Gebruikershandleiding VGN-Portal

Gebruikershandleiding VGN-Portal

MediQuest Tel: 088 – 12 63 908 (werkdagen van 10 - 15 uur) Email: [email protected]

Pagina 1 van 20 Laatste wijziging: 09 maart 2015

Inhoud Inleiding ....................................................................................................................................................... 3 Inloggen ....................................................................................................................................................... 4 Deel A: Concerninrichting ............................................................................................................................ 4 1.1 Het Concern ....................................................................................................................................... 4 1.2 De locatiegegevens ............................................................................................................................ 5 1.2.1 Locatie toevoegen ...................................................................................................................... 6 1.2.2 Locatie wijzigen .......................................................................................................................... 7 1.2.3 Locatie verwijderen .................................................................................................................... 7 2. Gebruikers ............................................................................................................................................... 8 2.1 Eerste en tweede contactpersoon .................................................................................................... 8 2.2 Begeleider .......................................................................................................................................... 8 2.3 Invuller ............................................................................................................................................... 8 2.4 Overzicht bevoegdheden gebruikersrollen ....................................................................................... 9 2.5 Gebruikers beheren ........................................................................................................................... 9 2.5.1 Gegevens gebruiker wijzigen ...................................................................................................... 9 2.5.2 Nieuwe gebruiker toevoegen ..................................................................................................... 9 Deel B: Kwaliteitsgegevens ........................................................................................................................11 3. Gegevens aanleveren ............................................................................................................................11 3.1 Module Vragenlijsten ......................................................................................................................11 3.1.1 Vragenlijst pijler 1 (organisatie-niveau) invullen/aanpassen ...................................................12 3.1.2 Vragenlijsten pijler 2a (cliënt-niveau) invullen/aanpassen ......................................................13 3.1.3 Nieuwe cliënt toevoegen ..........................................................................................................15 3.1.4 Cliënt verwijderen ....................................................................................................................15 3.1.5 Samenvatting van vragenlijsten bekijken .................................................................................16 3.1.6 Meting aanleveren aan landelijke database.............................................................................17 3.2 Aanleveringsrapport (na aanlevering via module Vragenlijsten) ....................................................18 3.3 Upload kwaliteitsgegevens vanuit ECD ...........................................................................................18 3.4 Verwerkingsverslag na ECD upload .................................................................................................19 4 Rapportage .............................................................................................................................................20 6 Support ...................................................................................................................................................20


Inleiding Voor het proces van ‘meten tot publiceren’ kunt u terecht in de VGN-portal vindbaar op de website https://www.mediquestportal.nl/vgn.aspx. Deze portal heeft de volgende functies: 1. Beheer van de kenmerken van het concern, de locaties en de gebruikers; 2. Handmatige registratie van kwaliteitsgegevens in de module ‘Vragenlijsten’; 3. Uploaden van kwaliteitsgegevens vanuit het ECD; 4. Inzien van verwerkingsverslagen; 5. Inzien van rapportage van de aangeleverde kwaliteitsgegevens. Deze gebruikershandleiding beschrijft en visualiseert wat u voor het juist aanleveren tot en met publiceren kunt regelen in de VGN portal. Het is van belang dat uw zorgorganisatie correct is geregistreerd in deze portal en de kwaliteitsgegevens op een juiste manier worden aangeleverd. Lees hiervoor eerst deze handleiding goed door, dit voorkomt later mogelijk problemen met de doorlevering en publicatie van kwaliteitsgegevens. De hoofdstukken in deze handleiding geven een toelichting op de verschillende processen waarvoor u in de portal terecht kunt. Deel A zoomt in op de concerninrichting (hoofdstuk 1) en het gebruikersbeheer (hoofdstuk 2) in deze portal. Deel B gaat over de te volgen stappen voor het aanleveren tot publiceren van uw kwaliteitsgegevens. Er wordt stapsgewijs besproken op welke twee manieren u uw gegevens kunt aanleveren (hoofdstuk 3). Daarnaast wordt uitleg gegeven over de rapportagemodule. Tot slot wordt uitgelegd op welke wijze u contact op kunt nemen met de helpdesk, indien u na bestudering van deze handleiding nog vragen heeft over de VGN portal. NB: Deze handleiding is gericht op de rollen eerste contactpersoon en gebruiker. Wanneer een invuller ook bevoegd is, wordt dit expliciet vermeld. De in dit hoofdstuk weergegeven screenshots laten zien wat een eerste contactpersoon ziet. Het menu aan de linkerkant wijkt af van wat een gebruiker of invuller ziet.


Inloggen Inloggen op de VGN Portal doet u via: https://www.mediquestportal.nl/vgn.aspx. U komt bij een inlogscherm terecht. Met uw e-mailadres en wachtwoord logt u direct in op uw concernpagina. Hieronder wordt meer informatie gegeven over het inloggen als eerste contactpersoon of als een andere gebruiker (tweede contactpersoon, gebruiker of invuller). Als eerste contactpersoon De eerste contactpersoon is de contactpersoon van uw organisatie voor MediQuest en degene die voor het concern in de VGN Portal alle bevoegdheden heeft. Werkt of weet u als eerste contactpersoon uw wachtwoord niet meer, dan kunt u d.m.v. de Wachtwoord vergeten-knop in het inlogscherm een nieuw wachtwoord opvragen. LET OP: eerste contactpersonen hebben in de portal de naam Tweede contactpersoon. Ze hebben echter wel alle rechten en bevoegdheden van een eerste contactpersoon. Vindt er een wijziging plaats in de eerste contactpersoon, stuur dan een email naar [email protected] met de naam en het emailadres van de nieuwe eerste contactpersoon. Als tweede contactpersoon, gebruiker of invuller De eerste contactpersoon kan in de portal accounts aanmaken voor andere gebruikers. Andere gebruikers kunnen de rol hebben van tweede contactpersoon, gebruiker of invuller. Wanneer een account voor u werd aangemaakt, ontvangt u een activeringsbericht met een link naar uw persoonlijke inloggegevens. Deze link is slechts eenmalig bruikbaar! Weet u uw wachtwoord niet meer, of werkt deze niet meer, vraag dan een nieuw wachtwoord aan via de ‘Wachtwoord vergeten’ knop op de inlogpagina (https://www.mediquestportal.nl/vgn.aspx). Alleen personen die in de portal geregistreerd zijn door de eerste contactpersoon, kunnen d.m.v. de wachtwoord vergeten-functie een nieuw wachtwoord opvragen. Gebruikt u de activeringslink en geeft deze een foutmelding, dan heeft u de link al eens gebruikt. Vraag in dat geval uw contactpersoon om uw account te verwijderen en opnieuw aan te maken. U krijgt dan een nieuwe link toegestuurd.

Deel A: Concerninrichting Dit hoofdstuk beschrijft hoe de structuur van uw organisatie in de VGN Portal dient te worden ingericht. De concerninrichting kan alleen door de eerste en de tweede contactpersonen worden bijgewerkt; andere gebruikersrollen zijn hiertoe niet gemachtigd (zie paragraaf


2. Gebruikers).

1.1 Het Concern Het concern is het overkoepelende niveau waar de gehele organisatiestructuur van uw organisatie onder valt. Wanneer u voor de eerste keer inlogt in de VGN Portal dient u de concerngegevens te controleren. Wanneer de gegevens niet kloppen, dan kunt u de gegevens zelf aanpassen. U doet dit op de volgende manier: Als u bent ingelogd klikt u in het menu links op ‘Concern-inrichting’ en vervolgens op ‘Concerngegevens’. U komt dan in het volgende scherm terecht:

Controleer deze gegevens goed. Gebruik de NAW gegevens op de manier zoals ze bij de IGZ geregistreerd staan. Als telefoonnummer kunt u een algemeen telefoonnummer van de organisatie opgeven. Wanneer u op ‘Concerngegevens wijzigen’ klikt, kunt u uw concerngegevens wijzigen. U dient de wijzigingen vervolgens op te slaan d.m.v. de knop ‘Opslaan’.

1.2 De locatiegegevens Het meten, aanleveren en verwerken van kwaliteitsgegevens gebeurt op het niveau van de locaties die uw organisatie in de portal registreert. Op de volgende manier kunt u locaties controleren, toevoegen en/of wijzigen: In het menu links klikt u op ‘Locatiegegevens’. U komt in het onderstaande scherm terecht:


LET OP: klik alleen op het prullenbakje indien u een locatie wil verwijderen. Zowel de locatie als alle onderliggende cliënten zullen dan worden verwijderd! Het is van belang dat in dit scherm een compleet en correct overzicht staat van alle locaties die onder het concern vallen. Het is de verantwoordelijkheid van de eerste contactpersoon van de zorgaanbieder dat alle locaties correct in de VGN Portal staan. M.b.v. de pijltjes naast de kolomnamen (bv. Locatie) kunt u de locaties sorteren op alfabet, om een bepaalde locatienaam gemakkelijker terug te kunnen vinden. Daarnaast kunt u de zoekbalk rechtsboven het locatie overzicht gebruiken om te zoeken op een bepaalde locatienaam. 1.2.1 Locatie toevoegen In bovenstaande scherm horen de gegevens te staan van alle locaties die zijn gekoppeld aan het concern. Mist u een locatie? Dan kunt u deze locatie toevoegen. U kunt een locatie toevoegen via de knop ‘Locatie toevoegen’. U komt dan in het onderstaande scherm terecht:


Hier kunt u een locatienaam en andere gegevens van de nieuwe locatie invullen. Als locatienaam kunt u zowel een code als naam gebruiken, dit is aan u. Daarnaast kunt u indien gewenst een locatiecode invullen en het 12-cijferig KVK vestigingsnummer. Deze laatste twee codes, evenals het telefoonnummer, zijn niet verplicht om in te vullen. LET OP: wijzigingen in locatienamen geeft u door aan MediQuest. MediQuest voert de wijzigingen door in de rapportage. In de loop van 2015 wordt dit proces geautomatiseerd. U hoeft de nieuwe locaties en wijzigingen in locatienamen dan niet meer door te geven aan MediQuest voor toevoeging aan de rapportagemodule. Na toevoeging in de portal zal de locatie vanzelf worden herkend in de rapportagemodule. U dient dan alleen nog aan te geven op welk niveau in de organisatie de locatie zich bevindt. Dit kunt u zelf doen in de rapportagemodule. 1.2.2 Locatie wijzigen Om gegevens van een locatie te wijzigen gaat u naar ‘Locatiegegevens’. U komt in het overzicht van locaties terecht. U klikt in de kolom ‘Acties’ van de betreffende locatie op het potlood. U kunt dan alle beschikbare gegevens wijzigen. Let er hierbij op dat u niet per ongeluk op het prullenbakje klikt, de locatie zal dan worden verwijderd! 1.2.3 Locatie verwijderen Door te klikken op het prullenbakje in de kolom ‘Acties’ kunt u een bepaalde locatie verwijderen. Bij het verwijderen van een locatie zullen ook alle cliënten worden verwijderd die onder deze locatie vallen.


2. Gebruikers De VGN Portal is gelaagd opgebouwd. Hiermee wordt bedoeld dat afhankelijk van de gebruikersrol de gebruiker toegang heeft tot een bepaald onderdeel van de portal. In de portal worden vier gebruikersrollen onderscheiden: 1. Tweede contactpersoon 2. Begeleider 3. Invuller In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat deze rollen inhouden en hoe de eerste en tweede contactpersonen de rollen kunnen toewijzen.

2.1 Eerste en tweede contactpersoon Ieder concern heeft één eerste contactpersoon. Deze persoon is contactpersoon voor MediQuest en beheert de concerninrichting en gebruikersgegevens. De eerste contactpersoon kan één of meerdere tweede contactpersonen aanstellen. Deze tweede contactpersonen krijgen alle bevoegdheden van de eerste contactpersoon, maar de mogelijkheid om de rapportagemodule in te zien wordt bepaald door de eerste contactpersoon. LET OP: Alleen de eerste contactpersoon wordt via de mail op de hoogte gehouden van belangrijke berichten. LET OP: eerste contactpersonen hebben in de portal de naam Tweede contactpersoon. Ze hebben echter wel alle rechten en bevoegdheden van een eerste contactpersoon. Vindt er een wijziging plaats in de eerste contactpersoon, stuur dan een email naar [email protected] om deze wijziging door te geven.

2.2 Begeleider Gebruikers met de rol ‘begeleider’ zijn gemachtigd om vragenlijsten pijler 2a in te vullen en aan te leveren. Begeleiders kunnen per locatie gemachtigd worden om dit te doen. Begeleiders kunnen ook een CSV- of XML-bestand dat vanuit het ECD is gegenereerd uploaden en daarvan een verwerkingsverslag inzien.

2.3 Invuller Gebruikers met de rol ‘invuller’ zijn alleen gemachtigd om de vragenlijsten pijler 2a in te vullen via de handmatige invoermogelijkheid, dus via de module ‘Vragenlijsten’ in de portal. Invullers kunnen per locatie gemachtigd worden om vragenlijsten in te vullen. Invullers zijn niet bevoegd om de vragenlijsten ook aan te leveren aan de landelijke database.


2.4 Overzicht bevoegdheden gebruikersrollen In de onderstaande tabel worden alle bevoegdheden per gebruiker weergegeven. Bevoegdheid

Eerste contactpersoon

Tweede contactpersoon

Begeleider

Concerngegevens Locatiegegevens Gebruikers Vragenlijsten, pijler 1 Vragenlijsten, pijler 2a

X X X X X

X X X X X

X

Uploaden vanuit ECD Verwerkingsverslagen Rapportagemodule

X X X

X X X (optioneel)

X X X (optioneel)

Invuller

X (niet verzenden)

X (optioneel)

2.5 Gebruikers beheren Het beheren van gebruikers gaat als volgt: Ga naar ‘Gebruikers’. Wanneer er voor de eerste keer wordt ingelogd door een nieuwe organisatie dan staat alleen de eerste contactpersoon in het overzicht van ‘Gebruikers’. U komt in het onderstaande scherm terecht:

U kunt in dit overzicht direct zien welke locaties aan een gebruiker gekoppeld zijn en welke rol een gebruiker heeft. 2.5.1 Gegevens gebruiker wijzigen Eerste en tweede contactpersonen kunnen gegevens van gebruikers aanpassen en verwijderen. Ga voor het aanpassen van gegevens van gebruikers naar ‘Gebruikers’. Onder ‘Acties’ staan twee icoontjes. D.m.v. het potloodje kunt u de gegevens van de betreffende gebruiker aanpassen. Door op het prullenbakje te klikken, kunt u een gebruiker verwijderen. 2.5.2 Nieuwe gebruiker toevoegen Als u een nieuwe gebruiker wil toevoegen, dan gaat u naar ‘Gebruikers’ en klikt u op de knop ‘Gebruiker toevoegen’. U komt in onderstaande scherm terecht:


Hieronder wordt per gebruikersrol uitgelegd hoe een gebruiker met de betreffende rol toegevoegd kan worden. Toevoegen tweede contactpersoon Voer e-mailadres, voornaam en achternaam in. U hoeft geen locaties aan de tweede contactpersonen te koppelen, want de tweede contactpersonen zijn per definitie bevoegd voor alle locaties. U selecteert ‘tweede contactpersoon’ in de box bij ‘rollen’. U bepaald of de tweede contactpersoon toegang dient te hebben tot de rapportagemodule en klikt tenslotte op ‘opslaan’. De nieuwe tweede contactpersoon zal dan een email toegestuurd krijgen, met een link naar een wachtwoord om te kunnen inloggen. LET OP: Indien u wilt dat een gebruiker toegang krijgt tot de rapportage, dan dient u aan te vinken ‘Gebruiker kan inloggen in de rapportagemodule’. Deze aanvraag moet vervolgens worden verwerkt worden door MediQuest. Tweewekelijks verwerken wij de aanvragen voor toegang tot de rapportage. Toevoegen begeleider of invuller Voer e-mailadres, voornaam, en achternaam in. U dient de locaties waaraan de gebruiker of invuller dient te worden gekoppeld aan te vinken. U selecteert de gewenste rol in de box bij ‘rollen’. U kunt er in bepaalde gevallen voor kiezen om gebruikers of invullers toegang te geven tot de rapportagemodule, hiervoor dient u deze optie aan te vinken. Klik hierna op ‘Opslaan’. De aangemaakte begeleider of invuller zal dan een email toegestuurd krijgen, met een link naar een wachtwoord om te kunnen inloggen. LET OP: de tweede contactpersonen, begeleiders en invullers ontvangen een e-mail met daarin een link. Deze link is eenmalig te gebruiken. De gebruiker van de portal dient het wachtwoord dat via de link is in te zien te noteren. Vervolgens wordt de gebruiker doorgelinkt naar het inlogscherm.


Deel B: Kwaliteitsgegevens 3. Gegevens aanleveren Het aanleveren van kwaliteitsgegevens kan op twee manieren via de portal: 1. Aanleveren via de module Vragenlijsten in de portal; door het handmatig invullen van de vragenlijsten in de portal zelf; 2. Upload vanuit ECD; kwaliteitsgegevens via een XML of CSV- bestand dat gegenereerd is vanuit het ECD naar de portal uploaden. In dit hoofdstuk wordt de aanlevering via deze twee routes stap voor stap uitgelegd.

3.1 Module Vragenlijsten Via ‘Vragenlijsten’ kunt u de vragenlijsten (pijler 1 en 2a) voor de meting handmatig in de portal invoeren. NB: Het is aan te raden dat u de concerninrichting, zoals beschreven in deel A van deze handleiding, eerst volledig en correct heeft ingevoerd voordat u begint met het aanleveren van gegevens. Om naar deze module te gaan klikt u op ‘Vragenlijsten’ onder ‘Gegevens aanleveren’. Wanneer u op het pijltje naast de getoonde locatie klikt worden alle locaties zichtbaar waarvoor u bevoegd bent.

Open de locatie waarvoor u vragenlijsten wilt invoeren. Wanneer de gewenste locatie hier niet tussen staat, kan dit zijn doordat: 1. De locatie nog niet is toegevoegd. Zie paragraaf 1.2. 2. U als gebruiker niet bevoegd bent om gegevens voor deze locatie in te voeren of te uploaden. Na het selecteren van een locatie komt u in het volgende scherm:


In dit scherm vindt u alle informatie over de locatie. Op deze pagina kunt u: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De vragenlijst op organisatie-niveau, pijler 1, invullen of aanpassen (zie 3.1.1.) Een vragenlijst voor een cliënt, pijler 2a, invullen of aanpassen (zie 3.1.2) Een cliënt toevoegen (zie 3.1.3) Een cliënt verwijderen (zie 3.1.4) De samenvatting van vragenlijsten (van deze locatie) bekijken (zie 3.1.5) Vragenlijsten aanleveren aan de landelijke database (zie 3.1.6)

3.1.1 Vragenlijst pijler 1 (organisatie-niveau) invullen/aanpassen Voor de hele organisatie dient één vragenlijst pijler 1, de meting op organisatie-niveau te worden ingevuld door een eerste of tweede contactpersoon. Deze vragenlijst is wel zichtbaar onder elke locatie. Als de vragenlijst echter onder een bepaalde locatie wordt ingevuld, zal deze ook onder de andere locaties zichtbaar worden als zijnde ingevuld. De andere gebruikersrollen, begeleider en invuller, hebben geen toegang tot pijler 1. Ga voor het invullen van pijler 1 in het menu van de portal naar ‘Vragenlijsten’. Open vervolgens een willekeurige locatie. Halverwege de pagina vindt u ‘Vragenlijst op organisatieniveau (pijler 1)’. Door op het potloodje onder ‘Acties’ te klikken, kunt u de vragenlijst vanaf de eerste vraag doorlopen. Wanneer u een specifieke vraag wil wijzigen, of verder wil gaan waar u eerder was geëindigd, gebruik dan het icoontje ‘overzicht’ onder Acties. Bij het invullen dient u elke vraag te beantwoorden voordat u onderin op ‘Volgende’ kunt klikken. Ingevulde vragen worden bij het doorlopen van de vragenlijst per vraag opgeslagen. Het is dus mogelijk om halverwege de vragenlijst te stoppen met invullen, de portal te sluiten, en later verder te gaan waar u gebleven was. Heeft u de vragenlijst pijler 1 al aangeleverd en brengt u hier nog een wijziging in aan, vergeet deze dan niet opnieuw aan te leveren aan de landelijke Pagina 12 van 20 Laatste wijziging: 09 maart 2015

database (zie 3.1.6 Meting aanleveren aan landelijke database)! Doet u dit niet, dan wordt de wijziging niet verwerkt.

3.1.2 Vragenlijsten pijler 2a (cliënt-niveau) invullen/aanpassen De cliënten die al in de portal staan kunt u opzoeken in de module ‘Vragenlijsten’ om de vragenlijsten voor deze cliënten in te vullen of aan te passen. Ga hiervoor naar ‘Vragenlijsten’, open een locatie en ga onderaan de pagina naar ‘Vragenlijsten zoeken / maak selectie’. Hier vindt u het overzicht van cliënten van deze locatie. Een voorbeeld hiervan ziet u hieronder:

U kunt zoeken op verschillende criteria, bv. de cliënt voor- en/of achternaam. We adviseren om alleen op de achternaam van de cliënt te zoeken. Vragenlijsten kunnen de volgende statussen hebben (kolom S): -

Status Bezig (kruisje): nog niet volledig ingevuld Status Ingevuld (vinkje): volledig ingevuld, maar nog niet aangeleverd Status Aangeleverd (tonnetje): succesvol aangeleverd

U kunt vragenlijsten op twee manieren verder invullen/aanpassen. U kunt klikken op het potloodje, waarbij de vragenlijst zich opent bij de eerste vraag. Om aanpassingen te maken zult u dan door moeten klikken naar de betreffende vraag. Zijn er al veel vragen ingevuld dan is het makkelijker om het icoontje ‘overzicht’ onder Acties te gebruiken (gemarkeerd met een rode cirkel):


De vragenlijst verschijnt dan volledig in beeld en u kunt op een vraag klikken die u wilt aanpassen. U past de vraag aan en gaat verder d.m.v. de knop ‘Volgende’ of ‘Terug naar overzicht’. Bij het invullen van de vragenlijsten dient u elke vraag te beantwoorden voordat u onderin op ‘Volgende’ kunt klikken. U kunt de vragenlijst ook doorlopen met behulp van de pijltjestoetsen. Dit werkt alleen als het een nieuwe vragenlijst is. Volledig ingevulde vragenlijsten kunt u alleen doorheen klikken. LET OP: als u Internet Explorer 8 gebruikt lijkt het alsof bij het invullen van een vragenlijst en gebruik van de pijltjestoetsen het antwoord verschuift van nee naar ja. In werkelijkheid gebeurt dat niet. Dit kunt u indien gewenst controleren door de vragenlijst nog eens te doorlopen. Wanneer er vragen zijn opengelaten zal een rode balk met de tekst ‘Vraag is niet ingevuld’ verschijnen in het scherm. Vul de vragen dan alsnog in om verder te kunnen gaan. In het scherm hieronder staat een voorbeeld van deze foutmelding . Er is in deze vragenlijst op ‘Volgende’ geklikt terwijl er een vraag niet was beantwoord.

De vragenlijsten van pijler 2a worden (net als pijler 1) automatisch tussentijds opgeslagen, ook wanneer u het invullen onverhoopt niet in een keer kunt voltooien. Als u een vragenlijst niet volledig invult, ziet u deze vragenlijst in het overzicht van cliënten terug met status X (nog bezig). Wanneer u een vragenlijst helemaal heeft ingevuld, ziet u na de laatste vraag de mededeling dat de vragenlijst succesvol is afgerond en een overzicht van al uw gegeven antwoorden:


U kunt vanuit dit overzicht antwoorden wijzigen. Klik daarvoor op het onderstreepte vraagnummer. Deze vraag zal vervolgens in beeld komen, waarna u deze kunt wijzigen. Door te klikken op ‘Terug naar overzicht’ komt u weer terug in het overzicht van alle ingevulde antwoorden. LET OP: een afgeronde vragenlijst is nog niet verzonden! U dient hiervoor nog aan te leveren aan de landelijke database (zie 3.1.6 Meting aanleveren aan landelijke database). 3.1.3 Nieuwe cliënt toevoegen Indien u een cliënt toe wil voegen dan kunt u dit doen in de module ‘Vragenlijsten’ d.m.v. de knop ‘Vragenlijst pijler 2a toevoegen’. U maakt zo een nieuwe vragenlijst aan voor een cliënt. U start met het invullen van de gegevens van de cliënt en kunt vervolgens de kwaliteitsvragen doorlopen. 3.1.4 Cliënt verwijderen Indien een cliënt geen zorg (meer) ontvangt van uw organisatie en er is nog geen vragenlijst voor deze cliënt ingevuld, dan kunt u deze verwijderen uit de lijst. Het is dus niet nodig om achteraf vragenlijsten in te vullen voor cliënten die de afdeling hebben verlaten of zijn overleden. Indien er echter al een vragenlijst is ingevuld voor een cliënt die de afdeling heeft verlaten, dan dient u deze wel in de portal te laten staan! U kunt een cliënt verwijderen door in het overzicht van cliënten te klikken op het prullenbakje onder ‘Acties’. Indien de vragenlijst succesvol is verwijderd, krijgt u bovenaan het scherm de volgende melding te zien:


3.1.5 Samenvatting van vragenlijsten bekijken De samenvatting van vragenlijsten van een bepaalde locatie kunt u bekijken door te klikken op de knop ‘Samenvatting’. De samenvatting toont ook: - Het aantal aangeleverde vragenlijsten; - Het aantal niet-aangeleverde vragenlijsten: incomplete vragenlijsten en vragenlijsten die wel compleet zijn ingevuld, maar nog niet zijn aangeleverd aan de landelijke database; - Het aantal volledige vragenlijsten: alle vragenlijsten die compleet zijn ingevuld, maar NIET zijn aangeleverd aan de landelijke database; - Het aantal onvolledige vragenlijsten: alle vragenlijsten die niet compleet zijn ingevuld en dus ook niet zijn aangeleverd aan de landelijke database.


3.1.6 Meting aanleveren aan landelijke database LET OP: Vragenlijsten kunnen niet worden aangeleverd door een gebruiker met de rol van Invuller. Vragenlijsten die handmatig zijn ingevuld (dus via de module ‘Vragenlijsten’) dienen nog te worden aangeleverd aan de landelijke database. Aanleveren aan de landelijke database hoeft niet voor iedere vragenlijst apart te worden gedaan. Als er een aanlevering wordt gedaan, dan zullen alle volledige vragenlijsten van de betreffende locatie die nieuw of bewerkt zijn, worden aangeleverd aan de landelijke database van MediQuest. Open via ‘Vragenlijsten’ de locatie waarvoor u de informatie wilt aanleveren. Naast de knop ‘Samenvatting’ ziet u de knop ‘Aanleveren aan landelijke database’. LET OP: de knop ‘Aanleveren aan landelijke database’ is voor de gebruikersrol Invuller niet zichtbaar, omdat zij niet gemachtigd zijn om aan te leveren. Wanneer de meting klaar is voor versturen klikt u op ‘Aanleveren aan landelijke database’ (in het scherm hieronder aangegeven met een rode cirkel).

Het scherm Aanleveren aan landelijke database zal verschijnen. In dit scherm wordt aangegeven of Pijler 1 en hoeveel vragenlijsten Pijler 2A er zullen worden aangeleverd. LET OP: Bij het vermelde aantal vragenlijsten Pijler 2a gaat het alleen om nieuwe of gewijzigde vragenlijsten! De volgende rode balk verschijnt bovenaan het scherm indien er al een aanlevering van vragenlijsten voor deze locatie is gedaan:

Deze meting is eerder verzonden naar de landelijke database. Lever de gegevens alleen opnieuw aan indien u correcties heeft aangebracht. Gewijzigde vragenlijsten zullen een eerdere aanlevering van deze vragenlijsten overschrijven. Hiermee wordt aangegeven dat wijzigingen in vragenlijsten de oude versies van deze vragenlijsten in de landelijke database zullen overschrijven. Nieuwe vragenlijsten zullen worden toegevoegd aan de landelijke database. Op deze manier kunnen er dus vele aanleveringen worden gedaan zonder dat dubbele vragenlijsten (voor dezelfde cliënt) in de landelijke database zullen voorkomen.


Wanneer vragenlijst pijler 1 eenmaal succesvol is aangeleverd, ziet u achter Vragenlijst Pijler 1 een groen vinkje staan. U hoeft deze vragenlijst maar eenmaal aan te leveren aan de landelijke database. Wanneer u de gegevens heeft gecontroleerd klikt u op ‘opsturen naar landelijke database’ om de gegevens op te sturen naar de landelijke database. Na een succesvolle aanlevering krijgt u de volgende melding:

Wanneer de meting toch niet naar uw wens is of u heeft een fout ontdekt, dan kunt u de vragenlijst(en) aanpassen en opnieuw aanleveren. Na het doorvoeren van de aanpassingen klikt u weer op ‘Aanleveren aan landelijke database’ en vervolgens weer op ‘opsturen naar landelijke database’. Zoals hierboven uitgelegd overschrijft deze nieuwe aanlevering de oude.

3.2 Aanleveringsrapport (na aanlevering via module Vragenlijsten) De persoon die een aanlevering heeft gedaan van handmatig ingevulde vragenlijsten (dus via de module ‘Vragenlijsten’), zal na het aanleveren aan de landelijke database een aanleveringsrapport in pdf-formaat ontvangen in zijn of haar e-mail. Hierin staat alleen het aantal gewijzigde of nieuwe vragenlijsten in vermeld op het moment van aanlevering. LET OP: de optie ‘Verwerkingsverslagen’ in het menu is alleen van toepassing voor bestanden welke zijn geüpload via een XML.

3.3 Upload kwaliteitsgegevens vanuit ECD Beschikt uw organisatie over een ECD, dan kunt u hieruit een XML-bestand verkrijgen dat u kunt uploaden in de portal. Op deze manier kunt u de kwaliteitsgegevens van pijler 1 en 2a ook aanleveren. LET OP: Een XML upload kan niet worden uitgevoerd door een gebruiker met de rol invuller. Wanneer u vanuit het ECD het XML bestand met de kwaliteitsgegevens voor de hele organisatie heeft verkregen, dan kunt u dit bestand uploaden in de portal. Onderneem hiervoor de volgende stappen: Klik in het linker menu op ‘Gegevens aanleveren’ en vervolgens op ‘Upload vanuit ECD’. U komt dan in het volgende scherm terecht:


In het drop-down menu achter Locatie selecteert u een specifieke locatie of kiest u voor meerdere locaties. Het is mogelijk om per locatie een ECD upload uit te voeren, maar u kunt ook 1 XML-bestand met kwaliteitsgegevens voor de hele organisatie uploaden. Indien het XML-bestand vragenlijstgegevens voor meerdere locaties bevat, dan dient elke vragenlijst een locatie-attribuut te bevatten, zodat de portal weet welke vragenlijst aan welke locatie moet worden toegewezen. Vervolgens zoekt u via Bladeren… naar het juiste XML- of CSV-bestand in uw computersysteem. Hierna klikt u op ‘Verzenden’ om het bestand te uploaden naar de landelijke database van MediQuest. Na het verzenden wordt er aangegeven of de XML/CSV succesvol is aangeleverd of dat het bestand fouten bevat. Indien u de melding krijgt dat het bestand fouten bevat kunt u deze fouten nader bekijken in het verwerkingsverslag (zie de volgende paragraaf). Na een succesvolle upload, worden de vragenlijsten zichtbaar in de portal in de module ‘Vragenlijsten’. Op deze pagina zijn de vragenlijsten eventueel nog handmatig te bewerken.

3.4 Verwerkingsverslag na ECD upload Het verwerkingsverslag laat het resultaat zien van een upload vanuit het ECD. Een verwerkingsverslag kunt u dus alleen opvragen in de portal na een aanlevering via een upload van een XML of CSV bestand (dat u genereert uit het ECD). Een verwerkingsverslag kunt u binnen 24 uur na aanlevering opvragen via de knop ‘Verwerkingsverslagen’. Ga naar ‘Verwerkingsverslagen’ en klik op ‘Ophalen’ om het verwerkingsverslag van de XML of CSV upload op te vragen. U krijgt dan een pdf bestand te zien waarin wordt aangegeven of de kwaliteitsgegevens van uw organisatie juist zijn aangeleverd. Als vragenlijsten of zelfs de meting is afgekeurd, dan kunt u op basis van de foutmeldingen in dit verslag de nodige aanpassingen doorvoeren en het bestand opnieuw aanleveren. Eventueel kunt u uw ECD-leverancier om hulp vragen bij het begrijpen van de foutmeldingen. LET OP: Heeft u alle vragenlijsten handmatig in de portal ingevuld dan kunt u geen verwerkingsverslag opvragen. Een handmatige aanlevering via de module ‘Vragenlijsten’, wordt bevestigd door een aanleveringsrapport dat u binnen 24 uur krijgt toegestuurd op uw email. Pagina 19 van 20 Laatste wijziging: 09 maart 2015

4 Rapportage De rapportage is bereikbaar via de portal. Toegang rapportage In de rapportage zullen de nieuw aangeleverde vragenlijsten wekelijks worden toegevoegd. U gaat naar de rapportage door eerst in te loggen op de VGN portal. Vervolgens klikt u bovenaan op de tab Rapportage. Deze tab is alleen zichtbaar voor gebruikers die hiervoor toegang hebben gekregen. Een gebruiker kan toegang worden verschaft door bij de gegevens van de gebruiker aan te vinken dat deze toegang tot de rapportage dient te hebben. Voor deze gebruiker zal de tab Rapportage binnen twee weken zichtbaar worden. Nieuw locatie in rapportage Nieuwe locaties of wijzigingen in locatienamen dient u door te geven aan MediQuest. MediQuest verwerkt deze aanpassingen in de rapportage. In de loop van 2015 wordt het overzetten van wijzigingen in locatienamen in de portal naar de rapportage geautomatiseerd. Als het zover is, ontvangt u hier een bericht over. De nieuwe locaties die worden toegevoegd in de portal, zullen de dan automatisch worden herkend in de rapportage. De niveau-indeling van de nieuwe locaties zal de rapportage niet kunnen bepalen. Daarom zult u in de rapportage nog wel aan moeten geven op welk niveau in de organisatie de nieuwe locaties zich bevinden.

6 Support Mochten er nog onduidelijkheden zijn, neemt u dan contact met ons op, bij voorkeur via de mail: [email protected]. Telefonisch zijn wij te bereiken op het nummer: 088-1263 908 op werkdagen van 10.00 tot 15.00 uur.


Gebruikershandleiding VGN-Portal

Recommend Documents