INPROCES VOOR EINDGEBRUIKERS Werkinstructies

INPROCES VOOR EINDGEBRUIKERS Werkinstructies

Vastgesteld door het college Gepubliceerd in de Zandvoortse Courant Inwerkingtreding

: d.d. 16 april 2014 : d.d. 16 april 2014 : d.d. 16 april 2014

Registratienr: CONCEPT

Auteur: R. Geusebroek

Gemeente Zandvoort Telefoon: Fax: E-mail: Internet: Postadres:

Bankrekening:

14023 023-5713724 [email protected] www.zandvoort.nl Postbus 2 2040 AA Zandvoort Swaluëstraat 2 Zandvoort NL64 BNGH 0285010034

Registratienr: Datum:

CONCEPT 16 april 2014

Bezoekadres:


Inhoud 1

INLEIDING........................................................................................................................... 5

2

DE MODULE WORKFLOW – UITLEG SCHERM ................................................................ 6 2.1 EEN STARTZAAK IN BEHANDELING NEMEN ..................................................... 6 2.2 EEN TAAK IN BEHANDELING NEMEN: ................................................................ 8

3

HOE WIJS IK EEN TAAK TOE AAN IEMAND ANDERS? ................................................ 10

4

DOCUMENT MAKEN (WELKE WERKINSTRUCTIE MOET IK GEBRUIKEN?) ............... 13 4.1 EEN DOCUMENT MAKEN VANUIT DE BESTAANDE ZAAK .............................. 13 4.2 EEN DOCUMENT MAKEN VANUIT MIT-OFFICE................................................ 15

5

VRAGEN OVER E-MAIL IN INPROCES ........................................................................... 19 5.1 MAIL TOEVOEGEN AAN HET DOSSIER ............................................................ 19 5.2 E-MAIL ALS START (NIEUWE) ZAAK ................................................................. 19 5.3 DOCUMENTEN UIT HET DOSSIER MAILEN ...................................................... 20 5.3.1 ÉÉN DOCUMENT MAILEN .................................................................. 20 5.3.2 MEERDER DOCUMENTEN TEGELIJK MAILEN ................................. 20

6

HOE EEN DOCUMENT OF EEN ZAAK ZOEKEN (DIE NIET IN JOUW WORKFLOW STAAT) ....................................................................................................... 21 6.1 ZOEKEN NAAR EEN ZAAK ................................................................................. 21 6.2 ZOEKEN NAAR EEN DOCUMENT ...................................................................... 22

7

HULP BIJ HET GEBRUIK VAN INPROCES EN HUISSTIJL ............................................ 24 7.1 WIE KAN MIJ HELPEN MET INPROCES? .......................................................... 24 7.2 WIE KAN MIJ HELPEN MET DE HUISSTIJL? ..................................................... 24 7.3 VRAGEN OVER INTERNET EXPLORER ............................................................ 24

8

VRAGEN OVER ZAAKGERICHT WERKEN ..................................................................... 26 8.1 BEGRIP ZAKENSYSTEEM .................................................................................. 26 8.2 BEGRIP ZAAK ..................................................................................................... 26 8.3 BEGRIP DOSSIER............................................................................................... 26 8.4 BEGRIP ARCHIEFBESTANDDEEL ..................................................................... 26 8.5 VERWIJZINGEN TUSSEN ZAKEN ...................................................................... 27 8.6 BIJBEHORENDE STUKKEN ................................................................................ 27 8.6.1 BIJBEHORENDE STUKKEN IS AAN DE VERKEERDE ZAAK TOEGEVOEGD .................................................................................... 27

9

VRAGEN OVER HET BEELDSCHERM ............................................................................ 28 9.1 GROTER OF DUBBEL BEELDSCHERM ............................................................. 28 9.2 NIET ALLE DOCUMENTEN ZIJN IN HET DOSSIER ZICHTBAAR ...................... 28 9.3 SCROLLBALKEN ONTBREKEN .......................................................................... 29

10

VRAGEN OVER ZOEKEN ................................................................................................. 30 10.1 BASISREGELS ZOEKEN ..................................................................................... 30 10.2 WAAROM ZOEKEN MET * / TRUNCEREN ......................................................... 30 10.3 MEERDERE ZOEKTERMEN GEBRUIKEN.......................................................... 31 10.3.1 MEERDERE VELDEN COMBINEREN ................................................. 31 10.3.2 MEERDERE ZOEKWOORDEN IN VELD ‘VRIJ ZOEKEN’ ................... 31 10.3.3 ZOEKEN OP AFZENDER / GEADRESSEERDE .................................. 32 10.3.4 ZOEKEN NAAR EEN BEDRIJF / ORGANISATIE ................................. 32 10.3.5 ZOEKEN NAAR NATUURLIJKE PERSONEN ...................................... 33

CONCEPT d.d. 16 april 2014

3/38


11

VRAGEN OVER WORDDOCUMENTEN ........................................................................... 34 11.1 OPSLAAN VAN DOCUMENTEN.......................................................................... 34 11.1.1 KWIJTRAKEN DOCUMENTEN ............................................................ 34 11.1.2 FOUTMELDINGEN BIJ OPSLAAN....................................................... 34 11.1.3 OPGESLAGEN DOCUMENT IS NOG NIET ZICHTBAAR IN DOSSIER ............................................................................................. 34 11.1.4 BEWERKINGEN IN EEN LOKAAL OPGESLAGEN DOCUMENT WORDEN IN HET DOSSIER VAN INPROCES OPGESLAGEN .......... 35 11.1.5 OPGESLAGEN DOCUMENT VOOR REVIEW VERSTUREN .............. 35 11.1.6 KOPIEREN VAN DOCUMENTEN ........................................................ 35

12

VRAGEN OVER PRINTEN ................................................................................................ 36 12.1 PRINTEN SCANS ................................................................................................ 36 12.2 PRINTEN BRIEVEN EN INTERNE DOCUMENTEN ............................................ 36 12.2.1 PRINTEN OP LOGOPAPIER ............................................................... 36 12.2.2 PRINTEN ARCHIEFEXEMPLAAR ....................................................... 36

13

VRAGEN OVER DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING ................................... 37 13.1 REGISTREREN INKOMENDE DOCUMENTEN ................................................... 37 13.1.1 POST AANBIEDEN TER REGISTRATIE ............................................. 37 13.1.2 REGISTRATIEPROCEDURE AANGELEVERDE POSTSTUKKEN ................................................................................... 37 13.2 VERNIETIGEN VAN ZAKEN / DOSSIERS ........................................................... 37


4/38


1

INLEIDING Inproces is een systeem waarin de informatie van de gemeente Zandvoort centraal staat. Via de module workflow krijg je als gebruikers een zaak toegewezen, met hieraan gekoppeld een of meerdere documenten. Aan deze zaak kun je vervolgens zelf een of meerdere interne of uitgaande documenten toevoegen. De afdeling DI kan, wanneer er nieuwe binnengekomen stukken zijn, deze ook toevoegen aan deze zaak. Pas wanneer de zaak in zijn geheel is afgehandeld is het de bedoeling dat ook de taak ‘behandelen’ binnen de workflow wordt voltooid. In deze handleiding worden de meest gebruikte handelingen in het systeem behandeld en uitgelegd.


5/38


2

DE MODULE WORKFLOW – UITLEG SCHERM Bij het opstarten van Inproces en het openen van de module Workflow zijn er in het scherm een tweetal ‘bakken’ te zien: Persoonlijke taken nieuw en Persoonlijke taken in behandeling. De bak Persoonlijke taken in behandeling bevat alle taken die al in behandeling zijn Genomen. De bak Persoonlijke taken nieuw bevat alle taken die zijn aangeboden, maar nog niet in behandeling zijn genomen. LET OP: in de bak Persoonlijke taken nieuw kunnen taken zitten die rechtstreeks aan jou als persoon zijn aangeboden, maar ook taken die aan jouw afdeling of eenheid zijn aangeboden. Er KUNNEN dus taken tussen zitten die niet voor jou bestemd zijn, maar voor een collega.

2.1

EEN STARTZAAK IN BEHANDELING NEMEN Dubbelklik op de taak om te bekijken op wie deze startzaak gezet moet worden :


6/38


Nu verschijnt onderstaand beeld. Door op het paperclipje aan de linkerkant te klikken wordt het startdocument geopend. Je kan nu bepalen voor wie deze startzaak is bedoeld.

Klik op het potloodje en het volgende scherm verschijnt :


7/38


Ga naar tabblad afhandeling en vul hier de naam in van degene die de zaak gaat behandelen. Klik op opslaan en ga met het rode kruisje eruit. Het potlood is in dit geval belangrijk voor de juiste doorgang van de workflow. Als er een bijbehorend stuk wordt toegevoegd, komt deze bij de juiste behandelaar terecht.

2.2

EEN TAAK IN BEHANDELING NEMEN: 1) Ga naar tabblad ‘workflow’ 2) Nieuwe taken komen binnen bij ‘Persoonlijke Taken – Nieuw’. 3) Kies de voor jou van toepassing zijnde naam/werkeenheid.

4) Klik eenmaal op de zaak en dan op het icoontje ‘in behandeling nemen’. Het aparte scherm met gegevens van de taak wordt geopend. Klik vervolgens op ‘opslaan’ . Nu kun je direct met de zaak aan de slag. Voeg naar keuze documenten toe, zie voor verdere uitleg hiervan hoofdstuk 4.


8/38


5) Zodra de zaak is afgehandeld en er geen stukken meer aan toegevoegd worden, kun je het groene vinkje aanklikken en de taak voltooien. Hij verdwijnt nu uit je takenbak. Voltooi de zaak alleen als je zeker weet dat de zaak volledig is afgehandeld. Wanneer je de taak in behandeling neemt en hem gewoon wegklikt met het rode kruisje, blijft de taak gewoon in je workflow staan, onder ‘persoonlijke taken – in behandeling’. Mocht je de taak per ongeluk voltooien, of wil je een zaak die je al op ‘afgehandeld’ gezet hebt weer in behandeling nemen, neem dan contact op met FZ via [email protected]. De taak wordt teruggeplaatst in je takenbak. Extra info: De taak behandelen staat eigenlijk voor alle mogelijke stappen die tijdens het verloop van de zaak worden gezet. Dit kan de complete vergunningafhandeling zijn, subsidieaanvraag, bezwaarschriftenprocedure enz. Tijdens deze taak ‘behandelen’ kunnen er dus verschillende inkomende, interne en uitgaande documenten aan de zaak worden toegevoegd en de taak kan dus weken, maanden en heel soms zelfs jaren bestaan. Gedurende de periode dat de zaak loopt, kan de zaak ‘behandelen’ bijvoorbeeld ook overgedragen worden aan een collega die met de zaak te maken heeft en hier documenten aan wil toevoegen. Zie hoofdstuk 4 voor de manier waarop. Pas wanneer de gehele zaak is afgerond, is het de bedoeling dat deze taak wordt voltooid. Op dat moment wordt de zaak en al haar documenten aan FZ aangeboden ter archivering.


9/38


3

HOE WIJS IK EEN TAAK TOE AAN IEMAND ANDERS? Een taak die in behandeling is genomen, kan, zonder dat deze voltooid is, aan iemand anders worden toegewezen. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer je onterecht een bepaalde taak toegewezen hebt gekregen of wanneer de behandeling van een zaak (tijdelijk) bij iemand anders komt te liggen. Neem om een taak aan iemand anders toe te wijzen, de volgende stappen: 1) Ga naar de IP/workflow en open de zaak die aan iemand anders toegewezen moet worden

2) Ga naar het tabblad ‘afhandeling’ en klik hier op het poppetje bij Behandelaar.


10/38


3) Zoek binnen het pop-up scherm de persoon aan wie deze taak moet worden toegewezen door een deel van zijn of haar naam in het zoekveld in te vullen.

4) Zet de naam van die persoon in het rechtervak en verwijder daar je eigen naam. Klik op opslaan (diskette-icoontje). 5) Je krijgt onderstaand venster te zien. Klik op ja.

6) Klik vervolgens op het rode kruisje bovenaan de bladzijde:

7) Kies voor de optie ja op de vraag of de wijzigingen opgeslagen moeten worden. CONCEPT d.d. 16 april 2014

11/38


De taak is nu uit je takenbalk verdwenen en wordt meteen vertoond in de bak ‘Persoonlijke taken nieuw’ van de persoon aan wie je de taak hebt toegewezen. Deze persoon kan de taak in behandeling nemen, stukken aan de zaak toevoegen en wanneer het nodig is, de taak aan weer iemand anders overdragen of de taak voltooien.


12/38


4

DOCUMENT MAKEN (WELKE WERKINSTRUCTIE MOET IK GEBRUIKEN?) Hoort het document dat ik ga maken al bij een bestaande zaak? ja

Maak het document vanuit de bestaande zaak (werkinstructie 4.1)

4.1

nee

Maak het document vanuit MIT-office (werkinstructie 4.2)

EEN DOCUMENT MAKEN VANUIT DE BESTAANDE ZAAK 1) Open de betreffende zaak in InProces (vanuit je workflow óf wanneer de zaak niet in jou workflow staat vanuit de module ‘Zaken’) 2) Ga naar het tabblad ‘dossier’

3) Nu heb je twee opties: A: AIs het document dat je moet maken een reactie op een bestaand document is en je de adresgegevens mee wil kopiëren, klik dan eenmaal op de regel van dat document met je linker muisknop en daarna op het tweede icoontje van links

B: Moeten er geen adresgegevens mee gekopieerd worden, klik dan op het meest linker icoontje


13/38


4) Kies in het schermpje dat nu verschijnt, het voor jou van toepassing zijnde sjabloon en dubbelklik daar op met je linkermuisknop. (Gebruikte voorbeeld: “brief”)

5) MIToffice/word wordt nu automatisch geopend met daarin het door jou gekozen sjabloon. 6) Vul de gevraagde gegevens in. LET OP: de gele invulvelden zijn verplicht! Klik vervolgens op ‘volgende’.

De gevraagde gegevens in deze schermpjes kunnen per gekozen sjabloon afwijken van dit voorbeeld. Mocht je hier vragen over hebben of er niet uitkomen, vraag je collega’s of bel de afdeling Di of de Helpdesk.

Kies de voor jou van toepassing zijnde ondertekening (bijvoorbeeld ‘Met vriendelijke groet’) en klik op invoegen.


14/38


7) Klik vervolgens op ‘Genereer’. De in de schermpjes ingevulde gegevens worden nu in het document gevoegd.

8) Typ je eigen tekst in het document zelf. 9) Als de brief klaar is klik dan op het icoontje ‘Registreren’ om op te slaan.

10) De melding ‘Wilt u dit document opslaan?’ verschijnt. Klik op ja. Wacht vervolgens totdat het systeem het document heeft opgeslagen. Om dit te scherm te verlaten klik je op het rode kruis rechtsboven. Het document verdwijnt nu helemaal uit je scherm.

4.2

EEN DOCUMENT MAKEN VANUIT MIT-OFFICE 1) Open MIT-OFFICE/word vanuit je bureaublad of open het programma vanuit je takenbalk of je START-menu.

2) Klik op het icoontje links in de hoek


15/38


3) Kies in het schermpje, dat nu verschijnt, het voor jou van toepassing zijnde sjabloon. Als voorbeeld gebruiken we het sjabloon ‘brief’ . Klik op OK.

4) Vul de gevraagde gegevens in. LET OP!1 Maak gebruik van de puntjes voor het openen van het adressenbestand LET OP! De gele invulvelden zijn verplicht. Klik vervolgens op ‘volgende’.

De gevraagde gegevens in deze schermpjes kunnen per gekozen sjabloon afwijken van dit voorbeeld. Mocht je hier vragen over hebben of er niet uitkomen, vraag je collega’s of bel iemand van de DI. Een van deze werkeenheid komt dan even langs om een en ander persoonlijk toe te lichten.


16/38


5) Klik indien nodig, vervolgens op ‘ondertekening’.

6) Kies de voor jou van toepassing zijnde ondertekening (bijvoorbeeld ‘Met vriendelijke groet’) en klik op ‘invoegen’.

7) Klik vervolgens op ‘Genereer’. De in de schermpjes ingevulde gegevens worden nu in het document gevoegd. 8) Typ je tekst in het lege document 9) Klik op het icoontje ‘Registreren’.

10) Het volgende scherm komt nu in beeld:


17/38


11) Vink ‘Registreren in InProces aan en klik dan op voltooien. 12) De volgende melding verschijnt in je scherm:

14) Klik op ok. Het document is nu ter registratie aangeboden bij de afdeling FZ. Deze registreert het document waarna het een zaaknummer krijgt en het in je workflow terecht komt. Daarna kun je het in behandeling nemen zoals je gewend bent. Het document is na registratie nog aan te passen en dus niet definitief. Ook is het nu mogelijk om vervolgdocumenten die bij deze zaak horen, direct hier aan te koppelen (zie hoofdstuk 4.1). LET OP!! Print de brief pas uit om te versturen, als de brief geregistreerd is en in je workflow staat. Mocht je een spoedgeval hebben, bel dan even naar de werkeenheid FZ, zodat jouw brief meteen geregistreerd wordt op jouw naam en je er direct mee verder kan.


18/38


5

VRAGEN OVER E-MAIL IN INPROCES

5.1

MAIL TOEVOEGEN AAN HET DOSSIER Het is mogelijk om een ontvangen e-mail vanuit outlook te koppelen aan een bestaande zaak in InProces. Doe hiervoor de volgende stappen:    

Open de toe te voegen e-mail in outlook. Klik op doorsturen Kies in het veld “aan” het e-mailadres van InProces (registratieInproces) Vul in het onderwerp het volledige zaaknummer met het onderwerp in.

 Klik op verzenden  Zoek in InProces het zaaknummer op en controleer of de e-mail aan de zaak is gekoppeld.

5.2

E-MAIL ALS START (NIEUWE) ZAAK Als het e-mailtje een nieuwe zaak betreft, kan je dit zonder zaaknummer (wel met onderwerpsomschrijving ) verzenden naar het InProces-mailadres. Deze komt dan terecht in de aangeboden bak, wordt door FZ geregistreerd en krijgt dan een nieuw zaaknummer en verschijnt in je werkstroom.


19/38


5.3

DOCUMENTEN UIT HET DOSSIER MAILEN

5.3.1

ÉÉN DOCUMENT MAILEN Hoe kan ik een enkel document mailen? Er zijn twee manieren om een document te verzenden. Manier 1: - Open het Word document of scan - Kies in de werkbalk bovenaan voor Bewerken - Kies voor Verzenden naar Manier 2: - Ga naar het In procesdossier - Selecteer het document dat je wilt verzenden - Dubbelklik om de documentregistratie te openen - Ga naar het tabblad Communicatie - Voer het mailadres in waarna je wilt verzenden - Vul het onderwerp in

- Haal het vinkje bij ‘link meesturen’ weg als je naar een extern mailadres verstuurt. - Klik op het icoontje ‘envelop’ om te verzenden - De mail wordt verstuurd en in InProces wordt vastgelegd / gedocumenteerd dat de mail verzonden is. (Zie hiervoor historie) LET OP: In InProces worden documenten als Word of Excel bestand opgeslagen. Afspraak is dat er in het geval van officiële correspondentie aan derden per mail altijd PDF bestanden worden verzonden.

5.3.2

MEERDER DOCUMENTEN TEGELIJK MAILEN Kan ik meerdere documenten tegelijk uit het In Procesdossier mailen? Helaas is het nog niet mogelijk om meerdere documenten tegelijk vanuit het dossier te mailen. Je kunt dit oplossen door eerst alle documenten op te slaan in een map of op je bureaublad. Daarna kun je de mail op de gebruikelijke wijze verzenden en voeg je de opgeslagen bestanden als bijlage aan de mail toe.


20/38


6

HOE EEN DOCUMENT OF EEN ZAAK ZOEKEN (DIE NIET IN JOUW WORKFLOW STAAT) InProces biedt verschillende mogelijkheden om naar zaken en documenten te zoeken. De twee meest gebruikte zullen hieronder behandeld worden.

6.1

ZOEKEN NAAR EEN ZAAK Het zoeken naar zaken biedt het voordeel dat, wanneer de juiste zaak gevonden is, eenvoudig doorgeklikt kan worden naar alle documenten die bij de zaak horen. Maar hoe zoek je nou een zaak op? Volg de hieronderstaande stappen. Ga naar het tabblad ‘Zaken’ in InProces.

1) Ga met je muis op het tabblad zaken staan zonder erop te klikken. Er rolt nu een keuzemenu uit. Bij het zoeken van een document kun je zoeken op registratie, periode soort, behandelaar, uitgelopen, relatie enz. Je kunt een van deze opties kiezen door met je muis naar beneden te bewegen en op de betreffende keuze te klikken. Zie hieronder:


21/38


2) De meest voorkomende en uitgebreide zoekoptie is per registratie. Daarom nemen we deze als voorbeeld. Het onderstaande scherm verschijnt. (LET OP! Zaaknummer is geen documentnummer!)

3) In de zoekschermen kun je door middel van verschillende gegevens een zaak opzoeken. Bij ‘vrijzoeken’ kun je zoeken op alle mogelijke gegevens die je van een zaak hebt. Bij zoeken geldt: I. Een * voor de ingevoerde tekst (bijvoorbeeld *Brederodestraat 44) betekent alle mogelijkheden met de tekst ‘Brederodestraat 44’ op het eind. II. Een * achter de ingevoerde tekst (bijvoorbeeld Brederodestraat 44*) betekent alle mogelijkheden met de tekst ‘Brederodestraat 44’ ervoor. III. Een * voor en achter de ingevoerde tekst (bijvoorbeeld *Brederodestraat 44*) betekent alle mogelijkheden waar de tekst ‘Brederodestraat 44’ in voor komt. IV. Als je meerdere steekwoorden weet, kun je deze woorden combineren in het veld ‘Vrij zoeken’ door tussen de woorden ‘AND’ te tikken (bijvoorbeeld *Brederodestraat* AND *bezwaarschrift*)

6.2

ZOEKEN NAAR EEN DOCUMENT Binnen de module IP dossier kan gezocht worden naar de documenten die binnen InProces zijn opgeslagen. Dit kan het eenvoudigst via de optie ‘zoek document’.


22/38


Binnen het zoekscherm kan op verschillende gegevensvelden gezocht worden. Door gebruik te maken van *-tekens aan het begin en/of aan het eind van een zoekwoord kan ook op onderdelen waarin het woord/getal voorkomt, gezocht kan worden. Met behulp van het veld ‘Vrij zoeken’ kan dwars door alle registratiekenmerken en opgeslagen tekst in documenten gezocht worden.

Het gevonden document wordt, wanneer het 1 resultaat betreft, vanzelf in een nieuw scherm geopend. Meerdere resultaten worden in een resultatenlijst getoond. Het getoonde resultaat zal altijd een zaak zijn, ook al is hetgeen waarop (vrij) gezocht is een kenmerk of een stuk dat in een document staat dat aan de zaak gekoppeld is.


23/38


7

HULP BIJ HET GEBRUIK VAN INPROCES EN HUISSTIJL

7.1

WIE KAN MIJ HELPEN MET INPROCES? Heb je vragen over InProces? Neem contact op met de kwartiermaker van jouw afdeling. Griffie/Afdeling Strategie en Ondersteuning Manuela Langeveld: 147/189 Afdeling Strategie en Ondersteuning Bianca Wagner: 208 Afdeling Maatschappelijke Dienstverlening: Ria Gallé 176 Afdeling Ontwikkeling en Beheer: Leny van der Vaart: 233 Wilma van der Poel: 413 Afdeling Reiniging en Groen: Pascal Honig: 453 Roel Deesker: 270 Afdeling Publieke Dienstverlening Ingrid Spaans: 106 Komen jullie er samen niet uit? Of is je kwartiermaker niet aanwezig? Neem dan contact op met de medewerkers van FZ. Zij helpen je graag verder.

7.2

WIE KAN MIJ HELPEN MET DE HUISSTIJL? Heb je vragen over het officepakket? Neem dan contact op met de helpdesk via 444.

7.3

VRAGEN OVER INTERNET EXPLORER InProces is een webbased softwarepakket. Dit wil zeggen dat de applicatie toegepast wordt binnen de Internet Explorer. Heb je vragen over het gebruik van Internet Explorer dan kun je de Helpfunctie hiervan gebruiken. Kom je er daarmee niet uit dan kun je contact opnemen met de helpdesk (444). Op een aantal schermen is geen takenbalk zichtbaar. In de meeste gevallen kun je dan gebruik maken van de sneltoetsen. Een compleet overzicht hiervan kun je vinden op het intranet onder Dagelijks werk > Werkinstructies > Lijst met sneltoetsen. Hieronder een aantal handige sneltoetsen: F1 = Help


24/38


F3 = zoeken op pagina F11 = volledig scherm CtrL+P = printen F5 of Ctrl+R = vernieuwen van scherm CtrL+W = Sluit het huidige venster (je slaat dan niets op!) CtrL- = inzoomen CtrL+ = uitzoomen


25/38


8

VRAGEN OVER ZAAKGERICHT WERKEN

8.1

BEGRIP ZAKENSYSTEEM Wat is InProces voor soort systeem? InProces is geen documentmanagementsysteem (DMS), maar een zakensysteem. Dit wil zeggen dat er in InProces geen losse documenten meer worden geregistreerd maar zaken.

8.2

BEGRIP ZAAK Een zaak bestaat uit het vastleggen van de handelingen die horen bij de uitvoering van een werkproces. Documenten en gegevens die worden ontvangen of opgesteld tijdens de behandeling worden als onderdeel van de zaak in het dossier vastgelegd tijdens de afhandeling van de zaak. De precieze afbakening van een zaak wordt door de werkeenheid Facilitaire Zaken in overleg met de afdelingen vastgesteld.

8.3

BEGRIP DOSSIER Wat is het verschil tussen een zaak en een dossier? Een dossier is het geheel van archiefbescheiden betreffende één zaak. Archiefbescheiden volgens de archiefwet zijn alle bescheiden, ongeacht hun vorm, die door de gemeente zijn ontvangen of zijn gemaakt. Met andere woorden; een dossier bestaat uit de inhoud van een zaak. Deze inhoud kan bestaan uit documenten, maar ook uit databestanden, geluidsfragmenten, mails, een aanvraag vanuit het e-loket, faxen of bijvoorbeeld publicaties op de website. InProces stelt jullie in staat om jullie eigen dossier te vormen door in de workflow aan de zaken die je in behandeling hebt documenten en bestanden toe te voegen. In het papieren tijdperk werd met een dossier meestal de map bedoeld waarin de papieren documenten waren opgeborgen.

8.4

BEGRIP ARCHIEFBESTANDDEEL Wat wordt er bedoeld met archiefbestanddeel? Een archiefbestanddeel is een afgebakend deel van een archief dat als eenheid wordt beschouwd. In een archiefbestanddeel worden dus zaken in hun onderlinge verband opgeborgen. Het archiefbestanddeel kan een papieren map zijn, maar het kan ook een doos zijn of een verzameling digitale data.


26/38


8.5

VERWIJZINGEN TUSSEN ZAKEN Hoe zie ik of een zaak aan andere zaken is gerelateerd? Je kunt in de module zaken zien welke zaken bij elkaar horen. Zoek de betreffende zaak op. -Open de module Zaken -Kies in menubalk voor Zaken -Kies ‘Zoek zaak’ De zaak wordt nu geopend. In de balk aan de linkerkant is zichtbaar welke zaken bij elkaar horen.

8.6

BIJBEHORENDE STUKKEN

8.6.1

BIJBEHORENDE STUKKEN IS AAN DE VERKEERDE ZAAK TOEGEVOEGD Ik heb een bijbehorend stuk aangeboden gekregen, maar het document is aan de verkeerde zaak toegevoegd. Wat nu te doen? Bel of mail zo snel mogelijk met DI met het verzoek om het bijbehorende stuk uit de zaak te laten verwijderen en het aan de goede zaak toe te laten voegen.


27/38


9

VRAGEN OVER HET BEELDSCHERM

9.1

GROTER OF DUBBEL BEELDSCHERM Waarom is een groter of dubbel beeldscherm handig? Je kunt dan zowel de zaak als het document of de scan waaraan je werkt tegelijkertijd bekijken. Het is dan niet meer nodig om alle documenten uit te printen. Kan ik ook een groter of dubbel beeldscherm krijgen? Een verzoek voor een groter of dubbel beeldscherm kan door het afdelingshoofd aangevraagd worden bij de werkeenheid Informatievoorziening & Automatisering (I&A).

9.2

NIET ALLE DOCUMENTEN ZIJN IN HET DOSSIER ZICHTBAAR Waarom zie ik niet alle documenten in het dossier? Als een dossier veel documenten bevat worden deze niet allemaal op het scherm getoond. Met de zoomfunctie van Internet Explorer kun je de weergave van een webpagina vergroten of verkleinen. Het zoomniveau moet 100% of minder zijn. Je past het zoomniveau rechtsonder aan.


28/38


Is onder in de Explorer werkbalk de keuze voor inzoomen niet aanwezig, (je ziet geen 100% staan), dan kun je het beeldscherm vergroten en verkleinen door middel van Ctrl + en weer terugzetten met Ctrl -. Is nu nog niet het hele dossier zichtbaar? Pas dan de beeldscherminstellingen aan. Ga naar Start / Instellingen / Configuratiescherm / Vormgeving en thema’s / Beeldscherm. Zorg dat de beeldschermresolutie van het beeldscherm zo hoog mogelijk is ingesteld.

9.3

SCROLLBALKEN ONTBREKEN De scrollbalken ontbreken waardoor het niet mogelijk is om het hele dossier in te zien of bepaalde acties uit te voeren. Kan dit verholpen worden? Als de scrollbalken ontbreken dan kun je door gebruik te maken van de zoomfunctie van Internet Explorer de weergave van de webpagina verkleinen. Rechts onderaan in de browser kun je het zoomniveau wijzigen tot 100 % of minder. Zie voor uitgebreide uitleg over de zoomfunctie paragraaf 3.2. Je kunt het beeldscherm vergroten en verkleinen door middel van Ctrl + en weer terugzetten met Ctrl -. Meestal is niet de optimale beeldschermresolutie ingesteld. Zie hiervoor uitleg paragraaf 2.2.


29/38


10

VRAGEN OVER ZOEKEN

10.1

BASISREGELS ZOEKEN Basisregels bij het zoeken: InProces bestaat uit verschillende modulen die ieder een eigen database hebben. Documenten zoek je in de module Dossier en Zaken zoek je in de module Zaken. Gebruik een sterretje * voor of achter een woord als je niet zeker weet of er iets nog iets voor of achter is gezet. Bijvoorbeeld Haltestr* voor Haltestr. en Haltestraat. Of bijvoorbeeld *bevestiging als je niet zeker weet of er bevestiging of ontvangstbevestiging is gebruikt. Zoek altijd in enkelvoud met een * erachter. In het Nederlands wordt het meervoud in het overgrote deel gevormd door enkelvoud + s of en. Als je op beiden tegelijk wilt zoeken kun je dus het beste zoeken met enkelvoud*. Vb. als je zoekt naar lichtmast vindt je alleen zaken of documenten waarin het woord lichtmast voorkomt. Als je zoekt met lichtmast* vindt je ook zaken en documenten waarin het lichtmasten voorkomt.

10.2

WAAROM ZOEKEN MET * / TRUNCEREN Waarom moet ik voor een zaaknummer een * zetten om een zaak te vinden? Op het internet hoeft dit niet, en dan vind ik wel wat ik zoek. Een zaaknummer bestaat uit de combinatie: Z + jaartal + volgnummer. Zoek je Zaak 1779 uit 2009 en je vult in het zoekveld zaaknummer 1779 dan wordt er niets gevonden. Er bestaat immers geen zaak 1779. Er bestaat wel een zaak Z2009001779. Zoek je *1779 dan vindt je alle zaken met als laatste vier cijfers 1779


30/38


Het gebruik van een *, trunceren genoemd, maakt het mogelijk om naar delen van woorden of cijfercodes te zoeken. Je kunt een * zowel voor als achter een woord of cijfercombinatie plaatsen. Zoekmachines op het internet passen deze techniek standaard toe.

10.3

MEERDERE ZOEKTERMEN GEBRUIKEN Ik wil met meerdere zoektermen tegelijk zoeken. Hoe doe ik dat? Twee manieren om met meerdere zoektermen tegelijk te zoeken: Door meerdere velden te combineren. Zie paragraaf 5.3.1. Door meerdere zoekwoorden in het veld ‘Vrij zoeken’ te gebruiken. Zie paragraaf 5.3.2.

10.3.1

MEERDERE VELDEN COMBINEREN Meerdere zoekvelden kunnen gecombineerd worden: Bijvoorbeeld ‘afzender’ en ‘vrij zoeken’.

10.3.2

MEERDERE ZOEKWOORDEN IN VELD ‘VRIJ ZOEKEN’ Veld ‘vrij zoeken’ In het veld ‘vrij zoeken’ kan met meerdere zoekwoorden tegelijk gezocht worden door and tussen de woorden te zetten.


31/38


10.3.3

ZOEKEN OP AFZENDER / GEADRESSEERDE Hoe kan ik het beste zoeken op afzender of geadresseerde? De afzender of geadresseerde wordt bij het registreren van een zaak of een bijbehorend stuk vastgelegd. Zoek je naar een specifieke afzender dan kun je het beste zoeken in module Zaken. Hoe je moet zoeken is afhankelijk van de vraag of je een natuurlijk persoon zoekt of een bedrijf of organisatie. Dit zijn namelijk aparte registratievelden in InProces.

10.3.4

ZOEKEN NAAR EEN BEDRIJF / ORGANISATIE Voorbeeld. Je bent op zoek naar alle zaken waar de afzender Vomar is. Ga naar de module zaken en klik op het submenu zaken. Kies Zoek registratie. Vul in het veld vrij zoeken Vomar en het zoekresultaat geeft alle zaken die betrekking hebben op de Vomar.


32/38


10.3.5

ZOEKEN NAAR NATUURLIJKE PERSONEN Voorbeeld. Je bent op zoek naar zaken met als afzender of geadresseerde G.A. Vossen wonende op de Kostverlorenstraat 21. Omdat er meerdere mensen met de achternaam Vossen in Zandvoort wonen is het handig om de zoektermen Vossen en Kostverlorenstraat te gebruiken. Vul Vossen* in bij het veld afzender en vul bij straat Kostverlorenstraat in. Je vindt nu alle zaken die waarbij de afzender of de geadresseerde G.A. Vossen is.


33/38


11

VRAGEN OVER WORDDOCUMENTEN

11.1

OPSLAAN VAN DOCUMENTEN

11.1.1

KWIJTRAKEN DOCUMENTEN Ik heb verkeerd geklikt en nu ben ik mijn document kwijt. Afhankelijk van de situatie is het inderdaad mogelijk om een document kwijt te raken. Sinds de upgrade is dit echter veel moeilijker geworden, omdat er een aantal beveiligingsmechanieken is ingebouwd. Een document gemaakt vanuit het InProces dossier is zelden echt kwijt. Meestal kan het opgehaald worden uit c:/temp/. Een document gestart vanuit Word kan natuurlijk altijd kwijtraken als het niet goed wordt opgeslagen. Computersystemen denken zelf (nog) niet na, maar doen wat wij ze opdragen. Goed lezen van de meldingen op het scherm en het gebruiken van de juiste iconen en het op de juiste manier afsluiten (het rode kruisje in InProces X en niet het zwarte kruisje X rechts boven van browser) scheelt veel ellende. Helaas gebeurt het een enkele keer dat door een technische storing een heel document kwijt is. Indien dit gebeurt, moet je direct contact opnemen met de helpdesk (444) of applicatiebeheer InProces, omdat in veel gevallen niet alles reddeloos verloren is.

11.1.2

FOUTMELDINGEN BIJ OPSLAAN Bij het opslaan van mijn document krijg ik foutmeldingen, als ik doorga wordt het document wel goed opgeslagen. Kan ik nu gewoon verder werken? Je kunt gewoon verder werken. Mochten de foutmeldingen elke keer dat je opslaat weer terugkomen, neem dan contact op met de helpdesk I&A (444). Is dit niet mogelijk dan graag het probleem documenteren door middel van schermafdrukken, anders kan er geen analyse van het probleem worden gemaakt en dus ook niet worden uitgezet bij helpdesk van Brein of MIT-office. Schermafdrukken maak je door op Alt + Print Scrn in te drukken. De afbeelding kun je dan plakken in je mail of Word document. Ook is het mogelijk om deze eerste nog te bewerken in bijv. Paint.

11.1.3

OPGESLAGEN DOCUMENT IS NOG NIET ZICHTBAAR IN DOSSIER Het duurt vrij lang voordat een eenmaal gemaakt document voorzien is van een ‘paperclip’. Het is dan niet mogelijk om het document te openen om bijvoorbeeld wijzigingen aan te brengen. Hierdoor word ik onzeker of ik het document wel goed heb opgeslagen. Wat is de reden hiervan? Controleer of je op de ‘diskette’ (opslaan) in de registratie hebt geklikt. Soms wordt dit vergeten en dan wordt het dossier op het scherm niet ververst en is het word document niet zichtbaar. Ook kan het voorkomen dat er veel gebruikers tegelijk bezig zijn in InProces. De database kan maar één actie per keer uitvoeren. Het toevoegen van het document aan de database kan daardoor soms even duren. Ook gebeurd het een enkele keer dat de internetverbinding is weggevallen.


34/38


Omdat InProces webbased is, lukt het dan niet om je document op te slaan. Je bent je document dan niet kwijt. Het document is lokaal opgeslagen en kan als de verbinding is hersteld alsnog worden opgeslagen in InProces. Twijfel je of jouw document goed is opgeslagen neem dan contact op met de helpdesk (444).

11.1.4

BEWERKINGEN IN EEN LOKAAL OPGESLAGEN DOCUMENT WORDEN IN HET DOSSIER VAN INPROCES OPGESLAGEN Als ik een geregistreerd document lokaal op heb geslagen en daarin verder werk worden deze wijzigingen ook in InProces opgeslagen. Dat klopt en dit is niet voor niets zo ingericht. Te vaak was er onduidelijkheid over welk document verzonden was en welke versie de juiste was. Het document dat lokaal was opgeslagen of het document in InProces? Collega-InProcesgebruikers zijn zo nooit zeker of het digitale dossier volledig en betrouwbaar is en de authenticiteit niet gewaarborgd is. Het is daarom niet de bedoeling in een lokaal opgeslagen document te werken als dit al in InProces is vastgelegd. Volgens de uitwerking van het nieuwe archiefbesluit mag dit ook helemaal niet, omdat er dan aan de juridische waarde van documenten getwijfeld kan worden. Deze regelgeving is uitgewerkt in de NEN 2082.

11.1.5

OPGESLAGEN DOCUMENT VOOR REVIEW VERSTUREN Hoe kan ik een document voor review opsturen? Ik heb een opgeslagen document voor review verstuurd en nu worden de verbeteringen direct in InProces opgeslagen, maar dat is niet de bedoeling. Als een Document is opgeslagen in InProces worden aan dit document onder water codes meegegeven, zodat zo’n document bij wijziging wordt opgeslagen in InProces. Wil je zo’n document voor review naar anderen sturen en wil je niet dat de wijzigingen die zij aanbrengen in Inproces worden opgenomen dan zijn er 2 opties om dit te doen: 1. Sla het betreffende bestand lokaal op als pdf 2. Sla de concepttekst pas op in InProces als iedereen zijn verbeteringen heeft doorgegeven.

11.1.6

KOPIEREN VAN DOCUMENTEN Als ik een brief wil kopiëren en deze wil plakken in een nieuwe brief kan ik deze niet opslaan. Kopiëren is nooit een probleem zolang je alleen de tekst gedeeltes kopieert in de nieuwe brief. Het gaat mis op het moment dat je de verplichte velden aanheft en afsluiting mee kopieert. Als je je beperkt tot het kopiëren van de tekst tussen aanhef en afsluiting, kan het eigenlijk niet mis gaan.


35/38


12

VRAGEN OVER PRINTEN

12.1

PRINTEN SCANS De scans worden slechts gedeeltelijk afgedrukt. Hoe los ik dit op? Het niet op de juiste manier kunnen uitdraaien van scans uit InProces kan veel verschillende oorzaken hebben. Het kan te maken hebben met de afdrukinstellingen van de gebruikte viewer (software die wordt gebruikt om de scan te tonen). Bel de helpdesk I&A (444) om de uitdraaiproblemen te verhelpen.

12.2

PRINTEN BRIEVEN EN INTERNE DOCUMENTEN

12.2.1

PRINTEN OP LOGOPAPIER Mijn brieven worden steeds uitgeprint op gewoon papier in plaats van op logopapier. Hoe kan ik mijn brief wel op logopapier geprint krijgen? In de meeste gevallen ligt er geen logopapier in de juiste printerlade. Lege laden worden niet gevuld, waardoor de printer voor een andere lade kiest dan de standaard ingestelde lade. Controleer of het papier in de printer wel op de juiste manier in de juiste lade ligt. Spreek je collega's erop aan als ze rommelen met de papierlades of niet op tijd bijvullen en vul na het printen indien nodig zelf ook altijd het papier aan. Dit voorkomt veel frustratie. Wordt je document nu nog niet op logopapier afgedrukt, neem dan contact op met de helpdesk (444), dan is er wellicht iets niet in orde met de automatische printerinstellingen in de huisstijl.

12.2.2

PRINTEN ARCHIEFEXEMPLAAR Als ik het archiefexemplaar print is deze niet voorzien van het opschrift archiefexemplaar. Neem contact op met de helpdesk (444), dan is er wellicht iets niet in orde met de automatische printerinstellingen in de huisstijl.


36/38


13

VRAGEN OVER DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

13.1

REGISTREREN INKOMENDE DOCUMENTEN

13.1.1

POST AANBIEDEN TER REGISTRATIE Ik heb een poststuk gekregen dat nog niet is geregistreerd. Hoe laat ik dit registreren? Post die niet bij Documentaire Informatievoorziening (DI) is binnengekomen hoort dezelfde dag alsnog ter registratie bij DI aangeboden te worden. Dit is de verantwoordelijkheid van de ontvanger! Ook als een aanvraag nog niet compleet is hoort deze ingeboekt te worden. Papieren documenten: Stuur een papieren document in een interne enveloppe naar de werkeenheid Facilitaire Zaken (FZ) onder vermelding van ‘registreren’, of leg het document in het vakje ingekomen post in de postkast op de kamer van Documentaire Informatievoorziening, dan wordt het de volgende dag geregistreerd. Heb je echter haast lever het document dan persoonlijk af bij DI met het verzoek om het met spoed te registreren. Mails: Stuur de mail door naar mailbox van DI; [email protected] Kies liever niet Afd. PD/DI, want dan krijgt iedereen bij Documentaire Informatieverzorging een mailtje! Mails die behoren tot een bestaande zaak kun je zelf aan de zaak toevoegen. Zie hiervoor uitleg paraaf 4.1 .

13.1.2

REGISTRATIEPROCEDURE AANGELEVERDE POSTSTUKKEN Waarom duurt het zo lang voordat een aangeleverd document geregistreerd is? Post aangeleverd bij DI na 12:00 uur wordt altijd de volgende werkdag ingeboekt. Hier kunnen nooit dagen tussen zitten. Regelmatig worden ook documenten die na 12:00 uur worden aangeleverd zelfs dezelfde dag nog ingeboekt. Verzoeken hiervoor worden bijna altijd gehonoreerd. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de documenten persoonlijk worden overhandigd en niet in een interne enveloppe worden gedaan tussen documenten om te archiveren, want dan duurt het wel eens langer voordat het in te boeken exemplaar door ons wordt gevonden. Mocht er om technische redenen meer dan een paar uur zitten tussen registratie en aanbieden in de werkbak dan graag een voorbeeld mailen, zodat wij een concrete melding kunnen doen bij de helpdesk van Brein.

13.2

VERNIETIGEN VAN ZAKEN / DOSSIERS Waarom worden zaken zo snel vernietigd? Na een paar jaar wordt dezelfde vraag toch weer gesteld. Dan is niet meer te achterhalen dat er al een procedure is geweest. Kunnen we alles niet langer bewaren? Nee. In de Archiefwet is vastgelegd dat elke overheidssector zijn eigen selectielijst moet maken en laten goedkeuren door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Deze lijst wordt samengesteld door een onafhankelijke


37/38


commissie, waarvan juristen, managers en oud-archivarissen deel uitmaken. Het doel van deze lijst is vooral om de burger te beschermen, om te voorkomen dat in bepaalde gevallen nieuwe besluiten worden genomen op basis van oude data en om te voorkomen dat overheidsorganen verzuipen in de informatie. Aan de daarin vastgestelde termijn valt niet te tornen. Wij worden hier ook op geaudit / geïnspecteerd en als we er niet aan voldoen krijgen we sancties opgelegd. Wij mogen als DI medewerkers documenten wel langer bewaren dan in de lijst wordt bepaald, maar dan mogen wij deze documenten / dossiers in principe niet meer aan jullie ter beschikking stellen. Uitzonderingen hierop vormen precedenten. Wat zijn de bewaartermijnen van bezwaren en beroepen in het kader van bouwvergunningen of omgevingsvergunning bouwen? In het kader van de WABO is de bewaartermijn van bezwaren, beroepen, voorlopige voorzieningen en hoger beroep van bouwvergunningen vorig jaar verlengd tot 21 jaar. (zie o.a. zaaktype bezwaren bouwvergunning) en die termijn lijkt alleszins redelijk. Het is niet echt voorstelbaar dat deze termijn verlengd zou moeten worden. Voor de overige bezwaren, beroepen en dergelijke is de bewaartermijn vier jaar na afsluiten van de volledige procedure tot de Hoge Raad of Raad van State toe. Precedenten of bezwaren die de aanleiding vormen voor wijziging van een door de gemeente genomen besluit (mits er geen nieuw besluit wordt genomen) of vastgesteld beleid, blijven net zo lang bewaard als de oorspronkelijke zaak, onafhankelijk of het om bouwen gaat of niet.


38/38

INPROCES VOOR EINDGEBRUIKERS Werkinstructies

Recommend Documents