GUBERNUR PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
PERATURAN GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA NOMOR 3 TAHUN 2007 TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA, Menimbang
Mengingat
:
:
a.
bahwa dalam rangka penyelenggaraan administrasi kearsipan secara berdaya guna dan berhasil guna, diperlukan pedoman yang mengatur Pengelolaan Kearsipan Dinamis Satuan Administrasi Pangkal Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagai penjabaran dari Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
b.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, dan dalam upaya membantu kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pengelolaan Kearsipan Dinamis Satuan Administrasi Pangkal Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
1.
Undang-Undang Nomor 34 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Negara Republik Indonesia Jakarta;
2.
Undang-Undang Nomor Perundang-undangan;
3.
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;
4.
Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;
5.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 36 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
6.
Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 3 Tahun 2001 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
7.
Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 8 Tahun 2001 tentang Pokok-pokok Pengelolaan Keuangan Daerah;
8.
Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 1976 tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumentasi Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
9.
Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 780 Tahun 1996 tentang Pembakuan Sarana Kearsipan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
10
Tahun
2004
tentang
Pembentukan
Peraturan
10. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 56 Tahun 2001 tentang Tata Cara Penyelesaian Perbal Naskah Dinas Pemerintah Propinsi Daerah
Khusus Ibukota Jakarta; 11. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 41 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 12. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 64 Tahun 2002 tentang Stempel, Kop Naskah Dinas dan Papan Nama Instansi Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 13. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 116 Tahun 2002 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 14. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 45 Tahun 2003 tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 15. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 16. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 108 Tahun 2003 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 17. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 18. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1379/2004 tentang Tata Cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
MEMUTUSKAN : Menetapkan
:
PERATURAN GUBERNUR TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTAJAKARTA
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksudkan dengan : 1.
Daerah adalah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
2.
Gubernur adalah Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
3.
Pusat Administrasi Daerah yang selanjutnya disingkat Pusminda adalah Pusat Administrasi Daerah yang secara fungsional dilaksanakan oleh Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
4.
Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial yang selanjutnya disingkat Dinas Bintal dan Kesos adalah Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
5.
Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
6.
Wakil Kepala Dinas adalah Wakil Kepala Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
7.
Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
8.
Satuan Administrasi Pangkal yang selanjutnya disingkat Satminkal adalah Satuan Administrasi Pangkal Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
9.
Induk Tata Usaha yang selanjutnya disingkat ITU adalah ITU pada Satminkal Dinas Bintal dan Kesos yaitu Bagian Tata Usaha pada Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
10.
Cabang Tata Usaha yang selanjutnya disingkat CTU adalah CTU pada Satminkal Dinas Bintal dan Kesos yaitu Bagian Tata Usaha dan Sub-Subdinas pada Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
11.
Pimpinan Satminkal adalah Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
12.
Pimpinan ITU adalah Kepala Bagian Tata Usaha pada Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
13.
Pelaksana sehari-hari ITU adalah Kepala Subbagian Umum pada Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
14.
Pimpinan CTU adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan para Kepala Subdinas pada Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
15.
Pengolah/Pengonsep adalah para Kepala Subbagian dan para Kepala Seksi pada Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
16.
Sekretaris Pimpinan yang selanjutnya disebut Sekpim adalah petugas ITU yang menangani surat-surat dan arsip Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas Bintal dan Kesos Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
17.
Sekretaris Pengolah yang selanjutnya disebut Sekpeng adalah petugas yang menangani surat-surat dan arsip di CTU.
18.
Penerima dan Pencatat Surat adalah petugas ITU yang bertugas menerima surat dan mencatat surat.
19.
Pengarah Surat adalah Pimpinan ITU atau Pejabat ITU yang ditunjuk untuk mengarahkan surat.
20.
Pengendali surat dan penata arsip adalah petugas ITU yang bertugas dalam cakupan pengendalian surat dan penataan arsip.
21.
Pengirim Surat adalah petugas ITU yang bertugas mengurusi penyampaian surat kepada alamat yang dituju.
22.
Panitia Pemusnahan Arsip adalah Panitia Pemusnahan Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta yang terdiri dari unsur-unsur Pusminda, Dinas Bintal dan Kesos serta Kantor Arsip Daerah dan unit kerja yang dianggap perlu yang bertugas memberikan pertimbangan/penilaian terhadap arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
23.
Arsip adalah segala naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan.
24.
Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan kedinasan.
25.
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi termasuk arsip yang masih dalam penyelesaian.
26.
Naskah Dinas adalah sarana komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan.
27.
Surat adalah segala bentuk naskah dinas yang masuk maupun keluar terdiri atas, surat perlu jawaban, dan surat rahasia.
28.
Surat perlu jawaban adalah surat penting yang isinya memerlukan jawaban.
29.
Surat tidak perlu jawaban adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban.
30.
Surat rahasia adalah surat yang sifat dan isinya rahasia, hanya boleh diketahui oleh yang berhak.
31.
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan subyek (masalah) ditinjau dari segi fungsi dan tujuan.
32.
Kode klasifikasi adalah tanda pengenal dari suatu subyek (masalah) dari arsip/dokumen yang mempergunakan angka notasi sistem UDC (Universal Decimal Classification) sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Gubernur Nomor 352/2004.
33.
Kata tangkap (caption) adalah suatu tanda pengenal/petunjuk untuk mengenal sesuatu arsip yang disimpan dalam map atau folder.
34.
Indeks adalah tanda pengenal terhadap sesuatu arsip/dokumen sebagai ciri khas (identitas dari arsip yang bersangkutan dapat berupa indeks nama (badan, instansi, atau orang) atau masalah yang dicantumkan pada LP, kartu kendali, lembar disposisi, lembar peminjaman. Indeks digunakan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
35.
Berkas adalah himpunan arsip yang berupa dosir, rubrik atau seri.
36.
Dosir adalah himpunan arsip tentang riwayat sesuatu peristiwa (kasus) tertentu sejak dari awal sampai akhir secara lengkap mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan.
37.
Rubrik adalah himpunan arsip yang mempunyai kesamaan subyek (masalah).
38.
Rubrikasi adalah teknik penyimpanan surat yang berdasarkan atas kesamaan masalah yang dirinci lebih lanjut menurut kebutuhan, misalnya geografis, urutan waktu dan/atau nomor urut (angka atau abjad).
39.
Sen adalah himpunan arsip/berkas yang disimpan berdasarkan urutan waktu atau nomor urut (angka atau abjad).
40.
Lembar pengantar yang selanjutnya disingkat LP, adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk mengantarkan surat.
41.
Lembar Disposisi yang selanjutnya disingkat LD adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk memberikan disposisi atau catatan dari atasan kepada bawahan.
42.
Kartu Kendali yang selanjutnya disingkat KK adalah sarana pencatatan dan pengendalian surat yang digunakan untuk mengendalikan surat-surat penting.
43.
Lembar Peminjaman adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk meminjam berkas/arsip.
44.
Lembar Teguran adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk menegur bahwa arsip-arsip tertentu telah habis jangka waktu simpannya atau jangka waktu peminjaman di CTU dan harus segera dikembalikan.
45.
Kartu Petunjuk Silang adalah sarana pencatatan yang digunakan mempertemukan arsip yang penempatannya pada 2 atau 3 tempat/lokasi.
46.
Filing Kabinet adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang aktif dan lembar peminjaman.
47.
Lembar Arsip adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang inaktif.
48.
Lemari Katalog adalah alat untuk menyimpan KK, LP dan Kartu Penunjuk Silang termasuk LD (tembusan).
49.
Folder adalah alat simpan semacan map untuk menyimpan berkas arsip.
untuk
50.
Penunjuk (guide) adalah untuk memberikan penunjuk dalam teknik penyimpanan arsip/kartu-kartu dan sekaligus berfungsi sebagai penyekat antara folder/kartu.
51.
Kotak Arsip (boks) adalah alat untuk menyimpan folder yang berisi berkas arsip inaktif/statis.
BAB II ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS Pasal 2 (1)
Susunan organisasi kearsipan dinamis Satminkal Dinas Bintal dan Kesos terdiri dari: a. b. c.
(2)
Susunan organisasi ITU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dari : a. b. c. d. e. f.
(3)
pimpinan CTU; Sekpeng; pengolah.
CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dari: a. b. c. d. e. f. g. h.
(5)
pimpinan ITU; pelaksana sehari-hari ITU; penerima dan pencatat Surat; pengarah surat; pengendali surat dan penata arsip; pengirim surat.
Susunan organisasi CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dari; a. b. c.
(4)
pimpinan Satminkal; ITU; CTU.
Bagian Tata Usaha; Subdinas Program Sarana dan Prasarana; Subdinas Bina Mental Spiritual; Subdinas Bina Sosial; Subdinas Resosialisasi Tuna Sosial; Subdinas Penyantunan dan Rehabilitasi Sosial Penyandang Cacat; Subdinas Kesejahteraan Anak, Keluarga dan Lanjut Usia; Subdinas Bantuan dan Perlindungan Sosial.
Bagan susunan organisasi Satminkal, ITU dan CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) sesuai yang tercantum pada Lampiran Peraturan Gubernur ini. Pasal 3
Pimpinan Satminkal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a mempunyai tugas : a. b. c.
melaksanakan pengendalian umum atas pengelolaan kearsipan dinamis; memberikan disposi surat masuk; menandatangani surat keluar. Pasal 4 (1)
ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b mempunyai tugas : a. b.
(2)
melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU; mengkoordinasikan kegiatan CTU.
Pimpinan ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a mempunyai tugas a. b.
memimpin dan membina teknis pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU; mengendalikan arus informasi dalam bentuk surat dan dokumen yang masuk
maupun keluar; mengkoordinasikan kegiatan CTU; bekerja sama dengan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah dalam penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip. Pelaksana sehari-hari ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b mempunyai tugas : c. b.
(3)
a. b.
memimpin pengurus arsip dinamis pada ITU; membantu mengkoordinasikan kegiatan CTU.
(4)
Penerima dan pencatat surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan penerimaan dan pencatatan surat masuk.
(5)
Pengarah surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf d mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengarahan surat dan penentuan umur simpan arsip.
(6)
Pengendali surat dan penata arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf e mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengendalian dan penomoran surat serta penataan, penyimpanan dan penyusutan arsip serta bertanggung jawab terhadap proses pengetikan.
(7)
Pengirim surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf f mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengiriman surat. Pasal 5
(1)
CTU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c mempunyai tugas : a. b. c.
(2)
Pimpinan CTU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 (2) huruf a mempunyai tugas : a.
b. c. d. e. (3)
memimpin dan bertanggung jawab atas pengolahan surat masuk, penyiapan konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal serta penyelesaian naskah dinas intern yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU; mendisposisi naskah dinas yang masuk ke CTU; mengoreksi konsep dan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal dari sisi substansi materi; memaraf net naskah dinas yang pengetikannya telah sesuai dengan konsep; menandatangani naskah dinas intern Satminkal.
Sekpeng sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b mempunyai tugas : a. b. c. d. b. c. d. e. f.
(4)
mengolah arsip dinamis yang masuk ke CTU serta mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal menyelesaikan naskah dinas Satminkal yang akan ditandatangi, oleh pimpinan Satminkal; membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal.
menerima dan mendistribusikan naskah dinas dan surat yang masuk ke CTU; menyiapkan LD putih pimpinan CTU; mengoreksi konsep naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU dari aspek bahasa, redaksi dan format; mendistribusikan konsep naskah dinas/perbal yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal; menyampaikan naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU kepada alamat yang dituju; membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal; melaksanakan pengetikan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU; memberikan nomor naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU; menyimpan arsip dinamis CTU yang substansinya telah selesai diolah.
Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf c mempunyai tugas :
a. b.
mengolah naskah dinas yang masuk ke CTU; mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal dan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU.
BAB III SARANA KEARSIPAN Bagian Kesatu Sarana Pencatatan dan Pengendalian Naskah Dinas
Paragraf 1 Jenis Sarana Pasal 6 Dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis, Satminkal Dinas Bintal dan Kesos menggunakan sarana pencatatan dan pengendalian naskah dinas sebagai berikut : a. b. c. d. e. b. c. d. e.
LD; KK; LP; Lembar Peminjaman; Lembar Teguran; Kartu Penunjuk Silang; Nomorator; Stempel Jadwal Retensi Arsip; Stempel Tanggal.
Paragraf 2 Lembar Disposisi Pasal 7 (1)
LD digunakan untuk menulis perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan yang terdiri
(2)
LD untuk Dinas Bintal dan Kesos terdiri dari 2 (dua) warna, yaitu : a. b.
(3)
LD warna kuning untuk pimpinan Satminkal; LD warna putih untuk pimpinan CTU.
LD disediakan, diisi dan dilampirkan pada surat oleh Sekpim dan Sekpeng.
Paragraf 3 Kartu Kendali Pasal 8 (1)
KK digunakan untuk mengendalikan surat penting yang memerlukan jawaban dan sebagai katalogus (untuk penemuan kembali arsip).
(2)
KK sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketik atau ditulis dengan jelas.
(3)
KK untuk Satminkal Dinas Bintal dan Kesos terdiri dari 2 (dua) lembar yaitu : a. b.
(4)
KK lembar kesatu berwarna putih; KK lembar kedua berwarna merah.
KK lembar kesatu dan lembar kedua disimpan berdasarkan kode klasifikasi yang
dibantu dengan susunan menurut indeks nama (badan, instansi atau orang).
Paragraf 4 Lembar Pengantar Pasal 9 (1)
LP sesuai dengan penggunaannya dibedakan : a.
b. c.
LP putih digunakan untuk : 1) menyampaikan surat keluar; 2) menyampaikan surat-surat dari ITU ke pimpinan Satminkal dan CTU, dari CTU ke ITU, atau antar CTU; LP merah digunakan untuk menyampaikan surat rahasia dari ITU kepada yang berhak menerimanya; LP kolektif digunakan untuk menyampaikan beberapa surat yang ditujukan kepada satu alamat tertentu.
(2)
LP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh penerima dan pencatat surat, pengirim surat, Sekpeng dan Sekpim.
(3)
LP putih yang digunakan di lingkungan Satminkal dibuat sesuai dengan kebutuhan, sedangkan LP merah masing-masing dibuat rangkap 2 (dua).
(4)
LP putih yang digunakan untuk menyampaikan surat keluar dan LP Kolektif masing-masing dibuat 1 (satu) lembar.
(5)
LP putih, LP merah dan LP kolektif masing-masing disimpan dalam lemari katalog berdasarkan indeks nama (instansi, badan atau orang).
Paragraf 5 Lembar Peminjaman Pasal 10 (1)
Lembar Peminjaman digunakan sebagai bukti bahwa suatu arsip/dokumen sedang dipinjam.
(2)
Lembar Peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh Sekpeng serta pengendali surat dan penata arsip.
(3)
Lembar Peminjaman diketik atau ditulis dengan jelas.
(4)
Lembar Peminjaman dibuat rangkap 3 (tiga) dengan penggunaan sebagai berikut. a. b. c.
lembar asli 1 (satu) berwarna putih untuk instansi (pejabat) yang meminjamkan arsip; lembar 2 (dua) berwarna putih untuk yang meminjam arsip; lembar 3 (tiga) berwarna merah digunakan sebagai pengganti surat/arsip yang dipinjam dan disimpan dalam foldernya.
Paragraf 6 Lembar Teguran Pasal 11 (1)
Lembar Teguran digunakan untuk memberikan teguran kepada CTU tentang : a. b. c.
adanya surat yang telah habis jangka waktu simpannya; kelambatan pengolahan surat; jangka waktu peminjaman arsip telah habis.
(2)
Lembar Teguran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat rangkap 2 (dua) oleh pengendali surat dan penata arsip atau pejabat di ITU.
(3)
Lembar Teguran disimpan dalam folder berdasarkan Indeks Nama (Badan, Instansi atau orang) yang ditegur.
Paragraf 7 Kartu Petunjuk Silang Pasal 12 (1)
Kartu Petunjuk Silang digunakan untuk mempertemukan peristilahan penamaan yang berbeda tetapi sama artinya, beberapa informasi yang berbeda tetapi saling berkaitan disimpan ditempat yang berlainan tetapi dapat menunjukkan tempat arsip yang bersangkutan.
(2)
Kartu Petunjuk Silang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan dan diisi oleh pengendali surat dan penata arsip.
Paragraf 8 Nomorator Pasal 13 (1)
Petugas yang mencantumkan Nomorator adalah penerima dan pencatat surat.
(2)
Nomorator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk mencantumkan urutan surat masuk ke Satminkal.
(3)
Setiap surat masuk yang diterima oleh Satminkal, sebelum disampaikan kepada pimpinan Satminkal harus dibubuhi Nomorator pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan.
Paragraf 9 Stempel Jadwal Retensi Arsip Pasal 14 (1)
Stempel Jadwal Retensi Arsip digunakan untuk mencantumkan umur simpan arsip di CTU dan Kantor Arsip Daerah.
(2)
Setiap surat masuk yang diterima oleh Satminkal, sebelum disalurkan ke CTU (pengolah) harus dibubuhi Stempel Jadwal Retensi Arsip pada halaman belakang surat lembar pertama di sudut kanan atas oleh penerima dan pencatat surat.
(3)
Petugas yang mengisi kolom umur simpan arsip pada stempel jadwal retensi arsip adalah pengarah surat.
(4)
Pemantauan jangka waktu simpan suatu arsip dihitung dari tanggal surat.
(5)
Umur simpan arsip yang tertera pada stempal jadwal retensi arsip merupakan pedoman waktu penyimpanan.
(6)
Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan umur simpan arsip yang tertuang pada kolom-kolom stempel jadwal retensi arsip.
Paragraf 10 Stempel Tanggal
Pasal 15 (1)
Stempel tanggal digunakan untuk mencantumkan tanggal surat masuk ke Satminkal.
(2)
Setiap surat masuk yang diterima Satminkal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebelum disampaikan kepada pimpinan satminkal harus dibubuhi stempel tanggal pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan.
(3)
Petugas yang mencantumkan stempel tanggal adalah penerima dan pencatat surat.
Bagian Kedua Sarana Penyimpanan Pasal 16 Sarana penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu : a. b. c.
sarana penyimpanan arsip dalam bentuk perabot kantor, antara lain lemari arsip (manual dan/atau elektrik), filing kabinet, lemari katalog, dan rak arsip; sarana penyimpanan arsip dalam bentuk alat tulis kantor, antara lain map, kotak arsip (boks); sarana penunjang penyimpanan arsip, dalam bentuk penunjuk (guide) dan kata tangkap (caption) Pasal 17
Kegunaan sarana penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 adalah sebagai berikut. a.
lemari arsip dan filing kabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dinamis;
b.
lemari katalog yang terdiri dari: 1. 2.
Lemari katalog LD digunakan untuk menyimpan tembusan LD; lemari katalog KK untuk menyimpan KK, LP, lembar peminjaman, dan kartu petunjuk silang.
c.
rak arsip termasuk lemari arsip digunakan untuk menyimpan kotak arsip (boks) yang telah berisi arsip/folder;
d.
kotak arsip (boks) digunakan untuk menyimpan arsip yang telah ditata perfolder;
e.
folder digunakan untuk menyimpan arsip
f.
penunjuk (guide) digunakan untuk menyekat lembar-lembar pencatatan.
BAB IV PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK Pasal 18 (1)
Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala DInas harus melalui Bagian Tata Usaha selaku ITU.
(2)
Surat masuk yang belum dicatat oleh ITU tidak dibenarkan untuk diproses lebih lanjut.
(3)
Semua surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diproses lebih lanjut, kecuali surat kaleng. Pasal 19
(1)
Prosedur pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3)
dilakukan sebagai berikut: a. penerima dan pencatat surat bertugas : 1. 2.
Menerima dan meneliti semua surat, baik yang disampaikan oleh pengirim surat maupun melalui pos, faksimili, e-mail; membuka sampul surat, kecuali surat rahasia dan mencocokkan antara alamat yang tertera pada surat dengan alamat sampulnya serta mencocokkan jumlah lampirannya, dengan ketentuan : a) b)
c)
surat yang bukan untuk Dinas Perindustrian dan Perdagangan dikembalikan kepada pengirimnya; jika alamat yang tercantum pada sampul surat sama dengan alamat suratnya, sampulnya dapat dimusnahkan, sedangkan jika di dalam surat tidak tercantum alamat lengkap dari pengirimnya, sampul surat diikutsertakan; surat yang pada kepala suratnya atau di dalam teksnya dinyatakan ada lampiran, tetapi ternyata lampirannya tidak ada, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut. 1) 2) 3) 4) 5) 6)
7)
b.
pengarah surat bertugas : 1. 2. 3. 4. 5.
c.
jika melalui pos, faksimili dan e-mail harus ditulis "lampirannya tidak ada" kemudian diparaf oleh penerima dan pencatat surat; jika melalui pengirim surat, agar dikembalikan kepada pengirim surat yang bersangkutan; membubuhi paraf, nama jelas serta tanggal terima surat pada tanda terima surat/bukti penerimaan; membubuhkan nomor, tanggal penerimaan dan paraf penerima dan pencatat surat pada bagian bawah surat; membubuhkan Stempel Jadwal Retensi Arsip pada bagian belakang surat sebelah kanan atas; menyampaikan surat rahasia kepada yang berhak menerima dengan menggunakan 2 (dua) LP merah sebagai sarana pengiriman dan surat bukan rahasia kepada pengarah surat; menyimpan LP merah rangkap kesatu setelah diparaf oleh yang berhak menerima.
menerima surat-surat dari penerima dan pencatat surat; memilah-milah surat ke dalam 2 (dua) kelompok yaitu surat penting perlu jawaban dan surat penting tidak perlu jawaban; memberi pengarahan surat secara tertulis pada bagian bawah surat; mengisi umur simpan arsip pada kolom Stempel jadwal Retensi Arsip; menyampaikan semua surat kepada penerima dan pencatat surat.
penerima dan pencatat surat bertugas : 1.
menerima semua surat dari pengarah surat;
2.
melampirkan dan mengisi : a) b)
LP putih rangkap 2 (dua) surat penting perlu jawaban; LP putih rangkap 3 (tiga) bagi surat penting tidak perlu jawaban
3.
menyampaikan surat penting perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) kepada Kepala Dinas serta surat penting tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) kepada Wakil Kepala Dinas melalui Sekpim masing-masing;
4.
menerima kembali : a)
b)
LP putih lembar kesatu yang telah diparaf oleh Sekpim Kepala Dinas untuk surat penting perlu jawaban atau LP putih lembar kesatu dan lembar kedua yang telah diparaf oleh Sekpim Wakil Kepala Dinas untuk surat penting tidak perlu jawaban; menyimpan LP putih lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu dan ketiga dalam lemari katalog.
d.
Sekpim Kepala Dinas bertugas : 1. 2. 3. 4. 5.
e.
Kepala Dinas bertugas : 1. 2. 3.
f.
2. 3.
4.
2.
3. 4.
2. 3.
menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim Wakil Kepala Dinas; memberikan disposisi pada LD kuning; mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpim Wakil Kepala Dinas.
Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1. 2. 3.
4.
j.
menerima surat penting tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) atau surat rahasia beserta LP merah rangkap 2 (dua) dari penerima dan pencatat surat dan/atau surat penting perlu jawaban yang telah didisposisi Sekpim Kepala Dinas; memaraf LP putih lembar kesatu dan selanjutnya LP putih lembar kesatu dan ketiga atau LP merah lembar kesatu selanjutnya LP putih lembar kedua dikembalikan kepada Sekpim Kepala Dinas; melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 2 pada surat. menyimpan LP putih lembar kedua dan LP merah lembar kedua dalam lemari katalog.
Wakil Kepala Dinas bertugas : 1.
i.
menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 3 (tiga) dari Kepala dinas; menyatukan LD kuning lembar kesatu pada suratnya; menyampaikan surat penting perlu jawaban dan LD kuning lembar kesatu kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih lembar kedua yang berasal dari penerima dan pencatat surat; menyimpan LP putih lembar kedua yang telah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip serta LD kuning lembar kedua dalam lemari katalog.
Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1.
h.
menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim; memberikan disposisi pada LD kuning; mengembalikan surat yang telah disposisi kepada Sekpim.
Sekpim Kepala Dinas bertugas : 1.
g.
menerima surat penting perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) atau surat rahasia beserta LP merah rangkap 2 dari penerima dan pencatat surat; memaraf LP putih lembar kesatu selanjutnya LP putih lembar kesatu dikembalikan kepada penerima dan pencatat surat; melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 3 (tiga) pada surat; menyampaikan surat beserta LD kuning rangkap 3 (tiga) kepada Kepala Dinas; menyimpan LP putih lembar kedua dan LP merah lembar kedua dalam lemari katalog.
menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 3 (tiga) dari Wakil Kepala Dinas; menyatukan LD kuning lembar kesatu pada suratnya; menyampaikan surat penting tidak perlu jawaban dan LD kuning lembar kesatu kepada penerima dan pencatat surat dengan menggunakan LP putih lembar kedua yang berasal dari penerima dan pencatat surat sebagai sarana pengiriman atau surat penting kebijakan yang telah didisposisi Kepala Dinas beserta LD kuning lembar kesatu kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih kembar kedua. menyimpan LP putih lembar kedua yang telah diparaf oleh Pengendali Surat dan Penata Arsip serta LD kuning lembar kedua dalam lemari katalog.
penerima dan pencatat surat bertugas ;
1. 2. 3.
4. 5.
k.
pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. 2. 3. 4.
5.
l.
menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas kepada CTU pengelola dari Sekpim beserta LP putih lembar kedua; memaraf LP putih lembar kedua dan mengembalikan kepada Sekpim; menyampaikan surat dan LD kuning lembar kesatu kepada Sekpeng CTU Pengolah dengan menggunakan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga sebagai sarana pengiriman; menerima kembali LP putih lembar kesatu yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah; menyimpan LP putih lembar kesatu dalam lemari katalog.
menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas dari Sekpim beserta LP putih lembar ke-2 (kedua); menerima dokumen pelayanan dari pengarah surat; memaraf LP putih lembar ke-2 (kedua) dan mengembalikan kepada Sekpim; menyampaikan surat penting tidak perlu jawaban LD kuning lembar ke-1 (kesatu) serta dokumen pelayanan kepada Sekpeng CTU Pengolah dengan menggunakan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) dan kedua sebagai sarana pengiriman; menyimpan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah dalam lemari katalog.
Sekpeng CTU pengolah bertugas : 1.
Menerima : a) surat penting perlu jawaban beserta KK surat masuk rangkap 2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip; b) surat penting tidak perlu jawaban beserta LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga dari penerima dan pencatat surat.
2.
Memaraf : a) KK surat masuk lembar ke-1 (kesatu) dan mengembalikannya kepada pengendali surat dan penata arsip; b) LP putih lembar ke-1 (kesatu) dan mengembalikannya kepada penerima dan pencatat surat.
3.
melampirkan LD putih rangka 2 (dua);
4.
menyimpan KK masuk lembar ke-2 (kedua) dan LP putih lembar ke-3 (ketiga) dalam lemari katalog.
m. pimpinan CTU pengolah bertugas : 1. 2. 3.
menerima dan meneliti surat dari Sekpeng; memberikan disposisi pada LD putih; mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpeng CTU pengolah.
n. Sekpeng CTU pengolah bertugas : 1. 2.
3.
o.
menerima kembali surat beserta LD putih rangkap 2 (dua) telah didisposisi oleh pimpinan CTU Pengolah; melepas LD putih lembar kedua dari surat dan menyatukan LD putih lembar ke-1 (kesatu) pada surat dan meneruskan surat penting tidak perlu jawaban dengan menggunakan LP putih 1 (satu) lembar serta meneruskan surat penting perlu jawaban dengan menggunakan KK masuk lembar ke-2 (kedua) kepada pengolah surat; menyimpan LD putih lembar ke-2 (kedua) serta LP putih dan KK masuk lembar ke-2 (kedua) dalam lemari katalog.
pengolah surat bertugas : 1. 2.
menerima surat dari Sekpeng CTU pengolah; memproses surat sesuai dengan disposisi pimpinan. Pasal 20
Dalam hal surat rahasia setelah diketahui oleh yang berhak menerima ternyata bukan rahasia dan menjadi surat penting perlu jawaban atau surat penting tidak perlu jawaban maka untuk pengurusan selanjutnya mengikuti ketentuan pengurusan surat penting perlu jawaban atau surat penting tidak perlu jawaban. Pasal 21 Bagan prosedur pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 sesuai yang tercantum pada Lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB V PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS Bagian Kesatu Teknis Pembuatan Naskah Dinas Pasal 22 (1)
Konsep naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan, instruksi surat edaran dan surat-surat penting lainnya, yang disusun oleh CTU pengosep atau pejabat lain yang ditunjuk, baik atas perintah Kepala Dinas maupun atas inisiatif sendiri, dituangkan dalam blanko perbal, dengan ketentuan sebagai berikut: a.
b.
(2)
Konsep perbal naskah dinas yang telah diparaf/disetujiui oleh pejabat penandatangan selanjutnya diberikan nomor dan tanggal surat oleh Pengendali Surat dan Penata Arsip serta diketik rapi dengan ketentuan sebagai berikut: a.
b. c. d. e. f. g.
h.
(3)
jika materi naskah dinas melibatkan beberapa CTU, maka semua Pimpinan CTU yang terkait harus ikut memberikan pertimbangan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom pemaraf serta dan setiap pemarafan harus dilengkapi dengan tanggal pemarafan; setiap terjadi perubahan, maka pejabat yang mengadakan perubahan harus membubuhkan paraf dan tanggal pemarafan pada perubahan tersebut.
naskah dinas diketik sebanyak instansi yang akan dikirim ditambah dengan 2 (dua) eksemplar yaitu satu eksemplar untuk disimpan dalam perbal sebagai pertinggal dan 1 (satu) eksemplar lagi untuk CTU pengonsep; apabila perlu perbanyakan ketikan net dapat dilakukan dengan fotokopi; naskah dinas asli diketik dengan menggunakan kertas ukuran A4, dan sesuai dengan perkembangan teknologi, pengetikan dapat dilakukan dengan komputer; untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat digunakan stempel ASLI dan stempel TEMBUSAN ditempatkan pada sudut kiri atas, dengan posisi miring; bentuk dan format naskah dinas disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas; sebelum diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan, maka naskah dinas harus diperiksa/ditaklik; pemeriksaan mengenai kebenaran materi dilakukan oleh pimpinan CTU pengosep dengan membubuhkan paraf sebelah kiri nama jabatan dan memaraf perbal pada kolom "Net telah disetujui oleh Unit/Sub Unit/CTU pengonsep"; pemeriksaan redaksional dan pengetikan dilakukan oleh pelaksana sehari-hari ITU dan diparaf oleh pimpinan ITU di sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas.
Ketikan net naskah dinas diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk dimintakan tanda tangan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. b.
tembusan naskah dinas yang akan dijadikan pertinggal arsip;ditempat paling atas; Kepala Dinas menandatangani asli naskah dinas dan calon pertinggal atau tembusan yang dianggap perlu, sedangkan tembusan lainnya dapat menggunakan stempel tanda tangan. Pasal 23
(1)
Penulisan nama jabatan dan tempat pemarafan dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
(x) KEPALA DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DKI JAKARTA , (xx)
NAMA JELAS NIP (2)
Paraf pimpinan CTU pengonsep pada sebelah kiri nama jabatan Kepala Dinas (x) dan paraf pimpinan ITU pada sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas (xx);
(3)
Pemarafan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan pada lembar tembusan yang akan dijadikan pertinggal. Bagian Kedua Penomoran Naskah Dinas Pasal 24
Penomoran semua naskah dinas dilakukan oleh ITU dalam hal ini pengendali surat dan penata arsip. Pasal 25 (1)
Penomoran naskah dinas untuk surat keluar terdiri dari dua komponen, yaitu nomor urut dan kode klasifikasi, yang dibatasi dengan garis miring.
(2)
Penulisan nomor surat keluar dan kode klasifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan ketentuan sebagai berikut.
Nomor: xx/-xxx. Xxx
XX : Nomor Urut -XX. XXX : Kode klasifikasi
(3)
Nomor surat keluar dicatat dalam buku nomor surat keluar, dengan kolom-kolom : a. b. c. d. e. f.
(4)
nomor urut; kode klasifikasi; tanggal dan nomor surat; isi ringkas; ditujukan kepada dan; keterangan.
Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember. Pasal 26
(1)
Penomoran naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, seruan dan pengumuman dengan ketentuan sebagai berikut. a.
penomoran peraturan, instruksi, seruan dan pengumuman terdiri atas dua komponen yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan kata TAHUN dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. Nomor
XX TAHUN XXX XX XXXX
b.
: Nomor Urut : Tahun Penetapan
penomoran keputusan terdiri atas 2 (dua) komponen yaitu nomor urut dan tahun
penetapan yang dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. Nomor
c.
XX /XXXX XX
: Nomor Urut
XXXX
: Tahun Penetapan
Penomoran surat edaran terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu nomor urut, tulisan SE dan tahun pembuatan yang masing-masing dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. Nomor
XX / SE / XXXX XX SE XXXX
: Nomor Urut : Surat Edaran : Tahun Penetapan
(2)
Nomor peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, seruan dan pengumuman masing-masing dicatat dalam buku tersendiri.
(3)
Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimuiai pada awal bulan Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember. Bagian Ketiga Penandatangan Naskah Dinas Pasal 27
(1) (2)
Pada dasarnya semua naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Dinas Apabila Kepala Dinas berhalangan, penandatangan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Wakil Kepala Dinas dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. KEPALA DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DKI JAKARTA,
NAMA JELAS (Wakil) NIP (3)
Wakil Kepala Dinas dapat menandatangani naskah dinas atas wewenang jabatannya sepanjang materinya tidak bersifat kebijakan dan berlaku intern dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. WAKIL KEPALA DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DKI JAKARTA,
NAMA JELAS NIP (4)
Kepala Dinas dapat mendelegasikan sebagian kewenangannya dalam hal penandatanganan naskah dinas kepada pejabat struktural yang ditunjuk, yang dibuat secara tertulis dengan keputusan Kepala Dinas.
(5)
Pengetikan nama jabatan yang diberi pendelegasian wewenang menandatangani naskah dinas atas nama Kepala Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dengan ketentuan penulisan sebagai berikut.
a.n. KEPALA DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DKI JAKARTA KEPALA XXXXXXXXXXX,
NAMA JELAS NIP
(6)
Apabila ada naskah dinas yang menurut ketentuan harus ditandatangani oleh Kepala Dinas atas nama Gubernur, Kepala Dinas tidak dibenarkan melimpahkan kewenangan tersebut kepada siapapun. Pasal 28
Naskah Dinas yang bersifat kebijakan dan mengandung aspek yuridis harus ditandatangani oleh Kepala Dinas. Bagian Keempat Prosedur Pembuatan Naskah Dinas Pasal 29 Prosedur pembuatan naskah dinas dilakukan dengan tahapan sebagai berikut. a.
pengonsep bertugas : 1. 2. 3.
b.
pimpinan CTU pengonsep bertugas : 1. 2. 3.
c.
2. 3.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang sudah diparaf oleh pimpinan CTU pengonsep; membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Diedarkan Oleh"; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Sekpeng CTU terkait dengan menggunakan LP putih sebagai sarana penyampaian.
Sekpeng CTU terkait bertugas : 1. 2. 3.
e.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pengonsep; mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom "Diperiksa Oleh" dan kolom "Pemaraf Serta"; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep.
Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1.
d.
menyiapkan konsep naskah dinas dalam blangko perbal lengkap dengan pengisiannya; membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Dikerjakan oleh; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pimpinan CTU pengonsep.
menerima konsep perbal beserta surat masuk dan inisiatif sendiri dengan LP putih dari Sekpeng CTU pengonsep; memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng CTU pengonsep; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU terkait.
pimpinan CTU terkait bertugas : 1. 2. 3.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU terkait; mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta; mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk dan perbal insiatif
sendiri kepada Sekpeng CTU terkait. f.
Sekpeng CTU terkait bertugas ; 1. 2.
g.
Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1. 2. 3.
h.
2. 3.
2.
2.
3. 4.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim Wakil Kepala Dinas. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunaklan KK masuk lembar ke-2 (kedua) setelah terlebih dahulu menuliskan kata-kata "beserta konsep perbal/lampiran" pada kolom keterangan, kemudian memaraf; dalam hal konsep perbal bukan merupakan jawaban surat masuk (perbal inisiatif sendiri) maka penyampaiannya dengan menggunakan LP putih rangkap 3 (tiga); menyimpan LP putih atau KK masuk lembar ke-1 (kesatu) dalam lemari katalog setelah ditukar dengan KK masuk lembar ke-2 (kedua).
pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. 2.
3. 4. 5. l.
menerima konsep perbai beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim Wakil Kepala Dinas; menyampaikan konsep perbai beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP putih sebagai sarana pengiriman.
Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1.
k.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpim Wakil Kepala Dinas; mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta; mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim Wakil Kepala Dinas.
Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1.
j.
menerima konsep perbal beserta surat masuk dan inisiatif sendiri dengan LP putih dari Sekpeng CTU pengonsep; memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng CTU pengonsep; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Wakil Kepala Dinas.
Wakil Kepala Dinas bertugas : 1.
i.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU terkait; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal insiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP putih sebagai sarana pengiriman.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU pengonsep beserta KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih 3 (tiga rangkap); mencabut KK masuk dan perbal inisiatif sendiri lembar ke-2 (kedua) dan menuliskan kata-kata yang sama seperti pada KK masuk lembar ke-2 (kedua) kemudian memaraf; menyerahkan KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) kepada Sekpeng CTU pengonsep; menyampaikan konsep perbal beserta berkas masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU.
pelaksana sehari-hari ITU betugas : 1. 2. 3.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dan pengendali surat dan penata arsip; mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta, bagian yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan pada sisi sebelah kiri; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif
sendiri kepada pimpinan ITU; m.
pimpinan ITU bertugas : 1. 2. 3.
n.
pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. 2. 3.
4.
o.
2.
3. 4.
2. 3.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim; meneliti/mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom ditetapkan oleh; menyerahkan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif yang telah diparaf kepada Sekpim.
Sekpim bertugas. 1. 2.
3.
r.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) dari pengendali surat dan penata arsip; memaraf KK masuk lembar ke-2 (kedua) pada kolom diteruskan atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pejabat penanda tangan; menyimpan LP putih lembar kedua dalam lemari katalog.
Pejabat penanda tangan bertugas . 1.
q.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan ITU; mengisi tanggal pada kolom "Diajukan pada tanggal " dengan tanggal pemarafan pimpinan ITU; menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) sebagai sarana pengiriman; menyimpan KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) dalam lemari katalog.
Sekpim bertugas : 1.
p.
menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pelaksana sehari-hari ITU; memaraf perbal dan membubuhkan tanggal paraf pada kolom pemaraf sisi sebelah kanan; menyampaikan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip.
menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf pejabat penanda tangan; menyampaikan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) sebagai sarana pengiriman; menyimpan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga dalam lemari katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip pada kolom "Diteruskan".
pengendali surat dan penata arsip berlugas : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP lembar ke-3 (ketiga) Sekpim; memaraf LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-2 (kedua) pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikan kepada Sekpim; memberi nomor dan tanggal pada perbal; membubuhkan paraf dan tanggal pada kolom "Dinomori Oleh"; menyelesaikan proses pengetikan net, pengetikan net dapat dilakukan di ITU atau CTU pengonsep; menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU;
7. s.
Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1.
2.
3.
t.
2.
3.
2.
3.
2. 3.
4.
5.
menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpeng CTU pengonsep; memaraf KK masuk lembar ke-1 (kesatu) atau LP putih lembar ke-1 (kesatu) pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada Sekpeng CTU pengonsep; meneliti kelengkapan paraf pada ketikan net rangkap ke-2 (kedua) baik paraf sisi kiri dan kanan nama jabatan penanda tangan maupun paraf hasil penaklikan pada setiap halaman net rangkap ke-2 (kedua); mengambil ketikan net rangkap ke-1 (kesatu) dan ke-3 (ketiga) untuk digabung dengan ketikan net rangkap kedua dengan posisi ketikan net rangkap ke-2 (kedua) paling atas, serta membubuhkan stempel asli pada ketikan net ke-1 (kesatu) dan tembusan pada ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga); menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) sebagai sarana pengiriman.
Sekpim bertugas ; 1. 2. 3.
x.
menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU pengonsep; menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta surat masuk kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan KK surat masuk atau perbal inisiatif sendiri lembar ke-2 (kedua) sebagai sarana pengiriman; menyimpan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) atau LP putih lembar kesatu dalam lermari katalog setelah diparaf pengendali surat dan penata arsip pada kolom "Diteruskan".
pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1.
w.
menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif dari Sekpeng CTU pengonsep; membubuhkan paraf ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan pada perbal di kolom "Net telah disetujui oleh unit/subunit/CTU pengonsep" pada sisi kiri nama jabatan penanda tangan surat; mengembalikan ketikan net/rangkap ke-2 (kedua) yang telah diparaf dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep.
Sekpeng CTU pengonsep bertugas 1.
v.
menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-2 (kedua) dari pengendali surat dan penata arsip; memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) pada kolom pengolah dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; menyampaikan ketikan net rangkap kedua dan konsep beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU pengonsep.
pimpinan CTU pengonsep bertugas : 1.
u.
menyimpan ketikan net rangkap ke-1 (kesatu) dan rangkap ke-3 (ketiga).
menerima ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pengendali surat dan penata arsip; memaraf KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pejabat penanda tangan.
pejabat penanda tangan bertugas : 1. 2.
menerima ketikan net dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim; menandatangani ketikan net rangkap 3 (tiga);
3.
y.
mengembalikan ketikan net rangkap 3 (tiga) yang telah ditandatangani beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim.
Sekpim bertugas : 1. 2.
3.
menerima naskah dinas rangkap 3 (tiga), konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri; menyampaikan naskah dinas rangkap 3 (tiga) beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih bam 1 (satu) lembar sebagai sarana pengiriman; menyimpan LP putih baru dalam lemari katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip. Pasal 30
Bagan prosedur pembuatan naskah dinas sebagaimana tercantum pada lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB VI PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR Pasal 31 (1)
Pengiriman semua surat keluar melalui ITU.
(2)
ITU bertanggung jawab atas penyampaian/pengiriman surat keluar tepat pada waktunya. Pasal 32
Prosedur pengelolaan surat keluar dilakukan dengan tahapan sebagai berikut. a.
pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
b.
pengirim surat bertugas : 1. 2. 3. 4. 5.
c.
menerima surat yang telah ditandatangani oleh pejabat penanud tangan beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim; memaraf LP putih satu lembar pada kolom "Diteruskan dan mengembalikan kepada Sekpim; menggandakan surat keluar sebanyak yang dibutuhkan; membubuhkan stempel pada surat; mengisi KK keluar rangka 2 (dua); menyampaikan surat (asli) dan perbal kepada pengirim surat dengan menggunakan KK keluar rangkap 2 (dua) sebagai sarana pengiriman.
menerima surat (asli) dan perbal beserta KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip; memaraf perbal pada kolom "Diterima Oleh Pengirim Surat" dan kolom "Dikirim Oleh" serta KK keluar rangkap 2 (dua) pada kolom " Diteruskan" dan mengembalikan kepada pengendali Surat dan Penata Arsip; menyiapkan/mengetik alamat pada sampul surat, stempel dan LP putih 1 (satu) lembar; menyimpan LP putih dalam lemari katalog.
pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. 2. 3.
4.
menerima kembali perbal dan KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengirim surat; memaraf kolom "Perbal dan Pertinggal Disimpan Oleh" pada perbal dan menuliskan tanggal pemarafan; memaraf KK masuk lembar kedua dan KK surat keluar lembar ke-1 (kesatu) dan ke-2 (kedua) pada kolom "Disimpan" sekaligus menuliskan kode lokasi penyimpanan berkas; menyimpan berupa : a) surat keluar pertinggal perbal dan surat masuk dalam filing kabinet;
b) 5.
6.
d.
KK masuk lembar ke-2 (kedua) dalam lemari katalog.
menyampaikan surat keluar tembusan dan KK keluar lembar ke-1 (kesatu) kepada Sekpeng CTU Pengonsep dengan menggunakan KK keluar lembar ke2 (kedua) sebagai sarana pengiriman; menerima kembali KK keluar lembar ke-2 (kedua) setelah diparaf oleh Sekpeng CTU pengosep selanjutnya menyimpannya ke dalam lemari katalog digabung dengan KK masuk lembar ke-2 (kedua).
Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1. menerima surat keluar tembusan serta KK keluar lembar ke-2 (kesatu) dan ke-2 (kedua) dari pengendali surat dan penata arsip; 2. memaraf KK keluar lembar ke-2 (kedua) pada kolom pengolah dan mengembalikan pada pengendali surat dan penata arsip; 3. menyimpan Surat Keluar Tembusan dalam lemari arsip dan KK keluar lembar ke-1 (kesatu) dalam lemari katalog digabung dengan KK surat masuk lembar ke-1 (kesatu). Pasal 33
Bagan prosedur pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 sesuai yang tercantum pada Lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB VII PENYIMPANAN ARSIP DAN LEMBAR PENCATAT Bagian Kesatu Penyimpanan Arsip Pasal 34 (1)
Arsip dinamis yang masih digunakan dalam pelaksanaan proses pekerjaan disimpan oleh CTU pengolah sedangkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam proses pekerjaan disimpan dan dipelihara oleh ITU.
(2)
CTU harus menyerahkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam proses pekerjaan kepada ITU. Bagian Kedua Paragraf 1 Penyimpanan Arsip dan Lembar Disposisi Pasal 35
Penyimpanan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut: a.
b. c. d.
penata arsip mengelompokkan arsip berdasarkan kode klasifikasi dan menyusunnya kedalam map folder menurut indeks nama badan/instansi/orang yang tercantum pada tabulasi tersebut; penyusunan map folder menurut indeks dipisahkan dengan penunjuk (guide); map Folder dimasukkan ke dalam kotak arsip yang telah diberi kode klasifikasi dan disusun secara vertikal; kotak arsip ditempatkan di dalam rak arsip dan/atau lemari arsip. Pasal 36
Penyimpanan LD dilakukan sebagai berikut: a. b.
LD disimpan dalam lemari katalog; penyimpanan dikelompokkan berdasarkan kronologis waktu menurut tanggal, bulan dan tahun;
c.
d. e. f.
penyusunan LD dipisahkan dengan penunjuk (guide) berupa : 1. warna merah untuk menunjukkan tahun; 2. warna hijau untuk menunjukkan bulan; 3. warna kuning untuk menunjukkan tanggal. Penempatan penunjuk (guide) warna merah disusun menurut urutan tahun; penempatan penunjuk (guide) warna hijau disusun menurut urutan bulan dengan menempatkan bulan Desember sebagai urutan pertama; penempatan penunjuk (guide) warna kuning disusun menurut urutan tanggal disesuaikan dengan interval waktu sesuai kebutuhan.
Paragraf 2 Penyimpanan Lembar Pengantar Pasar 37 Penyimpanan LP dilakukan sebagai berikut: a. b. c.
LP disimpan dalam lemari katalog; Penyimpanan LP dikelompokkan berdasarkan indeks nama badan/instansi/orang. Pengelompokan dipisahkan dengan penunjuk (guide) berupa : 1. warna merah untuk menunjukkan instansi induk; 2. warna hijau untuk menunjukkan sub instansi; 3. warna kuning untuk menunjukkan sub-sub instansi.
Paragraf 3 Penyimpanan Kartu Kendali Pasal 38 Penyimpanan KK dilakukan sebagai berikut. a. b. c.
KK disimpan dalam Lemari Katalog; Penyimpanan KK dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi (masalah); Pengelompokan dipisahkan dengan penunjuik (guide) berupa : 1. 2. 3.
warna merah untuk menunjukkan masalah pokok; warna hijau untuk menunjukkan submasalah; warna kuning untuk menunjukkan sub-sub masalah.
Paragraf 4 Penyimpanan Kartu Penunjuk Silang Pasal 39 Penyimpanan Kartu Penunjuk Silang dilakukan sebagai berikut. a. b. c.
kartu penunjuk silang disimpan dalam Lemari Katalog. penyimpanan kartu penunjuk silang dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi dan indeks. Pengelompokan dipisahkan dengan penunjuk (guide) berupa : 1. 2. 3.
warna merah untuk menunjukkan masalah pokok atau instansi induk; warna hijau untuk menunjukkan submasalah atau subinstansi; warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah atau sub-sub instansi.
Paragraf 5 Penyimpanan Lembar Peminjaman Pasal 40
Penyimpanan lembar peminjaman dilakukan sebagai berikut: a. b. c.
lembar peminjaman kecil disimpan dalam lemari katalog. Lembar peminjaman besar disimpan dalam map arsip yang dipinjam. Pengelompokan dipisahkan dengan penunjuk (guide) berupa : 1. 2. 3.
warna merah untuk menunjukkan masalah pokok; warna hijau untuk menunjukkan submasalah; warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah.
BAB VIII PENYUSUTAN ARSIP Bagian Kesatu Tahapan Penyusutan Arsip Pasal 41 Tahapan penyusutan arsip meliputi: a. b. c. d.
pemindahan arsip dari CTU pengolah ke ITU; pemilahan arsip oleh ITU (pengendali surat dan penata arsip); pemusnahan arsip; penyerahan arsip dari Satminkal ke Kantor Arsip Daerah.
Bagian Kedua Teknis Penyusutan Arsip Paragraf 1 Teknis Pemindahan Arsip Pasal 42 (1)
Sekpeng CTU pengolah menyampaikan arsip yang telah selesai diproses ke ITU dengan menggunakan daftar pertelaan arsip dan berita acara pemindahan arsip.
(2)
Sekpeng CTU pengolah memusnahkan tembusan naskah dinas beserta berkasnya setelah dianggap tidak berguna lagi yang diikuti dengan pemusnahan lembar pencatatannya. Paragraf 2 Teknis Pemilahan Arsip Pasal 43
(1)
ITU meneliti dan memiliah-milah arsip yang sudah habis jangka waktunya simpannya sesuai dengan daftar retensi, paling sedikit 6 (enam) bulan sekali.
(2)
ITU mengelompokkan arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya menjadi: a. b. c.
kelompok arsip yang diusulkan untuk dapat dimusnahkan; kelompok arsip yang masih perlu disimpan lebih lanjut oleh Satminkal; kelompok arsip yang diusulkan untuk ditransfer ke Kantor Arsip Daerah.
(3)
ITU membuat daftar pertelaan arsip untuk masing-masing kelompok arsip.
(4)
ITU menyampaikan : a.
daftar pertelaan arsip beserta yang akan dimusnahkan kepada panitia
b.
pemusnahan arsip; b.arsip-arsip yang akan disimpan lebih lanjut sebagaimana dimaksud ayat (2) huruf b beserta daftar pertelaan arsip ke Kantor Arsip Daerah. Paragraf 3 Teknis Pemusnahan Arsip Pasal 44
Teknis pemusnahan arsip dilakukan sebagai berikut: a. b.
c.
d.
e.
f.
ITU mengajukan daftar pertelaan arsip untuk arsip yang akan dimusnahkan kepada panitia pemusnahan arsip untuk dinilai. Panitia pemusnahan arsip selanjutnya memberikan pertimbangan atas usul pemusnahan arsip dimaksud, dan apabila dianggap perlu panitia pemusnahan arsip dapat meneliti langsung arsip fisiknya. Arsip yang oleh panitia pemusnahan arsip dapat dimusnahkan, selanjutnya dibuatkan daftar pertelaan arsip yang merupakan lampiran dan rekomendasi panitia pemusnahan arsip kepada pimpinan ITU. Pimpinan ITU selaku Ketua panitia pemusnahan arsip membuat surat usulan persetujuan pemusnahan arsip kepada pimpinan satminkal yang dituangkan dalam surat persetujuan pemusnahan arsip. Pimpinan ITU selaku Ketua panitia pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan dari pimpinan satminkal, langsung melaksanakan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dilaksanakan oleh panitia pemusnahan arsip dan dibuatkan berita acara pemusnahan arsip. Paragraf 4 Teknis Penyerahan Arsip Pasal 45
(1)
Penyerahan arsip kepada Kantor Arsip Daerah dikoordinasikan dan dilakukan oleh ITU.
(2)
Tata cara pelaksanaan penyerahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sebagai berikut.
a.
b. c.
d.
e.
f. g.
setiap tahun diadakan penyortiran arsip yang masa simpannya telah mencapai 5 (lima) tahun dan arsip ini dipindahkan di kotak arsip, dan tiap kotak arsip ditempel label; membuat daftar pertelaan arsip rangkap 2 (dua) untuk arsip yang akan diserahkan kepada Kantor Arsip Daerah. menyerahkan arsip beserta daftar pertelaan arsip lembar kesatu, ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) kepada Kantor Arsip Daerah, setelah terlebih dahulu mengadakan kesepakatan bersama. penyerahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b harus dibuatkan berita acara rangkap 2 (dua) yang ditandatangani oleh Kepala Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial Kepala Kantor Arsip Daerah. berita acara penyerahan arsip lembar ke-1 (kesatu) dan daftar pertelaan arsip lembar ke-1 (kesatu) disimpan oleh Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial, sedangkan berita acara lembar ke-2 (kedua) disimpan oleh Kantor Arsip Daerah. dengan diterimanya berita acara penyerahan arsip beserta daftar pertelaan arsip maka KK dan LP untuk arsip yang bersangkutan dimusnahkan. berita acara dan daftar pertelaan arsip berfungsi sebagai pengganti KK dan LP serta arsip yang telah dimusnahkan.
BAB IX PENGENDALIAN, EVALUASI DAN PELAPORAN Pasal 46
(1)
Pengendalian terhadap pelaksanaan Peraturan Gubernur ini dilakukan oleh Kepala Dinas.
(2)
Terhadap hasil pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan evaluasi setiap tahun.
(3)
Hasil evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaporkan kepada Sekretaris Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta melalui Kepala Biro Umum selaku Pimpinan Pusminda. BAB X PEMBIAYAAN Pasal 47
Biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan Peraturan Gubernur ini dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta pada Dokumen Anggaran Satuan Kerja Dinas Bina Mental Spiritual dan Kesejahteraan Sosial.
BAB XI KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 48 Ketentuan lebih lanjut yang bersifat teknis sebagai pelaksanaan Peraturan Gubernur ini ditetapkan oleh Kepala Dinas.
BAB XII KETENTUAN PENUTUP Pasal 49 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal di undangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 11 Januari 2007
Lampiran
:
Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor Tanggal
3 TAHUN 2007 3 Januari 2007
BAGAN SUSUNAN DAN BAGAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK, PEMBUATAN NASKAH DINAS DAN PENGELOLAAN SURAT KELUAR SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
Form 01.
SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS SATMINKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTAJAKARTA
Form 02.
SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS INDUK TATA USAHA DINAS MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTAJAKARTA
Form 03.
SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS CABANG TATA USAHA SATMINKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
Form 04.
BAGAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK SATMINKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
Form 05.
BAGAN PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS (PROSES PERBAL) SATMINKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
Form 06.
BAGAN PROSEDUR PEMBUATAN NET NASKAH DINAS SATMINKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
Form 07.
BAGAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR SATMINKAL DINAS BINA MENTAL SPIRITUAL DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
