Gebruikershandleiding Factuurverwerking – Finxs 5.0
1/46
Document informatie Algemeen Titel
: Gebruikershandleiding Factuurverwerking Finxs 5.0
Bestandsnaam
: Gebruikershandleiding Finxs 20151028 versie 1.0.docx
Auteurs
: Felix Goedegebuure
Status
: Definitief
Versie
: 1.0
Revisies Datum
Versie
Auteur
Opmerkingen
23-10-2015
0.1
Felix Goedegebuure
Aanpassingen naar aanleiding van release 5.0
28-10-2015
1.0
Felix Goedegebuure
Definitief gemaakt
Document beoordelaars Datum
Versie
Beoordelaar
Opmerkingen
28-10-2015
0.1
Wilbert Mulder
Goedgekeurd. Definitief maken
2/46
Inhoudsopgave 0
Inleiding ................................................................................................................................... 4 0.1 0.2 0.3 0.4
1
Voorbereiden facturen ............................................................................................................ 8 1.1 1.2
2
Verzamelen bestanden ................................................................................................................................8 Scannen ........................................................................................................................................................8
Insturen facturen ..................................................................................................................... 9 2.1 2.2
3 4
Inkoopfacturen .............................................................................................................................................4 Inloggen ........................................................................................................................................................5 Factuurverwerking applicaties .....................................................................................................................6 Factuurverwerking proces............................................................................................................................7
E-mail van bestanden ...................................................................................................................................9 Uploaden van scanbestanden ......................................................................................................................9
Scanverwerking facturen ....................................................................................................... 12 Werkstroom facturen ............................................................................................................ 13 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6
4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9
4.3 4.3.1 4.3.2
4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.10.1 4.10.2 4.10.3
4.11 4.11.1 4.11.2 4.11.3
4.12 4.13
Toelichting scherm Inkoopfacturen ...........................................................................................................14 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Acties ............................................................................................................................. 15 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Weergaven .................................................................................................................... 16 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Pagina navigatie ............................................................................................................ 17 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Sortering ........................................................................................................................ 18 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Filtering ......................................................................................................................... 19 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Lijst ................................................................................................................................ 20
Toelichting scherm Factuur ........................................................................................................................21 Toelichting scherm Factuur: Factuurscan ............................................................................................................................... 22 Toelichting scherm Factuur: Pagina navigatie ......................................................................................................................... 23 Toelichting scherm Factuur: Factuurpagina navigatie............................................................................................................. 23 Toelichting scherm Factuur: Acties ......................................................................................................................................... 24 Toelichting scherm Factuur: Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie ................................................................ 25 Toelichting scherm Factuur: Profiel ........................................................................................................................................ 26 Toelichting scherm Factuur: Boekregels ................................................................................................................................. 27 Toelichting scherm Factuur: Opmerkingen, historie en vragen .............................................................................................. 28 Toelichting scherm Factuur: Werkstroom acties..................................................................................................................... 29
Toelichting scherm Opties ..........................................................................................................................30 E-mailnotificatie ...................................................................................................................................................................... 30 Overige instellingen ................................................................................................................................................................ 30
Exporteren naar Excel ................................................................................................................................31 Statussen en toewijzen van facturen .........................................................................................................31 Vervallen van factuur .................................................................................................................................33 Het behandelen van facturen ....................................................................................................................34 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie ............................................................34 Vastleggen boekregels bij factuur ..............................................................................................................39 Profileren van de leverancier .....................................................................................................................40 Profiel bewaren....................................................................................................................................................................... 40 Profiel aanpassen .................................................................................................................................................................... 41 Profiel verwijderen ................................................................................................................................................................. 41
Opmerkingen, Historie en Vragen ..............................................................................................................41 Opmerkingen bij de factuur .................................................................................................................................................... 41 Historie over de factuur .......................................................................................................................................................... 41 Vragen over de factuur ........................................................................................................................................................... 42
Het goedkeuren en verwerken van facturen .............................................................................................44 Het oplossen van facturen met status Verwerking ....................................................................................46 3/46
0 Inleiding In deze handleiding wordt beschreven op welke wijze de Factuurverwerking wordt uitgevoerd.
0.1 Inkoopfacturen De Factuurverwerking is erop gericht om inkoopfacturen te verwerken in de Financiële administratie. In de Factuurverwerking worden relevante gegevens vastgelegd bij een inkoopfactuur over: de factuurgegevens; de betaalinstructie voor de Financiële administratie; de boekinstructie en boekregels van de financiële boeking in de Financiële administratie. In de Financiële administratie worden de door Factuurverwerking aangeleverde inkoopfacturen verwerkt conform de in Factuurverwerking aangegeven relevante gegevens tot openstaande posten ten behoeve van het Betaalproces. De Belastingdienst1 2 stelt een aantal eisen aan de gegevens die op een factuur staan vermeld: het volledige naam van leverancier en afnemer; het volledige adres van leverancier en afnemer; het btw-nummer van leverancier; het KvK-nummer van leverancier; de datum waarop de factuur is uitgereikt door leverancier; een uniek volgnummer; een omschrijving van de goederen of diensten die de leverancier heeft geleverd; het aantal geleverde goederen of diensten; de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling; het bedrag dat de leverancier in rekening brengt, exclusief btw; het btw-tarief dat de leverancier in rekening brengt; het btw-bedrag. Vereisten 1: Factuur
1
Voor de eisen aan een factuur http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuu reisen/ 2 Voor de eisen aan een digitale factuur http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/digiaal_factureren/wetteli jke_eisen_aan_digitaal_facturen/ 4/46
0.2 Inloggen De toegang tot Factuurverwerking wordt verzorgd via het Dyade SSO Portal. Het Dyade SSO Portal is bereikbaar via de menu-optie Mijn Dyade op de Dyade website, of rechtstreeks via url https://portal.dyade.nl. Door middel van het e-mailadres en een wachtwoord wordt toegang verschaft tot de applicaties waarvoor men geautoriseerd is. Voor meer uitleg over het Dyade SSO Portal wordt verwezen naar de gebruikershandleiding van deze applicatie.
Schermafbeelding 1: Dyade SSO Portal
5/46
0.3 Factuurverwerking applicaties De applicaties voor Factuurverwerking zijn: Insturen facturen Scanverwerking facturen Werkstroom facturen Deze applicaties stellen de navolgende technische eisen 3:
Beeldscherm: Full HD 16:9 beeldverhouding; 1388x768 pixels voor 15.6" laptopscherm en voor 19" desktopscherm; 1600x900 pixels voor 17,3" laptopscherm en voor 20" desktopscherm; 1920x1080 pixels voor 18,4" laptopscherm en voor 22"-24" desktopscherm. Vereisten 2: Beelscherm
Internetverbinding: tot 25 gebruikers 1 Mbit download bandbreedte; vanaf 25 gebruikers 2 Mbit download bandbreedte. Vereisten 3: Internetverbinding
Internetbrowser: Internet Explorer4 (recente versie); Chrome (recente versie); Safari (recente versie); Firefox (recente versie) Vereisten 4: Internetbrowser
Overige software Acrobat Reader of een gelijkwaardige pdf-viewer (recente versie); Microsoft Excel of een gelijkwaardige csv-viewer (recente versie). Vereisten 5: Overige software
3
4
Conform opgave leverancier. De comptabiliteitsmodus
in de browser dient niet geactiveerd te zijn. 6/46
0.4 Factuurverwerking proces
Figuur 1: Factuurverwerking proces
In bovenstaande figuur wordt het Factuurverwerking proces schematisch weergegeven. Onderstaand wordt deze figuur toegelicht en in de volgende hoofdstukken nader beschreven: 1. Voorbereiden facturen Verzamelen bestanden voor insturen facturen 2. Insturen facturen
Bestanden uploaden voor scanverwerking facturen
3. Scanverwerking facturen Bestanden verwerken tot inkoopfacturen voor Werkstroom facturen 4. Werkstroom facturen A
Behandelen
B
Goedkeuren
C
Verwerken
Tabel 1: Toelichting Factuurverwerking proces
7/46
1 Voorbereiden facturen 1.1 Verzamelen bestanden De bestanden voor het insturen van facturen worden verzameld op een eigen opslag locatie. Deze bestanden worden verkregen vanuit een e-mail van de leverancier of door middel van een scan van een papieren inkoopfactuur.
1.2 Scannen Een aantal facturen komt nog per post binnen. Deze facturen moeten gescand worden en omgezet naar bestanden. Aanbevolen wordt om gebruik te maken van een scanner die meerdere pagina’s kan scannen. Het is niet noodzakelijk om elke factuur apart te scannen tot één bestand. Er kunnen meerdere facturen in een bestand aanwezig zijn. Een bestand moet wel bestemd zijn voor één bedrijf/ uploadkostenplaats5.
Bij het scannen van de facturen: Verwijder eventuele nietjes; Zorg dat pagina’s volledig en recht worden gescand; Let op de volgorde van de pagina’s; Let op eventuele dubbelzijdige pagina’s. Tip 1: Scannen facturen
De vereisten voor een scanbestand zijn: verwerking in kleur wordt aanbevolen; verwerking op minimaal 300 dpi; bestandsformaat: tiff of pdf6; een bestand is maximaal 500MB groot; maximaal 50 bestanden per keer kunnen tegelijkertijd worden geüpload. Vereisten 6: Scanbestand
5 6
Bij het uploaden van scanbestanden dient er een keuze gemaakt te worden voor een bepaalde combinatie bedrijf en kostenplaats. PDF formaat wordt aanbevolen. Dit kunnen ook zogenaamde beveiligde PDF zijn. 8/46
2 Insturen facturen Inkoopfacturen die voldoen aan de daaraan te stellen eisen, worden ingestuurd via een e-mail met bijlage of door middel van het uploaden van scanbestanden.
2.1 E-mail van bestanden De bestanden met inkoopfacturen worden gemaild. Deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar voor klanten en wordt derhalve niet nader beschreven. Beperkingen 1: E-mail van bestanden
2.2 Uploaden van scanbestanden De scanbestanden met inkoopfacturen worden geüpload. Klik in het Dyade SSO Portal bij Factuurverwerking op Werkstroom facturen.
Schermafbeelding 2: Insturen facturen
Klik vervolgens in het scherm Menu op Inkoopfacturen.
Schermafbeelding 3: Menu
9/46
Het scherm Inkoopfacturen wordt getoond met eventueel een overzicht van de bestanden die al eerder zijn geüpload7.
Schermafbeelding 4: Inkoopfacturen
De navolgende onderdelen worden getoond op het scherm Inkoopfacturen: Terug Terug naar het vorige scherm Alles selecteren
Selecteer alle zichtbare bestanden op de pagina
Selectie annuleren
Annuleer de eerder gekozen selectie van scandocumenten
Verwijderen
Verwijder de geselecteerde scandocumenten
Bestanden uploaden
Toon het scherm Bestanden uploaden: Inkoopfacturen
Filter invulveld
Invulveld ten behoeve van filtering op scanbestanden
Filter
Zet filter aan op ingevulde waarde bij Filter
invulveld Filter reset
Reset het filter
Tabel 2: Functies scherm Inkoopfacturen
7
of per mail zijn binnengekomen. Zie paragraaf 2.1 E-mail van bestanden. 10/46
Klik op
Bestanden uploaden.
Het scherm Bestanden uploaden: Inkoopfacturen wordt getoond.
Schermafbeelding 5: Scherm Bestanden uploaden: Inkoopfacturen
Selecteer eventueel8 een bedrijf bij Selecteer een bedrijf. Selecteer eventueel9 een kostenplaats bij Selecteer een kostenplaats. Klik op Selecteer bestanden.
Schermafbeelding 6: Selecteer bestanden
Selecteer een aantal bestanden en klik op Openen.
8 9
Alleen van toepassing indien gebruiker geautoriseerd is tot meerdere bedrijven. Alleen van toepassing indien gebruiker geautoriseerd is tot meerdere kostenplaatsen. 11/46
Het overzicht van de geselecteerde bestanden en de upload voortgang wordt getoond.
Schermafbeelding 7: Scherm overzicht geselecteerde bestanden
Eventueel kan er een aantal bestanden worden toegevoegd door opnieuw op Selecteer bestanden te klikken, of worden verwijderd door op de knop
te klikken.
Klik op Upload bestanden wanneer de selectie van de bestanden is afgerond. De bestanden worden nu geüpload. Wanneer een bestand succesvol is ontvangen, dan verschijnt er voor het bestand. Na verloop van tijd worden bestanden die volledig zijn ontvangen, uit het overzicht verwijderd. Klik op Terug om terug te keren naar scherm Inkoopfacturen.
Schermafbeelding 8: Scherm overzicht geselecteerde bestanden: Upload voltooid
3 Scanverwerking facturen Ingestuurde factuurbestanden worden verwerkt tot inkoopfacturen voor Werkstroom facturen. Deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar voor klanten en wordt derhalve niet nader beschreven. Beperkingen 2: Scanverwerking facturen
12/46
4 Werkstroom facturen De facturen uit Scanverwerking worden in een aantal stappen via de Werkstroom facturen verwerkt in de Financiële administratie. Klik in het Dyade SSO Portal bij Factuurverwerking op Werkstroom facturen.
Schermafbeelding 9: Werkstroom facturen
Het Menu scherm wordt getoond met daarop de navolgende opties: Inkoopfacturen Toon het scherm Inkoopfacturen
Opties
Toon het scherm Opties
Terug naar Portal
Sluit Werkstroom facturen
Tabel 3: Opties scherm Menu Werkstroom facturen
Onderstaand scherm Inkoopfacturen wordt nader toegelicht in paragraaf 4.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen.
Schermafbeelding 10: Scherm Inkoopfacturen
In paragraaf 4.7 Het behandelen van facturen en paragraaf 4.12 Het goedkeuren en verwerken van facturen wordt nader ingegaan op hoe de inkoopfacturen worden afgehandeld met behulp van de Werkstroom facturen. Het scherm Opties wordt nader toegelicht in paragraaf 4.3 Toelichting scherm Opties. 13/46
4.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op het scherm Inkoopfacturen. A B C D E F
Schermafbeelding 11: Scherm Inkoopfacturen: Onderdelen
Het scherm Inkoopfacturen bestaat uit de navolgende onderdelen: De gebruiker heeft de mogelijkheid om diverse A Acties acties uit te voeren B
Weergaven
Met behulp van de weergaven wordt ingesteld welke facturen moeten worden getoond in de lijst.
C
Sortering
Met behulp van de sortering wordt ingesteld hoe de facturen in de geselecteerde weergave moeten worden gesorteerd in de lijst.
D
Filtering
Met behulp van de filtering wordt ingesteld welke facturen in de geselecteerde weergave moeten worden getoond in de lijst.
E
Lijst
In de lijst worden de facturen in de geselecteerde weergave, sortering en filtering getoond.
F
Pagina navigatie
Met behulp van de Pagina navigatie kan de gebruiker naar een vorige of volgende pagina met facturen in de lijst gaan.
Tabel 4: Onderdelen scherm Inkoopfacturen
14/46
4.1.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Acties De gebruiker heeft de mogelijkheid om diverse acties uit te voeren in dit onderdeel van het scherm.
Schermafbeelding 12: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Acties
De navolgende acties worden getoond op het scherm Inkoopfacturen: Terug Terug naar het vorige scherm Open geselecteerde facturen
Open de geselecteerde facturen
Exporteren naar Excel
Exporteer facturen naar Excel
In paragraaf 4.7 Het behandelen van facturen wordt de werking van deze actie nader toegelicht.
In paragraaf 4.4 Exporteren naar Excel wordt de werking van deze actie nader toegelicht. Kolommen selecteren
Toon keuzelijst waarin aangegeven kan worden welke kolommen wel of niet getoond moeten worden in het scherm Inkoopfacturen
Filters weergeven
Onder de kolombenamingen verschijnt een filterregel waarmee u de kolommen kunt filteren
Filters verbergen
Het verbergen van de filterregel onder de kolombenamingen
Sortering is inactief
Hiermee ziet u dat er geen sortering op alle kolommen actief is In paragraaf 4.1.4 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Sortering wordt het activeren van een sortering op een kolom behandeld.
Sortering ongedaan maken
De sortering op de kolommen ongedaan maken
15/46
Batchgewijs controleren
Een lijst van geselecteerde facturen in een scherm controleren en doorzetten naar de volgende status In paragraaf 4.12 Het goedkeuren en verwerken van facturen wordt de werking van deze actie nader toegelicht.
Factuur toewijzen
Factuur toewijzen aan de gebruiker
Toewijzing ongedaan maken
Ongedaan maken van toewijzing aan de gebruiker
Tabel 5: Acties scherm Inkoopfacturen
4.1.2 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Weergaven Met behulp van de weergaven wordt ingesteld welke facturen moeten worden getoond in de lijst.
Schermafbeelding 13: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Weergaven
Standaard opent het scherm Inkoopfacturen in de weergave Inbox. Op basis van een eventueel eerder bezoek wordt het scherm Inkoopfacturen mogelijk geopend in een andere weergave.
Het tabblad van de actieve weergave is anders gekleurd. Tip 2: Actieve weergave
De navolgende weergaven zijn beschikbaar: Inbox
Door de gebruiker te behandelen inkoopfacturen worden getoond
Persoonlijk Archief
Door de gebruiker behandelde inkoopfacturen worden getoond
Register
Inkoopfacturen worden getoond
Tabel 6: Weergaven scherm Inkoopfacturen
16/46
4.1.3 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Pagina navigatie Met behulp van de Pagina navigatie kan de gebruiker naar een vorige of volgende pagina met facturen in de lijst gaan.
Schermafbeelding 14: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Pagina navigatie
De navolgende elementen zijn beschikbaar: Totaal aantal facturen
Het totaal aantal facturen wordt getoond
Tel het aantal facturen
Toon het totaal aantal facturen (beschikbaar in de weergaven Persoonlijk archief en Register)
Beginpagina
Blader naar de eerste pagina
Vorige pagina
Blader naar de vorige pagina
Huidige pagina
Het nummer van de huidige pagina wordt getoond. Door middel van het invulveld kan direct de gewenste pagina worden getoond
Totaal aantal pagina’s
Het totaal aantal pagina’s wordt getoond
Volgende pagina
Blader naar de volgende pagina
Laatste pagina
Blader naar de laatste pagina
Aantal facturen per pagina
Het aantal facturen per pagina wordt getoond. Door middel van het invulveld kan het gewenste aantal facturen per pagina worden getoond
Tabel 7: Pagina navigatie scherm Inkoopfacturen
17/46
4.1.4 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Sortering Met behulp van de sortering wordt ingesteld hoe de facturen in de geselecteerde weergave moeten worden gesorteerd in de lijst. De sortering wordt geactiveerd door te klikken op de betreffende kolommen.
Schermafbeelding 15: Scherm Inkoopfacturen Onderdeel: Sortering
De navolgende elementen zijn beschikbaar bij de kolommen wanneer de sortering is geactiveerd: Actieve Sorteervolgorde Sorteren van hoog naar laag. Actieve Sorteervolgorde
Sorteren van laag naar hoog.
Tabel 8: Sortering scherm Inkoopfacturen kolommen
1. Na de klik op de kolom verschijnt er
.
2. Nogmaals klikken op de betreffende kolom wijzigt de sortering
.
3. Door nogmaals te klikken op de kolom wordt de sortering op deze kolom inactief. Het is mogelijk om op meerdere kolommen tegelijk een sortering aan te zetten, de sorteervolgordes kunnen dan ook verschillend zijn.
Schermafbeelding 16: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel Sortering meerdere kolommen
Door middel van knop
worden alle sorteringen ongedaan gemaakt
De navolgende elementen zijn beschikbaar bij de acties: Er is op geen enkele kolom een sortering Inactieve Sortering actief. Sortering ongedaan maken
De ingestelde sortering(en) word(t)(en) verwijderd
Tabel 9: Sortering scherm Inkoopfacturen: acties
18/46
4.1.5 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Filtering Standaard in het Inkoopfacturen scherm wordt het filter getoond, indien dit niet het geval is kan met behulp van de filter weergave knop de filter mogelijkheid worden getoond. Het filter kan worden ingesteld om te bepalen welke facturen worden getoond in de lijst met facturen.
Schermafbeelding 17: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Filtering
De navolgende elementen zijn beschikbaar: Filters leegmaken
Alle filters leegmaken
Invulveld afhankelijk van kolom
Standaard filterveld voor onderstaande kolom, door hier een teken, tekens of tekstgedeelte in te typen worden resultaten gezocht in betreffende kolom.
Invulveld afhankelijk van kolom
Filter groter of gelijk aan waarde in kolom
Invulveld afhankelijk van kolom
Filter kleiner aan waarde in kolom
Selectieveld bij kolom Opm.
Filter op opmerkingen instellen
Filter verbergen
Alle filters van de kolommen verbergen
Tabel 10: Filtering scherm Inkoopfacturen
Bij het filteren van de facturen: De ingegeven filterwaarde kan een gedeelte zijn van de voorkomende waarden; Filteren op meerdere filterwaarden kan door de waarden te scheiden met een komma. Bijvoorbeeld in het veld Status filteren op “beh, goed” geeft als resultaat dat de inkoopfacturen met de statussen Behandelen en Goedkeuren worden gefilterd. Tip 3: Filteren facturen
19/46
4.1.6 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Lijst In de lijst worden de facturen in de geselecteerde weergave, sortering en filtering getoond.
Schermafbeelding 18: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Lijst
De navolgende elementen zijn beschikbaar: Selectieveld
De regel is niet geselecteerd. Door te klikken op het selectieveld wordt de regel geselecteerd.
Selectieveld
De regel(s) is/zijn geselecteerd . Door te klikken op het selectieveld wordt de regel niet geselecteerd.
Boekregels weergeven
Tonen van eventueel aanwezige boekregels
Boekregels verbergen
Verbergen van boekregels bij betreffende regel
Tabel 11 Elementen Lijst Scherm Inkoopfacturen
Met een klik op
worden eventueel de boekregels getoond.
Schermafbeelding 19: Tonen boekregels
Wanneer er geen boekregels bij de betreffende factuur aanwezig zijn, dan wordt melding ‘Er zijn geen boekregels gevonden’ getoond.
20/46
4.2 Toelichting scherm Factuur Het scherm Factuur toont de factuur en alle relevante gegevens.
Schermafbeelding 20: Scherm Factuur
Het scherm Factuur is opgebouwd uit de navolgende onderdelen: A Factuurscan De factuurscan wordt getoond B
Pagina navigatie
Pagina navigatie is beschikbaar indien er meerdere facturen zijn geselecteerd
C
Factuurpagina navigatie
Factuurpagina navigatie is beschikbaar indien de factuur uit meerdere pagina’s bestaat
D
Acties
Acties die uitgevoerd kunnen worden op betreffende factuur
E
Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie
De gegevens van de factuur, wie en op welke wijze de factuur betaalt en vermelding van status van de factuur in het proces.
F
Profiel
Beïnvloedt het profiel van de leverancier
G
Boekregels
De boekregels van de factuur
H
Opmerkingen, historie en vragen
Opmerkingen op, historie over en vragen over de factuur
I
Werkstroom acties
Acties om de factuur in een volgende of vorige status in de werkstroom te zetten
Tabel 12: Onderdelen scherm Factuur 21/46
4.2.1 Toelichting scherm Factuur: Factuurscan De factuurscan wordt getoond in dit onderdeel van het scherm.
Schermafbeelding 21: Scherm Factuur: Onderdeel: Factuurscan
De factuurscan wordt voor een deel vergroot weergegeven door met de muis over de factuur heen te gaan. In bovenstaande schermafbeelding is de vergroting zichtbaar bij de Leveranciersgegevens.
22/46
4.2.2 Toelichting scherm Factuur: Pagina navigatie De Pagina navigatie is beschikbaar wanneer er meerdere facturen zijn geselecteerd. Met behulp van de Pagina navigatie kan de gebruiker naar een vorige of volgende factuur gaan.
Schermafbeelding 22: Scherm Factuur: Onderdeel: Pagina navigatie
De navolgende knoppen zijn beschikbaar: Eerste pagina
Blader naar de eerste pagina
Vorige pagina
Blader naar de vorige pagina
Volgende pagina
Blader naar de volgende pagina
Laatste pagina
Blader naar de laatste pagina
Tabel 13: Pagina navigatie scherm Factuur
4.2.3 Toelichting scherm Factuur: Factuurpagina navigatie Indien de factuur uit meerdere pagina’s bestaat, dan is de Factuurpagina navigatie beschikbaar.
Schermafbeelding 23: Scherm Factuur: Onderdeel: Factuurpagina navigatie
De navolgende knoppen zijn beschikbaar: Vorige pagina Volgende pagina
Blader naar de vorige pagina Blader naar de volgende pagina
Tabel 14: Factuurpagina navigatie scherm Factuur
23/46
4.2.4 Toelichting scherm Factuur: Acties De gebruiker heeft de mogelijkheid om diverse scherm en factuur acties uit te voeren in dit onderdeel van het scherm.
Schermafbeelding 24: Scherm Factuur: Onderdeel: Acties
De navolgende knoppen zijn beschikbaar: Terugkeren
Terugkeren naar het Inkoopfacturen scherm
Wijzigingen opslaan
Wijzigingen opslaan en terugkeren naar het scherm Inkoopfacturen
Factuur toewijzen
Factuur toewijzen aan de gebruiker
Factuur laten vervallen
Factuur is onjuist en wordt niet verder behandeld. De status wordt op Vervallen gezet In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht
Printen
De factuur (en eventuele bijlagen) wordt in een apart tabblad als pdf weergegeven van waaruit een afdruk gemaakt kan worden
Versturen per e-mail
De factuur (en eventuele bijlagen) worden als pdf bijlage per mail verstuurd Er wordt een scherm getoond om mailadres en berichtgegevens te vullen
Tabel 15: Acties scherm Factuur
24/46
4.2.5 Toelichting scherm Factuur: Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie In dit onderdeel van het scherm worden de factuurgegevens getoond en heeft de gebruiker de mogelijkheid om de boekinstructie en betaalinstructie te bepalen. In paragraaf 4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht.
Schermafbeelding 25: Scherm Factuur: Onderdeel: Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie
De navolgende onderdelen zijn beschikbaar: A Bedrijf
Naam, kostenplaats, bank en iban
B
Leverancier
Naam, iban, betaalwijze
C
Eigenschappen
Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, boekdatum, betalingskenmerk
D
Bedragen
Valuta, Totaal bedrag (te betalen), kredietbeperking (ter informatie)
E
Status
Status, toegewezen aan
Tabel 16 Onderdelen Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie scherm Factuur
25/46
4.2.6 Toelichting scherm Factuur: Profiel In dit onderdeel van het scherm heeft de gebruiker de mogelijkheid om het Profiel van de leverancier te beïnvloeden. Indien er een Profiel voor de leverancier in een bedrijf/ kostenplaats is vastgelegd, wordt dit Profiel automatisch toegepast bij de betaalwijze en de boekregels van een factuur. In paragraaf 4.10 Profileren van de leverancier wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht.
Schermafbeelding 26: Scherm Factuur: Profiel nog niet ingesteld
Of
Schermafbeelding 27: Scherm Factuur: Profiel ingesteld
De navolgende elementen zijn beschikbaar: Profiel bewaren
Bewaar profiel
Profiel aanpassen
Pas profiel aan
Profiel verwijderen
Verwijder profiel
Tabel 17 Profiel scherm Factuur
26/46
4.2.7 Toelichting scherm Factuur: Boekregels In dit onderdeel van het scherm worden de boekregels van de factuur getoond en kunnen de boekregels van de financiële boeking in de Financiële administratie worden vastgelegd. In paragraaf 4.9 Vastleggen boekregels bij factuur wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht. Indien er een Profiel voor de leverancier in een bedrijf/ kostenplaats is vastgelegd, wordt dit Profiel automatisch toegepast bij een factuur. In paragraaf 4.10 Profileren van de leverancier wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht.
Schermafbeelding 28: Scherm Factuur: Onderdeel: Boekregels
De navolgende onderdelen zijn beschikbaar: Boekvelden
Regel met Regelnummer, en wijzigbare velden: Kostenplaats10, Activa, Grootboek, Kostendrager, Financieringsbron, Omschrijving en Bedrag
Verwijder
Verwijder boekregel
Toevoegen
Voeg boekregel toe
Open selectielijst
Toon selectielijst afhankelijk van betreffende veld
Tabel 18: Onderdelen Boekregels scherm Factuur
10
Mits gebruiker geautoriseerd is voor andere kostenplaatsen 27/46
4.2.8 Toelichting scherm Factuur: Opmerkingen, historie en vragen In dit onderdeel van het scherm worden Opmerkingen op , historie over en vragen over de factuur getoond. Het maken van een opmerking en het stellen van een vraag draagt bij aan de samenwerking tussen gebruikers in de Werkstroom facturen. In paragraaf 4.11 Opmerkingen, Historie en Vragen wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht.
Schermafbeelding 29: Scherm Factuur: Onderdeel: Opmerkingen, historie en vragen
De navolgende onderdelen zijn beschikbaar: Opmerkingen
Middels dit onderdeel kan een opmerking gemaakt worden bij de factuur
Historie
Hier wordt getoond de historie aan wijzigingen op status en waarden in bepaalde velden van de factuur
Vragen
Hiermee kan een vraag gesteld worden aan een andere persoon over de factuur
Tabel 19 Onderdelen Opmerkingen, historie en vragen scherm Factuur
28/46
4.2.9 Toelichting scherm Factuur: Werkstroom acties Met behulp van de Werkstroom acties wordt de status van de factuur beïnvloed in de Werkstroom facturen. In paragraaf 4.5 Statussen en toewijzen van facturen wordt de werking van de statussen nader toegelicht.
Schermafbeelding 30: Scherm Factuur: Onderdeel: Werkstroom acties
De navolgende knoppen zijn beschikbaar: Doorzetten Terugzetten
Zet de factuur naar de volgende status Zet de factuur naar de vorige status
Tabel 20: Werkstroom acties scherm Factuur
29/46
4.3 Toelichting scherm Opties Het scherm Opties toont hoe onder andere de e-mail notificatie is ingesteld voor de gebruiker. Klik op Opties op het Menu scherm
Schermafbeelding 31: Scherm Menu
Het scherm Opties wordt getoond. Door middel van de knop Sla op worden de instellingen opgeslagen. 4.3.1 E-mailnotificatie Er kan ingesteld worden of er gebruik wordt gemaakt van notificatie, met welke frequentie en vanaf welk aantal inkoopfacturen in de Inbox. Daarnaast kan ingesteld worden of vragen genotificeerd worden.
Schermafbeelding 32: Scherm Opties: E-mailnotificatie
4.3.2 Overige instellingen Er kan ingesteld worden of er altijd boekregels en/ of historie worden meegestuurd/ weergegeven bij het mailen/ printen van de inkoopfactuur.
30/46
Schermafbeelding 33: Scherm Opties: Overige instellingen
Tevens kan ingesteld worden of het filter in het scherm Inkoopfacturen moet worden weergegeven (standaardinstelling is aan).
Schermafbeelding 34: Filter wel / niet weergeven
4.4 Exporteren naar Excel Geselecteerde facturen kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Selecteer de facturen die geëxporteerd moeten worden door middel van Klik op
.
Exporteren naar Excel op scherm Inkoopfacturen.
Het scherm Exporteren naar Excel wordt getoond.
Schermafbeelding 35: Scherm Exporteren naar Excel
Er kan ingesteld worden hoe de export dient plaats te vinden. Klik op Exporteer om het exporteren naar Excel te starten. Er wordt een .xlsx bestand aangemaakt dat geopend of opgeslagen kan worden.
4.5 Statussen en toewijzen van facturen Een inkoopfactuur heeft een bepaalde status afhankelijk van de voortgang in de Werkstroom facturen. De navolgende standaard statussen11 zijn te onderscheiden:
11
De werkstroom is per bedrijf in te richten met andere of meer statussen. 31/46
Behandelen
Controleren van factuurgegevens Bepalen betaalinstructie en boekinstructie voor de Financiële administratie Vastleggen boekregels van de financiële boeking voor de Financiële administratie
Goedkeuren
Goedkeuren van de factuur voor verwerking in de Financiële administratie
Verwerken
Verwerken van de factuur naar de Financiële administratie
Afgehandeld
De factuur is verwerkt in de Financiële administratie
Verwerking
De factuur is niet verwerkt vanwege een foutmelding bij het verwerken In paragraaf 4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking wordt nader toegelicht hoe dit op te lossen
Vervallen
Factuur is onjuist en wordt niet verder behandeld In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt deze status nader toegelicht
Tabel 21: Statussen van een factuur
De combinatie van de status van een inkoopfactuur en de autorisatie van een gebruiker bepaalt welke inkoopfacturen getoond worden in de Inbox van de gebruiker. Wanneer een inkoopfactuur de status Behandelen heeft, dan dient de factuur toegewezen te worden. De inkoopfactuur met de status Behandelen is namelijk alleen dan te wijzigen. Door middel van de knop gebruiker.
Toewijzen worden de geselecteerde facturen toegewezen aan de
Op het scherm Inkoopfacturen wordt een melding getoond van het aantal facturen dat is toegewezen.
Schermafbeelding 36: Melding Aantal facturen toegewezen
Waarom toewijzen van facturen? Het kan zijn dat er meerdere gebruikers de mogelijkheid hebben om facturen te behandelen. Bij het behandelen van facturen kunnen invoervelden worden gewijzigd. Door middel van het toewijzen wordt gewaarborgd dat slechts één gebruiker de inkoopfactuur behandelt. Vereisten 7: Toewijzen facturen 32/46
Met de knop volgende status.
Doorzetten op het scherm Factuur wordt de factuur doorgezet naar de
Met de knop Terugzetten op scherm Factuur wordt de factuur teruggezet naar de voorgaande status. Een Opmerking12 bij de factuur is verplicht.
Schermafbeelding 37: keuze vorige workflow status
4.6 Vervallen van factuur De inkoopfactuur kan op status Vervallen worden gezet wanneer de inkoopfactuur onjuist is en/ of niet verder behandeld dient te worden. Zorg dat de betreffende factuur zijn toegewezen, door middel van de knop geselecteerde factuur toegewezen aan de gebruiker. Klik op
Toewijzen wordt de
Vervallen op het scherm Factuur.
Leg vervolgens een Opmerking13 vast bij de factuur. De inkoopfactuur heeft nu status Vervallen en is beschikbaar in het register14 en kan niet worden verwerkt naar de Financiële administratie.
12
In paragraaf 4.11.1 Opmerkingen bij de factuur wordt de werking nader toegelicht. In paragraaf 4.11.1 Opmerkingen bij de factuur wordt de werking nader toegelicht. 14 In paragraaf 4.1.2 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Weergaven wordt het register nader toegelicht. 13
33/46
4.7 Het behandelen van facturen Op het scherm Inkoopfacturen worden de facturen in de weergave Inbox getoond die door de gebruiker behandeld kunnen worden.
Schermafbeelding 38: Scherm Inkoopfacturen
Selecteer de facturen. Klik op Klik op
Toewijzen facturen. Open geselecteerde facturen.
De geselecteerde facturen worden als pagina’s in het scherm Factuur getoond. Vervolgens kan per factuur de factuurgegevens worden gecontroleerd en de betaalinstructie en de boekinstructie worden bepaald15. Bij de factuur worden de boekregels vastgelegd16, zodat het resterende bedrag 0,00 bedraagt. Klik op Doorzetten om de factuur naar de volgende status te zetten. Eventueel kan de factuur op status vervallen17 worden gezet of teruggezet worden naar een voorgaande status indien daar aanleiding toe is.
Indien de knop Doorzetten niet beschikbaar is, dan is de factuur niet toegewezen aan de gebruiker. Tip 4: Doorzetten niet beschikbaar
De volgende factuur wordt getoond om te behandelen.
4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie Het is van belang om de factuurgegevens, betaal- en boekinstructie te controleren en waar nodig aan te vullen of aan te passen op het scherm Factuur.
15
In paragraaf 4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie wordt de werking nader toegelicht. In paragraaf 4.9 Vastleggen boekregels bij factuur wordt de werking nader toegelicht. 17 In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt de werking nader toegelicht. 16
34/46
Kleur van de velden: Wit of groen gekleurde velden kunnen aangepast worden, blauw gekleurde velden niet. Tip 5: Kleur van de velden scherm Factuur
De betreffende velden worden onderstaand per onderdeel nader beschreven.
Schermafbeelding 39: Scherm factuur: Onderdeel Bedrijf
De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel bedrijf: Naam De naam van het bedrijf Kostenplaats
De kostenplaats die aangegeven is bij het uploaden, wordt getoond en kan eventueel aangepast worden De uploadkostenplaats bepaalt via de autorisatierechten bij welke gebruiker de factuur in de Inbox wordt getoond
Bank
De bank van het bedrijf wordt getoond en kan eventueel aangepast worden Standaard bank is ingesteld in de Financiële administratie en wordt standaard geselecteerd bij het voor de eerste maal openen van de factuur De betaalwijze maakt onderdeel uit van de betaalinstructie voor de Financiële administratie
Iban
Het iban van het bedrijf gekoppeld aan de geselecteerde bank
Tabel 22: Velden Onderdeel Bedrijf scherm Factuur
35/46
Schermafbeelding 40: Scherm factuur: Onderdeel Leverancier
De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel leverancier: De naam van de geselecteerde leverancier wordt getoond en kan Naam aangepast worden Iban
Het iban van de geselecteerde leverancier
Betaalwijze
De betaalwijze wordt getoond en kan aangepast worden De mogelijkheden zijn:
Betaling regulier: de factuur dient nog betaald te worden Reeds betaald: de factuur is reeds betaald, of is / dient nog geïncasseerd te worden door leverancier
De betaalwijze maakt onderdeel uit van de betaalinstructie voor de Financiële administratie Tabel 23: Velden Onderdeel Leverancier scherm Factuur
Het veld iban kleurt oranje indien de vastgelegde waarde niet overeenkomt met de herkende waarde vanuit de scanverwerking. Ga met de muis over het veld om de herkende waarde te tonen.
Schermafbeelding 41: Melding iban komt niet overeen met herkende waarde uit scanverwerking
36/46
Schermafbeelding 42: Scherm factuur: Onderdeel Eigenschappen
De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel eigenschappen: Factuurnummer Het factuurnummer wordt getoond en kan aangepast worden Factuurdatum
De factuurdatum wordt getoond en kan aangepast worden De vervaldatum en boekdatum worden opnieuw berekend indien de factuurdatum wordt aangepast
Vervaldatum
De datum waarop de factuur vervalt voor betaling wordt getoond en kan aangepast worden De vervaldatum maakt onderdeel uit van de betaalinstructie voor de Financiële administratie indien hier afspraken over zijn gemaakt met de Financiële administratie mag de factuur vanaf de vastgelegde waarde betaalbaar worden gesteld, anders wordt de vervaldatum genegeerd bij het betaalbaar stellen van facturen
Boekdatum
De boekdatum wordt bij het verwerken in de Financiële administratie omgezet naar boekjaar en boekperiode Bijvoorbeeld boekdatum 15-02-2015 wordt boekjaar 2015, boekperiode 2 Bij facturen met factuurdatum huidig jaar en die betrekking hebben op het volgende boekjaar of vice versa dient de waarde aangepast te worden De boekdatum maakt onderdeel uit van de boekinstructie voor de Financiële administratie
Betalingskenmerk
Standaard wordt het factuurnummer als betalingskenmerk18 gehanteerd, tenzij er een ander betalingskenmerk is vastgelegd
Tabel 24: Velden Onderdeel Eigenschappen scherm Factuur
18
Maximaal 16 posities. Standaard de laatste 16 posities van het factuurnummer. 37/46
Schermafbeelding 43: Scherm factuur: Onderdeel Bedragen
De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel bedragen: Valuta De bij het bedrijf gehanteerde standaard valuta wordt getoond Totaal bedrag
Het te betalen bedrag wordt getoond en kan aangepast worden
Kredietbeperking
Het bij de scanverwerking vastgelegde bedrag aan kredietbeperking wordt ter informatie getoond, zodat een eventueel verschil tussen het factuurbedrag en totaal bedrag kan worden verklaard
Tabel 25: Velden Onderdeel Bedragen scherm Factuur
Schermafbeelding 44: Scherm factuur: Onderdeel Status
De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel status: Status De status van de factuur wordt getoond Toegewezen aan
Eventueel wordt getoond aan welke gebruiker de factuur is toegewezen
Tabel 26: Velden Onderdeel Status scherm Factuur
38/46
4.9 Vastleggen boekregels bij factuur In de boekregels op het scherm Factuur wordt aangegeven hoe de factuur geboekt moet worden in de Financiële administratie na verwerking van de factuur.
Schermafbeelding 45: Boekregels scherm Factuur
Door middel van
Toevoegen kan een boekregel worden toegevoegd.
Door middel van
Verwijderen kan een boekregel worden verwijderd.
De velden: Kostenplaats, Grootboek, Omschrijving en Bedrag zijn verplicht. De velden: Activa, Kostendrager, Financieringsbron zijn optioneel. De knop Open selectielijst bij een veld toont een selectielijst voor het betreffende veld. In deze selectielijst is het ook mogelijk om te zoeken op nummer of omschrijving. Tevens wordt bij het direct invullen van deze velden een voorstel getoond vanaf 2 ingegeven posities. Dit voorstel kan geselecteerd en vervolgens ingevuld worden door middel van de [Tab] toets op het toetsenbord.
Vullen boekregels: Het invoeren van numerieke gegevens in één of meerdere velden: kostenplaats, Activa, Grootboek, kostendrager en/of Financieringsbron zonder dat daarbij een omschrijving verschijnt, leidt tot foutmelding om de factuur verder te kunnen verwerken. Wacht daarom om verder te gaan naar het volgende veld (met de Tab toets) totdat ook de bijbehorende omschrijving (deels) zichtbaar is in het betreffende veld. Bij het invoeren van het veld Activa is het vullen van het veld Grootboekrekening verplicht. Indien de activacode volledig is ingevoerd verschijnt automatisch het bijpassende grootboekrekening. Het totaal bedrag bij onderdeel Bedragen moet geheel overeenkomen met het totaal van de bedragen op de boekregels, dus het Resterend Bedrag moet op 0,00 komen Tip 6: Het juist vullen van de boekregel voor een juiste verwerking
39/46
4.10 Profileren van de leverancier De betaalwijze en de boekregels kunnen per leverancier in een bedrijf/ kostenplaats vastgelegd worden in een Profiel op het scherm Factuur. Bij een volgende inkoopfactuur van de geprofileerde leverancier wordt dan dezelfde betaalwijze en boekregels voorgesteld. Hierdoor hoeft niet steeds opnieuw de betaalwijze en boekregels te worden ingevuld bij vaak voorkomende inkoopfacturen van dezelfde leverancier. In het profiel worden de navolgende gegevens vastgelegd: In de Factuurgegevens: o Betaalwijze; In de Boekregels: o Kostenplaats; o Activacode; o Grootboekrekening; o Kostendrager; o Financieringsbron; o Omschrijving. 4.10.1 Profiel bewaren Wanneer er voor de leverancier nog geen profiel aanwezig is, dan zal de betaalwijze gevuld zijn met de standaard betaalwijze en zullen de boekregels leeg zijn.
Schermafbeelding 46: Profiel bewaren scherm Factuur
Klik op Profiel bewaren om de profiel gegevens bij de leverancier vast te leggen voor het betreffende bedrijf/ kostenplaats. Voor de volgende inkoopfactuur van dezelfde leverancier voor betreffende bedrijf/ kostenplaats zal dan dit profiel voorgesteld worden.
Profiel aanwezig: De kleur van de velden geeft aan of er bij de leverancier voor betreffende bedrijf/ kostenplaats al een profiel aanwezig is. Wit : er is geen profiel aanwezig Groen : er is wel een profiel aanwezig Tip 7: Profiel aanwezig
40/46
Wanneer er bij de leverancier voor betreffende bedrijf/ kostenplaats een profiel aanwezig is, dan zijn de profiel gegevens ingevuld en is de achtergrond van deze velden groen gekleurd.
Schermafbeelding 47: Profiel aanwezig scherm Factuur
4.10.2 Profiel aanpassen Eventueel kan het profiel worden aangepast door de profiel gegevens aan te passen en vervolgens op Profiel aanpassen te klikken. Bij een eerstvolgende factuur van betreffende leverancier wordt dan het laatst opgeslagen profiel gebruikt. 4.10.3 Profiel verwijderen Eventueel kan het profiel verwijderd door op Profiel verwijderen te klikken.
4.11 Opmerkingen, Historie en Vragen 4.11.1 Opmerkingen bij de factuur Bij de inkoopfactuur kan men opmerkingen bij de factuur vastleggen op het scherm Factuur. Deze opmerking kan gebruikt worden door de volgende persoon in het proces. Klik op Opmerkingen om het blok Opmerkingen te tonen.
Schermafbeelding 48: Opmerkingen scherm Factuur
Vul een opmerking in en klik vervolgens op Voeg toe om de opmerking vast te leggen. 4.11.2 Historie over de factuur Bij de inkoopfactuur kan de historie worden opgevraagd op het scherm Factuur.
Schermafbeelding 49: Historie scherm Factuur
41/46
4.11.3 Vragen over de factuur Bij de inkoopfactuur kan men vragen over de factuur vastleggen. Afhankelijk van de uploadkostenplaats kan een gebruiker worden geselecteerd die geautoriseerd is voor deze combinatie bedrijf/ kostenplaats. Klik op Vragen om het blok Vragen te tonen op het scherm Factuur. Klik bij veld Aan op knop
om de gebruikers te tonen.
Selecteer de gewenste gebruiker om in te vullen in het veld Aan. Vul de vraag in en klik vervolgens op Stel vraag om de vraag vast te leggen.
Schermafbeelding 50: Vragen scherm Factuur
Bij het Antwoord volgt de tekst
en bovenaan het scherm volgt de melding:
. In het scherm Inkoopfacturen wordt tevens in de kolom ‘Vraag’ zichtbaar aan wie de vraag is gesteld. Hier kan de gebruiker aan wie de vraag is gesteld ook zien of er vragen zijn. Eventueel kan er ingesteld worden dat er een notificatie op de mail wordt verzonden wanneer er een vraag is gesteld aan de gebruiker. Dit kan via opties, zie ook paragraaf 4.3 Toelichting scherm Opties.
Vragen stellen: Zo lang de vraag niet is Opgelost kan de factuur ook niet aangepast en /of naar een andere status worden gezet; Het stellen van een vraag is niet afhankelijk van de status waarin de factuur zich op dat moment bevind; Het stellen van een vraag kan door iedere gebruiker die hiervoor geautoriseerd is, worden uitgevoerd en is onafhankelijk of de factuur is toegewezen aan een bepaalde gebruiker; Er kan aan één gebruiker een vraag gesteld worden, indien de vraag ook aan een ander persoon gesteld moet worden dient de eerdere vraag opgelost te worden. Tip 8: Vragen stellen
42/46
Door middel van de knop Opgelost kan de vraag beantwoord worden. Indien het oplossen van de vraag te lang duurt kan, door iedere gebruiker die daartoe geautoriseerd is, op de knop Opgelost geklikt worden. Indien dit door de vraagsteller gebeurd volgt de melding: “vraag opgelost door..” met de naam van de vraagsteller.
Schermafbeelding 51: Vraag opgelost door vraagsteller
43/46
4.12 Het goedkeuren en verwerken van facturen Op het scherm Inkoopfacturen worden de facturen in de weergave Inbox getoond die door de gebruiker goedgekeurd of verwerkt kunnen worden.
Schermafbeelding 52: Scherm Inkoopfacturen
Selecteer de facturen die gewenst zijn om te controleren. Klik op
Batchgewijs controleren.
De geselecteerde facturen worden op het scherm Batchgewijs controleren getoond. Standaard zijn daarbij alle facturen geselecteerd en worden van alle facturen de boekregels getoond.
Schermafbeelding 53: Scherm Batchgewijs controleren
De navolgende onderdelen zijn beschikbaar: Goedkeuren en doorzetten
Keur alle geselecteerde facturen in de batch goed en zet deze door naar de volgende status
Annuleren
Keer terug naar het scherm Inkoopfacturen
Lijst met facturen
Lijst met alle in de batch opgenomen facturen
Selectievakje
Deselecteer een factuur in de batch of selecteer de factuur weer in de batch.
Boekregels weergeven
Toon de boekregels van betreffende factuur
Tabel 27: Onderdelen scherm Batchgewijs controleren
44/46
Door op de factuurregel te klikken wordt de factuur getoond. Eventueel kan de factuur op status vervallen19 worden gezet of teruggezet worden naar een voorgaande status20. Nadat alle geselecteerde facturen in de batch zijn goedgekeurd en zijn doorgezet naar de volgende status wordt teruggekeerd naar het scherm Inkoopfacturen en wordt een melding getoond hoeveel facturen zijn doorgezet naar de volgende status. Indien de facturen zijn verwerkt dan hebben deze inkoopfacturen de laatste status Afgehandeld bereikt. De inkoopfacturen zijn dan verwerkt in de Financiële administratie en zijn niet meer in status terug te zetten. In het geval van fouten bij de verwerking hebben de betreffende inkoopfacturen de status Boeken gekregen. In paragraaf 4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking wordt nader toegelicht hoe te handelen in voorkomende gevallen. In plaats van
Batchgewijs controleren kunnen de geselecteerde inkoopfacturen ook worden
behandeld door middel van Open geselecteerde facturen. De inkoopfacturen worden dan per factuur weergegeven in het scherm Factuur. In paragraaf 4.7 Het behandelen van facturen wordt dit nader toegelicht.
19 20
In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt de werking nader toegelicht. In paragraaf 4.5 Statussen en toewijzen van facturen wordt de werking van de statussen nader toegelicht. 45/46
4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking Facturen met status Verwerking zijn inkoopfacturen die niet verwerkt zijn vanwege een foutmelding bij het verwerken. Er verschijnt een aparte tab ‘Boekfouten’ in het scherm Factuur.
Schermafbeelding 54: Scherm Factuur bij inkoopfactuur met status Boeken
Bij een inkoopfactuur met status Boeken is op het scherm Factuur de knop betreffende factuur terug te zetten naar een voorgaande status21.
beschikbaar om de
Er verschijnt een volgend scherm, waar gekozen kan worden naar welke status de factuur terug gezet moet worden:
Schermafbeelding 55: keuze scherm factuur status terugzetten
21
In paragraaf 4.5 Statussen en toewijzen van facturen wordt de werking van de statussen nader toegelicht. 46/46
