Gebruikershandleiding

Gebruikershandleiding

SITUERING............................................................................................................1 DOELSTELLINGEN VAN ERNA ...................................................................................1 TOEGANG TOT ERNA ..............................................................................................3 BEELDSCHERMNAVIGATIE .......................................................................................3 JE PROFIELOPTIES INSTELLEN .................................................................................4 EEN NAVORMINGSACTIVITEIT INVOEREN ..................................................................6 EEN NAVORMINGSACTIVITEIT WIJZIGEN...................................................................8 EEN NAVORMING VERWIJDEREN ............................................................................ 10 EEN OVERZICHT VAN DE NAVORMINGEN AANMAKEN ................................................ 11 NAVORMINGSOVERZICHT AFDRUKKEN.................................................................... 14 NAVORMINGSOVERZICHT AFDRUKKEN NAAR PDF-BESTAND ...................................... 16 EERDER GEVOLGDE NAVORMINGEN INVOEREN ........................................................ 18 JE NAVORMINGSOVERZICHT EXPORTEREN NAAR JE ELECTRONISCH PORTFOLIO .......... 19 EEN E-MAIL AANGAANDE EEN NAVORMINGSACTIVITEIT VERSTUREN .......................... 21 ONDERSTEUNING................................................................................................. 22

Juni 2008

Situering ERNA staat voor Elektronische Registratie van NavormingsActiviteiten. Elektronisch: bij middel van een computerprogramma dat online beschikbaar is Registratie: invoeren, opslaan en aan de hand van overzichten tonen van de gegevens betreffende navormingsactiviteiten NavormingsActiviteiten: "alle activiteiten waarin een individueel personeelslid of een team leert en waarbij het geleerde het functioneren in de organisatie optimaliseert." 1 De KHLeuven ondersteunt haar personeel in haar professionele ontwikkeling. Onder de titel ‘professionalisering’ worden hiertoe verschillende initiatieven genomen. Voor de registratie van formele bijscholingsinitiatieven werd in het departement SSH ERNA ontwikkeld. Hierin wordt alle formele bijscholing die met de expliciete intentie tot leren georganiseerd en/of gevolgd wordt ingevoerd. Voorbeelden hiervan zijn: onthaal van nieuwe medewerkers, didactische vorming voor nieuwe lectoren, intervisie, supervisie, consulting, interne training, general colleges, trainingen, opleidingen, studiedagen, congressen, verdiepende of verbredende vormingsactiviteiten.1

Doelstellingen van ERNA De doelstellingen van het ERNA-programma kunnen als volgt worden samengevat: 1. Registratie van eigen navormingsactiviteiten door elk personeelslid Door al je eigen navormingsactiviteiten in te voeren, is ERNA in staat een overzicht van je ingevoerde navormingen te generen. Dit overzicht kan je bijvoorbeeld gebruiken om in je elektronisch portfolio (in functie van benoeming, functionerings- of evaluatiegesprekken) je professionaliseringsactiviteiten mede in beeld te brengen. 2. Behandeling van aanvragen ERNA laat je toe om je leidinggevende op elektronische wijze een navormingsaanvraag te bezorgen. Op basis van deze elektronische aanvraag kan je deelname aan de aangevraagde navormingsactiviteit worden toegestaan of afgewezen. ERNA genereert automatisch een e-mail waarin deze beslissing aan de aanvrager wordt medegedeeld. 3. Financiële afhandeling van navormingsaanvragen De dienst 'Boekhouding' van het departement wordt door ERNA eveneens per e-mail van een eventuele betaling van een inschrijvingsgeld op de hoogte gebracht. Indien aan de betalingsvoorwaarden is voldaan kan de betaling worden uitgevoerd. In het andere geval ontvang je van de 'Betaler' een e-mail met een vraag naar bijkomende info, facturen, rekeningen, betalingsbewijzen,... De aanvrager ontvangt steeds een e-mail aangaande de stand van zaken van de aanvraag.

1

Werkgroep professionalisering KHLeuven, 2006-2007

1

4. Aanvragen van subsidiëring voor het organiseren van activiteiten De professionaliseringsmedewerker of elke andere medewerker kan activiteiten die zij/hij zelf organiseert voor collega’s in ERNA invoeren. Deze aanvragen worden – na goedkeuring door de beslisser – automatisch doorgestuurd naar de Coördinator Professionalisering van de hogeschool. De Interdepartementale Werkgroep Professionalisering beslist vervolgens over de mogelijkheid om deze activiteit (in ERNA ‘groepsnavorming’ genoemd) te financieren vanuit het Vormingsfonds. 5. Verslaggeving aangaande navormingsactiviteiten ERNA kan statistieken genereren die het professionaliseringsbeleid van de opleiding beschrijven. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld in een zelfevaluatierapport in functie van accreditering worden opgenomen.

2

Toegang tot ERNA 1.

ERNA kan worden geopend via de portaalsite van de KHLeuven (http://portaal.khleuven.be).

2.

Nadat je jezelf hebt ingelogd, kan je rechts onderaan in het venster 'KHLeuven' op de koppeling 'Erna' klikken.

3.

Klikken op voornoemde koppeling, opent een Authenticatiescherm waarin je andermaal inlogt met behulp van je KHLeuven-login.

4.

Wanneer de ingevoerde gebruikersnaam en het wachtwoord worden herkend, opent Erna een keuzelijst waarin alle opleidingen van de KHLeuven als aanklikbare opties worden uitgelijst.

5.

Selecteer in deze keuzelijst de opleiding waaraan je je navormingsaanvraag wil richten en die, in voorkomend geval, de navormingskosten zal dragen.

6.

Als Erna vaststelt dat je inderdaad als personeelslid van de geselecteerde opleiding geregistreerd bent, dan verschijnt een bevestiging van je login.

7.

Klik op de kop ‘Navormingen beheren’ om het programma te openen.

Beeldschermnavigatie ERNA is geen website maar een webapplicatie en bevat daarom verschillende knoppen waarmee van het ene naar het andere beeldscherm kan worden genavigeerd: ‘Opslaan’, ‘Annuleren’, ‘Hoofdmenu’, enzovoort (zie figuren rechts). Het is meer dan aanbevolen om deze knoppen inderdaad te gebruiken in de plaats van de knop ‘Vorige’ van je browser. Het aanklikken van deze browserknop om naar een vorige pagina terug te keren (zie figuren links) kan er namelijk toe leiden dat ingevoerde gegevens niet wordt opgeslagen of dat eerder verwijderde gegevens opnieuw getoond worden! Je moet de browserknop ‘Vorige’ daarentegen wél gebruiken wanneer het een webpagina betreft die kan worden afgedrukt. Op dergelijke pagina’s werd geen navigatieknop toegevoegd omdat deze anders mee zou worden afgeprint.

3

Je Profielopties instellen Wanneer je ERNA voor het eerst opent kom je automatisch in de webpagina terecht waarin je je profielgegevens eenmalig moet invoeren. Later kan je evenwel je profielgegevens op elk moment wijzigen of aanvullen. 1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Je profiel', waarachter je belangrijkste profielgegevens worden samengevat

2:

Vink de namen van de opleidingen aan waarin je werkzaam bent in de sectie '1. Bepalen van de opleidingen waarin je werkt'

3:

Selecteer in de keuzelijsten het statuut (of de statuten) waaronder je werkzaam bent in de KHLeuven in de sectie '2. Bepalen van je statuut'

4

4:

Vul je KHLeuven e-mailadres in in de sectie '3. Je e-mailadres'

5:

Selecteer de naam van de leidinggevende die over je deelname aan navormingsactiviteiten (doorgaans) beslist in de sectie '4. Bepalen van de beslisser'.

6:

Selecteer de naam van de medewerker die (doorgaans) voor de afhandeling van de navormingskosten instaat in de sectie '5. Bepalen van de betaler'.

7:

Selecteer ten slotte je geslacht in de sectie '6. Bepalen van je geslacht'.

8:

Klik op de knop 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren.

5

Een navormingsactiviteit invoeren 1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Nieuw'

2:

Vul het formulier 'Aanvraag tot deelname aan of organisatie van een navormingsactiviteit' in

6

3:

Klik op de knop 'Verzenden', onderaan het formulier wanneer de toestemming van een 'beslisser' vereist is. Klik op de knop 'Opslaan' wanneer de toestemming van een beslisser niet vereist is.

4:

Indien je een verplicht in te vullen veld vergeet in vullen verschijnt een foutmelding: voer de ontbrekende gegevens in en klik terug op 'Verzenden' of 'Opslaan'

5:

Klik onder het bericht van de verzending van een e-mail naar de beslisser op de knop 'Overzicht' of 'Afsluiten'

6:

Bij het aanklikken van de knop 'Overzicht' verschijnt het overzicht van je navormingen waaraan nu je nieuwe aanvraag is toegevoegd.

7

Een navormingsactiviteit wijzigen 1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Overzicht van je activiteiten' (die uiteraard énkel verschijnt nadat minstens één navorming werd ingevoerd).

2:

Zoek in het overzicht de te wijzigen activiteit op en klik op de blauwkleurige knop rechts van de naam van de navorming om deze te wijzigen.

Noot: De gegevens betreffende een navormingsactiviteit kunnen niet meer gewijzigd worden nadat de beslisser met je aanvraag heeft ingestemd of niet ingestemd. Noot: Geregistreerde navormingsactiviteiten, waarvoor de toestemming van de beslisser overbodig is, kunnen op elk moment worden gewijzigd. Echter, er kunnen in dat geval achteraf geen navormingskosten worden toegevoegd. 3:

Wijzig in het daardoor geopende formulier de gegevens van de eerder ingevoerde aanvraag

8

4:

Klik op de knop 'Opslaan', onderaan het formulier om terug te keren naar het navormingsoverzicht

5:

Indien je een verplicht in te vullen veld vergeet in vullen verschijnt een foutmelding: voer de ontbrekende gegevens in en klik terug op 'Opslaan'

9

Een navorming verwijderen

1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Overzicht van je activiteiten' (die uiteraard énkel verschijnt nadat minstens één navorming werd ingevoerd)

2:

Zoek in het overzicht de te verwijderen activiteit op en klik op de roodkleurige knop rechts van de naam van de navorming om deze te verwijderen.

Noot: De gegevens betreffende een navormingsactiviteit kunnen niet meer gewist worden nadat de beslisser met je aanvraag instemt of niet instemt. 3:

Klikken op de rode knop opent een vraag om bevestiging die je beantwoordt met 'OK'. Let op: klikken op de knop 'OK' heeft tot gevolg dat de aanvraag onmiddellijk en onherroepelijk wordt vernietigd.

10

Een overzicht van de navormingen aanmaken 1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Overzicht van je activiteiten'

2:

Daardoor worden (afhankelijk van de ingestelde filters en sortering) alle of enkele ingevoerde navormingen in een overzicht geplaatst

3:

Je kan de getoonde aanvragen filteren met behulp van de eerste rij met keuzelijsten: academiejaar, status, duur, aard, organisatie, enkel zelfgegeven navormingen

LET OP: Wanneer je sommige eerder ingevoerde navormingsactiviteiten niet kan vinden in het overzicht, controleer dan de ingestelde filters, die er (ongewild) voor kunnen zorgen dat bepaalde activiteiten niet getoond worden.

11

4:

De volgorde waarin de aanvragen getoond worden kan je bepalen door de sortering te wijzigen

5:

De informatie - die in de kolommen getoond wordt - kan je aanpassen door op de knop 'Toon opties' te klikken en de gewenste kolomnamen aan te vinken in het optiescherm.

12

6:

De achtergrondkleuren van getoonde navormingsaanvragen kan je eveneens instellen via het optiescherm

7:

Sluit het optiescherm door te klikken op de knop:

8:

'Opslaan': waardoor de ingestelde opties worden opgeslagen en bij de volgende opening van het overzicht automatisch opnieuw worden ingesteld 'Verberg opties': waardoor de ingestelde opties wel worden toegepast op het overzicht, maar niet worden opgeslagen (en dus bij een volgende opening van het overzicht ook niet meer toegepast worden).

Je kan het overzicht verlaten door op één van knoppen boven of onder het overzicht te klikken

13

Navormingsoverzicht afdrukken 1:


2:

In het daardoor geopende overzicht worden - afhankelijk van de ingestelde filters en sorteringen - alle of welbepaalde navormingsactiviteiten getoond

3:

Vermits de afgedrukte navormingen precies dezelfde zijn als deze die in het navormingsoverzicht getoond worden, moet je desgevallend eerst: 1.

de ingestelde filters opheffen of wijzigen

2.

de gewenste sortering wijzigen

3.

de gewenste kolommen selecteren

zodat het overzicht enkel de af te drukken navormingen toont. 4:

Klik op de knop 'Afdrukken' onder of boven het overzicht om de afdrukweergave te openen

14

5:

Klik in de menubalk van je browser op de opdracht 'Bestand' en kies in het vervolgmenu voor de optie 'Afdrukken'

6:

Selecteer op de gebruikelijke Windows-wijze de gewenste printer en klik in het dialoogvenster 'Afdrukken' op de knop 'Afdrukken'

7:

Klik in de icoonbalk van je browser op de knop 'Vorige' om terug te keren naar het navormingsoverzicht.

15

Navormingsoverzicht afdrukken naar PDF-bestand 1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Overzicht van je activiteiten' wanneer je het navormingsoverzicht wil opslaan als een PDF-bestand - bijvoorbeeld om het te kunnen verzenden of op te laden in je Elektronisch PortFolio.

2:

In het daardoor geopende overzicht worden - afhankelijk van de ingestelde filters en sorteringen - alle of welbepaalde navormingsactiviteiten getoond

3:

Vermits de naar een PDF-bestand weggeschreven navormingen precies dezelfde zijn als deze die in het navormingsoverzicht getoond worden, moet je desgevallend eerst: 1.

de ingestelde filters opheffen of wijzigen

2.

de gewenste sortering wijzigen

3.

de gewenste kolommen selecteren

zodat het overzicht enkel de af te drukken of weg te schrijven navormingen toont. 4:

Klik op de knop 'Afdrukken' onder of boven het overzicht om de afdrukweergave te openen

16

5:


6:

Selecteer in het dialoogvenster 'Afdrukken' op de gebruikelijke Windows-wijze als 'printer' de ‘PDFCreator’ (of – in voorkomend geval- de 'Acrobat PDFWriter') en klik op de knop 'Afdrukken'

7:

Daardoor wordt het overzicht bewaard in een bestand op je computer. MS Windows komt daartoe in het dialoogvenster 'PDF-bestand opslaan als' vragen in welke map en onder welke naam je het bestand wil bewaren. 1.

Kies het gewenste station en de gewenste map via de keuzelijst 'Opslaan in:'

2.

Tik een sprekende naam in voor het bestand in het invoerveld 'Bestandsnaam'

3.

Klik tenslotte op de knop 'Opslaan' om het wegschrijven te starten

17

8:


Eerder gevolgde navormingen invoeren In functie van je Personeelsportfolio (zie blz. 19) is het misschien wenselijk dat eerder gevolgde navormingen eveneens in ERNA worden ingevoerd. Vermits voor deze voorbije activiteiten de toestemming van een leidinggevende niet meer vereist is, voorziet ERNA in de mogelijkheid om deze registratie op te slaan, zonder e-mails te verzenden. 1:

Klik in het Hoofdmenu op de knop 'Nieuw'

2:

Vul het formulier 'Aanvraag tot deelname aan of organisatie van een navormingsactiviteit' in (zie blz. 6).

3:

Voer geen bedrag in voor inschrijving, documentatie, verplaatsing, verblijf of andere kosten (zoniet verdwijnt de knop ‘Opslaan’ automatisch).

4:

Klik op de knop 'Opslaan' om deze registratie te bewaren.

5:

ERNA toont de afloop van deze registratie.

18

Je navormingsoverzicht exporteren naar je Electronisch Portfolio 1:


2:

Klik bovenaan het overzicht van je navormingsactiviteiten op de knop de knop 'Export naar EPF'

3:

ERNA genereert een overzicht van alle door jou gevolgde navormingen en zelf gegeven navormingen overeenkomstig de layout die in het elektronisch porfolio voor het KHLeuven personeel wordt voorgesteld. Wanneer je navormingsactiviteiten hebt aangevraagd in verschillende opleidingen, dan wordt automatisch een overzicht gecreëerd waarin AL de navormingen chronologisch worden weergegeven.

19

4:


5:

Selecteer in het dialoogvenster 'Afdrukken' op de gebruikelijke Windows-wijze als 'printer' de ‘PDFCreator’ (of – in voorkomend geval- de 'Acrobat PDFWriter') en klik op de knop 'Afdrukken'

6:

Daardoor wordt het overzicht bewaard in een bestand op je computer. MS Windows komt daartoe in het dialoogvenster 'PDF-bestand opslaan als' vragen in welke map en onder welke naam je het bestand wil bewaren. 1. Kies het gewenste station en de gewenste map via de keuzelijst 'Opslaan in:'

7:

2.

Tik een sprekende naam in voor het bestand in het invoerveld 'Bestandsnaam'

3.

Klik tenslotte op de knop 'Opslaan' om het wegschrijven te starten


20

Je beschikt nu over een zogenaamd ‘PDF’-bestand dat je bijvoorbeeld kan opladen in je Elektronisch Portfolio.

Een e-mail aangaande een navormingsactiviteit versturen Soms is het nuttig om met de leidinggevende of administratieve medewerker te communiceren aangaande een eerder ingevoerde aanvraag. Je kan daartoe vanuit ERNA een e-mail versturen met als voordelen: dat de mogelijke bestemmelingen eenvoudigweg kunnen worden aangevinkt én dat de identificatiegegevens van de betreffende navormingsactiviteit meteen worden ingevoegd 1:

Klik op de knop ‘Overzicht van je activiteiten’ in het Hoofdmenu.

2:

Klik achter de naam van de betreffende activiteit op de (groene) knop ‘Tonen’ of de (blauwe) knop ‘Wijzigen’.

3:

Klik op de knop ‘E-mail’.

4:

Vink de gewenste bestemmelingen aan, pas het onderwerp en de boodschap aan (de automatisch ingevoerde tekst achter de melding ‘Betreft’ kan je probleemloos wissen of aanpassen) en klik op ‘Verzenden’.

21

Ondersteuning Mededelingenbord Onder het Hoofdmenu werd een ‘Mededelingenbord’ aangebracht.

Je departementale professionaliseringsmedewerker kan er mededelingen in plaatsen aangaande het gebruik van het ERNA-programma ; bijvoorbeeld: inhoudelijke toelichtingen bij het gebruik van bepaalde keuzelijsten, invoervelden of functies, aankondigingen aangaande nieuwe of gewijzigde mogelijkheden van het programma…

Helpprogramma 1:

Op vrijwel elke webpagina van het programma werd een knop ‘Help’ aangebracht.

2:

Bij het aanklikken opent deze knop het Helpprogramma.

3:

Het Helpprogramma is context-gevoelig: het toont meteen een helptekst betreffende de taak waarmee je op dat moment bezig bent.

4:

Boven de helptekst werd een rolmenu met inhoudsopgave aangebracht. Door op één van de onderwerpen in dit rolmenu te klikken springt de helptekst meteen naar het gekozen onderwerp in de helptekst.

22

5:

Links werd een inhoudsopgave van alle beschikbare helpteksten aangebracht. Door op een item te klikken wordt de inhoudsopgave opengevouwen en kan de gewenste helptekst worden aangeklikt.

6:

Bovenaan werden knoppen aangebracht die je toelaten: 1. doorheen de helpteksten te bladeren als in een boek 2. terug te keren naar een helptekst waarin een link (koppeling) werd aangeklikt 3. alle beschikbare helpteksten af te drukken (let op: ongeveer 150 pagina’s!) 4. de helpteksten nuttig voor aanvragers af te drukken (let op: ongeveer 100 pagina’s!)

7:

5.

willekeurige begrippen in de helpteksten op te zoeken:

8:

Klik op de koppeling ‘Zoeken in Helpprogramma’ Tik de op te zoeken begrippen in het invoerveld Klik op de knop ‘Zoek>>’ Alle helpteksten waarin je zoektermen werden gevonden worden uitgelijst in volgorde van het aantal overeenkomsten Klik op de naam van een gevonden helptekst om deze te openen

In een helptekst werden vaak koppelingen (blauwkleurige onderlijnde begrippen) aangebracht naar andere helpteksten met meer specifieke informatie betreffende een onderwerp. Door op dergelijke koppeling te klikken spring je meteen naar de betreffende helptekst. Om nadien terug te keren naar de helptekst, waarin je de link aanklikte, kan je de groene knop

aanklikken.

9:

Wanneer je inhoudelijke vragen hebt aangaande het gebruik van ERNA kan je terecht bij je departementale professionaliseringsmedewerker.

10:

Bij technische problemen kan je mailen naar [email protected]. Je kan er ook al je, voorstellen om het programma aan te passen, uit te breiden, te verbeteren,… kwijt

23

Gebruikershandleiding

Recommend Documents