Handleiding Solo Compleet (MB, 30 maart 2015)
Inhoud Sneltoetsen ....................................................................................................................................................................... 1 Invoer Inkoopboek .......................................................................................................................................................... 2 Automatische betalingen ................................................................................................................................................ 4 Inlezen bankafschriften .................................................................................................................................................. 5 Factureren ........................................................................................................................................................................ 6 Elektronisch factureren .................................................................................................................................................. 8
Sneltoetsen F4 F6/enter Ctrl+O Alt+F4 Ctrl+Ins of Ctrl+N Ctrl+C Ctrl+X Ctrl+V Alt+V Alt+T Ctrl+R Ctrl+F8
opvragen stamgegevens bewerken/stamgegevens bestand openen bestand/afsluiten Toevoegen Kopiëren Knippen Plakken Regel verwijderen Regel toevoegen Bedrag omdraaien Wisselen tussen netto en bruto
1
Invoer Inkoopboek 1. Bestand > Dagboekbladzijden > Inkoop>Inkoopboek 2. Toevoegen (Ctrl+Insert) 3. In het eerste veld Deb/cred kunt u de betreffende crediteur opvragen. Wanneer het om een crediteur gaat die nog niet eerder is ingevoerd kunt u direct vanuit dit veld een nieuwe crediteur aanmaken door de lijst crediteuren op te vragen via het vergrootglas of F4 en vervolgens via toevoegen (Ctrl+Insert) een nieuwe crediteur aanmaken. Dit gaat als volgt: In het eerste tabblad Algemeen moet u in het veld Crediteur en in het veld Zoekcode de eerste letters (voorkeur 4) van de bedrijfsnaam aangeven en in het veld Bedrijfsnaam de volledige naam aangeven. Onder de tab Instellingen kunt u de standaard grootboekrekening aangeven die op de kosten van betreffende crediteur van toepassing is. Bij het boeken van de kosten komt dan automatisch deze grootboekrekening naar voren. Wanneer de betalingen via automatische incasso lopen moet u het vinkje aanzetten bij Geblokkeerd voor autom. betalingen.
4. Onder de tab Financieel kunt u het IBAN nummer van de crediteur invoeren in het veld IBAN1 en de juiste bankcode van de bank bij Bankcode 1. Via het vergrootglas kunt u de bankcodes van de meest gebruikte banken opvragen. Wanneer de bank er niet tussen staat kunt u contact met ons opnemen en zullen wij deze voor u toevoegen.
2
5. Bij het invoeren van de inkoopnota voert u in het veld Doc/Fac het factuurnummer in (bij bonnen waar geen factuurnummer van is bijvoorbeeld van de Albert Heijn kunt u hier de datum invoeren zodat u de boeking makkelijk kunt terugvinden). Dit factuurnummer zal automatisch worden weergegeven in het veld betalingsreferentie. Let op in het veld Doc/Fac kunnen maximaal 10 tekens worden opgenomen (bij meer dan 10 tekens de laatste 10 invoeren). Bij betalingsreferentie vult u het volledige factuurnummer in. Bij Omschr. bladzijde vult u de naam van het bedrijf in. Het nummer dat kan worden aangehouden om de facturen handmatig te nummeren staat rechtsboven in de boeking. In het onderstaande voorbeeld is dit nr 3.
Handig! Met TAB naar volgende vakje. Met Shift+Tab kunt u terug Grootboeknummer zoeken: in kolom Rekening: F4 Btw-bedrag wijzigen als het niet overeenkomt met percentage: Ctrl+F6 en bedrag aanpassen Als de boeking klaar is: Ctrl + N om naar volgende boeking te gaan Gebruik de + of – toets om de datum met een dag te verhogen of verlagen.
3
Automatische betalingen 1. Bestand > financieel > automatische betalingen 2. Selecteer via de spatie (ze worden hierdoor vet) de facturen waar u de betalingen van wilt gaan doen. 3. Wanneer u een factuur in gedeeltes wilt betalen kunt u de betreffende factuur selecteren > F6 > tab Factuur > bedrag te betalen invoeren > afboekcode > restbedrag laten staan. 4. Rapporten > betalingen > volgende 5. Zie hieronder het volgende scherm dat verschijnt. Bij vaste omschrijving Sepa en de datum vermelden. Alleen bij de Rabobank kan het bestand bij directe bankkoppeling direct naar de bank worden verzonden. Bij alle andere banken dient u bij verwerkingswijze het vinkje bij Betalingsbestand aanmaken te zetten en moet u het betalingsbestand opslaan in een door u geselecteerde map.
6. Vervolgens kunt u het verslag van de betalingen printen/opslaan en eerst controleren. 7. Vervolgens klikt u op voltooien. 8. U kunt nu inloggen bij de bank en het bestand ophalen waar u het heeft opgeslagen (xml-bestand). Wanneer u heeft gekozen voor directe bankkoppeling (Rabobank) is het bestand automatisch verzonden en staat klaar bij te verzenden euro-bestanden. 9. De openstaande posten die waren geselecteerd in het veld automatische betalingen zijn nu uit het overzicht.
Handig! De betalingen worden op een tussenrekening 1620 betalingen onderweg geboekt. In het memoriaal in het dagboek 925 betalingen onderweg kunt u per betalingsbestand de betalingen per grootboekregel terugvinden. Bij crediteuren die automatisch worden afgeschreven kunt u een vinkje zetten in het stamgegevens van de crediteur bij: “geblokkeerd voor automatische betalingen” in het tabblad Instellingen. De facturen van deze crediteur komen dan niet voor in de lijst van de te betalen bedragen. Bij het inboeken van de bank, moet u de betalingen die dus via AccountView zijn gedaan afboeken op grootboekkaart 1620!
4
Inlezen bankafschriften Neem eerst contact met ons op voor het eenmalig instellen van de bankkoppeling. Let op! Altijd eerst alle inkoopfacturen in accountview zetten voordat u de bankafschriften gaat inlezen. Bestand > Financieel > Bankafschriften > Document > Bankafschriften ophalen via directe bankkoppeling Vervolgens 1 voor 1 de bankafschriften van bovenaf verwerken. Wanneer er 2 vinkjes staan achter de boekingsregel heeft accountview de boeking herkend. Wanneer er 1 vinkje staat moet u controleren waarom er maar 1 vink staat bijvoorbeeld bij een deelbetaling zal er maar 1 vink worden gegeven en is de boeking wel akkoord. Wanneer er helemaal geen vinkjes staan kan accountview geen controle punten vinden en moet u zelf de boeking goed zetten zodat er wel een vinkje zal verschijnen. Via Alt D+V kunt u een bankafschrift direct na controle verwerken.
Bedrag aanpassen Wanneer het bedrag van de boeking niet overeenkomt met het bedrag zoals de debiteur of crediteur is ingevoerd bijvoorbeeld door een korting kunt u het bedrag handmatig aanpassen door op het Doc/fac te gaan staan en vervolgend met F4 naar de juiste boeking te gaan > Bedrag wijzigen > Bedrag invoeren > Verschil afboeken > Laten staan/Betalingskorting/Betalingsverschil/Valutaverschil/Bankkosten. Accountview zorgt vervolgens zelf voor de juiste verwerking.
Autocode aanmaken Om zo veel mogelijk boekingen automatisch te laten boeken kunt u een autocode aanmaken. Bijvoorbeeld overboekingen tussen spaar en betaalrekening/ rente / aflossing / energiekosten enz. Vul de boekingsregel in het bankafschrift zo goed mogelijk in Kies Document > Autocode aanmaken. De autocode is grotendeels ingevuld. De volgende velden moeten worden aangevinkt. Zie afbeelding hieronder.
Met Rapporten > Autocodering vraagt u een overzicht op van de autocoderingen.
5
Factureren/debiteuren Nadat er een layout is gemaakt door Bloemendaal Ruigrok en deze voor u beschikbaar is gesteld kunt u gaan factureren: 1. Ga naar Bestand > Handel > Verkoopfacturen 2. Kies Ctrl + Insert om een factuur aan te maken. 3. Vul in het tabblad “Algemeen” een “Verzenddebiteur” in en ga vervolgens naar het tweede tabblad “Invoer” In het tabblad “Invoer” maak je de feitelijke factuur. Hierin zitten dus de zogenaamde tekstregels, artikelen, prijzen etc. Maak nu een factuurregel in het tabblad “Invoer”: 4. Kies nu: Alt+R, P (Rapporten, Proeffacturen) 5. Controleer de proeffactuur en pas de invoer daar waar nodig aan. 6. Als u zeker weet dat alles gereed en juist is, dan kunt u de factuur definitief afdrukken ( Alt+R, D). 7. Kies Afdrukken. 8. Controleer voordat u op “Voltooien” klikt of de factuur er goed uitziet. 9. Indien de afdruk akkoord is, klikt u op “Voltooien”. De journaalpost van de verkoop wordt nu gemaakt. Tevens wordt er een openstaande post voor de klant gecreëerd. Via Optie > Instellingen > Algemeen > Kopiedoc kunt u de facturen automatisch laten opslaan in een door u gekozen map en kunt u er tevens voor kiezen om de facturen als kopie automatisch te laten opslaan onder zoeken > kopiedocumenten.
Aanmaken artikelen en artikelgroepen Kies in de kolom Artikelen in het tabblad invoer voor F4. Het lijstje met artikelen wordt nu geopend. Kies Ctrl+Insert om een artikel aan te maken. 1. Tabblad Algemeen 2. Vul in het tabblad de gegevens van het artikel in. Zorg dat de artikelcode handig is gekozen. Deze is later niet meer te wijzigen. Artikelomschrijving is een voorstel binnen de factureringsmodule. Deze kan bij het factureren en achteraf altijd nog gewijzigd worden. 3. Tabblad Verkoop 4. Hier kan je de prijs van een artikel invoeren en de BTW-code. 5. Het artikel is hiermee aangemaakt. Het is niet verplicht om artikelen te gebruiken. Je kunt ook tekstregels invoeren eventueel met en zonder bedragen.
6
Aanmaningen versturen Nadat er layouts zijn aangemaakt door Bloemendaal Ruigrok en deze voor u beschikbaar zijn gesteld kunt u aanmaningen versturen. Via bestand > debiteuren , Bewerken > Aanmaningen kunt u nog openstaande facturen selecteren waarvoor een aanmaning moet worden verzonden. Er zal automatisch een aanmaning worden aangemaakt met de juiste gegevens en tevens zal worden bijgehouden dat de 1e herinnering is verzonden. Wanneer de debiteur niet overgaat tot betaling kan op dezelfde manier de 2e herinnering worden verzonden en vervolgens de 3e.
Debiteur- en crediteurgegevens opvragen Via Bestand > Debiteuren en Bestand > Crediteuren vraagt u de debiteur- en crediteurgegevens op. Nadat u een debiteur of crediteur hebt geselecteerd, kunt u met een paar sneltoetsen detailinformatie opvragen: F6 : stamgegevens F5: openstaande posten Ctrl+F5: debiteuren/crediteurenkaart
7
Elektronisch factureren Het proces tot aan de proeffacturen is gelijk aan het huidige proces. Bij het definitief afdrukken heeft u de keuze om de facturen elektronisch te verzenden. Eenmalige instellingen/ E-mailinstellingen. U dient eenmalig uw persoonlijke e-mailinstellingen in te stellen. U gaat hiervoor naar Opties > Instellingen > E-mailinstellingen. U vult hier uw eigen afzenderadres in. In het tekstveld kunt u een persoonlijke boodschap instellen middels de knop “Tekst wijzigen”:
Deze boodschap gaat met al uw facturen mee. Met de knop OK sluit u dit scherm.
E-mailsjabloon Aan uw factuurinstellingen moet een zogenaamd e-mailsjabloon gekoppeld worden. U gaat hiervoor naar Document > Stamgegevens administratie Kies Taalcode Klik op OK u kunt de Taalcode openen middels F6 In het tabblad Facturering vult u het veld e-mailsjabloon middels het klikken op het vergrootglas en te kiezen voor “eFacturering klanten”.
U moet deze instelling per Taalcode aanpassen, mocht u meerdere taalcodes hebben. 8
Instellingen per debiteur Bij de debiteur kunt u aangeven of u de facturen elektronisch wilt verzenden. U kiest Bestand > Debiteuren Open de debiteur die digitaal zijn facturen wil ontvangen middels de knop F6 In het tabblad Instellingen kunt u de vink zetten bij “Facturen per e-mail versturen
Emailadres opgeven bij de debiteur Kies Bestand > Debiteur Ga op de betreffende debiteur staan Klik bovenin op Zoeken > E-mailadressen Maak een nieuw e-mailadres aan middels Ctrl+N U krijgt nu een nieuw scherm waar u de e-mailadressen invult. Kies bij E-mailtype voor Definitieve facturen. Vul bij “Aan:” het adres van uw klant in. Vul bij “BCC: ” uw eigen e-mailadres in. Hiermee krijgt u zelf een kopie van de factuur in uw e-mailbox. U heeft dan een bewijs van verzending.
Deze e-mailadressen dient u uiteraard per debiteur in te stellen. 9
Het verzenden van een elektronische factuur Bij het definitief afdrukken van de factuur heeft u een extra keuze gekregen in het 2e scherm “elektronisch factureren”:
Alle klanten waarbij het vinkje elektronisch factureren én een e-mailadres is ingevuld, krijgen hun definitieve facturen nu per mail.
10
