KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZAT

3. SZ. FÜGGELÉK

KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZAT GULYÁS PÁL KÖZÉPISKOLAI KOLLÉGIUM (4024 Debrecen, Sumen u. 3.) OM azonosító: 039355

Érvényes 2011. 07. 01.-től határozatlan időre, visszavonásig illetve módosításig

Készítette: ………………………… Barabás Attiláné igazgató Debrecen 2011. 07. 01.

TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 1. ALAPELVEK 1.1. A SZABÁLYZAT CÉLJA, TARTALMA 1.2. A SZABÁLYZAT SZEMÉLYI HATÁLYA 1.3. A KIKÜLDETÉS ELRENDELÉSE 1.4. A KIKÜLDETÉS MEGHATÁROZÁSA 1.5. A KIKÜLDETÉS PÉNZÜGYI FORRÁSA 2. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉS 2.1. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE 2.2. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK ELSZÁMOLÁSA 2.2.1. A kiküldetési előleg 2.3. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSBEN RÉSZTVEVŐT MEGILLETŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK 2.3.1. Belföldi utazási költségtérítés 2.3.2. Saját tulajdonú személygépkocsi használata 2.3.3. Egyéb költségtérítés 3. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS 3.1. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS RENDJE 3.2. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK RENDJE 3.2.1. Kiküldetési előleg 3.3. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS SORÁN FELMERÜLŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK 3.3.1. Külföldi kiküldetési napidíj 3.3.2. A szállásköltség 3.3.3. Gépjárműköltség 3.3.4. Egyéb költség 3.3.5. Elszámolható egyéb költségek 3.4. KÜLFÖLDI UTAZÁSI KÖLTSÉGTÉRÍTÉS 3.4.1. Egyéb költségtérítés 3.5. ÚTI JELENTÉS 4. A SZABÁLYZAT HATÁLYOSSÁGA

1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5

BEVEZETÉS A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. § (1) bekezdése általi felhatalmazással Az államháztartás működésének rendjét szabályozó 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 20 §. (3) c) pontja rendelkezik arról, hogy a költségvetési szerveknek kötelező szabályozni a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos feladatokat. Ennek alapján alkotta meg DMJV Közgyűlése a 242/2003. (XII.18.) Kh. Határozatát, amelynek II./1 bekezdését a1külföldi kiküldetések rendjéről szóló szabályzat alapelveinek meghatározásáról szóló 181/2011. (VI. 30.) önkormányzati határozattal módosította. Fentiek, valamint • a Munkatörvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény • a Közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény • a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény • a Belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005. (XII.20.) Kormányrendelet

•

a Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 168/1995. (XII.27.) Kormányrendelet

1

2

figyelembe vételével az intézmény kiküldetési rendjét a következők szerint határozom meg. 1. ALAPELVEK 1. 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA, TARTALMA A kiküldetési szabályzat készítésének célja, hogy biztosítsa a Gulyás Pál Középiskolai Kollégiumban a belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos feladatok szabályszerű végrehajtásának rendjét. A szabályzat – a kiküldetéssel kapcsolatban – a következő feladatokhoz tartalmaz kötelező előírásokat • a kiküldetés elrendelése • a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolása 1. 2. A SZABÁLYZAT SZEMÉLYI HATÁLYA A szabályzat személyi hatálya csak az intézménnyel határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozókra vonatkozik. 1.3. A KIKÜLDETÉS ELRENDELÉSE • A belföldi és külföldi kiküldetést a költségvetési szerv szervezeti felépítésének megfelelően, a munkáltatói jogkör gyakorlására jogosult vezető rendeli el. • Az elrendelő személy határozza meg az utazás célját, időtartamát, költségtérítését és az ahhoz szükséges adatokat. • A kiküldetést kezdeményezheti az elrendelő, de kezdeményezheti a kiküldetésbe rendelt alkalmazott is. 1. 4. A KIKÜLDETÉS MEGHATÁROZÁSA A Gulyás Pál Középiskolai Kollégiumban kiküldetésnek minősül • az intézményen kívül, de a város területén belül történő munkavégzés, amely jelenleg az anyagbeszerzési feladatokra korlátozódik • jelenleg ugyan nem létező, de esetleg a későbbiekben – külső forrás rendelkezése állásra esetén megkötendő határon belüli és határon túli együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat • egyedileg, speciálisan ilyen céllal és külső forrásból szerveződő szakmai konferencián, továbbképzésen, pedagógiai kiállításon vagy tanulmányi úton való részvétel • a Továbbképzési Szabályzatban meghatározott célokkal összhangban álló, - az intézmény szakmai – pedagógiai igényeinek megfelelő területre meghirdetett és a finanszírozást is biztosító - külső pályázat útján elnyerhető szakmai célú továbbképzés, ösztöndíj • A Hátrányos helyzetű tanulók Arany János Tehetséggondozó Programja kertében szervezett szakmai konferencia, Országos Tanévnyitó, szakmai értekezlet és továbbképzés • Nem tartoznak a Kiküldetési Szabályzat hatálya alá az Arany János Tehetséggondozó Programban résztvevő tanulók számára szervezett belföldi és külföldi tanulmányi utak. Ezen alkalmakkor a csoportvezető nevelőtanárok a tanulókíséreti, tanulófelügyeleti és programszervezői feladataikat - az Arany János programon belüli csoportvezetői feladatra történő megbízásuk mellett - túlmunka keretében látják el. A tanulmányi utak során munkát végző pedagógusok túlóra díjazásának szabályait az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képező Kollektív Szerződés tartalmazza. 1. 5. A KIKÜLDETÉS PÉNZÜGYI FORRÁSA • költségvetési támogatás • kiküldetéssel megvalósuló feladatra kiírt pályázaton elnyert pénzösszeg • Hátrányos helyzetű tanulók Arany János Tehetséggondozó Programja költségvetése 2. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉS Belföldi kiküldetés a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés. 2. 1. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE • A belföldi kiküldetés alanya csak olyan, az intézménnyel határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszonyban álló személy lehet, akinek a belföldi kiküldetéshez kapcsolódó feladata a munkaköri kötelezettségének teljesítéséhez közvetlenül kapcsolódik. A pedagógus munkakörben alkalmazott dolgozókon kívül ebbe a körbe kizárólagosan az anyagbeszerző feladatokat ellátó, jelenleg a gondnoki munkakörben foglalkoztatott dolgozó, a saját gépkocsi használattal összefüggő üzemanyag elszámolása révén – tartozik. • Belföldi kiküldetés elrendelése a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység által aktuálisan használatos, 3

• • • •

kereskedelmi forgalomban kapható, jelenleg „Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” B. 18-70. r. sz. – Pátria Nyomda Zrt. – (D 5053) számú formanyomtatványon vagy a TÁG Gazdasági Egység által egyedileg készíttetett 25x3 lapos Kiküldetési rendelvény nyomtatványon történik. A Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt a kiküldetés megkezdése előtt kell kitölteni, és azt a kiküldetést elrendelőnek alá kell írni. A bizonylat-nyomtatványt a szükséges mellékletekkel (közlekedési, szállás és egyéb költségekről szóló számlákkal) együtt a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység ügyintézőjéhez a kiküldetés teljesülését követő 1 héten belül kell eljuttatni. A kiküldetés a közalkalmazotti jogviszonyban álló személyre nézve – különösen beosztására, képzettségére, korára, egészségi állapotára, vagy egyéb körülményeire tekintettel – aránytalan sérelemmel nem járhat. Nem kötelezhető beleegyezése nélkül más helységben végzendő munkára a nő terhessége megállapításának kezdetétől gyermeke hároméves koráig, vagy a gyermekét egyedül nevelő férfi, a gyermeke 3 éves koráig.

2. 2. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK ELSZÁMOLÁSA 2.2.1. A kiküldetési előleg • A belföldi kiküldetéshez a költségek finanszírozására előleg igényelhető, melyet a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység belső szabályzata szerinti nyomtatvány kitöltésével lehet igényelni. • A kiküldetési előleg felvételére készpénzben történő felvétel útján kerülhet sor. • Amennyiben a kiküldöttnek többlet költségtérítés jár a korábban felvett kiküldetési előleghez képest, annak megtérítése szintén készpénzben történő kifizetéssel valósulhat meg. • A kiküldetési előleg esetleges többletét elszámoláskor a pénztárba vissza kell fizetni.

• •

Kiküldetési előleg folyósítása esetén további előleg csak abban az esetben igényelhető, ha a felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt. A kiküldetési előleg elszámoltatása során figyelemmel kell lenni a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység által alkalmazott Pénzkezelési Szabályzatában foglaltakra is.

2.3. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSBEN RÉSZTVEVŐT MEGILLETŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK 2.3.1. Belföldi utazási költségtérítés Vasúton és autóbuszon történő utazás esetén egyaránt megtérítendő a számlával és a menetjeggyel valamint az IC vagy egyéb pótjeggyel igazolt útiköltség teljes összege. 2.3.2. Saját tulajdonú személygépkocsi használata A Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység vonatkozó szabályozása és fentiekben megnevezett használatban levő nyomtatványok szerint történik a költségtérítés. 2.3.3. Egyéb költségtérítés • a kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő helyi közlekedési költség • szállás költség • parkolási díj • A belföldi kiküldetés során felmerülő egyéb költségtérítés körébe tartozó költségek kizárólag a Tóth Árpád Gim názium Gazdasági Egység által meghatározott intézményi névre és címre /Tóth Árpád Gimnázium (Gulyás Pál Középiskolai Kollégium) 4024 Debrecen, Szombathi István u. 12./ szóló számla alapján számolhatók el. • Nem számolhatók el a belföldi hivatalos kiküldetés során a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadások, így az orvosi költség, gyógyszer, szeszesital, ruházat. 3. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS Külföldi kiküldetés az intézmény tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelemszerzéssel együtt járó, a Magyar Köztársaság területén kívüli (a továbbiakban: külföldi) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. 3. 1. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS RENDJE • A külföldi kiküldetés alanya az intézménnyel határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszonyban álló, pedagógus munkakörben foglalkoztatott dolgozó lehet. • A külföldi kiküldetést a Tóth Árpád Gimnázium (továbbiakban TÁG) Gazdasági Egység által aktuálisan használandó Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványon kell elrendelni, amelyet a munkáltatói jogkört gyakorló vezető aláírásával igazol. A kiküldetési rendelvényt valamint az elszámolandó 4

•

költségekről szóló számlákat együtt kell a gazdasági ügyintézőnek a TÁG Gazdasági Egységéhez eljuttatni. Külföldi kiküldetést az azt alátámasztó bizonylat alapján lehet elrendelni. (Ez lehet konferenciára történő meghívás, testvér-város vagy partner-intézmény meghívólevele, a külföldi kiküldetést lehetővé tevő pályázati leírás vagy egyéb dokumentum.)

3.2. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK RENDJE • A külföldi hivatalos kiküldetés költségeinek fedezetére történő valutavásárlás, valamint a devizaszámláról való valutafelvétel során a devizakorlátozások megszüntetéséről, valamint egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló 2001. évi XCIII. törvény előírásait kell alkalmazni. • A külföldi pénznemben keletkezett bevételt, felmerült kiadást, valamint bármely bizonylaton külföldi pénznemben megadott, az adó mértékének meghatározásához felhasznált adatot a Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) hivatalos devizaárfolyamának, olyan külföldi pénznem esetében, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam-lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyam alapulvételével kell forintra átszámítani. • A külföldi pénznemről történő átszámításhoz bevétel esetében a bevételszerzés időpontjában, kiadás esetében a teljesítés időpontjában érvényes árfolyamot kell alkalmazni. 3.2.1. Kiküldetési előleg • A külföldi kiküldetéshez a kiküldetés megkezdését megelőzően kiküldetési előleg igényelhető. • A kiküldetési előleget a TÁG Gazdasági Egység pénztárában lehet felvenni. • Ehhez a TÁG Gazdasági Egység által használt „Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” című nyomtatvány megfelelő részeinek kitöltésével, - a várható úti és szállás költség valamint egyéb kiadások, illetve a várható váltási árfolyam figyelembevételével, - forintban kifejezve kell a bruttó pénzösszeget megigényelni. • A külföldi napidíj előleg kifizetéséből SZJA előleget kell levonni. • Az intézmények nyilatkoztatnia kell a kiküldött személyt a bevétellel szembeni elszámolható költséghányadról és a levonandó SZJA előleg mértékéről. • A kiutazáshoz szükséges valutát a kiutazó is megvásárolhatja, illetve a külföldön felmerülő költségeket bankkártyával is kiegyenlítheti. A valutaváltásról szóló bizonylatot, valamint a bankkártya külföldi használatát igazoló bizonylat másolatát a kiküldetési utasítás és költségelszámoláshoz kell csatolni. Akkor is így kell eljárni, ha a kiküldött maga előlegezi meg a költségeit, azaz útielőleget nem igényel. • Amennyiben a kiküldöttnek többlet költségtérítés jár a korábban felvett kiküldetési előleghez képest, annak megtérítése átutalással vagy készpénzben történő kifizetéssel történhet meg. • A kiküldetési előleg esetleges többletét a TÁG Gazdasági Egység pénztárába az elszámolással egyidejűleg vissza kell fizetni. • Kiküldetési előleg folyósítása esetén további előleg csak abban az esetben igényelhető, ha a felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt. 3.3. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS SORÁN FELMERÜLŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK 3.3.1. Külföldi kiküldetési napidíj • A külföldi napidíj összege a kiutazó étkezéseinek fedezetére szolgál, így annak igénybevétele esetén a kiküldetésben résztvevő az intézmény felé saját étkezéséről számlát nem nyújthat be. • A külföldi kiküldetési napidíj a kiküldött személynél adóköteles jövedelemnek minősül. • A külföldi napidíj teljes összege bevétel, a kiküldött a személyi jövedelemadó bevallásában számol el a nevére szóló számla alapján az étkezéssel felmerült költségeivel. Ha számlával nem rendelkezik a kiküldött személy, akkor az összes bevétel adóköteles jövedelem lesz. • Nem számolható el napidíj, ha a kiutazó teljes ellátásban részesül. • A külföldi kiküldetés esetén fizetendő napidíj összegét Debrecen Megyei Jogú Város Közgyűlése a 242/2003. (XII.18.) Kh. határozatának II./1 pontjában határozta meg. A hatályos szabályozás szerint a napidíj összege maximum 55 Euró/nap összeg lehet, azzal együtt, hogy eltérő devizanem esetén az átszámítást MNBárfolyamon kell elvégezni. • A napidíj összegét a kiküldetés időtartama és a külföldön kapott ellátás figyelembevételével kell megállapítani. A kiküldetés tényleges időtartamába az indulás szerinti időpontot megelőző 1 óra, illetve az érkezést követő 1 óra beszámítható. A kiküldetés idejét napokra kell átszámítani, a törtnapok, ha a 8 órát meghaladják, egész napnak számítanak. Ha a törtrész kevesebb, mint 8 óra, de legalább 4 óra, akkor erre az időre 50%-os napidíj jár. • Ha a kiküldött külföldi tartózkodása során térítésmentes élelmezésben részesül, részére az egyébként járó napidíj 40%-át, reggeli esetén a napidíj 90%-át kell megállapítani. 5

3.3.2. A szállásköltség • Ennek mértékét tapasztalati adatok alapján a takarékossági elvek fokozott érvényesítésével kell megállapítani, számla alapján történő elszámolási kötelezettséggel. • Díjtalan elszállásolás esetén a kiküldötteket a szállásköltség nem illeti meg. • A kiutazók szállásköltségre előlegként a napidíj 150%-át (90 USD/nap), illetve ennek a napi árfolyamon számított EURO összegét kapják meg utólagos elszámolással. 3.3.3. Gépjárműköltség • A valutában téríthető mértékét a hatályos jogszabályok figyelembevételével, a magántulajdonban lévő gépjárművek igénybevételével, valamint a szolgálati gépjármű használatánál üzemanyag-vásárlásra, továbbá a szolgálati gépjárművel történő kiutazás során a felmerült, biztosító által meg nem térített költségekre kell megállapítani. • Az elszámolást útnyilvántartással kell igazolni, amelyhez mellékelni kell az üzemanyagárat és a javítást igazoló számlát. 3.3.4. Egyéb költség • Az előre nem tervezhető, indokolt dologi kiadások fedezeteként a kiküldöttek részére az összesen folyósított napidíj 20%-os mértékének megfelelő összeget lehet megállapítani, számla alapján történő elszámolási kötelezettség mellett. 3.3.5. Elszámolható egyéb költségek • utazási költség – célországon belül – helyközi járatra és városi tömegközlekedési eszközre • utazáshoz kapcsolódó biztosítások • hivatali célból felmerült telefon-telefax költség • repülőtéri illeték • parkolási díj, autópálya, alagút, úthasználathoz kötődő egyéb illetékek, díjak 3.4. KÜLFÖLDI UTAZÁSI KÖLTSÉGTÉRÍTÉS • A külföldi utazási költségtérítés szabályai megegyeznek a 3.3.1; 3.3.2; 3.3.3; 3.3.4; és 3.3.5. pontokban leírtakon túl azzal, hogy repülőn történő utazás esetében a turista osztályú menetjegy téríthető meg. • Vonaton, hajón, kompon történő utazás esetében II. osztályú vagy turista osztályú menetjegy téríthető meg, mely magában foglalja a hálókocsi, kabin árát is. 3.4.1. Egyéb költségtérítés • A külföldi hivatalos kiküldetés során csak a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerülő költségek számolhatók el, így különösen  a kiküldetés célját képező konferencia részvételi, regisztrációs költsége  vízum díj  helyi közlekedési költség  személyi biztosítási díj, poggyász- és balesetbiztosítás díja  a hivatali feladatok elvégzésével kapcsolatosan felmerült kiadások, így a hivatalos telefon, telefax díja • A felmerült költségek igazolására külföldi küldetés esetén is kizárólag a TÁG Gazdasági Egység által meghatá rozott intézményi névre és címre /Tóth Árpád Gimnázium (Gulyás Pál Középiskolai Kollégium) 4024 Debrecen, Szombathi István u. 12./ kiállított számla fogadható el. • Az idegen nyelven kiállított, illetve befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, melyek a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, - a könyvviteli nyilvántartásban történő rögzítést megelőzően magyarul is fel kell tüntetni. 3.5. ÚTI JELENTÉS • Minden külföldi utazásról hazatérő kiküldöttnek maximum 2 héten belül úti jelentést kell készítenie és azt a kiküldetést elrendelő munkáltató részére át kell adnia, vagy részére el kell juttatnia. • Az úti-jelentésnek a munkáltató nevére és címére történő megküldése a kiküldött feladata. 4. A SZABÁLYZAT HATÁLYOSSÁGA 6

Jelen szabályzat a 2011. 07. 01.-től határozatlan időtartamra készült, így visszavonásig illetve módosításig érvényes. A vonatkozó törvények, rendeletek illetve egyéb jogszabályok változása esetén a szabályzat módosítását kötelezően el kell végezni.

Debrecen, 2011. 07. 01.

………………………………… Barabás Attiláné igazgató

7