KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA MALAYSIA
PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN BILANGAN 4 TAHUN 2013 TATACARA PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN TUJUAN 1.
Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan tatacara pengesahan
dalam perkhidmatan (PDP) dan pemberian taraf berpencen (PTB) Anggota Perkhidmatan Pendidikan di bawah bidang kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia (SPP).
LATAR BELAKANG 2.
Peraturan-Peraturan
Pegawai
Awam
(Pelantikan,
Kenaikan
Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 [P.U.(A)1/2012] telah dikuat
kuasakan pemakaiannya mulai 1 Januari 2012. Peraturan ini
menggantikan Kenaikan
Peraturan-Peraturan
Pangkat
dan
Pegawai
Penamatan
[P.U.(A)176/2005]. 1
Awam
(Pelantikan,
Perkhidmatan)
2005
3.
Peraturan 29, P.U.(A)1/2012 memperuntukkan seseorang pegawai
yang dalam tempoh percubaan yang telah memenuhi semua syarat yang dinyatakan dalam skim perkhidmatan atau apa-apa syarat lain yang ditetapkan adalah layak disahkan dalam perkhidmatan oleh Suruhanjaya yang berkenaan. Peraturan 38, peraturan-peraturan yang sama memperuntukkan seseorang pegawai yang tidak memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) layak diberi taraf berpencen mengikut Undang-Undang Pencen.
4.
Perenggan 8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2012
telah memperuntukkan tempoh percubaan yang akan diguna pakai ialah 1 hingga 3 tahun.
TAKRIFAN KETUA JABATAN 5.
Bagi
maksud
pemakaian
Pekeliling
ini,
“Ketua
Jabatan”
bermaksud Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia dan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk bertindak bagi
pihaknya
dan
bertanggungjawab
mengawal
Buku
Rekod
Perkhidmatan seperti yang berikut: i.
Anggota yang berkhidmat di Bahagian-Bahagian, Kementerian Pendidikan Malaysia, Ketua Jabatan ialah Pengarah atau Setiausaha Bahagian yang berkenaan;
ii.
Anggota berkhidmat di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Kampus-Kampusnya, Ketua Jabatan ialah Rektor IPGM atau Pengarah bagi IPG Kampus yang berkenaan;
iii.
Anggota berkhidmat di Politeknik, Kolej Komuniti, Kolej Matrikulasi, Ketua Jabatan ialah Pengarah di institusi yang berkenaan;
2
iv.
Anggota berkhidmat di Jabatan Pendidikan Negeri, Ketua Jabatan ialah Pengarah Pendidikan Negeri atau Pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pengarah Pendidikan Negeri;
v.
Anggota yang berkhidmat di Pejabat Pendidikan Daerah, Ketua Jabatan ialah Pegawai Pendidikan Daerah(PPD);
vi.
Anggota yang berkhidmat di semua jenis sekolah menengah dan Pengarah Kolej Vokasional, Ketua Jabatan ialah pengetua sekolah menengah dan Kolej Vokasional yang berkenaan; dan
vii.
Anggota yang berkhidmat di semua jenis sekolah rendah dan sekolah menengah bukan Pusat Tanggungjawab (PTJ), Ketua Jabatan ialah Pegawai Pendidikan Daerah(PPD).
6.
Bagi maksud pekeliling ini, walaupun Guru Besar sekolah rendah/
pengetua sekolah menengah bukan PTJ tidak ditakrifkan sebagai Ketua Jabatan, namun begitu Guru Besar/Pengetua adalah bertanggungjawab untuk menyediakan perakuan urusan perkhidmatan bagi anggotaanggota yang berada di bawah seliaannya. SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 7.
Seseorang anggota tetap yang sedang berkhidmat dalam tempoh
percubaan layak disahkan dalam perkhidmatan apabila telah memenuhi syarat-syarat seperti yang berikut: Bil i.
Skim Perkhidmatan Pegawai Perkhidmatan
Syarat PDP a.
Pendidikan (PPP) dan Pegawai Pendidikan
Menjalani percubaan bagi tempoh 1 hingga 3 tahun;
b.
Pengajian Tinggi (PPPT)
Hadir dengan jayanya Kursus Induksi /Program Transformasi Minda (PTM); dan
c.
3
Diperaku oleh Ketua Jabatan.
ii.
Anggota Kumpulan
a.
Menjalani percubaan bagi
Pelaksana (AKP)
tempoh 1 hingga 3 tahun; b.
Hadir dengan jayanya Kursus Induksi / PTM;
c.
Lulus Peperiksaan Perkhidmatan seperti yang disyaratkan mengikut Skim Perkhidmatan; dan
d.
Jawatan-jawatan
dalam
kategori
Diperaku oleh Ketua Jabatan.
AKP
di
bawah
Perkhidmatan
Pendidikan ialah seperti di LAMPIRAN A. PENGECUALIAN MENGHADIRI PTM / KURSUS INDUKSI 8.
Anggota tetap yang sedang berkhidmat dan masih dalam tempoh
percubaan tetapi telah lulus PTM, Kursus Induksi atau lulus Peperiksaan Am Kerajaan di skim perkhidmatan terdahulu adalah dikecualikan dari menghadiri PTM. Pengecualian daripada menghadiri PTM boleh diberikan oleh Pengurus Sumber Manusia, Kementerian/Jabatan/Agensi dan hendaklah direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) anggota. PEMILIHAN PEKERJA 9.
OPSYEN
SKIM
KUMPULAN
WANG
SIMPANAN
Seksyen 6A(1), Akta Pencen 1980 (Akta 227) memberi peluang
kepada anggota yang dilantik pada atau selepas 12 April 1991 memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) atau pencen sebelum disahkan dalam perkhidmatan.
4
10.
Ketua Jabatan seperti mana yang ditakrifkan mengikut perenggan
5(i) hingga (vii) hendaklah memberi penjelasan kepada anggota mengenai faedah yang boleh diperolehi apabila memilih Skim KWSP atau pencen. Walau bagaimanapun, Guru Besar/Pengetua sekolah menengah bukan PTJ boleh memberi penjelasan sekiranya diwakilkan oleh PPD. Perkara-perkara yang perlu ditegaskan oleh Ketua Jabatan adalah seperti yang berikut: i.
implikasi pilihan dengan membuat perbandingan faedah di antara Skim KWSP dan Pencen;
ii.
menyatakan dengan jelas pilihan yang telah dibuat oleh anggota dan mengemukakan Jadual Kelima Peraturan 37, P.U.(A)1/2012 yang telah dilengkapkan oleh anggota
ke SPP bersama-sama
dengan perakuan pengesahan dalam perkhidmatan; dan iii.
memberi peringatan kepada anggota bahawa : a.
Anggota
yang
gagal
mengembalikan
Jadual
Kelima
Peraturan 37, P.U.(A)1/2012 atau mengembalikan Jadual Kelima Peraturan 37, P.U.(A)1/2012 tanpa menyatakan sebarang pilihan atau membuat pilihan dengan bersyarat akan dianggap telah menolak opsyen Skim KWSP; dan b.
Opsyen yang telah ditandatangani oleh anggota dan telah diterima oleh SPP adalah MUKTAMAD dan TIDAK BOLEH DIPINDA.
TATACARA PERAKUAN PDP OLEH KETUA JABATAN DAN PENETAPAN TARIKH PDP 11.
Bagi anggota dalam tempoh percubaan yang telah memenuhi
semua syarat PDP dan telah berkhidmat tidak kurang dari tempoh percubaan minimum (satu tahun), Ketua Jabatan hendaklah mengambil salah satu tindakan seperti yang berikut: 5
Tindakan
Senarai Borang Yang Perlu Tempoh Dikemukakan
i.
Memperakukan
a.
PDP
Borang
perakuan SPP/K/002 1 bulan dari
seperti di Lampiran I; b.
tarikh layak
Borang Jadual Ketiga : i.
Pengesahan
Dalam
Perkhidmatan seperti di Lampiran II bagi anggota yang sedang berkhidmat di semua jenis Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
bukan
PTJ; dan ii.
Pengesahan
Dalam
Perkhidmatan seperti di Lampiran III bagi anggota yang sedang berkhidmat di agensi-agensi kecuali
yang
berkhidmat
di
Sekolah Rendah dan Sekolah
Menengah
bukan PTJ. c.
Borang Jadual Kelima: i.
Borang Kumpulan 6
Opsyen Wang
Simpanan
Pekerja
Mengikut Subseksyen 6A(1), Akta Pencen 1980 bagi anggota yang sedang berkhidmat di
agensi-agensi
kecuali
yang
berkhidmat Sekolah
di Rendah/
Sekolah Menengah bukan PTJ seperti di
Lampiran
IV;
atau ii.
Borang
Opsyen
Kumpulan
Wang
Simpanan
Pekerja
Mengikut Subseksyen 6A(1), Akta Pencen 1980 bagi anggota yang sedang berkhidmat di
semua
jenis
Sekolah
Rendah
dan
Sekolah
Menengah PTJ
seperti
Lampiran V.
7
bukan di
d.
Kenyataan Perkhidmatan anggota
yang
telah
dikemaskinikan ii.
Borang Jadual Ketiga –
1 bulan dari
memperakukan
Pengesahan
tarikh layak
PDP
Perkhidmatan seperti di
Tidak
a.
Dalam
Lampiran
II
dengan
menyatakan
dengan sebab
dan
jelas anggota
III
sebabtidak
diperakukan.
12.
Perakuan PDP bagi anggota seperti di perenggan 11(i) hendaklah
dikemukakan dalam tempoh satu bulan dari tarikh anggota layak diperakukan untuk pengesahan, dengan syarat perakuan itu hendaklah dikemukakan tidak kurang dari tempoh percubaan minimum iaitu satu tahun. 13.
Perakuan Ketua Jabatan hendaklah menepati prestasi dan
kebolehan sebenar anggota merangkumi sahsiah, tingkah laku dan disiplin kehadiran sepanjang anggota berkhidmat dalam tempoh percubaan. Sekiranya perakuan Ketua Jabatan didapati bercanggah dengan
kelakuan
sebenar
anggota,
mengesahkan perkhidmatan anggota
SPP
tidak
terikat
untuk
iaitu seperti yang dinyatakan
dalam Peraturan 29(7), P.U.(A)1/2012. 14.
Penetapan tarikh PDP yang diluluskan oleh SPP adalah seperti
yang berikut:
8
Butiran
Tarikh penetapan
i. Hari pertama selepas tarikh anggota memenuhi semua syarat yang ditetapkan seperti berikut : a. Penetapan tarikh PDP bagi Sehari selepas anggota tempoh anggota yang memenuhi syarat memenuhi minimum percubaan. dalam tempoh 1 tahun; b. Penetapan tarikh PDP bagi anggota yang memenuhi syarat PDP selepas tempoh 1 hingga 3 tahun; atau
Sehari selepas anggota memenuhi syarat terakhir yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan .
c. Penetapan tarikh PDP Ketua Jabatan dikehendaki berdasarkan tarikh yang memberi sebab mengapa perakuan PDP diperakukan oleh Ketua Jabatan tarikh bukan pada tarikh anggota anggota bukan pada tarikh anggota layak sama ada layak. disebabkan oleh tingkah laku dan prestasi. ii. Penetapan Tarikh Lain Oleh SPP Kaedah ini terpakai bagi anggota yang sama ada dikenakan tindakan tatatertib ataupun mengambil cuti tanpa gaji atau tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran atau sebabsebab yang munasabah (yang tidak dikenakan tindakan tatatertib) semasa dalam tempoh percubaan Contoh-contoh penetapan tarikh PDP adalah seperti di LAMPIRAN B. 9
PENETAPAN TARIKH PDP BAGI PEGAWAI YANG DIKENAKAN TINDAKAN TATATERTIB DALAM TEMPOH PERCUBAAN 15.
SPP telah menetapkan
bahawa bagi anggota yang dikenakan
hukuman tatatertib dalam tempoh percubaan, tarikh PDP akan ditetapkan selepas tempoh antara 12 hingga 36 bulan dari tarikh dijatuhkan hukuman tertakluk kepada jenis hukuman yang dikenakan seperti yang berikut: Jenis hukuman
Penetapan berdasarkan Keputusan
Tarikh
PDP
Tempoh
Selepas
Hukuman
Tatatertib
Oleh Lembaga Tatatertib Amaran 12 bulan
Denda Lucut Hak Emolumen Tangguh Pergerakan Gaji
24 bulan
Turun Gaji
36 bulan
Contoh penetapan tarikh PDP bagi anggita yang dikenakan hukuman tatatertib dalam tempoh percubaan asal adalah seperti di LAMPIRAN C.
16.
Penetapan tarikh PDP ini adalah juga terpakai bagi anggota yang
dilantik oleh pegawai-pegawai tertentu di Kementerian Pendidikan Malaysia/Jabatan Pelajaran Wilayah yang diwakilkan kuasa di bawah Pekeliling SPP Bilangan 1 Tahun 2009 mengenai Perwakilan Kuasa Urusan Pengambilan Ke Jawatan Yang Mensyaratkan Kelayakan Masuk Lebih Rendah Daripada Penilaian Menengah Rendah Atau Yang Setaraf Dengannya
Dan
Urusan
Perkhidmatan
Yang
Berkaitan.
Walaubagaimanapun perakuan bagi anggota yang mempunyai kes 10
tatatertib semasa dalam tempoh percubaan hendaklah dikemukakan ke SPP. Perakuan hendaklah dihantar beserta dokumen seperti berikut: i.
Salinan Surat Pertuduhan Tatatertib;
ii.
Salinan Surat Representasi Anggota;
iii.
Salinan Keputusan Lembaga Tatatertib;
iv.
Salinan Surat Rayuan Anggota (jika ada);
v.
Keputusan Lembaga Rayuan Tatatertib (jika ada);
vi.
Surat Perakuan Khas Ketua Jabatan; dan
vii.
Laporan Nilaian Prestasi Tahunan bagi 3 tahun terkini.
TANGGUNGJAWAB ANGGOTA 17.
Bagi anggota lantikan tetap yang telah berkhidmat melebihi
tempoh setahun dalam tempoh percubaan dan memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan untuk PDP tetapi Ketua Jabatan
gagal
mengemukakan
perakuan
mengikut
tatacara
di
perenggan 11(ii), maka anggota boleh memohon kepada SPP untuk disahkan. Satu salinan permohonan tersebut hendaklah dihantar kepada Ketua Jabatan. 18.
Berdasarkan
kepada
permohonan
anggota,
SPP
boleh
memulakan siasatan. Sekiranya hasil siasatan mendapati anggota masih kekal dalam tempoh percubaan berpunca daripada kegagalan Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan mengikut tempoh yang ditetapkan oleh Peraturan 29(3), P.U.(A)1/2012, maka Ketua Jabatan boleh disifatkan melakukan suatu pelanggaran tatatertib di bawah Peraturan 4(2)(g), (i) dan (j), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, [P.U(A) 395/1993] seperti berikut : “4(2) Seseorang pegawai tidak boleh-
11
(g) tidak bertanggungjawab; (i) ingkar perintah atau berkelakuan dengan apa-apa cara yang boleh ditafsirkan dengan munasabah sebagai ingkar perintah; dan (j) cuai dalam melaksanakan tugas-tugasnya.”
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 19.
Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk: i.
memperakukan PDP anggota
dengan mengisi Borang
Perakuan Dalam Perkhidmatan Jadual Ketiga P.U.(A)1/2012 iaitu : a. Ketua Jabatan perlu memastikan anggota yang diperakukan untuk PDP telah menjalankan tugasnya dengan jujur, tekun dan berkebolehan dan berpuas hati dengan sifat peribadi dan kelakuannya; dan b. Borang Perakuan Dalam Perkhidmatan Jadual Ketiga P.U.(A)1/2012
dan Borang SPP/K/002 yang telah
ditandatangani
oleh
Ketua
Jabatan
hendaklah
dikemukakan ke SPP dalam tempoh satu bulan dari tarikh
anggota
itu
didapati
layak
untuk
diberi
pengesahan mengikut peruntukan di Peraturan 29(2) P.U.(A)1/2012. c. Bagi anggota yang dikenakan tindakan tatatertib kecuali hukuman buang kerja atau turun pangkat, perakuan PDP hendaklah dibuat setelah selesai proses tindakan tatatertib tersebut. Sekiranya proses ini melebihi tempoh percubaan asal iaitu 3 tahun, 12
perakuan
pelanjutan
tempoh
percubaan
anggota
hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada SPP. d. Bagi anggota yang diluluskan cuti tanpa gaji, perakuan PDP hendaklah dibuat setelah genap tempoh satu tahun perkhidmatan yang boleh diambil kira (dengan menolak bilangan hari cuti tanpa gaji yang telah diluluskan). 20.
Ketua Jabatan bertanggungjawab mengemukakan perakuan bagi
tujuan pemberian taraf berpencen bagi anggota yang telah memenuhi syarat-syarat berikut : i.
telah disahkan dalam perkhidmatan;
ii.
genap tempoh perkhidmatan yang boleh dimasukkira untuk selama 3 tahun; dan
iii.
tidak memilih skim KWSP.
dengan mengemukakan borang seperti berikut: Tindakan
Senarai
Borang
Yang
Perlu
Dikemukakan i.
Perakuan PTB
a.
Borang SPP/K/003 seperi di Lampiran VI;
b.
Borang
Jadual
Keenam
Peraturan 38, P.U.(A)1/2012: i.
Perakauan
PTB
bagi
anggota yang sedang berkhidmat di agensiagensi
kecuali
yang
berkhidmat di Sekolah Rendah 13
dan
Sekolah
Menengah bukan PTJ seperti di Lampiran VII; atau ii.
Perakuan
PTB
bagi
anggota yang sedang berkhidmat
di
semua
jenis Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah bukan PTJ seperi di Lampiran VIII.
21.
Bagi anggota yang telah diberi taraf berpencen dalam pelantikan
yang terdahulu dalam skim perkhidmatan yang lain dan dengan syarat pelantikan tersebut adalah mengikut Peraturan 10, P.U.(A)1/2012, pelantikan tersebut tidak menjejaskan taraf berpencen mengikut undang-undang pencen yang berkuat kuasa melainkan anggota tersebut memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja semasa pelantikan yang terkini. PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 22.
Perakuan bagi PTB hendaklah dikemukakan dalam tempoh satu
bulan dari tarikh anggota layak diperakukan untuk pemberian taraf berpencen. Perakuan hendaklah lengkap dengan disertakan borangborang berikut : i.
Perakuan Pemberian Taraf Berpencen – Jadual Keenam Peraturan 38, P.U.(A) 1/2012 seperti di Lampiran V;
ii.
Borang SPP/K/003 seperti di Lampiran VI;
14
iii.
Salinan Kenyataan Perkhidmatan Yang Kemas Kini dengan catatan berikut : (a) Tarikh Pengesahan Pelantikan ; (b) Tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan ;dan (c) Catatan Opsyen Pencen
iv.
Pengesahan ADA atau TIADA mengambil cuti tanpa gaji dengan menyatakan tempoh cuti dan bilangan hari yang diambil.
PENETAPAN TARIKH PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 23.
Tarikh PTB yang ditetapkan oleh SPP adalah seperti yang berikut: i.
tarikh semasa iaitu satu hari bulan pada bulan berikutan selepas SPP menerima perakuan lengkap daripada Ketua Jabatan; atau
ii.
sehari sebelum tarikh bersara bagi anggota-angota
yang
bersara dalam keadaan biasa yang belum diberi taraf berpencen; atau iii.
sehari sebelum tarikh kematian bagi anggota-anggota telah genap berkhidmat 3 tahun dan meninggal dunia sebelum diberi taraf berpencen.
PERINGATAN KEPADA KETUA JABATAN 24.
Ketua Jabatan juga adalah diingatkan untuk memastikan borang
yang digunakan bagi tujuan PDP dan PTB adalah seperti yang terdapat di dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat
dan
Penamatan
Perkhidmatan)
2012
[P.U.(A)1/2012].
Sebarang pindaan atau ubah suai ke atas borang yang digunakan bagi tujuan PDP dan PTP adalah TIDAK DIBENARKAN. 15
25.
Bagi kemudahan Anggota Perkhidmatan Pendidikan, semua
borang-borang urusan perkhidmatan boleh didapati dan di muat turun dari Laman Web SPP di alamat: www.spp.gov.my.
PELAKSANAAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI PEGAWAI YANG DILANTIK DI BAWAH PERWAKILAN KUASA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN 26.
Bagi tujuan mewujudkan keseragaman urusan Pengesahan Dalam
Perkhidmatan di peringkat SPP dengan urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan yang diwakilkan kuasa di bawah Perkara Perlembagaan Persekutuan, maka anggota-anggota
144(6),
yang diwakilkan
kuasa seperti dalam Perwakilan Kuasa hendaklah mematuhi prosedur dan
kaedah
dalam
pekeliling
ini
dalam
melaksanakan
urusan
Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen.
PEMAKAIAN 27.
Pekeliling ini terpakai untuk semua anggota
yang dilantik di
bawah bidang kuasa SPP termasuk pelantikan yang diwakilkan kuasa oleh SPP di bawah Perkara 144(6), Perlembagaan Persekutuan.
TARIKH KUAT KUASA 28.
Pekeliling ini dikuatkuasakan pada tarikh ia dikeluarkan.
PEMBATALAN 29.
Dengan
berkuat
kuasanya
Pekeliling
ini,
Surat
Pekeliling
Perkhidmatan Pelajaran Bilangan 1 Tahun 2006, Pekeliling SPP
16
Bilangan 4 Tahun 2008 dan Pekeliling SPP Bilangan 2 Tahun 2010 adalah dibatalkan.
PERTANYAAN 30.
Sebarang kemusykilan dan pertanyaan berhubung dengan
pekeliling ini hendaklah dirujuk ke Bahagian Perkhidmatan, SPP.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(SULAIMAN BIN WAK) Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia Jun 2013
17
Edaran Kepada: Ketua Setiausaha Ketua Setiausaha II Kementerian Pendidikan Malaysia
Salinan Kepada : Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Setiausaha, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri
Semua Pihak Berkuasa Berkanun
Semua Pihak Berkuasa Tempatan
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
