárások adminisztrálásáért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megırzéséért a közbeszerzési referens és Sátoraljaújhely Város Polgármesteri Hivatala felelıs.
4.
Az eljárás során hozott döntésekért, beleértve az eljárást lezáró döntést is, a döntéshozó felelıs.
VII. Hatályba léptetı és záró rendelkezések
1. Jelen Szabályzat 2006. augusztus 1. napján lép hatályba. Rendelkezéseit csak a hatályba lépését követıen indított közbeszerzések esetén kell alkalmazni. 2. Jelen szabályzat hatályba lépésével Sátoraljaújhely Város Önkormányzata Képviselı-testülete 227/2004./15263/X.14./.számú határozatával jóváhagyott, 2004.október 15.napjától hatályos közbeszerzési szabályzata hatályát veszti. 3. A közbeszerzést végzı személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen Szabályzat elıírásai szerint a tılük elvárható gondossággal eljárni
