Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5
A megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat Kapcsolódó pályázati tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése Kapcsolódó indikátor: A megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat
Tartalomjegyzék Bevezető ..................................................................................................................................... 3 A közigazgatás átalakításának háttere ........................................................................................ 3 A polgármesteri hivatal szervezeti és működési rendjét meghatározó jogszabályok ................. 7 A Polgármesteri Hivatal szervezete............................................................................................ 9 A szervezeti struktúra változásával összefüggő további módosítási javaslatok ................... 11 Kiadmányozási rend ............................................................................................................. 16 Munkaköri leírások tartalmi -, formai követelményei.......................................................... 19
Bevezető A projektelemhez kapcsolódó tevékenység eredményeként a közigazgatás átfogó átalakítása és az új feladat- és hatásköri rend 2013. január 1-től kezdődő hatállyal történő bevezetése következtében érzékelhető, a Fonyódi Polgármesteri Hivatal személyi állományát érintő (humánpolitikai) változásokat lekövető belső szabályzatot kívánjuk bemutatni. Rávilágítunk a létszámcsökkenés miatti munkaköri és szervezeti átalakításokra, valamint az új szabályozás leglényegesebb elemeire, mint például a kiadmányozási rend változása, a munkaköri leírások sztenderdizálása. Bemutatjuk a szabályozási környezet változását indukáló központi intézkedéseket és azok helyi közigazgatásra gyakorolt hatását.
A közigazgatás átalakításának háttere A 2012. évi XCIII. törvény rendelkezik a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról. A járások kialakításánál az érvényesíteni kívánt célok az alábbiak voltak: − a területi államigazgatás újjászervezése kiemelkedő elemének megvalósítása, − fő szabály szerint az államigazgatási feladatok államigazgatási területi szervekhez telepítése, − az államigazgatási szintű szerveinek integrálása, − az indentitásra, a közösségépítésre, a településszerkezeti adottságokra és a szakmai teljesítőképességre alapozott, hosszú távon stabil járás létrehozása. A járási hivatalok a fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti egységeiként kerülnek felállításra 2013. január 1-jével. A járási hivatalok legfontosabb feladata a megyei szintnél alacsonyabb szinten intéződő államigazgatási feladatok ellátása lett. Ennek alapján a járási hivatalhoz kerültek:
− Főszabály szerint a jegyző – kivételesen a polgármester, illetve a polgármesteri hivatal ügyintézője – hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek; − a megyei kormányhivatalok szakigazgatási szervei kistérségi kirendeltségeinek, ügyfélszolgálatainak, irodáinak feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek. A járási hivatalokban - a fővárosi és megyei kormányhivatalokhoz hasonlóan - törzshivatal és szakigazgatási szervek kerültek kialakításra. Ennek megfelelő a járási hivatal szervezete magában foglalja: − a megyei kormányhivatal korábbi szakigazgatási szerveinek kirendeltségeit, − a járásszékhely polgármesteri hivatalának államigazgatási feladatokat ellátó részét (ideértve az okmányirodát), − a nem járásszékhelyen működő okmányirodát, − a nem járásszékhelyen működő polgármesteri hivatalokban járási hivatalhoz kerülő államigazgatási feladatokat ellátó ügyintézőket. A járási hivatalok kialakításával az államigazgatási ügyek intézésére nemcsak kizárólag a járásszékhelyen, a járási hivatal központjában van lehetőség, hanem a korábban működő okmányirodák bázisán is kialakításra kerültek a járási hivatalok integrált ügyfélszolgálatai, azaz a járási kormányablakok. A törvény rendelkezik az átvételre kerülő államigazgatási feladatokkal összefüggő vagyon állami átvételéről is. Az államigazgatási feladat ellátását biztosító vagyon alatt az átvett államigazgatási feladathoz kapcsolódó valamennyi jogot és kötelezettséget, valamint ingó- és ingatlan-állományt is érteni kell. A törvény értelmében
a helyi
önkormányzatok 2012. december 31-ig kötöttek
megállapodásokat a feladatellátás változására és az ingó-, ingatlanvagyon, illetve a humánerőforrás átadás-átvétele kapcsán. Az államigazgatási feladatok átvételével a települési önkormányzatoktól átkerültek a járási hivatalokhoz a feladatokat ellátó köztisztviselők és munkavállalók álláshelyei, valamint az érintett köztisztviselők és munkavállalók, ami magával vonta a polgármesteri hivatalok személyi és járulék kiadásainak csökkenését is.
2013. január 1-től kezdődő hatállyal a következő feladatok kerültek a járási hivatalok szervezetébe: −
AZ ILLETÉKKEL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADATOK- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
OKMÁNYIRODAI FELADATOK- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
PERINDÍTÁS A KISKORÚT MEGILLETŐ TARTÁSI KÖVETELÉS IRÁNT
−
A PÉNZNYERŐ AUTOMATÁKKAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A POLGÁROK SZEMÉLYI ADATAINAK ÉS LAKCÍMÉNEK NYILVÁNTARTÁSÁVAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A FÖLDRENDEZŐ ÉS FÖLDKIADÓ BIZOTTSÁGOKKAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADATÉS HATÁSKÖRÖK
−
A SZOCIÁLIS IGAZGATÁSSAL ÉS SZOCIÁLIS ELLÁTÁSOKRÓL SZÓLÓ TÖRVÉNYBEN MEGHATÁROZOTT EGYES FELADATOK- ÉS HATÁSKÖRÖK: IDŐSKORÚAK JÁRADÉKA, ÁPOLÁSI DÍJ (A MÉLTÁNYOSSÁGI ÁPOLÁSI DÍJAT KIVÉVE), A KÖZGYÓGYELLÁTÁSOK (A MÉLTÁNYOSSÁGI KÖZGYÓGYELLÁTÁST KIVÉVE)
−
A
STATISZTIKÁVAL
ÖSSZEFÜGGŐ
KÖRZETKÖZPONTI
JEGYZŐI
FELADAT-
ÉS
HATÁSKÖRÖK −
AZ ÁLLAMPOLGÁRSÁGGAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A HADIGONDOZÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A TERMŐFÖLD ZÁRGONDNOKÁNAK KIJELÖLÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADATÉS HATÁSKÖRÖK
−
A HEGYKÖZSÉGEKKEL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A VÍZGAZDÁLKODÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A GYÁMÜGYI IGAZGATÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK: RENDSZERES GYERMEKVÉDELMI KEDVEZMÉNY, KIEGÉSZÍTŐ GYERMEKVÉDELMI TÁMOGATÁS, VÉDELEMBE VÉTEL, CSALÁDBA FOGADÁS, IDEIGLENES HATÁLYÚ ELHELYEZÉS, ÁTMENETI NEVELÉSBE VÉTEL, TARTÓS NEVELÉSBE VÉTEL, NEVELÉSI FELÜGYEELT ELRENDELÉSE, UTÓGONDOZÁS ELRENDELÉSE, UTÓGONDOZÓI ELLÁTÁS ELRENDELÉSE
−
A VÁROSI GYÁMHIVATALHOZ TARTOZÓ, A FENTI PONTBAN FEL NEM SOROLT FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
EGÉSZSÉGÜGGYEL ÖSSZEFÜGGŐ SZEMÉLYES ADATKEZELÉSI JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A TÁRSADALOMBIZTOSÍTÁSI NYUGELLÁTÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
AZ
INGATLAN-NYILVNÁTARTÁSSAL
ÖSSZEFÜGGÉSBEN
MEGHATÁROZOTT
KÖRZETKÖZPONTI JEGYZŐI HATÁSKÖRÖK −
A CSALÁDOK TÁMOGATÁSÁVAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A SZERVEZETT BŰNÖZÉS ELLENI FELLÉPÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A GAZDASÁGI KAMARÁKKAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A KÖZÚTI KÖZLEKEDÉSI ELŐÉLETI PONTRENDSZERREL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK
−
A KULTURÁLIS ÖRÖKSÉG VÉDELMÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
AZ
AUTÓBUSSZAL
VÉGZETT
MENETREND
SZERINTI
SZEMÉLYSZÁLLÍTÁSSAL
ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI ENGEDÉLYEZÉSI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK −
EGYES,
A
TÁVHŐSZOLGÁLTATÁSSAL
ÖSSZEFÜGGŐ
JEGYZŐI
FELADAT-
ÉS
HATÁSKÖRÖK −
A SZABAD MOZGÁS ÉS TARTÓZKODÁS JOGÁVAL RENDELKEZŐ VALAMINT
HARMADIK
TARTÓZKODÁSÁVAL,
ORSZÁGBELI
VALAMINT
A
ÁLLAMPOLGÁROK MENEDÉKJOGGAL
SZEMÉLYEK,
BEUTAZÁSÁVAL
ÖSSZEFÜGGŐ
ÉS
JEGYZŐI
FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK −
A VILLAMOSENERGIÁVAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A FÖLGÁZELLÁTÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A HADKÖTELEZETTEK NYILVÁNTARTÁSÁVAL ÉS A SOROZÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK
−
A VÍZIKÖZMŰ-SZOLGÁLTATÁSSAL ÖSSZEFÜGGŐ JEGYZŐI FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK.
2013. január 1-től kezdődő hatállyal megszűnt a polgármester törvény alapján telepíthető első fokú önkormányzati hatósági jogköre. A teljesség érdekében érdemes még megemlíteni, hogy a köznevelési és szociális és gyermekvédelmi területek átfogó változásai mellett új szabályozási rendszer formálta az építési igazgatási feladatokat is, melynek lényege, hogy a járásszékhely települések jegyzőihez került az I. fokú építéshatósági feladat- és hatáskör, illetve megalakultak a járási hivatalon belül építésfelügyeletek. Az építésügyi hatósági eljárások elektronikus alapúvá váltak az ÉTDR bevezetésével. Ez olyan internet alapú központi szolgáltatás, amely az építésügyi hatósági engedélyezési eljárás valamennyi résztvevője (ügyfelek, hatóságok) számára támogatja az elektronikus ügyintézést, valamint az engedélyezési tervdokumentáció
elektronikus kezelését: készítését, tárolását, továbbítását, véleményezését, megjelenítését és megőrzését. A polgármesteri hivatal szervezeti és működési rendjét meghatározó jogszabályok Az előzőekben pontos képet kaptunk arról, hogy 2013. január 1-től kezdődő hatállyal miként is változott a közigazgatási rendszer, mely ma is folyamatos finomításokon esik át. Ezen átalakítással párhuzamosan számos a hivatali és önkormányzati működést döntően meghatározó átfogó jogszabály módosítás született. Ebben az anyagban nem kívánjuk részletesen ismertetni a hivatali működésre vonatkozó valamennyi jogszabályt és eljárásrendet, az államháztartási rendszer alapvető szabályozási sajátosságait 1, azonban ismertetünk néhány olyan fontos szabályozási kérdést, melyek hatálya döntően befolyással van a hivatali működés mindennapjaira és a szervezeti struktúra kialakítására. Talán az egyik leglényegesebb változást a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) rendelkezései hozták, melynek következtében a helyi önkormányzati rendszer polgármester központúvá vált 2. A polgármester hatáskörében maradt a hivatal irányítása 3, míg a jegyzőt továbbra is a hivatal vezetőjeként 4
1
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 2 Mötv. 68. § (1) Amennyiben a polgármester a képviselő-testület döntését a helyi önkormányzat érdekeit sértőnek tartja, ugyanazon ügyben - a képviselő-testület önfeloszlatásáról szóló, valamint a 70. § (1) bekezdésében meghatározott ügyben hozott döntése kivételével egy alkalommal kezdeményezheti az ismételt tárgyalást. A kezdeményezést az ülést követő három napon belül nyújthatja be, a képviselőtestület a benyújtás napjától számított tizenöt napon belül minősített többséggel dönt. A döntést addig végrehajtani nem lehet, amíg arról a képviselő-testület a megismételt tárgyalás alapján nem dönt. (2) Amennyiben a képviselő-testület - határozatképtelenség vagy határozathozatal hiánya miatt - két egymást követő alkalommal ugyanazon ügyben nem hozott döntést, a polgármester a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott ügyben - a 42. §-ban meghatározott ügyek kivételével - döntést hozhat. A polgármester a döntésről a képviselő-testületet a következő ülésen tájékoztatja. (3) A polgármester a képviselő-testület utólagos tájékoztatása mellett, a 42. §-ban meghatározott ügyek kivételével dönthet a két ülés közötti időszakban felmerülő, halaszthatatlan - a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott - a képviselő-testület hatáskörébe tartozó önkormányzati ügyekben. (4) A polgármester önkormányzati rendeletben meghatározott értékhatárig dönt a forrásfelhasználásról, döntéséről tájékoztatja a képviselőtestületet. 3 Mötv. 67. § A polgármester a) a képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a polgármesteri hivatalt, a közös önkormányzati hivatalt; b) a jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a polgármesteri hivatalnak, a közös önkormányzati hivatalnak feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában; c) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági hatáskörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja az alpolgármesterre, a jegyzőre, a polgármesteri hivatal, a közös önkormányzati hivatal ügyintézőjére;
definiálja a Mötv. A jegyző a munkáltatói jogkör alapvető változásának következtében kikerült a képviselő-testület munkáltatói jogköre alól és a polgármester, mint egy személyben megjelenő munkáltatói jogkör gyakorló személy „alárendeltjévé” vált és ezzel speciális helyzet teremtődött a jegyző törvényességi szerepköre vonatkozásában. A másik generális változás, hogy a jogalkotó a közel 20 éves múltra tekintő köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvényt (a továbbiakban: Ktv.) 2012. március 1-től hatályon kívül helyezte és helyébe a „korszerűsített” a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) rendelkezéseit léptette hatályba. Itt mindenképp érdemes megemlíteni, hogy az új szabályozás a legtöbb pontján a Ktv. szó szerint átemelt rendelkezéseit tartalmazza, csak az államigazgatásban foglalkoztatott nagy létszámú munkavállalói réteg jogviszonyát prioritásként kezelve a „köztisztviselő” megnevezést „közszolgálati tisztviselő”-re cserélte. A Kttv.-ben egyes, új jogintézményei körében a Mötv. szabályozásánál már említett politikai függőség nyomai vélhetők felfedezni a közszolgálati jogviszony hátrányára, melynek következtében a köztudatban korábban szinte teljes munkajogi védettséget élvező munkavállalói réteg abszolút mértékben a politikai vezetés kiszolgáltatottjává vált. Ezen állításunk alátámasztására a Kttv. közszolgálati jogviszony megszüntetésére vonatkozó egyik rendelkezését, a 63. § (2) bekezdés e) pontjában meghatározott megszüntetési okot, mely a következőképpen szól „A kormányzati szolgálati jogviszonyt felmentéssel meg kell szüntetni, ha … a kormánytisztviselő vezetőjének bizalmát elveszti”. A polgármesteri hivatalokban – ha csak a Mötv. rendelkezéseit vesszük alapul – gyakran kerülhet nehéz helyzetbe a hivatalt vezető jegyző, abban az esetben, ha a köztisztviselő a hivatal működését teljes mértékben meghatározó polgármester bizalmát veszíti el. Kiemelésre méltó, hogy a jogalkotó a közszolgálati tisztviselőkkel szemben alkalmazható fegyelmi eljárás rendjét nem a Kttv. rendelkezései között szabályozza, hanem a Ktv. korábbi, d) a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására; e) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét; f) gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében; g) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében. 4 Mötv. 81. § (1) A jegyző vezeti a polgármesteri hivatalt vagy a közös önkormányzati hivatalt.
a fegyelmi felelősségre vonatkozó szabályozását a közszolgálati tisztviselőkkel szembeni fegyelmi eljárásról szóló 31/2012. (III. 7.) Korm. rendeletben szabályozza. Fontos, ugyanakkor a gyakorlatban elvétve fellelhetően jól működő jogintézmény került leporolásra a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I. 21.) kormányrendelet megalkotásával, illetve a korábbi képesítési előírásokra vonatkozó kormányrendelet 5 helyébe lépő, a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól szóló 29/2012. (III. 7.) Korm. rendelet megteremtette annak lehetőségét, hogy a helyi közigazgatási rendszerből is kikerüljenek az iskolázatlan hivatalnokok, illetve a hivatalok vezetése tudatosan tervezze az apparátus szakmai továbbképzését. A rendelet 4. §-a rögzíti, hogy a képesítési feltételek alól felmentés nem adható, illetve a 6. §-ban olvashatjuk, hogy a korábbi szabályozás alapján megfelelő képesítéssel rendelkező köztisztviselőt képesítettnek kell tekinteni feladatköre megváltozásáig. A contrario következik, hogy a belső szervezeti átalakításnál ez a kormányrendelet egyáltalán nem hagyható figyelmen kívül. Még a jogviszony szabályozási körénél maradva érdemes említést tenni a közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a munkaügyi nyilvántartásra, a közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról szóló 45/2012. (III. 20.) Korm. rendeletre, melynek szabályrendszere a szervezeti és működési szabályozás területén jelentős változásokat, pozitív megoldásokat hozott.
A Polgármesteri Hivatal szervezete A Mötv. 84. §-a rendelkezik a polgármesteri hivatal létrehozásáról. 6 5A köztisztviselők képesítési előírásairól 9/1995. (II. 3.) Korm. Rendelet
6
Mötv. 84. § (1) A helyi önkormányzat képviselő-testülete az önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladatés hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására polgármesteri hivatalt vagy közös önkormányzati hivatalt hoz létre. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. (2) A polgármesteri hivatal, a közös önkormányzati hivatal hivatalos elnevezését a képviselő-testület a szervezeti és működési szabályzatában feltünteti. (3) A megyei közgyűlés megyei önkormányzati hivatalt hoz létre.
A hivatal jelenlegi létszáma: 35 fő, mely időszakosan növekszik 2 fővel az idegenforgalmi adó ellenőrzés céljából. A központi költségvetés által finanszírozott létszámkeret: 21,33 fő. A Fonyódi Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését a következőkben mutatjuk be: − − − −
2013. január 1-je előtti struktúra Építéshatósági és Műszaki Osztály Hatósági Osztály Pénzügyi Osztály Titkárság
2014. február 6-án kialakított struktúra − Beruházási és Kabinet Osztály − Építéshatósági és Műszaki Osztály − Hatósági Osztály − Pénzügyi Osztály
Javasolt struktúra − Városfejlesztési – és Koordinációs Iroda: − Polgármesteri, Jegyzői Kabinet − Társulási munkaszervezeti Csoport − Városfejlesztési, vagyongazdálkodási Csoport − Hatósági Iroda: − Építésügyi Csoport − Igazgatási Csoport − Pénzügyi Iroda: − Költségvetési és Intézménygazdálkodási Csoport − Adócsoport
Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testületének 5/2014. (II.6.) KT határozatával fogadta el a Fonyódi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: SzMSz), mely jelenleg is hatályos. A szervezeti struktúra módosítására tett első javaslatunk után itt ragadjuk meg az alkalmat, hogy javaslatot tegyünk az SzMSz címének módosítására: Hatályos cím Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testületének a
Javasolt cím Fonyódi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata
(4) A hivatal működési költségét az állam - az adott évi központi költségvetésről szóló törvényben meghatározott mértékben, és a hivatal által ellátott feladataikkal arányban - finanszírozza, amelyet a székhelytelepülés, valamint a megye részére, e célra elkülönített számlájára folyósít. (5)44 A polgármesteri hivatal és a közös önkormányzati hivatal hivatalos megnevezése: a) települési polgármesteri hivatal esetén: (település neve)-i Polgármesteri Hivatal; b) közös önkormányzati hivatal esetén: (székhelytelepülés neve)-i Közös Önkormányzati Hivatal; c) megyei önkormányzati hivatal esetén: (megye neve) Megyei Önkormányzati Hivatal; d) megyei jogú városi polgármesteri hivatal esetén: (település neve) Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala. (6) A polgármesteri hivatalon megyei önkormányzati hivatalt és főpolgármesteri hivatalt is érteni kell, kivéve a 22. § (5) bekezdését és a 98. § (11) bekezdését.
5/2014. (II.6.) számú határozatával elfogadott Fonyód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata
A szervezeti struktúra változásával összefüggő további módosítási javaslatok Hatályos szöveg II. fejezet A HIVATAL SZERVEZETE 2.1. A Hivatal szervezeti tagozódása … A Hivatal belső szervezeti egységekre, osztályokra tagozódik. Az osztály a Hivatal önálló szervezeti egysége. Vezetőjét a Polgármester egyetértésével a Jegyző nevezi ki. Az osztályvezető helyettesét - az osztályvezető javaslatára figyelemmel – a jegyző bízza meg. … 2.2. A szervezeti egységek irányítása 2.2.1 A szervezeti egységek vezetői gyakorolják – a jegyző által meghatározott körben – az egyéb munkáltatói jogokat a szervezeti egységhez munkaköri leírás szerint beosztott köztisztviselők tekintetében. 2.2.2 A szervezeti egységek működéséért a vezetők a Hivatalt irányító polgármesternek, és a munkáltatói jogkört gyakorló jegyzőnek felelnek. 2.2.3 Az egyes szervezeti egységek vezetőinek helyettesítésére a jegyző – figyelemmel az érintett osztályvezető javaslatára - osztályvezetőhelyettest bízhat meg. 2.2.4 Az osztályvezető-helyettes havi illetményét úgy kell megállapítani, hogy annak – pótlékokat is magában foglaló - havonkénti összege a Kttv. I. sz. melléklete szerinti I. besorolási osztályba tartozó köztisztviselő esetén nem lehet kevesebb a törvényben meghatározott költségvetési illetményalap 7-szeresénél, II. besorolási osztályba tartozó köztisztviselő esetén az illetményalap 4,7-szeresénél. 2.3. Az osztályvezetők általános feladatai: − felelősek a szervezeti egység egész munkájáért, annak szakszerű, jogszerű működéséért,
Javasolt rendelkezések II. fejezet A Hivatal szervezete 2.1. A Hivatal szervezeti tagozódása
… A Hivatal engedélyezett létszámát az önkormányzat mindenkor hatályos költségvetési rendelete tartalmazza. A Hivatal belső szervezeti egységei nem jogi személyek. A Hivatal önálló irodákra tagozódik, amelyek a Hivatal ügyrendjének megfelelően további belső munkaszervezetekre (csoportokra), önálló munkatársakra tagozódhatnak, amelyek jogi személyiséggel nem rendelkeznek. A Hivatal belső szervezeti egységei és elnevezésük: − Városfejlesztési – és Koordinációs Iroda: − Polgármesteri, Jegyzői Kabinet − Társulási munkaszervezeti Csoport − Városfejlesztési, vagyongazdálkodási Csoport − Hatósági Iroda: − Építésügyi Csoport − Igazgatási Csoport − Pénzügyi Iroda: − Költségvetési és Intézménygazdálkodási Csoport − Adócsoport Az irodák élén az irodavezető áll.
… 2.2. A Hivatal belső szervezeti egységeinek személyi állománya …
Irodavezető Az iroda működésének szervezését a Jegyző megbízása alapján az irodavezető látja el. Az irodavezető feladata különösen: a) az irodához tartozó csoportok tevékenységének összehangolása, a megfelelő információáramlás biztosítása, b) a csoportvezetőkkel együttműködve a jogszabályok, valamint a képviselő-testületi,
szervezeti egységén belül személyi felelősséggel gondoskodik a távollevő köztisztviselők munkakörének helyettesítéséről. − gondoskodnak a szervezeti egység feladat-és hatásköri jegyzékének, s az ahhoz kapcsolódó munkaköri leírásoknak naprakészen tartásáról, − felelősek a szervezeti egység feladatkörébe tartozó, illetve esetenként kapott (jelentkező feladatok), utasítások szakszerű döntés előkészítéséért, a határidőben történő végrehajtásáért, − gyakorolják a polgármester és a jegyző által meghatározott körben a kiadmányozási jogot, − előkészítik a feladatkörükbe tartozó testületi előterjesztéseket, − SZMSZ-ben foglaltak szerint kötelesek részt venni a képviselő-testület ülésén, meghívás alapján a bizottsági üléseken, akadályoztatásuk esetén a helyettesítésről gondoskodni, − kapcsolatot tartanak a szervezeti egység működését elősegítő külső szervekkel, − felelősek a Képviselő-testület fenntartásával működő intézmények törvényes működéséért, előkészítik a vezetők kinevezésével, munkaviszony megszüntetésével és az egyéb munkáltatói jogkörök gyakorlásával kapcsolatos döntéseket, intézkedéseket, − közreműködnek az intézmények irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések előkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, − közreműködnek az intézmények működésének ellenőrzésében − kötelesek a vezetésük alatt működő szervezeti egység tevékenységéről, a feladatkörükbe tartozó intézmények tevékenységéről naprakész információval rendelkezni, az egységet érintő gazdálkodási feladatokat figyelemmel kísérni, tapasztalatairól a tisztségviselőket tájékoztatni, − a tisztségviselők előtt beszámolnak a szervezeti egység tevékenységéről, − gondoskodnak a vezetésük alatt működő egység, a Hivatal ügyfélfogadási- és munkarendjére vonatkozó szabályok hatályosulásáról, a munkafegyelem betartásáról, − gyakorolják - a jegyző által meghatározottak szerint - az egyéb munkáltatói jogokat
bizottsági határozatok folyamatos figyelemmel kísérése, s ezek alapján javaslat a képviselőtestületi, bizottsági előterjesztések, önkormányzati rendeletek, belső szabályzatok elkészítésének, vagy módosításának előkészítésére, c) a város fejlődéséhez szükséges külső források eredményes feltárása, a döntések előkészítésében való közreműködés, a végrehajtás koordinálása, d) a csoportvezetőkkel, illetve a többi irodavezetővel javaslat egyes munkafolyamatok ésszerűsítésére, az adminisztratív terhek csökkentésére, e) az SZMSZ-ben, más belső szabályzatban, valamint a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően vezeti az irodát, valamint a Jegyző döntése alapján az irodához tartozó valamely csoportot, vezetői megbízását a Jegyzőtől kapja a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényben osztályvezetői szintnek megfelelő vezetői besorolással. f) a Kiadmányozási Szabályzatban meghatározottak szerint kiadmányozási joggal rendelkezik. g) gyakorolja az iroda köztisztviselői, ügykezelői és munkavállalói tekintetében az átruházott munkáltatói jogokat. h) egyetértés esetén kézjegyével ellátja az iroda által készített, a tisztségviselők, a bizottság elnöke, a tanácsnok kiadmányozási jogkörébe tartozó iratok, szakmai munkaanyagok tervezeteit. i) az irodavezetők a feladatok ellátásában együttműködésre kötelesek és felelősek: − az osztályon belüli célszerű munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzés megszervezéséért, a testületi előterjesztések ténybelileg és jogilag szakszerű előkészítéséért, − a Polgármester, az Alpolgármester, a bizottságok és a képviselő-testület önkormányzati döntéseinek időbeni, szakszerű végrehajtásának megszervezéséért, − a képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról szóló jelentések, képviselői kérdésekre és interpellációkra adandó válaszok elkészítéséért, − az iroda feladatkörében a Jegyző megbízásából ellátott államigazgatási hatósági ügyek intézéséért,
− az iroda feladatkörében az állampolgárok szakszerű, gyors, közérthető tájékoztatásáért, − az irodák közötti hatékony együttműködés biztosításáért és az irodán belüli szervezeti egységek közötti információáramlásért, − a munkaidőt, ügyfélfogadási időt érintő intézkedések betartásáért, ellenőrzéséért. Az irodavezető részt vesz a képviselő-testület, bizottság ülésén, a települési nemzetiségi önkormányzat ülésén az iroda feladatkörét érintő napirend tárgyalásánál; kezdeményezi a jogszabályok módosítását, az adminisztratív terhek csökkentését a társadalmi és központi jogi környezet változása vagy felhatalmazása esetén; elkészíti a Polgármester, Alpolgármester, bizottsági elnök, és a Jegyző nevében a képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról szóló jelentéseket; előkészíti a képviselő-testület, a Polgármester, az Alpolgármester hatáskörébe, vagy feladatkörébe tartozó munkáltatói, illetve az egyéb munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos ügyeket; közreműködik az önkormányzati intézmények, gazdasági társaságok irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések előkészítésében, a határozatok végrehajtásának megszervezésében, ellenőrzésében; biztosítja a Jegyzői hatáskörök gyakorlását az államigazgatási hatósági ügyek intézése körében; rendszeresen beszámol az iroda tevékenységéről a Jegyzőnek, igény esetén közvetlenül a Polgármesternek; előkészíti a feladatkörét érintő belső szabályzatokat, azok szükség szerinti módosítási javaslatait a Polgármester és/vagy a Jegyző/Aljegyző intézkedésére; gondoskodik a feladat-jegyzéknek - a hatályos jogi szabályozást is feltüntető elkészítéséről, folyamatos aktualizálásáról; gyakorolja az iroda köztisztviselői, ügykezelői és munkavállalói tekintetében az átruházott munkáltatói jogokat; elkészíti és karbantartja az iroda dolgozóinak munkaköri leírását; meghatározza a helyettesítés rendjét; közreműködik a minősítések és teljesítményértékelések elkészítésében; közreműködik a munkakörtérkép és a kompetencia vizsgálat szempontjainak összeállításában; elkészíti az iroda dolgozóit érintő szabadságolási ütemtervet; engedélyezi az évi rendes szabadság annak megfelelő igénybevételét; ellenőrzi a jelenléti ívek vezetését, havonta jelenti a távollétek okát, időtartamát (GYED, GYES, betegség, továbbtanulás, szabadság); kezdeményezi a Jegyzőnél a megüresedett álláshelyek betöltését, javaslattal él a szakmai és egyéb feltételek meghatározására; javaslatot tesz a dolgozók
továbbképzésére, egyes külön juttatások biztosítására, felmentésre, vagy fegyelmi felelősségre vonásra, jutalmazásra, kitüntetésre, illetve elismerő cím adományozására; biztosítja a munkafolyamatokba épített és utólagos ellenőrzés működését; gondoskodik az osztályon a szabályszerű ügyiratkezelés megvalósításáról így különösen az ügyiratok nyilvántartásáról /iktatás/, a kézi irattár kezeléséről, a központi irattárnak történő átadásáról; egyetértés esetén kézjegyével ellátja a tisztségviselők, a bizottság elnöke, kiadmányozási jogkörébe tartozó iratok, szakmai munkaanyagok tervezeteit; gondoskodik a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény alapján az önkormányzatot és a Hivatalt érintő, feladatköréhez tartozó közérdekű adatok és információk honlapon, illetve az írott és elektronikus sajtóban történő megjelenítéséhez szükséges adatok összegyűjtéséről és azok aktualizálásáról. Csoportvezető A csoportvezető az SZMSZ-ben, más belső szabályzatban, valamint a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően vezeti a csoportot, vezetői megbízását a Jegyzőtől kapja a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényben osztályvezető-helyettesi szintnek megfelelő vezetői besorolással. Az irodavezetőt távolléte, vagy tartós akadályoztatása esetén a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően helyettesíti. Közreműködik az ügyintézők, az ügykezelők és a fizikai alkalmazottak részletes feladatainak meghatározásában, gondoskodik a hivatali fegyelem betartásáról. Javaslatot tesz az csoport működését érintő személyzeti és munkaügyi döntések meghozatalára. A Kiadmányozási Szabályzatban meghatározottak szerint kiadmányozási joggal rendelkezik. Gyakorolja a csoport köztisztviselői, ügykezelői és munkavállalói tekintetében az átruházott munkáltatói jogokat. Ügyintéző A jogszabályban meghatározott hatáskörrel rendelkező ügyintéző gyakorolja a hatósági jogkörét, s ellátja mindazon egyéb feladatokat, amelyeket a jogszabályok számára előírnak. Az ügyintéző feladata a képviselő-testület, a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre való előkészítése,
felhatalmazás esetén kiadmányozása, valamint a végrehajtás szervezése. A kapott utasítások és határidők figyelembevételével munkaterületén felelős a Hivatal állandó és időszakos feladatainak megvalósításáért. Ügykezelő Az ügykezelő a munkaköri leírásban részére megállapított, illetve a vezető által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembevételével, a jogszabályok és ügyviteli szabályok ismeretében és betartásával végzi. Ellátja mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amellyel a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza. Fizikai alkalmazott Tevékenységével segíti az érdemi ügyintézői és ügyviteli feladatok ellátását. Ellátja mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amellyel a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza.
Kiadmányozási rend Az SzMSz a kiadmányozás rendjére a következő általános szabályokat rögzíti: 1. „A saját vagy átruházott hatáskörben és átadott kiadmányozási jogkörben hozott intézkedés (kiadmány) aláírása a kiadmányozás. A kiadmányozó az intézkedést (tervezetét) saját kezűleg írja alá, névbélyegző nem használható. 2. Kiadmányt az ügyiratkezelés rendjére vonatkozó szabályok szerinti formában a hatáskör jogosultjának megnevezését tartalmazó - jegyző, polgármester - fejléccel ellátott iraton kell kiadni. A kiadmány nyomtatványon is kiadható. 3. Kiadmányozási jogkör átadása esetén a kiadmányt a hatáskör címzettjének fejléces iratán és nevében, a kiadmányozást átadott hatáskörben gyakorló aláírásával kell kiadni (pl.: jegyző megbízásából:………. Hatósági Osztályvezető). 4. Iratot aláírni a szöveg végén, jobb oldalon, nyomtatvány esetén a megjelölt helyen kell. Az aláíró egyidejűleg az iratot dátumozza, vagy annak meglétét ellenőrzi és az aláírás mellett bal oldalon az általa használt hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.” Javaslatunk a kiadmányozás rendjének szabályozására: Kizárólagosan a jegyző írja alá: −
bármely polgármesteri hivatali alkalmazott jogviszonyával kapcsolatosan keletkező
munkaügyi ügyek iratait, −
adatszolgáltatást a személyi anyaggal kapcsolatos ügyekben,
−
munkavállalói igazolásokat a pénzügyi irodavezető ellenjegyzése mellett,
−
kiküldetésben résztvevő, saját gépjárművet hivatali célra használó köztisztviselők
útnyilvántartásait, −
jogorvoslati kérelmek, törvényességi vizsgálatok felterjesztését,
−
jelzálog bejegyzésének, törlésének ellenjegyzése,
−
szakértő bevonásáról szóló végzéseket,
−
kijelölő szerv megkérését,
−
részletfizetés, méltányosság engedélyezéséről szóló határozatokat,
−
vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos levelezéseket,
−
anyakönyvi felmentési határozatokat,
−
a statisztikai adatszolgáltatásokat,
−
a választási eljárással kapcsolatos ügyek iratait,
−
az
önkormányzat
fenntartásában
működtetett
intézményekkel
kapcsolatos
levelezéseket, −
a megrendeléseket a pénzügyi irodavezetővel közösen,
−
belföldi jogsegélyt kérő végzéseket, ha az költségkihatással jár.
A jegyzőtől átruházott hatáskörében „xy jegyző megbízásából” az aljegyző írja alá: −
közoktatással kapcsolatos iratokat,
−
a kiszabott bírságok behajtásáról szóló határozatokat,
−
szervezeti egységen belüli munkájához kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatásokat.
A jegyző távollétében a jegyző helyett az aljegyző írja alá: −
fellebbezések felterjesztését,
−
szakértő bevonásáról szóló végzéseket,
−
kijelölő szerv megkérését,
−
anyakönyvi felmentési határozatokat,
−
kiküldetésen résztvevő köztisztviselők útnyilvántartásait,
−
belföldi jogsegélyt kérő végzéseket, ha az költségkihatással jár.
A jegyző 30 napot meghaladó távolléte, vagy a jegyzői munkakör betöltetlensége esetén a jegyző helyett az aljegyző írja alá: −
vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos levelezéseket,
−
részletfizetés engedélyezéséről szóló határozatokat,
−
munkaüggyel kapcsolatos ügyek iratait.
A jegyzőtől átruházott hatáskörében „xy jegyző megbízásából” a pénzügyi irodavezető írja alá a munkaköréhez tartozó ügyekben keletkezett iratokat. Az adók módjára történő behajtás cégszerű aláírással történik: első helyen a jegyző, második helyen az adócsoport vezető írja alá.
Az azonnali beszedési megbízásokat (inkasszó) első helyen a jegyző, második helyen az adócsoport vezető írja alá. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendje a számviteli politikában foglaltak szerint – külön szabályzat alapján - történik. A jegyzőtől átruházott hatáskörben - munkakörébe tartozó ügyekben a döntéshozatallal kapcsolatos levelezéseket, idézéseket, végzéseket és határozatokat, valamint a hatósági bizonyítványt és igazolványt - „xy jegyző megbízásából” írja alá: −
az építéshatósági ügyintéző,
−
az ipar -, kereskedelmi ügyekkel foglalkozó ügyintéző,
−
a szociális ügyintéző,
−
az adóügyi ügyintéző,
−
az igazgatási ügyintéző,
−
az anyakönyvvezető,
−
leltárelőadó,
−
a birtokvédelmi ügyintéző.
A polgármestertől átruházott hatáskörben – a közterület-foglalással kapcsolatos ügyekben hozott döntéseket, levelezéseket – „xy polgármester megbízásából” írja alá a városfejlesztési, vagyongazdálkodási csoportvezető. Az önkormányzat gazdálkodásával, vagyonával kapcsolatos levelezést, döntést kizárólag a polgármester írja alá a jegyző ellenjegyzése mellett. Távollétében aláírásra a jegyző és a pénzügyi irodavezető együttes aláírás mellett jogosultak. Kiadmány mintája: xy jegyző megbízásából /: xy :/ beosztás
Munkaköri leírások tartalmi -, formai követelményei A polgármesteri hivatalban kialakított munkakörökhöz kapcsolódó munkaköri leírások minimális tartalmi követelményeire vonatkozóan az alábbi javaslatot tesszük: −
A munkakör célja (a munkakörrel elérni kívánt eredmény)
−
A munkakör funkciója (rendeltetése)
−
Rendszeres munkafeladatok
−
Eseti munkafeladatok
−
Rendszeres megbízatások
−
Aláírási (kiadmányozási) jogok
−
Utalványozási jogok és ezek korlátai
−
Képviseleti jogok és kötelezettségek
−
Helyettesítési feladat (ő kit helyettesít)
−
Helyettesítő munkakör (a távollétében, helyettesítő)
−
Külső kapcsolatok
−
Belső kapcsolatok
−
Kommunikációs kötelezettségek
Ennek megfelelően a munkaköri leírás mintadokumentuma a következő:
M
U
N
K
A
K
„
M
Ö
R
I
I
N
T
L A
E
Í
R
Á
S
”
A munkakör megnevezése: FEOR szám: A munkakör ellátásához előírt iskolai végzettség: Köztisztviselő adatai: − Név: − Születési helye, ideje: − Anyja neve: − Besorolási osztály/fokozat: Köztisztviselő iskolai végzettsége/képesítése: Munkakör betöltésének kezdete (év-hó-nap): A munkakör célja … A munkakör funkciója … Rendszeres munkafeladatok 1. … 2. … 3. … Eseti munkafeladatok 1. … Rendszeres megbízatások ... Aláírási (kiadmányozási) jogok ... Utalványozási jogok és ezek korlátai ... Képviseleti jogok és kötelezettségek … Helyettesítési feladat (ő kit helyettesít) … Helyettesítő munkakör (a távollétében helyettesítő) … Külső kapcsolatok … Belső kapcsolatok 1. ... Kommunikációs kötelezettségek 1. ... Az informatikai eszközök használata és az azzal összefüggő felelősség 1. ... Kelt: Fonyód, 20... év ………… hónap … napján /: … :/ Munkáltató A munkaköri leírásban foglaltakat megismertem, tudomásul vettem, annak egy példányát a mai napon átvettem. /: … :/ Köztisztviselő
