Duurzaamheidsverklaring

Duurzaamheidsverklaring

2 > Duurzaamheidsverklaring Ricoh

Duurzaamheidsverklaring Als wereldwijde speler in een snel veranderende maatschappij wil Ricoh, samen met haar internationale en lokale klanten, bijdragen aan positieve duurzame ontwikkeling en groei. Die betrokkenheid zit in onze genen, in ons DNA. Al sinds onze oprichting in 1936 creëren we waarde voor mens, maatschappij en milieu. We denken, werken, ontwikkelen en produceren als onderneming zo duurzaam mogelijk en helpen andere bedrijven met het inrichten en beheren van een op maat gesneden IT- en werkomgeving die optimaal presteert én duurzaam functioneert. Een omgeving die voldoet aan de hoogste kwalitatieve standaarden en voorschriften en positief bijdraagt door de gehele organisatie beter en duurzaam te laten werken. Ook in de keten nemen we onze verantwoordelijkheid en verminderen we de effecten van onze producten, diensten en werkprocessen proactief. In nauwe samenwerking met onze stakeholders. Zo wordt duurzaamheid een gezamenlijke inspanning van onze medewerkers, aandeelhouders, klanten, business partners en leveranciers. En elke dag duurzamer werken doen we via een integrale aanpak gebaseerd op de volgende pijlers: 1. Integriteit 2. Respect voor mensen 3. In harmonie met het milieu 4. In harmonie met de samenleving ’s-Hertogenbosch 9 december 2014

Mark Boelhouwer CEO

Carol Dona Executive Chairman

3 > Duurzaamheidsverklaring Ricoh

Duurzaamheidspijlers Op welke thema’s binnen de vier pijlers het accent wordt gelegd, is het resultaat van een continue afweging. Waar hebben we impact? Wat verwachten stakeholders? Onderstaand wordt per pijler aangegeven welke thema’s hierin opgenomen zijn. 1 Integriteit Ricoh onderneemt maatschappelijk verantwoord. Met meer oog voor mens, mensenrechten en maatschappij. We nemen onze verantwoordelijkheid, werken transparant en met respect voor de belangen van onze stakeholders. In overeenstemming met de MVO principes uit ISO 26000 en bij het bepalen en behalen van onze doelen werken wij altijd conform: 1.1 Wetgeving, richtlijnen en internationale gedragsnormen 1.2 De regels van behoorlijk bestuur 1.3 De regels van duurzaam ondernemen

(zie bijlage voor meer achtergrond/verdere verdieping) 2 Respect voor mensen Ricoh wil medewerkers een veilige en gezonde werkomgeving en arbeidsomstandigheden, maar ook mensen met een zekere afstand tot de arbeidsmarkt gelijkwaardige kansen bij gelijke geschiktheid bieden. En we blijven wereldwijd luisteren naar- en leren van iedere individuele medewerker. Zodat Ricoh elke werkomgeving nog verder kan optimaliseren en iedereen met nog meer plezier en succes kan laten presteren. Want uiteindelijk bepalen onze mensen de tevredenheid van onze klanten. Zij maken het verschil. Daarom hebben we bij Ricoh meer aandacht voor: 2.1 Een veilige en gezonde werkomgeving 2.2 Arbeidsparticipatie en diversiteit 2.3 Medewerkersbetrokkenheid

(zie bijlage voor meer achtergrond/verdere verdieping)

4 > Duurzaamheidsverklaring Ricoh

3 In harmonie met het milieu Ricoh wil zo duurzaam mogelijk ondernemen. We gebruiken intern steeds minder energie, maken minder kilometers en beperken en compenseren onze CO2 uitstoot. Ook in de keten verbruiken we minder grondstoffen, stimuleren we recycling en voeren we duurzaam af. Bovendien helpen we, met onze duurzame producten en diensten onze klanten steeds beter werken en duurzamer ondernemen. Beter voor de wereld. Beter voor iedereen! Ons milieubeleid? 3.1 Energiegebruik en CO2 uitstoot reduceren 3.2 Grondstofbesparing, inzamelen & hergebruik 3.3 Voorkomen milieuvervuiling 3.4 Stimuleren biodiversiteit

(zie bijlage voor meer achtergrond/verdere verdieping) 4 In harmonie met de samenleving We dragen ons steentje bij aan de internationale samenleving en leveren een positieve bijdrage aan de lokale gemeenschap. Sociale en economische ontwikkeling is nodig om de kwaliteit van leven te verbeteren en precies dat is de basis van onze betrokkenheid en activiteiten. De maatschappelijke thema’s waar Ricoh (Nederland) zich op richt en medewerkers voor uitgenodigd om, onder werktijd, een actieve rol in te vervullen zijn: 4.1 Raising the Next Generation 4.2 Biodiversiteit – het herstelvermogen van de aarde

(zie bijlage voor meer achtergrond/verdere verdieping)

5 > Duurzaamheidsverklaring Ricoh

Bijlagen 1 Integriteit 1.1 Wetgeving, richtlijnen en internationale gedragsnormen: •

Ricoh maakt gebruik van (beproefde/gecertificeerde/duurzame/transparante) managementsystemen bij het bepalen van doelstellingen en uitvoeren van beleid. Geborgd door onze certificaten voor Informatiebeveiliging- ISO27001:2005, Kwaliteit-ISO9001:2008 en Milieu-ISO14001:2004.

•

Ricoh voldoet aan de interne SOX richtlijnen en de van toepassing zijnde externe Nederlandse en Europese wetgeving;

•

Wij hanteren waar mogelijk een Supplier Code of Conduct, waarin sociale criteria bij inkopen en het UN Global Compact worden nageleefd.

1.2 De regels van behoorlijk bestuur: •

Ricoh beschikt over een Code of Conduct, een Klokkenluidersregeling en een Klachtenregeling van de vertrouwenscommissie.

1.3 De regels van duurzaam ondernemen: •

Ricoh erkent ISO26000 als een referentiedocument dat richting geeft aan de uitvoering van de MVO-strategie in de hele organisatie. Daarom zijn alle Ricoh vestigingen in heel Europa continu bezig om de ISO26000-standaard te integreren in de bedrijfsvoering;

•

Ricoh heeft in 2012 niveau Brons van het FIRA Platform behaald.

2 Respect voor mensen 2.1 Een veilige en gezonde werkomgeving •

Ricoh wil een goede werkgever zijn en streeft ernaar haar medewerkers in de binnen- of buitendienst en op locatie bij de klant een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. Extra belangrijk gezien onze grote variatie aan werkplekken en werktijden.

•

Daarnaast draagt Ricoh onder meer zorg voor goede arbeidsomstandigheden, een bedrijfsarts en fysiotherapeut op kantoor, preventief verzuimmanagement, persoonlijke beschermingsmiddelen en biedt trainingen aan in klachtenvrij werken en het behalen van je VCA (Veiligheids Certificaat). Ook biedt Ricoh alle medewerkers gezonde voeding aan in ons bedrijfsrestaurant (in samenwerking met de cateraar) en stimuleert hen om zowel fysiek als mentaal in beweging te blijven. Ricoh houdt medewerkers duurzaam inzetbaar door optimaal gebruik te maken van ieders kwaliteiten binnen zijn of haar loopbaan.

6 > Duurzaamheidsverklaring Ricoh

2.2 Arbeidsparticipatie en diversiteit •

Ricoh vindt het belangrijk dat iedereen toe kan treden tot de arbeidsmarkt en biedt ook mensen met een zekere afstand daartoe meer kansen. Bijvoorbeeld met een op competenties gericht aanname- en doorstroombeleid, volgens de sollicitatiecode van het NVP, met ‘gelijke kansen bij gelijke geschiktheid’ als uitgangspunt. In het kader van Social Return biedt Ricoh mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een volwaardige werkplek in samenwerking met verschillende arbeidsbemiddelaars.

2.3 Medewerkersbetrokkenheid •

Tweejaarlijks meet Ricoh wereldwijd de betrokkenheid van haar medewerkers. Met de resultaten wordt de werkomgeving nog verder geoptimaliseerd zodat iedereen intern zijn of haar talenten nog beter kan laten benutten en met plezier en vol overgave kan presteren. Tenslotte zijn onze mensen bepalend voor de klanttevredenheid en daarmee het succes van Ricoh. Zij maken het échte verschil.

•

Ricoh peilt en bespreekt de betrokkenheid van medewerkers daarnaast regelmatig tijdens meet en eatsessies met de directie, in de jongerenvereniging Ricoh Inspired en met Orakel als onderdeel van de Ondernemingsraad.

3 In harmonie met het milieu 3.1 Sustainability optimisation programme •

Wij werken actief aan het reduceren van de CO2 uitstoot van onze producten en diensten. Daarom bieden we onze klanten innovatieve oplossingen als het Sustainability Optimalisation Programme.

Wij dringen voortdurend onze eigen CO2 footprint terug door: •

Zelf ook steeds duurzamer te werken in een toekomstbestendige werkomgeving. Zoals ons nieuwe, duurzame hoofdkantoor in ‘s-Hertogenbosch;

•

met ons duurzame mobiliteitsbeleid onze kilometers te beperken;

•

initiatieven te ondersteunen als het Bossche Energie Convenant.

3.2 Grondstofbesparing, inzamelen & hergebruik •

Wij zamelen Ricoh apparatuur, tonercartridges en units in voor hergebruik. Met innovatieve oplossingen (zoals Zero-waste-to-landfill) hergebruiken we zoveel mogelijk producten en materialen.

3.3 Voorkomen milieuvervuiling •

We selecteren onze toeleveranciers en kopen waar mogelijk in volgens duurzame en milieucriteria.

•

Wij nemen onze verantwoordelijkheid richting eindgebruiker en verstrekken milieu-, veiligheids- en gezondheidsinformatie over onze producten.

7 > Duurzaamheidsverklaring Ricoh

3.4 Stimuleren biodiversiteit •

Wij stimuleren het milieubewustzijn van medewerkers en steunen -conform onze Ricoh Group Biodiversity Guidelines- maatschappelijke initiatieven en organisaties die zich inzetten voor milieubehoud - zoals educatie en vrijwilligersprojecten;

•

Ricoh heeft voor de verkoop van papier een multi-site certificering voor de FSC Chain of Custody, bekend onder certification code: CU-COC-806159. Ricoh Nederland is op de hoogte van de “Policy for the Association of Organizations with FSC” zoals die is gepubliceerd op www.fsc.org.

4 In harmonie met de samenleving 4.1 Raising the Next Generation Samen kunnen we jongeren gelijke én betere kansen bieden door hen te helpen de problemen van vandaag op te lossen en te leren ook zelf te werken aan een betere toekomst. Ricoh zet in op projecten in samenwerking met ouders, scholen, de gemeenschap en overheidsinstanties. Wij willen bijdragen aan een omgeving waarin kinderen gelijke kansen hebben om zich te ontwikkelen tot volwassenen die een bijdrage leveren aan de maatschappij. 4.2 Biodiversiteit - het herstelvermogen van de aarde Voor een welvarende maatschappij is duurzaamheid een onmisbare basis. In die overtuiging onderneemt Ricoh actie om het milieu te beschermen en het herstelvermogen van de aarde, te herstellen en behouden. Ook binnen dit domein krijgen medewerkers binnen Ricoh ruim baan om een actieve rol te vervullen!

Ricoh imagine. change. Ricoh is een wereldwijd opererend technologiebedrijf, gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van documentmanagement en IT en biedt hoogwaardige multifunctionals en printers en innovatieve oplossingen waarmee informatiestromen veranderd worden in efficiëntere, duurzamere processen. Ricoh helpt organisaties kennis intern effectiever delen en zorgt dat de juiste informatie altijd en overal op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar is. Met kantoren in meer dan 200 landen en regio’s, beschikt het Ricoh-concern over één van de grootste salesen servicenetwerken in de branche. Bij Ricoh Nederland werken zo’n 1.300 medewerkers, het hoofdkantoor is gevestigd in ’s-Hertogenbosch. Ricoh Nederland BV is er trots op dat we reeds jaren beschikken over separate verklaringen voor Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), Arbeidsomstandigheden, Information Security Management en Milieu. In 2007 werd de eerste geïntegreerde duurzaamheidsverklaring van Ricoh Nederland BV opgesteld. De huidige verklaring van 9 december 2014 vervangt alle voorgaande verklaringen. Ga voor meer informatie naar http://www.ricoh.nl

Ricoh Nederland Magistratenlaan 2 5223 MD ‘s-Hertogenbosch Telefoon: +31 (0)73 - 645 3636 E-mail: [email protected]

Ricoh.nl