Gebruikershandleiding
Fuwa-Online
1
Versie 2.0 – 26 maart 2009 Opgesteld door drs. N. Runia en E.J. Bergman MSc
All information contained in this message is confidential and privileged to us and may not be distributed or copied to any other person without our previous written consent. If you receive this information unintentionally, please inform us immediately. We make every effort to ensure that all information displayed in this email is accurate and complete, but we do not accept responsibility for any errors, inaccuracies, omissions or any loss which may result directly or indirectly from reliance in this information.
2
3
Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding Hoofdstuk 2 Aan de slag 2.1 Aanmelden en afmelden 2.2 Opbouw hoofdscherm
Hoofdstuk 3 Functies zoeken en bekijken 3.1 Functies zoeken 3.2 Functies bekijken
Hoofdstuk 4 Functies toevoegen en wijzigen 4.1 Invoeren van kenmerken 4.2 Toevoegen van de beschrijving 4.3 Wijzigingen op bestaande functies
Hoofdstuk 5 Waarderen en indelen van functies 5.1 Waarderen van functies 5.2 Indelen van functies
Hoofdstuk 6 Wijzigen, exporten en verwijderen 6.1 Wijzigen van bestaande functie 6.2 Functies exporteren 6.3 Functies verwijderen
4
Hoofdstuk 7 Rapportage 7.1 Rapportage 7.2 Projectkeuze
Appendix A. Verklarende woordenlijst B. Pictogrammen C. Aantekeningen
5
Hoofdstuk 1 Inleiding In deze handleiding voor het online functiewaarderingssysteem van Human Capital Group, wordt stap voor stap uitgelegd hoe u een functie kunt bekijken, aanmaken, beschrijven, waarderen en indelen. Bij vragen over het gebruik van het online functiewaarderingssysteem of de toepassing van de functiewaarderingsmethode kunt u contact opnemen met de supportdesk van Human Capital Group.
6
Hoofdstuk 2 Aan de slag In dit hoofdstuk wordt verteld hoe u een start maakt met Fuwa-Online. Hierin komen het aan- en afmelden aan bod en worden de functionaliteiten van de hoofdpagina toegelicht.
2.1 Aanmelden en afmelden Aanmelden Beginpagina: website 1. Ga op internet naar de website van Fuwa-Online. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Klik op ‘inloggen’. U komt op het hoofdscherm. Tip: De website, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord heeft u ontvangen van Human Capital Group. Tip: Door de mogelijkheid ‘gebruikersnaam onthouden’ aan te vinken onthoudt het programma uw gebruikers naam en hoeft u deze de volgende keer niet opnieuw in te voeren.
Wachtwoord wijzigen Beginpagina: hoofdscherm Als u zich de eerste keer aanmeldt, dient u uw wachtwoord aan te passen. Indien u later nogmaals uw wachtwoord wilt wijzigen, kan dit direct na het inloggen. Klik op ‘wachtwoord wijzigen’. 1. Vul twee keer uw nieuwe wachtwoord in. 2. Klik op ‘opslaan’ om uw nieuwe wachtwoord op te slaan. 3. Klik op ‘annuleren’ om het wijzigen van uw wachtwoord ongedaan te maken. Afmelden Beginpagina: hoofdscherm Door rechtsboven in het scherm op het pictogram meldt u uzelf af en sluit het systeem af.
te klikken
2.2 Opbouw hoofdscherm Op het hoofdscherm ziet u een overzicht van alle functies die aanwezig zijn. Vanuit dit scherm kunt u al uw werkzaamheden starten in FuwaOnline.
7 Tabbladen De tabbladen boven in het scherm helpen u te navigeren. • Functies: het hoofdscherm. • Nieuwe functie: toevoegen van een nieuwe functie. • Rapportage: overzicht van aantallen en status van functies en een rapportage per functie. • Projectkeuze: overzicht van de projecten waar u toegang tot heeft.
Afbeelding1: Hoofdscherm
Projectinformatie Beginpagina: hoofdscherm Op het hoofdscherm is algemene projectinformatie opgenomen. Het betreft de naam van het project, de organisatie en overige informatie zoals de datum waarop de laatste wijzigingen zijn gemaakt. Zoeken Onder de algemene projectinformatie treft u diverse zoekmogelijkheden aan om in de beschikbare functies te zoeken (zie 3.1), deze te bekijken en eventueel te wijzigen. Beginpagina: hoofdscherm 1. Vul zoekcriteria in om het aantal functies te beperken.
8 2. 3.
Klik op ‘zoeken’ om de zoekopdracht te geven. Klik op ‘wissen’ om de zoekcriteria te verwijderen.
Functieoverzicht Beginpagina: hoofdscherm Op het hoofdscherm worden alle functies die in Fuwa-Online zijn opgenomen getoond. Per functie ziet u: Pictogram
T G Functienaam Versie Functiecode Afdeling Beschrijving Gradering/ Waardering
Beschrijving Selecteren Selecteert alle functies in het overzicht. Deselecteren Maakt de selectie ongedaan. Delete Verwijdert de functie waar het pictogram voor staat. Type functie ‘R’ staat voor referentiefunctie en ‘B’ voor bedrijfseigenfunctie. Functiegroep Geeft aan tot welke functiegroep de functie behoord Functienaam Naam van de functie Versie Versienummer van de beschrijving beginnend bij nul Functiecode Toont de toegekende code van de functiebeschrijving Afdeling Afdeling van de organisatie waartoe de functie behoord Status Beschrijving Geeft de status van de functiebeschrijving weer Status Gradering/Waardering Geeft de status weer van de indeling van de functie.
Functionaliteiten van het functieoverzicht In het overzicht kunt u diverse handelingen uitvoeren (zie ook H3). Beginpagina: hoofdscherm 1. Klik op de koppen in het overzicht om de functies alfabetisch of op nummer te rangschikken op de door u gewenste manier. Tip: Door nogmaals op een kop te klikken wordt de volgorde van de rangschikking opgedraaid. Dit betekent dat bijvoorbeeld de alfabetische rangschikking in plaats van bij ‘A’ bij ‘Z’ begint.
2. 3. 4. 5.
Vink de functie aan in het hokje aan de linkerkant. om alle functies te selecteren. Klik op het pictogram Klik op het pictogram om de selectie ongedaan te maken. Klik op exporteer selectie om een overzicht van de geselecteerde functies te exporteren (zie 6.2).
9 Hulp Klik rechtsboven op de knop ‘HELP’ voor hulp en informatie bij het gebruik van het systeem.
Hoofdstuk 3 Functies zoeken en bekijken 3.1 Functies zoeken Functies zoeken Beginpagina: hoofdscherm 1. Vul een of enkele criteria in en klik op zoeken. 2. Klik op de naam van de functie die u wilt bekijken om de functiedetails te openen. 3. Klik op ‘wissen’ om uw selectiecriteria te verwijderen. Tip: Door de mogelijkheid ‘uitgebreid zoeken’ aan te klikken kunt u specifiekere criteria opgeven zoals functiegroep en functiefamilie. Door op ‘simpel zoeken’ te klikken komt u weer in op de beginpagina.
3.2 Functies bekijken Functiedetails bekijken Beginpagina: hoofdscherm 1. Klik op de naam van de functie die u wilt bekijken. 2. Klik op het tabblad ‘details’ en/of ‘kenmerken’ om de basisdetails van de functie te bekijken. Beschrijving bekijken Beginpagina: hoofdscherm 1. Klik op de naam van de functie die u wilt bekijken. 2. Klik op het tabblad ‘beschrijving’ om de achterliggende teksten van de functiebeschrijving te bekijken. 3. Indien er een functiebeschrijving is ge-upload: Klik op de link naar de functiebeschrijving. Waardering en indeling bekijken Beginpagina: hoofdscherm 1. Klik op de naam van de functie die u wilt bekijken. 2. Klik op het tabblad ‘waardering’ om het gegeven scorepatroon in te zien, alsmede om de indeling en de motivatie te bekijken.
10
Hoofdstuk 4 Functies toevoegen 4.1 Invoeren van kenmerken Bij het toevoegen van een nieuwe functie worden een aantal standaard stappen doorlopen. Beginpagina: hoofdscherm 1. Open het tabblad ‘nieuwe functie’. 2. Vul de functienaam in. 3. Vul eventuele extra functie-informatie in zoals code en afdeling. 4. Als de nieuwe functie wordt gebaseerd op een functie die al bestaat, klik dan op ‘op basis bestaande functie’. Zo niet ga verder naar 7. 5. 6.
Zoek de bestaande functie en klik op deze functie. Geef aan welke elementen van de functie u wilt overnemen (kenmerken, beschrijving en/of waardering) en klik op ‘maak nieuwe functie aan’.
7.
Voeg de namen van de ‘toepasser 1’ (eerste waardering) en ‘toepasser 2’ (counteren waardering) toe. Klik op ‘opslaan’. U krijgt de melding dat de functie is opgeslagen.
8.
4.2 Toevoegen van de beschrijving Nadat de basisgegevens zijn ingevoerd kunt u de beschrijving van de functie toevoegen. Dit kunt u op drie manieren doen: door de beschrijving te zoeken bij overeenkomstige functies, door een beschrijving te uploaden en door de beschrijving handmatig toe te voegen. Tip: Indien u hebt gekozen voor het toevoegen ‘op basis van een bestaande functie’ en u geen wijzigingen hoeft aan te brengen in de overgenomen beschrijving kunt u deze stap overslaan.
11 Een beschrijving zoeken U kunt binnen bestaande functiebeschrijvingen zoeken op trefwoorden indien de tekst van de functiebeschrijving onder ‘beschrijving’ is ingevuld. Indien de beschrijving is ‘ge-upload’ kan er niet in de tekst worden gezocht. Beginpagina: Nieuwe functie 1. Open het tabblad ‘beschrijving’. 2. Klik op ‘zoek beschrijving’. 3. Typ trefwoord(en) en/of stel zoekcriteria in. 4. Klik op ‘zoek’. 5. Selecteer de functie en klik op ‘maak nieuwe functie aan’. 6. Wijzig indien nodig de status van de beschrijving. 7. Klik op ‘opslaan’. Een beschrijving uploaden Beginpagina: Nieuwe functie 1. Open het tabblad ‘beschrijving’. 2. Klik op ‘upload beschrijving’. 3. Voer de naam in die het bestand moet krijgen. 4. Zoek het bestand door op ‘browse’ te klikken. 5. Voeg het bestand toe door op ‘upload file’ te klikken. 6. Om te annuleren klik op ‘terug naar overzicht’. 7. Wijzig indien nodig de status van de beschrijving. 8. Klik op ‘opslaan’. Een beschrijving handmatig toevoegen Beginpagina: Nieuwe functie 1. Open het tabblad ‘beschrijving’. 2. Klik op ‘wijzigen’ achter het in te vullen veld. 3. Kopieer de in te voeren tekst en plak deze in het veld of typ de tekst in het vlak. 4. Pas indien gewenst de opmaak van de tekst aan en klik op ‘opslaan’ om de tekst toe te voegen. 5. Wijzig indien nodig de status van de beschrijving. 6. Klik op ‘opslaan’.
12
Hoofdstuk 5 Waarderen en indeling van functies 5.1 Waarderen van functies Om de functie te waarderen wordt er op negen competentiedomeinen een score toegekend.
Afbeelding 2. Waarderen van de functie
Score van competentiedomein I tot en met VII Beginpagina: waardering 1. Klik op het pictogram om de definitie van het competentiedomein in te zien. 2. Klik op om referentieteksten bij de verschillende scoreniveaus te zien. 3. Kies het scoreniveau van toepassing is op de functie. Indien het niveau niet van toepassing is geeft u een ‘0’ score. 4. Klik op ‘kies score’ om de score toe te kennen. Score van competentiedomein VIII en IX Beginpagina: waardering 1. Klik op het pictogram om de definitie van het competentiedomein in te zien. om de hulptabel te openen. 2. Klik op het pictogram 3. Klik op het pictogram om referentieteksten bij de verschillende aspecten te zien. 4. Kies het scoreniveau van toepassing is op de functie. Indien het niveau niet van toepassing is geeft u een ‘0’ score. 5. Klik op ‘kies score’ om de score toe te kennen. 6. De scores worden bij elkaar opgeteld en gekoppeld aan een niveau voor het competentiedomein. Klik op ‘opslaan’ om de score toe te voegen aan het competentiedomein.
13 7.
Klik op ‘zoeken’ om de scores op te slaan
5.2 Indelen van functies Bij het indelen van de functie zoekt u referentiefuncties waarmee u uw in te delen functie wilt vergelijken. Referentiefuncties zoeken Beginpagina: waardering 1. Na het klikken op ‘zoeken’ bij waardering, verschijnen vergelijkbare referentiefuncties 2. Selecteer op basis waarvan u referentiefuncties wilt zoeken door op een van mogelijkheden te klikken: vergelijkbaar - scorepatroon overeenkomstig met functie groep hoger - referentiefunctie uit een hogere functiegroep adviesgroep - referentiefuncties uit de advies-functiegroep groep lager - referentiefunctie uit een lagere functiegroep alle functie - alle referentiefuncties
3. 4. 5.
Klik op het pictogram om de referentiefunctie toe te voegen. Klik op de referentiefunctie om deze in te zien. Door selecteren op ‘mijn indeling’ krijgt u een overzicht van de door u toegevoegde referentiefuncties.
Onderbouwing toevoegen De onderbouwing van uw keuze voor een referentiefunctie bevat een vergelijking tussen het scorepatroon van de nieuwe functie en de referentiefunctie. Zowel overeenkomsten als verschillen worden hierin beargumenteerd. Beginpagina: indeling 1. Klik op ‘wijzigen’ achter veld onderbouwing. 2. Typ de onderbouwing in het vlak. 3. Pas indien gewenst de opmaak van de tekst aan en klik op ‘opslaan’ om de tekst toe te voegen. 4. Indien u de tekst later nog wilt aanpassen kan dat door bovenstaande stappen opnieuw te doorlopen. Resultaten opslaan 1. Verander de status van de indeling naar ‘Ingedeeld’ of ‘Onderbouwd’. 2. Klik op ‘opslaan om de resultaten op te slaan 3. De waardering, indeling en onderbouwing is opgeslagen. Deze kunt u vervolgens bekijken op het tabblad ‘overzicht’
Functiegroep aanpassen
14 Op basis van het scorepatroon wordt een functiegroep getoond. Deze kunt u aanpassen indien u dat wenst. Hierbij geldt de voorwaarde dat de status van de functie op ‘in te delen’ staat. Beginpagina: waardering 1. Klik op ‘wijzigen’. 2. Zoek de gewenste functiegroep en voeg deze toe door er op te klikken. Status indeling De status van de indeling geeft aan hoe ver het indelingsproces is. Deze status kunt u gaande het proces aanpassen waardoor voor u en andere gebruikers duidelijk is hoever het proces is gevorderd. Als u een nieuwe versie van een functie aanmaakt (zie 6.1) wordt de status automatisch aangepast.
15
Hoofdstuk 6 Wijzigen, exporteren en verwijderen 6.1 Wijzigen bestaande functiegegevens Het aanbrengen van wijzigingen in de functie kan op twee manieren. Kleine wijzigingen Als er kleine wijzigingen plaats vinden die geen substantieel effect op de functiebeschrijving en -waardering hebben kunt u er voor kiezen om deze wijzigingen in de bestaande functie door te voeren. Het betreft dan bijvoorbeeld spelfouten. Beginpagina: hoofdscherm 1. Zoek de functie op (zie 3.1). 2. Klik op de functienaam. 3. Wijzig de gewenste gegevens en sla de resultaten op (zie H4). Nieuwe versie Als de wijzigingen groter zijn en er substantiële verschillen in de beschrijvingen en/of de waardering van de functie plaats vinden kan een nieuwe versie van de beschrijving worden gemaakt. Door het toevoegen van een nieuwe versie van de functie blijven oude gegevens bewaard. Beginpagina: hoofdscherm 1. Zoek de functie op (zie 3.1). 2. Klik op de functienaam. 3. Klik op ‘nieuwe versie’. 4. De gegevens van de functie worden overgenomen en de status van de functie wordt aangepast naar ‘concept’. 5. Wijzig de gewenste gegevens en sla de resultaten op (zie H4). Tip: Vorige versies van de functie kunt u inzien door op ‘oude versie’ te klikken.
6.2 Functies exporteren Het exporteren van een functie levert u de beschrijving en waardering van de functie in een bestand of op papier op. Het exporteren van functies kan op verschillende manieren.
16 Exporteren vanuit hoofdscherm Beginpagina: hoofdscherm 1. Zoek de functie (zie 3.1). 2. Vink de functie aan. 3. Klik op ‘exporteren’. 4. Geef met een vinkje aan welke onderdelen u wilt exporteren. 5. Klik op ‘print gegevens uit’ of ‘genereer pdf’. Exporteren vanuit functiedetails Beginpagina: functiedetails 1. Zoek de functie (zie 3.1). 2. Klik de functie aan. U komt in het scherm ‘functiedetails’ (3.2). 3. Klik op ‘exporteer’. 4. Geef met een vinkje aan welke onderdelen u wilt exporteren. 5. Klik op ‘print gegevens uit’ of ‘genereer pdf’.
6.3 Functies vervallen Als een functie vervallen is kan hier op twee manieren mee worden omgegaan. De functie kan de status ‘vervallen’ krijgen of de functie kan volledig uit het systeem worden verwijderd. Tip: Door de status aan te passen wordt de historie van de functie bewaard en kan dit later nog worden teruggezocht. Verwijderen heeft deze mogelijkheid niet.
Status aanpassen Door de status van een functie aan te passen naar ‘vervallen’ is de functie nog wel zichtbaar in de lijst, maar wordt deze niet meer meegenomen bij het zoeken naar beschrijvingen en in vergelijkingen. Beginpagina: hoofdscherm 1. Zoek de functie (zie 3.1). 2. Klik op de functienaam. 3. Klik op het tabblad ‘beschrijving’. 4. Wijzig de status naar ‘vervallen’. 5. Klik op het tabblad ‘waardering’. 6. Wijzig de status naar ‘vervallen’.
Functie verwijderen Beginpagina: hoofdscherm 1. Klik voor de functie op het pictogram . voor de functie staat heeft u niet de Indien er geen pictogram rechten om functies te verwijderen.
17 2. 3. 4.
Er verschijnt een pop-up met de vraag: ‘Weet u zeker dat u de functie wilt verwijderen?’ Klik op ‘OK’ als u de functie wilt verwijderen. Klik op ‘cancel’ als u de functie wilt behouden.
Hoofdstuk 7 Rapportage 7.1 Rapportage Beginpagina: hoofdscherm Vanuit het hoofdscherm hebt u de mogelijkheid om twee soorten rapportages te maken. Door te klikken op het tabblad ‘rapportage’ verschijnt een portal, waarmee u de gewenste rapportage kunt selecteren. Rapportage functie-overzicht 1. Selecteer bij ‘kies rapportage’ de rapportage ‘functie-overzicht’. 2. Selecteer indien gewenst ‘Afdeling’ of ‘Functietype’. 3. Klik op de kop in de tabel om functies te rangschikken. 4. Klik op ‘print lijst’ om het overzicht af te drukken. 5. Klik op ‘exporteer naar excel’ om het overzicht naar Excel te exporteren. Voortgangsrapportage Het tabblad rapportage geeft overzichten van aantallen en status van functiebeschrijvingen. Dit is gegroepeerd naar zowel beschrijving, gradering en indeling als naar gebruiker en dit dient als voortgangsrapportage. 1. Selecteer bij ‘kies rapportage’ de rapportage ‘voortgangsrapportage. 2. Klik op ‘genereer excel’ om het overzicht naar Excel te exporteren. 3. Klik op ‘genereer PDF’ om het overzicht om te zetten naar PDF. 4. Klik op ‘printen’ om het overzicht af te drukken.
18
APPENDIX
19
Appendix A. Verklarende woordenlijst Woord Bedrijfseigenfunctie Indelen Onderbouwing
Referentiefunctie Status: In te delen Status: Ingedeeld Status: Onderbouwd Status: Vastgesteld Status: Vervallen Status: Concept Status: Te counteren Status: Gecounterd Toepasser 1 Toepasser 2 Waardering
Beschrijving Een functie die wordt gewaardeerd door een organisatie en vervolgens wordt vergeleken met de referentiefuncties. Koppelen van de functie aan een functiegroep en eventueel referentiefuncties Toelichting met argumenten voor de gekozen functiegroep en referentiefuncties. Een analytisch gegradeerde functie die als referentie kan gelden voor een organisatie om andere functies vergelijkenderwijs mee te kunnen indelen. De functie is nog niet ingedeeld De functie is al ingedeeld, maar moet nog worden onderbouwd De functie is onderbouwd, maar moet nog worden vastgesteld De functie is vastgesteld en daarmee definitief De functie is niet meer van toepassing Nog niet alle aspecten zijn gewaardeerd e De 1 toepasser heeft de aspecten gewaardeerd e De 2 toepasser heeft de gewaardeerde aspecten beoordeeld Persoon die de waardering maakt Persoon die de waardering countert Functie-inhoud beoordelen aan de hand van negen gezichtspunten (Bakkenist-MNT-methode).
20
B. Pictogrammen Pictogram
Beschrijving Helpfunctie Start de hulpfunctie van het systeem om waarmee u extra informatie en hulp kunt krijgen bij uw werkzaamheden Uitloggen Meldt u als gebruiker af en keer terug naar het inlogscherm Tarieven lijst Opent in een nieuw scherm een tarievenlijst voor het gebruik van fuwa-online. Licentie aanvraag Opent een licentieaanvraag formulier Demo Opent een demonstratiepresentatie van het systeem Meer info Opent een pagina waarin aanvullende documenten worden getoond Delete Verwijdert de functie waar het pictogram voor staat.
beginscherm Definitie Geeft de definitie van het competentiedomein. waarderingsscherm Referentie Geeft de referentieteksten op de verschillende scoreniveau’s weer. Hulpaspecten Gaat naar het scherm met enkele hulpaspecten bij het waarderen van de functie. Selecteren Selecteert alle functies in het overzicht. Deselecteren Maakt de selectie ongedaan.
21
C. Aantekeningen
22
Fuwa-Online is een product van Human Capital Group Human Capital Group Performance Strategies KvK 30149777 Utrecht Herculesplein 80 3584 AA UTRECHT Postbus 85030 3508 AA UTRECHT T 030-2193960 E
[email protected] W www.hucag.nl
