KÉPZÉSSZERVEZŐ ALKALMAZÁS FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ
Nemzeti Közszolgálati Egyetem Vezető- és Továbbképzési Intézet
A képzésszervező alkalmazás főbb jellemzői -
A Nemzeti Közszolgálati Egyetem fejlesztése, Elérhetősége: https://probono.uni-nke.hu Használatához regisztráció szükséges, Csak képzésszervező szerepkörben lévők tudják használni, Belépési adatok: elsődleges e-mail cím, jelszó, Minden felületen súgó funkciók (részletes tennivalók leírása), Főbb funkciói: -
A továbbképzési programok megszervezése Képzési időpontok, turnusok meghirdetése a tisztviselők számára, A továbbképzési programot éves képzési tervében rögzített tisztviselők listájának és releváns adatainak megtekintése, A képzések eredményeinek rögzítése, nyomon követése.
Az útmutató tartalma Jelen bemutató célja, hogy ismertesse a továbbképzési programok megszervezését támogató informatikai alkalmazás használatát. A bemutató felépítése: 1. A képzésszervező indítása. 2. Programlista. 3. Oktatási események. 4. Események meghirdetése. 5. Eredmények rögzítése, megtekintése. 6. Segítségnyújtás. Amennyiben a felület használatával kapcsolatban kérdése merül fel, kérjük, jelezze azt a jelen útmutató végén feltüntetett elérhetőségeken.
1. A képzésszervező indítása
A képzésszervező indítása -
Felület megnyitása: https://probono.uni-nke.hu, Jobb felső sarokban a Belépés feliratra kattintás.
A képzésszervező indítása -
A felugró ablakban az elsődlegesen használt e-mailcím és a jelszó megadása. Ha elfelejtette a jelszavát, az ELFELEJTETT JELSZÓ feliratra kattintva kérhet emlékeztetőt e-mailben.
A képzésszervező indítása Sikeres belépést követően a felső menüsorban, a Képzések megvalósítása feliratra, majd a legördülő listából a Képzésszervezésre kattintva indítható el a képzésszervező alkalmazás.
A képzésszervező indítása A képzésszervező alkalmazás három elemből épül fel: - Az adott programtulajdonos programjait, a programok elemeit és azok alapvető adatait listázó nyitóoldalból (programlista), - Az adott program meghirdetett eseményeit részletesen bemutató felületből, - Az új oktatási események rögzítésére alkalmas oldalból. A képzésszervezőben automatikusan csak azok a programok láthatóak, csak azon programok képzési eseményeit lehet megszervezni, amelyek a képzésszervezői szerepkörben lévő felhasználó jogosultsági körébe tartoznak (ő a programtulajdonos intézmény képviselője). A képzésszervező felületen lévő Eredmények gomb, illetve az ehhez tartozó funkció célja, hogy ennek segítségével tudják a későbbiekben a képzésszervezők rögzíteni az egyes képzési eseményeken részt vett tisztviselők eredményeit. Ez a funkció még nem aktív.
2. Programlista
Programlista A felületről szóló általános tájékoztató után lévő ablakban lehetőség van a program címe vagy címrészlete alapján szűrni a programok között. A nyitóoldal első oszlopában az alkalmazás listázza az adott programtulajdonos összes, a továbbképzési programjegyzéken lévő továbbképzési programját. Minden program esetében feltüntetésre kerül a program azonosító száma, címe, típusa (közszolgálati, vezetőképzés, stb.), valamint tanulmányi pontértéke.
Programlista Az ÉKT össz. oszlopban látható, hogy az adott továbbképzési programot hány tisztviselő vette fel az éves képzési tervébe (ÉKT). A szám a képzési tervek módosulásával együtt változhat. A létszám alatt látható kis ikonra kattintva van lehetőség excel formátumban kilistázni az érintett tisztviselők adatait (személyes adatok, szervezet, elérhetőség).
Programlista A Programelem oszlopban látható, hogy az adott továbbképzési program milyen elemekből épül fel. Az NKE közszolgálati e-learning programjai e-learning kurzusból és vizsgából állnak. A blended learning típusú közszolgálati programok e-learning kurzusból, ezt követően elvégezhető jelenléti konzultációból, valamint az ezt követően elvégezhető e-learning vizsgából épülnek fel.
Programlista A Kötelező? oszlopban látható, hogy az adott programelemet el kell-e végezni a teljes program teljesítéséhez. Amennyiben minden programelemnél IGEN olvasható, akkor a program valamennyi programelemét teljesíteni kell ahhoz, hogy a továbbképzési program tanulmányi pontértéke a tisztviselő részére jóváírásra kerüljön. A Típus oszlop az adott programelem jellegét (képzési típusát) rögzíti (pl. e-learning képzés, jelenléti képzés).
Programlista Az Összesített jelentkezési adatok alatt három adat olvasható: - Az adott programelemre összesen meghirdethető keretszám, - A már meghirdetett oktatási események összesített létszáma, - A meghirdetett eseményekre már bejelentkezett tisztviselők száma. Az egyes továbbképzési programokból meghirdetett eseményeket az Események gombra kattintva lehet megtekinteni. Szintén itt van lehetőség új események felvitelére.
3. Oktatási események
Oktatási események Az oktatási eseményeket bemutató felület két részből áll: a továbbképzési program általános adataiból (azonosító, típus, pontérték, óraszám), valamint a már meghirdetett egyes programelemek felsorolásából. - Az adot
Oktatási események Az egyes programelemek alatt látható, hogy az adott programelemből hány oktatási esemény (kurzus) került már rögzítésre. Az egyes kurzusok esetében (pl. Magyary Program 1. kurzus) látható • az adott oktatási esemény típusa, • időpontja (kezdő és záró időpont; egynapos képzésnél a két időpont azonos), • a jelentkezés és a képzési eseményről való lejelentkezés határideje, • Az oktatási eseményre befogadható jelentkezések minimális és maximális száma. A Műveletek felirat alatt lévő két ikon segítségével van lehetőség a még nem véglegesített oktatási esemény szerkesztésére és törlésére.
Oktatási események Az egyes oktatási események előtt látható színes, függőleges sáv jelzi, hogy az adott képzési esemény véglegesítésre és meghirdetésre került-e már, vagy még nem. A zöld sávval jelzett oktatási esemény még módosítható, illetve törölhető, mivel nem került meghirdetésre, a tisztviselők nem kaptak róla értesítést. A szürke sávval jelzett oktatási esemény már nem módosítható, mivel véglegesítésre került, és a tisztviselők, illetve a képzési referensek e-mailben értesítést kaptak a képzési esemény meghirdetéséről (ezt követően pedig azonnal el tudtak kezdeni jelentkezni a meghirdetett eseményre). Ha mégis módosítani kell az eseményt, ebben az esetben a képzésszervezőnek közvetlenül kell felvennie a kapcsolatot a jelentkezett tisztviselőkkel.
4. Események meghirdetése
Események meghirdetése Az egyes programelemeknél látható jelre kattintva lehet az adott programelemből új oktatási eseményt felvenni. Egy programelemből korlátlan számú oktatási eseményt lehet felvenni. Az oktatási események rögzítésénél és meghirdetésénél tekintettel kell lenni arra, hogy hány tisztviselő vette fel az adott programot az éves képzési tervébe, és a meghirdetett oktatási események meghirdetett férőhelyeinek összesített száma meg kell hogy haladja a tisztviselők számát.
Események meghirdetése A felületen a képzésszervező megadhatja az új oktatási esemény valamennyi adatát.
Események meghirdetése A rögzítendő / rögzíthető adatok a következők: • Esemény neve (Kötelező kitölteni; ez fog szerepelni a tisztviselőknek és a képzési referenseknek kiküldendő e-mailben, ezért érdemes a program nevét és a kurzus számát megadni). • Esemény leírása (nem kötelező kitölteni). • Kezdő és záró dátum (kötelező kitölteni; e-learning képzésnél megadható bármekkora idősáv, amin belül a tisztviselő hozzáférhet majd a tananyaghoz; jelenléti képzésnél a képzés pontos időpontját kell megadni). • Jelentkezési és lejelentkezési határidő (nem kötelező kitölteni; a megadott időpontig lehet az oktatási eseményre jelentkezni, illetve sikeres jelentkezést törölni. Ezt követően csak a képzésszervező tudja a tisztviselőt átsorolni másik képzési eseményre). • Esemény típusa: ki kell választani azt a képzési típust, ami az oktatási eseményre igaz (e-learning, jelenléti stb.). • Min. és max. létszám (az oktatási eseményen résztvevők minimális és maximális létszáma, a maximum számot kötelező megadni).
Események meghirdetése • Ilias ID: kizárólag az NKE tulajdonában álló, illetve az NKE által kezelt ILIAS keretrendszerből elérhető e-learning oktatási események, tananyagok esetében releváns adat. Kérjük, minden más esetben hagyják üresen! • Kapcsolattartó adatai (a tisztviselők az itt megjelölt kapcsolattartóhoz tudnak fordulni a képzéssel kapcsolatos esetleges kérdéseikkel. Mindig azon kapcsolattartók közül tud a programszervező választani, akik az adott programtulajdonos intézmény részéről már sikeresen regisztráltak a felületen képzésszervező szerepkörben). • A képzés helyszíne (jelenléti képzési eseménynél kötelező megadni): település, irányítószám, utca és házszám (utóbbi mezőben akár emelet, ajtó is megadható). • Tanterem (nem kötelező mező): azon tantermek közül tud választani a képzésszervező, amelyeket az adott programtulajdonos intézmény korábban már megadott.
Események meghirdetése Az adatok megadása után a Mentés gombra kattintva lehet az eseményt rögzíteni.
Események meghirdetése A tantermek adatainak felvitele a képzések megvalósítása főmenüben, azon belül a tantermek menüpontra kattintva végezhető el. Itt láthatóak a már megadott tantermek is, illetve itt van lehetőség – a sor jobb oldalán lévő jelre kattintva – új tanterem adatait felvinni.
Események meghirdetése A tanterem kapcsán az alábbi adatokat kell megadni: • Irányítószám, • Település (legördíthető listából), • Cím (utca, házszám), • Terem neve (nem kötelező adat, itt lehet az emeletet, ajtót is feltüntetni), • Max. létszám (a terem maximális befogadóképessége), • Aktív? (igen válasz esetén a terem választható lesz a képzéseknél, nem válasz esetén a rendszerben rögzítésre kerülhet, de nem lesz választható). Az adatok megadása után a Mentés gombra kell kattintani.
Események meghirdetése A mentést követően az új oktatási esemény megjelenik a korábban már felvitt események között. A felvett új oktatási esemény véglegesítése a Véglegesítés és e-mail tájékoztatás küldése feliratra kattintva lehetséges. Ezt követően azok a tisztviselők, akiknek a program az éves képzési tervében szerepel, továbbá a tisztviselők képzési referensei, automatikus e-mailt kapnak a meghirdetett esemény(ek)ről. Ezután a tisztviselők vagy önállóan jelentkeznek be a meghirdetett oktatási esemény(ek)re, vagy a munkáltató képzési referense jelentkezteti fel őket.
5. Eredmények rögzítése
Eredmények rögzítése A képzési események a rendszerbe két úton kerülhetnek be: • A képzésszervező munkatársa rögzíti be őket, • Az NKE által kezelt e-learning keretrendszerben teljesített e-learning képzések és vizsgák eredményei automatikusan kerülnek át a rendszerbe (ez valamennyi olyan e-learning képzési elemre igaz, amelyeknek az NKE a programtulajdonosa).
FONTOS!!! A felületen valamennyi képzés, így a belső továbbképzések, a minősített szakmai továbbképzései eredményeit is lehet rögzíteni, de ez az adott képzésszervezőtől függ. A rendszerben valamennyi normatívából finanszírozott képzés, tehát közszolgálati és vezetőképzés eredménye rögzítésre kerül. Az NKE azt azonban nem tudja garantálni, hogy pl. egy belső továbbképzés esetén a szervező közigazgatási szerv ezen a felületen végzi majd a képzésszervezést és az eredmények rögzítését. Így előfordulhat, hogy egyes, kizárólag szakmai továbbképzések eredménye nem kerül rögzítésre a Probono-n, így a szakmai kötelezettség teljesítésénél a felületen ezek az eredmények nem jelennek majd meg.
Eredmények rögzítése A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet értelmében a továbbképzési eredményeket, a teljesített tanulmányi pontokat a munkáltató közigazgatási szerv köteles nyilvántartani. A közszolgálati és vezetőképzések vonatkozásában (mivel ezeket a képzéseket kizárólag az NKE nyújtja) valamennyi eredmény felkerül a Probono felületre. Itt a munkáltató az egyes tisztviselőknél látni fogja a képzéstervező felületen a képzések teljesítését, illetve a tisztviselő is nyomon tudja követni saját képzései teljesítését a Személyes oldalam menüpont alatt. Csak akkor kerül jóváírásra a tanulmányi pont a tisztviselő számára, ha az adott továbbképzési program valamennyi kötelező elemét sikeresen teljesítette! A szakmai továbbképzések esetén, amennyiben a közigazgatási szerv nem látja a felületen egy adott képzés teljesítését, de információja van arról, hogy a tisztviselője már elvégezte az adott képzést (pl. bemutatta a tanúsítványt), az NKE nem rendelkezik adattal arról, hogy az adott szakmai továbbképzést teljesítette-e valóban a tisztviselő. Minden ilyen kérdéssel a programtulajdonos, képzésszervező intézményhez kell fordulni!
Eredmények rögzítése A képzésszervező regisztrált munkatársa a megvalósult képzési eredményeket manuálisan tudja rögzíteni a felületen. Az eredményeket csak akkor lehet rögzíteni, ha ezen a felületen hirdette meg a képzésszervező az adott képzési eseményt. Az eredmények rögzítéséhez a Képzésszervezés menüpontba kell belépni, majd ott az adott továbbképzési program sorának végén található Események gombra kell kattintani.
Eredmények rögzítése Eredményt csak véglegesített, meghirdetett oktatási eseményhez lehet rögzíteni. Ehhez az adott oktatási esemény sorának végén, a Műveletek felirat alatt látható első ikonra – amely egy iskolai naplót szimbolizál – kell kattintani.
Eredmények rögzítése Ahogy az alábbi képen is látható, az NKE e-learning oktatási események mellett nincs lehetőség eredmények rögzítésére (hiányzik az ikon), mivel itt a rendszerből automatikusan kerülnek át az eredmények.
Eredmények rögzítése A Műveletek között – már véglegesített oktatási események esetén – 4 ikon található: • Eredmények rögzítése: itt lehet felvinni a képzési eredményeket. • Eredmények, adatok letöltése: itt lehet megtekinteni az eredményeket. • Jelentkezések kezelése: itt tudja a képzésszervező a tisztviselőt átsorolni egy adott oktatási eseményről (csoportból) egy másik oktatási eseményre (pl. ha lejelentkezési határidő után kéri ezt a tisztviselő). • Megtekintés: itt lehet megnézni a meghirdetett oktatási esemény adatait (név, időpont, helyszín, létszám, kapcsolattartó neve, stb.).
Eredmények rögzítése Az Eredmények rögzítése ikonra kattintva megjelenik az adott oktatási eseményre jelentkezett tisztviselők névsora. A felületen az alábbi adatokat lehet megadni: • Megjelent-e a képzésen a tisztviselő, • Mikor született meg az eredmény, • Ha nem jelent meg, indokolt volt-e a távolmaradása, • Sikeresen teljesítette-e az adott oktatási esemény követelményeit, • Az elért eredmény (számmal vagy szöveggel).
Eredmények rögzítése Az egyes mezők kitöltésének szabályai a következők: • Megjelent: ha a tisztviselő megjelent a képzési eseményen, akkor az IGEN felirat melletti jelölőmezőbe kell kattintani. Kötelező mező. • Eredmény dátuma: a szöveges mezőbe kattintva kell megadni az eredmény dátumát. Ha valamennyi tisztviselő esetén azonos, a képzési esemény időpontjával megegyező a dátum (az oszlop tetején feltüntetve), akkor az oszlop tetején lévő jelölőnégyzetbe kell kattintani. Ilyen esetben valamennyi tisztviselőnél automatikusan kitöltődik a dátum mező. Kötelező kitölteni! • Indokolt távolmaradás: csak akkor aktív a mező, ha a Megjelent mezőnél azt a választ állítottuk be, hogy nem. Ha a távolmaradás nem indokolt, akkor a tisztviselő idén már nem tudja teljesíteni az adott képzést, a következő évben veheti fel ismét az éves képzési tervébe. • Sikeresen teljesítette: csak akkor aktív a mező, ha a tisztviselő megjelent a képzésen. Ha a követelménynek (vizsga, teszt, szóbeli értékelés, jelenlét stb.) eleget tett, az IGEN felirat melletti jelölőmezőbe kell kattintani. Kötelező mező. • Az elért eredmény: szabad, nem kötelező mező, számmal vagy rövid szöveggel megadható a pontos eredmény (pl. 68 pont, 54 %, jól megfelelt, stb.).
Eredmények rögzítése A már felrögzített eredményeket az eredményrögzítő ablak bezárása után, a Műveletek felirat alatt található Eredmények, adatok letöltése ikonra kattintva lehet excel formátumban megtekinteni, illetve letölteni.
Eredmények rögzítése Abban az esetben, ha egy tisztviselő az adott továbbképzési program valamennyi programelemét teljesítette, és valamennyi eredménye felrögzítésre került a Probono alkalmazásba, a tisztviselő teljes programra vonatkozó végleges eredménye automatikusan rögzítésre kerül. A végleges eredmények a nyilvántartott programelemeket és képzési eseményeket listázó felületen, a meghirdetés során alkalmazott Véglegesítés és e-mail tájékoztatás küldése” felirat mellett található, kék színű Végeredmények gombra kattintva tekinthetők meg.
6. Segítségnyújtás
Segítségnyújtás Amennyiben a felület használata során bármilyen kérdés merül fel vagy segítségre lenne szükségük, munkaidőben (H-Cs 8-16:30, P 8-14 óra között) az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésükre:
Továbbképzési Ügyfélszolgálat E-mail (javasolt):
[email protected] Telefon: 06 (1) 432-9000/20373., 20358. mellék
KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!
