PareX Parts Exchange B.V.
Gebruikershandleiding V 4.8
Date released 16 May, 2010
3
© PareX Parts Exchange B.V. , 2003 - 2010 Door voortdurende productontwikkeling kan de informatie in deze uitgave wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving. De informatie in deze uitgave is vertrouwelijk en blijft ons exclusieve eigendom. Wij kunnen niet garanderen dat deze uitgave vrij is van onjuistheden. Als u enige onjuistheid aantreft verzoeken wij u dit aan ons te melden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
i
Inhoudsopgave 1
Hoe gebruikt u deze handleiding?
3
Voor wie is deze handleiding ........................................................................................................................ 3 Gebruikte stijlen ............................................................................................................................................ 3 Commentaar en suggesties .......................................................................................................................... 4 Hoe neemt u contact op met ons? ..................................................................................................... 4
2
Introductie PareX
5
Hoe werkt PareX?......................................................................................................................................... 6 Voordelen .......................................................................................................................................... 7 Onderdelencategorieën ..................................................................................................................... 7 Distributiemodellen ............................................................................................................................ 8 Gebruikersrechten ............................................................................................................................. 8 Beschikbare hulp .......................................................................................................................................... 9
3
Om te beginnen
11
Systeemvereisten ....................................................................................................................................... 11 Internet instellingen..................................................................................................................................... 12 Inloggen ...................................................................................................................................................... 12 Berichten .................................................................................................................................................... 13 Navigeren ................................................................................................................................................... 13 Menu opties ..................................................................................................................................... 14
4
Adresboek
15
Een adres zoeken ....................................................................................................................................... 15 Zoek op plaatsnaam ................................................................................................................................... 16 Dealer details .............................................................................................................................................. 16
5
Uw gegevens onderhouden
19
Algemeen profiel ......................................................................................................................................... 20 Geavanceerde instellingen ......................................................................................................................... 21 Vrienden ..................................................................................................................................................... 22 Vrienden toevoegen ........................................................................................................................ 22 Vrienden verwijderen ....................................................................................................................... 23 Bijzondere onderdelen ................................................................................................................................ 23 Verzendmethoden ...................................................................................................................................... 25 Standaard verzendmethoden .......................................................................................................... 25 Eigen verzendmethoden.................................................................................................................. 26 Laat afhalen door transporteur ........................................................................................................ 28 Profielen van subdealers ............................................................................................................................ 28 Zoekinstellingen .......................................................................................................................................... 29 Bericht aan subdealers ............................................................................................................................... 29
6
Zoeken & Bestellen
31
Hoe bestelt u een enkel onderdeel ............................................................................................................. 31 Meerdere onderdelen bestellen .................................................................................................................. 33 Additionele functies..................................................................................................................................... 35 Sorteervolgorde ............................................................................................................................... 36 Beperk de zoekresultaten ................................................................................................................ 36 Selecteer de dealers........................................................................................................................ 37 Omnummeringen ............................................................................................................................. 37
ii
Contents Een verzendmethode selecteren ................................................................................................................ 38 Internationaal zoeken ................................................................................................................................. 39 Onderdelen bestellen bij uw distributeur ..................................................................................................... 39
7
Winkelwagen
41
Uw bestelling bewerken .............................................................................................................................. 41 Uw bestellingen verzenden......................................................................................................................... 42
8
Onderdelen aanbieden
43
Bestanden aanmaken ................................................................................................................................. 43 Bestandsformaat ............................................................................................................................. 44 Verzending van het onderdelenbestand ..................................................................................................... 44 Onderdelen verwijderen.............................................................................................................................. 47 Een gehele categorie verwijderen ................................................................................................... 47 Een enkel onderdeel verwijderen .................................................................................................... 47
9
Verzamelorders en Zoekaanvragen
49
Verzamelorder ............................................................................................................................................ 49 Verzenden van een verzamelorder.................................................................................................. 49 Bestellen van een verzamelorder .................................................................................................... 50 Zoekaanvragen ........................................................................................................................................... 52
10
Bestelhistorie
53
In de bestelhistorie zoeken ......................................................................................................................... 53 Inkomende bestellingen en prijsopgaven.................................................................................................... 54 Prijsopgave...................................................................................................................................... 55 Bestellingen bevestigen................................................................................................................... 55 Transport regelen ............................................................................................................................ 55 Facturatie ........................................................................................................................................ 59
11
Voorraadanalyse
61
Inhoud van de voorraadanalyse ................................................................................................................. 62 De voorraadanalyse gebruiken ................................................................................................................... 63
12
Overige functies
65
Statistiek ..................................................................................................................................................... 65 Tell a Friend ................................................................................................................................................ 65
13
Verklarende woordenlijst
67
14
Index
71
Supportadressen
73
3
1
Hoe gebruikt u deze handleiding? Dit hoofdstuk geeft u uitleg over het gebruik van deze handleiding. U vindt hier informatie over de gebruikte stijlen en hun betekenis en over hoe u met ons in contact kunt komen.
In dit hoofdstuk Voor wie is deze handleiding.............................................. 3 Gebruikte stijlen .................................................................. 3 Commentaar en suggesties ............................................... 4
Voor wie is deze handleiding Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die PareX wil gebruiken voor het kopen of verkopen van onderdelen en meer wil weten omtrent de functionaliteit van PareX. U kunt deze handleiding gebruiken als een stap-voor-stap instructie of als naslagwerk. Andere beschikbare handleidingen zijn:
PareX DMS handleiding(en)
Deze handleiding beschrijft de wijze waarop de voor PareX benodigde bestanden kunnen worden geëxporteerd uit uw DMS.
PareX Automatische Upload handleiding
Deze handleiding geeft u een gedetailleerde uitleg over de installatie en configuratie van de PareX Automatische Upload. Dit programma stelt u in staat de door uw DMS gecreëerde bestanden automatisch te laten verzenden naar PareX.
Gebruikte stijlen Voordat u begint deze handleiding te gebruiken is het belangrijk dat u de gebruikte termen en stijlen begrijpt. Voor meer informatie over de gebruikte termen verwijzen wij naar de verklarende woordenlijst (op pagina 67). De volgende tabel geeft een overzicht ven de gebruikte stijlen in deze handleiding: Stijl
Betekenis
Vierkantje ()
Een lijst van mogelijke opties
Pijltje()
Stap-voor-stap procedures.
4
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Menu opties
Knop
Menu opties die u naar een bepaald (sub)scherm brengen. Een knop die gebruikt wordt om een bepaalde actie te starten.
Onderstreept
Hyperlinks in PareX.
Cursief
Benadrukt het belang van een bepaalde term en wordt gebruikt voor alle invoer- en keuzevelden.
HOOFDLETTERS
Toetsen op uw toetsenbord bijvoorbeeld SHIFT, CTRL, of ALT.
TOETS+TOETS
Toetscombinaties waarvoor de gebruiker een toets ingedrukt moet houden en dan een andere toets indrukken. Bijvoorbeeld CTRL+P, of ALT+F4.
Commentaar en suggesties Om ons te helpen bij de voortdurende verbetering van PareX en deze handleiding stellen wij uw commentaar en suggesties zeer op prijs.
Hoe neemt u contact op met ons? U kunt rechtstreeks contact met ons opnemen of met een van onze helpdesks (zie "Supportadressen" op pagina 73): PareX Parts Exchange B.V. Stationsplein 3-4 3565 AV Hilversum Nederland T: +31 (0) 88 0085 000 F: +31 (0) 88 0085 099 E:
[email protected]
5
2
Introductie PareX PareX is een professionele online onderdelenbeurs voor erkende dealers en reparateurs. Afhankelijk van uw abonnement kunt u gebruik maken van één of meer van de volgende mogelijkheden;
Onderdelen aanbieden aan andere dealers
Onderdelen vinden bij- en kopen van andere dealers
Onderdelen bestellen bij uw vaste onderdelendistributeur
Onderdelenverzending (transport) regelen
Uw voorraad analyseren op dubbele onderdelen en gemiste omnummeringen
In dit hoofdstuk Hoe werkt PareX? .............................................................. 6 Beschikbare hulp ................................................................ 9
6
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Hoe werkt PareX? PareX vormt de verbinding tussen onderdelenkopers en -verkopers:
Een (nachtelijke) export van het DMS systeem, maakt het mogelijk zelf te bepalen tegen welke condities te onderdelen geplaatst moeten worden
Een (automatische ) upload van de export naar een centrale database zorgt voor een up to date overzicht
De PareX internet site maakt het kopers mogelijk online te zoeken en te bestellen
Overeenkomsten met verschillende vervoerders maken verzendingen mogelijk tegen gunstige condities
De leverende dealer belast de bestellende dealer
De bestellende dealer betaalt de leverende dealer
Onze klantenservice (zie "Supportadressen" op pagina 73) zal u assisteren bij vragen of problemen
7
Voordelen De mogelijke voordelen van PareX zijn:
Inkoopvoordeel op onderdelen
Reduceren van de incourante voorraad
Verbetering van de onderdelen beschikbaarheid
Besparing op het vervangend vervoer
Terugbrengen van reparatietijden
Verhogen van klanttevredenheid
Tijdsbesparing voor het magazijn (telefoon gesprekken collega's)
Terugbrengen van afval
Beschikbaarheid van omnummeringen (merk afhankelijk)
Onderdelencategorieën Onderdelen kunnen worden aangeboden in de categorieën courant, incourant of oud.
Courante onderdelen zijn onderdelen die, naar de mening van de eigenaar, in de nabije toekomst waarschijnlijk worden gebruikt binnen het eigen bedrijf. Courante delen worden meestal verhandeld tegen de inkoopprijs vermeerderd met een toeslag. Meestal wordt een standaard toeslag (zoals x% van de inkoopprijs) overeengekomen tussen alle dealers binnen een markt.
Incourante onderdelen zijn onderdelen die, naar de mening van de eigenaar, in de nabije toekomst waarschijnlijk niet zullen worden gebruikt binnen het eigen bedrijf. Incourante onderdelen kunnen voortkomen uit overmatig inkopen of inkoopfouten. Incourante delen worden aangeboden tegen de huidige inkoopprijs minus 25% korting, tenzij een andere een standaardkorting overeengekomen is tussen alle dealers binnen een markt.
Oude onderdelen zijn onderdelen die, naar de mening van de eigenaar, in de nabije toekomst hoogst waarschijnlijk niet zullen worden gebruikt binnen het eigen bedrijf. Oude delen worden aangeboden tegen de huidige inkoopprijs minus 50% korting, tenzij een andere een standaardkorting overeengekomen is tussen alle dealers binnen een markt.
Let op: PareX schrijft geen prijzen voor noch zijn er vaste regels omtrent in welke categorie onderdelen aangeboden moeten worden. Hierover kunnen de deelnemers zelf besluiten. In de meeste markten worden tussen de deelnemers onderling vaste afspraken gemaakt over de te hanteren condities. Wanneer er geen vaste afspraken zijn moet u, in geval van twijfel, een prijsopgave (zie "Prijsopgave" op pagina 55) vragen voordat u een onderdeel daadwerkelijk besteld.
8
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Distributiemodellen PareX ondersteunt verschillende distributiemodellen zoals:
Tussen dealers onderling;
Tussen importeur en erkende onderdelen distributeurs;
Binnen een dealergroep;
'Hub en spoke' distributie;
Exclusieve distributieovereenkomsten;
Tussen Dealer en onafhankelijke reparateur;
etc.
Om deze modellen te ondersteunen kan een dealer (een combinatie van) diverse rollen hebben in PareX:
Een Hoofddealer is de uiteindelijke eigenaar van een vestiging. Alle vestigingen met dezelfde hoofddealer worden beschouwd als een dealergroep. Onderdelen binnen de eigen dealergroep worden bovenaan de zoekresultaten weergegeven.
Een Exclusieve distributeur is de exclusieve onderdelenleverancier van een andere dealer. Indien een exclusieve distributeur is toegewezen aan een dealer wordt deze dealer aangemerkt als subdealer.
Een Subdealer kan uitsluitend onderdelen bestellen bij zijn exclusieve distributeur tenzij de distributeur de subdealer meer rechten toekent. Deze rol wordt ook gebruikt voor IMT's die onderdelen willen bestellen van bij een erkend onderdelendistributeur.
Een Vriend is een andere dealer waar u graag zaken mee doet. Bij de zoekresultaten zullen zijn onderdelen direct na de resultaten van uw eigen dealergroep, maar boven de overige resultaten worden weergegeven.
Let op: Behalve Vrienden, die u kunt selecteren in uw profiel, kunnen bovengenoemde rollen alleen op verzoek worden ingesteld door de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73).
Gebruikersrechten Per dealer kunnen er meerdere gebruikersnamen worden aangemaakt. Een gebruiker kan diverse toegangsrechten hebben. De volgende rechten kunnen worden toegekend:
Adresboek: de gebruiker kan het adresboe raadplegen;
Profiel bewerker: de gebruiker kan de gegevens van het bedrijf aanpassen en de accountinstellingen wijzigen;
Onderdelen zoeken : de gebruiker kan onderdelen zoeken maarziet niet de status van de onderdelen;
Bestellen: de gebruiker kan de status van ondedelen zien en on-line bestellen. Deze permissie werkt alleen samen met de permissie Onderdelen zoeken ;
Voorraadbestand bijwerken: de gebruiker kan voorraadbestanden uploaden (alleen voor verkopende dealers);
Verzamelorder: de gebruiker kan een verzamelorderuploaden.
Let op: Niet iedere gebruiker zal toegang hebben tot alle functies zoals die beschreven zijn in deze handleiding. Indien u toegang nodig heeft tot een van de functies die niet voor u beschikbaar is, neem dan contact op met onze helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73).
9
Beschikbare hulp Er zijn verschillende plaatsen waar u hulp kunt vinden over het gebruik van PareX:
Deze handleiding bevat uitgebreide informatie over het gebruik van PareX
Overal in de website zijn tooltips beschikbaar. Door uw cursor op een veld of icoon te plaatsen krijgt u een korte uitleg over de betekenis.
Klik op Help in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13) om de helppagina te openen. Deze pagina bevat informatie over het gebruik van PareX en toegang tot alle beschikbare handleidingen.
op een pagina ziet, kunt u daar op klikken voor specifieke informatie over de Wanneer u betreffende pagina.
Neem contact op met onze helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) als geen van de bovenstaande opties toereikend is of wanneer u technische problemen tegenkomt.
11
3
Om te beginnen Dit hoofdstuk geeft een kort overzicht van het gebruik van PareX.
In dit hoofdstuk Systeemvereisten ............................................................... 11 Internet instellingen ............................................................ 12 Inloggen .............................................................................. 12 Berichten ............................................................................ 13 Navigeren ........................................................................... 13
Systeemvereisten Om PareX te gebruiken dient u minimaal te beschikken over de volgende onderdelen:
Een PC met Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 of Windows Vista;
Internet Explorer 6.0 of een latere versie. Wij bevelen versie 7.0 aan met de laatste service packs;
Internettoegang;
Een gebruikersnaam en wachtwoord voor PareX.
Let op: Wij kunnen niet garanderen dat PareX werkt met andere webbrowsers dan Internet Explorer. Deze browsers worden niet ondersteund.
12
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Internet instellingen De standaard instellingen van Internet Explorer zal normaal gesproken de werking van PareX niet verhinderen. Indien dit niet het geval is, controleert u dan of:
Cookies per sessie zijn toegestaan;
Pop-upblokkeringen zijn uitgeschakeld (Internet Explorer, Google Toolbar, enz.);
SSL 2.0 gebruiken of SSL 3.0 gebruiken is ingeschakeld;
Programma's en bestanden in een IFRAME starten is ingeschakeld;
Actief uitvoeren van scripts is ingeschakeld;
De optie Controleer op nieuwe versies van pagina's staat op automatisch of Elke keer als ik de webpagina bezoek;
De optie Venster opnieuw gebruiken bij het activeren van snelkoppelingen is uitgeschakeld ( IE 6);
De optie Koppelingen in andere programma's staat op een nieuw venster of een nieuw tabblad (IE 7);
De Internet Restricties (op het tabblad Inhoud) zijn uitgeschakeld.
Hoe u deze instellingen kunt aanpassen is afhankelijk van de versie van Internet Explorer. Meer hierover kunt u vinden in de Help functie van Internet Explorer. Tip: Voeg www.parts-exchange.net toe aan uw vertrouwde websites (zie menu Extra -> Opties -> tabblad Beveiliging). Op deze manier kunt u 'hoge' beveiliging toepassen op onbekende sites, zonder de werking van PareX te beïnvloeden.
Inloggen Om te beginnen met PareX volgt u de onderstaande stappen: Start Internet Explorer en navigeer naar www.parts-exchange.net. Het login scherm zal worden weergegeven. Kies uw taal door uw muis te bewegen over
en selecteer de taal van uw keuze.
Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Wanneer u de checkbox aanvinkt, zal uw gebruikersnaam automatisch worden ingevuld bij uw volgende bezoek aan PareX. Klik op Inloggen of druk op ENTER om de site binnen te gaan. Let op: Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig.
13
Berichten Nadat u bent ingelogd, wordt u automatisch naar het welkomstscherm geleid (de berichtenpagina). Op deze pagina worden berichten weergegeven die op uw situatie van toepassing kunnen zijn. Houdt deze pagina daarom ook regelmatig in de gaten. U kunt altijd terugkeren naar deze pagina door op Berichten te klikken in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13).
Het dashboard wordt weergegeven op de berichten pagina. Het bevat de volgende onderdelen:
Nieuwe bestellingen vandaag
Nieuwe FedEx bestellingen vandaag
Openstaande bestellingen
Openstaande FedEx bestellingen
Door te klikken op een van deze items, wordt u direct naar de betreffende pagina in de bestelhistorie (zie "Bestelhistorie" op pagina 53) geleid.
Navigeren Bovenaan het venster zal het menu worden weergegeven. Het menu geeft u toegang tot alle hoofdfuncties van PareX. In de linkerbovenhoek ziet u uw dealercode, uw naam en het merk gerelateerd aan de gebruikersgegevens waarmee u bent ingelogd.
14
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Via het menu kunt u:
Navigeren naar iedere hoofd functie in het systeem door te klikken op één van de menuopties (zie "Menu opties" op pagina 14).
Kies uw taal door uw muis te bewegen over
Uw wachtwoord veranderen door te klikken op
Uitloggen door te klikken op
Wisselen tussen uw accounts (indien u toegang hebt tot meerdere accounts) door te klikken op voor uw gegevens in de bovenste balk.
en selecteer de taal van uw keuze; in de bovenste balk;
, uw sessie wordt beëindigd;
Menu opties De volgende menuopties kunnen worden weergegeven. Indien u één of meerdere opties niet ziet, kan dat te maken hebben met de instellingen voor uw merk, land, toegangsrechten of voorkeuren.
Berichten: Dit is het welkomstscherm met berichten die voor u van toepassing zijn;
Adresboek: Weergave van het adresboek met details van de dealers;
Profiel: Account onderhoud en instellen van voorkeuren;
Zoeken: Zoeken en bestellen van onderdelen;
Onderhoud: Handmatig uploaden van de onderdelen bestanden;
Verzamelorder: Uploaden van een verzamelorder om te zoeken naar meerdere onderdelen tegelijk;
Zoekaanvragen: Inkomende orders van subdealers die niet uit voorraad leverbaar waren;
Winkelwagen: Controleer uw bestellingen en verstuur de bestelling;
Bestelhistorie: Beheren van alle inkomende en uitgaande bestellingen;
Transport: Regelen van (internationale) verzendingen;
Voorraadanalyse: Analyse van uw voorraad op omnummeringen en dubbele onderdelen;
Tell a friend: Informeer een vriend over PareX;
Statistieken: Geeft een overzicht van uw gebruik van PareX;
Help: Geeft u toegang tot online-help en alle documentatie.
15
4
Adresboek Het Adresboek bevat adresgegevens van alle aangesloten dealerbedrijven. Het wordt ook gebruikt om andere bedrijven te selecteren als Vriend, om leveringsmethoden vrij te geven voor een dealer etc. Klik op Adresboek in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13) om het adresboek te openen.
In dit hoofdstuk Een adres zoeken .............................................................. 15 Zoek op plaatsnaam ........................................................... 16 Dealer details ..................................................................... 16
Een adres zoeken Er zijn meerdere manieren om een adres te zoeken:
Door het intypen van (een gedeelte van) de naam;
Door het intypen van (het eerste gedeelte van) de naam van de stad;
Door het intypen van (de eerste cijfers van) de postcode;
Door het intypen van (de eerste cijfers van) de dealercode;
Door te klikken op de beginletter van de stad indien u weet waar de betreffende dealer zich bevindt.
Om te zoeken naar een naam, dealer code, postcode of een plaatsnaam: Selecteer het land en eventueel het merk* waarnaar u wilt gaan zoeken, bijvoorbeeld Nederland (Nederland). Typ uw tekst in en selecteer de velden waarop u wilt zoeken. Klik op Zoek of gebruik de ENTER toets om de resultaten weer te geven. De dealers die voldoen aan uw zoek criteria zullen worden weergegeven. * Alleen zichtbaar wanneer u een abonnement heeft voor meerdere merken.
16
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Zoek op plaatsnaam Het is ook mogelijk te zoeken naar een dealer door te klikken op de eerste letter van de plaatsnaam waar deze dealer zich bevindt. Klik op de lekker “D” om alle dealers te laten tonen die zich bevinden in een plaatsnaam beginnend met een "D".
Dealer details Overal waar u de naam van een dealer in uw scherm ziet, kunt u de details opvragen door op de naam te klikken: Klik op de naam van de dealer om de details te laten tonen in een nieuw venster. Klik op
om een adreslabel te printen.
17
TIP! Om de kop- en voettekst te verwijderen van uw print, kies Print, Pagina-instellingen en verdwijder de regels bij kop- en voettekst. Schrijf deze wel op indien u deze later weer terug wilt zetten.
19
5
Uw gegevens onderhouden Op de profielpagina kunt u, onder andere, uw gegevens, voorkeuren en verzendmethoden onderhouden. Klik op Profiel in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13) om de profielpagina te openen.
In dit hoofdstuk Algemeen profiel ................................................................ 20 Geavanceerde instellingen ................................................. 21 Vrienden ............................................................................. 22 Bijzondere onderdelen ....................................................... 23 Verzendmethoden .............................................................. 25 Profielen van subdealers .................................................... 28 Zoekinstellingen ................................................................. 29 Bericht aan subdealers ....................................................... 29
20
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Algemeen profiel Op het tabblad Profiel kunt u uw bedrijfsgegevens onderhouden welke onder andere zichtbaar zijn voor andere gebruikers van PareX.
21
Vult u alstublieft alle gegevens in die nodig zijn om contact met u op te nemen. Let op: PareX gebruikt het E-mail onderdelen adres voor de onderdelenbestellingen. Zorg dat u hier het juiste adres heeft ingevuld. Een BTW nummer begint met een land code en dient te worden ingevuld zonder spaties, achter het invulveld. punten, etc. U kunt het nummer controleren door te klikken op Een SWIFT-code, ook wel BIC genoemd is een unieke (internationale) identificatie van een (buitenlandse) bank en vergemakkelijkt de verwerking van de opdracht. De BIC van de Rabobank is bijvoorbeeld RABONL2U. Als u niet over de BIC van de bank van de begunstigde beschikt, kunt u deze opvragen bij de begunstigde of kijk op www.swift.com. IBAN staat voor International Bank Account Number. Het IBAN kan bij internationale betalingen gebruikt worden in plaats van het 'oude' rekeningnummer. Het invoeren van het IBAN betekent een standaardisatie van Europese rekeningnummers. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
Geavanceerde instellingen Op het tabblad Geavanceerd kunt u uw voorkeuren instellen. Let op: Dit scherm zal voor subdealers van een exclusieve distributeur niet zichtbaar zijn. De exclusieve distributeur zal in deze gevallen de voorkeuren beheren. De volgende instellingen en voorkeuren kunnen worden gemaakt:
Opmerkingen zichtbaar voor dealers die bij u bestellen: Deze opmerkingen worden getoond op het scherm zodra een dealer bij u wil bestellen.
Opmerkingen op het bestelformulier bij bestelling: Deze opmerkingen zullen worden weergegeven op orders die worden geplaatst bij andere dealers.
Betalingsvoorwaarden: Deze opmerkingen worden getoond op het scherm zodra een dealer bij u wil bestellen.
Zoek ook in: Het geselecteerde land zal ook in de resultaten worden getoond bij iedere zoekopdracht. Deze optie kan uitgeschakeld zijn indien het voor uw merk alleen mogelijk is in uw eigen land te zoeken.
Standaardtaal: De taal voor alle offline functies, zoals orderbevestigingen of voortgangsberichten van de automatische upload tool. Deze optie staat los van de taal waarin u PareX gebruikt
Toon eigen district eerst: Indien geselecteerd, worden de onderdelen beschikbaar in uw eigen district direct weergegeven na uw eigen onderdelen en vrienden.
Oude onderdelen aanbieden: Indien geselecteerd kunt u ook onderdelen aanbieden in de categorie Oud naast Incourant en Courant.
Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
22
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Vrienden Op het tabblad Vrienden
kunt u iedere willekeurige dealer toevoegen.
Een Vriend is een andere dealer waar u graag zaken mee doet. Bij de zoekresultaten zullen zijn onderdelen direct na de resultaten van uw eigen dealergroep, maar boven de overige resultaten worden weergegeven. Let op: Dit scherm zal voor subdealers van een exclusieve distributeur niet zichtbaar zijn. De exclusieve distributeur zal in deze gevallen de voorkeuren beheren.
Vrienden toevoegen Om een vriend toe te voegen aan uw Vriendenlijst: Klik op om het Adresboek (zie "Adresboek" op pagina 15) te openen voor het toevoegen van een dealer. Zoek de dealer die u als vriend wilt toevoegen. Het is mogelijk vrienden toe te voegen die zich in een ander land bevinden of zelfs van een ander merk.
23
Klik op de naam van de dealer om deze toe te voegen aan uw selectie of voeg dealers in uw selectie toe door te klikken op Selectie toevoegen (Bijvoorbeeld alle dealers die met een specifieke postcode beginnen).
Let op: U hoeft niet de dealers toe te voegen die behoren tot uw eigen groep. Deze worden automatisch al bovenaan weergegeven bij uw zoekresultaten.
Vrienden verwijderen Om een vriend te verwijderen uit uw vrienden lijst: Klik op
achter de betreffende vriend die u wilt verwijderen.
Klik op OK om te bevestigen. Voor het verwijderen van de gehele vriendenlijst: Klik op
.
Klik op OK om te bevestigen.
Bijzondere onderdelen Op het tabblad Bijzondere onderdelen kunt u de onderdeel categorie (zie "Onderdelencategorieën" op pagina 7) wijzigen van een specifiek onderdeel. Deze functie biedt u ook de mogelijkheid om een bepaald onderdeel niet aan te bieden. Normaal gesproken worden de onderdelen aangeboden zoals de selectie aangeeft bij de export uit uw DMS systeem. Het kan voorkomen dat u bijvoorbeeld één specifiek onderdeel anders aan wilt bieden dan dat in uw DMS systeem staat aangegeven, maar dat u liever dit niet in uw DMS systeem wijzigt. PareX heeft de mogelijkheid de status van een onderdeel te veranderen. Dit is de functie Bijzondere onderdelen. Om een onderdeel aan de lijst bijzonderde onderdelen toe te voegen: Klik op
om het venster te openen waar u een onderdeel kunt invoeren.
Typ het onderdeelnummer in. Kies de nieuwe status van het onderdeel. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
24
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Eenmaal veranderd, zal het onderdeel worden weergegeven in de nieuwe categorie.
Om de status van een bijzonder onderdeel te veranderen: Klik op het onderdeelnummer om het venster te openen. Verander de huidige status naar de nieuwe status. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Indien u de status wilt veranderen in de originele status zoals deze ook in uw DMS systeem voorkomt, verwijder dan het onderdeel uit de lijst. Bij de volgende upload wordt het onderdeel dan weergegeven in zijn originele status. Om bijzondere onderdelen te verwijderen: Klik op
om één enkel onderdeel te verwijderen.
of, Klik op
om alle onderdelen uit de lijst te verwijderen.
Klik op OK om te bevestigen.
25
Verzendmethoden Op het tabblad Verzendmethoden kunt u voorgedefinieerde verzendmethoden of uw eigen aangemaakte methode kiezen Verzendmethoden zijn de manieren van transport waarop onderdelen kunnen worden verplaatst tussen de bestellende en de verzendende dealer. Enkele voorbeelden zijn: per post of koerier. Let op: Dit scherm zal alleen zichtbaar zijn voor de dealers die naast onderdelen zoeken ook de onderdelen aanbieden in PareX.
Standaard verzendmethoden Alle standaard nationale en internationale verzendmethoden welke beschikbaar in uw markt zijn reeds weergegeven. U kunt deze selecteren of deselecteren indien u deze methode wel of niet wilt aanbieden aan andere dealers.
26
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Eigen verzendmethoden Naast de standaard verzendmethoden is het ook mogelijk eigen methoden toe te voegen. Enkele voorbeelden van eigen verzendmethoden zijn:
U bezorgt onderdelen met uw eigen vervoer tegen een bepaald bedrag per kilometer voor (eventueel geselecteerde) dealers.
U verzend onderdelen met behulp van DHL, alleen in België.
Eigen verzendmethode toevoegen Om een eigen verzendmethode toe te voegen: Klik op
Eigen verzendmethode toevoegen
Typ de naam en de details van de verzend methode.
27
Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
Een eigen verzendmethode bewerken of verwijderen Om een eigen verzendmethode te bewerken of te verwijderen: Klik op
achter de naam van de verzendmethode om de methode te bewerken.
Voer uw veranderingen door. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Of: Klik op Verwijder de gehele verzendmethode om de gehele methode te verwijderen.
Eigen verzendmethoden beschikbaar maken voor meerdere dealers Eigen verzendmethoden kunt u beschikbaar maken voor meerdere dealers: om de landen en dealers weer te geven die de eigen verzendmethode mogen Klik op gebruiken. Klik op om het Adresboek (zie "Adresboek" op pagina 15) te openen voor het toevoegen van een dealer. Zoek de dealers die u wilt toevoegen aan uw eigen verzendmethode. Klik op de naam van de dealer om deze toe te voegen aan uw selectie of voeg dealers in uw selectie toe door te klikken op Selectie toevoegen (Bijvoorbeeld alle dealers die met een specifieke postcode beginnen).
Een dealer verwijderen van een eigen verzendmethode Om een bepaalde dealer te verwijderen van uw eigen verzendmethode: Klik op
achter de naam van de dealer.
Klik op OK om te bevestigen. Om alle dealers te verwijderen van w eigen verzendmethode: Klik op
.
Klik op OK om te bevestigen.
Een land toekennen aan een eigen verzendmethode Een eigen verzendmethode kan ook beschikbaar worden gemaakt voor een heel land, in plaats van dealers:
Klik op
Klik op de naam van het land welke u wilt toevoegen.
achter de eigen verzendmethode die u beschikbaar wilt maken voor een land.
28
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Om een land te verwijderen van uw eigen verzendmethoden: Klik op
achter de naam van het land.
Klik op OK om te bevestigen
Laat afhalen door transporteur Selecteer de Laat afhalen door transporteur mogelijk optie om dealers te laten zien dat het bij u mogelijk is om een bestelling nog laat te laten afhalen door een transporteur. Het icoon wordt bij u weergegeven in de zoekresultaten.
Profielen van subdealers Op het tabblad Dealerprofielen kan een Exclusieve distributeur de profielen onderhouden van de subdealers. Een lijst van alle subdealers wordt weergegeven. Klik op de naam van de subdealer om het profiel aan te passen.
Let op: Deze optie is alleen beschikbaar als uw dealer is geconfigureerd als Exclusieve distributeur.
29
Zoekinstellingen Exclusieve distributeurs kunnen de volgende zoek instellingen regelen voor subdealers.
Mijn dealergroep; Subdealers laten zoeken in de gehele dealergroep.
Mijn vrienden; Subdealers laten zoeken ook bij uw vrienden.
Mijn land; Subdealers laten zoeken in het land waar u zich bevindt.
Overal; Subdealers ongelimiteerd laten zoeken op PareX.
Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
Bericht aan subdealers Een Exclusieve distributeur kan een bericht plaatsen op de berichten pagina van de sub dealers. Het bericht zal altijd als eerste worden weergegeven.
Markeer de optie Toon bericht aan subdealers om uw bericht zichtbaar te maken. Geef bericht een titel en plaats uw inhoud van het bericht in: Bericht aan subdealers.
Om een PDF bestand aan uw bericht te voegen: Klik op Bladeren om uw bestand te kiezen. Klik op Verstuur bestand(en) om het bestand beschikbaar voor download te maken. Klik op Open de bijlage om uw zojuist toegevoegde bestand te bekijken.
30
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Om de bijlage te verwijderen: Klik op
.
31
6
Zoeken & Bestellen Dit hoofdstuk beschrijft het zoeken en bestellen in PareX. Klik op Zoeken in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13) om het zoekscherm te openen Let op: Voor verkopende dealers: Wanneer één of meerdere onderdelen bestanden ouder zijn dan 7 dagen, kunt u niet meer zoeken en bestellen op PareX. In de plaats daarvan wordt u direct naar de Onderhoud-pagina geleid. Voor subdealers: Standaard kunnen subdealers niet zoeken en bestellen bij andere dealers dan hun eigen distributeur, tenzij deze exclusieve distributeur deze toestemming geeft.
In dit hoofdstuk Hoe bestelt u een enkel onderdeel .................................... 31 Meerdere onderdelen bestellen ......................................... 33 Additionele functies ............................................................ 35 Een verzendmethode selecteren ....................................... 38 Internationaal zoeken ......................................................... 39 Onderdelen bestellen bij uw distributeur ............................ 39
Hoe bestelt u een enkel onderdeel Om een enkel onderdeel te bestellen: Typ het onderdeelnummer in dat u zoekt. Tip: Bij enkele merken zal PareX standaard alle resultaten weergeven, ook als het onderdeelnummer langer is dan u heeft ingetypt. U kunt ook naar het exacte onderdeelnummer zoeken door een uitroepteken (!) te plaatsen achter uw nummer. In het geval u een groter aantal nodig heeft van het nummer, typt u het aantal in het invulvak naast het onderdeelnummer; Klik op Zoek of gebruik de ENTER-toets. De zoekresultaten worden weergegeven;
Boven uw resultaten worden alle omnummeringen (zie "Omnummeringen" op pagina 37) van dit onderdeel weergegeven.
Onder de omnummeringen vindt u een overzicht van alle dealers wie uw onderdeel op voorraad hebben.
32
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Let op: Om exact te zoeken naar het omgenummerde onderdeel klikt u op het vergrootglas achter dit nummer. De resultaten worden direct getoond.
Onderstaande kolommen worden weergegeven:
Gezocht: Het onderdeelnummer zoals ingevuld in de zoekbalk;
Gevonden: Het onderdeelnummer gevonden bij een dealer;
Als het onderdeel is omgenummerd kunt u door uw cursor op het onderdeelnummer te plaatsen de positie in de omnummerketen zien.
Als er een wordt weergegeven is dit onderdeel door de verkoper aangemerkt als een speciaal onderdeel. Als u uw cursor op de gloeilamp plaatst wordt aanvullende informatie weergegeven.
Code: De dealercode van de dealer die het onderdeel kan leveren;
Postcode: Postcode van de dealer die het onderdeel kan leveren;
Plaats: Plaatsnaam van de dealer die het onderdeel kan leveren;
Afstand: de afstand tussen uw bedrijf en de dealer die het onderdeel kan leveren;
Aant.: Beschikbare voorraad. Bijvoorbeeld: 14·1 betekent dat deze dealer 14 onderdelen op voorraad heeft en u heeft er één gezocht;
Bijg.: Datum wanneer het onderdelen bestand voor het laatst is bijgewerkt;
Status: Geeft aan in welke categorie (zie "Onderdelencategorieën" op pagina 7) dit onderdeel wordt aangeboden;
In wagen: Geeft aan wanneer er reeds een onderdeel in de winkelwagen staat van deze dealer.
Klik op een gevonden onderdeelnummer om meer informatie van het onderdeel weer te geven in een pop-up scherm. Het wel of niet tonen van deze informatie is merk afhankelijk. Klik op Toon meer zoekresultaten om meer resultaten weer te geven. Klik op Bestellen achter het onderdeelnummer om het bestelscherm te openen.
33
Selecteer een verzendmethode (zie "Een verzendmethode selecteren" op pagina 38) and klik op Toevoegen aan winkelwagen ; Wanneer u klaar bent met bestellen gaat u naar uw winkelwagen (zie "Winkelwagen" op pagina 41) om uw bestelling af te ronden.
Meerdere onderdelen bestellen PareX kan meerder onderdelen tegelijkertijd voor u zoeken om op die manier de dealer te vinden die het best in uw behoefte kan voorzien. Om meerdere onderdelen tegelijkertijd te zoeken doet u het volgende: Selecteer de optie Groepeer resultaten per dealer om de resultaten per dealer weer te geven in plaats van per onderdeel. Let op: Subdealers kunnen de resultaten niet groeperen per dealer Voer het eerste gezochte onderdeelnummer en het gewenste aantal in; Klik op uw lijst;
of druk op de -toets van uw toetsenbord om het onderdeel toe te voegen aan
Voer het volgende onderdeelnummer en het gewenste aantal in; Herhaal bovenstaande stappen om meer onderdelen toe te voegen; Klik op
om een onderdeel uit uw zoeklijst te verwijderen indien gewenst;
34
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Optioneel kunt u de optie Automatisch (in de rechterbovenhoek van het scherm) aanvinken, om de na het bestellen een nieuwe zoekopdracht te starten met de overgebleven onderdelen;
Klik op Zoek of gebruik de ENTER-toets. De zoekresultaten worden weergegeven;
De zoekresultaten zijn gegroepeerd per dealer.
Een grafische weergave van de beschikbaarheid per dealer wordt getoond. De balk geeft de relatieve kwaliteit van de gevonden resultaten voor deze dealer weer. Dikker betekent goedkoper / ouder (gebaseerd op status), langer betekent dat een hoger percentage van de gezochte onderdelen is gevonden.
Klik op
om per dealer de gedetailleerde resultaten weer te geven.
Onderstaande kolommen worden weergegeven:
Gezocht: Het onderdeelnummer zoals ingevuld in de zoekbalk;
Gevonden: Het onderdeelnummer gevonden bij een dealer;
Als het onderdeel is omgenummerd kunt u door uw cursor op het onderdeelnummer te plaatsen de positie in de omnummerketen zien.
Als er een wordt weergegeven is dit onderdeel door de verkoper aangemerkt als een speciaal onderdeel. Als u uw cursor op de gloeilamp plaatst wordt aanvullende informatie weergegeven.
Code: De dealercode van de dealer die het onderdeel kan leveren;
Postcode: Postcode van de dealer die het onderdeel kan leveren;
Plaats: Plaatsnaam van de dealer die het onderdeel kan leveren;
Afstand: de afstand tussen uw bedrijf en de dealer die het onderdeel kan leveren;
Aant.: Beschikbare voorraad. Bijvoorbeeld: 14·1 betekent dat deze dealer 14 onderdelen op voorraad heeft en u heeft er één gezocht;
Bijg.: Datum wanneer het onderdelen bestand voor het laatst is bijgewerkt;
Status: Geeft aan in welke categorie (zie "Onderdelencategorieën" op pagina 7) dit onderdeel wordt aangeboden;
In wagen: Geeft aan wanneer er reeds een onderdeel in de winkelwagen staat van deze dealer.
Klik op een gevonden onderdeelnummer om meer informatie van het onderdeel weer te geven in een pop-up scherm. Het wel of niet tonen van deze informatie is merk afhankelijk.
De omgenummerde onderdelen kunnen worden weergegeven door voor het te klikken. onderdeelnummer op
(De)selecteer de onderdelen die u wenst te bestellen;
35
Bewerk het aantal indien gewenst; Voeg eventueel een referentie of opmerkingen toe per onderdeel. Klik op referenties of opmerkingen voor ieder onderdeel in te stellen;
om dezelfde
Klik op Bestellen achter de dealer waarbij u het gezochte onderdeel wilt bestellen; Selecteer een verzendmethode (zie "Een verzendmethode selecteren" op pagina 38) en klik op Opslaan .De bestelde hoeveelheid wordt van uw zoeklijst afgehaald en toegevoegd aan de winkelwagen; Herhaal bovenstaande stappen voor alle onderdelen die u wilt en kunt bestellen bij de gewenste dealers; Klik op
om de gehele zoeklijst te verwijderen en een nieuwe zoekopdracht te starten;
Wanneer u klaar bent met bestellen gaat u naar uw winkelwagen (zie "Winkelwagen" op pagina 41) om uw bestelling af te ronden.
Additionele functies Deze paragraaf geeft een beschrijving van een aantal additionele functies die u in staat stellen de zoekresultaten beter te interpreteren en aan te passen aan uw voorkeuren.
36
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Sorteervolgorde PareX zal in eerste instantie de gevonden onderdelen in onderstaande volgorde weergeven:
Uw eigen dealergroep;
Vrienden in uw eigen land;
Vrienden in andere landen;
Dealers in uw eigen district (als u deze optie hebt geselecteerd in uw Profiel);
Andere dealers in uw eigen land;
Dealers in andere landen.
Binnen elke van bovengenoemde groepen worden de resultaten gesorteerd op volgorde van incourantheid (meest incourant eerst), datum van actualisering (meest recente eerst) en de beschikbare hoeveelheid (grootste hoeveelheid eerst) U kunt de sorteervolgorde wijzigen door op een van de kolomnamen te klikken. Klik op Norm. om terug te gaan naar de standaard sorteervolgorde.
U kunt uw voorkeursvolgorde en andere voorkeursinstellingen opslaan: Klik op
om uw instellingen op te slaan.
Klik op
om terug te keren naar uw voorkeursinstellingen.
Beperk de zoekresultaten U kunt de zoekresultaten beperken door één of meer van de onderstaande opties boven de zoekresultaten aan of uit te zetten:
Omgenummerde onderdelen weglaten: Wanneer geselecteerd zullen de omgenummerde onderdelen niet tussen de resultaten staan;
Courant weglaten: Wanneer geselecteerd worden courante onderdelen niet weergegeven bij de resultaten, behalve voor uw eigen dealergroep;
Negeer hoeveelheid: Wanneer geselecteerd worden ook dealers getoond die niet beschikken over de benodigde hoeveelheid.
Klik op
om uw voorkeuren, zoals hierboven gezet, te bewaren voor iedere zoekopdracht.
37
Selecteer de dealers Een aantal icoontjes wordt weergegeven bij de zoekresultaten om u te helpen bij de selectie van de dealer waar u wilt bestellen: Deze dealer maakt deel uit van uw dealergroep.; Een van uw vrienden; Laat afhalen door transporteur mogelijk; Deze dealers bieden verzending met FedEx Express (http://www.fedex.com) aan via de Transportmodule; Voor deze dealer staat al een bestelling in uw winkelwagen.
Klik op de naam van de dealer om de details te laten tonen in een nieuw venster.
Omnummeringen Een omnummering is een vervanging van een onderdeel door een (vrijwel) identiek onderdeel met een nieuw onderdeelnummer. Veel voorkomende redenen zijn wijzigingen in leverancier, materiaal of kleur of verbeteringen in de technische specificaties. Omgenummerde onderdelen zijn normaal gesproken, voor zover toegestaan binnen de veiligheidsvoorschriften, uitwisselbaar. Controleer altijd uw technische documentatie alvorens te bestellen. Let op: Als u een omgenummerd onderdeel besteld dient u altijd te controleren of dit onderdeel aan uw vereisten voldoet! De omnummeringen zijn gebaseerd op de omnummerdata zoals aangeleverd door de fabrikant. Wij zijn niet aansprakelijk voor eventuele onjuistheden in deze gegevens. U dient daarom altijd te controleren dat de onderdelen inderdaad uitwisselbaar zijn. Als u naar onderdelen zoekt zal PareX automatisch ook naar gelijkwaardige omgenummerde onderdelen zoeken tenzij u deze specifiek hebt uitgesloten. De omnummeringen worden weergegeven ten opzichte van het gezochte onderdeel. Alleen omnummeringen die rechtstreeks voorafgaan aan of opvolgers zijn van het gezochte onderdeel worden getoond. De Generatie geeft de generatie van een omnummering aan. + betekent nieuwer, - betekent ouder. Het cijfer geeft aan hoeveel omnummeringen er zijn tussen de nummers. Gelijke generatie betekent dat het onderdeel een technisch uitwisselbaar onderdeel is. Tip: Als u uw muis over een onderdeelnummer beweegt kunt u eenvoudig de positie in de omnummerrreeks zien.
38
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Een verzendmethode selecteren Wanneer u onderdelen bestelt bij een dealer welke de Transportmodule aanbiedt (aangegeven met het icoon ) , wordt u gevraagd een geschat gewicht op te geven van de te verzenden onderdelen. Vul het geschatte gewicht en afmetingen in en klik hier of druk de ENTER-toests in om de beschikbare verzendmethoden te zien. De weergegeven verzendmethodes bestaan uit:
Standaard verzendmethode (zie "Verzendmethoden" op pagina 25)s aangeboden door de markt van de leverende dealer. Deze methoden zijn beschikbaar voor iedere dealer in deze markt, tenzij uitgeschakeld;
Eigen verzendmethodes (zie "Eigen verzendmethoden" op pagina 26) aangeboden via de leverende dealer. Deze methoden zijn alleen bij díe dealer beschikbaar;
Verzend methode aangeboden via de Transport module (zie "Transport Module" op pagina 57). Deze methode biedt u ook de volgende extra's:
Kosten en de Geplande afleverdatum zijn bekend bij de bestellende dealer.
Het transport kan online worden gevolgd.
Selecteer de verzendmethode van uw keuze, rekening houdend met de tijd en kosten, en ga verder met bestellen.
Klik op Toevoegen om uw onderdelen in de winkelwagen te plaatsen.
39
Internationaal zoeken Let op: Uw account kan beperkt zijn tot het zoeken in uw eigen land. In dat geval is deze functie voor u niet beschikbaar. Wanneer een onderdeel niet beschikbaar is in uw eigen land, is het mogelijk uw zoekopdracht ook in een ander land te starten. Om standaard ook in een ander land te zoeken: Kies het land van uw voorkeur in de optie Zoek ook in op het tabblad Geavanceerd in uw Profiel. Het is ook mogelijk om uw onderdelen in een specifiek land te zoeken, of wellicht alle andere landen: Typ uw onderdeelnummer(s) in op de gebruikelijke manier (zie "Hoe bestelt u een enkel onderdeel" op pagina 31, "Meerdere onderdelen bestellen" op pagina 33); Klik op Probeer een ander land:
om de keuzelijst met de beschikbare landen te openen;
Klik op een land uit de lijst om uw zoekopdracht te starten in dat land; Vervolg uw bestel proces zoals gewoonlijk.
Onderdelen bestellen bij uw distributeur Let op: Dit gedeelte is alleen van toepassing op sub dealers die onderdelen direct bij hun exclusieve distributeur bestellen. De distributeur bepaalt in hoeverre de beschikbaarheidsinformatie wordt getoond en of/hoe er besteld mag worden door het aanpassen van de instellingen in zijn profielpagina. Sub dealers kunnen onderdelen bestellen bij hun Exclusieve distributeur: Klik op Zoeken in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13) om het zoekscherm te openen Typ het onderdeelnummer in dat u zoekt In het geval u een groter aantal nodig heeft van het nummer, typt u het aantal in het invulvak naast het onderdeelnummer;
40
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
of druk op de -toets van uw toetsenbord om het onderdeel toe te voegen aan Klik op uw lijst De zoeklijst wordt geopend en het eerste nummer plus het aantal wordt weergegeven. Vul het volgende nummer in en (eventueel) het aantal van het onderdeel dat u zoekt. Klik op of druk op de -toets van uw toetsenbord om het onderdeel toe te voegen aan uw lijst Herhaal deze stappen voor het toevoegen van meerdere onderdelen Klik op Zoek of gebruik de ENTER-toets. De zoekresultaten worden weergegeven Beschikbaarheids informatie wordt bij ieder onderdeel weergegeven in hoeverre dit is ingesteld door uw Exclusieve distributeur. Bekijk de beschikbaarheidsinformatie en selecteer het onderdeel of onderdelen die u wilt bestellen. Klik op Bestel bij uw exclusieve distributeur om het onderdeel toe te voegen aan de winkelwagen (zie "Winkelwagen" op pagina 41). Selecteer een verzendmethode (zie "Een verzendmethode selecteren" op pagina 38) en klik op Toevoegen aan winkelwagen . Wanneer u klaar bent met bestellen gaat u naar uw winkelwagen (zie "Winkelwagen" op pagina 41) om uw bestelling af te ronden.
Let op: Bestellingen van sub dealers die niet direct kunnen worden geleverd door de exclusieve distributeur worden automatisch geplaatst als een zoekaanvraag bij de distributeur.
41
7
Winkelwagen De winkelwagen wordt gebruikt om alle bestellingen te verzamelen alvorens deze definitief worden besteld. Klik op Winkelwagen in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13). Tussen haakjes wordt weergegeven hoeveel items er op dat moment in staan. Klik op
om de online help te raadplegen.
In dit hoofdstuk Uw bestelling bewerken ..................................................... 41 Uw bestellingen verzenden ................................................ 42
Uw bestelling bewerken Voordat u de onderdelen definitief bestelt, kunt u het volgende nog aanpassen: Vink het keuzevakje bestelling plaatst.
aan om een prijsopgave te vragen voordat u een definitieve
Vink het keuzevakje
aan om een orderbevestiging te vragen via email.
Deactiveer het keuzevakje om een bestelling uit te stellen tot een later tijdstip. Deze bestelling blijft in uw winkelwagen bewaard. Klik op
om de opmerking of de referentie aan te passen.
Klik op om een andere verzendmethode (zie "Een verzendmethode selecteren" op pagina 38) te selecteren. Klik op
om een onderdeel te verwijderen uit uw bestelling.
Klik op
om alle onderdelen te verwijderen uit uw bestelling.
42
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Uw bestellingen verzenden Om alle onderdelen in uw winkelwagen te bestellen: Selecteer indien gewenst het keuzevakje voor Kopie e-mail aan en typ het email adres waaraan u eventueel een kopie van de bestelling wilt sturen. Meerdere adressen invoeren is toegestaan, mits gescheiden door een puntkomma (;). Klik op Bestellen om alle bestellingen te plaatsen. Een bevestiging wordt getoond. Wanneer beide partijen het adres bij E-mail onderdelen hebben ingevuld in het profiel (zie "Algemeen profiel" op pagina 20), zal het bestelformulier worden verzonden per e-mail. In alle andere gevallen zal er een afdruk moeten worden gemaakt om de order per fax te verzenden. Klik op OK om alle bestelformulieren te printen; of, Klik op Annuleren om alleen de bestelformulieren te printen die gefaxt moeten worden. Wanneer de verzending heeft plaatsgevonden, ziet u een overzicht van uw bestellingen. Indien er een bestelling niet per e-mail verzonden kon worden, bijvoorbeeld wanneer er een ongeldig e-mail adres is gebruikt zal er een foutmelding worden weergegeven. Klik op
om het bestelformulier te bekijken.
Klik op
om de bestelformulieren te printen die niet konden worden verzonden per e-mail.
43
8
Onderdelen aanbieden Onderdelen kunnen worden aangeboden door bestanden te uploaden waarin in ieder geval een onderdeelnummer en het aantal in voorraad is te vinden. Deze onderdelen kunnen vervolgens door collega dealers worden besteld. Klik op Onderhoud in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13). In dit scherm kunt u de bestanden uploaden of verwijderen. Let op: Deze functie is alleen beschikbaar voor dealers die aanbieden. Aanbiedende oftewel verkopende dealers dienen tenminste één categorie aan te bieden om te kunnen zoeken in PareX. De onderdelen bestanden dienen minstens ééns per week te worden verstuurd om de zoekfunctie beschikbaar te houden. Onderdelen kunnen worden aangeboden in de categorieën courant, incourant of oud. Voor iedere categorie ziet u een mogelijkheid tot uploaden. Indien u onderdelen wilt aanbieden in de categorie Oud en deze mogelijk is niet zichtbaar, klikt u dan op het menuitem Profiel gevolgd door Geavanceerd en selecteer de optie Oude onderdelen aanbieden.
In dit hoofdstuk Bestanden aanmaken ........................................................ 43 Verzending van het onderdelenbestand ............................ 44 Onderdelen verwijderen ..................................................... 47
Bestanden aanmaken Vanuit uw Dealer Management Systeem (DMS) is het in de meeste gevallen mogelijk om de benodigde onderdelen bestanden aan te maken. Raadpleeg hiervoor ook de PareX handleiding voor uw DMS systeem Indien u geen gebruik maakt van een DMS systeem of er is geen specifieke handleiding beschikbaar, kunt u ook uw eigen bestanden samenstellen die voldoen aan het benodigd formaat voor PareX.
44
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Bestandsformaat De bestanden dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:
Bestanden dienen aangeboden te worden in een ANSI, OEM of UNICODE tekenset (U kunt dit testen door het bestand met Kladblok te openen)
Kolommen zijn vaste veldlengte of gescheiden door een niet-alfabetisch teken (bijvoorbeeld komma’s of puntkomma's) of een tab;
Per categorie hebben de bestanden een vaste naam;
Records bevatten tenminste een onderdeelnummer en aantal;
Records staan op één regel.
Let op: Indien uw formaat niet voldoet aan bovenstaande criteria, bestaan er verschillende programma's om uw bestand te converteren. Ook de meest gangbare bestandsformaten zoals Excel (.xls), XML (.xml), Word (.doc), etc. kunnen door ons worden aangepast, waardoor ze toch bruikbaar zijn. Neemt u in dat geval contact op met onze helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) voor meer informatie.
Verzending van het onderdelenbestand Dit gedeelte beschrijft het proces over het handmatig uploaden van de onderdelen bestanden. Als alternatief bieden wij u ook de mogelijkheid de PareX Automatische Upload te gebruiken voor een volautomatische verzending. Leest u hiervoor de handleiding van de Automatische Upload voor meer informatie. Uw bestanden kunt u als volgt uploaden:
Klik op Bladeren achter één van de categorieën, een venster wordt geopend; Zoek en selecteer het overeenkomende bestand welke was aangemaakt door uw DMS systeem; Klik op de bestandsnaam en klik op Openen ; Herhaal bovenstaande stappen voor alle categorieën die u wilt uploaden. Klik op Verstuur bestand(en) om de verzending te starten. De verzending wordt gestart en de voortgang zal worden weergegeven op het scherm.
45
Let op: Indien uw bestand niet wordt geaccepteerd door een bepaalde reden, verschijnt er een foutmelding. Neemt u in dat geval contact op met de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) zodat zij PareX kunnen aanpassen aan uw bestandsformaat.
46
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Wanneer de verzending succesvol heeft plaatsgevonden, zal onderstaand rapport worden weergeven, uiteraard met uw gegevens:
incrnt.txt ( Incourante onderdelenbestand ) upload geslaagd. .... Bezig met kopiëren onderdelen naar hoofdtabel, een moment geduld. Incourant: 277 rijen verwijderd, 279 rijen ingevoegd en 2 geweigerde rijen* Incourant gelukt *geweigerde rijen: 2219, F675, IPOD
courant.txt ( Courante onderdelenbestand ) succesvol verzonden. ................................................ Bezig met kopiëren onderdelen naar hoofdtabel, een moment geduld. Courant: 736 rijen verwijderd, 744 rijen ingevoegd en 6 geweigerde rijen* 45 dubbele rijen. Dit zijn onderdelen die meerdere keren in het bestand voorkomen. Deze rijen zijn niet in de database overgenomen. Kijk alstublieft even na of wel de voorraad van een enkele vestiging in uw bestand staat. Courant gelukt *geweigerde rijen: 23, 7896, FIETS, 4578L, T3422
Hieronder volgt een uitleg over mogelijke items in uw rapport:
rijen verwijderd : Rijen die zijn verzonden in een vorige upload. Deze worden automatisch verwijderd voordat de nieuwe bestanden worden verzonden.
rijen ingevoegd : Rijen die in de database zijn gevoegd.
geweigerde rijen : Rijen die niet werden geaccepteerd, omdat zij niet als een onderdeelnummer worden herkend. Max. 50 van die nummers worden als voorbeeld weergegeven.
dubbele rijen : Rijen die meer dan één keer in uw bestand voorkomen. Deze rijen worden niet toegevoegd aan de database.
Let op: Controleer altijd of het totaal aantal rijen ongeveer overeenkomt met de werkelijkheid. Indien dit aantal sterk afwijkt, kan het zijn dat de upload niet correct is uitgevoerd, of dat uw selectie aangepast dient te worden in uw DMS systeem.
47
Onderdelen verwijderen Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij u (een deel van) de onderdelen van wilt verwijderen. U kunt er voor kiezen en gehele categorie of een enkel onderdeel te verwijderen van uw beschikbare voorraad. Let op: Het is niet nodig handmatig de onderdelen te verwijderen voordat u uw onderdelen bestanden vernieuwd. PareX verwijderd automatisch uw oude bestanden voordat de nieuwe worden verstuurd.
Een gehele categorie verwijderen In het Onderhoud scherm is het ook mogelijk een volledige categorie te verwijderen. Klik op Verwijderen om alle records te verwijderen uit de betreffende categorie. Klik op OK om te bevestigen. U krijgt een bevestiging van het aantal records dat u zojuist hebt verwijderd.
Een enkel onderdeel verwijderen Klik op Zoeken in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13) om het zoekscherm te openen; Typ het onderdeelnummer in die u in aantal wilt verminderen van uw voorraad; Klik op Zoek of gebruik de ENTER-toets. De zoekresultaten worden weergegeven; Op de bovenste regel ziet u uw eigen bedrijf (als u uw weergave niet heeft veranderd); Klik op Bestellen om uw gezochte onderdeel "te bestellen". Het Wijzig voorraad scherm zal worden geopend; Vul het aantal in waarmee u uw voorraad wenst te verminderen; Klik op Aantal aftrekken ; Nadat u een bevestiging ziet van het aantal, zal het scherm worden gesloten. Tip: U kunt een onderdeel ook permanent uit uw voorraad halen met de functie Speciale Onderdelen (zie "Bijzondere onderdelen" op pagina 23)
49
9
Verzamelorders en Zoekaanvragen Met de Verzamelorder en Zoekaanvragen functie is het mogelijk om een groter aantal onderdeelnummers in één keer te zoeken, zonder de nummers afzonderlijk in te typen. Een verzamelorder is een bestand met daarin de onderdeelnummers en aantallen die u wilt bestellen. Een verzamelorder kan worden aangemaakt door een Dealer Management Systeem (DMS), een Electronic Parts Catalogue (EPC) of een ander programma wat wordt gebruikt om bestellingen te plaatsen. Ieder bestand dat voldoet aan het benodigd formaat (zie "Bestandsformaat" op pagina 44) kan worden gebruikt. Zoekaanvragen zijn bestellingen geplaatst door subdealers bij hun Exclusieve distributeur waarvan de beschikbare voorraad niet toereikend is. Deze zoekaanvragen worden op dezelfde manier verwerkt als een Verzamelorder. Let op: De functie Zoekaanvragen is alleen beschikbaar voor de Exclusieve distributeur.
In dit hoofdstuk Verzamelorder .................................................................... 49 Zoekaanvragen .................................................................. 52
Verzamelorder Klik op Verzamelorder in het menu.
Verzenden van een verzamelorder Dit gedeelte beschrijft het proces over het handmatig uploaden van de onderdelen bestanden. Als alternatief bieden wij u ook de mogelijkheid de PareX Automatische Upload te gebruiken voor een volautomatische verzending. Leest u hiervoor de handleiding van de Automatische Upload voor meer informatie. Verstuur uw verzamelorder als volgt: Klik op Bladeren ; Zoek en selecteer het overeenkomende bestand welke was aangemaakt door uw DMS systeem; Klik op de bestandsnaam en klik op Openen ; Standaard worden courante onderdelen niet weergegeven. Vink de optie Gevonden courante onderdelen niet weergeven. uit in het geval u de courante onderdelen ook in de zoekresultaten wilt hebben. Selecteer de optie Zoek ook onderdelen buiten eigen (en alternatieve) land om in alle andere landen te zoeken;
50
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Klik op Verstuur bestand(en) om het zoeken te starten.
Let op: Indien uw bestand niet wordt geaccepteerd door een bepaalde reden, verschijnt er een foutmelding. Neemt u in dat geval contact op met de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) zodat zij PareX kunnen aanpassen aan uw bestandsformaat.
Bestellen van een verzamelorder Bestellen van onderdelen vanuit een Verzamelorder gaat op dezelfde manier als het bestel proces van een meervoudige zoekopdracht (zie "Meerdere onderdelen bestellen" op pagina 33). De volgende opties kunnen worden gekozen. Klik op om de verzamelorder te vernieuwen, bestelde onderdelen worden in de lijst weergegeven; Indien gewenst kunt u de selectie criteria, zoals uit te sluiten onderdelen of minimale prijs wijzigen. Klik op Herberekenen om de aangepaste resultaten weer te geven; Wanneer u klaar bent met uw verzamelorder, klik op Klaar, verzamelorder afsluiten .
51
Let op: Zolang u uw verzamelorder niet afgesloten heeft, kunt u geen nieuwe verzamelorder uploaden. In de plaats daarvan wordt u gevraagd of u met de vorige verzamelorder verder wilt gaan.
Verzamelorderrapport Als u klaar bent met uw verzamelorder wordt er een samenvatting weergegeven. In het scherm Verzamelorderrapport kunt u zien hoeveel er gevonden en besteld is. Indien de bestelde hoeveelheid is kleiner dan uw benodigd aantal wordt het aantal in vet weergegeven. Indien gewenst kunt u dit rapport bewaren. Klik op
Print deze pagina
om de gegevens te printen.
Klik op Gegevens downloaden om de gegevens op te slaan in een tekstbestand op uw PC.
52
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Zoekaanvragen Klik op Zoekaanvragen in het menu. Tussen haakjes wordt weergegeven hoeveel aanvragen er op dat moment zijn. PareX biedt u twee mogelijkheden om een zoekaanvraag af te handelen: Klik op Gegevens downloaden. om de zoekaanvraag te bewaren in een tekst bestand op uw PC om het verder te verwerken in uw DMS. Het bestandsformaat kan worden aangepast om aan uw DMS standaard te voldoen. Neem contact op met de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) om het formaat indien nodig te veranderen; of, Klik op Controleer de zoekaanvragen als verzamelorder om de zoekaanvraag te vergelijken met de beschikbare voorraad van uw collega dealers in PareX. De zoekaanvragen zullen op dezelfde manier worden afgehandeld als een verzamelorder (zie "Verzamelorders en Zoekaanvragen" op pagina 49).
53
10 Bestelhistorie De functie Bestelhistorie kan worden gebruikt voor het:
Beheren van inkomende en uitgaande bestellingen.
Behandelen van prijsaanvragen en -opgaven.
Regelen van het transport via de Transport Module. (zie "Transport Module" op pagina 57)
Zoeken naar bestellingen op basis van datum, onderdeelnummer, enz.
Klik op Bestelhistorie in het menu. De bestelhistorie bevat drie tabbladen:
Te verzenden: Dit tabblad geeft alle (recente) ontvangen bestellingen weer.
Bestelde onderdelen: Dit tabblad geeft alle (recente) geplaatste bestellingen weer.
Zoeken op ordernr.: Dit tabblad kan worden gebruikt om direct naar een bestelling te zoeken indien u het ordernummer weet.
In dit hoofdstuk In de bestelhistorie zoeken ................................................ 53 Inkomende bestellingen en prijsopgaven ........................... 54
In de bestelhistorie zoeken Op iedere tab heeft u de mogelijkheid om naar bestellingen te zoeken. U kunt een zoekopdracht starten door het invullen van een onderdeelnummer, plaatsnaam, dealercode, status van de bestelling, bedrijfsnaam of een specifiek land uit de lijst. Klik op Zoek om een zoekopdracht te starten gebaseerd op uw criteria. Klik op Herstellen om de velden te wissen en terug te gaan naar de standaard waarden.
Op het tabblad Zoeken op ordernr. kunt u naar bestellingen zoeken die reeds zijn verzonden of geplaatst. Klik op het tabblad Zoeken op ordernr.. Vul het ordernummer in die u zoekt. Druk op ENTER om de resultaten weer te geven.
54
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Het overeenkomende bestelformulier wordt getoond. Klik op
om het bestelformulier te printen.
Let op: Het bestelformulier wordt getoond in uw eigen taal, ongeacht het land waar de bestelling geplaatst wordt.
Inkomende bestellingen en prijsopgaven U ontvangt de inkomende bestellingen en prijsopgaven normaal gesproken via e-mail of fax. Alle inkomende orders worden bewaard onder het tabblad Te verzenden. :
Bekijk de bestelling door op het ordernummer te klikken.
Klik op de naam van de dealer om de details te laten tonen in een nieuw venster.
Klik op om de verzendmethode (zie "Een verzendmethode selecteren" op pagina 38) te veranderen.
Ontvang prijsaanvragen (zie "Prijsopgave" op pagina 55).
Beantwoord prijsaanvragen door op
Bevestig (zie "Bestellingen bevestigen" op pagina 55) de inkomende bestellingen.
te klikken.
Transport regelen. (zie "Transport regelen" op pagina 55)
Markeer een inkomende bestelling als "Niet leverbaar" door het aanvinken van het eerste keuzevakje achter het onderdeelnummer. De bestellende dealer ziet in zijn bestelhistorie dat het onderdeel niet leverbaar is.
Markeer een inkomende bestelling als "verzonden" door het aanvinken van het tweede keuzevakje achter het onderdeelnummer. De bestellende dealer ziet in zijn bestelhistorie dat het onderdeel is verzonden.
55
Prijsopgave Als u een order ontvangt met een verzoek tot prijsopgave ziet u in de bestelhistorie. U krijgt tevens een bestelling per e-mail of fax met de volgende tekst: Eerst prijsopgave voordat verstuurd wordt. Klik op de knop Antwoorden in uw email programma om de prijsdetails te sturen. Een webbrowser wordt geopend op de PareX login pagina en na inloggen wordt u doorgeleid naar de Bestelhistorie. Vult u de bedragen in en wanneer toepasbaar,klik op Bereken transportkosten om direct de verzendkosten te berekenen via de Transportmodule of vul de verzendkosten in zoals afgesproken met de bestellende dealer. Nadat u een bevestigend antwoord hebt gekregen kunt u verder gaan met een betalingsverzoek of het regelen van de verzending (zie "Transport regelen" op pagina 55).
Bestellingen bevestigen Als de bestellende dealer om een orderbevestiging heeft verzocht zal bovenaan de e-mail de volgende link weergeven: Bevestig alstublieft dat u deze order gaat leveren (klik op deze link). Klik op de link om een orderbevestiging te versturen.
Transport regelen Bij bepaalde transportmethoden bestaat de mogelijkheid on-line transport te regelen.
Wanneer wordt weergegeven kunt u een ophaalverzoek (zie "Een ophaalverzoek via email" op pagina 55) per e-mail naar de transporteur sturen.
wordt weergegeven dan is er een transportmethode van de Als er Transportmodule (zie "Transport Module" op pagina 57) geselecteerd. In dat geval kan het gehele transport on-line geregeld worden.
Een ophaalverzoek via e-mail Zorg dat uw pakket klaar is voor verzending. In de meeste gevallen, kunt u een uitgeprint PareX bestelformulier gebruiken als vezendlabel. Klik op
. Een nieuw scherm verschijnt.
Voer hier het geschatte gewicht in voor het transport. Klik op Verstuur afhaalverzoek . Het verzoek wordt per e-mail verzonden naar de transporteur. In de bestelhistorie ziet u het icoon . Schuif met uw muis over het icoon ophaalverzoek was verzonden.
om de datum en tijd te zien wanneer uw
57
Transport Module Let op: De Transportmodule is alleen beschikbaar bij landen waar PareX Parts Exchange B.V. een overeenkomst heeft met een transporteur. Neem contact op met de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) voor meer informatie. De PareX Transportmodule maakt het een dealer mogelijk om online een transport te boeken en te betalen. Alle benodigde documenten en labels worden automatisch aangemaakt. De Transportmodule wordt u kosteloos aangeboden. Dealers betalen alleen de transportkosten van de transporten verzonden met de Transportmodule. Over het algemeen zijn de transportkosten lager dan de gebruikelijke tarieven. Alle transporten worden uitgevoerd onder de normale condities van de vervoerder. Met de Transportmodule:
Kunt u de transporten regelen via PareX voor uitgaande bestellingen;
Kunt u verschillende mogelijkheden voor transport aanbieden. Uiteraard geldt: Hoe sneller, hoe duurder;
Kunt u als verzender én ontvanger altijd beschikken over de status van een bestelling door online tracking;
Worden logo's van de beschikbare vervoerders weergegeven bij uw bedrijfsnaam, zodat uw afnemers weten welke transportmogelijkheden u biedt.
In dit hoofdstuk Verzenden met de Transportmodule ................................ 57 Beschikbare transporteurs ................................................. 58
Verzenden met de Transportmodule Transport regelen via de Transportmodule gaat in drie eenvoudige stappen: Zending plannen: De transporteur wordt geïnformeerd dat er een zending te verwachten valt. Zending betalen: De leverende dealer betaalt voor het transport. De leverende dealer bepaalt zelf of deze kosten al dan niet aan de koper worden doorberekend. Zending boeken: Print de etiket(ten) en de transporteur wordt ingelicht dat er een zending af te halen is. U kunt alle stappen in één keer doorlopen of na een of meer stappen stoppen en het proces op een later moment afronden.
Zending plannen Klik op
om het transport te plannen.
Vul het gewicht en de afmetingen van uw pakket in en klik op Nieuwe prijsopgave aanvragen De aangegeven prijzen zijn gebaseerd op het door u opgegeven gewicht en afmetingen. Als het feitelijke gewicht of formaat anders is, kan de uiteindelijke prijs afwijken. Op al het transport zijn onze vervoersvoorwaarden van toepassing. Accepteer de transportvoorwaarden door het selectievakje aan te vinken . Klik op Bevestig deze zending .
58
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
U wordt automatisch verder geleid naar stap
: Zending betalen
Zending betalen Nadat u stap (zie "Zending plannen" op pagina 57) hebt afgerond of door op te klikken in uw orderhistorie (zie "Bestelhistorie" op pagina 53) wordt het betaalscherm geopend. In dit scherm krijgt u een gedetailleerd overzicht van de verzendkosten. U krijgt de keus uit een of meer betaalwijzen. Selecteer een betaalwijze uit de beschikbare opties. Klik op Betaal verzending om het transport te betalen. Klik op OK om te bevestigen. Nadat u hebt betaald wordt u automatisch verder geleid naar de volgende stap: etiketten).
(print
Zending boeken Na afronden van stap of door op te klikken in uw orderhistorie (zie "Bestelhistorie" op pagina 53) wordt het boekingsscherm geopend. Controleer zorgvuldig de gegevens van uw zending. Klik op Print etiketten om uw zending definitief te boeken. of Klik op Herstellen om uw zending en de betaling daarvan te annuleren. Let op: De transporteur wordt direct na het aanmaken van de etiketten geïnformeerd dat er een zending afgehaald kan worden. Zorg er a.u.b. voor dat het pakket gereed is voor afhalen.
Een transport volgen Alle inkomende en uitgaande bestellingen die worden verzonden/ontvangen met de Transport Module, kunnen worden gevolgd vanuit de Bestelhistorie (zie "Bestelhistorie" op pagina 53). Om de status van een bestelling te zien, klik op
.
Vanuit dit scherm kunt u labels printen of facturen inzien (indien geactiveerd). Klik op Print etiketten om de labels te printen.
Beschikbare transporteurs PareX Parts Exchange B.V. heeft een overeenkomst met de volgende transporteurs:
FedEx Express biedt internationale koerierservice voor verzendingen tot 70 kilo.
59
Facturatie Voor elke PareX-bestelling die u uitlevert dient u op de gebruikelijke manier een factuur te verzenden aan de bestellende dealer. Wanneer u exporteert, houdt u dan rekening met de onderstaande regels:
Levering van goederen tussen twee dealers gevestigd in twee verschillende EU-landen is vrij van BTW mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Beide dealers hebben een geldig BTW-nummer
Het BTW-nummer van zowel de koper als de verkoper worden op de factuur vermeld;
Op de factuur staat ‘ BTW verlegd’ of een gelijkluidende tekst in een andere taal;
De koper doet draagt lokale BTW af over de aankoop (Hij kan deze BTW direct weer terugvorderen als betaalde voorheffing)
Op leveringen van een EU-land naar een niet EU-land is geen BTW van toepassing
In geval van levering van een niet EU-land naar een ander land hangt het af van de lokale wetgeving (bijvoorbeeld Noorwegen, Zwitserland en Oekraïne).
Zie ook: Europese omzetbelastingregelgeving (zie Tax Regulations http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/how_vat_works/index_en.htm)
61
11 Voorraadanalyse De voorraadanalyse is een optionele functie die, tenzij anders overeengekomen, geen deel uitmaakt van uw standaard PareX abonnement. U hebt de keuze uit de volgende mogelijkheden:
Een eenmalige analyse. U krijgt een factuur voor elke keer dat u de analyse gebruikt.
Een abonnement waarmee u de voorraadanalyse zo vaak kunt gebruiken als u wilt.
Voor informatie over de prijs van beide opties verwijzen wij u naar de online help informatie in PareX of kunt u contact opnemen met de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73).
In dit hoofdstuk Inhoud van de voorraadanalyse ......................................... 62 De voorraadanalyse gebruiken .......................................... 63
62
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Inhoud van de voorraadanalyse De Voorraadanalyse is een hulpmiddel dat u kan helpen bij uw voorraadbeheer. Het stelt u in staat uw voorraad te controleren op dubbele onderdelen en uw administratie bij te werken met de laatste omnummeringen (zie "Omnummeringen" op pagina 37). De voorraadanalyse stelt u in staat alle onderdelen te vinden die:
onder meer dan één nummer in uw voorraad voorkomen;
in uw voorraad voorkomen onder een nummer waarvan een latere omnummering bekend is;
En, ingeval van een dealergroep:
worden aangeboden door verschillende filialen tegen uiteenlopende condities.
Een voorraadanalyse ziet er als volgt uit:
Ond. nr.
Status
Bedrijfsnaam
Ook gevonden als
100338 4
Incourant
[00001] AMSTERDAM
1654266
Incourant
-1
[00001] AMSTERD AM
100443 6
Incourant
[00001] AMSTERDAM
1044086
Courant
0
[00001] AMSTERD AM
101588 9
Incourant
[00001] AMSTERDAM
7332911
Incourant
-2
[00002] ROTTERD AM
101767 5
Incourant
[00001] AMSTERDAM
1017675
Courant
Generat ie
[00002] ROTTERD AM
63
Onderdelen in uw voorraad die omgenummerd zijn
Ond. nr.
Status
Bedrijfsnaam
Omgenummer d naar:
Generati e
200866
Incourant
[00000] AMSTERDAM
1613365
2
201029
Incourant
[00000] AMSTERDAM
6533197
1
406307
Incourant
[00000] AMSTERDAM
5028770
1
Het eerste deel van de analyse geeft een overzicht van alle onderdelen die aangeboden worden onder meerdere nummers, of door verschillende filialen tegen uiteenlopende condities. Achtereenvolgens ziet u in het bovenstaande voorbeeld:
Een onderdeel aangeboden onder twee verschillende nummers (1003384 en 1654266) tegen gelijke condities door één vestiging;
Een onderdeel aangeboden onder twee verschillende nummers (1004436 en 1044086) tegen verschillende condities door één vestiging;
Een onderdeel aangeboden onder twee verschillende nummers (1015889 en 7332911) tegen gelijke condities door verschillende vestigingen;
Een onderdeel aangeboden onder hetzelfde nummer (1017675) maar tegen verschillende condities door verschillende vestigingen.
De Generatie geeft de generatie van een omnummering aan. + betekent nieuwer, - betekent ouder. Het cijfer geeft aan hoeveel omnummeringen er zijn tussen de nummers. Gelijke generatie betekent dat het onderdeel een technisch uitwisselbaar onderdeel is. Het tweede deel van de analyse geeft een overzicht van alle onderdelen in uw voorraad waarvan een latere omnummering bekend is, en van het aantal generaties dat zit tussen het originele nummer en de laatst bekende omnummering. Let op: De voorraadanalyse is uitsluitend gebaseerd op uw actuele voorraad in PareXen op de omnummerdata zoals aangeleverd door de fabrikant. Wij kunnen geen enkele aansprakelijkheid accepteren voor onjuistheden of onvolledigheid van deze gegevens. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade die u mocht leiden als gevolg van het gebruik van deze analyse. Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing.
De voorraadanalyse gebruiken Om de voorraadanalyse te starten: Klik op Voorraadanalyse in het menu (zie "Navigeren" op pagina 13); Controleer de actuele prijs informatie door te online help te raadplegen;
64
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Als u een voorraadanalyse wilt uitvoeren voor uw gehele dealergroep, selecteer de optie Analyseer de voorraad van de gehele dealergroep. Controleer de juistheid van de samenstelling van uw dealergroep (lijst verschijnt op het scherm) en neem contact op met de helpdesk (zie "Supportadressen" op pagina 73) indien deze niet correct is; Klik op Voorraadanalyse aanvragen ; Klik op OK om te bevestigen. De volgende melding verschijnt: De aangevraagde voorraadanalyse zal de eerstvolgende werkdag beschikbaar zijn. Wacht tot de volgende dag voordat de analyse klaar is; Keer terug naar het Voorraadanalyse scherm; Klik op Klik hier om uw laatste analyse te bekijken om de analyse weer te geven; Klik op
om de voorraadanalyse te printen.
Indien nodig, kopieer de analyse naar Word of Excel. Door te drukken op CTRL-A (alles selecteren) gevolgd door CTRL-C (kopiëren). Open een nieuw Word document of Excel spreadsheet, plaats uw cursor in het nieuwe document en druk op CTRL-V (plakken). Let op: U ontvangt een factuur voor de voorraadanalyse indien u een eenmalige analyse heeft aangevraagd. De voorraadanalyse wordt bewaard tot uw volgend verzoek of door te klikken op Verwijderen .
65
12 Overige functies In dit hoofdstuk beschrijven we de overige functies in PareX.
In dit hoofdstuk Statistiek ............................................................................. 65 Tell a Friend........................................................................ 65
Statistiek Klik op Statistieken in het menu om de statistiek pagina te openen. Deze pagina geeft u een overzicht van het gebruik van PareX door uw vestiging.
Tell a Friend Klik op
Tell a friend in het menu.
Deze functie stelt u in staat een collega een e-mail te sturen om hem te informeren over de voordelen van PareX.
67
13 Verklarende woordenlijst Deze verklarende woordenlijst bevat uitleg over de speciale termen en woorden gebruikt in deze handleiding.
Adresboek Het Adresboek bevat adresgegevens van alle aangesloten dealerbedrijven. Het wordt ook gebruikt om andere bedrijven te selecteren als Vriend, om leveringsmethoden vrij te geven voor een dealer etc.
Alleen eigen land De Alleen eigen land optie beperkt een dealer tot het zoeken en bestellen alleen binnen zijn eigen land. Deze optie wordt alleen gebruikt indien verzocht door bijvoorbeeld de importeur.
Auto Upload Code De Auto Upload Code is een wachtwoord om toegang te krijgen tot de Automatische Upload software.
Betalende dealer Een betalende dealer is de dealer die betaald voor een abonnement, transport of een onderdeel namens een andere dealer (meestal een vestiging binnen dezelfde groep).
BTW-nummer Een BTW-nummer is het officiële registratienummer dat is toegekend door de locale belastingautoriteiten.
Courante onderdelen Courante onderdelen zijn onderdelen die, naar de mening van de eigenaar, in de nabije toekomst waarschijnlijk worden gebruikt binnen het eigen bedrijf. Courante delen worden meestal verhandeld tegen de inkoopprijs vermeerderd met een toeslag. Meestal wordt een standaard toeslag (zoals x% van de inkoopprijs) overeengekomen tussen alle dealers binnen een markt.
Dealer Management Systeem (DMS) Een Dealer Management Systeem is een computer programma voor de administratie van een autodealer. Alhoewel de systemen
vaak enorm verschillen, beschikken ze meestal over een voorraad systeem en bestelfuncties.
Dealer(schap) Een dealer of dealerschap is een erkend reparateur of erkend onderdelendistributeur van een automobiel(fabrikant). Elke vestiging (fysieke voorraadlocatie) wordt beschouwd als een afzonderlijke dealer.
Dealercode Een dealercode is een code welke u toegewezen hebt gekregen van de fabrikant of de importeur. De code is uniek binnen uw markt. Er bestaan verschillende formaten codes tussen verschillende merken. Een dealercode hoeft niet noodzakelijk uniek te zijn, aangezien een zelfde code gebruikt kan worden voor verschillende landen en merken.
Dealergroep Een dealergroep is een groep dealers, allen met dezelfde hoofddealer.
District Een district is het geografisch gebied waarin de dealer zich bevindt. Districten worden over het algemeen bijvoorbeeld door een importeur aangegeven. Het district wordt gebruikt om de zoekresultaten te sorteren.
Europese Unie Sinds 1 januari 2007 bestaat de Europese Unie uit de volgende 27 landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Tsjechië, het Verenigd koninkrijk en Zweden.
Exclusieve distributeur Een Exclusieve distributeur is de exclusieve onderdelenleverancier van een andere dealer. Indien een exclusieve distributeur is toegewezen aan een dealer wordt deze dealer aangemerkt als subdealer.
68
Gebruikers-handleiding PareX Parts Exchange B.V.
Geautoriseerd onderdelen distributeur
Merk
Een geautoriseerd onderdelendistributeur is een bedrijf dat geautoriseerd is door de auto fabrikant om originele onderdelen te distribueren.
Een Merk omvat alle dealers die een bepaalde (automobiel)fabrikant vertegenwoordigen. Binnen PareX kunnen dealers alleen onderdelen uitwisselen met andere dealers binnen hetzelfde merk. Meerdere merken van één fabrikant kunnen samengevoegd worden zodat transacties tussen deze merken mogelijk worden.
Generatie De Generatie geeft de generatie van een omnummering aan. + betekent nieuwer, betekent ouder. Het cijfer geeft aan hoeveel omnummeringen er zijn tussen de nummers. Gelijke generatie betekent dat het onderdeel een technisch uitwisselbaar onderdeel is.
Omnummering
Een Hoofddealer is de uiteindelijke eigenaar van een vestiging. Alle vestigingen met dezelfde hoofddealer worden beschouwd als een dealergroep. Onderdelen binnen de eigen dealergroep worden bovenaan de zoekresultaten weergegeven.
Een omnummering is een vervanging van een onderdeel door een (vrijwel) identiek onderdeel met een nieuw onderdeelnummer. Veel voorkomende redenen zijn wijzigingen in leverancier, materiaal of kleur of verbeteringen in de technische specificaties. Omgenummerde onderdelen zijn normaal gesproken, voor zover toegestaan binnen de veiligheidsvoorschriften, uitwisselbaar. Controleer altijd uw technische documentatie alvorens te bestellen.
Incourante onderdelen
Oude onderdelen
Incourante onderdelen zijn onderdelen die, naar de mening van de eigenaar, in de nabije toekomst waarschijnlijk niet zullen worden gebruikt binnen het eigen bedrijf. Incourante onderdelen kunnen voortkomen uit overmatig inkopen of inkoopfouten. Incourante delen worden aangeboden tegen de huidige inkoopprijs minus 25% korting, tenzij een andere een standaardkorting overeengekomen is tussen alle dealers binnen een markt.
Oude onderdelen zijn onderdelen die, naar de mening van de eigenaar, in de nabije toekomst hoogst waarschijnlijk niet zullen worden gebruikt binnen het eigen bedrijf. Oude delen worden aangeboden tegen de huidige inkoopprijs minus 50% korting, tenzij een andere een standaardkorting overeengekomen is tussen alle dealers binnen een markt.
Land
Een prijsopgave is een verzoek aan een andere dealer om vóór de definitieve bestelling een opgave van de prijs te sturen van het gewenste onderdeel inclusief de verzending. De leverende dealer ontvangt een bestelformulier met daarop het verzoek.
Hoofddealer
Land geeft het land weer waarin de dealer mee doet. Dit hoeft niet ook het land zijn waar de dealer zich ook bevindt. Bijvoorbeeld dealers in Luxemburg doen mee in België en dealers in Monaco doen mee in Frankrijk.
Leverende dealer Een leverende dealer is de dealer die onderdelen aanbiedt aan andere dealers in de verschillende categorieën.
Prijsopgave
Standaardtaal Dit is de taal voor alle berichten die worden gecreëerd als de dealer niet is ingelogd. (binnenkomende bestellingen, automatische upload berichten, enz.). Deze taal is onafhankelijk van de schermtaal (zie "Navigeren" op pagina 13).
Fout! Gebruik het tabblad Start om Heading 1 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. Fout! Gebruik het tabblad Start om Heading 1 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. 69
Status
Voorraadanalyse
Status geeft aan op welk niveau een dealer is aangesloten op het systeem. Drie niveaus zijn mogelijk:
De Voorraadanalyse is een hulpmiddel dat u kan helpen bij uw voorraadbeheer. Het stelt u in staat uw voorraad te controleren op dubbele onderdelen en uw administratie bij te werken met de laatste omnummeringen (zie "Omnummeringen" op pagina 37).
Alleen zoeken: de dealer kan zoeken en bestellen, maar biedt geen onderdelen aan.
Zoeken en aanbieden: de dealer kan zowel onderdelen aanbieden als zoeken en bestellen.
Support organisatie: gereserveerd voor support accounts, wordt niet gebruikt voor reguliere gebruikers.
Subdealer Een Subdealer kan uitsluitend onderdelen bestellen bij zijn exclusieve distributeur tenzij de distributeur de subdealer meer rechten toekent.
Transportmodule De PareX Transportmodule maakt het een dealer mogelijk om online een transport te boeken en te betalen. Alle benodigde documenten en labels worden automatisch aangemaakt.
Universeel garagebedrijf Een universeel garagebedrijf (kortweg universeel) is een bedrijf dat actief is in verkoop of onderhoud van motorvoertuigen, maar dat niet officieel erkend is door een fabrikant. Universelen betrekken meestal hun onderdelen van dealers of erkend onderdelen distributeurs.
Verzamelorder Een verzamelorder is een bestand met daarin de onderdeelnummers en aantallen die u wilt bestellen. Een verzamelorder kan worden aangemaakt door een Dealer Management Systeem (DMS), een Electronic Parts Catalogue (EPC) of een ander programma wat wordt gebruikt om bestellingen te plaatsen.
Verzendmethoden Verzendmethoden zijn de manieren van transport waarop onderdelen kunnen worden verplaatst tussen de bestellende en de verzendende dealer. Enkele voorbeelden zijn: per post of koerier.
Vriend Een Vriend is een andere dealer waar u graag zaken mee doet. Bij de zoekresultaten zullen zijn onderdelen direct na de resultaten van uw eigen dealergroep, maar boven de overige resultaten worden weergegeven.
Winkelwagen De winkelwagen wordt gebruikt om alle bestellingen te verzamelen alvorens deze definitief worden besteld.
Zoek ook in De optie Zoek ook in maakt het mogelijk om standaard ook naar onderdelen te zoeken in een ander willekeurig land naast uw eigen land.
Zoekaanvragen Zoekaanvragen zijn bestellingen geplaatst door subdealers bij hun Exclusieve distributeur waarvan de beschikbare voorraad niet toereikend is.
71
14 Index A Additionele functies - 35 Adresboek - 15, 22, 27, 67 Algemeen profiel - 20, 42 Alleen eigen land - 67 Auto Upload Code - 67
B Beperk de zoekresultaten - 36 Bericht aan subdealers - 29 Berichten - 13 Beschikbare hulp - 9 Beschikbare transporteurs - 58 Bestanden aanmaken - 43 Bestandsformaat - 44, 49 Bestelhistorie - 13, 53, 58 Bestellen van een verzamelorder - 50 Bestellingen bevestigen - 54, 55 Betalende dealer - 67 Bijzondere onderdelen - 23, 47 BTW-nummer - 67
Een transport volgen - 58 Een verzendmethode selecteren - 33, 35, 38, 40, 41, 54 Eigen verzendmethode toevoegen - 26 Eigen verzendmethoden - 26, 38 Eigen verzendmethoden beschikbaar maken voor meerdere dealers - 27 Europese Unie - 67 Exclusieve distributeur - 67
F Facturatie - 59
G Geautoriseerd onderdelen distributeur - 68 Geavanceerde instellingen - 21 Gebruikersrechten - 8 Gebruikte stijlen - 3 Generatie - 68
H
Commentaar en suggesties - 4 Courante onderdelen - 67
Hoe bestelt u een enkel onderdeel - 31, 39 Hoe gebruikt u deze handleiding? - 3 Hoe neemt u contact op met ons? - 4 Hoe werkt PareX? - 6 Hoofddealer - 68
D
I
De voorraadanalyse gebruiken - 63 Dealer details - 16 Dealer Management Systeem (DMS) - 67 Dealer(schap) - 67 Dealercode - 67 Dealergroep - 67 Distributiemodellen - 8 District - 67
In de bestelhistorie zoeken - 53 Incourante onderdelen - 68 Inhoud van de voorraadanalyse - 62 Inkomende bestellingen en prijsopgaven - 54 Inloggen - 12 Internationaal zoeken - 39 Internet instellingen - 12 Introductie PareX - 5
E
L
Een adres zoeken - 15 Een dealer verwijderen van een eigen verzendmethode - 27 Een eigen verzendmethode bewerken of verwijderen - 27 Een enkel onderdeel verwijderen - 47 Een gehele categorie verwijderen - 47 Een land toekennen aan een eigen verzendmethode - 27 Een ophaalverzoek via e-mail - 55
Laat afhalen door transporteur - 28 Land - 68 Leverende dealer - 68
C
M Meerdere onderdelen bestellen - 33, 39, 50 Menu opties - 14 Merk - 68
72
Fout! Gebruik het tabblad Start om Heading 1 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven.
N Navigeren - 9, 13, 15, 19, 31, 39, 41, 43, 47, 63, 68
O Om te beginnen - 11 Omnummering - 68 Omnummeringen - 31, 37, 62, 69 Onderdelen aanbieden - 43 Onderdelen bestellen bij uw distributeur - 39 Onderdelen verwijderen - 47 Onderdelencategorieën - 7, 23, 32, 34 Oude onderdelen - 68 Overige functies - 65
P Pay for shipment - 58 Prijsopgave - 7, 54, 55, 68 Profielen van subdealers - 28
S Selecteer de dealers - 37 Sorteervolgorde - 36 Standaard verzendmethoden - 25 Standaardtaal - 68 Statistiek - 65 Status - 69 Subdealer - 69 Supportadressen - 4, 6, 8, 9, 44, 45, 50, 52, 57, 61, 64, 73 Systeemvereisten - 11
T Tell a Friend - 65 Transport Module - 38, 53, 55, 57 Transport regelen - 54, 55 Transportmodule - 69
U Universeel garagebedrijf - 69 Uw bestelling bewerken - 41 Uw bestellingen verzenden - 42 Uw gegevens onderhouden - 19
V Verzamelorder - 49, 69 Verzamelorderrapport - 51 Verzamelorders en Zoekaanvragen - 49, 52 Verzenden met de Transportmodule - 57 Verzenden van een verzamelorder - 49 Verzending van het onderdelenbestand - 44 Verzendmethoden - 25, 38, 69 Voor wie is deze handleiding - 3
Voordelen - 7 Voorraadanalyse - 61, 69 Vriend - 69 Vrienden - 22 Vrienden toevoegen - 22 Vrienden verwijderen - 23
W Winkelwagen - 33, 35, 40, 41, 69
Z Zending boeken - 58 Zending plannen - 57, 58 Zoek ook in - 69 Zoek op plaatsnaam - 16 Zoekaanvragen - 52, 69 Zoeken & Bestellen - 31 Zoekinstellingen - 29
73
APPENDIX 1
Supportadressen Support is beschikbaar op de volgende adressen: English, Dutch, French, German and Arabic PareX Parts Exchange B.V. Stationsplein 3-4 1211 EX Hilversum Nederland
Tel: +31 (0) 88 0085 000 Tel. vanuit Duitsland: 0221-912488765 Fax:+31 (0) 88 0085 099 E-mail:
[email protected]
Portuguese and Spanish Connaxis
Tel: +44 (0)1245 236771 Tel vanuit Spanje: +34 91 2919494 Tel vanuit Portugal:800 813200 Fax: +31 (88) 0085099 E-mail:
[email protected] Danish, Finnish, Norwegian and Swedish
Clifford Thames IMS Copenhagen Danmark
Laatste update: 15-5-2010 16:51:20
Tel vanuit Denemarken: 4452 3217 Tel vanuit Finland: 0800 115482 Tel vanuit Noorwegen: 020 798305 Tel vanuit Zweden: 800 61051 Fax: +45 4452 3210 E-mail:
[email protected] (mailto:
[email protected])