EBP Boekhouding voor Windows 2000, XP of Vista. Installatie- en initiatiegids

EBP Boekhouding voor Windows 2000, XP of Vista

Installatie- en initiatiegids

Uitgegeven door EBP Business Software bvba Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel Tel : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 - Website http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Business Software editie 2010

INHOUDSTAFEL

Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand van EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeenkomst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de

INHOUDSTAFEL recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens. Garantie beperking EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen.

INHOUDSTAFEL

Proficiat ! U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt. Deze gids stelt de toepassing EBP Boekhouding voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan. Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt.

De helpfunctie is toegankelijk via het menu ? + Handleiding.

INHOUDSTAFEL

Inhoudstafel INSTALLATIE

7

1. ALVORENS TE STARTEN 7 1.1. Toegang technische dienst......................................................................7 1.2. Minimum aanbevolen configuratie ...........................................................7 1.3. De nodige schijfruimte .............................................................................8 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN? 8 2.1. Versie stand-alone...................................................................................8 2.2. Netwerkversie ..........................................................................................9 3. HOE DE TOEPASSING STARTEN? 9 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? 9 4.1. Evaluatieversie ........................................................................................9 4.2. Hoe mijn toepassing activeren?...............................................................9 4.3. Hoe mijn activeringscode ingeven? .......................................................10 5. HOE IN HET DEMODOSSIER GAAN? 11 6. WERKSCHERM 12

VAN START GAAN

13

1. TIPS IN VERBAND MET DE TOEPASSING ? 13 1.1. De snelkoppelingen ...............................................................................13 1.2. De ingave in een dagboek .....................................................................14 2. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN? 14 2.1. Tab Aanmaak ........................................................................................14 2.2. Tab Perioden .........................................................................................15 2.3. Tab Parametrage...................................................................................16 3. HOE EEN DAGBOEK AANMAKEN? 17 4. HOE EEN ALGEMENE BOEKHOUDREKENING AANMAKEN? 17 5. HOE EEN KLANT AANMAKEN? 19 6. HOE EEN LEVERANCIER AANMAKEN? 20 7. HOE EEN DERDE AANMAKEN? 21 8. HOE EEN VERKOOP BOEKEN? 23 8.1. Een verkoop met meerdere boekhoudrekeningen .................................23 8.2. Een Intracom verkoop............................................................................25 8.3. Verkoop Medecontractant......................................................................26 9. HOE EEN AANKOOP BOEKEN? 26 9.1. Intracom aankoop ..................................................................................28 9.2. Aankoop met Verworpen uitgaven.........................................................29 9.3. Aankoop investering ..............................................................................30 9.4. Aankoop erelonen..................................................................................33 10. HOE EEN UITTREKSEL BOEKEN? 34 10.1. Hoe een nieuw financieel dagboek aanmaken? ..................................34 10.2. Hoe uw openingssaldo inboeken? .......................................................35 10.3. Hoe een betaling afpunten met een factuur? .......................................37 10.4. Hoe een betalingsverschil boeken? .....................................................39

INHOUDSTAFEL 10.5. Hoe een informatie opzoeken ? ...........................................................40 11. HOE EEN DIVERSE VERRICHTING BOEKEN? 44 12. ELEKTRONISCHE BTW-AANGIFTE « INTERVAT » 44 12.1. Genereren « .XML » bestand ..............................................................45 12.2. Intervat.................................................................................................45 13. BACKUP 46 14. PARAMETERS EBP BOEKHOUDING 46

DE GEVORDERDE FUNCTIES

53

1. 2.

VERVALDAGBOEK DE HERINNERINGEN

53 53

3.

ANALYTISCH

53

ALVORENS TE STARTEN

INSTALLATIE 1. ALVORENS TE STARTEN 1.1. Toegang technische dienst De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel : •

Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden.

•

Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem

02/737 95 95

[email protected] Uren Maandag tot vrijdag

9u00 tot 17u00

Middagpauze

12u30 tot 13 :30

*Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract.

1.2. Minimum aanbevolen configuratie De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende: • • • • • •

Pentium 4 - 2 gHz met Intel processor en 512 Kb RAM (1 Go voor Vista), Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familial SP2 of Vista, Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2 Een scherm die resolutie 1024*768 (24 bits) ondersteund, Een inktjet- of laserprinter met Windows driver. De software draait onder Windows Vista 32-bits Editie en niet onder 64-bits.

INSTALLATIE

Opmerking Windows 2000 en XP zijn Microsoft toepassingen die u eerst moet aanschaffen voor de installatie van de software.

1.3. De nodige schijfruimte De volledige installatie van de software vereist 120 Mb beschikbare schijfruimte. De installatie van het demodossier neemt ongeveer 10 Mb in.

2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN? Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten.

2.1. Versie stand-alone 1.

Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK.

2.

Het welkomstscherm verschijnt. U klikt op de knop Gamma onderneming om naar de presentatie en installatie te gaan van EBP Boekhouding.

3.

Selecteer installatie toepassing.

4. De installatiewizard van de toepassing verschijnt. U selecteert de taal en u klikt op de knop OK om de handeling te starten. U komt in het installatiescherm en u klikt op Volgend. 5.

De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplicht moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is afhankelijk van de aanvaarding ervan.

6.

Klik op Ik accepteer de licentieovereenkomst om de gebruikersovereenkomst voor dit product te aanvaarden. Anders klikt u op Ik accepteer de licentieovereenkomst niet en de installatie stopt. U klikt op Volgend.

7.

De standaard installatiemap is C:\EBP\Accounting. U klikt op Volgend.

8.

In het installatiescherm, klikt u op de knop Installeren.

Hoe de toepassing starten? 9.

Op het scherm InstallShield Self-extraction antwoordt u Ja.

10. Daarna kunt u de computer heropstarten. U moet klikken op de knop Beëindigen.

2.2. Netwerkversie Voor de netwerkinstallaties, instaleert u eerst de toepassing op de server. Daarna doet u de werkstations door het bestand « DLLEBPAS.exe » te installeren. Dit bestand staat in de map C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Op elk werkstation maakt u een snelkoppeling aan op basis van het bestand « EBPAS.exe » op de server.

3. HOE DE TOEPASSING STARTEN? Als u, bij de installatie van de software, de aanmaak van een icoon op het bureaublad gevraagd heeft, kan u de toepassing opstarten door hierop te klikken. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma’s + EBP + EBP Boekhouding.

4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? 4.1. Evaluatieversie Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat u de toepassing gedurende 40 dagen kunt testen.

Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken.

4.2. Hoe mijn toepassing activeren? U moet de toepassing EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven afgeleverd door EBP. EBP heeft onderstaande informatie nodig om uw code door te sturen: • •

Het serie- of licentienummer (steekt in de doos), De zone « Sleutel » op het ontgrendelingsscherm. Hiervoor moet u de sfotware installeren.

INSTALLATIE

4.3. Hoe mijn activeringscode ingeven? Bij het opstarten van de toepassing, verschijnt het ontgrendelingsscherm. U heeft toegang tot volgende velden :

•

Naam U moet de zone Naam verplicht invullen zoals die door EBP meegedeeld wordt rekening houdend met punten, hoofdletters…

•

Sleutel De zone Sleutel is eigen aan uw computer en wordt automatisch berekend.

•

Serienr Het serienummer wordt door EBP meegedeeld en vult u hier in.

•

Activeringscode De code ingeven door EBP meegedeeld.

Hoe in het demodossier gaan? Valideer en klik op de knop Volgend. Er kan een bericht verschijnen: • Als de code juist werd ingevuld, kunt u het dossier kiezen. • Als de code onjuist is, verschijnt volgend bericht: « Activeringscode ongeldig ! ». In dat geval, vult u de code nogmaals in en kijkt u na of de zone « Naam » goed werd ingevuld. Opmerking Om veiligheidsredenen is uw activeringscode niet meer zichtbaar na validering.

5. HOE IN HET DEMODOSSIER GAAN?

Nadat u de activeringscode hebt ingegeven, komt u op het scherm « Keuze v/d onderneming». Zolang u uw eigen dossier niet hebt aangemaakt, voert u testboekingen in in het demodossier. De gebruiker is standaard ADMIN en het paswoord is standaard 0001.

INSTALLATIE

6. WERKSCHERM

De menus

Contextueel deel van de navigatiebalk.

Klik hier om de taal te wijzigen.

Tips in verband met de toepassing ?

VAN START GAAN Hieronder gaan we dieper in op bepaalde functies van de toepassing onder andere : hoe een dossier aanmaken, hoe dagboeken aanmaken, hoe klanten/leveranciers en algemene rekeningen aanmaken. U vindt ook enkele boekingen terug. Het is aanbevolen om u tussen de zones te verplaatsen met de toets [Enter]. De boekhouding bestaat in twee versie: Standaard en Pro. De opties van die de versie Pro aanbelangen verschijnen met het pictogram:

.

Met de standaardversie kunt u 5 dossiers aanmaken. Met de versie dossiers aanmaken.

1. TIPS IN VERBAND MET DE TOEPASSING ? 1.1. De snelkoppelingen

kunt u 10

VAN START GAAN

1.2. De ingave in een dagboek Als u in een toekomstige periode een boeking invoert, verschijnt er bij validering ervan een bericht:

Indien u hierop « JA » antwoord, zal het niet meer mogelijk zijn om in de vorige periode te boeken.

2. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN? 2.1. Tab Aanmaak Om een dossier aan te maken, activeert u Aanmaak.

het menu Bestand\Nieuw

tab

In het deel Fiche geeft u de bedrijfsnaam in en de naam van het bestand op uw harde schijf. In het deel Invoeren selecteert u voor elke rubriek de gewenste wetgeving. Standaard staat het op « Belgische wetgeving (N) ». Om het boekhouddossier aan te maken, klikt u op de knop Aanmaak .

hoe mijn dossier aanmaken?

Na aanmaak verschijnt onderstaand venster:

2.2. Tab Perioden U klikt op de knop OK en de toepassing gaat naar de tab Perioden. U vult het Boekjaar 1 in en u klikt op de knop Opslaan.

VAN START GAAN

2.3. Tab Parametrage In die tab vult u de bedrijfsgegevens in en klikt u op de knop Opslaan.

Hoe een dagboek aanmaken?

3. HOE EEN DAGBOEK AANMAKEN? Standaard is er een lijst van dagboeken aanwezig. U kunt die wijzigen, verwijderen of er toevoegen. Als u een nieuw dagboek aanmaakt type « Financieel » moet u eerst de algemene rekening van de klasse 55 aanmaken om die daarna te linken aan uw financieel dagboek. In het Financieel dagboek kunt u ook direct de BTW inboeken.

De dagboeken *x x* zijn dagboeken die door de software gebruikt worden. U mag die niet verwijderen.

4. HOE EEN ALGEMENE BOEKHOUDREKENING AANMAKEN? Om naar het boekhoudplan te gaan, gebruikt u het menu Gegevens\Algemene rekeningen. U zoekt een rekening op door de eerste cijfers in te typen. De toepassing plaatst zich op de eerste rekening beginnend met die cijfers. Voorbeeld: U typt 6111. De toepassing plaatst zich op de eerste rekening6111 die is «Onderhoud gebouwen». Om een rekening toe te voegen, heeft u twee mogelijkheden: • •

Klikken op het icoon om een rekening toe te voegen, De toets [Insert] van uw klavier.

VAN START GAAN

U vult de zone « Volgnr » in met het aan te maken rekeningnummer alsook de omschrijving. Als de rekening niet meer gebruikt wordt, vinkt u het vak « Verbergen » aan. U slaagt de rekeningfiche op door te klikken op het icoon [Page Down] van uw klavier.

of via de toets

of de toetsen [CTRL] + [DEL]. U kunt een rekening verwijderen via het icoon U kunt geen rekening verwijderen waarop boekingen staan. Om de lijst te exporteren vraagt u eerst het afdrukvoorbeeld via het icoon het nieuwe scherm klikt u op de knop kan geopend worden in Excel.

. In

om de export uit te voeren. Dit bestand

hoe een klant aanmaken?

5. HOE EEN KLANT AANMAKEN? Om naar de lijst van klanten te gaan, gebruikt u het menu Gegevens \ Klantenrekeningen. Om een klant toe te voegen, heeft u twee mogelijkheden: • •

Klikken op het icoon om een klant toe te voegen, De toets [Insert] van uw klavier.

U vult de gegevens van de klant in. Als de klant niet meer gebruikt wordt, kunt u het vak « Verbergen » aanvinken. In de zone Basisgegevens kunt u boekingsrekeningen linken aan de klant. Dit versnelt de ingave van boekingen. U slaagt de klantfiche op door te klikken op het icoon Down] van uw klavier.

of via de toets [Page

of de toetsen [CTRL] + [DEL]. U U kunt een klant verwijderen via het icoon kunt geen klant verwijderen waarop boekingen staan.

VAN START GAAN In de zone Boekhoudrekeningen kunt u een/meerdere boekhoudrekening(en) linken aan uw klanten. Dit versnelt de ingave van de boekingen. Door te klikken op het icoon bepaalde periode te weten.

komt u het gerealiseerde omzetcijfer over een

Om de lijst te exporteren vraagt u eerst het afdrukvoorbeeld via het icoon het nieuwe scherm klikt u op de knop kan geopend worden in Excel.

. In


6. HOE EEN LEVERANCIER AANMAKEN? Om naar de lijst van leveranciers te gaan, gebruikt u het menu Gegevens \ Leveranciersrekeningen. Om een leverancier toe te voegen, heeft u twee mogelijkheden: • •

om een leverancier toe te voegen, Klikken op het icoon De toets [Insert] van uw klavier.

U vult de gegevens van de leverancier in. Als de leverancier niet meer gebruikt wordt, kunt u het vak « Verbergen » aanvinken. In de zone Boekhoudrekeningen kunt u een/meerdere boekhoudrekening(en) linken aan uw leveranciers. Dit versnelt de ingave van de boekingen.

Hoe een derde aanmaken?

U slaagt de leveranciersfiche op door te klikken op het icoon [Page Down] van uw klavier.

of via de toets

U kunt een leverancier verwijderen via het icoon of de toetsen [CTRL] + [DEL]. U kunt geen leverancier verwijderen waarop boekingen staan. Door te klikken op het icoon een bepaalde periode.

komt u het gereaiseerde omzetcijfer te weten over


. In


: In de versie Pro kunt u de fiches 281.50 afdrukken. Hiervoor moet u in de leveranciersfiche de zone « Fiche 281 opmaken » invullen.

7. HOE EEN DERDE AANMAKEN? De lijst van derden raadpleegt u via het menu Gegevens \ Derderekeningen. Om een derde toe te voegen, heeft u twee mogelijkheden: • •

om een derde toe te voegen, Klikken op het icoon De toets [Insert] van uw klavier.

VAN START GAAN

U vult de gegevens van de derde in. Als de derde niet meer gebruikt wordt, kunt u het vak « Verbergen » aanvinken. In de zone Boekhoudrekeningen kunt u een/meerdere boekhoudrekening(en) linken aan uw derden. Dit versnelt de ingave van de boekingen. U slaagt de derdefiche op door te klikken op het icoon Down] van uw klavier.

of via de toets [Page

of de toetsen [CTRL] + [DEL]. U U kunt een derde verwijderen via het icoon kunt geen derde verwijderen waarop boekingen staan. Door te klikken op het icoon over een bepaalde periode.

komt u het gerealiseerde omzetcijfer te weten


. In


hoe een verkoop boeken?

8. HOE EEN VERKOOP BOEKEN? Om een verkoop te boeken gaat u naar het menu Ingaven\Verkopen of via de snelkoppeling in het deel Verkopen van de navigatiebalk. Indien u meerdere verkoopdagboeken heeft, selecteert u het gewenste journaal. Om een boeking toe te voegen, heeft u twee mogelijkheden: • •

Klikken op het icoon , De toets [Insert] van uw klavier.

U selecteert de periode waarin u de boeking doen. OPGELET: Eens u de boeking valideert, verschijnt onderstaand bericht :

Als u « JA » antwoord is het niet meer mgelijk om in de vorige periode te boeken.

8.1. Een verkoop met meerdere boekhoudrekeningen Tussen de zones verplaatst u zich met de toets [Enter]. Daarna gaat u naar de zone « Volgnr ». Het nummer is vrij (de toepassing stelt u het eerstvolgend beschikbare nummer voor). De toepassing verhoogt automatisch het nummer. In de zone « Klantcode » zoekt u een klant op. U typt de eerste karakters van de code en u klikt op [Enter]. De toepassing stelt u een lijst voor. U selecteert de klant met de pijltjestoetsen en [Enter]. Als de klant niet bestaat, kunt u die aanmaken via de toetsen [CTRL] + [F2]. In de zone « Datum v/h stuk » vult de dag in. EBP Boekhouding stelt u automatisch de maand en het jaar voor. U gaat door met de toets [Enter] om de vervaldag aan te passen. De valuta staat standaard op EUR. In het vak « Totaal EUR » geeft u totaal factuurbedrag in.

VAN START GAAN In de zone « BTW-voet » neemt hij de instellingen van de klantfiche. Die zone is wijzigbaar. Onderaan vindt u de boekingslijnen terug. Als u op de klanten/leveranciers/derden boekingsrekeningen hebt gelinkt, wordt het formulier automatisch opgevult met die gelinkte rekeningen. U kunt die instellingen wijzigen door in de zone te klikken. Om een andere rekening op te zoeken, typt u de eerste karakters en u valideert met [Enter]. Uit de voorgesteld lijst selecteert u de gewenste rekening. De Commentaar boeking komt automatisch (zie Bestand\Dagboeken) en u kunt dit aanvullen. U gaat naar de kolom « Bedrag ex. BTW » en u vult het bedrag ex. BTW in. U kunt het BTW-percentage en de BTW-code wijzigen. Als u meerdere verkooplijnen moet boeken, typt u op de laatste lijn in de kolom « Bedrag ex. BTW » *+ het BTW-percentage.

De software herneemt automatisch het percentage en de code.

Om de boeking op te slaan klikt u op het icoon Down] van uw klavier.

of gebruikt de toets [Page

U kunt een boeking wijzigen of verwijderen. U zoekt u boeking in een bepaalde periode op via de knoppen of . Indien nodig wijzigt u de boeking en u valideert die wijzigen met de toets [Page Down] . Als u een boeking wilt verwijderen, klikt u op de knop

.

hoe een verkoop boeken?

8.2. Een Intracom verkoop Om een Intracom verkoop te boeken, moet u de klantenfiche nazien. In die fiche moet in de zone « Land » een Europees land staan en de zone « Perc. » moet op 0.00 % staan.

Daarna gaat u naar het menu Ingaven\Venrkopen of via de snelkoppeling Ingaven van de navigatiebalk. Hieronder het scherm voor een INTRACOM verkoop.

VAN START GAAN

De BTW-code komt automatisch. De code is wijzigbaar door in het vak te klikken en u kunt een andere BTW-code selecteren. Om de boeking op te slaan klikt u op het icoon Down] van uw klavier.


8.3. Verkoop Medecontractant In de boeking selecteert u in het veld « BTW-voet » 0.00. Op de boekingslijn verandert u in het veld « BTW-code » de code met Verkopen Medecontractant (VCC). Om de boeking op te slaan klikt u op het icoon Down] van uw klavier.


9. HOE EEN AANKOOP BOEKEN? Om een verkoop te boeken gaat u naar het menu Ingaven\Aankopen of via de snelkoppeling in het deel Aankopen van de navigatiebalk. Indien u meerdere aankoopdagboeken heeft, selecteert u het gewenste journaal.

hoe een aankoop boeken? Om een boeking toe te voegen, heeft u twee mogelijkheden: • •

Klikken op het icoon , De toets [Insert] van uw klavier.

U selecteert de periode waarin u de boeking doen. OPGELET: Eens u de boeking valideert, verschijnt onderstaand bericht :

Als u « JA » antwoord is het niet meer mgelijk om in de vorige periode te boeken. Tussen de zones verplaatst u zich met de toets [Enter]. Daarna gaat u naar de zone « Volgnr ». Het nummer is vrij (de toepassing stelt u het eerstvolgend beschikbare nummer voor). De toepassing verhoogt automatisch het nummer. In de zone « Leverancierscode » zoekt u een leverancier op. U typt de eerste karakters van de code en u klikt op [Enter]. De toepassing stelt u een lijst voor. U selecteert de leverancier met de pijltjestoetsen en [Enter]. Als de leverancier niet bestaat, kunt u die aanmaken via de toetsen [CTRL] + [F3]. In de zone « Datum v/h stuk » vult de dag in. EBP Boekhouding stelt u automatisch de maand en het jaar voor. U gaat door met de toets [Enter] om de vervaldag aan te passen. De valuta staat standaard op EUR. In het vak « Totaal EUR » geeft u totaal factuurbedrag in. In de zone « BTW-voet » neemt hij de instellingen van de leveranciersfiche. Die zone is wijzigbaar. Onderaan vindt u de boekingslijnen terug. Als u op de klanten/leveranciers/derden boekingsrekeningen hebt gelinkt, wordt het formulier automatisch opgevult met die gelinkte rekeningen. U kunt die instellingen wijzigen door in de zone te klikken. Om een andere rekening op te zoeken, typt u de eerste karakters en u valideert met [Enter]. Uit de voorgesteld lijst selecteert u de gewenste rekening.

VAN START GAAN De Commentaar boeking komt automatisch (zie Bestand\Dagboeken) en u kunt dit aanvullen. U gaat naar de kolom « Bedrag ex. BTW » en u vult het bedrag ex. BTW in. U kunt het BTW-percentage en de BTW-code wijzigen. Als u meerdere verkooplijnen moet boeken, typt u op de laatste lijn in de kolom « Bedrag ex. BTW » *+ het BTW-percentage. De toepassing herneemt automatisch het percentage en de code. Om de boeking op te slaan klikt u op het icoon Down] van uw klavier.


U kunt een boeking wijzigen of verwijderen. U zoekt u boeking in een bepaalde of . Indien nodig wijzigt u de boeking en u periode op via de knoppen valideert die wijzigen met de toets [Page Down] . Als u een boeking wilt verwijderen, klikt u op de knop

.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van aakopen.

9.1. Intracom aankoop In functie van de gebruikte boekhoudrekening, wijzigt u de BTW-code door op het pijltje te klikken.

hoe een aankoop boeken?



9.2. Aankoop met Verworpen uitgaven Dit wordt automatisch beheerd door EBP Boekhouding dankzij de standaardinstellingen van de toepassing. Hieronder ziet u een voorbeeld van een rekening:

Bij het ingeven van de boeking, wordt het vak « Niet-aftrekbare BTW » automatisch berekend.

VAN START GAAN



Voor de afdruk van de lijst van Verworpen uitgaven verwijzen wij u naar het helpfunctie

.

9.3. Aankoop investering EBP Boekhouding beheert de afschrijvingen automatisch. De investeringsrekeningen zijn daarvoor ingesteld. In het deel Verbinding met andere rekeningen onderaan rechts van het scherm staat als type Investering.

hoe een aankoop boeken?

Daarna boekt u de investering. EBP Boekhouding neemt de correcte BTW-code.

VAN START GAAN

Bij validering van de boeking via de knop of de toets [Page Down], verschijnt het scherm Automatische boekingen verbonden met de rekening. U geeft de omschrijving van de investering in.

Om uw afschrijvingstabel na te zien en te genereren klikt u op de knop onderaan links.

hoe een aankoop boeken? Daarna wordt uw afschrijvingstabel gegenereerd.

Als U wijzigingen aanbracht aan die tabel moet u klikken op de knop Tabel hergenereren.

Voor de afdruk van Vaste activa, verwijzen wij u naar de helpfunctie.

9.4. Aankoop erelonen Alvorens die aankoop in te geven, kijkt u de leveranciersfiche na. U moet bepalen waarvoor een fiche 281 opstelt.

VAN START GAAN Daarna boekt u de aankoop zoals hierboven uitgelegd.

Voor de afdruk van de Fiches 281.50, verwijzen wij u naar de helpfunctie .

10. HOE EEN UITTREKSEL BOEKEN? Om een bankuittreksel te boeken, gaat u naar het menu Ingaven\Financieel of via de snelkoppeling in het deel Ingaven van de navigatiebalk. Indien u meerdere financiële dagboeken heeft, selecteert u het gewenste dagboek.

10.1. Hoe een nieuw financieel dagboek aanmaken? Voor u een nieuw dagboek aanmaak, moet u eerst de algemene rekening aanmaken. Hiervoor gaat u naar het menu Gegevens \ Algemene rekeningen. Om een nieuwe financiële rekening aan te maken, heeft u twee mogelijkheden: • •

, Klikken op het icoon De toets [Insert] van uw klavier.

Hoe een Uittreksel boeken? Daarna gaat u naar het menu Bestand \ Dagboeken en u klikt op de knop . In het veld « Type », selecteer u Financieel. In het veld Centralisatierek. typt u de nieuw aangemaakte financiële boekhoudrekening.

10.2. Hoe uw openingssaldo inboeken? Indien u de openingsbalans heeft, boekt u het openingssaldo als volgt:

1) In de Diverse Operatie geeft u op de wachtrekening 499000 het saldo van de balans in.

VAN START GAAN

2)

In het Financieel dagboek geeft u op de 1ste lijn de wachtrekening 499000 in en u punt het af met het initieel saldo. Hiervoor klikt u op de knop naast het veld « Afgepunt ». Onderstaand scherm wordt geopend .

U selecteert de lijn en u klikt op « OK ». U valideert met de toets [Enter] om de lijn op te slaan.

3)

Vervolgens boekt u de rest van uw uittreksel.

Als het een klant/leverancier/derde is die u betaald dan typt u in de zone « Rekening » K , L of D en [Enter]. U komt in de lijst van klanten/leveranciers/derden en u selecteert.

Hoe een Uittreksel boeken?

Indien u geen openingsbalans heeft, volgt u eerst stap 2 en 3. Eens u de balans heeft, gaat u die invoeren in he Diverse dagboek.

10.3. Hoe een betaling afpunten met een factuur? U typt in de zone « Afgepunt » « * » om het scherm voor afpunting te openen. U selecteert de factuur met de pijltjestoetsen en spatiebalk.

VAN START GAAN

Ga met [Enter] tot in het veld « Waarde EUR ».


10.4. Hoe een betalingsverschil boeken? Wij hebben een factuur maar de klant betaalt te weinig. U typt het ontvangen bedrag in de plaats van het bedrag in het veld « Waarde EUR » en u doet [Enter].

De afpunting is niet in evenwicht. Het ‘#’ teken voor de afpunting meldt het ons an wij zien een verschil staan. Om dit weg te werken, typt u « * » in het veld « Afgepunt » naast de zone « Verschil ».

VAN START GAAN

Het scherm « Betalingsverschillen » opent automatisch. U moet dit invullen naargelang het te boeken verschil en u valideert met [Enter]. U sluit het venster door te klikken op OK.

10.5. Hoe een informatie opzoeken ? Veronderstel dat wij een bedrag ontvangen en we weten niet waarover het gaat. U typt opnieuw « * » dans veld « Rekening » en u doet [Enter].


Het venster « Selectieparameters » opent. Standaard staat het meeste gebruikte criteria aangeduid namelijk « Bedragen ». U typt het te zoeken bedrag in in de zone « Doelgroep » en 2x [Enter].

VAN START GAAN

We vinden Garage Toto terug.

U gaat naar het veld « Afgepunt » en u typt « * ». U duidt alle facturen aan met de pijltjestoetsen en de spatiebalk.

U laat [Enter] ingedrukt om terug te komen tot de zone « Rekening ». U valideert via [Page Down].


U moet het nieuwe saldo ingeven in het veld « Nieuw ».

Als het Nieuw saldo niet juist is, verschijnt er een bericht.

Nadat u uw uittreksel hebt verbeterd, valideert u de boeking door te klikken op de knop

of op de knop [Page Down].


.

VAN START GAAN

11. HOE EEN DIVERSE VERRICHTING BOEKEN? Om een diverse operatie te boeken gaat u naar het menu Ingaven \ Diverse of via de snelkoppeling Ingaven van de navigatiebalk. De boeking van de diverse verrichting gebeurt op dezelfde manier als voor de andere boekingen. Het enige verschil is dat u in het veld « Waarde EUR » het teken D of C moet ingeven om de richting van de boeking aan te duiden Debet of Credit. U valideert de boeking door te klikken op de knop Down].

of op de knop [Page


.

12. ELEKTRONISCHE BTW-AANGIFTE « INTERVAT » Om de BTW-aangifte af te drukken, gaat u naar het menu Afdrukken \ BTWaangifte.

Elektronische BTW-aangifte « INTERVAT »

12.1. Genereren « .XML » bestand • • • •

U gaat naar het menu « Afdrukken\BTW-aangifte », U geeft de juiste verzendparameters in voor de aangifte, U vinkt het vak « XML bestand – Enige Verklaring » aan; U klikt op het icoon « Afdrukvoorbeeld » of [F9].

Het afdrukvoorbeeld genereert een bestand « DECLUNIBE…_....XML » een de map C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. De bestandsnaam wordt als volgt bepaald: Unieke aangifte BE + BTW-nr + datum aanmaak bestand. U drukt de aangifte af en u verlaat dit scherm.

12.2. Intervat Eerst moet u een cerficaat aanvragen om toegang te hebben tot de Intervat functies. U kunt dit bekomen: • via de internet site van de betrokken diensten. De te volgen procedure wordt gedetailleerd beschreven. - Global Sign - Isabel - Certipost • U kunt ook een toegang hebben met uw electronische identiteitskaaart. Hiervoor moet u een kaartlezer en een software. Meer informatie hierover http://readers.eid.belgium.be. De site werkt momenteel alleen met « Microsoft Internet Explorer ». • U steekt u identiteitskaart in de ID-lezer, • U gaat naar de site Ministerie van Financiën (icoon « .be »), • U klikt op de link « INTERVAT », • U klikt op « Authentificatie via elektronische identiteitskaart », • U klikt op de knop « LOGIN ». Bij de eerste contactname verschijnt een identificatiescherm. U selecteert de gebruiker en u voert de PIN-code in. 12.2.1. De manuele aangifte • U klikt op de link « Manuele aangifte» links van het scherm, • U klikt op « Openen », • U klikt op de knop « Doorlopen » om het bestand « .XML » te selecteren in de map C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA, • U klikt op de knop « Openen » (dit kan enige tijd duren), • U kijkt de gegevens van de aangifte na.

VAN START GAAN De bedragen van de elektronische BTW-aangifte moeten volgende formaat hebben: 00 000.00. Als dit niet zo is, moet u de landinstellingen van uw computer nakijken. Hieronder de vereiste instellingen : •

Decimaal teken: een punt

•

Cijfergroeperingsteken: een spatie

•

Tijdstijl: UU :mm :ss

•

Korte datumnotatie: dd/MM/jjjj

U vraagt opnieuw het afdrukvoorbeeld van uw BTW-aangifte in EBP Boekhouding 2008. Eens de controle beëindigd, vult u de verplichte velden in de Kader VIII van de aangifte in en u klikt op de knop « Versturen », U volgt de stappen op het scherm om uw bericht van ontvangst, van uw verzonden BTW-aangifte, op te slaan of af te drukken.

13. BACKUP Het is belangrijk om regelmatig een backup van uw gegevens te nemen. Opmerking De backup is de enige manier om uw gegevens terug te zetten wanneer uw database verwijderd of beschadigd is. U neemt een kopie van uw dossier met als extentie *.EBP. Uw dossier staat standaard in de map C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA.

14. PARAMETERS EBP BOEKHOUDING Als uw cijfers met 100 vermenigvuldigd zijn, moet u de Landinstellingen aanpassen. Hiervoor klikt u op de knop Start onderaan links van uw scherm. U selecteert Configuratiescherm – Landinstellingen en u klikt op «Aanpassen ».

Parameters EBP Boekhouding

VAN START GAAN

1.

GETALLEN Decimaalteken = . (een punt)

Cijfergroeperingssymbool =

(een spatie)

Valuta

1 punt

1 spatie

Klik op de knop « Toepassen » om te valideren. 2.

VALUTA Decimaalteken = . (een punt)

Cijfergroeperingssymbool =

(een spatie)

VAN START GAAN

1 punt

1 spatie

Klik op de knop « Toepassen » om te valideren.

Tijd 3.

TIJD

UU:mm:ss

Klik op de knop « Toepassen » om te valideren.

VAN START GAAN 4.

DATUM

dd/MM/jj

Klik op de knop « Toepassen » om te valideren en OK om dit scherm te verlaten.

Vervaldagboek

DE GEVORDERDE FUNCTIES Hieronder vindt u een beschrijving van andere aanwezige functies Boekhouding.

in EBP

1. VERVALDAGBOEK U kunt op het scherm het vervaldagboek raadplegen of afdrukken.

2. DE HERINNERINGEN Er zijn vijf herinneringsniveau’s. U kunt de tekst in 4 talen zetten. In functie van de taal van de cliënt zal de herinnering afgedrukt worden.

3. ANALYTISCH EBP Boekhouding beheert 5 analytische niveau‘s. U kunt u ook de analytische balans afdrukken.

Voor de analytische afdrukken verwijzen wij u naar de helpfunctie.

EBP Boekhouding voor Windows 2000, XP of Vista. Installatie- en initiatiegids

Recommend Documents